modul 2,1 [kompatibilitetstilstand]
TRANSCRIPT
Dagens program
• Velkomst – introduktion• Hvad er arkivalier• Arbejdsgang på arkivet• Indkomst
– Indsamlingspolitik– Modtagelse, journalskrivning, klausuler mv.– Opgave
• A-fonde– Kassation– Sortering, registrering, søgning, pakning– Opgave
Hvad er arkivalier?
• Papirer – og det, der ligner• Breve
• Protokoller
• Dokumenter
• Bøger og hæfter
• Bøger og aviser Nationalbiblioteket
• Genstande museerne
1. Aflevering
2. Indkomstjournal
3. Sortering/kassation
4. Registrering
5. Magasin
Arbejdsgang på arkivet
Hvad indsamler vi på et arkiv?
• Materiale af privat oprindelse
• Materiale af offentlig oprindelse
• Originalt materiale
• Kopimateriale
• Dubletter
• Uden for arkivets dækningsområde
• Journal: Internt arbejdsredskab
Indeholder oplysninger om giver
• Registrering: Offentligt tilgængelig
Indeholder oplysninger om arkivalierne
• 1 aflevering = 1 journal
- Men 1 journal kan blive til mange registreringer:
– Arkivfonde
– Billeder
– Småtryk
– Emnesamlinger
– etc.
Modtagelse
• Få alle oplysninger
• Udfyld modtagelseserklæring
• Skriv journal
• Klausulering
• Indkomsthylde
Tilgængelighed• Generelt: Efter 20 år• Billeder: Straks• Personfølsomt: Efter 75 år
• Ikke tilgængeligt:– Endnu ikke registreret– Skrøbelige arkivalier– Interne papirer (journaler mv.)– Ophavsretbeskyttet eller beskyttet af andre
årsager– Etiske årsager
RegistreringsprincipDe nuværende registreringsprincipper er indført i 1983 og videreført
fra papirsystemet til Arkibas.
Proveniensprincippet : oprindelse, herkomst, oprindeligttilhørsforhold eller hjemsted
ArkivskaberDen, der har affødt arkivalierne eller som arkivalierne har et
tilhørsforhold til
Arkivtyper• Arkivalier af privat oprindelse
– Personarkiv– Institutionsarkiv (Forening, virksomhed, institution)
• Arkivalier af offentlige oprindelse
Digitale arkivalier
• Scanning af originale arkivalier
• ”Fødte” digitale arkivalier
• Hvordan håndteres og opbevares digitale arkivalier?
Registrering - stamkort
• Arkivskaber (tjek om allerede oprettet!)
• Type
• Navn, adresse
• Årstal (født/død – stiftet/nedlagt)
• Bemærkninger
Registrering - indhold
Sorter efter arkivalietype:
• V: Vedtægter
• C: Cirkulærer
• F: Forhandlingsprotokoller
• M: Medlemslister
• P: Personlige papirer
• K: Korrespondance
• S: Sagligt ordnede sager
• R: Regnskabsmateriale
• E: Ejendomspapirer
• D: Dagbøger, erindringer
• U: Udklip
• A: Andet
Registrering - indhold
Rækkefølge
Arkivalietype, dernæst kronologisk
Årstal
Arkivaliets yderår, ikke arkivskaberens
Registrering - arkivaliet
• Hvert arkivalie påføres A-nummer og løbenummer og evt. journalnummer
• Brug blød blyant! (4 B)
Registrering - søgesystemer
• I gamle dage brugte vi kartotekskort
• I dag laver vi henvisninger i Arkibas – DK5-nummer (kategori/emne)
– Ordningsord (søgeord inden for kategori/emne)
• Eller vi nøjes med fritekstord
Eksempel:
63.7 (Mejeri) Ådalsmejeriet. 1895-1940
Registrering - relationer
• Til journalen – og fra journalen
• Til andre registreringer
Arkivet skal altid kunne redegøre for,
hvor arkivaliet kommer fra og hvor det
befinder sig nu.
Registrering - historik
Logbog over registreringsarbejdet
• Hvem
• Hvad (modtaget, registreret, tilføjet)
• Begivenheder (scannet, returneret, konserveret)
• Interne bemærkninger
Udskrift – arkivering af registreringen
Pakning
• Hver A-fond i eget læg (eller flere)
• Bind (protokoller o.l.) uden for læg
• Højeste nummer øverst
• Småting evt. i kuvert
• Storformat pakkes i papir eller placeres på storformat-reol