ファースト ステップ ガイド

Outlook 2010

Microsoft®

Outlook®

2010 は、ビジネスにもプライベートにも適した優れた電子メール管理ツールであり、全世界で 5 億

人を超える Office ユーザーに利用されています。平均的なユーザーは、1 か月に 1800 通のメッセージを読み、そのうちの

およそ 1500 通を削除すると言われています。電子メールは重要ですが、その管理に時間をかけたいとは思わないでしょう。

Outlook 2010 により、一日を効率的に管理できます。新しいデザインの外観から、高度な構成、検索、スケジュール機能

に至るさまざまな機能を使用して、日々のやりとりと予定を常に把握し、仕事を遂行できます。

Backstage ビュー:

作業効率を高める

Microsoft Office Backstage™ ビューでは、アカウントの管理や Outlook 操作のカスタ

マイズを一元的に行うことができます。

[ファイル] タブ: Backstage ビューを開きます。任意のリボン タブをクリックすると、メ

イン ビューに戻ります。

Backstage タブ:以前はいくつかの場所に散在していたツールやオプションに、すばやく簡

単に系統的にアクセスできます。

1. ● [情報]:新しい電子メール アカウントの追加、外出時の自動応答の構成、アーカイブ オ

プションの変更、ルールと通知の整理など、アカウント設定を管理します。

● [開く]: Outlook アイテムのインポートとエクスポート、他のユーザーのフォルダーを開

く、Outlook データ ファイルを開くなどの操作を行います。

● [印刷]:印刷オプションと印刷プレビューが 1 つの簡単なビューに結合されました。

● [ヘルプ]: アプリケーションのヘルプと、トレーニング チュートリアルなど、他のオン

ライン セルフヘルプ リソースへのリンクを表示します。実行しているバージョンに関

する情報、アクティブ化、およびライセンス情報も表示されます。

● [オプション]: リボンとクイック アクセス ツール バーをカスタマイズする機能など、環

境を設定するための多くのオプションを提供します。

ヒント: Outlook 2010 でのリボンのカスタマイズ方法を含めて、リボンの使用に関するヘルプ情報を『Office 2010 ファースト ステッ

プ ガイド』または Office.com から取得してください。

事実を把握する:

関連する情報のみを表示

Outlook 2010 の新しい電子メール管理機能は、情報過多の削減と受信トレイの管理

に役立ちます。

Outlook 2010 でのスレッド管理

スレッド ビューは情報過多の削減に役立ち、大量の電子メールを簡単に管理できます。マウス

を数回クリックするだけで、電子メール スレッド全体をクリーンアップしたり、分類したり、

場合によっては無視することもできます。

● スレッド全体を簡単に表示する: 選択した電子メールの左側にある矢印をクリックすると、

スレッドが開き、そのスレッドのすべてのメッセージが表示されます。

● 重複するメッセージを削除し、貴重な受信トレイの領域を節約する: [ホーム] タブの [削除] グ

ループで、[クリーンアップ] をクリックし、選択したスレッド、またはアクティブなフォル

ダーやサブフォルダーのすべてのスレッドをクリーンアップするオプションを選択します。

● スレッドを無視する: [ホーム] タブの [削除] グループで、[無視] をクリックします。そのス

レッドの現在のメッセージおよび将来のメッセージは、[削除済みアイテム] フォルダーに移

動されます。

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スレッド ビュー機能の利用を開始する

1. [表示] タブの [スレッド] グループで、[スレッドとして表示] を選択します。

2. 現在のフォルダーまたはすべてのフォルダーのスレッド ビューが有効になるように選択し

ます。

スレッド ビューの設定を変更するには:

1. [表示] タブの [スレッド] グループで、[スレッドの設定] をクリックします。

2. 一覧のさまざまなオプションをオンまたはオフにして、設定を変更します。

作業の簡単化:

効率的に作業する

"クイック操作" 機能と "リアルタイムのプレビューで貼り付け" 機能により、これま

でよりシームレスに、そしてマウスを数回クリックするだけで、作業を実行でき

ます。

複数の手順が必要な作業を実

行するシングルクリックのア

クションを作成する

Outlook 2010 のクイック操作

を使用すると、電子メールに

すぐに返信です。 返信して削除するといった複数のアクションを、1 回のクリックで実行

できるコマンドに変換します。

1. [ホーム] タブで、[クイック操作] ギャラリーの定義済みのコマンドを

選択します。

2. [返信して削除] 以外のクイック操作の場合は、プロンプトに従ってク

イック操作をセットアップします。

新しいクイック操作を作成するには:

[ホーム] タブの [クイック操作] ギャラリーで、[新規作成] をクリック

します。

クイック操作を管理するには:

ダイアログ ボックス起動ツール をクリックして、クイック操作

を編集、削除、および再配置するオプションを表示します。

貼り付けの前にプレビューする

"リアルタイムのプレビューで貼り付

け" 機能を使用して、アプリケーショ

ン間でコンテンツを再利用する場合

の時間を節約します。実際に貼り付

ける前に貼り付けられたコンテンツ

の外観を確認することで、最初から

正しく貼り付けることができます。

1. [ホーム] タブの [クリップボード]

グループで、[貼り付け] ボタンの

下にある矢印をクリックするか、

カーソル位置で右クリックして、

使用できる [貼り付けのオプション] を表示します。

2. カーソルを個々の貼り付けのオプションの上に移動して結果をプレ

ビューし、適用するオプションをクリックして貼り付けます。オプ

ションをポイントすると、そのオプションの名前を含むポップ ヒ

ントが表示されます。

メモ: 使用可能な貼り付けのオプションは、再利用するコンテンツに

最適となるように状況によって変わります。

プレゼンス機能:

すぐに連絡が取れる

コミュニケーションが合理化されて、インスタント メッセージをやり取りする連絡

先の状態や空き時間情報を確認できるため、効率的なコミュニケーションを行うこと

ができます。

別のプログラムに切り替えることなく同僚や友人に接続できる

Outlook 2010 全体でプレゼンス アイコン を使用できます。相手の空き時間情報を表示して、イ

ンスタント メッセージや音声通話で連絡します。

● プレゼンス アイコンの上にマウスを移動すると、新しい連絡先カードが表示され、電子メール、

インスタント メッセージ オプション、個人名の発音などが表示されます。連絡先カードを展開

すると、詳細情報が表示されます。

メモ: インスタント メッセージおよびプレゼンスには、次のいずれかが必要です。Microsoft Office Communications Server 2007 R2 と Microsoft Office Communicator 2007 R2、Windows Live

Messenger、または IMessenger をサポートする別のインスタント メッセージング アプリケーション。個人名の発音では、Microsoft Exchange Server 2007 以降と、個人名の発音が収録されたオー

ディオ ファイルが使用可能になっている必要があります。

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ヒント: Office Communicator を使用している場合は、インスタント メッセージで電子メールに返信すると、インスタント メッセージ

の履歴がその電子メールのスレッドに接続され、スレッド ビューでメッセージを表示するときに表示されます。

メモ:スレッド ビューで他のフォルダーのメッセージを表示し、Office Communicator では、Communicator の History フォルダーに IM スレッドを保存するように選択する必要があ

ります。.

ソーシャル ネットワーキン

グ機能を活用する

電子メールのスレッドから、ネットワーク内でのそれらのステータス更新に至るあら

ゆる情報に、1 つの一元化されたビューからアクセスして、常に最新の情報を把握で

きます。

Outlook から離れずに、ソーシャル ネットワークとの接続を維持する

まったく新しい Outlook Social Connector は、Microsoft SharePoint

® 2010 と Windows Live™ を含めて、ユーザーが使用するソーシャル ネットワー

クおよびビジネス ネットワークに接続します。Facebook、LinkedIn、MySpace など、その他のサードパーティ サイトにも接続します。

利用できるソーシャル ネットワーク プロバイダーを検索するには:

1. [表示] タブをクリックし、[人物情報ウィンドウ] グループで [人物情報ウィンドウ] をク

リックし、[アカウントの設定] をクリックします。

2. 表示されたダイアログ ボックスで、「オンラインで利用可能なソーシャル ネットワーク

プロバイダーを表示」というタイトルのリンクをクリックします。

Outlook Social Connector のコンテンツの操作

[人物情報ウィンドウ] 内のアイテムには、電子メール、ユーザーのプロファイル、オンライン ドキュメントなど、実際のコンテンツへのリンク

が含まれます。[人物情報ウィンドウ] 内のアイテムにカーソルを移動すると、使用できるリンクが表示されます。リンクをクリックすると、関

連するアイテムが開きます。

複数の受信者が設定されたメッセージを表示し、[人物情報ウィンドウ] の上部にあるユーザーの写真をクリックすると、そのユーザーに関する

情報が表示されます。

メモ: SharePoint 2010 の個人用サイトのソーシャル データを表示するには、Microsoft Office Professional Plus 2010 が必要です。サード パーティのソーシャル ネットワークに接続するには、その

ソーシャル ネットワークが提供するアドインが必要です。ほとんどの場合、そのソーシャル ネットワークを使用するには、プロバイダーの使用条件に従う必要があります。

ヒント: ネットワークのユーザーから連絡先の更新情報を自動的に受信できます。ソーシャル ネットワーク プロバイダーを追加する

と、ネットワーク内のそれらの連絡先情報が Outlook の連絡先ビューに配信され、オンライン情報と同期されます。

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重要な情報を効率的に

見つける

コンテキスト検索ツールを使用すると、すばやく検索を絞り込み、詳細な検索条件

を指定できます。

Outlook で検索を使いこなす

大量のデータを瞬時に選別し、必要なものを必要なときに見つけることができます。[クイック検索] ボックスをクリックして、検索する文字列を

入力し、条件を追加するだけです。

クイック検索およびコンテキスト検索ツールを使用するには:

1. Outlook のすべてのビューで使用できる [クイック検索] ボックスに、カー

ソルを置きます。検索ツールが自動的に表示されます。

2. 検索文字列を入力します。次の手順を使用することもできます。

正確に一致する語句を検索するには、検索文字列を引用符で囲みます。

すべての検索用語が含まれる一致を検索するには、AND を使用します

(メモ: これが既定の動作です)。

いずれかの検索用語の一致を検索するには、OR を使用します。

検索用語を除外するには NOT を使用します。

メモ: ブール演算子 (AND、OR、NOT) は大文字で入力する必要があり

ます。

3. すぐに検索が実行されて、検索結果が強調表示されます。

4. 結果を絞り込みます。[検索ツール] の [検索] タブで、[絞り込み] グループのオプションを使用して、条件を追加します。たとえば、[差出人] を

クリックし、ユーザー名の全体または一部を入力するか、[詳細] ボタンをクリックして他のプロパティを検索します。

5. 検索用語が見つからない場合は、[範囲] グループのオプションを使用して、検索の範囲を広げてみてください。

メモ: [絞り込み] グループで使用できるオプションは、Outlook ビューによって異なります。

ヒント: 検索ボックスに入力するときは、オートコンプリートの候補が動的に表示されるので、検索を絞り込むのに役立ちます。候補を

使用するには、一覧でアイテムをクリックするか下方向キーを押して候補を強調表示し、Enter キーを押します。

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柔軟な予定表共有:

簡単に予定表を共有できる

Outlook の初心者であったり、なくなったものがあるのではないかとお考えの場合

は、他のユーザーとスケジュールを共有できるこの予定表共有オプションを調べてみ

てください。

予定表を Office.com に公開する

Microsoft Office Outlook 予定表共有サービスを

使用すると、自分の予定表を Office.com に公開

して、他のユーザーと共有することができま

す。予定表を表示できるユーザーや予定表を削

除できるユーザーは、Outlook からいつでも制

御できます。

予定表を Office.com に公開するには:

1. Outlook 予定表を表示します。[ホーム] タブ

の [共有] グループで、[オンラインで公開] を

クリックし、[Office.com に公開] をクリック

します。

2. Windows Live™ ID を使用してログオンするか、予定表を初めて Office.com に

公開する場合は、予定表共有アカウントをセットアップします。

3. [予定表を Office.com に公開] ダイアログ ボックスで、表示する日付の範囲、予

定表の詳細レベルなど、共有オプションを指定し、[OK] をクリックします。

4. 他のユーザーがこの予定表を購読できるように、共有招待を送ります。

メモ: 予定表を Office.com に公開するには、Windows Live ID が必要です。Microsoft Office 2010 のリリース

の時点で、公開された予定表を Web ブラウザー経由で表示する機能は廃止されました。購読者は、

Windows Live カレンダー、Google カレンダー、Apple iCal などのプログラム経由で、公開された予定表に

アクセスできます。

予定表のスナップ

ショットを電子メール

で送る

組織外の人とも簡単

に予定表を共有でき

ます。予定表を電子

メールで送信できる

ので、相手は Outlook

をインストールしていなくても予定表を見ることができ

ます。

予定表を電子メールで送るには:

1. Outlook 予定表を表示します。[ホーム] タブの [共有] グ

ループで、[予定表を電子メールで送信] をクリックし

ます。

2. [電子メールで予定表を送信] ダイアログ ボックスで、表示

する日付の範囲、予定表の詳細レベルなど、共有オプショ

ンを指定し、[OK] をクリックします。

3. 作成される電子メールで予定表の詳細を確認し、受信者を

追加して、電子メールを送信します。

他の Microsoft Exchange ユーザーを招待して予定表を共有する

Microsoft Exchange Server アカウントを使用すると、組織内の他のユーザーと Exchange の予定表を共有できます。

予定表共有の招待を送信するには:

1. Outlook 予定表を表示します。[ホーム] タブの [共有] グループで、[予定表の共有] をクリックします。

2. 作成される電子メールで、電子メールの受信者を追加し、共有する予定表の詳細レベルを指定して、招待を送信します。

共有のアクセス許可は、既定では読み取り専用です。予定表の共有のアクセス許可を変更するには:

● Outlook 予定表を表示し、[ホーム] タブの [共有] グループで、[予定表のアクセス許可] をクリックします。

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スケジュールをスムーズに

行う:

新しいビューへの切り替え

Outlook 2010 には、複数の予定表を表示できるグループ スケジュールが導入され、

空き時間を確認して会議を予定するのに役立ちます。

直感的に会議を予定する

新しいグループ スケジュールでは、予定表グループが水平に分割され、わかりやすく表示されます。

ビューの上部に表示される、組み合わされたタイムラインを使用して空き時間帯を見つけて、次の会

議を作成できます。

グループ スケジュールに切り替えるには:

● Outlook 予定表を表示します。[ホーム] タブの [整列] グループで、[グループ スケジュール] をク

リックします。

共有されている Exchange 予定表、Office.com に公開された予定表など、別の予定表を開くには、次

のどちらかの操作を実行します。

● 予定表のナビゲーション ウィンドウで、別の予定表を選択します。

● [ホーム] タブの [予定表の管理] グループで、[予定表を開く] をクリックし、予定表を選択します。

グループ メンバー全員に対して会議出席依頼を作成するには、次のどちらかの操作を実行します。

● ビューの上部に表示される、組み合わされたタイムライン上で、空き時間帯を選択します。[ホーム] タブの [新規作成] グループで、[新しい会議]

をクリックし、全員で新しい会議] をクリックします。

● ビューの上部に表示される、組み合わされたタイムライン上で、空き時間帯をダブルクリックします。

予定表ビューは、選択して表示される予定表の数に応じて、自動的に変わります。既定では、5 つ以上の予定表を選択すると、ビューは自動的に

グループ スケジュールに切り替わります。ビューの自動切り替えのしきい値を変更するには:

1. [ファイル] タブをクリックして Backstage ビューを開きます。[オプション] をクリックし、[予定表] をクリックします。

2. [表示オプション] の下に、グループ スケジュール設定のオプションがあります。

ヒント: Exchange ユーザーの場合は、予定表のナビゲーション ウィンドウでチームの予定表を選択すると、チーム全体の予定表がすぐ

に表示されます (メモ: レポートの行データは、チームの予定表によって自動的に生成されるように構成する必要があります)。

少ない手順で作業を実行する Outlook 2010 の新しいスケジュール ツールを使用すると、会議出席依頼を作成する

ときに予定表を確認してリソースをすばやく確保し、時間を節約できます。

会議室を簡単に確保できる

Exchange ユーザーは、新しい会議出席依頼から直

接、会議室を確保できるようになりました。会議用

の部屋のグループまたはビルを選ぶだけで、その時

間に空いている部屋がすべて表示されます。

会議室の検索を行うには:

1. 新しい会議出席依頼を作成します。

2. [会議] タブの [オプション] グループで、[会議室の

検索] をクリックします。

メモ: Microsoft Exchange Server 2010 が必要です。

会議出席依頼と予定表を同時に表示する

通常、会議出席依頼を

処理するには 3 つの手

順が必要です。会議出

席依頼を読むこと、予

定表を確認すること、

依頼に応答すること

です。

現在は、会議出席依頼を受信したときに、受信トレイから離れずに、

予定表のプレビューを使用して会議依頼による予定表への影響を簡単

に確認できるようになりました。

● 会議出席依頼を受信すると、新しい予定表のプレビューが自動的に

表示されます。

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キーボード ショートカットに関するヒント 新しいキーボード ショートカット

● Alt キーを押すと、キー ヒントが表示されます。キー ヒントは、続けて

キーボードでそのキーを押すとコマンドが実行される、数字キーまたは

文字キーの組み合わせとしてリボンに表示されます。キー ヒントを押

してリボン タブをアクティブ化し、目的のコマンドのキー ヒントを押

します。キー ヒントは、クイック アクセス ツールバーと Backstage

ビューでも使用できます。

● マウス ポインターをリボンのコマンドの上に移動し、ヒントからキー

ボード ショートカットを探します (すべてのコマンドにショートカット

があるわけではありません)。

● 多くの一般的なコマンドは、Ctrl キーを押しながらコマンドの先頭の文

字を押して実行できます。以下はその例です。

新規作成:Ctrl + N ● 開く:Ctrl + O ● 保存:Ctrl + S ● 印刷:Ctrl + P

Outlook のスレッド管理ツール

● 選択されているスレッドをクリーンアップする: Alt + Del

● 選択されているスレッドを無視する: Ctrl + Del

キーボード ショートカットをクイック操作に割り当てる

● クイック操作を右クリックし、[<クイック操作名> の編集] をクリッ

クします。[クイック操作の編集] ダイアログ ボックスの下部付近

で、ショートカット キーを選択します。

グループ スケジュールに切り替える

● 予定表ビューで、Ctrl + Alt + 5 キーを押します。