mellem københavns universitet og det kongelige bibliotek...

Generel aftale om samarbejde

mellem

Københavns Universitet og Det Kongelige Bibliotek

om

Københavns Universitets Biblioteks- og Informationsservice

Indholdsfortegnelse

I. Etablering af KUBIS som samarbejdsorganisation II. Formål III. Ejerskab IV. Organisatorisk struktur V. Ledelse VI. Biblioteksudvalg VII. Aftaler VIII. Økonomi IX. Personaleforhold X. IT og web XI. Service XII. Varighed, evaluering og evt. fortsættelse XIII. Tvister XIV. Bilag

1. Bibliotekerne under Statens Naturhistoriske Museum, nov. 2007; 2. Generel aftale mellem IT-Universitetet, Datalogisk Institut og

Københavns Universitetsbibliotek /Det Kongelige Bibliotek om bibliotekssamarbejde, maj 2007;

3. Rapport fra KUBIS personalegruppen, okt. 2007; 4. Rapport fra KUBIS IT-Arbejdsgruppen, okt. 2007.

2

Mellem Københavns Universitet (KU) og Det Kongelige Bibliotek (KB) indgås der for en femårig periode fra 1. januar 2008 til 31. december 2012 nedenstående generelle aftale om Københavns Universitets Biblioteks- og Informationsservice (KUBIS).

I: Etablering af KUBIS som samarbejdsorganisation Pr. 1. januar 2008 etablerer Københavns Universitet og Det Kongelige Bibliotek en samarbejdsorganisation, der skal varetage den samlede biblioteksbetjening af Københavns Universitet. Samarbejdsorganisationen omfatter ved oprettelsen: 1) Københavns Universitetsbibliotek (KUB), der er en organisatorisk enhed under

Det Kongelige Bibliotek: Nationalbibliotek og Københavns Universitetsbibliotek; 2) bibliotekerne ved Det Biovidenskabelige Fakultet, Det Farmaceutiske Fakultet,

Det Juridiske Fakultet, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet og Det Teologiske Fakultet samt institutbibliotekerne ved Det Humanistiske Fakultet, Det Samfundsvidenskabelige Fakultet og Det Naturvidenskabelige Fakultet.

I samarbejdsorganisationen indgår dog ikke

• Eskimologisk bibliotek under Institut for Tværkulturelle og Regionale Studier;1

• biblioteket på Nordisk Institut for Asienstudier;2 • bibliotekerne under Statens Naturvidenskabelige Museum og Geografisk

Bibliotek (se bilag 1). Det forudsættes, at det etablerede bibliotekssamarbejde mellem KUB, Datalogisk Institut og IT-Universitetet (se bilag 4) kan videreføres som et samarbejde mellem KUBIS og IT-Universitetet. Panumbiblioteket (under Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet), der omfatter et studiecenter, Odontologisk Bibliotek og biblioteket på Institut for Folkesundhed, indgår indtil videre i samarbejdsorganisationen på linje med institutbibliotekerne på

1 KU´s Afdeling for Eskimologi og Arktiske Studier under Institut for Tværkulturelle og Regionale Studier indgår i bibliotekssamarbejde med Dansk Polarcenter, der står for biblioteket, leder det og leverer de fleste ressourcer, og Arktisk Institut. Samarbejdet er velfungerende, og foreslås opretholdt uændret, med den konsekvens, at Eskimologisk Afdeling umiddelbart må holdes uden for KUBIS. Om det vil være hensigtsmæssigt med en konkret samarbejdsaftale mellem KUBIS og Polarbiblioteket, må bero på en konkret vurdering.

2 NIAS indgår de næste 5 år i Det samfundsvidenskabelige Fakultet som en meget selvstændig enhed med eget lejemål uden for campusplanens rammer, eget budget og egne lokaler til bibliotek. Den bestående serviceaftale mellem KB og NIAS revideres, bl.a. med henblik på nye serviceformer

3

http://eskimologi.ku.dk/Bibliotek/

HUM, SAMF og NAT. Det forventes, at studiecenteret i løbet af 2008 vil blive tillagt en mere selvstændig rolle; i den forbindelse vil den nuværende aftale mellem KUB og Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet blive revideret. Eventuelle biblioteksfunktioner ved andre organisatoriske enheder på Københavns Universitet end de under pkt. 2) nævnte kan efter konkret aftale indgå i samarbejdsorganisationen. F.s.v. angår ændringer i KUBIS' dækningsområde på det enkelte fakultet, aftales sådanne i de årlige aftaler mellem dekan og universitetsbibliotekar.

II: Formål Formålet med etableringen af KUBIS er dels at skabe en hensigtsmæssig organisatorisk ramme om den biblioteksmæssige udvikling, der skal foregå i de næste årtier, dels at sikre den optimale udnyttelse af de ressourcer, der samlet anvendes på biblioteks- og informationsservice til Københavns Universitet, både i forhold til Universitetets forskere, undervisere og studerende og i forhold til Københavns Universitets og Det Kongelige Biblioteks generelle samfundsmæssige forpligtelser. Med hensyn til den biblioteksmæssige udvikling ønsker Københavns Universitet og Det Kongelige Bibliotek/Københavns Universitetsbibliotek i fællesskab at fokusere på

• elektroniske videnressourcer og avancerede systemer til søgning og levering af

videnressourcer; • vejlednings- og betjeningsfunktioner på brugernes betingelser, indlejrede i de

fysiske og elektroniske miljøer, hvor brugerne bevæger sig; • dynamisk udvikling af bibliotekerne som studie- og læringsmiljøer og

videncentre i samklang med universitetets samlede satsning på dette område; • effektiv udnyttelse af biblioteksressourcer gennem højt koordineret

materialevalg (bøger, tidsskrifter m.v.) og materialeforvaltning; samt • konsolidering og maksimal IT-basering af back-office processer, herunder på

nationalt plan, hvor det er hensigtsmæssigt (f.eks. licensforvaltning); • etablering af et fælles kompetenceudviklings- og karriererum for alle ansatte

ved de KB-ejede og de KU-ejede biblioteksenheder; • eventuelt, og efter særlig aftale, andre funktioner, der går ud over den

traditionelle afgrænsning af biblioteksvirksomhed, men som ligger i naturlig forlængelse af denne;3

• en administration af biblioteksområdet på KU, især m.h.t. personale- og økonomiforvaltning, der fremmer udviklingen af den fælles biblioteksorganisation og dennes forvaltningsmæssige gennemskuelighed.

Biblioteksbetjening baseret på trykte ressourcer varetages fortsat i det omfang, det er hensigtsmæssigt i relation til publiceringsstruktur og benyttelsesmønster i de pågældende faglige miljøer. Det må generelt forudses, at denne service over de kommende år vil blive reduceret i forhold til service baseret på elektroniske ressourcer. 3 Her kan nævnes f.eks. e-learning, produktion af (trykte/elektroniske) undervisningsmaterialer, forskningsregistrering, medvirken i meritgivende undervisning, forskningsformidling og andre former for formidling.

4

KUBIS-konstruktionen skal således konsekvent understøtte en forandrings- og innovationsproces på biblioteks- og informationsområdet, om end denne udvikling formentlig vil foregå i forskellig hastighed på de forskellige faglige områder.

III: Ejerskab KUBIS som samarbejdsorganisation ejes af de to parter i fællesskab. Af de biblioteksenheder, der indgår i KUBIS, ejes en del af Det Kongelige Bibliotek og den øvrige del af Københavns Universitet, jf. afsnit IV.

IV: Organisatorisk struktur KUBIS består af 8 fakultetsbiblioteker, Panumbiblioteket, et antal institutbiblioteker (ved Det Humanistiske Fakultet, Det Samfundsvidenskabelige Fakultet og Det Naturvidenskabelige Fakultet) samt et fællesområde, jfr. nedenstående, hvor ejerinstitutionen for de enkelte enheder er anført i parentes:

• Det Biovidenskabelige Fakultetsbibliotek (KU/LIFE) • Det Farmaceutiske Fakultetsbibliotek (KU/FARMA) • Det Humanistiske Fakultetsbibliotek (KB/KUB)

o Det Humanistiske Fakultets institutbiblioteker (KU/HUM), • Det Juridiske Fakultetsbibliotek (KU/JUR); • Det Naturvidenskabelige Fakultetsbibliotek (KB/KUB) (i samdrift med Det

Sundhedsvidenskabelige Fakultetsbibliotek); o Det Naturvidenskabelige Fakultets institutbiblioteker (KU/NAT);

• Det Samfundsvidenskabelige Fakultetsbibliotek (KB/KUB); o Det Samfundsvidenskabelige Fakultets institutbiblioteker (KU/SAMF);

• Det Sundhedsvidenskabelige Fakultetsbibliotek (KB/KUB) (i samdrift med det Naturvidenskabelige Fakultetsbibliotek);

o Panumbiblioteket (KU/SUND) • Det Teologiske Fakultetsbibliotek (KU/TEOL); • Fællesområde (KB/KUB)

o Ledelse og stab (KB/KUB) o KUBs afdeling i Diamanten (KB/KUB) o KUBs Procesafdeling (KB/KUB)

V: Ledelse

Universitetsbibliotekaren Rektor for Københavns Universitet og direktøren for Det Kongelige Bibliotek overdrager ledelsen af KUBIS til Det Kongelige Biblioteks vicedirektør og chef for Københavns Universitetsbibliotek (universitetsbibliotekaren). I forbindelse med overdragelsen ændres universitetsbibliotekarens ansættelsesforhold, således at han ansættes i en 25 %-stilling som universitetsbibliotekar ved Københavns Universitet med ansvar for den biblioteksfaglige ledelse af KU-bibliotekerne i KUBIS-samarbejdet, og hans ansættelse ved Det Kongelige Bibliotek reduceres tilsvarende. Ansættelsen sker under titlen universitetsbibliotekar og med direkte reference til rektor for Københavns Universitet.

5

Ansættelsen, som sker for hele aftaleperioden (1. januar 2008-31. december 2012), respekterer, at Direktøren for Det Kongelige Bibliotek besidder den fulde personaleledelse i forhold til universitetsbibliotekaren. Ansættelsen kan fra Universitetets side kun bringes til ophør i forbindelse med opsigelse af den Generelle Aftale i henhold til de derom aftalte regler (afsn. XIII nedenfor). Såfremt Michel Cotta-Schønberg måtte forlade sin ansættelse som universitetsbibliotekar og vicedirektør ved Det Kongelige Bibliotek før udløbet af aftaleperioden, opslår og besætter Det Kongelige Bibliotek stillingen som universitetsbibliotekar. Københavns Universitet inddrages i ansættelsesprocessen, og ansætter den nyansatte universitetsbibliotekar som universitetsbibliotekar ved Københavns Universitet med ¼ tjeneste . Universitetsbibliotekaren udøver sine overordnede ledelsesfunktioner under ansvar over for rektor (KU) og direktør (KB) samt på grundlag af nærværende Generelle Aftale om KUBIS For de KB-ejede biblioteksenheders vedkommende omfatter universitetsbibliotekarens ledelsesfunktion både den biblioteksfaglige og den personalemæssige ledelse. For de KU-ejede biblioteksenheders vedkommende omfatter universitetsbibliotekarens ledelsesfunktion den biblioteksfaglige ledelse samt ledelsen af medarbejdernes kompetenceudvikling. Den øvrige personalemæssige ledelse varetages for de KU-ejede bibliotekers vedkommende af dekanen med sædvanlig adgang til delegation, herunder til institutleder eller anden biblioteksansvarlig. Ved biblioteksfaglig ledelse forstås i denne sammenhæng ledelse af opbygning og forvaltning af såvel elektroniske som trykte samlinger af videnressourcer (bøger, tidsskrifter m.v.), biblioteks- og informationsmæssige servicefunktioner samt de direkte underliggende teknisk-praktiske og administrative funktioner. Ved øvrig personalemæssig ledelse forstås personaleadministration, herunder i relation til ansættelser, afskedigelser og orlov, aflønning, samt almindelige arbejdsvilkår på basis af gældende personalepolitik ved den pågældende enhed. I de tilfælde, hvor et bibliotek efter særlig aftale varetager opgaver for fakultet/institut, der ligger ud over almindelige biblioteksfunktioner4, varetages ledelsen heraf efter dekanens nærmere bestemmelse. Universitetsbibliotekaren forelægger de indgåede årlige fakultetsaftaler (afsn. VII nedenfor) for KU's rektor og KB's direktør. Universitetsbibliotekaren udarbejder

• med bistand fra de to institutioners økonomiske forvaltninger en fakultetsopdelt årsoversigt over ressourceforbruget i KUBIS;

4 Her kan nævnes f.eks. e-learning, produktion af (trykte/elektroniske) undervisningsmaterialer, forskningsregistrering, medvirken i meritgivende undervisning, forskningsformidling og andre former for formidling,

6

• på grundlag af det fra fakultetsbiblioteksudvalgene modtagne materiale (afsn. VI nedenfor) en årlig arbejdsplan og udviklingsplan (herunder innovations-, rationaliserings- og effektiviseringstiltag) for KUBIS samt en årsberetning.

Materialet forelægges KU's rektor og KB's direktør.

Fakultetsbibliotekarer eller andre biblioteksansvarlige I forhold til fakultetsbibliotekerne og institutbibliotekerne delegerer universitetsbibliotekaren sine ledelsesfunktioner videre til de pågældende fakultetsbibliotekarer (for de KU-ejede fakultetsbibliotekers vedkommende: fakultetsbibliotekarer eller anden biblioteksansvarlig fra det enkelte fakultet efter dekanens nærmere bestemmelse ). Fakultetsbibliotekarerne/de biblioteksansvarlige udøver deres biblioteksfaglige ledelsesfunktioner og ledelse af kompetenceudvikling under ansvar over for universitetsbibliotekaren. Deres øvrige personalemæssige ledelsesfunktioner udøver de under ansvar over for universitetsbibliotekaren (de KB-ejede fakultetsbiblioteker), henholdsvis den pågældende dekan (de KU-ejede fakultetsbiblioteker). De varetager deres ledelsesfunktion på grundlag af en aftale om biblioteks- og informationsbetjening af pågældende fakultet indgået mellem dekanen og universitetsbibliotekaren (jfr. nedenfor afsn. VII).

KUBIS’ ledelsesgruppe Ledelsesgruppen for KUBIS består af

• Universitetsbibliotekaren; • KUB's souschef; • fakultetsbibliotekarerne for de KB-ejede fakultetsbiblioteker (HUM,

NAT/SUND, SAMF); • for de KU-ejede fakultetsbibliotekers vedkommende (FARMA, JUR, LIFE,

TEO) fakultetsbibliotekarerne eller anden biblioteksansvarlig fra det enkelte fakultet efter dekanens nærmere bestemmelse.

Ledelsesgruppen drøfter alle væsentlige fælles KUBIS-spørgsmål, inden der træffes beslutning. Spørgsmål, der kun vedrører enkelte fakultetsbiblioteker hhv. institutbiblioteker, behandles kun i KUBIS-ledelsesgruppen, såfremt de har væsentlige principielle aspekter eller væsentlig praktisk betydning for andre fakultetsbiblioteker eller for KUBIS som helhed.

VI: Biblioteksudvalg Der nedsættes et Fakultetsbiblioteksudvalg pr. fakultet. Udvalgets sammensætning, herunder repræsentationen af fakultetets studerende, aftales i dekanens aftale med universitetsbibliotekaren. Fakultetsbiblioteksudvalget skal udtale sig om

• det årlige budget og regnskab for fakultetsbiblioteket og eventuelle institutbiblioteker,

• den årlige arbejdsplan og udviklingsplan (herunder innovations-, rationaliserings- og effektiviseringstiltag) for samme,

7

• den årlige beretning, der sammen med udvalgets udtalelse herom videresendes til dekanen og universitetsbibliotekaren.

Fakultetsbiblioteksudvalget kan efter behov nedsætte et brugerforum med repræsentation af fakultetsbiblioteksledelse, biblioteksansatte og bibliotekets/bibliotekernes brugere. Brugerforum skal løbende drøfte udviklingen af bibliotekets/bibliotekernes services.

VII: Aftaler KUBIS drives, udvikles og ledes på grundlag af følgende aftaler:

• nærværende Generelle Aftale om KUBIS indgået mellem Københavns Universitets rektor og Det Kongelige Biblioteks direktør;

• en generel og en årlig biblioteksaftale for hvert fakultet indgået imellem dekanen og Universitetsbibliotekaren.

Fakultetsaftalerne skal beskrive den service, som skal leveres af fakultetsbiblioteket til fakultetet, samt kvalitetsnormer for leveringen af de enkelte services. Ved de fakulteter, som også har institutbiblioteker, skal aftalen også omfatte institutbibliotekerne og beskrive arbejdsdelingen mellem fakultetsbibliotek og institutbibliotek. Endvidere skal det af aftalen fremgå, at fakultetsbibliotekaren/den biblioteksansvarlige under ansvar over for universitetsbibliotekaren udøver den fælles biblioteksfaglige ledelse af institutbibliotekerne ved fakultetet samt ledelsen af kompetenceudvikling for de institutbiblioteksansatte, medens den øvrige personalemæssige ledelse af de institutbiblioteksansatte varetages af pågældende institutleder eller en anden leder efter dekanens nærmere bestemmelse. I de tilfælde, hvor et fakultet eller institut har biblioteksfunktioner, der drives uden for fakultetsbiblioteket eller institutbibliotekerne, skal disse funktioner og deres samspil med KUBIS beskrives i fakultetsaftalen. I de tilfælde, hvor et fakultets- eller institutbibliotek varetager opgaver, der ikke henhører under universitetsbibliotekarens biblioteksfaglige ledelse, skal disse opgaver og deres samspil med de biblioteksfaglige opgaver beskrives i fakultetsaftalen. Fakultetsaftalerne forelægges for KU’s rektor og KB’s direktør.

VIII: Økonomi

De årlige fakultetsaftaler I universitetsbibliotekarens årlige aftale med de enkelte dekaner indgår en aftale, hvori KU’s og KB’s samlede direkte og indirekte ydelser (personale-, it- og lokaleressourcer, driftsmidler) til biblioteks- og informationsservicen på det pågældende fakultet er opgjort. Der fastlægges for denne opgørelse en for alle fakulteter fælles skabelon, som forholder sig hensigtsmæssigt til hhv. KU’s og KB’s økonomiske systemer.

8

Aftalen præciserer, hvilke midler fra fakulteternes budget der er omfattet af aftalen i det enkelte år, herunder hvilke midler der står til universitetsbibliotekarens disposition. Det forudsættes, at der til kompetenceudvikling og tværgående udviklingsprojekter afsættes midler, der disponeres af universitetsbibliotekaren. Efter indstilling fra universitetsbibliotekaren tilkendegiver KU's og KB's ledelse, hvilken størrelsesorden det til tværgående udviklingsprojekter afsatte beløb skal have, og hvorledes det skal fordeles mellem de to parter; tilkendegivelsen fra KU's ledelse indeholder tillige retningslinjer for, hvorledes KU's bidrag til tværgående udviklingsprojekter fordeles mellem de 8 fakulteter.

IX Personaleforhold

Personalepolitik og personaleregler. Det biblioteksansatte personale på hhv. KUB og KU er underlagt ansættelsesinstitutionens personalepolitik og personaleregler. De eksisterende TR- og SU-strukturer opretholdes. Det forudsættes, at det inden for de gældende personalepolitikker og personaleregler vil være muligt at gennemføre korterevarende jobbytte, udførelse af vagtarbejde og deltagelse i tværgående arbejdsgrupper og projektarbejde samt løsning af tværgående opgaver. F.s.v. angår bibliotekspersonale, der ansættes efter 1/1 2008 forudsættes det, at KU indfører en rokeringsordning, og at KB justerer sin gældende rokeringsordning, jfr. nedenfor. Der kan i KUBIS nedsættes en personalekoordinationsgruppe med en HR-medarbejder fra KU, en HR-medarbejder fra KB og en TR fra KU og en TR fra KB. Gruppen har til opgave at drøfte de emner vedrørende personalepolitik og personaleforvaltning på tværs af de to ansættelsesområder, som måtte opstå under samarbejdet. Under et særligt KUBIS-personaleafsnit på Intranettet vil KU fremvise

• den side, der er udarbejdet med de sammenlagte institutioners (KU, KVL, DFU) personalepolitikker, indtil den nye fælles politik træder i kraft;

• en side med alle lokale personaleregler.

Kompetenceudvikling Universitetsbibliotekarens ledelse af biblioteksmedarbejdernes kompetenceudvikling foregår inden for rammerne af en strategi, der forudsættes formuleret af et i KUBIS’ regi nedsat Kompetencepolitisk Udvalg med to ledelsesrepræsentanter, hvoraf den ene er universitetsbibliotekaren og den anden er KU-ansat fakultetsbibliotekar/biblioteksansvarlig, og to medarbejderrepræsentanter, en fra KU og en fra KB. Universitetsbibliotekaren er formand for udvalget. Strategien behandles i KUBIS' ledelsesgruppe og forelægges de relevante samarbejdsudvalg på KU og KB til godkendelse.

9

Rokeringsordning Der indføres for de ansatte på KU's biblioteker en rokeringsordning, der er obligatorisk for medarbejdere, der fastansættes efter 1/1 2008, og frivillig for medarbejdere, der er ansat før 1/1 2008. Rokeringsordningen er beskrevet i den som Bilag 3 vedlagte Rapport fra KUBIS personalegruppen okt. 2007, bilag 3. Det bemærkes f.s.v. angår stillinger under HK-overenskomsten, at Universitetet vil respektere de forudsætninger, der er anført i organisationsaftalen for kontorfunktionærer m.h.t. mobilitet. KB's gældende rokeringsordning vil blive justeret, således at rokeringsområdet for nyansatte medarbejdere vil omfatte både KB og KU's biblioteker.

Medarbejderudviklingssamtaler For biblioteksmedarbejdere med delt ledelse gennemføres den årlige medarbejderudviklingssamtale i form af to samtaler: en med den biblioteksfaglige leder og en med den leder, der har ansvaret for de øvrige tjenesteforhold, for at sikre medarbejderen helhed i arbejdsforholdet.

Lønforhandlinger KU-ledelsens forhandling af løn for KU-ansatte biblioteksmedarbejdere både ved ansættelse og under ansættelsen sker med inddragelse af pågældende fakultetsbibliotekar/biblioteksansvarlige. Det skal sikres, at medarbejdere, der indgår/har indgået i rokerings-/udlåns-/udstationeringsordninger, ikke derved stilles ringere i forhold til individuelle lønforbedringer end andre medarbejdere.

Nyansættelse Personale, der ansættes under KUBIS i løbet af den 5-årige periode, ansættes (medmindre der i det enkelte tilfælde træffes anden aftale)

• f.s.v. angår de KU-ejede institutbiblioteker på HUM, NAT og SAMF i institutleders regi med KU som ansættende myndighed. Lederen af KUBIS (eller en af ham udpeget stedfortræder) kan deltage i ansættelsesprocessen;

• f.s.v. angår de KU-ejede fakultetsbiblioteker (FARMA, JUR, LIFE og TEO) samt Panumbiblioteket (SUND) i dekanens regi med KU som ansættende myndighed. Lederen af KUBIS (eller en af ham udpeget stedfortræder) kan deltage i ansættelsesprocessen;

• f.s.v. angår de KB-ejede fakultetsbiblioteker (HUM, SAMF, NAT og SUND) i KBs regi med KB som ansættende myndighed. Dekanen (eller en af denne udpeget stedfortræder) kan deltage i ansættelsesprocessen.

Jobmobiliteten på tværs af ejerstrukturen skal fremmes ved, at ledige stillinger normalt først opslås internt i hele biblioteksorganisationen. I disse tilfælde afløses ansættelsesforholdet ved den ene institution (KU hhv. KB) af et ansættelsesforhold ved den anden.

10

X: IT og web IT-udviklingen i KUBIS foregår efter de retningslinier, der er beskrevet i den som Bilag 4 vedlagte Rapport fra KUBIS IT-Arbejdsgruppen, okt. 2007, idet opmærksomheden særligt henledes på nedenstående punkter: KUBIS ibrugtager PRIMO som den primære gateway til alle digitale ressourcer, som biblioteket stiller til rådighed for sine brugere. KUBIS etablerer m. henblik på udlånsfunktionen et samlet entydigt set-up for hele KUBIS. KUBIS kortlægger systematisk IT-applikationer, der bliver overflødige i forbindelse med etableringen af KUBIS, og bistår fra centralt hold med juridiske og praktiske foranstaltninger, der skal bringe disse engagementer til ophør. For så vidt angår administrativ IT og publikums-IT, bliver KUBIS fremover supporteret og serviceret af de samme lokale supportenheder på fakulteter, institutter og KB-servicecentre, som yder servicen i dag. Der afsættes løbende lokale midler til formålet, og der etableres minimumsstandarder vedr. hard- og software for administrativ IT og publikums-IT. Der etableres et kommunikationsforum for KUBIS og et KUBIS-web.

XI. Service KUBIS skal yde følgende biblioteks- og informationsservices over for KU:

• hurtig og effektiv levering og tilrådighedsstillelse af videnressourcer, såvel elektroniske som trykte. Anskaffelsespolitikken vedrørende disse videnressourcer skal tage sigte på optimal opfyldelse af KU’s informationsbehov og den bedst mulige udnyttelse af ressourcerne;

• adgang til avancerede søgeredskaber til de af KUBIS anskaffede videnressourcer;

• studiemiljøer omfattende enkeltarbejdspladser og så vidt muligt også gruppearbejdspladser, gerne med tilknyttede læringscenterfunktioner og cafemiljø;

• nem adgang til kvalificeret vejledning og information via alle medier (direkte fremmøde, telefonisk, postal, elektronisk);

• undervisning i litteratur- og informationssøgning (informationskompetence); • andre funktioner efter nærmere aftale med universitetet eller fakultetet.

Alle trykte bøger og tidsskrifter, som anskaffes af KB-ejede biblioteksenheder, skal være offentligt tilgængelige, uanset hvor de er opstillet. Alle trykte bøger og tidsskrifter, som anskaffes af KU-ejede biblioteksenheder, stilles til rådighed for brugerne på vilkår fastsat i de enkelte fakultetsaftaler. Det bør tilstræbes, at alle universitetsbrugere har den nemmest mulige adgang til de videnressourcer, som er anskaffet af disse biblioteker, herunder institutbibliotekerne.

11

Elektroniske videnressourcer er overvejende tilgængelige for universitetet eller enkelte fakulteter i henhold til aftaler med licensgiverne. Endelig skal KUBIS udvikle en løbende statistik, der gør den samlede service og hele ressourceforbruget transparent for Universitetet og for Det Kongelige Bibliotek.

XII. Varighed, evaluering og evt. fortsættelse

Som angivet i præamblen træder nærværende aftale i kraft den 1. januar 2008 og ophører den 31. december 2012. Aftalen bekræftes med parternes underskrift. Der foretages primo 2011 en midtvejsevaluering af KUBIS' aktiviteter. Evalueringens form og omfang aftales mellem rektor for Københavns Universitet og direktøren for Det Kongelige Bibliotek. Rektor for Københavns Universitet og direktøren for Det Kongelige Bibliotek igangsætter 1. april 2012 en ekstern evaluering af aftalens gennemførelse ved et internationalt evalueringspanel. Evalueringen skal være afsluttet inden 1. juli 2012. På grundlag af evalueringerne træffer rektor for Københavns Universitet og direktøren for Det Kongelige Bibliotek i fællesskab beslutning om, hvorvidt aftalen (evt. med visse ændringer) skal fortsætte efter 1. januar 2013. Såfremt beslutning om fortsættelse ikke er truffet senest 1. oktober 2012, betragtes aftalen som udløbende pr. 31. december 2012, og de nødvendige initiativer til afvikling pr. denne dato igangsættes.. Ved udløb af aftalen stilles parterne, som de var ved aftalens indgåelse plus eventuel tilvækst.

XIII. Tvister Enhver tvist mellem parterne, der måtte udspringe af denne aftale, herunder fortolkningen og anvendelsen heraf, skal hurtigst muligt søges løst mellem parternes øverste daglige ledelse (rektor for Københavns universitet og direktøren for Det Kongelige Bibliotek) ved behørig forhandling. Lykkes det ikke parterne at forlige tvisten ved behørig forhandling, kan parterne eventuelt beslutte at søge bistand hos en opmand, f.eks. Kammeradvokaten, til løsning af tvisten. Bidrager forhandlingen og eventuel bistand fra en opmand ikke til løsning af tvisten, kan enhver af parterne opsige aftalen med seks måneders varsel til udgangen af et kalenderår. Ved aftalens opsigelse opsiges universitetsbibliotekaren automatisk af Københavns Universitet med et tilsvarende varsel. Ved opsigelse af aftalen stilles parterne, som de var ved aftalens indgåelse plus eventuel tilvækst. Opsigelse af aftalen efter nærværende punkt giver ingen af parterne adgang til erstatning.

12

13

København den 21. december 2007 Ralf Hemmingsen Erland Kolding Nielsen Rektor for Københavns Universitet Direktør for

Det Kongelige Bibliotek

Generel aftale om samarbejde mellem Københavns Universitet og Det Kongelige Bibliotek om Københavns Universitets Biblioteks- og Informationsservice

B I L A G 1

S A G S N O T A T

Vedr.: Bibliotekerne under Statens Naturhistoriske Museum.

Sagsbehandler: Thorkil Damsgaard Olsen

Statens Naturhistoriske Museum (SNM) blev oprettet 1. januar 2004 ved fusion af fire institutter: Botanisk Have, Botanisk Museum og Centralbibliotek, Geologisk Museum og Zoologisk Museum. SNM er nu et institut under Københavns Universitet.

Som hovedmuseum1 inden for det naturhistoriske område har museet særlige forpligtelser. Biblioteker Under Statens Naturhistoriske Museum drives flg. biblioteker: Botanisk Centralbibliotek, Zoologisk Bibliotek og Geologisk Bibliotek. De tre biblioteker opfylder flere forskellige formål:

- en museums-/arkivfunktion, som opbevaringssted for arkivalier, originaltegninger, kort og gamle, værdifulde bøger og billedværker inden for fagområdet;

- informations- og dokumentationsgrundlag for de museale aktiviteter (indsamling, konservering, udstilling, hovedmuseumsfunktion); i kraft af deres alder og deres store og unikke samlinger, også af utrykt materiale, spiller museumsbibliotekerne en vigtig rolle i den museale formidlingsvirksomhed;

- en institutbiblioteksfunktion, som biblioteks- og informationsservice for Universitetets forskning og uddannelse inden for botanik, zoologi, geologi;

- Geologisk Bibliotek fungerer som biblioteks- og informationsservice for De Nationale Geologiske Undersøgelser for Danmark og Grønland (GEUS, en forskningsorganisation under Miljøministeriet); Geologisk Bibliotek har indgået aftale om bibliotekssamarbejde med GEUS, der finansierer ca 80 % af driftsudgifterne og aflønner to af bibliotekets tre ansatte.

- Botanisk Centralbibliotek og Zoologisk Bibliotek har siden 1930rne formelt haft status som hovedfagbibliotek for botanik, hhv. systematisk zoologi, systematisk taxonomi, faunistik og zoogeografi. Denne funktion er i dag reelt under afvikling.

Geografisk er bibliotekerne fortsat placeret på tre forskellige lokationer: Sølvgade 83 (Botanisk Museum), Øster Voldgade 10 (Geologisk Bibliotek), Universitetsparken 15 (Zoologisk Museum). Som led i opfyldelsen af Campusplanens fortætningskrav er det aftalt, at Geografisk Bibliotek (et institutbibliotek under Institut for Geografi og Geologi) fysisk overflyttes til Geologisk Biblioteks lokaler. En væsentlig del af Geografisk Biblioteks samlinger tilhører Det Kgl. Danske Geografiske Selskab. Der er ikke taget stilling til de evt. organisatoriske konsekvenser af denne flytning. Organisationsudvikling Museet befinder sig for øjeblikket i den allerførste fase af gennemgribende reorganisering. Arbejdet med udarbejdelsen af en ny helhedsplan for det fusionerede museums samlede virke og organisation, herunder for indplaceringen af biblioteks- og informationsbetjeningen i det samlede museumsarbejde, er igangsat; den under alle omstændigheder komplicerede integrationsproces gøres for Statens Naturvidenskabelige Museums vedkommende særlig kompliceret af flg. forhold:

- eksistensen af en række eksterne interessenter med legitime interesser i museets varetagelse af sine hovedmuseumsopgaver, og dermed også i dets drift og organisation;

- den manglende afklaring m.h.t. Museets fremtidige bygnings- og lokaleforhold.

F.s.v. angår biblioteks- og informationsbetjeningen kan yderligere anføres flg.: - den manglende afklaring af de organisatoriske

konsekvenser af den fysiske flytning af Geografisk Bibliotek til Geologisk Biblioteks lokaler;

- den endnu ikke tilvejebragte afklaring af, hvorledes de p t varetagne biblioteksfunktioner bringes i samspil med de museale aktiviteter og prioriteres indbyrdes.

KUBIS

I forbindelse med integrationsprocessen kan der forudses en overgangssituation, hvor ledelsesforhold, instruktionsbeføjelser og kommandoveje vil være under forandring, og hvor traditionelle skel mellem biblioteksfaglige, museumsfaglige og andre opgaver vil være under opbrydning. I den situation anbefaler vi, at de tre biblioteker under Statens Naturvidenskabelige Museum og Geografisk Bibliotek ikke inddrages i KUBIS-samarbejdet, før organisationsudviklingen i Museet har nået et punkt, hvor det giver mening at indgå aftale om at overdrage ledelsen af Museets og Geografisk Instituts biblioteksfaglige aktiviteter til KUBIS. Indtil denne fase er nået ønsker vi at det eksisterende infrastrukturelle samarbejde mellem de nævnte biblioteker og Københavns Universitetsbibliotek opretholdes og intensiveresIndtil da må d.et infrastrukturelle samarbejde mellem de nævnte 4 biblioteker og Københavns Universitetsbibliotek foregå under separate aftaler, der i forhold til de eksisterende må justeres under hensyntagen bl.a. til de ændrede fysiske rammer for institutbibliotekerne.

Morten Meldgaard Lars Stemmerik Thorkil Damsgaard Olsen

Generel aftale om samarbejde mellem Københavns Universitet og Det Kongelige Bibliotek om Københavns Universitets Biblioteks- og Informationsservice BILAG 2 Generel aftale mellem IT-Universitetet, Datalogisk Institut og Københavns Universitetsbibliotek /Det Kongelige Bibliotek om bibliotekssamarbejde (IT-biblioteket) / 3. maj 2007

1. Formelle forhold IT-biblioteket ejes af Københavns Universitetsbibliotek (KUB)/Det Kongelige Bibliotek og drives som en filial af Københavns Universitetsbibliotek Syd. Driften varetages på grundlag af en generel aftale mellem ITU, DIKU og KUB/KB og en årlig Service- og finansieringsaftale. IT-biblioteket har forskere og studerende ved ITU og DIKU som primær brugergruppe. Det kan også benyttes direkte af andre forskere og studerende ved KU, og de trykte bøger og tidsskrifter kan i et nærmere fastsat omfang udlånes til andre interesserede via KUB Syd.

2. E-ressourcer ITU har i dag en portefølje af e-ressourcer, som er tilgængelige via DTV’s DADS-system. Den er tilgængelig for ITUs egne lærere og studerende via fjernadgang samt fra universitetets arbejdspladser. KUB har i dag en meget stor portefølje af e-ressourcer, der er tilgængelig via fjernadgang samt fra universitetet for alle KUs lærere og studerende og for alle interesserede som walk-in-usere, d.v.s fra pc’er opstillet i KUBs domiciler og betjeningssteder. Denne portefølje af ressourcer ventes p.t. gjort tilgængelig via DADS i løbet af 2007. DIKU har i dag adgang til KUBs portefølje af e-ressourcer samt til sin egen portefølje af e-ressourcer.

Samarbejdet mellem parterne tager form af koordinering af hvilke e-ressourcer de abonnerer på hver for sig, herunder hvilke ressourcer, der ønskes direkte online adgang til fra arbejdspladser på universiteter og fra hjemmet (fjernadgang), og hvilke det er nok at der efter behov kan fremskaffes artikler fra via eller i IT-biblioteket hhv. KUB Syd. Såfremt der seneres etableres et regionalt licenssamarbejde, drøftes parternes deltagelse heri.

3. Trykte og andre materialer Der stiles efter at udvikle en samling af bestående af ca. 12.000 fysiske bind. Når dette antal er nået, vil der ske årlig udskillelse af fysiske enheder (ved magasinering eller kassation) svarende til det årlige indtag af nye enheder. Der etableres et budget for trykte bøger og tidsskrifter, underopdelt i tidsskrifter og bøger, samt for andre materialer som computerspil (til ludotek). De deltagende parter meddeler hvert andet år, hvor mange midler de ønsker at overføre til dette budget i de næste to år, og hvordan de ønskes fordelt på de enkelte materialekategorier. Det forudsættes, at den indledende procentvise fordeling af bidragene fra de deltagende parter holdes stabil. I udgangspunktet vil KUB bidrage til materialebudgettet med 200.000 kr i hvert af de første to år. DIKU deltager ikke i materialeanskaffelser i den første tilslutningsfase. Der nedsættes et anskaffelsesudvalg bestående af repræsentanter for ITU og - i den anden tilslutningsfase – for DIKU. Udvalget har ansvaret for hvilke trykte bøger og tidsskrifter og andre materialer, IT-biblioteket skal anskaffe. Anskaffelsesudvalget kan frit aftale retningslinier for decentral, direkte afgivelse af forslag til anskaffelser. For så vidt angår trykte tidsskrifter, administreres abonnementerne af KUB og tidsskrifterne cirkuleres fra og opstilles i IT-biblioteket. Det forudsættes, at der kun skal abonneres på få trykte tidsskrifter. For så vidt angår trykte bøger, administreres indkøbene af KUB. Bøgerne opstilles i IT-biblioteket og udlånes derfra. Alle interesserede kan låne bøgerne

bortset fra dem, som i et rimeligt omfang og for en afgrænset periode skønnes klausuleret til brug for ITUs (og senere) DIKUs medarbejdere alene. Såfremt der er interesse derfor opstilles IT-manualer o.l. i en præsenssamling, der kun kan benyttes på stedet. De trykte tidsskrifter og bøger ejes af KUB. I tilfælde af senere ophævelse af bibliotekssamarbejdet fordeles samlingen dog i mindelighed mellem parterne og på basis af deres relative bidrag til materialebudgettet. Når IT-bibliotekets hyldekapacitet er opfyldt, etableres der en magasineringsordning, hvorefter de trykte bøger og tidsskrifter, som ikke kasseres, overgår til KUBs magasiner og siden hen ekspederes til udlån derfra. Denne magasineringsordning bekostes af KUB og er udgiftsfri for ITU og DIKU. Den trykte litteratur gøres søgbar og bestilbar via KUBs online katalog. KUB varetager katalogisering og fysisk færdiggørelse. Bøger anskaffet direkte af ITUs forskere og lærere til særlige formål og for særligt allokerede midler, indgår i IT-biblioteket, når de pågældende ikke længere har brug for dem. Som initialsamling kan ITU/DIKU udvælge de trykte IT-bøger og –tidsskrifter, som KUB Nord p.t. ejer til overførelse til IT-biblioteket. Omkostninger hertil afholdes af hhv. KUB og ITU/DIKU efter nærmere aftale herom. Bøgerne i samlingen opstilles efter numerus currens.

4. Services IT-biblioteket varetager følgende services:

• elektronisk tilgængeliggørelse af digitale ressourcer • udlån af trykte bøger og tidsskrifter og andre materialer • fremskaffelse af litteratur fra KUB/KB og indlån fra eksterne

biblioteker • vejledning i informationssøgning • undervisning i informationssøgning (informationskompetence)

Hertil kan efter ITUs og DIKUs ønske komme:

• deltagelse i eventuel forskningsregistrering for ITU og DIKU efter PURE-systemet

• bistand til udvikling af e-kompendier eller anden form for tilrådighedsstillelse af e-ressourcer til undervisningen

I tilslutning til IT-biblioteket har ITU en læsesal, til hvilken der er direkte adgang fra biblioteket i hele åbningstiden, og som kan benyttes af de studerende uden for bibliotekets åbningstid. I åbningstiden kan de studerende imod kvittering medtage klausulerede materialer fra biblioteket til læsesalen. Klausulerede materialer er sådanne, der ikke er beregnet til hjemlån. Den elektroniske tilgængeliggørelse af digitale ressourcer forudsættes at ske via DADS. Indlånet af litteratur administreres for de enkle indlåns vedkommende (DK, Subito) direkte fra IT-biblioteket, og i tilfælde af komplicerede indlån af KUB. Vejledning i informationssøgning gives direkte i IT-biblioteket. Undervisning i informationssøgning gives via KUBs undervisningsprogram for de studerende fra faciliteter i ITU og på basis af IT-bibliotekets samlinger og faciliteter. De normale åbningstider vil være 9-17 mandag til fredag. Almindelig biblioteksbetjening uden for denne åbningstid gives ved KUB Syd. Såfremt DIKU ønsker at give sine ansatte adgang til biblioteket uden for åbningstiden samt levering af bøger og tidsskrifter via intern post, indgås der særskilt aftale herom. KUB Syd fungerer som transportknudepunkt for KBs kørselsordning med videreforbindelse til den nationale kørselsordning. Bøgerne håndtransporteres mellem KUB Syd og IT-biblioteket af bibliotekspersonalet. Denne ordning forudsætter, at der ikke er tale om flere bøger end at de kan transporteres med lethed af en enkelt person. Hvis der bliver tale om flere bøger, drøfter parterne en anden ordning.

5. Indretning

IT-biblioteket indrettes i det lokale på ITU, der oprindelig blev afsat til dette formål, og efter den oprindelige indretnings- og møbleringsplan. Det indrettes med et reolafsnit til de trykte samlinger, ca. 288 hyldemeter. Hertil kommer 4 borde med søgeterminaler til onlinekatalog m.v. samt printer. Endelig skal der være to passende arbejdspladser for en informationsspecialist/bibliotekar og en studentermedhjælper. Arbejdspladserne skal være udstyret med pc og håndskannere. I ovennævnte læsesal forefindes ca. 100 enkeltstudiepladser. Endelig skal der være et miniloungemiljø, der egner sig til læsning af nye tidsskrifter og mødested for par eller grupper, der benytter biblioteket i fællesskab. Miljøet består af 6 borde og alt 18 lænestole. Indretningen og driften af bibliotekslokalet forestås og bekostes af ITU.

6. Ledelse og bemanding Der nedsættes en styregruppe for IT-biblioteket bestående af ITUs rektor, DIKUs institutleder og universitetsbibliotekaren ved KUB. Styregruppen træffer alle overordnede beslutninger vedrørende IT-biblioteket og indgår årligt en Service- og finansieringsaftale. Beslutninger om anskaffelse af bøger og tidsskrifter træffes af et akademisk udvalg, jf. ovenfor. Som filial af KUB Syd ledes IT-biblioteket af fakultetsbibliotekaren ved KUB Syd. Denne ledelsesfunktion bekostes af KUB. Biblioteket bemandes derudover heltids med en informationsspecialist fra KUB Syd. Der satses på, at to eller tre informationsspecialister varetager opgaven i fællesskab, således at der altid er en informationsspecialist til stede i biblioteket. En af de tilknyttede informationsspecialister har det daglige ansvar for IT-biblioteket.

Hertil kommer studentermedhjælp i et omfang, der skal dække informationsspecialistens fravær (ferier, kurser, møder, pauser). Det er en forudsætning for ovenstående bemandingsforslag, at administration og procesfunktioner vedr. nye bøger og tidsskrifter varetages af informationsspecialisten knyttet til IT-biblioteket, skønsvist anslået til 25% af arbejdstiden; at katalogfunktion og udlånsfunktion er automatiseret og baseret på KBs Aleph-system, og at e-tidsskriftlicenser administreres af KUB. Hensigten hermed er at opnå stordriftsfordele, og at de administrative omkostninger forbundet med centraliseret procesfunktion skal være mærkbart billigere end ved decentraliseret funktion.

7. Iværksættelse, varighed og ophør Ordningen iværksættes pr. 1.9. eller 1.10. efter ITUs nærmere bestemmelse. Ordningen varer i 5 år. Den evalueres og justeres årligt undervejs, og i god tid inden udløb træffes der beslutning om dens eventuelle permanentgørelse. Endvidere kan ordningen senest den 1. september i ethvert år af enhver af parterne opsiges med virkning fra det følgende årsskifte. I tilfælde af at ordningen ikke videreføres efter de 5 år eller at den ophører undervejs, jf. ovenfor, fordeles de trykte samlinger mellem parterne i mindelighed og på grundlag af forholdet mellem deres bidrag til de årlige anskaffelsesbudgetter. ITU og DIKU vil i så have fald førsteret til udtagelse af bind fra samlingerne bortset fra de bind, som i initialfasen blev udtaget fra KUB Nord..

For IT-universitetet (ITU) / rektor Mads Tofte ………………………………………………...

For Datalogisk Institut (DIKU) / institutleder Jørgen P. Bansler …………………………………………………………………

For Det Kongelige Bibliotek / Københavns Universitetsbibliotek Direktør Erland Kolding Nielsen ………………………………………………………………………. Vicedirektør, universitetsbibliotekar Michael Cotta-Schønberg ………………………………………………………………………

Service- og finansieringsaftale vedrørende IT-Biblioteket for 2007 og 2008 / 3. maj 2007 Mellem ITU og DIKU er det aftalt, at de to parters samlede bidrag til IT-bibliotekets driftsomkostninger i en initialfase dækkende perioden 2007-2011 fordeles med 90% til ITU og 10% til DIKU. Denne fordeling genforhandles i forbindelse med DIKUs hovedudflytning til Søndre Campus i 2012. For årene 2007-2008 fastsætter parterne følgende vedrørende IT-biblioteket:

A. Service Der anskaffes i 2007-8 nye trykte bøger og trykte tidsskrifter samt andre materialer, herunder computerspil, i et omfang svarende til de aftalte materialebudgetter. Normaltiden fra beslutning om anskaffelse til tilgængeliggørelse for låner sættes til 5 uger (udenlandsk litteratur) og 2 uger (dansk litteratur) med mulighed for ekspreshåndtering i særlige tilfælde. Parternes e-licenser justeres efter konkret aftale herom. De gøres tilgængelige via DADS. Biblioteket holdes åbent mandag til fredag kl. 9-17. Udover denne åbningstid har de studerende adgang til biblioteksbetjening ved KUB Syd. Forskere, lærere og studerende har adgang til lån af bøger fra biblioteket i hele åbningstiden. Efter lånerbehov fremskaffer IT-biblioteket bøger fra KUB og al ønsket litteratur fra andre biblioteker m.v. Normaltiden for indlån af tidsskrifter sættes til 1 uge og for bøger til 3 uger. I hele bibliotekets åbningstid kan forskere, lærere og studerende få vejledning i informationssøgning i biblioteket. Der afholdes efter nærmere konkret aftale herom kurser i informationssøgning for studerende i IT og DIKUs undervisningslokaler, samt et antal minikurser i

selve biblioteket. Parterne vil bestræbe sig på, at alle studerende deltager i et introduktionsforløb til informationssøgning i begyndelsen af studiet. I øvrigt anvendes de Kvalitetsmål for Biblioteksservice, som måtte blive fastsat for KUB som helhed efter forhandling i Københavns Universitets biblioteksudvalg (KUBU).

B. Finansiering 2007 * = KUB; ** = ITU/DIKU. Det er forudsat at biblioteket åbner 1. september 2007. I tilfælde at åbningen udskydes til 1. oktober 2007, træffes der aftale om forholdsvis reduktion af lønbudgettet.

1. Direkte omkostninger De direkte omkostninger afholdes af KUB/KB med tilskud (i form af årlig samlet overførsel) fra ITU/DIKU efter nedenstående model: Lønninger: - ledelse (1 uge): 10.000 * - informationsspecialist: 140.000 ** - studentermedhjælp: 20.000 ** - i alt: 170.000 Trykte bøger og tidsskrifter samt computerspil m.v. - KUB: 65.000 * - ITU: 100.000 ** I alt 165.000 Overhead ** (administration/økonomi) 20.000 Systemadministration (Aleph/KB) ** 20.000

Reserve (studentermedhjælp) ** 10.000 I alt 385.000 Heraf

- DIKU 31.000 - ITU 279.000

- KUB 75000

2. Indirekte omkostninger

Lokaledrift- og PC-drift (ITU) Magasinering af ukurant litteratur: KUB (KB) Administration af e-licenser: KUB Kørselsordning samt transport af bøger mellem KUB Syd og IT-biblioteket: KUB

3. E-ressourcer

Parterne fastsætter selv, hvor meget de vil anvende.

C. Budget 2008

1. Direkte omkostninger

De direkte omkostninger afholdes af KUB/KB med tilskud (i form af årlig samlet overførsel) fra ITU/DIKU efter nedenstående model: Lønninger: - ledelse (1 måned): 30.000 * - informationsspecialist: 420.000 ** - studentermedhjælp: 50.000 ** - i alt: 500.000 Trykte bøger og tidsskrifter samt computerspil m.v. */** - KUB: 200.000 * - ITU : 300.000 ** - I alt 500.000 Overhead ** (administration/økonomi) 50.000 Systemadministration (Aleph/KB) ** 50.000 Reserve (studentermedhjælp) ** 40.000 I alt 1.140.000

Heraf

- DIKU 91.000 - ITU 819.000

- KUB 230.000

Efter 2008 vurderes det, om den afsatte personaleressource er tilstrækkelig i forhold til åbningstiden (eller for stor) og om personalebudgettet eller åbningstiden skal justeres derefter.

4. Indirekte omkostninger

Lokale- og PC-drift: ITU Magasinering af ukurant litteratur: KUB (KB) Administration af e-licenser: KUB Kørselsordning samt transport af bøger mellem KUB Syd og IT-biblioteket: KUB

5. E-ressourcer

Parterne fastsætter selv, hvor meget de vil anvende.

D. Etableringsbudget 2007

a. Direkte omkostninger

Planlægning m.v. (2 mandemåneder) ** 70.000 Overførsel af bøger fra KUB Nord * gruppe 1 * 20.000 * gruppe 2 ** xx.xxx Anskaffelse af supplerende initialsamling * arbejdskraft (1 md.) ** 35.000 * bøger (c. 300) ** 100.000 I alt 225.000 + xxx.xxx De 225.000 kr fordeles således: * KUB 20.000 * ITU 205.000 Udgiften til overførsel af bøger fra KUB Nord gruppe 1 dækkes af KB. Den beregnes som et antal procesminutter pr bog gange personaleomkostning. KUB meddeler ITU den anvendte formel. Såfremt ITU ønsker flere bøger (gruppe 2) overført end der kan finansieres for 20.000 kr. (gruppe 1), dækker de udgiften hertil efter samme formel.

b. Indirekte omkostninger Udvælgelse af bøger fra KUB Nord ved ITU-medarbejdere Indretning og møblering af bibliotek efter de oprindelige planer (ITU)

Opsætning m.v. af pc’er, printere og håndskannere (ITU)

For IT-universitetet (ITU) / rektor Mads Tofte ………………………………………………...

For Datalogisk Institut (DIKU) / institutleder Jørgen P. Bansler …………………………………………………………………

For Det Kongelige Bibliotek / Københavns Universitetsbibliotek Direktør Erland Kolding Nielsen ………………………………………………………………………. Vicedirektør, universitetsbibliotekar Michael Cotta-Schønberg ………………………………………………………………………


BILAG 3

Rapport fra KUBIS personalegruppen

KUBIS personalegruppen blev nedsat den 25. juni 2007 af Københavns Universitet og Det Kongelige Bibliotek. Gruppens medlemmer er oplyst i Bilag 1. Gruppens opgaver, der er stillet af Københavns Universitets kommitterede i biblioteksspørgsmål, er følgende:

• I nødvendigt omfang at udarbejde forslag til fælles personalepolitik for KU-BIS-samarbejdet, jfr. den kommitteredes oplæg af 15. 4. 2007, s. 8 f.;

• Udarbejde retningslinier for dispositioner vedr. personale, ansat ved KUBIS i forsøgsperioden, såfremt samarbejdet ophører efter 2012, jfr. den kom-mitteredes oplæg af 15.4. 2007 s. 9;

• Udarbejde en præciserende stillingsbeskrivelse for de (meget få) KU-an-satte, der både forretter tjeneste ved et institutbibliotek og ved andre funktioner inden for instituttets område, jfr. den kommitteredes oplæg af 15. 4. 2007, s. 8;

• oplæg om kompetenceudvikling for KUBIS-samarbejdet, jfr. den kommitteredes oplæg af 15. 4. 2007, s. 6, jfr. MCS notat af 13.10.2006 (Bilag 2) afsn. 5.

Gruppen har set det som sin opgave at give en samlet beskrivelse og konkretisere de cen-trale emner vedrørende personalepolitik, personaleregler, personaleledelse og personalead-ministration, som gør sig gældende for de medarbejdere, som kommer til at virke inde for rammerne af det kommende KUBIS-samarbejde. I arbejdet har gruppen lagt vægt på at sondre klart mellem de forhold, der gælder og vil kunne gælde for nuværende ansatte, dvs. medarbejdere ansat før 1. januar 2008, hvor afta-len forventes at træde i kraft, og for de forhold, der foreslås at gælde for kommende ansat-te, dvs. medarbejdere der ansættes efter 1. januar 2008 og indtil samarbejdet eventuelt op-hører. De følgende afsnit indledes alle med en generel beskrivelse af det pågældende emne. Her-efter følger en beskrivelse af forholdene for nuværende ansatte og kommende ansatte. Hvor det er relevant afsluttes afsnittet med en uddybning.

13. december 2007 3. Rapport fra KUBIS Personalegruppen

Udgangspunktet KUBIS-samarbejdet vil blive et samarbejde mellem en selvejende statsfinansieret virk-somhed (KU) og en statsinstitution (KB). I kraft af sin størrelse og sine formål er KU en koncernopdelt virksomhed. For så vidt an-går personalesagsområdet indebærer det, at kompetencen på KU er fordelt mellem cen-tralledelsen/centralforvaltningen, fakultetsledelsen/fakultetsforvaltningen og institutledel-sen/institutforvaltningen. Samarbejdsudvalgsstrukturen følger institut-, fakultets- og cen-tralledelsesstrukturen. I kraft af sin størrelse og sine formål er KB opdelt i områderne Nationalbibliotek, Køben-havns Universitetsbibliotek og Fællesfunktioner under en enhedsledelse. Virksomheden har et samarbejdsudvalg og underudvalg for personalepolitik, lønpolitik og kompetence-politik. Der er fælles personalepolitik og personaleregler for alle ansatte. Personalepolitisk har KB i 2006 gennemført en sammenskrivning og nyformulering af sine personalepolitikker og personaleregler efter sammenlægningen af de to tidligere bibliote-ker (DNLB og KB) i 2005-2006. Tilsvarende blev sammenlægningen af de to institutioners personaleforvaltninger fuldt gennemført i 2006. Personalepolitisk befinder KU sig midt i en forandringsproces, som følge af sammenlæg-ningen af 3 universiteter (KVL, DFU og KU) i 2007. Aktuelt gælder der 3 sæt personale-politikker på KU, idet der anvendes et sæt politikker og regelsæt for ansatte, der var ansat på KVL, et andet sæt politikker og regelsæt for ansatte, der var ansat på Danmarks Farma-ceutiske Universitet og et tredje sæt politikker og regelsæt for ansatte fra det tidligere KU. For så vidt angår de politikker og regelsæt, der hidrører fra det tidligere KU er de til en vis grad udfyldt og/eller suppleret med politikker og regler, der gælder for enkelte fakulteter og/institutter. For øjeblikket pågår der et arbejde på KU med at formulere den nye virk-somheds politikker og regelsæt til afløsning for de pt. gældende. Gruppen har lagt til grund, at KUBIS-samarbejdet skal kunne etableres uafhængigt af KU’s igangværende personalepolitiske arbejde, ligesom gruppens forslag ikke skal fore-gribe udfaldet af arbejdet. Gruppen har endvidere lagt til grund, at det fra KU’s og KB’s side er forudsat, at nuvæ-rende ansatte bevarer deres hidtidige ansættelse ved hhv. KU og KB, således at deres sta-tus, hvad angår alle almindelige ansættelsesmæssige vilkår, forbliver uændret. Ledelses- og referenceforhold KUBIS ledes af en Universitetsbibliotekar, der i ansættelsesmæssig henseende henhører under KB. Universitetsbibliotekaren varetager den samlede biblioteksfaglige ledelse af de KU-biblioteker, der indgår i KUBIS, og af KB/KUB. Universitetsbibliotekaren refererer i biblioteksfaglige spørgsmål dels til rektor på KU for så vidt angår de KU-ejede biblioteker og til direktøren for KB for så vidt angår KUB.

Side 213. december 2007 3. Rapport fra KUBIS Personalegruppen

KUBIS får fra 2008 en ledelsesgruppe, der består af fakultetsbibliotekarerne for:

• JURA (KU-ejet med KU-ansat leder) • LIFE (KU-ejet med KU-ansat leder) • FARMA (KU-ejet med KU-ansat leder) • TEOLOGI (KU-ejet med KU-ansat leder) • HUMANIORA (KB-ejet med KB-ansat leder) • SAMFUNDSVIDENSKAB (KB-ejet med KB-ansat leder) • NATURVIDENSKAB (KB-ejet med KB-ansat leder)*) • SUNDHEDSVIDENSKAB (KB-ejet med KB-ansat leder)*)

*) NATUR OG SUND samdrives af samme KB-ansatte leder

Fakultetsbibliotekarerne for JURA, LIFE, FARMA og TEOLOGI refererer med hensyn til biblioteksfaglige forhold til Universitetsbibliotekaren og med hensyn til andre forhold til den respektive dekan. Fakultetsbibliotekarerne for HUMANIORA, SAMFUNDSVIDENSKAB samt NATUR- OG SUNDHEDSVIDENSKAB refererer både med hensyn til biblioteksfaglige forhold og med hensyn til andre forhold til Universitetsbibliotekaren. Biblioteksledere og enebibliotekarer på institutbibliotekerne på HUMANIORA, SAM-FUNDSVIDENSKAB og NATURVIDENSKAB refererer med hensyn til biblioteksfaglige forhold til fakultetsbibliotekaren på henholdsvis KUB Syd, KUB City og KUB Nord og med hensyn til øvrige tjenstlige forhold til institutlederen. Menige ansatte refererer i alle spørgsmål til det pågældende tjenestesteds fakultetsbibliote-kar eller den mellemleder, som fakultetsbibliotekaren har delegeret ledelsesopgaven til. Ansættelsesformer og de dertil knyttede centralt fastsatte personaleregler Gruppen har valgt at undersøge, om der er forhold vedrørende de benyttede ansættelses-former, som kan vanskeliggøre samarbejdet på tværs af ejerskaberne eller internt inden for det nyetablerede KU. Gruppen har indhentet oplysninger fra alle tjenestesteder om an-vendte ansættelsesformer. Resultatet af undersøgelsen ses i omstående tabel:


Medarbejderoversigt juli 2007

PKAT KB KU LIFE FARMA46, 49, 64,

86, AC-overenskomstansatte x x x x201 AC-tjenestemænd x x

38 Bibliotekarer, ok-ansatte x x x x201 Bibliotekarer, tjenestemænd x x x x211 Bibliotekarer, tjm.lignende x x201 Biblioteksbetjente, tjm x x240 HK-medarbejdere, ok-ansatte x x x

252Biblioteksbetjent, vagtfunktionærer, ok-ansatte x

239 EDB-medarbejdere, Prosa x185 Bogbinder, ok-ansatte x136 Betjent, ok-ansat Lager & Handel x

Langt hovedparten af de nuværende ansatte er ansat på følgende vilkår:

• bibliotekarer på tjenestemands-, tjenestemandslignende- eller overenskomstvilkår, • andre akademikere ansat på overenskomstvilkår og • biblioteksassistenter ansat på HK-overenskomsten.

Fremtidige ansættelser vil normalt ske på overenskomstvilkår og alt overvejende inden for rammerne af AC-overenskomsten og HK-overenskomsten. Gruppen konstaterer, at der anvendes samme ansættelsesvilkår på de biblioteker, der bliver omfattet af KUBIS-samarbejdet, og at de valgte ansættelsesvilkår ikke vil volde vanskelig-heder i forhold til det nye bibliotekssamarbejde med delt ejerskab. De lokale personalepolitikker Fra Finansministeriets side er det forudsat, at hver ansættelsesmyndighed udarbejder en personalepolitik. Gruppen har orienteret sig i de gældende personalepolitikker for KU, FARMA, LIFE og KB for at vurdere, om der er forhold i disse, som er hindringer for det nye samarbejde. Gruppen har konstateret, at politikerne har overordentlig mange lighedspunkter, og at der hvad angår forskellene er tale om nuancer. Gruppen finder ikke, at det er nødvendigt at udarbejde en personalepolitik særskilt for de KU- og KB-medarbejdere, der er beskæftiget ved KUBIS-biblioteker. Samarbejdet vil kunne gennemføres inden for rammerne af de nugældende politikker. Ved fusioner, som den FARMA, LIFE og KU har gennemført, bevarer den enkelte sin tid-ligere virksomheds personalepolitik, indtil der i den nye virksomheds SU er aftalt en ny politik.


KU arbejder for øjeblikket på at formulere en ny værdibaseret personalepolitik for hele det nye universitet til afløsning for de nuværende 3 politikker. Når den nye KU-politik er ved-taget, må det vurderes, om den umiddelbart kan virke i KUBIS-sammenhæng, eller om der er behov for et supplement. Gruppen anbefaler, at samarbejdet etableres på grundlag af gældende personalepolitikker, og at spørgsmålet om særlige KUBIS-politikker behandles igen, når KU’s kommende fæl-les personalepolitik foreligger. Gruppen anbefaler, at KU under et særligt KUBIS-personaleafsnit på Intranettet fremviser den side, der er udarbejdet med de sammenlagte institutioners personalepolitikker, indtil den nye fælles politik træder i kraft. De lokale personaleregler På en række områder har de statslige arbejdspladser hjemmel til at udforme lokale perso-naleregler til udfyldelse af eller som supplement til de generelle, som gælder for alle stats-lige arbejdspladser. Gruppen har orienteret sig i de gældende personaleregler for KU, FARMA, LIFE og KB for at vurdere, om der er forhold i disse, som er hindringer for det nye samarbejde. Grup-pen har konstateret, at der på regelområdet er mange lighedspunkter, og at der hvad angår forskellene er tale om nuancer, som ikke vil have egentlig betydning for udførelsen af det biblioteksfaglige arbejde i det daglige. Ved fusioner, som den FARMA, LIFE og KU har gennemført, bevarer den enkelte medar-bejder sin tidligere virksomheds personaleregler, indtil der i den nye virksomheds SU er aftalt nye regler. Gruppen anbefaler, at samarbejdet etableres på grundlag af gældende personaleregler, og at spørgsmålet genbehandles, hvis KU på et tidspunkt udsender fælles personaleregler til er-statning for de forskellige regelsæt, som gælder pt. Gruppen anbefaler, at KU under et særligt KUBIS-personaleafsnit på Intranettet fremviser en side med alle lokale personaleregler. I det følgende redegøres særskilt for ansættelsesmyndighed og tjenestesteder, rokerings-ordning, lønforhandlinger, medarbejderudviklingssamtaler, kompetenceudvikling og straf-feattest. Ansættelsesmyndigheder og tjenestesteder I KUBIS-samarbejdet er KU som virksomhed en ansættelsesmyndighed (= arbejdsgiver) med flere tjenestesteder. Tilsvarende er KB en ansættelsesmyndighed med flere tjeneste-


steder. Den ansatte (= arbejdstager) er forpligtet til at gøre tjeneste inden for hele ansættel-sesmyndighedens ansættelsesområde. Den ansatte har krav på skriftlig meddelelse om ak-tuelt tjenestested inden for ansættelsesområdet. For nuværende ansatte medfører KUBIS-samarbejdsaftalen ingen ændring af ansættelses-myndighedsforholdet. Tjenestestedet kan som hidtil ændres efter de regler, som gælder for alle statsansatte. Stillinger, der bliver ledige under samarbejdet, besættes enten ved intern rokering inden for ansættelsesområdet, eller ved rokering mellem de to ansættelsesområder eller ved nyan-sættelse. KU er ansættelsesmyndighed ved nyansættelser ved de fakultetsbiblioteker og de institutbiblioteker, som ejes af KU. KB er ansættelsesmyndighed ved de nyansættelser, som sker inden for KB’s rammer. Rokeringsordning Formålet med KUBIS-samarbejdet er dels at skabe en hensigtsmæssig organisatorisk ramme om den biblioteksmæssige udvikling, der skal foregå i de næste årtier, dels at sikre brugerne den optimale udnyttelse af de ressourcer, der samlet anvendes på biblioteks- og informationsservice til Københavns Universitet. Det indgår i strategien, at der skal etable-res et fælles kompetence- og karriererum for de ansatte ved de KU-ejede og KB-ejede bib-lioteksenheder. Som led i denne fælles kompetence- og karriereudvikling er det væsentligt, at der sker en betydelig udveksling af medarbejdere mellem tjenestestederne og ansættelsesområderne i samarbejdsperioden. Udvekslingen bør både ske i form af længerevarende rokeringer og i form af korterevarende skift såsom jobbytte, udførelse af vagtarbejde i andre dele af KU-BIS, deltagelse i tværgående arbejdsgrupper og projektarbejde samt samarbejde om løs-ning af tværgående opgaver. Inden for ansættelsesmyndigheden kan medarbejdere flyttes fra et tjenestested til et andet, uden at der er udformet særlige regler herfor. Tilsvarende ligger deltagelse i vagtarbejde i andre enheder og enhver form for tværgående opgaveløsning inden for ansættelsesforhol-det. Alle disse former for samarbejde mellem KU og KB er der en lang praksis for. Som eksempler på dette velfungerede samarbejde mellem KB og KU kan nævnes katalogisering af KU-samlinger (den såkaldte instituttjeneste), Aleph-drift, undervisning af studenter i biblioteksbenyttelse, vagttjeneste på det nye IT-bibliotek og indkøbsfunktion for fakultets-biblioteket ved LIFE. Det er gruppens vurdering, at der ikke er behov for at udforme yderligere regler, for at gennemføre korterevarende jobbytte, udførelse af vagtarbejde og deltagelse i tværgående arbejdsgrupper og projektarbejde samt løsning af tværgående opgaver. Etablering af ordninger, hvor en hel personalegruppe har vedvarende rokering som et an-sættelsesvilkår gennemføres normalt efter forhandling i SU. På KB har SU etableret en rokeringsordning. Ordningen vedlægges som Bilag 2. Ordningen gælder for alle nyansæt-


telser, hvor det i stillingsopslaget anføres som et vilkår. I praksis betyder det, at vilkåret vil komme til at gælde for alle nyopslåede stillinger med biblioteksfagligt indhold. Medarbej-dere, som ikke har rokering som et ansættelsesvilkår, kan søge om rokering efter ordnin-gens regler. Gruppen anbefaler, at KU etablerer en lignende ordning for rokering som ansættelsesvilkår for kommende ansatte biblioteksmedarbejdere. Forslag til den sådan ordning er vedlagt som Bilag 3. Ved egentlig rokering mellem KU og KB får den ansatte normalt orlov fra sin arbejdsgiver for det antal år, som den konkrete rokering er aftalt til, og medarbejderen ansættes i samme periode hos den anden arbejdsgiver. Under rokeringen til den anden arbejdsgiver, er den ansatte omfattet af den personalepolitik og de personaleregler, der gælder på den pågæl-dende arbejdsplads. Skønner parterne, at det er mere hensigtsmæssigt konkret at gennem-føre rokeringen som en udlånsordning, vil dette kunne ske. Gruppen anbefaler, at der tilføjes et afsnit i KB’s eksisterende og KU’s kommende roke-ringsordning om, at kommende ansatte er forpligtet til at lade sig rokere i en periode til henholdsvis KU og KB, hvis dette er muligt, og at der for perioden vil blive givet orlov/ud-stedt ansættelsesbrev, og at denne rokering vil blive gennemført i det omfang, der er ledige stillinger til det. Rokeringen kan gennemføres som en udlånsordning, hvis parterne skøn-ner, at dette er hensigtsmæssigt. Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) I medfør af aftale mellem Finansministeriet og Centralorganisationernes Fællesudvalg (CFU) skal der en gang årligt gennemføres medarbejderudviklingssamtale mellem den ansatte og dennes leder. For medarbejdere, der har KB som ansættelsesmyndighed, gennemføres MUS efter de ret-ningslinjer, som er udstedt af KB’s SU. Samtalen gennemføres mellem medarbejderen og nærmeste leder. For medarbejdere, der har KU som ansættelsesmyndighed, gennemføres MUS efter de retningslinjer, som er aftalt i KU’s samarbejdssystem for det pågældende tjenestested. For de KU-ansatte, der har delt ledelse, bør der gennemføres to samtaler: en med den bib-lioteksfaglige leder og en med den leder, der på KU har ansvaret for de øvrige tjenestefor-hold. Herved sikres medarbejderen helhed i arbejdsforholdet. Gruppen anbefaler, at der tilføjes en regel til KU’s MUS-koncepter om, at: ”Har biblio-teksmedarbejdere delt ledelse gennemføres to samtaler: en med den biblioteksfaglige leder og en med den leder, der på KU har ansvaret for de øvrige tjenesteforhold for at sikre medarbejderen helhed i arbejdsforholdet”.


Lønforhandlinger Gældende lønsystemer indebærer, at der skal føres lønforhandling med den forhandlings-berettigede tillidsrepræsentant i forbindelse med nyansættelse. Herudover skal der gen-nemføres en årlig forhandling for allerede ansatte. For nuværende ansatte og kommende ansatte, der har/får KB som ansættelsesmyndighed, gennemføres disse forhandling mellem KB’s ledelse og de forhandlingsberettigede tillids-repræsentanter i overensstemmelse med den lønpolitik, der er aftalt i SU. For nuværende og kommende ansatte, der har/får KU som ansættelsesmyndighed, gennem-føres disse forhandlinger mellem KU’s ledelse, dvs. dekan eller institutleder og den for-handlingsberettigede tillidsrepræsentant. KU’s ledelse inddrager den biblioteksfaglige le-der forud for og under forhandlingen. Gruppen anbefaler, at der tilføjes en regel i KU’s lønpolitik om: ”Ledelsens forhandling af løn for biblioteksmedarbejdere både ved ansættelse og under ansættelsen sker med ind-dragelse af pågældende fakultetsbibliotekar”. Kompetenceudvikling Kompetenceudviklingen af medarbejderne er et væsentligt omdrejningspunkt i det kom-mende KUBIS-samarbejde. De ansattes kompetenceudvikling skal være et centralt punkt på årlige MUS og den biblioteksfaglige kompetenceudvikling bør være til løbende drøf-telse. I opdraget til gruppen er det fastslået, at der skal etableres en fælles kompetenceudvikling for de medarbejdere, der gør tjeneste i KUBIS-bibliotekerne uanset om ansættelsesmyn-digheden er KU eller KB. Da strategien for KUBIS ikke foreligger på nuværende tidspunkt, kan gruppen ikke om-sætte den til en kompetencestrategi, men gruppen kan angive de organisatoriske rammer for kompetenceudviklingen. Ansvaret for at formulere og realisere kompetencestrategien for KUBIS må entydigt place-res hos Universitetsbibliotekaren i dialog med KUBIS-ledelsesgruppen og med inddragelse af medarbejderrepræsentanter. Gruppen anbefaler, at der i KUBIS-regi nedsættes et Kompetencepolitisk Udvalg med to ledelsesrepræsentanter, hvoraf den ene er universitetsbibliotekaren og den anden er KU-ansat fakultetsbibliotekar, og to medarbejderrepræsentanter, en fra KU og en fra KB. Uni-versitetsbibliotekaren er formand for udvalget. KB har i en årrække tilrettelagt og gennemført væsentlige dele af kompetenceudviklingen i form af interne kursus- og udviklingsaktiviteter med egne eller indkøbte lærerkræfter. KU har efter det oplyste ikke i eget regi gennemført kompetenceudviklingsaktiviteter vedrø-


rende de biblioteksmæssige fagområder, men uddannelses- og udviklingsaktiviteter på mange andre felter. KB har tilkendegivet at kunne påtage sig at tilrettelægge den biblioteksfaglige kompeten-ceudvikling, som KUBIS måtte efterspørge, ud fra den betragtning, at der vil være et be-tydeligt sammenfald mellem de aktiviteter, der skal gennemføres for de KB-ansatte bibli-oteksmedarbejdere og for medarbejderne i KUBIS-samarbejdet. Der vil for hver aktivitet blive fastsat en deltagerbetaling til dækning af de direkte udgifter, der er forbundet med aktiviteten. Gruppen anbefaler, at teknisk tilrettelæggelse og gennemførelse af KUBIS biblioteksfag-lige kompetenceudvikling, udføres af KB’s uddannelseskoordinator, og at der er deltager-betaling for KU-ansatte. Gruppen anbefaler, at KU’s uddannelsesprogram åbnes for KB-ansatte mod deltagerbeta-ling. For så vidt angår de KB-ansatte medarbejdere, råder Universitetsbibliotekaren over midler til kompetenceudvikling, dels i form af midler inden for KUB-rammen, dels i form af fuld indflydelse på og fri adgang til KB’s tværgående uddannelsesprogrammer. Det er nødven-digt, at Universitetsbibliotekaren også får råderet over midler til kompetenceudviklingen af de KU-ansatte medarbejdere. KU’s ledelse har givet tilsagn om, at der i forbindelse med udarbejdelsen af åbningsbalancen vil blive sikret midler til formålet. Særligt om straffeattest KB stiller – til forskel fra KU - krav om ren straffeattest til ansatte, leverandører og samar-bejdspartnere, som skal have adgang til at arbejde inden for bibliotekets sikringslinjer. Straffeattestkravet er et element i bibliotekets samlede sikringsindsats og gennemføres som led i bibliotekets sikring af de betydelige kulturværdier, som forvaltes. Forud for tjeneste på KB’s adresser skal den KU-ansatte give tilladelse til, at KB indhenter vedkommendes straffeattest, og det er et krav for tjeneste på KB’s tjenestesteder, at straf-feattesten er ren. Særligt om KU-ansatte med delt arbejdsindhold Gruppen har fået i opdrag for de (meget få) KU-ansatte, der både udfører tjeneste ved et institutbibliotek og ved andre funktioner inden for instituttets område, at udarbejde en præ-ciserende stillingsbeskrivelse. Der er udarbejdet sådanne stillingsbeskrivelser for 4 medarbejdere ansat ved KU. Beskri-velserne er vedlagt som Bilag 4.


Besættelse af ledige stillinger Personale, der ansættes ved KUBIS i løbet af den 5-årige periode, ansættes (medmindre der i det enkelte tilfælde træffes anden aftale)

a. f.s.v. angår de KU-ejede institutbiblioteker på HUM, NAT, SAMF og SUND institutleders regi med KU som ansættende myndighed. Lederen af KUBIS (eller en af ham udpeget stedfortræder) kan deltage i ansættelsesprocessen.

b. f.s.v. angår de KU-ejede fakultetsbiblioteker (FARMA, JUR, LIFE og TEO) i

dekanens regi med KU som ansættende myndighed. Lederen af KUBIS (eller en af ham udpeget stedfortræder) kan deltage i ansættelsesprocessen.

c. f.s.v. angår de KB-ejede fakultetsbiblioteker (HUM, SAMF, NAT og SUND) i

KBs regi med KB som ansættende myndighed. Dekanen (eller en af denne udpe-get stedfortræder) kan deltage i ansættelsesprocessen.

Jobmobiliteten på tværs af ejerstrukturen skal fremmes ved at ledige stillinger normalt først opslås internt i hele biblioteksorganisationen. I disse tilfælde afløses ansættelsesfor-holdet ved den ene institution (KU hhv. KB) af et ansættelsesforhold ved den anden. Tillidsrepræsentanter Gruppen har noteret sig, at både KU og KB har et velfungerende tillidsrepræsentantsystem. Gruppen er af den opfattelse, at der ikke er behov for at ændre tillidsrepræsentantstruktu-ren på KU eller KB som følge af KUBIS-samarbejdet. Samarbejdsudvalg Gruppen har noteret sig, at både KU og KB har et velfungerende samarbejdssystem. Gruppen er af den opfattelse, at der ikke er behov for at ændre samarbejdsudvalgsstruktu-ren på KU eller KB som følge af KUBIS-samarbejdet. Personalekoordinationsgruppe Det må forventes, at der undertiden kan opstå behov for at drøfte emner vedrørende perso-nalepolitik og personaleforvaltning på tværs af de to ansættelsesområder. Med henblik på at sikre den nødvendigt koordination foreslås, at der nedsættes en mindre gruppe, som kan foretage denne koordination. Gruppen kan sammensættes af en HR-medarbejder fra KU, en HR-medarbejder fra KB og en TR fra KU og en TR fra KB.


Gruppen foreslår, at der nedsættes en personalekoordinationsgruppe med en HR-medar-bejder fra KU, en HR-medarbejder fra KB og en TR fra KU og en TR fra KB. Gruppen har til opgave at drøfte de emner vedrørende personalepolitik og personaleforvaltning på tværs af de to ansættelsesområder, som måtte opstå under samarbejdet. Personaleadministration På KB er alle forhold vedrørende personalepolitik og personaleadministration samlet i en enhed. På KU er funktionerne fordelt på flere enheder centralt og decentralt. KU’s ledelse vil ar-bejde for at forenkle fakultetsbibliotekarernes indgang til de centrale personaleenheder mest muligt. Procedure for de personalemæssige dispositioner ved samarbejdsaftalens ophør Gruppen har fået til opgave at udforme en procedure for de personalemæssige dispositio-ner i tilfælde af, at KUBIS-samarbejdet efter forsøgsperioden opløses eller ændres væsent-ligt. I og med at alle løsninger er baseret på opretholdelsen af de adskilte ansættelsesmyndighe-der og på at ansættelsesforholdene følger ejerskaberne, er der efter gruppens mening ikke behov for særlige personalemæssige dispositioner i forbindelse med samarbejdsaftalens eventuelle ophør.


Bilag 1 Medlemmer af arbejdsgruppen

Bodil Henriksen, Det Kongelige Bibliotek (formand) Frede Mørch, København Universitet Gyrithe Hjorth Blichfeldt, Københavns Universitet Lis Nielsen, Det Kongelige Bibliotek, næstformand for SU på KB Jens Ludvigsen, medarbejderrepræsentant for biblioteksmedarbejderne ved KU. Bendt Alsted og Kurt Ferré Andersen, Det Kongelige Bibliotek, har bistået arbejdsgruppen som sekretærer.


Bilag 2 Rokeringsordning for ansatte ved Det Kongelige Bibliotek

A. Generelt Bibliotekets rokeringsordning har til formål at fremme:

• udvikling af en alsidigt kvalificeret medarbejdergruppe

• samspillet mellem bibliotekets hovedområder og afdelinger

• den enkelte medarbejders personlige og faglige udvikling. Rokeringsordningen begrænser ikke ledelsens ret til efter behov at omplacere medarbej-dere afdelingsmæssigt eller til at give dem nye arbejdsopgaver. Ordningen begrænser hel-ler ikke afdelingslederens ret til på normal måde at lede og fordele arbejdet i afdelingen, men den indebærer, at afdelingslederen ikke kan træffe dispositioner for den enkelte med-arbejder, der rækker ud over den aftalte periode for medarbejderens virke i afdelingen. For ansatte, hvor rokering er et vilkår i ansættelsesbrevet, gælder afsnit B. For ansatte, hvor rokering ikke er et vilkår i ansættelsesbrevet, gælder afsnit C. B. Ordning for ansatte, hvor rokering er et ansættelsesvilkår For ansatte, som har rokering som et ansættelsesvilkår, tilrettelægges rokeringen således, at medarbejderen normalt inden for de første 10 år af ansættelsen ved Det Kongelige Biblio-tek beskæftiges ved 3-4 forskellige hovedfunktioner i lige så mange forskellige afdelinger. Efter de første 10 års ansættelse, tilrettelægges ordningen således, at medarbejderen nor-malt skifter afdeling hvert 5. år. Rokeringen bør for den enkelte søges tilrettelagt således, at den enkelte inden for de første 10 års ansættelse har gjort tjeneste ved mindst to hovedområder i biblioteket. I særlige tilfælde kan rokering ske ved udvekslingsordning med andre virksomheder.


C. Ordning for ansatte, hvor rokering ikke er et ansættelsesvilkår Ansatte, som ikke har rokering som et ansættelsesvilkår, har mulighed for på lige fod med ansatte, der er omfattet af afsnit B, at indgive ønske om rokering inden for Det Kongelige Bibliotek og ønske om udveksling med et andet bibliotek. D. Den årlige rokering Hvert år i januar måned indkalder Personalesektionen ønsker om rokering fra alle ansatte. De ansattes rokeringstilkendegivelser afgives i perioden 15. – 31. januar. I februar behandler et rokeringsudvalg bestående af områdechefen for nationalbiblioteket, områdechefen for universitetsbiblioteker og administrationschefen de indkomne tilkende-givelser. Rokeringsudvalget vurderer, i hvilket omfang det er muligt at imødekomme øn-skerne, og udarbejder en plan for, hvem der skal rokere dette år, og hvortil den enkelte skal rokere. Såfremt det er nødvendigt, kan rokeringsudvalget inddrage andre medarbejdere i rokeringsplanen for det pågældende år. Administrationschefen informerer de relevante tillidsrepræsentanter om årets rokerings-plan. Senest ved udgangen af februar måned giver Personalesektionen de berørte afdelingsledere besked, således at afdelingslederen kan give medarbejderen besked om den del af roke-ringsplanen, der vedrører den enkelte. Herefter offentliggøres den samlede rokeringsplan i Interne Nyheder. Den årlige rokering gennemføres som udgangspunkt pr. 1. maj. E. Samtale forud for rokeringen I forbindelse med hver rokering gennemfører den modtagende leder i god tid inden roke-ringstidspunktet en samtale med den nye medarbejder. Under samtalen gennemgår leder og medarbejder de kommende arbejdsopgaver. Samtidig tages stilling til, hvilke former for oplæring og/eller efteruddannelse, der er behov for med henblik på, at medarbejderen er-hverver de færdigheder, som fordres i det nye job.


F. Medarbejdersamtale Samme efterår, som medarbejderen er rokeret, gennemføres der normal MUS i den nye afdeling. G. Rokering af kortere varighed Rokering af kortere varighed, fx. i form af jobbytte i et antal dage eller uger, kan også gen-nemføres. Etablering af korterevarende rokering sker som led i den almindelige arbejdstil-rettelæggelse og er dermed et ansættelsesvilkår for alle. Sådanne ordninger tilrettelægges løbende ved aftale mellem de involverede ledere og medarbejdere. H. Ikrafttræden Denne ordning træder i kraft 1. maj 2007. Ordningen i punkt G gælder for alle ansatte og anvendes efter behov. For medarbejdere, der er omfattet af punkt B, gennemføres første rokering i 2008 med an-noncering i januar 2008 og med rokade 1. maj 2008.


Bilag 3 Forslag til rokeringsordning for KU-ansatte biblioteksmedarbejdere

Forord I forbindelse med implementering af KUBIS-samarbejdet mellem KU og KB/KUB i en foreløbig femårig forsøgsperiode fra 1. januar 2008 til 31. december 2012 etableres en ro-keringsordning for biblioteksansatte ved KU. Biblioteksansatte defineres som biblioteksas-sistenter, bibliotekarer og informationsspecialister. Sondring efter 1. januar 2008 mellem to kategorier af biblioteksansatte: Biblioteksansatte medarbejdere ansat efter 1. januar 2008 med rokering som ansættelses-vilkår. Allerede ansatte medarbejdere, som ikke har rokering som ansættelsesvilkår, men ønsker at søge på lige vilkår med nyansatte medarbejdere. 1. Formål De overordnede formål med etableringen af rokeringsordningen er

• at vedligeholde og udvikle de biblioteksansattes faglige og personlige kompetencer (gennem såvel praksislæring som teorilæring) i overensstemmelse med såvel Kø-benhavns Universitets som KUBIS kompetencestrategi

• at udvikle og styrke KUs biblioteks- og informationsbetjening af studerende og an-

satte

• at øge samspillet mellem bibliotekerne i KUBIS-samarbejdet på alle niveauer 2. Ansættelsesforhold Medarbejdere ansat af og på KU har hele universitetet som ansættelsesmyndighed. Under rokering internt på KU vil medarbejderen ikke skifte ansættelsessted, men tjenestested. Som udgangspunkt vil medarbejderen være omfattet af de ansættelsesforhold, der knytter sig til ansættelsesstedet og KUs overordnede Personalepolitik. Det bør klart defineres i hvilket omfang medarbejderen er omfattet af tjenestestedets lokale personalepolitiske regler under rokering.


Rokering til et bibliotek under KB (KUB) medfører, at den ansatte midlertidigt arbejder under en anden ansættelsesmyndighed. I denne periode bevilges den ansatte orlov fra KU og ansættes midlertidigt på KB og vil under dette midlertidige ansættelsesforhold være omfattet af der gældende personalepolitik og personaleregler. Rokering kan gennemføres som en udlånsordning hvis parterne skønner, at det er hensigtsmæssigt. Intern rokering til et andet bibliotek under KU medfører, at den ansatte under midlertidig rokering overføres til andet tjenestested på KU. Den pågældende medarbejders tillidsre-præsentant orienteres. Lønforhandlinger gennemføres og aftales i henhold til gældende regler på ansættelsesste-det. Det skal afklares, hvordan man forholder sig med hensyn til de årlige lønforhandlinger under rokering dels internt på KU og dels mellem KU og KB og hvordan man sikrer at ingen lønmæssigt stilles ringere ved tilbagevenden til ansættelsesstedet. Dette gælder især for ansatte under A. for hvem rokering er et ansættelsesvilkår og ikke en frivillig foranstaltning. Hvem skal føre lønforhandlingerne hvornår og hvem skal finansiere dem? 3. Ledelsesforhold Rokeringsordningen begrænser ikke ledelsens ret til efter behov at omplacere medarbej-dere internt eller til at give dem nye arbejdsopgaver. Ordningen begrænser heller ikke af-delingslederens ret til på normal måde at lede og fordele arbejdet i afdelingen, men den indebærer, at afdelingslederen ikke kan træffe dispositioner for den enkelte medarbejder, der rækker ud over den aftalte periode for medarbejderens virke i afdelingen. Dette skal evt. justeres under hensyntagen til snitfladen i ledelsesbeføjelser hos hhv. den biblioteksfaglige KUBIS-ledelse og den daglige lokale ledelse, f.eks. hvad angår discipli-nære foranstaltninger. 4. Rokeringsordning A. Ordning for biblioteksansatte, hvor rokering er et ansættelsesvilkår For ansatte, som har rokering som et ansættelsesvilkår, tilrettelægges rokeringen således, at medarbejderen normalt inden for de første 5 år af ansættelsen ved KU/KUBIS, beskæftiges ved 2-3 forskellige hovedfunktioner i biblioteker på 2 forskellige niveauer. Efterfølgende rokeringsfrekvens tilpasses dette første forløb og søges tilrettelagt således, at det sikres at den enkelte bevarer sine fagspecifikke kompetencer og kontakten til det fag-lige miljø på det oprindelige ansættelsessted, hvis dette ønskes.


Ansatte efter 1. januar 2008 er forpligtede til i en periode at lade sig rokere til et bibliotek under KB/KUB i det omfang der er ledige stillinger til dette formål. Rokeringen bør i givet fald tilrettelægges, så dette lader sig gøre inden forsøgsperiodens/samarbejdsaftalens udløb 31. december 2012. B. Ordning for biblioteksansatte, hvor rokering ikke er et ansættelsesvilkår Ansatte, som ikke har rokering som et ansættelsesvilkår, har mulighed for på lige fod med ansatte, der er omfattet af ordningen, at indgive ønske til rokeringsudvalget om rokering inden for KUBIS, herunder også KB. 5. Den årlige rokering Hvert år i januar måned indkalder KUs KUBIS-rokeringsudvalg ønsker om rokering fra alle ansatte. De ansattes rokeringstilkendegivelser afgives i perioden 15. – 31. januar. I februar behandler et rokeringsudvalg de indkomne tilkendegivelser. Rokeringsudvalget vurderer i samarbejde med KBs rokeringsudvalg, i hvilket omfang det er muligt at imøde-komme ønskerne, og kontakter lederen af hhv. afgivende og modtagende enhed med hen-blik på at disse indgår aftale om rokering. Når aftalen er indgået, orienteres den pågæl-dende medarbejder og dennes tillidsrepræsentant. Aftaler skal være indgået senest 15. marts. Udvalgets sammensætning kan f.eks. være Universitetsbibliotekaren, en KUB-fakultets-bibliotekar, en KU-fakultetsbibliotekar samt en medarbejderrepræsentant for de biblioteks-ansatte under KUBIS. Rokeringsudvalget udarbejder herefter en plan for, hvem der skal rokere dette år, og hvortil den enkelte skal rokere. Herefter offentliggøres den samlede rokeringsplan på KUBIS-website. Den årlige rokering gennemføres som udgangspunkt pr. 1. maj. Denne procedure er forsøgt tilpasset KBs rokeringsprocedurer, hvor rokering sker én gang årligt og forudsætter eksistensen af en koordinerende administrativ enhed 6. Samtale forud for rokeringen I forbindelse med hver rokering gennemfører den modtagende leder i god tid inden roke-ringstidspunktet en samtale med den nye medarbejder (inden udgangen af marts måned).


Under samtalen gennemgår leder og medarbejder de kommende arbejdsopgaver. Samtidig tages stilling til, hvilke former for oplæring og/eller efteruddannelse, der er behov for med henblik på, at medarbejderen erhverver de færdigheder, som fordres i det nye job. 7. Medarbejdersamtale De ansatte har i overensstemmelse med KUs p.t. gældende personalepolitik og retnings-linjer for kompetenceudvikling krav på en årlig MUS-samtale. Denne samtale afholdes ved intern rokering på KU med den biblioteksfaglige leder på tjenestestedet med inddragelse af den biblioteksfaglige leder på ansættelsesstedet. MUS-samtalen kan under rokering evt. erstattes med en rokeringssamtale med fokus på den fremadrettede biblioteksfaglige kom-petenceudvikling. Samtalen afholdes på det nye tjenestested samme efterår, som medar-bejderen er rokeret og suppleres, hvis medarbejderen har delt ledelse, med en MUS med den leder, der har ansvaret for de øvrige tjenesteforhold. 8. Rokering af kortere varighed Rokering af kortere varighed, f. eks. i form af jobbytte i et antal dage eller uger, kan også gennemføres. Sådanne ordninger tilrettelægges løbende ved aftale mellem de involverede ledere og medarbejdere. 9. Ikrafttræden Denne ordning træder i kraft x.x. 2008. Første rokering gennemføres i 2009 med annoncering i januar 2009 og med rokade 1. maj 2009.


Bilag 4 Stillingsbeskrivelser for KU-ansatte med delt tjeneste

1. Stillingsbeskrivelse for Merete Pedersen, ansat som AC-medarbejder (biblioteks-medarbejder)/AC-sekretær ved Institut for Tværkulturelle og Regionale Studier Samlet ugentlig arbejdstid: 29 timer Ugentlig arbejdstid i Bibliotekerne for hhv. Afdeling for Asienstudier, Bibliotek for Mino-ritetsstudier, Bibliotek for Komparative Kulturstudier: 19 timer. Ugentlig arbejdstid Forskerskolen for Regionale Studier: 10 timer Funktion på Forskerskolen: AC-sekretær Arbejdsopgaver:

• håndtering af ph.d. - ansøgninger og hele forløbet omkring dem • besvarelse af henvendelser • forefaldende kontorarbejde så som udsendelse af mødeindkaldelser, referatskriv-

ning, posthåndtering • vedligeholdelse af hjemmeside • Sekretariatshjælp til lederen af forskerskolen.

Daglig leder(e) i relation til arbejdsopgaver uden for biblioteket Ingolf Thuesen (institutle-der) og Jørgen Bæk Simonsen. 2. Stillingsbeskrivelse for Kristine Bülow Clausen, ansat som AC-fuldmægtig ved Saxo-instituttet. Samlet ugentlig arbejdstid: 37 timer Ugentlig arbejdstid i instituttets biblioteker for hhv. Arkæologi, Etnologi og Græsk og La-tin: 18,5 timer. Ugentlig arbejdstid på Saxo-instituttet: 18,5 timer


Arbejdsopgaver uden for biblioteket: Ledelse & Forskning – sekretær for Koordinationsudvalget:

• Referatskrivning, mødeindkaldelse og vedligeholdelse af udvalgets grupperum på punkt.ku samt på Intranettet.

• Sparring med øvrige medarbejdere i ledelses- og forskningssektionen omkring ad hoc forskningssupport

• Opgaver såsom bedømmelseskorrektur, institutkontrakt og strategiudvikling.

Formidling: • Overordnet IT ansvarlig i forhold til koordination og løsning af IT opgaver og pro-

blemstillinger såsom licensoverblik etc. • Vedligeholdelse af og udvikling af Saxo instituttets hjemmeside, herunder især stu-

diedelen. Udvikling, både teknisk og indholdsmæssigt af Instituttets Intranet http://intranetsaxo.cms.hum.ku.dk .

• Udvikling af ugentligt nyhedsbrev • Medlem af Formidlings- og IT-udvalget

Daglig leder i relation til arbejdsopgaver uden for biblioteket, f.eks. for institutleder/dekan: Institutleder, Ulf Hedetoft. 3. Stillingsbeskrivelse for Joan Leschly Larsen, ansat som overassistent ved Institut for Medier, Erkendelse og Formidling Samlet ugentlig arbejdstid: 32 timer Ugentlig arbejdstid i biblioteker for Filosofi, Pædagogik og Retorik: 27 timer. Ugentlig arbejdstid på Institut for Medier, Erkendelse og Formidling: 5 timer Arbejdsopgaver uden for biblioteket:

• Publikationsregistrering (Curis) • Har tidligere varetaget andre opgaver, og vil sikkert skulle udføre nye for institut-

tet. Daglig leder i relation til arbejdsopgaver uden for biblioteket, f.eks. for institutleder/dekan: Institutleder, Jan Riis Flor.


http://intranetsaxo.cms.hum.ku.dk/


4. Stillingsbeskrivelse for Adda Schack, ansat som afdelingssekretær (overassistent, HK) ved Institut for Tværkulturelle og Regionale Studier, Afdeling for Eskimologi og Arktiske Studier Samlet ugentlig arbejdstid: 30 timer Ugentlig arbejdstid i Polarbiblioteket, som er et fælles bibliotek for Dansk Polarcenter, Afdeling for Eskimologi og Arktisk Institut: (0,4 årsværk svarende til) 15 timer. Ugentlig arbejdstid på Institut for Tværkulturelle og Regionale Studier: 15 timer Funktion på instituttet: Sekretær for Afdeling for Eskimologi og Arktiske studier Arbejdsopgaver:

• Udarbejdelse af Årbog og Almanak • SIS-registrering for Afdeling for Asien-studier, Center for Komparative Kulturstu-

dier, Afdeling for Minoritetsstudier, Afdeling for Eskimologi og Tværkulturelle emner.

• Eksamenssekretær for Eskimologi • De almindelige sekretariatsopgaver omfatter pasning af telefon, fordeling af post,

udfærdigelse af skrivelser for afdelingslederen, indkøb til afdelingen, besvarelse af henvendelser.

Daglig leder i relation til arbejdsopgaver uden for biblioteket Ingolf Thuesen (institutle-der).


B I L A G 4

Rapport fra KUBIS IT-Arbejdsgruppen

1. Indledning IT Arbejdsgruppens arbejde er baseret på det følgende kommissorium:

• udarbejde indstilling, jfr. den kommitteredes oplæg af 15.04.2007, s. 4 f. & bilag 11, vedr.

o det samlede biblioteks- og informationsrelaterede IT-setup på KUBIS, med hensyntagen til Blurton-rapportens anbefalinger

o det samlede ikke-biblioteksrelaterede (inkl. administrativ IT, e-mail osv.) IT-setup på KUBIS, også her med hensyntagen til Blurton-rapportens anbefalinger.

Medlemmer:

• Fra KU

o Frede Mørch, DVJB, (formand) o Claus Qvistgaard, KU-FA o Michael Kørner, JUR

• Fra KB/KUB

o Ingbritt Butina, souschef KUB o Anders Christensen, IT-Chef, IT-Afd., KB o Thomas Peter Sørensen, afdelingsleder, DUP, KB

Arbejdet afsluttet: senest 19. oktober 2007.

2. IT-gruppens arbejdsform Gruppen har afholdt foreløbig fire møder, med ca. 14 dages mellemrum. Arbejdet har kørt i to spor; dels en afklaring af hvilke IT-relaterede områder gruppen skal udtale sig om, dels på hvilken måde gruppen kan bidrage til Styregruppens datagrundlag vedrørende en solid åbningsbalance for KUBIS inden iværksættelsen ved årsskiftet 2007/08. Efter styregruppemødet mandag d. 24.09.07 har arbejdsgruppen revurderet sine opgaver og prioriteringen af disse, idet det på styregruppemødet blev besluttet at alle arbejdsgrupper skulle aflevere indstillinger medio oktober, hvilket de facto halverede bl.a. IT-arbejdsgruppens resterende arbejdstid, idet deadlinen hidtil havde været 31.10.

2

Gruppen afsluttede derfor på sit næste arbejdsgruppemøde sit arbejde med dataindsamling mhp. en veldokumenteret åbningsbalance på den måde, at gruppen besluttede at sende de spørgerammer der var udarbejdet til den Kommitterede, som i forvejen forbereder dataindhentning på fx det økonomiske område. Det overlades herefter til den Kommitterede/Styregruppeformanden at vurdere hvilke af de foreslåede data der skal indhentes, samt hvornår og i hvilken kontekst. IT Arbejdsgruppen koncentrerer sig i den resterende arbejdsperiode alene om at udarbejde fremadrettede indstillinger til opfyldelse af det ovennævnte kommissorium vedr. setup på hhv. biblioteks- og administativ IT-områderne.

3. Biblioteksspecifik IT Gruppen opdeler biblioteksspecifik IT i følgende områder:

o Samsøgning i alle de ressourcer, som KUBIS stiller til rådighed for sine brugere o Baser over KUBIS-bibliotekernes bog-beholdninger, og de heraf affødte

lånertransaktioner o Øvrigt programmel der støtter bibliotekernes brugerservice

3.1 Samsøgning Samsøgningsmæssigt er KB Beta-udvikler på et internationalt produkt – PRIMO – som er et såkaldt Discovery Tool, baseret på Integrated search, til forskel for dagens standard, Federated search. Integrated search baserer sig på at systemet løbende holdes opdateret med metadata fra alle de kilder der ønskes omfattet af samsøgningen. Dette sikrer hurtige og præcise søgeresultater, modsat federated search-søgeværktøjer, der i selve søgeøjeblikket sender søgningen ud til alle de dataudbydere der er inkluderet som datagrundlag – med en både langsommere og mindre præcis søgning til følge. PRIMO vil møde KUBIS’ behov for både hurtig, altomfattende og relevans-rankede søgemuligheder for alle sine brugere, og styring af adgangskontrol, både for KUBIS-generelle licenser, og fx fakultets- eller institut-specifikke, pw-beskyttede ressourcer. PRIMO kan håndtere både internetressourcer, adgangsbeskyttede fuldtekstressourcer og universitets- og biblioteksinterne ressourcer som fx bibliografiske baser, forskningsregistrering, evt. fagspecifikke portaler og open archive-ressourcer mm. Set isoleret fra et brugersynspunkt overflødiggør PRIMO, at KU-bibliotekernes mange bibliografiske Aleph-baser sammenlægges til én fysisk base. Rent administrativt kan en sammenlægning af visse baser muligvis afføde rationaliseringsgevinster, som vil kunne berettige sammenlægningsudgifter på dette felt, allerede i KUBIS-etableringsfasen. IT Arbejdsgruppen anbefaler at KUBIS ibrugtager PRIMO som sin primære grænseflade til alle bibliotekets ressourcer.

3.1.1 Økonomiske følgevirkninger af valget af PRIMO Ad PRIMO-licenser.

3

Rent økonomisk vil dette betyde, at LIFE og FARMA licensmæssigt skal være omfattet af en PRIMO-aftale. KBs aktuelle licensaftale med Ex Libris om PRIMO omfatter alene hele KU før universitetsfusionen. I aftalen står en klausul gående på at LIFE og FARMA (den gang selvstændige universiteter) kunne indgå i det nationale PRIMO-konsortium på gunstige vilkår, såfremt de udnyttede muligheden inden årsskiftet 2007/08. Denne situation kan i lyset af den i mellemtiden indgåede universitetsfusion tolkes på 2 måder:

1. Da konsortieaftalen omtaler KB som konsortiemedlem, omfattende KU, kan det hævdes at LIFE og FARMA som følge af universitetsfusionen nu er omfattet af aftalen, idet de er blevet en del af KU

2. Alternativt kan den ovennævnte klausul udnyttes, såfremt Ex Libris ikke bifalder tolkningen under punkt 1.

Selv hvis tolkning 1 accepteres af Ex Libris, vil KBs andel af den nationale licens blive forøget, nu hvor KU er blevet større. Dette vil medføre en forholdsmæssig forøgelse af KBs bidrag til den nationale licens, og denne ændring vil formodentlig skulle finansieres af FARMA og LIFE. Ad Aleph-hosting. Herudover skal det nævnes, at LIFE Fakultetsbiblioteket er det eneste KUBIS-bibliotek, som får sin bibliografiske base driftet udenfor KB, nemlig hos firmaet Fujitsu. Samsøgningsteknisk kræves det ikke, at DVJBs base overføres til drift på KB, men det anses alligevel på sigt at være en rationel løsning – og formodentligt også en billigere løsning. Hertil kommer, at i hvert fald DVJBs låneradministrative data skal overføres til KB – jf. det følgende afsnit vedr. lånerdata. Da DVJB i 2004 underskrev en femårig driftskontrakt med Fujitsu, skal det undersøges hvad det vil koste et blive frigjort fra denne. Såfremt omkostningen er prohibitivt dyr, er det derfor en fuldt funktionel løsning at lade driftsaftalen løbe ud, og så først da overgå til basedrift på KB, også hvad angår DVJBs bibliografiske data.

3.2 Låneradministrative data På de KU-ejede KUBIS-biblioteker findes på fakultets- og institutniveau ca. 45 lokale Aleph-baser, hvoraf de 16 også anvender udlånsmodulet med låneradministrative data. Disse baser driftes alle af KB, bortset fra LIFEs Aleph-base. Da disse baser rent bibliografisk bliver søgbare via PRIMO, er der ikke søgetekniske grunde til at sammenlægge dem rent fysisk – som man fx gjorde da DNLB og KB blev fusioneret i 2005-06. Tilbage står problemet med at kunne søge i KBs lånerbase, samt de af de KU-ejede KUBIS-biblioteksbaser, som anvender lånerdata. (Hermed menes både lånerregistreringer og håndtering af såkaldte administrative data, såsom lånetransaktioner, rykkerskrivelser o.lign.). IT Arbejdsgruppen anbefaler at man etablerer et samlet, eentydigt set-up for hele KUBIS, der kan håndtere låneradministrative data, såvel låneridentitetsmæssigt som materiale-transaktionsmæssigt, og som fortsat benytter sig af datatræk fra KUs centrale administrative systemer vedr. studerende og ansatte. Gruppen anbefaler endvidere, at dette set-up tager afsæt i KBs aktuelle løsning:

4

KB råder i dag over et omfattende administrativt ALEPH miljø, som samler alle administrative forhold, herunder lånerdata, indkøbsflow, bestillingsflow, cirkulationsflow og tidsskrifthåndtering, i ét samlet system. Integrationen mellem alle administrative data, baseret på KBs administrative miljø, sikrer overskuelighed og effektive arbejdsprocesser på tværs af individuelle enheder, og vil uden tvivl være den optimale model i KUBIS sammenhæng. Udover et samlende administrativt ALEPH miljø, råder KB over en overordnet brugerdatabase til håndtering af institutionens brugere, autentifikation og autorisation på tværs af de ressourcer KB stiller til rådighed for sine brugere. Brugerdatabasen synkroniseres løbende med interne og eksterne databaser, herunder ALEPHs administrative miljø, CPR registret og Københavns Universitets centrale systemer med data om antallet af studerende og VIPer. Brugerdatabasen er udviklet skalérbar og vil uden problemer kunne dække KUBIS’ behov. Det anses for en uomgængelig forudsætning for en fælles brug af PRIMO, at dette bruger-setup etableres. Gruppen mener ikke at denne indstilling rent teknisk vil stille sig hindrende i vejen for eventuelle lokale særordninger vedr. brug af f.eks. et konkret institutbiblioteks samlinger/gebyrpolitik etc. Sådanne løsninger vil dog forøge de funktionelle krav til det foreslåede set-up og dermed den tekniske og organisatoriske kompleksitet.

3.3 Øvrig biblioteks-IT Ud over bibliotekernes elektroniske informationsressourcer og brugeradministrative data findes der en række applikationer rundt omkring på de kommende KUBIS-biblioteksenheder, som formodentlig vil skulle benyttes også fremover. I forbindelse med bibliotekernes undervisningsaktiviteter findes dels kerneapplikationer som fx RefMan og EndNote, og undervisningsstøttende applikationer som fx NetOpSchool. Disse applikationer anses rettighedsmæssigt og økonomisk ikke som problematiske i fbm. KUBIS-etableringen. Eksempelvis har KU for nylig købt en campusdækkende RefMan-licens. På især fakultetsbiblioteksniveau, men også på institutbiblioteksniveau, findes i dag endvidere en række IT-anvendelser, som KUBIS vil overflødiggøre – eksempelvis lokale samsøgningsværktøjer såsom TD-Net, som både LIFEs og FARMAs biblioteker anvender. En opsigelse af disse applikationer – hvad enten de er taget i anvendelse som licenser, der drives på KU-servere, eller som outsourcede løsninger, kan formodentligt rent juridisk falde ind under de generelle regler for aftaleopsigelser ifbm. fusioner, selv om den universitetsfusion, som har affødt beslutningen om etableringen af KUBIS blev implementeret allerede 01.01.07. Gruppen anbefaler at der gennemføres en kortlægning af hvilke applikationer (egen-driftede og outsourcede) der findes på de forskellige biblioteksenheder, samt at det derefter overvejes hvilke der skal fortsættes som centrale KUBIS-løsninger, hvilke der skal fortsætte lokalt, og hvilke der skal udfases.

5

4. Administrativ IT Gruppen opfatter administrativ IT som hard- soft- og netware, der understøtter KUBIS-personalets arbejde. Feltet kan opdeles i:

o Kontor-IT, både hard- og softwaremæssigt o Netadgang, o adgangsstyring, til såvel ansættelsessted (institut, fakultet, KB), og til de

KUBIS-relevante, pw-beskyttede applikationer. (Vil formodentlig fremover blive håndteret via PRIMO).

Gruppen anbefaler og antager, at både de KU- og de KB-ejede biblioteksenheder også efter etableringen af KUBIS vil blive supporteret og serviceret af de lokale supportenheder på fakulteter, institutter og KB-servicecentre, som de i dag understøttes af. Herunder at der løbende afsættes lokale midler til formålet. KUBIS vil således ikke etablere egne servicecentre, men heller ikke generere fusionsgevinster på dette felt.

4.1 Publikums-IT Ved Publikums-IT forstår gruppen de maskiner, samt de net (herunder trådløse net) og de applikationer som det lokale bibliotek stiler til rådighed for sine brugere, der anvender biblioteket ved personligt fremmøde. Disse applikationer og hardware anses for omfattet af indstillingen i punkt 4. ovenfor.

4.2 Studiemiljøer En gråzone i denne sammenhæng er de mange studiepladser/studiemiljøer som vokser frem på KU i disse år, og som både KU- og KB-tilknyttede biblioteksenheder helt eller delvist drifter, servicerer og videreudvikler – ofte med support fra serviceenheder i de enheder hvor bibliotekerne ligger, eksempelvis institut-ITsupportenheder. Understøttelse af velfungerende studiemiljøer, herunder gode gruppe- og enkeltarbejdspladser, men også gode miljøer hvad angår tilgængelighed (åbningstider) samt støttefunktioner som cafémiljøer, avislæsepladser mm må anses for en væsentlig ny aktivitet for et fremadrettet universitetsbibliotek. Særligt kan den lette adgang til konsulentbistand og målrettet informationskompetencekurser fremhæves som en synergiskabende merværdi. KUBIS Arbejdsgruppen anbefaler, at etablering og drift af IT-bestykkede studiemiljøer fortsat betragtes som en biblioteksrelevant serviceopgave, og at både KU og KB på overordnet plan hvor det måtte være opportunt understøtter denne udvikling, med både økonomiske og arealmæssige ressourcer.

6

I den forbindelse anbefaler arbejdsgruppen, at KUBIS – i samarbejde med KUs øvrige satsninger vedr. studiemiljø – arbejder på at etablere et sæt af minimumsstandarder for den it-mæssige servicering af studerende og ansatte; hvad enten denne servicering skal leveres af bibliotekerne eller af andre enheder på KU. Sådanne standarder kan omfatte adgang til print og kopiering, netværksadgang, adgang til pc’er, mulighed for at anvende specialprogrammer mv.

5. KUBIS-Web KB migrerede sommeren -07 til en nydesignet fællesweb, som omfatter både KBs universitets- og nationalbiblioteksaktiviteter. De fleste af de KU-ejede fakultets- og institutbiblioteker her enten egne websider, eller ligger som dele af fx institutwebsider. IT Arbejdsgruppens overordnede optik på opgaven har stedse været at beslutningsgrundlaget for både løsningsmål og –midler skal være brugernes tarv. Specielt vedr. web-løsningen har denne optik gjort løsningsforslaget let. IT-Arbejdsgruppen betragter det som essentielt, at KUBIS etablerer egne websider, som er intuitivt lette for den primære målgruppe – KUs studerende og ansatte – at lokalisere og anvende. Arbejdsgruppen anbefaler, at der arbejdes hen imod en brugerorienteret web for KUBIS primære målgrupper. Ambition, indhold og tekniske spørgsmål skal nærmere afklares i en til formålet nedsat arbejdsgruppe. Efterfølgende kan der tages stilling til feltets faktiske udfordringer, hvad angår såvel ambitionsniveau, tekniske løsninger som økonomi. Gruppen indstiller endvidere, at der tages udgangspunkt i en ny webside benævnt www.kubis.ku.dk Ekstensionen ku.dk, netop fordi vi gerne vil give alle KUBIS-brugere en hovedindgang, som ligger i direkte forlængelse af deres arbejds- eller studiesteds hovedside på webben, ku.dk. Rent teknisk er der i dag (webservices, web 2.0.) mange muligheder for web-coupage, hvilket muliggør at de samme data sømløst kan bringes i spil i forskellige sammenhænge; eksempelvis vil mange af siderne fra den forholdsvist nye webside www.kb.dk kunne blive integreret som sider i www.kubis.ku.dk på måder, så brugerne af de to sites oplever dem som forskellige, men så fx opdateringer i kb.dk afspejler sig umiddelbart på kubis.ku.dk-siderne, uden yderligere redaktion.

6. KUBIS-Intra KUBIS er pr. beslutning og definition en aftalebaseret enhed – hvilket giver en række udfordringer i forhold til en almindelig organisation, der i sin egen ret kan etablere sig med et eentydigt økonomisystem, personalesystem, IT-supportsystem, eenstrenget ledelsesreference og klare ansættelsesforhold for det involverede personale. Disse ekstra udfordringer kan mødes på forskellig vis – men én af de gode løsninger ligger i at der på det virtuelle plan kan etableres applikationer, der fremtræder mere enhedsorganiske end den mere brogede virkelighed, som hverdagen udgør for den enkelte KUBIS-medarbejder. Foreløbig ser det ud til at man fx økonomisystem-mæssigt og personaleforvaltningsmæssigt vil lade de lokale løsninger på hhv. KU og KB være fortsættende; der etablere ikke et nyt økonomisystem i KUBIS, og den økonomiske forvaltning fortsætter som hidtil, helt ned til institutbiblioteksniveau.

http://www.kubis.ku.dk/

http://www.kb.dk/

http://www.kubis.ku.dk/

7

Det samme gælder personaleforvaltning såsom lønudbetaling, håndtering af ferie, sygdom og andet fravær o.lign. På kompetenceudviklingsområdet er der dog en KUBIS-centreret ændring, således at KUBIS-ledelsen får et centralt budget til dette formål. Disse forhold gør det yderligere vigtigt at der etableres et Intranet for alle KUBIS-ansatte. En sådan Intra vil både muliggøre effektiv kommunikation i det meget decentralt placerede personale, som ikke på naturlig måde har daglig kontakt i den virkelige verden, hvor de sidder spredt på hele KU, og betjener vidt forskellige lokale målgrupper. En veludviklet KUBIS-Intra vil således kunne fungere som det organisatoriske kit, som den aftalebaserede organisation og det decentraliserede personale ellers vil have vanskeligt ved at etablere. Der eksisterer i dag velfungerende intranet på både KB og visse af KUs fakulteter, ligesom KU har fremskredne planer om en campusdækkende intranetløsning. Det er vigtigt at en KUBIS-intra ikke kommer til at optræde som en parallel, ny intra i forhold til disse løsninger. KUBIS-intraen skal derfor enten fungere som en applikation, der kan opdatere de ovennævnte intranet-løsninger med relevant KUBIS-indhold for KUBIS-personalet rundt omkring på KB/KU, eller fungere som en løsning der kan ekstrahere relevante data fra de ovenfor omtalte øvrige intranet i KUBIS-intraen, på personniveau. Gruppen anbefaler, at der afsættes midler til etablering og drift af en KUBIS-Intra. Gruppen anbefaler endvidere, at Intra-projektet foranalyseres i en arbejdsgruppe på linie med forslaget vedr. KUBIS web – evt. i den samme gruppe. Da et egentligt Intraprojekt kan være både tidskrævende og økonomisk tungt, kunne det overvejes at man for så vidt angår 2008 hurtigt etablerer en kommunikations- og informationsportal i Absalon, åben for alle KUBIS-ansatte.

7. KUBIS-Mail Argumentet med en virtuel fælles organisatorisk platform for den aftalebaserede enhed KUBIS, til støtte for medarbejdernes identitetsopfattelse i KUBIS kan direkte overføres til mail. Gruppen anser det for vigtigt – både ifbm. den indbyrdes dialog mellem KUBIS-ansatte, og ikke mindst personalets mailkommunikation med brugerne, at det klart fremgår af en KUBIS-ansats mailadresse, at vedkommende et knyttet til KUBIS.Omvendt er det næppe troligt, at alle KUBIS-ansatte ønsker helt at slippe navneformsnavlestrengen til deres oprindelige, og på mange måder fortsættende lokale institutionelle miljø – eksempelvis deres institut, eller KB. Gruppen anbefaler at alle KUBIS-ansatte får mailadresser, hvoraf både deres nuværende tilknytning, og KUBIS-tilknytningen fremgår. Eksempelvis: [email protected] => [email protected] [email protected] => [email protected] [email protected] => [email protected]

8

8. Overvejelser vedr. fremtidig koordinering af IT-drift og -udvikling i KUBIS Da DNLB og KB i 2005 blev fusioneret var der i fusionsudvalget - bestående af repræsentanter for KB, DNLB, Kulturministeriet og KU - tilslutning til, at KUBs budget til IT- og web-ressourcer permanent overførtes til de respektive budgetter for IT-afdelingen og Web-afdelingen ved KBs Fællesområde, hvis overordnede ledelse varetages direkte af KBs direktør. Omvendt er der ikke i forbindelse med KUBIS-etableringen lagt op til, at ovennævnte KUB-midler fremover også skal omfatte øvrige, nye KUBIS-midler, der bliver stillet til rådighed af KU som følge af at KUBIS-aftalen omfatter flere biblioteksenheder end den oprindelige KUB (jvf universitetsfusionen). Denne situation betyder at den fremtidige IT-drift og –udvikling i KUBIS-regi skal samfinansieres, via hhv. KBs KUB-midler og det øvrige KUBIS’ KU-midler til sådanne initiativer. Arbejdsgruppen antager derfor at fremtidige drifts- og udviklingsprojekter skal baseres på specifikke projektaftaler, der bliver godkendt i både KBs direktion og KUs ledelse, i det omfang sådanne projekter ikke kan finansieres af KUB-midlerne alene. Hermed menes, at visse KUBIS-ITprojekter kan blive fordyrede i forhold til en ren KUB-udvikling, idet der er flere biblioteksenheder involveret, mens man i andre tilfælde kan tænke sig løsninger, som KB under alle omstændigheder ville have gennemført som følge af sit ansvar for driften af KUB, og som derfor ikke kræver medfinansiering fra KUBIS’ KU-ITmidler.

9. Rapportens samlede anbefalinger IT Arbejdsgruppen indstiller hermed det følgende forslag for så vidt angår det samlede biblioteks- og informationsrelaterede IT-setup på KUBIS

1. KUBIS betragter PRIMO som sin primære gateway til alle digitale ressourcer som biblioteket stiller til rådighed for sine brugere

2. KUBIS etablerer det i afsnit 3.2 anbefalede bruger set-up, som omfatter alle de brugere der i dag findes på mere lokale KUBIS-biblioteker, hvad enten disse er KU- og KB-ejede

3. KUBIS kortlægger systematisk IT-applikationer der bliver overflødige ifbm universitetsbiblioteksetableringen, og bistår fra centralt hold med juridiske og praktiske foranstaltninger, der skal bringe disse engagementer til ophør

4. For så vidt angår administrativ IT og publikumsIT anbefaler gruppen, at KUBIS fremover bliver supporteret og serviceret af de samme lokale supportenheder på fakulteter, institutter og KB-servicecentre, som yder servicen de i dag. Herunder at der løbende afsættes lokale midler til formålet, samt at der etableres minimumsstandarder vedr. hard- og software for administrativ IT og publikumsIT.

5. KUBIS Arbejdsgruppen anbefaler, at etablering og drift af IT-bestykkede studiemiljøer fortsat betragtes som en biblioteksrelevant serviceopgave, og at både KU og KB på overordnet plan hvor det måtte være opportunt understøtter denne udvikling, med både økonomiske og arealmæssige ressourcer.

6. KUBIS etablerer en webløsning og en Intra-løsning, der skal tydeliggøre organisationen overfor såvel brugere (KUs ansatte og studerende) som KUBIS-ansatte, jf rapportens afsnit 5 og 6.

7. Gruppen anbefaler at alle KUBIS-ansatte får mailadresser, hvoraf både deres nuværende tilknytning, og KUBIS-tilknytningen fremgår.

10

Bilag 1. Oversigt over forslag, der involverer økonomi Visse af arbejdsgruppens anbefalinger afføder behov for etablerings- og / eller driftsbevillinger, og andre anbefalinger afføder fusionsgevinster. Sådanne anbefalinger er anført herunder.

Udgiftsudløsende forslag 1. LIFE og FARMAs licensmæssige rettigheder i forhold til den nationale PRIMO-aftale skal

afklares, således at de rettighedsmæssigt bliver en del af KUBIS’ PRIMO-anvendelse ved årsskiftet 2007/08. De økonomiske implikationer herved skal udredes.

2. Etablering af en fælles løsning for alle KUBIS’ låneradministrative data, herunder at denne oversigts næstfølgende punkt (punkt 3) iværksættes

3. LIFEs base Agroline skal enten delvist (låneradministrative data) eller helt (også bibliografiske data) overføres til drift fra Fujitsu til KB. En fuldstændig overførsel vil kræve, at LIFE frikøbes fra en flerårig driftskontrakt hos Fujitsu

4. Etablering og drift / videreudvikling af KUBIS.KU.DK 5. Etablering og drift / videreudvikling af en KUBIS Intra 6. Se endvidere punkt 1 (nedenfor)

Fusionsgevinstudløsende forslag 1. Det blev i afsnit 3.1 Samsøgning anført, at PRIMO i princippet overflødiggør fysiske Aleph-

basesammenlægninger. Rent administrativt vil det imidlertid være klogt at analysere mulige gevinster ved en eller flere basesammenlægninger. Et vist antal sammenlægninger nu vil betyde en øget etableringsomkostning, som imidlertid muligvis mere end opvejes af driftsmæssige, langsigtede rationaliseringsgevinster.

2. Udfasning af lokale IT-løsninger, såsom LIFEs og FARMAs TD-Net samsøgningsløsninger og lignende udfasninger, som måtte blive afdækket af den under hovedrapportens punkt 3.3 foreslåede analyse

3. Formodentlig billigere drift af LIFEs base Agroline, hos KB.

Overvejelser vedr evt udbudspligt i forbindelse med etableringen af KUBIS Arbejdsgruppen har hen over arbejdsperioden lejlighedsvist diskuteret hvorvidt etableringen af KUBIS udløser krav om at enten etableringen i sin helhed, eller visse af de foreslåede, heraf affødte projekter, sættes i udbud. Gruppens overvejelser indsættes her i løbet af uge 43, men ud over dette anses rapporten for færdigskrevet.

11

Bilag 2 Primo løsning for KUBIS (version 1)

N O

T A

T

DET KONGELIGE BIBLIOTEK NATIONALBIBLIOTEK OG KØBENHAVNS UNIVERSITETS- BIBLIOTEK OLE HOLM

J.nr. 06-0714-4 Primo løsning for KUBIS (version 1) Med anskaffelsen af Primo på Det Kongelige Bibliotek (KB), åbnes mulighed for at tilbyde en Primo løsning omfattende alle bibliotekerne i KUBIS. Et integreret søgesystem som Primo har mange styrker. Det at det giver mulighed for samsøgning på tværs af mange forskellige typer informationsressourcer, er i sig selv et meget stort kvalitetsløft ud fra et brugerperspektiv, og vil uden tvivl være ekstremt nyttigt for KU’s studerende og forskere. Det overordnede succeskriterium for Primo i KUBIS, må være at stille alle relevante ressourcer til rådighed for brugerne, og samtidig sikre at der via Primo er uhindret, men kontrolleret, adgang til indholdet i de ressourcer der stilles til rådighed. Et andet succeskriterium må være, at brugerne entydigt ved, hvad der søges i, og hvordan adgang til det søgte kan opnås. Med Primo er det pludseligt meget let at blande datakilder, hvor alle måske ikke har adgang til alt. Det er vigtigt at der er fokus på disse succeskriterier i forhold til den Primo løsning KUBIS ønsker at tilbyde brugerne. Aleph på KU KB hoster i dag individuelle Aleph bibliotekssystemløsninger for 7 KU fakulteter, fordelt på både fakultetsbiblioteker, institutbiblioteker og afdelingsbiblioteker:

• Det Humanistiske Fakultet o Institut for Engelsk, Germansk og Romansk o Institut for Kunst- og Kulturvidenskab

Dansevidenskab ; Kunsthistorie ; Litteraturvidenskab ; Musikvidenskab ; Teatervidenskab

o Institut for Medier, Erkendelse og Formidling Film- og Medievidenskab ; Filosofi, Pædagogik og Retorik

o Institut for Nordiske Studier og Sprogvidenskab Finsk ; Lingvistik ; Nordisk

o Institut for Tværkulturelle og Regionale Studier Asienstudier ; Carsten Niebuhr ; Minoritetsstudier ; Polarbiblioteket ; Religionshistorie ; Østeuropæisk

Afdeling

o Nordisk Forskningsinstitut Arnamagnæanske ; Dialektforskning : Navneforskning

o Saxo-Instituttet Arkæologi og Etnologi ; Græsk og Latin ; Historie

• Det Juridiske Fakultetsbibliotek • Det Farmaceutiske Fakultetsbibliotek

13. december 2007 4. Rapport fra KUBIS ITArbejdsgruppen

N O

T A

T



• Det Naturvidenskabelige Fakultet

o Botanisk Centralbibliotek o Datalogiske Institut o Geografisk Bibliotek o Geologisk Museum o Institut for Matematiske Fag o Molekylærbiologisk Institut o Niels Bohr Institut

• Det Samfundsvidenskabelige Fakultet o Institut for Antropologi o Institut for Psykologi o Institut for Statskundskab o NIAS – Nordisk Institut for Asienstudier o Sociologisk Institut o Økonomisk Institut

• Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet o Institut for Folkesundhedsvidenskab o Institut for Idræt o Panum Instituttet

• Det Teologiske Fakultetsbibliotek Med individuelle løsninger forstås, at hvert bibliotek har egne bibliografiske databaser med tilhørende administrative databaser samt egne online søgegrænseflader eller OPACs. Af de nævnte biblioteker har 16 egentlig udlånsfunktion og dermed administrative materialedata, lånere samt systemrutiner for bestilling, lån og hjemkaldelse. Ud over at databaserne er fysisk placeret i samme servermiljø, er der ingen integration eller udveksling af data mellem disse. Det enkelte bibliotek har adskilte administrative rutiner, herunder bruger- og rettighedsstyring, bestillingsflow, udlånspolitik, hjemkaldelsesrutiner og backoffice funktioner som katalogisering og indkøb. Med andre ord, er det enkelte biblioteks katalog, beholdning, brugere, brugeres rettigheder og bagvedliggende rutiner ukendte for alle andre systemer end bibliotekets eget. Primo og GetIt Primo gør det muligt at søge hurtigt på tværs af store datamængder og i mange forskellige typer informationsressourcer. Fælles for ressourcerne er at de i Primo alle optræder som rene bibliografiske referenceposter, som via høstning er Primos repræsentation af de originale ressourcer.

N O

T A

T



Posterne i Primo indeholder således ingen oplysninger om rettigheder, restriktioner eller adgangsforhold til den enkelte ressource. Til det formål arbejder Primo sammen med dertil indrettede administrative systemer, såsom underliggende traditionelle bibliotekssystemer. I KB’s tilfælde drejer det sig om Aleph bibliotekssystemet og systemer som er særligt rettede mod styring af autentifikation og autorisation. KB’s brugerdatabase er sådan et system. I KU’s tilfælde drejer det sig alene om de enkelte bibliotekers administrative Aleph systemer. Kort sagt håndterer Primo alene søgning og fremvisning af bibliografisk data. I det øjeblik GetIt funktionen aktiveres, for at få adgang til en given ressource, tager de administrative systemer over. Al autentifikation, autorisation og adgang til både fysiske og elektroniske ressourcer foregår udenfor Primo. Problemstillingen Primo stiller en lang række nye muligheder til rådighed. En forudsætning for at frigøre dette potentiale - muligheden for adgang til ressourcer på tværs af systemer og institutioner - er sammenlægning af de bagvedliggende administrative data i ét system. Dette er en nødvendighed for at sikre brugerne let og overskuelig adgang til indholdet i de ressourcer Primo indeholder. Det vil ikke opleves som et serviceløft men derimod en klar forringelse, hvis brugerne præsenteres for ressourcer de på ingen måde kan få adgang til. KUBIS Primo modellen Ud fra et brugersynspunkt er den optimale søgegrænseflade, den der favner bredest og over så mange ressourcer som muligt. Brugere i dag forventer, at kunne finde de søger ét sted og via én grænseflade. KUBIS Primo modellen, må derfor være en model der ideelt omfatter hele KUBIS. For KU’s biblioteker tænkes på egne samlinger og egne elektroniske ressourcer – for KB tænkes på Københavns Universitetsbiblioteks (KUB) samlinger og ikke mindst de 100 mio. DADS tidsskriftartikler, som ventes integreret i Primo indenfor de kommende måneder. Konsekvensen af at vælge den optimale model må, som beskrevet ovenfor, være at alle administrative data for de involverede biblioteker, samles i ét administrativt miljø, så det sikres at brugerne har let og overskuelig adgang til indholdet i de ressourcer de kan søge i. På brugersiden vil sammenlægning af de administrative data, give et sømløst system hvor brugerne blot skal forholde sig til én enkelt brugeridentitet med ét sæt rettigheder, frem for forskellige identiteter med forskellige politikker, alt efter hvilket institutionelt tilhørsforhold den ønskede ressource har. Uden en sammenlægning, vil brugeren selv skulle administrere et antal brugerkonti med individuelle rettigheder, bestillinger og lån knyttet til hver enkelt biblioteks administrative enhed.

N O

T A

T



På administrationssiden vil sammenlægning medfører en rationaliseringsgevinst af varierende størrelse, alt efter hvilket administrativt område der kigges på. Sikkert er det, at sammenlægning vil aflaste indlåns- og fjernlånsprocesserne, der utvivlsomt vil komme under pres med Primo’s eksponering af det enkelte biblioteks ressourcer. Sammenlægning vil resultere i mere overskuelighed over samlinger og beholdninger, ligesom der vil være langt bedre mulighed for koordinering af interne processer såsom katalogisering, indkøb og samlingspleje. Generelt vil processer som i dag foretages af hvert individuelt bibliotek kunne koordineres langt bedre med en sammenlægning af de administrative systemer. Set ud fra basale brugerbehov, er sammenlægning af de involverede bibliografiske baser ikke nødvendigt i første omgang. Primo kan godt håndtere søgning og fremvisning i forskellige bibliografiske databaser med integration mod ét administrativt system. På sigt vil sammenlægning på bibliografisk niveau dog give servicen endnu et løft, idet det vil være muligt at operere med enhedsposter for hele KUBIS og en langt bedre udnyttelse af samlingerne. Analyser viser at der i dag anvendes en lang række forskellige systemer til og procedurer for integration med eksterne systemer, fjernadgang og håndtering af elektroniske ressourcer. Harmonisering af disse systemer og procedurer, vil samlet set give et mere effektivt og overskuelig systemmiljø, langt lettere at administrere og udvikle end tilfældet er i dag. Primos er brugernes værktøj, og dets succes afhænger af dets anvendelse og brugbarhed. Ved valg af model må brugerhensyn derfor til hver en tid veje tungere end interne administrative problemstillinger. Det er helt centralt at KUBIS Primo er så bredt funderet, at den er dækkende for brugernes behov, men samtidig er så overskuelig at brugerne ikke er i tvivl om rettigheder og adgang til ressourcerne. Begge dele opnås med en KUBIS Primo model med ét bagvedliggende administrativt system. Ole Holm 27. september 2007

mellem københavns universitet og det kongelige bibliotek...

Documents