Rocky  Mini-­‐Grants  Working  Group  Guidelines  and  Responsibilities  

 Working  Group  Members:  Here  are  some  guidelines  that  will  allow  you  to  work  effectively  and  efficiently.  Remember,  respect  is  the  number  one  criteria  for  this  working  group.  

 Applications  

• Applications  are  due  on  Sunday  at  11:59  PM  before  any  of  the  working  group's  meetings.  • Applications  will  be  posted  on  the  Black  Board  site  by  noon  on  Monday  before  the  meetings.  • Please  read  and  comment  on  the  applications  before  you  attend  the  working  group's  meeting.  • During  the  meetings,  the  group  will  discuss  the  applications.    • A  majority  vote  will  determine  whether  or  not  an  application  gets  funded,  no  filibuster.  • The  group  can  vote  to  table  the  application  if  more  information  is  needed,  at  that  time  the  group  

can  request  that  the  applicant  come  in  person  to  the  next  meeting  or  at  a  mutually  convenient  time  to  answer  questions  about  his/her  application.  

• Working  group  decisions  will  be  emailed  to  the  applicant  by  the  chair  or  acting  chair  within  24-­‐hours  of  the  meeting.  

 Working  Group  Meetings  

• Meetings  take  place  every  other  Tuesday  starting  with  the  third  week  of  the  term;  there  are  four  meetings  a  term.  

• Meetings  will  take  place  at  12:00  PM  and  will  include  lunch.  • You  are  required  to  sign  up  for  at  least  two  meetings  a  term,  unless  you  are  off  campus  for  the  

term.    • Sign  up  for  meetings  using  the  Google  Doc  attendance  sheet.  • If  you  miss  a  meeting  that  you  had  signed  up  for,  you  must  provide  reasons  for  your  absence  on  

the  Google  Doc  attendance  sheet  before  the  meeting  starts.  • If  there  are  no  applications  to  fund,  the  meeting  will  be  canceled.  • Cancelations  will  be  determined  24-­‐hours  before  a  scheduled  meeting,  an  e-­‐mail  notice  will  be  

sent  out  to  the  group  stating  whether  or  not  the  meeting  will  take  place.  • Meeting  minutes  must  be  recorded  and  sent  to  Robin  Donovan  after  the  meeting.  • Please  do  not  discuss  details  of  the  applications  or  the  decision  process  outside  of  the  meetings;  all  

meetings  are  confidential.    Chair  Person  Tasks  

• Facilitating  the  meetings.  • Making  sure  the  group  upholds  its  integrity.  • Making  sure  the  meetings  are  well-­‐attended  and  taking  appropriate  action  when  group  members  

miss  a  meeting.  • Sending  out  the  decision  email  to  the  applicants  with  a  cc  to  Robin  Donovan.  • Appointing  an  acting  chair  if  he/she  is  unavailable  for  a  meeting.    

   

Voting  Policies  • The  Chairperson  running  the  meeting  will  not  vote  unless  it  is  needed  for  a  tiebreaker.  • Working  group  members  may  not  vote  on  applications  submitted  by  themselves  or  by  groups  that  

they  are  actively  involved  in.