Modelo de Operación por ProcesosDepartamento Administrativo de la Función Pública.Fecha: Julio de 2016

Agenda

Objetivos de la Sesión1

2

3

4

Referente Normativo

Procedimientos - Metodología

Conceptualización Modelo deOperación por Procesos - Metodología

5 Taller Aplicado

Objetivos de la Sesión1

1. Objetivos de la Sesión

Transferir los conceptos y metodología necesarios para el

desarrollo del modelo de operación por procesos.

Generar en los asistentes la Capacidad para transferir los

conceptos en sus entidades.

Identificar las Etapas básicas para el modelamiento de

procesos, base de otras metodologías (riesgos, indicadores).

Transferir los conceptos y metodología necesarios para el

levantamiento de los procedimientos de los procesos.

2 Referente Normativo

2. Referente Normativo

Constitución Política

1991

Artículos 209 y 269

Todas las entidadespúblicas en susdiferentes ordenesy niveles debencontar conmétodos yprocedimientos decontrol interno.

Artículo 1 DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO:

Ley 87 de 1993

1993

Determina elmarco general parael desarrollo de lapolítica en todaslas entidades ARTICULO 6o. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL

INTERNO

ARTÍCULO 9o. DEFINICIÓN DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIÓN DEL CONTROL INTERNO

ARTÍCULO 2o. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

2. Referente Normativo

Decreto 1083 de 2015

Por medio del cual se expide el Decreto Único

Reglamentario del Sector de Función Pública

ARTÍCULO 2.2.21.5.3 De lasoficinas de control interno. (…)en cinco tópicos, a saber:valoración de riesgos,acompañar y asesorar, realizarevaluación y seguimiento,fomentar la cultura de control, yrelación con entes externos.(Decreto 1537 de 2001, art. 3)

Decreto 1083 de 2015

CAPITULO 6 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI).ARTÍCULO 2.2.21.6.1 Objeto.Adóptase la actualización delModelo Estándar de Control Internopara el Estado Colombiano (MECI),(...)El Modelo se implementará a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno y es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado.(Decreto 943 de 2014, art. 1)

Sistema de Control Interno Institucional

Definición

El Control Interno es un sistema integrado por el

esquema de organización y el conjunto de los planes,

métodos, principios, normas, procedimientos y

mecanismos de verificación y evaluación adoptados por

una entidad.

Propósito

Fortalecer a las entidades públicas para que

establezcan en su interior mecanismos preventivos

que permitan proporcionar una seguridad razonable

acerca del logro de las metas y objetivos

institucionales trazados por la dirección, de acuerdo

con las normas constitucionales y legales vigentes.

Objetivos

• Aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad en la gestión institucional

• Generar mecanismos que permitan la evaluación y seguimiento de la gestión de la organización

• Establecer lineamientos que permitan oportunidad y confiabilidad de la información en los

reportes de carácter contable y financiero

• Establecer mecanismos para la protección de los recursos de la organización ante posibles

riesgos que los afecten

Modelo Estándar de Control Interno MECI

El Modelo Estándar de Control Interno MECI es la herramienta

de control que permite a las entidades la implementación y

fortalecimiento de sus Sistemas de Control Interno, asegurando

razonablemente el cumplimiento de sus objetivos

Módulo de

Planeación y

Gestión

Módulo de

Evaluación

y Seguimiento

Eje Transversal de

Información y

Comunicación

Es módulo agrupa los

componentes y elementos que

permiten asegurar de una

manera razonable, que la

planeación y ejecución de la

misma en la entidad tendrán los

controles necesarios para su

realización.

Es módulo agrupa los

parámetros que garantizan la

valoración permanente de los

resultados de la entidad, a

través de sus diferentes

mecanismos de verificación,

evaluación y seguimiento.

La Información y Comunicación

tiene una dimensión estratégica

fundamental, por cuanto vincula a

la entidad con su entorno y facilita

la ejecución de sus operaciones

internas, dándole al usuario una

participación directa en el logro de

los objetivos.

Modelo Estándar de Control Interno MECI

3Conceptualización Modelo de Operaciónpor Procesos - Metodología

1. Preceptos Constitucionales y

Legales

2. Grupos de Interés (análisis de

necesidades)

3. Planes, Programas, Estructura organizacional

Modelo de Operación

4. Cadena de Valor

(La interrelación de los procesos misionales dirigidos a satisfacer

las necesidades y requisitos de los

usuarios)

Misión

Visión

MAPA DE

PROCESOS

PRODUCTOS

Y SERVICIOS

INSUMOS

Mandato constitucional

Normas que regulan la entidad

Quienes somos?

Que hacemos?

Quienes son nuestros clientes

y/o grupos de interés?

Hacia donde nos dirigimos?

Cual es la medida de

cumplimiento? (objetivos y

metas institucionales)

Tener en cuenta:

Proceso

Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales

transforman elementos de entrada en resultados (productos/servicios) de acuerdo a los

requerimientos de la ciudadanía o partes interesadas.

Entrada

(Insumos que responden a los requisitos)

Transformación

(Planeación

Diseño y control)

Bienes y Servicios Finales

(Cumplen requisitos y expectativas)

USUARIO

REQUISITOS

EXPECTATIVAS

DEL USUARIO

Caracterizar un proceso

Consiste en definir los rasgos diferenciadores de los procesos (insumos, salidas, proveedores,

clientes y riesgos asociados).

Permite ver de manera integral y secuencial la esencia del proceso y el aporte que hace a los

objetivos institucionales.

Proceso

Entrada

(Insumos que responden a los requisitos)

Transformación

(Planeación

Diseño y control)

Bienes y Servicios Finales

(Cumplen requisitos y expectativas)

USUARIO

REQUISITOS

EXPECTATIVAS

DEL USUARIO

GEOGRÁFICOS DEMOGRÁFICOS INTRÍNSECOS COMPORTAMIENTOS

Ubicación

Población

Densidad poblacional

Clima

Edad

Género

Tamaño familiar

Estado de ciclo familiar(Ejemplo: soltero, unión

libre, casados sin hijos,

casados con hijos

independientes, viudo,

pensionados, jóvenes)

Ocupación

Educación

Ingresos

Lenguajes/Razas

Estrato Socioeconómico

Vulnerabilidad

Intereses

Lugares de encuentro

Acceso a canales

Uso de canales

Conocimientos

Niveles de uso

Estatus del usuario

Beneficios buscados

Eventos

Requisitos y Expectativas de los Usuarios

CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS:

Es la descripción de un usuario o conjunto de usuarios por medio de variables demográficas,

geográficas, intrínsecas (característico o esencial de un grupo particular) y de comportamiento, con

el fin de identificar las necesidades y motivaciones de los mismos al acceder al servicio.

Fuente: Guía para la Caracterización de Usuarios de las entidades públicas. Min TIC.

Proceso

Entrada

(Insumos que responden a los requisitos)

Transformación

(Planeación

Diseño y control)

Bienes y Servicios Finales

(Cumplen requisitos y expectativas)

USUARIO

REQUISITOS

EXPECTATIVAS

DEL USUARIO

Son entradas que deben ser transformadas en el proceso (información,

documentación, u otros mecanismos necesarios para el proceso.

Proceso interno o entidad externa a la entidad que proporciona

información sobre los insumos entregados al proceso.

Insumo

Proveedor

Procesos dentro de la entidad que

suministran información u otros insumos a

un proceso al interior de la entidad.

Normatividad, Requisitos de los usuarios de

la entidad u otras instancias externas que

suministran información necesaria para el

proceso.

Internos

Externos

Proceso

Entrada

(Insumos que responden a los requisitos)

Transformación

(Planeación

Diseño y control)

Bienes y Servicios Finales

(Cumplen requisitos y expectativas)

USUARIO

REQUISITOS

EXPECTATIVAS

DEL USUARIO

Transformación

Los procesos representan actividades homogéneas, cuya articulación permite

garantizar el cumplimiento de los propósitos institucionales.

Es importante tener en cuenta que en un proceso pueden participar varias

dependencias

1. PLANEAR

2. HACER3. VERIFICAR

4. ACTUAR

Proceso

Entrada

(Insumos que responden a los requisitos)

Transformación

(Planeación

Diseño y control)

Bienes y Servicios Finales

(Cumplen requisitos y expectativas)

USUARIO

REQUISITOS

EXPECTATIVAS

DEL USUARIO

Productos y/o Servicios

Resultado de un proceso o un conjunto de procesos

Procesos dentro de la entidad que se

ejecutan generando un producto o servicio

para otro proceso al interior de la entidad.

Aquel que recibe el servicio final

Internos

Externos

Iniciar por identificar la cadena de valor, teniendo en cuenta siempre el

direccionamiento estratégico de la entidad.

Determinar los tipos de clientes y productos finales, y devolverse a los procesos que

los generan.

No pensar en el organigrama, sino en secuencias completas y productos (salidas)

especificados.

Debe ser elaborado por grupos interdisciplinarios, quienes desarrollan las

actividades, con el acompañamiento de los equipos MECI-Calidad o el grupo que

determine la entidad.

Adoptar un formato amigable para la entidad.

¿CÓMO DETERMINAR LOS TIPOS DE PROCESOS?

ESTRATÉGICOS

Tienen como tarea primordial el establecimiento de políticas y estrategias, fijación

de objetivos, comunicación y disposición de recursos necesarios, facilitan el

seguimiento y la mejora.

MISIONALES

Cadena de valor que permite obtener el resultado previsto por la entidad en el

cumplimiento del objeto social o razón de ser.

APOYO

Proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos,

misionales y de evaluación.

EVALUACIÓN

Necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora

de la eficacia y la eficiencia de la entidad.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS?

Tener en cuenta:

Si se analiza y/o rediseña un proceso sin tener en cuenta las implicaciones que este

tiene en otros procesos, se estará corriendo el riesgo de afectar el desempeño de la

entidad, es necesario tener una “visión sistémica”.

Esa visión sistémica implica analizar la secuencia lógica existente entre las

operaciones o actividades de la entidad, con el fin de poder determinar los procesos

y éstos se constituyen en la base para la mejora continua.

Metodología Caracterización de Procesos

Objetivo y Alcance

OBJETIVO

Resultados que la entidad espera lograr para cumplir

la misión y visión. Determina el cómo logro la política

trazada y el aporte que se hace a los objetivos

institucionales.

Determina desde donde se inicia el proceso y los

principales productos que va a generar, lo que va a

definir sus límites, responsables e involucrados frente

a su desarrollo.

ALCANCE

Un objetivo es un enunciado que expresa una acción por lo tanto debe iniciarse con un

verbo fuerte

Establecer

Identificar

Recopilar

Investigar

Buscar

Registrar

Los objetivos

deben ser:

Medibles,

realistas y se

deben evitar

frases

subjetivas.

Tener en cuenta:

Para construir objetivos utilizo las preguntas:

Considerar el orden y los necesarios para el

cumplimiento de la misión

Qué es caracterizar un proceso?

La Caracterización del proceso responde a las siguientes

preguntas:

1. Cuales son las entradas o insumos?

2. Que características o especificaciones deben cumplir los insumos?

3. Quienes son los proveedores de cada insumo?

4. Cuales son las salidas, beneficios o servicios?

5. Que características deben cumplir los beneficios o servicios?

6. Quienes son los clientes o beneficiarios de cada productos oservicio?

7. Cuales con los recursos requeridos?

8. Cuales son los puntos de control, indicadores y responsables?

1. Identificar los procesos de la entidad.

2. Identificar a los dueños de los procesos.

3. Definir con cada dueño la secuencia lógica de las actividades o tareas que conforman su proceso.

4. Elaborar las caracterizaciones de cada proceso.

5. Identificar las interrelaciones entre los procesos

Qué es caracterizar un proceso?

Qué es un mapa de procesos?

Representación gráfica (visual) de la forma como la organización opera para conocer y

para satisfacer las necesidades de sus clientes.

Debe mostrar la secuencia de los procesos, es decir la(s) cadena(s) de valor de la

organización.

Permite comprender cómo el trabajo de unos afecta el de otros y la satisfacción del

cliente.

Algunos Ejemplos de Mapas de Proceso

Algunos Ejemplos de Mapas de Proceso

Alcaldía de NechíAlgunos Ejemplos de Mapas de Proceso

ICA

Algunos Ejemplos de Mapas de Proceso

Procedimientos - Metodología4

Qué es un Procedimiento?

Conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas

requeridas para cumplir las actividades de un proceso, controlando las

acciones que requiere la operación de la entidad. Establece los métodos para

realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la

ejecución de las actividades.

Se deben levantar a procedimientos actividades vitales para la entidad, de la

cuales se requiere preservar el conocimiento.

Para visualizar en forma gráfica la secuencia de actividades se elaboran los

diagramas de flujo, los cuales permiten:

Identificar las actividades.

Las áreas que participan.

Valida el flujo de información.

Permite detectar desviaciones para establecer soluciones en forma proactiva.

Metodología para diseñar procedimientos

También denominados flujogramas, son esquemas que utilizan símbolos

gráficos para su construcción y facilitan establecer una secuencia de

actividades.

Favorecen la comprensión del procedimiento al mostrarlo como un dibujo. (El

cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos, un buen diagrama de flujo

reemplaza varias páginas de texto).

Metodología - Diagramas de Flujo

Metodología - Diagramas de Flujo

1. Identificar los dueños de los procesos o del equipo.

2. Identificar quién lo empleará y cómo.

3. Establecer el nivel de detalle requerido y los límites del procedimiento (alcance)

4. Listar actividades, puntos de decisión y control.

5. Identificar las interrelaciones entre los procesos

Proceso

Procesoalternativo

Decisión

Datos

Proceso predefinido

Documento

Inicio / Termino

Conector página

Conector fuera de página

Almacenamiento de datos

Extracción de datos

Retraso

Pantalla

Conector de flecha

Transportación

Metodología - Diagramas de Flujo Simbología

N ° ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIÓN

9

2

1

3

4

5

8

7

6

INICIO

Operación o actividad

Operación o actividad

Decisión

Operación o actividad

Operación o actividad

Operación o actividad

Documento

SI

Operación o actividad

NO

Operación o actividad

Operación o actividad

A

1

Ejemplo Formato Procedimiento

1. Formar grupos por entidad.

2. Establecer un proceso para trabajar el taller (estratégico,misional, de apoyo o de evaluación)

3. Determine de acuerdo al formato suministrado:

a) Nombre del proceso

b) Objetivo del proceso

c) Alcance

d) Líder del proceso

e) Desarrolle las actividades pertinentes para generar unasalida o producto final y establezca a cuál proceso estaríadirigido.

4. Para el proceso caracterizado, levante un procedimiento deacuerdo a los lineamientos del formato.

Taller Aplicado

www.funcionpublica.gov.coeva@funcionpublica.gov.coDirección de Gestión y Desempeño Inst itucionalTeléfono: 3344080 ext. 165, 146, 135, 213/Tel. Directo 3360686