HANDOUT

DASAR-DASAR MANAJEMEN

OLEH :

ERNI WIDIASTUTI, SE, M.Si

UNIVERSITAS SURAKARTA

Jl. Raya Palur KM.5 Telp. (0271) 825117

SURAKARTA

2012

U N S AU N I V E R S I T A S S U R A K A R T A

BAB I

PENGERTIAN MANAJEMEN

1. Arti Manajemen

GR. Terry

Adalah suatu proses yang khas dan tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan

pengendalian untuk mencapai tujuan dengan memanfaatkan sumber daya yang ada :

Profesor Oei Liang Lee

Manajemen sebagai ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan,

mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Manajemen sebagai ilmu berfungsi menerangkan fenomena-fenomena (gejala-gejala),

kejadian-kejadian dan keadaan, jadi memberikan penjelasan-penjelasan

Manajemen sebagai seni berfungsi untuk mencapai tujuan-tujuan yang nyata mendatangkan

hasil atau manfaat

Apa yang harus diatur dalam manajemen

Yang diatur adalah semua unsur 6 M (faktor produksi)

- Men

- Money

- Materiil

- Market

- Method

Kenapa harus diatur :

Agar berhasil guna, berdaya guna, terintegrasi, terkoordinasi, dapat mencapai tujuan yang

optimal

Siapa yang mengatur : ”pemimpin”

Dimana harus diatur :

Dalam wadah organisasi

Bagaimana mengaturnya :

Melalui proses dari fungsi manajemen

2. Fungsi Manajemen

Menurut Prof. Oei Liang Lee : Planing (perencanaan)

Organizing (pengorganisasian)

Actuating (pengarahan)

Coordinating (pengkoordinasian)

Controling (pengawasan)

2

a. Planning (perencanaan)

Perencanaan merupakan langkah awal daripada fungsi manajemen yang lain, kerja.

Secara garis besar perencanaan menggambarkan tentang : apa, bagaimana, mengapa dan

kapan akan dilakukan. Perencanan mempunyai bentuk-bentuk :

Sasaran

Dalam kurun waktu tertentu perusahaan tentu mempunyai suatu sasaran atau tujuan

yang hendak dicapai

Kebijakan

Hal ini merupakan petunjuk umum bagi perusahaan

Strategi

Strategi merupakan program yang luas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya

Prosedur

Merupakan rangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah

pelaksanaan kegiatan perusahaan

Aturan

Merupakan bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik, beberapa

aturan sejenis dapat dikelompokkan menjadi suatu produsen

Program

Merupakan kombinasi antara kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang

disertai dengan anggaran atau budget

Mannfat Perencanaan

Dapat memberikan arah dan arti tujuan bagi perusahaan

Dapat ditentukan suatu pedoman sebagai standar / ukuran untuk mengurangi

ketidakpastian serta perubahana dimasa mendatang

Dengan perencanaan dapat diukur berhasil tidaknya suatu pekerjaan sehingga akan

mempermudah pengawasan

Membantu memperkirakan peluang dimasa mendatang.

Dengan perencanaan akan dapat diminimumkan resiko-resiko dan memperkirakan

peluang yang dapat dijangkau

Dengan perencanaan akan timbul efisiensi sehingga pengeluaran biaya dapat ditekan

b. Pengorganiasian

Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses penciptaan hubungan antara

berbagai fungsi personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan

dapat bermanfaat serta terarah pada satu tujuan dan menciptakan struktur formal dimana

pekerjaan ditetapkan dibagi dan dikoordinasikan.

3

Pengorganisasian meliputi :

Penentuan sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai

tujuan organisasi

Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang

akan dapat membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan

Penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian

Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu untuk melaksanakan

tugas-tugasnya

c. Pengarahan

Adalah tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota organisasi melakukan

kegiatan yang sudah ditentukan ke arah tercapainya tujuan. Pengarahan lebih banyak

menyangkut masalah pemberian motivasi kepada para anggota organisasi, kepemimpinan

serta pengembangan komunikasi

d. Pengkoordinasian

Adalah suatu proses pengintegrasian tujuan dan aktivitas unit-unit yang terpisah

(departemen / bidang fungsional) dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuan yang

telah ditetapkan

Manfaat koordinasi :

Terjadi efisiensi disemua bidang karena terjadi koordinasi antar bagian

Adanya suasana kerja yang tentram karena terjadi keseimbangan tugas dan hak

setiap anggota organisasi

Menghindari adanya konflik dan perebutan sumber / fasilitas dalam organisasi

Menjamin adanya kesatuan sikap, tindakan, kebijakan dan pelaksanaan dalam

pekerjaan

e. Pengendalian

Pengendalian merupakan aktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya

penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana

kerja yang telah ditetapkan

Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsur, yaitu :

Penetapan standar perusahaan

Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan

Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah

ditetapkan

Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari

standar

4

BAB II

MANAJEMEN DAN MANAJER

1. Jenjang Manajemen

Dalam struktur organisasi bisnis terdapat tiga jenjang manajemen, yaitu :

Manajemen tertinggi (manajemen puncak = CEO (Chief Excecutive Officer))

Manajemen menengah

Manajemen tingkat pertama

Yang ketiganya tercakup dalam Hirarkhi Manajerial

Gambar Hirarkhi Manajerial

Manajemen puncak (Chief Excecutive Officer = CEO)

Bertugas :

Membuat rencana-rencana strategi dan berjangka panjang

Menetapkan tujuan perusahaan, misi dan strategi yang akan digunakan

Mengembangkan semua perencanaan yang telah dibuat

Mengadakan hubungan dengan pihak luar perusahaan (pemerintah)

Manajemen menengah

Bertugas :

Mentransfer rencana-rencana, misi dan tujuan yang dibuat oleh manajemen puncak

kedalam program-program yang lebih spesifik

Manajemen tingkat pertama

Bertugas :

5

Manajemen puncak

Manajemen menengah

Manajemen pertama

Presiden DirekturDirektur Riset & PengembanganEksekutifKonsultan

Kepala BagianKepala SeksiKoordinator Penjualan

SupervisiMandor

Membawahi langsung para pekerja dan bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas

mereka

Mengadakan pengambilan keputusan seperti halnya level manajemen atas dan

menengah

2. Jenis ketrampilan yang harus dimiliki manajemen

Roberts L. Kats mengemukakan tiga jenis utama ketrampilan bagi para manajer, yaitu :

Ketrampilan teknis

Ketrampilan manusiawi

Ketrampilan konseptual

Ketrampilan teknis adalah kemampuan untuk menggunakan alat-alat teknis dan prosedur

suatu bidang khusus

Contoh : dokter bedah, penari, penerbang

Ketrampilan manusiawi adalah kemampuan untuk bekerja dengan orang lain, memahami dan

memotivasi orang lain, baik secara individu maupun kelompok

Ketrampilan konseptual adalah ketrampilan untuk mengkoordinasikan semua kepentingan

dalam kegiatan organisasi yang mencakup kemampuan manajer untuk melihat organisasi

sebagai keseluruhan, memahami bagaimana bagian-bagiannya saling tergantung dan

mengantisipasi bagaimana perubahan yang muncul

Manajemen Manajemen Manajemen

Lini Pertama Menengah Puncak

Gambar. Ketrampilan relatif yang dibutuhkan pada tingkatan manajemen yang berbeda-beda

3. Tugas Manajemen

Tugas setiap manajemen adalah meliputi baik tugas teknis maupun tugas manajerial.

Dalam melaksanakan tugas teknis, setiap manajer memerlukan kecakapan teknis, sedang

dalam pelaksanaan tugas manajerial diperlukan kecakapan manajerial.

Dalil yang biasa berlaku ialah :

Semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam organisasi, semakin kurang ia

memerlukan ketrampilan teknis (technical skills) dan semakin banyak ia memerlukan

ketrampilan manajerial (managerial skills) dan sebaliknya.

6

Konseptual

Manusiawi

Teknis

Konseptual

Teknis

Manusiawi

Konseptual

Teknis

Manusiawi

Selain itu, semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi semakin abstrak

tugasnya dan ia harus semakin menjadi seorang generalis, sedang semakin rendah

kedudukannya dalam organisai, semakin konkrit.

Di samping itu, semakin tinggi kedudukan seseorang, maka ia mempunyai tanggung

jawab mental, sebaliknya semakin rendah kedudukan seseorang, tanggung jawabnya

lebih bersifat fisik.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat gambar berikut :

ManajemenTertinggi Abstrak Generalis Mental

ManajemenMenengah

ManajemenPuncak Konkrit Spesialis Fisik

Gambar : Tugas-tugas Manajemen

Untuk memimpin, seorang manajer memerlukan kualifikasi tertentu, yaitu :

a. Kecerdasan

Seorang manajer diharapkan memiliki kemampuan berpikir yang lebih luas dari

bawahannya.

b. Kemampuan Memimpin

Ini merupakan sifat yang seharusnya dimiliki seorang manajer, karena tanpa adanya

kemampuan untuk memimpin, maka akan mengurangi kewibawaannya.

c. Kemampuan Berkomunikasi

Dalam hal ini seorang pemimpin disamping menerima laporan, keluhan maupun saran

dari bawahan, juga dituntut harus mampu mengadakan komunikasi ke bawah, yaitu

memebrikan perintah, petunjuk dan sebagainya.

d. Berpikir Logis

Setiap manajer dituntut untuk memecahkan masalah-masalah secara logis, tidak

emosional.

e. Mengenal Kultur Setempat

Hal ini penting agar perusahaan atau organisasi yang dipimpinnya dapat menyesuaikan

diri dengan adat-istiadat dan kebudayaan setempat.

f. Ketahanan Moral

Moral yang tinggi sangat menunjang kewibawaan seorang manajer, oleh karena itu hal

ini mutlak diperlukan.

g. Bersikap Adil

Seorang pemimpin harus berusaha berlaku adil terhadap siapapun, jika seseorang

bersalah harus ditegur atau dikenakan sanksi (tata tertib perusahaan).

7

h. Inisiatif

Hal ini diperlukan sekali terutama menyangkut pengembangan produk perusahaan agar

menjadi pendahulu (pelopor) dari perusahaan lain supaya dapat diciptakan ide-ide baru

untuk pengembangan usaha.

4. Pengembangan Komunikasi

Komunikasi merupakan kegiatan untuk saling memberi keterangan dan ide secara

timbal-balik, yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan

tertentu.

Dalam hal ini terdapat tiga macam komunikasi :

(1) Komunikasi ke bawah (Down ward Communication)

Yaitu komunikasi yang disampaikan oleh pimpinan kepaa bawahan yang dapat berupa :

instruksi atau petunjuk, keterangan umum, perintah, teguran dan pujian.

(2) Komunikasi ke atas (Up ward Communication)

Jenis komunikasi ini disampaikan oleh bawahan kepada atasan dan ini dapat berupa :

laporan-laporan ataupun keluhan, pendapat maupun saran-saran.

(3) Komunikasi horizontal (Horizontal Communication)

Komunikasi ini disampaikan oleh dan untuk para anggota organisasi yang dapat berupa :

pemeriksaan ulang secara berturut-turut untuk memperoleh persetujuan serta

pemeriksaan ulang secara bersama untuk memeperoleh persetujuan.

Untuk menjalankan pengawasan organisasi maka yang diperlukan adalah komunikasi

ke bawah. Jadi di sini tugas pimpinan adalah penting sekali dalam hal memberi pengertian

tentang tujuan organisasi itu, agar tidak bertentangan dengan tujuan pribadi masing-masing

karyawan.

8

BAB III

PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN

500 tahun sebelum Masehi (sebelum Kristus) Danie Wren dalam buku The Evolution of

Management Tought (Peran manajemen pada pemangunan pyramid di Mesir).

Tahun 1700-an perubahan dalam Revolusi Industri (Perubahan sosial yang terjadi karena

13 koloni Inggris memisahkan diri kemudian menjadi Amerika Serikat). Mengacu pada

perubahan atau tumbuhnya pengelolaan bahan dasar maupun barang-barang konsumsi (industri).

Pelapor pada masa ini yaitu Adam Smith tentang produksi massa melalui spesialisasi tugas dan

pembagian kerja.

Pada abad 20 Henry Ford berhasil menemukan mobil.

Pendekatan Pemikiran Managemen

1. Pendekatan klasik (The classical approaches)

Menggunakan prinsip-prinsip universal dalam berbagai situasi managemen.

2. Pendekatan Sumberdaya Manusia (The human recource approaches)

Menggunakan pada pendekatan kebutuhan manusia, kerja kelompok serta peranan faktor-

faktor sosial di tempat kerja.

Pendapat-pendapat lain yang ada kaitannya dengan Managemen Operasi

1776 – ADAM SMITH memperkenalkan dasar-dasar ekonomi dengan memandang sudut

ketenagakerjaan

1800 – ELI WHITNEY memperkenalkan standarisasi antar hubungan komponen dan QC

1881 – FW TAYLOR memperkenalkan teori metode dan waktu

1905 – A.K ERLANG memperkenalkan teori antrian pada industri telephone

1908 – C.E KNOAPPEL memperkenalkan penggunaan teori Break Buen

1913 – HENRY FORD memperkenalkan teori gerak dengan konsep assembly line

1914 – F.W HARRIS memperkenalkan EOQ model

1916 – HENRY L. GANTT memperkenalkan kartu ganit isi (skedul kerja)

1922 – RANK GILBERTH memperkenalkan studi waktu dan gerak

1924 – WALTER SHGWHART memperkenalkan stastical quality control

1934 – F.W TRIPPET memperkenalkan pengembangan pekerjaan melalui sampling

1940 – S.C. MITROFANOU memperkenalkan teknologi

1946 – ASQC memperkenalkan didirikannya organisasi yang menangani Q.C. (at : American

Society of Quality Control)

9

1947 – GEORGE PANTVIQ memperkenalkan penggunaan linier programming kep

managemen

1948 – H.B. MAYHARD methods time mg (MTM)

1950 – W.E. DEMING pengembangan melalui Q.C. system

1951 – H. FORD DICKEY analisa persediaan ABC

1957 – DU PONT CORP Critical Path Method (CPM)

1958 – BOOL, ALLEN & HAMILTON developed pert (program evaluation and review

technique)

1959 – FREDERIC HABIRSOH pertimbangan managemen dokumentasi sebagai CHARLES

A. MYERS sumber ekonomi

1960 – JOE ORLICKY MRP Theori (perencanaan kebutuhan material)

1961 – JAY FORRESTER pendekatan system VIA MG

1963 – A. ALAN B. PRITSKER GERT (Generalized Evaluation and Review Technique)

sumulasi Netwo

1985 – GENERAL MOTOR CORP automatic, manufacture (manufacturing auto mation

protocol MAP)

3. Pendekatan kuantitatif atau ilmu managemen (The Qualitative or management science

Approaches)

Menggunakan teknik-teknik matematis dalam pemecahan managemen

4. Pendekatan Modern (Modern Approaches)

Pendekatan klasik dalam managemen

Tiga cabang dari pendekatan klasik dalam managemen mencakup :

1. Managemen ilmiah (Scientific managemen)

2. Prinsip-prinsip administratif (Administrative principles)

3. Organisasi birokrasi (Bureaucratic organization)

Sumber : John R. Schermerhorn, Jr, 1996

Pada pendekatan klasik ada asumsi secara umum yang digunakan adalah ”manusia itu rasional”

dalam melakukan pekerjaan untuk mencapai manfaat yang menguntungkan bagi dirinya.

10

Classical approachAsumsi, ManusiaBersifat Rasional

Scientific managemenFrederick Taylor

The Gilvreths

Administration principlesHarry Fayol

Mary Parker Foller

Bureaucratic organizationMax Weber

MANAGEMEN ILMIAH / SCIENTIFIC MANAGEMEN

Aliran ini dimulai tahun 1911 oleh Frederick W. Taylor menerbitkan buku The Principles

of Scientific Management. Tujuan utama dalam buku ini untuk memaksimalkan kesejahteraan

baik perusahaan maupun karyawan. Taylor juga disebut Bapak Managemen Ilmiah.

Hal-hal yang penting dalam managemen ilmiah adalah :

a. Menciptakan sistem insentif berdasar hasil kerja

b. Merancang pekerjaan secara cermat dengan metode kerja yang efisien

c. Secara cermat memilih pekerja yang mampu melaksanakan pekerjaan tersebut

d. Melatih pekerja untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan kemampuan terbaiknya

e. Melatih supervisor sehinggan dapat membantu para pekerja untuk melakukan pekerjaan

mereka sebaik mungkin

Dua tokoh lain masing-masing Frank dan Lillian Gilbreth juga dianggap sebagai perintis studi

tentang gerak, sehingga dapat meningkatkan produktivitas sampai tiga kali lipat. Hasil kerja

Gilbreth kemudian menjadi dasar dalam pengembangan bidang simplikasi pekerjaan, standar

kerja, serta rencana upah insentif semua teknik yang masih digunakan sampai sekarang.

PRINIP-PRINSIP ADMINISTRATIF (ADMINISTRATIVE PRINCIPLES)

Aliran ini didasarkan pada kerja awal Henri Fayol sebagai seorang eksekutif karier,

menulis buku tentang Administration Industrielle et Generale (1916). Dalam buku ini ada 5

”aturan” atau ”kewajiban” dari managemen. Yang mirip dengan empat fungsi managemen yang

sekarang kita anut yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.

Ke 5 prinsip Fayol adalah sebaga berikut :

1. FORESIGHT

Menyusun sebuah rencana tindakan untuk masa depan.

2. ORGANIZATION

Menyediakan dan mengarahkan sumberdaya untuk menerapkan rencana tersebut.

3. COMMAND

Memimpin, memilih dan memberikan penilaian terhadap para pekerja sehingga mereka akan

bekerja secara baik untuk mencapai rencana tersebut.

4. COORDINATION

Menyelaraskan uaha dari masing-masing sub unit serta memastikan bahwa semua informasi

sudah disebarkan dan permasalahan sudah dipecahkan.

5. CONTROL

Memastikan bahwa segala sesuatu terjadi sesuai rencana serta melakukan tindakan

pembetulan yang diperlukan.

11

Fayol juga memberikan sejumlah prinsip untuk memandu tindakan managerial yang sampai

sekarang masih digunakan, salah satunya :

Scalar chan (rantai scalar) ada komunikasi langsnung dan yang jelas dari atasan ke bawahan

dalm organisasi.

Unity of command (kesatuan perintah), sebaiknya setiap orang mendapat perintah hanya dari

satu atasan.

Unity of direction (kesatuan arah) setiap karyawan sebaiknya bertanggung jawab atas

kegiatan-kegiatan dengan tujuan yang sama.

Tokoh lain yang memberikan sumbangan terhadap pandangan prinsip-prinsip administratif

adalah Mary Parker Follet (seorang wanita ahli sosiologi dan kewarganegaraan) yang mengulas

pemahaman tentang kelompok dan komitmen yang tinggi terhadap kerjasama antar manusia.

Individu yang beraneka ragam menggabungkan bakat-bakat yang dimiliki untuk dapat

mencapai sesuatu yang lebih baik.

Manage dan karyawan harus dapat bekerjasama untuk mencapai kepentingan-kepentingan

yang terintegrasi.

Pandangan Follet terlihat dalam Dynamic Administration the collected papers of Mary Parker

Follet atau emplo yee ownership, profit sharing dan gain sharing plans atau semacam etika

managerial dan tanggung jwab sosial perusahaan.

ORGANISASI BIROKRASI (BUREAUCRATIC ORAGIZATION)

Tokoh aliran ini adalah Maz Weber (Jerman).

Maz Weber menyoroti tentang pemerintah dimana orang-orang pemerintah/yang menduduki

jabatan adalah orang-orang tertentu yang mempunyai status khusus dalam masyarakat Jerman.

Di dalam melakukan aktivitas tidak pernah mencapai kinerja yang sesuai dengan potensi yang

seharusnya. Kemudian Weber mempunyai konsep birokrasi yaitu bentuk organisasi yang ideal,

dengan tujuan rasional, serta sangat efisien, didasarkan pada prinsip-prinsip yang masuk akal,

teratur dengan wewenang formal.

Karakteristik dari konsep birokrasi Max Weber adalah :

1. Pembagian tugas yang jelas

Pekerjaan ditentukan secara jelas, karyawan menjadi sangat terampil dalam melaksanakan

pekerjaan tersebut.

2. Hirarki wewenang yang jelas

Untuk masing-masing posisi dan tanggung jawab ditentukan secara jelas, setiap posisi

melapor pada posisi yang lebih tinggi.

3. Aturan dan prosedur formal

Petunjuk tertulis yang mengatur setiap perilkau dan keputusan, berkas-berkas ditulis dan

disimpan sebagai catatan historis.

12

4. Impersonal

Aturan dan prosedur diterapkan secara menyeluruh, tidak ada satupun yang mendapatkan

perlakuan khusus.

5. Jenjang karier didasarkan atas kualitas

Karyawan dipilih dan dipromosikan berdasarkan kemampuan dan kinerja, manajer

seharusnya karyawan yang profesional.

Bentuk birokrasi ini mempunyai keunggulan dibanding yang lain dalam hal : ketepatan,

stabilitas, penerapan disiplin, andal dan memungkinkan kinerjanya sangat tinggi. Dan pada

akhirnya bentuk ini dapat dikatakan unggul baik dalam hal efisiensi dan cakupan operasinya

serta secara formal dapat diterapkan pada semua tugas-tugas administratif.

Dalam praktek istilah ”Birokrasi” dan ”Birokrat” sering mempunyai konotasi yang negatif

seperti : kertas yang bertumpuk, prosedur yang terlalu lama dan berbelit-belit, lambat dalam

menangani permasalahan, kaku dalam menghadapi perubahan kebutuhan konsumen/klien,

keengganan untuk berubah, serta sifat apatis dari para karyawan.

PENDEKATAN SUMBER DAYA MANUSIA DALAM MANAGEMEN (1920-an)

Perhatian pada faktor-faktor manusia di tempat kerja mulai mempengaruhi pemikiran tentang

managemen. Pendekatan ini mengatakan bahwa manusia pada dasarnya bersifat sosial dan ingin

mengaktualisasikan dirinya. Dan berusaha untuk memuaskan kebutuhan sosialnya, memberikan

reaksi atas tekanan dari kelompok serta berusaha memenuhi kebutuhan pribadi.

Cabang-cabang dari Pendekatan Managemen Sumber Daya Manusia

Pada tahun 1924, WESTERN ELECTRIC COMPANY mengawali penelitian tentang

produktivitas individual pada erusahaan Hawthorne di CHICAGO. Berdasarkan aliran

managemen ilmiah dan berusaha untuk mengetahui pengaruh berbagai macam kondisi tempat

13

ELTON MAYO GREGOR

Human ResourceApproachAsumsi

Manusia adaah makhluk sosial dan mempunyai

keinginan untuk aktualisasi diri

Teori Kebutuhan Manusia organisasi

ABRAHAM MASLOW

DOUGLAs Mc.

Kepribadia dan

CHRIS ARGYRIS

kerja terhadap out put. Dari penelitian ini ditemukan faktor penerangan ruangan berhubungan

dengan tingkat produksi dan juga disimpulkan bahwa faktor-faktor psikologis yang

mempengaruhi penelitian mereka akhirnya mempunyai pengaruh besar dalam bidang

managemen.

Pada tahun 1927, sebuah kelompok di Harvard dipimpin ELTON MAYO, meneliti tentang efek

kelelahan terhadap out put yang dihasilkan. Pada pekerja relay assembly, enam orang pekerja

diteliti pada ruang (test) khusus secara intensif, waktu istirahat, waktu kerja harian, waktu kerja

mingguan, mereka dibuat bervariasi, kemudian hasil kerja diukur secara teratur.

Peneliti tidak menemukan hubungan langsung antara perubahan kondisi kerja secara fisik

dengan out put. Produktivitas tetap meningkat terlepas apakah perubahan tersebut dilakukan atau

tidak.

Mayo dan kawan-kawan menyimpulkan bahwa ”kondisi sosial” yang diciptakan para pekerja di

ruang test mempunyai peran besar dalam peningkatan produktivitas.

Kondisi sosial yang dimaksud sikap terhadap :

1. Suasana kelompok menciptakan hubungan sosial untuk berbuat / bekerja dengan baik.

2. Pengawasan yang lebih partisipatif (diperlakukan secara manusiawi).

GERAKAN HUBUNGAN KEMANUSIAAN (Human Relations Mouvement)

Studi Haw thorne memberikan sumbangan besar atas munculnya Human Relation Mouvement.

Gerakan ini mulai tahun 1950 dan tahun 1960-an yang mendasarkan pada manager yang

menggunakan hubungan manusiawi dengan baik di tempat kerja akan mencapai produktivitas.

Lebih jauk pandangan ini menentukan sebuah tahapan yang sekarang dimasukkan dalam bidang

organizational behavior yaitu studi tentang individu dan kelompok dalam organisasi.

14

BAB IV

TEORI MOTIVASI

a. TEORI KEBUTUHAN MANUSIA MASLOW

Suatu kebutuhan merupakan kekuranan fisiologis dan psikologis yang dirasakan oleh

seseorang untuk segera dipenuhi.

Konsep penting bagi manajer untuk mengetahui kebutuhan karyawan dalam bekerja, karena

kebutuhan menciptakan keresahan yang dapat mempengaruhi sikap dan perilaku.

Teori ini berdasar pada 2 prinsip :

1. Prinsip defisit

2. Prinsip berurutan (progression principle)

Hirarki Kebutuhan :

1. Kebutuhan Fisiologis

Hampir semua kebutuhan dasar manusia, kebutuhan akan pemeliharaan biologis, makan,

air, dan kesejahteraan fisik.

2. Kebutuhan Keamanan

Kebutuhan akan perlindungan dan kepastian dalam kehidupan sehari-hari.

3. Kebutuhan Sosial

Kebutuhan akan kasih sayang, rasa memiliki dalam hubungannya dengan orang lain.

4. Kebutuhan Harga Diri secara penuh

Kebutuhan harga diri di mata orang lain : penghormatan, prestise, harga diri, kemampuan

diri, dianggap ahli.

5. Kebutuahn Aktualisasi Diri

Kebutuhan untuk berkembang dan menggunakan kemampuannya.

b. TEORI X DAN TEORI Y Mc. GREGOR

Douglas Mc. Gregor sangat dipengaruhi oleh studi Hawthorne dan Maslow (Hasil karyanya

dalam buku The Human Side of Enterprise).

Mc. Gregor mengidentifikasi tentang sifat manusia dilihat dari sudut pandang Teori x dan

Teori y.

15

Teori x berasumsi bahwa karyawan :

1. Tidak suka bekerja

2. Tidak mempunyai ambisi

3. Tidak bertanggung jawab

4. Enggan untuk berubah

5. Lebih suka dipimpin daripada memimpin

Teori y berasumsi bahwa karyawan :

1. Suka bekerja

2. Mampu mengendalikan diri

3. Menyukai tanggung jawab

4. Penuh imajinasi dan kreasi

5. Mampu mengarahkan dirinya sendiri

Mc. Gregor beranggapan bahwa para manajer yang memegang kedua asumsi tersebut dapat

menciptakan self-fulfilling prophesies yakni situasi yang mana para karyawan bertindak

sesuai dengan cara-cara yang diharapkan manajer.

Manajer dengan asumsi teori x cenderung sangat mengatur serta sangat berorientasi pada

pengendalian. Perilaku ini menimbulkan bawahan pasif, tergantung dan mempunyai rasa

enggan.

Sebaliknya, manajer dengan asumsi teori y membuat bawahan lebih berpartisipasi,

bertanggung jawab, meraa bebas dalam pekerjaan. Hal ini memberikan kesempatan untuk

memenuhi kebutuhan harga diri dan aktualisasi diri dan juga menciptakan self-fulfillinf

prophesy.

Mc. Gregor percaya bahwa karyawan yang diperlakukan secara positif (pendekatan teori y0

maka karyawan akan menunjukkan inisiatif dan produktivitas yang cukup tinggi dalam

bekerja.

c. Teori Motivasi Klasik (Frederick W. Taylor)

Konsepsi dasar teori motivasi klasik adalah bahwa seseorang akan bersedia bekerja

dengan baik, apabila orang tersebut berkeyakinan akan memperoleh imbalan yang ada

kaitannya langsung dengan kerjanya.

Terdapat dua teknik pemberian motivasi, yaitu :

Motivasi Tidak Langsung

Adalah berupa usaha manajemen untuk menciptakan suasana kerja secara umum

yang dapat mendorong karyawan berprestasi secara maksimal.

Ini dapat diberikan dalam bentuk :

a. Penyesuaian aspirasi individu dengan tujuan organisasi, dengan jalan :

1) Memberikan pengertian yang mendalam kepada karyawan tentang tujuan

organisasi dan cara pencapaiannya.

16

2) Menyadari kenyataan adanya berbagai macam kepentingan yang dimiliki oleh

karyawan, sehingga dalam mencapai tujuan organisasi tidak akan digunakan

cara yang merugikan karyawan.

3) Memberi kesempatan kepada karyawan, sesuai tingkatannya dalam organisasi

untuk ikut berpartisisipasi dalam menentukan cara-cara pencapaian tujuan

organisasi.

b. Penciptaan situasi dalam organisasi yang menunjang untuk berprestasi :

1) Situasi Sosial

Adanya perbedaan dalam hal pendidikan, pengetahuan, ketrampilan dapat

menimbulkan ketidakpuasan, karena itu keadaan ini harus ditekan agar pemberian

motivasi sesuai dengan prestasi masing-masing karyawan.

2) Situasi Kerjasama

Harus diciptakan suasana yang mendorong ke arah kerjasama atas dasar saling

membutuhkan, baik antara sesama karyawan maupun dengan atasan dan

bawahan.

3) Situasi Syarat Kerja

Syarat kerja minimum harus dipenuhi yaitu tingkat upah / gaji serta syarat

kerja maksimum yaitu jam kerja tiap minggunya.

4) Situasi Tempat Kerja

Hal ini menyangkut penerangan, kebersihan, pengaturan udara di tempat

kerja.

Motivasi Langsung

Di sini motivasi langsung diwujudkan dalam bentuk insentif yang diberikan di atas

balas jasa yang pokok atau yang berlaku bagi seluruh karyawan.

Insentif ini berupa Insentif Material dan Insentif Non Material

(a) Insentif Material dapat berupa :

Bonus

Diberikan sebagai insentif untuk pekerjaan yang memberikan hasil yang lebih

besar dari standar yang ditentukan.

Komisi

Insentif ini diberikan untuk hasil penjualan yang lebih banyak dari targetnya.

Profit Sharing

Yaitu berupa bagian dari pembagian laba perusahaan.

Jaminan Sosial

Misalkan jaminan di hari tua (pensiun), jaminan jika terjadi kecelakaan kerja,

sakit dan juga adanya asuransi jiwa.

Kesejahteraan

17

Ini dapat berupa : beasiswa untuk sekolah / kursus, pemberian kredit perumahan /

kendaraan, pemberian pakaian dinas, pemberian cuti atas biaya perusahaan dan

sebagainya.

(b) Insentif Non Material

Insentif ini meskipun tidak berupa uang namun secara tidak langsung mempunyai

akibat juga dalam keuangan, misalnya pemberian piagam penghargaan, kenaikan

pangkat / jabatan, hak untuk menggunakan fasilitas tertentu (kendaraan, rumah).

BAB V

MANAJEMEN DENGAN SASARAN

(MANAJEMEN BY OBJECTIVE)

Manajemen dengan sasaran (MBO) merupakan suatu program yang terdiri atas

seperangkat prosedur formal atau semi formal yang dimulai dengan penetapan sasaran-sasaran

sampai dengan peninjauan kembali hasil pelaksanaan.

MBO dapat digunakan untuk memperbaiki motivasi karyawan dan untuk pengendalian.

Dalam hal ini MBO memusatkan perhatian pada hasil-hasil dan bukan pada perilaku yang

diperlihatkan oleh seorang karyawan. Asumsi yang digunakan ialah bahwa hasil-hasil yang

dihasilkan oleh manajer dan karyawan merupakan hal yang penting, bukan kesibukan

mereka.

Intisari dari sistem MBO terletak pada kerjasama antara manajer dan karyawan dalam

penetapan sasaran-sasaran. Setiap bidang tanggung jawab utama seseorang ditetapkan

dengan jelas, dipandang dari segi hasil-hasil yang diharapkan. Jadi, titik tolak MBO adalah

suatu pandangan atau sikap yang positif terhadap manusia dan apa motivasi kerja mereka.

Di dalam sistem MBO terdapat unsur-unsur :

a. Keterikatan pada program

Di sini antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi diusahakan untuk terkait. Hal ini dapat

dilakukan dengan mengadakan pertemuan antara manajer dan karyawan untuk

menetapkan sasaran dan pencapaiannya.

b. Penetapan sasaran tingkat puncak

Sasaran pendahuluan ditetapkan oleh manajer puncak, kemudian dirundingkan dengan

anggota organiasi yang lain.

c. Sasaran-sasaran individu

Dari sasaran umum kemudian dijabarkan ke dalam sasaran-sasaran yang lebih rendah

sampai ke tingkat sasaran individu.

d. Peran serta dari karyawan dan manajer

Secara umum diperlukan adanya saling berperan serta antara manajer dan karyawan

sehingga sasaran akan semakin mudah dicapai.

e. Pengkajian kembali hasil pelaksanaan

18

Manajer dan karyawan mengkaji kembali kemampuan dalam mencapai sasaran. Mereka

memutuskan persoalan-persoalan apa yang ada dan bagaimana pemecahan dan hasilnya.

Kebaikan-kebaikan MBO

Memberi kesempatan kepada individu untuk menyesuaikan tujuan-tujuan pribadinya dengan

tujuan organisasinya.

Sasaran organisasi akan dapat dicapai dalam waktu yang tepat karena manajer dapat

membuat perencanaan dengan bantuan MBO.

Dapat meningkatkan komunikasi antara manajer dan karyawan.

Membuat proses manajemen berjalan wajar dengan memusatkan pada pencapaian sasaran.

Kelemahan-kelemahan MBO

Diperlukan kecakapan hubungan antar pribadi.

Sering terjadi konflik antara kreativitas dan pencapaian sasaran yang ditetapkan.

Sasaran yang penuh tantangan dan realistik seringkali sulit dirumuskan.

Diperlukan adaptasi dan perubahan-perubahan yang mendapat dukungan dari manajer.

Seringkali terdapat pendekatan yang otoriter dan terpusat dalam pengambilan keputusan.

ATASAN BAWAHAN

Gambar: Hubungan antara atasan dan bawahan dalam mencapai suatu tujuan pada manajemen

dengan sasaran

19

Membahas tugas dan hasil-hasil yang diperlukan

Menyetujui tujuan-tujuan hasil pelaksanaan jangka pendek

Bertemu secara periodic untuk membahas kemajuan menuju ke arah tujuan yang telah ditetapkan

Mengevaluasi hasil-hasil dari upaya bawahan dan menetapkan tujuan baru

SASARAN-SASARAN DARI SUATU UNIT

BAB VI

DESAIN ORGANISASI

Disain Organisasi

Terdapat dua jenis organisasi yaitu organisasi formal dan informal. Organisasi formal,

manajemen merancang secara sistematis semua pekerjaan, hubungan wewenang, tanggung

jawab dan pertanggung jawaban agar pekerjaan dapat diselesaikan, sesuai dengan tujuan yang

telah ditetapkan. Sedangkan organisasi informal adalah suatu jalinan hubungan pribadi dan sosial

yang mungkin tidak ada hubungannya dengan wewenang formal, misalkan berupa persahabatan

atau komunikasi yang berjalan secara tidak resmi.

Organisasi dengan Sistem Sentralisasi

Sistem ini menghendaki wewenang dan pengendalian dipegang semuanya di pusat atau

oleh manajemen puncak. Di sini sedikit sekali adanya delegasi wewenang.

Keunggulan Sentralisasi Wewenang :

a) Terdapat pengendalian yang lebih efektif

b) Pengambilan keputusan lebih cepat dibuat

c) Pola tindakan yang diambil dapat diseragamkan

Kerugian Sentralisasi Wewenang

a) beban kerja manajemen puncak menjadi semakin besar sejalan dengan kemajuan organisasi

b) Sering terjadi keterlambatan dalam pemberian informasi atau instruksi dari pusat ke kantor-

kantor cabang dan juga biaya operasi untuk itu cukup besar

c) Menghambat munculnya / berkembangnya calon manajer muda

d) Kurang dapat menerapkan sistem pertanggung jawaban yang jelas

Organisasi dengan Sistem Desentralisasi

Pada sistem ini muncul upaya-upaya yang sistematik untuk mendelegasikan ke tingkat

yang lebih bawah semua wewenang, kecuali wewenang yang harus dilaksanakan pada

tingkat manajemen puncak.

20

Keunggulan desentralisasi Wewenang

a) Dapat mengurangi birokrasi yang rumit, sehingga tugas manajemen puncak menjadi lebih

sederhana

b) Dapat mengurangi beban kerja manajemen puncak, sehingga manajemen puncak dapat lebih

berkonsentrasi pada permasalahan strategis saja

c) Efektif dalam membangun kemampuan sumber daya manusia

d) Memungkinkan diterapkannya Accountability Management

Kerugian Desentralisasi Wewenang

a) Memerlukan tenaga kerja yang profesional dalam menerima delegasi dan tanggung jawab

dari pusat organisasi

b) Organisasi harus berani menanggung resiko jika terjadi kerugian atau salah dalam

pengambilan keputusan

c) Pola kerja kemungkinan tidak seragam, tergantung dari masing-masing yang menerima

wewenang

d) Perlu adanya komitmen dari manajemen puncak untuk melakukan delegasi

21

BAB VII

STRUKTUR ORGANISASI

Bentuk-bentuk Organisasi

Organisasi Garis (Line Organization)

Pada jenis organisasi ini, garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab

bercabang pada setiap pimpinan dari teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan

mempunyai sejumlah bawahan tertentu dan masing-masing memberi

pertanggungjawaban tugasnya kepada atasan tersebut. Di sini seseorang hanya

bertanggung jawab kepada satu orang atasan saja. Oleh karena itu setiap atasan dituntut

berpengetahuan yang serba guna sebab ia tidak memiliki pembantyu ahli.

Jenis oragnisasi ini sesuai untuk perusahaan kecil :

Gambar : Skema Struktur Organisasi Garis

Kebaikan Organisasi Garis :

1. Garis tanggung jawab dan wewenang yang langsung bersifat sederhana serta mudah

dimengerti.

2. Disiplin dan pengawasan dipermudah karena jelasnya saluran perintah.

3. Keputusan dapat diubah lebih cepat.

4. Jika digunakan secara tepat, dapat memiliki fleksibilitas terhadap perubahan keadaan.

22

Manajer

ManajerProduksi

ManajerPersonalia

ManajerKeuangan

ManajerPemasaran

Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan

Keburukan Organisasi Garis :

1. Pertumbuhan fungsi garis tanpa perkembangan fungsi staf akan membebani tanggung

jawab administratif secara berlebihan.

2. Sulit untuk memperoleh dan melatih karyawan yang serba bisa.

3. Diperlukan pimpinan perusahaan yang cakap dan berpengetahuan luas.

4. Seringkali terjadi kurang adanya koordinasi antar bagian secara horisontal.

Organisasi Garis dan Staf (Line-Staff Organization)

Organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar yang luas

daerah kerjanya serta memiliki bidang tugas yang kompleks. Struktur organisasi ini

berusa untuk menyempurnakan kekurangan yang ada pada struktur organisasi garis.

Di sini kesatuan perintah tetap dipertahankan, atasan memiliki bawahan tertentu

dan bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan saja dan kepada atasan

tersebut bawahan harus bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaannya. Dalam hal ini

terdapat satu atau beberapa orang staf. Maksud dari staf di sini ialah orang yang ahli

dalam bidang tertentu yang tugasnya memberi nasehat dan saran dalam bidangnya

kepada pejabat pemimpin di dalam organisasi tersebut jika pimpinan itu mengalami

kesulitan dalam memecahkan persoalan organisasi. Jadi tugas staf di sini hanya memberi

nasehat kepada pimpinan, tetapi tidak mempunyai hak untuk memrintah bawahan, karena

secara formal yang berhak memerintah bawahan hanya pimpinan saja.

Secara skematis struktur Organisasi garis dan Staf adalah sebagai berikut :

Gambar : Skema Struktur Organisasi Garis dan Staff

Kebaikan Organisasi Garis dan Staf :

1. Manajer hanya memerlukan keahlian khusus dalam bidangnya saja.

2. Dapat mewujudkan ”The right man in the right place”.

23

Manajer

ManajerProduksi

ManajerPersonalia

ManajerKeuangan

ManajerPemasaran

Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan

Staff

3. Semua perintah diberikan ke bawah melalui pimpinan sehingga kewibawaan pimpinan

tetap terjaga.

4. Fungsi-fungsi staf dilaksanakan oleh unit staf menurut bidangnya sehingga dapat

diperoleh efektivitas yang cukup tinggi sedangkan unit garis dapat memusatkan

perhatiannya pada fungsi utamanya.

Keburukan Organisasi garis dan staf :

1. Wewenang staf harus dinyatakan secara tegas agar tidak menimbulkan friksi, sebab

seorang staf pada mulanya hanya memberikan nasehat pada akhirnya dapat memberi

perintah.

2. Unit staf sering dapat memaksakan sarannya pada unit garis atau dapat tidak efektif jika

hanya menunggu sampai diminta untuk memberikan sarannya.

3. Seringkali sukar dikoordinasikan disebabkan rumit dan kompleknya susunan organisasi.

Organisasi Fungsional

Struktur ini merupakan bentuk organisasi yang susunannya berdasarkan atas

fungsi=fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, misalkan fungsi produksi, keuangan,

administrasi dan lain-lain. Di sini seorang karyawan tidak bertanggung jawab kepada satu

atasan saja. Pimpinan berwenang pada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam

bidang pekerjaan tertentu. Pimpinan berhak memerintah semua karyawan di semua

bagian, selama masih berhubungan dengan bidang kerjanya.

Struk oragisasi ini dapat ditunjukkan pada skema berikut ini :

Gambar : Skema Struktur Organisasi Fungsional

Dalam struktur ini terdapat sejumlah spesialis fungsional yang mengawasi

kegiatan masing-masing karyawan, jadi berbagai unit staf memunyai wewenang garis

atas orang yang sama.

24

Manajer

ManajerProduksi

ManajerPersonalia

ManajerKeuangan

ManajerPemasaran

K A R Y A W A N

Kebaikan Organisasi Fungsional

1. Memberikan kemungkinan adanya spesialisasi.

2. Mudah untuk mengisi setiap jabatan karena masing-masing hanya dibutuhkan

keahlian tertentu.

3. Memberikan pengawasan teknis yang lebih efektif kepada karyawan.

Keburukan Organisasi Fungsional

1. Dapat mematahkan kesatuan perintah dan tanggung jawab karena buruh menerima

perintah dari beberapa atasan yang memiliki kekuasaan yang sama.

2. Seringkali terjadi para spesialis (ahli0 sulit bekerja sama, karena masing-masing

merasa bidang spesialisasinyalah yang terpenting.

BAB VIII

DISKRIPSI PEKERJAAN

Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

Dalam upaya pengembangan sumber daya manusia dan mengisi serta membina sesuai

dengan peraturan organisasi / struktur organisasi yang ada dalam rangka mendukung

tercapainya tujuan organisasi, umumnya setiap organisasi mengalami hambatan dalam

menempatkan karyawan sesuai dengan kemampuan / bakatnya. Sesuai dengan ungkapan ”the

right man on the right place, maka paling tidak sebuiah organisasi membutuhkan suatu

perangkat organisasi antara lain struktur organisasi disertai deskripsi pekerjaan yang

dilengkapi dengan spesifikasi serta persyaratan jabatan / pekerjaannya. Pembahasan

mengenai bentuk-bentuk struktur organisasi telah diberikan pada bagian terdahulu.

Akibat dari ketidaklengkapan perangkat organisasi tersebut, dalam penerimaan

karyawan, penempatan serta pengembangannya dalam suatu jabatan baik struktural maupun

fungsional banyak yang kurang tepat. Setelah berjalan beberapa tahun kemudian baru

diketahui dan selama itu bekerja kurang produktif dan kurang produktif.

Didorong oleh kenyataan-kenyataan tersebut menjadi tugas bidang personalia /

organisasi untuk berusaha menyusun konsep job requirement, job specification serta job

description yang kemudian disampaikan ke bagian-bagian yang lain dengan permintaan

untuk diberi tanggapan sebagai input untuk penyempurnaan lebih lanjut. Sebagai tindak

lanjut dari usaha tersebut, maka dalam rencana kerja bagian personalia / organisasi

ditentukan secara bertahap penyusunannya perangkat organisasi tersebut.

Berkenaan dengan hal-hal tersebut di atas, maka isi dari deskripsi pekerjaan secara

lengkap dapat diperinci seperti berikut :

Deskripsi Pekerjaan (Job Description) :

1. Nama Jabatan (Job Title)

2. Berisikan penjelasan singkat mengenai :

25

- Tugas pokok dan tanggung jawab

- Tugas rutin

- Tugas kadangkala

- Wewenang

- Hubungan kerja

3. Berisikan persyaratan-persyaratan yang sebaiknya dimiliki oleh setiap karyawan agar

mampu melaksanakan pekerjaan pada jabatan yang didudukinya. Persyaratan itu

meliputi:

- Pendidikan

- Penagalaman

- Kemampuan

- Ketrampilan

- Lain-lain (disesuaikan)

Contoh Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

Contoh 1

1. Nama Jabatan : KEPALA SEKSI KEUANGAN

a. Tugas pokok dan tanggung jawab :

Membantu Kepala Biro Keuangan dalam hal merencanakan, mengatur dan

melaksanakan serta mengawasi dalam mencari, mengelola keuangan.

b. Tugas rutin :

1. Menyiapkan data keuangan untuk pengusaha dana.

2. Melaksanakan pengumpulan dana perusahaan yang dapat

dipertanggungjawabkan secara finansiil, ekonomis dan mengatur penggunaan

dan pengendaliannya.

3. Mengatur penyimpanan uang dengan sebaik-baiknya.

4. Mengatur likuiditas dan solvabilitas keuangan.

5. Menyusun cash flow bulanan, triwulan, tahunan dan forecast beberapa tahun

dengan asumsi-asumsi yang ditentukan.

6. Melaksanakan verifikasi tingkat kedua terhadap bukti penerimaan dan

pengeluaran dan dengan syarat-syarat yang telah ditetapkan sesuai prosedur.

7. Menyiapkan data penagihan dan mengatur pelaksanaannya.

8. Mengatur dan melaksanakan pembayaran pajak-pajak yang menajdi beban

perusahaan.

9. Mengurus verifikasi dan ketetapan rampung terhadap pajak perusahaan.

10. Menyusun laporan periodik seksinya.

11. Bertanggung jawab atas keberhasilan tugasnya.

c. Tugas kadangkala :

26

1. Menyusun RABP perusahaan.

2. Mengawasi pemakaian barang, perabot seksinya.

d. Wewenang :

1. Berwenang memberikan tugas kepada bawahan.

2. berwenang memberi peringatan / teguran kepada bawahan.

3. Menilai bawahannya.

e. Hubungan kerja :

Bertanggung jawab kepada Kepala Biro Keuangan

2. Persyaratan Jabatan :

a. Pendidikan :

Sarjana Ekonomi Perusahaan

b. Pengalaman :

1. Sekurang-kurangnya 3 tahun bagi sarjana / staf direksi.

2. Seorang Supervisor Senior Bidang Administrasi Keuangan dapat dipromosikan

sebagai Kepala Seksi Keuangan setelah melalui ujian dinas.

c. Kemampuan :

1. Menguasai seluk beluk bidang keuangan.

2. Menguasai sistem dan prosedur keuangan, pembelian dan lain-lain dengan baik.

3. Mampu menyusun cash flow.

4. Menguasai tentang Undang-Undang Perpajakan.

5. Memahami pelaksanaan dengan RABP.

6. Menguasai dan menganalisa cash flow cabang-cabang / unit.

d. Ketrampilan :

1. Memiliki ketrampilan :

1.1. Mengelola cash management.

1.2. Disiplin terhadap sistem dan prosedur perusahaan.

2. Penyusunan laporan.

3. Penyusunan RABP seksinya.

27

BAB IX

KONSEP TOTAL QUALITY MANAJEMEN (TQM)

1. Pengertian Kualitas

Kualitas meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan

Kualitas mencakup produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan

Kualitas merupakan kondisi yang selalu berubah (misalnya apa yang

dianggap merupakan kualitas saat ini mungkin dianggap kurang berkualitas

pada masa mendatang)

Dengan berdasarkan elemen-elemen tersebut Goetsch dan Davis (1994, p. 4)

membuat definisi mengenai kualitas yang lebih luas cakupannya. Definisi

tersebut adalah:

Kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan

produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi

harapan.

2. Definisi Total Quality Manajemen

28

TQM diartikan sebagai perpaduan semua fungsi dari kerusakan ke dalam

falsafah holistik yang dibangun berdasarkan konsep kualitas, team work,

produktivitas, dan pengertian serta kepuasan pelanggan (Ishikawa dalam

Pawitra, 1993, p. 135).

TQM merupakan sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai

strategi usaha dan berorientasi pada kekuatan pelanggan dengan melibatkan

seluruh anggota organisasi (Santoso, 1992, p. 33).

Untuk memudahkan pemahamannya, pengertian TQM dapat dibedakan

dalam 2 aspek, aspek pertama menguraikan apa TQM itu dan aspek kedua

membahas bagaimana mencapainya.

Total Quality Manajemen merupakan suatu pendekatan dalam

menjalankan usaha yang mencoba memaksimumkan daya saing organisasi

melalui perbaikan terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan

lingkungannya.

Total Quality Approach hanya dapat dicapai dengan memperhatikan

karakteristik TQM sebagai berikut:

- Fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal

- Memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas

- Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan

pemecahan masalah

- Memiliki komitmen jangka panjang

- Membutuhkan kerjasama tim atau team work

- Memperbaiki proses secara berkesinambungan

- Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan

- Memberikan kebebasan yang terkendali

- Memiliki kesatuan tujuan

- Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan

3. Sejarah Singkat Perkembangan TQM

Seiring dengan meningkatnya volume dan kompleksitas kemanufakturan,

kualitas juga menjadi hal yang semakin sulit. Volume dan kompleksitas

29

mendorong timbulnya quality engginering pada tahun 1920-an dan reability

engionering pada tahun 1950-an. Quality enginering sendiri mendorong

timbulnya penggunaan memtode-metode statistik dalam pengendalian kualitas,

yang akhirnya mengarah pada konsep control charts dan statistical process

control. Kedua konsep terakhir ini merupakan aspek fundamental dari Total

Quality Manajemen.

Sekalipun konsel TQM banyak yang dipengaruhi oleh perkembangan-

perkembangan di Jepang, tetapi tidak dapat dinyatakan bahwa TQM made in

Japan. Hal ini banyak aspek TQM yang bersumber dari Amerika (Schmidt dan

Finnigan, 1992 dalam Bounds, et al, 1994, p. 61) diantaranya:

a. Manajemen ilmiah yaitu berupaya menemukan satu cara terbaik dalam

melakukan pekerjaan.

b. Dinamika kelompok yaitu mengupayakan dan mengorganisasikan kekuatan

pengalaman kelompok.

c. Pelatihan dan pelatihan yang merupakan investasi dalam sumber daya

manusia.

d. Motivasi berprestasi

e. Keterlibatan karyawan

f. Sistem sosioteknical, dimana organsiasi beroperasi sebagai sistem yang

terbuka

g. Pengembangan organisasi

h. Budaya organisasi, yakni menyangkut keyakinan, mitos dan nilai-nilai yang

mengarahkan perilaku setiap orang dalam organisasi

i. Teori kepemimpinan baru, yakni menginspirasikan dan memberdayakan

orang lain untuk bertindak

j. Konsep linking-pin dalam organisasi, yaitu membentuk tim fungsional

silang

k. Perencanaan strategi

4. Latar Belakang Perlunya TQM

Dasar pemikiran perlunya TQM sangatlah sederhana, yakni bahwa cara

yang terbaik agar dapat bersaing dan unggul dalam persaingan global adalah

dengan menghasilkan kualitas yang terbaik. Untuk menghasilkan kualitas

30

terbaik diperlukan upaya berkesinambungan terhadap kemampuan manusia,

proses, dan lingkungan.

Cara terbaik agar dapat memperbaiki kemampuan komponen-

komponen tersebut secara berkesinambungan adalah dengan menerapkan TQM.

Penerapan TQM dalam suatu perusahaan dapat memberikan beberapa

manfaat utama yang pada gilirannya meningkatkan laba serta daya saing

perusahaan yang bersangkutan. Dengan melakukan perbaikan kualitas secara

terus menerus maka perusahaan dapat meningkatkan labanya melalui dua rute.

Rute pertama yaitu rute pasar. Perusahaan dapat memperbaiki ;posisi

persaingannya sehingga pangsa pasarnya semakin besar dan harga jualnya

dapat lebih tinggi. Kedua hal ini mengarah pada meningkatnya penghasilan

sehingga laba yang diperoleh juga semakin besar.

Sedangkan pada rute kedua, perusahaan dapat meningkatkan output

yang bebas dari kerusakan melalui upaya perbaikan kualitas. Hal ini

menyebabkan biaya operasi perusahaan berkurang. Dengan demikian laba yang

diperoleh akan meningkat.

5. Perbedaan TQM dengan Manajemen Lainnya

Asal-muasal TQM dan alur pendiriannya berbeda dengan inovasi

manajemen dan organisasi yang lain yang tumbuh setelah periode PD II seperti

Manajemen by Objective (MBO), Time-Based Manajemen, dan Strategic

Managemen of Core Competences.

Ada 4 perbedaan pokok antara TQM dengan metode manajemen

lainnya.

Pertama, asal intelektualnya. Sebagian besar teori dan teknik

manajemen berasal dari ilmu-ilmu sosial. Ilmu ekonomi mikro merupakan

dasar dari sebagian besar teknik-teknik manajemen keuangan, ilmu psikologi

mendasari teknik pemasaran dan decision support system dan sosiologi

memberikan dasar konseptual bagi desain organisasi. Sementara itu dasar

teoritis darti TQM adalah statistika. Inti dari TQM adalah pengendalian proses

statistikal yang didasarkan pada sampling dan analisis varian.

Kedua, yakni sumber inovasinya. Bila sebagian besar ide dan teknik

manajemen bersumber dari sekolah bisnis dan perusahaan konsultan

31

manajemen terkemuka, maka inovasi TQM sebagian besar dihasilkan oleh para

pioner yang pada umumnya adalah Insinyur Teknik Industri dan ahli fisika

yang bekerja di sektor industri dan pemerintah.

Ketiga, yakni asal negara kelahirannya. Kebanyakan konsep dan teknik

manajemen keuangan, pemasaran, manajemen stategic, dan desain organisasi

berasal dari Amerika Serikat dan kemudian tersebar ke seluruh dunia.

Sebaliknya TQM semula berasal dari Amerika Serikat kemudian lebih banyak

dikembangkan di Jepang dan kemudian berkembang ke Amerika Utara dan

Eropa. Jadi TQM mengintregasikan ketrampilan teknikal dan analisi dari

Amerika, keahlian implementasi dan pengorganisian Jepang, serta tradisi

keahlian dan integritas dari Eropa dan Asia.

Keempat, yakni proses diseminasi atau penyebaran. Penyebaran

sebagian besar manajemen modern bersifat hirarkis dan top down yang

mempeloporinya biasanya adalah perusahaan-perusahaan raksasa seperti IBM

dan general motor. Sedangkan gerakan perbaikan kualitas merupakan proses

bottom up yang dipelopori perusahaan-perusahaan kecil dalam implementasi

TQM, pergerakan utamanya tidaklah selalu CEO, tetapi seringkali malah

manager departemen atau manager divisi.

6. Prinsip dan Unsur Pokok dalam TQM

TQM merupakan suatu konsep yang berupaya melaksanakan sistem

manajemen kualitas kelas dunia. Untuk itu diperlukan perubahan besar dalam

budaya dan sistem nilai suatu organsiasi.

Menurut Hensler dan Brunell (dalam Scheuing dan Christopher, 1993,

pp. 165-166) ada 4 prinsip utama dalam TQM.

Pertama adalah kepuasan pelanggan. Kedua respek terhadap setiap

orang, ketiga, manajemen berdasar fakta, keempat, perbaikan

berkesinambungan.

7. Faktor-faktor yang dapat menyebabkan kegagalan TQM

Apabila suatu organisasi menerapkan TQM dengan cara sebagaimana

mereka melaksanakan inovasi manajemen lainnya atau bahkan bila mereka

32

menganggap TQM sebagai obat ajaib atau alat penyembuh yang tepat, maka

usaha tersebut telah gagal semenjak awal.

TQM merupakan suatu pendekatan baru dan menyeluruh yang

mebutuhkan perubahan total atas paradigma manajemen tradisional, komitmen

jangka panjang, kesatuan tujuan dan pelatihan-pelatihan khusus.

Selain dikaernakan usaha pelaksanaan yang setengah hati dan harapan-

harapan yang tidak realistik ada pula kesalahan yang secara umum dilakukan

pada saat organisasi memulai inisiatif perbaikan kualitas. Beberapa kesalahan

yang sering dilakukan antara lain.

a. Delegasi dan kepemimpinan yang tidak baik dari manajemen senior

Inisiatif upaya perbaikan kualitas secara berkesinambungan sepatutnya

dimulai dari pihak manajemen dimana mereka harus terlibat secara langsung

dalam pelaksanaannya. Bila tanggung jawab tersebut didelegasikan kepada

pihak lain (misal kepada pakar yang digaji) maka peluang terjadinya

kegagalan sangat besar.

b. Tim mania

Organisasi perlu membentuk beberapa tim yang melibatkan semua

karyawan. Untuk menunjang dan menumbuhkan kerjasama dalam tim,

paling tidak ada dua hal yang perlu diperhatikan, pertama, baik penyelia

maupun karyawan harus memiliki pemahaman yang baik terhadap perannya

masing-masing. Penyelia perlu mempelajari cara menjadi pelatih yang

efektif, sedangkan karyawan perlu mempelajari cara menjadi anggota tim

yang baik. Kedua, organisasi harus melakukan perubahan budaya supaya

kerjasama tim tersebut dapat berhasil. Apabila kedua hal tersebut tidak

dilakukan sebelum pembentukan tim, maka hanya akan timbul masalah

bukannya pemecahan masalah.

c. Proses penyebar luasan (deployment)

Ada organisasi yang mengembangkan inisiatif kualitas tanpa secara

berbarengan mengembangkan rencana untuk menyatukannya ke dalam

seluruh elemen organisasi. Misalnya operasi pemasaran dan lain-lain.

Seharusnya pengembangan inisiatif tersebut juga melibatkan para manaher,

serikat pekerja, pemasok, bidang produksi lainnya, karena usaha itu meliputi

33

pemikiran mengenai struktur, penghargaan, pengembangan ketrampilan,

pendidikan dan kesadaran.

d. Menggunakan pendekatan yang terbatas dan dogmatis

Ada pula organisasi yang hanya menggunakan pendekatan Deming,

pendekatan Juran, atau pendekatan Crosby dan hanya menerapkan prinsip-

prinsip yang ditenttukan disitu. Padahal tidak ada satupun pendekatan yang

disarankan oleh ketiga pakar tersebut maupun pakar-pakar kualitas lainnya

yang merupakan satu pendekatan yang cocok untuk segala situasi. Bahkan

para pakar kualitas mendorong organisasi untuk menyesuaikan program-

program kualitas dengan kebutuhan-kebutuhan mereka masing-masing.

e. Harapan terlalu berlebihan dan tidak realistis

Bila hanya mengirim karyawan untuk mengikuti suatu pelatihan selama

beberapa hari, bukan berarti telah membentuk ketrampilan mereka masih

dibutuhkan untuk mendidik, mengilhami dan membuat para karyawan sadar

akan pentingnya kualitas. Selain itu dibutuhkan waktu yang cukup lama

untuk mengimplementasikan perubahan-perubahan proses baru, bahkan

seringkali perubahan tersebut memakan waktu yang sangat lama untuk

terasa pengaruhnya terhadap peningkatan kualitas dan daya saing

perusahaan.

f. Empowerment yang bersifat prematur

Banyak perusahaan yang kurang memahami makna dari pemberian

empowerment kepada para karyawan. Mereka mengira bahwa bila karyawan

telah dilatih dan diberi wewenang baru dalam mengambil suatu tindakan,

maka para karyawan tersebut akan dapat menjadi self-directed dan

memberikan hasil-hasil positif. Seringkali dalam praktek karyawan tidak

tahu apa yang harus dikerjakan setelah pekerjaan diselesaikan oleh karena

itu sebenarnya mereka membutuhkan sasaran dan tujuan yang jelas sehingga

tidak salah dalam melakukan sesuatu.

34

BAB X

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Pengertian dan Unsur-Unsur Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Adalah sistem manusia atau mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi, guna

mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Dari definisi tersebut, dapat dicatat adanya unsur-unsur penting dari SIM. Unsur-

unsur penting tersebut adalah :

a. Sistem manusia / mesin.

b. Sistem terpadu

c. Pendukung operasi

Dewasa ini telah terjadi ledakan informasi, sebagai akibat adanya ledakan penduduk.

Informasi, amat diperlukan bagi kegiatan operasi manajemen. Karena jumlah informasi

banyak sekali, maka sebaiknya kegiatan yang berkenaan dengan informasi ini sebagian

dilakukan oleh manusia dan sebagian lagi dilakukan oleh mesin. Akibatnya, muncullah

gagasan untuk mengatasi persoalan, sebaiknya manusia dan mesin membentuk sebuah sistem

gabungan dengan hasil yang diperoleh dari dialog dan interaksi antara mesin (komputer0 dan

manusia pengolahnya.

Jadi biasanya sebuah SIM mempergunakan alat bantu berupa komputer. Sehingga

untuk melaksanakan SIM sebaiknya orang tersebut memiliki pengetahuan cukup mengenai

komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Pada pengolahan informasi oleh

manusia, biasanya dipergunakan sistem ”file’. Sistem ”file’ yang ada dalam praktek

(sebelum dipergunakan komputer0 umumnya dilakukan secara terpisah-pisah, yaitu masing-

masing bagian dalam organisasi memiliki ”file’ tersendiri. Kondisi ini menimbulkan masalah

efisiensi dalam pengolahan maupun dalam pengenaliannya. File yang ”cerai berai’ ini sering

menimbulkan duplikasi maupun kesenjangan (overlap dan gap) informasi. Kondisi berakibat

pada biaya yang besar untuk pengolahan dan pengendalian informasi. Dengan alasan ini,

timbullah tuntutan untuk menggunakan sistem informasi terpadu, sebab akan memudahkan

adanya integrasi antara data dan pengolahannya. Dalam SIM, sitem terpadu inilah yang

dipergunakan. Integrasi data dalam Sim (yang menggunakan komputer) dicapai melalui

sistem ”data base” (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer).

Pengolahan terpadu dicapai melalui sebuah perencanaan sistem secara menyeluruh.

Rancangan merupakan gabungan beberapa subsistem dan bukan sebagai sebuh sistem

tunggal. Untuk melaksanakan maksud ini, biasanya digunakan sebuah komputer pusat yang

besar tau merupakan sebiah jaringan kerja dari beberapa komputer kecil.

35

Perkembangan Konsep sistem Informasi Manajemen

Sebenarnya sebelum orang menggunakan komputer, sudah ada gagasan mengenai

sistem informasi untuk mendukung manajemen dan pengambilan keputusan. Penggunaan

sistem informasi dalam organisasi, ternyata mampu memperluas kemampuan organisasi

dalam mencapai tujuannya. Perkembangan ilmu pengetahuan, seperti akuntansi manajemen,

ilmu pengetahuan manajemen, teori-teori manajemen dan juga pengolahan komputer,

memungkinkan pematangan konsep SIM, seperti yang ada sekarang. Sehingga konsep SIM

dapat dipandang sebagai suatu perluasan mendasar dari akuntansi manajemen dengan

mengikutsertakan gagasan dan teknik-teknik ilmu manajenem, teori tentang keperilakuan

manajemen dan pengambilan keputusan. Ditambah dengan kemampuan komputer, mak

lengkaplah perwujudan gagasan konsep SIM tersebut.

Dahulu, upaya pengendalian manajemen, berpusat pada akuntansi biaya dan

penganggaran sederhana, yang merupakan cakupan akuntansi manajemen. Bangkitnya

perusahaan-perusahaan besar, menciptakan kebutuhan sebuah sistem informasi yang lebih

komplek, yang sulit dilayani oleh akuntansi manajemen yang ada. Hal ini menimbulkan

gagasan untuk menyempurnakan akuntansi manajemen, yang mampu memberikan informasi

yang diperlukan bagi pengambilan keputusan. Penyempurnaan akuntansi manajemen ini

ternyata sejalan dengan konsep SIM, sehingga konsep SIM menemukan wadah

perkembangannya.

Ilmu manajemen adalah penerapan metode ilmiah dan teknik-teknik analisa

kuantitatif terhadap masalah manajemen. Pembentukan model untuk analisa manajemen,

biasanya dipakai rumusan matematik atau prosedur perhitungan yang umumnya

membutuhkan alat bantu komputer. Sebagai contoh, beberapa analisa yang dipakai untuk

memecahkan persoalan manajemen yang memerlukan bantuan komputer (meskipun tidak

mutlak), adalah programasi linear, programasi integer, programasi dinamis, teori antrian,

teori permainan, teori keputusan, simulasi dan lain-lain. Analisis-analisis ini ternyata justru

mendukung program SIM, akhirnya digabungkan dalam program SIM.

Dalam perkembangannya, teori-teori manajemen lebih menekankan pada segi-segi

perilaku dan motivasi pada struktur keorganisasian serta sistem dalam organisasi.

Perkembangan dalam teori-teori manajemen ini penting bagi perancang SIM, karena

membantu dalam memahami peranan sistem manusia atau mesin serta bermanfaat untuk

pengembangan model-model keputusan.

Manfaat Penggunaan Sistem Informasi Manajemen

Seseorang yang memiliki tugas mengambil keputusan, tidaklah cukup kalau hanya

menerima data mentah atau ikhtisar. Mereka memerlukan cara pengolahan data dan

penyajian data sedemikian rupa, agar keputusan dapat diambil. Dengan kata lain, seseorang

36

pengambil keputusan (manajer0 memerlukan cara pengolahan data dalam bentuk model

pengambilan keputusan. Semua ini akan terpadu dalam penggunaan SIM.

Beberapa pemakai SIM dan penggunaannya adalah :

a. Petugas administrasi, untuk mengerjakan transaksi, mengolah data dan menjawab

pertanyaan.

b. manajer tingkat bawah, untuk mendapatkan data operasi, membantu perencanaan,

penyusunan jadwal, mengetahui situasi yang tak terkendali, dan mengambil keputusan.

c. Staf ahli, untuk mendapatkan informasi bagi analisisnya, membantu menganalisisnya,

perencanaan dan pelaporan.

d. Manajemen, untuk laporan tetap, permintaan informasi khusus, laporan khusus

mengenali persoalan dan peluang, menganalisis pengambilan keputusan.

Sub Sistem Utama dalam SIM : Sub Sistem fungsional dan Kegiatan

Subsistem fingsional dalam sebuah SIM dapat disebutkan :

a. Pemasaran (dengan sub-subsistem : ramalan penjualan, perencanaan penjualan,

analisa pelanggan dan penjualan).

b. Produksi (dengan sub-subsistem : perencanaan dan penjadwalan produksi,

pengendalian biaya, analisis biaya).

c. Logistik (dengan sub-subsistem : perencanaan dan pengendalian pembelian,

pembelian, sediaan barang dan distribusi).

d. Personalia (dengan sub-subsistem : perencanaan kebutuhan personalia,

penganalisa prestasi, administrasi gaji).

e. Keuangan dan akuntansi (dengan sub-subsistem : analisis keuangan, analisis

biaya, perencanaan kebutuhan modal, perhitungan pendapatan).

f. Pengolahan informasi (dengan sub-subsistem : perencanaan informasi analisa

biaya atau kativitas).

g. manajemen puncak (dengan sub-subsistem : perencanaan strategis, pengalokasian

sumber daya).

Subsistem kegiatan dalam sebuah SIM :

a. Pengolahan transaksi (pengolahan pesanan, pengiriman, penerimaan).

b. Pengendalian operasi (penjadwalan kegiatan, laporan prestasi).

c. Pengendalian manajemen (perumusan anggaran, alokasi sumber daya).

d. Perencanaan strategis (perumusan sasaran dan rencana strategis).

Penggunaan subsistem fungsional dan subsistem kegiatan dalam praktek :

Dalam praktek, kedua subsistem ini umumnya digabungkan dan

menghasilkan sub-subsistem kombinasi yang terperinci. Sebagai contoh kombinasi

subsistem pemasaran dengan subsistem perencanaan strategis, akan menghasilkan

sub-subsistem perumusan sasaran penjualan produk tertentu, demikian seterusnya.

37

Kelemahan Penerapan Konsep sim dalam Organisasi

Dalam penerapan teknologi komputer dan konsep SIM pada suatu organisasi, sering

menghasilkan kegagalan

Penyebab-penyebab kegagalan tersebut adalah :

a. kekurangan perangkat keras / lunak.

b. kekurangan tenaga dan prosedur dalam SIM.

c. Kurang siapnya tenaga pemakai dan fungsi pemakai bagi sistem baru tersebut.

Penggunaan SIM sering menimbulkan pertentangan gagasan

Beberapa pertentangan gagasan tersebut adalah :

a. Akan menggunakan sistem total atau akan digunakan gabungan subsistem.

b. Sumber sistem informasi terpusat ataukah terpencar.

c. Terminal ditempatkan di setiap kantor eksekutif, atau terminal yang dioperasikan

staf.

d. Apakah fungsi manajerial sudah siap untuk menerima dan menggunakan

teknologi maju sistem informasi, ataukah belum siap.

38

DAFTAR PUSTAKA

H. Malayu SP. Hasibuan, Manajemen, dasar Pengertian dan Masalah, Bumi Aksara.

Manullang, Dasar-Dasar Manajemen, Ghalia Indonesia.

Drs. Wasty Soemanto, Pendidikan Wiraswasta, PT. Bina Aksara.

Indriyo Gitosudarmo, Manajemen Pemasaran, BPFE Yogyakarta.

T. Hani Handoko, Manajemen, BPFE Yogyakarta.

Murti Sumarni, John Soeprihanto, Dasar-Dasar Ekonomi perusahaan, Liberty Yogyakarta.

39

40