modul 3 2011 - lampiran access
TRANSCRIPT
TI3205 PERANCANGAN TEKNIK INDUSTRI 2
PENGENALAN MICROSOFT ACCESS 2007
LAMPIRAN MODUL 3 PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI
PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
2011
LSIK ITB. MODUL 3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI 2
LAMPIRAN : PENGENALAN MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi untuk mengolah database (basis data) model
relational, karena terdiri dari lajur kolom dan baris. Selain itu, Microsoft Access dapat membantu kita
membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk
pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan dan
pembelian untuk toko, dll.
Bagian – Bagian di Microsoft Access :
1. Table digunakan untuk menyimpan data.
2. Query digunakan untuk memanipulasi data.
3. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll.
4. Report digunakan untuk membuat laporan.
5. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.
6. Switchboard digunakan untuk membangun aplikasi user interface.
Memulai Microsoft Access :
1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access
2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama file yang
diinginkan misalkan Koperasi (Untuk membuat aplikasi penjualan Barang di Koperasi PT.
AGH.)
Dari contoh diatas, maka sudah dibuat database dengan nama Koperasi tetapi database itu belum
dapat digunakan, untuk itu kita perlu membuat Tabel, Form, Query, Report dan Macro bila
diperlukan.
I. TABLE
Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang. Table
harus dibuat untuk dapat melakukan penyimpanan data-data. Karena jika tidak ada data yang
disimpan, maka tidak ada pula data yang akan diproses. Sebelum memulai membuat table, harus
ditentukan terlebih dahulu table-table yang diperlukan berserta field-field nya.
Contoh :
Tabel Barang
Keterangan : * Primary Key
LSIK ITB. MODUL 3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI 3
Langkah membuat table (Overview) :
1. Pada jendela database klik sub menu Create kemudian klik Table.
2. Klik Create Table in Design View
3. Secara otomatis akan muncul kotak dialog save table. Simpan table dengan mengetikkan
Nama Table sesuai dengan yang diinginkan. Sebagai contoh, karena table ini berkaitan
dengan barang maka simpan table dengan nama “Tbl_Barang”.
4. Pada jendela table ketikan field-field table Barang beserta tipe datanya, jangan lupa tentukan
Kode_Barang sebagai Primary Key. seperti gambar dibawah ini :
5. Table Barang sudah selesai dibuat, tutup table untuk membuat table-table lainnya.
Untuk mengisi data pada table-table yang telah dibuat, klik dua kali pada table yang ingin diisi,
kemudian lakukan pengisian data seperti di bawah ini.
FORMATING A TABLE
Sebelum memformat table, pastikan jendela Miscrosoft Access berada pada bagian Design View.
a. Setting Primary Key
Primary key adalah sebuah unique identifier dari setiap record dalam table. Langkah-langkah untuk
men-set primary key adalah sebagai berikut :
1. Tentukan field yang akan dijadikan primary key di dalam table (pada jendela design view).
Primary key biasanya berbentuk angka, seperti NIM Mahasiswa, serial number produk, dll.
2. Klik Primary Key seperti pada gambar dibawah ini (terdapat pada jendela design view) :
LSIK ITB. MODUL 3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI 4
b. Memasukkan Kolom (Field) Tambahan
Penambahan kolom (field) lebih baik dilakukan jika table berada dalam format jendela design view.
Penambahan field baru pada table sebelumnya dalam format design view akan secara otomatis
pula menambahkan field baru pada table dalam format datasheet view.
Langkah-langkah untuk memasukkan kolom (field) tambahan adalah sebagai berikut :
1. Pastikan masih berada pada jendela Design View.
2. Langsung ketikkan nama kolom (field) baru yang akan ditambahkan di bawah field yang
sudah ada sebelumnya.
c. Memformat Tipe Data (Formatting Data Type)
Di dalam jendela Design View, dapat pula digunakan untuk menentukan tipe data dari setiap Field
yang telah dibentuk.
1. Klik jendela Design View. 2. Klik pada cell dimana akan dilakukan penentuan tipe data pada field yang diinginkan.
3. Pilih tipe data yang tersedia dari dropdown menu
LSIK ITB. MODUL 3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI 5
MEMBUAT RELASI DALAM TABEL
Sebelum membuat relasi, harus dipastikan bahwa table-table yang akan direlasikan masing-masing
memiliki satu field yang bisa dihubungkan, yaitu mempunyai identifikasi yang sama walaupun
mungkin nama field-nya tidak sama.
Langkah-langkah untuk membuat relasi dalam table-tabel adalah sebagai berikut :
1. Klik Database Tools pada menu bar, kemudian klik ikon Relationship, seperti di bawah ini :
2. Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini :
3. Sorot table-table yang akan direlasikan, kemudian klik Add.
4. Setelah table-table yang akan direlasikan sudah masuk pada jendela Relationship, maka
selanjutnya klik tombol Close.
5. Kemudian buat relasi table dengan cara men-drag atau menyeret field di table yang satu
(field Kode_Barang pada Tbl_Barang) ke field table yang lain (field Kode_Barang pada
Tbl_Supplier), sehingga akan muncul jendela seperti gambar di bawah :
6. Lalu klik tombol Create, maka kedua table sudah terelasi yang ditunjukkan dengan adanya
garis penghubung diantara keduanya pada jendela Relationship.
LSIK ITB. MODUL 3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI 6
7. Setelah kedua field tersebut terhubung, untuk menutup relasi table, klik tanda silang yang
terletak pada jendela Relationship sebelah kanan, maka akan muncul jendela peringatan
apakah akan disimpan atau tidak.
8. Klik Yes untuk menyimpan relasi table yang baru saja dibuat.
II. QUERY
Query adalah 'permintaan data' yang biasanya berupa bahasa bisnis. Query digunakan untuk
mengolah data dalam table-table menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti
mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar dari sejumlah data customer yang dimiliki. Query bisa
dibuat berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query
yang telah ada sebelumnya.
Dalam query terdapat dua area yang dapat digunakan sebagai tempat “bekerja”, yaitu :
a. Query Design Window, adalah area di mana kita biasa meletakkan table yang merupakan sumber
data yang akan dikerjakan operasinya.
b. Design Grid, adalah tempat field dari table yang akan dikerjakan operasinya, misalnya akan
diurutkan, dilakukan operasi matematika, dan sebagainya.
Terdapat dua fasilitas yang disediakan oleh Ms. Access untuk membuat query, yaitu Query Wizard
dan Query Design.
Manfaat Query :
1. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data
pada table barang yang kode barangnya “B001”.
2. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antara kedua table atau lebih
tersebut terdapat field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur
“F0001” siapa yang memilikinya. Di sini misalnya diambil data dari table Header Penjualan
(Tbl_H_Pjl) dan table Karyawan (Tbl_Karyawan), sebagai penghubungnya adalah field NIK.
Query Design Window
Design Grid
LSIK ITB. MODUL 3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI 7
3. Dapat melakukan berbagai operasi perhitungan.
4. Selain itu, query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan Form.
Langkah pembuatan Query dengan fasilitas Query Design :
1. Klik Create pada menu bar, kemudian klik Query Design untuk membuat Query in Design
View.
2. Pada Jendela Show Table Pilih table-table yang akan dipakai dalam Query, misalnya kita
pakai table Barang. Klik Tbl_Barang lalu klik Add atau dengan meng-klik dua kali pada
Tbl_Barang. Jika tidak ada table yang ingin dipakai lagi klik Close.
Keterangan :
Field = Nama Field yang ingn ditampilkan
Table = Nama Table dari Filed tersebut
Sort = Mengurutkan Data hasil query
Show = Mengatur Field ditampikan atau tidak
Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan
3. Untuk menampilkan seluruh Field dan seluruh Record yang terdapat pada Tbl_Barang
maka pada Field, klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang.*
LSIK ITB. MODUL 3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI 8
4. Untuk melihat hasil Query yang telah dibuat pilih menu Design pada menu bar lalu klik Run.
Hasilnya :
5. Untuk menyimpan Query klik icon disket, akan muncul kotak dialo save as. Pada jendela
save as beri nama query lalu klik OK, maka Query akan tersimpan dan dapat kita gunakan
kapan saja.
6. Untuk menampilkan field-field tertentu saja, misalnya kita hanya ingin menampilkan Field
Kode_Barang dan Nama_Barang. Caranya pada Field klik tombol panah ke bawah. Pilih
Field Kode_Barang, lalu arahkan kursor kesebelahnya lalu klik tombol panah kebawah pilih
Nama_Barang. Pastikan kotak kecil pada show tercentang (jika kotak pada show tercentang
maka field akan ditampilkan, tetapi bila tidak maka field tidak di tampilkan).
7. Menampilkan query dengan field-field yang diambil dari satu table yang sama dengan
mengetikkan criteria tertentu.
Untuk menampilkan data barang yang Kode Barangnya = B001 dapat dilakukan dengan cara
memilih field-filed yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang dengan Criterianya
diketik B001.
LSIK ITB. MODUL 3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI 9
8. Menampilkan query dengan field yang diambil dari dua table atau lebih yang berbeda dengan
mengetikkan criteria tertentu dan dihubungkan oleh salah satu field yang sama.
Untuk Menampilkan nomor faktur “F0001” siapa yang punya, caranya adalah pada saat kita
memilih table yang akan digunakan pada query, pilih Tbl_H_Pjl lalu klik Add, Pilih
Tbl_Karyawan, baru klik Close. Kita harus membuat hubungan antara table Tbl_H_Pjl
dangan Tbl_Karyawan caranya adalah klik field NIK pada Tbl_H_Pjl tahan lalu geser ke arah
field NIK pada Tbl_karywan “akan muncul garis penghubung kedua table” (Jika sudah ada
tidak perlu membuat penghubung). Pilih Field-field yang akan ditampilkan, pada field
No_Faktur kemudian pada criterinya diketik “F0001”. Setelah itu Jalankan Query.
9. Untuk melakukan operasi perhitungan contohnya kita buat query untuk sub form penjualan.
Caranya :
a. Klik Create pada menu bar lalu klik Query Design untuk membuat Query dalam
Design View. Kemudian pilih tbl_D_Pjl (telah dibuat dulu sebelumnya) klik Add klik
close.
b. Pada jendela Query buat Query seperti dibawah ini.
Pada kolom terakhir pada field ketikkan “ Total Harga = [Harga] * [Jumlah]
Sehingga, Jika dijalankan hasilnya :
LSIK ITB. MODUL 3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI 10
c. Simpan Query misalnya dengan nama qry_Detail_Penjualan
Ada beberapa jenis query yang dikenal, yaitu :
1. Select Query (yang sedang kita praktekan). Untuk menampilkan data).
2. Crosstab Query.
3. Make-Table Query (Untuk Menyimpan Data hasil Query kedalam rable Baru).
4. Update Query (untuk mengupdate nilai dari suatu record atau field).
5. Append Query (untuk memasukan data hasil query kedalam table).
6. Delete Query (Untuk menghapus data pada table).
III. FORM
Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam
tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. Form dalam access
bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi
master-detail.
1. Membuat Form dengan fasilitas Form
Untuk membuat form dari suatu tabel dengan fasilitas form, yang perlu dilakukan adalah mengklik
tabel tersebut dan selanjutnya klik Create pada menu bar kemudian klik ikon Form.
LSIK ITB. MODUL 3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI 11
Maka jadilah form seperti gambar berikut ini.
Logo dan judul pada Form yang pada gambar di atas dapat diubah sesuai dengan keinginan
dengan double klik pada logo dan judul Form tersebut.
2. Membuat Form dengan fasilitas Split Form
Membuat form dengan fasilitas Split Form, hasilnya berupa suatu form yang dilengkapi dengan
source (sumber) nya. Cara membuatnya tidak jauh berbeda seperti sebelumnya, yaitu dengan
mengklik sumbernya ( misal disini sumbernya adalah sebuah tabel ) kemudian klik ikon Split Form.
3. Membuat Form dengan fasilitas Blank Form
Untuk merancang sebuah form yang lebih kompleks tapi dengan cara yang mudah, yaitu dengan
menggunakan fasilitas Blank Form. Fasilitas ini memungkinkan kita merancang suatu form dengan
field – field yang tidak hanya dari satu tabel tetapi juga dari field –field tabel yang lain dengan cara
mendrag field – field tersebut ke area form yang masih kosong. Pada fasilitas ini, tidak perlu dipilih
tabelnya terlebih dahulu karena tabel beserta field – fieldnya akan tersaji pada jendela tersendiri.
a. Klik Create pada menu bar, klik ikon Blank Form
b. Maka akan muncul jendela Form 1 dan Field List. Pindahkan field – field yang dikehendaki
yang ada pada jendela Field List ke jendela Form 1 dengan cara di-drag.
c. Lakukan untuk field – field yang lain sehingga semua field yang dikehandaki pindah ke
jendela form.
LSIK ITB. MODUL 3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI 12
4. Membuat Form dengan fasilitas Form Wizard
Dilakukan dengan cara :
a. Pilih tabel yang akan dibuat formnya.
b. Klik Create kemudian klik More Forms sehingga muncul jendela kecil, lalu klik Form Wizard.
c. Maka akan muncul jendela Form Wizard, pada kolom Tables/Queries pilih tabel atau Query
yang field – fieldnya akan dipindahkan ke Form.
d. Kemudian pindahkan field yang dikehendaki satu per satu atau semua sekaligus dari
bagian Available Fields ke bagian Selected Fields dengan mengklik ikon “>”/”>>”.
e. Kemudian akan muncul jendela yang menanyakan bentuk layout yang akan dipakai yakni
Columnar, Tabular, Datasheet, dan Justified. Klik salah satu bentuk layout sesuai dengan
yang dikehendaki.
f. Setelah itu, akan muncul jendela yang menanyakan style/gaya (font, warna layout, dll)
yang akan dipakai. Ada banyak pilihan yang tersedia, silahkan pilih sesuai dengan
keinginan.
g. Berikutnya isikan nama form yang sesuai. Form ini akan langsung ditampilkan dalam
bentuk form atau akan ditampilkan dalam bentuk design. Klik Finish maka form sudah siap
digunakan.
5. Membuat Form dengan fasilitas Form Design
Biasanya dalam membuat form, orang akan menggunakan fasilitas Form Design, karena lebih
fleksibel sehingga orang yang sudah mahir akan mempunyai kebebasan dalam mendesain sebuah
form.
Caranya adalah sebagai berikut :
a. Klik Create pada menu bar, kemudian pilih dan klik Form Design pada Forms. Maka akan
muncul jendela Form Design dengan nama form sementara Form 1. Untuk bisa
menggunakan fasilitas Form Design, sebaiknya diperhatikan ikon-ikon pada jendela
Controls dan Tools karena akan sering digunakan.
b. Untuk membuat judul Form klik ikon (label), maka pada tempat dimana kursor berada
pada form akan muncul fasilitas untuk menulis huruf.
c. Klik ikon Add Existing Field kemudian drag field yang akan diedit melalui form ke area
jendela form tersebut.
d. Jika semua field yang dikehendaki sudah berada pada form, tetapi keadaannya tidak rapi,
jaraknya tidak sama, atau ada text/field yang menumpuk, maka untuk merapikannya,
geser dan pisahkan antara label dan textnya. Caranya adalah dengan mengklik kotak kecil
pada text/field, kemudian drag ke kanan, maka text/field akan bergeser ke kanan. Lakukan
hal yang sama untuk memindahkan tabel.
e. Untuk merapikan agar salah satu sisi dari semua text/field tersebut rata kiri, lakukan
penyorotan ke semua text/field, kemudian klik kanan pada salah satu text/field yang
LSIK ITB. MODUL 3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI 13
tersorot sehingga muncul sebuah jendela. Klik Align kemudian klik Left maka semua field
yang tersorot akan langsung rapi dengan rata kiri. Lakukan hal yang sama dengan label
untuk merapikannya.
f. Ketika selesai membuat layout form tersebut di atas, form tersebut belum bisa
dioperasikan karena data yang ada pada form tersebut harus dipindahkan ke dalam tabel
dari mana field form tersebut berasal.
g. Untuk memindahkan/menambahkan record/data yang ada di form ke field yang ada pada
tabel diperlukan sebuah tombol/button. Untuk mempermudah pembuatan sebuah
tombol/button klik ikon , kemudian klik ikon . Setelah ikon ini
diklik akan muncul jendela baru yang akan menuntun kalian langkah demi langkah. Untuk
melakukan segala operasi terkait dengan data yang diinput pada form.
h. Untuk melihat hasil form yang telah kalian rancang, kliklah ikon View pada kiri atas atau
ikon View kecil yang terletak di kanan bawah.
IV. REPORT
Report merupakan output dari data-data yang telah diinputkan pada form sebelumnya serta
digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di
lembaran kertas.
Ada berbagai macam cara yang dapat dilakukan untuk membuat report yaitu:
1. Membuat Report dengan fasilitas Report
2. Membuat Report dengan fasilitas Blank Report
3. Membuat Report dengan fasilitas Report Wizard
4. Membuat Report dengan fasilitas Design View
Keempat cara tersebut tidak jauh berbeda, sama halnya seperti saat ingin membuat Form.
V. SWITCHBOARD
Setelah semua Form dan Report telah selesai, akan dapat dibuat menu utama. Pada Microsoft Access
kita dapat membuat menu utama dengan memakai SwitchBoard. SwitchBoard merupakan tampilan
antar muka bagi user untuk berinteraksi dengan sistem basis data. Untuk membuat Switch Board
pada Ms. Access klik menu Database Tools kemudian klik SwitchBoard Manager. Setelah itu ikuti
perintah – perintah selanjutnya.
LSIK ITB. MODUL 3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI 14
--- Selamat Mencoba ---