mobility tool+ przewodnik dla beneficjentów programu erasmus+...
TRANSCRIPT
EUROPEAN COMMISSION DIRECTORATE-GENERAL FOR EDUCATION AND CULTURE Education and vocational training; Coordination of Erasmus+ Coordination of National Agencies Erasmus+
Mobility Tool+
Przewodnik dla beneficjentów
programu Erasmus+
Wersja: 28 listopada 2014 r.
Mobility Tool+ wersja 1.3
Wersja dokumentu: 1.0
Ta strona celowo pozostaje pusta
Spis treści
1. INFORMACJE OGÓLNE .......................................................................................... 7
1.1. Opis ................................................................................................................... 7
1.2. Użytkownicy narzędzia Mobility Tool+ ........................................................... 8
2. LOGOWANIE DO SYSTEMU MOBILITY TOOL+ ............................................... 9
2.1. Jaki jest adres URL systemu Mobility Tool+? .................................................. 9
2.2. Jak zalogować się do systemu Mobility Tool+? ............................................... 9
2.3. Jak zmienić język w systemie Mobility Tool+? .............................................. 11
3. PROJEKT .................................................................................................................. 12
3.1. Jak wyświetlić informacje o projekcie? .......................................................... 12
3.2. Ogólny zarys interfejsu użytkownika .............................................................. 14
3.3. Jak edytować informacje o projekcie? ............................................................ 15
3.3.1. Zmiany wprowadzane ręcznie przez użytkownika ........................... 15
3.3.2. Zmiany automatyczne ....................................................................... 15
4. ORGANIZACJE ....................................................................................................... 16
4.1. Jak wyświetlić listę organizacji? ..................................................................... 17
4.2. Jak dodać nową organizację? .......................................................................... 19
4.3. Jak edytować dane organizacji? ...................................................................... 22
4.4. Jak eksportować dane organizacji? ................................................................. 23
4.5. Jak usunąć organizację? .................................................................................. 24
5. DANE KONTAKTOWE .......................................................................................... 24
5.1. Osoby kontaktowe w organizacjach ................................................................ 24
5.2. Jak wyświetlić listę osób kontaktowych? ........................................................ 24
5.3. Jak dodać nową osobę kontaktową? ................................................................ 25
5.4. Jak edytować dane osoby kontaktowej? .......................................................... 27
5.5. Jak usunąć dane osoby kontaktowej? .............................................................. 28
5.6. Jak nadać lub odebrać osobie kontaktowej dostęp do Mobility Tool+? ......... 28
6. MOBILNOŚCI .......................................................................................................... 32
6.1. Jak wyświetlić listę mobilności? ..................................................................... 32
6.2. Jak dodać nową mobilność? ............................................................................ 33
6.3. Jak edytować informacje o mobilności? ......................................................... 38
6.4. Jak usunąć jedną lub więcej mobilności? ........................................................ 38
6.5. Wsparcie językowe online............................................................................... 39
6.6. Importowanie i eksportowanie danych dotyczących mobilności .................... 40
6.6.1. Eksportowanie danych ...................................................................... 40
6.6.2. Importowanie i aktualizacja danych .................................................. 41
6.6.3. Edytory tekstu i arkuszy kalkulacyjnych ........................................... 54
7. RAPORTY UCZESTNIKÓW .................................................................................. 56
7.1. Jak zawiadamiać uczestników o konieczności złożenia raportu? ................... 56
7.2. Jak sprawdzić status raportu uczestnika? ........................................................ 57
7.3. Jak sprawdzić zawartość raportu uczestnika? ................................................. 57
8. BUDŻET ................................................................................................................... 58
8.1. Jakie są elementy budżetu projektu na stronie „Budżet”? .............................. 58
8.2. Jak sprawdzić budżet projektu? ....................................................................... 59
8.3. Jak zmieniać dane budżetowe projektu? ......................................................... 59
9. RAPORTY ................................................................................................................ 60
9.1. Jak złożyć raport końcowy do Narodowej Agencji? ....................................... 60
9.2. Co dzieje się po złożeniu raportu końcowego? ............................................... 62
9.3. Jak edytować dane projektu po złożeniu raportu końcowego? ....................... 62
10. WSPARCIE I ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW .............................................. 62
10.1. Kontakt z helpdeskiem w Narodowej Agencji ................................................ 62
10.2. Rozwiązywanie najczęściej spotykanych problemów .................................... 62
10.2.1. Podczas importu znaki diakrytyczne zostają zastąpione znakami
zapytania 62
10.2.2. Microsoft Excel nie otwiera poprawnie plików CSV
wyeksportowanych z systemu Mobility Tool+ ................................. 63
10.2.3. Strona Mobility Tool+ nie wyświetla się prawidłowo w Microsoft
Internet Explorerze ............................................................................ 69
Wstęp
Ze względów bezpieczeństwa i poszanowania prywatności, nazwiska i adresy email w
zrzutach ekranu aplikacji zostały zamazane. Akronimy nazw agencji widoczne na zrzutach są
stosowane wyłącznie do celów informacyjnych i demonstracyjnych. Wszystkie zrzuty ekranu
pochodzą z wersji testowej Mobility Tool+. Dane przedstawione w zrzutach ekranu nie są
danymi rzeczywistymi z systemu. Dane kontaktowe organizacji widoczne na niektórych
zrzutach ekranu są danymi ogólno dostępnymi.
Niniejszy dokument opisuje funkcjonalności wersji Mobility Tool+ określonej na stronie
tytułowej podręcznika.
Historia dokumentu
Wersja Data Opis Wersja aplikacji Mobility
Tool+
Zmodyfikowane
strony
1.0 28/11/2014 Wersja
początkowa 1.3 Wszystkie
Ta strona celowo pozostaje pusta
Mobility Tool+ Guide for Beneficiaries of the Erasmus+ programme
7
1. INFORMACJE OGÓLNE
1.1. Opis
Mobility Tool+ jest internetowym narzędziem do współpracy, zarządzania i raportowania,
stworzonym na potrzeby projektów mobilności realizowanych w ramach programu „Uczenie
się przez całe życie" (LLP) oraz projektów programu Erasmus+. Narzędzie zostało
przygotowane przez Komisję Europejską, a przeznaczone jest dla beneficjentów projektów
Erasmus+ zarządzanych przez narodowe agencje.
Użytkownicy narzędzia Mobility Tool+ znajdą w nim część danych dotyczących
realizowanych przez nich projektów, jak również będą mogli wpisać pozostałe dane.
Użytkownicy mogą obsługiwać w narzędziu realizowane przez siebie projekty,
wprowadzając informacje o uczestnikach, ich mobilnościach (wyjazdach), rezultatach oraz
wypełniając i aktualizując informacje finansowe. System wygeneruje raporty uczestników i
beneficjentów na podstawie danych dotyczących mobilności wprowadzonych przez
użytkowników Mobility Tool+.
Poniższy diagram przedstawia elementy projektów zarządzanych w Mobility Tool+.
Mobility Tool+ wspiera następujące typy akcji i akcje:
(1) Akcja 1 (Key Action 1 - KA1):
Mobility Tool+ Guide for Beneficiaries of the Erasmus+ programme
8
– KA101 – Mobilność kadry edukacji szkolnej
– KA102 – Mobilność osób uczących się i kadry w ramach kształcenia i szkolenia
zawodowego
– KA103 – Mobilność studentów i pracowników szkół wyższych
– KA104 – Mobilność kadry edukacji dorosłych
– KA105 – Mobilność osób młodych i osób pracujących z młodzieżą
(2) Akcja 2 (Key Action 2 – KA2):
– KA200 – Partnerstwa strategiczne dotyczące więcej niż jednego sektora edukacji
– KA201 – Partnerstwa strategiczne w dziedzinie edukacji szkolnej
– KA202 – Partnerstwa strategiczne w dziedzinie kształcenia i szkoleń zawodowych
– KA203 – Partnerstwa strategiczne w dziedzinie szkolnictwa wyższego
– KA204 – Partnerstwa strategiczne w dziedzinie edukacji dorosłych
– KA205 - Partnerstwa strategiczne w dziedzinie młodzieży
(3) Akcja 3 (Key Action 3 – KA3):
– KA347 – Usystematyzowany dialog: spotkania osób młodych i decydentów do spraw
młodzieży
1.2. Użytkownicy narzędzia Mobility Tool+
Użytkownikami narzędzia Mobility Tool+ są:
– Beneficjenci (organizacje będące beneficjentami programu) – główni użytkownicy
narzędzia, których zadaniem jest wprowadzanie do systemu informacji dotyczących
projektów i danych uczestników mobilności za pomocą graficznego interfejsu
użytkownika lub za pomocą importu oraz za wprowadzanie danych
finansowych. Beneficjenci mają również dostęp do danych z raportów uczestników.
– Narodowe Agencje – użytkownicy z NA odpowiedzialni są za monitorowanie informacji
na temat projektów i za potwierdzanie/zatwierdzanie informacji wprowadzonych przez
Beneficjentów.
– Dyrekcja Generalna Komisji Europejskiej ds. Edukacji i Kultury (DG EAC) – właściciel
systemu i jego główny administrator.
– Uczestnicy mobilności – nie są bezpośrednimi użytkownikami narzędzia
Mobility Tool+, ich interakcja z systemem ma miejsce za pośrednictwem raportów
uczestników.
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 http://ec.europa.eu/dgs/education_culture
2. LOGOWANIE DO SYSTEMU MOBILITY TOOL+
2.1. Jaki jest adres URL systemu Mobility Tool+?
Narzędzie Mobility Tool znajduje się pod poniższym adresem:
https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility
2.2. Jak zalogować się do systemu Mobility Tool+?
Aby zalogować się do systemu Mobility Tool i uzyskać dostęp do swojego projektu, należy
1) mieć konto w bazie ECAS (European Commission Authentification Service – System
Uwierzytelniania Komisji Europejskiej) oraz
2) być zarejestrowanym w systemie Mobility Tool+.
W odniesieniu do punktu 1) zachęcamy do zapoznania się z dokumentem „Instrukcja
użytkownika bazy ECAS", w którym znajdą Państwo więcej informacji dotyczących
rejestracji w bazie ECAS oraz na temat tego jak uzyskać login i hasło. W odniesieniu do
punktu 2), jeżeli Państwa adres email został zamieszczony we wniosku projektowym,
zostanie on zarejestrowany automatycznie. Jeżeli nie są Państwo pewni, czy adres email
znalazł się w informacjach o projekcie, prosimy o sprawdzenie złożonego wniosku w formie
PDF lub kontakt z Narodową Agencją w tej sprawie.
Przed wejściem do systemu Mobility Tool zostaną Państwo przeniesieni na stronę logowania
ECAS celem uwierzytelnienia. Jeżeli po raz pierwszy będą Państwo korzystać z ECAS,
ekran systemu uwierzytelniania będzie podobny do tego przedstawionego poniżej. Jeżeli nie
pracują Państwo dla organizacji lub agencji wyszczególnionej na stronie należy wybrać
opcję „External” (Zewnętrzna).
10
ECAS zapamięta wybór organizacji w ustawieniach Państwa przeglądarki i wybierze
odpowiednią opcję podczas kolejnego logowania. strona ECAS będzie wyglądać jak poniżej.
11
W prawym górnym rogu ekranu można zmienić język strony na polski.
Najważniejsze pola to:
„Czy wybrana domena jest prawidłowa?” – prawidłowa domena to „Zewnętrzna”.
Aby zmienić domenę, należy kliknąć na linku „Zmień”, zaznaczyć odpowiedź „Nie
pracuję w instytucji ani w organie UE” i kliknąć przycisk „Wybierz”.
„Nazwa użytkownika lub adres e-mail” - jedno lub drugie może być używane jako
login. Ponieważ nazwa użytkownika generowana jest automatycznie podczas
rejestracji, polecamy używanie jako loginu adresu e-mail.
„Hasło” – należy podać hasło wybrane podczas rejestracji.
2.3. Jak zmienić język w systemie Mobility Tool+?
Domyślnym językiem systemu jest angielski. W prawym górnym rogu ekranu znajduje się
lista rozwijalna z dostępnymi językami. Język polski ma oznaczenie "PL1 - polski (PL)".
12
3. PROJEKT
3.1. Jak wyświetlić informacje o projekcie?
Należy zalogować się do systemu Mobility Tool+ za pomocą nazwy użytkownika ECAS
(lub adresu email) i hasła. Po zalogowaniu się użytkownika wyświetli się strona Mobility
Tool+ podobna do tej przedstawionej poniżej. Jest to strona główna systemu Mobility Tool+.
Kliknąć na numerze umowy finansowej. Wyświetlą się szczegółowe informacje o projekcie.
Uwaga:
W systemie Mobility Tool+ mogą się pojawić zarówno projekty programu „Uczenie się
przez całe życie”, jak i Erasmus+. Należy wybrać właściwy projekt.
13
Po wybraniu danego projektu na ekranie zobaczymy podstawowe informacje na jego temat.
14
3.2. Ogólny zarys interfejsu użytkownika
Widok projektu w graficznym interfejsie użytkownika Mobility Tool+ zawiera kilka
ważnych elementów, które przedstawiono na poniższych zrzutach ekranu.
Element nr 1 to menu zawierające 7 następujących zakładek:
- Strona główna i lista projektów – zakładki te kierują do strony głównej systemu, na
której wyświetlone są listy projektów;
- Organizacje – zakładka przedstawia listę organizacji biorących udział w projekcie, w
tym organizację-beneficjenta, organizacje wysyłające, przyjmujące lub inne kategorie
organizacji;
- Dane kontaktowe – zakładka przedstawia listę osób kontaktowych z poszczególnych
organizacji;
- Mobilności – zakładka przedstawia listę mobilności i dane uczestników;
- Budżet – przedstawia podsumowanie budżetu projektu.
- Raporty – zakładka kieruje do narzędzia umożliwiającego generowanie raportu (postępu,
końcowego) dla Narodowej Agencji.
W kolejnych rozdziałach przewodnika przedstawiono szczegółowe opisy każdej sekcji
systemu.
15
Element nr 2 zawiera informacje na temat programu, akcji, roku zaproszenia do składania
wniosków, rundy selekcyjnej i niektóre podstawowe dane projektu, a także dane narodowej
agencji i organizacji będącej beneficjentem.
Trzeci element widoczny na zrzucie ekranu zawiera informacje dotyczące zarejestrowania
projektu w systemie Mobility Tool+, ostatnich aktualizacji danych oraz osoby lub systemu,
który jako ostatni zaktualizował dane projektu.
3.3. Jak edytować informacje o projekcie?
3.3.1. Zmiany wprowadzane ręcznie przez użytkownika
W systemie Mobility Tool+ można wprowadzać zmiany w informacjach dotyczących
organizacji partnerskich, osób kontaktowych, mobilności, uczestników lub budżetu.
Wszystkie inne informacje na temat projektu, np. tytuł projektu, numer umowy finansowej,
okresy realizacji działań projektowych nie mogą być edytowane w systemie. Aby
wprowadzić tego typu zmiany, należy zwrócić się z wnioskiem do Narodowej Agencji.
3.3.2. Zmiany automatyczne
Kwoty w kolumnie „Przyznany budżet” w sekcji „Budżet” są aktualizowane automatycznie
przez Narodową Agencję. Może to być wynikiem podpisania aneksu do umowy lub
zaistnienia innych (zatwierdzonych) zmian w projekcie.
Zatwierdzoną sekcję budżetu przedstawiono na zrzucie ekranu poniżej.
16
Dalsze informacje na temat budżetu i zarządzania budżetem przedstawiono w kolejnych
rozdziałach.
4. ORGANIZACJE
Na stronie „Ogranizacje” wyświetla się lista uczestniczących w projekcie organizacji
(instytucji lub innych podmiotów) wskazanych w złożonym wniosku o dofinansowanie z
programu Erasmus+. W zależności od akcji lista może zawierać jedną organizację
(beneficjenta) lub więcej organizacji.
W projektach Akcji 1 organizacje uczestniczące, które nie były wyszczególnione we
wniosku o dofinansowanie, muszą zostać dodane ręcznie w narzędziu Mobility Tool+.
17
4.1. Jak wyświetlić listę organizacji?
Należy zalogować się do systemu Mobility Tool+ i kliknąć numer projektu, aby wyświetlić
jego dane. Następnie wybrać „Organizacje” w menu górnym, jak przedstawiono na zrzucie
ekranu poniżej.
Z menu rozwijalnego należy wybrać opcję „Pokaż listę organizacji”.
Lista organizacji pojawi sie w tabeli, jak pokazano poniżej.
Lista organizacji obejmuje: organizację będącą beneficjentem, organizację wysyłającą i
przyjmującą lub inne kategorie organizacji. Prosimy zwrócić uwagę, że organizacja-
beneficjent jest wyświetlana u szczytu listy, z zaznaczoną opcją „Tak” w kolumnie
„Beneficjent” (czerwone zaznaczenie na zrzucie ekranu poniżej).
18
Lista organizacji pozwala na szybkie filtrowanie i wyszukiwanie organizacji. Można je
filtrować na podstawie kodu PIC (kodu identyfikacji uczestnika programu - Participant
Identification Code), identyfikatora organizacji, nazwy urzędowej (lub jej części),
wydziału/jednostki, kraju lub miasta.
Strona przedstawiająca listę organizacji zawiera również inne funkcjonalności. W górnym
menu listy znajdują się przyciski pozwalające wykonywać określone działania związane z
listą organizacji. Poniżej przedstawiamy zestawienie przycisków z objaśnieniami
odpowiadających im działań.
Ikona/przycisk Opis
„Zaznacz wszystko” – pozwala na zaznaczenie lub
odznaczenie wszystkich elementów listy.
„Dodaj nowy” – pozwala na dodanie nowego elementu do
listy
„Usuń” – pozwala usunąć element z listy
„Eksportuj do Excela/CSV” – eksportuje listę do pliku
CSV/Excel. Jedynie elementy, które są widoczne na liście
zostaną wyeksportowane do pliku CSV. Oznacza to, że jeżeli
lista jest filtrowana, to tylko rezultat filtrowania będzie
widoczny w pliku CSV.
„Drukuj” – wydrukuj listę. Jedynie elementy, które są
widoczne na liście zostaną wydrukowane. Oznacza to, że
jeżeli lista jest filtrowana, to na wydruku będzie widoczny
tylko rezultat filtrowania.
„Dodaj/usuń kolumny” – pozwala dodawać/usuwać kolumny
w wyświetlanej liście. Zmiany te nie zostaną zachowane w
przypadku przejścia do innej sekcji systemu.
19
Ikona/przycisk Opis
Pole wyszukiwania – może być stosowane do wyszukiwania
dowolnej wartości z listy. Lista będzie dynamicznie
dostosowywana do rezultatów wyszukiwania.
„Zmień ustawienia filtrów” – usuwa rezultaty wyszukiwania
(funkcja podobna do usuwania treści pola wyszukiwania).
4.2. Jak dodać nową organizację?
Należy zalogować się do systemu Mobility Tool+ i wybrać dane odpowiedniego projektu.
Następnie w zakładce „Organizacje” w górnym menu wybrać opcję „Dodaj nową
organizację” (Create a new Organisation).
Wyświetli się formularz danych organizacji. W zależności od typu akcji, możemy być
proszeni o podanie jej kodu PIC. W ściśle określonych, wyjątkowych sytuacjach, można
pominąć wpisanie kodu PIC, wybierając opcję „Organizacja bez kodu PIC”.
W polu „Identyfikator organizacji” automatycznie pojawi się indywidualny numer
identyfikacyjny organizacji będącej partnerem w projekcie zarejestrowanym w systemie
Mobility Tool+. Numer ten można zmienić na bardziej odpowiedni (w przypadku instytucji
szkolnictwa wyższego posiadających kod uczelni Erasmusa, jest zalecane wpisanie w tym
miejscu tego kodu jako identyfikatora organizacji).
Jedynym wymogiem jest, aby identyfikator organizacji był ciągiem znaków, który nie
powtarza się w innym miejscu w projekcie.
Dostępne jest również pole komentarza, w którym można wpisać dodatkowe uwagi
dotyczące danej organizacji.
Uwaga:
Szczegółowe dane organizacji partnerskiej mogą być zmieniane w dowolnym momencie
okresu realizacji projektu.
20
Organizacje z nadanym kodem PIC
Jeżeli organizacja posiada kod PIC (kod identyfikacji uczestnika), należy wpisać go we
wskazanym polu i kliknąć przycisk „Sprawdź PIC”. Z bazy organizacji (w systemie URF –
wspólnym systemie rejestracji – Unique Registration Facility) zostaną zaimportowane dane
organizacji, w tym jej nazwa i typ, adres lub kod Erasmusa (jeśli dotyczy). Można również –
wpisując dane ręcznie – dodać akronim, wydział/jednostkę lub zaznaczyć, że organizacja
zatrudnia mniej niż 250 osób.
21
Jeśli organizacja już znajduje się na liście partnerów projektu, pojawi się komunikat o
błędzie „Tego kodu PIC już użyto w projekcie” (This PIC is not unique in the project).
W przypadku gdy nie udaje sie znaleźć danej organizacji za pomocą jej kodu PIC, należy
skontaktować się z Narodową Agencją.
Organizacje bez kodu PIC
Jeśli organizacja, którą zamierzamy dodać, nie ma kodu PIC, w formularzu zaznaczamy
opcję „Organizacja bez kodu PIC” (Non-PIC Organisation). W tym przypadku trzeba
wypełnić lub wybrać wszystkie pola oznaczone czerwoną gwiazdką.
22
4.3. Jak edytować dane organizacji?
Należy zalogować się do systemu Mobility Tool+ i otworzyć informacje o projekcie.
Wybieramy zakładkę „Organizacje” w górnym menu i opcję „Pokaż listę organizacji”.
Klikamy ikonę przedstawiającą ołówek obok organizacji partnerskiej, której dane chcemy
zmienić, jak przedstawiono na zrzucie ekranu.
Wyświetli się formularz edycji danych organizacji. Klikamy „Edytuj” w górnej części
ekranu.
23
Zmieniamy dane i klikamy „Zapisz”. Wyświetli się potwierdzenie „Wpis został
zaktualizowany”.
Edytować można tylko kilka pól. Większość danych jest pobierana z systemu URF, w
którym wpisywała je organizacja, ubiegając się o nadanie kodu PIC. Jeśli zachodzi potrzeba
zmiany którejkolwiek z tych danych, należy wprowadzić je najpierw w systemie URF
(wchodząc do niego poprzez Portal Uczestnika), a następnie spowodować zaktualizowanie
danych w systemie Mobility Tool+ przez wybranie opcji „Sprawdź PIC”.
W przypadku niektórych typów organizacji i akcji programu Erasmus+ w formularzu
organizacji pojawi się pole „Kod Erasmusa”. Pole to dotyczy uczelni z Kartą Erasmusa dla
szkolnictwa wyższego (ECHE - Erasmus Charter for Higher Education) i może zostać użyte
do szukania instytucji w bazie ECHE zawierającej instytucje szkolnictwa wyższego, które
otrzymały tę kartę.
Beneficjent nie może zmieniać danych własnej instytucji, może to zrobić tylko Narodowa
Agencja. W razie konieczności należy się z nią skontaktować. Po wprowadzeniu zmian
przez Narodową Agencję, beneficjent musi zaktualizować zmiany w projekcie w systemie
Mobility Tool+.
4.4. Jak eksportować dane organizacji?
Lista partnerów może być eksportowana do pliku CSV. Wyeksportowana lista będzie
zawierać dokładnie takie same pola, jak te wyświetlone na stronie „Organizacje”.
24
Należy zalogować się do systemu Mobility Tool+, otworzyć informacje o projekcie i wybrać
zakładkę "Organizacje" w górnym menu. Następnie kliknąć na ikonę Excela w menu
listy organizacji i zapisać wyeksportowany plik w swoim komputerze.
4.5. Jak usunąć organizację?
W zakładce “Organizacje” w górnym menu należy wybrać opcję “Pokaż listę organizacji”.
Zaznaczamy "X" w polu wyboru przy nazwie organizacji, którą chcemy usunąć. Z listy nie
można usunąć organizacji-beneficjenta ani organizacji wysyłających i przyjmujących, które
już zostały wpisane w zakładce „Mobilność” w związku z realizacją mobilności w projekcie.
Kliknięcie ikony “Usuń” spowoduje usunięcie zaznaczonej organizacji.
5. DANE KONTAKTOWE
5.1. Osoby kontaktowe w organizacjach
Organizacje biorące udział w projekcie mogą wyznaczyć jedną lub więcej osób
kontaktowych przydzielonych do danego projektu. Domyślnie tylko osoba kontaktowa i
prawny przedstawiciel organizacji będącej beneficjentem mają dostęp do systemu Mobility
Tool+. Użytkownicy ci mogą jednak przyznać dostęp do konta projektu dodatkowym
osobom kontaktowym w ich organizacji, które również będą mogły edytować i
modyfikować dane projektu.
5.2. Jak wyświetlić listę osób kontaktowych?
Należy zalogować się do systemu Mobility Tool+, otworzyć informacje o projekcie i wybrać
zakładkę „Dane kontaktowe” (Contacts) w górnym menu.
Wybieramy opcję „Pokaż listę osób kontaktowych” (List contacts) z menu rozwijalnego.
25
Zostanie wyświetlona lista osób kontaktowych ze wszystkich organizacji uczestniczących w
projekcie.
Lista zawiera nazwiska i imiona osób kontaktowych, wydział/dział/jednostkę w organizacji,
stanowisko, numer telefonu, email, kod PIC i oficjalną nazwę organizacji. Jest zaznaczone,
czy organizacja jest beneficjentem, czy dana osoba jest prawnym przedstawicielem, czy jest
wskazana jako „preferowana osoba kontaktowa” w danej organizacji (Preferred contact) i
czy ma dostęp do danych projektu (Access to project).
Lista może być filtrowana i sortowana. Opis opcji filtrowania i sortowania znajduje się w
rozdziale 4.1.
5.3. Jak dodać nową osobę kontaktową?
Osobę kontaktową można dodać w zakładce „Dane kontaktowe” (Contact). Należy wybrać
opcję „Dodaj nową osobę kontaktową” (Create a new Contact) z menu rozwijanego.
Zostanie wyświetlony formularz z informacjami na temat osoby kontaktowej. Wypełniamy
wszystkie wymagane pola oznaczone czerwoną gwiazdką.
Musi być wskazana co najmniej jedna preferowana osoba kontaktowa w organizacji. Osoba
wpisana na pierwszej pozycji jest automatycznie zaznaczona jako „preferowana”. W
przypadku organizacji-beneficjenta, preferowana osoba lub preferowane osoby kontaktowe
będą np. otrzymywać powiadomienia z systemu Mobility Tool+ o aktualizacji danych.
26
W przypadku adresu wybór opcji „Taki sam jak organizacji” spowoduje automatyczne
wpisanie adresu organizacji przez system. Te dane adresowe mogą być jednak
modyfikowane.
W przypadku organizacji będącej beneficjentem (Beneficiary), na dole ekranu wyświetla
się dodatkowa opcja „Dostęp do danych” (Access to Project). Zaznaczenie tej opcji oznacza
przyznanie danej osobie z organizacji beneficjenta dostępu do strony projektu w systemie
Mobility Tool+ i uprawnień do zarządzania danymi projektu. Osoby kontaktowe z
27
organizacji będącej beneficjentem muszą mieć konto w systemie uwierzytelniania KE –
ECAS (patrz rozdział 2.2. „Jak zalogować się do systemu Mobility Tool+?”).
UWAGA: na każdej stronie z danymi kontaktowymi jest sekcja pt. “Historia aktualizacji”
(History information), która pokazuje, kto dodał osobę kontaktową i kiedy. W sekcji tej
wyświetla się również ostatnia osoba, która edytowała dane i czas tej edycji. Sekcja pojawia
się z prawej strony okna z danymi osoby kontaktowej, jak pokazano poniżej.
5.4. Jak edytować dane osoby kontaktowej?
Po zalogowaniu się do systemu Mobility Tool+ i otworzeniu informacji o projekcie,
wybieramy zakładkę „Dane kontaktowe” w górnym menu i opcję “Pokaż listę osób
kontaktowych”.
Klikamy ikonę z ołówkiem obok danych osoby, której dane chcemy edytować.
Wyświetli się strona z danymi kontaktowymi – klikamy „Edytuj”.
28
Wyświetli sie formularz edycji danych. Należy zmodyfikować dane i zapisać je za pomocą
przycisku „Zapisz” na dole strony.
5.5. Jak usunąć dane osoby kontaktowej?
Po zalogowaniu się do systemu Mobility Tool+ i otworzeniu informacji o projekcie, należy
wybrać zakładkę „Dane kontaktowe” w górnym menu i opcję “Pokaż listę osób
kontaktowych”.
Zaznaczamy pole obok nazwiska osoby kontaktowej, którą chcemy usunąć, i klikamy ikonę
„Usuń” . Dane zaznaczonej osoby kontaktowej zostaną usunięte.
Uwaga: dana osoba kontaktowa nie może usunąć z listy własnych danych.
5.6. Jak nadać lub odebrać osobie kontaktowej dostęp do Mobility Tool+?
Tylko osoba kontaktowa (osoby kontaktowe) z organizacji beneficjenta może (mogą) mieć
dostęp do danych projektów w narzędziu Mobility Tool+.
29
Aby nadać lub odebrać osobie kontaktowej dostęp do danych w systemie, należy wybrać
zakładkę „Dane kontaktowe” w górnym menu i opcję “Pokaż listę osób kontaktowych”.
Następnie kliknąć na ikonę z ołówkiem obok danych osoby, której chcemy nadać lub cofnąć
dostęp do systemu. Położenie ikony pokazano na zrzucie ekranu poniżej.
Zostanie wyświetlone okno z danymi osoby kontaktowej; należy wybrać opcję „Edytuj”.
Zostanie wyświetlona strona edytowania. Na dole ekranu sprawdzamy opcję “Dostęp do
danych”.
Zaznaczamy „Dostęp do danych”, aby nadać osobie kontaktowej dostęp do projektu w
systemie Mobility Tool+. Jeśli wyłączymy tę opcję, danej osobie zostanie odebrany dostęp
do systemu.
30
Aby zalogować się do systemu Mobility Tool+, dana osoba musi posiadać ważne konto
ECAS, w którym podano adres email do celów logowania do systemu (patrz rozdział „Jak
zalogować się do systemu Mobility Tool+?”).
System Mobility Tool+ wyśle do osoby kontaktowej w organizacji beneficjenta
automatyczną wiadomość informującą ją, że otrzymała dostęp do narzędzia. Wiadomość
email będzie zawierać numer i tytuł projektu, link do systemu Mobility Tool+ i dane
kontaktowe Narodowej Agencji. Treść e-mail będzie podana w języku polskim i angielskim.
Przykładowy komunikat zamieszczony jest poniżej. Treści między znakami < i > są
automatycznie wstawiane przez system Mobility Tool+.
From: [email protected]
Subject: Mobility Tool+ - Access granted
Dear <first name of the contact person>,
You have been granted access to the Mobility Tool+ by <first name and last
name of the person granting access>
You have access to the following project:
EC Project Number: <European Commission grant agreement number>
National Project Number: <national grant agreement number>
Project Title: <project title>
Mobility Tool+ is the system for the management of mobility projects that
received an EU grant under the Lifelong Learning and Erasmus+ programmes.
The Tool+ is developed by the European Commission for you, as
beneficiaries of these projects.
In the Mobility Tool+ you will be able to provide all the information on
your projects, identify participants and mobilities, complete and update
budget information, generate and follow-up participant reports and
generate and submit your own report(s) to your National Agency.
To access the project, please follow the steps below.
- Go to Mobility Tool+ website at
https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility
- If you haven't register yet, please click "Not registered yet" and set
up your account. During the registration process please use the email
address that this message was sent to.
- If you already have an ECAS account associated with this email address,
please use it to log in
Please contact your National Agency if you need further information or
support.
31
<name of the National Agency>
<support email of the National Agency>
This is a system generated message. Please do not reply.
Temat: Mobility Tool+ - dostęp do projektu
Szanowny Panie/Szanowna Pani,
Użytkownik < imię i nazwisko osoby, która przyznała dostęp > przyznał
Panu/Pani dostęp do następującego projektu w systemie Mobility Tool+:
numer projektu: numer projektu z umowy finansowej <European Commission
grant agreement number>
krajowy numer projektu: <national grant agreement number>
tytuł projektu: <Project title>
Mobility Tool+ jest internetowym narzędziem do zarządzania i raportowania,
stworzonym na potrzeby projektów mobilności realizowanych w ramach
programu „Uczenie się przez całe życie” i Erasmus+. Narzędzie zostało
przygotowane przez Komisję Europejską dla beneficjentów tych projektów.
Mobility Tool+ służy beneficjentowi do gromadzenia informacji o projekcie,
identyfikacji uczestników i wyjazdów, uzupełniania i aktualizowania
informacji finansowych, wystawiania i kontrolowania raportów uczestników
oraz generowania i składania własnego raportu(ów) do Narodowej Agencji.
Aby uzyskać dostęp do swojego projektu, należy wykonać następujące kroki:
• otworzyć stronę internetową Mobility Tool+:
https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility
• użytkownik niezarejestrowany wybiera opcję „Jeszcze nie
zarejestrowany” w celu założenia konta; do rejestracji należy podać ten
sam adres email, na który została wysłana niniejsza wiadomość;
• użytkownik mający konto w systemie ECAS z przypisanym adresem email,
na który została wysłana niniejsza wiadomość, loguje się.
W celu uzyskania dodatkowych informacji lub pomocy, prosimy skontaktować
się z Narodową Agencją.
< nazwa Narodowej Agencji >
< email Narodowej Agencji>
To jest automatyczna wiadomość z systemu Mobility Tool+ prosimy na nią nie
odpowiadać.
32
6. MOBILNOŚCI
„Mobilność” w systemie Mobility Tool+ oznacza zbiór podstawowych danych
identyfikujących uczestnika projektu programu Erasmus+ (który skorzystał z wyjazdu): dane
uczestnika, kraj wysyłający i przyjmujący, czas trwania wyjazdu, informacje na temat
przyznanego dofinansowania i inne dodatkowe informacje.
Sekcja “Mobilności’ jest najważniejszą częścią narzędzia. Beneficjenci mogą w niej
rejestrować wszystkie wyjazdy dofinansowane w ramach projektu. Mobilności można
rejestrować w dwojaki sposób: wpisując dane każdego wyjazdu bezpośrednio w systemie,
bądź za pomocą importowania danych. W kolejnych rozdziałach podajemy szczegółowe
informacje na ten temat.
6.1. Jak wyświetlić listę mobilności?
Po zalogowaniu się do systemu Mobility Tool+ i otworzeniu informacji o projekcie, należy
wybrać zakładkę „Mobilności” w górnym menu, a następnie opcję „Pokaż listę mobilności”.
Jeśli beneficjent korzysta z narzędzia Mobility Tool+ i otwiera dane projektu po raz
pierwszy, prawdopodobnie zobaczy pustą stronę informującą, że „brak danych
odpowiadających kryteriom wyszukiwania” (No matching records found).
Jeśli w projekcie odbywały się już wyjazdy, zostaną wyświetlone szczegółowe informacje na
ich temat: imiona i nazwiska uczestników, ich adresy emailowe, typy mobilności,
identyfikatory mobilności, daty rozpoczęcia i zakończenia, oznaczenie uprawnionych typów
mobilności, status raportów uczestników, data otrzymania wezwania do złożenia raportu
przez uczestnika i data złożenia przez niego raportu. Te kolumny są wyświetlane domyślnie.
Można wybrać, które kolumny mają być wyświetlone, używając przycisku
33
”Dodaj/usuń kolumny”. Więcej informacji o dostępnych opcjach można znaleźć w rozdziale
4.1 – „Jak wyświetlić listę organizacji?”.
Przykład listy z dwiema mobilnościami jest pokazany na poniższym zrzucie ekranu.
6.2. Jak dodać nową mobilność?
Po zalogowaniu się do systemu Mobility Tool+ i otworzeniu informacji o projekcie, należy
wybrać zakładkę „Mobilności” w górnym menu, a następnie opcję „Pokaż listę mobilności”.
Należy kliknąć na zielony plus i dodać nową pozycję (mobilność). Wyświetli się strona
zawierająca formularz nowej mobilności, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.
W zależności od typu mobilności i typu projektu mogą być widoczne różne pola, a system
może w różny sposób dokonywać kalkulacji oraz walidowania (zatwierdzania) danych.
Jednak w każdym przypadku muszą zostać wypełnione pola oznaczone czerwona gwiazdką.
Na poniższych zrzutach ekranu i w opisach zaprezentowano 3 części strony mobilności.
1. Ogólne informacje na temat mobilności
Ta część zawiera informacje na temat mobilności danego uczestnika, typu akcji, kraju
wysyłającego i przyjmującego oraz miejsca, do którego dana osoba wyjechała. Znajdują się
tam również pola, do których należy wpisać e-mail uczestnika, płeć, datę urodzenia,
narodowość, dziedzinę edukacji oraz pole umożliwiające zaznaczenie, że uczestnik jest
osobą ze specjalnymi potrzebami. W polu „Uwagi” można wpisać dodatkowe informacje
dotyczące lokalizacji organizacji wysyłającej lub przyjmującej.
34
2. Budżet
Ta część zawiera istotne informacje finansowe dotyczące danej mobilności. Należy tu
zdefiniować przedział odległości między miejscowościami wpisanymi w części pierwszej
strony mobilności. Dane te, w połączeniu z informacjami dotyczącymi kraju wysyłającego i
przyjmującego oraz typu działania, umożliwią kalkulację wysokości wsparcia finansowego
dla uczestnika.
35
3. Zaświadczenia/świadectwa i przygotowanie językowe
W tej części strony, która może sie różnić w zależności od typu akcji i mobilności, można
wymienić wszelkie zaświadczenia, świadectwa czy inne dokumenty poświadczające nabycie
umiejętności, kwalifikacji itp., które uczestnik uzyskał lub uzyska w organizacjach
zaangażowanych w realizację mobilności. Lista organizacji jest pobierana z części
„Organizacje”. W tej części strony można również wybrać główny język, w jakim uczestnik
mobilności uczył się, studiował lub pracował za granicą. Poza jednym głównym językiem
można wybrać trzy dodatkowe języki używane podczas pobytu za granicą.
Wpisane dane można zapisać przyciskiem „Zapisz” na dole strony.
Pola obowiązkowe
Wymagane jest wypełnienie następujących pól: typ mobilności, imię uczestnika, nazwisko
uczestnika, adres email uczestnika, płeć, data urodzenia, narodowość, identyfikator
mobilności (mobility ID), organizacja wysyłająca, organizacja przyjmująca, kraj wysyłający,
kraj przyjmujący, miasto wysyłające, miasto przyjmujące, data rozpoczęcia, data
zakończenia oraz główny język używany przez uczestnika podczas nauki lub pracy za
granicą. W przypadku niektórych typów mobilności wymagane jest wypełnienie
dodatkowych pól obowiązkowych (np. liczba godzin przeprowadzonych zajęć
dydaktycznych w przypadku wyjazdów dydaktycznych nauczycieli akademickich).
Organizacje wysyłające i przyjmujące
Lista rozwijana organizacji wysyłających i przyjmujących wypełniana jest automatycznie
danymi z listy w zakładce „Organizacje”. Jeśli brakuje jakichś organizacji na jednej z tych
list, należy wpisać je na listę w zakładce “Organizacje”.
36
Miasta wysyłające i przyjmujące
Miasta wysyłające i przyjmujące są automatycznie wypełniane na podstawie danych
organizacji. Pola te mogą być zmieniane.
Przedział odległości
Należy podać właściwy przedział odległości między miejscowością wysyłającą i
przyjmującą. Komisja Europejska udostępniła kalkulator odległości, którego należy używać
do obliczania odległości między tymi dwoma miejscami. Adres kalkulatora odległości:
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm
Kalkulacja budżetu mobilności
Do właściwej kalkulacji budżetu wymagane jest wypełnienie następujących pól: typ
mobilności, kraj wysyłający i przyjmujący, data rozpoczęcia i zakończenia mobilności, jak
również wybrany przedział odległości. Jeśli odpowiednie dane są wpisane, należy kliknąć
polecenie „Oblicz”, jak pokazano poniżej.
Funkcja „Oblicz” spowoduje wypełnienie pól zawierających czas trwania i wszystkich pól
dotyczących stawek wsparcia finansowego zdefiniowanych na poziomie ogólnoeuropejskim
lub krajowym. Po dokonaniu kalkulacji przez system prawie wszystkie pola w części
dotyczącej budżetu w formularzu mobilności zostaną zablokowane.
37
Aby móc edytować wartości lub dodać dodatkowe dni na podróż lub dni pobytu w
organizacji przyjmującej, należy kliknąć na polecenie „Edytuj” obok polecenia „Oblicz”.
Opcja „Edytuj” umożliwi skorygowanie danych we wcześniej zablokowanych polach.
Błędy w obliczeniach budżetu
W niektórych przypadkach po wybraniu polecenia „Oblicz” może się pojawić komunikat o
błędzie. System może np. poinformować, że:
Rodzaj wprowadzonych parametrów uniemożliwia obliczenie stawki wsparcia
indywidualnego. Aby uzyskać informacje o poprawnych parametrach, prosimy się
skontaktować z Narodową Agencją.
Niepoprawne polecenie. Obliczony czas trwania pobytu za granicą wynosi 61 dni,
podczas gdy maksymalny czas trwania pobytu może wynosić 60 dni.
W tym przypadku użytkownik wybrał niewłaściwy czas trwania w odniesieniu do danego
typu mobilności. Aby kalkulacja była poprawna, należy wpisać właściwe dane dotyczące
czasu trwania i ponownie wybrać polecenie „Oblicz”. W niektórych typach mobilności musi
być wpisana dokładna wysokość stawki miesięcznej lub innej stawki, jeśli beneficjent miał
prawo samodzielnie ustalić stawkę w ramach określonych widełek. Jeżeli stawka wykracza
poza ustaloną wysokość kwot, pojawi się komunikat o błędzie zawierający dozwolony
zakres (widełki).
38
6.3. Jak edytować informacje o mobilności?
Po zalogowaniu się do systemu Mobility Tool+ i otworzeniu informacji o projekcie, należy
wybrać zakładkę „Mobilności” w górnym menu i opcję „Pokaż listę mobilności”.
Następnie kliknąć ikonę z ołówkiem obok mobilności, która ma być edytowana.
Otworzy się strona z informacjami o mobilności. Dane wyświetlą się w trybie tylko do
odczytu - aby je edytować, należy ponownie kliknąć ikonę z ołówkiem.
Otworzy sie formularz edytowania mobilności. Jest to formularz używany do dodawania
nowej mobilności, który opisano w poprzednim rozdziale (6.2 Jak dodać nową mobilność?).
Należy wybrać polecenie edytowania, zmodyfikować dane, a następnie zapisać zmiany,
klikając polecenie „Zapisz” na dole formularza.
6.4. Jak usunąć jedną lub więcej mobilności?
Po wybraniu zakładki „Pokaż listę mobilności”, należy zaznaczyć mobilności, które mają
być usunięte, klikając pola po lewej stronie, a następnie kliknąć ikonę z czerwonym
krzyżykiem .
39
Wyświetli się komunikat, w którym należy potwierdzić zamiar usunięcia mobilności.
Wybór „OK” spowoduje usunięcie zaznaczonych mobilności.
UWAGA: usunięcie mobilności powoduje jednoczesne usunięcie wszystkich już
złożonych raportów uczestników.
Jeżeli uczestnik wykonał już test językowy online, ta mobilność nie będzie mogła być
usunięta.
6.5. Wsparcie językowe online
W przypadku niektórych typów mobilności i określonych języków stosowanych podczas
wyjazdu dostępne są dodatkowe dwie opcje:
Test biegłości językowej online (Online Linguistic Assessment);
Kurs językowy online (Online Language Course).
Wsparcie językowe jest dostępne dla następujących działań:
Mobilność studentów szkół wyższych – wyjazdy na studia lub na praktyki (KA103; SMS
i SMP) oraz
Długoterminowe wyjazdy w projektach Młodzieży (KA105) – Wolontariat Europejski –
kraje programu i kraje partnerskie,
jeśli głównym językiem wykładowym lub stosowanym w pracy podczas pobytu w
organizacji przyjmującej jest niemiecki (DE), angielski (EN), hiszpański (ES), francuski
(FR), włoski (IT) lub niderlandzki (NL).
40
Opcji tych używa się, aby wskazać uczestników, którzy muszą wykonać test językowy
online i którzy mogą również wziąć udział w kursie językowym oferowanym przez Komisję
Europejską w systemie online. Więcej informacji na temat wsparcia językowego online
(Online Linguistic Support) znajduje się na niżej podanej stronie:
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/online-linguistic-support_en.htm
6.6. Importowanie i eksportowanie danych dotyczących mobilności
Dane dotyczące mobilności obejmują szczegółowe informacje na temat wszystkich
mobilności, ich uczestników, organizacji wysyłających i przyjmujących oraz wsparcia
finansowego. Import i eksport danych nie obejmuje środków finansowych przeznaczonych
na wsparcie organizacyjne (Organisational support) w ramch projektu. Danymi tymi należy
zarządzać w sposób przedstawiony w rozdziale dotyczącym budżetu.
Głównym celem importu danych jest umożliwienie beneficjentom realizującym duże
projekty wprowadzania znacznej liczby danych do systemu Mobility Tool+ w sposób
bardziej efektywny niż dodawanie ręczne za pomocą dostępnego interfejsu.
Opcja „importuj/eksportuj” znajduje się w menu rozwijanym zakładki „Mobilności”.
Ze strony “Importuj - eksportuj” można pobrać „Słownik kodów dla narzędzia Mobility
Tool+” (Mobility Tool+ Data Dictionary). Dokument ten wymienia i wyjaśnia kody pól,
które należy stosować do importu/eksportu. Zalecamy zapoznanie się z dokumentem przed
importem lub eksportem danych w systemie Mobility Tool+.
6.6.1. Eksportowanie danych
Funkcja eksportu danych zostanie uruchomiona na stronie „Mobilności” po wybraniu opcji
„Importuj - eksportuj”. Na zrzucie ekranu poniżej zaznaczono elementy dotyczące eksportu
danych wyświetlane na stronie „Importuj - eksportuj”. Linki mogą wyglądać różnie, w
zależności od typu akcji.
41
UWAGA: Dane osób kontaktowych instytucji nie są eksportowane. W procesie
importu/eksportu są używane tylko podstawowe dane o instytucji.
Dane projektów wyeksportowane z systemu Mobility Tool+ zapisywane są w formacie
plików CSV (Comma–Separated Values), w których średnik (;) jest stosowany jako
domyślny separator pola. Plik jest eksportowany w standardzie kodowania UTF–8.
Wyeksportowany plik może być stosowany do importu danych pod warunkiem, że
wszystkie wymagane pola są wypełnione. Więcej informacji na ten temat zamieszczono
rozdziale opisującym proces importu danych.
W przypadku gdy w projekcie są partnerzy, z którymi nie są powiązane żadne mobilności,
ich dane nie zostaną użyte w procesie importu/eksportu.
Eksport danych z systemu Mobility Tool+ może być czasochłonny i w jego wyniku może
zostać wygenerowany bardzo duży plik. Jeżeli wyeksportowane dane wyświetlają się
nieprawidłowo po otwarciu zbioru Excela, należy zapoznać się z rozdziałem
„Rozwiązywanie najczęściej spotykanych problemów”.
6.6.2. Importowanie i aktualizacja danych
Informacje ogólne
System Mobility Tool+ pozwala na importowanie danych partnerów, uczestników i
mobilności w jednym kroku. Proces importu danych ma miejsce z zastosowaniem pliku CSV
(Comma–Separated Values) jako protokołu danych. Taki format pliku jest podobny do
formatu stosowanego przez Microsoft Excel - zawiera wiersze i kolumny, jednak nie
zachowuje formatowania (np. pogrubienia, kursywa), ani nie zawiera filtrowania czy funkcji
(np. sumowania) dostępnych normalnie w plikach Microsoft Excel.
42
Dane dotyczące mobilności mogą być importowane w dowolnym czasie cyklu życiowego
projektu. Podczas importu mogą zostać utworzone nowe i zaktualizowane istniejące wpisy.
Za pomocą importu nie jest możliwe usunięcie informacji zapisanych w systemie. Usuwanie
informacji można przeprowadzić wyłącznie ręcznie za pomocą graficznego interfejsu
użytkownika systemu Mobility Tool+ (GUI).
Ogólne zasady importu danych do systemu Mobility Tool+
Aby zaimportować dane do systemu Mobility Tool+, należy spełnić dwa warunki –
importowany plik musi mieć odpowiednią strukturę, a importowane dane muszą spełniać
określone wymogi. Przede wszystkim identyfikator organizacji oraz identyfikator
mobilności muszą zawsze być wpisane przed rozpoczęciem importu lub eksportu.
- Jeżeli partner lub mobilność nie mogą zostać zidentyfikowane w systemie za pomocą
identyfikatora, zostanie utworzony nowy zestaw danych.
- Jeżeli partner lub mobilność mogą zostać odnalezione w systemie za pomocą
identyfikatora, a zaimportowane dane zawierają pewne zmiany w informacjach o
partnerze lub mobilności – zestaw istniejących danych zostanie zaktualizowany.
- Jeżeli partner lub mobilność mogą zostać odnalezione w systemie za pomocą
identyfikatora, a zaimportowane dane nie zawierają zmian w odniesieniu do partnera lub
mobilności – dane nie ulegną zmianie.
Importowany plik jest przetwarzany wiersz po wierszu, co oznacza, że jeżeli dana mobilność
(ID) tego samego partnera (ID) pojawi się dwukrotnie w pliku, tylko najnowszy wpis
dotyczący tej mobilności partnera zostanie zachowany w Mobility Tool+.
Mimo że nie jest możliwe usunięcie danych z systemu Mobility Tool+ za pomocą funkcji
importowania, to możliwe jest zduplikowanie istniejących informacji. Szczegółowe
informacje na ten temat przedstawiono poniżej.
Import danych jest procesem obejmującym obszerne zasoby i w zależności od wielkości
importowanego pliku może wymagać czasu.
Backup danych
Sugerujemy, aby przed każdym importem danych użytkownicy pobierali i zapisywali
istniejące dane w plikach CSV – w jednym pliku dla pracowników i jednym dla
studentów/osób uczących się. Kompletny zestaw plików zapasowych może zaoszczędzić
43
czas i może okazać się pomocny w przypadku problemów z danymi pomyłkowo
wprowadzonymi do narzędzia.
Funkcja importu/eksportu danych zostanie uruchomiona na stronie „Mobilności” po
kliknięciu przycisku "Importuj – eksportuj" u góry strony. Elementy dotyczące importu
danych wyświetlane na stronie „Importuj – eksportuj” zostały oznaczone czerwoną ramką na
zrzucie ekranu poniżej.
Każdy proces importu skutkuje reakcją systemową – zarówno w przypadku sukcesu, jak i
nieudanej operacji. Przykłady wyświetlanych wiadomości przedstawiono poniżej.
Nieudany proces importu danych powoduje wygenerowanie pliku dziennika (log file), w
którym są wskazane błędy importu, i może być zasygnalizowany przez następujący
komunikat:
Uwaga!
44
Dopóki wszystkie dane w importowanym pliku nie zostaną skorygowane, system Mobility
Tool+ nie zaimportuje żadnych danych. Takie podejście do procesu importu danych można
opisać jako „wszystko albo nic”.
Należy pamiętać, że jeżeli w przypadku określonej mobilności (odpowiadającej jednemu
wierszowi w importowanym pliku) dane pole jest już wypełnione w systemie Mobility
Tool+, a w importowanym pliku pole to jest puste, to w wyniku importu wpisane wcześniej
dane zostaną z tego pola usunięte.
Szablon pliku z danymi – struktura pliku
Najlepszym sposobem zapewnienia poprawnej struktury importowanego pliku jest
stosowanie szablonu pliku z systemu Mobility Tool+. Szablon można uzyskać za pomocą
eksportu danych z systemu. Wynikiem eksportu danych z nowego projektu będzie plik
zawierający tylko nagłówki poszczególnych pól bez danych.
Struktura pliku jest taka, że wszystkie pola nagłówków są umieszczone w pierwszym
wierszu pliku, drugi wiersz zawiera wymagania pola (opisane poniżej), a wiersze danych
rozpoczynają się od trzeciego wiersza. Pojedynczy wiersz odpowiada jednej mobilności i
zawiera informacje o uczestniku, mobilności, partnerze, budżecie itd.
Nawet jeżeli mamy tylko jedną organizację wysyłającą i przyjmującą, należy wpisać dane
tych organizacji dla każdej mobilności realizowanej w ramach projektu. Za każdym razem
należy wpisywać ten sam identyfikator organizacji. Plik importu lub eksportu nie zawiera
danych osób kontaktowych.
Jak już wspomniano wcześniej w szablonie występują trzy typy pól: pola obowiązkowe,
które muszą zawierać informacje (w szablonie pliku oznaczone gwiazdką *), pola kodu
(oznaczone jako DICT) i opcjonalne otwarte pola tekstowe (które mogą pozostać puste).
Charakterystyka każdego pola została opisana w drugim wierszu szablonu pliku.
Uwaga:
Listę kodów stosowanych w polach kodu: oznaczonych jako DICT w szablonie pliku można
znaleźć w dokumencie zatytułowanym „Słownik kodów dla narzędzia Mobility Tool+”
(Mobility Tool+ Data Dictionary). Prosimy zwrócić szczególną uwagę na listę kodów, gdyż
będą one szeroko stosowane w procesie importu danych.
45
Funkcja importowania Mobility Tool stosuje znaki diakrytyczne formacie UTF–8. Dlatego
należy zapewnić, że plik z danymi do importu jest zakodowany z zastosowaniem
poprawnego zestawu znaków.
Szablon pliku CSV może być w jednym z trzech akceptowanych formatów danych:
Pole_1 ; Pole_2 ; …; Pole_n
“Pole_1” ; “Pole_2” ; … ; “Pole_n”
“Pole_1” ; Pole_2 zawierające podwójny “” cudzysłów” ; … ; “Pole_n”
[Field_1 ; Field_2 ; …; Field_n
“Field_1” ; “Field_2” ; … ; “Field_n”
“Field_1” ; Field_2 containing a double “” quote” ; … ; “Field_n”]
Separator dziesiętny i tysięczny
Pliki CSV służące do eksportu i importu danych stosują kropkę jako separator liczb
całkowitych i miejsc po przecinku. System nie stosuje żadnego symbolu jako separatora
tysięcznego. Poprawny format liczby uwzględniającej miejsca po przecinku będzie wyglądać
tak: 1234.56.
Przykładowe pliki służące do importu danych
W tym rozdziale przedstawiono ogólne przykłady ilustrujące wszystkie typy plików
służących do importu danych.
Tabela poniżej przedstawia pola szablonu pliku służącego do importu danych, który zawiera
informacje o trzech mobilnościach. Prosimy zauważyć, że drugi wiersz zawiera specyfikację
każdego pola – * oznacza pole obowiązkowe, DICT oznacza pole kodu. Do celów
demonstracyjnych inne pola (kolumny) zostały usunięte (oznaczone wielokropkiem).
Identyfikator
Projektu
(Project ID)
Identyfikator
Mobilności
(Mobility ID)
… Imię
uczestnika
(Participant
First Name)
Nazwisko
uczestnika
(Participant
Last Name)
Rok urodzenia
uczestnika
(Participant
Year of Birth)
Płeć
uczestnika
(Participant
Gender)
…
* * … * * * *, DICT …
2014–1–BE01–
KA101–00001
0001 … Imię Nazwisko 01/01/1980 M …
2014–1–BE01–
KA101–00001
0002 … Jane Jones 01/01/1995 F …
2014–1–BE01–
KA101–00001
0003 … Imię Nazwisko 01/01/1980 M …
46
Podczas importu danych dwa pierwsze wiersze – nagłówki pola i specyfikacja pola – muszą
zostać zachowane w pliku. Usunięcie dwóch pierwszych wierszy z szablonu uniemożliwi
proces importowania. Należy pamiętać, że nie wolno zmieniać kolejności kolumn (pól).
Wszelkie zmiany w kolejności pól/kolumn uniemożliwią import danych.
W poniższym przykładzie mamy 8 uczestników z tej samej organizacji wysyłającej
(Identyfikator: BEN), którzy wyjadą do 8 różnych instytucji goszczących (kody HOST01 do
HOST08). Różne są identyfikatory mobilności i imiona oraz nazwiska uczestników.
Identyfikator
projektu
(Project ID)
Identyfikator
mobilności
(Mobility ID)
... Imię
uczestnika
(Participant
First Name)
... Identyfikator
organizacji
wysyłającej
(Sending
Organisation ID)
... Identyfikator
organizacji
przyjmującej
(Receiving
Organisation ID)
...
* * ... * ... * ... * ...
2014–1–BE01–
KA101–00001
ID0001 ... Imię1 ... BEN ... HOST01 ...
2014–1–BE01–
KA101–00001
ID0002 ... Imię2 ... BEN ... HOST02 ...
2014–1–BE01–
KA101–00001
ID0003 ... Imię3 ... BEN ... HOST03 ...
2014–1–BE01–
KA101–00001
ID0004 ... Imię4 ... BEN ... HOST04 ...
2014–1–BE01–
KA101–00001
ID0005 ... Imię5 ... BEN ... HOST05 ...
2014–1–BE01–
KA101–00001
ID0006 ... Imię6 ... BEN ... HOST06 ...
2014–1–BE01–
KA101–00001
ID0007 ... Imię7 ... BEN ... HOST07 ...
2014–1–BE01–
KA101–00001
ID0008 ... Imię8 ... BEN ... HOST08 ...
W kolejnym przykładzie utworzymy 3 różne mobilności jednego uczestnika z jednej
instytucji wysyłającej do trzech różnych instytucji goszczących. W wyniku takiego importu
otrzymamy listę mobilności zawierającą dane tej samej osoby powtórzone 3 razy, jednak
wyjeżdżającej do trzech różnych instytucji przyjmujących. Jak można zauważyć, są różne
identyfikatory mobilności.
47
Identyfikator
projektu
(Project ID)
Identyfikator
mobilności
(Mobility ID)
... Imię
uczestnika
(Participant
First Name)
Nazwisko
uczestnika
(Participant
Last Name)
... Identyfikator
organizacji
wysyłającej
(Sending
Organisation
ID)
... Identyfikator
organizacji
przyjmującej
(Receiving
Organisation
ID)
...
* * ... * * ... * ... * ...
2014–1–
BE01–
KA101–00001
ID0001 ... Imię1 Nazwisko1 ... BEN ... HOST01 ...
2014–1–
BE01–
KA101–00001
ID0002 ... Imię1 Nazwisko1 ... BEN ... HOST02 ...
2014–1–
BE01–
KA101–00001
ID0003 ... Imię1 Nazwisko1 ... BEN ... HOST03 ...
Poniższy przykład ilustruje znaczenie uważnego wpisywania danych wiersz po wierszu. W
procesie importowania Mobility Tool+ ‘widzi’ kolejne wiersze jako kolejne wpisy. Jeżeli w
wierszu 20. wpisano zmodyfikowane dane organizacji partnerskiej, które wcześniej zostały
już zmodyfikowane w wierszu 6. importowanego pliku, narzędzie ‘uzna’ dane z wiersza 20.
za najbardziej aktualne i zaktualizuje dane organizacji partnerskiej.
Taki przypadek zilustrowano w kolejnym przykładzie pliku z importowanymi danymi.
Identyfikator Projektu (Projekt ID)
... Identyfikator organizacji wysyłającej (Sending Partner ID)
Nazwa urzędowa organizacji wysyłającej (Sending Partner Legal Name)
... Kod Erasmusa organizacji wysyłającej (Sending Partner Erasmus Code)
Kod pocztowy organizacji wysyłającej (Sending Partner Postal Code)
...
* ... * * ... * * ...
2014–1–BE01–
KA101–00001 ... BEN Nazwa instytucji ... NL AMS01 BE–1000 ...
... ... ... ... ... ... ... ...
2014–1–BE01–
KA101–00001 ... BEN Nazwa instytucji ... BE BRU01 BE–1000 ...
Należy zwrócić uwagę na różnicę w adresie instytucji beneficjenta w ostatnim wierszu w
porównaniu do pierwszego wiersza zawierającego dane. W ostatnim wpisie pliku z
importowanymi danymi, “Kod Erasmusa instytucji wysyłającej” ma wartość “BE BRU01”, a
nie “NL AMS01” jak w wierszu powyżej.
Następny przykład ilustruje podobny przypadek.
48
Identyfikator Projektu (Project ID)
... Identyfikator Instytucji wysyłającej (Sending Partner ID)
Nazwa urzędowa Instytucji wysyłającej (Sending Partner Legal Name)
... Kod Erasmusa Instytucji wysyłającej (Sending Partner Erasmus Code)
Kod pocztowy Instytucji wysyłającej (Sending Partner Postal Code)
...
* ... * * ... * * ...
2011–1–BE3–ERA02–00001
... BEN Nazwa instytucji ... NL AMS01 BE–1000 ...
... ... ... ... ... ... ... ...
2011–1–BE3– ERA02–00001
... BEN Nazwa instytucji ... BE BRU01 BE–1000 ...
2011–1–BE3– ERA02–00001
... BEN Nazwa instytucji ... NL AMS01 BE–1000 ...
W ostatnim przykładzie dane instytucji beneficjenta zmieniły się dwukrotnie w procesie
importowania. Pierwszy raz „Kod Erasmusa organizacji wysyłającej” zostanie zmieniony z
“NL AMS01” na “BE BRU01”, a następnie, w ostatnim wierszu adres zostanie zmieniony na
początkową wartość “NL AMS01”.
Więcej scenariuszy przedstawiono w kolejnych rozdziałach.
Pola z identyfikatorami
Szablon danych zawiera 5 pól z identyfikatorami, które odgrywają bardzo ważną rolę w
procesie importu danych. Tabela poniżej przedstawia wszystkie pola z identyfikatorami wraz
z opisem.
Identyfikator beneficjenta musi być zawsze wpisany przed importem lub eksportem danych.
Nazwa pola Obowiązkowe? Opis
Identyfikator projektu (Project ID)
Tak Numer umowy finansowej zwany również numerem projektu, np. 2014–1–BE01–KA101–00001. W ramach jednego projektu pole to musi zawsze przedstawiać tę samą wartość.
Identyfikator uczestnika (Participant ID)
Nie Niepowtarzalny identyfikator nadany uczestnikowi mobilności. Może to być nr dowodu osobistego, legitymacji studenckiej lub każdy inny identyfikator, za pomocą którego można odróżnić uczestników. Podczas importu wartość z tego pola nie będzie sprawdzana.
Identyfikator mobilności (Mobility ID)
Tak Każdy niepowtarzalny identyfikator nadany danej mobilności, np. 0001, MOB01, NL–GB–John
49
Nazwa pola Obowiązkowe? Opis
Identyfikator organizacji wysyłającej
(Sending Partner ID)
Tak Niepowtarzalna sekwencja alfanumeryczna określająca organizację wysyłającą w odniesieniu do danej mobilności.
Zaleca się stosowanie kodu Erasmusa (np. A WIEN01) w przypadku uczelni posiadających Kartę Erasmusa dla szkolnictwa wyższego – ECHE (w przypadku ręcznego wpisywania danych, to pole należy uzupełnić z menu „Organizacje”).
Identyfikator organizacji przyjmującej
(Receiving Partner ID)
Tak Niepowtarzalna sekwencja alfanumeryczna określająca organizację przyjmującą w odniesieniu do danej mobilności.
Zaleca się stosowanie kodu Erasmusa (np. A WIEN01) w przypadku uczelni posiadających Kartę Erasmusa dla szkolnictwa wyższego – ECHE (w przypadku ręcznego wpisywania danych, to pole należy uzupełnić z menu „Organizacje”).
Identyfikator organizacji wysyłającej i przyjmującej
Listę identyfikatorów organizacji (wysyłających lub przyjmujących), które zostały wpisane
w systemie, można wyświetlić na stronie „Organizacje”. Lista partnerów może obejmować
jedną organizację, np. organizację beneficjenta, lub kilka organizacji wysyłających i
przyjmujących.
Zaleca się, aby eksportować listę organizacji i wykorzystywać ich kody do celów
importowania w szablonie pliku dotyczącym mobilności. Lista organizacji nie może być
jednak importowana w taki sam sposób jak lista mobilności.
W przypadku uczelni posiadających Kartę Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (np.
A WIEN01) sugerujemy korzystanie z kodów uczelni Erasmusa jako identyfikatorów
instytucji.
Scenariusze importu danych
Przeprowadźmy analizę kilku scenariuszy, które szczegółowo ilustrują logikę działania pól z
identyfikatorami oraz to, w jaki sposób system interpretuje ich użycie. Poniższe scenariusze
opisują przypadki wykorzystania importu danych, z jakimi można się spotkać podczas
codziennego zarządzania mobilnościami. Niektóre z nich prowadzą do niezamierzonych
rezultatów. Prosimy o uważne przeczytanie niniejszego rozdziału, co pozwoli zaoszczędzić
dużo czasu i uniknąć stresujących sytuacji.
50
Scenariusz 1 – import danych do pustego projektu – organizacja wysyłająca jest różna od
organizacji beneficjenta
Przykład ten ilustruje sytuację, w której organizacja wysyłająca nie jest organizacją
beneficjenta.
Przypuśćmy, że właśnie otrzymaliśmy zaproszenie za pośrednictwem Mobility Tool do
pracy w ramach naszego projektu. Najpierw należy zalogować się do ECAS za pomocą
nazwy użytkownika lub adresu email i hasła. Strona internetowa nie zawiera informacji o
mobilności w projekcie. Niektórzy partnerzy mogli już zostać zdefiniowani w projekcie.
Należy wejść na stronę internetową Mobility Tool+, otworzyć zakładkę „Mobilności”,
kliknąć przycisk „Importuj – eksportuj”, następnie „Eksport”, aby pobrać wyeksportowane
dane. Pliki będą prawie puste – będą zawierać tylko nazwy pól i ich specyfikację – nie będą
zawierać żadnych danych o mobilnościach czy partnerach.
Należy otworzyć plik w wybranym programie (prosimy zapoznać się z uwagami dot.
oprogramowania na końcu tego rozdziału) i wypełnić wszystkie wymagane pola,
uwzględniając listę kodów z pliku „Mobility Tool+ Data Dictionary”, format pól (należy
zwrócić szczególną uwagę na formatowanie dat) oraz identyfikatory, które opisano powyżej.
Zapisać plik w formacie CSV i zaimportować plik poprzez stronę internetową.
Rezultat importu danych będzie następujący:
- w pliku importu dodane są minimum dwie nowe organizacje z identyfikatorami i
wyszczególnione są ich dane (organizacja wysyłająca i przyjmująca);
- utworzona jest minimum jedna mobilność.
Scenariusz 2 – import danych do pustego projektu – organizacją wysyłającą jest organizacja
beneficjenta
Przypuśćmy, że właśnie dostaliśmy zaproszenie za pośrednictwem Mobility Tool+ do pracy
w ramach projektu. Logujemy się do ECAS za pomocą nazwy użytkownika lub adresu email
i hasła. Strona internetowa nie zawiera informacji o mobilności w projekcie. Niektórzy
partnerzy mogli już zostać zdefiniowani w projekcie i chcemy upewnić się, że do tworzenia
mobilności w procesie importowania wykorzystana jest instytucja beneficjenta.
Należy przejść do strony „Organizacje”, aby wyświetlić listę organizacji uczestniczących w
projekcie. Kliknąć na ikonę przedstawiającą ołówek, aby edytować informacje dotyczące
51
organizacji i wpisać odpowiednie dane w polu „Identyfikator organizacji”, jak
przedstawiono na zrzucie ekranu poniżej. Do celów demonstracyjnych, użyto wartości BEN.
Takie same dane organizacji można uzyskać w wyniku eksportu jej danych.
Następnie otworzyć stronę „Mobilności”, wybrać „Importuj – Eksportuj” i pobrać
odpowiedni szablon pliku („Eksport”). Plik będzie prawie pusty – będzie zawierać tylko
nazwy pól i ich specyfikację – nie będzie zawierać żadnych danych projektu.
Należy otworzyć plik w wybranym edytorze (patrz uwagi dot. oprogramowania na końcu
tego rozdziału) i wypełnić wszystkie wymagane pola, uwzględniając listę kodów z pliku
„Słownik kodów dla narzędzia Mobility Tool+” - Mobility Tool+ Data Dictionary, format
pól (należy zwrócić szczególną uwagę na formatowanie dat) oraz identyfikatory, które
opisano powyżej. W części szablonu dotyczącej organizacji wysyłającej należy użyć danych
własnej organizacji, upewniając się, że „Identyfikator organizacji wysyłającej” zawiera
wartość BEN.
Wynik udanego eksportu będzie następujący:
- w pliku importu dodana jest minimum jedna nowa organizacja z identyfikatorem i
wyszczególnione są jej dane (organizacja przyjmująca);
- utworzona jest minimum jedna mobilność.
W tym przypadku nasza własna organizacja (z identyfikatorem BEN) została wykorzystana
jako organizacja wysyłająca.
52
Można też zauważyć, że o ile nie wpisaliśmy do importowanego zbioru danych naszej
organizacji w dokładnie tym samym brzmieniu co na stronie internetowej, dane te zostaną
zaktualizowane. Z kolejnego scenariusza można się dowiedzieć, jak aktualizować dane za
pomocą procesu importowania.
Scenariusz 3 – import danych do projektu z mobilnościami – dodawanie nowych i
aktualizowanie istniejących informacji wprowadzanych za pomocą graficznego interfejsu
użytkownika
Załóżmy, że pracowaliśmy z projektem i dodaliśmy dane za pomocą strony internetowej.
Dodaliśmy organizacje i utworzyliśmy mobilności z odpowiednimi identyfikatorami.
Obecnie zdecydowaliśmy się na pracę z danymi spoza narzędzia z zastosowaniem
zewnętrznej aplikacji. Należy przejść do strony „Mobilności”, wybrać polecenie „Importuj –
eksportuj” i pobrać wybrany zestaw danych. Należy otworzyć plik w edytorze tekstowym
lub w arkuszu kalkulacyjnym. Widzimy, że zarówno organizacje, jak i mobilności mają
identyfikatory.
Postanawiamy zaktualizować informacje o uczestnikach i dodać dalsze mobilności.
Wpisujemy identyfikatory mobilności i organizacji w odpowiednich kolumnach – ponieważ
mamy tę samą organizację wysyłającą, kopiujemy jej identyfikator do wszystkich
mobilności. Następnie importujemy dane.
Rezultat importu danych jest następujący:
1. Po zalogowaniu do systemu Mobility Toll+ widzimy, że informacje na temat
organizacji pozostały niezmienione, jako że nie zmieniono żadnych informacji o
organizacjach w pliku importu.
2. Zauważamy, że lista mobilności jest dłuższa niż poprzednio – zawiera ona nowe
mobilności dodane w pliku importu.
Najważniejsze wnioski wynikające ze scenariuszy
Aby zaktualizować informacje dotyczące organizacji, w pliku importowym należy stosować
te same identyfikatory organizacji, które są w systemie Mobility Tool+.
Podobnie, aby zaktualizować dane mobilności, w pliku importowym należy używać tych
samych identyfikatorów mobilności co te znajdujące się na stronie „Mobilności” w systemie
Mobility Tool+.
53
Rozwiązywanie problemów
Za każdym razem, gdy proces importowania jest nieudany, na stronie wyświetla się
komunikat. Wygenerowany przez system plik dziennika (log file), można pobrać, klikając
link w komunikacie błędu.
Jak już wcześniej wspomniano, o ile wszystkie dane w importowanym pliku nie są w
poprawnym formacie, Mobility Tool+ nie zachowa żadnych danych (podejście ‘wszystko
albo nic’).
Plik dziennika z błędem ma niemal taką samą strukturę jak importowany plik – zawiera
nagłówki pola i ich specyfikacje (określające, czy pole jest obowiązkowe, czy należy wpisać
kod) oraz dodatkowe pole na początku pliku – linię wiersza. Pozostałe różnice polegają na
tym, że zamiast danych zawiera opis błędu, który jest powiązany z określonym wierszem
importowanego pliku. Dzięki zastosowaniu numeru wiersza i błędu w określonym polu,
łatwo jest zlokalizować problematyczny wpis w pliku z importowanymi danymi. Prosimy
zauważyć, że kolumny w pliku dziennika z błędem przesunięte są w lewo o jedną w
stosunku do importowanego pliku. Kolumny w zbiorze error log są przesunięte w lewo o
jedną w stosunku do danych importowanego zbioru.
Przykładowy plik z błędem przedstawiono na zrzucie ekranu poniżej.
Aby rozwiązać problemy podczas procesu importowania, należy poprawnie wypełnić
wszystkie pola zaznaczone w logu przedstawiającym błędy.
Najważniejsze zasady importowania danych
Poniżej przedstawiono niewyczerpującą listę przykładowych wymogów pozwalających
zapewnić udany import danych.
Plik musi być przygotowany w standardowym szablonie. Aby uzyskać najlepsze
rezultaty, należy zawsze najpierw wyeksportować wprowadzone dane (lub pusty plik
jeżeli brak jest danych), wpisać i/lub zaktualizować dane w takim pliku, a następnie
dokonać importu.
54
Plik musi być w formacie CSV i musi być zakodowany w UTF-8 – prosimy zapoznać się
z treścią kolejnego rozdziału, aby uzyskać więcej informacji o edytorach tekstu.
Numer umowy finansowej musi być taki sam jak aktywnego projektu w Mobility Tool+.
Import danych dla wielu projektów jednocześnie jest niemożliwy.
Należy zawsze wpisywać identyfikator organizacji i mobilności.
Aby uniknąć dublowania się wpisów dotyczących tej samej mobilności, w
importowanym pliku identyfikator mobilności powinien mieć niepowtarzalną wartość.
Wszystkie obowiązkowe pola muszą być wypełnione.
Wszystkie pola muszą być wypełnione w poprawnym formacie
Wszystkie kody muszą być poprawnie stosowane (patrz dokument pt. „Słownik kodów
dla narzędzia Mobility Tool+” - Mobility Tool+ Data Dictionary).
Data powrotu z mobilności musi być późniejsza niż data wyjazdu.
6.6.3. Edytory tekstu i arkuszy kalkulacyjnych
Na rynku dostępnych jest wiele edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych. W niniejszym
rozdziale nie będziemy mówić o konkretnych typach oprogramowania, lecz przedstawimy
kilka przypadków zastosowań Microsoft Excel 2010. Skupimy się na najbardziej typowych
przykładach zagadnień, które mogą mieć wpływ na proces importu danych do systemu
Mobility Tool+.
W przypadku wątpliwości zawsze można sprawdzić zaimportowane lub wyeksportowane
dane w prostych edytorach tekstu, które wspierają formaty tekstowe i kodowanie UTF-8,
takich jak np. Notepad++.
UTF–8
Jak wspomniano wyżej, proces importu danych do systemu Mobility Tool+ rozpoznaje znaki
diakrytyczne w importowanym pliku. Jedynym wymogiem jest, aby dane były zakodowane
w standardzie UTF–8. W przeciwnym razie niektóre znaki diakrytyczne mogą być
wyświetlane niepoprawnie na stronie internetowej i w plikach eksportowych.
Uwaga:
Microsoft Excel 2010 nie zapisuje domyślnie CSV plików w systemie kodowania UTF–8.
Więcej informacji o zachowywaniu kodu UTF-8 przy zapisywaniu zbiorów Microsoft Excel
w formacie CSV jest w rozdziale Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania..
55
Zapisywanie pliku Excel 2010 w formacie CSV
Microsoft Excel 2010 umożliwia otwieranie i zapisywanie plików w formacie CSV. O ile
otwieranie plików jest raczej proste (jeżeli Excel nie rozpoznaje separatorów pola CSV
stosowanych w systemie Mobility Tool+, patrz rozdział nt rozwiązywania problemów), to
zapisywanie w formacie CSV może wymagać nieco więcej uwagi. Poniżej przedstawiamy
zasady zapisywania danych w poprawnym formacie.
1. Po zakończeniu edycji w programie Excel, wybierz menu „Plik” i kliknij „Zapisz i
wyślij”.
2. Kliknij „Zmień typ pliku”, wybierz „CSV (rozdzielone przecinkami) (*.csv)” i kliknij
przycisk „Zapisz jako”.
3. Wybierz nazwę pliku i upewnij się, że na liście „Zapisz jako” wybrano opcję „CSV
(rozdzielone przecinkami) (*.csv)”. Kliknij przycisk „Zapisz”, aby potwierdzić.
4. Excel wyświetli ostrzeżenie dotyczące zgodności. Kliknij przycisk “Tak”, aby zapisać.
Długie wartości liczbowe
Niektóre edytory arkuszy kalkulacyjnych mogą skracać długie wartości liczbowe, na
przykład numer telefonu 3212351234567 może zostać przedstawiony w formacie 3.12E+12.
Należy zwrócić uwagę na wpisy zawierające długie ciągi liczb, ponieważ gdy plik zostanie
zmieniony na format tekstowy, zaimportowane dane będą przedstawiać wartość 3.12E+12 w
polu numeru telefonu, a proces importu nie uda się z powodu nieprzewidzianej wartości (E).
Automatyczne uzupełnianie podczas pisania
Niektóre typy oprogramowania oferują automatyczne uzupełnianie podczas edycji tekstu, co
może powodować pewne problemy. Wartości automatycznie skorygowane przez Microsoft
Excel mogą nie zostać zaakceptowane podczas importu danych. W Excelu można wyłączyć
opcję autokorekty w menu „Plik” -> „Opcje programu Excel” -> „Sprawdzanie” -> „Opcje
autokorekty…” -> „Autokorekta”, należy odznaczyć „Zamieniaj tekst podczas pisania”.
56
7. RAPORTY UCZESTNIKÓW
Raporty uczestników dostarczają informacji o doświadczeniach uczestników mobilności w
projektach programu Erasmus+. W momencie zakończenia wyjazdu każdy uczestnik
otrzymuje wiadomość z prośbą o wypełnienie raportu. Wiadomość wysłana na adres email
wskazany w danych mobilności zawiera link do strony, której adres rozpoczyna się:
http://ec.europa.eu/eusurvey/
Raport uczestnika ma formę ankiety online z różnymi typami pytań – pojedynczego wyboru,
wielokrotnego wyboru, oraz pytania macierzowe (wybór jednej z kilku wskazanych
odpowiedzi).
Raportowanie odbywa się przy użyciu narzędzia EUSurvey, stworzonego i zarządzanego
przez Komisję Europejską.
7.1. Jak zawiadamiać uczestników o konieczności złożenia raportu?
System Mobility Tool+ wysyła automatycznie do uczestników powiadomienia o obowiązku
złożenia raportu po zakończeniu okresu mobilności, czyli w dniu wskazanym w polu „Data
zakończenia”.
57
Jeżeli raport ma status „Wezwanie do złożenia” (REQUESTED) (tj. jeśli wezwanie do
złożenia raportu zostało wysłane do uczestnika), powiadomienie można wysłać ponownie.
Aby ponownie wysłać powiadomienie do uczestnika, należy zalogować sie do systemu,
otworzyć swój projekt, wybrać „Mobilności” z górnego menu, a następnie „Pokaż listę
mobilności”. Należy wybrać edycję danych, „Raporty uczestników” i kliknąć przycisk
“Wyślij ponownie”.
Jeśli okres mobilności jeszcze się nie zakończył lub gdy raport ma status „Złożony” opcja
ponownego wysłania powiadomienia do uczestnika jest niedostępna.
7.2. Jak sprawdzić status raportu uczestnika?
Status raportu wyświetla sie na stronie „Mobilności”. Są trzy możliwe statusy:
BRAK (None) – powiadomienie o obowiązku złożenia raportu nie zostało jeszcze
wysłane;
WEZWANIE DO ZŁOŻENIA (Requested) – powiadomienie o obowiązku złożenia
raportu zostało wysłane do uczestnika;
ZŁOŻONY (Submitted) – uczestnik złożył raport.
Status zmienia sie automatycznie w zależności od stanu mobilności.
Aby zobaczyć status raportów, należy zalogować sie do systemu, otworzyć swój projekt,
wybrać „Mobilności” z górnego menu, a następnie opcję „Pokaż listę mobilności”. Status
raportów uczestników jest pokazany w kolumnie “Status raportu”.
7.3. Jak sprawdzić zawartość raportu uczestnika?
Po wybraniu zakładki „Mobilności” z górnego menu i opcji „Pokaż listę mobilności, należy
wybrać edycję danej mobilności. Następnie, w części „Raporty uczestników”, kliknąć
„Pobierz PDF”.
58
Tej metody można używać, aby zobaczyć raport pojedynczego uczestnika. Można również
wyeksportować wszystkie raporty uczestników do pliku CSV, klikając na przycisk
„Eksportuj raport uczestnika” na stronie „Mobilności”.
W ten sposób zostanie wygenerowany plik ZIP z raportami wszystkich uczestników
zgrupowanymi wg typu mobilności. Pliki CSV można otwierać np. w programie Microsoft
Excel.
8. BUDŻET
Część budżetowa narzędzia Mobility Tool+ zawiera podsumowanie danych finansowych
mobilności oraz inne aspekty finansowe projektu. Należy ją regularnie sprawdzać, aby mieć
wgląd w aktualny stan budżetu projektu.
8.1. Jakie są elementy budżetu projektu na stronie „Budżet”?
Strona “Budżet” pokazuje dwa źródła informacji – budżet projektu przyznany przez
Narodową Agencję i budżet projektu wynikający z podsumowania aktualnych działań w
projekcie. To rozróżnienie jest dobrze widoczne na stronie – budżet zatwierdzony przez NA
oraz budżet aktualny są pokazane w oddzielnych kolumnach. Aby beneficjent mógł łatwiej
zarządzać budżetem, w trzeciej kolumnie – “% budżet aktualny/zatwierdzony” – pokazany
jest aktualny stan wykorzystania środków finansowych.
Jeśli na podstawie aneksu do umowy między beneficjentem i NA wprowadzono zmiany do
budżetu, powinny one być wprowadzone do pierwszej kolumny.
59
8.2. Jak sprawdzić budżet projektu?
Należy zalogować się do system Mobility Tool+ i wybrać „Budżet” z górnego menu.
Wyświetli się strona z danymi budżetu projektu.
W zależności od typu akcji mogą być widoczne różne pola.
Szare pola zawierają dane pobrane z sekcji „Mobilności”. Pola, które nie są szare, można
edytować, jak np. pole „Wsparcie organizacyjne”.
8.3. Jak zmieniać dane budżetowe projektu?
Należy zalogować się do system Mobility Tool+ i wybrać „Budżet” z górnego menu.
Można edytować pola przeznaczone do edycji – te, które nie mają szarego tła. Jeśli
wprowadzimy jakiekolwiek zmiany, przycisk, który wcześniej był oznaczony jako “Brak
zmian” na górze strony zmieni się na przycisk „Zapisz”.
60
Należy kliknąć “Zapisz”, aby zachować w systemie wprowadzone zmiany.
9. RAPORTY
Ostatnia sekcja narzędzia Mobility Tool+ umożliwia beneficjentowi złożenie raportu. Tej
funkcjonalności można użyć, aby złożyć raport postępu/cząstkowy i końcowy do Narodowej
Agencji.
Należy zwrócić uwagę, że instrukcje dotyczące raportów uczestników zamieszczono w
części „Przewodnika” poświęconej mobilnościom.
Raport końcowy będzie zawierał podsumowanie wszystkich działań projektowych, budżetu
projektu i niektóre informacje dodatkowe. Większość informacji w raporcie będą to dane
wcześniej wprowadzone do systemu Mobility Tool+. Dodatkowo beneficjent będzie
proszony o udzielenie odpowiedzi na serię pytań dotyczących realizacji projektu.
W zależności od typu akcji raport może mieć formę formularza PDF lub formularza online.
9.1. Jak złożyć raport końcowy do Narodowej Agencji?
Należy zalogować się do system Mobility Tool+ i wybrać opcję „Raporty” z górnego menu.
W przypadku projektów w dziedzinie młodzieży (kod akcji KA105), pojawi się strona
podobna do poniższej.
61
Aby wygenerować raport, klikamy polecenie „Generuj raport beneficjenta”. W niektórych
przypadkach może się wyświetlić komunikat o problemach, które pojawiły się podczas
generowania raportu.
Wybieramy język raportu.
Klikamy “Tak”, aby kontynuować.
Generowanie pliku raportu i jego złożenie będzie przebiegać w 3 etapach. Należy czekać, aż
zostanie wygenerowany raport w formie pliku PDF.
Klikamy „Pobierz raport beneficjenta”, aby pobrać plik raportu w formie PDFa. W pliku
PDF odpowiednie części zostaną automatycznie uzupełnione danymi projektu i mobilności
wpisanymi do systemu Mobility Tool+. Plik uzupełniamy, a następnie składamy, klikając
przycisk „Złóż” (Submit) w PDFie.
62
W tym czasie na wszystkich stronach projektu wyświetla się ostrzeżenie „Trwa generowanie
raportu beneficjenta – prosimy nie aktualizować żadnych danych, które nie zostały ustalone
z Narodową Agencją”.
9.2. Co dzieje się po złożeniu raportu końcowego?
Kiedy raport końcowy zostanie złożony, dostęp beneficjenta do projektu w systemie
Mobility Tool+ będzie ograniczony. Beneficjent będzie mógł odczytywać dane, ale nie
będzie mógł ich zmieniać. Na przykład będzie mógł pobierać raporty uczestników.
Na wszystkich stronach projektu będzie się wyświetlać ostrzeżenie podobne do pokazanego
poniżej („Raport beneficjenta został złożony – dane projektu zostały zablokowane”).
9.3. Jak edytować dane projektu po złożeniu raportu końcowego?
Narodowa Agencja może przywrócić beneficjentowi dostęp do danych projektu, jeśli raport
końcowy został uznany za niesatysfakcjonujący lub jeśli projekt wymaga wprowadzenia
dalszych zmian. W takich przypadkach beneficjent otrzyma powiadomienie z Narodowej
Agencji.
10. WSPARCIE I ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW
10.1. Kontakt z helpdeskiem w Narodowej Agencji
Wszelkie pytania oraz sugestie dotyczące systemu Mobility Tool+ należy kierować do
helpdesku w Narodowej Agencji. Dane kontaktowe znajdują się na stronie startowej
systemu, jak przedstawiono na zrzucie ekranu poniżej.
10.2. Rozwiązywanie najczęściej spotykanych problemów
10.2.1. Podczas importu znaki diakrytyczne zostają zastąpione znakami zapytania
Niektóre znaki diakrytyczne mogą nie wyświetlać się poprawnie po zapisaniu pliku CSV w
formacie Microsoft Excel i zaimportowaniu do narzędzia. Problem ten wynika ze sposobu, w
jaki wszystkie wersje Excela w Microsoft Windows lub Apple OS kodują znaki diakrytyczne
w formacie UTF-8. Kodowanie znaków nie jest zachowane podczas zapisywania pliku CSV.
Problem został oficjalnie potwierdzony przez zespół wsparcia Microsoft. Należy podkreślić,
że nie wynika to z danych, procesów lub algorytmów stosowanych w Mobility Tool+.
63
Problem ten występuje w przypadku 13 z 27 alfabetów stosowanych przez Narodowe
Agencje i uczestników programu Erasmus+. Alfabety, w których występują problemy to:
grecki, bułgarski, chorwacki, czeski, węgierski, łotewski, litewski, maltański, polski,
rumuński, słowacki, słoweński i turecki. W przypadku niektórych z tych alfabetów żadne
znaki nie są zapisywane poprawnie, w przypadku innych tylko niektóre.
Testowano wiele rozwiązań w celu zapobieżenia występowaniu tego problemu.
Potwierdzono, że problemy te nie występują w przypadku 3 pakietów biurowych. Dwa z
nich to programy open source, które są ogólnodostępne w Internecie, a trzeci to pakiet
komercyjny:
– Microsoft Windows: LibreOffice (Calc), Apache OpenOffice (Calc)
– Linux: LibreOffice (Calc), Apache OpenOffice (Calc)
– Apple OS X: LibreOffice (Calc), Apache OpenOffice (Calc) and iWorks (Numbers)
Powyższa lista nie jest wyczerpująca i jeżeli znaleziono już rozwiązanie, które okazało się
skuteczne, można zignorować powyższą informację. Dostępne są również inne rozwiązania,
takie jak Notepad++ lub dedykowane aplikacje, które mogą poprawnie odczytywać krajowe
znaki diakrytyczne, lecz mogą nie być tak łatwe w użyciu jak edytory arkuszy
kalkulacyjnych.
10.2.2. Microsoft Excel nie otwiera poprawnie plików CSV wyeksportowanych z systemu
Mobility Tool+
Mobility Tool+ oferuje dwie opcje eksportu danych dot. mobilności – Excel i CSV. Jednak
może się tak zdarzyć, że gdy pobierzemy i otworzymy plik CSV w Excelu, program nie
rozpozna separatora pola i wyświetli całą długość każdego wiersza w jednej komórce, jak
pokazano na przykładzie poniżej.
64
Taka sytuacja może mieć miejsce z powodu regionalnych ustawień komputera.
Problem ten można rozwiązać na dwa sposoby. Pierwszy polega na zmianie ustawień
systemowych systemu operacyjnego. Drugi na zastosowaniu funkcji importu tekstu w
Microsoft Excel.
Ustawienia regionalne
Poniższe rozwiązanie ma zastosowanie do Microsoft Windows 7, jednak podobne kroki
należy podjąć również w przypadku wcześniejszych wersji systemu operacyjnego Windows.
Prosimy mieć na uwadze, że taka zmiana może mieć wpływ na wszystkie aplikacje
zainstalowane na danym komputerze.
Aby rozwiązać problem, należy przejść do panelu sterowania, wybrać opcje regionalne i
językowe, a następnie kliknąć na przycisk „Dodatkowe ustawienia” na dole okna.
65
Znajdziemy tam opcję „Separator list”, który najprawdopodobniej będzie ustawiony jako
przecinek (,).
Należy zmienić tę opcję na średnik (;), zapisać ustawienia, zamknąć Excela i otworzyć
ponownie plik z danymi. Problem powinien zostać rozwiązany.
Stosowanie funkcji importu danych w Excelu
Plik w formacie CSV może zostać zaimportowany do Microsoft Excela bez zmiany ustawień
regionalnych. W tym celu można użyć opcji importu tekstu. Należy pamiętać, że
przedstawione poniżej kroki mogą się różnić w różnych wersjach programu Microsoft Excel
66
i Office uruchomionych w różnych systemach operacyjnych (Microsoft Windows lub Apple
OS X).
(1) Otwieramy nowy arkusz w Microsoft Excel.
(2) Przechodzimy do zakładki „Dane” i wybieramy opcję „Z tekstu”. Wyświetli się okno
„Importowanie pliku tekstowego”.
(3) Następnie wybieramy plik CSV, który chcemy edytować w Excelu. Proces importu
będzie kontynuowany za pomocą „Kreatora importu tekstu”.
(4) Wybieramy „Rozdzielany”, jak przedstawiono na zrzucie ekranu. Pozostawiamy
wszystkie pozostałe opcje tak jak są (rozpoczynamy import od wiersza 1,
pochodzenie pliku: „65001: Unicode (UTF-8)"). Klikamy na przycisk „Dalej”.
(5) Odznaczamy domyślne ustawienie „Tabulator” i zaznaczamy „Średnik”.
Zauważymy, że podgląd danych ulegnie zmianie. Klikamy przycisk „Dalej”.
67
(6) W następnym oknie przesuwamy poziomy suwak maksymalnie w prawo.
(7) Przytrzymując klawisz Shift na klawiaturze, klikamy ostatnią kolumnę podglądu
danych. Tabela podglądu danych zostanie podświetlona na czarno.
68
(8) Wybieramy opcję „Tekst” w sekcji format kolumny z danymi, jak przedstawiono na
zrzucie ekranu poniżej. Zauważymy, że nagłówki kolumn w podglądzie danych
zmienią się z „Ogólny” na „Tekst”.
(9) Klikamy „Zakończ”. Kreator zapyta, gdzie zapisać zaimportowane dane. Klikamy
przycisk „OK.”.
69
Dane z pliku CSV wyeksportowane z systemu Mobility Tool+ zostaną przedstawione w
kolumnach.
10.2.3. Strona Mobility Tool+ nie wyświetla się prawidłowo w Microsoft Internet Explorerze
Odnotowano, że funkcja „Ustawienia widoku zgodności” (Compatibility View) programu
Microsoft Internet Explorer może powodować pewne problemy z wyświetlaniem ekranów
Mobility Tool+. Jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy z wyświetlaniem stron systemu
Mobility Tool+ w programie Microsoft Internet Explorer, należy wyłączyć opcję
„Ustawienia widoku zgodności” w menu górnym „Narzędzia” (Tools).
Więcej informacji na temat opcji „Ustawienia widoku zgodności” można znaleźć na stronie:
http://windows.microsoft.com/is-is/internet-explorer/products/ie-
9/features/compatibility-view
Wszelkie inne problemy powinny być zgłaszane do helpdesku w Narodowej Agencji.
End of the document