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Agenda
• Avaliar situação atual
• Avaliação da perspectiva dos stakeholders
• Avaliação por habilitadores
• Avaliação F.O.F.A
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AVALIAR SITUAÇÃO ATUAL
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Avaliar situação atual• Objetivo:
• Determinar a causa do desempenho insatisfatório do processo atual
• Sugerir características para o processo TO-BE
Entendimento do processo AS-IS
Projeto doprocesso TO-BE
Avaliação do processo AS-IS
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AVALIAÇÃO DA PERSPECTIVA DOS STAKEHOLDERS
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Perspectivas dos Stakeholders
• Clientes
• Executores
• Donos e gerentes
• Fornecedores
• Agências do governo
• Comunidade
• Associações industriais
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Perspectivas dos Stakeholders
•Cliente
• Quanto esforço é necessário ser feito por parte do cliente?
• Quanta interação?
• O cliente precisa interagir com diversas partes da organização?
• O cliente tem como monitorar o andamento do processo?
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Perspectivas dos Stakeholders
• Executores• O processo funciona conforme o esperado?
• Donos e gerentes• O processo consume recursos que poderiam estar alocados em
outra parte?
• O processo fornece subsídios para gerenciá-lo?
• O processo ajudar no alcance dos objetivos?
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Perspectivas dos Stakeholders
• Fornecedores• Que erros da nossa parte causam problemas ou dificuldades
para você?
• Qual a facilidade de fazer negócios com a nossa organização em comparação com outras?
• Outros grupos• Ética
• Segurança
• Privacidade
• ....
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Exercício 1• Estudo de Caso do Processo de
Aquisição de Insumos• Analisem a situação atual do processo da
perspectiva dos diferentes stakeholdersexistentes
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AVALIAÇÃO POR HABILITADORES
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Avaliar situação atualAnalisar processo segundo habilitadores
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Avaliação por Habilitadores
• Aspectos de um processo que o “habilitam”, ou seja, permitem que o processo seja executado da melhor forma possível
Habilitadores de Processo
Recursos Humanos
Workflow
Tecnologia da Informação (TI)
Regras e Políticas
Motivação e Métricas
Infraestrutura
Colaboração
Sustentabilidade
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Habilitadores• Recursos Humanos:
• Avaliação de questões relacionadas à estrutura organizacional, definição de papeis/funções, habilidades necessárias e treinamentos
• Workflow: • Avaliação de questões relacionadas aos passos, gargalos no fluxo de
execução e comunicação com outros envolvidos
• Tecnologia da Informação (TI): • Avaliação de questões relacionadas às aplicações, banco de dados
• Regras e Políticas: • Avaliação de questões relacionadas às regras impostas internamente
ou externamente, como adequação de normas, definição de prazos, aplicação de punições, padronização
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Habilitadores• Motivação e Métricas:
• Avaliação de questões relacionadas à definição de metas e acompanhamento de ações
• Infraestrutura: • Avaliações de questões relacionados ao espaço físico, disponibilidade de
recursos e equipamentos
• Colaboração: • Avaliação de questões relacionadas a comunicação, planejamento de
trabalho, integração de artefatos e percepção ou compreensão da colaboração
• Sustentabilidade: • Avaliação de questões relacionadas ao impacto ao meio ambiente uso
de recursos renováveis, desperdício de recursos
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Avaliação por Habilitadores
• A partir do modelo, o analista de processo e o cliente irão responder as perguntas dos habilitadores
• Com as respostas das perguntas, será realizada uma nova reunião para propor ideias de melhoria para cada problema identificado pelos habilitadores
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Habilitador Recursos HumanosHabilitador Recursos Humanos
Habilitador Resposta
Estrutura organizacional
A estrutura organizacional está adequada?
Os papeis estão bem definidos?
Força de trabalho
A força de trabalho é adequada?
Como seria a força de trabalho adequada?
Caracterização dos Papeis
Os papeis e suas funções/atribuições são bem definidos na área?
Habilidades necessárias
Os profissionais possuem as habilidades necessárias para executar suas
funções/atribuições?
Existem treinamentos para adequar as pessoas as suas funções?
www.ic.uff.br/~andrea/docs/AvaliacaoHabilitadores.docx
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Exercício 2• Estudo de Caso do Processo de
Aquisição de Insumos• Baixem o documento do site
• Respondam as perguntas dos habilitadores para o processo atual
• Foram detectados outros problemas além dos identificados no exercício 1?
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AVALIAÇÃO F.O.F.A
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Avaliar situação atualRealizar análise FOFA
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F.O.F.A• F.O.F.A (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) - do inglês SWOT
(Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats)
• Objetivo• Mapear o contexto institucional, técnico e político no qual será implantado o
processo
• A análise F.O.F.A se divide em:• Forças - Vantagens do contexto interno da empresa ou unidade analisada
• Fraquezas - Desvantagens do contexto interno da empresa ou unidade analisada
• Oportunidades - Aspectos favoráveis do contexto externo onde a empresa ou unidade analisada está inserida
• Ameaças - Aspectos desfavoráveis do contexto externo onde a empresa ou unidade analisada está inserida
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F.O.F.A
www.ic.uff.br/~andrea/docs/dheka-Template-BPM-FOFA.pptx
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Exercício 3• Estudo de Caso do Processo de
Aquisição de Insumos• Baixem o documento do site
• Preencham a F.O.F.A para o processo atual
• Foram detectados outros problemas além dos identificados nos exercícios 1 e 2?
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Dúvidas?