ministerio de la protección social república de colombia ... y... · este aplicativo ha sido...

Ministerio de la Protección SocialRepública de Colombia

Dirección General de Salud PúblicaSalud Bucal

Documento y procesos preparados por: Augusto Hincapie Celis y Sandra Tovar ValenciaCarrera 13 No. 32 – 76. PBX: 330 5000 Extensiones 1259. FAX: 3305050.

www.minproteccionsocial.gov.co. Bogotá, Colombia

ANEXO 6

Manual de usuario del aplicativo“Salud Bucal Versión 3 – 2010”

Este APLICATIVO ha sido desarrollado en Access versión 2003, y trabaja sininconvenientes en esta versión por lo que se solicita que para hacer uso de estaherramienta se instale de forma completa la versión Access 203, aún si se trabaja conOffice 2007.

Consideraciones Iniciales para el uso del aplicativo

Antes de instalar el aplicativo deben verificarse las siguientes condiciones:

§ Debe estar instalado adecuadamente el sistema operativo y el Access versión 2003.

§ La resolución de la pantalla debe estar configurada en 1024 x 768 píxeles, para quelas pantallas se vean de la mejor forma. Esto se hace dando clic con el botón derechodel Mouse sobre el escritorio del computador, seleccionando la opción propiedades enel listado emergente, luego eligiendo la pestaña configuración en el menú que emergey por último asignando la resolución en la caja de diálogo que aparece bajo el títuloresolución de pantalla.

§ Deben también verificarse y ajustarse los parámetros de Windows, para que elaplicativo funcione de forma correcta y para evitar tener inconvenientes al momento degenerar los archivos planos. Para ello en los sistemas operativos Windows XP oanteriores, debe entrarse por Panel de Control al icono Configuración Regional, y allíverificar que los siguientes parámetros de Windows estén asignados de la siguienteforma:

E Símbolo decimal (,)E Número de dígitos decimales (2)E Símbolo de separación de miles (.)E Símbolo de signo negativo (-)E Separador de listas (;)E Sistema de medida (Métrico)E Fecha corta en formato (dd/mm/aaaa)

En el sistema operativo Windows 7, se ingresa por Panel de Control al icono deIdioma, Hora, Reloj. Allí primero debe verificar el parámetro de la Fecha corta, y luegoir al botón de configuración adicional para ajustar los demás parámetros.





Instalación del aplicativo

El APLICATIVO se ha dispuesto en archivo comprimido por lo que lo primero que debehacerse es extraerse y ubicarlo en una carpeta del disco duro de su computador (en C, oen el escritorio, o en otra carpeta que se abra).

Para abrir el aplicativo, de click en el botón de inicio, y busque en todos los programas, laopción de Microsoft Office y allí seleccione Access 2003. Una vez abierto el programaAccess, busque la carpeta en la que ubicó el aplicativo y ábralo.

FUNCIONAMIENTO DEL APLICATIVO

Al abrir el aplicativo aparece una pantalla como la que se muestra a continuación:





Esta es la pantalla inicial o menú principal, el cual tiene dieciocho (18) botonescorrespondientes a cada una de las opciones del aplicativo, que se distribuyeron en doscolumnas.

· Ingresar datos de valoración depacientes

· Informe general de indicadores· Informe de indicadores para grupo

de 12 años de edad· Informe de indicadores para grupo





de 65 años de edad· Generar archivo plano con la

información de la valoración bucal

· Informe promedio de cálculo ÍndicesCOP-D y COP-D modificado

· Informe General de Indicadoresparte dos

· Informe de indicadores para grupode 12 años de edad parte dos






· Icono para salir del aplicativo

Ingresar datos de valoración de pacientes

Lo primero que debe hacerse es el registro de la información de la valoración de lospacientes, accediendo por el botón de Ingreso de Datos a la siguiente pantalla:





En esta pantalla es importante reconocer algunos comandos:

· Los campos que aparecen con una cabeza de flecha apuntando hacia abajo,contienen un menú con una lista de opciones que se despliegan al hacer clic conel puntero del Mouse sobre la cabeza de flecha.

· Para borrar los datos consignados en el formulario, haga “Click” en el botóndeshacer ubicado en la parte inferior del formulario, que tiene forma de flechadelgada apuntando hacia el costado izquierdo.

· Para borrar un registro comleto, presione el botón con apariencia de caneca debasura.

· Para salir del formulario de valoración bucal (Anexo 3) o para salir del aplicativo,presione el botón con apariencia de puerta de salida con una flecha a la derecha.Es importante tener en cuenta que para salir (cerrar) del formulario devaloración bucal (Anexo 3) debe hacerse únicamente a través de este botón,ya que la salida por este medio permite ejecutar, módulos de código





necesarios para la obtención de los indicadores que no se ejecutarían, si secierra el formulario de otra forma.

· Para moverse entre registros, utilice los botones con figura de cabeza de flechaindicando la dirección de avance o retroceso, que se encuentran en la parteinferior e izquierda de la pantalla:

Ir al primer registro

Ir al registro anterior

Ir al registro siguiente

Ir al último registro Alistar pantalla con campos inicializados para un nuevo registro

· Entre los iconos de avance entre registros, se encuentra el contador de registros,que le indicará cuantas valoraciones se han ingresado y cual se encuentra abiertaen la pantalla.

· Las instrucciones para realizar el registro de la información de cada evaluado seencuentran en el Anexo 3 de Instrucciones para el diligenciamiento de la fichaindividual de registro.

Generación de Informes

Para la generación de informes, en la pantalla inicial o menú principal, haga click en elbotón del informe que se desea obtener.

Con los botones “Informe general de indicadores e Informe general de indicadoresparte dos”, se obtienen los indicadores establecidos en el numeral 9 del DocumentoTécnico, para todos los evaluados, sin distingo de edad. Con los botones de Informe deindicadores para grupo de edad se obtienen los mismos indicadores pero para cadauno de las edades que se definieron para la recolección de la información.

Debe estarse seguro del informe que se desea obtener pues con el fin de preservar laseguridad del aplicativo, una vez se solicita el informe, esta solicitud no puede cancelarse.

Seleccionado el informe que se desea obtener, aparece una ventana que le indica quedebe ingresar la fecha inicial del periodo del informe, por lo que debe seguir las





instrucciones. Dado que los informes son mensuales debe por ejemplo ingresarse la fechacomo se muestra a continuación:

Una vez ingresada otra ventana le solicitará la fecha final del periodo del informe:

De forma inmediata el aplicativo, presentará el reporte correspondiente en varias páginas.Los valores que salen con error, es porque no presentaron registros en el periodoseleccionado.





Generación de archivo plano en LAS INSTITUCIONES CENTINELAS

Dado que se presentaron inconvenientes con la generación automática del archivo planoen la versión 2 del aplicativo, esta generación deberá hacerse de forma manual, acordecon las siguientes instrucciones. Se reitera sin embargo, que debe haberse hecho laconfiguración de Windows como se indicó al inicio, el Sistema Operativo Windows debeestar completo al igual que el programa Access 2003.

En la pantalla de inicio o menú principal del aplicativo, haga click en el botón de Generararchivo plano con la información de la valoración bucal. Emerge una ventana de mensajecomo la que se muestra a continuación:





Se debe dar clic en Aceptar y emergen sucesivamente dos ventanas de diálogo donde sele pide ingresar en la primera cuatro dígitos para el año del informe y en la segunda dosdígitos para el mes, como se muestra abajo; de clic en Aceptar para salir de cadaventana.

Finalmente emerge una última ventana de diálogo diciendo que el proceso terminósatisfactoriamente, como se muestra abajo.

El proceso genera un archivo llamado Tperiodoinforme.txt, por lo que el siguiente pasoes el de exportar dicho archivo en forma manual o paso a paso. Para ello de click sobre laventana Tablas de la ventana de Access que se ve atrás de la ventana de MENUPRINCIPAL, como se ilustra abajo:





De un solo clic sobre el nombre de la tabla Tperiodoinforme para resaltarla, como seilustra:

De clic con el puntero del Mouse sobre la opción archivo del menú de la parte superior dela ventana de Access y luego desplace el puntero hasta la opción Exportar y de clic sobreesta, como se ilustra abajo:





En la ventana que emerge, seleccione la carpeta donde va a ubicar el archivo que va aexportar o puede ubicarlo en el directorio raíz (C:\); de la lista desplegable que aparece enla caja de diálogo Guardar como tipo seleccione Archivo de texto y deje el nombre dearchivo Tperiodoinforme, que por defecto aparece en la caja de diálogo Nombre dearchivo: como se muestra a continuación:





De clic en el botón Exportar que aparece en la parte inferior derecha de la ventana. Si elarchivo ya existe en esa carpeta o ubicación, aparece una ventana de diálogo como laque se muestra abajo dándole la opción de reemplazarlo.

Debe señalarse, que siempre que se genere un archivo plano, este tendrá el MISMONOMBRE: Tperiodoinforme.txt. Es decir que para el primer mes de reporte se generóeste archivo (por ejemplo para Enero), y para el segundo mes (por ejemplo Febrero)también se tendrá un archivo con el mismo nombre, por lo que si se reemplaza el archivose perderá el del mes anterior (el de enero en este caso). Por ello una vez exportado elarchivo de cada mes, este debe copiarse en una carpeta aparte y renombrarse como seexplica más adelante, para hacer la correspondiente remisión al nivel correspondiente.

Para continuar, de clic en Si para continuar el procedimiento y reemplazar el archivoexistente previamente. Si el archivo no existe, no se presenta esta ventana y pasadirectamente a la siguiente ventana.





En la ventana siguiente debe verificarse que este seleccionado el campo de “Delimitado– Caracteres tales como coma o tabulación separan cada campo” y de Siguiente

En la siguiente ventana de clic sobre el cuadro Incluir nombres de campo en la primera filay de la caja de diálogo Cualificador de texto seleccione {ninguno}, después de clic sobre elbotón Siguiente que aparece en la parte inferior de la ventana:





En la ventana que emerge, de clic en Finalizar para terminar con el procedimiento deexportación. El archivo plano quedará en la ubicación que se muestra en la caja dediálogo bajo el nombre Exportar al archivo.

Finalmente aparece una ventana de diálogo diciéndole que se ha terminado de exportar elarchivo, de clic en Aceptar para finalizar el procedimiento.





Después de realizados los procedimientos de generación de la tabla Tperiodoinforme.txt yexportación del archivo plano Tperiodoinforme.txt, la Institución Centinela debe hacer laremisión del archivo al nivel superior ya sea a la respectiva Secretaria Municipal o Distritaly si esta no existe a la respectiva entidad Departamental.

Al final del año cada institución centinela tendrá 12 archivos (uno por mes), que puedenuevamente subir al aplicativo, para generar informes de todo el año. Para ello serecomienda tener una copia de los archivos planos generados cada mes, identificándolosidealmente como sigue:

E Periodo de notificación, registrando el mes de reporte con dos dígitos esdecir de 01 para enero a 12 para diciembre.

E Nombre de la instituciónE Código de Departamento y Municipio (que obtienen del propio aplicativo)

Ejemplo: 01HospNtraSradelCarmen47318 será el nombre del archivo plano quese remita en el mes de enero por el Hospital Nuestra Señora del Carmen deldepartamento del Magdalena y el municipio de Guamal. En todo caso nodeberán dejarse espacios en el nombre.

Generación de archivo plano con información de la valoración bucal en LASSECRETARIAS MUNICIPALES y DISTRITALES.

Para que las ET puedan generar archivos planos de salida, y remitirlos al siguiente nivelacorde con el flujo de información, deben primero hacer la respectiva carga de losarchivos provenientes de las Instituciones Centinela y Municipios, según corresponda.

En el caso de las ET Municipales, estas recibirán archivos planos de una o variasInstituciones Centinela pero todos con el mismo nombre (Tperiodoinforme.txt).

Con el fin de tener un registro histórico de la información recibida de los centros queconforman el nivel inferior, se recomienda que en el nivel municipal a cada InstituciónCentinela se le cree una carpeta con su nombre, para almacenar COPIAS de los archivosrecibidos de cada periodo (Tperiodoinforme.txt), renombrándolos así:


E Nombre de la instituciónE Código de Departamento y Municipio (que obtienen del propio aplicativo)

Ejemplo: 01HospNtraSradelCarmen47318 será el nombre del archivo plano quese remita en el mes de enero por el Hospital Nuestra Señora del Carmen deldepartamento del Magdalena y el municipio de Guamal. En todo caso nodeberán dejarse espacios en el nombre.





Para cargar la información proveniente de las Instituciones Centinela, los archivosnombrados como Tperiodoinforme.txt de cada una deben guardarse, una por vez, en eldirectorio raíz (C:\) del computador donde está instalado el aplicativo, para poder seguir elproceso con el último botón del menú principal del aplicativo, Importar datos devaloración bucal.

No sobra señalar que los archivos no pueden tener ninguna modificación, ni en suestructura ni en sus contenidos, para poderlos subir. Al hacer click en el botón deimportar, emerge la siguiente ventana de mensaje:

Al dar aceptar, emerge el mensaje que señala que el proceso se ha concluido:

Una vez subido el primer archivo Tperiodoinforme.txt de la primera Institución Centinelaal Aplicativo, puede en el directorio raíz (C:\) del computador reemplazarlo por el de otraInstitución Centinela con una copia del archivo de la segunda Institución Centinela quedebe renombrarse nuevamente con el nombre de Tperiodoinforme.txt para que puedaser subido. Ya cargados todos los archivos planos, podrá accederse desde el botón deregistro de información a cada uno de los registros, o podrán generarse los reportescorrespondientes.

Igualmente una vez cargados todos los archivos Tperiodoinforme.txt de todas lasInstituciones Centinela, el nivel municipal debe generar el archivo plano, siguiendo lasmismas instrucciones dadas para las Instituciones Centinela, para poder remitir elconsolidado al siguiente nivel que es el Departamental.

Se recomienda que para llevar el seguimiento de la información en el nivel municipal, losarchivos planos consolidados a este nivel sean renombrados así:






E Nombre del MunicipioE Código de Departamento y Municipio

Ejemplo: 01Guamal47318 será el nombre del archivo plano que se remitaen el mes de enero por el Municipio de Guamal (si tiene secretariamunicipal de salud) a la Secretaria Departamental. En todo caso nodeberán dejarse espacios en el nombre.

Al final del año las Secretarias Municipales, igualmente deberán tendrán 12 archivos porcada una de las instituciones centinela que se han definido en su territorio, además de los12 archivos de consolidación del municipio.

Generación de archivo plano con información de la valoración bucal en LASSECRETARIAS DEPARTAMENTALES.

En las Secretarias Departamentales debe seguirse el mismo procedimiento descrito parael nivel Municipal y Distrital, es decir que deberán surtir los procesos de importación paraconsolidar y luego exportar el archivo plano para remitirlo al nivel nacional. Larecomendación para renombrar las copias de los archivos consolidados del departamentoes:


E Nombre del DepartamentoE Código de Departamento

Ejemplo: 01Magdalena47 será el nombre del archivo plano que se remitaen el mes de enero por el Departamento de Magdalena al Ministerio. Entodo caso no deberán dejarse espacios en el nombre.

Del mismo modo las Secretarias Departamentales, tendrán 12 archivos por cada uno desus municipios, y los 12 archivos de consolidación departamental.

El Ministerio a su vez al final del año deberá tener 12 archivos por cada uno de losdepartamentos y distritos especiales, y los 12 consolidados.

Visualización e impresión de informes:

Para realizar la visualización e impresión de los informes en cada uno de los grupos deedad solicitados, elija el botón correspondiente en la pantalla de menú principal, aparecendos cajas de diálogo pidiéndole ingresar la fecha inicial y luego la fecha final para elinforme, enseguida se verá este en vista preliminar de las cuales si se desea puedehacerse una copia impresa. Para ello configure la impresión con la página en “tamañocarta.”, envíela a la impresora utilizando el icono que se ve en la parte superior izquierda





de la pantalla con forma de impresora, o si lo prefiere puede llevar este informe a Wordutilizando la opción herramientas de la barra de menú en la parte superior, luego Vínculoscon Office y por último Publicar con Microsoft Word.

Procedimiento para Importación manual en caso de falla de importación automática

En el caso de que se presenten complicaciones en el proceso de importación dearchivos mediante el botón del aplicativo, realice el procedimiento que se describea continuación.

Como se muestra en la siguiente figura, de clic sobre la opción Archivo del menú de laparte superior de la pantalla, para desplegar una ventana de la que debe seleccionar laopción Obtener datos externos y luego la opción Importar.

Emerge una ventana para que pueda seleccionar la ubicación del archivo que va aimportar. Se abre la caja de diálogo titulada Buscar en, para que se seleccione la carpetadonde está se ubicó el archivo a importar, que debe en el caso de este aplicativo debequedar ubicado en la raíz del disco local (C:\) como se indica abajo. En la caja de diálogoTipo de archivo debe seleccionar Archivos de texto, se selecciona el archivoTperiodoinforme.txt y se hace clic en el botón Importar que se ve al lado derecho deesta caja de diálogo.





Se despliega una pantalla en la que debe estar marcada la opción de Delimitado -Caracteres tales como coma o tabulación separan cada campo. En la siguiente pantalladespués de dar click en siguiente, debe marcarse la casilla de Primera fila contienenombre de campos y de la caja de diálogo titulada Cualificador de texto seleccione{Ninguno}.





En la ventana que emerge de clic sobre el circulo del título En una tabla existente yseleccione del listado la tabla valoración de la lista desplegable que aparece y luego declic en Siguiente.

Emerge otra ventana con una caja de mensaje que titula Importar a la tabla y en suinterior está el nombre de la tabla valoración, de clic en el botón Finalizar que se ve en laparte inferior derecha de esta ventana





Aparece finalmente un cuadro de mensaje diciendo que ha finalizado la importación delarchivo.

ministerio de la protección social república de colombia ... y... · este aplicativo ha sido...

Documents