memartabatkan peranan pentadbir di universiti awam: … · “memartabatkan peranan pentadbir di...
TRANSCRIPT
Wan Azman bin Wan Omar
Pendaftar
Universiti Putra Malaysia
Merangkap Pengerusi Majlis Pendaftar
Universiti Awam
Auditorium AKEPT, 20 Ogos 2016
Konvensyen Pentadbir Universiti Awam
“MEMARTABATKAN PERANAN PENTADBIR DI
UNIVERSITI AWAM: PENGURUSAN KEJAT”
Evolusi Dunia Pendidikan
Worldviews
Source: Sohail Inayatullah, www.metafuture.org (modified)
HE Model
Modified from
Knowledge
Wealth
What purpose education?
1 2
3 4
© DAR 2006
Which
way?
Quality of Life
Fame/Name
What Is Our Focus?
modified
Universiti Malaya
(UM)
1949 Universiti Teknologi
MARA (UiTM)
1999
Universiti Sains Malaysia (USM)
1969 Universiti Teknikal Malaysia Melaka (UTEM)
2000
Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)
1970 Universiti Sains Islam Malaysia (USIM)
2000
Universiti Putra Malaysia (UPM)
1971 Universiti Malaysia Perlis (UNIMAP)
2001
Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
1975 Universiti Malaysia Pahang (UMP)
2002
Universiti Islam Antarabangsa (UIA)
1983 Universiti Malaysia Kelantan (UMK)
2006
Universiti Utara Malaysia (UUM)
1984 Universiti PertahananNasional Malaysia (UPNM)
2006
Universiti Malaysia Sarawak (UNIMAS)
1992 Universiti Malaysia Terengganu (UMT)
2007
Universiti Malaysia Sabah (UMS)
1994 Universiti Tun Hussien Onn
(UTHM)
2007
Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI)
1997 Universiti Sultan Zainal Abidin (UniSZA)
2010
50
PREAMBLE
THE TRANSFORMATION OF THE HIGHER
EDUCATION SECTOR MUST BE DRIVEN BY
UNIVERSITIES AND NOT DIRECTLY BY THE
MINISTRY.
Every university is unique. The role, operating model, and
even composition of a academic community has to be
tailored to the university’s specific context – its history and
its current situation, and its priorities. EACH UNIVERSITY
TODAY WILL HAVE ITS OWN STRENGTHS,
WEAKNESSES, CHALLENGES AND ASPIRATIONS, AS
WELL AS DIFFERENT STARTING POINTS.
Consequently, any implementation needs to be
structured in a modular manner, so that universities
can adopt the elements that are best suited to their
situation and pace.
Accordingly, the UniTP has been developed as an
important initiative under the MEB (HE) to help
Malaysia's 20 public universities accelerate their
transformation journeys.
MALAYSIA EDUCATION BLUEPRINT (HIGHER EDUCATION)
THE UNIVERSITY TRANSFORMATION
PROGRAMME
STRENGTHENING CAREER PATHWAYS AND LEADERSHIP DEVELOPMENT
Source: Interviews; team analysis
Government
University leadership (e.g., president, board)College/department
To…From…Key decisions at Malaysian public universities
Evaluate performance of leaders (e.g., VC)
Approve university strategy (vision, mission. Focus)
Evaluation/promotion of staff; set pay scales/incentive
Change organization (e.g., establish, merge deps)
Approve university constitutions, statutes, and rules
Appoint inst. leaders/ set terms of office (VC, DVC)
Approve university budget
Set tuition fees
Management of allocated grants
Decide allocation of funds and research grants
Determine number and profile of students
Set student admissions criteria
Make admission decision
Approve academic program and curriculum
Student discipline and suspension
Appointment and dismissal of staff
Set pay schemes (salary designation)
Design staff development policies/programs
Manage endowment and income-generating assets
Minister appoints Chairman and approves Board members (as nominated by Nomination Committee). Board appoints VC, and VC appoints DVC. Performance should be systematically evaluated by a committee at University
Student discipline and suspension issues should be limited to the University
Board or department approves own strategy
Management of staff should be separate from Public Service control in order to attract best resources and control performance
Monitoring of HLI quality and reports
Treasury and Finance Division approve budget from the Government. Board and IPTA’s departments approve and manages funding from other sources.
Program and curriculum still needs to comply with MQA but no need for approval from Academic Division
Ministry continues to approve constitution but approval of statues and rules should be limited to University
Admini-stration and gover-
nance
Funding and financial autonomy
Admission, intake plans, curriculum
HR
Infrastructure development and management
Approve procurement decisions (facilities, services)
Infrastructure management and purchasing decision approvals should be made at the University or College/department levels
Monitoring through performance contract
Highlight #9: Transfer various decision rights
belonging to the government to IPTAs1
1 Similar approach for polytechnics and community colleges
4
Talent Excellence is one of the ten shifts defined in the Malaysia
Education Blueprint 2015-2025 (Higher Education), or MEB (HE)
Shift#2: Talent excellence focuses on achieving excellence through
an ecosystem that is able to attract, develop and retain talent. The
quality of Malaysia’s HLIs, and therefore the higher education
system, can only be good as the quality of academic community,
from educators, researchers, institutional leaders,
PRACTITIONERS, TO ACADEMIC SUPPORT STAFF.
MALAYSIA EDUCATION BLUEPRINT (HIGHER EDUCATION)
THE TEN SHIFTS
PREAMBLE
STRENGTHENING CAREER PATHWAYS AND LEADERSHIP DEVELOPMENT0
Experienced PractitionerInfluential in practical experience + application
over and above other roles and responsibilities
PENTADBIR UNIVERSITI: KEDUDUKAN KITA
PendaftarBursar
Ketua Pustakawan atau Penasihat Undang-
Undang
Gred 54, 52, 48 (Pengarah/Ketua
Pentadbiran/Bahagian)
Gred 44 (Ketua Seksyen/Unit)
Gred 41 (Ketua Seksyen/Unit)
Naib Canselor
Timbalan Naib Canselor
Dekan/Pengarah
Timbalan Dekan/Pengarah
Ketua Jabatan
PEN
GU
RU
SA
N
&
PR
OFESIO
NA
L
AK
AD
EM
IK
JAWATAN STRATEGIK
Berkemampuan untuk membawa perubahan
strategik kepada agensi
Berkemampuan untuk memimpin orang bawahan
Berkeupayaan untuk menjadi penggerak ke arah mencapai
visi dan misi agensi
Berkeupayaan membentuk jaringan dalam dan luar
agensi
Mempunyai kemahiran insaniah yang tinggi
KRITERIA PENTADBIR
PERANCANG
1. Ada Pengetahuan
2. Ada sumber
3. Ada pengalaman
4. Pengaruh luaran
PELAKSANA
1. Sumber yang mencukupi
2. Masa yang tepat
3. Sokongan
KEPUTUSAN
1. Menepati perancangan
2. Menganalisis jurang
3. Mengenalpasti isu
PEMANTAU
1. Sumber manusia
2. Analisis Semasa
3. Fokus
4. Masa
3P1K
PERANAN PENTADBIR
Memperkasa
Amalan Tadbir
Urus
Meningkatkan
Kepatuhan
Organisasi
Kejat
Melaksanakan
Pengurusan
Kewangan
yang Cekap
dan Berkesan
Meningkatkan
Infrastruktur,
Perkhidmatan
Teknologi
Maklumat dan
Komunikasi
Memperkasa Amalan Tadbir Urus
HASIL SEMAKAN SEMULA : Objektif 2 – Meningkatkan Kepatuhan Organisasi
Kejat dirangkumkan dalam Objektif 1 MEMPERKASA AMALAN TADBIR URUS
(a) Melaksanakan tadbir urus mengikut kriteria yang ditetapkan dalam Indeks Akauntabiliti (IA) dan IndeksTadbir Urus Universiti (UGGI)
(b) Memantapkan pengurusan kualiti secara berterusan(c) Mempertingkat profesionalisme staf akademik dan bukan akademik(d) Meningkatkan tahap keselamatan dalam kampus(e) Meningkatkan tahap kesedaran kesihatan warga kampus(f) Melaksanakan program keselamatan dan kesihatan pekerjaan secara berterusan(g) Memperkasakan penjenamaan universiti
(h) Melaksanakan tanggungjawab sosial korporat melalui penganjuran aktiviti kemasyarakatan yangberimpak tinggi
(i) Mentrampilkan UPM melalui pengukuhan aktiviti pemasaran dan komunikasi(j) Meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan
(k) Melaksanakan program Inisiatif Hijau(l) Membuat penstrukturan semula sumber
(m) Melestarikan pengurusan bakat (memperkasa kelayakan dan kemahiran staf) iaitu pegawai akademikmempunyai kelayakan PhD dan setara, dan pegawai bukan akademik yang memiliki kebolehanmultitasking
Melaksanakan Pengurusan Kewangan yang Cekap dan
Berkesan
(a) Mengenakan kadar yuran kompetitif bagi pelajar antarabangsa(b)Mengkaji semula kadar yuran pelajar antarabangsa setiap lima tahun(c) Menambah bilangan Program Eksekutif di beberapa PTJ (program prasiswazah)(d) Meningkatkan fasiliti dan kemudahan untuk menarik pelajar antarabangsa
(e) Membuat bidaan secara strategik untuk mendapatkan dana R&D, aktiviti pelajar,Knowledge Transfer Programme/Kursi samada geran kerajaan, industri atauantarabangsa
(f) Mempergiat pelaburan hartanah dan aset dengan lebih intensif(g) Mendapatkan kadar pulangan atau simpanan yang lebih kompetitif
(h)Menyediakan polisi dan skim bayaran perkhidmatan yang lebih menarik untukperkhidmatan ikhtisas bagi mendapatkan sumbangan dalam bentuk dana, asetdan bidaan
(i) Menyediakan SOP selaras dengan penarafan universiti berautonomi.(j) Meluaskan skop niaga ladang kongsi/jualan hasil pertanian
(k) Membudayakan aktiviti penjanaan dan penjimatan di kalangan semua peringkatstaf universiti.
(l) Membudayakan institusi wakaf dalam kalangan staf dan pelajar
Meningkatkan Infrastruktur, Perkhidmatan Teknologi
Maklumat dan Komunikasi
(a)Mengenalpasti Projek Pembangunan Infrastruktur mengikut keutamaanstrategik
(b)Mendapatkan peruntukan untuk melaksanakan Projek PembangunanInfrastruktur
(c)Melaksanakan Projek Pembangunan Infrastruktur mengikut perancangan
(d)Melaksanakan penyelenggaraan kemudahan secara konsisten danterancang
(e)Melaksanakan audit ruang dan audit frekuensi penggunaan ruang(f) Menyediakan keperluan sumber dan kemahiran dalam ICT
(g)Membangunkan sistem baharu yang relevan dan membuat perubahankepada sistem sedia ada dalam ICT
(h)Mendapatkan lebih banyak bahan perpustakaan dalam bentuk hadiah(i) Meningkatkan perolehan pelbagai jenis koleksi di perpustakaan(j) Meningkatkan kerjasama dengan agensi berkaitan pertanian
DASAR
LATIHAN
SUMBER
MANUSIA
PP.6/05
1. Menyediakan anggota yang
berkelayakan, berkebolehan dan
berkompetensi
2. Mencapai hasil kerja berkualiti
3. Meningkatkan kompetensi &
produktiviti
4. Membentuk Nilai-nilai murni &
sikap-sikap positif
5. Mewujudkan nilai cipta & nilai
tambah
6. Menyediakan hala tuju kemajuan
kerjaya
PEMANTAPAN BAKAT PENTADBIR
STRUKTUR LATIHAN15
PERALIHAN
LANJUTAN
PERTENGAHAN
ASAS
PRA
PENEMPATAN
P
E
R
I
N
G
K
A
T
TEMPOH PERKHIDMATAN (TAHUN)
0 3 5 10 25 2 tahun
sebelum
bersara
PENDEDAHAN KOMPETENSI
PENERAPAN KOMPETENSI
PEMBANGUNAN
KOMPETENSI
PENINGKATAN KOMPETENSI
PENGUKUHAN
KOMPETENSI
PERALIHAN KERJAYA
PENGURUSAN BAKAT
Mengenalpasti dan menilai bakat bakal‐bakal
pegawai pentadbir yang berpotensi tinggi
Merapatkan jurang kompetensi dengan
membangunkan kualiti dan kompetensi
kepimpinan
Memastikan kesinambungan pemimpin
cemerlang UPM dan mengekalkan bakal
pemimpin yang berpotensi tinggi
Memastikan pertimbangan pencarian pegawai
untuk jawatan strategik dapat diberikan kepada
calon dalaman yang sesuai dan berkelayakan
Melahirkan pegawai pentadbir yang berbakat
bagi menerajui kepimpinan PTJ berorientasikan
perkhidmatan dan pengurusan
PROGRAM HIMPUNAN BAKAT
PELAN PENGGANTIAN
FASA IMPLEMENTASI PP UPM
2012
Latihan
Pembangunan Polisi
Kelulusan pihak universiti
2013
Pengenalpastian Bakat
Ujian Personaliti
Penyediaan Profil
Pembangunan Bakat (Latihan)
2014
Pembangunan Bakat (Latihan)
2015
Pembangunan Bakat (Latihan)
2016
Pembangunan Bakat (Latihan)
PEMANTAPAN BAKAT PENTADBIR
Integriti
Komunikasi
Analitikal
Kreatif & Inovatif
Membuat Keputusan
Pemikiran Strategik
Membangun Pasukan
Kekuatan Visi
Berkeyakinan
9 K
OM
PETE
NSI K
EP
IMPIN
AN
UPM
3 calon bagi setiap jawatan strategik oleh Fakulti
(Dekan, Timbalan Dekan, Ketua Jabatan)
Semua pegawai gred 48 dan ke atas dilantik automatik
Gred 41 & 44 berdasarkan cadangan wakil Skim Perkhidmatan
HIMPUNAN BAKAT & PELAN PENGGANTIAN
Pengenalpastian
Bakat
Pembangunan
Bakat
Himpunan Bakat
Akademik
Himpunan Bakat
B/Akademik
Integriti
Komunikasi
Analitikal
Kreatif & Inovatif
Membuat Keputusan
Pemikiran Strategik
Membangun Pasukan
Kekuatan Visi
Berkeyakinan
9 K
OM
PETE
NSI K
EPIM
PIN
AN
UPM
Umum
Gred
41/44
Gred
45/52/54
Akademik
Kursus Kepemimpinan
melalui kerjasama UPM
Education & Training
Wacana Profesional
Perkongsian Ilmu Pentadbir
(PINTAR)
Mentoring
UPMTOP & AGOP
Think Tank UPM
PR
OFIL K
EPIM
PIN
AN
(DIS
C)
PEN
ILAIA
N K
OM
PETE
NA
SI K
EPIM
PIN
AN
PENJAJARAN FUNGSI
UTAMA PERKHIDMATAN
Laksana tugas sesuai
dengan perkhidmatan
• Pengajaran
• Penyelidikan
• Perkhidmatan Profesional
KAWALAN SAIZ
Saiz yang sesuai
• Mansuh jawatan
kosong di gred lantikan
• Agih semula & tukar
ganti jawatan sedia
ada
• Beku pewujudan
jawatan baru/ pejabat
cawangan baru
SEMAKAN SKIM PERKHIDMATAN
multi-skilling & multi-tasking
• Gubal skim perkhidmatan baru
• Penambahbaikan :
Kenaikan taraf
Perubahan lapisan gred
Pindaan syarat lantikan
Multiple entry
Penjumudan
ALIH DAYA
Diserah urus kepada
pihak luar (cth :
syarikat swasta)
• Penyediaan
penyelenggaraan
• Kawalan keselamatan
(kawasan yang tidak
digazetkan)
KAJIAN PERTINDIHAN FUNGSI
Penstrukturan semula semua PTJ
• Penggabungan PTJ
PEREKAYASAAN
Perkemas proses kerja
• Pengurusan teknologi
maklumat & komunikasi
1
2
3
4
5
6TADBIR URUS/
GOVERNAN
• Garis Panduan Budaya
kerja
• Persekitaran
• Pengurusan dan
kepimpinan
• Nilai dan etika
7
MODEL PELAKSANAAN PROJEK LEAN UNIVERSITI
AWAM
Pelaksanaan lean merupakan satu intervensi sistematik yang akan melibatkanperubahan institusi secara holistik. Ia tidak boleh dianggap sebagai satu prosesmekanikal yang menggunakan kaedah dan alat yang tertentu dalampengoptimuman sumber untuk tujuan penjimatan kos atau pengurangantenagakerja semata-mata.
Teras kepada pemikiran lean adalah mengutamakan keperluan pelanggan(voice of customer), menghapuskan proses atau aktiviti kerja yang tidakmempunyai nilai tambah kepada pelanggan serta membebankan kakitangan.Perlaksanaan pengurusan lean memerlukan perubahan cara pemikiran,kaedah kepimpinan dan pandangan dalam perlaksanaan dan pencapaianhasil kerja serta memerlukan perubahan budaya kerja di universiti awam.
MODEL OF THE TOYOTA WAY
PRINSIP PEMIKIRAN LEAN
Text Text
Langkah 1
Kenal pasti Nilai
(Define Value)
Langkah 2
Kenal pasti Aliran Nilai
(Identify value stream)
Langkah 3
Wujudkan aliran
(Establish flow)
Langkah 4
Penghasilan output
berdasarkan keperluan
pelanggan
(Establish Pull)
Langkah 5
Mencari kesempurnaan
(Aim for Perfection)
Rajah : Lima prinsip pemikiran lean (Womack & Jones,
2003)
Pemikiran lean di universiti awam akan
dilaksanakan berteraskan kepada
falsafah lean dan prinsip lean yang diutarakan oleh
(Womack & Jones, 2003).
Perlaksanaan Projek Lean
Pendekatan 9-Langkah (Nine Steps Approach)
APA FUNGSI UTAMA IPTA? APAKAH PERKHIDMATAN IPTA?
SIAPA PELANGGAN DALAMAN/LUAR IPTA?APAKAH KEPERLUAN PELANGGAN IPTA?
(VOICE OF CUSTOMER)
Pembangunan
Modal InsanHalatuju Lean
HASIL PERLAKSANAAN LEAN
Str
ukt
ur
Le
an
TADBIR URUS
LEAN
TADBIR URUS
LEAN
TADBIR URUS
LEAN
Pe
mb
ud
aya
an
Pe
mik
ira
n L
ea
n
(P
en
gu
rusa
n/S
taf)
TADBIR URUS
LEAN
4
Pemetaan
Proses
1
Kenal pasti
Proses
5
Penambahbaikan
Proses
6
Pemetaan
Semula Proses
7
Perlaksanaan
8
Pemantauan
FTE9
Penyeragaman
CHECK
DO
PLAN
ACTION
Kepimpinan
3
Latihan
Pe
ma
tuh
an
da
n
pe
ng
uru
san
ris
iko
2
Perencanaan
Startegi Transformasi
Lean
MODEL PELAKSANAAN PENGURUSAN LEAN
DI UA
PENTADBIR IDEAL
Memiliki pengetahuan yang terkini
Mampu membuat keputusan dengan cepat dan tepat
Berupaya untuk memimpin
Boleh bekerja berpasukan
Berdaya tahan
Mampu membuat jangkaan
Sentiasa membuat nilai tambah dalam diri (berkelayakan profesional)
Berintegriti
SEKIAN
TERIMA KASIH