mit sicherheit ein dynamischer start - elo.com · von projektentwicklung bis zur bestandsimmobilie....

CapitalBAY

MIT SICHERHEIT EIN DYNAMISCHER START

POTSDAM I 31. Mai 2017

CapitalBAY

Unternehmenspräsentation 2017 I 2

WIR SIND CAPITAL BAY

EINLEITUNG

CapitalBAYEIN VOLLSTÄNDIG INTEGRIERTES

IMMOBILIEN-INVESTMENTHAUS

2016gegründet durch

GEORGE SALDEN

Von 3 auf heute

80 MITARBEITER

€ 1,295 MRD.TRANSAKTIONS- &

INVESTITIONSVOLUMEN

5 STANDORTE

BERLIN (HQ)

HAMBURG

LEIPZIG

NÜRNBERG

MÜNCHEN

Wachstum durch Schnelligkeit, Flexibilität und schlanke Prozesse.

Sicherheit durch umfangreiche Track Records der Manager.

Dynamisches Wachstum für Ihr Kapital

Das gute Gefühl einer sicheren Bucht

CapitalBAY


GEMEINSAM INVESTIEREN

UNSER INVESTMENT-PRINZIP

Gleichgerichtetes InteresseAls Co-Investor und Asset Manager holen wir das Beste aus den von uns betreuten

Immobilien heraus

Ankauf auf eigene BilanzDa wir auf eigenes Risiko ankaufen, bieten wir nur

Immobilien an, von denen wir selbst 100%ig überzeugt sind

Residential & Retail In der vollen

Wertschöpfungstiefe von Projektentwicklung

bis zur Bestandsimmobilie

CapitalBAY


WAS WIR BISHER ERREICHT HABEN

UNSER TRACK RECORD

BUNDESWEIT an

>50 STANDORTENu.a. BERLIN / BREMEN / DRESDEN / ERFURT /

FÜRTH / HAMBURG / HALLE / KASSEL /

MAGDEBURG / MERSEBURG / MÜNCHEN /

NÜRNBERG / REGENSBURG

€ 1,295 MRDTRANSAKTIONS- & INVESTITIONSVOLUMEN

€ 1,15 MRDASSETS UNDER MANAGEMENT

€ 800 MIO RETAIL

€ 350 MIO RESIDENTIAL

786.000 M²MIETFLÄCHE GESAMT

198.000 M²MIETFLÄCHE GESAMT

CapitalBAY


DREI SCHRITTE FÜR ERFOLGREICHE INVESTMENTS

UNSER PROZESS

I. Ankauf

Werte ERKENNEN

II. Management

Werte HEBEN

III. Verkauf

Werte

REALISIEREN

CapitalBAY


UNSERE TOCHTERGESELLSCHAFTEN IM ÜBERBLICK

UNTERNEHMENSSTRUKTUR

Capital BAY

Fund Management

GmbH

CapitalBAY

Capital BAY

Transaction Management

GmbH

Capital BAY

Capital Management

GmbH

Capital BAY

Asset Management

GmbH

Capital BAY

IT

GmbH

Capital BAY

Sales Management

GmbH

Capital BAY

Property Management

GmbH

Capital BAY

Construction Management

GmbH

Hamburgu Capital Management

Leipzigu Asset Management (Residential)

u Property Management

u Bautechnik

u Controlling

u Accounting

Berlin (HQ)George Salden I CEO I CIOu Transaction Management

u Fund Management

u Asset Management (Commercial & Residential)

u Property Management

u Legal Department

u IT

u Human Resources

Nürnbergu Property Management

MünchenRolf Schneider I COOu Construction & Development Management

UNSERE 5 STANDORTE UND IHRE

BEREICHE

CapitalBAY


DETLEV URBANSKI

KURZPROFIL

Capital Bay

seit Mai 2016

5 Jahre Asset-Manager für einen Immobilienbestand in Sachsen mit einem

Volumen von rd. 400 Mio. EUR in Deutschland

5 Jahre Controller mit einem Immobilienbestandsvolumen von rd. 1,7 Mrd. Euro und

damit für rd. 30 Tausend-Einheiten (Wohnungen, Büros, Gewerbe u.a.m.)

• Controlling von Gesellschaften mit rd. 100 Mitarbeitern

• IFRS-Konsolidierung des Bestandes und der Geschäftsstellen in Deutschland

• Bewertungsverantwortung für den Immobilienbestand Deutschland inkl. der Erfüllung von Konzernvorgaben

• Betreuung von konzerninternen Abschlußprozessen (Quartal / Halbjahr / Jahr) mit Abstimmungen zum

Administrativen und Operativen Management – Initiierung und Steuerung verschiedenster Prozesse in

einzelnen Abteilungen

• Erfüllung des internen Berichtswesens in den administrativen und operativen Strukturen

• Nachverfolgung der Unternehmensziele auf Konzern- und Kostenstellenebene

Detlev Urbanski

Head of Controlling

CapitalBAY

Projekt Dokumentenmanagement 2017 I 9

Projekt Prozesse und Archivierung:

Startenzur

Revisionssicherheit

und Prozesskontrolle

Dokumentenmanagement

Enterprise-Content-Management

IT-Integration des DMS für

alle Ebenen

Prozesssteuerung über

Workflows

CapitalBAY


Technische Ausgangssituation Q2 und Q3 2016:

Dezentrale IT-Infrastruktur auf CITRIX-Basis mit externer

Rechenzentrumsanbindung

Rasantes Wachstum in allen Märkten und allen Geschäftsfeldern

Für die Auftragsbearbeitung und Rechnungseingangsbearbeitung existiert eine

Prüfungs- und Freigaberichtlinie ab Mitte Mai 2016, in welcher der Grundsatz gilt:

Vier-Augen-Prinzip

Kurzfristige Umsetzung ohne „zu lange Fristen“ für das Customizing / Anpassung

zur Archivierung von Objekt- und Gesellschaftsunterlagen. Zu lang wäre ein

Customizing in einem Zeitraum von einem Jahr.

Erfordert als Dokumentenmanagementsystem eine Client-Lösung, also in ihrer

Anwendung als möglichst plattformunabhängige Applikation

Erfordert hohen Standardisierungsgrad im Dokumentenmanagement, offene

Schnittstellen zur Anbindung spezifischer IT-Anwendungen und eine

prozessorientierte Oberfläche in Anwendungs- und Bildschirmstruktur

Erfordert für interne Prozessabbildungen eine offene Programmierschnittstelle um

diese in elektronischer Form übernehmen zu können

Erfordert in der „Grundausstattung“ durchdachte und einfache

Darstellungsformen am Bildschirmarbeitsplatz.

CapitalBAY


Objektübernahmen – reine Entwicklungs- und Verwaltungsaufgaben mit „adhoc-Start“:

Rund 160 Objektakten bestehend aus mehreren Ordnern mit aktiven Versorgungsverträgen, amtlichen Unterlagen, Bauarchivakten, u.a.m.Rund 2.000 Wohnungsakten mit insgesamt rund 3.055 aktiven MietverträgenRund 3.000 einzelne Mieterakten mit Schriftverkehr aus den vergangenen JahrenZiel: Archivierung dieser Akten im DMS mit einer branchenspez. intuitiven Archivstruktur und Ablageworkflow

Eintritt in Versorgungsverträge für Objekte mit dem Leistungsbezug für Strom, Wasser, Abwasser, Müllabfuhr, Hausmeister, Schneeberäumungund Eisbeseitigung u.a.m.Ziel: mehrere hundert Rechnungsvorgänge monatl. über Freigaberichtlinie, dezentrale Erfassung, Eskalationsstufen zur zentralen Nachverfolgung

Beauftragung von notwendigen laufenden Instandhaltungen und ReparaturenZiel: zwischen 80 und 100 Leistungsrechnungen pro Monat in Verbindung mit Budgets und Freigaben zur Beauftragung dezentral zuerfassen

Informationsmanagement der Objektübernahmen zur Bereitstellung notwendiger Information relevanter Objektdaten in den internenAbteilungen. Vom „Tisch der Verwaltung“ in die Abteilung des „Forderungsmanagements“ und/oder des so genannten „Asset-Managers“ -jeder erhält Kenntnis über Entwicklungen und Umsetzungen. Die Abteilungen sind dezentral aufgestellt und können durch Feeds einbezogen werden.Ziel: Prozessumsetzung „papierloses Büro“ für sämtliche wiederkehrende Prozesse, bei welche Unterlagen und Akten benötigt werden

Umsetzungen Geschäftsvorfälle Q4.2016:

CapitalBAY


Soll-„Kernkompetenzen“ Dokumentenmanagement:

Kompetenz

Inputmanagement

(Scannen, Texterkennung)

Kompatibilität

Mail-Archivierung und

Dokumentenverwaltung

Workflow

Rechnungseingang

Groupware

Collaboration

Zukünftige Zertifizierungen

Revisionssicherheit

CapitalBAY


Die Lösung:

Entscheidungsgründe:

modernes und

intuitives

Bildschirmdesign

volle MS-Office

Integration

zukunftsorientiertes

Softwaredesign

(Modular)

unbegrenzte

Anwenderanzahl

ELO-

Referenzanwender aus

der ImmobilienbrancheRevisionssicher Workflowintegration

Gruppenbearbeitung

im ECM / DMS

Liquiditätsübersicht

“Rechnungseingang”

Rechtedesign

(Zugriffsrechte für

Archive)

ELO-ECM-Integration bei

branchenspez. Lösungen

ist StandardCITRIX-ELO-Client

CapitalBAY


Umsetzungspartner:Entscheidungsgründe:

Zielorientierter Ansatz

zur Umsetzung des

ECM/DMS Projektes

Dezentrale Präsenz des

Kooperationspartners

Klare Zusagen zu raschen

Umsetzungen

Kostenkontrolle zur

Einführung

Geringere Bindung

eigener Ressourcen

Ausreichende

Personalressourcen

CapitalBAY


Die Praktische Umsetzung - Phase I:

Das Konzept – Der Wunsch

3 Arbeitstage ELO-Workshop mit Key Usern und Consultant von Konica/Minolta

Umsetzungspartner erstellt ELO-SOLLKONZEPT und Kostenangebot

Nachbesprechung des ELO-SOLLKONZEPTES

Angebotsannahme

Sept.2016

Okt.2016

Nov.2016

CapitalBAY


Die Praktische Umsetzung - Phase II:

Definition der Details zur Archiv-, Buchungs- & Workflowstrukturen an Consultant

Nachbesprechung der Detaildefinitionen mit Consultant

Testlauf / -implementierung Projekt »Manueller Rechnungslauf«

Go-Live: manueller elektronischer ELO-Rechnungslauf mit vereinfachtem elt. Workflow

Laufende Statuskontrolle der Echtzeit-ELO-Workflows

Dez.2016

Jan.2017

Febr.2017

Sofortige Änderungen und Fehlerkorrekturen im Live-Betrieb

Febr. & Mrz. 2017

CapitalBAY


Die Praktische Umsetzung - Phase III:

Vorbereitung Installation Testumgebung / ELO-Testinstanz durch Consultant

Schulung des ELO-Verifiers an Key-User durch Consultant

ELO-Administratorenschulung

»ELO-Anwendungs-Grundlagenschulungen« an zwei Standorten für Anwender durch Consultant

Testphase ELO-Verifier

April.2017

April.2017

April.2017

Umsetzung des Rechnungslaufes mit Freigaberegeln mit autom. Workflows

Mai. 2017

CapitalBAY


Automatisierter ELO-Rechnungslauf:

Input

Post &

scan

mail

Initialisierung

Dokumentenart

Eingangsrechnung

BuchungskreisNr.

Ident if ikat ion Kostenträger

KostenstelleIdent if ikat ions-Cluster Objekt- oder

Gesellschaftsrechnung

Einheiten-/MieterID

Kreditoren Nummer

Standard-Schlagworte Datum, Währung, Zahlungsziel, Ust. etc.

+

ELO Verifier

Sachliche und

Fachliche

Prüfung

Prüfung

Ergänzung

Freigabe

Ablehnung

Weitergabe

Freigabe zur

Bezahlung

Check

Freigabe zur

Bezahlung

Weitergabe

Buchhaltung –

Bezahl- &

Buchungsvorgang

Check

Buchungssatz

Kontierung

Zahlvorgang Kennzeichnung

bezahlt

Automatische Chronologische

Archivierung

Archivierung

Übernahme des

Vorganges in

spezifische

Archivstruktur über

Verschlagwortung

und Workflows

CapitalBAY


Abbildung der Unternehmenslogik im DMS-Archiv:

Archivebene01 Root-Verzeichnis (Server01)

Archivebene02

Unternehmensarten:1.CB.Dienstleistungsgesellschaften2.CB.Invest.Beteiligung3.Fremd.DLG5.Bestandsges.Objektdata.Mieterdata8.Fremd und Drittverwaltung

Archivebene03

Unternehmen (BUKR):1000-Capital Bay GmbH..2003-CB CT II Invest GmbH.u.a.m.

Archivebene04Profitcenterebene

(im jeweiligen BUKR die zugehörigen PCtr.)

Die Capital Bay ist in ihre

einzelnen Unternehmensbereiche

gegliedert.

Das Ziel zur Einführung des ELO

Systemes ist die Struktur in den

Archiven wieder zu finden.

Durch eine 1:1 Übertragung der

bereits „gelebten“

Unternehmensstruktur wird die

Einführung des Systemes in der

Belegschaft einfacher und spart

Aufwand.

CapitalBAY


Archivstrukturen:

Mieterunterlagen

Einheit #_Bezeichnung

Profitcenter #_Bezeichnung

BUKR

ProfitcenterUnterlagen Bewirtschaftung Betriebskosten

Klare Archivstrukturen erleichtern die Ablage und erlauben eine „logische“ Verbindung im täglichen arbeiten.

Durch die Verknüpfung einzelner Informationen ist das Auffinden über die Archivstruktur oder über ELO-

Suchfunktion in hohem Tempo für alle Mitarbeiter möglich.

„Gelebte Archivstrukturen“ – man kennt sich einfach darin schnell aus – vereinfachen die Einführung und

ermöglichen rasche Akzeptanz.

CapitalBAY


Wie geht es in naher Zukunft mit ELO in dem Zeitraum 2017 und 2018 weiter?

Erhöhung der Integrationstiefe „Software“

Anbindung an DATEV Finanzbuchhaltung

Anbindung des Immobilienverwaltungssystemes „Ascentoo“

Anbindung an das Asset-Managementsystem „RE-VC“

Erweiterung des Einsatzes durch Workflows in den Geschäftsbereichen

Ankauf von Immobilien – Transaktionsmanagement

Verkauf von Immobilien oder Immobilienteilen – Sales

Einkauf und Steuerung von Betriebsmitteln und Verträgen – Procurement

Prozessoptimierungen mit ELO

Massenimport mit ELO - XML Importer

Rechnungsausgang und „Serienbearbeitung“ Korrespondenz

MS-Exchange Anbindung als Empfangsmedium für Korrespondenz und vor allem

Rechnungseingang

CapitalBAY


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

CapitalBAY


Disclaimer

ANHANG

This presentation contains data, analyses, projections, and concepts that only provide non-binding information. The presentation is not

a tax, legal or any other kind of piece of advice, and does not represent an offer for asset management or recommendation/advice for

the disposition of assets. The presentation is based on subjective assessments developed by our company. Some of the information

included in the presentation is based on and/or derivative from information provided by independent third parties. We always act

considering that such information is right and complete, coming from trustworthy sources. A guarantee for the accuracy and the

integrity of the content cannot be taken from us. The presentation does not substitute the individual counselling. Every interested party

should only make a decision after a thorough consideration of the risks associated to a determined contract and before taking legal,

tax or other kind of advice. We do not accept any responsibility to the recipient of the presentation and from third parties with regard to

actions taken on the basis of this presentation. The opinions expressed in this presentation are related to the date of this document.

The presentation is strictly confidential may only be used for internal purposes. Reproductions of any kind are only allowed with our

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