31 กรกฎาคม 2556

โดย สํานักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ

อาจารยอภิรักษ ธิตินฤมิต สาขาเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา

Microsoft Excel เปนโปรแกรมประเภท “ตารางคํานวน” หรือ “Spreadsheet” มักใช

ในการคํานวนทางธุรกิจ ซ่ึงจะชวยลดขั้นตอนความยุงยากและลดเวลาการคํานวน และยัง

สามารถสรุปและวิเคระหขอมูลในรูปแบบตางๆ เพื่อชวยในการตัดสินใจ

สามารถดูคุณลักษณะและคุณสมบัติใหมๆ ของ Excel version 2010 ไดที่

http://office.microsoft.com/th-th/excel/HA101806958.aspx

สําหรับ version 2010 นั้นไดปรับเปลี่ยนหนาตาตาง version 2007 เพียงเล็กนอย โดย

เปลี่ยนปุม Office Button กลับเปน Menu File แตยังคงรูปแบบ Ribbon ไว

2010

2007

Ribbon

Title Bar

Menu File

Quick Access Tool Bar

Name Box

Formula Bar

Worksheet

Sheet Tabs View Buttons

Scroll Bar

Zoom Slider

Status Bar

Woo

kboo

k (E

xcel

File

) Wooksheet 1

Wooksheet 2

Wooksheet 3

And more..

Columns

Rows

Active Cell

New Worksheet Button

Name of Active Cell

Auto Complete ชวยในการปอนขอมูลซํ้าๆกัน

Auto Fill ชวยในการปอนขอมูลที่เปนลําดับขั้น เชน ตัวเลข หรือ เดือน

1. เลือก Cell เดียว [ใชการคล้ิกเมาสเลือก หรือลูกศรเลือก]

2. เลือกกลุม Cell ที่อยูติดกัน [ใชปุม Shift + Mouse Left]

3. เลือกกลุม Cell ที่ไมติดกัน [ใชปุม Ctrl + Mouse Left]

4. เลือก Cell ทั้งหมดใน Column หรือ Row [คล้ิกที่ Row หรือ

Column นั้นๆ ]

5. เลือก Cell ทั้งหมดใน Worksheet

1. การเลือกใช Worksheet

2. การเปล่ียนชื่อ Worksheet [ดับเบ้ิลคลิกหรือคลิกขวา> Rename]

3. การเพิ่ม Worksheet [ปุม + หรือคลิกขวา> Insert >Worksheet]

4. การลบ Worksheet [คลิกขวา> Delete]

1. การปรับขนาดความ กวาง/สูง ของ Cell

2. การแทรก Cell, Column, Row

3. การลบ Cell, Column, Row

4. การซอน Column, Row

Normal

มุมมองปกติ ที่ใชงาน Excel

Page Layout

มุมมองเอกสารกอนพิมพ

Page Break Preview

มุมมองที่ชวยจัดหนาและขอบเขตการพิมพ

1. การผสาน Cell (Merge Cell)

2. กําหนดรูปแบบขอความและตัวเลข (Font & Number)

3. การจัดวางตําแหนงขอมูลภายใน Cell (Alignment)

4. การตกแตง Cell (Cell Styles)

5. การตกแตงตารางอัตโนมัติ (Format as Table)

Merge & Center

Merge & Across

Merge Cell

Unmerge Cell

Shrink to fit (ยอใหพอดี) หรือ (ยอขอความใหพอดีกับ Cell)

ตองการไปที่ คอลัมนที่ z แถวที่ 200 จะตองทําอยางไร

การใสสูตรคํานวนใน Excel มีสิ่งที่ตองทําความเขาใจดังน้ี

1. กฎเกณฑเกี่ยวกับการคํานวน

2. ลําดับความสําคัญของเครื่องหมาย

3. เครื่องหมายคํานวนทางคณิตศาสตร (Arithmetic Formula)

4. เครื่องหมายการเช่ือมขอความ (Text Formula)

5. เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ (Comparison Formula)

6. เครื่องหมายในการอางอิง (Reference Formula)

เมื่อใชสูตรในการคํานวนจะตองเริ่มตนดวยเครื่องหมาย (=) เสมอ

การคํานวนจะข้ึนอยูกับลําดับความสําคัญของเครื่องหมาย ถา

ความสําคัญเทากันจะคํานวนจากซายไปขวา

ขอความที่อยูในสูตรคํานวนจะตองใสเครื่องหมาย (“”) ครอบ

ขอความเสมอ

เครื่องหมาย ความหมาย ตัวอยางสูตร

+ บวก =100-3*8+10-5^2

ผลลัพธเทากับ 61- ลบ

* คูณ

/ หาร

% เปอรเซ็นต

^ ยกกําลัง

ลําดับ เครื่องหมาย

1 ( )

2 %

3 ^

4 * และ /

5 + และ -

เครื่องหมาย ความหมาย

& เชื่อมขอความ

เครื่องหมาย ความหมาย ตัวอยางสูตร

= เทากับ =a1>=100

ถา a1 มีคามากกวาหรือ

เทากับ 100 จะไดผลลัพธ

True แตถา a1 มีคานอย

กวา 100 จะไดผลลัพธ

False

> มากกวา

< นอยกวา

>= มากกวาหรือเทากับ

<= นอยกวาหรือเทากับ

<> ไมเทากับ

เครื่องหมาย ความหมาย ตัวอยางสูตร

(:) (โคลอน) เลือกชวงขอมูลที่อยูติดกันa1:b5

หมายถึงชวง Cell ต้ังแต a1 ถึง b5

( ) (เวนวรรค) เลือกเฉพาะขอมูลซ้ํา (Intersection)

a1:c1 c1:c3

หมายถึงชวง Cell ที่ซ้ํากันของชวง Cell

ต้ังแต a1 ถึง c1 และ c1 ถึง c3

ฉนั้นผลลัพธคือ c1

(,) (คอมมา) เลือกชวงขอมูลที่ไมอยูติดกัน (Union)

a1:c1, b5:b10

หมายถึงเลือกชวง Cell a1 ถึง c1 และ

b5 ถึง b10

การปอนโดยตรงที่ชอง Cell

การปอนบน Formula Bar

การปอนสูตรโดยใชเมาส

การแกไขสูตรใหเลือก Cell ที่ตองการแลวกด F2 หรือ ดับเบ้ิล

คลิก

สามารถคัดลอกจาก Cell ไดหลายรูปแบบเชน

◦ การคัดลอกทุกอยางของ Cell ทั้งสูตร ขอมูล และรูปแบบ

◦ คัดลอกเฉพาะขอมูล

◦ คัดลอกเฉพาะสูตร

◦ คัดลอกเฉพาะรูปแบบ

คัดลอกสูตรโดยใช Auto Fill

การใช Function คลายกับการใชสูตรคํานวนทางคณิตศาสตร โดยมีรูปแบบ

การใชงานคือ

= function(argument1, argument2, ...)ตัวอยางเชน =SUM(A1:D10)

การใชงานสามารถปอน Function ลงใน Formula Bar เหมือนกับการปอน

สูตรคํานวน หรือใช Function Wizard ชวย

Function รูปแบบ การใชงาน

SUM SUM(กลุม Cell) ผลรวมจากกลุม Cell

AVERAGE AVERAGE(กลุม Cell) คาเฉลี่ยจากกลุม Cell

COUNT COUNT(กลุม Cell) นับจํานวน Cell จากกลุม Cell

MAX MAX(กลุม Cell) คาสูงสุดจากกลุม Cell

MIN MIN(กลุม Cell) คาตํ่าสุดจากกลุม Cell

ROUND ROUND (ตัวเลข,จํานวนหลัก ปดเศษตัวเลขทศนิยมใหมีหลัก

ทศนิยมตามท่ีกําหนด

ใชเลข 5 เปนเกณฑ ในการปด

BAHTTEXT BAHTTEXT(Cell ตัวเลข) เปลี่ยนตัวเลขจาก Cell เปน

ตัวอักษรแสดงจํานวนเงินบาทไทย

จากคุณสมบัติ AutoFill นั้นจะทําใหการคัดลอกสูตรมีการเปลี่ยนแปลงตําแหนงของ Cell

ที่ใชอางอิง เชนจาก b1 ไปเปน b2 หรือ b1 ไปเปน c1 หากตองการตรึงตําแหนง Cell ที่

ใชอางอิงไมใหเปลี่ยนแปลงเวลาคัดลอกสูตรทําไดดังนี้

ใหใชเคร่ืองหมาย $ ในการตรึง Column หรือ Row เชน

$a$1 จะเปนการตรึงทั้ง Column(a) และ Row(1)

b$6 จะเปนการตรึงเฉพาะ Row(6)

$c3 จะเปนการตรึงเฉพาะ Column(c)

ขอผิดพลาด สาเหตุ วิธีแกไข

#### ตัวเลขใน Cell ยาวกวาขนาด Column ขยายความกวาง Column

#VALUE!ใชสูตรผิดหลักไวยากรณเชน =a1+a2 โดย

ที่ a1 หรือ a2 ไมใชตัวเลข

ตรวจสอบประเภทของขอมูลใน

Cell

#NAME?ในสูตรคํานวนมีสวนขอความที่ Excel ไม

รูจัก เชนพิมพ Function ผิดจาก sum

เปน som

ตรวจสอบชื่อ Function

#REF! ไมพบตําแหนง Cell ที่อางอิง ตรวจสอบตําแหนงที่อางอิง

#DIV/0! นํา 0 มาเปนตัวหาร ตรวจสอบตัวหาร

UPPER()

ใชแปลง Cell ขอความตัวอักษรใหเปนตัวพิมพใหญ

LOWER()

ใชแปลง Cell ขอความตัวอักษรใหเปนตัวพิมพเล็ก

เปน Function ที่ตรวจสอบเง่ือนไขที่ตั้งไววาเปนจริง(true) หรือเปนเท็จ(false) และ

สามารถกําหนดตอไปไดวาถาเปนจริงใหดําเนินการอะไร ถาเปนเท็จใหดําเนินการอะไร

รูปแบบการใช IF

=IF( logical_test, value_if_true, value_if_false )ตัวอยางการใชงาน

ถานักศึกษาไดคะแนนรวมมากกวาเทากบั 50 ถือวาผาน ถานอยกวา 50 เทากับไมผาน

=IF( cell คะแนนรวม>=50, “ผาน”, “ไมผาน” )

ถามีเง่ือนไขมากกวา 2 สามารถใช IF ซอนกันไดเชน

=IF( logical_test1, IF(logical_test2, “A”, “B”), “C”)

LOOKUP เปนฟงกชันที่ใชคนหาและสงคืนคาจากชวงของหนึ่ง Column หรือหนึ่ง

Row หรือจาก Array และสามารถใชแทน IF แบบหลายเง่ือนไข รูปแบบการใชงานดังนี้

=LOOKUP( lookup_value, lookup_vector, result_vector )

=LOOKUP( lookup_value, array )

1. คา lookup_vector หรือ array จะตองเรียงลําดับจากนอยไปหามาก

2. การเขียน value, array เขียนไดดังนี้

a) { "a","b","c" }, { 1,2,3 }

b) { "a","b","c" ; 1,2,3 }

c) { "a",1; "b",2; "c",3 }

ตัวอยางการใชงาน VLOOKUP, HLOOKUP และ LOOKUP

ตองการราคาของสินคาเจาะจงรุน

=VLOOKUP( “ชื่อรุน”, ชวงตารางขอมูล, ลําดับ Column ของราคา, FALSE )

ตองการทราบเงินเดือนป 2553 ของเจาหนาที่คนหนึ่ง

=HLOOKUP( "ป 2553", ชวงตารางขอมูล, ลําดับ Row ของเจาหนาที่, FALSE )

ตองการทราบเงินเดือนป 2554 ของเจาหนาที่ที่มีรหัส “s003”

=LOOKUP( “s003”, Column รหัสเจาหนาที่, Column เงินเดือนป 2554 )

แสดงเกรด A-F จากคะแนน (ใชแทน IF แบบหลายเง่ือนไข)

=LOOKUP( Cell คะแนน, {0,60,70,80,90}, {"F","D","C","B","A"} )

=ROUND(A1,0) 80.5 ปดเศษ ใชเลข 5 เปนเกณฑ ในการปดตัวเลขขึ้นหรือลง

=ROUND(A1,2) 123.46 ปดเศษ ทศนิยมสองตําแหนง

=ROUND(A1,-1) 120 ปดเศษ เหลือจํานวนเต็มหลกัสบิ

=ROUND(A1,-2) 100 ปดเศษ เหลือจํานวนเต็มหลกัรอย

=ROUNDDOWN(A1,2) 123.45 ปดเศษลง ใหมีจํานวนจุดทศนิยมตามที่กาํหนด

=ROUNDUP(A1,2) 123.46 ปดเศษขึ้น ใหมีจํานวนจุดทศนิยมตามที่กาํหนด

DDB สงกลับคาเส่ือมราคาของสินทรัพยสําหรับชวงเวลาที่คุณ

ระบุ โดยใชวิธี Double - declining balanceหรือวิธีการอื่นที่คุณระบุ

EFFECT สงกลับอัตราดอกเบ้ียที่แทจริงตอป

DB สงกลับคาเส่ือมเวลาของสินทรัพยสําหรับคาบเวลาที่ระบุ

โดยใชวิธี fixed-declining balance

เมื่อเปลี่ยนชวง Cell เปนรูปแบบ Table แลวจะทําใหไดรับคุณสมบัติพิเศษเชน

การเรียงลําดับ และการกรองขอมูลสามารถทําไดสะดวก

สามารถสราง Row ผลรวม (Total) อัตโนมัติโดยไมตองใสสูตรคํานวน ซ่ึงสามารถ

เลือกใช Function การคํานวนตางๆเพื่อหาผลรวม คาเฉลี่ย และอื่นๆได

Microsoft Excel 2010 สามารถนําเขาขอมูลจากภายนอกไดหลายรูปแบบ

ดวยกันเชน

Microsoft Access

Website

From Text (txt, csv)

And more…

เปนการนําขอมูลจาก Sheet อื่นเขามาคํานวน หรืออาจจะสราง worksheet หนึ่งที่นํา

ขอมูลจากหลายๆ sheet เพื่อมาหาผลรวม

สามารถใช Consolidate Wizard ชวย หรือปอนสูตรเพื่ออางอิง Cell จาก sheet อื่น

ดวยตนเอง เชน =SUM(‘sheet1’!a1:a7)

Report Filter

Pivot Chart

กรองขอมูลจากคาใน Cell

กรองแบบระบุเง่ือนไข

เมื่อการจัดการกับ Excel ที่มีการทําบอยๆ เชนการจัดรูปแบบ ซ่ึงอาจะจะมีหลายขั้นตอน

ตั้งแตปรับขนาด ความหนา และแกสี สามารถนําขั้นตอนเหลานี้มารวมเปน Macro คําสั่ง

เดียว จะชวยใหสะดวกรวดเร็วย่ิงขึ้น

1. Recording Macro

2. Run Macro

3. Assign Macro

4. Absolute / Relative Macro

5. Save / Delete Macro

การ Shared Workbook เปนการ

อนุญาติใหแกไขไฟลเดียวไดครั้งละ

มากกวา 1 คน สามารถเก็บขอมูล

การเปลี่ยนแปลงยอนหลังได แตก็มี

ขอจํากัดหลายๆอยางที่เกิดจากการ

ทํางานรวมกันในไฟลเดียว

เมื่อมีการใชงานไฟลเดียวกันรวมกันหลายคน เวลาพบปญหาจะทําใหยากในการตรวจสอบ

Excel จึงมีการติดตามการแกไข โดยสามารถระบุไดวามีการแกไข เมื่อไหร โดยใคร และที่

ไหน

Picture Effect

Picture Styles

Shape Styles

Adjust

Size & Crop

Select Chart Type

Result

การจําลองสถานการณสมมติ เพื่อทําการคํานวนผลลัพธของสถานการณตางๆ เพื่อ

วิเคราะหผลที่แตกตางกันในแตละสถานณการ

เคร่ืองมือใชวิเคราะหวาตองมีคาตัวแปรเทาใดจึงจะไดเปาหมายตามที่กําหนดไว