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MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010

INSTRUCTOR: CHRISTIAN MONTOYA CALDERÒN PAG. 1 / 45

Formatos Básicos en Excel 2010

Los formatos son un conjunto de herramientas integradas en Excel 2007 con el fin de mejorar

la presentación y lograr un impacto visual totalmente atractivo.

Para aplicar la mayoría de formatos integrados en Excel 2007 debemos seleccionar

previamente las celdas. A continuación mencionamos los formatos de Excel que podemos

encontrar.

Formatos de Fuente

Son formatos que nos permiten cambiar la apariencia de los datos en las hojas de cálculo.

Entre los formatos de fuente que podemos disponer en la ficha INICIO tenemos:

TIPO DE FUENTE

TAMAÑO DE FUENTE

AUMENTAR / DISMINUIR FUENTE

ESTILOS DE FUENTE (Negrita - Cursiva - Subrayado)

BORDES

COLOR DE RELLENO

COLOR DE FUENTE



Ventana Formato de Celdas

Una segunda opción de aplicar formatos de fuente, es a través del cuadro de dialogo formato

de celdas:

Procedimiento

Primero debemos seleccionar el rango de celdas

Luego podemos presionar las teclas CTRL + 1, a continuación se presentará la

siguiente ventana:

Seleccione los formatos que desea aplicar y luego acepte la ventana.



Formatos de Alineación

Son un conjunto de herramientas para alinear datos dentro de una celda o rango. Entre los

formatos de alineación tenemos:

Opciones de Alineación

ALINEACION VERTICAL (Arriba, Centro y Abajo)

ALINEACION HORIZONTAL (Izquierda, Centro y Derecha)

ORIENTACION

DISMINUIR SANGRIA / AUMENTAR SANGRIA

AJUSTAR TEXTO

COMBINAR Y CENTRAR



Ventana Formato de Celdas

Otra forma de aplicar alineaciones, es a través del cuadro de dialogo formato de celdas:

Procedimiento

Primero debemos seleccionar el rango de celdas

Luego podemos presionar las teclas CTRL + 1, a continuación se presentará la

siguiente ventana:

Seleccione las alineaciones que desea aplicar y luego acepte la ventana.



Ejercicios de Formatos en Excel 2010

Ejercicio 1: Combinar y Centrar En el siguiente ejercicio se pide centrar el titulo en el rango A1:C1

Ejercicio 2: Ajustar Texto En el siguiente ejercicio se pide ajustar el contenido a la celda A1

CELDAS COMBINADAS

TEXTO AJUSTADO A LA CELDA

1) Seleccione el rango A1:C1

2) Haga clic en el botón

Combinar y Centrar

1) Seleccione la celda A1

2) Haga clic en el botón

Ajustar Texto



Ejercicio 3: Orientación En el siguiente ejercicio se pide asignar una alineación a cada rotulo de la tabla.

Ejercicio 4: Relleno de Celdas Utilice el ejemplo anterior para aplicar un relleno de celdas de 2 colores.


2) Presione las teclas Ctrl. + 1

3) Active la ficha Relleno

4) Haga clic en el botón Efectos de Relleno

5) En la ventana mostrada seleccione Color 1 y Color 2

6) Acepte y luego Acepte


2) Presione las teclas CTRL + 1

3) Active la ficha Alineación

4) Aplique:

5) Luego Acepte

ALINEACIÓN 45 GRADOS



Formatos de Número

Son un conjunto de herramientas para alinear datos en una celda o rango. Entre los formatos

de alineación tenemos:

Opción General

Muestra una lista con las opciones para formatear datos números, datos de fecha, datos de

tipo hora, aplicar formatos de moneda, etc. Recuerde que primero se selecciona las celdas y

luego seleccione el formato que desea aplicar.

Opciones para aplicar formatos de

número.



Formato Decimales

Aplica un determinado número de decimales a las celdas seleccionadas.

1) Podremos aplicar un formato directamente desde la ficha Inicio

2) También tenemos la opción de aplicar símbolo monetario desde la ventana Formato

de Celdas

Seleccionar las celdas / presionar CTRL + 1 / activar la ficha Número

Ejemplo de formato con decimales

Se pide aplicar 2 decimales y separador de miles al rango B3:B7

Aumentar decimales

Disminuir decimales

1. Seleccione el rango B3:B7

2. Presionar CTRL + 1

3. Active la ficha Número

4. Seleccione la categoría Número

a. Posiciones decimales : 2

b. Active: Usar separador de miles

5. Finalmente Acepte, y vea los cambios



Formato de Moneda

Aplica un tipo de moneda a las celdas seleccionadas.


4) También podremos aplicar símbolo monetario desde la ventana Formato de Celdas


Ejemplo de formato moneda

Se pide aplicar el símbolo de soles al rango B3:B7

Formato de Moneda




4. Seleccione la categoría Moneda

Símbolo : S/.




Formato de Contabilidad

Alinea los símbolos de soles a la izquierda y los números a la derecha.

5) Podremos aplicar el formato contabilidad desde la ventana Formato de Celdas


Ejemplo de formato contable

Se pide aplicar el formato contable al rango B3:B7




4. Seleccione la categoría Contabilidad




Formato Porcentual

Multiplica por 100 los valores de las celdas seleccionadas y agrega el símbolo porcentaje,

además permite asignar un número de posiciones decimales.


7) También podemos aplicar estilo porcentual desde la ventana Formato de Celdas


Ejemplo de formato porcentual

Aplique estilo porcentual con 2 decimales al rango C3:C7

Formato Porcentual

1. Seleccione el rango C5:C8



4. Seleccione la categoría Porcentaje

Posiciones decimales: 2




Formato de Fecha

Aplica un formato para datos de tipo fecha.

8) Podremos aplicar el formato de fecha desde la ventana Formato de Celdas


Ejemplo de formato de fecha

Aplique el formato de fecha: 14-03-01 al rango C3:C7




4. Seleccione la categoría Fecha

Haz clic en: 14-03-01




Formato de Hora

Aplica un formato para datos de tipo hora.

9) Podremos aplicar el formato de hora desde la ventana Formato de Celdas


Ejemplo de formato de hora

Aplique el formato de hora larga al rango C3:C7




4. Seleccione la categoría hora

a. Haz clic en: 01:30:55 a.m.




Formato de Fracción

Utilice el formato Fracción para mostrar o escribir números como fracciones reales, en lugar

de como decimales.

10) Podremos aplicar el formato de fracción desde la ventana Formato de Celdas


Ejemplo de formato de fracción

Aplique el formato de fracción a las celdas E9 y E11

1. Seleccione el rango E9:E11



4. Seleccione la categoría Fracción

a. Haz clic en: Hasta dos dígitos




Formato Científico

El formato Científico muestra un número en notación exponencial, sustituyendo parte del

número con E+n, donde E (que significa Exponente) multiplica el número anterior por 10 a la

enésima potencia.

11) Podremos aplicar el formato científico desde la ventana Formato de Celdas


Ejemplo de formato científico

Aplique el formato científico a las celdas B2 y B3




4. Seleccione la categoría Científica




Formato Especial

Microsoft Office Excel proporciona dos formatos de número especiales para los códigos

postales, pero puede crear un código postal personalizado que muestre el código postal

correctamente, ya tenga éste cinco o nuevo dígitos. Asimismo, puede crear un formato

personalizado que muestre el código postal precedido de caracteres inici ales para rellenar el

ancho de una celda.



Seleccione en configuración regional la opción: Español (alfab. Internacional)

Ejemplo de formato especiales

Aplique el formato científico a las celdas B2 y B3




4. Seleccione la categoría Especial

5. Seleccione código postal




Formato Texto

Este formato trata el contenido de las celdas como texto incluso cuando se encuentre un

número en la celda. La celda se presenta exactamente como fue introducida.



Ejemplo de formato de texto

Considere al rango B4:B8 como datos de tipo texto, ya que esos valores no serán utilizados

para realizar cálculos matemáticos:




4. Seleccione la categoría texto




Formatos Personalizados

Microsoft Office Excel proporciona muchos formatos de número integrados, pero si estos

formatos no satisfacen sus necesidades, puede personalizar uno de ellos para crear el suyo

propio. Podemos aplicar formatos personalizados a los siguientes tipos de datos:

Datos Numéricos

Datos de tipo Fecha

Datos de tipo hora

Procedimiento

1) Seleccionar la celda o el rango

2) Presione las teclas CTRL + 1

3) Active la ficha Número

4) Cree el formato personalizado

5) Acepte la ventana.



Formatos personalizados para números

Un formato de número personalizado puede tener hasta cuatro secciones de código,

separadas por caracteres de punto y coma. Estas secciones de código definen el formato de los

números positivos, los números negativos, los valores de cero y el texto, en ese orden.

POSITIVO ; NEGATIVO ; CERO ; TEXTO

Por ejemplo, puede usar estas secciones de código para crear el siguiente formato personalizado:

[Azul]#.##0,00_); [Rojo](#.##0,00); 0,00; "ventas "@

Utilizar Marcadores

Podemos utilizar los siguientes marcadores de números:

Marcador Significado 0 Representa a un número rellenando con ceros aquellos números que

tengan menor cantidad de dígitos que lo especificado en el formato. # Representa a un número, pero a diferencia del anterior no lo rellena con

ceros. ? Utilizado para alinear las posiciones decimales de las celdas marcadas.

Utilizar Colores

Podemos asignar colores en una de las secciones del formato personalizado, escriba el nombre

de uno de estos ocho colores entre corchetes en la sección:

Negro

Verde

Blanco

Azul

Magenta

Amarillo

Aguamarina

Rojo

Utilizar Condiciones

Para especificar formatos de número que sólo se apliquen si un número cumple una condición

especificada, incluya la condición entre corchetes. La condición consta de un operador de

comparación y un valor.



Ejemplo 1 En el siguiente ejercicio se pide mostrar el código en 3 dígitos.

SOLUCIÓN

Seleccione el rango A3:A8

Presione la combinación de teclas CTRL + 1

Active la ficha número y seleccione la categoría Personalizada

En tipo ingrese tres ceros, así como se muestra en la figura:

Finalmente Acepte y observe el resultado.

Ejemplo 2 En el siguiente ejercicio se pide mostrar de color rojo y en paréntesis los valores negativos.

SOLUCIÓN

1. Seleccione el rango A3:A8

2. Presione las teclas CTRL + 1

3. En la ficha número seleccione

Personalizada

4. En tipo ingrese lo siguiente:

5. Finalmente Acepte y observe el

resultado.



Formatos personalizados para fechas

Para crear un formato personalizado para datos de tipo fecha, utilice los siguientes códigos en

la sección 1.

Ejemplo 1 En el siguiente ejercicio se pide dar formato personalizado a la columna de fecha, de forma

que se muestre el nombre del mes y el año.

SOLUCIÓN

Seleccione el rango C4:C11

Presione la combinación de teclas CTRL + 1

Active la ficha número y seleccione la categoría Personalizada

En tipo ingrese lo siguiente:

Finalmente Acepte y observe el resultado.

Código Descripción d Muestra el día como un número sin un cero inicial.

dd Muestra el día como un número con un cero inicial si procede. ddd Muestra el día como una abreviatura.

dddd Muestra el día como un nombre completo.

m Muestra el mes como un número sin un cero inicial. mm Muestra el mes como un número con un cero inicial si procede.

mmm Muestra el mes como una abreviatura. mmmm Muestra el mes como un nombre completo.

aa Muestra el año como un número de dos dígitos. aaaa Muestra el año como un número de cuatro dígitos.



Formatos personalizados para horas

Para crear un formato personalizado para datos de tipo hora, utilice los siguientes códigos en

la sección 1.

Código Descripción h Muestra la hora como un número sin un cero inicial. hh Muestra la hora como un número con un cero inicial si procede.

m Muestra el minuto como un número sin un cero inicial. mm Muestra el minuto como un número con un cero inicial si procede.

s Muestra el segundo como un número sin un cero inicial.

ss Muestra el segundo como un número con un cero inicial si procede.

Tiempo transcurrido

Para mostrar el tiempo transcurrido en horas o minutos utilicemos la referencia dentro de

corchetes:

Código Descripción [h] Muestra el tiempo transcurrido en horas. [m] Muestra el tiempo transcurrido en minutos.

Ejemplo 1 En el siguiente ejercicio se pide dar formato personalizado a la columna de fecha, de forma

que se muestre el nombre del mes y el año.

Seleccione la celda D4

SOLUCION Presione Ctrl. + 1 / active la ficha número

En la categoría personalizada ingrese: [m] “Minutos”

Acepte y vea los resultados.



Formatos de Bordes

Puede aplicar bordes al contorno ó al interior del rango seleccionado, así como un borde

diagonal, así mismo, podemos aplicar un estilo y color de borde.

Ejercicio

Ingrese la siguiente tabla:

Seleccione el rango: B4:D10

Presione las teclas CTRL + 1 / activar la ficha Bordes

Seleccione la quinta línea de la segunda columna

Haga clic en la opción Contorno

Seleccione un color de línea

Haga clic en la ultima línea de la primera columna

Finalmente haga clic en la opción Interior y Acepte

Guarde el archivo con el nombre Producto.



Formatos de Relleno

Es el color de fondo aplicado a las celdas seleccionadas. Podemos aplicar un color, 2 colores o

un efecto de trama.

Ejercicio

Utilizando la tabla del ejercicio anterior, realice lo siguiente:

Seleccione el rango B2:D2

o Aplique la opción Combinar y Centrar

Haga clic en el botón Combinar y Centrar de la ficha Inicio

o Aplique un borde Grueso

Haga clic en la flecha desplegable del botón Borde de la ficha Inicio

o Aplique un color de relleno

Presione las teclas CTRL + 1 / ficha Relleno

Haga clic sobre esta opción.

Seleccione el color

anaranjado.

Seleccione un estilo

de trama.

Finalmente Acepte



Formatos Condicionales en Excel 2010

Si necesitas ofrecer una mejor visualización de tus datos numéricos en tus hojas de cálculo sin

tener que recurrir a los gráficos, podemos aplicar formato condicional.

Desde el botón “Formato Condicional” del “Grupo Estilo” correspondiente a

la “Ficha Inicio” tienes disponible usa serie de posibilidades para ofrecer una

visualización gráfica de los valores numéricos en las propias celdas.

Resaltar Reglas de Celda

Podemos aplicar un formato de celdas en función al tipo de operador seleccionado.

Ejercicio

Realice la siguiente tabla

o Resalte aquellas celdas que en la columna cancelado tengan el valor de NO

SOLUCION

Seleccione el rango D3:D7

Active la ficha Inicio

Haga clic en la opción Formato Condicional

Haga clic sobre esta

opción

Ingrese el texto NO

Luego acepte



Resaltar Superiores e Inferiores

Puede buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de corte

que especifique. Por ejemplo, puede buscar los 5 productos más vendidos en un informe

regional, el 15% de los productos del final de una encuesta al cliente o los 25 mejores salarios

de un análisis de personal de departamento.

Ejercicio


o Resalte las 4 mejores ventas realizadas

SOLUCION

Seleccione el rango B3:B9



Haga clic sobre esta opción

Ingrese el numero 4

Luego acepte



Barra de Datos

Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de

la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un valor

más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras de datos son útiles

para encontrar números más altos y más bajos especialmente con grandes cantidades de

datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un informe de ventas.

Ejercicio


o Se desea visualizar mediante formatos, cuales son los ingresos más altos y más

bajos del rango.

SOLUCION







Escala de Colores

Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la

distribución de datos. Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas

utilizando una gradación de tres colores. El tono de color representa los valores supe riores,

medios o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde, amarillo y rojo, puede

especificar que las celdas con el valor superior tengan un color verde, las celdas de valor medio

tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color rojo.

Ejercicio


o Compare los valores de celda utilizando una gradación de tres colores.

SOLUCION







Conjunto de Iconos

Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco categorías

separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en

el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha roja hacia arriba representa valores más altos, la

flecha hacia el lado amarilla representa valores medios y la flecha hacia abajo verde representa

valores más bajos.

Ejercicio


o Aplique un conjunto de iconos para diferencias en que trimestre se ha gastado

más o menos en transporte.

SOLUCION







Formatos condicionales con fórmulas

Podemos aplicar un formato condicional utilizando fórmulas, mediante esta opción aplicamos

un formato a toda la fila de una tabla que cumpla la condición asignada a una o a varias de sus

columnas.

Reglas para aplicar fórmulas

Antes de aplicar alguna fórmula debemos tener en cuenta los siguientes puntos:

1. Recuerde que toda fórmula en Excel comienza con el signo Igual.

2. En la fórmula podremos utilizar celdas, rangos o valores.

3. Es posible utilizar las funciones incorporadas en Excel, tales como, la función Día, Mes,

Año, Y, O, NO, etc.

4. Toda fórmula utilizada en el formato condicional debe devolvernos un valor lógico, lo

que implica que el resultado de esa fórmula siempre debe ser VERDADERO o FALSO.

5. Para que la fórmula me devuelva VERDADERO o FALSO debemos utilizar únicamente

los siguientes signos:

Mayor que >

Menor que <

Mayor o Igual que >=

Menor o Igual que <=

Igual =

Diferente a <>

6. Cuando aplicamos una fórmula en el formato condicional es recomendable seleccionar

únicamente los datos de la tabla, más no los encabezados.

7. Para evaluar los datos de una o más columnas, siempre se debe tomar el primer dato

de la columna a evaluar.



Ejemplos de fórmulas

A continuación mencionamos algunos ejemplos de fórmulas que cumplan las reglas

mencionadas anteriormente:

Ejemplo 1

Se desea formatear la fila completa de aquellos alumnos que tengan una nota menor a 10.5

SOLUCION

Paso 1

Seleccionar el rango: B3:D9

Paso 2

Haga clic en la opción Formato Condicional de la ficha Inicio

Haga clic en la opción Nueva Regla




Paso 3

Tengamos en cuenta las siguientes interrogantes:

o ¿Qué me piden formatear?

Todos aquellos alumnos que tengan una nota menor a 10.5

o ¿En qué celda encontramos el primer valor de la columna Notas?

En la celda D3

Tenga en cuenta que la fórmula debe dar como resultado un valor lógico.

o Escriba la siguiente fórmula:

ANTES DE ACEPTAR LA VENTANA, ANALIZAREMOS LA FORMULA:

1. Observe que la fórmula comienza con igual

2. Observe la expresión que esta después del signo igual

$D3 <= 10.5

3. Si evaluamos la fórmula podemos decir lo siguiente:

Primero: ¿Cuál es el contenido de la celda $D3?

El valor es: 9 este valor lo reemplazamos en la fórmula

Segundo : Analizamos la fórmula reemplazando el valor de la celda D3

Entonces 9 <= 10.5 esto me da VERDADERO

Si la fórmula me da VERDADERO significa que si se aplica el formato.

= $D3 <= 10.5

La fórmula devuelve un valor lógico

debido al signo utilizado: >=



Paso 4

Haga clic sobre el botón formato para mostrar la siguiente ventana:

Seleccione un color o haga clic en el botón Efecto de relleno…

Haga clic en aceptar

Finalmente haga clic en aceptar y observe los resultados.

IMPORTANTE

El símbolo dólar en la fórmula nos indica que la columna D siempre va ser constante y no

variable. Usted se preguntará ¿Por qué no asignamos el dólar a la fila ($D$3) ?, la

respuesta es sencilla, porque el 3 representa a la fila, y necesitamos que la fórmula vaya

evaluando los valores de cada fila. Si ponemos el dólar a la fila 3, la fórmula siempre evaluará

dicha fila y no evaluará fila por fila.

Active la ficha Relleno



Ejemplo 2

Se desea formatear la fila completa de aquellos productos con un stock superior a 300

SOLUCION

Paso 1

Seleccionar el rango: B3:D9

Paso 2

Haga clic en la opción Formato Condicional de la ficha Inicio

Haga clic en la opción Nueva Regla




Paso 3

Tengamos en cuenta las siguientes interrogantes:

o ¿Qué me piden formatear?

Todos aquellos productos con un STOCK superior a 300

o ¿En qué celda encontramos el primer valor de la columna Stock?

En la celda D5

Tenga en cuenta que la fórmula debe dar como resultado un valor lógico.

o Escriba la siguiente fórmula:

Paso 4

Haga clic sobre el botón formato para mostrar la siguiente ventana:

Seleccione un color o haga clic en el botón Efecto de relleno…

Haga clic en aceptar

Finalmente haga clic en aceptar y observe los resultados.

= $D5 > 300

Active la ficha Relleno



Ejercicio 1

Cree y formatee la tabla de modo que obtengamos el siguiente resultado:

Ejercicio 2

Cree y formatee la tabla de modo que obtengamos el siguiente resultado:



Ejercicio 3

Cree el siguiente formato de Control de Asistencia:



Ejercicio 4

Abra el archivo GLOBALTEC .XLSX y asigne los formatos correspondientes para que el cuadro quede del siguiente modo:



Ejercicio 5

Para elaborar la siguiente FACTURA debemos utilizar formas, imágenes, WordArt y formatos:

Realice las siguientes acciones:

Aplique al rango B19:B33 el siguiente formato personalizado: 00

Aplique símbolo de soles en formato contable al rango J19:J33



Ejercicio 6

Resuelva los siguientes ejercicios:

Formatos de números

1. Lista 1 Lista con formato

¿Cuál es el formato personalizado utilizado? ……………………………..







49 0049

56 0056

78 0078

546 546.0

1450 1,450.0

89 89.0

26 26

-48 (48)

78 78

-10 (10)

265 265

-45

126 126

-18

105 105








5.25 5 1/4

3.67 3 2/3

4.78 4 7/9

2.15 2 1/7


8. Aplique formato personalizado a la lista 8 de forma que los números positivos estén de color azul y los negativos en rojo y paréntesis ¿Cuál seria el formato

personalizado?

……………………………..……………………………..………………..

Formatos de fechas


11/04/2008 11 de abril

16/06/2008 16 de Junio

20/06/2008 20 de Junio

02/07/2008 02 de Julio

10/07/2008 10 de Julio

¿Cuál es el formato personalizado utilizado? ………………………..…………..

9 09%

5 05%

6 06%

2 02%

23 23 Kg.

54 54 Kg.

37 37 Kg.

29 29 Kg.




15/08/2008 15.08.2008

23/08/2008 23.08.2008

29/08/2008 29.08.2008

05/09/2008 05.09.2008

17/09/2008 17.09.2008



02/10/2008 02-Oct-08

07/10/2008 07-Oct-08

12/11/2008 12-Nov-08

13/11/2008 13-Nov-08

12/12/2008 12-Dic-08



04/01/2009 domingo 04 de enero

07/02/2009 sábado 07 de febrero

14/02/2009 sábado 14 de febrero

15/03/2009 domingo 15 de marzo

19/03/2009 jueves 19 de Marzo



04/04/2009 04 de abril del 2009

06/04/2009 06 de abril del 2009

05/05/2009 05 de mayo del 2009

12/06/2009 12 de junio del 2009

13/06/2009 13 de junio del 2009




Formatos de horas


13:15 13:15:18

16:20 16:20:10

20:18 20:18:35

17:50 17:50:00



5:06 5:06 AM

9:00 9:00 AM

11:15 11:15 AM

10:00 10:00 AM



12:54 12 Horas

14:24 14 Horas

16:20 16 Horas

22:45 22 Horas



17:15 15 Minutos 32 Segundos







Ejercicio 7

Para el siguiente ejercicio, abra el archivo formatos.xlsx

Formatos condicionales simples

CASO 1

En este ejercicio se pide asignar un color de relleno a todos los montos pendientes que sean

iguales o mayores de S/. 4000

CASO 2

a) Se pide asignar un color de relleno aquellos que han faltado el día lunes.

b) Se pide asignar un color de relleno aquellos que han faltado el día jueves.



CASO 3

En este ejercicio se pide sombrear la fila completa de las ventas realizadas por la vendedora

LUZ.

CASO 4

En este ejercicio se pide sombrear la fila completa de aquellos vendedores que no han logrado

obtener una comisión.

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