microsoft access 2010
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MICROSOFT ACCESS 2010
DELIA CARRIÓN - DOCENTE
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MENU
Definiciones preliminares
Qué es una Base de Datos?
Almacenamiento en la Base de Datos
Características de una Base de Datos
Ejemplos de archivos
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DEFINICIONES PRELIMINARES
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DOCENTE
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QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?
Una base de datos es el conjunto de datos relacionados con un tema o propósito determinado.
En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa.
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ALMACENAMIENTO EN LA BASE DE DATOS
Bit
Byte
Campo
Registro
Archivo
Base de Datos
Conjunto de 8 bits, pueden ser una letra ó un
número
Unidad mas pequeña de almacenamiento puede ser 1 o 0
Unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser el nombre de una persona
Es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto.
Son conjuntos de archivos
Es un conjunto de registros, por ejemplo Clientes, Proveedores, Estudiantes.
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CARACTERÍSTICAS DE UNA BASE DE DATOS
Integridad de Datos.- Se preserva cuando los datos no han sido alterados de una manera no autorizada desde el momento en que fueron creados, transmitidos o guardados por una fuente autorizada.
Relación de archivos separados. Aunque cada archivo es independiente uno del otro hay relación entre ellos.
Poca redundancia de datos. Los datos no deben repetirse en los archivos en una misma base de datos.
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EJEMPLOS DE ARCHIVOS
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OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS
Base de Datos
Tablas Formularios Consultas Informes Macros Módulos
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MICROSOTF ACCESS 2010
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PANTALLA INICIAL
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LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS
La barra de Título: La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.
La barra de Acceso rápido : La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar o Deshacer .
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LA BARRA DE HERRAMIENTAS
La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías o grupos.
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LA PESTAÑA ARCHIVO
Despliega un menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir.
Se puede acceder desde el modo por teclado pulsando Alt + A.
Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos
Opción que muestra más información.
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BARRA DE ESTADO Y AYUDA
La barra de estado esta al final de la ventana y proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.
La ayuda nos explica distintas opciones y características del programa. Para acceder haga clic en el botón de Ayuda
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CREAR UNA BASE DE DATOS
Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.
Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha, aunque también podríamos crear una BD a partir de una base existente o de una plantilla.
Dé un nombre a su base de datos, escoja su ubicación . Automáticamente se crea una nueva tabla.
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OBJETOS DE ACCESS 2010
En las tablas almacenamos todos los datos.
Reúnen la información solicitada de una o mas tablas o consultas, de manera que se las pueda ver o editar, con un formulario o imprimir en un informe.
Presentan los datos de las tablas o consultas para que el usuario pueda ver, editar o introducir datos.
Crean un resumen y presentan los datos de las tablas o consultas para que puedan imprimirse.
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TABLAS
Es la unidad básica de almacenamiento de datos en una base de datos. Una tabla almacena los datos en registros (filas) y campos (columnas) y contiene normalmente una determinada categoría de cosas.
El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
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TABLAS
Vista diseño es la creación de la tabla a partir de los campos que se establezcan.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.
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TABLAS
Una tabla es el elemento principal de la base de datos porque contiene la información o los datos que van a procesarse.
Las tablas están divididas en registros que corresponden a un subconjunto de datos de una persona o items en una lista.
Cada registro se divide en campos, que son cada uno de los datos que lo conforman.
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CREANDO UNA TABLA
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
En Office 2010 se ha incluido un nuevo tipo de datos que no se encontraba en versiones anteriores: Calculado.
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TIPOS DE DATOS EN UNA TABLA
Tipo Almacena Tamaño
Texto Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres
Hasta 255 caracteres
Memo se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones
Hasta 65.536 caracteres
Número Para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Byte, entero, entero largo, doble y decimal
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TIPOS DE DATOS EN UNA TABLA
Tipo Almacena Tamaño
Fecha/ Hora
Para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999
8 bytes
Moneda Para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales
15 dígitos a la izquierda de la coma decimal.
Automérico
Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla
4 bytes
Sí/No Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado
1 bit
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TIPOS DE DATOS EN UNA TABLA
Tipo Almacena Tamaño
Objeto Ole Objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos
Hasta a128 Mb
Hipervínculo Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo
Cada una de las 3 partes puede contener 2048 caracteres
Datos Adjuntos
Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico
Mejora el uso del espacio que Objeto OLE
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TIPOS DE DATOS EN UNA TABLA
Tipo Almacena Tamaño
Calculado Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos
Calcular un total por ejemplo Precio * cantidad
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TIPO DE DATOS (NUMÉRICO)
Valor Descripción Presición Decimal
Tamaño de Almc.
Byte
Almacena números entre 0 y
255 (no admite fracciones).
Ninguna
1 byte
Entero Almacena números entre -32.768 y 32.767 (no admite fracciones).
Ninguna 2 bytes
Entero Largo
Predeterminado) Almacena números entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones).
Ninguna 4 bytes
Decimal Almacena números entre -10^38 -1 y 10^38 -1 (.ADP) Almacena números entre -10^28 -1 y 10^28 -1 (.MDB)
28 12 bytes
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TIPO DE DATOS (NUMÉRICO)
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Valor Descripción Presición Decimal
Tamaño de Almc.
Simple
Almacena números entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
7 4 byte
Doble Almacena números entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.
15 8 bytes
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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
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Propiedad
Descripción.
Tamaño del Campo
(fieldsize)
longitud máxima del campo de texto o tipo
Numérico
Formato (Format)
Como se muestran los datos, use los formatos
predefinidos o cree sus propios formatos
Lugares Decimales
(decimal Places)
El numero de cifras a la derecha del
separador decimal
Mascara De Entrada
(input Mask)
Caracteres de formato para la introducción
de datos; puede utilizar las mascaras
predefinidas o bien otras personalizadas
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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
Propiedad
Descripción.
Titulo (Caption)
Etiqueta de campo predeterminada en un formulario o informe
Valor predeterminado (Default Value)
Valor introducido en el Campo cuando se crean los registros
Regla De Validación (Validation Rule)
Expresión que define las reglas de introducción de datos
Texto De Validación (validation Text)
Texto que aparece cuando se introducen en el campo datos no validos.
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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
Propiedad
Descripción.
Requerido (Required)
Configuración que define si deben introducirse datos.
Permitir longitud cero (AllowZeroLength)
Configuración que define si se admiten cadenas de longitud cero.
Indexado (Indexed)
Índices de campo único para acelerar las búsquedas.
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CLAVE PRINCIPAL
Uno o más campos cuyo valor o valores identifican de forma única cada registro de la tabla. Puede haber sólo una clave principal.
Es el índice principal de la tabla y se usa para asociar los datos entre tablas
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Tablas
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RELACIONES
Una vez creada todas las tablas que constituyen una base de datos se crean las relaciones.
Al establecer las relaciones entre los datos de las tablas, resulta mas sencillo crear consultas, formularios e informes que incluyan múltiples tablas.
Tablas
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RELACIONES
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RELACIONES
Los tipos de relaciones son 3:
De uno a uno, de uno a varios y de varios a varios.
Cuando se da una relación de varios a varios esta se rompe y se crea una nueva entidad.
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FORMULARIOS
Los formularios son pantallas para la entrada y presentación de información.
Se usan para ingresar, cambiar, visualizar e imprimir datos, presentando información de manera versátil. Usando un formulario se puede realizar lo siguiente:
Grabar y prevenir de errores de digitación.
Ingresar, consultar e imprimir información.
Calcular totales.
Presentar un gráfico u otro formulario.
Presentar los datos en un formato atractivo, con letras especiales y otros efectos gráficos tales como colores y sombreados.
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FORMULARIOS
La presentación de estas pantallas es determinado por el jefe de proyecto de la Base de Datos de la empresa y se puede modificar el uso se colores, letras de diversos tipos y tamaños, figuras, botones, etc.
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FORMULARIOS
1. Vista Presentación
2. Vista Diseño de un Formulario
3. Formulario en Blanco
4. Secciones de un Formulario
5. Herramientas
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VISTA DE DISEÑO DE UN FORMULARIO
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VISTA PRESENTACIÓN
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FORMULARIO EN BLANCO
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SECCIONES DE UN FORMULARIO
Elemento
Descripción
Sección detalle
Contiene el cuerpo principal del formulario. Ubique los cuadros de texto y otros controles relacionados con los campos de sus tablas en esta sección. La sección detalle no se puede quitar.
Secciones de encabezado/pie del formulario
Contiene información tal como un titulo, una ficha o los encabezados de columnas que desee que aparezcan solo en la parte superior o inferior de un formulario, ya sea en la pantalla o al imprimir.
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SECCIONES DE UN FORMULARIO
Elemento
Descripción
Secciones de encabezado/pie de pagina
Contiene información como por ejemplo los encabezados de las columnas o un numero de pagina que se desea que aparezca en la parte superior o inferior de cada pagina, pero solo en el formulario impreso.
Reglas
Le ayudan a colocar los controles y a determinar el tamaño de las secciones en su formulario
Cuadrículas
Le ayuda a colocar los controles en el formulario. Si la cuadriculo es demasiado fina no se podrá ver.
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HERRAMIENTAS
Herramienta
Permite
Lista de Campos
Crear controles unidos a campos en la tabla o consulta base.
Hoja de propiedades
Establecer propiedades para el control o sección seleccionado, o para el formulario mismo. Paleta
Cambiar la apariencia y los colores del control o sección seleccionados dentro del formulario. Caja de
Herramientas
Colocar los controles en el formulario Ventana de
modulo
Agregar o quitar un procedimiento de evento para el objeto seleccionado. ISABEL CARRIÓN - DOCENTE
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CAJA DE HERRAMIENTAS
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CAJA DE HERRAMIENTAS
Puntero.- Permite seleccionar, mover, editar y cambiar el tamaño de los controles de un formulario o informe.
Asistente para controles.- Es una herramienta en la que se puede hacer clic para activar o desactivar los asistentes para controles antes de agregar un control a un formulario o informe.
Etiqueta.- Muestra texto descriptivo en un formulario o informe.
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Caja de Herramientas
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CAJA DE HERRAMIENTAS
Cuadro de texto.- Permite mostrar datos compuestos por texto, números y símbolos en un formulario o infome. permite introducir o editar datos, mostrar información derivada de una tabla o consulta base ó valores calculados.
Grupo de opciones.- Un control que muestra un marco de grupo al que pueden agregarse casillas de verificación, botones de opción o botones de alternar que representan opciones en un formulario o informe.
ISABEL CARRIÓN - DOCENTE
Caja de Herramientas
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CAJA DE HERRAMIENTAS
Botón de alternar.- Un control que se “presiona” (selecciona) para indicar que una situación es verdadera, por defecto es falso
Botón de Opción.- Indica si una situación es verdadera o falsa. Cuando hace clic en el botón, aparece un punto negro en el centro del botón para indicar que la situación es verdadera.
Casilla de verificación.-Indica si una situación es verdadera o falsa. Cuando se selecciona la casilla de verificación , aparece una X.
ISABEL CARRIÓN - DOCENTE
Caja de Herramientas
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CAJA DE HERRAMIENTAS
Caja de Herramientas
Cuadro Combinado.- Un control que combina las
características de un cuadro de texto y un cuadro de lista.
Cuadro de lista.- Un control que muestra una lista de
valores a partir de los que puede elegir un valor.
Botón de comando.- Un control que ejecuta una macro o
llama a un procedimiento de evento de Access Basic
cuando el Botón es presionado.
ISABEL CARRIÓN - DOCENTE
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CAJA DE HERRAMIENTAS
Imagen.- Permite insertar una imagen dentro del formulario.
Marco de objeto independiente.- Un control que muestra una imagen, un gráfico o cualquier objeto OLE que no esta almacenado en una tabla de base de datos de Microsoft Access.
Marco de objeto dependiente.- Un control que es para objetos almacenados en un campo del origen de registros base del formulario o informe.
ISABEL CARRIÓN - DOCENTE
Caja de Herramientas
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CAJA DE HERRAMIENTAS
Salto de Pagina.- Un control que marca el comienzo de una nueva página o pantalla en un formulario o informe.
Control Ficha.- Permite diseñar los formularios con un modelo de fichas en donde en cada una se pueden ubicar otros controles.
Subformulario o subinforme.- Muestra un formulario incrustado en un formulario o informe, o bien, muestra un informe incrustado en un informe.
ISABEL CARRIÓN - DOCENTE
Caja de Herramientas
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CAJA DE HERRAMIENTAS
Línea.- Permite trazar una línea horizontal, vertical o diagonal en un formulario o informe.
Rectángulo.- Permite mostrar un rectángulo en un formulario o informe.
Más Controles.- Pone a disposición del usuario algunos controles adicionales para el diseño de formularios.
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Caja de Herramientas
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CONSULTAS
Las consultas permiten recuperar datos de las tablas en base a criterios
Ver y editar datos de mas de una tabla.
Seleccionar los campos y registros que desea ver.
Ordenar registros.
Realizar operaciones y calcular totales.
Actualizar, Eliminar o añadir un grupo de registros al mismo tiempo o crear una nueva tabla.
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INFORMES
Los Reportes son un camino efectivo para presentar los datos como un documento impreso.
Se pueden crear reportes que:
Organicen y presenten datos agrupados bajo un criterio.
Calcular totales en quiebres.
Incluir subformas, subreportes y gráficos.
Presentar los datos en un formato atractivo, con cuadros, líneas y tipos de letras especiales.
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MACROS
A través de las macros se realiza una tarea o una serie de tareas, las cuales son llamadas “ACCION” .
Algunas de la tareas que una macro puede hacer son:
Abrir automáticamente los formularios con los que trabaja todos los días.
Configurar la impresión e imprimir informes.
Cambiar las propiedades de los controles.
Asegurar la exactitud de los datos.
Automatizar transferencia de datos.
ISABEL CARRIÓN - DOCENTE