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METODOLOGIA, RESULTADO E ANÁLISES
A 6ª Pesquisa IOB SPED contou com 929 empresas, representando uma amostra
qualificadamente diversificada e quanticamente satisfatória, conferindo assim maior
riqueza à análise estatística e maior aderência à realidade de todo o mercado.
50% da amostra pertencem ao segmento de Serviços, 27% da Indústria, 16% do
Atacado ou Varejo e 7% de mais de um deles ou de outros segmentos de mercado.
Das empresas pesquisadas, 56% estão enquadradas no Lucro Real, 29% no Lucro
Presumido, 11% no Lucro Real com acompanhamento diferenciado e 4% em outro
tipo de regime.
40% das companhias possuem de 11 a 100 funcionários, conforme disposto no
gráfico abaixo, e 31% de toda a amostra afirma ter aumentado seu quadro de
funcionários apenas para atender à demanda do SPED.
Porte da empesa – quantidade de funcionários
CENÁRIO DAS EMPRESAS QUANTO ÀS OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
Nesta pesquisa, a EFD PIS COFINS figura como a obrigação acessória que traz
maior insegurança e representa a maior dificuldade às empresas em relação à
adequação ao SPED, seguida por FCONT, EFD ICMS/IPI e ECD, conforme gráfico
abaixo. Para 61% das empresas, o prazo de entrega da EFD PIS COFINS será
prorrogado.
Acredita-se que a EFD PIS/COFINS seja a obrigação onde os entrevistados
encontram maior dificuldade por ser uma obrigação “nova”, sem antecedentes o
que acaba gerando maiores dúvidas sobre a entrega e pelos movimentos não
provenientes do SPED Fiscal como, notas de serviços tributadas pelo ICMS e
créditos originários do ativo imobilizado. As empresas também não podem confiar
no PVA para validação do arquivos, pois, até o momento, a receita não liberou uma
versão do programa validador específico para essa obrigação, o que gera maiores
dúvidas sobre o conteúdo dos arquivos.
Diante da necessidade de implementação das obrigações acessórias digitais, 38%
das empresas afirmam ter adquirido produtos e contratado exclusivamente para
essa finalidade. Considerando toda a amostra, 46% também afirmam investir,
anualmente, de R$1.000 a
R$4.999 em recursos para essa finalidade e 30% já investe mais de R$10.000 na
adequação ao SPED, conforme o gráfico abaixo.
O que deve ser ressaltado na questão investimento é que se observam volumes
consideráveis destinados a geração e entrega das obrigações e não na prevenção
dos problemas que refletem no SPED. Há grandes movimentos visando à
contratação de consultorias, desenvolvimentos sistêmicos, aquisições de aplicativos
e entre outras formas visando ajustar dados para que seja possível gerar
informações e validar nos programas desenvolvidos pela Receita Federal. Porém, é
essencial que sejam direcionados investimentos para correção de processos de
forma definitiva, ou então os problemas pontuais farão parte da rotina cotidiana por
longos períodos.
Para evitar que os problemas perdurem após a geração dos arquivos e se tornem
freqüentes, é recomendado que se busque alternativas que efetivamente garantam
a segurança em todas as fases, seja por meio de consultorias ou assessorias,
aquisição de sistemas, softwares ou aplicativos que realmente certifiquem as
informações e que possibilitem uma visão estratégica do cenário da empresa,
permitindo outras análises e adequações como, por exemplo, de sistemas e
processos.
Nesta 6ª Pesquisa IOB SPED constatamos que 74% das empresas já investe mais
de R$1.000 para essa finalidade, buscando garantir seu compliance tributário. Veja
o gráfico abaixo:
Investimento anual em produtos e serviços para adequação ao SPED
7%
15%
18%
34%
26%
Acima de R$50.000
De R$10.000 a 49.999
De R$5.000 a 9.999
De R$1.000 a 4.999
Até R$999
DIFICULDADES COM O SPED
Mesmo com o suporte especializado e recursos dedicados para a adequação ao
SPED, 89% ainda declara ter de médio a alto grau de dificuldade em relação
à implementação, conforme disposto no gráfico a seguir.
Dentre as dificuldades sinalizadas por essas empresas, 37% destacou Sistemas e
Tecnologia como o principal obstáculo, seguido por Processos (25%) e Pessoas
(19%) conforme disposto abaixo.
Em relação a Sistemas e Tecnologia, a maior dificuldade, citada por 35% das
empresas, está em garantir a correta parametrização / extração dos dados
do ERP. O primeiro passo para garantir a correta parametrização dos sistemas é
mapear o maior volume possível de operações realizadas pela empresa e definir os
tratamentos necessários principalmente no que diz respeito às questões tributárias.
Estando devidamente mapeadas, as parametrizações poderão ser atualizadas de
acordo com os novos critérios.
Um dos grandes problemas nas empresas atualmente é que as próprias
companhias não possuem conhecimento ou disponibilidade suficiente para levantar
e mapear todos os cenários de negócios e acabam atribuindo de forma subjetiva a
área de tecnologia. Mesmo que a frente de tecnologia seja inserida visando às
correções, o trabalho será em vão se as áreas de negócios não desenvolverem um
mapa detalhado de operações haja vista que áreas de tecnologia atuando de forma
independente, não terão conhecimento suficiente para executar determinados
levantamentos, o que é absolutamente normal, pois, não é a atividade principal da
referida área.
Por outro lado, 26% da amostra já acreditam que o maior problema está nos
provedores de tecnologia, que demoram a atualizar os softwares e
sistemas com as exigências do Fisco. Por isso, agir de forma antecipada e
precavida é o melhor caminho.
É muito comum abordagens e contratações de parceiros no ramo de tecnologia
quando a obrigação ou atualização está muito próxima da entrega. É importante
ressaltar que isso inviabiliza qualquer ação assertiva por parte de ambos, que por
sua vez atuarão de forma reativa, haja vista a proximidade da entrega.
Acompanhar o parceiro de Tecnologia estabelecendo cronogramas e
comprometimento com os prazos é uma saída viável no que diz respeito às
atualizações. Deixar para fazer contato em período muito próximo da entrega,
expõe a empresa a riscos desnecessários, até porque não basta simplesmente
atualizar o software, é necessário efetuar testes apurados para certificar de que a
funcionalidade esteja devidamente homologada e, normalmente, esse trâmite pode
consumir tempo significativo além de comprometer a qualidade da implementação.
Para 16% das empresas, a falta de integração de dados entre os sistemas e
ERPs é o que mais dificulta o processo de adequação ao SPED e 14% das empresas
informou ter realizado a implementação com equipe própria, no entanto,
alegam que o problema maior é não ter a expertise necessária para garantir total
segurança ao processo e, consequentemente, à escrituração digital das suas
informações.
A grande questão aqui tratada é que houve uma segregação na escrituração e
apuração de tributos dentro até mesmo da área fiscal. É muito comum equipes
totalmente apartadas atuando com a apuração de ICMS, IPI e ISS, outra equipe
atuando com PIS e COFINS, outra com IRPJ e CSLL e até uma quarta equipe
tratando das retenções.
Mesmo que as atividades estivessem dentro de uma mesma gerência ou diretoria,
esse cenário fez com que tais áreas buscassem alternativas distintas para efetuar a
apuração, recolhimento e entregas de obrigações acessórias. É natural
encontrarmos numa mesma área fiscal, 02, 03 ou mais soluções fiscais distintas e
agora com o advento do SPED, a tendência é que tais informações necessitem de
consolidação para compor uma única obrigação.
É essencial que exista uma conscientização para centralizar as informações fiscais
numa única base. Ter um único sistema é importante, porém, é fundamental que a
mesma informação seja base para apuração e escrituração do ICMS, IPI, PIS,
COFINS e etc. Quem não atentar a essa sistemática, certamente correrá o risco de
ter que criar mecanismos complexos e onerosos para extrair, tratar e consolidar
informações visando atender o SPED. A conseqüência disso é a onerosidade e
principalmente o potencial risco quanto a falta de integridade das informações
disponibilizadas ao Fisco.
Além desses obstáculos, a necessidade de alto investimento para a implementação
também foi citada como principal obstáculo para 9% das empresas conforme
gráfico a seguir.
Além de ter que depurar todas as necessidades impostas pelo SPED, os
profissionais ainda precisam garimpar recursos junto as suas diretorias. Imaginem
quando as companhias são multinacionais administradas por estrangeiros. É uma
batalha intensa conseguir convencer de que os investimentos serão necessários
para garantir a sobrevivência das empresas. Parece dramático, mas é alternativa
que muitos profissionais têm adotado para conseguir liberação de recursos.
A tendência é que além da multa por falta de entrega das obrigações acessórias, as
empresas tenham dificuldades de conseguir certidões (como por exemplo, a
certidão negativa de débitos) e com isso sendo excluídas de processos licitatórios e
concorrências privadas e ainda poder ter CNPJ ou inscrição estadual bloqueados,
consumando o impedimento para promover faturamento de mercadorias, produtos
e serviços.
É necessário desenvoltura e criatividade para esse convencimento e nada melhor
do que usar o que efetivamente pode ocorrer para sensibilizar os responsáveis
pelas decisões de que não se trata de uma simples obrigação acessória, mas um
instrumento permanente de controle que não permitirá desvios. Se esse
convencimento não for efetivo, os projetos já nascerão com grande risco potencial.
Principais dificuldades em Tecnologia / Sistemas relacionadas ao SPED
Tratando-se de Profissionais e Pessoas, a maior dificuldade, apontada por 43%
da amostra, é a necessidade de investimento em qualificação dos
profissionais.
34% das empresas já indicam que o ponto mais crítico é encontrar profissionais
qualificados no mercado, ao passo que 23% afirmam que o problema está na
resistência dos profissionais em relação ao cenário tecnológico do SPED.
Não existe uma fórmula mágica capaz de solucionar esse problema. Obviamente se
grande parte das empresas decidirem contratar recursos capacitados com
experiência em projetos SPED, fazendo uma analogia bem simples, não haverá
profissionais no mercado. Atualmente estamos vivenciando esse movimento de
escassez.
Uma alternativa encontrada por determinadas empresas é a formação e
qualificação de equipes visando o preenchimento das posições. Existem várias
formas de promover o desenvolvimento de pessoas: cursos, seminários, palestras,
integração com outras empresas do mesmo segmento preferencialmente,
acompanhamento de outros projetos e acompanhamento das atualizações inerentes
ao tema. Porém, é vital que a capacitação também englobe os processos internos
da referida empresa. De nada adianta um profissional bem formado nos aspectos
relacionados ao SPED se ele não conhece bem a forma na qual a empresa trabalha.
Se esses dois requisitos forem atendidos, a chance de êxito é grande e caberá a
empresa uma gestão do recurso visando à manutenção no quadro de
colaboradores, porque a concorrência por esses recursos tem sido bastante
acirrada.
Principais dificuldades em Profissionais e Pessoas relacionadas ao SPED
Os Cadastros de Mercadorias também representam grande dificuldade às
empresas no processo de adequação ao SPED. Para 48% delas, o desafio está em
manter esses cadastros atualizados, uma vez que faltam profissionais
qualificados para executar tal atividade, processos e fontes de informação seguras
para garantir a manutenção e atualização constante dessas informações.
A classificação fiscal de mercadorias também é apontada por 28% das
empresas como a maior dificuldade na implementação da escrituração digital,
entretanto, 19% afirma que a maior obstáculo é manter-se atualizado em
relação à lista de substituição tributária que, diante das mudanças constantes,
exige das empresas um acompanhamento assíduo para que não sejam geradas
informações inconsistentes pelos seus sistemas e posteriormente escrituradas.
Apenas 5% das empresas pesquisadas citam a descrição das mercadorias como
principal dificuldade. Confira as informações no gráfico a seguir.
O grande problema relacionado ao cadastro de materiais é que muitas empresas se
preocupam em sanear a base que fará parte do período base da obrigação, mas
esquecem de estabelecer um processo contínuo para garantir a integridade dos
itens novos que serão cadastrados a partir daquele momento.
Obviamente a primeira ação é essencial, porém, se os parâmetros de entradas não
forem bem definidos contra as inconsistências, os problemas continuarão. A IOB
tem atuado nas frentes de saneamento bem como no processo cotidiano de
trabalho das empresas fazendo com que os itens novos sejam devidamente
classificados antes mesmo da sua efetiva criação nos sistemas de negócios. Além
disso, também monitora todas as alterações oriundas das legislações vigentes
informando as empresas sobre as atualizações no momento em que ocorrerem.
Esse é um exemplo de como é possível gerenciar a informação em toda a sua
cadeia garantindo sua integridade desde o início do processo.
Principais dificuldades de Cadastros de Mercadorias relacionadas ao SPED
Em relação aos cadastros de Clientes e Fornecedores, a principal dificuldade
citada pelas empresas é mantê-los atualizados (45%). Para 26% delas, a
indisponibilidade do serviço de consulta nos órgãos oficiais é o mais crítico para o
tratamento desses cadastros. Para 18%, a falta de recursos para consulta
automatizadas é o que mais dificulta o processo de saneamentoe e para 11%, a
maior dificuldade está em encontrar informações que possam complementar
esses cadastros, impossibilitando um saneamento seguro das informações que
constarão nos arquivos digitais do SPED. Confira o gráfico abaixo:
Principais dificuldades de Cadastros (clientes e fornecedores) relacionadas
ao SPED
Em virtude da implementação do SPED, 65% das empresas afirma ter revisado /
atualizado seus cadastros de clientes e fornecedores.
Assim como ocorre no cadastro de materiais, a grande dificuldade é encontrar
meios suficientes de atualização quanto às alterações de status. Contratar uma
consultoria para realizar a higienização da base atual é uma tarefa menos
complexa, ao contrário de ser avisado por algum tipo de serviço de que o status do
cliente ou fornecedor mudou.
A algum tempo, têm surgido movimentos no mercado que visam monitorar de
forma freqüente os dados cadastrais e principalmente quanto ao status de
“habilitado e não habilitado”, no entanto, essa modalidade ainda não proliferou de
forma significativa. Também é essencial não permitir a entrada de dados
inconsistentes nos sistemas de gestão. Para tanto, é necessário investimento em
desenvolvimento sistêmico para implementar as validações necessárias no
momento em que o cadastro está sendo efetuado.
EVOLUÇÃO DO FISCO
Das empresas pesquisadas, 10% já recebeu notificação sendo que 45% delas foram originárias de obrigações eletrônicas do SPED e, em sua maior parte, foram recebidas nos últimos 2 anos, conforme gráfico abaixo. Das empresas notificadas, 30% afirmou que o procedimento gerou infração/multa para a empresa.
Período médio de recebimento das notificações originadas pelo SPED
Das empresas pesquisadas, apenas 8% já recebeu intimação eletrônica, entretanto,
85% de toda a amostra afirma que já percebeu evolução nos processos de
fiscalização e 78 % já tiveram que adaptar ou ajustar suas políticas fiscais em
função da implementação do SPED.
Dentre os diferentes entendimentos a respeito dos impactos da instituição do SPED,
75% das empresas afirma que o principal problema é o aumento do volume de
trabalho e 5% delas, que o SPED trouxe despesas. Por outro lado, 15% das
empresas declara que ele simplificou processos e 5% afirma que facilitou a
rotina de trabalho.
77% da amostra acredita que a necessidade de cumprir prazos para a entrega dos
arquivos digitais compromete a qualidade da informação. Prova disso, 74% das
empresas relatam ter de baixo a médio grau de segurança em relação às
informações que enviam ao Fisco, conforme gráfico a seguir.
Grau de segurança das empresas quanto às informações que enviam ao
Fisco
Para assegurarem a acuracidade das informações que enviam ao Fisco, 52% das
empresas afirmam utilizar recursos próprios, 27% declara utilizar o PVA, 17%
contam com assessoria especializada de consultorias ou auditorias independentes e
somente 4% recorre a softwares de auditoria digital.
Ao serem questionadas sobre a função do PVA, 47% das empresas pesquisadas
informou que o utiliza para certificar a validade estrutural dos arquivos digitais,
36% para assinar e enviar os arquivos e 17% para assegurar que a apuração
foi realizada corretamente.
Atribuir a certificação das informações fiscais somente ao PVA pode ser um risco
assumido pelas empresas de modo geral. Embora seja uma ferramenta
desenvolvida por equipes competentes, ele não retorna individualmente as análises
tributárias contempladas nas operações. As críticas são elaboradas em nível de
consistências de dados e algumas funções que podemos chamar de tributárias
superficiais. Significa que uma análise apurada quanto às definições de alíquotas,
se determinado produto está enquadrado no regime de substituição tributária, se o
determinado crédito registrado possui previsão legal, e outras situações dessa
natureza não são apresentadas pelo PVA.
Em função disso, é importante uma auditoria que pode ser realizada por sistemas
inteligentes capazes de efetuar esse tipo de análise e em curto espaço de tempo.
Isso dará uma visão mais aprofundada do que efetivamente será disponibilizado a
Receita Federal.
É importante alertar que o fato de simplesmente disponibilizar as escriturações
digitais sem uma preocupação mais direcionada no que tange a qualidade e
integridade das informações não irá eximir a empresa de eventuais
questionamentos e possivelmente autuações. Há um movimento crescente de
empresas que tem se preocupado em trabalhar de forma mais precavida para
evitar transtornos futuros. Embora, a escrituração fiscal reflita uma operação já
consumada, pelo menos é possível saber claramente a que riscos a empresa estará
sujeita e principalmente ter a idéia exata do que é preciso ajustar para evitar novos
erros.
CONSLUSÃO
Embora já exista certa maturação nas implementações oriundas do SPED, ainda
encontramos situações que não foram devidamente dirimidas. Houve um
movimento bastante intenso visando cumprir uma obrigatoriedade, porém, o
conjunto de componentes que formam a base do SPED ainda precisa de evoluções
significativas no ambiente corporativo.
A automatização de processos de negócios ligados diretamente a geração de
informações fiscais, o controle das operações que as empresas praticam e seus
reflexos nos sistemas de negócios bem como o reflexo na qualidade da informação
apresentada na escrituração digital ainda precisam de maior atenção.
Ainda há tempo de estabelecer planos, aprovar e desenvolver projetos visando o
enquadramento efetivo da empresa junto a nova realidade. No entanto, as decisões
precisam ser tomadas com muita agilidade. Estabelecer um diagnóstico de
processos, corrigir eventuais falhas e certificar as informações disponibilizadas ao
Fisco é uma excelente alternativa para garantir a conformidade.
O mais importante num projeto SPED, além de atender as especificações do Fisco,
é estabelecer processos harmônicos que não causem entraves nas rotinas fiscais e
contábeis, bem como das demais áreas de negócios, afinal, uma escrituração digital
basicamente irá refletir de forma global o que foi efetivamente praticado de forma
clara e transparente, mas o objetivo fim da referida empresa não poderá ser
preterido.
Com esse trabalho, esperamos ter contribuído com a sua empresa, esclarecendo e
contextualizando a dinâmica do mercado em relação ao SPED e os possíveis
impactos no seu negócio, ajudando você a antecipar soluções e agir
preventivamente na busca do compliance tributário do seu negócio.