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Mise en cohérence des bases Xlab et BFC

exercice 2007

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Ce document a pu être réalisé grâce au support mis à notre

disposition par la Délégation de Montpellier

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Les actions à effectuer

Lancer une vérification de base avec mise à jour (cf annexe 1)

Prendre les retours Intégrer les mouvements en attente Vérifier les crédits mis en place Vérifier les factures prises en charge Renseigner un tableau mis à disposition faisant

apparaître les différences constatées

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Mouvement en attente d’intégration à traiter avant mise en œuvre de la version 7.5

Rejets : commande, service fait, facture, mission Notifications de crédit Factures Missions (ATTENTION, pour les factures en

double, se référer à la diapo n° 10)

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Rejet commande

Libellé rejet = « purge des dépenses non prises en compte dans BFC en fin d’ex »

Fournisseur bloqué Disponible insuffisant UF/OT inconnue ou invalide Valeur cible du contrat cadre dépassée Fournisseur défini dans le contrat différent du fournisseur de la commande

Rejets au 30/11 : Les unités concernées ont reçu des instructions en 2007.

Rejets au 21/12 : Envoi d’un tableau récapitulatif avec les instructions par mail le 21 janvier 2008.

Concernant le disponible insuffisant : intégrer le mouvement.

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Rejet mission

Libellé rejet = « purge des dépenses non prises en compte dans BFC en fin d’ex »

Type de missionnaire Xlab erroné ou diff de sirhus : insee, date naiss, pays, adresse

Compensation carte crédit active Catégorie de Frais de dépl n’est pas définie dans C Code pays ou nat. agent inconnu de BFC Disponible AE insuffisant

Rejets au 30/11 : Les unités concernées ont reçu des instructions en 2007

Rejets au 21/12 : Envoi d’un tableau récapitulatif avec les instructions par mail le 21 janvier 2008.

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Rejet service fait et facture

Libellé rejet = « purge des dépenses non prises en compte dans BFC en fin d’ex »

Commande inexistante dans BFC : la commande était en attente d’intégration dans BW

Dans le cas ou maintenant, la commande a été traitée et intégrée dans BFC (à vérifier sur l’état BFC) : – intégrer le rejet SF et Facture– agir sur les mouvements afin qu’ils repartent vers BFC

Dans le cas ou la commande a été rejetée vers Xlab : intégrer et traiter le rejet commande et idem pour le SF et la facture rejetés

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Notification remontée de crédits

Déjà déduite du total des crédits mis en place dans BFC

Saisir la répartition négative

Intégrer la notification dans xlab (en mettant si nécessaire votre origine de crédit en dépassement)

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Etat BFC : relevé de compte de l’unité :

facture d’achat 

2 Factures et 1 Avoir1 cde xlab = récap des fact et avoir pris en charge

Facture saisie dans xlab = n° de factVide = service facturier dans BFC

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Liquidation de mission en double non intégrée

La facture de remboursement de mission pour un agent arrive en double dans xlab :

Vérifier le montant liquidé et pris en charge sur l’état facture mission BFC

Refuser la deuxième facture de liquidation en double à tort

Si la double liquidation à tort a déjà été intégrée en tenir compte en différence dans le rapprochement et le noter sur le « document de rapprochement »

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Les Etats Xlab et BFC

Pour Xlab :– Etat des origines de crédit de regroupement :

• Gestion courante/traitement/Etats origine/Bilan origine de regroupement : sélectionner « CNRS » puis imprimer (état 1) cf annexe 2

• Gestion courante/traitement/Etats origine / Etat de synthèse des origines de crédits : cocher « budget sur origine de crédit » + trier les origines par « Org. de gestion » + sélectionner toutes les origines de type « CNRS » puis imprimer (état 2) cf annexe 3

– Etat bilan des dépenses par origine et nature :• Gestion courante/traitement/Etats origine/Bilan des dépenses par origine et par nature.

Sélectionner les origines « CNRS » (état 3) cf annexe 4

Pour BFC (cf. note du 09/01/08 relative à la consultation des historiques)– Etat « budget » – Etat « Facture d’achat » (fonctionnement + équipement)– Etat « Facture Mission » – Etat « Liquidation des engagements individuels »

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Vérification des crédits mis en place

Xlab : à partir de l’état des origines de crédit de regroupement pour le CNRS (cf état 1 page 12)

BFC : à partir de l’état « Budget »

Pour chaque origine de crédit Xlab et adresse budgétaire correspondante BFC, vérifier :

Le montant de la colonne « notifié HT » de l’état XLAB Le montant de la colonne « Mtbudget » de l’état BFC

Ces montants doivent être identiques

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Etat xlabGestion courante/traitement/Etats origine/Bilan origine de regroupement sélectionner « CNRS »

Pour les OTP pendre le « chapeau »Toutes Dépenses + Personnel

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Etat BFC : relevé de compte : budget

Code de gestion 1 dans Xlab

Code de gestion 2 dans Xlab Crédit banalisé

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Vérification des crédits mis en place

Les montants ne sont pas identiques

Consulter l’historique «BFC Budget» des notifications pour les origines concernées.

Dans Xlab : Etat des origines de crédit de regroupement : • Gestion courante/traitement/Etats origine / Etat de synthèse

des origines de crédits : cocher « historique des notifications », sélectionner l’origine concernée.

Comparer les deux états Saisir la notification et éventuellement la répartition correspondante

dans XLAB

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Vérification date de prise en charge

A partir de l’état XLAB : traitement / fin d’exercice / régul facture. (cf annexe 5)

Sélectionner organisme« CNRS »

Vérifier que les factures au statut « transmise » ne sont pas prises en charge dans BFC

Si une date de prise en charge est présente dans BFC et absente dans XLAB :

Modifier les factures en conséquence dans xlab (dans « infos » indiquer date de prise en charge)

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Vérification des liquidations engagements individuels

Xlab : à partir de l’état bilan des dépenses par origines de crédit et par nature BFC : à partir de l’état « liquidation engagement individuel »

Pour chaque origine de crédit Xlab et adresse budgétaire correspondante BFC, vérifier :

le montant de la colonne « facture ht sur exercice » de l’état XLAB le montant de la colonne « mt facturé » de l’état BFC

Ces montants doivent êtres identiques

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Etat xlab

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Etat BFC : relevé de compte de l’unité :

Liquidation engagement individuel 

Montant total facturé de l’adresse budgétaire

RP à justifier suivi en Eotp

Crédit RP banalisé

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Vérification des liquidations engagements individuels

Les montants ne sont pas identiques

Vérifier la chronologie des retours

Demander au SSI la relance si retour manquant

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Vérification montant facturé pris en chargehors engagement individuel

XLAB : à partir de l’état de synthèse des origines

BFC : à partir de l’état du Budget « facture mission » surligner les lignes avec « *** »

BFC : à partir de l’état du Budget « facture d’achat » surligner les lignes avec « *** »

– Additionner pour l’adresse budgétaire concernée les montants mission + fonctionnement/équipement

Comparer le montant BFC avec le « montant facturé pris en charge » d’XLAB

Ces montants doivent êtres identiques

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Etat XLAB

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Etat BFC : relevé de compte de l’unité :

facture mission

Facture : remboursement frais de mission

N° de cde Xlab et missionMontant total facturé

de l’adresse budgétaire

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Etat BFC : relevé des compte de l’unité

facture d’achat

Montant total facturé de l’adresse budgétaire

Fonc + Equip

Crédit banalisé : 9ADO Nature fonct : NB2, équip : NB3

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Vérification montant facturé pris en chargehors engagement individuel

Procédure à suivre en cas de différence identifiée sur les montants entre Xlab et BFC.

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Vérification montant facturé pris en charge«remboursement de frais de mission »

Xlab : à partir de l’état bilan des dépenses par origines de crédit et par nature

BFC : à partir de l’état « facture mission »

Pour chaque origine de crédit Xlab et adresse budgétaire correspondante BFC, vérifier :

le montant nature mission «facturé HT sur exercice» de l’état XLAB le montant de la colonne « montant BFC »

Ces montants doivent êtres identiques

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Vérification montant facturé pris en charge«remboursement de frais de mission »

Les montants ne sont pas identiques Tenir compte des factures « remboursement états de frais » en double que

vous avez déjà repéré ou les rechercher (diapo 9) Rechercher à partir du menu facture / trouver

Sélectionner les critères : Nature « mission » + origine concernée Rechercher Trier par commande

Repérer les doubles liquidations erronées (Attention : aux liquidations sur OM permanent)

En tenir compte en différence dans le rapprochement et le noter sur le « document de rapprochement »

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Etat Xlab

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Vérification montant facturé «Facture d’achat fonctionnement et équipement »

Xlab : à partir de l’état bilan des dépenses par origines de crédit et par nature

BFC : à partir de l’état du Budget « facture d’achat »

Pour chaque origine de crédit Xlab et adresse budgétaire correspondante BFC, vérifier :

le montant de la colonne « facturé HT sur exercice » de l’état XLAB par nature

le montant facturé par nature figurant sur l’état BFC surligner les lignes avec « *** » pour obtenir montant fonctionnement/équipement

Ces montants doivent êtres identiques

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Etat BFC : relevé de compte de l’unité :

facture d’achat

Montant total facturé de l’adresse budgétaire

Crédit banalisé : 9ADO Nature fonct : NB2, équip : NB3

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Vérification montant facturé «Facture d’achat fonctionnement et équipement »

Les montants ne sont pas identiques

Tenir compte des factures au statut enregistrée dans xlab (2007-2008)

Tenir compte des factures transmises dans xlab Tenir compte des factures avec commande inexistante Autres ?? refus

Rechercher et relever les anomalies d’enregistrement facture ou/et avoir, ligne à ligne, manuellement

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Autres contrôles

Mettre l’origine de crédit « PACRXXX/1 » des ressources propres banalisées à zéro :

Saisir une notification négative sur l’origine « 9ADOXXX/1 Saisir une notification positive de montant égal sur « PACRXXX/1 »

Saisir les répartitions correspondantes si nécessaireAttention : après les saisies de notifications et de répartitions

- le montant notifié doit être identique sur le « chapeau » - le reste à répartir ne doit pas être négatif

Afin de vérifier : imprimer l’état 1 avant et après les saisies de notification et répartition

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Annexe 1 : vérification cohérence

Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation

A effectuer une fois par mois après une sauvegarde

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Annexe 2Gestion courante/traitement/Etats origine/Bilan origine de regroupement : sélectionner « CNRS »

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Annexe 3

Total montant des factures de natureMission+fonctionnement+équipement

avec date de prise en charge

Gestion courante/traitement/Etats origine / Etat de synthèse des origines de crédits : cocher « budget sur origine de crédit »

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Annexe 4

Etat bilan des dépenses par origine et nature

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Annexe 5traitement / fin d’exercice / régul facture

A ne pas utiliser