ministério da administração interna secretaria-geral sgmai /dir/dsmq maio 2007
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Ministério da Administração InternaSecretaria-Geral
SGMAI /DIR/DSMQMaio 2007
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
Uma visão diferente…
Um caminho a percorrer…
Secretaria-Geral
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
“…apoio técnico e a ,desde que não
cometidos por lei a outros serviços, designadamente, nos domínios
técnico-jurídico e de contencioso, da organização e gestão de
recursos, da gestão financeira, acompanhamento e controlo da
execução orçamental, da documentação e arquivo e da
comunicação e relações públicas, aos órgãos e serviços do MAI.”
Uma visão diferente…
Lei Orgânica do MAI – artigo 12º (Decreto-Lei n.º 203/2006de 27 de Outubro)
Lei Orgânica da SGMAI – artigo 2º (Decreto-Lei n.º 76/2007de 29 de Março)
prestação de serviços comuns
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
prestação de serviços comuns
O que é?
Junção, num só organismo, de um conjunto de serviços de apoio administrativo (BackOffice), comuns a vários organismos.
Conjunto de processos de trabalho normalizados e organizados, com objectivo de rentabilizar o desempenho do serviço prestador, direccionados para as necessidades dos organismos a quem presta serviços (Clientes).
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
serviços centralizados //
RH
FP
AP
RH
FP
AP
RH
FP
AP
Visão Tradicional
Org A Org COrg B
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
// serviços comuns
Nova visão
RH
FP
AP
Org A
Org B Org C
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
Aumento da produtividade baseado na normalização de
processos e na especialização e a obtenção de custos
inferiores, através da concentração de funções e da eliminação de
duplicações.
Quais são os principais benefícios?
prestação de serviços comuns
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
Maior Eficiência
Quais as principais exigências?
Clareza dos processos de trabalho
Maior grau de especialização
prestação de serviços comuns
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Enfoque no Cliente
Avaliação / Antecipação das respectivas necessidades
Melhoria dos processos de trabalho de acordo com a “Voz do Cliente”
Maio 2007
Retorno da informação (Feedback)
prestação de serviços comuns
Quais as principais exigências?
Ministério da Administração InternaSecretaria-Geral
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Acompanhamento sistemático dos processos de trabalho
Medição dos resultados e introdução de melhorias
Compromisso de todos os envolvidos (colaboradores e clientes) na prestação do serviço e no cumprimento da forma e prazos para a execução das tarefas
Níveis de Serviço (SLA’S)
Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
prestação de serviços comuns
Quais as principais exigências?
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
Nova Filosofia
SG MAItodas as áreas
Processos
Processos
Interlocutor na relação com os
Clientes
Dinamizador de Processos
Feedback
Clientes
Gestor (es) de Cliente
prestação de serviços comuns
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
Nova Atitude
Proactividade Compromisso
Focus no Cliente
Responsabilidade
Diálogo
prestação de serviços comuns
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Do ponto de vista das pessoas:
Escolher o líder e os interlocutores adequados para a organização dos serviços partilhados;
Envolver todos os colaboradores na criação dos novos papéis e na nova filosofia e definir as suas responsabilidades no sucesso da iniciativa;
Envolver todos os interessados “stakeholders” na organização (fornecedores, etc.) para participar na iniciativa;
Definir estratégias para gestão da mudança.
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Como garantir o sucesso na implementação?
prestação de serviços comuns
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
Como garantir o sucesso na implementação?
Do ponto de vista da organização:
Definir e implementar processos de trabalho;
Implementar e adequar os sistemas de informação para apoiar a prestação de serviços e a comunicação fácil com os clientes;
Garantir espaço para soluções inovadoras e de excelência;
Não aceitar quaisquer supostas "boas práticas" sem as sujeitar a uma avaliação interna das suas capacidades, comparando com as soluções existentes (benchmarking efectivo);
Medir constantemente as melhorias obtidas.
prestação de serviços comuns
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prestação de serviços comuns
Como implementar na SG?
1º Passo – Avaliar a experiência já existente;
2º Passo – Documentar a organização interna – elaborar procedimentos prioritários nas várias áreas da SG;
3º Passo – Consensualizar com os organismos Clientes uma plataforma de relacionamento – dar conhecimento da nossa organização, conhecer as respectivas necessidades e nomear interlocutores para o processo;
4º Passo – Elaborar acordo escrito que implique a aceitação da forma encontrada de relacionamento e defina as responsabilidades da SG e dos organismos Clientes.
Projecto “Serviços Comuns SGMAI”
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
Nova Estrutura
prestação de serviços comuns
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
prestação de serviços comuns
Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica
Secretária-Geral
(SG)
DS Modernização e
Qualificação
(DSMQ)
Secretário-Geral Adjunto
(SGA)
DS Recursos Humanos
e Financeiros
(DSRHF)
DS Assuntos J urídicos e
do Contencioso
(DSAJ C)
DS Documentação e Relações Públicas
(DSDRP)
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
prestação de serviços comuns
Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica
DS Modernização e
Qualificação
(DSMQ)
DIV Administração
Geral
(DAG)
Secção Expediente Geral
(SEG)
“Propor medidas de simplificação e racionalização dos processos e procedimentos e circuitos administrativos e formas inovadoras de organização, gestão e funcionamento;
Colaborar na definição da imagem institucional do MAI;
Gerir o sistema de tratamento de reclamações do MAI;
Propor a política de formação na PCS - planos anuais e plurianuais de formação;
Coordenar as estruturas de apoio administrativo que funcionam junto dos gabinetes dos membros do Governo;
Apoiar tecnicamente os utilizadores nas áreas das tecnologias de informação;
Coordenar a gestão do serviço de reprografia;
Assegurar a classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência e demais documentos da Secretaria-Geral;
Garantir a publicação dos actos legislativos e administrativos;
Instruir os processos de concessão de passaporte especial, Conselho da Medalha, Cartões de Identidade e angariação de receita para fins de beneficência e
assistência…”
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
prestação de serviços comuns
Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica
“Elaborar o balanço social da SG e dos serviços integrados na prestação de serviços comuns e consolidar o balanço social do MAI;
Executar os procedimentos administrativos relativos à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego;
Assegurar o registo de assiduidade do pessoal, e organizar as listas de antiguidade do pessoal e o processamento de remunerações; Assegurar a execução e o conhecimento sistemático da informaçãorelativa à política de recursos humanos do MAI;
Definir e avaliar indicadores de gestão, elaborando estudos periódicos sobre a situação dos recursos humanos do MAI, propondo medidas conducentes à racionalização da gestão de pessoal e ao aumento da produtividade e da qualidade do trabalho…”
DS Recursos Humanos e
Financeiros
(DSRHF)
DIV Gestão Pessoal
(DGP)
Secção Pessoal
(SP)
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
prestação de serviços comuns
Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica
“Coordenar a elaboração dos projectos de orçamento de funcionamento e de planeamento quando a execução compete aos serviços da SG;
Elaborar relatório financeiro e prestação anual de contas;
Gerir e executar os orçamentos;
Executar os procedimentos contabilísticos dos orçamentos geridos pela SG;
Processar e liquidar as despesas autorizadas, bem como organizar e manter a contabilidade dos orçamentos cuja execução é gerida pela SG;
Recolher e tratar a informação sobre a actividade desenvolvida e os meios financeiros afectos à prossecução das actividades das entidades, serviços e organismos do MAI;
Assegurar o conhecimento permanente da situação financeira das entidades, serviços e organismos do MAI…”
DS Recursos Humanos e
Financeiros
(DSRHF)
DI V Orçamento e Contabilidade
(DOC)
Secção Orçamento e Contabilidade
(SOC)
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
prestação de serviços comuns
Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica
“Executar os procedimentos tendentes à aquisição ou locação de bens e serviços, bem como desenvolver os processos de negociação, que conduzam à racionalização e diminuição dos encargos;
Preparar, realizar e gerir os contratos de fornecimentos de serviços;
Executar os processamentos relativos a missões e deslocações no País e no estrangeiro;
Organizar e manter actualizado o cadastro e inventário de bens;
Assegurar a gestão do edifício sede do MAI e de outras instalações afectas à SG e aos serviços da prestação de serviços comuns;
Assegurar a gestão do parque automóvel;
Assegurar a gestão dos bens correntes;
Proceder junto aos serviços do MAI ao levantamento e à agregação de necessidades de bens e serviços, tendo em vista a progressiva centralização dos processos de planeamento e de negociação do aprovisionamento, no quadro do Programa Nacional de Compras Electrónicas;
Assegurar o funcionamento da unidade de compras do MAI…”
DS Recursos Humanos e
Financeiros
(DSRHF)
DIV Aprovisionamento
e Logística
(DAL)
Secção Património e
Aprovisionamento(SPA)
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
prestação de serviços comuns
Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica
DS Recursos Humanos e Financeiros
(DSRHF)
DIV Gestão Pessoal
(DGP)
DIV Orçamento e Contabilidade
(DOC)
DIV Aprovisionamento
e Logística(DAL)
Secção Pessoal
(SP)
Secção Orçamento e Contabilidade
(SOC)
Secção Património e
Aprovisionamento(SPA)
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
prestação de serviços comuns
Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica
“Prestar assessoria jurídica aos membros do Governo e serviços do MAI no âmbito da prestação de serviços comuns;
Elaborar pareceres e informações e proceder a estudos de natureza jurídica;
Colaborar na elaboração de projectos de diplomas legais;
Emitir pareceres sobre recursos interpostos para os membros do Governo e demais serviços do MAI aos quais presta apoio no âmbito da prestação de serviços comuns;
Intervir nos processos contenciosos do MAI;
Intervir em processos disciplinares, sindicâncias, inquéritos ou averiguações;
Acompanhar as acções judiciais em que o MAI seja parte e prestar a colaboração que lhe for solicitada pelo Ministério Público;
Propor a difusão pelos serviços do MAI das decisões proferidas pelos tribunais administrativos nos processos que acompanhem e que se revelem de interesse directo para o Ministério…”
DS Assuntos J urídicos e do
Contencioso
(DSAJ C)
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
prestação de serviços comuns
Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica
Recolher, tratar e difundir a documentação e informação para as actividades do MAI;
Organizar e manter actualizado o Centro de Documentação da SG;
Identificar e gerir os recursos documentais dos organismos aos quais presta apoio noâmbito da prestação de serviços comuns;
Promover a organização e gestão de um catálogo colectivo do acervo documental existente nos centros de documentação e bibliotecas dos organismos da prestação de serviços comuns; Organizar e manter o Arquivo Geral do MAI;
Acautelar a gestão dos arquivos correntes da SG e dos gabinetes dos membros do Governo;
Propor normas uniformes para a elaboração de sistemas de classificação de documentos de arquivo e apoiar os organismos da prestação de serviços comuns no desenvolvimento de planos de classificação;
Editar, divulgar e distribuir as publicações elaboradas na SG ou noutros organismos do MAI;
DS Documentação e Relações Públicas
(DSDRP)
DIV Documentação e
Arquivo
(DDA)
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
prestação de serviços comuns
Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica
“Assegurar o serviço de relações públicas do MAI e superintender em todos os assuntos de protocolo no âmbito do MAI, articulando com os demais serviços e organismos do Ministério a sua acção;
Realizar e apoiar a organização de congressos, seminários, conferências e outras actividades afins no MAI;
Recolher, tratar e difundir a informação dos órgãos de comunicação social com interesse para as actividades do MAI;
Assegurar os contactos com os órgãos da comunicação social, acompanhando a preparação e difusão dos materiais destinados a publicação, nomeadamente providenciando quanto à distribuição dos textos das intervenções oficiais;
Participar na divulgação das actividades dos serviços do MAI;
Assegurar a recepção e atendimento ao público nos edifícios sede do MAI; Apoiar a estada e visita de missões e delegações estrangeiras em vista ao país desde que solicitado pelos gabinetes governamentais…”
DS Documentação e Relações Públicas
(DSDRP)
DIV Informação e
Relações Públicas
(DIRP)
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Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
prestação de serviços comuns
Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica
Secretária-Geral(SG)
Nelza Florêncio
DS Modernização e Qualificação
(DSMQ)
Teresa Costa
Secretário-Geral Adjunto(SGA)
Carlos Palma
DS Recursos Humanos e Financeiros
(DSRHF)
DS Assuntos J urídicos e do Contencioso
(DSAJ C)
Gil Pinheiro
DS Documentação e Relações Públicas
(DSDRP)
DIV Administração Geral
(DAG)
Paula Nogueira
DIV Gestão Pessoal
(DGP)
Maria Aires
DIV Orçamento e Contabilidade
(DOC)
Inês Carvalho
DIV Aprovisionamento
e Logística(DAL)
DIV Documentação e
Arquivo(DDA)
Isabel Hipólito
DIV Informação e
Relações Públicas(DIRP)
J oão Luís
Secção Expediente Geral
(SEG)
Secção Pessoal
(SP)
Secção Orçamento e Contabilidade
(SOC)
Secção Património e
Aprovisionamento(SPA)
![Page 27: Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral SGMAI /DIR/DSMQ Maio 2007](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022081518/552fc12b497959413d8d00c0/html5/thumbnails/27.jpg)
Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007
Um objectivo comum…
Só possível com o envolvimento de TODOS.
prestação de serviços comuns
Uma visão diferente…
Um caminho a percorrer…