Documents d'appel d'offres

Les documents d'appel d'offres doivent présenter toutes les informations nécessaires ausoumissionnaire pour préparer une offre de biens ou services. Bien que les détails et la complexitéde ces documents varient en fonction de l'ampleur et de la nature du contrat, ils doiventnormalement inclure :

un avis de mise en marché,

les instructions aux soumissionnaires,

un formulaire de soumission,

les conditions générales et spécifiques du contrat,

un cahier des charges,

les devis quantitatifs et qualitatifs,

un barème de prix,

les annexes nécessaires,

les formulaires de caution de soumission, de bonne fin et d'avance.

L'accord de financement stipule que les documents d'appel d'offres doivent être soumis à la Banquepour contrôle et correction avant d'être publiés.

Éligibilité

Le récipiendaire doit aviser les contractants ou fournisseurs potentiels que seules sont considéréesles offres des contractants et fournisseurs n'étant pas sujets aux conditions de boycott del'Organisation de la Conférence Islamique, de la Ligue Arabe ou de l'Organisation pour l'UnitéAfricaine. (Chacune de ces organisations peut décider du boycott d'un État, d'une organisation,d'une entreprise ou d'un individu. Il vise au refus systématique d'acquérir leurs biens et services.)Les conditions de boycott ne s'appliquent pas seulement aux contractants ou fournisseurs maiségalement à leurs associés, vendeurs, transporteurs, etc. Le contractant ou fournisseur doit seprocurer un certificat, par son agent dans le pays membre concerné ou dans une ambassade d'unpays membre dans son pays d'origine, qui atteste qu'il est autorisé à soumissionner.

Concernant les conditions de boycott, l'éligibilité du fournisseur, contractant ou consultant ne seradéterminée qu'au moment de la signature du contrat. Si les fournisseurs, contractants ou consultantsn'ont pas fourni l'information sur leur éligibilité à cet égard, le récipiendaire a le droit d'annuler lecontrat à tout moment et de pénaliser les parties concernées. La Banque ou le récipiendaire ont ledoit de réclamer une compensation financière pour pertes. La Banque se réserve le droit de ne pashonorer un contrat si les contractants ou fournisseurs s'avèrent être sujets à une exigence de boycott.

Les projets de la Banque sont classés en deux catégories :

Catégorie A : projets qui entrent dans la capacité des pays membres tels que la constructionde routes simples, des travaux d'induction d'eau et d'infrastructures sociales (école et centresde santé). Ces projets sont exclusivement réservés aux entreprises des pays membres.

Catégorie B : projets complexes qui nécessitent la participation d'entreprises de pays nonmembres tels que des barrages importants, des ponts, des aéroports, des ports, descomplexes pétrochimiques etc. Ils sont ouverts à la soumission des entreprises des paysmembres et des pays non membres.

Les entreprises publiques du pays récipiendaire ne peuvent participer que si :

elles sont légalement et financièrement autonomes ;

elles respectent le droit commercial local.

Langue et interprétation

Les documents d'appels d'offres internationaux doivent être rédigés dans une des langues de travailde la Banque et doivent, sauf interdiction par la loi, spécifier les langues qui doivent être utiliséespour la soumission. Les documents peuvent être aussi rédigés en langue locale, uniquement dans lecas d'une soumission locale. Cependant, la Banque peut demander que lui soit fournie unetraduction certifiée dans une de ses langues de travail dans un délai déterminé.

Caution ou garantie de soumission

Une caution de soumission ou une autre garantie peuvent être demandées pour sécuriser la validitéde l'offre durant une période spécifiée dans l'avis de marché. Cependant, elle ne doit pas être tropélevée de façon à ne pas décourager les soumissionnaires adéquats. Le montant de la caution doitpouvoir compenser la perte subie par le récipiendaire au cas ou le soumissionnaire retire son offreou refuse de signer le contrat. En général, 2 à 5% du prix de l'offre est un niveau considéré commejuste et raisonnable. Les cautions ou garanties de soumission doivent être retournées auxsoumissionnaires qui ne remportent pas le marché dès son attribution.

Conditions du contrat

Le contrat doit contenir des conditions générales comprenant, entre autre, une définition des travauxà exécuter ou le type de bien à fournir, les droits et obligations du récipiendaire et du contractant oufournisseur, les pouvoirs et l'autorité de l'ingénieur ou de l'architecte qui peut être employé par lerécipiendaire pour l'administration du contrat, les termes de paiement (incluant les avances s'il y ena), les cautions et garanties, les retenues, les clauses de révision de prix, les assurances, lesdommages et intérêts et les conditions spéciales liées à la nature des biens et travaux. Toutes lesclauses du contrat et les amendements négociés sont sujets à l'approbation préalable de la Banque.

Clarté des documents d'appel d'offres

Les documents d'appel d'offres et le cahier des charges doivent présenter le plus clairement etprécisément possible, les travaux à réaliser, les biens et services à fournir, le lieu de livraison oud'installation, et tout autre terme pertinent tel que la préférence aux entreprises des pays membres.En outre, les documents, lorsque cela est approprié, doivent définir les tests, normes et méthodesutilisés pour juger de la conformité de l'offre par rapport au cahier des charges. Si des variantes sontpermises, cela doit être expressément indiqué. Les dessins techniques doivent être complets etaccompagnés d'un texte de spécifications techniques. S'il n'y a pas de dessins techniques, le textedoit être explicite. Les documents d'appel d'offres doivent présenter les facteurs clefs ou les basesqui seront pris en compte dans l'évaluation et la comparaison des offres. Ils doivent indiquer lesméthodes, termes, conditions et facteurs d'évaluation et de comparaison des offres. Excepté dans lescas où la Banque a accordé d'autres procédures qu'un appel d'offres ouvert international, le cahierdes charges doit être formulé de façon à encourager la plus large participation.

Normes

Si les équipements ou matériels doivent respecter des normes, le cahier des charges doit faire état destandards généralement ou internationalement acceptés. Des standards équivalents ou de plus hautequalité que les normes citées sont également acceptés.

Spécificités pour les équipements et citations de noms de marques

Le cahier des charges doit être basé sur la performance, la capacité, la qualité, etc. et ne doit pasprescrire de noms de marques, de numéros de catalogue ou de produits d'un producteur spécifique,sauf dans des cas spéciaux, lorsque des pièces détachées sont requises ou lorsqu'il a été décidé qu'untel degré de standardisation est nécessaire pour maintenir des caractéristiques essentielles. Dans detels cas, et lorsque cela est approprié, le cahier des charges doit permettre des variantes quiprésentent des caractéristiques similaires et fournissent des performances et une qualité au moinségale à celles spécifiées. Lors de la prescription, un nom de marque ou un numéro de catalogue "ouassimilés " peuvent être ajoutés. Dans tous les cas, lorsque la citation de noms de marque estréellement justifiée, l'aval de la Banque doit être obtenu.

Prix et devise des offres

Les documents d'appel d'offres doivent clairement indiquer la ou les monnaies dans la ou lesquellesles offres financières doivent être exprimées, puis les prestations payées en cas de sélection. Dansce but, ils doivent normalement exiger que les soumissionnaires présentent le prix de leur offre soitdans leur monnaie locale, soit dans une monnaie internationalement utilisée pour le commerce.Lorsqu'un soumissionnaire s'attend à faire des dépenses pour la fabrication des biens à fournir dansune monnaie autre que sa monnaie locale, le prix de l'offre peut être exprimé partiellement dans unetelle monnaie au pro rata des dépenses.

Si des dépenses liées au contrat sont encourues dans le pays du récipiendaire, cette portion du prixde l'offre doit être exprimée dans la monnaie locale. Dans le cas de travaux de construction, lesdocuments d'appel d'offres peuvent exiger que les soumissionnaires expriment les prix en monnaielocale.

Pour la comparaison des offres, chaque prix doit être valorisé dans une monnaie communesélectionnée par le récipiendaire et dont il est fait état dans les documents d'appel d'offres. Les tauxde change à utiliser et la part du paiement en monnaie locale/étrangère doit également être indiquédans les documents d'appel d'offres.

Clauses de révision de prix

Les documents d'appel d'offres doivent faire état clairement du fait que les prix peuvent être sujets àdes révisions hautes ou basses en liaison avec des événements spécifiés, sur lequel le contractant n'apas de contrôle.

La formule spécifique de révision de prix et les retenues doivent être bien définies dans lesdocuments d'appel d'offres et appliquées à toutes les offres. Une telle formule ne peut êtreapplicable qu'à partir d'une certaine date qui ne peut être fixée en-deçà de 12 mois après l'ouverturedes offres. Dans le cas de contrats de construction, aucune augmentation de prix ne peut être

appliquée pour l'exécution des travaux après la période couverte par le contrat original, sauf on setrouve en période d'extension de celle-ci, officiellement permise par les termes du contrat.

Pour les contrats de fournitures et de matériels, les équipements et parcs de machines doivent êtrelivrés dans l'année suivant la date d'ouverture des offres. Aucune révision de prix n'est accordée.

Termes et méthodes de paiement

Les termes et modalités de paiement doivent, généralement, être en accord avec les normescommerciales internationales. Les décaissements sont effectués dans le respect des procédures de laBanque et de l'accord de financement. Le paiement est fait dans la ou les monnaies dansla/lesquelles les prix ont été définis dans l'offre gagnante et en conformité avec les documentsd'appel d'offres.

Financement rétroactif

Dans certaines circonstances, telle que la nécessité d'accélérer la mise en œuvre du projet ou en casd'urgence, le récipiendaire peut souhaiter procéder aux premières étapes de la mise en marché avantla signature d'un accord de financement avec la Banque. Il entreprend toutefois ces démarches à sesseuls risques et tout concours de la Banque dans les procédures ou propositions d'attribution decontrat ne l'engage en rien à fournir par la suite un financement pour le projet. Dans ces casexceptionnels et si le projet est approuvé, la Banque, finance rétroactivement les dépensesencourues par le récipiendaire.

Le financement rétroactif est habituellement restreint aux dépenses encourues et payées par lerécipiendaire 6 mois avant la date prévue de signature de l'accord de prêt. Cette période peut êtreétendue à 12 mois quand les objectifs du projet, la conception et les dispositions de mise en œuvredéjà ont été définis avant l'engagement des dépenses. Dans tous les cas, le financement rétroactif nepeut excéder 10% du coût total du projet, excepté en cas d'urgence où la Banque peut considérer unfinancement rétroactif allant jusqu'à 20% du montant du prêt pour les dépenses encourues dans unepériode de 4 mois avant la date prévue de signature de l'accord mais après que l'urgence ait eu lieu.

Avances

Lorsque cela est réellement nécessaire, une avance au cocontractant peut être prévue au contrat pourlui permettre de faire face à ses dépenses de mobilisation. Les avances doivent rester raisonnables etne doivent pas excéder 20% du prix. Elles doivent toujours être couvertes par une garantie bancaireinconditionnelle et irrévocable faite par une banque acceptée par la Banque Islamique deDéveloppement.

Les autres types d'avances doivent être clairement définis dans les documents d'appel d'offres. Dansle cas de contrats de fourniture d'équipements ou machines, une avance pouvant aller jusqu'à 50%des frais de livraison peut être faite contre la présentation du bon de livraison ou du document detransport.

Dans les contrats de travaux, une avance peut être faite pour couvrir les dépenses de machines etéquipements majeurs. Elle peut aller jusqu'à 50% de leur coût et doit être couverte par une garantiebancaire acceptable par la Banque Islamique de Développement. Le total des avances ne peutexcéder 30% du montant total du contrat.

Les paiements doivent être faits dans la/les monnaie(s) dans la/lesquelles le prix a été formulé dansl'offre gagnante sauf si un autre accord est clairement justifié.

Caution de bonne fin, garanties et retenues

La Banque peut exiger que les documents d'appel d'offres demandent des cautions, garanties ouretenues, afin de se prémunir contre une mauvaise exécution des contrats. Pour les travaux de géniecivil, une caution de bonne fin, une garantie bancaire ou un dépôt d'espèces peuvent être exigés dusoumissionnaire retenu avant la signature du contrat. La validité de ces cautions, garanties ouretenues doit couvrir la période d'exécution du contrat en incluant la période de garantie ou demaintenance. Le montant de la sécurité dépend du type et de l'importance des travaux à réaliser.Normalement, 10% de la valeur du contrat est considéré suffisant pour protéger le récipiendaire.

Concernant les contrats de fourniture de biens d'équipements, une caution de bonne fin ou unegarantie bancaire est demandée pour garantir la performance de l'équipement tel que convenu dansle cahier des charges, pendant la période de garantie.

Bien que le montant de la caution ou de la garantie dépende des conditions du marché et despratiques commerciales liées à un type particulier de biens, 5% à 10% du montant du contrat est unniveau considéré approprié dans la plupart des cas.

Les retenues peuvent être exigées pour s'assurer que le contractant respectera ses obligations tout aulong des périodes d'exécution du contrat et de garantie. Leur montant est compris entre 5% et 10%du prix du marché. La moitié de la retenue peut être libérée à la fin d'une période donnée et le restemaintenu jusqu'à la levée finale ou l'expiration de la garantie. La retenue peut aussi, sur option durécipiendaire, être remplacée par une garantie bancaire d'une banque acceptée par la BanqueIslamique de Développement. Ces modalités sont définies dans chaque contrat.

Lorsque les travaux à réaliser sont régis par un contrat prévoyant un prix forfaitaire ou lorsque desarticles sur étagères (directement disponibles à la vente) doivent être fournis, soit un pourcentage deretenue ou une garantie de bonne fin sont stipulés par la loi du pays récipiendaire, soit le montant dela caution ou de la garantie varie à discrétion de la Banque.

Assurance et transport

Les documents d'appel d'offres doivent faire précisément état du type et de la couverture del'assurance à fournir par le soumissionnaire sélectionné. L'assurance de transport jusqu'au lieu delivraison et l'assurance sur les travaux et les risques liés à une tierce partie sont obligatoires. Le typeet la couverture de l'assurance à prendre doivent être entièrement spécifiés dans l'accord de prêt.

Exigences d'indemnisation

Tous les contrats doivent clairement faire état des cautions / garanties de bonne fin, des cautions /garanties financières pour avance ou de toute assurance devant être souscrite par le contractant etqui devra être payée à la Banque en cas de réclamation de celle-ci, dans la limite de sa participationfinancière au projet.

Dès réception de la caution ou garantie, la Banque crédite la somme sur un compte spécial pour lecompte du récipiendaire. À la fin du contrat, la Banque libère la caution ou garantie déduction faitedes montants qui lui sont dus sur la base des calculs de réclamation.

Clauses de bonus et de dommage et intérêts

Les clauses de dommages et intérêts, de bonus et les montants liés doivent être inclus dans lesdocuments d'appel d'offres. Elles portent sur les délais d'exécution des travaux, les délais delivraison, les fautes dans l'exécution des travaux ou dans la livraison des biens dont il résulte uncoût supplémentaire, une perte de revenu ou de bénéfice pour le récipiendaire. Lesdédommagements doivent être limités à 10% du prix du contrat à moins que les lois du paysrécipiendaire n'en stipulent différemment.

Une provision doit être prévue pour accorder des bonus au contractant exécute des travaux dans desdélais inférieurs à ceux spécifiés dans le contrat, lorsqu'un tel délai d'exécution est bénéfique pour lerécipiendaire.

Force majeure

Les conditions du contrat, précisées dans les documents d'appel d'offres, doivent stipuler qu'unefaute de la part d'une des parties dans l'exécution de ses obligations n'est pas considérée commetelle si elle est due à un cas de force majeure définie dans le contrat.

Règlement des litiges

Lorsque cela est possible, le contrat doit contenir des clauses sur la loi applicable en cas de litiges etle lieu de leur règlement. Il est généralement avantageux de saisir une institution d'arbitragecommercial internationale pour les contrats d'acquisition de biens et services. La Banque,cependant, ne peut pas être nommée arbitre.

Exigences d'approbation de documents

Le pré-document d'appel d'offres doit être soumis à la Banque dans un délai qui lui permette de lecontrôler et de le commenter. Il ne doit être publié qu'après approbation de celle-ci.