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Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos para la Red de Transparencia y Acceso a la
Información: desarrollo y construcción
3º Seminario Internacional sobre Gestión Documental y Transparencia 20 de noviembre de 2015, Ciudad de México
Severiano Hernández Vicente Subdirector General de los Archivos Estatales de España
Principios
Una adecuada gestión documental como uno de los soportes básicos para
la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información
pública.
Los documentos protegen los derechos e intereses de los ciudadanos y
hacen a los empleados públicos responsables de sus acciones
La gestión documental y de Archivos es un proceso transversal en todas las
organizaciones
Las políticas de gestión documental y los procesos que conllevan deben ser
abordados desde la multidisciplinariedad
Los documentos de conservación permanente van a documentar la historia
de nuestras naciones
Objeto
Desarrollo de un Modelo de Gestión Documental para la RTA que pueda
ser implementado entre los países miembros de la Red como una
contribución a las entidades garantes de acceso a la información y a los
archivos.
Establecer dimensiones o ámbitos de acción, herramientas de gestión
específicas, guías de implementación y estándares de aplicación
convenientes a las diferentes realidades de los países miembros de la RTA
en materia archivística y gestión documental.
Comisión Presidencial de Transparencia y Gobierno Electrónico (COPRET) y Archivo General de Centroamérica. Guatemala
Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP) y Archivo General de la Nación. Uruguay
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos (IFAI) y Archivo General de la Nación (AGN). México
Dirección Provincial de Anticorrupción y Transparencia del Sector Público. Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Provincia de Santa Fe y Archivo General de la Provincia de Santa Fe, Argentina
Contraloría General de la Unión (CGU) y Archivo General de la Nación. Brasil
Consejo para la Transparencia (CPLT), Archivo Nacional y Ministerio Secretaría General de la Presidencia. Chile
Dirección General de Política Pública de la Defensoría del Pueblo y Archivo Nacional de Ecuador
Instituto de Acceso a la Información Pública(IAIP), Subsecretaría de Transparencia y Archivo General de la Nación de El Salvador
Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y Archivo General de la Nación de Colombia
Comisión de Alto Nivel Anticorrupción(CAN) y Archivo General de la Nación de Perú
Subdirección General de los Archivos Estatales (SGAE/MECD. España) y Organización de los Estados Americanos (OEA)
Red de transparencia y acceso a la información pública (RTA)
Objeto Reflejo y respeto:
De la diversidad de políticas archivísticas, nacionales y regionales
De las normas, legislación y reglamentos vigentes en los respectivos ordenamientos jurídicos nacionales
Visión integral de los distintos ámbitos y procesos de la gestión
documental:
El sistema de gestión de documentos debe facilitar la conservación y disponibilidad de los mismos
Aplicar decisiones relativas a los documentos en cualquier momento de la vida de los mismos
Objeto
El Modelo es de aplicación para:
Todo tipo de documentos, en cualquier formato o soporte, creados o
recibidos por una organización o institución, pública o privada, en el curso
de sus funciones o actividades
Durante toda la vida del documento y, por tanto, para toda clase de
archivos
Cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño,
recursos y actividad.
Sistemas y redes de archivos.
Finalidad
Normalizar los procesos de gestión documental y archivo para contribuir y
garantizar la adecuada creación, tratamiento, conservación, acceso y
control de los documentos.
La creación de un marco técnico de referencia que permita orientar políticas, estrategias, procedimientos, sistemas de evaluación y mejora, herramientas, etc., para tratar la información generada en el ejercicio de sus funciones por las distintas organizaciones.
Beneficios de una adecuada gestión documental
Para las Administraciones Públicas
Mayor calidad en la gestión: sostenibilidad y continuidad del negocio
Mayor capacidad en el cumplimiento con la legalidad
Una excelente posición ante todo tipo de auditorías
La reducción de información duplicada y solapada, etc.
Para los ciudadanos
Satisfacción del desarrollo de los derechos de acceso a la información y la
cultura
Seguridad jurídica de los ciudadanos
Obtener respuestas a las peticiones de información en plazo
La confianza en la fiabilidad de los datos públicos, etc.
Principales características del Modelo
Basado en normas y buenas prácticas
Tiene en cuenta las necesidades generales de
las instituciones de los países de la región
Contempla un modelo de implementación modular,
gradual y flexible
Abierto y en continua mejora Más orientado a la auto-
evaluación de los distintos procesos que a la certificación
Modelo de implementación modular, gradual y flexible
Modular: se articula a través de líneas de actuación temáticas plasmadas en
las Guías que se desarrollan a través de una serie de compromisos. Para
facilitar la adopción de esos compromisos, se proporciona una
documentación básica (Directrices) que recoge buenas prácticas identificadas
en la materia.
Gradual: cada línea de actuación contempla tres niveles de mejora para la
consecución de los compromisos (básico, intermedio y avanzado).
Flexible: el modelo supone un esquema teórico ideal basado en compromisos
generales; resultará necesario, en cada caso, adaptar su implementación a la
diversidad de las políticas nacionales y regionales de los países integrantes
en la Red y de las normas, legislación y reglamentos vigentes en los
respectivos ordenamientos jurídicos.
Líneas de actuación
Compromisos Compromisos Compromisos
Actuaciones Actuaciones Actuaciones Actuaciones Actuaciones Actuaciones Actuaciones Actuaciones Actuaciones
Compromisos Compromisos Compromisos
Línea de actuación
Compromisos
Nivel básico
Nivel intermedio
Nivel avanzado
Cronograma
Metodología
Talleres generales y talleres (puesta en
común y retroalimentación)
Encuestas Identificación
de Buenas prácticas
Estructura del Modelo: Documentos Técnicos
LOGOTIPO TIPO DE DOCUMENTO
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos
(Documento marco)
Guías de implementación de políticas (Guías gerenciales) 3
Guías de implementación de procesos y controles de la gestión de documentos (Guías operacionales) 5
Directrices (26)
Anexos (3) A
Documentos del Modelo
http://mgd.redrta.org/mgd/site/edic/base/port/inicio.html
Planes estratégicos
G01/D01/G
Roles, responsabilidades y competencias
G01/D03/G
Normalización y análisis de procesos
G01/D02/G
Indicadores de evaluación
G01/D05/G
POLÍTICA DE
GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y
ARCHIVOS
G01/G
Requisitos para un SGD
G01/D03/G
Documentos técnicos
Acceso a los documentos públicos
G02/D01/G
Reutilización de la información
G02/D03/G
Transparencia activa y datos abiertos
G02/D02/G
Participación pública y colaboración: Archivo 2.0
G02/D04/G
GOBIERNO
ABIERTO Y
TRANSPARENCIA
G02/G
Documentos técnicos
Interoperabilidad
G03/D01/G
Administración de documentos electrónicos
G03/D03/G
Seguridad de la información
G03/D02/G
ADMINISTRACIÓN
ELECTRÓNICA
G03/G
Documentos técnicos
Identificación y clasificación
G04/D01/O
Descripción
G04/D02/O
CONTROL
INTELECTUAL Y
REPRESENTACIÓN
G04/O
Documentos técnicos
Instrumentos para la valoración
G05/D01/O
Eliminación de documentos
G05/D03/O
Transferencia de documentos
G05/D02/O
VALORACIÓN
G05/O
Documentos técnicos
Análisis de accesibilidad legal
G06/D01/O
Restricciones y controles de acceso
G06/D03/O
Gestión de las solicitudes de acceso
G06/D02/O
CONTROL DE
ACCESO
G06/O
Documentos técnicos
Plan Integrado de conservación
G07/D01/O
Gestión de contingencias
G07/D03/O
Custodia y control de las instalaciones
G07/D02/O
CONTROL FÍSICO
Y CONSERVACIÓN
G07/O
Documentos técnicos
Atención a la Administración
G08/D01/O
Difusión
G08/D03/O
Atención al público: servicio de referencia
G08/D02/O
GUÍA DE
SERVICIOS DE
ARCHIVO
G08/O
Documentos técnicos
ANEXO I
DIAGNÓSTICO POR PAÍS. RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS
ANEXO II
CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN
ANEXO III
GLOSARIO
Documentos técnicos
HERRAMIENTAS ESTRATÉGICAS
Repertorio de Fuentes Legales y Normas
Análisis DAFO/FODA
Informe de Análisis de Riesgos
Planes Estratégicos
Mapa de Procesos
Plan de Comunicación
Plan de Formación
Modelo de Requisitos
Cuadro de Mando Integral
HERRAMIENTAS TÉCNICAS DE
TRANSPARENCIA
Documento de política de acceso a los
documentos
Tablas de acceso y seguridad de los
documentos
Catálogos de Información Pública
Reutilizable
Catálogo de datos abiertos de la
organización
Formularios normalizados de solicitud de
acceso a los documentos
Otros documentos (I)
HERRAMIENTAS OPERATIVAS
Organigrama de la organización
Cuadro de clasificación funcional de los documentos gestionados (producidos y recibidos) por la
organización
Relación de los documentos esenciales o vitales de la organización
Repertorio de dictámenes de eliminación y conservación de documentos
Calendarios de conservación o Tablas de retención de los documentos de la organización
Calendarios de transferencias / Relaciones de entrega
Esquema de metadatos a utilizar en la organización
Plan de contingencias / de prevención de desastres
Informe de Evaluación de Riesgos
Materiales de formación (manuales, folletos, etc.)
Códigos de conducta
Perfiles de puestos de trabajo
Otros documentos (II)
Segunda Fase: Implementación. Objetivos Principales
• Diseñar y poner a disposición de la comunidad nuevas herramientas que
faciliten la implementación del modelo, especialmente en los proyectos
piloto de implementación del MGD que se aprueben.
• Determinar una serie de recomendaciones que permitan testar estos
proyectos piloto y mejorar, en general, los procesos de evaluación interna
y, en su caso, externa, del grado de implementación del modelo.
• Llevar a cabo un seguimiento de los proyectos piloto que permita
enriquecer el MGD.
Segunda Fase: Líneas de acción
• Capacitación y difusión (Chile, Colombia,
El Salvador, Honduras, México y Perú)
• Colaboración en proyectos de actualización normativa
de distintas leyes de archivos (Honduras y Perú)
• Proyectos piloto en organizaciones
públicas de distintas características
(Chile, Colombia y Ecuador)
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos para la Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Requerimientos del usuario
Conclusiones
• Confianza
• Derechos humanos
• Seguridad jurídica
• Transparencia
• Rendición de cuentas
• Estados democráticos
• Cooperación
