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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: SC-PT- 53

NOMBRE: SERVICIO AL CIUDADANO / EXPEDICION DE PASAPORTE ORDINARIO,

EJECUTIVO Y DE EMERGENCIA CON ZONA DE LECTURA MECANICA VERSIÓN: 7

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN:

DIRECCION DE ASUNTOS MIGRATORIOS, CONSULARES Y SERVICIO AL

CIUDADANO / GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO DE PASAPORTES Y

GOBERNACIONES SEGÚN CONVENIO CON EL MINISTERIO DE RELACIONES

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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada

Fecha de Vigencia: 11 / 10 / 13

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento

2

Actualización de las definiciones, se incluyo la definición de PETICIONARIO

Actualización de los registros, se incluyen las libretas de Pasaporte y Documento de Viaje

Modificación del Desarrollo del procedimiento, ajuste de las actividades de acuerdo con el procedimiento actual, supresión de las actividades relacionadas a la producción, por cuanto ahora son responsabilidad de un tercero

Actualización de los puntos de control, eliminación de los puntos de control relacionados con la producción de pasaportes

3

Actualización de la base legal, inclusión de la Resolución 4847 del 3 de octubre del 2011

Actualización de las políticas de operación

Actualización del Desarrollo del Procedimiento, de acuerdo con las actividades actuales para la expedición de los Pasaportes y/o Documentos de Viaje con Zona de Lectura Mecánica

4

Cambio nombre, de “Expedición de Pasaporte y/o Documento de Viaje con zona de lectura mecánica” a “Expedición de pasaporte ordinario, ejecutivo y de emergencia con zona de lectura mecánica”

Actualización del Objetivo del proceso

Actualización de la Base Legal, inclusión del Decreto 1514 de 2012

Actualización de las definiciones

Actualización de los Registros, inclusión de los formatos SC-FO-60 Levantamiento o Actualización de Huellas, SC-FO-61 Acta de levantamiento de impedimentos motivos diferentes a renuncia a la nacionalidad, SC-FO-62 Control de solicitudes caducadas

Actualización de las políticas de Operación, armonización con el Decreto 1514 de 2012

Actualización del desarrollo del Procedimiento, se incluyeron las actividades requeridas para la expedición de pasaportes de emergencia y levantamiento o Actualización de Huellas

Actualización de los Puntos de control, teniendo en cuenta las nuevas actividades de los flujos

5 Actualización Registros: Inclusión de los formatos SC-FO-63 Control diario de quejas, sugerencias y

felicitaciones, radicadas y respuestas (Pasaportes) y MC-FO-18 Control del Producto no conforme en la prestación del servicio de Pasaportes









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6

Actualización de los Registros: inclusión del formato SC-FO-66 Entrega de pasaportes sin validación de huella

Actualización del Desarrollo del procedimiento: Se incluyó la el Flujograma de levantamiento de huella en turno

7 Ajuste de las políticas de operación

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

LENNIN GELL HERNANDEZ ALARCON Coordinador Pasaportes

Sede Norte 10/10/13

GUILLERMO ANTONIO VANEGAS Asesor Pasaportes

Calle 53 10/10/13

REVISÓ CARGO FECHA

ALVARO CALDERON PONCE DE LEON Director de Asuntos Migratorios,

Consulares y Servicio al Ciudadano 10/10/13

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 11/10/13









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1. OBJETIVO

Establecer la secuencia de actividades requeridas para la captura de datos, la producción y entrega de Pasaportes con zona de lectura mecánica (ordinario, ejecutivo y de emergencia) requeridos por los ciudadanos colombianos en cualquiera de las oficinas expedidoras.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con el registro del ciudadano colombiano, ya sea por medio electrónico en la página Web o personalmente en las oficinas expedidoras y termina con la entrega del Pasaporte.

3. BASE LEGAL

Constitución Política de Colombia de 1991

Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

Código de la infancia y de la adolescencia

Ley de beneficios electorales

Ley 1212 de 2008, Por medio de la cual se regulan las tasas que se cobran por la prestación de los servicios del Ministerio de Relaciones Exteriores con destino al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Decreto 1514 de Julio 16 de 2012, por el cual se reglamenta la expedición de documentos de viaje colombianos y se dictan otras disposiciones.

Decreto 0019 de Enero 10 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Documento 9303 Parte 1 de las recomendaciones de la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI).

Convención de Viena de 1963, aprobada por la ley 17 de 1971.

Resolución 4558 del 2 de Agosto de 2012, Por la cual se modifica la Resolución 1670 de 2011.

4. DEFINICIONES

DE LA ZONA DE LECTURA MECÁNICA: Son aquellos documentos de alta seguridad que incluyen una hoja de datos que debe contener como mínimo la siguiente información: Nombre, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento, sexo, número y clase de identificación, lugar y fecha de expedición, vencimiento del documento de viaje y número del pasaporte.

PASAPORTE: Es el documento de viaje que identifica a los colombianos en el exterior. Por lo tanto, todo colombiano que viaje fuera del país deberá estar provisto de un pasaporte válido, sin perjuicio de lo dispuesto en









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los tratados e instrumentos internacionales vigentes. El pasaporte será expedido en documento especial otorgado únicamente por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

PASAPORTE DE EMERGENCIA CON ZONA DE LECTURA MECANICA: Esta libreta la expide el Ministerio de Relaciones Exteriores a los colombianos en el territorio nacional para casos excepcionales. La libreta consta de ocho (8) páginas y la vigencia será de siete (7) meses.

PASAPORTE EJECUTIVO CON ZONA DE LECTURA MECÁNICA: Esta libreta la expide el Ministerio de Relaciones Exteriores a los colombianos en el territorio nacional. La libreta consta de cuarenta y ocho (48) páginas y su vigencia será de diez (10) años.

PASAPORTE ORDINARIO CON ZONA DE LECTURA MECÁNICA: Esta libreta la expide el Ministerio de Relaciones Exteriores a los colombianos en el territorio nacional. La libreta consta de treinta y dos (32) páginas y su vigencia será de diez (10) años.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

SC-PD-01 Caracterización de producto Pasaporte con Zona de Lectura Mecánica

6. REGISTROS

SC-FO-60 Levantamiento o Actualización de Huellas

SC-FO-61 Acta de levantamiento de impedimentos motivos diferentes a renuncia a la nacionalidad

SC-FO-62 Control de solicitudes caducadas

SC-FO-63 Control diario de quejas, sugerencias y felicitaciones, radicadas y respuestas (Pasaportes)

SC-FO-66 Entrega de pasaportes sin validación de huella

MC-FO-18 Control del Producto no conforme en la prestación del servicio de Pasaportes

Documentos soporte para la expedición de pasaporte con zona de lectura mecánica a mayores de edad digitalizados.

Documentos soporte para la de expedición de pasaporte con zona de lectura mecánica para menores de edad digitalizados.

7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

EXPEDICIÓN DE PASAPORTE CON ZONA DE LECTURA MECÁNICA: El Pasaporte Ordinario y Ejecutivo se entregara: En las oficinas de Pasaportes del Ministerio de Relaciones exteriores y Gobernaciones 24 horas después de acreditado el pago y autorizado (Firma Digital), a excepción de









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los Departamentos del Casanare, San Andrés y Amazonas, en los cuales se entregara 48 horas después de acreditado el pago y autorizado (Firma Digital). El Pasaporte de Emergencia se entregara de manera inmediata en las oficinas expedidoras autorizadas, una vez acreditado el pago y autorizado (Firma Digital). Este pasaporte se expide para casos excepcionales cuando el solicitante lo requiera de manera inmediata. Esta libreta podrá ser solicitada de manera simultánea al pasaporte ordinario o ejecutivo con zona de lectura mecánica.

El documento de viaje – pasaporte se expedirá en las siguientes circunstancias:

a. Por primera vez. b. Por cambio voluntario. c. Por rectificación de datos en el documento de identidad. d. Por vencimiento. e. Por daño que impida su uso. f. Por robo o pérdida. g. Cuando el pasaporte vigente no cuente con las páginas suficientes. h. Por alcanzar la mayoría de edad. i. En Colombia, por cumplir siete (7) años y obtener la Tarjeta de Identidad.

DOCUMENTO BASE DE EXPEDICIÓN PARA PASAPORTE CON ZONA DE LECTURA MECÁNICA A MAYORES DE EDAD: Los requisitos para la expedición del pasaporte ordinario con zona de lectura mecánica, ejecutivo con zona de lectura mecánica y emergencia con zona de lectura mecánica, serán los siguientes:

1. Diligenciar la solicitud por medio electrónico o personalmente en la oficina expedidora. 2. Realizar la formalización de la solicitud de manera presencial en las oficinas de pasaportes destinadas por

el Ministerio de Relaciones Exteriores. 3. Presentar original de la cédula de ciudadanía en formato válido, o

a. Contraseña por primera vez o rectificación expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil, acompañada del Registro Civil de Nacimiento autentico, o

b. Comprobante en trámite de duplicado o renovación de la cedula de ciudadanía acompañado de consulta en línea de la fecha de expedición de la cedula a través de la página web de la Registraduría Nacional del Estado Civil. La consulta de la fecha de expedición de la cedula de ciudadanía podrá ser realizada por la oficina expedidora, o

c. Verificar en el Sistema de Control y Expedición de Pasaportes (SICEP), a través de la huella digital, la existencia de los documentos soporte de trámites anteriores.

4. Presentar pasaporte anterior, si lo tuviese. En caso de pérdida o hurto del pasaporte, el titular deberá comunicarlo verbalmente al funcionario, quien marcará la casilla correspondiente en el Sistema de Control y Expedición de Pasaportes-SICEP y se entenderá que dicha declaración se efectúa bajo la gravedad de juramento, lo cual el interesado confirmará al momento de firmar el pasaporte.

5. Efectuar el pago correspondiente en la oficina donde realice el trámite, en la entidad bancaria o por los medios electrónicos establecidos para tal efecto.









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DOCUMENTO BASE DE EXPEDICIÓN PARA MENORES DE EDAD: Los requisitos para la expedición del pasaporte ordinario con zona de lectura mecánica, ejecutivo con zona de lectura mecánica y de emergencia con zona de lectura mecánica, serán los siguientes:

1. Diligenciar la solicitud por medio electrónico o personalmente en la oficina expedidora. 2. Realizar la formalización de la solicitud de manera presencial en las oficinas de pasaportes destinadas por

el Ministerio de Relaciones Exteriores así: a. El menor debe estar acompañado por uno de sus padres o su representante legal. b. Si los padres o su representante legal se encuentran ausentes del lugar del trámite, podrán autorizar a

un tercero para efectuar la solicitud, acompañado del menor de la siguiente manera: • Si se encuentran en territorio nacional, la autorización deberá efectuarse mediante poder especial

autenticado ante notario público, o • Si se encuentran en el exterior, la autorización deberá efectuarse mediante poder especial

legalizado ante el cónsul de Colombia, o • Si se encuentra en el exterior en un lugar donde no exista consulado de Colombia, mediante poder

especial otorgado ante autoridad competente con presentación personal debidamente apostillado o legalizado.

3. Presentar Registro Civil de Nacimiento del menor autentico, según el caso: • Para menores de edad hasta los 7 años, presentar Registro Civil de Nacimiento autentico. • Para menores de edad entre 7 y 17 años, tarjeta de identidad o contraseña expedida por la

Registraduría Nacional del Estado Civil y Registro Civil de Nacimiento autentico.

NÚMERO DE IDENTIFICACION DE LOS MENORES: El número de identificación de los menores para la elaboración del pasaporte, deberá ser el NIP de once (11) dígitos o el NUIP de diez (10) dígitos, así:

Para los registrados antes del 1 de febrero del 2000:

• El NIP (Número de Identificación Personal), contenido en el Registro Civil de Nacimiento está compuesto por

seis (6) dígitos de la parte básica (día, mes y año de nacimiento) y cinco (5) dígitos de la parte complementaría contenida en el Registro Civil de Nacimiento. En el evento de que no se encuentre contenido en el Registro Civil de Nacimiento, éste deberá ser solicitado a la Registradora Nacional del Estado Civil. El NIP podrá tomarse también de la Tarjeta de Identidad.

Para los registrados después del 1 febrero de 2000:

• El NUIP (Número Único de Identificación Personal), contenido en el Registro Civil de Nacimiento o en la

Tarjeta de Identidad.









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• El NUIP contenido en el Registro Civil de Nacimiento, podrá ser alfanumérico caso en el cual el cónsul o quien expida el pasaporte deberá solicitar la equivalencia numérica a la Registraduria Nacional del Estado Civil.

CANCELACIÓN En el momento de la formalización de la solicitud de documento de viaje – Pasaporte, se cancelará la libreta de pasaporte anterior aun cuando esta sea convencional, dado que el Sistema de Control y Expedición de Pasaportes realiza dicha cancelación. La cancelación de un pasaporte no afecta las visas y sellos migratorios estampados en dicho documento. El pasaporte cancelado será devuelto a su titular. INCONSISTENCIAS No se expedirá pasaporte cuando exista inconsistencia en los documentos presentados; en este caso, el funcionario expedidor deberá remitirlos a la autoridad competente para adelantar el respectivo trámite. PÉRDIDAS El pasaporte reportado como perdido será cancelado en Sistema de Control y Expedición de Pasaportes (SICEP) y carecerá de validez al quedar registrado ante la autoridad migratoria colombiana. IMPEDIMENTOS Cuando el Ministerio de Relaciones Exteriores reciba orden de autoridad competente que impida la expedición de un pasaporte, el funcionario autorizado deberá abstenerse de tramitarlo o proceder a su cancelación si éste ya hubiese sido expedido. FALTA DE DERECHO DEL TITULAR Si un nacional o extranjero es portador de un pasaporte colombiano sin tener derecho, el documento será retenido, cancelado y remitido a la autoridad judicial competente. De igual manera se procederá cuando se haya establecido una suplantación de identidad personal, habiéndose formulado la denuncia penal correspondiente, por parte del interesado. MODIFICACIONES No existirán modificaciones, ni rectificaciones, ni anotaciones en los documentos de viaje - Pasaporte. En caso de presentarse alguna modificación o rectificación en la identidad de las personas, deberá tramitarse un nuevo Pasaporte.









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NÚMERO El número del pasaporte será el mismo alfanumérico asignado a la libreta. FECHA DE EXPEDICIÓN La fecha de expedición del pasaporte será la misma de su elaboración. ACUERDOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS El Ministerio de Relaciones Exteriores podrá celebrar acuerdos o convenios interadministrativos con las gobernaciones de conformidad con lo previsto en el artículo 303 de la Constitución Política, tendientes a colaborar con la prestación del servicio de expedición de los documentos de viaje - Pasaportes. ENTREGA DE PASAPORTES CON ZONA LECTURA MECÁNICA: La entrega de pasaportes se iniciará con la captura de la huella digital. Por lo tanto, no será posible reclamar el documento de viaje producto del trámite realizado haciendo uso de poder especial otorgado a un tercero. En el caso de los menores de edad la huella digital para la realización del trámite y su respectiva reclamación será la de uno de los padres, representante legal o apoderado con quien el menor efectuó el trámite de su solicitud según el caso. PLAZO MAXIMO El titular del pasaporte tendrá un plazo máximo de seis (6) meses para reclamar el documento de viaje una vez haya sido expedido, en caso de no reclamarse en este período, el documento será anulado y el solicitante deberá tramitar y pagar un nuevo documento de viaje. Así mismo, en caso de presentarse alguna incongruencia en la hoja de datos del documento de viaje, el titular contará con un plazo máximo de treinta (30) días calendario a partir de la fecha de expedición del documento, para solicitar su reposición. Vencido este plazo el solicitante deberá tramitar y pagar un nuevo documento de viaje. EXPEDICIÓN DE PASAPORTES A DOMICILIO En casos excepcionales, cuando un ciudadano se encuentre recluido en un Hospital, Clínica o Institución de Salud que le impida desplazarse hasta las oficinas de Pasaportes en Bogotá, se dispondrá de un equipo portátil









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(computador, cámara, escáner, huellero) que permita capturar la información y luego proceder a autorizar el pasaporte. El equipo portátil se trasladará con las medidas de seguridad necesarias que respondan a los procedimientos generales establecidos por el Ministerio para el traslado de bienes fuera de sus instalaciones y será operado por personal de la Oficina de Pasaportes.

RECEPCION PASAPORTES IMPRESOS

La recepción de pasaportes impresos se efectuara teniendo en cuenta los siguientes criterios:

Dos veces al día, en las jornadas de mañana y tarde; se recibirán por parte del tercero autorizado para la impresión de pasaportes, las planillas donde se encuentra la relación de los pasaportes impresos, la cual debe contener número de bolsa, cantidad de pasaportes, fecha de creación y tipo de pasaporte (Ordinario o Ejecutivo).

Adicional a las planillas se recibirán las guías de envió respectivas y las tulas con sello de seguridad que contienen las cajas donde se encuentran almacenados los pasaportes.

El funcionario responsable realizará la verificación del sello de seguridad de las tulas y abrirá la caja contando los Pasaportes Ordinarios y Ejecutivos con Zona de Lectura Mecánica, los que deberán coincidir con la planilla.

Finalmente el funcionario responsable deberá pasar por el lector de código de barras cada una de los Pasaportes Ordinarios o Ejecutivos con Zona de Lectura Mecánica y los organizará en el lugar destinado para ello.









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8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

EXPEDICIÓN DE PASAPORTE ORDINARIO Y EJECUTIVO CON ZONA DE LECTURA MECÁNICA

OFICINA EXPEDIDORA OBSERVACIONES

Si

Inicio

2. Verificar Documentos

Responsables de Sala y Expedición

6. Orientar al usuario con el fin

de que normalice su situación

Responsable de Expedición

El trámite se realizará personalmente.

En caso de imposibilidad de captura de huella, se deben realizar las

actividades registradas en el flujo “Levantamiento de huella en turno”.

Se entrega turno Prioritario a mujeres embarazadas o con niños de

brazos, adultos mayores de 62 años y discapacitados.

Turno General para expedición y entrega de pasaportes según el caso.

El

ciudadano tiene

impedimentos?

No

7. Formalizar la solicitud

1

Responsable Ventanilla de Turnos

1. Entregar turno y capturar la huella

Se tienen en cuenta los Requisitos para mayores y menores de edad

de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1514 de 2012

4. Registrar datos


Se verifica el registro en caso que el ciudadano haya efectuado el

registro por medio electrónico.

Se capturan los datos en caso de no existir registro en línea. El trámite

lo realizará personalmente el titular.


5. Verificar y almacenar datos La verificación de la información almacenada podrá realizarse

conjuntamente con el ciudadano


En este paso se debe:

Tomar la Fotografía

Digitalizar los documentos Soporte

Capturar las huellas del solicitante

Capturar la firma del solicitante

Respecto a los menores de edad, únicamente se capturara la firma

a partir de los 7 años y la huella a partir de los 15 años (No se

capturará la huella del acompañante del menor, pues esta ya fue

capturada en la entrega del turno)

El trámite lo realizará personalmente el titular

La toma de fotografía, la digitalización de documentos y la

captura de huellas y firma de la formalización, puede

realizarse en cualquier orden

Diligenciar el formato SC-FO-61 Acta de levantamiento de

impedimentos motivos diferentes a renuncia a la nacionalidad.

Este procedimiento se realiza únicamente en la oficina de

Pasaportes sede Norte.

3. Validar huella del turno


Una vez en el módulo de expedición se valida la huella capturada al

inicio del trámite, para verificar la identidad del solicitante.









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Si

8. Digitalizar soporte deducibles


11. Incluir novedad en el recibo de pago


Seleccionó

servicio de

mensajería?

No

2

El ciudadano presenta el certificado electoral que por ley le

aplica un descuento del 10% sobre el valor de la libreta.

El descuento sólo se aplicará al titular del certificado

electoral por una sola vez


9. Consultar al solicitante la forma de pago

En este caso el solicitante tiene las siguientes opciones de pago:

- Efectivo

- Datafono

- Servibanca

- PSE

Los pagos por medio de datafono se realizarán con las entidades

financieras con las que el Ministerio de Relaciones Exteriores haya

realizado convenio

En las gobernaciones se seguirá el procedimiento para el pago,

definido por estas.

1

El

solicitante tramita

descuento?

Si

No


10. Consultar la forma de entrega del pasaporteEl envío por medio de correo certificado se realizarán por conducto

de la (las) entidades autorizadas por el Ministerio de Relaciones

Exteriores.

En la gobernaciones esta actividad esta sujeta a la disponibilidad del

servicio.


12. Generar recibo de pago









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13. Autorizar la expedición del pasaporte

Funcionario Autorizador

3

Esta actividad se surte una vez el solicitante haya realizado

el pago del trámite.

Se autoriza la expedición validando los pasos de registro,

almacenamiento de datos, formalización y pago


14. Corregir las inconsistencias de datos antes

de emitir la autorización, si es posible, en caso

contrario elegir la opción “Devolver” en el SICEP

La novedad se debe incluir en el informe diario de

devoluciones que se enviará al CIAC vía correo electrónico

para contactar al usuario.

El CIAC notificará al usuario sobre la inconsistencia que

impidió la autorización del pasaporte y la necesidad de

volver para formalizar nuevamente el trámite.

NOTA: En caso que se de la opción ”Devolver”, se regresa

a la actividad 7

2

Responsable de Entregas

17. Entregar el pasaporte al ciudadano

para su revisión

La

solicitud es

correcta?

No

Si

15. Autorizar la impresión del pasaporte



16. Recibir los pasaportes de la empresa autorizada

El responsable de entregas cargará al SICEP con el lector

del código de barras, las libretas impresas y entregadas por

el tercero autorizado para la impresión de pasaportes.

Posteriormente procederá a organizarlos dentro de los

espacios habilitados para dicho fin, en la oficina de

entregas

Se realiza de la siguiente manera:

Se entrega turno con documento de identidad y se valida

la huella de quien lo solicitó.

Se ubica físicamente el pasaporte.

Se llama por turno al ciudadano.

Se captura y convalida la huella del turno.

Finalmente se descarga el pasaporte del inventario

convalidando nuevamente la huella con la de la

formalización.

1









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18. Reportar error identificado por el ciudadano

En esta actividad se debe:

Verificar tipo de error

Reporte de reposición para inventario

Generar y guardar nueva solicitud

Reponer nueva libreta

Autorización de la reposición

NOTA: Si la reposición de la libreta es por fotografía, antes de

reponer, se debe caducar la solicitud.

Si los datos a corregir no pueden ser modificados por el

Funcionario Autorizador, los pasos de generar y guardar la nueva

solicitud dentro del paso de REPOSICIÓN, deben ser adelantados

por un Responsable de expedición.

La reposición de un pasaporte sólo procederá dentro de los 30

días calendario siguientes a la fecha de su expedición.

3

Los

datos están

correctos?

No

Si19. Tramitar la reposición del pasaporte


1

Fin

En los casos que los errores no sea identificados por los

ciudadanos, sino por la oficina expedidora y el usuario no

se encuentre en la oficina, la descarga del pasaporte la

realizará el funcionario autorizador de la siguiente manera:

Cancelar el pasaporte en el sistema

Crear la nueva solicitud

Reponer el pasaporte, como se explica en la

observación de la actividad 18.

Así mismo, se debe informar al titular del pasaporte para

reprogramar la entrega









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EXPEDICIÓN DE PASAPORTE DE EMERGENCIA CON ZONA DE LECTURA MECÁNICA


Si

Inicio

2. Verificar Documentos

Responsables de Sala y Expedición

6. Orientar al usuario con el fin

de que normalice su situación


El trámite se realizará personalmente.

En caso de imposibilidad de captura de huella, se deben realizar las

actividades registradas en el flujo “Levantamiento de huella en turno”.

Se entrega turno Prioritario a mujeres embarazadas o con niños de

brazos, adultos mayores de 62 años y discapacitados.

Turno General para expedición y entrega de pasaportes según el caso.

El

ciudadano tiene

impedimentos?

No

7. Formalizar la solicitud

1

Responsable Ventanilla de Turnos

1. Entregar turno y capturar la huella

Se tienen en cuenta los Requisitos para mayores y menores de edad

de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1514 de 2012

4. Registrar datos


Se verifica el registro en caso que el ciudadano haya efectuado el

registro por medio electrónico.

Se capturan los datos en caso de no existir registro en línea. El trámite

lo realizará personalmente el titular.


5. Verificar y almacenar datos La verificación de la información almacenada podrá realizarse

conjuntamente con el ciudadano


En este paso se debe:

Tomar la Fotografía

Digitalizar los documentos Soporte

Capturar las huellas del solicitante

Capturar la firma del solicitante

Respecto a los menores de edad, únicamente se capturara la firma

a partir de los 7 años y la huella a partir de los 15 años (No se

capturará la huella del acompañante del menor, pues esta ya fue

capturada en la entrega del turno)

El trámite lo realizará personalmente el titular

La toma de fotografía, la digitalización de documentos y la

captura de huellas y firma de la formalización, puede

realizarse en cualquier orden

Diligenciar el formato SC-FO-61 Acta de levantamiento de

impedimentos motivos diferentes a renuncia a la nacionalidad.

Este procedimiento se realiza únicamente en la oficina de

Pasaportes sede Norte.

3. Validar huella del turno


Una vez en el módulo de expedición se valida la huella capturada al

inicio del trámite, para verificar la identidad del solicitante.









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8. Digitalizar soporte deducibles


El ciudadano presenta el certificado electoral que por ley le aplica un

descuento del 10% sobre el valor de la libreta.

El descuento sólo se aplicará al titular del certificado electoral por una

sola vez


9. Consultar al solicitante la forma de pago

En este caso el solicitante tiene las siguientes opciones de pago:

- Efectivo

- Datafono

- Servibanca

- PSE

Los pagos por medio de datafono se realizarán con las entidades

financieras con las que el Ministerio de Relaciones Exteriores haya

realizado convenio

En las gobernaciones se seguirá el procedimiento para el pago,

definido por estas.

1

El

solicitante tramita

descuento?

Si

No


10. Generar recibo de pago

No

12. Corregir las inconsistencias de datos antes

de emitir la autorización, si es posible, en caso

contrario elegir la opción “Devolver” en el SICEP

Esta actividad se surte una vez el solicitante haya realizado el pago

del trámite.

Se autoriza la expedición validando los pasos de registro,

almacenamiento de datos, formalización y pago

11. Autorizar la expedición del pasaporte


La

solicitud es

correcta?


2

2

Si









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2


15. Traslado de la libreta de emergencia

al inventario de la oficina de entregas

13. Solicitar libreta de emergencia



14. Imprimir el pasaporte de emergencia

Las libretas se encuentran bajo custodia al interior de las

oficinas expedidoras

16. Entregar el pasaporte al ciudadano para su revisión


No

SiSe realiza de la siguiente manera:








formalización.

17. Reportar error identificado por el ciudadano

18. Tramitar la reposición del pasaporte

Los

datos están

correctos?



Fin

La entrega del pasaporte se realiza:








formalización.









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LEVANTAMIENTO O ACTUALIZACIÓN DE HUELLA


Inicio

2. Proceder al levantamiento o

actualización huellas en el SICEP

Funcionario autorizado


1. Determinar que las huellas son rechazadas

3. Registrar el levantamiento o

actualización de huellas

Funcionario de Autorización

Se registra en el Formato SC-FO-60 Levantamiento o Actualización

de Huellas

Una vez registrado el levantamiento, se puede continuar con la

formalización de la solicitud de pasaporte

Fin









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LEVANTAMIENTO DE HUELLA EN TURNO


Inicio

2. Proceder al levantamiento de huellas

de turno en el SICEP



1. Determinar que las huellas son rechazadas

3. Proceder a entregar el turno

Responsable de Ventanilla de turnos

Se realiza con el documento de identidad sin el registro de la huella

Fin









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9. PUNTOS DE CONTROL


PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE

DESCRIPCION DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

1

Impedir la expedición de pasaporte a un solicitante que no tenga huella digital, o cuyos registros anteriores de huella, si existieran, no coincidieran

Realizar el levantamiento

de Huella en el turno

Cada vez que se presente

Funcionario Autorizado

Base de datos del sistema

4 Error en la captura de datos biográfica

Revisión de datos capturados

Por cada pasaporte


Registro Electrónico

SICEP

7


Realizar el levantamiento de Huella en la formalización



Base de datos del sistema y

SC-FO-60

7

Error en la calidad de los retratos captados y/o en la digitalización de los documentos soporte

Capturar registros fotográficos y digitalizar documentos de acuerdo

con las normas establecidas

Por cada Pasaporte



SICEP

15 Autorizar pasaportes con errores fotográficos y/o biográficos

Revisar detenidamente que los datos y la

fotografía cumplan con las especificaciones

requeridas, según las normas establecidas

Por cada pasaporte



SICEP









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16 No cargar una libreta en el inventario del sistema

Verificar el descargo de las libretas en el

inventario

Por cada pasaporte y guía de entrega del

tercero autorizado



SICEP

17 Extravío de pasaportes

Restringir el acceso a la oficina de entregas

únicamente el personal autorizado, instalación

de cámaras de seguridad con

videograbadoras

Permanente Responsable de

Entregas Registro de

video


PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE

DESCRIPCION DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

1

Impedir la expedición de pasaporte a un solicitante que no tenga huella digital, o cuyos registros anteriores de huella, si existieran, no coincidieran.

Realizar el levantamiento

de Huella en el turno


Funcionario Autorizado y/o Coordinador de

oficina

Base de Datos del sistema

6

Error en la calidad de los retratos captados y/o en la digitalización de los documentos soporte

Capturar registros

fotográficos y digitalizar

documentos de a

cuerdo con las normas

establecidas

Por cada Pasaporte



SICEP

7


Realizar el levantamiento de Huella en la formalización



Base de datos del sistema y SC-FO-60









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11

Autorizar pasaportes con

errores fotográficos y/o

biográficos

Revisar detenidamente que los datos y la

fotografía cumplan con las especificaciones

requeridas, según las normas establecidas

Por cada pasaporte



SICEP

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