Mäntsälän kunta viestii ja kuuntelee

Linjauksia ja vinkkejä viestintään

2019

2

Mäntsälän kunta viestii ja kuuntelee - Linjauksia ja vinkkejä viestintään

Sisältö

1. Johdanto  32. Viestinnän työnjako  43. Viestinnän selkeys ja yksiselitteisyys  4 Vinkkejä selkeän dokumentin laatimiseen  54. Mäntsälän viestintävälineet  5 Sähköpostit sisäisessä viestinnässä  65. Esimies- ja johtamisviestintä  6 Esimiesviestinnän hyvät käytännöt  66. Luottamushenkilöviestintä  7 Luottamushenkilön viestinnän vastuut ja velvoitteet  87. Yhteistyö tiedotusvälineiden kanssa  88. Asukasviestintä  9 Mäntsälän hyvien asioiden viestintä  99. Yritysviestintä  1010. Viestintä mainekriisissä  1011. Viestintäohjeistuksen päivitys ja arviointi  10

3

1. Johdanto

Mäntsälän kunta viestii ja kuuntelee –opas on tarkoitettu tukemaan henkilökuntaa ja luottamushenkilöitä kuntaan liittyvässä viestinnässä.

Viestinnässä periaatteena on, että työntekijä viestii omasta työstään: lähtökohtana on asiantuntijaviestintä. Omia yksityisiä mielipiteitä tai arvailuja ei esitetä julkisuudessa. Omaa asiantuntijuutta tulee kuitenkin rohkeasti tuoda esille ja esimiesten rooli on kannustaa alaisiaan asiantuntijaviestinnässä.

Mäntsälän kuntaviestinnässä huomioidaan kunnan asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet, joista säädetään kuntalaissa. Sosiaalisen median välineitä hyödynnetään erityisesti kunnan ulkoisessa viestinnässä, mutta ne eivät syrjäytä perinteisiä viestintäkanavia, vaan täydentävät niitä. Visuaalisen viestinnän merkitys kasvaa, jolloin kuvat ja videot ovat nykypäivää. Digitaaliset viestintävälineet mahdollistavat myös muiden viranomaisten päivityksien jakamisen.

Mäntsälän viestintä jaetaan yleisellä tasolla ulkoiseen viestintään sekä sisäiseen, työyhteisöä tukevaan viestintään. Kunnan ulkoisella viestinnällä luodaan käsitystä paikkakunnasta ja sen palveluista myös niille perheille ja yrityksille, jotka suunnittelevat muuttoa Mäntsälään. Periaatteena voidaan pitää, että samalla kun kunta tekee palvelutarjonnan muutoksia, sovitaan myös uuden palvelutarjoajan ja kunnan väliset viestintävastuut. Eri sosiaalisen median sovelluksilla on omat käyttäjäryhmänsä, ja tästä syystä kuntaviestintä tavoittaa kuntalaiset yhtäaikaisesti monta kanavaa käyttämällä. Monikanavainen viestintä tavoittaa tehokkaammin myös Mäntsälän tulevat asukkaat ja yrittäjät. Digitaaliset sosiaalisen median alustat tekevät mahdolliseksi kuntalaisten äänen, mielipiteiden ja kysymysten kuulemisen. Tästä syystä median seuraaminen ja julkisen keskustelun tulkitseminen ovat keskeinen osa kunnan viestintää.

Mäntsälän hyvien asioiden

viestintä sivulla 9

Esimies-viestinnän hyvät

käytännöt sivulla 6

4

2. Viestinnän työnjako

Kunnanjohtaja on keulakuva toimiessaan julkisuudessa. Myös työyhteisöviestinnässä hänellä on keskeinen asema, sillä kunnanjohtaja huolehtii siitä, että kunnassa on selkeä viestintästrategia.

Toimialajohtaja vastaa siitä, että viestintä tukee johtamista ja viestintästrategia toteutuu kunnassa. Vastuuhen-kilö osallistuu johtoryhmään ja tuomaan vies-tinnällistä näkökulmaa päätöksentekoon. Tämä tukee osaltaan kunnan pyrkimystä avoimuuteen suhteessa kuntalaisiin. Kunnan keskitetystä vies-tinnästä vastaa konsernipalvelut, joka koordinoi koko kunnan viestintää.

Kunnan viestintäryhmä koordinoi virallista tiedottamista ja esimerkiksi erilaisten tilaisuuksien järjestämistä, jotta Mänt-sälä kunnan viestintä olisi tasalaatuista.

Yksittäiset viranhaltijat ja työntekijät viestivät omasta tehtävästään ja vastuualueel-taan. He jakavat kuntalaisille ajankohtaisista asioista tietoja, ei kuitenkaan mielipiteitä,

Laki viranomaisten toiminnan julkisuu-desta toteaa, että viranomaisten on edistettävä toimintansa avoimuutta (Saavutettavuusdirek-tiivi, liite 1.). Viranomaisilla on velvollisuus tuot-taa ja jakaa tietoa sellaisilla keinoilla, jotka ovat

yleisön helposti saatavissa ja käytettävissä.

Sosiaalinen media on yksi niistä keinoista, joilla erilaisia yleisöjä tavoittaa. Näin ollen sosiaalisen median mahdollisuuksien käyttäminen kunnassa

edistää parhaimmillaan demokratiaa ja lisää päätöksenteon läpinäkyvyyttä.

Sosiaalisen median avulla julkishallinto voi avata päätöksenteon taustoja, kertoa valmistelutyön

vaiheista ja edistää hankkeita kohtaan tunnetta-vaa luottamusta.

Sosiaalisessa mediassa virkahenkilö tai työnte-kijä voi kertoa siitä, minkälaiset asiat ovat ajan-kohtaisia, miten niitä valmistellaan ja mitä tällä

hetkellä asioiden parissa tehdään.

arvailuja tai ennustuksia. Julkisen keskustelun seuraaminen ja siihen vastaaminen kuuluu kiin-teästi kuntatyöntekijöiden viestintään.

Toimialojen Some-tukihenkilöt opastavat ja tukevat työntekijöitä sosiaali-sen median käytössä sekä antavat ehdotuksia sosiaalisen median välineiden hyödyntämisessä. Tehtävää varten Some-tukihenkilöt päivittävät omaa osaamistaan erilaisissa koulutuksissa.

Luottamushenkilöiden kansalaisille lähettämät viestit pyrkivät avaa-maan kuntalaisille poliittisen toiminnan arvo-pohjaa sekä sisältöjä. Lisäksi luottamushenkilöt voivat korjata virheellisiä käsityksiä poliittisten ryhmien tavoitteista ja päätösten taustoista.

3. Viestinnän selkeys ja yksiselitteisyys

Kunnan uutiset, tiedotteet ja viralliset pöytäkirjat ovat keskeinen osa kunnan asukas- ja yritysvies-tintää. Myös erilaiset valmiiksi tehdyt asiakirja-pohjat kuuluvat siihen.

Mäntsälässä selkokielinen viestintä on keskeis-ten dokumenttien laatimisessa ohjenuorana. Kunnan asiakirjojen ymmärrettävään kieliasuun ja selkeyteen kiinnitetään huomiota.

Samalla tavalla kiinnitetään huomiota esitteiden, opasteiden ja tiedotteiden visuaaliseen ja kielelli-seen selkeyteen.

Mäntsälässä tiedostetaan, että ymmärrettävä viestintä merkitsee myös kuntalaisten tasaver-taista kohtelua.

Uusi tietosuojalaki astui voimaan vuo-

den 2019 alusta ja sitä sovelletaan rinnak-

kain EU:n tietosuoja-asetuksen kanssa,

jonka soveltaminen alkoi toukokuussa

2018.

5

4. Mäntsälän viestintävälineet

Mäntsälän kunnan työyhteisön käytössä olevista viestintävälineistä ja niiden hyödyntämisestä päätetään toimialoilla.

Ulkoisen viestinnän välineet on priorisoitu toimi-alakohtaisesti siten, että niillä tavoitetaan kun-talaiset ja yhteistyökumppanit välittömästi ja monikanavaisesti.

Kunnan sisäisessä viestinnässä kanavat valitaan siten, että niillä tavoitetaan halutut henkilöt ilman että viestintä kuormittaa turhaan työn tekemistä.

Päivittäiset viestintäkanavat henkilökunnan sisäi-sessä viestinnässä on lueteltu liitteessä 2.

Vinkkejä selkeän dokumentin laatimiseen

Vaikeiden rakenteiden välttäminen

Vältä vaikeita sijamuotoja, kuten vaimoineen.

Vältä vaikeita verbimuotoja, kuten juoksennellessamme.

Vältä passiivia. Passiivin sijasta lauseeseen on hyvä löytää aktiivinen tekijä.

Kieltomuotojen kääntäminen myöntömuodoiksi parantaa tekstiä.

Lause- ja virketaso

Suosi lyhyitä lauseita ja virkkeitä.

Kerro vain yksi tärkeä asia yhdessä lauseessa.

Sijoita tärkein asia päälauseeseen ja tarkennuk-set sivulauseeseen.

Sijoita yleensä tuttu asia lauseen alkuun ja uusi asia loppuun.

Suosi suoraa sanajärjestystä silloin, kun ei ole erityistä syytä käyttää epäsuoraa.

Vältä vaikeita virke- ja lauserakenteita ja pitkiä määriteketjuja.

Tekstin tarkistus

Lue teksti uudelleen jonkin ajan kuluttua ja parantele sitä tarpeen mukaan.

Tarkista, että rakenne on looginen.

Mieti, ovatko kaikki yksityiskohdat todella tarpeen.

Mieti myös vastakkaisesti: sisältääkö kirjoituksesi tarpeeksi uutta tietoa, vai oletko toistanut vain itsestäänselvyyksiä?

Tekstin ääneen lukeminen auttaa usein viimeistelyssä.

Suomi.fi-palvelukokonaisuus

tarjoaa kansalaisille, yrityksille ja viranomaisille sujuvimman, luontevimman ja tehokkaimman tavan hoitaa julkishallintoon liittyvät asiansa.

Suomi.fi-verkkopalvelu tarjoaa julkishallinnon asi-akkaille pääsyn palveluihin, omiin tietoihin ja sähköisiin viesteihin helposti yhdestä paikasta.

Verkkopalvelussa tarjotaan kansalaisille

tietosisältöjä eri elämäntilanteisiin ja tietoa niihin liittyvistä palveluista.

Suomi.fi-palveluita voivat ottaa käyttöönsä julki-sen hallinnon organisaatiot ja yksityinen sektori.

Suomi.fi-tunnistusta ja Suomi.fi-viestejä voivat kui-tenkin käyttää vain julkishallinnon organisaatiot. Suomi.fi -verkkopalvelun käyttäminen ei ole kun-nille vapaaehtoista, vaan se on niille pakollinen

viestintäkanava ja –keino.

6

5. Esimies- ja johtamisviestintä

Johtamis- ja esimiestyöstä on tullut yhä enem-män viestintää. Viestinnän henkilökohtaistu-minen näkyy kaikessa julkisessa johtamisessa. Johtajilta ja esimiehiltä odotetaan yhä enemmän välitöntä yhteydenpitoa ja näkyvyyttä.

Työyhteisössä lähiesimiehet ovat keskeisessä roolissa työyhteisön ja ylimmän johdon välillä. Heiltä odotetaan ajankohtaista tietoa, mahdolli-suutta keskustella työhön liittyvistä asioista sekä erilaisten tilaisuuksien järjestämistä.

Toimialajohtajan viestintä nostaa koko toimi-alan näkyvyyttä. Johtajan persoonallisuus ja oman tyylin säilyttäminen ovat keskeinen osa sosiaalisen median johtamisviestintää. Henki-lökohtaisuus ei kuitenkaan tarkoita yksityiselä-män avaamista julkisesti vaan tietojen jakamista omalla persoonallisella kielellä ja tavalla.

Esimiesviestinnän hyvät käytännöt

Viikkokokoukset, jotka tarjoavat lähiesimiehille mahdollisuuden jakaa tietoa, kuulla ja keskus-tella työyhteisön kanssa ajankohtaisista asioista sekä niiden soveltamisesta työtehtäviin. Viikko-kokoukset voidaan jakaa infotilaisuuksiin, idea-palavereihin ja päätöksentekokokouksiin.

Palautekeskustelut, jotka järjestetään työyh-teisön saavuttaessa tärkeän tavoitteen ja jonka yhteydessä voidaan juhlistaa tavoitteen saavut-tamista yhteen kokoontumalla.

Sähköpostit sisäisessä viestinnässä

• Mäntsälässä noudatetaan alla olevia ohjeita sähköpostin käytössä ja sen vähentämiseksi.

• Kirjoita sähköpostiviestit sellaisiksi, joita itse haluaisit lukea eli selkeiksi ja lyhyiksi.

• Jos asiaa ei voi kirjoittaa lyhyesti, sähköposti voi olla väärä viestintäkeino. Silloin voit laatia viestisi tiedostoksi esimerkiksi Mantraan tal-lennettavaksi ja viestiä sen olemassaolosta Mantrassa sähköpostilla.

• Otsikon pitää kertoa heti, mitä asia koskee.

• Tarkista että viestin sisältö vastaa sen otsik-koa. Jos pitkässä viestiketjussa ryhdytään yht-äkkiä puhumaan ihan toisesta asiasta, pitää otsikkoa muuttaa.

• Viestejä ei kannata säilöä. Avaa viesti ja lue se. Sen jälkeen vastaa siihen heti, arkistoi tai deletoi.

• Sähköposti sopii kertakäyttöisten viestien välittämiseen.

• Jos asia vaatii keskustelua, sähköposti ei ole tarkoituksenmukaisin väline.

• Sähköposti sopii parhaiten kahdenkeskiseen viestitykseen, suuremman ryhmän keskuste-luun on olemassa parempia välineitä, kuten esimerkiksi WhatsApp.

• Pyrimme käyttämään kaikessa tiedonsiir-rossa ja tiedonsäilytyksessä 0365 yhteisiä pilvityökaluja; sähköposti ei ole ensisijainen väline tiedostojen lähettämiseen.

Blogissa yhdistyy kunnan ulkoinen ja sisäinen viestintä

Blogi on verkkosivusto, jolle on ominaista tekstin päiväkirjamaisuus tai kirjoittajan henkilökohtainen näkökulma käsiteltyyn

aiheeseen tasapuolisuuteen pyrkimisen sijaan.

Henkilökohtaisuus ei merkitse paljastuksia eikä henkilöön menevää uutisointia, vaan

asemasta nousevaa näkymää arkeen.

Blogissa on mahdollisuus esimerkiksi kuvata kouluvuoden kulkua rehtorin näkökulmasta

tai toimialan näkymiä toimialajohtajan vinkkelistä. Blogiin tehdyt merkinnät näkyvät

lukijoille aikajärjestyksessä.

Kunnan viestinnässä suositellaan blogien käyttämistä.

7

Perehdyttämisestä hyötyy uusi työntekijä ja hänen työyhteisönsä, sekä myös työnantaja. Perehtymistä varten tarvitaan yleisen perehdy-tysohjelman ohella toimialan omat käytännöt. Tarkemmat rekrytointiohjeet löytyvät Mantrasta.

Mentorointi tarkoittaa kahden kollegan välistä yhteistyötä ja viestintää, jossa organisaatiossa olevaa hiljaista tietoa jaetaan uudelle työn-tekijälle.

Kuntasektorilla eläkkeelle siirtyminen merkitsee organisaation sisäistä muutosta, jota voidaan helpottaa mentorointiohjelmalla. Siinä eläkkeelle siirtyvä, kokenut työntekijä toimii mentorina vas-tarekrytoidulle, usein uusimman ammattikoulu-tuksen saaneelle työntekijälle.

Mentorointiparin työskentely perustuu kes-kusteluun, mielipiteiden vaihtamiseen ja opet-tamiseen, joka tapahtuu työajalla työvuoron puitteissa riittävän usean työpäivän ajan. Mento-rointiohjelma päättyy palautekeskusteluun, jonka perusteella mentorointiohjelmaa voidaan kehittää.

6. Luottamushenkilöviestintä

Viranhaltijoilla ja luottamushenkilöillä on yhtei-nen etu tehdä yhdessä työtä kunnan hyväksi. Luottamushenkilöiden aktiivinen yhteydenpito kuntalaisiin vahvistaa positiivista kuntaviestintää.

Luottamushenkilöiden ja kuntahallinnon välistä sisäistä viestintää ohjaa luottamushenkilöiden rajallinen tietojensaantioikeus. Valtuutetuilla on oikeus saada vain se tieto, jota luottamus-toimen hoitaminen edellyttää. Tietojensaantioi-keus koskee julkisten asiakirjojen lisäksi vielä

Arvostavat rituaalit, kuten tilaisuudet vuoden juhlapäivien, tärkeän työhön liittyvän merkkipäi-vien vuoksi sekä työntekijän henkilökohtaisen merkkipäivän muistaminen.

Kehityskeskustelut, joissa kuullaan työyhteisön ajatuksia työn tekemisestä ja jotka johtavat konk-reettisiin toimenpiteisiin, joilla työyhteisön työta-poja ja -keinoja kehitetään.

Aamukahvit, joissa keskustellaan yhteisistä ajankohtaisista asioista.

Pikakokoukset, joissa pyritään ajankohtaisten asioiden nopeaan käsittelyyn.

Esimiesten aamutunnit, joissa viestitään ajan-kohtaisista asioista ja jaetaan yhteisiä hyödyllisiä käytäntöjä

Uuden työntekijän perehdyttäminen tapah-tuu uuden työnantajan järjestämänä koulutuk-sena, jossa työntekijä tutustuu työympäristöön ja -yhteisöön, omiin työtehtäviinsä sekä koko organisaatioon. Onnistuneen perehdyttämi-sen tavoitteena on luoda hyvä perusta työssä viihtymiselle.

Rekrytointiviestintä on siirtynyt sosiaaliseen

mediaan, joten uusia työntekijöitä rekrytoitaessa

kannattaa viestiä siellä missä työnhakijat ovat eli

LinkedInissä, Instagramissa, Facebookissa ja Twitterissä.

Sosiaalisella medialla on roo-linsa työpaikkaa

valitessa, sillä hakijat ovat kiinnostuneita siitä, mil-

lainen kulttuuri ja millaisia ihmisiä

organisaatiossa on.

8

• Hyvän tavan mukaista on, että luottamushen-kilö selvittää ensin ajankohtaisen asian taustat kunnan työntekijöiden kanssa ennen kuin ottaa asiaan julkisesti kantaa.

(ks. Lähde: Tytti Määttä 2017, Valtuutetun käsikirja)

7. Yhteistyö tiedotusvälineiden kanssa

Aktiivinen ulkoinen viestintä on tärkeä kuntamai-netekijä. Kuntalaiset saavat valtaosan tiedoista median välityksellä, joten median edustajat näh-dään kumppaneina.

Median ammattilaiset arvostavat sitä, että kunta viestii heille avoimesti ja säännöllisesti. Silloin kuntahallinnon jäsenet itse ovat aktiivisia toimit-tajien suuntaan. Paikallisaiheista uutisoiva media on kunnalle tärkeä yhteistyötaho.

Toimittajien työtä helpotetaan siten, että kysyt-täessä kunnan päätöksenteosta annetaan tietoja helposti ja riittävän ajoissa.

Mäntsälän kunta viestii median välityksellä kun-talaisille niistä hyödyllisistä toimenpiteistä, joita se tekee päivittäin kuntalaisille. Tarpeellista onkin, että päätökset osataan nähdä ennen kaik-kea tuotetun hyvän ja hyödyn näkökulmasta.

julkaisemattomia ja salassa pidettäviä asiakirjoja. Salassa pidettäviin tietoihin liittyy vaitiolovelvolli-suus sekä hyväksikäyttökielto.

Luottamushenkilöiden sosiaalisen median käyt-töä rajoittaa suljettujen kokousten keskustelujen luottamuksellisuus. Eri toimielinten kokoukset valtuustoa lukuun ottamatta ovat lähtökohtai-sesti suljettuja eikä niissä käytyjä keskusteluja saa paljastaa ulkopuolisille, vaikka päätös ja äänestyksen tulos ovat julkisia.

Vaitiolovelvollisuus estää myös salassa pidet-tävien tietojen jakamisen ulkopuolisille. Polii-tikko voi kertoa, mitä mieltä itse on ollut, mutta kokouksessa ilmaistujen toisten päättäjien tai työntekijöiden mielipiteitä ei voi jakaa eteenpäin.

Yhteistyö luottamushenkilöiden ja kuntatyönte-kijöiden välillä on keskeinen elementti kunnan tiedolla johtamisessa. Kunnanvaltuusto päättää kunnan pitkän aikavälin strategiasta sekä sen mukaisten tavoitteiden rahoittamisesta.

Työnjaossa kunnan työntekijöiden tehtävänä on tuottaa tietoa päättäjien käyttöön sekä valmis-tella vaihtoehtoja yhdessä luottamushenkilöiden kanssa.

Luottamushenkilön viestinnän vastuut ja velvoitteet

• Kuntalain mukaisen johtamissopimuksen laa-timinen selkeyttää työnjakoa kunnanjohtajan ja kunnanhallituksen puheenjohtajan välillä. Tavoitteena on, että vastuu kunnan ylim-mästä johtamisviestinnästä jakautuu johta-missopimuksen mukaisesti.

• Kunnanjohtaja vastaa viraston johtamisesta ja viestinnästä, kun taas poliittinen johto poliittisesta johtamisesta ja viestinnästä.

• Työntekijät asiantuntijoina vastaavat eri näkökulmat esille tuovasta valmistelusta ja sen viestinnästä.

• Valtuustoryhmän puheenjohtaja määrittää keskustelukulttuurin omassa asiassaan valtuustoryhmässä.

9

8. Asukasviestintä

Mäntsälässä halutaan siirtyä yksisuuntaisesta tiedottamisesta kaksisuuntaiseen ja vuorovaikut-teiseen viestintään. Kuntalainen määrittelee vies-tinnän tarpeen ja on tasavertainen keskustelija ja asiantuntija itseään koskevissa asioissa.

Asukasviestinnän ytimessä on molempia osa-puolia hyödyttävä viestintä palveluista ja oikeu-desta niihin. Silloin kuntalainen tietää, mitä palveluita hän voi saada, mistä ja milloin.

Kaksisuuntainen, aktiivinen viestintä on mitä suuremmassa määrin kunnan markkinointitekijä. Jokaisella alueella on jonkinlainen maine, positii-vinen, negatiivinen tai neutraali, joka nousee mielikuvista ja käsityksistä.

Mielipiteet syntyvät joko itse koetun tai kuul-lun perusteella. Kunnan teot ja tekemättä jättä-miset vaikuttavat maineeseen, sillä se rakentuu ja kasvaa hitaasti arkisesta työstä ja kaikesta vuorovaikutuksesta. Vuorovaikutuksen määrä ja laatu ovat keskeiset työvälineet maineen kasvattamiseen.

Asiakaspalvelu kahden ihmisen välillä voidaan nähdä osana arkista mainetyötä. Toimiva pal-veluviestintä auttaa yksittäistä kuntalaista ja luo tehokkaasti myönteistä mainetta. Ystävällinen ja asiantunteva kontakti ylläpitää ja levittää par-haalla tavalla myönteistä henkeä ensikohtaami-sesta lähtien.

Yksittäisten kohtaamisten tukena ovat hyvin järjestetyt keskustelufoorumit, kuten asukasti-laisuudet, avoimet ovet, asukasraadit ja kyse-lyt. Niissä on mahdollisuus kysellä ja kuulla kuntalaisia.

Kokonaisvaltainen näkemys palveluihin tukee mainetyötä ja hyötyjä syntyy esimerkiksi mat-kailu- ja asukasneuvonnan yhdistämisestä.

Mäntsälän hyvien asioiden viestintä

• Kerro positiivisia henkilötarinoita, se tuo kunnan uutisen lähelle lukijaa.

• Kerro niistä tekijöistä, jotka erottavat Mäntsälän muista asuinpaikoista ja samalla nostavat sen esille toisista kunnista.

• Viesti niin, ettei ratkaista organisaation ongelmaa, vaan kerrotaan lopputulok-sesta, joka koskettaa kuntalaista.

• Mieti, voiko kuntalainen sijoittaa itsensä tarinaan. Parhaiten se onnistuu ruohon-juuritasolla yksittäisen ihmisen kokemuk-sista, tunteista ja ajatuksista käsin.

• Selosta, miten tietty henkilö hyötyy kunnan palveluista. Konkreettisella tasolla korvataan yleisen tason kuvaus palveluista.

• Katso, miltä sisältö näyttää. Esimerkiksi grafiikantuleeviedätarinaaaidostieteenpäin.

• Luo toivoa hyvästä tulevaisuudesta kun-nan asukkaana.

• Viesti kunnan menestystekijöistä jatku-vasti. Kerro kohtaamisista ja positiivisista arjen asioista.

• Viesti kuntalaisille yhä uudelleen kunnan onnistumisista ja tee näkyväksi sitä työtä, mikä tekee kunnasta elinvoimaisen. Sitä työtä ei ole mitään syytä piilottaa.

Palveluviestintä auttaa myös työyhteisöä. Aktiivinen viestintä

palveluista vähentää turhia kyselyitä sekä

turhautuneiden kuntalaisten

yhteydenottoja.

10

Kuntamainetyöhön kuuluvia asioita

• Alueen erityiseen luonteeseen ja sen vah-vuuksiin perustuva viestintästrategia

• Pääviestien kirkastaminen, jossa sovitaan keskeiset sanomat tai viestit

• Yhtenäinen visuaalinen ilme, joka noudattaa alueen erityisiä vahvuuksia rohkealla tavalla

• Puhetyyli ja asenne, jossa selkeytetään millä termeillä ja tyylillä paikkakunnasta kerrotaan

• Päivittäinen toiminta: minkälaiset teot tuke-vat kuntamainetta ja miten mainelupaus arkisessa toiminnassa ja päivittäisissä koh-taamisissa lunastetaan

9. Yritysviestintä

Mäntsälän kunnan yritysmarkkinointi- ja vies-tintä on koordinoitua, keskitettyä viestintää. Mäntsälän Yrityskehitys Oy (MYK) tarjoaa sijoittumispalveluja, yritysten kehitystyötä, toimitilasuunnittelua, sijoittumishankkeita, ener-giaratkaisuja sekä vinkkejä paikkakunnasta. MYK:n tehtävänä on auttaa yrityksiä sijoittumaan Mäntsälään ja kehittää paikallista elinkeino-elämää.

Tämän lisäksi MYK välittää kunnan yritystont-teja ja teollisuustontteja. Se pitää myös rekisteriä yksityisestä toimitilatarjonnasta sekä paikallisista yrityksistä. Se antaa neuvontaa yrityksen perus-tamista suunnitteleville ja antaa panoksensa toi-minnassa olevien yritysten kehittämisessä.

10. Viestintä mainekriisissä

Kriisitilanne voidaan jakaa kolmeen alalajiin: kansalliseen kriisiin, kuten pandemia, yhteisöä kohtaavaan kriisiin, kuten Mäntsälässä tapah-tuneeseen onnettomuuteen sekä organisaation kohtaamaan kriisiin.

Mainekriisejä syntyy eri syistä. Yhteistä niille on tarve käynnistää nopeasti hallittu ja suunniteltu viestintä julkisuudessa sekä myös työyhteisölle.

Mainekriisejä voidaan ennakoida ja niihin voi-daan valmistautua, sillä niiden juuret kasva-vat paljon ennen kuin ne puhkeavat julkiseksi keskusteluksi.

Vastuusta pakeneminen, vaikeneminen ja asian kieltäminen sekä valehteleminen julkisuudessa ovat kriisiin vastaamisessa huonoimmat vaih-toehdot. Huonoin vaihtoehto on kuitenkin se, että tilanteen ollessa päällä unohdetaan omat ihmiset ja henkilökunta. Tärkeintä onkin aloit-taa tilanteen selvittäminen aina organisaation sisällä.

Johtamisvastuut on oltava selvät ja hallintosään-nön mukaiset. Henkilökunta odottaa, että kun-nan edustaja toimii selkeästi ja tilanteeseen on vastuutettu henkilö, joka rauhoittaa tilanteen omalla toimialueella tai palveluyksikössä. Kun-nan keskeiset luottamushenkilöt tulee pitää hyvin informoituna.

Normaaliajan merkittävässä häiriötilanteessa tai poikkeustilanteessa (esim. kansallinen häiriö tai kriisi) viestintävastuussa on kunnanjohtajan joh-dolla toimiva valmiusjohtoryhmä. Sen tukena toi-mii häiriötilanneviestintäryhmä, joka on sama, kuin kunnan viestintäryhmä. Ryhmää voidaan tarvittaessa häiriötilanteen laajuuden perusteella täydentää.

11. Viestintäohjeistuksen päivitys ja arviointi

Viestinnän tavoitteita ja ohjeistuksessa linjattuja asioita arvioidaan kunnan johtoryhmässä ja kun-nan vuosiraportoinnissa. Viestinnän osaamista tukevat koulutukset ovat osa kunnan henkilöstö-työtä ja mukana koulutussuunnitelmassa.

Liitteet: 1. Saavutettavuusdirektiivi 2. Viestintävälineet

Häiriötilanne-viestintään

on oma viestintäohje.