mod iii - taller ms project 2007

Diplomado en Gerencia de

Proyectos

Módulo III

Taller de MS Project 2007 alineado al PMBOK®

Derechos reservados, 2011

Módulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estándar PMBOK® 2008 Página 2 de 52

Tabla de contenido

1. INTRODUCCIÓN ________________________________________________________________ 4

1.1 La Gestión del Tiempo ______________________________________________________________ 4

1.2 Conociendo el entorno MS Project 2007 ________________________________________________ 5

1.3 Configurando los valores iniciales para el proyecto _______________________________________ 6

Calendario del Proyecto ________________________________________________________________________ 6

Tipo De Moneda _____________________________________________________________________________ 11

2. IDENTIFICANDO Y DEFINIENDO LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO ______________________ 13

2. 1 Creando la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) ______________________________ 13

2.2 Ingresando actividades e hitos del proyecto ____________________________________________ 15

2.3 Tarea resumen del proyecto ________________________________________________________ 19

3. ESTABLECIENDO LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO ___________________ 21

3.1 Identificación de la dependencia y secuencia entre las actividades _________________________ 21

3.2 Diagramas de Red _________________________________________________________________ 24

3.3 Adelanto y retrasos _______________________________________________________________ 24

4. ESTIMANDO LA ASIGNACIÓN DE RECURSOS A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO __________ 28

4.1 Identificación de recursos para el proyecto ____________________________________________ 28

4.2 Configuración de recursos: Hoja de Recursos ___________________________________________ 29

4.3 Asignación de recursos a las tareas ___________________________________________________ 30

4.4 Vista de Uso de recursos ___________________________________________________________ 31

5. ESTIMANDO LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO _______________________ 33

5.1 Esfuerzo vs. Duración ______________________________________________________________ 33

5.2 Delimitaciones ___________________________________________________________________ 36

5.3 Tipo de delimitaciones _____________________________________________________________ 36

5.4 Fecha límite de una tarea ___________________________________________________________ 37

5.5 Tipos de Tareas ___________________________________________________________________ 38

6. DESARROLLANDO EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO _________________________________ 39

6.1 Personalizando campos de un proyecto _______________________________________________ 39


6.2 Guardar la línea base del cronograma de proyecto ______________________________________ 39

6.3 Vistas de un cronograma de proyecto (ruta crítica, línea base) _____________________________ 41

7. REALIZANDO SEGUIMIENTO Y CONTROL AL CRONOGRAMA DEL PROYECTO ______________ 46

7.1 Ingresando el campo Porcentaje Completado de la tarea. _________________________________ 46

7.2 Agregar nuevas tarea – Formulario de Tareas ___________________________________________ 46

Nuevas Tareas _______________________________________________________________________________ 46

Formulario de Tareas _________________________________________________________________________ 47

7.3 Guardar nueva línea base ___________________________________________________________ 47

7.4 Fecha de Estado y Línea de Progreso. _________________________________________________ 48

8. GUÍA RESUMEN PARA LA GESTIÓN DE UN CRONOGRAMA ____________________________ 51


1. INTRODUCCIÓN

1.1 La Gestión del Tiempo

La Gestión de Tiempos del proyecto describe los procesos básicos necesarios para lograr la conclusión de un proyecto a tiempo. El gráfico muestra una descripción general de los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto, cada uno de estos procesos contiene entradas, herramientas y técnicas, y salidas hacia los demás procesos de otras áreas de conocimiento (costos, riesgos, etc.) Estos procesos pueden interactuar entre sí de diversos modos (no necesariamente en el orden mostrado) y también interactúan con otros procesos de las demás Áreas de Conocimiento. Cada proceso puede implicar el esfuerzo de una o más personas o grupos de personas, dependiendo de las necesidades del proyecto.

PROCESOS:

Procesos de Planificación: 1. Definición de las actividades: Consiste en identificar las actividades específicas que deberán ser ejecutadas para producir los entregables del proyecto. 2. Establecimiento de la Secuencia de las actividades: Consiste en identificar y documentar las dependencias entre actividades. 3. Estimación de recursos de las actividades: Estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios

para realizar cada actividad.

4. Estimación de la duración de las actividades: Consiste en estimar el número de períodos de trabajo que se requieren para terminar las actividades individuales. 5. Desarrollo del Cronograma: Consiste en analizar las secuencias de las actividades, las duraciones de las actividades, y los requerimientos de recursos para crear la programación del proyecto.

Proceso de Control:

6. Control del Cronograma: Consiste en controlar los cambios a la programación del proyecto


1.2 Conociendo el entorno MS Project 2007

Office Project Professional 2007, en adelante “MS Project” presenta la siguiente interfaz para realizar un cronograma de proyecto el cual puede incorporarse en nuestros planes de gestión de proyecto.

Menú del MS Project

Con opciones para el uso del Ms-Project: Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Proyecto, Informe, Colaborar, Ventana, ?

Barra de herramientas

En el gráfico se muestra la Barra Estándar y la Barra de Formato. Provee el acceso directo a funciones más usadas del MS Project. Puede personalizarse según el uso que se dé a los mismos.

Barra de vistas

Muestra otras vistas usadas en Ms-Project. Para activar o desactivar esta vista ir al menú “Ver” y marcar la opción “Barra de vistas”.

Vista Gantt

Muestra el detalle de la programación del proyecto en forma de tabla con campos básicos como: Nombre de Tarea, Duración, Comienzo, Fin, Predecesoras, Nombre de los recursos. Asimismo, se muestra en forma gráfica las actividades y sus relaciones, así como las fechas según configuración (por días, por semanas, etc.) Tiene relación directa con la vista de actividades que aparece en el lado izquierdo.


1.3 Configurando los valores iniciales para el proyecto

Calendario del Proyecto

Ingresar la fecha de Inicio de Proyecto 1. Ir al Menú: Proyecto 2. Opción: Información del Proyecto 3. En el campo Fecha de Comienzo, seleccionar la fecha en que se iniciará el proyecto. Para el

ejemplo 4 de Mayo del 2010

o Fecha de comienzo: Especifica la fecha de comienzo del proyecto actual. La fecha predeterminada de comienzo del proyecto es la fecha actual.

o Fecha de fin: Especifica la fecha de fin del proyecto actual. Disponible si elige Programar a partir de la Fecha de fin del proyecto en este cuadro de diálogo. Las duraciones de tareas, dependencias, delimitaciones y otros factores de programación también se programan a partir de la fecha de fin.

o Programar a partir de: Especifica si MS Project programa el proyecto desde una Fecha de comienzo del proyecto o desde una Fecha de fin del proyecto. De forma predeterminada, los proyectos se programan desde la fecha de comienzo.

o Fecha de hoy: Especifica la fecha actual. Esta fecha es generada de forma predeterminada por la fecha y hora del equipo.


o Fecha de estado: Especifica la fecha de estado que no necesariamente es la fecha actual para realizar un informe de las horas, el costo o la condición de rendimiento de un proyecto. Si se establece la fecha de estado en NOD, MS Project utiliza la fecha actual como fecha de estado.

o Prioridad: Indica con qué facilidad se retrasan las tareas en el proyecto actual cuando los recursos están redistribuidos entre varios proyectos. Su rango varía entre 0 y 1000, el número más alto indica una prioridad alta. Si se establece en 1000 la prioridad del proyecto, significa que los recursos del proyecto no se redistribuirán. Al redistribuir, MS Project tiene en cuenta las prioridades del proyecto antes que las prioridades de la tarea.

o Estadísticas: Muestra de una vista rápida las fechas de comienzo y de fin programadas y reales, las duraciones, el trabajo y los costos.

Configurar Calendario y fechas para el proyecto

1. Ir al menú Herramientas 2. Elegir: Cambiar Calendario Laboral 3. Puede elegirse alguna de las opciones de la lista desplegable “Para Calendario”. Elegir Estándar

(Calendario de Proyecto) Existen 3 tipos de calendario: o Estándar: Semana laboral de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con 1 hora no

laborable entre las 12:00 p.m. y la 1:00 p.m. o 24 horas: No hay descanso. Los 7 días de la semana, de 24 horas por cada día establecido

como tiempo de trabajo. o Turno de noche: Los tiempos de trabajo van de la noche del lunes al sábado por la mañana,

de 11:00 p.m. a 8:00 a.m., con 1 hora de tiempo de descanso entre las 3:00 a.m. y las 4:00 a.m.


4. Para seleccionar los feriados, seguir los siguientes pasos o Seleccionar la fechas o las fechas que no serán laborables o Hacer click en la celda de la columna “Nombre” de la pestaña “Excepciones”. Esta acción

permitirá editar y escribir un nombre para los feriados seleccionados. Luego Aceptar o En la celdas “Comienzo” y “Fin” de la pestaña excepciones, aparecerá automáticamente las

fechas seleccionadas. En el ejemplo inicia el feriado el 28 y finaliza el 30 de julio


5. De igual modo, si se desea asignar días con medio tiempo laboral, o las horas que se consideren para un determinado día, se procede de modo similar al anterior o Seleccionar la fechas o las fechas que no serán laborables o Haga click en la celda de la columna “Nombre” de la pestaña “Excepciones” para escribir un

nombre para al día o días seleccionados. Luego Aceptar


o Seguidamente haga click en el botón “Detalles” y aparece la siguiente ventana

o Se activa la opción “Períodos laborables”, en la tabla con los campos “Desde” y “Hasta” puede eliminarse o modificarse las horas laborables

o Con las opciones de “Patrón de repetición” se predetermina una frecuencia de repeticiones de períodos laborables modificados. Si no requiere repetir se deja la opción marcada de “diario” cada 1 día.

o Aceptar Crear Nuevo Calendario Para crear un nuevo calendario a usar para el proyecto

1. Ir al Menú: Herramientas; Elegir: Cambiar Calendario Laboral 2. En la ventana “Cambiar calendario laboral” , presionar el botón: “Crear Calendario..”

3. Aparece la ventana: “Crear nuevo calendario base”


4. Escribir el nombre del calendario, puede elegirse entre las opciones: Crear nuevo calendario base o Hacer una copia de alguno de los calendarios predeterminados por MS Project

5. Aceptar Nota: Estos nuevos calendarios pueden crearse para asignarlos posteriormente a algunos recursos en particular que requieran períodos de trabajo personalizados a lo largo del proyecto.

IMPORTANTE Si crea un nuevo Calendario para usarlo como base de todo el proyecto, debe indicar que usará este nuevo calendario creado en la ventana “Información del Proyecto”, en la lista desplegable “Calendario”

1. Ir al Menú: Proyecto; Elegir: Información del Proyecto 2. En la lista desplegable “Calendario” elegir el nombre del nuevo calendario creado

(“Calendario 1” para el ejemplo)

Con estos pasos, MS Project reconocerá en la Vista Gantt el nuevo calendario creado para el proyecto

Tipo De Moneda

Especifica qué tipo de moneda se utiliza, por ejemplo, EUR (Euro €) o USD (Dólar Americano $). Para el caso

de moneda peruana se usará el Nuevo Sol (S/.) que en MS Project se representa como “PEN”

Ingresar el tipo de moneda a utilizar

1. Ir al Menú: Herramientas; Elegir: “Opciones…”

2. En la ventana “opciones”, seleccionar la pestaña “Vista”

3. En la sección “Opciones de moneda para ...” elegir “PEN” de la lista desplegable “Moneda”

4. Puede ajustarse los decimales a 1, 2 ó 0 en el campo “Decimales”.

5. Aceptar


2. IDENTIFICANDO Y DEFINIENDO LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO

2. 1 Creando la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT)

Una EDT o Estructura de Descomposición de Trabajo (WBS por sus siglas en inglés de Work Breakdown Structure) usa la técnica de descomposición que consiste en descomponer por niveles el trabajo a realizar en términos de entregables, y para la descomposición adicional de estos entregables, en paquetes de trabajo. Se puede organizar el EDT de acuerdo a las fases del ciclo de vida del proyecto, mostrando cada fase como un elemento del nivel más alto.

Para agregar el campo EDT en MS Project

1. Ir al Menú: Proyecto 2. Opción: Columna


3. Aparece una nueva ventana “Definición de columna” 4. En la lista desplegable “Nombre de Campo” elegir: EDT

En la caja de texto “Título” podemos ingresar un nombre que pueda tener una mejor descripción del campo asociado de cómo se verá en pantalla. Puede dejarse en blanco.


2.2 Ingresando actividades e hitos del proyecto

Actividad (Tarea en Ms Project): Son las acciones a realizar para producir un entregable. En la vista de

actividades del proyecto se lista en general las fases, entregables, tareas e hitos. Se recomienda describir a

la actividad como un verbo, que describe una acción a realizar.

Por ejemplo: Elaborar casos de uso, Diseñar manual de usuario, Elaborar presupuesto, Seleccionar

proveedores, etc. Cada actividad tiene asociado un inicio y un final definido, con una duración definida y

debe ser realizado por un recurso, o en algunas ocasiones por varios recursos.

Ejercicio En un archivo nuevo de MS Project ingrese la siguiente lista de actividades

INICIO CONSTRUCCIÓN

Acta de inicio de proyecto (Project Charter) habilitación ambiente tecnológicos

Elaborar de Acta de inicio de Proyecto BB.DD instalado, Software configurado

Acta de inicio de proyecto aprobada Preparar Ambiente de Desarrollo

PLANIFICACIÓN Preparar Ambiente de QA

Plan de Gestión de Proyecto Aplicativo desarrollado

Elaborar Plan de Gestión de Proyecto Desarrollar módulos

Plan de Gestión de proyecto aprobado Desarrollar Scripts

Entrega Documento Visión del Proyecto (kickoff del proyecto) Desarrollar Interfaces y WebServices

EJECUCIÓN Pruebas integrales de desarrollo

CONCEPCION Certificado de pruebas unitarias

Definición de Casos de uso Instalar aplicación

Documento de Especificaciones Funcionales Instalar WebServices

Elaborar Casos de uso y Secuencias de Pantalla Instalar DB Desarrollo

Presentar Secuencia de Pantallas y Esbozo Ejecutar las Pruebas

Elaborar Prototipos Documentar pruebas

Elaborar DEF Manuales

Diagrama de arquitectura (DAP) Elaborar Manual Funcional

Documento de Diagrama de Arquitectura Elaborar Manual Técnico

Elaborar Documento DAP Elaborar Manual de Usuario

Realizar aprobación por parte del Usuario Elaborar Documento de pase de objetos

Definir módulos de datos Validar documentos

Diagrama de componentes (DC) Pruebas QA

Documento de Diagrama de Componentes Documentos de pruebas certificados

Elaborar Documento DC Elaborar Plan de Pruebas

Realizar aprobación por parte del Usuario Realizar pruebas de certificación

ELABORACIÓN Elaborar Documento de Certificación

Documentación DET (Documento de especificaciones técnicas) TRANSICIÓN

Documento DET (Diseño de Especificaciones técnicas) Acta de Pase a producción

Analizar Casos de uso CIERRE

Realizar reuniones con usuario Elaborar lecciones aprendidas

Elaborar Documento Elaborar Acta de cierre de proyecto

Entrega documento DET Acta de cierre de proyecto aprobado por el usuario final

Seleccionar, Capacitar e Inducir A/P Fin de Proyecto de Desarrollo de Software

Acta de reunión por capacitación/inducción

Selección de Proveedores

Capacitación e Inducción


Estructuración de tareas Consiste en ordenar las tareas unas de otras para definir una estructura que guarde relación con el EDT,

distribuidos en filas, compuestos de tareas y subtareas de cara a una mejor visión del trabajo. Viéndolas en

jerarquía se comprende mejor el proyecto. Desde la barra de herramientas de Formato, esta estructuración

de tareas y subtareas se puede diseñar con los botones

Se muestran las actividades ubicadas dentro de sus respectivos entregables y fases.


Dividir tareas En ocasiones una tarea es preciso interrumpirla para acometer otras tareas con lo cual, queda en la primera una especie de laguna o interrupción. Queda dividida para ser continuada más tarde. Generalmente estas divisiones se deben a causas imprevistas como por ejemplo la enfermedad de un trabajador para el que no se dispone de sustituto


Para dividir una tarea en MS Project

1. Estar en la vista Diagrama de Gantt 2. Focalizar la tarea a dividir 3. Ir al menú: Edición, y luego elegir la opción “Dividir Tarea” 4. El cursor cambiará de forma para realizar la división de la tarea manualmente posicionando

el cursor hasta la nueva fecha en que debe reanudarse la tarea

Hito (Milestone): Un hito simboliza el haber conseguido un logro importante en el proyecto y se usa

para supervisar el progreso del proyecto, expresado como “de duración cero”. Si una actividad completada

trae un logro, entonces puede ser un hito del proyecto en el minuto que finaliza; Por ejemplo, podríamos

estar tratando durante una semana que el cliente firme el Project Charter o apruebe un plan de proyecto, y

en el momento en que lo firma, el hito es “Project Charter aprobado por el cliente” o “plan de proyecto

aprobado por el cliente”

Consideraciones para el uso de hitos en el Cronograma

Deberían existir varios hitos que informen la fecha estimada en que pensamos cumplirlos, y que

luego en la ejecución compararemos con la fecha real.

En muchos proyectos, se hace mención solamente de los hitos y es muy común que sólo los hitos le

interesen a un comité directivo.

Todas las tareas que tengan una duración cero se muestran automáticamente como un hito

Se recomienda colocar algunos hitos dentro del plan solamente como señal de que llegamos a un

punto importante en el proyecto.

Puede usarse MS Project para filtrar los hitos y definir un tablero de control para el proyecto que

nos servirá como herramienta de comunicación para los patrocinadores y demás involucrados, en el

cual se indican, por ejemplo, los hitos que hemos atravesado, cuál se encuentra cerca, cuál está

atrasado, etc.

En MS Project puede marcarse como hitos otras tareas de cualquier duración.

El estado de un hito es de cumplido o no cumplido

Para marcar una actividad como Hito en MS Project 1. Seleccione la actividad a marcar como Hito 2. En el campo duración escriba el número cero. 3. MS Project muestra automáticamente el símbolo del hito como un rombo:


2.3 Tarea resumen del proyecto

La tarea de resumen del proyecto muestra información resumida acerca de todo el proyecto (Duración,

Fechas de inicio y fin, trabajo, costos) en una única fila con su correspondiente barra de tareas de resumen

en la parte superior de la vista Diagrama de Gantt. La tarea de resumen aparece en la parte superior del

proyecto, su número de identificación es 0 y representa la línea de tiempo del proyecto de principio a fin.

Para agregar la Tarea resumen del proyecto en MS Project 1. Ir al Menú: Archivo 2. Opción: Propiedades

En la caja de texto Título escribir el nombre de la tarea resumen del proyecto, puede escribirse el nombre del proyecto.

Marcar la casilla “Guardar vista previa”, y Aceptar

3. Seguidamente, Ir al menú Herramientas, luego elegir “Opciones…”,

En la Ventana “Opciones”, ingresar a la pestaña “Vista.

En la parte inferior marcar el campo “Mostrar tareas de resumen del proyecto”. Luego Aceptar.


3. ESTABLECIENDO LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES

DEL PROYECTO

3.1 Identificación de la dependencia y secuencia entre las actividades

Creada y esquematizada la lista de tareas, se crearán las relaciones de las tareas entre sí (Dependencias).

En el Diagrama de Gantt las dependencias se representan con líneas entre las barras de representación de

cada tarea

La dependencias o tareas "vinculadas" cada vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se

reprograman automáticamente.

Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Por

ejemplo, la tarea “Pintar las paredes de un aula” debe concluir antes del comienzo de la tarea

"Decorar las paredes de un aula"

Las tareas por lo general ocurren de modo secuencial como el ejemplo anterior. Sin embargo, otras

tareas pueden darse de modo paralelo, por ejemplo, cuando una persona prepara las paredes para

pintarlas, otra persona puede comprar los cuadros que desea colgar para decorar las paredes.

Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en MS Project:

Dependencia entre tareas

Vista Gantt Descripción Ejemplos

Fin a comienzo (FC)

La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la tarea (A).

Decorar las paredes de un aula no puede comenzar hasta que finalice la actividad de Pintar las paredes de un aula Colocar el yeso en el techo de ambientes de oficinas no puede comenzar hasta que finalice la Instalación de las conducciones de aire acondicionado

Comienzo a comienzo (CC)

La tarea (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea (A).

El Preparar y formar al personal para los puestos de una empresa no puede comenzar hasta que comience la contratación de personal

Fin a fin (FF)

La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la tarea (A).

El alquiler de herramientas e instrumentales propios a una empresa de suministros industriales (cortacéspedes, etc) no puede finalizar hasta que finalice la realización de las obras de jardinería de una urbanización


Comienzo a fin (CF)

La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience la tarea (A)

El Montaje de equipos y PCs de un centro de cómputo no puede finalizar hasta que comience la autorización del uso de licencias de equipos y PCs El seguimiento de la satisfacción de los clientes en un proyecto de homologación para la calidad según normas ISO no puede finalizar hasta que comience y tenga lugar la auditoria por un organismo autorizado

A continuación un ejemplo. Crear una secuencia con las siguientes tres actividades.

Para crear vínculos entre tareas usamos el campo “Predecesoras” y escribimos el número de fila en que se

encuentra la tarea predecesora a vincular, por ejemplo: Pintar las paredes de un aula (Tarea 1) es

predecesora de la tarea Decorar las paredes de un aula (Tarea 2), y del mismo modo la Tarea 1 es

predecesora de la Tarea 3

Una forma de establecer dependencias en MS Project es haciendo click entre la línea que une a las tareas.

Realizando esta acción aparecerán las ventanas de Dependencias entre tareas y se podrá elegir el tipo de

relación.

Entre las Tareas 1 y 2 de Fin a Comienzo Aquí podemos modificar el vínculo entre las Tareas

1 y 3 de Comienzo a Comienzo


Luego de establecer las dependencias, quedan del siguiente modo

Puede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones, superposición o retraso de tareas, y

división de tareas cuando se interrumpe temporalmente el trabajo.

Errores comunes Vista Gantt Descripción

TAREAS COLGADAS

La Tarea “D” no es predecesora de alguna tarea. Esto no es una buena práctica en programación de cronogramas

REDUNDANCIAS

Entre la tarea “A” y “C” se crea una redundancia en la dependencia, ya que “C” depende de “B” y a su vez “B” de “A”

BUCLES

MS Project no permite crear este tipo de dependencias, ya que estaría creando un dependencia circular entre estas tareas


3.2 Diagramas de Red

En un diagrama de red de actividad en nodo, cada actividad se representa mediante un nodo o un

círculo. Las flechas entre los nodos indican el orden en que deben ejecutarse las actividades. Elaborar un

diagrama de red del proyecto puede ayudar a que los jefes de proyecto separen y comprendan mejor las

dependencias entre tareas..

En el siguiente ejemplo se muestran 7 actividades relacionadas entre sí en el campo predecesoras, en la

vista Gantt se muestra con ruta crítica.

Para ver el diagrama de red generado por MS Project, seguir los siguientes pasos

1. Ir al Menú: Ver

2. Elegir: Diagrama de Red

SUGERENCIA

Según la complejidad de las dependencias entre actividades, se recomienda preparar un diagrama

de red preliminar manualmente, en este diagrama se podrá observar detalladamente las

dependencias. Luego de ello podrá configurarse las dependencias haciendo uso del campo

“Predecesoras” en MS Project

3.3 Adelanto y retrasos Cuando se elabora un cronograma en la parte de planificación, o en la parte de control si ocurre una re planificación, pueden existir actividades cuyas duraciones pueden verse modificadas con el propósito de lograr los compromisos pactados con el cliente. Estas modificaciones pueden tratarse de Adelantos o Retrasos

Un adelanto (lead) permite iniciar una actividad sucesora antes que la actividad predecesora se

complete. En MS Project se representan con el símbolo menos “-“

Un retraso (lag) permite una demora en la actividad sucesora. En MS Project se representan con el

símbolo más “+“


Para Adelantar (LEAD) una actividad en MS Project, siga los pasos que se indican

Se muestra el siguiente cuadro con el entregable “Manuales”, con 5 actividades, planificados

inicialmente en forma secuencial

Durante la ejecución, se requiere que la actividad “Elaborar documento de pase de objetos” se

adelante dos días con el propósito de terminar este entregable lo más pronto posible.

1. Focalizar la actividad “Elaborar Documento de pase de objetos”, haga click derecho y elija

“Información de la Tarea…”

2. Seguidamente aparece la siguiente ventana de “Información de la Tarea”, elija la pestaña

“Predecesoras”

3. En la Columna “Pos” escribir los dos días de adelanto (-2d) requeridos para concluir con el

entregable.


4. Click en el botón “Aceptar”

Observamos que en la fila 5, en el campo Predecesoras, se ha escrito el valor de “4FC-2” lo que

indica que la predecesora en la fila 4 que es una relación de tipo Final – Comienzo con la

actividad 5 se ha adelantado dos días (-2días); Terminando de este modo el entregable

“Manuales” el mie 24/03/10

Para Retrasar (LAG) una actividad en MS Project, siga los pasos que se indican

Tomado el cuadro inicial ejemplo anterior, durante la ejecución nos hemos encontrado con que la

elaboración de el manual de usuario debe posponerse 3 días por problemas con la disponibilidad del

recurso, para ello debe re planificarse la tarea.

1. Focalizar la actividad “Elaborar Manual del Usuarios”, haga click derecho y elija

“Información de la Tarea…”

2. Seguidamente aparece la siguiente ventana de “Información de la Tarea”, elija la pestaña

“Predecesoras”

3. En la Columna “Pos” escribir los Tres días de retraso (3d) requeridos para concluir con el

entregable.

4. Click en el botón “Aceptar”

Observamos que en la fila 4, en el campo Predecesoras, se ha escrito el valor de “3FC+3” lo que

indica que la predecesora en la fila 3 que es una relación de tipo Final – Comienzo con la

actividad 4 se ha retrasado tres días (3 días); Terminando de este modo el entregable

“Manuales” el mie 31/03/10


4. ESTIMANDO LA ASIGNACIÓN DE RECURSOS A LAS

ACTIVIDADES DEL PROYECTO

4.1 Identificación de recursos para el proyecto

La identificación de recursos nos vá a permitir estimar el tipo y las cantidades de personas, equipos o

suministros, materiales, que se requieren para la ejecución de las actividades del cronograma.

Tipo de Recursos:

Trabajo (esfuerzo): Personas y el equipo que realizan el trabajo. Permite indicar una tasa estándar

por hora, la mano de obra sería de este tipo (jefes, especialistas, ingenieros, etc.), por ejemplo un

ingeniero con un costo por hora de S/. 1, podemos configurarlo en la Hoja de Recursos.

Materiales (activos): Son recursos que se consumen durante la ejecución de las tareas (hojas, toner

de impresoras, en el caso de una construcción de edificios: ladrillos, cemento, fierros, etc.). Equipos

o suministros: PCs, impresora, camiones, etc.

Costo (gastos): Recursos utilizados para representar un costo financiero asociado a una tarea,

son aquellos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de la tarea,

por ejemplo: movilidad aérea de un lugar a otro, alojamiento, etc.

Tipos de recurso de MS Project

Para el cronograma ejemplo de proyecto de Desarrollo de software, se identifican los siguientes

recursos.

CN: Coordinador de Negocio -> Recurso Trabajo

AS: Analista de Sistemas -> Recurso Trabajo

ET: Especialista en Tecnología -> Recurso Trabajo

JP: Jefe de Proyecto -> Recurso Trabajo

AP: Analista programador -> Recurso Trabajo

AQA: Analista QA -> Recurso Trabajo

PC: Computadora Personal -> Recurso Material

Movilidad -> Recurso Costo


4.2 Configuración de recursos: Hoja de Recursos Para trabajar con la vista de Hoja de Trabajo, ir al menú Ver y elegir “Hoja de recursos”

Nombre del recurso: Es la persona que va a participar en el proyecto (Juan Pérez, etc.), puede

escribirse un nombre genérico (Programador, etc.) cuando aún se está en fases tempranas del

proyecto y no se sabe quién será el responsable

Tipo: Trabajo, Materiales, Costo

Etiqueta material: Contiene la unidad de medida proporcionada para un recurso material, por

ejemplo: material pinturas tiene la etiqueta de galones, material hojas tiene la etiqueta cientos,

material ladrillos tiene la etiqueta millar, etc.

Iniciales: Son las iniciales del nombre del recurso, es un campo opcional

Grupo: Sirve para agrupar los recursos en grupos según especialidades (Ingenieros, Analistas, etc.);

En otros casos como INTERNO o EXTERNO para diferencias si es parte de la empresa o si es servicio de

terceros; En general el campo grupo nos ayuda a filtrar los recursos cuando se cuenta con un gran número

Capacidad máxima: Capacidad que se dispone del recurso para realizar la tarea: 100%, puede variar

dependiendo del grado de participación.

Tasa estándar: Es la tasa de pago por trabajo normal, no extra, realizado por un recurso. Se puede

colocar: S/. 1.00/hora ó 100/A (al año), depende de las características del pago.

Tasa horas extras: se colocará el monto siempre y cuando se consideren pago de horas extras

Costo/Uso: Equipo si se trata de un alquiler

Acumular: Como se realiza el asiento contable del costo causado por el recurso, puede ser al

Comienzo, prorrateo (a medida que el proyecto avance), o al final del proyecto

Calendario Base: Elegir un calendario personalizado si fuese necesario para cada recurso

Código: Es cualquier código, abreviatura o número que desee escribir como parte de una

información de recurso.


4.3 Asignación de recursos a las tareas

Ingresados los recursos en la hoja de recursos, ahora se asignarán a las tareas existentes

Para agregar un recurso a las tareas en MS Project, siga los siguientes pasos:

1. Ir al Menú: Ver, Elegir: Diagrama Gantt

2. Focalizar el cursor sobre la tarea a la cual vamos a asignar el recurso

3. Presionar el ícono de Asignar Recursos de la Barra Estándar (Alt+F10)

4. Seguidamente aparece la ventana “Asignar Recursos”

5. Se selecciona el recurso (o recursos) y se presiona el botón “Asignar” (Asignar el recurso

Analista Programador)

6. Realizada esta acción el recurso queda asignado para la tarea. Presionar el botón “Cerrar”

7. En la Vista Gantt podemos observar al costado de la barra de tarea que se ha asignado el

recurso “Analista Programador”

Al realizar la asignación observamos que el campo Unidades y costo se escriben

automáticamente en 100% y S/. 8.00, estos valores provienen de la hoja de recursos que

anteriormente se definieron para este recurso “Analista Programador”


Para el Campo Unidades puede ser que el recurso para esa tarea en particular esté asignado

al a medio tiempo para lo cual deberá escribirse 50%. El valor predeterminado para las

unidades de asignación es igual que la capacidad máxima (capacidad máxima: porcentaje

máximo o número de unidades que tiene un recurso para ser programado en cualquier tarea.

El valor de capacidad máxima indica la capacidad más alta para trabajar que tiene un recurso.

El valor predeterminado es 100 por ciento) del recurso, hasta 100% . Es decir:

Si la capacidad máxima de un recurso está establecida en 100% en la hoja de

recursos, la configuración predeterminada de las unidades de asignación es 100%.

Si la capacidad máxima de un recurso está establecida en 50% en la hoja de recursos,

la configuración predeterminada de las unidades de asignación es 50%.

Si la capacidad máxima de un recurso está establecida en 300% en la hoja de

recursos, la configuración predeterminada de las unidades de asignación sigue

siendo 100%.

Para asignar un recurso material a una tarea, escriba la cantidad de material que se va a usar.

La etiqueta de unidad de medida (toneladas, cajas, metros, etc.) que se usó para definir el

recurso material aparece en el campo Unidades y el valor predeterminado es 1.

4.4 Vista de Uso de recursos

Esta vista nos permite conocer en forma detallada como se están usando y como están distribuidos los

recursos a lo largo del tiempo.

Ir al menú Ver y elegir “Uso de Recursos”. Aparece la siguiente pantalla:

Cada recurso contiene una lista de actividades a las cuales ha sido asignado, con un resumen del

total de horas asignados

Al lado derecho se puede mostrar las horas por día, por mes u otro período de tiempo


Si el recurso se encuentra sobre asignado se mostrará de color rojo indicando que debe

redistribuirse el recurso. Un recurso está sobre asignado si excede su capacidad máxima por día

definida en la Hoja de recursos.


5. ESTIMANDO LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO Conocidas las actividades, su secuencia y los recursos que participarán en su ejecución, se procede a

asignarle duraciones

Introducir las tareas en secuencia y hacia abajo. En principio la duración de cada tarea es de un día. MS

Project lo representa con un 1?

Para las duraciones, escribir la cantidad de tiempo que llevará cada tarea expresándola en meses, semanas,

días, horas o minutos, sin contar los períodos no laborables. Podemos utilizar las abreviaturas siguientes:

meses = ms, semanas = s, días = d, horas = h, minutos = m. Si la duración es estimada (no definitiva) se

acompaña del signo de interrogación “?” . Por ejemplo 3d? representa una duración estimada de 3 días.

5.1 Esfuerzo vs. Duración Entender estos 2 conceptos nos ayuda a desarrollar mejor nuestros cronogramas de proyecto.

El esfuerzo (Campo “Trabajo” en la vista Gantt de MS Project): es la medida de trabajo aplicada al cumplimiento de una tarea o paquete de trabajo. Las medidas utilizadas están expresadas entre formatos de tiempo/unidad. Por ejemplo el desarrollo de reportes tomara 4 horas de Programación. Trabajo no equivale a duración de tarea, por ejemplo, un recurso puede necesitar 32 horas de trabajo para completar una tarea, pero la tarea puede estar programada con una duración de 2 días. Esto indica que será preciso asignarle más de un recurso, es decir, dos. Dos personas, trabajando 8 horas diarias, completarían la tarea en 2 días

Duración (Campo “Duración” en Ms Project): Período de trabajo activo necesario para completar una tarea. Las medidas utilizadas para expresarla son las unidades de tiempo. Por ejemplo, el análisis de ciertos requerimientos tomara 5 días por cada analista.

Esfuerzo = Duración x Unidades

Para visualizar ambos conceptos, añada el campo Trabajo al lado derecho del campo duración


El siguiente ejemplo se trata del desarrollo de un proceso de pago por internet, para los que se deben desarrollar 5 componentes, participando dos recursos AP1 y AP2, con un costo de S/. 1 la hora de cada recurso

En el ejemplo puede apreciarse la formula: esfuerzo = duración x unidades, el entregable

“Componente Consulta de datos y validación” (fila 5), tiene un costo diferente a las demás

justamente porque hay dos unidades asignadas a dicha tarea (el AP1 y AP2).

Condicionada por el esfuerzo: Cuando una tarea está condicionada por el esfuerzo, MS Project

mantiene el trabajo total de la tarea en su valor actual, independientemente del número de

recursos que se asignen a ella. Cuando se asignan nuevos recursos, el trabajo se distribuye entre

ellos.

Ejemplo:

i. Tenemos la actividad Desarrollar módulo que requiere un esfuerzo de 16 horas para ser

completado. En la Hoja de Recursos contamos con 3 recursos AP1, AP2 y AP3 del tipo

trabajo con una capacidad máxima de 100% cada uno

ii. Haga doble click sobre la actividad para asegurarse que la casilla de verificación

“Condicionada por el esfuerzo” esté marcada


iii. Para una mejor visualización de la vista Gantt y la Hoja de Recursos activamos ambas vistas

en paralelo

iv. Asignamos el recurso AP1 a la actividad. Observamos que MS Project ha distribuido el

esfuerzo de AP1 en dos días de 8h cada día. El Trabajo se mantiene en 16h y la Duración en

2d

v. Ahora, adicionamos el recurso AP2 a la actividad. Observamos que MS Project ha distribuido

el esfuerzo de AP1 y AP2 en un día para cada uno, de 8h cada día. El Trabajo se mantiene

en 16h y la Duración ha disminuido en 1d

vi. Finalmente, adicionamos el recurso AP3 a la actividad. Observamos que MS Project ha

distribuido ahora el esfuerzo de AP1, AP2 y AP3 en un día para cada uno, de 5,33h cada día.

El Trabajo se mantiene en 16h y la Duración ha disminuido en 0,67d


Todas las tareas en MS Project tienen activado por defecto la casilla de verificación “Condicionada

por el esfuerzo”. Cuando se desactiva esta opción MS Project aumenta las horas del trabajo cuando

se adiciona un recurso a la actividad

TIPS:

No siempre se cumple que “mientras más recursos se asignen a una tarea en particular, mas rápido

se realizara la misma”, esto puede o no ser cierto dependiendo del tipo de trabajo.

Al desarrollar o recibir un cronograma, adicionalmente a la columna Duración, agregar la columna de esfuerzo (Trabajo en MS Project) para comparar la diferencia de ambos valores y como estos varían a la medida que se configura las tareas.

Se recomienda agregar la columna de costos para ver como varia el presupuesto teniendo de esa manera configurada en forma completa las triple restricción del proyecto (Alcance, Tiempo y Costos)

5.2 Delimitaciones

Las delimitaciones son restricciones que se fijan respecto a cuando tiene que comenzar una tarea o bien

para cuando tiene que estar concluida. (por ejemplo, la tarea estará concluida para antes de tal fecha o

bien para tal fecha).

Si la fecha del proyecto ha sido programada a partir de una fecha de comienzo, la delimitación para las

tareas es que comiencen lo antes posible (LAP).

En el caso de que el proyecto esté programado a partir de una fecha de finalización, al insertar una tarea,

de forma predeterminada, esa tarea va a tener la delimitación de que comience lo más tarde posible

(LMTP).

5.3 Tipo de delimitaciones

El campo Tipo de delimitación ofrece opciones para el tipo de delimitación que podrá aplicar cuando

programe una tarea. Las opciones son:

Lo antes posible (opción predeterminada en proyectos que se programan a partir de la fecha de

comienzo)

Lo más tarde posible (opción predeterminada en proyectos que se programan a partir de la fecha de

fin)

No finalizar antes del

No finalizar después del

Debe comenzar el

Debe finalizar el

No comenzar antes del

No comenzar después del


Las delimitaciones de fecha aumentan la complejidad de la programación y reducen la flexibilidad de

programar opciones. Debido a esto, se utiliza una fecha de delimitación únicamente si para la finalización

de la tarea o para el resultado del proyecto resulta importante que una tarea comience o finalice en un

momento concreto.

5.4 Fecha límite de una tarea

En algunos casos una actividad debe completarse en una fecha determinada, ya sea por cumplimiento de un

contrato, etc. Es este escenario se puede hacer uso de una fecha límite.

Establecer una fecha límite no afecta al modo en que las tareas están programadas. Se puede establecer

una fecha límite añadiendo una columna de “Fecha límite” e indicar la fecha, o en la ficha Avanzado del

cuadro de diálogo Información de la tarea.

MS Project nos indica a través del símbolo en la vista Gantt que existe una fecha límite

Para agregar una fecha límite en MS Project siga los siguientes pasos:

1. Tenemos dos actividades y sus atributos como las que se muestran en el siguiente cuadro

2. La actividad “Validar documento” debe tener una Fecha límite de ejecución que es el vie 19/03/10

Haga Doble click en la actividad y aparece la ventana de Información de Tarea

En la pestaña Avanzado elija la Fecha límite para la actividad: vie 19/03/10. Aceptar


Seguidamente MS Project pone una marca de Fecha Límite con un símbolo al final de la actividad “Validar documento”

Si durante planificación o control de la actividad, se desfasa la fecha de su fecha límite, MS Project muestra un indicador (un rombo rojo con un signo de exclamación) en la columna de indicadores

5.5 Tipos de Tareas

Unidades fijas: Es una tarea en la cual las unidades asignadas (o recursos) son un valor fijo y cualquier cambio en la cantidad de trabajo o en la duración de la tarea no afectan a las unidades de asignación de la tarea. Se calcula según la fórmula: Trabajo = Duración x Unidades. Este es el tipo de tarea predeterminada por MS Project.

Trabajo fijo: Es una tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo y cualquier cambio en la duración de la tarea o en el número de unidades de asignación asignadas a esa tarea (o recursos) no afectan al trabajo de la tarea.

Duración fija: Es una tarea en la cual la duración es un valor fijo y cualquier cambio en el trabajo o en las unidades de asignación (esto es, recursos) no afectan a la duración de la tarea.

Cada uno de los tipos de tarea afecta a la programación cuando se modifica alguno de los tres factores como sigue:

En una Tarea de: Si cambiamos las unidades

Si cambiamos la duración

Si cambiamos el trabajo

Unidades fijas La duración se recalcula El trabajo se recalcula La duración se recalcula

Trabajo fijo La duración se recalcula Las unidades se recalculan

La duración se recalcula

Duración fija El trabajo se recalcula El trabajo se recalcula Las unidades se recalculan


6. DESARROLLANDO EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

6.1 Personalizando campos de un proyecto

Como se vió en el primer capítulo, MS Project muestra una vista pre determinada para los cronogramas de

proyecto

Sin embargo MS Project cuenta con muchos campos (columnas) que pueden utilizarse para facilitar la

programación de cronogramas asociados a alcance (actividades), plazos, costos, indicadores, etc. Para

propósitos de este taller se recomienda usar los siguientes campos al cronograma

EDT: Campo asociado a un código EDT

% Completado: Útil para el seguimiento y control de las actividades del proyecto. Debe escribirse el

% de completado de una tarea para conocer el avance de la misma.

Trabajo: Esfuerzo en horas que requiere completar una actividad

Fin Previsto: Corresponde a la Línea base.

6.2 Guardar la línea base del cronograma de proyecto

Una línea base del cronograma del proyecto constituye el compromiso de fechas de finalización de las

actividades del proyecto. Esta línea base forma parte del plan de gestión del proyecto y es aprobada por un

comité directivo de proyecto.

Para guardar la línea base del cronograma de proyecto siga los siguientes pasos:

1. Añada la columna “Fin Previsto” al lado derecho de la columna Fin (la columna Fin representa el Fin real que puede ir modificándose a lo largo de la ejecución del proyecto), agregue como título “Fin Línea base”


2. Por defecto MS Project muestra los campos del Fin previsto como “NOD” 3. Ir al menú Herramientas, elegir “Seguimiento”, opción “Establecer Línea de base”. Aceptar.

4. Guardada la línea base se muestran las fechas, que van a coincidir con las fechas de Fin. Si a

lo largo de la ejecución las fechas de fin varían, las fechas de línea base se mantendrán inamovibles


6.3 Vistas de un cronograma de proyecto (ruta crítica, línea base)

Ruta Crítica: es la secuencia de actividades en las que no pueden modificarse (retrasando) su duración

ya que impactarían con la fecha de fin de proyecto.

Línea Base: Todo el conjunto de actividades que constituyen el compromiso inicial del proyecto.

Pude usarse el “Asistente para Diagramas de Gantt” para una mejor visibilidad de las líneas base y ruta

crítica.

Para visualizar la Ruta Crítica del cronograma de proyecto siga los siguientes pasos:

1. Haga click en el botón “Asistente para Diagramas de Gantt” en la barra Formato

2. A continuación aparece la ventana de presentación del asistente. Click en Siguiente

3. MS Project pregunta acerca de las opciones que tiene para presentar en la vista Gantt, elegir “Ruta Crítica”. Click en Siguiente


4. Seguidamente elegir la información que desea ver: recursos, fechas, ninguna o

personalizada. Esta última opción pregunta acerca de la información que se va a mostrar en junto a las barras de Gantt normales, resumen e hitos. Para el ejemplo elegimos “Recursos y Fechas”. Click en Siguiente

5. Aceptamos la opción de mostrar vínculos entre las tareas dependientes. Click en Siguiente

6. Finalmente MS Project muestra una ventana de término de la secuencia. Click en “Dar Formato”.


7. Click en “Salir del Asistente”

8. Tenemos la vista Gantt con las actividades en color rojo las que indican que forman parte de la ruta crítica.

Para visualizar la línea de base siga los siguientes pasos:

1. Haga click en el botón “Asistente para Diagramas de Gantt” en la barra Formato

2. A continuación aparece la ventana de presentación del asistente. Click en Siguiente


3. MS Project pregunta acerca de las opciones que tiene para presentar en la vista Gantt, elegir “Línea de base”. Click en Siguiente.

4. Elegimos la opción para que nos muestre los “Recursos y Fechas”. Click en Siguiente.

5. Mostrar las líneas vínculo entre tareas dependientes. Click en siguiente.


6. Click en “Dar Formato”

7. Terminamos el asistente con “Salir del Asistente”

8. MS Project nos muestra la nueva vista Gantt con las barras de actividades divididas cada una en dos partes horizontalmente, la primera en color negro que indica la línea base y la segunda en color azul que nos indica como están variando las fechas en el día a día. Si hay variaciones de fecha, se moverán las barras azules, pero las barras se mantendrán inamovibles.


7. REALIZANDO SEGUIMIENTO Y CONTROL AL

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

7.1 Ingresando el campo Porcentaje Completado de la tarea.

El campo Porcentaje (%) completado contiene el estado actual de una tarea, expresado como el porcentaje

completado del trabajo.

En la columna indicadores (al lado izquierdo de la columna EDT), se muestra un símbolo de aprobado

que indica la culminación de la tarea

7.2 Agregar nuevas tarea – Formulario de Tareas

Nuevas Tareas

En algunas ocasiones será necesario agregar nuevas tareas, ya sea para añadir nuevas actividades, ingresar

un nuevo hito, etc. Puede hacerse de dos modos:

i. Ubicándose sobre la actividad donde se desea ingresar la tarea y presionando la tecla “Insert”.


ii. Ubicándose sobre la fila a ingresar la tarea y haciendo click derecho, en el menú contextual se elige

“Nueva Tarea”.

Formulario de Tareas

Para una vista resumen de cada una de las tareas, puede activarse el “Formulario de Tareas”.

1. Ir al menú “Ventana” y elegir “Dividir”.

2. Se muestra en la parte inferior de la pantalla el “Formulario de Tareas”

7.3 Guardar nueva línea base

Durante la ejecución del cronograma, el cumplimiento de las actividades en algunos casos no se lleva a cabo

según lo planificado, ya sea por algún retraso en la gestión misma del proyecto o por algún motivo no

previsto. Esto hace que no pueda cumplirse con la línea base inicial comprometida.

Para generar una nueva línea base siga los siguientes pasos:

1. Ir al archivo Herramientas, elegir Seguimiento

2. Click en Establecer Línea de base

3. Elegir “Línea de base 1”, ya que la anterior fue “Línea de base”. MS Project guarda hasta 10

líneas bases para cambios durante la ejecución del proyecto

4. Para borrar una línea base: Ir al menú Herramientas, elegir Seguimiento, y la opción “Borrar

línea de Base”. En la lista desplegable se puede elegir la línea de base a eliminar. Luego click en

Aceptar.


7.4 Fecha de Estado y Línea de Progreso. Fecha de estado Es una fecha que nos permite realizar un informe sobre el estado de las actividades del proyecto, tales como: horas, el costo o la condición de rendimiento de un proyecto. Si se establece la fecha de estado en NOD, MS Project utiliza la fecha actual como fecha de estado. Para elegir una fecha de estado ir al menú “Proyecto”, elegir “Información del Proyecto…” y de los campos que aparecen seleccionar la Fecha de estado de la lista desplegable “Fecha de estado”


Línea de Progreso Tenemos el entregable “Documento de especificaciones funcionales”, con los siguientes datos de fecha

Fecha de Comienzo de proyecto: mar 04/05/2010

Fecha de hoy: jue 20/05/2010

Fecha de estado: jue 20/05/2010

Para hacer seguimiento al estado del entregable se hará uso de la línea de progreso

Para ver la línea de progreso siga los siguientes pasos:

1. Ir al archivo Herramientas, elegir Seguimiento 2. Click en “Líneas de Progreso...” 3. Aparece la ventana “Líneas de progreso”. Marcar la casilla de verificación “Mostrar siempre la

línea de progreso actual”. Aceptar

A continuación se muestra el gráfico generado

Las líneas de progreso crean un gráfico en el Diagrama de Gantt que proporciona valiosa información de progreso, de

la siguiente manera: Los vértices dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con respecto a la


programación. Los vértices dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con respecto a la programación. Las

líneas verticales de una barra de Gantt indican una tarea ajustada a la programación


8. GUÍA RESUMEN PARA LA GESTIÓN DE UN CRONOGRAMA

Proceso Acciones Detalle

Asignar fecha de inicio de proyecto Menú Proyecto –> Información del Proyecto

Definir calendario personalizado

Menú Herramientas –> Cambiar calendario laboral –> Crear Calendario laboral:

Personalizar el existente, o

Crear nuevo calendario base

Definir feriados y/o fechas modificadas

Identificar el feriado o día a modificar Ir a la pestaña “Excepciones”, doble click en la celda elegida para nombrar el feriado y luego modificar en “Detalle”

Reconocer feriados Gantt

Menú Formato –> Escala Temporal –> pestaña Período No Laborable

Menú Proyecto –> Información del Proyecto –> Opción Calendario: cambiar al nuevo calendario

Ingresar tareas principales y subtareas

Ingreso de las tareas en la hoja de tareas Usar la tecla “Insert” o Click derecho “nueva tarea” Aplicar sangrías a sub tareas: Icono verde dirección a la derecha de la Barra Formato

Insertar tarea resumen del proyecto Menú Herramientas –> Opciones –> Pestaña Vista Marcar: mostrar tarea resumen del proyecto

Crear relaciones a hitos y tareas Seleccionar hitos y tareas Click en icono Vincular Tareas de la Barra estándar (Ctrl+F2)

Si es necesario cambiar tipo de relación (vinculo), o Asignar adelantos, retrasos

Doble click en la tarea sucesora a vincular Elegir pestaña predecesora: Cambiar tipo de relación a: CC o FF Para los adelantos o retrasos en el campo “Pos” (+3d, -1d, etc)

Ingresar nombre de los recursos Menú Ver –> Hoja de recursos

Crear calendario al recurso, si es necesario

En la Hoja de Recursos. Ir al menú Herramientas -> Crear Calendario laboral: Escribir un nombre para el Calendario del recurso

Definir feriados para el recurso Luego de crear el calendario para el nuevo recurso, seleccionar los días feriados o modificar sus horas de trabajo

Asignar recursos a las sub tareas Desde la vista Diagrama de Gantt Click en el ícono asignar recursos desde la Barra Estándar(Alt+F10)

Ingresar duraciones de tareas e hitos

Campo Duración: Si es hito su duración es Cero Usar la nomenclatura de: “m” = minuto; “ms” = mes; “s” = semana; “h” = hora

Añadir nuevos campos al cronograma

Click derecho en las columnas -> Insertar columna -> Ventana Definición de Columna -> Nombre de campo : EDT, % Completado, Trabajo, Fin Previsto (Línea base) Asistente para Diagrama de Gantt -> Línea Base

Control de las actividades Menú Ventana -> Dividir -> Formulario de tareas


Bibliografía

PMBOK® 2008, Cuarta Edición. Publicado por el Project Management Institute – PMI®;

www.pmi.org

Herramientas informáticas de J. Iglesias /A. Cubeles. Master in Project Management – La Salle URL

Microsoft Project 2007 Bible. Elaine Marmel.

Ayuda on line de Microsoft Project 2007.

Lecturas diversas extraídas de internet.

El temario ha sido realizado tomando como base la secuencia de procesos que recomienda el PMI® en su

estándar para la Gestión de Proyectos PMBOK®.

Autor

El presente material y todos los módulos del Diplomado en Gerencia de Proyectos es propiedad de la Escuela Superior de Ingeniería : ESI UNI

http://www.pmi.org/

mod iii - taller ms project 2007

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