mekanisme penyusunan invoice dan packing list pada pt ...... · peneliti juga melakukan observasi...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

MEKANISME PENYUSUNAN INVOICE DAN PACKING LIST

PADA PT. INDO VENEER UTAMA DI KABUPATEN

KARANGANYAR

Tugas Akhir

Diajukan Untuk Melengkapi Tugas-Tugas dan Persyaratan Guna

Mencapai Gelar Ahli Madya Pada Program DIII Bisnis Internasional

Fakultas Ekonomi Sebelas Maret Surakarta

Oleh :

ARUM CITRA HASTAMI

F3109011

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii

ABSTRAKSI

MEKANISME PENYUSUNAN INVOICE DAN PACKING LIST

PADA PT. INDO VENEER UTAMA DI KABUPATEN

KARANGANYAR

ARUM CITRA HASTAMI

F3109011

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui mekanisme penyusunan invoice dan packing list yang diterapkan PT. Indo Veneer Utama dan disertai dengan hambatan – hambatan. Penelitian ini menggunakan metode analisa deskripsi mengenai mekanisme penyusunan invoice dan packing list yang diterapkan PT. Indo Veneer Utama dalam memenuhi pesanan buyer. Sumber data yang berisi tentang berbagai keterangan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan penelitian diperoleh peneliti dengan cara wawancara pada pihak PT. Indo Veneer Utama mengenai bagaimana mekanisme penyusunan invoice dan packing list pada PT. Indo Veneer Utama sampai saat ini. Peneliti juga melakukan observasi langsung di PT. Indo Veneer Utama. Teknik pembahasan pada penelitian ini adalah pembahasan deskriptif yaitu teknik untuk membuat gambaran atau deskriptif secara sistematis, faktual, aktual, dan akurat mengenai obyek yang diteliti.

Berdasarkan hasil penelitian ini, dapat disimpulkan bahwa alur penyusunan dokumen ekspor pada PT. Indo Veneer Utama di Kabupaten Karanganyar adalah Purchase Order, Surat Perintah Kerja, Surat Penyerahan Barang, Daftar Pallet, Shipping Instruction, Delivery Order, Surat Pengantar Barang, Pengantar Ekspor Barang, Nota Penerbitan Ekspor, Certificate og Origin,Bill of Lading, Invoice dan Packing List.Hambatan yang dihadapi PT. Indo Veneer Utama adalah container dan penerbitan Delivery Order dari maskapai pelayaran sering terlambat hal ini menyebabkan proses stuffing dan keberangkatan kapal menjadi terlambat, sehingga penerbitan Invoice dan Packing List juga terlambat.

Berdasarkan penelitian ini, penulis memberikan saran antara lain pengurusan dokumen seperti COO sebaiknya dikerjakan sendiri. Dalam pemilihan transportasi sebaiknya mempertimbangkan faktor-faktor seperti service tetap, kecepatan waktu angkutan, layanan yang baik, dan biaya angkut yang terjangkau. Sebaiknya diadakan pengecekan ulang jumlah pallet dan Shipping Instruction.

Kata Kunci : Dokumen Ekspor


commit to user

iii


commit to user

iv


commit to user

v

MOTTO

Ayo sekolah, ayo sekolah nasibmu akan berubah!

“Bu Muslimah, Lakar Pelangi”

Aku menyentuh masa depan. Aku Belajar

“Christa McAuliffe”

Guru yang tak tahan akan kritik boleh masuk keranjang

sampah. Guru bhukan dewa dan selalu benar, dan murid

bukan kerbau.

“Soe Hok Gie”

Kepala yang tidak mempunyai fikiran sama halnya dengan

benteng yang tidak dibela

“Napoleon Bonaparte”

Barangsiapa tidak mau merasakan pahitnya belajar, ia

akan merasakan hinanya kebodohan sepanjang hidupnya.

(Imam Syafi’i)


commit to user

vi

HALAMAN PERSEMBAHAN

Kupersembahkan karya ini kepada

© Papa dan Mama © Kedua kakak, kakak ipar dan keponakan © Almamater Bisnis Internasional


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Bismillahirrohmanirrohim,

Dengan mengucapkan puji syukur kepada Allah SWT, yang telah

melimpahkan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini

dengan judul “MEKANISME PENYUSUNAN INVOICE DAN PACKING LIST

PADA PT. INDO VENEER UTAMA DI KABUPATEN KARANGANYAR”

untuk memenuhi syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya Ilmu Bisnis

Internasional di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penulis menyadari bahwa dalam menyusun Tugas Akhir ini mendapat

banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak karena keterbatasan penulis. Dalam

kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang

telah membantu dalam menyusun Tugas Akhir ini, yaitu:

1. Bapak Dr. Wisnu Untoro, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Drs. Hari Murti, MSi, selaku Ketua Program Diploma III

Manajemen Perdagangan Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. Supriyono, Msi, selaku Dosen Pebimbing yang telah banyak

memberikan bimbingannya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas

Akhir.

4. Bapak Arif Rahman Hakim, SE, selaku Pebimbing Akademik yang telah

banyak memberikan saran dan masukan untuk judul Tugas Akhir serta

segala bimbingannya selama penulis menuntut ilmu di Bisnis

Internasional.


commit to user

viii

5. Segenap dosen pengajar Program Diploma III Manajemen Perdagangan

Universitas Sebelas Maret yang telah banyak memberikan ilmunya.

6. Direktur Utama PT. Indo Veneer Utama yang telah berkenan memberikan

ijin magang kerja untuk penulisan laporan Tugas Akhir.

7. Bapak Joko Mulyanto, Bapak Umpi Purnama, dan Bapak Slamet selaku

HRD – GA yang telah membantu proses kelancaran selama penulis

melaksanakan magang kerja.

8. Ibu Marti, Ibu Yuni, Ibu Maryati, dan Bapak Hartoyo selaku staff exim

dan staff Gudang Barang Jadi yang telah banyak memberikan bantuan,

informasi, dan bimbingan yang sangat bermanfaat bagi penulis.

9. Seluruh staff dan karyawan PT. Indo Veneer Utama yang telah membantu

penulis mendapatkan informasi dan bimbingan yang bermanfaat bagi

penyusunan Tugas Akhir ini

10. Eddy, Sri, Lia, Budi, Evi, Surya, Dejan, dan Dio seluruh keluargaku yang

telah banyak memberikan bantuan secara financial, support, dan doa

dalam penyusunan Tugas Akhir.

11. Teman – teman terdekat (@dynps, @cunetaaa, @avivimaharannie,

@nossyyyy, @tiatiyek, dan @AmeliaSatia) yang telah banyak

memberikan informasi dan motivasi.

12. Teman – teman seper-DPL Ajeng, Tya, dan Lea yang telah banyak

membantu selama penulisan TA.

13. Muhammad B. Winata terimakasih.

14. Semua pihak yang mendukung penulis yang tidak dapat penulis sebutkan

satu persatu.


commit to user

ix

Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusun Tugas

akhir ini, untuk itu penulis mohon kritikan dan saran agar Tugas Akhir ini

dapat bermanfaat bagi semua pihak khususnya bagi pembaca dan PT. Indo

Veneer Utama sebagai obyek pengamatan.

Surakarta, 1 Juli 2012

Penulis


commit to user

x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i

ABSTRAKSI ........................................................................................................ ii

PERSETUJUAN ................................................................................................... iii

PENGESAHAN.................................................................................................... iv

MOTTO................................................................................................................. v

PERSEMBAHAN ................................................................................................ vi

KATA PENGANTAR.......................................................................................... vii

DAFTAR ISI......................................................................................................... x

DAFTAR TABEL ................................................................................................ xii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xiv

BAB I PENDAHULUAN

A.Latar Belakang Masalah ................................................................. 1

B.Perumusan Masalah ......................................................................... 7

C.Tujuan Penelitian ............................................................................. 8

D.Manfaat Penelitian........................................................................... 8

E.Metode Penelitian ............................................................................ 9

BAB II LANDASAN TEORI

A.Pengertian Ekspor............................................................................ 12

B.Prosedur Ekspor ............................................................................... 11

C.Dokumen Ekspor ............................................................................. 13

BAB III DESKRIPSI OBYEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A.Deskripsi Obyek Penelitan.............................................................. 27

B.Sejarah Singkat Perusahaan ............................................................ 27

C.Lokasi Perusahaan ........................................................................... 28

D.Tujuan Umum Didirikan Perusahaan ............................................. 29


commit to user

xi

E.Struktur Organisasi .......................................................................... 29

F.Kebijakan Perusahaan ...................................................................... 34

G.Jenis Produki.................................................................................... 39

H.Departemen – departemen Produksi .............................................. 39

I.Strategi Promosi ................................................................................ 45

J.Pembahasan ....................................................................................... 41

K.Mekanisme Penyusuanan Dokumen Ekspor ................................. 48

L.Pihak pihak yang terlibat ................................................................ 59

M.Hambatan – hambatan yang dihadapi ........................................... 62


commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Nilai Ekspor Jawa Tengah................................................................... 6

Tabel 2.1 Jumlah staff dan karyawan .................................................................. 25


commit to user

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Perkembangan Nilai Ekspor - Impor Jateng ................................. 4

Gambar 2.1 Bagan Produksi Ekspor ................................................................... 20

Gambar 3.1 Struktur Organisasi .......................................................................... 30

Gambar 3.2 Skema Proses Produksi.................................................................... 44

Gambar 3.3 Skema Mekanisme Peenerbitan Dokumen ..................................... 51

Gambar 3.4 Invoice PT. Indo Veneer Utama...................................................... 54

Gambar 3.5 Packing List PT. Indo Veneer Utama ............................................. 57


commit to user

xiv

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Pernyataan

2. Surat Keterangan Magang

3. Denah / Lay Out Pabrik

4. Purchase Order

5. Surat Perintah Kerja

6. Surat Penyerahan Barang

7. Daftar Pallet

8. Shipping Instruction

9. Delivery Order

10. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

11. Nota Penerbitan Ekspor (PEB)

12. Certificate of Origin

13. Bill of Lading

14. Surat Pengantar Barang

15. Dokumen QC

16. Equipment Interchange Reeceipt

17. Invoice

18. Packing List


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Manusia sebagai makhluk sosial kerap dihubungkan dengan suatu

keadaan dimana manusia tersebut tidak dapat hidup sendiri dan saling

membutuhkan bantuan dari manusia lain. Suatu hubungan simbiosis

mutualisme ini juga terjadi dalam beberapa kegiatan, termasuk kegiatan

ekonomi. Dalam kegiatan ekonomi internasional sering kali pelaku ekonomi

melakukan kerjasama ekonomi internasional dalam bentuk perdagangan

internasional yang terjadi untuk kegiatan pembangunan sebagai konsekuensi

dari adanya perbedaan tingkat perekonomian. Hal ini dimaksudkan dengan

harapan dapat memperkecil perbedaan yang ada.

Peranan serta usaha yang dilakukan pemerintah di bidang ekspor telah

dijalankan dengan meningkatkan kegiatan ekonomi dengan menggalakkan

ekspor nonmigas dengan pengenalan “Paket 1 April 1976” Sistem Counter

Purchase tahun 1982 dan INPRES No.4 Tahun 1985 dengan peraturan-

peraturan dan tata cara pelaksanaan ekspor guna kelancaran arus barang di

pelabuhan dan penekanan biaya tinggi. Perusahaan harus menempuh beberapa

tahapan ini dimulai dari dokumen pengiriman barang hingga produk sampai di

tangan konsumen, semua tahapan ini ini ditentukan oleh pihak pemerintah

guna mengatur lalu-lintas serta laju dari kualitas ekspor, salah satu faktor

ekstern yang penting dalam menjamin terlaksananya transaksi ekspor adalah

kepercayaan dua belah pihak yang saling berjauhan dan belum saling


commit to user

2

mengenal merupakan suatu resiko bila dilibatkan dengan pertukaran barang

atau uang.

Kegiatan ekspor impor didasari atas kondisi bahwa tidak ada suatu

negara yang benar-benar mandiri karena satu sama lain saling membutuhkan

dan saling mengisi. Setiap negara memiliki karakteristik yang berbeda baik

sumber daya alam, iklim, geografis, struktur ekonomi dan struktur sosial.

Perbedaan tersebut menyebabkan perbedaan komoditas yang dihasilkan,

komposisi biaya yang diperlukan, kualitas dan kuantitas produk. Adanya

interdependensi kebutuhan itulah yang menyebabkan adanya perdagangan

internasional. Masing-masing negara memiliki keunggulan dan kekurangan.

Komoditas yang dihasilkan suatu negara mungkin juga belum dapat dipakai

langsung karena berupa bahan mentah yang memerlukan pengolahan lebih

lanjut. Bahan mentah tersebut selanjutnya mungkin dibutuhkan negara lain

sebagai bahan baku pabriknya Kegiatan ekspor membawa banyak manfaat

bagi masyarakat, diantaranya yaitu memperluas pasar bagi produk Indonesia,

menambah devisa negara, dan juga memperluas lapangan kerja

Seiring dengan berjalannya perputaran ekonomi sudah menjadi hal

yang penting bagi kelompok perusahaan manapun untuk mampu memperoleh

penjualan ekspor atau untuk bersaing secara efektif dengan impor yang tidak

lagi harus melompati penganut proteksionisme. Apalagi di era globalisasi

seperti sekarang ini, kegiatan ekspor impor merupakan salah satu cara

menambah devisa, selain itu juga dapat mengurangi pengangguran yang saat

ini cukup merisaukan. Sehingga berakibat dengan tumbuhnya perusahaan

yang berorientasi pada perdagangan antar negara.


commit to user

3

Pengutamaan Ekspor bagi Indonesia sudah digalakkan sejak tahun

1983. Sejak saat itu,ekspor menjadi perhatian dalam memacu pertumbuhan

ekonomi seiring dengan berubahnya strategi industrialisasi-dari penekanan

pada industri substitusi impor ke industri promosi ekspor. Konsumen dalam

negeri membeli barang impor atau konsumen luar negeri membeli barang

domestik, menjadi sesuatu yang sangat lazim. Persaingan sangat tajam antar

berbagai produk. Selain harga, kualitas atau mutu barang menjadi faktor

penentu daya saing suatu produk. Secara kumulatif, nilai ekspor Indonesia

Januari-Oktober 2012 mencapai USD118,43 miliar atau meningkat 26,92

persen dibanding periode yang sama tahun 2011, sementara ekspor nonmigas

mencapai USD 92,26 miliar atau meningkat 21,63 persen. Sementara itu

menurut sektor, ekspor hasil pertanian, industri, serta hasil tambang dan

lainnya pada periode tersebut meningkat masing-masing 34,65 persen, 21,04

persen, dan 21,57 persen dibandingkan periode yang sama tahun sebelumnya.

Adapun selama periode ini pula, ekspor dari 10 golongan barang

memberikan kontribusi 58,8 persen terhadap total ekspor nonmigas.

Kesepuluh golongan tersebut adalah, lemak dan minyak hewan nabati, bahan

bakar mineral, mesin atau peralatan listrik, karet dan barang dari karet, mesin-

mesin atau pesawat mekanik. Kemudian ada pula bijih, kerak, dan abu logam,

kertas atau karton, pakaian jadi bukan rajutan, kayu dan barang dari kayu,

serta timah.

Perkembangan Ekspor di Jawa Tengah Memasuki bulan kesepuluh

tahun 2011 nilai ekspor Jawa Tengah mengalami peningkatan dibandingkan

ekspor pada bulan sebelumnya. Tercatat sebesar 378,00 juta USD nilai ekspor


commit to user

4

bulan Oktober yang dilakukan Jawa Tengah ke negara-negara di seluruh

dunia. Dibandingkan dengan nilai ekspor bulan September 2011 (331,67 juta

USD) ekspor pada bulan Oktober 2011 mengalami kenaikan sebesar 46,34

juta USD atau 13,97 persen. Dibandingkan bulan Oktober 2010 ( year on year)

nilai ekspor Jawa Tengah mengalami kenaikan sebesar 22,00 persen (dari

309,83 juta USD menjadi 378,00 juta USD). Gambaran fluktuasi ekspor yang

dilakukan Jawa Tengah per bulan selama tahun 2009 sampai dengan

November. Hal ini dapat dilihat dari gambar berikut ini

Gambar 1.1

Perkembangan Nilai Ekspor – Impor Jawa Tengah

Sumber : Badan Pusat Statistika


commit to user

5

Perkembangan Ekspor di Jawa Tengah menurut komoditas yang

dikutip dari Badan Pusat Statistik. Untuk komoditas Tekstil dan barang

Tekstil, Kayu dan barang dari kayu serta Bermacam barang hasil pabrik

merupakan 3 (tiga) kelompok komoditas utama yang mempunyai nilai ekspor

tertinggi selama bulan Januari – Oktober 2011. Nilai ekspor untuk ketiga

kelompok komoditas ini pada bulan Oktober 2011 masing-masin sebesar

134,62 juta USD, 62,69 juta USD, dan 48,94 juta USD. Menurut kelompok

komoditas, tiga kelompok komoditas yang mempunyai peran tertinggi

terhadap total nilai ekspor Jawa Tengah selama periode Januari-Oktober 2011

adalah Tekstil dan barang Tekstil (11), Kayu dan barang dari kayu (09), serta

Bermacam barang hasil pabrik (20).

Peranan komoditas tersebut masing-masing sebesar 40,44 persen,

14,06 persen dan 12,47 persen terhadap total ekspor Jawa Tengah. Nilai

ekspor untuk ketiga komoditas tersebut pada bulan Oktober 2011 masing-

masing adalah sebesar 134,62 juta USD, 62,69 juta USD, dan 48,94 juta USD.

Tekstil dan barang Tekstil (11) mengalami penurunan ekspor sebesar 0,72 juta

USD dibanding bulan September 2011, Kayu dan barang dari kayu (09) naik

sebesar 9,85 juta US$ dan Bermacam barang hasil pabrik (20) mengalami

kenaikan sebesar 16,95 juta USD dibanding ekspor bulan September 2011.

Kenaikan tertinggi nilai ekspor pada bulan Oktober 2011 terhadap September

2011 terjadi pada Bermacam barang hasil pabrik (20) sedangkan penurunan

paling besar terjadi pada komoditas Plastik dan barang dari Plastik (07) .

Selengkapnya disajikan pada Tabel berikut.


commit to user

6

Tabel 1.1

Nilai Ekspor Jwa Tengah Berdasarkan 21 Kelompok Komoditas pada

Oktober 2011

Sumber : Badan Pusat Statistik

Melihat Angka Perkembangan Ekspor di Jawa Tengah dan

Perkembangan Ekspor Furniture yang terus meningkat ini dapat memotivasi

perusahaan eksportir furniture di Jawa Tengah untuk meningkatkan

ekspornya. Termasuk PT. Indo Veneer Utama yang beralamat di Jalan


commit to user

7

Adisucipto Colomadu Karanganyar merupakan salah satu perusahaan furniture

yang sudah banyak memproduksi berbagai macam produk furniture serta telah

melakukan kegiatan ekspor dalam jangka waktu yang cukup lama dan sudah

memasarkan produkya ke luar negeri. Negara-negara tujuan ekspornya antara

lain Australia, Israel, Singapore, Russia, Belanda dan Jerman

PT. Indo Veneer Utama dalam melakukan kegiatan ekspornya juga

melaksanakan tahapan-tahapan ekspornya yang disebut Prosedur Ekspor.

Prosedur ekspor adalah langkah-langkah yang harus dilakukan oleh eksportir

jika melakukan kegiatan ekspor.Dalam kegiatan ini juga didukung adanya

dokumen-dokumen ekspor yang berguna untuk kelancaran proses ekspor

kepada buyer, Dokumen-dokumen tersebut antara lain invoice, packing list,

Peb, Bill of loading. Dalam mengerjakan dokumen dokumen tersebut perlu

kecermatan dan ketelitian.

Berdasarkan uraian diatas, maka penelitian ini secara garis besar untuk

mengetahui proses penerbitan dokumen ekspor dan mempelajari

permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan dokumen ekspor, yang

biasa dipakai oleh para pelaku ekspor dalam melakukan perdagangan

internasional.Dengan permasalahan yang ada didalamnya yaitu dengan judul

“MEKANISME PENYUSUNAN INVOICE DAN PACKING LIST PADA

PT. INDO VENEER UTAMA DI KARANGANYAR”

B. Perumusan masalah

Perumusan masalah dalam penelitian ini dimaksudkan untuk

memudahkan pembahasan masalah dan pemahamannya maka penulis

merumuskan masalah sebagai berikut :


commit to user

8

1. Bagaimana proses penyusunan dokumen ekspor pada PT. Indo Veneer

Utama di Karanganyar?

2. Siapa saja pihak-pihak yang bersangkutan dalam proses penyusunan

Invoice dan Packing List di PT. Indo Veneer Utama?

3. Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam penyusunan Invoice dan Packing

List di PT. Indo Veneer Utama?

C. Tujuan penelitian

Penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan agara penelitian ini dapat

memberikan manfaat yang sesuai dengan apa yang dikehendaki. Adapun

tujuan penelitian ini adalah:

1. Mengetahui proses penyusunan dokumen ekspor pada PT. Indo Veneer

Utama di Karanganyar?

2. Mengetahui pihak-pihak yang bersangkutan dalam proses penyusunan

Invoice dan Packing List di PT. Indo Veneer Utama.

3. Mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam penyusunan Invoice

dan Packing List di PT. Indo Veneer Utama.

D. Kegunaan penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan mempunyai manfaat sebagai berikut:

1. Bagi penulis

Penelitian ini merupakan penerapan ilmu ekonomi tentang kegiatan ekspor

impor yang diperoleh di bangku kuliah dalam dunia praktek atau dunia

usaha.

2. Bagi perusahaan


commit to user

9

Dapat dijadikan bahan referensi, koreksi dan masukan mengenai hal-hal

yang berhubungan dengan dokumen ekspor.

3. Bagi pemerintah

Dengan adanya penelitian ini diharapkan agar pemerintah mengetahui

bagaimana sistem kejadian pihak yang terkait dalam kegiatan ekspor dan

memberikan masukan supaya pemerintah memberikan kemudahan begi

para pelaku eksportir dalam pengurusan dokumen dalam melakukan tata

cara

4. Bagi dunia usaha

Sebagai salah satu pendorong untuk lebih memajukan dunia usaha dalam

menuju era globalisasi.

5. Bagi akademis

Merupakan tambahan referensi bacaan dan informasi khususnya bagi

mahasiswa jurusan Bisnis Internasional yang menyusun Tugas Akhir

dengan pokok permasalahan yang sama.

E. Metode Penelitian

Metode penelitian mengemukakan secara tertulis tata kerja dari suatu

penelitian. Adapun metode penelitian memuat antara lain :

1. Ruang Lingkup Penelitian

Metode penelitian yang digunakan dalam Tugas Akhir ini dilakukan secara

langsung pada PT. Indo Veneer Utama yang berada di Jalan Adisucipto

Colomadu Karanganyar. Waktu pelaksanaan penelitian pada tanggal 16

Januari – 16 Maret 2012.

2. Jenis dan Alat Pengumpul Data


commit to user

10

a. Jenis Data

1) Data Primer

Data Primer adalah data yang dikumpulkan atau dipublikasikan

oleh lembaga yang mempublikasikannya. Data ini diperoleh

langsung dari hasil wawancara dengan bagian ekspor-impor,

kepala bagian pemasaran, staff dan karyawan PT Indo Veneer

Utama, meliputi sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi,

jumlah karyawan, hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan ekspor

perusahaan dan hambatan-hambatannya.

2) Data Sekunder

Data Sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung

yaitu meliputi studi kepustakaan yang berupa keterangan atau fakta

dengan cara mempelajari buku Seluk beluk perdagangan luar

negeri maupun dokumen-dokumen yang berasal dari PT. Indo

Veneer Utama misal Invoice,Packing List, PEB.

b. Metode Pengumpulan Data

1) Wawancara

Dalam penelitian ini, penulis melakukan teknik pengumpulan data

yang secara langsung diperoleh dari hasil tanya jawab dengan

narasumber yang terkait langsung dengan kegiatan penerbitan

dokumen ekspor pada PT. Indo Veneer Utama.

2) Observasi

Merupakan teknik pengumpulan data dengan melakukan

pengamatan secara langsung kegiatan penerbitan dokumen ekspor

dan ikut terlibat dalam kegiatan yang dilakukan PT. Indo Veneer

Utama.


commit to user

11

3) Studi Pustaka

Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara

mengumpulkan, mempelajari, membaca, dan mengutip dari buku-

buku arsip, buku-buku referensi, serta bahan pustaka lain yang

relevan dengan masalah yang diteliti.

3. Sumber data

a. Sumber data primer

Data ini diperoleh langsung dari sumbernya.Data ini diperoleh dengan

cara wawancara langsung pada PT. Indo Veneer Utama yaitu Pada

Bagian ekspor, Kepala bagian produksi dan staff dan karyawan PT.

Indo Veneer Utama.

b. Sumber data sekunder

Merupakan sumber data yang mendukung dan melengkapi data primer.

Dalam hal ini penulis peroleh dari buku maupun maupun sumber

bacaan lainnya yaitu Makalah Prosedur Ekspor, Dokumen resmi,

Laporan-laporan, Karya ilmiah dan hasil penelitian terdahulu.


commit to user

12


commit to user

13

BAB II

LANDASAN TEORI

A. PENGERTIAN EKSPOR

Ekspor adalah proses transportasi barang atau komoditas dari suatu

negara ke negara lain secara legal, umumnya dalam proses perdagangan.

Proses ekspor pada umumnya adalah tindakan untuk mengeluarkan barang

atau komoditas dari dalam negeri untuk memasukannya ke negara lain. Ekspor

barang secara besar umumnya membutuhkan campur tangan dari bea cukai di

negara pengirim maupun penerima. Ekspor adalah bagian penting dari

perdagangan Internasional. (http://id.wikipedia.org/wiki/Ekspor)

Ekspor juga merupakan suatu transaksi yang sederhana dan tidak lebih

dari menjual barang dan jasa antara pengusaha-pengusaha yang bertempat

dinegara-negara yang berbeda. Namun dalam pertukaran barang dan jasa yang

menyeberangi darat dan laut ini tidak jarang berbagai masalah yang kompleks

antara pengusaha-pengusaha yang mempunyai bahasa, kebudayaan, adat

istiadat, dan cara yang berbeda-beda (Hutabarat, 1985:1).

Menurut Amir MS (2004:1), pengertian ekspor adalah upaya

melakukan penjualan komoditi yang kita miliki kepada bangsa lain atau

negara asing dengan mengharapkan pembayaran dalam valuta asing, serta

melakukan komunikasi dengan memakai bahasa asing. Dlam melakukan

ekspor seorang eksportir harus memiliki persiapan. Persiapan seorang

eksportir sebelum melakukan ekspor dapat dikelompokkan menjadi 4 yaitu

(Amir MS, 2004: 2):


commit to user

14

1. Persiapan Administratif

Persiapan administratif adalah tersedianya peralatan kantor yang

memungkinkan kita untuk melakukan komunikasi, khususnya

korespondensi, baik dengan pemasok maupun dengan calon pembeli

dimanca negara.

2. Persiapan Legalitas

Persiapan legalitas adalah kelengkapan ijin usaha sesuai dengan ketentuan

pemerintah yang harus dipenuhi untuk memungkinkan kita berusaha

secara sah (legal). Termasuk dalam kelengkapan legalitas antara lain

adalah:

a. SIUP dari Deperindag atau ijin usaha dari departemen teknis lainnya.

b. Tanda Daftar Perusahaa

c. NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

3. Persiapan Fisik Barang

Persiapan fisik barang adalah adanya jaminan pasokan komoditi yang

dipersiapkan untuk pasaran ekspor.

4. Persiapan Operasional

Persiapan operasional adalah pengetahuan dasar bisnis ekspor impor yang

akan memungkinkan kita melakukan tindakan operasional dibidang ekspor

impor

Para Pelaku Perdagangan Internasional (Amir MS, 2004:20)

1. Produsen

Perusahaan atau perorangan yang memproduksi komoditas ekspor.

Dokumen yang dikeluarkan antara lain :


commit to user

15

a. Brosur

b. Manufacture certificate

c. Kontrak Penjualan

2. Eksportir

Perusahaan atau perorangan yang melakukan kegiatan ekspor. Dokumen

yang diterbitkan :

a. Broschure

b. Offer Sheet

c. Invoice

d. Packing List

e. Weight Note

f. Measurement List

3. Bank

Peran perbankan dalam kegiatan ekapor-impor sangat penting, karena

disamping penyedia kredit ekspor bila diperlukan eksportir, juga bisa

mengamankan dan memperlancar transaksi melalui Letter Of Credit (L/C)

yang mana L/C ini dari sisi eksportir bisa merupakan jaminan kepastian

pembayaran dari importer, untuk itu perbankan mempunyai peran penting

sebagai lembaga mediasi / perantara dalam rangka lalu-lintas transaksi

perdagangan internasional.

4. Balai pengujian dan sertifikasi

Dokumen yang diterbitkan oleh balai pengujian dan sertifikasi mutu

barang antara lain :

a. Certificate Of Quality


commit to user

16

b. Test Certificate

c. Chemical Analysis

5. Bea Cukai

Instansi yang terkait pertama kali dengan ekspor adalah kantor wilayah

bea cukai yang berada di bawah Departemen Keuangan selaku pejabat

yang mengawasi keluar masuknya barang dari wilayah hukum Indonesia.

Dokumen yang diterbitkan adalah Fiat (izin) muat barang (PEB).

6. Usaha Jasa transportasi

Dokumen yang diterbitkan antara lain :

a. Packing List

b. Measurement List

c. Weight Note

7. Dinas Karantina

Perusahaan pemerintah yang merupakan suatu badan yang bertugas dan

bertanggung jawab dalam pemeriksaan barang ekspor-impor yang

memastikan bahwa barang tersebut bebas dan bersih dari penyakit.

Dokumen yang diterbitkan yaitu Phytosanitary Certificate.

8. Sucofindo

Sucofindo-Suparntending Company of Indonesia, merupakan badan

independent yang ditunjuk oleh pemerintah untuk pengawasan barang-

barang yang akan diekspor ke luar negeri. Sucofindo mempunyai dua

peranan, yang pertama mewakili pihak pemerintah Indonesia untuk

mengawasi barang-barang ekspor, khususnya yang terkena pajak ekspor,


commit to user

17

dan yang kedua mengawasi yang terkait dengan fasilitas Bapeksta (Badan

Pelayanan Kemudahan Ekspor Dan Pengolahan Data Keuangan).

9. Perusahaan Asuransi

Perusahaan Asuransi berfungsi mengamankan transaksi ekspor, yang

artinya eksportir dapat mengasuransikan transaksi ekspor impor sesuai

dengan besarnya resiko terhadap resiko Negara maupun terhadap pembeli

barang. Dokumen yang diterbitkan adalah Cover Note dan Insurance

Policy.

10. Kementrian Perdagangan

Peranan departemen perdagangan dalam kegiatan ekspor impor cukup

penting, karena merupakan instansi pemerintah yang mengeluarkan ijin

sebagai eksportir terdaftar maupun ijin sebagai importer. Departemen

perdagangan juga mengeluarkan COO, disamping itu juga mengatur dan

memonitor barang-barang yang terkena kuota, serta memonitor

perkembangan ekspor secara keseluruhan.

11. Shipping Company

Peranan shipping company dalam kaitannya dengan ekspor-impor sangat

besar, karena sebagai perusahaan jasa pengapalan barang-barang yang

diekspor, sekaligus sebagai penyedia container kosong bagi eksportir.

Dokumen ekspor yang dikeluarkan adalah Bill Of Lading ( B/L ).

12. EMKL

PPJK/EMKL merupakan perusahaan jasa yang menangani urusan ekspor-

impor di pelabuhan. Dimana ruang lingkup kerjanya adalah mengambil

container kosong di depo penumpukan container untuk dibawa ke tempat


commit to user

18

eksportir, dan membawa kembali container yang sudah diisi ke pelabuhan

muat.

13. Kantor Inspeksi Pajak

Dokumen yang diterbitkan adalah Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

14. Angkutan Udara

Angkutan udara digunakan untuk mengangkut barang-barang yang dalam

pengangkutannya memerlukan penanganan khusus. Dokumen yang

diterbitkan adalah Airway Bill (AWB).

B. Prosedur Ekspor

Prosedur ekspor adalah serangkaian tugas-tugas yang berhubungan

dengan waktu dan cara-cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang

harus diselesaikan dengan menjual barang atau jasa kepada konsumen yang

berada diluar negeri dengan melintasi kawasan pabean Indonesia. Prosedur

ekspor terdiri dari dua belas (12) langkah, yaitu :

1. Korespondensi

Eksportir melakukan korespondensi dengan importir untuk menawarkan

dan menegosiasikan komoditi yang akan dijualnya. Dalam surat

penawaran barang harus tercantum janis barang, mutu barang, harga

barang, syarat-syarat pengiriman, dan sebagainya.

2. Pembuatan Kontrak Dagang

Apabila importir menyetujui penawaran yang diajukan oleh eksportir,

maka eksportir dan importir membuat dan menandatangani kontrak

dagang. Dalam kontrak dagang tercantum hal-hal yang disepakati

bersama.


commit to user

19

3. Penerbitan Letter Of Credit

Setelah kontrak dagang ditandatangani maka importir membuka L/C

melalui bank koresponden di negaranya dan mengirimkan L/C tersebut ke

Bank Devisa yang ditunjuk eksportir di Indonesia. Kemudian Bank Devisa

yang ditunjuk memberitahukan diterimanya L/C tersebut kepada eksportir

4. Mempersiapkan Barang Ekspor

Dengan diterimanya L/C tersebut, maka eksportir mempersiapkan barang-

barang yang dipesan importir. Keadaan barang-barang yang dipersiapkan

harus sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam kontrak dagang

dan L/C.

5. Mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

Selanjutnya eksportir mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

ke Bank Devisa dengan melampirkan surat sanggup Barang apabila barang

ekspornya terkena pajak ekspor.

6. Pemesanan Ruang Kapal

Eksportir memesan ruang kapal ke perusahaan pelayaran atau perusahaan

penerbangan.

7. Pengiriman Barang ke Pelabuhan

Eksportir sendiri dapat mengirimkan barang ke pelabuhan. Pengiriman dan

pengurusan barang dapat juga dilakukan oleh perusahaan jasa pengiriman

barang yaitu Freight Forwading atau EMKL. Dokumen-dokumen ekspor

disertakan dalam pengiriman barang ke pelabuhan dan ke kapal.

8. Pemeriksaan Bea Cukai/ PEB


commit to user

20

Di pelabuhan, dokumen ekspor diperiksa oleh pihak Bea Cukai. Apabila

diperlukan barang-barang yang akan diekspor diperiksa juga oleh pihak

Bea Cukai. Apabila barang-barang dan dokumen yang menyertainya telah

sesuai dengan ketentuan maka Bea Cukai menandatangani persyaratan

persetujuan muat yang ada pada PEB.

9. Pemuatan Barang ke Kapal

Setelah pihak Bea Cukai menandatangani PEB maka barang dapat dimuat

ke kapal. Segera setelah barang dimuat ke kapal, pihak pelayaran

menerbitkan Bill Of Lading (B/L) yang kemudian diserahkan pada

eksportir.

10. Surat Keterangan Asal Barang (SKA)

Eksportir sendiri atau perusahaan freight forwading atau EMKL/EMKU

melihat pemuatan barangnya dan mengajukan permohonan ke Kantor

Departemen Perindustrian dan Perdagangan untuk memperoleh SKA

apabila diperlukan.

11. Pencairan Letter Of Credit

Apabila barang sudah dikapalkan, maka eksportir sudah bisa ke bank

untuk mencairkan L/C. Dokumen-dokumen yang diserahkan ke bank

adalah B/L, Commercial Invoice, Packing List, dan PEB.

12. Pengiriman Barang ke Importir

Barang dalam perjalanan dengan kapal dari Negara eskportir ke pelabuhan

negara importir.

Dibawah ini adalah bagan prosedur ekspor dan pihak yang terkait

dalam kegiatan ekspor:


commit to user

21

Gambar 2.1

Bagan Prosedur Ekspor

Sumber : PPEI, 2011

1. Eksportir dan importir melakukan korespondensi, yang diakhiri dengan

pembuatan sales contract.

2. Importir mengaplikasikan pembukaan L/C pada bank devisanya diluar

negeri atau opening bank.

3. Opening bank mengirim L/C confirmation pada bank korespondensinya

diluar negeri untuk memberitahukan pada eksportir.

4. Advising bank memberitahukan kepada eksportir melalui L/C advice.


commit to user

22

5. Eksportir mempersiapkan barang.

6. Eksportir memesan ruang kapal pada shipping company.

7. Eksportir mengurus formalitas ekspor, dengan mengisi PEB dan

pembayaran pajak ekspor, kemudian PEB difiatmuatkan.

8. Pemuatan barang diatas kapal shipping company memberikan Bill of

Lading (B/L) pada eksportir.

9. Setelah mempersiapkan seluruh dokumen yang dipersyaratkan pada L/C

eksportir menegosiasikan kepada negotiating bank untuk mendapat

pembayaran.

10. Pengiriman dokumen L/C dari negotiating bank ke opening bank.

11. Opening bank meneruskan dokumen tersebut kepada importir.

12. Importir menyerahkan dokumen tersebut pada shipping agent untuk

ditukarkan dengan delivery cargo.

C. Dokumen Ekspor

Semua jenis dokumen yang terdapat dalam perdagangan Internasional,

baik yang dikeluarkan pengusaha, perbankan, pelayaran dan instansi lain yang

mempunyai arti dan peranan yang sama penting. Karena itu semua dokumen

perlu dibuat dan diteliti dengan seksama. Dokumen-dokumen dalam

perdagangan Internasional dapat dibedakan atau dimasukkan dalam kelompok

sebagai berikut (Amir MS, 2005:217) :

1. Kelompok Dokumen Induk

2. Kelompok Dokumen Penunjang

3. Kelompok Dokumen Pembantu


commit to user

23

1. Dokumen Induk

Dokumen induk adalah dokumen inti yang dikelurkan oleh Badan

Pelaksana Utama Perdagangan Internasional, yang fungsinya sebagai alat

pembuktian realisasi suatu transaksi. Dokumen – dokumen ini yaitu :

a. Faktur Perdagangan

Faktur Perdagangan dikeluarkan oleh Eksportir sendiri. Faktur

Perdagangan adalah suatu nota – perhitungan yang dibuat oleh

Eksportir untuk Importir yang terutama berisi:

1) Jumlah Barang (quantity)

2) Harga satuan (Unit-Price)

3) Harga total (Total-Price)

4) Perhitungan pembayaran (Payment-breakdown)

Faktur merupakan alat bukti perhitungan atas suatu transaksi yang

dilakukan antara Eksportir dengan Importir.

b. Letter of Credit (L/C)

L/C adalah suatu Surat – Kredit yang dikeluarkan oleh Bank Devisa

atas permintaan Importir, yang member hak kepada Eksportir menarik

wesel atas Importir bersangkutan untuk sejumlah uang yang disebut

dalam surat kredit itu.

c. Bill of Lading

Bill of Lading dikeluarkan oleh perusahaan Pelayaran Samudra. B/L

adalah suatu tanda terima penyerahan sebagai tanda bukti pemilikan

atas barang yang telah dimuat di atas kapal laut oleh Eksportir untuk

diserahkan kepada Importir.


commit to user

24

d. Polis Asuransi

Polis Asuransi dikeluarkan oleh Maskapai Asuransi. Polis asuransi

adalah Surat Bukti Pertanggungan yang dikeluarkan Maskapai

Asuransi atas permintaan Eksportir maupun Importir untuk menjamin

keselamatan atas barang yang dikirim dari aneka bencana dan

kerusakan, dengan membayar premi.

2. Dokumen Penunjang

Dokumen penunjang adalah dokumen yang dikeluarkan untuk

memperkuat atau merinci keterangan yang terdapat dalam dokumen induk,

terutama faktur perdagangan. Dokumen – dokumen tersebut adalah :

a. Packing List

Packing List adalah daftar yang berisi perincian lengkap mengenai

jenis dan jumlah satuan dari barang yang terdapat dalam setiap peti

atau total keseluruhannya sama dengan jenis dan jumlah yang

tercantum alam Faktur Perdagangan.

b. Weight – Note

Weight note atau nota timbangan adalah suatu pernyataan (catatan)

yang berisi perincian berat dari suatu peti atau tiap kemasan yang

biasanya menyebutkan berat kotor dan berat bersih dari tiap kemasan

itu dan dihimpun menjadi satu daftar yang total keseluruhannya sama

dengan total berat kotor dan total berat bersih yang tercantun dalam

Faktur Perdagangan.

c. Measurement – List

Measurement-list atau daftar Kubikasi adalah daftar yang berisi ukuran

dan takaran dari tiap peti atau tiap kemasan yang biasanya


commit to user

25

menyebutkan volume atau kubikasi dari tiap kemasan. Measurement-

List penting artinya untuk barang yang harganya didasarkan pada

volumenya dan juga untuk menyediakan alat muat-bongkar dan ala

angkut yang sesuai. Juga untuk menghitung uang tambang.

Dalam Perdagangan Internasional Packing List, Weight Note

dan Measurement List lazim dijadikan satu daftar kombinasi, biasanya

dibuat sendiri oleh Eksportir tapi sering juga dibuat oleh surveyor.

d. Inspection Certificate

Inspection Certificate adalah suatu pernyataan yang berisi keterangan

mengenai mutu barang, jenis, jumlah, harga dan lain keterangan yang

dibutuhkan, yang dikeluarkan oleh suatu badan usaha jasa yang

independen atas permintaan Eksportir ataupun instansi lain yang

membutuhkan.Inspection – Certificate penting untuk menilai secara

menyeluruh suatu barang dalam suatu transaksi.

e. Chemical – Analysis

Chemical Analysis atau analisa kimia adalah suatu pernyataan yang

dikeluarkan oleh laboratorium kimia dari perusahaan sendiri, atau dari

Badan Penelitian yang independen yang berisikan Komposisi Kimiawi

dari suatu barang.

f. Test Certificate

Test-Certificate adalah pernyataan yang dibuat oleh Laboratorium

Perusahaan atau Balai Penelitian yang independen yang menyatakan

hasil uji coba atas suatu barang ataupun peralatan mengenai kekuatan,

daya tahan, kapasitas dan konstruksinya.

g. Manufacturer’s Certificate


commit to user

26

Manufacturer’s Certificate adalah surat pernyataan yang dibuat oleh

produsen yang menyatakan bahwa barang tersebut adalah hasil

produksinya yang membawa merk dagangannya (Trade Mark)

h. Certificate of Origin

Certificate of Origin atau surat keterangan Negara Asal adalah surat

pernyataan yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang, biasanya

kamar dagang (Chamber of Commerce) yang menyebutkan Negara

asal suatu barang.

3. Dokumen Penunjang

Dokumen Pembantu adalah dokumen yang diperlukan untuk membantu

para pelaksana dalam menjalankan tugas lanjutan. Yang termasuk jenis ini

adalah:

a. Instruction – Manual

Instruction Manual adalah keterangan terinci mengenai tat cara dan tat

kerja suatu alat, termasuk uraian mengenai Manufacturing Process

dari suatu komoditi.

b. Layout – Scheme

Layout Scheme adalah gambar dengan Tatab Letak Mesin dalam

pabrik yang susunannya disesuaikan dengan urutan proses produksi.

c. Brochure atau leaflet

Brochure atau leaflet adalah buku kecil yang berisi keterangan singkat

mengenai suatu produk yang berisi keterangan singkat mengenai suatu

produk yang bertujuan untuk memberikan informasi kepada konsumen

tentang produk termaksud.


commit to user

27


commit to user

28

BAB III

DESKRIPSI DAN OBJEK PENELITIAN

A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Indo Veneer Utama adalah sebuah perusahaan yang bergerak

di bidang furniture. Perusahaan ini terdiri dari dua line yaitu solid door

yang memproduksi pintu yang dipasarkan local maupun non local, dan

garden furniture (GF) yang memproduksi meja, kursi dan produk lainnya

yang biasa digunakan di luar ruangan (outdoor). Perusahaan ini

beralamatkan di Jl. LU Adisucipto no.1 POBOX 229 Colomadu-Surakarta.

Perusahaan ini berdiri pada tanggal 10 November 1975

berdasarkan akte pendirian no. 37 Notaris Maria Theresia Budi Susanto

oleh tiga bersaudara yaitu Bapak Andi Sutanto, Bapak Gunawan Sutanto,

dan Bapak Agus Sutanto. sebelum PT. Indo Veneer Utama ini berdiri oleh

tiga bersaudara tersebut sebelumnya membangun perusahaan CV. Indo

Jati pada tahun 1970 di Jl. Nusukan Surakarta CV Indo Jati sendiri

bergerak di bidang penggergajian kayu dan furniture. Karena adanya

peluang besar dalam industri perkayuan maka didirikanlah PT. Indo

Veneer Utama dan CV. Indo Jati yang menjadi satu lokasi, baik pabrik

maupun kantor. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pengawasan

kegiatan dan kinerja perusahaan oleh atasan. Namun tidak lama kemudian

terjadi musibah dimana CV. Indo Jati terbakar dan, dan hingga sekarang

CV ini tidak melakukan produksinya lagi.


commit to user

29

Pada tahun 1991, sesuai akte notaris Sugiri Kadarsiman, SR. No 31

tanggal 11 juli 1994 diadakan perubahan pengurus menjadi Bapak Andi

Sutanto, Bapak Agus Sutanto, Bapak Andhy Pratiknyo, Bapak Agus

Sutanto. Setelah mengalami pergantian kepemilikan, kemudian

membangun pabrik di desa Blulukan, Kecamatan Colomadu, Kabupaten

Daerah Tingkat II Karanganyar, Propinsi Jawa Tengah yaitu di Jl. LU

Adisucipto no 1 POBOX 229 yang terletak di pinggiran kota Surakarta

dengan lahan seluas 140000m² dan luas bangunan 70000m².

2. Lokasi Perusahaan

PT. Indo Veneer Utama yang berlokasi di desa Blulukan,

Kecamatan Colomadu, Kabupaten Daerah Tingkat II Karanganyar,

Propinsi Jawa Tengah yaitu di Jl. LU Adisucipto no 1 POBOX 229 yang

terletak di pinggiran kota Surakarta dengan lahan seluas 140000m² dan

luas bangunan 70000m² hal ini tentunya membawa nilai lebih bagi

perusahaan karena memudahkan bagi media pengangkutan barang untuk

menjangkau lokasi PT.Indo Veneer Utama.

Hal-hal yang menjadi pertimbangan dalam pemilihan lokasi ini

adalah :

a. Masih terbukanya kesempatan untuk memperluas area.

b. Ketersediaan transportasi yang mudah dan lancer karena terletak di

jalan raya.

c. Tenaga kerja yang mudah diperoleh karena berasal dari sekitar area

pabrik.

d. Dekat dengan sumber bahan baku dan daerah pemasaran.

e. Keberadaan pabrik dapat diterima masyarakat.

f. Tersedianya fasilitas-fasilitas seperti listrik, air, dan jaringan telepon.


commit to user

30

3. Tujuan Umum Didirikannya Perusahaan

Dalam menjalankan usahanya, PT. Indo Veneer Utama tidak

terlepas dari tujuannya antara lain :

a. Membuka dan memberikan lapangan pekerjaan sehingga dapat

mengurangi pengangguran.

b. Memenuhi kebutuhan masyarakat terhadap kebutuhan meja, kursi,

pintu, dan peralatan kayu lainnya.

c. Mengembangkan industri dalam negeri sehingga dapat membantu

pemerintah dalam usaha meningkatkan taraf hidup masyarakat

khususnya masyarakat karanganyar.

d. Untuk perusahaan sendiri agar dapat memperoleh keuntungan yang

layak bagi pemilik perusahaan guna menunjang kelangsungan hidup

perusahaan.

4. Struktur Organisasi Perusahaan

Bagi perusahaan struktur organisasi perusahaan merupakan unsur

penting untuk memudahkan pembagian wewenang serta tanggung jawab

dan tugas setiap anggota organisasi. Setiap perusahaan mempunyai bentuk

dan model struktur organisasi yang memiliki tugas dan tanggung jawab

masing-masing dan antara bagian-bagian tersebut mempunyai hubungan

yang erat dengan yang lainnya.

Struktur organisasi di PT. Indo Veneer Utama adalah struktur

organisasi garis. Dalam struktur ini, kekuatan dan tanggung jawab

tertinggi dipegang oleh CEO. CEO dibantu empat orang kepala divisi

yaitu : Kepala Produksi, Kepala Pemasaran, Kepala Logistik, dan Kepala

Administrasi.


commit to user

31


commit to user

32

Berikut penjelasan struktur organisasi wewenang menurut garis lurus dari

atas ke bawah, sekaligus dijabarkan pula tugas-tugas tiap bagiannya :

a. CEO

Memimpin dan bertanggung jawab secara mutlak terhadap seluruh

kegiatan operasional yang dijalankan oleh perusahaan agar tercapai

internal control yang baik, tanggung jawab CEO yaitu :

1) Bertanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan dan

karyawan

2) Bertangung jawab atas segala kegiatan dalam perusahaan.

3) Bertanggung jawab atas segala surat maupun laporan pihak ekstern

perusahaan

4) Bertanggung jawab atas segala kerugian yang terjadi dalam

perusahaan

b. Kepala Produksi

Kepala produksi bertugas mengatur dan melaksanakan kewajiban

dalam bidang produksi, betanggung jawab atas laporan produksi,

mengatur mengetahui dan menyetujui semua pengeluaran uang

untuk keperluan pabrik. Divisi produksi membawahi:

1) Bagian Produksi

Bertugas mengatur jalannya serta lancarnya proses produksi dan

bertanggung jawab atas proses pembuatan suatu produk.

2) Bagian Elektrik

Bertugas megatur dan mengawasi mesin-mesin dan diesel / listrik

yang digunakan untuk keperluan produksi serta memelihara dan

memperbaiki mesin-mesin yang rusak.


commit to user

33

3) Bagian PPIC

Bertugas mengawasi dan merencanakan segala sesuatu yang

bersangkutan dengan aktivitas produksi yang berlangsung di dalam

pabrik.

4) Bagian Quality Control / pengendalian kualitas

Bertugas menjaga kualitas kayu-kayu dan material pendukung

yang akan digunakan dalam produksi dan mejaga kualitas hasil

produksi atau produk agar selalu memenuhi selera konsumen.

c. Kepala Marketing / Pemasaran

Tugas dan tanggung jawabnya adalah melayani atau menerima

pesanan dari konsumen , baik untuk konsumen Domestik maupun Luar

negeri. Divisi pemasaran salah satunya membawahi bagian export-

impor dimana tugas dan tanggung jawabnya :

1) Mengekspor hasil produksi ke luar negei

2) Menampung barang jadi dari bagian produksi

3) Memasarkan produk kepada konsumen domestic / luar negeri

4) Mengawasi kegiatan pemasaran dan kelancaran pemasaran produk

yang dihasikan oleh perusahaan

d. Kepala Logistik

Divisi logistik membawahi:

1) Bagian Logistik

Bertugas menerima dan melakukan pengecekan terhadap material

yang datang serta jumlah persediaan material yang tersisa.

2) Bagian Pembelian


commit to user

34

Betugas melaksanakan pengadaan barang atau pembelian barang

yang diperliukan perusahaanbaik kayu maupun bahan-bahan lain

dan bertanggung jawab terhadap keberhasilan tugas pembelian

yang dibebankan kepada bagian

e. Kepala Administrasi

Bertanggung jawab atas kelancaran pekerjaan rutin non produksi

seperti administrasi perkantoran dan personalia, bertanggung jawab

dalam ketertiban dan kecepatan administrasi keuangan, akuntansi dan

pembuatan laporannya, serta menyediakan fasilitas umum kepada

karyawan sesuai dengan batas-batas wewenang yang telah ditetapkan.

Divisi administrasi membawahi :

1) Bagian Human Research and Development (HRD)

Bertugas menyeleksi dan melatih karyawan baru, melaksanakan

kebijakan perusahaan yang berkenaan dengan jam kerja, gaji

karyawan serta penempatan karyawan, mengawasi kerja karyawan,

merumuskan program kerja untuk meningkatkan kesejahteraan

karyawan, serta mengadakan hubungan dengan masyarakat dan

menyelenggarakan penelitian beserta peggemangan sumber daya

manusia untuk kemajuan perusahaan.

2) Bagian Akuntansi Keuangan

Bertugas mencatat membukukan serta mengadakan perhitungan

kekayaan dan transaksi-transaksi perusahaan, menjaga

keseimbangan kas masuk dan kas keluar, mebuat laporan keuangan

perusahaan, menerima setoran-setoran baik berupa uang tunai


commit to user

35

maupun cek, melakukan pembayaran, mengirimkan uang kepada

bank yang memberikan kredit kepada perusahaan.

5. Kebijakan Perusahaan

Dalam aktivitasnya sebagai perusahaan, PT. Indo Veneer Utama

melakukan beberapa kebijakan perusahaan antara lain kepada :

a. Pelanggan (Customer)

Perusahaan menjaga pelayanan baik kualitas maupun pelayanan

terhadap pelanggan, serta menjalin kerjasama yang mengutamakan

kepercayaan.

b. Instansi

Bersama Pemerintah menjalin kerjasama yang saling menguntungkan,

bersama perguruan tinggi dan sekolah dalam penelitian dan kerja

praktek, bersama Aparat keamanan / kepolisian setempat menjalin

dalam keamana preventif atau patroli.

c. Masyarakat

Perusahaan memperhatikan dinamika yang ada di masyarakat sekitar

tentang sosial budaya serta ekonomi dan pembangunan juga menjalin

keakraban dengan masyarakat skitar misalnya; memberikan dana bagi

pemohon dengan mengajukan proposal, menjalin silaturahmi pada

bulan puasa.

d. Karyawan

Perusahaan memberikan jenjang karier kepada karyawan,

mensejahterakan karyawan yaitu; memberikan makan siang, asuransi,

THR. Adanya suatu kegiatan pada hari khusus misalnya pada perayaan


commit to user

36

17 agustus mengadakan upacara bendera, lomba-lomba dan pembagian

hadiah bagi yang menang, selain itu juga diadakan kegiatan rutin untuk

satpam yaitu olahraga yudo pada hari jumat sore dan olahraga lari pada

hari selasa sore.

e. Kepegawaian

1) Tenaga Kerja

Tenaga kerja merupakan salah satu faktor penting dalam

proses produksi, disamping bahan baku dan mesin. Tanpa tenaga

kerja meskipun bahan baku dan mesin telah tersedia tersebut

proses produksi tidak dapat berlangsung karena tenaga kerja

merupakan tenaga pelaksana proses produksi. Jumlah tenaga

kerja :

Tabel 3.1

Jumlah Staff dan Karyawan

Sumber: HRD, PT. Indo Veneer Utama

No. Jenis Kelamin Jumlah

1. Pria 230

2. Wanita 127

Total 357

Tenaga kerja tetap yang dimiliki oleh PT. Indo Veneer

Utama adalah 357 orang. Selain tenaga kerja tetap, perusahaan

juga mempunyai karyawan borongan yang di pekerjakan pada

pemotongan kayu log dengan line saw, perakitan meja dan kursi

pada garden furniture. Penempatan tenaga kerja pada PT. Indo


commit to user

37

Veneer Utama berdasarkan tingkat pendidikan, pengalaman kerja,

dan keahlian masing-masing karyawan. Sebelum perekrutan tenaga

kerja diadakan training / pelatihan selama tiga bulan. Syaratnya

karyawan yang ditempatkan harus lulus seleksi.

2) Jam kerja

PT. Indo Veneer Utama menetapkanhari enam hari kerja yaitu pada

hari senin sampai dengan sabtu;

Senin - Jumat selama 8 jam kerja : pukul 08.00 s/d 16.00 WIB

Sabtu selama 5 jam kerja : pukul 08.00 s/d 13.00 WIB

Kerja lembur pada perusahaan tersebut dilakukan apabila

ada order yang mendesak untuk segera di selesaikan dan harus

dikirim. Jam lembur tidak dapat dipastikan karena jam lembur

mengik uti waktu target order yang telah di tentukan dan juga

tergantung banyaknya order yang diterima.

3) Pengupahan

Pengupahan untuk karyawan PT. Indo Veneer Utama

didasarkan pada Upah Minimum Kabupaten (UMK), yang

dibayarkan pada karyawan sebagai upah bulanan. Pengupahan

untuk para karyawan dibagi menjadi dua sistem :

a) Sistem upah untuk karyawan pabrik dilakukan 2 kali untuk satu

bulan gajinya, awal bulan dan pertengahan bulan, pembayaran

dilakukan secara tunai.

b) Sistem upah untuk karyawan kantor (staf) dilakukan 1 bulan

sekali. Apabila terjadi kerja lembur maka karyawan juga

mendapatkan upah lembur sesuai dengan peraturan


commit to user

38

ketenagakerjaan. Disamping itu pemotongan upah dilakukan

jika karyawan tersebut terlambat datang, tidak masuk kerja

tanpa memohon ijin dari perusahaan, masuk kerja tidak penuh

pada jam kerja yang telah ditetapkan dan besarnya pemotongan

upah ditentukan oleh kebijakan perusahaan.

4) Sarana dan fasilitas bagi tenaga kerja Untuk menunjang

kesejahteraan karyawannya, perusahaan memberikan beberapa

sarana dan fasilitas bagi karyawan, antara lain :

a) Bonus tahunan (Idul Fitri) dimana besarnya bonus satu kali gaji

b) Adanya mushola bagi karyawan yang beragama islam

c) Dibentuk Koperasi Tunas Inti untuk membantu karyawan yang

membutuhkan barang ataupun pinjaman uang dengan harga

dan bunga yang layak

d) Mendapatkan asuransi Jamsostek (Jaminan Sosial Tenaga

Kerja)

e) Diberikan mess atau rumah dinas dekat pabrik bagi karyawan

yang berasal dari luar kota

f) Kantin bagi karyawan

g) Lapangan tenis untuk kegiatan olahraga para karyawan

h) Poliklinik bagi karyawan yang luka ataupun sakit

i) Upah pada waktu sakit

j) Cuti tahunan selama 12 hari pertahun dan tidak boleh diambil

pada saat bersamaan


commit to user

39

k) Cuti hamil selama tiga bulan dan diberikan sebelum dan

sesudah melahirkan

l) Tunjangan kelahiran maupun kematian bagi karyawan

m) Transportasi bus untuk antar jemput

n) Diberikan pakaian / seragam dua stel setiap tahunnya

5) Kesehatan dan keselamatan kerja

Dalam suatu industri, masalah keselamatan kerja harus

mendapat perhatian yang utama. PT. Indo Veneer Utama dalam

menjalankan produksinya menggunakan mesin-mesin dan

peralatan yang beresiko tinggi terhadap keselamtan kerja. Guna

menghindari terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan yang

menyangkut keselamatan kerja, PT. Indo Veneer Utama

membekali pengetahuan mengenai keselamatan kerja kepada para

karyawannya. Selain itu juga memberikan fasilitas-fasilitas

keselamatan kerja, baik untuk karyawan maupun pada peralatan-

peralatan kerja ataupun tempat kerja.

Alat-alat pelindung keselamatan antara lain sebagai

berikut :

a) Masker

b) Sarung tangan

c) Sepatu

d) Kacamata pelindung

Selain itu terdapat fasilitas keselamatan ditempat kerja

seperti tabung pemadam kebakaran karena bahaya utama dalam


commit to user

40

industri furniture adalah bahaya kebakaran. Perusahaan juga

memberikan slogan-slogan yang ditempel di dinding area kerja

seperti : "Mulailah keselamatan dan kesehatan kerja dari diri anda",

"kebodohan dan kelalaian merupakan sebab utama kecelakaan

kerja" , dan lain-lain. Selain itu perusahaan juga membentuk P2K3

(Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja) karena

jumlah pekerja perusahaan ini lebih dari 50 orang.

6. Jenis Produk

Beberapa jenis produk yang dihasilkan PT. Indo Veneer Utama

bervariasi, karena perusahaan ini memproduksi berdasarkan order (based

order). Jenis produk yang dihasilkan adalah :

a. Pintu (balcony, alam sutra)

b. Bench (bangku)

c. Table (meja)

d. Chair (kursi)

e. Sunlounger (kursi malas)

f. Trolly (troli)

g. Daybed (dipan)

Bahan baku yang digunakan antara lain kayu merbau, kayu

meranti, kayu kamfer, kayu bengkirai, kayu jati.

7. Departemen-Departemen produksi

Divisi produksi PT. Indo Veneer Utama terbagi menjadi beberapa

bagian. Bagian-bagian tersebut adalah cutting log (Saw Mill), kiln dry,

pembahanan (forming), joinery, sanding, assembly dan finishing. Tiap-tiap

bagian tersebut mempunyai fungsi-fungsi ataupun tugas-tugas tertentu


commit to user

41

dalam jalinan proses produksi pada bagian furniture PT. Indo Veneer

Utama.

a. Saw Mill

Gelondongan / log atau kayu kotak (square) menjadi betuk yang

nantinya akan dikerjakan pada lantai produksi.

b. Kiln Dry

Kiln Dry adalah suatu proses pengeringan yang menjadikan

kayu tidak dapat terpengaruh oleh perubahan cuaca. Kayu dengan

kandungan air antara 70-80 MC jika dikerjakan pada cuaca dingin atau

pada tingkat kelembaban tinggi, ukuran kayunya dapat berubah pada

cuaca panas karena kandungan air di dalamnya telah menguap akibat

sambungan antar kayunya menjadi longgar sehingga produk seperti

meja dan kursi dapat menjadi goyang karena sambungan antar kayunya

menjadi kurang kuat. Kandungan air pada kayu kering sekitar 12 MC,

pada kondisi tersebut seratnya sudah tidak dapat lagi berkembang.

Pada proses kiln dry kayu dipotong dalam bentuk lempengan (RST /

Rawn Sawn Timber) untuk mempercepat waktu pengeringan. Jika kayu

masih dalam bentuk gelondongan, maka proses pengeringannya akan

menjadi lebih lama. Untuk mengukur kadar MC digunakan alat yang

disebut wagner.

Proses yang terjadi dalam kiln dry adalah sebagai berikut :

1) Penyusunan komponen kedalam ruangan kiln dry dengan sistem

rak dengan jarak 2-3 cm, hal ini bertujuan agar sirkulasi udara


commit to user

42

panas dalam kiln dry bisa masuk dengan baik kedalam sela-sela

kayu. Suhu awal kayu adalah 55°C dengan kelembaban 89 mm/hg

2) Proses pengeringan kayu dengan kiln dry ini dapat diatur dengan

peningkatan suhu secara bertahap (waktu dan kenaikan suhu

berdasarkan ketebalan kayu, ; ketebalan kayu merbau <60 mm dan

kayu meranti 30-60 mm). Secara umum ketentuan suhu untuk

pengeringan kayu adalah sebagai berikut :

a) Setelah suhu mencapai 60°C maka suhu tersebut akan ditahan

selama 24 jam kemudian suhu dinaikan 5°C

b) Setelah suhu mencapai 70°C maka akan ditahan sampai kadar

air dalam kayu mencapai 9-12 MC.

c) Untuk pengeringan kayu diperlukan sirkulasi udara dalam

ruangan maka setiap 6 jam akan disemprot dengan maksud

menjaga agar kayu tetap lurus dan tidak kusut, proses kiln dry

harus dilakukan perlahan-lahan supaya kayu tidak pecah.

Tahapan dalam proses kiln dry :

1) Warming up

Ruangan mulai diberi panas sehingga suhu dalam ruangan mulai

hangat yang dapat merangsang keluarnya kandunganair pada kayu

2) Heating up

Ruang kiln dry diberi kelembaban tinggi dengan dengan suhu

tertentu sesuai jadwal pengeringannya. Fase ini untuk membantu

membuka pori-pori kayu dan meratakan MC awal kayu yang ada

dalam ruangan. Lama tahapan 2 jam per 1 cm tebal kayu yang


commit to user

43

dihitung setelah setting suhu dan dan kelembaban tercapai, misal

ketebalan 50mm maka waktu heating 10 jam.

3) Drying

Kayu mengalami penyusutan setelah MC kayu ada dibawah titik

jenuh serat yaitu MC 25-30%

4) Conditioning

Jika MC kayu yang diinginkan telah tercapai, maka ruangan kiln

dry perlu diberikan kelembaban yang cukup agar saat kayu

dikeluarkan mempunyai MC akhir yang lebih rata dan mengurangi

kemungkinan terjadinya kerusakan kayu

5) Cooling down

Penyesuaian suhu dalam ruangan dengan suhu udara lingkungan

sekitar. Heating , spray, damper ditutup. Fan harus hidup sampai

suhu dalam ruangan mencapai 40°C kemudian Fan dapat dimatikan

dan kayu dikeluarkan.

c. Pembahanan (forming)

Bagian pembahanan meminta bahan baku dari bagian logistik

untuk nantinya dipotong menjadi bentuk yang lebih kecil ,

penghalusan dua sisi (S2S) dan empat sisi (S4S) serta melakukan

pembentukan. Hasil dari bagian (forming) ini adalah berupa bahan

jadi. Bagian pembahanan juga bertugas untuk mengecek bahan baku

yang diterima dari bagian logistik, misalnya apakah bahan baku yang

diterima dari bagian logistik sudah sesuai dengan permintaan pemesan

(untuk pintu balcony adalah kayu merbau), apakah ada cacat atau tidak


commit to user

44

pada kayu, dan sebagainya. Jika setelah dilakukan pengecekan

ditemukan hal-hal yang tidak sesuai maka bagian pembahanan juga

bertugas melakukan afkir atau tukar pada bagian logistik. Bahan baku

yang telah di inspeksi maka disimpan di gudang elemen.

d. Joinery Setelah dari bagian forming berupa bahan jadi maka dilanjutkan pada

bagian joinery. Bagian ini bertugas membuat konstruksi samping yang

dapat berupa alur, profil, lubang. Hasil dari joinery adalah elemen siap

rakit.

e. Sanding

Setelah pembuatan berbagai konstruksi sampig pada bagian joinery,

maka bagian sander bertugas untuk menghaluskan elemen-elemen jadi

(siap rakit) tersebut.

f. Assembly

Setelah elemen-elemen produk telah jadi dan siap rakit maka akan

masuk dalam area assembly untuk dirakit menjadi komponen-

komponen akan dirakit menjadi satu produk.

g. Finishing

Ini merupakan proses akhir setelah komponen dirakit menjadi suatu

produk, salah satu contoh mesin di dalam finishing produk pintu

adalah mesin laminating yang memerlukan waktu setup 20 menit

untuk udar


commit to user

45

Gambar 3.2

Skema Proses Produksi Pintu

Sumber : PT. Indo Veneer Utama, 2012

Buyer

Terima Order

Kayu Gelondongan (Log)

Pembelahan

Saw Mill

Kiln Dry

Forming

Sample Product Joinery

Sanding

Assembling

Finishing (Painting)

QC

Packing

Shipment


commit to user

46

8. Strategi Promosi

Promosi yang dilakukan bertujuan untuk mencari buyer baru, cara

promosi yang dilakukan PT. Indo Veneer Utama yaitu:

1. Pameran Dagang

PT. Indo Veneer Utama mengikuti kegiatan promosi dengan pameran

dagang merupakan salah satu cara dari PT. Indo Veneer Utama untuk

memperkenalkan barang kepada buyer di luar negeri. PT. Indo Veneer

Utama mengikuti pameran dagang yang diadakan di luar negeri

bekerja sama dengan buyer Suncoast Sitra Pte Ltd Singapura, yang

diadakan rutin setiap tahun sekali di negara Singapore.

2. Advertising / Periklanan

PT. Indo Veneer Utama menggunakan bentuk periklanan melalui

media cetak dengan membuat katalog Produk. Katalog tersebut isinya

mencantumkan gambar produk, nama-nama produk dan spesifikasi

produk yang di tawarkan. Katalog ini diberikan ketika sedang diadakan

pameran dan kepada buyer yang berminat dengan produk yang

dihasilkan pada saat datang ke PT. Indo Veneer Utama.

3. Membuat Website

PT. Indo Veneer Utama menggunakan media promosi lewat web.

Yang didalamnya berisi deskripsi tentang bagaimana PT. Indo Veneer

Utama, sejarah perusahaan, proses produksi, dan juga terdapat foto-

foto contoh produk yang di hasilkan oleh PT. Indo Veneer Utama.

Web dapat dilihat pada http://www.indoveneer.com/.


commit to user

47

B. Pembahasan

1. Mekanisme Penyusunan Dokumen Ekspor

a.Purchase Order

Purchase Order (PO) adalah daftar pesanan atas suatu barang dari

pemesan ke supplier. Purchase Order merupakan salah satu jenis surat

bisnis yang digunakan para eksportir untuk mengetahui secara detail

produk apa saja yang dipesan. Purchase Order berguna untuk

mengatasi kesalahan dalam memproduksi pesanan. Pada umumnya PO

diterbitkan dalam 3 (tiga) rangkap. Lembar pertama untuk supplier,

lembar kedua untuk file purchase dept, dan lembar ketiga untuk

account dept. Divisi account dept harus menerima salinan PO karena

setelah PO diterbitkan, supplier pasti akan menerbitkan Invoice yang

akan digunakan untuk menagih pembayaran kepada buyer. Di dalam

Purchase Order harus memuat dengan jelas jenis produk yang dipesan,

jumlah, spesifikasi / permintaan khusus bila ada, tanggal pengiriman,

serta yang tidak kalah pentingnya adalah harus mencantumkan nomor

PO. Dalam Purchase Order tersebut Javadoor Ltd, biasanya

melampirkan design hang tag, packaging, sticker yang berisi logo The

Forest Trust, type pintu, nomer barcode dan dimensi.

b. Surat Perintah Kerja

Surat Perintah Kerja adalah surat perintah untuk mengerjakan produksi

pesanan buyer yang berdasarkan pada purchase order yang dipesan

oleh buyer. Surat tersebut dibuat oleh divisi PPIC, dimana divisi

tersebut yang membuat design produk yang akan dikerjakan.


commit to user

48

c. Surat Penyerahan Barang (kitir)

Surat Penyerahan Barang atau biasa diberi istilah kitir oleh para staff.

Surat tersebut diserahkan dari satu divisi ke divisi selanjutnya dimana

penyerahan surat tersebut dilakukan setelah kegiatan di divisi tersebut

telah diselesaikan.

d. Daftar Pallet

Salah satu proses produksi di tahap finishing untuk produk pintu

adalah dengan memasang pallet sebelum eksportir melakukan stuffing.

Pallet tersebut dimaksudkan untuk memudahkan menyusun dalam

container agar kapasitas container terisi dengan maksimum. Di setiap

satu pallet pintu diberi stiker nomer pallet. Nomer pallet tersebut akan

digunakan untuk mengklasifikasikan deskripsi barang yang ditulis

dalam Packing List.

e. Shipping Instruction

Shipping Instruction (SI) adalah perintah pengapalan dari eksportir

barang kepada perusahaan Freight Forwarder sebagai perintah untuk

mengapalkan barang. Fungsi Shipping Instruction adalah sebagai tanda

bukti bahwa agen / pengirim telah melakukan reservasi dan konfirmasi

mengenai jenis dan jumlah barang secara rinci kepada pihak Freight

Forwarder. Shipping Instruction ini memuat antara lain :

1) Shipper Pengirim (Nama dan alamat lengkap)

2) Consignee Penerima (Nama dan alamat penerima)

3) Nama lengkap pelabuhan asal keberangkatan

4) Nama lengkap pelabuhan tujuan


commit to user

49

5) Requested Routing / Requesting booking

6) Marks and kind of packages (Jumlah total kemasan dan tipe

kemasan)

7) Description of goods (Deskripsi barang)

8) Gross Weight (Berat Kotor)

9) Measurement (Ukuran Panjang, lebar, tinggi)

10) Declared value for customs

11) Insurance amount requested

12) Date / signature

f. Delivery Order

Delivery Order adalah dokumen yang diterbitkan pihak shipping atau

forwarder kepada shipper atau penerima barang sebagai tanda bukti

pengambilan container kosong atau tanda bukti pengiriman barang dari

gudang shipper ke UTPK atau warehouse.

h. Surat Pengantar Barang

Surat Pengantar Barang atau biasa disebut surat jalan adalah dokumen

yang berfungsi sebagai surat pengantar atas barang yang tercantum di

dalamnya yang ditujukan kepada buyer atau penerima yang ditentukan

oleh buyer dan mempunyai kekuatan hukum atas legalitas yang

diperlukan di jalan raya mulai dari keluar perusahaan sampai

memasuki wilayah milik customer sehingga barang dengan quantity,

spesifikasi yang disertai dengan informasi lainnya yang diterima oleh

customer. Surat Pengantar Barang terkait langsung dengan persediaan.


commit to user

50

i. Pengantar Ekspor Barang, Nota Penerbitan Ekspor

Pengantar Ekspor Barang (PEB) adalah dokumen pemberitahuan

transaksi ekspor barang, yang ditandatangani oleh eksportir untuk

disahkan oleh bea cukai. Adapun fungsi dari PEB adalah :

1) Sebagai pencatatan data ekspor

2) Untuk difiatmuatkan leh bea dan cukai agar barang dapat

dimuat di atas kapal

3) Sebagai dasar perhitungan pajak

Pemberitahuan Ekspor Barang dibuat oleh eksportir ke Bea dan

Cukai. Kemudian Bea dan Cukai memberikan persetujuan ekspor

dengan menerbitkan Nota Pelayanan Ekspor. Nota Pelayanan

Ekspor tersebut digunakan eksportir sebagai bekal untuk

mengangkut empty container dan masuk ke pelabuhan.

j. Certificate of Origin

Surat Keterangan Asal (Certificate of Origin) adalah suatu

pernyataan yang ditandatangani untuk membuktikan asal dari

barang-barang yang diekspor dan bahwa barang-barang tersebut

benar-benar hasil produksi dari negara eksportir.

Surat Keterangan Asal (SKA) diterbitkan oleh Departemen

Perindustrian dan Perdagangan Kamar Dagang. Namun untuk PT.

Indo Veneer, pengurusan SKA menggunakan jasa Freight

Forwarder. SKA yang digunakan PT. Indo Veneer Utama adalah

jenis SKA Form A.


commit to user

51

k. Bill of Lading

Bill of Lading adalah dokumen pengapalan yakni surat yang

membuktikan bahwa barang yang tercantum didalamnya sudah

termuat di dalam kapal dan berfungsi sebagai :

1) Bukti tanda penerimaan oleh carrier dari shipper.

2) Bukti kontrak pengangkutan dan penyerahan barang antara

pihak pengangkut dan pengirim.

3) Bukti pemilikan (document of title) yang menyatakan

bahwa orang yang memegang B/L adalah merupakan

pemilik syah dari barang yang tercantum dalam B/L.

l. Invoice dan Packing List

Invoice sangat esensial dalam perdagangan, sebab di dalam invoice

tercantum data-data tentang nomor perincian tentang barang-

barang yang dijual, harga barang, nama dan alamat pembeli, cara

pengapalan, nomor post tarif dan sebagainya. Sedangkan Packing

List adalah dokumen yang menerangkan uraian barang-barang

yang dipak, dibungkus, atau diikat dalam peti, kaleng, kardus dan

sebagainya yang fungsinya untuk memudahkan pemeriksaan Bea

dan Cukai atau pada waktu pembongkaran di negara tujuan. Nama

dan uraian barang yang terdapat di Packing List harus sesuai

dengan Invoice. Penerbitan dua dokumen ini setelah buyer

memenuhi kewajibannya melunasi pembayaran.


commit to user

52

Gambar 3.3

Skema Mekanisme Penerbitan Dokumen Ekspor

\Sumber : Staff Exim, PT. Indo Veneer Utama

Keterangan :

1. Javadoor Ltd selaku buyer melakukan korespodensi kepada PT.

Indo Veneer Utama dengan mengirimkan purchase order kepada

staff marketing PT. Indo Veneer Utama melalui (fax, email, telp,

dll) yang berisi berupa permintaan barang / jenis barang, jenis

pengangkutan, cara penyerahan, komoditi, cara pembayaran Bank,

design pintu, design packaging, stiker yang berisi type pintu,

barcode, dimensi, dan logo.

2. Sistem Pembayaran Ekspor yang digunakan PT. Indo Veneer

Utama adalah TT, maka buyer mengirimkan down payment (DP)


commit to user

53

kepada PT. Indo Veneer Utama sebesar 50% . Jika bagian

accounting sudah menerima bukti pembayaran dari Bank, maka

staff accounting mengirimkan email kepada staff exim. Staff

Marketing mengemailkan Purchase Order yang berisi spesifikasi

pintu yang dipesan oleh Javadoor Ltd kepada staff PPIC.

3. Dari Purchase Order tersebut staff PPIC membuat Surat Perintah

Kerja kepada staff Logistik, staff produksi, dan staff Gudang

Barang Jadi.

4. Staff Logistik menyiapkan bahan baku produksi dengan memesan

log kayu ke beberapa supplier, seperti PT. Hutan Lestari, PT.

Surya Saritama, UD. Wijaya Loka yang terletak di Surabaya Jawa

Timur. Kayu yang digunakan adalah jenis kayu meranti, merbau,

matoa, kamper, jati, dan lain-lain. Setelah bahan baku telah siap

diproduksi maka staff logistik menyerahkan Surat Penyerahan

Barang.

5. Divisi Produksi mengerjakan produksi pintu sesuai klasifikasi

pintu pesanan Javadoor Ltd. Jika produk telah siap, maka staff

produksi membuat Surat Penyerahan Barang kepada Divisi

Gudang Barang Jadi.

6. Divisi Gudang Barang Jadi menyusun pintu-pintu yang siap

diekspor dengan menggabungkan beberapa pintu yang memiliki

dimensi yang sama menjadi satu pallet. Pallet-pallet tersebut

kemudian ditulis dalam daftar pallet. Daftar Pallet yang dibuat

oleh staff Gudang Barang Jadi kemudian dikirimkan ke staff exim.


commit to user

54

7. Staff Exim membuat Shipping Instruction dan mengirimkannya via

email kepada freight forwarder untuk melakukan booking ruang

kapal dan peti kemas. SI dikirim setelah barang ekspor telah siap

untuk diekspor dan telah dipacking.

8. Freight Forwarder menerbitkan DO (Delivery Order), DO tersebut

kemudian dikirim ke EMKL untuk pengambilan empty container

(peti kemas kosong). Setelah menerima DO dari Freight

Forwarder, pihak EMKL segera mengambil peti kemas di tempat

penumpukkan peti kemas (DEPO).

9. Staff Gudang Barang Jadi dan Staff Expor Impor melakukan

stuffing. Selama stuffing, staff exim membuat commercial invoice

dan packing list.

10. Container naik ke kapal dan berangkat ke pelabuhan tujuan di

Rotterdam, Holland.

11. Setelah kapal berangkat, shipping menerbitkan Bill of Lading

dokumen angkutan atau biaya kapal.

12. Buyer melakukan kewajibannya dengan melunasi 50% sisa

pembayaran yang telah disepakati.

13. Jika EMKL telah mengirimkan PEB, NPE, dan COO melalui jasa

pengiriman barang. Dokumen ekspor yang meliputi Invoice,

Packing List dan Bill of Lading dari shipping dikirim oleh

eksportir kepada buyer dengan mengirimkan soft file dokumen

tersebut melalui email. Alasan PT. Indo Veneer Utama

menggunakan email sebagai media untuk mengirimkan dokumen


commit to user

55

ekspor kepada buyer karena email lebih cepat sehingga

menghemat waktu dalam hubungan bisnis.

Berikut ini adalah anatomi dari lembar pertama Invoice PT. Indo

Veneer Utama :


commit to user

56

Gambar 3.4

Invoice PT. Indo Veneer Utama

Sumber : PT. Indo Veneer Utama

Keterangan:

1. Tanggal Invoice

Invoice diatas diterbitkan pada tanggal 18 Februari 2012

2. Nama dan alamat buyer

Nama Importir menurut Invoice di atas adalah Javadoor Ltd, selaku buyer

untuk produk pintu dan kusen dari PT. Indo Veneer Utama yang

beralamatkan di Nerine Chamber, PO. BOX 905 Road Town Tortola,

British Virgin Islands

3. Nomor Invoice

Nomor Invoice diatas adalah 004/JAVA/2012

4. Makapai Pelayaran, Nomor Container dan Eta

Maskapai Pelayaran yang digunakan PT. Indo Veneer Utama adalah

Hecny. Nomor seri container adalah UACU 3107577 nomor seri container

pada umumnya terdiri dari 11 digit angka. Sedangkan Eta adalah

Estimation Time of Arrival atau perkiraan tanggal kedatangan kapal yaitu

tanggal 23 Maret 2012

5. Nama Pelabuhan Muat, Nama Pelabuhan Bongkar dan Nama Kapal

Pelabuhan Muat PT. Indo Veneer Utama di Semarang, Indonesia.

Sedangkan Pelabuhan Bongkar Javadoor Ltd, adalah di Rotterdam,

Holland. Kapal yang digunakan adalah MV. Itha Bhum dan voyage atau


commit to user

57

yang biasa disingkat dengan V atau Voy merupakan nomor keberangkatan

kapal, nomor keberangkatan kapal harus selalu ada di belakang nama

kapal.

6. Nomor dari Pembelian (Sales Contract)

Invoice ini adalah gabungan dari beberapa PO. Nomor Kontraknya terdiri

dari 1023761, 1023762, 1023763, 1023758

7. Deskripsi barang, Harga satuan barang,

Berdasarkan Invoice diatas, Pintu yang dipesan oleh Javadoor Ltd,

penyusunan urutan deskripsi barang diklasifikasikan menurut nomor PO,

Di dalam satu nomor PO terdapat beberapa klasifikasi menurut nomor seri

dan type pintu yang berbeda. Harga satuan barang disebutkan dengan dua

mata uang yang berbeda USD dan Euro, namun karena harga satuan

produk dan total harga pada Invoice di atas milik PT. Indo Veneer Utama

merupakan rahasia perusahaan, maka penulis memberikan efek blur pada

kolom harga satuan dan total harga dalam mata uang Euro dan USD agar

harga produk tidak terlihat nominalnya dan tetap terjaga kerahasiaan

perusahaan.

Berikut ini adalah contoh anatomi dari lembar pertama Packing List

dengan data yang sama dengan Invoice sebelumnya dari PT. Indo Veneer

Utama :


commit to user

58

Gambar 3.5

Packing List PT. Indo Veneer Utama

Sumber : PT. Indo Veneer Utama


commit to user

59

Keterangan :

1. Tanggal Packing List

Packing List diatas diterbitkan tanggal 18 Februari 2012.

2. Nomor Packing List

Nomor Packing List diatas adalah 004/JAVA/2012.

3. Nama dan Alamat Buyer

Nama buyer untuk Packing List nomor 4 diatas adalah Javadoor Ltd dan

beralamatkan di Nerine Chambers PO BOX 905 Road Town Tortola

British Virgin Islands.

4. Shipping Company, Nomor Container dan tanggal perkiraan ekspor

Shipping company oleh Hecny dengan Nomor Container UACU 3107577,

sedangkan ukuran container 20’ dan untuk tanggal perkiraan kedatangan

kapal atau Estimation Time of Arrival adalah tanggal 23 Maret 2012.

5. Nama Vessel (kapal), Sailing on or about

Kapal yang digunakan MV. Itha Bhum, dengan nomer keberangkatan

kapal atau voyage FK111RN Sailing on or about adalah tanggal perkiraan

pengapalan, yaitu tanggal 24 Februari 2012.

6. Nama Pelabuhan Muat, Pelabuhan Bongkar, Nomor Bill of Lading (B/L)

dan tanggal B/L

Nama Pelabuhan muat yang tertera pada Packing List diatas adalah

Semarang, Indonesia dengan tujuan ke Pelabuhan Bongkar di Rotterdam,

Holland. Sedangkan nomor B/L NSRG12020053 dan tanggal penerbitan

B/L adalah tanggal 24 Februari 2012.

7. Nomor Kontrak


commit to user

60

Produk pintu yang dipesan Javadoor adalah campuran dari beberapa

nomor Kontrak yaitu nomor 1023761, 1023762, 1023763, 1023758

8. Deskripsi Barang

Cara penyusunan deskripsi barang di Invoice berbeda dengan Packing List.

Dalam Packing List, penulisan deskripsi berdasarkan nomor pallet ini

bertujuan untuk memudahkan pemeriksaan oleh bea cukai atau pada

pembongkaran di negara tujuan.

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam penyusunan dokumen

Pihak-pihak yang terlibat dalam penerbitan dokumen ekspor PT.

Indo Veneer Utama yaitu:

a. Eksportir

PT. Indo Veneer Utama merupakan perusahaan yang memproduksi

furniture yang sebagian besar produksinya memang diperlukan

bagi pasar luar negeri.

b. Importir

PT. Indo Veneer Utama memiliki dua line produksi yaitu Garden

Furniture dan produk pintu. Ada beberapa buyer yang dimiliki PT.

Indo Veneer Utama baik untuk produk Garden Furniture maupun

pintu, berikut ini adalah daftar pembeli PT. Indo Veneer Utama

untuk Garden Furniture:

1) Suncoast Sitra Pte Ltd

18 Sungai Kadut Street

Singapore

2) S2dio Pty Ltd


commit to user

61

30 Cloris Avenue

Beumaris, Victoria 3193

Australia

3) Taste Furniture

10 Circuit Drive

Hendon 5014 South

Australia

4) Homeware International Indonesia

Tangerang Banten

5) Pan Brothers

Sukoharjo Jawa Tengahs

Buyer untuk produk pintu yaitu:

a. PT. Alam Sutera Realty Tbk

Jln. Alam Utama Kav 2

Perumahan Alam Sutera

Serpong Tangerang

b. Javadoor Ltd

Nerine Chambers, PO. BOX 905

Road Town, Tortola

British Virgin Islands

c. Bank

Bank berperan penting dalam lalu lintas perdagangan yang

dilakukan PT. Indo Veneer Utama dengan buyer. Dalam hal

pembayaran PT. Indo Veneer Utama menggunakan Telegraphic


commit to user

62

Transfer. Oleh karena itu PT. Indo Veneer Utama memerlukan

rekening di Bank agar buyer dapat mengirimkan uang muka

pembayaran maupun pelunasan pembayaran ke rekening tersebut.

Jasa bank yang digunakan adalah Bank Panin dan BII.

d. Maskapai Pelayaran

Perusahaan ini membantu dalam pengangkutan barang ekspor dari

pelabuhan muat sampai ke pelabuhan tujuan di luar negeri.

Perusahaan yang digunakan adalah Hecny dan KN. Sigma

e. Departemen Perindustrian dan Perdagangan (DESPERINDAG)

Sebagai instansi Pemerintah yang mengeluarkan peraturan tentang

ekspor dengan memberitahukan dokumen surat keterangan

asal(SKA) atau certificate or origin(COO).

f. Bea dan Cukai

PT. Indo Veneer Utama bekerja sama dengan Bea dan Cukai yang

merupakan instansi pemerintah sebagai pengawas lalu lintas ekspor

dan impor, menerima kelengkapan dokumen ekspor dan memberi

ijin pengapalan barang. Dalam hal ini PT. Indo Veneer Utama

melaporkan kegiatannya kepada Bea dan Cukai yang berlokasi di

Surakarta dan Semarang guna memperoleh persetujuan muat dan

Persetujuan Ekspor.

g. Perusahaan Angkutan Udara

Perusahaan ini membantu dalam pengangkatan barang ekspor dari

bandara muat sampai bandara tujuan di luar negeri.

h. Perusahaan Asuransi


commit to user

63

Perusahaan ini menanggung resiko kehilangan dan kerusakan

barang ekspor selama dalam perjalanan dari pelabuhan muat

sampai pelabuhan tujuan.Perusahan Asuransi yang dipakai adalah

Marine Cargo untuk produk garden furniture

i. Surveyor

Merupakan badan peneliti yang diadakan oleh pemerintah untuk

meneliti mutu barang yang diekspor. Perusahaan yang meneliti

barang adalah SUCOFINDO.

j. Usaha Jasa Transportasi

Merupakan badan usaha jasa yang memberikan jasa-jasa untuk

menjamin muatan ekspor sampai ke pelabuhan tujuan secepatnya

dalam kondisi sebaik mungkin dan tanpa menimbulkan banyak

masalah bagi eksportir .Usaha Jasa Transportasi yang digunakan

PT. Indo Veneer Utama adalah Cardig dan Rimo

3. Hambatan – hambatan yang dihadapi dalam melakukan penyusunan

dokumen ekspor

Dalam kegiatan ekspornya PT. Indo Veneer Utama mengalami beberapa

hambatan yang memepengaruhi jalannya aktivitas perusahaan dari proses

ekspor yang dilakukan oleh PT. Indo Veneer Utama

Hambatan-hambatan tersebut antara lain :

a. Pengurusan Certificate of Origin (COO) memiliki banyak kendala

PT. Indo Veneer Utama dalam melakukan pengurusan COO

sepenuhnya diserahkan kepada EMKL, hal ini terkadang memiliki


commit to user

64

kendala diantaranya COO tersebut memakan waktu yang lama

dalam proses penerbitan.

b. Kedatangan container dan terbitnya Delivery Order ( D/O ) dari

maskapai pelayaran sering terlambat..

Hal ini merupakan hambatan karena akibat dari D/O yang terlalu

sore berakibat empty container tidak bisa diambil oleh trucking di

DEPO pada sore hari, sehingga trucking terlambat untuk

mengambil empty container pada pagi di hari berikutnya dan tiba

di PT. Indo Veneer Utama sudah sore hari ( karena container dari

Semarang ). Sedangkan Container yang datang terlambat juga

berdampak pada jadwal stuffing yang tidak sesuai dengan rencana

c. Tidak padunya Shipping Instruction dengan jumlah pintu atau

pallet yang ada di Gudang Barang Jadi

Ketidak cermatan ataupun kesalah pahaman antara pekerja non

staff yang memeriksa jumlah pintu dengan staff exim yang

membuat Shipping Instruction kerap menjadi hambatan.


commit to user

65


commit to user

66

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Sebagai bagian penutup dari laporan Tugas Akhir mengenai “Mekanisme

Penerbitan Invoice dan Packing List pada PT. Indo Veneer Utama di

Karangnyar” penulis akan menarik kesimpulan dan hasil yang telah

dibahas atau dipaparkan dalam Bab III terdahulu, selain itu untuk

pembahasan apabila sesuai dapat dipergunakan oleh pihak-pihak yang

bersangkutan dari tercapainya dokumen ekspor yang di handlenya dalam

rangka meningkatkan kelancaran pengiriman barang ekspor. Dari

pembahasan mengenai, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa

1. Mekanisme Penerbitan Invoice dan Packing List yaitu dengan

korespodensi, pengiriman purchase order, pembuatan dokumen-

dokumen intern perusahaan, pengiriman Shipping Instruction Booked,

penerbitan delivery order, penerbitan PEB, NPE, COO dan B/L,

pelunasan pembayaran, penerbitan Invoice dan Packing List.

2. Pihak – pihak yang terkait dalam penerbitan Invoice dan Packing List

anatar lain :

a. Eksportir

b. Importir

c. Bank

d. Maskapai Pelayaran


commit to user

67

e. Departemen Perindustrian dan Perdagangan

(DESPERINDAG)

f. Bea dan Cukai

g. Perusahaan Asuransi

h. Surveyor

i. Usaha jasa transportasi

3. Hambatan yang dihadapi pada PT. Indo Veneer Utama ketika

melakukan penerbitan Invoice dan Packing List yakni :

a. Pengurusan Certificate of Origin (COO) memiliki banyak

diserahkan kepada EMKL, hal ini terkadang memiliki

kendala diantaranya COO tersebut memakan waktu yang

lama dalam proses penerbitan.

b. Kedatangan container dan terbitnya Delivery Order ( D/O )

dari maskapai pelayaran sering terlambat..

c. Tidak padunya Shipping Instruction dengan jumlah pintu

atau pallet yang ada di Gudang Barang Jadi

B. Saran

Setelah menyelesaikan penulisan Tugas Akhir dengan judul “Mekanisme

Penerbitan Invoice dan Packing List pada PT. Indo Veneer Utama di

Karangnyar”

1. Dalam hal pembuatan dokumen sebaiknya dibuat sendiri oleh pihak

perusahaan dengan menunjuk staff exim di PT. Indo Veneer Utama

dengan maksud meminimalisir biaya yang dikeluarkan daripada


commit to user

68

dokumen tersebut dibuat melalui jasa perusahaan pelayaran atau

EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut) yang membutuhkan banyak

biaya walaupun dengan pertimbangan memakan waktu yang lebih

singkat.

2. Sebaiknya dalam menentukan pemilihan transportasi dengan

mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini :

a. Service tetap

Apabila pengiriman barang dilakukan secara berkelanjutan

dalam tenggang tetap dan jangka waktu yang lama, maka

dianjurkan untuk mencari angkutan berjadwal tetap.

b. Kecepatan waktu angkutan

Apabila atas permintaan pembeli barang diharapkan agar cepat

sampai, maka disarankan untuk memilih angkutan dengan

waktu tempuh (transit time) yang lebih singkat.

c. Layanan yang baik

Termasuk didalamnya adalah komunikasi dan ketetapan

informasi, dokumentasi, layanan purna jual serta senantiasa

berupaya untuk menyelesaikan keluhan disamping tentunya

penanganan terhadap barang yang dikirim.

d. Biaya angkut

Namun disarankan faktor biaya angkut dijadikan sebagai faktor

terakhir guna mendahulukan kepentingan buyer.

3. Untuk mencegah terjadinya permasalahan ketidak paduan Shipping

Instruction dengan jumlah pintu dan pallet sebaiknya menambah satu


commit to user

69

staff Gudang Barang untuk diperkerjakan khusus dalam hal

pengecekkan jumlah pintu dan pallet sebelum membuat daftar pallet

yang nantinya daftar tersebut akan dibuat Shipping Instruction oleh

staff exim, ini dimaksudkan agar tidak terjadi perbedaan jumlah pintu

dan pallet yang kerap terjadi dan menjadi hambatan sebelum proses

stuffing dikerjakan.

mekanisme penyusunan invoice dan packing list pada pt ...... · peneliti juga melakukan observasi...

Documents