minőségmenedzsment a könyvtárban

Minőségmenedzsment a könyvtárban. Szolnok. 2004.

Minőségmenedzsment a könyvtárbanMinőségmenedzsment a könyvtárban

Tőzsér Istvánné G. AndreaBródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár Eger


A könyvtárak és a könyvtárügy jövője

Meddig lesznek még könyvtárak?

A digitális világban kellenek-e még könyvek?

Szükség van-e a könyvtárakra egyáltalán?


Könyvtárak távlati jövője

Új szerepkör – társadalmi változások, információs technológia fejlődése

A könyvtár gyűjti, rendszerezi, szolgáltatja és archiválja az információt

A könyvtárosok = információ menedzserei, informatikus, marketing szakember…


Minőségmenedzsment:

A minőségi szemlélet alapja és eszköze: Egységes irányelvek, elképzelések,

alapelvek Rendszerszemlélet Egyértelmű jogi szabályozás, írásban

lefektetett és közzétett szabályzatok Magas szintű képzés, önképzés


A könyvtárügy 2003-2007 közötti stratégiai céljai

1. Felkészülés az Európai Unióba történő csatlakozásra

2. Az információhoz és dokumentumokhoz való hozzáférés biztosításának növelése a demokrácia és az esélyegyenlőség elveinek érvényesítése érdekében

3. Regionális könyvtári ellátás4. A könyvtárosi életpálya vonzóbbá tétele


Az Európai Unióhoz történő csatlakozás követelménye:

A szolgáltatási szektorban a minőségirányítás bevezetése


Törődés a partnerekkel, használókkal

A szolgáltatások megújításának olyan átfogó megközelítése, amely a használó igényeiből és elvárásaiból indul ki.

Hosszú távú stratégia a minőségi szolgáltatások megteremtéséhez

Tökéletes odafigyelés mindenre, ami a könyvtárban történik


A teljes körű minőségirányítási rendszer bevezetésének lépései

1. Kiinduló állapot felmérése (helyzetkép, analízisek)2. Problémák feltárása, megoldandó kérdések

számbavétele3. Minőségirányítási munkacsoport (több személyes

munkahelyeken, v. konzultáció lehetősége)4. Stratégiai terv készítése (benne: jövőkép,

küldetésnyilatkozat, alapvető célok megfogalmazása, cselekvési tervek – folyamatos értékelés!)


1. Kiinduló állapot felmérése

Az országos, az ágazatra, könyvtárügyre vonatkozó trendek

PEST analízis (politikai, gazdasági, társadalmi és technológiai tényezők)

SWOT analízis (erősségek, gyengeségek, lehetőségek, veszélyek)

Statisztikai elemzések A szolgáltatások minőségét jelző vizsgálatok,

elemzések, eszközök


A makrokörnyezet elemzésének módszere a PEST analízis

P (politics)E (economics)S (society)T (technology)


Könyvtárunk PEST-analízise 2000

Politikai tényezők a politika támogatja az információs

társadalom fejlődését az európai integrációs folyamat megköveteli

az EU konform szolgáltatások kialakítását korszerű jogi szabályozás



Gazdasági tényezők: a könyvtári törvény forrásokat is biztosít fontossá válik a könyvtárak többcsatornás

finanszírozása (pályázatok) az információnak gazdasági jelentősége van



Technológiai tényezők: mind az ICT mind a tartalomipar nagyarányú

fejlődése és fejlesztése hozzájárul ahhoz, hogy a könyvtárak a társadalom alapintézményei legyenek



Társadalmi tényezők: az élethosszig tartó tanulás, az átképzés, a

távoktatás megnöveli és felértékeli a könyvtárak társadalmi szerepét

a globalizációs törekvések mellett egyre erősödik a lokális tényezők fontossága


Társadalmi környezet elemzése

a település fejlődési trendjét a település kulturális stratégiáját az ellátandó könyvtárhasználók demográfiai,

gazdasági, szociális helyzetét



csoportok gyermekek (14 éven

aluliak )

tanulók - középiskola

igények olvasóvá nevelés,

ismeretszerzés, könyvtárhasználati ismeretek

ismeretszerzés, nyelvtanulás



- szakközépiskola - felsőoktatás

szakismeretek bővítése, nyelvtanulás

szakismeretek bővítése magasabb szinten nyelvtanulás, nyelvvizsga, szakdolgozat



- felnőttoktatás

aktív felnőtt lakosság

inaktívak (nyugdíjasok munkanélküliek)

új szakismeretek elsajátítása, továbbképzés nyelvtanulás

ismeretszerzés, hobby, szabadidő hasznos eltöltése

szabadidő hasznos eltöltése, hobby, szociális funkció



társintézmények, civil szervezetek

a városban élő és dolgozó külföldiek

munkájuk segítése, profiljuknak megfelelő szakirodalom

magyar nyelv tanulása, közhasznú és helyismereti információk



a városban üdülő hazai és külföldi turisták

fogyatékkal élők

közhasznú és helyismereti információk, újságok

speciális szolgáltatások


Mikrokörnyezet, SWOT-analízis

S = strength erősségek

W = weakness gyengeségek

O = opportunities lehetőségek

T = threats veszélyek


Könyvtárunk SWOT-analízise, 2000

Erősség a könyvtár fő épülete jól megközelíthető,

központi helyen, a történelmi belvárosban a könyvtári rendszerben elfoglalt helyünk

alapján kedvezményezettek vagyunk a központi források elosztásában (ODR)



Erősség sokféle dokumentumtípust magában foglaló

dokumentumállomány a felhasználói igényeket kielégítő

különgyűjtemények dokumentumállományunk számítógépes

feldolgozottsága



Erősség jólképzett, szakmáját szerető, új ismeretek

befogadására nyitott szakemberek a dolgozókat szakmailag segítő és önálló

kezdeményezésekre ösztönző demokratikus vezetési stílus

kiállításainkkal, rendezvényeinkkel bekapcsolódunk a város kulturális életébe



Gyengeség szűkös elhelyezési körülmények és az ebből

adódó negatívumok: magas bérleti díjak, széttagoltság, zsúfoltság

az állomány egy része tápraktárban finanszírozási gondok Internet hozzáférés hiánya



Gyengeség a könyvállományunk egy része elavult,

fölöslegesen terheli az állományt új médiák kezeléséhez szükséges ismeretek

hiánya állományvédelem nem megoldott - lopásgátló

hiánya



Lehetőségek a könyvtáros szakma piacképes szakmává válik a minőségbiztosítás szemléletének, módszereinek

alkalmazása további pályázati lehetőségek a szakmai

tevékenységre és technikai fejlesztésre a finanszírozás követi az inflációt folyamatos képzés, továbbképzés megkapjuk a kellő támogatást az új könyvtár

felépítéséhez



Veszélyek a könyvtárosok anyagi és társadalmi megbecsültsége elmarad a kultúra szerepe háttérbe szorul a könyvtár nem tud eleget tenni az információs alapintézmény

kívánalmainak bizonytalan finanszírozás a könyvtár nem tud lépést tartani a kereskedelmi alapon

működő információs szolgáltatásokkal a könyvtárosok nem tudnak megfelelni az életen át tartó

tanulás követelményének


Szakfelügyeleti ellenőrzés tapasztalatai

Önértékelés (Domoszló község könyvtárosa)– Személyi feltételek,– Tárgyi, technikai feltételek– Könyvtári beszerzés alakulása– Könyvtár látogatottsága– Könyvtárosi tevékenység– Rendezvények, tanfolyamok– Kapcsolataink– Terveim (SWOT analízissel)


Milyen az ideális könyvtár…

Dokumentumállománya Személyzete Gépesítettsége Berendezése Épülete


Személyi feltételek

Sz akmai jellemz ők Sz emélyis égjegyek

M ilyen a jó könyvtáros ?


A könyvtáros szakma szeretete és ennek megnyilvánulási módjai

A szükséges szakmai tudás Az állandó képzés és önképzés igénye A szakma alkotó továbbfejlesztésére való

képesség A szakmával kapcsolatos nem helyben

történő eseményekben, munkákban való örömteli részvétel


A könyvtáros személyiségének általános alkalmassági képességei

Kapcsolatteremtő képesség Az emberekkel való foglalkozás öröme Pedagógusi és pszichológusi hajlam megléte és

gyakorlásának öröme Empátia a problémákkal és a problematikus

személyiségekkel szemben A demokratikus légkör megteremtésére való

képesség Felelősségvállalás


A könyvtáros személyiségének általános alkalmassági képességei

Az emberi kapcsolatokban megnyilvánuló jó modor Udvariasság Jó beszédkészség Segítőkészség Türelem és önuralom Őszinteség (szavaiért és tetteiért vállalja a felelősséget) Tapintat (véleményünk közlésének megfelelő módja) Bizalom (jóhiszeműség)


Az előadás jövőképe

A szakmai kívánalmaknak és a helyi viszonyoknak megfelelő hasznos stratégiai tervek szülessenek a megye könyvtáraiban.

(Idealisztikus, inspiráló elképzelés arról, hogy 5-10 év alatt hová kívánunk eljutni)


Az előadás cél- és küldetésnyilatkozata

A Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár stratégiai tervének bemutatásával segítse a Jász-Nagykun-Szolnok megyei könyvtárosokat saját stratégiájuk kialakításában, hogy eleget tudjanak tenni a hagyományos könyvtári feladatoknak és a folyamatosan változó könyvtárhasználati igényeknek.

(Konkrét, realisztikus, megkülönböztető jegyeket hordoz)


Alapvető célok

Ismerkedés a minőségmenedzsment alapfogalmaival

Egyes részterületek bemutatása, ismeretszintű közlése

(fő feladatok, célok számbavétele)


Kulcsfontosságú területek kijelölése

Helyzetelemzés eszközeinek megismerése (PEST, SWOT analízis, statisztikai adatok, teljesítménymérés)

Stratégiai tervezés alaplépéseinek megismerése


Kulcsfontosságú területek

a stratégiai tervezés folyamata

Egy könyvtár (BSK) stratégiai tervének elemei

a hazai könyvtárügy stratégiai tervének elemei


Stratégiai tervezésMeghatározás

A stratégiai tervezés olyan folyamat, amelyben, a könyvtár átfogó céljának (küldetésének) megfelelően megfogalmazzák a megvalósítandó célokat és a kulcsfontosságú területeket.

A stratégiai tervezés a változások menedzselésének és a minőségirányítás meghonosításának eszköze.

A változás menedzselése = igazodás a megváltozott körülményekhez.


Stratégiai tervezésMit kell tudni a változásokról?

a változás természetes állapot a változás az egyetlen változatlan a továbblépések formája az elöregedett szervezetek és

tevékenységek megújításának feltétele


A stratégiai tervezés jellemzői

folyamatos tevékenység összekapcsolja a különböző folyamatokat cselekvés- és jövő orientált közös erőfeszítésen és közös célkitűzésen

alapszik csoportmunka eredménye


A stratégiai tervezés jellemzői

jövőbe tekintő cselekvés orientált aktív rugalmas változásokra orientált tartós sikert biztosít

(Csath, 1994.)


A stratégiai tervezés elemei

A tervezési folyamat a munkacsoport kialakítása a munkacsoport tagjait a stratégiai fókusz

határozza meg a munkacsoport vezetőjének kijelölése

(optimális esetben a könyvtár vezetője) a tervezési folyamathoz szükséges források

és időtartam meghatározása



A stratégiai pont (fókusz ) meghatározása: a könyvtár egésze egy -egy könyvtári terület egy-egy szolgáltatás



Jövőkép (vízió) egyrészt tudományos, másrészt idealisztikus,

inspiráló elképzelés arról, hogy 5-10 év alatt hová kíván a könyvtár eljutni

a szervezet saját ambícióinak megfogalmazását szolgálja a kitűzött startégiai célokkal összhangban


A stratégiai tervezés elemeiJövőkép

A hazai könyvtárügy jövőképe:Az információs társadalom, a tudás

társadalmának alapintézménye az információt és dokumentumot gyűjtő, feltáró és szolgáltató intézmény: a könyvtár.


A stratégiai tervezés elemeiKönyvtárunk jövőképe

Az új könyvtár a város büszkesége lesz. Sokszínű szolgálatásaink révén vezető szerepet töltünk be az információt szolgáltató intézmények között. Megőrizve a hagyományos könyvtári funkciót jelentős kulturális központtá válunk.



Átfogó cél- küldetésnyilatkozat (misszió) Átfogó nyilatkozat, amely meghatározza a

szervezet lényeges vagy alapvető célját, filozófiáját.


A stratégiai tervezés elemeiKüldetésnyilatkozat

Tartalmi jellemzők arra ad választ, hogy mi a szerepe a könyvtárnak konkrét, realisztikus megkülönböztető jegyeket hordozFormai jellemzők: egy mondatból álló összegzés részletezése legfeljebb egy lapnyi terjedelemben az egyes elemek erőteljes hangsúlyozása szakzsargontól mentes egyszerű nyelvezet


A stratégiai tervezés elemei A hazai könyvtárügy küldetésnyilatkozata

A hazai és nemzetközi információhoz és tudásanyaghoz történő szabad hozzáférés biztosításával a könyvtári rendszer egésze legyen alkalmas :

az állampolgári, a demokratikus jogi szabályozás megismerésére, a demokratikus jogállamiság továbbfejlesztésére,

a gazdaság, a piacgazdálkodás kérdéseiben való eligazodásra, illetve az ehhez kapcsolódó információk aktív felhasználására,

segítse mindazokat, akik az oktatás különböző szintjeiben vesznek részt, támogassa az egész életen át tartó tanulást, járuljon hozzá a kulturális, művészeti terület megismeréséhez és az abban

való részvételhez, segítse a szabadidő hasznos eltöltését, adjon segítséget azon készségek kifejlesztéséhez (írni-olvasni tudás),

amelyek az előbbi tevékenységek aktív használatához elengedhetetlenek.



A Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár települési és

megyei feladatokat is ellátó nyilvános könyvtár, az információs esélyegyenlőség és a demokrácia helye. A tudásalapú társadalom alapintézményeként átfogó célja az, hogy mindenki számára biztosítsa a szabad, korlátozás nélküli hozzáférést a dokumentumokhoz és az információhoz.

…



Könyvtárunk küldetését folyamatosan bővülő dokumentumállományával, a felhasználói igényeknek megfelelő szolgáltatatásaival, technikai felszereltségével, könyvtárosai szakmai felkészültségével valósítja meg. Ezek segítségével támogatni kívánja:

az oktatás különböző szintjein tanulókat az életen át tartó tanulást a szabadidő hasznos eltöltését a gyermekek olvasóvá nevelését a fizikailag hátrányos helyzetűek ellátását …



Könyvtárunk küldetését folyamatosan bővülő dokumentumállományával, a felhasználói igényeknek megfelelő szolgáltatatásaival, technikai felszereltségével, könyvtárosai szakmai felkészültségével valósítja meg. Ezek segítségével támogatni kívánja:

… a megye természeti értékeinek, gazdasági, társadalmi folyamatainak, kulturális,

történelmi, néprajzi kutatását, bemutatását a közéletben való részvételhez szükséges állampolgári tudnivalók és jogi

szabályozás megismerését a gazdaság, a kultúra, a tudomány és a művészet kérdéseiben való

eligazodáshoz szükséges információk és tudásanyag közvetítését a megyében dolgozó könyvtárosok képzését, továbbképzését a könyvtárkép társadalmi megítélésének javítását


A maklári Petőfi Sándor Emlékkönyvtár küldetési nyilatkozata

A maklári Petőfi Sándor Emlékkönyvtár települési feladatokat ellátó nyilvános könyvtárnak az a feladata, hogy mindenki számára biztosítsa az információhoz való szabad hozzáférést a kultúra, irodalom és gazdaság minden területén. Biztosítsa más könyvtárak dokumentumainak elérését, közhasznú információs tevékenységet végezzen. Segítője legyen az oktatásnak, a kutatásnak, az ismeretszerzésnek, tanulásnak és továbbtanulásnak, a szórakozásnak. Könyvtárunk küldetését folyamatosan bővülő dokumentumállományával, a felhasználói igényeknek megfelelő szolgáltatásaival, könyvtárosa szakmai felkészültségével, továbbképzésével biztosítja.…


Községi és Iskolai Könyvtár küldetésnyilatkozata (Szűcsi)

A községi és Iskolai Könyvtár fő feladatának tekinti, hogy gyűjteménye és szolgáltatásai révén minél kedvezőbb feltételeket

biztosítson használói számára a magyar és egyeteme kultúra értékeinek megismeréséhez, a folyamatos önműveléshez.

Információs hátteret nyújtson az állampogári tájékozódáshoz, közhasznú helyismereti információkat közvetítsen. Segítse a helyi

iskola pedagógiai programjának megvalósulását, a szervezett oktatásban és az önképzésben résztvevő személyek tanulását. Helytörténeti gyűjteményének folyamatos gyarapításával őrzi a

település hagyományait. Hozzájárul a hátrányos helyzetűek esélyegyenlőségének javításához.

…



Alapvető célok A fő feladatok, célok számbavételea küldetés teljesítése érdekében.5-6 pontban meghatározva a középés hosszú távú célokat. Prioritás


A stratégiai tervezés elemei Könyvtárunk alapvető céljai, 2000-ben

Középtávú felfrissíteni az állományt új szolgáltatások

Internet, elektronikus dokumentumok, elektronikus olvasói katalógusok

az informatikai képzés


A stratégiai tervezés elemei Könyvtárunk alapvető céljai, 2000-ben

Hosszútávú: új könyvtárépület



Kulcsfontosságú területek Azoknak a tevékenységeknek vagyfejlesztendő területeknek a számbavétele, amelyek az alapvető célokteljesítéséhez szükségesek. Prioritás.


A stratégiai tervezés elemei Kulcsfontosságú területek könyvtárunkban, 2000

állományalakítás, állománygondozás szolgáltatások informatikai fejlesztés képzés, továbbképzés menedzsment



Cselekvési tervek felelősökkel, időpontokkal

a stratégiában meghatározott célok cselekvési tervként jelennek meg

évente készül az éves tervhez havi operációs terv

illeszkedik


A stratégiai tervezés elemeiCselekvési tervek

a változáshoz történő folyamatos illeszkedés miatt folyamatosan változik

A finanszírozási és személyzeti források részletes, mindent számba vevő meghatározása



Folyamatos értékelés, ahol szükséges, változtatás

Az információ szétsugárzása megszervezésének módjai:

szórólapok kiadványok “faliújság technika”


A stratégiai tervezés elemeiAz információ szétsugárzása

intézeti (megyei, regionális, országos) újságok,

szaksajtó, intézeti napok, szakmai (megyei, regionális országos)

napok, továbbképzések


A stratégiai tervezés haszna

a könyvtár és a fenntartó számára egyértelműen meghatározott feladatok

az ad hoc döntéseket stratégiai döntések váltják fel


A stratégiai tervezés haszna

közös cél és közös felelősség

egymás mellett dolgozó munkatársakból közös célért dolgozó egységes csapat

Az embereket nem zavarja, hogy egy hánykolódó hajón utaznak, ha tudják, hogy az a hajó hová megy, és az a hely az, ahová ők is menni akarnak.

M. B. Line


A stratégiai terv készítése

A tervkészítés interaktív, ismétlődő tevékenység, amelyet

a célok, a feladatok, és a források közötti folyamatos egyensúlyban tartás

jellemez.


A stratégiai terv

A tervezési folyamat dokumentációban ölt testet


A stratégiai terv elemei

A jövőkép megfogalmazása A küldetésnyilatkozat megfogalmazása A környezeti tényezők és hatások

bemutatása A célok és a fejlesztendő kulcsterületek

meghatározása A finanszírozási források számbavétele


A stratégiai terv elemei

Kiegészítő elemek előszó összegzés statisztikai mellékletekteljesítménymutatókaz elért eredmények áttekintésefogalommeghatározások


Felhasznált szakirodalom

Skaliczki Judit: Stratégiai tervezés: szakirodalmi szemle. Budapest, OSZK, 1996.

Skaliczki Judit - Zalainé Kovács Éva: Minőségmenedzsment a könyvtárban. Veszprém - Budapest, Veszprémi Egyetemi Kiadó - IKSZ, 2001.

Mikulás Gábor: Menedzsment. Nyíregyháza, „Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Könyvtárak” Egyesülés, 1999.


Internet a lakosság számára Szolgáltatások minőségének biztosítása a használó elégedettsége szempontjából

A szolgáltatás tartalma Reklám Szolgáltató hely (épület) Kiszolgáló személyzet Fizikai (belső) környezet A szolgáltatás folyamata Ár


Internet a lakosság számára Szolgáltatások minőségének biztosítása a használó elégedettsége szempontjából

A szolgáltatás tartalma (szavahihetőség, bizalom, megértés…)

Reklám (hozzáférhetőség) Szolgáltató hely (épület) (elérhetőség, biztonság,

használhatóság, megfelelés) Kiszolgáló személyzet (előzékenység, szívélyesség) Fizikai (belső) környezet (tisztaság, külső megjelenés,

kényelem) A szolgáltatás folyamata (megbízhatóság, kommunikáció) Ár (pénzért értéket és minőséget)


Könyvtárosi magatartás

1. barátságtalan2. udvariatlan3. feszült, dühös4. pesszimista5. parancsoló,

rendelkező6. fenyegető7. engedékeny8. anyáskodó9. bizonytalan

10. határozatlan11. ráhagyó12. bizalmaskodó,

személyeskedő13. flegma14. „jópofi”15. elnyomó16. nemtörődöm17. félszeg18. bátortalan

minőségmenedzsment a könyvtárban

Documents