microsoft access 2010 – gruppierte daten in berichten · access 2010 - einführung, 21.06.13...
TRANSCRIPT
Microsoft Access 2010 – Gruppierte Daten in Berichten
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 2
Berichte ...
zeigen Daten zum Lesen an. können Daten gruppieren und berechnen. beziehen die Daten aus einer Tabelle oder Abfrage / SQL-
Anweisung. bereiten die Daten für einen Ausdruck auf. werden für eine tabellarische Präsentation genutzt.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 3
Hinweise zum Entwurf
Definition der Aufgabe: Welche Frage soll der Bericht beantworten?
Welche Daten werden für die Beantwortung der Frage benötigt? Nur die benötigten Daten werden in dem Bericht angezeigt.
Welche Daten werden gruppiert? Wie werden die Gruppen von Daten dargestellt?
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 4
… gruppieren
Sortierte Ablage von Daten nach Kategorien.
Die Daten werden mit Hilfe eines Oberbegriffes zusammengefasst. Zum Beispiel: Kunden werden mit Hilfe der Ortsangabe zusammengefasst.
Bildung von Gruppen von Datensätzen in Abhängigkeit bestimmter Bedingungen.
Berechnungen über eine bestimmte Anzahl von Datensätzen.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 5
… erstellen
Das Menüband Erstellen ist aktiv.
In der Gruppe Berichte werden verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung angeboten.
Bericht erstellt automatisiert ein Bericht für die, im Navigationsbereich markierte Tabelle / Abfrage erstellt.
Berichtsentwurf zeigt einen leeren Bericht in der Entwurfsansicht an.
Leerer Bericht zeigt einen leeren Bericht in der Layoutansicht an.
Berichtsassistent erstellt ein Bericht mit Hilfe eines Assistenten.
Etiketten druckt Adress-Etiketten.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 6
… mit Hilfe des Berichtsassistenten erstellen
Das Menüband Erstellen ist aktiv.
Mausklick auf den Befehl Berichtsassistent im Bereich Berichte. Anschließend öffnet sich der Assistent.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 7
1. Schritt: Auswahl der Datenquelle
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 8
2. Schritt: Gruppierung hinzufügen
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 9
Nach Feld … gruppieren
In dem farbig hinterlegten Vorschaubild wird die Gruppierung dargestellt. Bis zu vier Gruppierungsebenen können dargestellt werden.
Mausklick auf ein Element in der Liste der Feldnamen. Mit Hilfe der Schaltfläche „Pfeilspitze nach rechts” wird ein Feld
in die Vorschau übernommen und als Gruppierung dargestellt. Der gewählte Feldname wird aus der Liste entfernt.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 10
Gruppierung entfernen
Mausklick auf die zu löschenden Gruppierung in dem Vorschaubild. Die aktive Gruppierung wird in Fettschrift dargestellt.
Mit Hilfe der Schaltfläche „Pfeilspitze nach links” wird die Gruppierung entfernt und der Feldname in der Liste angezeigt.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 11
Reihenfolge der Gruppierungen
Die Datensätze werden entsprechend der angegebenen Gruppierungen von oben nach unten gruppiert.
Mausklick auf die zu verschiebende Gruppierung in dem Vorschaubild. Die aktive Gruppierung wird in Fettschrift dargestellt.
Mit Hilfe der Schaltflächen „Pfeil nach oben” und „Pfeil nach unten” kann die markierte Gruppierung um eine Position nach oben oder unten verschoben werden.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 12
Gruppierungsoptionen
Klick auf die Schaltfläche Gruppierungsoptionen.
In dem Dialogfenster werden die Gruppierungsintervalle festgelegt. Die möglichen Intervalle werden in Abhängigkeit des Datentyps des Feldes angeboten. Zum Beispiel kann Text in Abhängigkeit einer bestimmten Anzahl von Buchstaben gruppiert werden.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 13
3. Schritt: Sortierung
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 14
Zusammenfassungsoptionen
Klick auf die Schaltfläche Zusammenfassungsoption.
Numerische Werte können für die Gruppe mit Hilfe von Funktion zusammengefasstwerden.
In einem Bericht könnendie einzelnen Werte und /oder nur die berechnetenWerte für die Gruppeangezeigt werden.
Es kann ein prozentualerAnteil für jede Gruppe inAbhängigkeit des gesamtenBerichts angezeigt werden.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 15
4. Schritt: Layout-Einstellungen
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 16
Layout „Abgestuft“ ...
entspricht einem tabellarischen Layout.
zeigt zuerst die gruppierten und dann die nicht gruppierten Felder spaltenweise an.
zeigt in der ersten Zeile der Tabelle die Spaltenüberschriften an.
zeigt in der ersten Zeile der Gruppe den Wert der Kategorie und in den nachfolgenden Zeilen die dazugehörigen Werte der nicht gruppierten Felder an.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 17
Beispiel
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 18
Layout „Block“ ...
entspricht einem tabellarischen Layout.
zeigt zuerst die gruppierten und dann die nicht gruppierten Felder spaltenweise an.
zeigt in der ersten Zeile der Tabelle die Spaltenüberschriften an.
zeigt gruppierte Daten nur am Anfang einer Gruppe an. Der gruppierte Wert wird nicht für die einzelnen Datensätze der Gruppe wiederholt.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 19
Beispiel
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 20
Layout „Gliederung“ ...
schreibt in die erste Zeile der Gruppe die Bezeichnung und den Wert der Gruppe.
schreibt in die zweite Spalte der Gruppe die Spaltenüberschriften für alle nicht gruppierten Felder.
schreibt in den nächsten Felder die dazugehörigen Werte in die passenden Spalten.
entspricht der Gliederung „Kapitel – Abschnitt” in einem Buch.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 21
Beispiel
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 22
5. Schritt: Eingabe eines Titels
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 23
… in der Berichtsvorschau
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 24
Erläuterung
Die Berichtsvorschau entspricht der Seitenansicht.
Formatierung der Seite für einen Bericht. Druckvorschau auf den Bericht. Exportieren der Daten in ein anderes Format. Befehl Schließen in der Gruppe Vorschau schließen auf der
Registerkarte Seitenansicht wechselt in die Entwurfsansicht eines Berichts, wenn der Bericht über den Berichtsassistent geöffnet wurde. Andernfalls wird in die Berichtsansicht gewechselt.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 25
Entwurfsansicht
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 26
Erläuterung
Der Aufbau des Berichts wird angezeigt.
Die Steuerelemente in den verschiedenen Berichtsbereichen werden angezeigt.
Festlegung der Eigenschaften des Berichts und der, darin enthaltenen Steuerelemente.
Sicht des Entwicklers.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 27
Bereiche eines Berichts ...
beginnen mit dem grauen Balken. Auf dem Balken wird der Name des Bereichs angezeigt.
können in der Höhe variieren. Die Breite des Berichts ist abhängig von der Seitenbreite.
können ein- oder ausgeblendet werden.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 28
Detailbereich ...
ist immer eingeblendet.
zeigt in der Formularansicht die Daten aus der Quelle an. enthält Steuerelemente, die an Feldern in der Quelle gebunden
sind.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 29
Seitenkopf und -fuß ...
entsprechen den Kopf- und Fußzeilen eines Dokuments.
zeigen die Spaltenüberschriften bei einem tabellarischen Layout an.
zeigen die Seitenzahl an. können nur gemeinsam ein- oder ausgeblendet werden.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 30
Berichtskopf- und fuß
entspricht dem Deckblatt und der letzten Seite eines Dokuments.
zeigen den Titel für den Bericht an. enthalten Berechnungen, die den gesamten Bericht betreffen. zeigen mit Hilfe von Aggregatfunktionen berechnete Werte an. können nur paarweise ein- oder ausgeblendet werden.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 31
Gruppenkopf und -fuß
In der Kopfzeile wird die Bezeichnung der Gruppe angezeigt. Falls die Gruppe gegliedert ist, wird der Wert sowie die Spaltenüberschriften für die Datensätze eingeblendet.
Im Gruppenfuß werden Berechnungen angezeigt, die die gesamte Gruppe betreffen. Die Werte werden mit Hilfe von Aggregatfunktionen zusammengefasst.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 32
Bereiche ein- und ausblenden
Klick mit der rechten Maustaste auf den Beginn eines Bereiches (grauer Balken).
Der Detailbereich kann nicht ein- oder ausgeblendet werden. Klick auf Seitenkopf / -fuß. Falls der Bereich eingeblendet ist,
wird der Befehl farbig hinterlegt. Klick auf Bereichskopf / -fuß. Falls der Bereich eingeblendet ist,
wird der Befehl farbig hinterlegt. Der Gruppenkopf / -fuß wird durch Löschung der Gruppe im
Dialogfenster Gruppieren, Sortieren und Summe entfernt.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 33
Bericht speichern
Die Tastenkombination <STRG>+<S> speichert das Formular. Falls das Formular neu erstellt wurde, wird ein Dialogfeld zur Eingabe einer Bezeichnung geöffnet.
Folgende Befehle auf dem Menüband Datei können zur Speicherung von Objekten genutzt werden: Objekt speichern als speichert ein neu erstelltes Objekt. Speichern speichert Änderungen an dem aktuellen Objekt.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 34
Eigenschaften eines Berichts ...
geben Auskunft über die Datenquelle.
legen die Seitengröße und das Verhalten der verschiedenen Bereiche zur Seite fest.
verändern die Größe eines Berichts.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 35
… anzeigen
Die Berichtslayouttools – Entwurf sind aktiv.
Klick auf den Befehl Eigenschaftenblatt in der Gruppe Tools.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 36
Eigenschaftenblatt
Auf den Registerkarten werden zeilenweise Eigenschaften für ein Objekt angezeigt.
Die angezeigten Eigenschaften sind immer abhängig vom Objekttyp.
Der Name des gewählten Objektes wird in dem Kombinationsfeld angezeigt.
Einige Eigenschaften haben voreingestellte Werte.
Mit Hilfe des schwarzen Kreuzes am rechten Rand wird das Eigenschaften-blatt geschlossen.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 37
Registerkarten
Format: Layout und Anordnung des Objektes.
Daten: Woher kommen die Daten? Zugriffsrechte auf die Daten.
Ereignis: Reaktion auf eine Benutzeraktion.
Andere: Name des Objektes.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 38
Eigenschaftenblatt öffnen
1. Möglichkeit:
Der Mauszeiger befindet sich über ein Steuerelement oder den Bereichskopf.
Im Kontextmenü wird der Befehl Eigenschaften ausgewählt. 2. Möglichkeit:
Der Bericht befindet sich in der Layout- oder Entwurfsansicht.
Das Menüband Entwurf ist eingeblendet.
Klick auf den Befehl Eigenschaftenblatt im Bereich Tools.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 39
Werte für die Eigenschaften eingeben
In der linken Spalte wird der Name der Eigenschaft angezeigt.
In der rechten Spalte wird der aktuelle Wert angezeigt. Einige Eigenschaften haben Standardwerte.
Durch einen Mausklick in einer Zeile in der rechten Spalte, … wird eine Einfügemarke eingeblendet. Der Wert wird mit
Hilfe der Tastatur eingegeben. wird am rechten Rand ein schwarzer Pfeil nach unten
eingeblendet. In der Liste des Kombinationsfeldes werden alle möglichen Werte aufgelistet.
wird eine Schaltfläche mit drei Punkten eingeblendet. Der Wert kann mit Hilfe eines Assistenten ausgewählt werden.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 40
Datenquelle des Berichts
Registerkarte Daten.
Datensatzquelle. Aus welcher Tabelle oder Abfrage werden Daten angezeigt. Die Daten können auch mit Hilfe einer SQL-Anweisung zusammengestellt werden.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 41
Beschriftung und Standardansicht
Registerkarte Format.
Beschriftung zeigt den Titel für den Reiter der Registerkarte des Berichts an.
Standardansicht. In der welcher Ansicht wird der Bericht nach dem Öffnen angezeigt.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 42
Formatierungen bezüglich der Seite
Registerkarte Format.
Gruppe zusammenhalten. Kann eine Gruppe über mehrere Seiten angezeigt werden?
Seitenkopf und Seitenfuß. Wird der Berichtskopf / -fuß mit dem Seitenkopf / -fuß gemeinsam auf eine Seite gedruckt?
An Seite anpassen. Der Bericht wird automatisch an die Seitengröße des Drucks angepasst.
Seitenränder anzeigen. Die Seitenränder werden durch eine gestrichelte Linie in der Layoutansicht dargestellt.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 43
Breite eines Bereichs
Der Mauszeiger schwebt über den rechten Rand des Berichts.
Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen linken Maustaste wird die Breite vergrößert oder verkleinert.
Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird die Breite für den gesamten Bericht angepasst.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 44
… im Eigenschaftenblatt
Registerkarte Format.
Breite. Die Maßeinheit ist abhängig von den Regions- und Spracheinstellungen des Computers.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 45
Hinweise
Falls die Breite größer als die Druckseite ist, wird in Entwurfsansicht des Formulars ein grünes Dreieck in der oberen linken Ecke angezeigt.
Die Gesamtbreite eines Berichts ist mindestens die Summe der größten Breiten aller Steuerelemente in einer Zeile plus deren Abstand zueinander. Ein Steuerelement befindet sich nie außerhalb eine Berichtes.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 46
Eigenschaften der Bereiche
Klick auf den Bereichskopf (grauer Balken). Der Bereich ist aktiv.
Die Berichtslayouttools – Entwurf sind aktiv.
Klick auf den Befehl Eigenschaftenblatt in der Gruppe Tools.
Die Höhe sowie die Hintergrundfarbe kann eingestellt werden. Der Name des Bereichs kann verändert werden.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 47
Höhe eines Bereichs
Der Mauszeiger schwebt über den oberen Rand des grauen Balkens eines Bereiches.
Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen linken Maustaste wird der Balken verschoben.
Nach dem Loslassen der Maustaste wird je nach Verschiebung der vorherige und der dazugehörige Bereich in der Höhe verändert.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 48
… im Eigenschaftenblatt
Registerkarte Format.
Höhe. Die Maßeinheit ist abhängig von den Regions- und Spracheinstellungen des Computers.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 49
Sichtbarkeit eines Bereichs
Registerkarte Format.
Sichtbar. Der Bereich wird in der Entwurfsansicht angezeigt, aber nicht in der Seitenansicht oder Berichtsansicht.
Besser: Anzeigen. Der Bereich wird beim Drucken und / oder am Bildschirm angezeigt.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 50
Hintergrundfarbe
Hintergrundfarbe legt mit Hilfe eines Assistenten eine Hintergrundfarbe für den Bereich fest.
Alternative Hintergrundfarbe legt mit Hilfe eines Assistenten für jede zweite Zeile eine weitere Farbe fest. Durch diese Farbe wird das Lesbarkeit von langen Listen erhöht.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 51
Bereiche und die Druckseite
Registerkarte Format.
Zusammenhalten für Bereichskopf /-fuß, Gruppenkopf / -fuß und Detailbereich. Der Bereich wird vollständig auf eine Seite gedruckt.
Neue Seite für Bereichskopf /-fuß, Gruppenkopf / -fuß und Detailbereich. Vor dem Bereich wird ein Seitenumbruch eingefügt. Der Bereich beginnt mit einer neuen Seite.
Bereich wiederholen für Gruppenkopf / -fuß. Der Gruppenkopf / - fuß wird auf jeder Seite wiederholt.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 52
Daten sortieren und gruppieren
Das Menüband Berichtslayouttools oder Berichtsentwurfstools ist aktiv.
Die Registerkarte Entwurf ist eingeblendet. Klick auf den Befehl Gruppieren und Sortieren im Bereich
Gruppierungen und Summen.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 53
Im Dialogfeld arbeiten
Für jede Gruppe / Sortierung wird eine Zeile angelegt.
Die Einrückungen kennzeichnen die Reihenfolge. Klick auf die gepunktete Schaltfläche. Die Zeile ist aktiv.
Änderungen an den Einstellungen sind möglich. Klick auf das schwarze Kreuz einer aktiven Zeile. Die
Sortierung / Gruppe wird entfernt. Klick auf den Pfeil nach unten oder oben. Die Reihenfolge wird
verändert.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 54
Sortieren nach ...
In Fettschrift wird der Feldname angezeigt, nach dem sortiert wird.
von A nach Z. Wie wird sortiert? Durch einen Klick auf den schwarzen Pfeil rechts von der Beschriftung kann die Sortierung verändert werden.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 55
… neu hinzufügen
Klick auf die Schaltfläche Sortierung hinzufügen.
In der Liste Feld auswählen wird ein Datenfeld aus der Datenquelle des Berichts ausgewählt werden.
Das gewählte Feld wird auf- oder absteigend sortiert.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 56
Gruppieren nach ...
In Fettschrift wird der Feldname angezeigt, nach dem sortiert wird.
Durch ein Klick auf den Text Mehr werden alle Einstellungsmöglichkeiten angezeigt. Durch ein Klick auf den Text Weniger werden die weiteren Einstellungsmöglichkeiten ausgeblendet.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 57
Einstellungsmöglichkeiten
In Fettschrift wird der Feldname angezeigt, nach dem sortiert wird.
Durch ein Klick auf den Text Mehr werden alle Einstellungsmöglichkeiten angezeigt. Durch ein Klick auf den Text Weniger werden die weiteren Einstellungsmöglichkeiten ausgeblendet.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 58
Gruppierungsintervall
Standardmäßig wird in Abhängigkeit der Werte gruppiert.
Falls zu viel Gruppen vorhanden sind, können die Werte in Abhängigkeit ihres Datentyps zu größeren Gruppen zusammengefasst werden.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 59
Zusammenfassung von Werten
Mit Hilfe eines Wertes können die Gruppen untereinander verglichen werden.
Berechnung von Daten über x Datensätze.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 60
Einstellungsmöglichkeiten
Summe für zeigt das Datenfeld an, deren Werte für die Gruppe zusammengefasst werden.
Typ zeigt die Zusammenfassungsfunktion an. Anzeige der Gesamtsumme für den Bericht. Zwischensumme in der Kopf- oder Fußzeile anzeigen. Die Summe der Gruppe im Verhältnis zur Gesamtsumme
anzeigen.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 61
„Typ” für alle Datensätze
Werte zählen. Datensätze, die einen Wert in dem angegebenen Datenfeld haben, werden gezählt.
Datensätze zählen. Alle Datensätze werden gezählt.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 62
„Typ” für numerische Werte
Funktion Erläuterung
Summe([Feld]) Summe einer Spalte.
Mittelwert([Feld]) Durchschnitt einer Spalte.
Minimum([Feld]) Kleinster Wert einer Spalte.
Maximum([Feld]) Größter Wert einer Spalte.
Standardabweichung([Feld]) Geschätzte Werte für die Standardabweichung bei mindestens zwei Datensätzen.
Varianz([Feld]) Geschätzte Werte für die Varianz bei mindestens zwei Datensätzen.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 63
Weitere Einstellungen
Muss die Gruppe auf einer Seite zusammengehalten werden?
Eingabe eines festen Titels. Die Bezeichnung wird in dem Gruppenkopf über jede Gruppe angezeigt.
Wird ein Gruppenkopf und / oder – fuß eingefügt?
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 64
Gruppierung hinzufügen
Klick auf die Schaltfläche Gruppe hinzufügen.
Auswahl eines Datenfeldes aus der Liste Feld auswählen. Das Gruppierungsintervall etc. werden eingestellt.
Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 65
Über einen Ausdruck gruppieren
Klick auf die Schaltfläche Gruppe hinzufügen.
Auswahl des Eintrags Ausdruck aus der Liste Feld auswählen. Mit Hilfe des Ausdrucksgenerators wird der gewünschte
Ausdruck zusammengestellt. Das Gruppierungsintervall etc. werden eingestellt.