minit mesyuarat & surat-menyurat
TRANSCRIPT
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
1/21
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
2/21
SURAT-MENYURAT :
PENULISAN SURATRASMI
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
3/21
Secara khusus, setiap jenis surat rasmimempunyai ormat yang tersendiri.
ontoh ! "ormat surat panggi#an mesyuarat
berbeza dengan surat permohonan kerja.
Secara amnya, terdapat persamaan dari segipenu#isan dan ormat surat rasmi tersebut.
ontoh ! surat panggi#an mesyuarat,memohon #a$atan, memanggi# ceramah.
PENULISAN SURAT RASMI
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
4/21
%ogo, nama dan a#amat seko#ah&persatuan
Nombor ai# 'rujukan kami dan rujukan tuan(
Tarikh surat
A#amat penerima
)erkataan *Me#a#ui+
Mengadap atau membuka surat
)erkara 'tujuan surat itu ditu#is(
Perkara Asas Dalam Surat Rasmi
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
5/21
andungan surat 'seringkas mungkin(
-capan terima kasih dan penghargaan
ogan kata 'jika per#u(
ang menurut perintah&ang menja#ankan tugas
Tandatangan
Nama dan ja$atan
Sa#inan
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
6/21
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
7/21
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
8/21
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
9/21
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
10/21
Surat yang ditujukan kepada etua & Timba#anetua /abatan 0 diserahkan kepada )embantuhas 'tanpa dibuka(.
Surat yang dia#amatkan kepada etua /abatandan surat untuk perhatian pega$ai 0 pega$aiyang bertanggungja$ab menguruskan surat
jabatan 'buka dan datar surat ikut prosedur(.
Sebe#um surat diambi# tindakan 1 masukkansurat ke da#am ai# berkenaan.
PENDAFTARAN &PENGEDARAN
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
11/21
Surat per#u ja$apan segera 0 ja$ab segera
Sekiranya tidak 0 penu#is surat hendak#ah
dimak#umkan 'surat akuan terima( yangmenyatakan baha$a ja$apan akan disusu#ida#am jangka masa yang dinyatakan.
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
12/21
Mesin aksimi#i 'surat asa# hendak#ahdisusu#i segera(
2me#
Pengantaran Surat
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
13/21
Merupakan satu rekod bertu#is mengenaiperkara1perkara yang dibincangkan da#amsesuatu mesyuarat.
MINITMESYUARAT
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
14/21
Ringkas !an Pa!at Tidak direka1reka '3ukan #aporan&cerita pendek(
Lengka" 3o#eh memberi keahaman je#as
Te"at 3utir perbincangan dicatat dengan tepat
#e$as !ari keraguan Tarikh, nombor rujukan, nama, akta dan #ain1#ain
%iri-%iri Minit Mesuarat Yang#aik
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
15/21
)eringkat )ersediaan Mengetahui agenda
Mengetahui minit mesyuarat #epas
Membaca semua kertas kerja
Semasa Mesyuarat
Tumpukan perhatian kepada perbincangan
)eringkat )enu#isan Minit Mesyuarat
4ra minit diserahkan untuk ke#u#usan )engerusi 5 hari se#epastarikh mesyuarat
Minit mesyuarat diedarkan 6 hari se#epas tarikh mesyuarat
Pan!uan Penulisan MinitMesuarat
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
16/21
Minit Mesyuarat hendak#ah merekodkan!
Senarai kehadiran mesyuarat.
)erkara1perkara penting yang dibincangkan da#ammesyuarat.
eputusan1keputusan yang dibuat.
Tindakan1tindakan susu#an yang per#u diambi# o#ehagensi.
MINIT MESYUARAT
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
17/21
"78MAT M9N9T M2S-A8AT
M9N9T M2S-A8AT :::'atatkan Nama Mesyuarat(
3i# :::::. Tahun :..
'atatan nombor bi#angan mesyuarat dan tahun(
Tarikh !Masa !
Tempat !
'ADIR
'Senaraikan nama ah#i1ah#i yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermu#adengan nama )engerusi mesyuarat. Susunan nama ah#i1ah#i mesyuarat yanghadir hendak#ah mengikut kekananan(
'ADIR #ERSAMA'Senaraikan nama1nama pega$ai yang bukan merupakan ah#i1ah#i tetapidijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau te#ah turut sama menghadiri
mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendak#ah mengikut kekananan(
URUSETIA'Senaraikan mana pega$ai1pega$ai yang menjadi -rusetia mesyuarat, susunannama hendak#ah mengikut kekananan(
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
18/21
9. PERUTUSAN Y(#'G( PENGERUSI8uangan ini mengandungi catatan mengenai perkara1perkara penting yangte#ah dibangkitkan o#eh )engerusi mesyuarat. )erkara1perkara penting initidak semestinya dibangkitkan o#eh )engerusi pada a$a# mesyuarat. 9amungkin dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara1perkaraberbangkit atau semasa membincangkan kertas1kertas kerja atau di akhirmesyuarat.
99. PENGESA'AN MINIT MESYUARATatatkan keputusan minit mesyuarat yang #epas iaitu sama ada disahkantanpa pindaan atau disahkan tertak#uk kepada pindaan1pindaan tertentu.
/ika ada pindaan, nyatakan pindaan1pindaan berkenaan.
999. PER)ARA-PER)ARA #ER#ANG)ITa( 8uangan ini mengandungi catatan mengenai perkara1perkara yang
dibangkitkan da#am mesyuarat yang #epas.b( Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendak#ah
dicatatkan. atatkan muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang#epas yang membincangkan perkara yang sama bagi memudahkanrujukan dibuat.
c( /ika perkara1perkara berbangkit itu masih memer#ukan tindakan,catatkan juga agensi atau pega$ai yang per#u mengambi# tindakan.
I*( PER#IN%ANGANa( 8uangan ini merekodkan perkara1perkara baru yang dibincangkan o#eh
ah#i1ah#i mesyuarat. Susunan tajuk ada#ah mengikut agenda mesyuaratyang te#ah ditetap.
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
19/21
;. PER#IN%ANGAN )ERTAS-)ERTAS )ER+A
3agi mesyuarat1mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkanuntuk perbincangan. )erkara1perkara yang per#u direkodkan da#amruangan ini ia#ah!1
Tajuk kertas kerja berkenaan. Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan.
Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan.
9su1isu penting yang dibangkitkan di da#am kertas kerjaberkenaan.
)andangan&komen ah#i1ah#i mesyuarat berkenaan isu1isu
yang dibangkitkan di da#am kertas kerja berkenaan. eputusan mesyuarat mengenai isu1isu yang dibangkitkan
serta tindakan1tindakan susu#an yang per#u diambi#seterusnya.
;9. 'AL-'AL LAIN
8uangan ini merekodkan perkara1perkara #ain yang dibincangkan di da#ammesyuarat yang pada mu#anya tidak termasuk da#am agenda mesyuarat.
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
20/21
;99. PENUTUP
8uangan ini merekodkan perkara1perkara seperti!1
Masa mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan -capan terima kasih daripada )engerusi mesyuarat atatkan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya
te#ah ditentukan
URUSETIA'atatkan nama Agensi&3ahagian&-nit yang bertanggungja$ab da#am
mengurusetiakan mesyuarat(
Tarikh'atatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan(
-
7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat
21/21
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit3. Perkara-perkara Berbangkit
3.1. (Perkara) para m.s. .
3.1.1. Mesyuarat dimaklumkan bahawa.
3.1.2. Mesyuarat memutuskan .
Tindakan !!!!!!!!!!!!!!
". Pembentangan kertas-kertas ker#a
".1. (Ta#uk $ertas $er#a)
".1.1. Mesyuarat mengambil maklum bahawa
(i) .
(ii) ..
".1.2. Mesyuarat memutuskan ..
Tindakan!!!!!!!!!!!!!
%. &al-hal lain
'. Penutup
%,NT,' STRU)TUR MERE),D)AN MINITMESYUARAT YANG #ER)UALITI