met pro gesprekken naar vakmanschap
TRANSCRIPT
1
Met PRO gesprekken naar Vakmanschap
Van functioneringsgesprekken naar ontwikkelingsgesprekken
2
Vakmanschap
Presteren met mensen = Regisseren van ontwikkelingen
De juiste kwaliteit onderkend Medewerkers zo ontwikkelen dat ze in staat zijn de
business-strategie te realiseren
3
Aanleiding
Alles veranderd: Organisatie De tijden Medewerkers
Hierdoor is het noodzakelijk inzicht in de voortdurende ontwikkeling van kennis en vaardigheden van de medewerkers te krijgen.
Daar is een gezamenlijke inspanning voor nodig, zodat we continu beschikken over die medewerkers waarmee we plezierig, veilig en doeltreffend samenwerken.
4
Doel
Het op een
eenduidige wijze inzichtelijk maken, vastleggen en beoordelen
van dekennis, kunde en competenties
van de medewerkers in relatie tot de strategie, teneinde hierop te kunnen sturen
5
Instrumentarium
In het kader van regisseren van (bedrijfs)ontwikkelingen
Inzet van: Resultaat en ontwikkelingsgesprekken
(Verwachtingen uitspreken en nakomen)
Opleidingsplannen (Regisseren van Ontwikkelingen van teamplannen via
regioplannen naar BU plannen)
6
Sturen op resultaten Een managementstijl gebaseerd op duidelijke, meetbare afspraken
over resultaten en verantwoordelijkheden.
Beide partijen hebben dezelfde verwachtingen over hun doelen en kunnen elkaar aanspreken op de resultaten, die uiteraard SMART zijn.
Binnen de grenzen van de gemaakte afspraken hebben de medewerkers de vrijheid te bepalen hoe ze hun doelen willen bereiken.
SMART = Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar, Tijdgebonden
7
Wat levert het op
Medewerkers zijn van nature gemotiveerd wanneer zij:en en voorwaarden die hierover zijn gemaakt Succes kunnen bereiken Iets doen / kunnen laten zien waar zij goed in zijn Bijdragen aan iets wat ze belangrijk of waardevol achten Iets leren of beter worden in wat ze doen Een duidelijke eigen verantwoordelijkheidsgebied hebben Aan hen haalbare doelen worden gesteld, en duidelijk
afspraken zijn gemaakt over de middelen en voorwaarden die hierover zijn gemaakt
Feedback krijgen over de door hen behaalde resultaten
8
Resultaat en ontwikkelingsgesprekken
Noemt men soms ook Planningsgesprekken, POP gesprekken, Gesprekscyclus
9
De methodiek
Leveren van een optimale bijdrage: Aan het realiseren van de door bedrijf beoogde resultaten
In het verlengde hiervan, aan de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers
Met de systematiek wordt tevens beoogd: Maken van bindende afspraken tussen medewerker en
leidinggevende
Maken van afspraken over de gewenste voortgang
Evalueren van geleverde prestatie
10
Resultaat en ontwikkelingsgesprekken Gericht op: Continue verbeteren, middelen/voorwaarden, output
Wat wordt vastgelegd: Verantwoordelijkheden, doelen, middelen
Momenten: Contractfase, Voortgangsfase, beoordelingsfase
Voortgangsbewaking: Voortgangsgesprekken. Formele momenten in de voortgang
Beoordeling: Op behaalde resultaten en inzet
Motivatieprincipe: Motiveren middels uitdagende doelen
Grote voordeel: Je weet waar je aan toe bent en je hebt veel eigen speelruimte
11
Vastleggen afspraken
In een formulier of digitale versie worden afspraken vastgelegd over: Resultaten Competenties Functionele expertise
PRO-Formulier
Welke resultaten zijn in de afgelopen periode in het werk gerealiseerd?
afgesproken: gerealiseerd j/n:
Tip: raadpleeg eerdere afspraken of functieprofiel, taakomschrijving etc.
Stap 1: Evaluatie van resultaten en ontwikkelactiesOordeel: S O N ZG E vul in bij stap 4: 1 2 3 4 5
Opmerkingen medewerker, bijzondere omstandigheden/invloedsfactoren:
Opmerkingen medewerker, bijzondere omstandigheden/invloedsfactoren:
vereist niveau: beoordeling leidinggevende:
resultaatgericht
klantgericht
ondernemend
innovatief
communicatie
coachend leidinggeven(leidinggevende)
visie (leidinggevende)
---------------------
---------------------
Tip: raadpleeg het competentiewoordenboek voor het vereiste niveau en een beschrijving van het bijbehorende gedrag. Kijk op Nuonline onder Mens en Werk.
Stap 2: Evaluatie van competenties Oordeel: S O N ZG E vul in bij stap 4: 1 2 3 4 5
12
Stappen
Evaluatie resultaten Evaluatie competenties Evaluatie functionele expertise Totale evaluatie Afspreken resultaten Afspreken ontwikkeling Bespreken loopbaanperspectief
13
Stap 1. Evaluatie van resultaten en ontwikkelingsacties
Oordeel: S O N ZG E SlechtOnvoldoendeNormaalZeer GoedExcellent
Welke resultaten zijn in de afgelopen periode in het werk gerealiseerd
Afgesproken: gerealiseerd j/nTip: raadpleeg eerdere afspraken, functieprofiel
Welke concrete ontwikkelingsacties zijn in de afgelopen periode in het werk gerealiseerd
Afgesproken: gerealiseerd j/n
14
Stap 2. Evaluatie competentiesOordeel: S O N ZG E
Vereist niveau: Beoordeling leidinggevende
Resultaatgerichtheid ___________________
Klantgerichtheid ___________________
Communicatie ___________________
Plannen en Organiseren (3) onvoldoende, mist ……. 2
15
Niveau indeling competenties
Voorbeeldcompetentie: Plannen en Organiseren
Niveau 1.Stelt prioriteiten en heeft overzicht over EIGEN werkzaamheden
Niveau 2Stelt prioriteiten bij de werkzaamheden van zichzelf en van ANDEREN
Niveau 3.Stelt heldere DOELEN en prioriteiten voor zichzelf en voor anderen
Niveau 4.Stuurt op hoofdlijnen en samenhang
16
Stap 3. Evaluatie van de functionele expertise
Kennis en vaktechnisch vaardigheden
Oordeel: S O N ZG E
Geeft aan welke mate de medewerker: Kennis heeft van alle relevante aspecten van het vakgebied
Op de hoogte is van recente ontwikkelingen in het vakgebied
Prioriteiten stelt en overzicht heeft over werkzaamheden
Ordelijk, systematisch werkt en werkzaamheden volgens planning uitvoert
17
Stap 4. Totale evaluatie conform personeelshandboek
Eindoordeel wordt vertaalt naar o.a. financiële beloning
Slecht (1) = 0%Onvoldoende (2) = 1,5%Normaal (3) = 2,5%Zeer Goed (4) = 3,5%Excellent (5) = 5%
VoorbeeldResultaten uitkomst: 2 vermenigvuldigen met 2 = 4Competenties uitkomst: 2 plus functionele expertise 2 = 4 8:4=2
Van 0 tot 5 %
Oordeel stap 1 x 2
Oordeel stap 2 + stap 3
: 4 =
Eindoordeel: S O N ZG E
18
Scoren
1. Slecht (70%)2. Onvoldoende (70 – 100%) 3. Normaal / Goed ( 100%)4. Zeer Goed (100 – 110%) 5. Excellent (> 110%)
Resultaten
1. Slecht (te hoog gegrepen)2. Onvoldoende (Sterk ontwikkelpunt) 3. Normaal/Goed (Ontwikkelpunt)4. Zeer Goed (Sterk punt) 5. Excellent (Typerend sterk punt)
Competenties
1. Slecht (Beschikt geheel niet over de vaktechnische kennis en vaardigheden)2. Onvoldoende (Niet over alle) 3. Normaal/Goed (In voldoende mate)4. Zeer Goed (Ruim voldoende mate) 5. Excellent (Treedt ook op als vraagbaak en klankbord naar medewerkers)
Functionele expertise
19
Gesprekken
Er zijn drie belangrijke momenten van aansturing in een jaar en hiervoor zijn dan ook drie verschillende gesprekken
Contractfase = Afsprakengesprek Coaching gesprek = Voortgangsfase Beoordelingsgesprek = Beoordelingsfase
20
Gesprekken (overzicht)
Afspraakgesprek Coaching gesprek Beoordelingsgesprek
Doel Afspraken maken Analyseren, bijsturen Evalueren, beoordelen
Onderwerp Organisatiedoelen, Tussentijds resultaat, Resultaten, ontwikkeling
persoonlijke doelen, haalbaarheid
middelen
Resultaat Afspraken, Actiepunten ter Waardering medewerker
middelen bijsturing
Relatie Gelijkwaardig Gelijkwaardig Hiërarchisch
Tijdsperspectief Toekomst Heden en toekomst Verleden
Wanneer Begin van het jaar Steeds als nodig Doorgaans 1 X per jaar
doch zeker (eind)
halverwege het jaar
Belangrijk Voor alle drie gesprekken geldt altijd “Goed voorbereiden”
21
Opleidingsplannen en profielen
22
Waarom Opleidingsplannen
Ontbrekende schakel (businessplannen, afdelingsplannen, budgetten)
Behoefte aan (be)stuurbaar en ontwikkelbare O&O = planmatig
• Toekomstgericht
• Volledig
• Samenhangend
• Effectief
• Efficiënt
• Meetbaar
• Transparant
• Communiceerbaar
• Registreerbaar
Leidraad
Prioritering
23
Plan
ActieOpleiden
Noodzakelijk
Competentieniveau
Gap
PRO
Check
O&ODoelstellingen
Werkelijk
Competentieniveau
Proces
Functie competentie fleximatrices
(Noodzakelijke flexibiliteit)(Huidige flexibiliteit)
(Flexibiliteitscore)
24
Planmatig, schematisch
Personeelsplan Opleidings- en Ontwikkelingsbeleid- plan
Functie Competentie fleximatrix
Persoonlijk plan Voor Resultaat en Ontwikkeling (PRO)
Opleidingsplannen Team, regio, afdeling
Bedrijfsopleidingsplan
25
Formats
Compentence fleximatrix
Opleidingsplan Team
Opleidingsplan Regio
Problemen met formats = HRM raadplegen
26
Opleidingen fleximatrix
Functie
1.Invullen eisen per kennis/vaardigheden gebied
2.Aangeven noodzakelijke flexibiliteit per gebied
3.Invullen individuele score (0 – 1)
4.Bereken huidige flexibiliteitijke flexibiliteit per gebied
5. Invullen individuele score (0 – 1)
6. Bereken huidige flexibiliteit
Hoe bouw je de matrix op
Legenda
Kritische opleidingsnoodzaak(medewerker kan niet functioneren zonder deze opleiding)
1 medewerker voldoet aan deze eis0,5 medewerker voldoet gedeeltelijk aan deze eis0 medewerker voldoet niet aan deze eis
27
Opleidingen fleximatrixBijgewerk t op 7/3/2013 Vereiste kennis en vaardigheden
Competentie flexi-matrix
Projectmanager
Bedrijfsonderdeel/Afdeling
Functiegroep/nummer
HB
O+
-niv
eau
Hoger m
anagem
ent
Kennis
van p
roje
ctm
anagem
ent-te
chnie
ken
Kennis
van h
et a
anslu
itpro
ces
Coachend le
idin
ggeven (3
)
Innovere
n (2
)
Beslu
itvaard
ig (3
)
Com
munic
ere
n (4
)
Sam
enw
erk
en (4
)
Resulta
atg
eric
ht (3
)
Kla
ntg
eric
ht (2
)
Ondern
em
en (2
)
Onderh
andele
n (3
)
Pla
nnen e
n o
rganis
ere
n (4
)
Lere
n (3
)
X X
Taakgebied
X
Bedrijfsspecifiek
X
Gedragcompetenties (incl. niveau)
X X X X X X X X X X X
Namen medewerkers1. Piet de Vries 0,5 0,5 1,0 1,0 0,5 1,0 1,0 0,0 0,5 1,0 1,0 1,0 0,0 1,0 0,52. Klaas van Rooy 1,0 1,0 0,0 0,0 1,0 0,5 1,0 1,0 0,5 0,0 0,5 1,0 0,5 0,5 1,03. Hein Visser 1,0 0,5 1,0 1,0 0,0 1,0 0,5 0,0 1,0 0,5 0,0 1,0 0,5 0,0 1,04. Mirjam de Raad 1,0 1,0 0,0 0,5 1,0 1,0 0,5 1,0 1,0 0,5 1,0 1,0 0,5 1,0 1,05. Jan de Lange 1,0 1,0 0,0 1,0 0,5 0,0 0,5 1,0 1,0 0,5 0,5 1,0 0,5 0,5 1,06. Karel Jansen 1,0 1,0 0,5 1,0 1,0 0,5 0,0 1,0 0,0 1,0 1,0 0,0 0,5 1,0 0,07. Monique Bakker 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 0,0 1,0 1,0 0,0 1,0 1,0 0,0 1,0 0,5
Huidige flexibiliteit 6,5 6,0 3,5 5,5 5,0 5,0 3,5 5,0 5,0 3,5 5,0 6,0 2,5 5,0 5,0Noodzakelijke flexibiliteit 7,0 7,0 7,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0Flexibiliteitsscore 0,9 0,9 0,5 1,1 1,0 1,0 0,7 1,0 1,0 0,7 1,0 1,2 0,5 1,0 1,0
28
Opleidingenbudgetplan Regio
Bedrijf :
Bedrijfsonderdeel :
Budgetjaar : 2013
Naam afdeling/team Aantal medw.
Budget-aanvraag 2013
Out of Pocketin euro´s
Verlettijdin uren
Totalen
Regio opleidingenbudgetplan
29
Team opleidingenbudgetplan
Out of pocket
Verlettijd
euro s uren1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2
Jan Schok 12345678 WEB 3 Elektrotechniek 6500 200
Klaasje van der Meer 23456789 Ac. Rug- en Vlinderslag academie 450 60
Frits Deuk 34567890 MBO Bank- plaatwerken 675 240
Hanneke Lijm 45678901 HBO Personeel & Arbeid 1325 360
1500 24
500 8
150 4
10250 800
21350 1696
Aantal herkwalificatiesHerkwalificatie veiligheidsbevoegdheden en/of gecertificeerden ed. Tot. aantal bevoegden ed.
. Lopend boekjaar 2012 Volgend boekjaar 2013
Bedrijf :Bedrijfsonderdeel : Afdeling/Team :
Budgetjaar : 2013Naam
medewerkerPers. Nr Naam opleiding Opleidingsplanning Budget aanvraag
2013
3
VIAG 2 1
BEI 7
VCA 9 0
BHV 1 1
Stelpost (maximaal 1,2 x budget aanvraag) periode
Totalen
Overige veiligheidsopleidingen 3 0
Aanvullende budgetaanvraag (2e helft 2013) Nee
30
Vakmanschap & Sturen op resultaten
Gaan voor vakmanschap De juiste kwaliteit onderkend
Medewerkers zo ontwikkelen dat ze in staat zijn de business- strategie te realiseren
Investeren in output Structureel: het herleiden van organisatie doelen tot individuele
doelen
Cultureel: richtinggevende spelregels voor het handelen in samenwerkingsverbanden
31
Gevoerde gesprekkenOpleidingsplannenPersoneelsbudgetOpleidingsbudgetOnderkende kennisDezelfde managementstijl
HRMInformatie
Presentatie
Formats
Monitoring
Checklists Handleidingen
FeedbackVoorbereidingEvaluatie
PlanningUitleg
InformerenMT
En nu verder, actie
InformerenTeamleiders
InformerenMedewerkers
32
Nog even dit……
Communicatie medewerkers – waar gaat het over Management in charge HRM ondersteunt, verzamelt, helpt …. PRO in Excel is mooi, maar bij meer dan 15
medewerkers is analyseren niet eenvoudig, dan is digitaal beter
bijvoorbeeld www.drielingh.nl of www.ddgc.nl PRO moet wel passen in Planning & Control cyclus i.v.m.
personele kosten