mnscc large grant opportunity webinar

26
Achieving Real Energy Reductions Through Student Leadership RFP HowTo Webinar | 3:45 PM November 18, 2009

Upload: clean-energy-resource-teams

Post on 12-May-2015

673 views

Category:

Education


2 download

DESCRIPTION

This webinar is an overview of the $20,000 large grant application process through Minnesota Schools Cutting Carbon.

TRANSCRIPT

Page 1: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Achieving Real Energy  Reductions Through  Student LeadershipRFP How‐To Webinar | 3:45 PM  November 18, 2009

Page 2: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

www.SchoolsCuttingCarbon.orgwww.SchoolsCuttingCarbon.org

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 3: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

1.

Introduction to the Request for Proposal (RFP)2.

Eligibility Criteria

3.

Grant Proposal Content4.

Review and Evaluation of Proposals

Webinar OverviewWebinar Overview

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 4: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

The MPCA will award 10‐15 Grants of up to $20,000

Requirements :

• Must Demonstrate Student Leadership, and

• Must result in measurable carbon reductions

We strongly encourage creative proposals to integrate these 

projects into the curriculum, school operations, and the 

surrounding community!

Click here to download the Grant Application

DEADLINE TO SUBMIT is DECEMBER 3, 2009 at 5:00 PM CST

Introduction to RFPIntroduction to RFP

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 5: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Only MnSCC

program participants are eligible to apply

Only projects that achieve measurable reductions in  energy use and carbon emissions and have strong 

student leadership are eligible projects

Only costs directly incurred through work activities that  are solely related to and necessary for producing the 

project are eligible costs

There are a number of ineligible costs, please refer to the   RFP for an inclusive list

Eligibility CriteriaEligibility Criteria

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 6: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

A.

Section I. Applicant information

B.

Section II. Project information

C.

Section III. Project Proposal

D.

Conflict of Interest Form

Proposal ContentProposal Content

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 7: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Be sure to include the name and contact  information of your school’s

authorized 

representative; this person is authorized to sign a  contract on behalf of the school.

Also, find out if your school’s MnSCC

web page is  up‐to‐date with your MnSCC

activities AND 

whether your school has continued tracking its  energy use  with ERM or the “B3”

database.

Section I: Applicant InformationSection I: Applicant Information

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 8: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Name of School: Loon Lake High School Mailing Address: 1234 Hwy 2

City: Loon Lake, MN Zip Code: 55656

Authorized Representative: This is the 

person allowed to sign checks for the school

Title:  

E‐mail: Phone:

Website: Fax:

Applicant Information:

Has your school’s MnSCC

web page been kept up to date to fully describe your MnSCC

project activities?  YES

Has your school’s reporting of energy data to ERM or the “B3”

database been kept up 

to date?  YES

EXAMPLE: Applicant InfoEXAMPLE: Applicant Info

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 9: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Components:

Project Title

Project Description

(Summarize in a  paragraph; 150 word limit)

Grant Funds Requested (Max $20,000.00)

Matching or In‐Kind Funding

(funding that  your school or another source will provide)

Total Project Funds

(add up the grant funds,  other funding)

Section II: Project InformationSection II: Project Information

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 10: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Lighting Retrofit, LED Exit Signs, and Computer Swap‐out and 

Power Adjustments

Description of Project:

Lighting:

To replace 82 two‐bulb fluorescent  T12 light fixtures with 

T8 fixtures, ballasts and bulbs, throughout the school in 

classrooms and hallways.  

Exit Signs: To replace 46 Exit signs from incandescent to LED 

lighting.  

Computer power adjustments:

To set Energy Star power controls 

on all 200 computers in the school.

EXAMPLE: Project Info & DescriptionEXAMPLE: Project Info & Description

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 11: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Project Title:

Lighting retrofits, swap‐outs, and computing changes

Project Start Date: 

1/2010

Project End Date: 9/2011

Grant Funds Requested:  $20,000.00

Matching or In‐Kind Funding:  $36,500.00(See details attached)

Total Project Funds: $ 56,500.00

www.SchoolsCuttingCarbon.org

EXAMPLE: Project Info & DescriptionEXAMPLE: Project Info & Description

Page 12: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Description of the Project Team

– what roles will  teachers, students, administrators play in this 

project? Are there project partners?  

Project Work Plan –

Goals, activities, role of the team members

Intended energy and carbon impacts

Intended educational impacts

Project Sponsors – Who are they? What are their  roles?

Project Schedule

Section III: Project ProposalSection III: Project Proposal

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 13: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Description of the Project Team

Students’

Role:  “The Players”

Students have identified a lighting retrofit and computer workstation energy use 

management as the most feasible energy efficiency project at Loon Lake High School.  The Loon Lake Environmental 

Club will play a principal role in this project by developing fact sheets and brochures for parents and community 

members about energy consumption and specifically, the school’s lighting retrofit project.  Additionally, students will 

participate in focus groups with administrators and teachers to determine how information regarding energy efficiency 

can be incorporated into the classroom.  They have already been a strong push for this project – by voicing their ideas 

and support at every event from school board meetings to Friday night football games.

Teachers’

Role:  “The Coaches”

Teachers will be responsible for guiding the students through the RFP process and 

encouraging them to fill out pieces of the grant application.  Teachers will  seek out and then act as the liaison between 

students and potential technical or funding resources.  Lastly, teachers will be responsible for implementing the 

suggestions developed by the focus groups and integrating energy

efficiency into their classroom discussions.

Administrators’

Role: “The Managers”

The administration will be responsible for securing funding opportunities and

requiring that energy efficiency is integrated into the learning

environment.

PROJECT SPONSORS: A number of financial partners will be instrumental in making this project happen, the retrofit 

includes funding from…

(list sponsors and amounts here)

www.SchoolsCuttingCarbon.org

EXAMPLE: Project ProposalEXAMPLE: Project Proposal

Page 14: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Project Goal:  To educate students and the greater community about the benefits

of clean energy and to offset the 

carbon dioxide emissions of Loon Lake High School.Objective 1:

To reduce carbon output from energy use at Loon Lake High SchoolTask A:

Install lighting retrofits in hallways and classrooms of Loon Lake High SchoolSub‐task 1: 

Calculate the average monthly kWh energy use by the school (Work with utilities to gather 

and calculate this data)Sub‐task 2: 

Determine lighting retrofit paybackSub‐task 3: 

Raise awareness around the campus and communitySub‐task 4: 

Secure funding sourcesSub‐task 4:  Evaluation (calculate the actual carbon savings) 

Timeframe and Schedules:Task A:  September 2006 –

September 2008Sub‐task 1:  Completed by the students by October 31, 2006Sub‐task 2: 

Completed by administrators and project leaders by January 31, 2007Sub‐task 3: 

Completed by the students throughout the project process; by December 31, 2009 students will compile a 

brochure for parents and community members about the primary goals of the project, by June 1, 2010, students will 

compile a fact sheet about the technical aspects of the project,

by January 1, 2011, students will write newspaper 

articles regarding the progress of the project, by June 1, 2011,

students will create a website about the project and on 

December 15, 2011, students will present at the school board meeting about the project.  Sub‐task 4: 

Completed by administrators and project leaders by October 1, 2010.Sub‐task 5:

Ongoing – initial evaluation to be completed by September 30, 2011.

www.SchoolsCuttingCarbon.org

EXAMPLE: Project Work PlanEXAMPLE: Project Work Plan

Page 15: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Responsibilities: Sub‐task 1: 

Students –

spearheaded by Loon Lake Environmental ClubSub‐task 2: 

Administrators and Project Leaders –

spearheaded by School Board RepresentativeSub‐task 3: 

Students – throughout various writing/composition classesSub‐task 4: 

Administrators and Project LeadersSub‐task 5:

Ongoing – initial evaluation to be completed by Project Partners (ERM)

Deliverable Results:Task A:  Measurable carbon reductionsSub‐task 1:  Average monthly consumption data inventorySub‐task 2:  Payback for lighting retrofitSub‐task 3:  Public support, contributions, interestSub‐task 4: 

Funding for project from various sourcesSub‐task 5:  Data for use by students in classrooms, Fostering support for similar projects

Measures for success: A reduction in carbon outputs from Loon Lake High School and behavioral changes in 

energy consumption at the individual and classroom scale (for example)

Budget/ Estimated costs: (This will be tailored to your own specific projects)

EXAMPLE: Project Work PlanEXAMPLE: Project Work Plan

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 16: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

INTENDED IMPACTS:

The lighting retrofit

(assuming a switch from 40‐32W per light, 2 bulbs per fixture with 82 fixtures, usage of 15

hours/day, $10/fixture labor, $50/fixture materials, $2.25/fixture for disposal) will result in 20,113 kWh/year 

savings with a 30.45 month payback period.

The LED exit signs

(assuming a switch from 40‐2W per light, 2 bulbs per sign with 46 signs, usage of 24 hours/day, 

$10/sign labor, $20/sign materials, $.25/sign for disposal) will

result in 30,625 kWh/year savings, with a 5.45 

month payback period.

The computer power settings change

(with all 200 computers with new power settings) will result in

71,875 kWh/year 

savings.

In total, the project will result in 122,612 kWh/year savings, which translates into 221,930 lbs of CO2 

and $12,261.00 in energy costs per year.

From an educational perspective, there are a number of classroom and community benefits of  having a

renewable energy system on site such as:

graphing

production output on a daily, weekly and monthly basis

the social implications

of reliance on finite supplies of fossil fuels and our need to reduce consumption

the environmental implications

of reliance on finite supplies of fossil fuels

leadership in energy efficiency

EXAMPLE: Project ProposalEXAMPLE: Project Proposal

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 17: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

What is a Conflict of Interest?  When a person in a position of trust has 

competing personal and professional interests  making it difficult to fulfill their professional 

duties without bias.

**Filling out this form will not

disqualify your  application; please provide details about 

relationships which may appear to create a  conflict of interest

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Conflict of Interest DisclosureConflict of Interest Disclosure

Page 18: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Pass/ Fail Criteria•

Proposal must be received on time by MPCA

Proposal is signed

by school’s Authorized Representative

Proposal must contain a completed Conflict of Interest 

form in the specified format;

only ONE (1) copy of this 

form is required for submission

General Instructions •

FOUR (4) copies of this proposal are required for submission;    

original signed and three (3) copies• Print double‐sided

on recycled paper

• Fax and E‐mail submissions are NOT

acceptable!

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Proposal Review & EvaluationProposal Review & Evaluation

Page 19: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Substantive Criteria

PROJECT DETAILS – 45 POINTS• Project goal, activities and timeline – 25 points • Student Team Participation – 15 points• Other Project Members – 5 points

PROJECT IMPACTS – 55 POINTS• Energy and Carbon Impacts – Cost/Benefit Analysis – 25 points• Sustainable Impacts – Long‐Term Actions  –

15 points

• Educational Impacts – 10 points• Measuring and Reporting – 5 points 

Proposal Review & EvaluationProposal Review & Evaluation

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 20: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Energy and Carbon ImpactsBENEFIT/ COST ANALYSIS

Clearly identify reductions in carbon and 

energy

use over the lifetime of the project 

(even if this is after the grant ends June 30, 

2011)

Discuss what the project will cost

compared to its energy and carbon 

benefits

both in the short or long term

What is the return on investment?  (use 

the ERM carbon calculator on the MnSCC

website to help you determine this!)

Impact EvaluationImpact Evaluation

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 21: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Sustainable ImpactsLONG‐TERM IMPACTS

Long‐term carbon and energy 

use

reductions

• Changes in student behavior

• Changes in school operations

Actions taken to implement          

ERM recommendations

Impact EvaluationImpact Evaluation

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 22: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Educational and Other ImpactsLONG‐TERM IMPACTS

Will the project be integrated into school curricula or 

operations?

• Could this project be replicated by other schools?

• How will you promote your project? 

Will your program have benefits outside of those related to 

education or energy? If so, what are they?

• How will the project benefit the community at large?

Impact EvaluationImpact Evaluation

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 23: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

WE’RE HERE TO HELP YOUYOU!

phone:  Patrick Santelli, Project Coordinator, (612) 625‐3759Mollie Thompson, Program Assistant, (612) 626‐1028

e‐mail:

[email protected]

[email protected]

Questions about the RFP?Questions about the RFP?

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 24: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

1.

Sponsorship Program–

Three levels – Gold, Silver, Bronze   $1500 ‐

$500

– Sponsor a school or a technology or specific project

2.

Mentoring Program–

Volunteer to help a school with implementation of projects

3.

Connecting Schools with Utility Representatives

4.

Identify Financial Assistance Sources–

Federal Stimulus & State Energy Efficiency Funds

Additional Resources for SchoolsAdditional Resources for Schools

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 25: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Clean Energy Resource Teams

Minnesota Pollution Control Agency

Minnesota Office of Energy Security

Funding provided by Minnesota Environment and  Natural Resources Trust Fund as recommended by  Legislative‐Citizen Commission on Minnesota 

Resources

Program ManagersProgram Managers

www.SchoolsCuttingCarbon.org

Page 26: MnSCC Large Grant Opportunity Webinar

Environmental Resources Management

USGBC Mississippi Headwaters Chapter

Will Steger Foundation

Youth Energy Summit (YES!)

Transcampus

Energy Action Movement (TEAM MN)

Youth Environmental Activists (YEA MN)

Project Green Fleet

Program PartnersProgram Partners

www.SchoolsCuttingCarbon.org