REALIZADO POR:REALIZADO POR:

JUAN EDUARDO JUAN EDUARDO NARANJO NARANJO MALDONADOMALDONADO

CURSO:CURSO:

CA3 - 1CA3 - 1

MICROSOFT ACCESSMICROSOFT ACCESS

INTRODUCCIONINTRODUCCION Microsoft Access es un programa Sistema de Microsoft Access es un programa Sistema de

gestión de base de datos relacional creado y gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal de modificado por Microsoft para uso personal de pequeñas organizaciones. Es un componente pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se de la suite Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "básico". Una incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas.por otros programas.

FUNDAMENTOS DE LA BASE DE FUNDAMENTOS DE LA BASE DE DATOSDATOS

TABLASTABLASSon los objetos principales de bases de datos que se Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos.utilizan para guardar datos.

Podemos tener más de una tabla en la base de datos para Podemos tener más de una tabla en la base de datos para guardar información relacionada. Por ejemplo, en una guardar información relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la información de clientes, en la otra tabla podemos tener la información de clientes, en la otra la información del producto y en la tercera podemos la información del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto.pedidos que hicieron clientes de cada producto.

Aquí tenemos el ejemplo de una tabla, es la Aquí tenemos el ejemplo de una tabla, es la tabla "Clientes" de la base de datos "Neptuno" tabla "Clientes" de la base de datos "Neptuno" incluida en Access:incluida en Access:

CAMPOS Y REGISTROSCAMPOS Y REGISTROSCada tabla se compone de campos y registros. A pesar de que Cada tabla se compone de campos y registros. A pesar de que a primera vista casi la podríamos confundir con una hoja de a primera vista casi la podríamos confundir con una hoja de Excel, existen unas diferencias fundamentales:Excel, existen unas diferencias fundamentales:

en Access, cada columna en una tabla es un en Access, cada columna en una tabla es un campo campo y cada fila y cada fila de una tabla representa un único registro que reúne la de una tabla representa un único registro que reúne la información de un elemento de la tabla.  Cada campo de información de un elemento de la tabla.  Cada campo de Access sólo puede tener un tipo de datos: o sólo texto, o sólo Access sólo puede tener un tipo de datos: o sólo texto, o sólo números, etc.números, etc.

Los tipos de datos más utilizados son los números, el texto, la Los tipos de datos más utilizados son los números, el texto, la fecha y la moneda pero el Access no se limita a esto: podemos fecha y la moneda pero el Access no se limita a esto: podemos insertar también hipervínculos y además los objetos OLE, por insertar también hipervínculos y además los objetos OLE, por ejemplo, imágenes, sonidos e incluso los video clips. ejemplo, imágenes, sonidos e incluso los video clips.

VENTANA DE BASE DE DATOSVENTANA DE BASE DE DATOSEntre los diferentes objetos que componen una Entre los diferentes objetos que componen una base de datos Access tenemos tablas que base de datos Access tenemos tablas que contienen datos, formularios, las páginas de contienen datos, formularios, las páginas de acceso a datos, los informes, las consultas y las acceso a datos, los informes, las consultas y las macros y módulos (que nos sirven para macros y módulos (que nos sirven para automatizar las tareas).automatizar las tareas).

Podemos ver todos estos objetos en la pestaña Podemos ver todos estos objetos en la pestaña de la Ventana de Base de datos que es lo que de la Ventana de Base de datos que es lo que primero que vemos al abrir una base de Datos primero que vemos al abrir una base de Datos de Access:de Access:

Cuando cerramos esta ventana se cierran Cuando cerramos esta ventana se cierran también todos los objetos de esta base de también todos los objetos de esta base de datos. datos.

LOS OBJETOS DE LA BASE DE DATOSLOS OBJETOS DE LA BASE DE DATOS

Tenemos dos modos para trabajar con una base de Tenemos dos modos para trabajar con una base de Datos de Access: el diseño y la administración de Datos de Access: el diseño y la administración de datos.datos.

La primera nos sirve para diseñar los objetos, por La primera nos sirve para diseñar los objetos, por ejemplo, para definir qué campos tendrá una tabla y ejemplo, para definir qué campos tendrá una tabla y que tipo de datos contendría cada campo.que tipo de datos contendría cada campo.

La segunda es para introducir y modificar los datos La segunda es para introducir y modificar los datos en los objetos ya diseñados.en los objetos ya diseñados.

COMPONENTES DE LA BASE DE COMPONENTES DE LA BASE DE DATOSDATOS

Tablas:Tablas:Como ya hemos visto en el comienzo, las tablas son Como ya hemos visto en el comienzo, las tablas son la parte fundamental de cualquier base de datos ya la parte fundamental de cualquier base de datos ya que contienen la información en la que se basa el que contienen la información en la que se basa el resto de los objetos.resto de los objetos.

También hemos visto que tenemos dos modos para También hemos visto que tenemos dos modos para trabajar en una tabla: Diseño y Hoja de Datos. El trabajar en una tabla: Diseño y Hoja de Datos. El modo diseño nos sirve para definir la estructura y modo diseño nos sirve para definir la estructura y contenido de los campos que van a componer la tabla contenido de los campos que van a componer la tabla y Hoja de datos para gestionar los datos.y Hoja de datos para gestionar los datos.

Formularios y páginas de acceso a datos:Formularios y páginas de acceso a datos:

Un formulario es una ventana que permite mostrar y editar la Un formulario es una ventana que permite mostrar y editar la información por medio de diferentes controles (botones, información por medio de diferentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc).cuadros de texto, etiquetas, etc).

El formulario en sí no almacena información, solo nos permite El formulario en sí no almacena información, solo nos permite acceder a los datos que están guardados en una tabla.acceder a los datos que están guardados en una tabla.

La ventaja de usar formularios consiste en que podemos La ventaja de usar formularios consiste en que podemos trabajar simultáneamente con datos de más de una tabla en un trabajar simultáneamente con datos de más de una tabla en un único formulario.único formulario.

La página de acceso a datos se parece a un formulario pero se La página de acceso a datos se parece a un formulario pero se guarda en un documento HTML y hace posible el acceso a la guarda en un documento HTML y hace posible el acceso a la base de datos desde una Intranet o desde Internet.base de datos desde una Intranet o desde Internet.

Informes:Informes:

Permiten imprimir la información de base de datos en Permiten imprimir la información de base de datos en una forma eficaz y además, permite combinar los una forma eficaz y además, permite combinar los datos de varias tablas en un documento único.datos de varias tablas en un documento único.

Consultas:Consultas:

Nos facilitan para obtener la información que Nos facilitan para obtener la información que queremos ver de las bases de datos y organizarla para queremos ver de las bases de datos y organizarla para su uso en informes.su uso en informes.

Una consulta consiste de uno o más criterios para Una consulta consiste de uno o más criterios para seleccionar los datos que nos interesan.seleccionar los datos que nos interesan.

Programación:Programación:

Igual que otras aplicaciones de Office, Access Igual que otras aplicaciones de Office, Access dispone de herramientas de programación que dispone de herramientas de programación que nos permiten grabar macros para automatizar nos permiten grabar macros para automatizar las tareas habituales o crear soluciones las tareas habituales o crear soluciones complejas usando VBA (Visual Basic for complejas usando VBA (Visual Basic for Applications).Applications).

DISEÑO DE UNA BASE DE DISEÑO DE UNA BASE DE DATOSDATOS

Es recomendable que antes de diseñar una Es recomendable que antes de diseñar una base de datos nos detengamos unos momentos base de datos nos detengamos unos momentos en pensar sobre nuestras necesidades en en pensar sobre nuestras necesidades en concreto y después (con ayuda de papel y concreto y después (con ayuda de papel y lápiz) hacer una estructura previa de nuestra lápiz) hacer una estructura previa de nuestra base.base.

Antes de proceder de crear una base son éstas Antes de proceder de crear una base son éstas las decisiones que hemos de tomar:las decisiones que hemos de tomar:

1. Decidir los campos que vamos a necesitar:1. Decidir los campos que vamos a necesitar:Antes de hacer cualquier cosa en nuestro Antes de hacer cualquier cosa en nuestro ordenador tenemos que saber qué campos va a ordenador tenemos que saber qué campos va a tener nuestra base de datos. Por ejemplo, si es tener nuestra base de datos. Por ejemplo, si es una base de datos de libros necesitaríamos una base de datos de libros necesitaríamos crear los campos especiales para Autor, Título, crear los campos especiales para Autor, Título, Editorial, Categoría (o Materia), Año de Editorial, Categoría (o Materia), Año de Edición, Precio, Notas.Edición, Precio, Notas.Si es una Base de Datos de los Empleados, Si es una Base de Datos de los Empleados, necesitarías como mínimo los campos del necesitarías como mínimo los campos del Nombre y Apellido, Cargo, Dirección, Nombre y Apellido, Cargo, Dirección, Teléfono, y uno que otro más dependiendo de Teléfono, y uno que otro más dependiendo de las necesidades de nuestra empresa.las necesidades de nuestra empresa.

2. El tipo de información para cada campo:2. El tipo de información para cada campo:

Una vez definidos los campos tenemos que Una vez definidos los campos tenemos que saber qué tipo de datos tendría cada campo: los saber qué tipo de datos tendría cada campo: los más utilizados son más utilizados son textotexto, , númeronúmero y  y fecha fecha pero pero no son los únicos, como lo veremos más no son los únicos, como lo veremos más adelante.adelante.

3. Diseñar la estructura:3. Diseñar la estructura:

Implica definir los campos y su nombre, el Implica definir los campos y su nombre, el orden en que estos campos deben aparecer en orden en que estos campos deben aparecer en nuestra tabla.nuestra tabla.

4. Establecer relaciones entre tablas:4. Establecer relaciones entre tablas:

Por ejemplo, si tenemos una tabla de libros que a su vez Por ejemplo, si tenemos una tabla de libros que a su vez debe tener el campo de autores cuyos datos están el la debe tener el campo de autores cuyos datos están el la tabla de autores, debes establecer una relación entre tabla de autores, debes establecer una relación entre estas dos tablas. Este proceso se llama estas dos tablas. Este proceso se llama normalizaciónnormalización. . (Ya lo veremos más adelante).(Ya lo veremos más adelante).

5. Designar los campos como claves principales:5. Designar los campos como claves principales:

La La clave principalclave principal es muy importante en el diseño de  es muy importante en el diseño de una base de datos que no debemos omitir en el una base de datos que no debemos omitir en el proceso de la creación de una base de datos. proceso de la creación de una base de datos. 

CREACION DE DATOS CON EL CREACION DE DATOS CON EL ASISTENTEASISTENTE

1.1. abriremos Access y seleccionamos "Base de datos abriremos Access y seleccionamos "Base de datos de Access en Blanco". de Access en Blanco".

2.2. En la ventana de Base de Datos pulsamos "Tablas" En la ventana de Base de Datos pulsamos "Tablas" y después pulsamos "Crear una tabla utilizando el y después pulsamos "Crear una tabla utilizando el asistente".asistente".

3.3. Examinamos el cuadro de lista de tablas de ejemplo Examinamos el cuadro de lista de tablas de ejemplo hasta encontrar la que más se parezca a lo que hasta encontrar la que más se parezca a lo que necesitamos. (En este momento puedes escoger necesitamos. (En este momento puedes escoger cualquier tabla porque después de este ejercicio cualquier tabla porque después de este ejercicio volveremos a crear una tabla de Autores en modo volveremos a crear una tabla de Autores en modo de diseño.de diseño.

4.4. Utilizamos los botones con flechas para incluir en Utilizamos los botones con flechas para incluir en la lista de "Campos en la nueva tabla" los campos la lista de "Campos en la nueva tabla" los campos que nos interesan que nos interesan

5.5. Una vez agregados los campos les podemos Una vez agregados los campos les podemos cambiar el nombre: seleccionamos el campo y cambiar el nombre: seleccionamos el campo y pulsamos el botón "Cambiar el nombre del pulsamos el botón "Cambiar el nombre del campo".  Solo debes tener en cuenta que los campos campo".  Solo debes tener en cuenta que los campos creados con el asistente ya tienen predefinido el creados con el asistente ya tienen predefinido el tipo de datos, por eso debemos mantener el mismo tipo de datos, por eso debemos mantener el mismo tipo de datos aunque cambiemos el nombre del tipo de datos aunque cambiemos el nombre del campo: por ejemplo no podemos convertir el campo campo: por ejemplo no podemos convertir el campo "Nombre" ("texto") a "Fecha de nacimiento" (tipo "Nombre" ("texto") a "Fecha de nacimiento" (tipo de datos "fecha/hora").de datos "fecha/hora").

6.6. Pulsamos el botón "Siguiente" y aparecerá un Pulsamos el botón "Siguiente" y aparecerá un cuadro de diálogo que nos permite cambiar el cuadro de diálogo que nos permite cambiar el nombre de la tabla y decidir si quieres que Access nombre de la tabla y decidir si quieres que Access seleccione la clave principal. Te recomiendo que seleccione la clave principal. Te recomiendo que dejes que Access lo haga y después pulses dejes que Access lo haga y después pulses "Siguiente"."Siguiente".

7.7. Si tenemos más de una tabla Access nos permitiría Si tenemos más de una tabla Access nos permitiría establecer relaciones entre tablas pero esto lo establecer relaciones entre tablas pero esto lo veremos más adelante.veremos más adelante.

8.8. En el siguiente paso Access nos preguntará si En el siguiente paso Access nos preguntará si queremos modificar el diseño, introducir los datos queremos modificar el diseño, introducir los datos directamente o crear un formulario. Puedes directamente o crear un formulario. Puedes experimentar con las tres opciones para ver experimentar con las tres opciones para ver exactamente de qué se trata.exactamente de qué se trata.

9.9. Una vez hecha la elección, pulsamos Una vez hecha la elección, pulsamos "Finalizar" y con eso completamos el diseño "Finalizar" y con eso completamos el diseño de la tabla.de la tabla.

Los asistentes de Office pueden ser muy Los asistentes de Office pueden ser muy útiles en ciertas ocasiones pero mi forma útiles en ciertas ocasiones pero mi forma preferida trabajar con las tablas es crearlas en preferida trabajar con las tablas es crearlas en vista Diseño, cosa que haremos en la vista Diseño, cosa que haremos en la próxima entrega. próxima entrega.

CREACION DE TABLASCREACION DE TABLAS1.1. En la ventana de Base de Datos pulsamos En la ventana de Base de Datos pulsamos

"Tablas" y después pulsamos "Crear una "Tablas" y después pulsamos "Crear una tabla en vista Diseño".tabla en vista Diseño".

Se nos abrirá una ventana como ésta:Se nos abrirá una ventana como ésta:

Y ya podemos comenzar a agregar los campos. Y ya podemos comenzar a agregar los campos. Ingresemos primero Ingresemos primero "Nombre""Nombre" en la columna en la columna "Nombre del campo"."Nombre del campo". Pulsamos Intro y Pulsamos Intro y veremos que en el "Tipo de Datos" Access nos veremos que en el "Tipo de Datos" Access nos puso automáticamente "Texto" y más abajo se puso automáticamente "Texto" y más abajo se nos abre una lista de las propiedades: Tamaño nos abre una lista de las propiedades: Tamaño del campo, Formato, etc. Ya veremos lo que del campo, Formato, etc. Ya veremos lo que significa cada uno de estos campos, por el significa cada uno de estos campos, por el momento dejamos los valores tal como las momento dejamos los valores tal como las puso Access y pasamos al siguiente campo. puso Access y pasamos al siguiente campo. Escribimos Escribimos "Apellidos""Apellidos" y pulsamos Intro otra y pulsamos Intro otra vez. vez.

Y ahora, si pulsas en la flecha (se llama Y ahora, si pulsas en la flecha (se llama "Selector de fila""Selector de fila") de la ) de la primera columna del campo seleccionado con el botón primera columna del campo seleccionado con el botón secundario, encontrarás unas cuantas opciones: Cortar, Copiar, secundario, encontrarás unas cuantas opciones: Cortar, Copiar, Insertar filas, Generar y Propiedades que te permiten realizar Insertar filas, Generar y Propiedades que te permiten realizar toda clase de cambios en el diseño de la tabla. Y si pulsamos toda clase de cambios en el diseño de la tabla. Y si pulsamos cualquier celda en la columna de "Tipo de datos" veremos una cualquier celda en la columna de "Tipo de datos" veremos una flecha que nos permite cambar el tipo de datos.flecha que nos permite cambar el tipo de datos.

Podemos también mover los campos arrastrándolos con el ratón Podemos también mover los campos arrastrándolos con el ratón hacia la nueva posición. Para esto debemos mantener pulsado el hacia la nueva posición. Para esto debemos mantener pulsado el Selector de Fila.Selector de Fila.

Ahora nos queda guardar nuestra Tabla, pulsamos el icono de Ahora nos queda guardar nuestra Tabla, pulsamos el icono de "Guardar" en la barra de Herramientas o Ctrl+G. Access nos "Guardar" en la barra de Herramientas o Ctrl+G. Access nos preguntará por el nombre de la tabla (Por defecto pone "Tabla1" preguntará por el nombre de la tabla (Por defecto pone "Tabla1" pero los cambiaremos a "Autores" ) y hará la misma pregunta pero los cambiaremos a "Autores" ) y hará la misma pregunta sobre la clave principal, igual que en la clase anterior dejaremos sobre la clave principal, igual que en la clase anterior dejaremos que Access la ponga.que Access la ponga.

Una vez guardada la tabla, la podemos abrir en vista de Hoja de Una vez guardada la tabla, la podemos abrir en vista de Hoja de Datos y comenzar a introducir datos. Datos y comenzar a introducir datos.

USO DE LOS FORMULARIOSUSO DE LOS FORMULARIOSEl uso de formularios nos facilita la introducción, El uso de formularios nos facilita la introducción, modificación y presentación de los datos almacenados en las modificación y presentación de los datos almacenados en las tablas. Podemos definir a un formulario como una ventana con tablas. Podemos definir a un formulario como una ventana con controles (campos de texto, botones, etc): controles (campos de texto, botones, etc):

Un formulario está asociado con una tabla o consulta Un formulario está asociado con una tabla o consulta específica que se denomina fuente (u origen) del específica que se denomina fuente (u origen) del registro. registro.

Utilizamos las flechas en la parte inferior del Utilizamos las flechas en la parte inferior del formulario para desplazarse entre los registros. formulario para desplazarse entre los registros.

Para crear un formulario:Para crear un formulario:

Seleccionamos "Formularios" en la barra de Objetos Seleccionamos "Formularios" en la barra de Objetos de la Ventana de la Base de Datos y pulsamos el de la Ventana de la Base de Datos y pulsamos el icono nuevo en la Ventana de la Base de Datos: icono nuevo en la Ventana de la Base de Datos:

A continuación veremos este cuadro de diálogo: A continuación veremos este cuadro de diálogo:

Antes de pulsar "Aceptar" podemos seleccionar la tabla Antes de pulsar "Aceptar" podemos seleccionar la tabla o consulta que queremos utilizar para este formulario o consulta que queremos utilizar para este formulario en el cuadro de lista en la parte inferior. A en el cuadro de lista en la parte inferior. A continuación explicaremos el significado de continuación explicaremos el significado de diferentes vistas: diferentes vistas:

Asistente para formularios:Asistente para formularios:

Si seleccionamos esta opción elegimos primero la Si seleccionamos esta opción elegimos primero la tabla o consulta que queremos usar como fuente de tabla o consulta que queremos usar como fuente de datos y después seguimos los pasos del asistente, tal datos y después seguimos los pasos del asistente, tal como lo hicimos cuando creamos una tabla con ayuda como lo hicimos cuando creamos una tabla con ayuda del asistente. También podemos seleccionar más de del asistente. También podemos seleccionar más de una tabla o consulta para agregar sus datos al una tabla o consulta para agregar sus datos al formulario. formulario.

Para más información acerca de la creación y Para más información acerca de la creación y modificación de un formulario consulte "Trabajar con modificación de un formulario consulte "Trabajar con formularios" de la ayuda de Microsoft Access.formularios" de la ayuda de Microsoft Access.

CREACION DE CONSULTASCREACION DE CONSULTASUna consulta es otro método para ordenar y filtrar registros.  Una consulta es otro método para ordenar y filtrar registros.  En una consulta podemos especificar los campos que En una consulta podemos especificar los campos que queremos ver, criterios de filtro para cada uno de los campos y queremos ver, criterios de filtro para cada uno de los campos y el orden en que queremos que aparezcan los campos.el orden en que queremos que aparezcan los campos.

Crear una consulta utilizando el Asistente para Consultas:Crear una consulta utilizando el Asistente para Consultas:

1. Seleccionamos "Consultas" en la Barra de la ventana de Base 1. Seleccionamos "Consultas" en la Barra de la ventana de Base de datos y pulsamos y pulsamos el botón "Nuevo" (igual como de datos y pulsamos y pulsamos el botón "Nuevo" (igual como lo hicimos con los formularios en la entrega anterior). lo hicimos con los formularios en la entrega anterior).

2. Seleccionamos "Asistente para consultas sencillas". 2. Seleccionamos "Asistente para consultas sencillas". 3. Seleccionamos la tabla y los campos que queremos ver en la 3. Seleccionamos la tabla y los campos que queremos ver en la

consulta en el dialogo que veremos a continuación: consulta en el dialogo que veremos a continuación:

4. Pulsamos "Siguiente" y ponemos el nombre para 4. Pulsamos "Siguiente" y ponemos el nombre para nuestra consulta. nuestra consulta.

CREACION DE INFORMESCREACION DE INFORMESLos informes nos permiten imprimir la información de base de Los informes nos permiten imprimir la información de base de datos en una forma eficaz y además, permite combinar los datos en una forma eficaz y además, permite combinar los datos de varias tablas en un documento único. datos de varias tablas en un documento único.

Para crear un informe estándar:Para crear un informe estándar:

1. Igual como cuando creamos un formulario o una consulta 1. Igual como cuando creamos un formulario o una consulta nueva seleccionamos "Informes" en la barra de Objetos de la nueva seleccionamos "Informes" en la barra de Objetos de la Ventana de base de datos y después pulsamos el botón Ventana de base de datos y después pulsamos el botón "Nuevo". "Nuevo".

2. Igual que en la entrega anterior seleccionamos tablas y/o 2. Igual que en la entrega anterior seleccionamos tablas y/o consultas que queremos incluir en el informe y sus respectivos consultas que queremos incluir en el informe y sus respectivos campos:campos:

3. Pulsamos "Siguiente" y seleccionamos el 3. Pulsamos "Siguiente" y seleccionamos el nivel de agrupamientonivel de agrupamiento que deseamos. que deseamos.

4. Pulsamos "Siguiente" y seleccionemos la 4. Pulsamos "Siguiente" y seleccionemos la ordenaciónordenación que que deseamos.deseamos.

5. Pulsamos "Siguiente" y seleccionemos la 5. Pulsamos "Siguiente" y seleccionemos la distribucióndistribución y y orientación orientación que deseamos. que deseamos.

6. Pulsamos "Siguiente" y seleccionemos el 6. Pulsamos "Siguiente" y seleccionemos el estiloestilo que que deseamos. deseamos.