microsoft outlook 2010noc.citcoms.up.ac.th/manual/outlook.pdfผ ใช microsoft office...
TRANSCRIPT
Outlook คออะไร
Microsoft Outlook 2010 น าเสนอเครองมอทดทสดส าหรบการจดการอเมลธรกจและอเมลสวนบคคลส าหรบ
ผใช Microsoft Office มากกวา 500 ลานรายทวโลก Outlook 2010 รนน จะท าใหคณไดรบประสบการณการใช
งานทดยงขนทสามารถตอบสนองความตองการดานการสอสารของคณทงทท างาน ทบาน และทโรงเรยน
Outlook 2010 น าเสนอประสบการณการใชงานระดบโลกใหแกคณ เพอใหคณสามารถด าเนนงานตางๆ ไดอยาง
มประสทธภาพและเชอมตอกบเครอขายสวนบคคลและธรกจไดตลอดเวลา ดวยรปลกษณทไดรบการออกแบบ
ใหมไปจนถงคณลกษณะขนสงตางๆ ดานอเมลองคกร การคนหา การตดตอสอสาร และเครอขายทางสงคม
การเพมบญชผใชอเมล
กอนทคณจะสามารถสงและรบขอความอเมลใน Outlook 2010 ได คณจะตองเพมและก าหนดคาบญชผใชอเมล
กอน ถาคณเคยใช Microsoft Outlook รนกอนหนาในคอมพวเตอรเครองเดยวกบทคณไดตดตง Outlook 2010
การตงคาบญชผใชของคณจะไดรบการน าเขาโดยอตโนมต
ถาคณไมเคยใช Outlook มากอนหรอก าลงตดตง Outlook 2010 ในคอมพวเตอรเครองใหม คณลกษณะ การตง
คาบญชผใชแบบอตโนมต จะเรมท างานและชวยคณก าหนดการตงคาบญชผใชส าหรบบญชผใชอเมลของคณ
การตงคานจะใชเพยงแคชอ ทอยอเมล และรหสผานเทานน ถาบญชผใชอเมลของคณไมสามารถก าหนดคาได
โดยอตโนมต คณตองใสขอมลเพมเตมทจ าเปนตางๆ ดวยตนเอง
Link คมอการเพมบญช
แนะน า Outlook 2010
Microsoft Outlook 2010 มคณลกษณะและความสามารถใหมๆ ทชวยใหคณสามารถตดตอสอสารกบบคคล
อนๆ รวมถงจดการเวลาและขอมลของคณไดดยงขน
Ribbon ไดเรมน ามาใชเปนครงแรกใน Microsoft Office Outlook 2007 โดยเปนสวนหนงของสวนตดตอผใช
Microsoft Office Fluent Ribbon ไดรบการออกแบบมาเพอชวยใหคณคนหาค าสงทคณตองการใชเพอท างาน
ใหเสรจสมบรณไดอยางรวดเรว ค าสงตางๆ จะไดรบการจดระเบยบเปนกลมซงรวบรวมไวดวยกนอยางเปน
ระบบภายใตแทบ ใน Outlook 2010Ribbon ไดแทนทเมนเดมในหนาตางหลกของ Outlook นอกจากนน คณยง
สามารถท าการก าหนด Ribbon เองโดยใหรวมแทบแบบก าหนดเองทคณสามารถท าเปนแบบสวนตวเพอให
สอดคลองกบลกษณะการท างานของคณไดดยงขน
ตวอยาง สวนตาง ๆ เกยวกบจดหมาย
สวนท 1 เครองมอตาง ๆ คอ จดหมาย (Mail), ปฏทน (Calendar), ทตดตอ (Contact) และ งาน (Task)
สวนท 2 จะเปน จดหมาย ทรบเขามา
สวนท 3 จะแสดงรายละเอยดในจดหมายทเลอก
สวนท 4 จะแสดงรายละเอยดของผสง และจดหมายทเคยรบสง เปนตน
สวนท 5 รายการทตองท าในวนน
การสรางขอความอเมลใหม
บนแทบ หนาแรก(Home) ในกลม สราง(New) ใหคลก สรางอเมล(New E-mail)
กรอก ผรบทชอง ถง... (To…) เรอง: (Subject:) พมพรายละเอยด และกดปม สง (Send)
การสงตอหรอตอบกลบขอความอเมล
บนแทบ หนาแรก หรอ ขอความ ในกลม การตอบกลบ ใหคลก ตอบกลบ ตอบกลบทงหมด หรอ สงตอ
พมพรายละเอยดเพมเตมและกดปม สง
การเพมสงทแนบไปกบขอความอเมล
คณสามารถแนบแฟมไปกบขอความอเมลได นอกจากน ยงสามารถรวมรายการอนๆ ของ Outlook เชน
ขอความ ทตดตอ หรองาน ไวในขอความทคณสงไดอกดวย
สรางขอความใหม หรอส าหรบขอความทมอยแลว ใหคลก ตอบกลบ ตอบกลบทงหมด หรอ สงตอ
ในหนาตางขอความ บนแทบ ขอความ ในกลม รวม ใหคลก แนบแฟม
หลงจากเลอกไฟลแลวจะมรายการทแนบมา เพมขน
การปรบแตง Outlook
คณสามารถปรบแตคาตาง ๆ เพอใหท างานไดงายรวดเรว และสวยงามขน เชนการปรบแตง ชดรปแบบ ขนาด
และตวหนงสอเรมตน ไหมขนาดตามความตองการ รวมถงการแทรกลายเซน ลงไปในจดหมายทกฉบบ
สรางขอความใหม หรอส าหรบขอความทมอยแลว ในกลม รวม ใหคลก ลายเซน
เลอก ลายเซน... หากยงไมเคยสรางลายเซนกอนหนาน เพอเขาไปยงหนาตาง ลายเซนและสเตชนเนอร
จะมอยสองแทบ คอ ลายเซน และ สเตชนเนอรสวนตว
สวนของแทบลายเซนอเมลคอ การก าหนดคาลายเซนเพอแนบไปกบจดหมาย
สวนของแทบสเตชนเนอรสวนตวคอ การก าหนดหนาตาของจดหมาย รวมถงก าหนดคาขนาดและตวหนงสอ
การสรางลายเซน
ในหนาตาง ลายเซนและสเตชนเนอร เลอกแทบ ลายเซนอเมล และกดปม สราง ตงชอลายเซน และกด ตกลง
กรอกรายละเอยดของลายเซนและกด ตกลง
การก าหนดคาสเตชนเนอร
ในหนาตาง ลายเซนและสเตชนเนอร เลอกแทบ สเตชนเนอรสวนตว
ชดรปแบบ (เลอกชดรปแบบ และกดตกลง)
ปมแบบอกษร จะเปนการก าหนดตวหนงสอทงภาษาองกฤษ และภาษาไทย พรอมทงก าหนดขนาด ทจะใชใน
จดหมาย
การใชงาน Group Mail
การใชงาน Group mail จะชวยอ านวยความสะดวกกบผใชเปนอยางมาก ในกรณทในแตละ คณะ/กอง/ศนย ม
สวนงานยอย ซงหากม Group mail จะชวยใหตดตอกนภายในกลม กลมถงกลม หรอ หวหนาถงกลม เปนตน
โดยแตละงานคณะ กอง และ ศนย จะตองแจงความประสงคทจะใช Group mail มายง ศนย CITCOMS เพอจะ
ไดสราง Group mail ใหใชงาน โดยจะตองก าหนดชอ กลม และชอผใชงานแตละกลม
ยกตวอยางการแบงกลมของ ศนย CITCOMS
จากตวอยางโครงสราง
Group mail หลกกจะเปน
[email protected] จะม ผอ.ศนย และบคลากรของศนยทงหมด
[email protected] จะม ผอ.ศนย และหวหนางานทง 3 งาน
[email protected] จะมหวหนางานธรการและบคลากรในสายงานทงหมด
[email protected] จะมหวหนางานพฒนาระบบและบคลากรในสายงานทงหมด
[email protected] จะมหวหนางานระบบเครอขายและบคลากรในสายงานทงหมด
Group Mail อน ๆเชน
[email protected] จะมคณะท างานดานบรหารความเสยงของศนย CITCOMS
[email protected] จะมคณะท างานดาน 5ส. ของศนย CITCOMS
[email protected] จะมคณะท างานดานการพฒนาระบบประกนคณภาพ ของศนย CITCOMS
*** สามารถใชชอ Group Mail ในการรบ Email จากผอนได
ผอ.ศนย
งานธรการ งานพฒนาระบบ งานระบบเครอขาย
ปฏทน
ปฏทนจะเขามาชวยคณวางแผนและจดการเวลาในการท ากจกรรมตาง ๆ ไดสะดวกขน
การสรางการนดหมายในปฏทน
การนดหมายเปนกจกรรมทคณจดก าหนดการไวในปฏทนของคณ ซงไมเกยวของกบการเชญบคคลอน
ใน ปฏทน บนแทบ หนาแรก ในกลม สราง ใหคลก สรางการนดหมาย หรอคณอาจคลกขวาทชวงเวลาใน
ตารางปฏทนของคณ แลวคลก สรางการนดหมาย กได
พมพ ชอเรอง สถานท วนทเรม และ สนสด พรอมทงค าอธบาย แลวกด บนทก
เพอเกบไวดตารางการท างานของตนเอง
การจดก าหนดการประชมกบบคคลอน
การประชมคอการนดหมายทบคคลอนเขารวมดวย และสามารถระบถงทรพยากร เชน หองประชม ได การ
ตอบกลบการเรยกประชมของคณจะปรากฏขนใน กลองจดหมายเขา ของคณ
ใน ปฏทน บนแทบ หนาแรก ในกลม สราง ใหคลก สรางการประชม
การใชงานปฏทนรวมกน
คณสามารถแชรปฏทนใหผอนไดทราบตารางการท างานของคณ โดยสามารถก าหนดสทธใหดไดเฉพาะ วาง
หรอไมวาง จนถงสามารถ แกไขปฏทน ของคณไดเลย
คลกขวาท Calendar เลอก ใชรวมกน และเลอก ใชปฏทนรวมกน
ก าหนดชอผรบ และก าหนดรายละเอยดทตองการใหผรบท าได อาจเพมรายละเอยดในชองเนอความ และกดสง
การก าหนดสทธในปฏทนใหผอน
คลกขวาท Calendar เลอก ใชรวมกน และเลอก สทธในปฏทน
หนาตางการก าหนดสทธใหผอนในการ อาน เขยน ลบ และ อน ๆ
การเพมปฏทน เพอดของผอน
คลกขวาทปฏทนของฉนเลอก เพมปฏทน เลอก จากสมดรายชอ...
หรอ ไปทหนาแรก เลอกกลมจดการปฏทน เลอก จากสมดรายชอ
พมพชอในชองคนหา เลอกชอทตองการและกดตกลง
จะเหนวามปฏทนเพมขนมา และสามารถดไดหากเจาของอนญาตในวธท ากอนหนา
สามารถแสดงในโหมดซอนดนได