modelo politica de proteccion de datos personales cji · personales, riva comunicaciones y mercadeo...
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BOGOTAD.C.
Contenido
0. INTRODUCCIÓN...................................................................................................................4
1. PRINCIPIOSDEACTUACIÓNENMATERIADEPROTECCIÓNDEDATOSPERSONALES.............4
2. TITULARDELOSDATOSPERSONALES...................................................................................6
2.1. CalidaddeTitulardedatospersonales..............................................................................6
2.2. DerechosdelosTitularesdedatospersonales..................................................................6
2.3. PersonasquepuedenejercerelderechodelTitular..........................................................6
2.4. Deltratamientodedatosdelosniños(as)yadolescentes.................................................7
2.5. Derechosdelosniños(as)yadolescentesTitularesdedatospersonales..........................7
3. PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES PARA EL TRATAMIENTO DE SUS DATOSPERSONALES...............................................................................................................................7
3.1. Recoleccióndedatospersonales.......................................................................................7
3.2. Autorizacióndeltratamientodedatospersonales............................................................7
3.3. Segundaautorizacióndeltratamientodedatospersonales..............................................7
3.4. ExtensióndelaAutorizacióndetratamientodedatospersonales....................................8
3.5. Finalidaddeltratamientodedatospersonales..................................................................8
3.6. Limitacionestemporalesovigenciadeltratamientodelosdatospersonales...................8
4. POLÍTICASDETRATAMIENTODEDATOSPERSONALES.........................................................8
4.1. ResponsabledelTratamientodeDatosPersonales...........................................................8
4.2. EncargadoTratamientodeDatosPersonales....................................................................9
4.3. DeberesdelosResponsablesdeltratamientodedatos....................................................9
4.4. DeberesdelosEncargadosdeltratamientodedatos......................................................10
4.5. ProcedimientoparainformarloscambiossustancialesdelasPolíticasdeTratamientodeDatos
4.6. Tratamientodelosdatospersonalesdecarácter:...........................................................10
4.6.1. Público......................................................................................................................10
4.6.2. Semi-privados...........................................................................................................11
4.6.3. Privados....................................................................................................................11
4.6.4. Sensibles...................................................................................................................11
4.7. Personasautorizadosparaeltratamientodedatos........................................................11
4.8. Nivelesdeproteccióndelosdatospersonales................................................................12
4.8.1. Custodiapermanenteyrestringida..........................................................................12
4.9. FechadeentradaenvigenciadelaPolíticadetratamientodedatospersonales13
5. EJERCICIODELOSDERECHOSDELOSTITULARESDELOSDATOS........................................13
5.1. Mediosdedifusiónparaqueel titularconozcadelavisodeprivacidady laspolíticasde tratamiento 14
5.2. Personasoárearesponsablesdelaatencióndelosderechosdelostitulares................14
5.3. Procedimientoparaquelostitularespuedanejercersusderechos................................14
5.3.1. Procedimientoparaconsultas..................................................................................14
5.3.2. Procedimientoparareclamos..................................................................................15
5.4. Términosderespuesta.....................................................................................................16
5.4.1. Consultas..................................................................................................................16
5.4.2. Reclamos..................................................................................................................16
0. INTRODUCCIÓNRIVACOSASenadelanteMYBIKE,encumplimientodelaLey1581de2012“porlacualsedictandisposicionesgeneralesparalaproteccióndedatospersonales”ylasnormasquereglamentenymodifiquenlamateria,conelpresente escrito implementa la Política de Tratamiento de Datos Personales, en adelante la Política, paraconocimientodetodosnuestrosclientes,deudoresypersonasrelacionadasconlagestióncomercialadelantadaporlaempresaysuobjetosocialconsagradoenlacámaradecomercio.En consideración de lo anteriorMY BIKE adopta la Política teniendo en cuenta los siguientes principios deactuaciónenarmoníaconlaLeydeProteccióndedatospersonales:
1. PRINCIPIOSDEACTUACIÓNENMATERIADEPROTECCIÓNDEDATOSPERSONALES
Enmateriadetratamientodedatospersonalescontenidosensusbasesdedatosoarchivos,MYBIKEactuaráteniendoencuentalaatenciónalossiguienteslineamientos:
• Obtendrálasautorizacionespreviasdelostitularesparaeltratamientodesusdatospersonales,comotambiénlasautorizacionesnecesariasparacompartirlainformacióndeéstosconterceros,enloscasosenqueaellohayalugar.
• Laautorizacióncontendráinformaciónacercadelasfinalidadesdeltratamientodelosdatospersonales,finalidades que le serán previamente informadas al titular.MYBIKEdará tratamiento a los datos deacuerdoconlasfinalidadesinformadasaltitular.
• Exigirá lasautorizacionesnecesariasporpartede los titularesde la informaciónencasodequeéstosautoricenaunterceroparaaccederasusdatospersonalesincorporadosabasesoarchivosdelaEntidad.
• Solicitaráa los titulares la informaciónnecesariayquese requieredeacuerdocon las finalidadesdeltratamientoydeconformidadconlosrequerimientosquesurgenapartirdelarelaciónquelosvinculaconlaEntidad.
• Compartirá losdatospersonalesde titulares contenidosen susbasesdedatos yarchivos cuando searequeridoporautoridadescompetentes.
• Conservará la informaciónde los titularespor el tiempoexigidopor la ley. En todo caso losdatos seconservaránmientrasestévigentelarelaciónquevinculaaltitularconlaEntidadyhastacuandoéstelarevoquedeconformidadconlaautorizaciónefectuadaporeltitulardelosdatospersonales.
• Exigirá a los terceros encargados del tratamiento de la información y con quienes la Entidad celebraacuerdos por virtud de los cuales se comparten datos personales de los titulares, que cuenten conmedidasdeseguridadyconfidencialidadparaelmanejodelainformación.
• Exigiráqueenloseventosenqueuntercerolesuministradatospersonalesdeltitular,esetercerocuenteconlaautorizaciónexigidayquelepermitecompartirlainformaciónconlaEntidad.
• Suministraráalostitularesytercerosautorizadosporéstoslainformacióndeformaclarayexpresa.Enestesentidoimplementarámedidasquelepermitanidentificarlosdatospersonalesconlosquecuenta,lasfinalidadesdeltratamientoyelusoquesehadadoalosmismos.
• Limitaráycontrolaráelaccesoalainformacióndelostitulares.Establecerácontrolesdeaccesoporpartede los funcionariosde la Entidade impondrá sancionesdisciplinarias a los funcionariosqueomitanoincumplanlapresentepolítica,asícomolosprocedimientosquelaregulan.
• Atenderádiligentementelasconsultasyreclamospresentadosporlostitularesdelainformaciónenuntérminoqueentodocasonosuperarálosprevistosenlaley.Asímismo,informaráalostitularesacercadesusderechosymantendráadisposiciónlosdatosdelárearesponsableparaatendersusconsultasyreclamos.
• Publicará losprincipiosdeactuaciónenmateriadeproteccióndedatospersonalesparaque seandeconocidosporpartedelostitularesdelosdatospersonales”.
EnatenciónalosprincipioslaempresapresentalaPolítica.
2. TITULARDELOSDATOSPERSONALES
2.1. CalidaddeTitulardedatospersonalesEslapersonanaturalojurídicacuyosdatospersonalessonobjetodelabasedeDatosdeRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.SlacualsesometealapresentePolíticadeTratamientodeDatosPersonales,que,paraelcasoenconcreto,serántodaslaspersonasquetienenconlacompañíaunproductooserviciode___________,unvínculocomercialo laboral,asícomosusapoderados, representantes legales,codeudoresy/oavales.Encasoconcreto, ______________ tiene varios grupos de titulares de datos personales los cuales son: Los clientes,proveedores,trabajadores,personasnaturales,personasjurídicas,deudores,acreedores.
2.2. DerechosdelosTitularesdedatospersonales
a. Conocer,actualizaryrectificarsusdatospersonalesfrentealosResponsablesdelTratamientooEncargadosdelTratamiento.Estederechosepodráejercer,entreotrosfrenteadatosparciales,inexactos,incompletos,fraccionados,queinduzcanaerror,oaquelloscuyoTratamientoestéexpresamenteprohibidoonohayasidoautorizado.
b. SolicitarpruebadelaautorizaciónotorgadaalResponsabledelTratamientosalvocuandoexpresamenteseexceptúecomorequisitoparaelTratamiento,deconformidadconloprevistoenelartículo10delapresenteley.
c. SerinformadoporelResponsabledelTratamientooelEncargadodelTratamiento,previasolicitud,respectodelusoquelehadadoasusdatospersonales.
d. Presentarantelaautoridadcompetentequejasporinfraccionesalodispuestoenlapresenteleyylasdemásnormasquelamodifiquen,adicionenocomplementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten losprincipios,derechosygarantíasconstitucionalesylegales.Larevocatoriay/osupresiónprocederácuandolaSuperintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable oEncargadohanincurridoenconductascontrariasaestaleyyalaConstitución.
f. AccederenformagratuitaasusdatospersonalesquehayansidoobjetodeTratamiento.
2.3. PersonasquepuedenejercerelderechodelTitularLosderechospodránserejercidosporlassiguientespersonas:
• Los titulares que deberán acreditar su identidad de forma suficiente presentando documento deidentidad.
• Loscausahabientesoherederosquedeberánacreditarsucalidadconlosregistroscivilesdenacimientoparademostrarparentesco.
• Porelrepresentantelegaloapoderadoconlaexhibicióndelpoderoriginal.
2.4. Deltratamientodedatosdelosniños(as)yadolescentesEl representante legal de los niños(as) y adolescentes otorgará la autorización para el tratamiento de datospersonalesdelosmenoresdeedad,siempreconlaobservanciadelaproteccióndelosderechosdelosmenores.
2.5. Derechosdelosniños(as)yadolescentesTitularesdedatospersonales
a. Serescuchadoytenidaencuentasuopinión,valorandolamadurez,autonomíaycapacidadparaentendersobreelasunto.
b. Selesasegureelrespetodesusderechosfundamentales.c. Serespeteelinteréssuperiordelosniños(as)yadolescentes.
3. PROCEDIMIENTODEAUTORIZACIÓNDELOSTITULARESPARAELTRATAMIENTODESUSDATOSPERSONALES
3.1. RecoleccióndedatospersonalesLa recoleccióndedatospara los clientes se realizarápor intermediodel gerentegeneral, trabajadoresuotrapersonavinculada contractualmentepor la empresapara tal fin, asistentes administrativas, representantedesistemas,coordinadordeRRHHySG-SST,gerentecomercial,asistentescomerciales,representantesdesoportetécnico, Para los trabajadores de la compañía en el proceso de selección y vinculación laboral, y para losproveedoresenelmomentodepresentacióndecotizaciones,ofertasy/o celebracióndel contrato comercial,alquileresdeequipos,comerciodemaquinariayequipos,mantenimientoyreparacióndeequiposelectrónicosyópticos,alquileryarrendamientodemaquinaria.
3.2. AutorizacióndeltratamientodedatospersonalesLaautorizaciónparaeltratamientodelosdatospersonalesparalosclientesseobtendrápormediograbaciónllamadatelefónica,correoelectrónico,FORMULARIOSVIRTUALESporescritoatravésde la“autorizaciónparaconsultadecentralesderiesgoytratamientodedatospersonales”consignadaenlosdiferentesdocumentosquemanejaRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.Syotromediodepruebaquedeconstanciadelaautorización.Encuantoalostrabadoresdelaempresayproveedores,medianteformulariodesarrolladoporlacompañía.
3.3. Segundaautorizacióndeltratamientodedatospersonales
Encasoquelaautorizaciónparaeltratamientodedatospersonalesnoseasuficienteparaelusodelosdatospersonales, RIVA COMUNICACIONES Y MERCADEO S.A.S podrá solicitar una segunda autorización o lasautorizacionesnecesariasparaeluso,enviadoalTitulardelosdatoselformatodeautorizaciónjuntoconcartaexplicandolasituación,comunicaciónquedeberáallegarseenfísicoaldomiciliodelTitularoenviarsee-mailconelformatoalcorreoelectrónico,datosregistradosporelTitularenlaautorizaciónanterior.
3.4. ExtensióndelaAutorizacióndetratamientodedatospersonalesAsícomoeltitulardedatosautorizaaRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.Sparaeltratamientodedatospersonales,tambiénautorizaráaaquellaspersonasquerepresentenlosderechosdeRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.S,aquiencontrate,cedasusobligacionesosuposicióncontractualacualquiertítulo,asícomolasentidadesconlasqueseestablezcaalianzascomercialesapartirdeloscualesseofrezcanproductososerviciosatendiendo la actividadprincipal, secundaria yotras actividades consagradasenel certificadodeexistencia yrepresentaciónlegaldeRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.S
3.5. Finalidaddeltratamientodedatospersonales
Lafinalidaddeltratamientodedatospersonalesseráusadaparacontactaraltitulareinformarleacercadesusproductoslorelacionadoconlosdeberesyderechosqueleasisten,laatenciónasolicitudes,quejasyreclamos,generación de estados de cuenta, extractos, si es el caso actividades de cobranza, ofrecimiento de nuevosproductosobeneficiossobrelosmismosytodaactividadqueestablezcaunvínculodecomunicaciónlegítimaconel Titular y RIVACOMUNICACIONES YMERCADEO S.A.S así comopara dar a conocer su estado actual de losproductostomadosconlacompañía.La finalidad del tratamiento de datos sensibles para los clientes será verificar su identidad con la cédula deciudadaníaylabasegeneraldelaRegistraduríaNacional,encambioparalostrabajadoresseráparaelusodelrelojotimbrequeregistraelingresoysalidadelasinstalacionesdelacompañíacomolainformaciónconsagradaensuhojadeviday/ocontratodetrabajo.
3.6. LimitacionestemporalesovigenciadeltratamientodelosdatospersonalesLaautorizaciónpermanecerávigenteduranteeltiempoqueelTitularpermanezcavinculadoalosproductosyserviciosdeRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.Shastaporseis(6)mesesmás,ohastalarevocatoriaenloseventosseñaladosporlaLey.Lapermanenciadeseis(6)mesesserealizaráparasanearofiniquitarlostrámitesposterioresalafinalizacióndelosproductosenelinteriordelacompañía.
4. POLÍTICASDETRATAMIENTODEDATOSPERSONALES
4.1. ResponsabledelTratamientodeDatosPersonales
SerálasociedadcomercialRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.SidentificadaconNIT900.469.664-9condomicilioprincipalenlaciudaddeBogotáD.C.–ColombiaenladirecciónconnomenclaturaurbanaCARRERA15#95-64.OFICINA203AbarrioCHICÓ,conlossiguientesdatosdecontacto:
Correoelectrónico:[email protected]úmerostelefónicos: PBXBogotáD.C.(1)3133065757
4.2. EncargadoTratamientodeDatosPersonalesSerálasociedadcomercialRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.Syaquellaspersonasquerepresentenlosderechosdelacompañía,aquiencontrate,cedasusobligacionesosuposicióncontractualacualquiertítulo,asícomo lasentidadescon lasqueRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.Sestablezcaalianzascomercialesapartirde los cuales seofrezcanproductoso servicios,quienes se someterána los términosyprocedimientosestablecidosenestaPolítica,comosalvaguardadelosderechosfundamentalesdelosTitularesquehacenpartedelaBasedeDatosdeRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.SYSUSDIFERENTESMARCAS.
4.3. DeberesdelosResponsablesdeltratamientodedatosa. GarantizaralTitular,entodotiempo,elplenoyefectivoejerciciodelderechodehábeasdata.b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización
otorgadaporelTitular.c. InformardebidamentealTitularsobrelafinalidaddelarecolecciónylosderechosqueleasistenporvirtud
delaautorizaciónotorgada.d. Conservarlainformaciónbajolascondicionesdeseguridadnecesariasparaimpedirsuadulteración,pérdida,
consulta,usooaccesonoautorizadoofraudulento.e. GarantizarquelainformaciónquesesuministrealEncargadodelTratamientoseaveraz,completa,exacta,
actualizada,comprobableycomprensible.f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las
novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidasnecesariasparaquelainformaciónsuministradaaéstesemantengaactualizada.
g. RectificarlainformacióncuandoseaincorrectaycomunicarlopertinentealEncargadodelTratamiento.h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté
previamenteautorizadodeconformidadconloprevistoenlapresenteley.i. ExigiralEncargadodelTratamientoentodomomento,elrespetoalascondicionesdeseguridadyprivacidad
delainformacióndelTitular.j. Tramitarlasconsultasyreclamosformuladosenlostérminosseñaladosenlapresenteley.k. Adoptarunmanualinternodepolíticasyprocedimientosparagarantizareladecuadocumplimientodela
presenteleyyenespecial,paralaatencióndeconsultasyreclamos.l. InformaralEncargadodelTratamientocuandodeterminadainformaciónseencuentraendiscusiónporparte
delTitular,unavezsehayapresentadolareclamaciónynohayafinalizadoeltrámiterespectivo.m. InformarasolicituddelTitularsobreelusodadoasusdatos.n. Informaralaautoridaddeproteccióndedatoscuandosepresentenviolacionesaloscódigosdeseguridady
existanriesgosenlaadministracióndelainformacióndelosTitulares.o. CumplirlasinstruccionesyrequerimientosqueimpartalaSuperintendenciadeIndustriayComercio.
4.4. DeberesdelosEncargadosdeltratamientodedatos
a. GarantizaralTitular,entodotiempo.elplenoyefectivoejerciciodelderechodehábeasdata.b. Conservarlainformaciónbajolascondicionesdeseguridadnecesariasparaimpedirsuadulteración.pérdida,
consulta,usooaccesonoautorizadoofraudulento.c. Realizaroportunamentelaactualización,rectificaciónosupresióndelosdatosenlostérminosdelapresente
ley.d. ActualizarlainformaciónreportadaporlosResponsablesdelTratamientodentrodeloscinco(5)díashábiles
contadosapartirdesurecibo.e. TramitarlasconsultasylosreclamosformuladosporlosTitularesenlostérminosseñaladosenlapresente
ley.f. Adoptarunmanualinternodepolíticasyprocedimientosparagarantizareladecuadocumplimientodela
presenteleyy,enespecial,paralaatencióndeconsultasyreclamosporpartedelosTitulares.g. Registrarenlabasededatoslasleyendas"reclamoentrámite"enlaformaenqueseregulaenlapresente
ley.h. Insertarenlabasededatoslaleyenda"informaciónendiscusiónjudicial"unaveznotificadoporpartedela
autoridadcompetentesobreprocesosjudicialesrelacionadosconlacalidaddeldatopersonal.i) Abstenersedecircular informaciónqueestésiendocontrovertidaporelTitularycuyobloqueohayasido
ordenadoporlaSuperintendenciadeIndustriayComercio.i. Permitirelaccesoalainformaciónúnicamentealaspersonasquepuedenteneraccesoaella.j. Informara laSuperintendenciadeIndustriayComerciocuandosepresentenviolacionesa loscódigosde
seguridadyexistanriesgosenlaadministracióndelainformacióndelosTitulares.k. CumplirlasinstruccionesyrequerimientosqueimpartalaSuperintendenciadeIndustriayComercio.
4.5. ProcedimientoparainformarloscambiossustancialesdelasPolíticasdeTratamientodeDatos
RIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.ScomoResponsableyEncargadodelTratamientodeDatosPersonalesinformará a clientes, proveedores y trabajadores las modificaciones sustanciales de la Política, a través demensajes con el contenidode la Políticamodificada, publicados en la páginawebde la compañía y/o e-mailenviadosaloscorreoselectrónicosdelosTitulares.
4.6. Tratamientodelosdatospersonalesdecarácter:
RIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.SacontinuaciónpresentaelTratamientoespecialparacadatipodedatospersonales,conelpropósitodeprotegerelderechofundamentaldelosTitulares.
4.6.1. Público
SontodosaquellosdatosquelaLeyoConstituciónNacionaldeterminaráncomotal,peronosondatossemi-privadosoprivados, comoejemploenunciativo son losdatos relativosal estado civil de laspersonas, suprofesiónuoficio,lacalidaddeservidoroempleadopúblico.EltratamientodeestetipodedatosseráelquelaLeydispongaloscualesaplicaránelResponsableyEncargadodelaBasedeDatos.
4.6.2. Semi-privados
Esundatoquenoesreservado,íntimonipúblico,cuyadivulgaciónpuedeinteresaresespecialaunsectordepersonas,comoejemploenunciativoson:actividadeconómicayprofesión.ElResponsableyEncargadosmantendránestetipodedatospersonalesencustodiapermanenteyseráentregadaatercerosporsolicituddeautoridadcompetenteopersonaautorizadaporelTitulardelosdatos.
4.6.3. PrivadosEsundatopersonaldecalidadíntimaoreservada,comoejemploenunciativoson:númerodeidentificación,direccióndedomicilio,númerostelefónicosycelulares,correoselectrónicos,lugardetrabajoyrelacionados,asícomocomportamientocrediticioeinformaciónbancaria.ElResponsableyEncargadosmantendránestetipodedatospersonalesencustodiapermanentey seráentregadaa tercerospor solicituddeautoridadcompetenteopersonaautorizadaporelTitulardelosdatos.
4.6.4. Sensibles
SonaquellosdatosqueafectanlaintimidaddelTitularycuyousoindebidopuedegenerarsudiscriminación,comoejemplosenunciativosson:elorigenracialoétnico,laorientaciónpolítica,lasconviccionesreligiosaso filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones políticas, organizaciones sociales o de derechoshumanosoanimales,así comodatos relativosa salud,orientaciónyvidasexual,ydatosbiométricos.Enespecial el Responsable y Encargadosde la Basededatosmantendráneste tipodedatos personales encustodia permanente y restringida, y los datos personales serán entregados a terceros por solicitud deautoridad competente o persona autorizada por el Titular de los datos. RIVA COMUNICACIONES YMERCADEO S.A.S únicamente solicita datos biométricos a sus clientes y trabajadores, por lo que, en laautorizacióndetratamientodedatos,losclientesytrabajadoresdeformaclarayexpresaautorizanaRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.Sparaeltratamientodelosdatossensibles.
4.7. Personasautorizadasparaeltratamientodedatos
RIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.ScomoResponsableyEncargadode laBasededatoshadispuestonombrar al interior de la compañía los cargos que podrán consultar los datos personales de los Titulares deconformidadalapresentePolíticadeTratamiento,conelpropósitodecumplirconelgiroordinariodenuestronegocio.Paralosclientesyproveedoresloscargosautorizadosson:
• GerenteGeneral
• RevisorFiscal• GerenteComercial• CoordinadordeRRHHySG-SST• Contador•
Paralosdatospersonalesdelostrabajadoresdelacompañíaelaccesoseráparalossiguientescargos:
• GerenteGeneral• RevisorFiscal• GerenteComercial• CoordinadordeRRHHySG-SST
Losanteriorescargospodránautorizaracargossubordinadoselaccesoalabasededatospersonalesdeclientesyproveedoresdeacuerdoalrolocargodesempeñado.
4.8. NivelesdeproteccióndelosdatospersonalesRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.Shaimplementadoalinteriordelacompañíadosnivelesdeproteccióndedatospersonales:
4.8.1. CustodiapermanenteyrestringidaLacustodiapermanenteyrestringidaimplicauncontrolcontinuadoalaccesodelaBasedeDatosqueguardalosdatospersonalessemi-privados,privadosysensiblesdelosTitulares,yrestringidoyaqueconelusodeclavessepodráconocerelcontenidodelasbasesdedatos.Custodiaqueseráejercidoporlossiguientescargos:
• GerenteGeneral• RevisorFiscal• GerenteComercial• CoordinadordeRRHHySG-SST• Contador
Para el acceso a la Base de Datos, las personas que representen los mencionados cargos, podrán emitirautorizaciónpermanenteotemporalaotroscargosmediantelaadjudicacióndeclavesdeaccesoalaBasedeDatos, conelpropósitoqueaquellos cargos cumplancon sus funciones, los siguientes cargosquepodrán serautorizadosson:
• GerenteGeneral• RevisorFiscal• GerenteComercial
• CoordinadordeRRHHySG-SST• Contador
LaspersonasquerepresentenlosanteriorescargossesometeránalcontratodeconfidencialidadcelebradoconRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.S,lapresentepolíticaylasnormasqueregulen,modifiquenoadicionenlaProteccióndeDatosPersonales,tambiénseabstendrándedifundir,copiar,comentarycualquieractividaddedivulgaciónescrita,verbalodigitalacercadelosdatospersonalesconsignadosenlasbasesdedatossinpreviaautorizacióndelTitularoporordenimpartidaporautoridadcompetente,exceptuandoaquellainformaciónquedebadivulgarseal interiordeRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.Sparael cumplimientode suobjetosocial.
TIPODEDATO NIVELDEPROTECCIÓN
PERSONASAUTORIZADASBasededatosvigiladaporlos
cargos:Basededatosautorizadaporusoaloscargos:
SEMI-PRIVADOS,PRIVADOSySENSIBLES
CustodiaPermanente
• GerenteGeneral• RevisorFiscal• GerenteComercial• CoordinadordeRRHHy
SG-SST• Contador• Asistente Contable
Administrativa
• GerenteGeneral• RevisorFiscal• GerenteComercial• Coordinador de
RRHHySG-SST• Contador• Asistente Contable
Administrativa• Representante de
Sistemas• AsistenteComercial
Inventarios yCompras
• RepresentanteSoporte Técnico(RTS)
• Representante deSoporte TécnicoMecánica
4.9. FechadeentradaenvigenciadelaPolíticadetratamientodedatospersonalesLaPolíticadeTratamientodeDatosPersonalesdeRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.Stendrávigenciaapartirdesupromulgación.
5. EJERCICIODELOSDERECHOSDELOSTITULARESDELOSDATOS5.1. Mediosdedifusiónparaqueeltitularconozcadelavisodeprivacidadylaspolíticasdetratamiento
RIVA COMUNICACIONES Y MERCADEO S.A.S en su página web: www.mybike.com.co ywww.pastelerosypanaderos.copublicóelAvisodePrivacidadyPolíticasdetratamientoparaconocimientodelosTitulares,elcualpodráserconsultadoencualquiermomentodeldíadeformagratuita.
5.2. Personasoárearesponsablesdelaatencióndelosderechosdelostitulares
• RIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.ShaseñaladoalCoordinadordeRRHHySG-SSTcomoelárearesponsabledelaatenciónalosderechosdelosTitularesdedatospersonales.
5.3. Procedimientoparaquelostitularespuedanejercersusderechos
LacompañíahaindicadolossiguientescanalesdeatenciónparaquelosTitularespuedanejercersusderechos.
• Porcomunicaciónescritaenviadaalasdirecciones:
BogotáD.C.: CARRERA15#95-64.OFICINA203ACorreoelectrónico: [email protected]
• Porcomunicaciónverbalalossiguientesnúmerostelefónicos:
PBXBogotáD.C.: (1)3133065757
5.3.1. ProcedimientoparaconsultasLosTitularesydemáspersonashabilitadaspodránrealizarconsultasporunavezalmesdeformagratuita,conlafinalidad de obtener la información contenida en el registro individual de la Base de Datos de RIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.SycopiadelarespectivaAutorizacióndeTratamientodeDatosPersonales,podrárealizarseporescritooverbalmenteenlosanteriorescanalesdeatención.Encasoquelaconsultaserealicepormásdeunavezalmes,elTitulardelosdatospersonalesasumirálosgastoscorrespondientesalenvíodelainformaciónsolicitada.RIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.Sconservarácopiade los comprobantes correspondientesencasode requerimientode laSuperintendenciade IndustriayComercio.Lasconsultasporescritoyverbalesdeberáncontenerporlomenoslossiguientesdatos:
• NombreeidentificacióndelTitulardedatospersonales
• Direccióndedomicilioy/ocorreoelectrónico.• Númerostelefónicosycelulares• Motivodelaconsulta:
o InformaciónconsignadaenlaBasedeDatos.o CopiadelaAutorizacióndeTratamientodeDatosPersonales.
Encasoquefaltarealgunodelosanterioresdatos,elárearesponsabledelaatención,secomunicaráenunlapsodecinco(5)díassiguientesa larecepcióndelaconsultaal interesadoparaquesubsanelosdatosfaltantes,sitranscurridosdos(2)mesesdesdeelrequerimientoal interesadoéstenopresentasubsanación,seentenderádesistidalaconsulta.
5.3.2. ProcedimientoparareclamosLosTitularesydemáspersonashabilitadaspodránrealizarreclamosconelobjetivode:corregiroactualizarlosdatospersonalesconsignadosenlaBasedeDatosdeRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.S,ysuprimirorevocarlaAutorizacióndeTratamientodeDatosPersonalescuandolarelacióncontractualhayafinalizadooenloscasosprevistosporlaLeydeProteccióndeDatosPersonales.Asímismo,podránpresentarreclamoscuandoadviertanel presunto incumplimientodeRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.S ante el TratamientodeDatosPersonales.Losreclamosporescritoyverbalesdeberáncontenerporlomenoslossiguientesdatos:
• NombreeidentificacióndelTitulardedatospersonales• Direccióndedomicilioy/ocorreoelectrónico.• Númerostelefónicosycelulares• Motivodelreclamo:
o Corregir o actualizar los datos personales consignados en la Base de Datos de RIVA
COMUNICACIONESYMERCADEOS.A.So SuprimirorevocarlaAutorizacióndeTratamientodeDatosPersonales.o Reclamoporpresunto incumplimientodeRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.Santeel
TratamientodeDatosPersonaleso Hechosquemotivenelreclamo
Encasoquefaltarealgunodelosanterioresdatos,elárearesponsabledelaatención,secomunicaráenunlapsode cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo al interesado para que subsane los datos faltantes, sitranscurridosdos(2)mesesdesdeelrequerimientoal interesadoéstenopresentasubsanación,seentenderádesistidoel reclamo.EncasoqueRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.Snoseael competenteparadarrespuestaalreclamo,elárearesponsableseencargarádedartrasladoaquiencorrespondaenuntérminodedos
(2) días hábiles e informará al Titular o interesado el nombre del responsable con sus respectivos datos decontacto.ElárearesponsabledelaatenciónalTitularincluiráenlaBasedeDatosdeRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.Senelregistro individualdelTitularuna leyendaquediga“reclamoentrámite”paraconocimientode loscargosquevigilanlaBaseyaquelloscargosqueestánautorizadosalusodelabasededatos.
5.4. Términosderespuesta5.4.1. Consultas
RecibidalaconsultaporpartedelTitularointeresado,elárearesponsabledelaatencióntendrádiez(10)díashábilescontadosapartirdeldíasiguientealrecibodelaconsultaparadarrespuesta.Sinoesposibledarrespuestaenelseñaladotérmino,seinformaráconanticipaciónalTitularointeresadolosmotivosdelademoraysefijaráuna nueva fecha de respuesta, dicha fecha no podrá ser superior a los cinco (5) días hábiles siguientes alvencimientodelprimertérmino.
5.4.2. ReclamosRecibidoelreclamo,elárearesponsabledelaatencióntendráquince(15)díashábilescontadosapartirdeldíasiguientealrecibodelaconsultaparadarrespuesta.Sinoesposibledarrespuestaenelseñaladotérmino,seinformará con anticipación al Titular o interesado los motivos de la demora y se fijará una nueva fecha derespuesta, dicha fechanopodrá ser superior a los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimientodel primertérmino.AdvertenciaRIVACOMUNICACIONESYMERCADEOS.A.SpormediodelpresentedocumentoinformaqueSOLOutilizacorreosbajoeldominio@RIVACO.COycualquierotrocorreoelectrónicosin importarsuplataformaNOseencuentraautorizadoparaeltratamientodedatosoinformacióndetipopersonaly/ocomercial.