modul manajemen mice -...
TRANSCRIPT
PENULIS : SILVY T. SAMBUAGA, SE, MSi
POLITEKNIK NEGERI MANADO
JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
Program Studi Administrasi Bisnis
Tahun 2018
MODUL
MANAJEMEN MICE
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, karena berkat
bimbingaNya dan pertolonganNya sehingga Modul Manajemen MICE ini dapat terselesaikan.
Adapun maksud penulisan Modul ini merupakan salah satu buku pegangan untuk
mahasiswa Politeknik agar mahasiswa dapat mempelajari secara mandiri atau perorangan
kepada dirinya sendiri untuk Program Studi Jurusan Administrasi Bisnis.
Modul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir topik
pelajaran dengan soal – soal dan praktek serta jawabannya yang akan digunakan sebagai alat
ukur tingkat penguasaan materi setiap topik. Modul ajar ini dapat terselesaikan demi kemajuan
pendidikan yang lebih baik, oleh karena itu penulis patut menyampaikan ungkapan terima kasih
dan penghargaan yang setinggi – tingginya atas bantuan yang diberikan secara langsung atau
tidak langsung yang penulis tidak dapat menyebutkan satu persatu.
Penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran yang sifatnya membangun demi
penyempurnaan Modul ini diwaktu yang akan datang.
Tuhan Memberkati.
Manado,...Desember 2018
Penulis
Silvy T. Sambuaga, SE, MSi
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL ............................................................................................................ i
KATA PENGANTAR ............................................................................................................. ii
DAFTAR ISI ............................................................................................................................ iii
GLOSARIUM .......................................................................................................................... iv
PENDAHULUAN ................................................................................................................... v
MODUL 1 PENGERTIAN MICE
A. Pengertian MICE ................................................................................................... 1
B. Pengertian Meeting, Incentive, Convention dan Exhibition .................................. 1
C. Profil dan Karakteristik .......................................................................................... 4
MODUL 2 STRUKTUR BISNIS KONVENSI
A. Stakeholder Industri MICE .................................................................................... 8
B. Organisasi/Asosiasi Penyelenggara MICE ............................................................ 9
MODUL 3 UNSUR – UNSUR PENUNJANG PENYELENGGARAAN MICE
A. Penentuan Lokasi, Jadwal Anggota Sementara, Pelaksana MICE ...................... 13
B. Penentuan Jadwal Konvensi ................................................................................. 15
MODUL 4 MANAJEMEN SDM DALAM BISNIS MICE
A. Jenis Pekerjaan Bisnis MICE ............................................................................... 26
B. Peran dan Tanggung Jawab ................................................................................. 28
iii
MODUL 5 MANAJEMEN PEMASARAN MICE
A. Rencana Tindakan Pemasaran ........................................................................... 35
B. Profil : Kelengkapan Faktor Destinasi / Analisis Fitur daan Manfaat Produk .. 37
MODUL 6 PENJUALAN DAN PROMOSI
A. Tempat Tujuan Pemasaran ................................................................................ 44
B. Administrasi Penjualan ...................................................................................... 44
C. Pertemuan Penjualan ......................................................................................... 47
D. Isu Harga ............................................................................................................ 49
MODUL 7 BIDDING : PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE
A. Pengertian Bidding ............................................................................................ 54
B. Aspek – Aspek Bidding ..................................................................................... 56
C. Anggaran MICE 60
DAFTAR PUSTAKA
iv
GLOSARIUM
1. ASITA = Assosiation of the Indonesia Travel Agencies
2. ATC = Australia Travel Convention
3. CIM = Convention & Incentive Marketing
4. CIQ = Customs Imigration Quarantime
5. CVB = Convention Visitor Bureaus
6. EEAA = Exhibition and Event Assosiation of Australia
7. FOC = Free of Change
8. HPI = Himpunan Pariwisata Indonesia
9. IACVMB = International Assosiation of Convention and Visitor Bureaus
10. IAPCO = International Assosiation of Professional Congres Organizers
11. IJUMPI = Ikatan Juru Masak Profesional Indonesia
12. KM = Keputusan Menporpastel
13. MIAA = Meeting Industry Assosiation of Australia
14. MICE = Meeting Insentive Convention Exhibition
15. MPPT = Menteri Pariwisata Pos & Telekomunikasi
16. OC = Organizing Commitee
17. PATA = Pasific Asia Travel Assosiation
18. PCO = Professional Convention Organizer
19. PEO = Professional Exhibition Organizer
20. PHRI = Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia
21. PUTRI = Pusat Usaha Taman Rekreasi Indonesia
22. PWI = Persatuan Wartawan Indonesia
23. SC = Steering Commitee
24. SWOT = Streinght Weaknes Opportunity Treath
25. WTO = World Tourism Organization
v
I. PENDAHULUAN
Standar kompensansi yang akan dipelajari menyangkut apa yang akan dilakukan dalam
meeting dan apasaja yang perlu dipersiapkan oleh mahasiswa untuk melakukan meeting,
insentif, convention, exhibition, namun sebelumnya mahasiswa harus mengerti pengertian dari
meeting, insentif, conference, dan exhibiton tersebut. Modul ini berisi pengertian meeting itu
sendiri, insentif, convention, exhibition. Manajemen MICE ini sangat berhubungan dengan
mata kuliah, kesekretariatan, dan event organiser. Jumlah waktu yang diperlukan pada
pengajaran ini mencapai dua kali tatap muka untuk menyelesaikan materi dan prakteknya.
Persyaratan yang dibutuhkan adalah kemampuan untuk menghitung, kemampuan turun
lapangan, kemampuan kerja kelompok, untuk menyesuaikan bukti – bukti yang dibuthkan.
Petunjuk penggunaan modul
- Membaca modul dengan mengerti membandingkan dengan pengalaman dan waktu
turun ke lapangan
- Menyiapkan perlengkapan yang perlu untuk berkunjung ke hotel, tempat wisata, dan
exhibition atau pameran
Pada tujuan akhir pengajaran perlu memperhatikan yang akan dicapai bahwa mahasiswa
mampu mengerti apa yang dimaksud dengan meeting, insentif, convention, exhibition pada
pengajaran modul 1 sampai modul 7, memperhatikan kinerja perilaku mahasiswa dan
keberhasilan dari awal kondisi tau kemampuan yang diberikan.
1
II. PEMBELAJARAN
MODUL 1. PENGERTIAN MICE
1. TUJUAN
Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian MICE
Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian dari meeting, insentif, conference, dan
exhibition
Mahasiswa mampu menjelaskan profil dalam karakteristik industri MICE
2. URAIAN MATERI
MICE adalah kegiatan konvensi, perjalanan insentif dan pameran dalam industri
pariwisata. Dewasa ini istilah MICE sudah menjadi sarana sekaligus produk yang dapat
dikategorikan dan masuk dalam paket – paket wisata siap dijual kepada asosiasi,
organisasi, badan, lembaga, korporasi, perusahaan besar yang bermaksud mengadakan
suatu persidangan, pertemuan, konvensi, konferensi, musyawarah, rapat kerja, seminar,
lokakarya, dan sebagaianya dalam skala lokal, daerah, nasional, regional maupun
internasional.
Dalam Istilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan:
usaha jasa konvensi, perjalanan insentiv dan pameran merupakan usaha dengan
kegiatan memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan,
usahawan, cendekiawan dan sebagainya).
Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition Meeting
Meeting dalam istilah Bahasa Inggris berarti, rapat, pertemuan, atau persidangan.
Meeting adalah rapat pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan oleh kelompok
yang tergabung dalam suatu organisasi, perkumpulan atau perserikatan.
Tujuan yang hendak dicapai dalam meeting antara lain :
Mengembangkan profesionalisme anggota melalui konsultasi, pelatihan dan
pendidikan
Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan efisiensi dan produktifitas
Menggalang kerjasama dan memupuk semangat mitra kerja antar anggota demi
memajukan usaha
2
Silvy T. Sambuaga
Menyebarluaskan informasi kepada anggota mengenai masalah – masalah ekonomi,
sosial, budaya dan politik yang berkembang dalam masyarakat
Membantu anggota untuk memperoleh fasilitas, kemudahan maupun diskon
Mendistribusikan publikasi yang bersifat khusus, semi – ilmiah dan ilmiah
Mendorong tersedianya data statistik hasil penelitian dan surve
Mengadakan hubungan masyarakat (public relations) secara luas
Mempengaruhi terciptanya perubahan / perbaikan peraturan dan perundang –
undangan yang tidak relevan lagi
Mendorong agar peraturan – peraturan dipatuhi dan hukum ditegakkan dan ditaati
Mendorong terciptanya standarisasi kuantitas produk dalam industri
Membantu tercapainya perbaikan nasib dan kesejahteraan pekerja dan karyawan
Menciptakan suasana yang mengacu kepada kesejahteraan hidup dan menghormati
hak – hak asasi manusia, sesuai dengan bidang serta sifat masing – masing organsasi,
perkumpulan, perserikatan atau asosiasi bersangkutan.
a. Pembagian Inti
Meeting
Incentive
Convention
Exhibition
b. Pembelajaran Objektif
Menjelaskan pengertian MICE
Menjelaskan Meeting, Incentive, Convention, dan Exhibition
Menjelaskan profil dan karakteristik industri MICE.
Incentive
Menurut Undang – Undang nomor 9 Tahun 1990 tentang Kepariwisataan, incentive
diartikan sebagai perjalanan Insentif. Menurut Surat Keputusan Menparpostel nomor KM,
108/HM.703/ MPPT-91, Bab 1 ayat b merumuskan bahwa :
Perjalanan Insentif (incentive) merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh
suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas
prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan
kegiatan perusaaan yang bersangkutan.
3
Silvy T. Sambuaga
Converence
Dalam Bahasa Indonesia Conference diterjemahkan dengan konferensi atau komperensi.
Menurut Surat Keputusan Menteri Pariwisata, pos dan Telekomunikasi Nomor : KM. 108/HM.
703/MPPT – 91 menyatakan bahwa komperensi, kongrs atau konvensi merupakan suatu
kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, dan sebagainya untuk
membahas masalah – masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.
Dalam sebuah organisasi komperensi, tahunan menjadi pertemuan khusus. Dalam
komperensi organisasi membahas masalah – masalah mendasar yang akan memajukan dan
mengangkat nama organsasi dengan program – program :
Pendidikan
Informasi
Penalaran inovasi
Mempersatukan anggota untuk tujuan bersama
Menumbuhkan organisasi
Mengangkat citra organisasi
Meningkatkan forum diskusi
Memberi peluang untuk interaksi aktif
Memastikan sikap dan kebutuhan anggota
Mempertegas makna – nilai keanggotaan dan kebersamaan
Mengevaluasi masa lampau dan meramalkan masa depan
Memberi hiburan
Exhibition
Exhibition berarti pameran, dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran
termasuk dalam bisnis wisata konvensi.
Dalam Surat Keputusan Menparpostel RI nomor KM. 108/HM. 703/MPPT-91, Bab 1, pasal
1c, yang berbunyi “pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan
promosi yang ada hubugannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya
dengan pariwisata.
4
Silvy T. Sambuaga
Pelanggaran terhadap peraturan pemerintah ini dapat dikenakan sanksi, seperti yang
tercantum dalam pasal 16 yang bunyinya :
1. Izin Usaha Jasa Konvensi, perjalanan insentif dan pameran dapat dicabut apabila :
a. Tidak memenuhi ketentuan persyaratan pengusahaan dan persyaratan izin
sebagaimana diterapkan keputusan ini
b. Tidak memenuhi kewajiban untuk menyampaikan laporan pengalihan usahanya dan
laporan kegiatan usahanya kepada direktur jenderal pariwisata
c. Tidak memenuhi kewajiban sebagaimana dimaksud dalam pasal 7
d. Diketemukan hal – hal positif untuk pelaksanaan sanksi pencabutan izin sebagai hasil
pemeriksaan setempat sebagaiman dimaksud dalam pasal 12
2. Disamping sanksi pencabutan izin usaha sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), terhadap
penyelenggaraan usaha jasa konvensi, perjalanan insentif dan pameran dapat dikenakan
sanksi lainnya menurut peraturan perundang – undangan yang berlaku.
Pameran (exhibition) merupakan ladan subur untuk pertumbuhan industri wisata
konvensi. Pameran, terutama pameran dagang (trade show) adalah ajang promosi citra (image)
perusahaan maupun negara.
Berdasarkan perkembangannya, pameran dan pameran dagang (exhibition and trade
shows) sebagai bagian dari wisata konvensi dapat dibagi kedalam dua kelompok. Pertama,
pameran sebagai bagian integral dari sidang konvensi. Kedua pameran atau pameran dagang
(trade show) saja, walaupun dalam kegiatan selama pameran berlangsung ada pertemuan
semacam seminar atau lokakarya yang memberikan informasi tentang produk atau jasa
pelayanan yang dipromosikan dalam pamran itu.
Profil dan Karakteristik Industri MICE
Pasar Internasional Secara trasisional penyelenggaraan meeting internasional menempatkan negara
Amerika Serikat dan Inggris sebagai market leader (pemimpin pasar).
Peningkatan popularitas Australia sebagai tujuan konvensi telah menigkatkan market
sharenya di pertemuan internasionalnya. Pada tahun 1992 market sharenya hanya 2,2 %,
pada tahun 1996 ICCA mengkualifikasikan bahwa negara ini menyelenggarakan 4,7 % dari
pertemuan – pertemuan dunia dan sebanyak 17 % mnyelenggarakan pertemuan –
perteemuan regional Asia-Pasifik (ICC 1997). Peningkatan ini berlanjut sampai tahun 1997
menjadi 5,3 %, dimana saat ini Australia menjadi daerah tujuan convensi nomor satu di
5
Silvy T. Sambuaga
Asia-Pasifik, dengan menyelenggarakan 22 % pertemuan internasional di kawasan ini.
Namun, demikian menurut Hutchinsson (1997), MICE Australia belum mencapai potensi
penuhnya dalam penerimaan pendapatan dan keuntungan ekonominya.
Demikian pula jumlah partisipan pada internasional meeting bertambah menjadi 10 %
pada periode 1992 – 1997, dengan rata – rata jumlah delegasinya adalah 707 per pertemuan
(ICCA, 1997). Ukuran dari meeting ini berkisar 50 – 1000 peserta, dimana yang terbesar
diselenggarakan di USA. Penyelenggaraan meeting di Australia cenderung menigkat
besarnya sementara di USA cenderung menurun, sedang di UK cenderung konstan. Nyata
sekali bahwa pengunjung yang datang mengikuti konvensi ini mendatangkan keuntungan
ekonomi yang substansial bagi negara tuan rumah, maka untuk tetap menigkatkan jumlah
kedatangan peserta konvensi dalam pertemuan – pertemuan internasional, negara ini harus
terus menerus menenangkan penyelenggaraannya. Dengan adanya biro konvensi seperti
yang ada di kota Sydney, yang sukses menerapkan suatu strategis untuk memenangkan dan
menarik konvensi internasional ke kota tersebut.
Pasar Australia (ukuran dan strukturnya)
Pasar meeting nasional dan doestik, menjadi tulang punggung industri ini di Australia,
dimana di bisnis ini menyumbang 80 % dibandingkan dengan penyelenggaraan
internasional yang hanya 20 %.
Informasi jumlah pengunjung yang datang ke Australia dengan tujuan utama mengikuti
konferensi adalah konvensi bervariasi. Termasuk didalamnya adalah pengunjung –
pengunjung untuk tujuan yang lain ada kenaikan. Pengunjung yang bertujuan menghadiri
konvensi dan konferensi ini menunjukkan adanya kenaikan ditahun 1990-1997.
Menurut kantor pariwisata nasional 1998, kedatangan pengunjung luar negeri
diramalkan bertumbuh 5,9 % pertahunnya. Jika diasumsikan pertumbuhan peserta konvensi
dan konferensi, sama dengan proporsi diatas maka proyeksi kedatangan pengunjung luar
negeri di tahun 2007 akan mencapai 420.000 orang, meskipun pertumbuhan ini berlanjut
terus, tetapi tidak dapat dipungkiri Australia terkena dampak menurunnya perekonomian
Asia sehingga negara ini harus mencari negara pengunjung alternatif lain seperti Amerika
Utara dan Eropa.
6
Silvy T. Sambuaga
3. RANGKUMAN
MICE adalah kegiatan konvensi, perjalanan insentif dan pameran dalam industri
pariwisata. Dewasa ini istilah MICE sudah menjadi sarana sekaligus produk yang dapat
dikategorikan dan masuk dalam paket – paket wisata siap dijual kepada asosiasi, organisasi,
badan, lembaga, korporasi, perusahaan besar yang bermaksud mengadakan suatu persidangan,
pertemuan, konvensi, konferensi, musyawarah, rapat kerja, seminar, lokakarya, dan
sebagaianya dalam skala lokal, daerah, nasional, regional maupun internasional.
Perjalanan Insentif (incentive) merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan
oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas
prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan
kegiatan perusaaan yang bersangkutan.
Informasi jumlah pengunjung yang datang ke Australia dengan tujuan utama mengikuti
konferensi adalah konvensi bervariasi. Termasuk didalamnya adalah pengunjung – pengunjung
untuk tujuan yang lain ada kenaikan. Pengunjung yang bertujuan menghadiri konvensi dan
konferensi ini menunjukkan adanya kenaikan ditahun 1990-1997.
7
Silvy T. Sambuaga
4. TUGAS
- Kegiatan observasi untuk mengenal fakta
- Latihan – latihan
5. TES
- Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap benar, dan pililah huruf S
bila pernyataan dibawah ini di anggap salah.
- Esay
- Lisan
III. EVALUASI
SOAL :
I. Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap benar, dan pililah huruf S bila
pernyataan dibawah ini di anggap salah.
1. B – S MICE merupakan kegiatan konvensi, perjalanan insentif dan pameran dalam industri
pariwisata.
2. B – S penjualan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh
suatu perusahaan untuk karyawan dan mitra usaha.
3. B – S Banyak perusahaan / organisasi / asosiasi yang melakukan pertemuan organisasinya
pada gedung – gedung pertemuan, hotel – hotel atau tempat – tempat yang
menyenangkan dalam rangka menjaga image perusahaan / organisasi.
4. B – S Pameran (exhibition) di harapkan oleh perusahaan untuk memotivasi agar
pengunjung akhirnya mau membeli produk dan jasa yang dipamer atau dipajang.
5. B – S Salah satu karakteristik industri pariwisata di Jepang adalah tradisional dalam
Kebudayaannya.
II. Essay
1. Apa saja yang biasanya di bahas dalam konferensi masalah – masalah yang mendasar yang
akan mengajukan dan mengangkat nama organisasi dengan program – program ? bobot 20
2. Coba sebutkan profil dan karakteristik industri MICE ! bobot 20
8
Silvy T. Sambuaga
MODUL 2. STRUKTUR BISNIS KONVENSI
1. TUJUAN
Mahasiswa mampu menyebutkan dan menjelaskan stakeholder industri MICE
Mahasiswa mampu menyebutkan dan mnjelaskan organisasi / asosiasi penyelenggaraan
MICE
2. URAIAN MATERI
Stakeholder adalah orang atau instansi yang berkepentingan dengan suatu bisnis atau
perusahaan. Dalam penyelenggaraan MICE sangat dibutuhkan stakeholder industri yang
merupakan satu kesatuan kegiatan untuk membantu kelancaran kegiatan dan melancarkan
bisnis industri.
Stakeholder yang terkait dalam industri MICE adalah :
1. Hotel, pusat konvensi, universitas – universitas, ruang – ruang pameran, museum, tempat
– tempat pertemuan, motel, resort, bangunan bersejarah, pusat perbelanjaan, pusat – pusat
hiburang, taman – taman hiburan, dll.
2. Transportasi (darat, laut dan udara)
Organisasi / Asosiasi Penyelenggara MICE
Suatu organisasi atau perhimpunan tentulah terdiri dari orang – orang atau pribadi – pribadi
yang berhimpun secara suka rela. Walaupun dengan latar belakang, pengalaman, asal usul yang
beraneka ragam pribadi – pribadi ini pada mulanya, namun kemudian sepakat untuk berhimpun
dalam suatu organisasi.
Jenis pertemuan dari organisasi / asosiasi tersebut :
1. Pertemuan jenis asosiasi
2. Pertemuan perusahaan atau korporasi
3. Eksibisi dan pameran dagang
Beberapa nama sebagai asosiasi profesi antara lain :
- Pusat Usaha Taman Rekreasi Indonesia (PUTRI)
- Assosiation of the Indonesia Travel Agencies (ASITA)
- Persatuan Wartawan Indonesia (PWI)
- Pasific Asia Travel Association (PATA)
9
Silvy T. Sambuaga
- Ikatan Juru Masak Profesional Indonesia (IJUMPI)
- Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia (PHRI)
- Himpunan Pramuwisma Indonesia (HPI) dan sebagainya.
Dirjen Pariwisata Departemen Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi memberi petunjuk yang
dimaksud
- Panitia Pengarah (Steering Commite = SC)
- Panitia Pelaksana (Organizing Commite = OC)
a. Sekretariat
b. Sub Komite Penyelenggara Konvensi
Sub komite penyelenggara konvensi memiliki 3 tugas didalam bidang :
1. Fasilitas, bea Cukai Migrasi dan Karantina (Customs-Imigration-Quarantine =
CIQ)
2. Akomodasi, bekerjasama dengan pihak manajemen hotel perihal pengaturan
akomodasi untuk pra delegasi
3. Bidang transportasi udara
4. Bidang transportasi darat
5. Bidang darmawisata, menyiapkan darmawisata (tours)
c. Sub Komite Promosi dan Publikasi
d. Sub Komite Protokol dan Visa
e. Sub Komite Keamanan
f. Sub Komite Program Sosial
g. Sub Komite Keuangan
h. Sub Komite Program Teknis
i. Sub Komite Pameran
Organisasi / Asosiasi Penyelenggara MICE
1. Organisasi Pemerintah
Yaitu pemerintah pusat (federal) melalui kantor pariwisata nasional dan Australia Tours’m
Commite (ATC), bersama – sama dengan pemerintah negara bagian, dan pemerintah lokal.
2. Asosiasi Industri
Misalnya, MIAA (Meeting Industry Association of Australia), atau Asosiasi Industri
Meeting , AIA (Australia Incentive Assosiation) atau Asosiasi Insentif Australia, EEAA
10
Silvy T. Sambuaga
(Exhibition and E vents Assosiation of Australia) atau Asosiasi Eksibisi dan Event
Australia). Dimana masing-masing asosiasi mewakili anggota di sektor – sektor khusus
MICE.
3. Biro Konvensi dan Biro Visistor (Convention dan Visitors Burcaus)
Dimana biro – biro ini bertindak sebagai penyambung yang merepresentasikan berbagai
sektor baik dari sisi konvensi maupun sisi visitor industrinya (contohnya, hotel, restoran,
operator transport, atraksi, dll) dan mempromosikan daerah – daerah adalah kota kepada
khalayak luas, umpamanya perusahaan – perusahaan, asosiasi –asosiasi, atau grup – grup
pelancong, Bartrell mengidentifikasikan CBS sebagai satu – satu organisasi pemasaran
yang paling penting bagi masyarakat, yang memproyeksikan suatu gambaran tentang suatu
daerah tujuan kepada berbagai target market.
11
Silvy T. Sambuaga
3. RANGKUMAN
Stakeholder adalah orang atau instansi yang berkepentingan dengan suatu bisnis atau
perusahaan. Dalam penyelenggaraan MICE sangat dibutuhkan stakeholder industri yang
merupakan satu kesatuan kegiatan untuk membantu kelancaran kegiatan dan melancarkan
bisnis industri.
Suatu organisasi atau perhimpunan tentulah terdiri dari orang – orang atau pribadi – pribadi
yang berhimpun secara suka rela. Walaupun dengan latar belakang, pengalaman, asal usul yang
beraneka ragam pribadi – pribadi ini pada mulanya, namun kemudian sepakat untuk berhimpun
dalam suatu organisasi.
Beberapa nama sebagai asosiasi profesi antara lain :
- Pusat Usaha Taman Rekreasi Indonesia (PUTRI)
- Assosiation of the Indonesia Travel Agencies (ASITA)
- Persatuan Wartawan Indonesia (PWI)
- Pasific Asia Travel Association (PATA)
- Ikatan Juru Masak Profesional Indonesia (IJUMPI)
- Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia (PHRI)
- Himpunan Pramuwisma Indonesia (HPI) dan sebagainya.
Yaitu pemerintah pusat (federal) melalui kantor pariwisata nasional dan Australia Tours’m
Commite (ATC), bersama – sama dengan pemerintah negara bagian, dan pemerintah lokal.
Misalnya, MIAA (Meeting Industry Association of Australia), atau Asosiasi Industri
Meeting , AIA (Australia Incentive Assosiation) atau Asosiasi Insentif Australia, EEAA
(Exhibition and E vents Assosiation of Australia) atau Asosiasi Eksibisi dan Event
Australia). Dimana masing-masing asosiasi mewakili anggota di sektor – sektor khusus
MICE.
Dimana biro – biro ini bertindak sebagai penyambung yang merepresentasikan berbagai
sektor baik dari sisi konvensi maupun sisi visitor industrinya (contohnya, hotel, restoran,
operator transport, atraksi, dll) dan mempromosikan daerah – daerah adalah kota kepada
khalayak luas, umpamanya perusahaan – perusahaan, asosiasi –asosiasi, atau grup – grup
pelancong, Bartrell mengidentifikasikan CBS sebagai satu – satu organisasi pemasaran
yang paling penting bagi masyarakat, yang memproyeksikan suatu gambaran tentang suatu
daerah tujuan kepada berbagai target market.
12
Silvy T. Sambuaga
4. TUGAS
- Kegiatan observasi mengenal fakta
- Latihan - latihan
5. TES
- Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap benar, dan pililah huruf
S bila pernyataan dibawah ini di anggap salah.
- Esay
SOAL
Pililah huruf B bila pernyataan dibawah ini dianggap Benar dan pililah huruf S, bila
peryataan dianggap Salah.
1. B – S stake holder industri merupakan suatu kegiatan untuk membantu kelancaran
kegiatan dan melancarkan bisnis industri. Bobot 10
2. B – S Hotel, pusat pertokoan, resort, tempat – tempat pertemuan, bangunan
bersejarah, taman – taman hiburan, transportasi darat, laut, udara termasuk
stakeholder industri MICE. Bobot 10
3. B – S Perhimpunan Hiburan dan Restoran Indonesia (PHRI). Bobot 10
4. B – S Salah satu jenis pertemuan dari organisasi / asosiasi adalah eksibisi dan
pameran dagang. Bobot 10
5. B – S Organisasi / asosiasi penyelenggaraan MICE yaitu organisasi pemerintah,
asosiasi industri dan biro konvensi dan biro visitor (convention dan visitor
bercius). Bobot 10
ESSAY
1. Sebutkan beberapa nama sebagai asosiasi profesi! Bobot 15
2. Sebutkan stakeholder yang terkait dalam industri MICE dan jelaskan keterkaitannya!
Bobot 25.
13
Silvy T. Sambuaga
MODUL 3. UNSUR – UNSUR PENUNJANG PENYELENGGARAAN
MICE
1. TUJUAN :
Mahasiswa mampu menjelaskan penentuan lokasi, jadwal dan anggaran sementara
pelaksanaan MICE
Mahasiswa mampu menjelaskan profesional convention organizer
2. URAIAN MATERI
Ada 3 (tiga) hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan peraturan pokok – pokok
konvensi selaku penunjang penyelenggaraan MICE, yaitu :
1. Penentuan lokasi (site)
2. Penentuan jadwal (date)
3. Penentuan anggaran sementara (budge)
Dengan kata lain, membicarakan hal – hal yang menyangkut :
- Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan
- Kapan kegiatan konvensi itu diselenggarakan
- Berapa besar kira – kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi
itu
Penentuan Lokasi
Lokasi penyelenggaraan konveksi hendaknya mudah dicapai dari dan kebandar udara,
berdekatan dengan hotel – hotel temapat peserta atau delegasi menginap, terletak dipusat kota,
dekat dengan kantor / pemerintah, tidak jauh dari pusat perbelanjaan (shopping center), bebas
dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi.
untuk memenuhi kebutuhan para peserta konvensi areal pusat ini sebisanya dilengkapi dengan
teater, auditorium, arena pekan raya, stadion, gedung pameran dan arena untuk berbagai
kegiatan (event), seperti spak bola, tenis, pacuan kuda, balap motor (sirkuit), demi menunjang
segala macam kegiatan yang terkait dengan penyelenggaraan konvensi raksasa, baik yang
berupa peristiwa (event) kompetisi, hiburan, rekreasi maupunpameran, kontes, peragaan
(show) dan sebagainya disuatu areal yang komprehensif dan kompak. Sebaiknya pusat
konvensi dapat membantu peserta konvensi, hotel – hotel, restoran – restoran, pusat –pusat
14
Silvy T. Sambuaga
perbelanjaan, tempat hiburan dan atraksi untuk lokasi berdekatan atau tidak jauh dari pusat
konvensi atau balai sidang umum yang bersangkutan.
Dalam perencanaan lokasi, perancang penyelenggara konvensi (convention planner) perlu
mengetahui :
Sifat (jenis) persidangan konvensi (lokal, daerah, nasional, regional, internasional)
Ukuran kecil besarnya konvensi menurut jumlah yang hadir
Siapa – siapa yang akan menyelenggarakan konvensi (partai politik, organsasi sosial,
industri pemerintah, asosiasi profesi, perserikatan buruh, organisasi ilmiah, perusahaan atau
korporasi, independen dan sebagainya).
Persyaratan kebutuhan, peralatan serta kelengkapan lokasi maupun tempat diselenggarakan
sesungguhnya meliputi ruang lingkup yang sangat luas, antara lain wujud fisik bangunan
pusat konvensi, balai sidang atau hotel besar yang komprehensif. Juga meliputi perangkat
keras berupa perlengkapan kesekretariatan, peralatan persidangan, perangkat dekorasi,
ruang sidang, sistem suara dan lampu, perlengkapan prestasi pembicara, proyektor dan
layar, audio visual dan sebagainya yang dibutuhkan penyelenggara suatu konvensi modern.
Selain perangkat keras juga sangat penting adanya perangkat lunak, yaitu : sumber daya
manusia, para pelayanan yang profesional dalam bidang masing – masing.
Sangat penting bagi para perancang konvensi dalam penentuan lokasi yaitu mengetahui
keinginan yang punya gawe (yang hendak menyelenggarakan konvensi). Dalam penentuan
lokasi ada kemungkinan penyelenggara berkeinginan untuk diselenggarakan di sebuah hotel
atau di atas kapal pesiar (cruise-ship), atau diadakan disebuah hotel, bila dihotel dapat
dipilih yaitu :
- Hotel pusat kota (inner-city hotel),
- Hotel bandara (airport hotel),
- Hotel di pegunungan (resort hotel),
- Hotel di pinggiran pantai (beach hotel),
- Hotel di pinggiran kota (suburban hotel).
Titik perhatian yang menonjol bagi perancang penyelenggara konvensi dalam menentukan
lokasi ialah, mendeteksi :
Siapa – siapa yang akan menghadiri sidang konvensi tersebut
Berapa jumlah mereka yang merupakan tokoh yang hadir
Program – program khusus apasaja yang mereka hendak lakukan
15
Silvy T. Sambuaga
Kebutuhan fisik spesial apasaja yang mereka butuhkan untuk program – program itu
Sifat konvensi tersebut (lokal, daerah, nasional, regional, atau internasional)
Berapa lama sidang – sidang umum dan seksi akan berlangsung
Kualitas dan jumlah makanan dan minuman yang bagaimana dan macam apa
Rekreasi dan hiburan jenis apa dan kualitas yang bagaimana
Prestise dan citra konvensi yang bagaimana yang dikehendaki
Kualitas jasa pelayanan yang diharapkan yang menyokong prestis dan citra khususnya bagi
kelompok incentive trips dan meetings, dan harus peka terhadap tujuan utama dari konvensi
yang diselenggarakan oleh organisasi korporasi
Pilihan lokasi dan peninjauan ke lokasi sebelum berlangsung (site selection dan inspection).
Penentuan lokasi penyelenggaraan MICE dipengaruhi oleh letak kantor pusat dari
lembaga perusahaan internasional yang menanganinya. Kebanyakan memilih lokasi
Amerika Utara dan Eropa yaitu sebanyak 80 %, sedangkan Asia – Pasifik (Australia) hanya
9 %. Berdasarkan daerah rotasinya, maka lebih dari setengah (55%) pertemuan internasional
diselenggarakan di negara – negara di luar Eropa dan hanya 27 % berada di Eropa.
Selain karena letak kantor – kantor pusat (head quarters) yang mempengaruhi
penentuan lokasi penyelenggaraan MICE ini, tetapi fasilitas pendukung dan instruktur yang
cocok untuk kebutuhan ini menjadi pilihan yang mempengaruhi, juga faktor lainnya
misalnya keingginan untuk menikmati budaya dan beraktifitas diluar rumah, olahraga serta
kegiatan yang ada kaitannya dengan kesehatan dan kebugaran sering digabungkan dalam
pertemuan - pertemuan semacam ini. Negara Australia dan New Zealand mendapatkan
keuntungan karena faktor fasilitas alam dan infrastruktur pendukungnya membuat ke 2
negara ini menjadi tempat penyelenggaraan favorit akhir – akhir ini.
Penentuan Jadwal Konvensi
Jadwal diselenggarakannya suatu konvensi yang tetap didasarkan pada pertimbangan
datangnya musim (dingin, semi, panas, gugur), iklim, cuaca, bulan, hari, tanggal, jam (pagi,
siang, sore dan malam) serta memperhatikan hari – hari raya dan liburan.
Dalam menentukan jadwal perlu proses perencanaan dengan ketetapan mengapa
konvensi dibuat, dimana akan dilaksanakan, kapan konvensi baik dilaksanakan.
16
Silvy T. Sambuaga
Selain yang disebutkan diatas juga diperhatikan antara lain : tradisi, situasi, musim liburan,
hari – hari besar, hari – hari raya keagamaan, peringatan hari kemerdekaan, dan sebagainya.
Para perancang penyelenggaraan konvensi (convention planer) dan manajer profesional
urusan konvensi (profesional convention service manager) biasanya memerlukan waktu
yang spesifik. Misalnya di Amerika Serikat kelompok ini memilih antara bulan Juni sampai
Desember sebagai bulan – bulan sibuk untuk mempersiapkan bisnis kebutuhan alat – alat
sekolah, mainan kanak – kanak, serta barang – barang perhiasan hari raya Natal dan Tahun
Baru, termasuk benda – benda souvenir yang menarik.
Contoh lain : para guru yang terhimpun dalam asosiasi, biasanya memanfaatkan hari – hari
liburan sekolah untuk menyelenggarakan pertemuan – pertemuan, dan bila dipandang perlu
menyelenggarakan pekan pelatihan atau seminar.
Bagi asosiasi dan korporasi lebih jeli menyelenggarakan acara – acara atau pesta yang
dirayakan secara ramai, seperti : New Year’s Eve, New Year, Valentine’s Day (14 Februari),
Mother’s Day (22 Desember), Father’s Day (minggu ke tiga Juni), dll. Pesta sukaria ini
merupakan kesempatan yang sangat tepat bagi bisnis hotel, restoran, supermarket, bakeri
dan peusahaan makanan lainnya sebagai ajang promosi.
Yang perlu diperhatikan dalam penentuan jadwal adalah apa sebenarnya yang
menetapkan saat – saat diselenggarakannya persidangan konvensi spesifik, dan akibat apa
yang ditimbulkan oleh pertimbangan penetapan jadwal persidangan tersebut.
Faktor – faktor yang perlu diketahui perancangan penyelenggara konvensi (convention
planner) dan Manajer Profesional Urusan Konvensi Profesional Convention Service
Manager) untuk penetapan waktu/jadwal akan diselenggarakan pertemuan – pertemuan
yang mencakup bisniswisata konvensi sebagai berikut :
1. Alasan asosiasi dan korporasi menyelenggarakan konvensi
2. Kebutuhan mereka untuk penyelenggaraan konvensi
3. Tradisi, musim diselenggarakannya konvensi
4. Peristiwa darurat (emergency) yang ditimbulkan oleh adanya konflik, perang, musibah
alam, paceklik, krisis ekonomi yang berkepanjangan
5. Faktor biaya (cost dan budget).
17
Silvy T. Sambuaga
Alasan perusahaan/korporasi dan penyelenggara sidang konvensi terdapat faktor – faktor
menentukan, yaitu :
Kebutuhan peserta konvensi
Mandat yang diberikan kepada peserta oleh perusahaan
Jadwal waktu persidangan, dengan peserta.
Dalam penetapan berdasarkan jadwal penyelenggara dapat mengetahui :
Anggaran, berupa biaya yang disepakati sesuai hasil negoisasi
Lokasi, di kota dan hotel yang patut menurut kesepakatan
Kehadiran peserta
Persyaratan staf pelaksana yang cukup dan efisien
Bulan – bulan penyelenggaraan yang paling populer biasanya adalah bulan Mei, Juni,
September, dan Oktober, sedangkan bulan November, Desember, Januari, April paling
sedikit menyelenggarakan kegiatan seperti MICE. Menurut ICCA lama penyelenggaraan
meeting ini berkisar 3 – 5 hari, yang dilaksanakan di pusat – pusat konvensi (51 %), dan
di hotel – hotel (22 %), dan di Universitas – universitas sebanyak (18 %).
Tempat Penyelenggaraan MICE
Permintaan Penyelenggara konferensi pada tempat penyelenggaraan telah berubah secara
otomatis dalam 10 tahun terakhir ini. Sekarang ini, tempat penyelenggaraan yang
diharapkan oleh industri MICE adalah suatu tempat yang menyediakan fasilitas yang
cocok menawarkan penggunaan multi fungsi, dengan desain yang flekibel dan mempunyai
penerangan yang cukup serta ada tempat – tempat untuk beristirahat.selain itu, tempat
penyelenggaraan ini harus memperhatikan 3 hal, yaitu :
Meningkatnya pasaran dan pertemuan dalam jumlah kecil (khususnya permintaan
penyelenggaraan sektor korporat/perusahaan)
Kebutuhan akan persaingan biaya
Permintaan dari korporat dan asosiasi perencana (meeting atas return on investment)
mereka lebih besar lagi
Tempat penyelenggara MICE ini bisa di hotel atau di tempat –tempat lainnya. Untuk lebih
jelasnya hotel dan tempat – tempat lainnya ini dapat dibagi menjadi 3 kategori, yaitu :
18
Silvy T. Sambuaga
Residential venue yang menyediakan akomodasi plus fasilitas konvensi dan
meeting. Contohnya : city centre hotel, resort dan hotel pinggiran kota, hotel
bintang 4 dan 5, hotel desa yang kecil, resort – resort dan motel – motel.
Non residential venue, yang hanya menyediakan fasilitas konvensi dan meeting,
termasuk gedung pameran, gedung teater, arena – arena dan stadion. Gedung
konvensi yang dibangun dan pusat pameran ini di desain untuk dapat
mengakomodir orang dalam jumlah yang besar. Biasanya venue ini menyediakan
ruang – ruang yang besar yang di desain untuk sidang paripurna, ruang yang cocok
untuk pameran – pameran adalah trade show, meeting rooms yang bermacam –
macam, tempat istirahat, fasilitas banquet, pusat – pusat bisnis, ruang kantor dan
administrasi.
Special venue, termasuk di dalamnya tempat – tempat atraksi seperti gedung –
gedung bersejarah, museum, kebun binatang, petunjuk dan gambaran (landmark
dan icon) suatu daerah/kota, tempat – tempat olahraga. Contoh landmark dan icon
kota Sydney adalah Opera House Sydney, ini juga diakui sebagai ikon nasional dan
sebagai pusat pertunjukan seni terkemuka. Tempat ini juga menawarkan ruang –
ruang penyelenggaraan (fuction room) dengan kapasitas tempat duduk total 5000
orang, ada pula berbagai restoran yang menggambarkan Australia Modern, juga
menawarkan makanan seafood dan internasional, fasilitas teknik yang modern,
reservasi untuk tour keliling kawasan, makan malam yang eksklusif dan paket –
paket tonton/pertunjukan.
Anggaran Sementara
Yang dimaksud dalam anggran sementara ini ialah biaya persiapan, pemasaran dan
promosi, biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite – komite (bagian
– bagian) dan sub – sub komite, sewa gedung, sewa peralatan / perlengkapan, biaya sekretariat,
atraksi / hiburan, dan lain – lain yang dipandang perlu.
Perencanaan anggaran dilaksanakan dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang
diputuskan dalam rapat anggaran. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata
anggaran yang terdiri dari 3 bagian utama yaitu :
19
Silvy T. Sambuaga
a. Anggaran pengeluaran
b. Anggaran pendapatan
c. Lajur neraca (spreadsheet)
Anggaran pengeluaran adalah semua operasional penyelenggara seminar, yang disusun bagian
per bagian dengan sub – sub bagiannya secara rinci, dari awal sampai akhir.
Contoh : Komite penyelenggara seminar merinci pengeluaran :
1. Untuk pembukaan
2. Untuk pembicara dan moderator
3. Untuk bahan materi cetak (tanda dada = badge, block note, buku panduan, formulir
registrasi, acara seminar, brosur seminar, tas seminar, pensil / ballpoint, makalah.
4. Untuk audio visual (dari yang sederhana sampai yang modern)
5. Untuk rehat (kopi / teh, makanan kecil, santap siang / malam)
6. Untuk penutupan (sertifikat, souvenir)
7. Untuk sewa ruang sidang pertemuan lengkap dengan dekorasi serta lampu.
Anggaran pendapatan adalah semua uang yang diperoleh dari hasil penyelenggaraan seminar,
yang juga disusun secara rinci.
Dana diperoleh anatara lain :
1. Biaya pendaftaran peserta seminar
2. Komisis dari reservasi peserta yang menginap dihotel (bila ada), komisi tiket atraksi /
hinuran di luar acara seminar (bila ada)
3. Sewa stan (booth) bila ada pameran terkait dengan seminar (kegiatan)
4. Para sponsor (sponsor tunggal atau bersama secara patungan atau individu dengan urutan
besarnya jumlah uang yang diberikan)
Semua anggaran dibuat dalam neraca seimbangan, dengan catatan pada kolom anggaran
pendapatan harus dicantumkan juga “biaya tak terduga” (contingency fund). Biaya tak terduga
terjadi apabila terdapat perbedaan angka harga, tambahan pos pengeluaran.
Di Amerika Serikat contigency fund biasanya dicantumkan 2 % - 5 %. Tetapi di Indonesia
dicantumkan sebanyak 5 % - 10 %. Lajur neraca (spread sheet) harus dibuat dengan lampiran
20
Silvy T. Sambuaga
– lampiran pengeluaran dan pendaatan sebagai bukti untuk neraca seimbang (balancing the
budget).
Pada saat menyusun anggaran pemasukkan sering diketemukan hal –hal :
Kekurangan dana, untuk mengatasinya, perancang konvensi harus menghitung kembali
dari awal biaya – biaya pengeluaran yang telah diprogramkan, hal – hal yang tak perlu
harus ditiadakan atau direvisi tanpa mengurangi mutu persidangan konvensi.
Biaya tak terduga, di Amerika Serikat 2 % - 5 %, di Indonesia 5 % - 10 % dari biaya total
penyelenggara konvensi dapat dipergunakan untuk menanggulangi kekurangan dan
tersebut diatas.
Anggaran cadangan, anggaran ini sebagai antisipasi atas peristiwa yang terjadi diluar
rancangan sebelumnya. Misalnya : pemberian hadial atau kegiatan/permainan yang dibuat
secara tiba – tiba/mendadak.
Pembahasan tentang anggaran biaya akan dibahas pada topik khusus selanjutnya.
Penyelenggara Konvensi Profesional (Professional Convention Organizer =
PCO)
Proffesional Convention Organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi, perjalanan insentif
dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu
pertemuan sekelompok orang/negarawan, usahawan, cendekiawan dan sebagainya untuk
membahas masalah – masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.
Badan penyelenggara pameran mempunyai ruang lingkup tugas dalam bidang penentuan
jenis, jadwal, lokasi, peserta serta anggaran pembiayaan pameran, termasuk penyebarluasan
informasi dan promosi, penyusunan kesekretariatan, mekanisme kerja pameran, memperoleh
izin dari departemen perdagangan Republik Indonesia. Inilah cakupan tugas Professional
Exhibition Organizer (PEO).
Menurut peraturan pemerintah, Professional Exhibition Organizer (PEO) adalah suatu
badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan,
mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara profesional.
Penurut peraturan pemerintah Republik Indonesia yang dituangkan dalam Surat Keputusan
Menparpostel Nomor KM. 108/MM. 703/MPPT-91 dan keputusan Dirjen Pariwisata nomor
21
Silvy T. Sambuaga
KEP-06/U/IV/1992, ruang lingkup tugas kerja penyelenggara Konvensi Profesional
(Professional Convention Organizer = PCO) dan penyelenggara Pameran Profesional
(Professional Exhibition Organizer = PEO) adalah sebagai berikut :
Merencanakan dan dapat melaksanakan penawaran (bidding)
Menyusun pereencanaan dan anggaran penyelenggaraan konvensi, perjalanan insentif dan
pameran
Menyelenggarakan kegiatan kesekretariatan atau penyelenggaraan konvensi, perjalanan
insentif dan pameran
Mengkoordinasikan penyelenggaraan transportasi
Menyiapkan tempat (venue, site) penyelenggaraan
Mengkoordinasikan keperluan akomodasi
Mengkoordinasikan kegiatan promosi dan public relations
Mempersiapkan penyelenggaraan pra dan pasca perjalanan konvensi, serta program –
program lain untuk mendampingi delegasi / peserta beserta anak – anak mereka yang ikut
datang
Mengurus / mengkoordinasikan kemudahan prosedur Bea dan Cukai, imigrasi dan
Karantina (CIQ) bagi peralatan konvensi maupun pameran yang akan segera dire-ekspor
kembali setelah konvensi maupun pameran usai (5 hari kerja).
PCO bertanggung jawab atas penyelenggaraan konvensi, dengan memastikan suksesnya
jalan penyelenggaraan persidangan konvensi dari awal kegiatan sampai akhir. Dalam
mempersiapkan, menyelenggarakan dan merampungkan konvensi, PCO senantiasa bekerja
sama dengan OC (Organizing Committe= Panitia Pelaksana dan SC (Steering Committe=
Panitia Pengarah).
Kemampuan yang diharapkan dari PCO ialah mahir dalam perencanaan, penyeliaan, grady
resik, perekayasaan, memberi semangat, implementasi, memori nasehat, komunikasi, kreatif,
promosi, pengawasan, negoisasi, penugasan deliver, juga PCO harus mempunyai logika dan
intuisiyang memberikan hasil, rasa kepuasan kepada pelanggan (client).
PCO harus mampu dalam merancang lokasi (site) persidangan, bernegoisasi perihal
reservasi untuk kamar tamu, makanan minuman (food and beverage), menata ruang sidang dan
ruang eksibisi, menampilkan pembicara – pembicara (speaker), menyajikan hiburan dan
rekreasi serta mengelolah administrasi yang benar.
22
Silvy T. Sambuaga
PCO adalah Organisasi spesialis ahli dalam perencanaan, persiapan, penyelenggaraan
konvensi. Yang harus diketahui oleh PCO adalah diamana, kapan, dan bagaimana konvensi
yang diinginkan covener, dan PCO harus menunjukkan kepada covener pengetahuan,
pengalaman dan kemampuan yang dimilikinya untuk membangun kepercayaan covener. PCO
wajib mempelajari konvensi yang bagaimana diinginkan covener untuk mencapai sukses.
Hal utama yang perlu diketahui PCO adalah tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani.
Tujuan dan sasaran trsebut antara lain :
Ruang lingkup konvensi pimpinan panitia
Asosiasi internasional
Para delegasi / peserta
Sektor ekonomi terkait
Kota, kawasan, negeri yang bersangkutan
PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang di inginkan covener
dengan rincian program yang wajar dan anggaran biaya yang pantas dan seimbang (balanced
and adequate budget). Posisi PCO adalah bekerja secara berencana, kreatif dan sistematik
dengan metode yang telah dikuasainya sejak semula.
PCO adalah orang atau organisasi yang menangani atau menyediakan jasa perencanaan
konvensi dan meeting kepada client dengan mendapatkan upah. Mereka mengatur semua
detail, aktivitas dan interaksi yang terjadi pada acara tersebut.
PCO adalah perpanjangan tangan dari suatu panitia konvensi atau meeting. Mereka yang
mengubah tiap – tiap keputusan menjadi tindakan, menjaga jadwa dari proyek ini,
melaporkan semua kegiatan pada panitia, mengkoordinasikan berbagai pemasok dan
menawarkan konsultasi ahli.
PCO juga disebut sebagai manajer konverensi profesional, manajer meeting atau
perencana meeting (MIAA, 1995).
Filosofi PCO : Katakanlah apa yang anda mau, dan kami akan katakan bagaimana
memperolehnya.
23
Silvy T. Sambuaga
3. RANGKUMAN
Suatu organisasi atau perhimpunan tentulah terdiri dari orang – orang atau pribadi – pribadi
yang berhimpun secara suka rela. Walaupun dengan latar belakang, pengalaman, asal usul yang
beraneka ragam pribadi – pribadi ini pada mulanya, namun kemudian sepakat untuk berhimpun
dalam suatu organisasi.
Lokasi penyelenggaraan konveksi hendaknya mudah dicapai dari dan kebandar udara,
berdekatan dengan hotel – hotel temapat peserta atau delegasi menginap, terletak dipusat kota,
dekat dengan kantor / pemerintah, tidak jauh dari pusat perbelanjaan (shopping center), bebas
dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi.
Yang dimaksud dalam anggran sementara ini ialah biaya persiapan, pemasaran dan
promosi, biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite – komite (bagian
– bagian) dan sub – sub komite, sewa gedung, sewa peralatan / perlengkapan, biaya sekretariat,
atraksi / hiburan, dan lain – lain yang dipandang perlu.
Proffesional Convention Organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi, perjalanan insentif
dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu
pertemuan sekelompok orang / negarawan, usahawan, cendekiawan dan sebagainya untuk
membahas masalah – masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.
24
Silvy T. Sambuaga
4. TUGAS
- Kegiatan observasi untuk mengenal fakta
- Latihan - latihan
5. TES
- Memilih jawaban yang tepat
- Essay
I. Soal : Memilih jawaban yang tepat !
Pililah jawaban disamping kanan soal anda mana yang dianggap paling cocok dengan
pertanyaan disebelah kiri dengan memilih jawabannya.
1. Pokok – pokok selaku penyelenggara
MICE...............
2. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam
penyelenggaraan MICE adalah.........
3. Salah satu titik perhatian yang menonjol bagi
perancang penyelenggaraan konvensi dalam
menentukan lokasi ialah
mendeteksi............................
4. Perencanaan anggaran yang dilaksanakan dan
di asumsi melalui sebuah kesepakatan yang
diputuskan dalam.......
5. Organisasi spesialisasi ahli dalam perencanaan,
persiapan, penyelenggaraan konvensi................
1. Bebas dari kemacetan lalu
lintas
2. Rapat anggaran
3. PCO
4. Penentuan lokasi, jadwal,
anggaran sementara
5. Siapa – siapa yang akan
menghadiri sidang konvensi
tersebut.
6. Mengkoordinir keperluan
akomodasi
25
Silvy T. Sambuaga
II. Soal Essay.
1. Apa saja yang menjadi titik perhatian paling menonjol bagi perancang penyelenggaraan
konvensi dalam menentukan lokasi ? bobot nilai 20
2. Apa yang dimaksud dengan anggaran sementara ? bobot nilai 20
26
Silvy T. Sambuaga
MODUL 4. MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
DALAM BISNIS MICE
1. TUJUAN
Mahasiswa mampu menjelaskan pekerjaan bisnis MICE
Mahasiswa mampu menjelaskan efektifitas manajemen sumber daya manusia
Mahasiswa mampu menjelaskan kepemimpinan dan memotivasi tim kerja
2. URAIAN MATERI
Jenis Pekerjaan dalam Bisnis MICE
Struktur industri MICE mencakup usaha kecil yang mempekerjakan sedikit karyawan dan
usaha yang besar engan jumlah karyawan yang besar. Isu sumber daya manusia dan kebutuhan
manajemen semakin luas sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dalam usaha yang kecil,
misalnya bisnis owner – operated, seperti konferensi profesional organiser (PCOs), masing –
masing anggota regu diharapkan dapat melakukan cakupan tugas yang luas, karena itu
memperoleh pengalaman kerja dalam beberapa jenis pekerjaan meskipun demikian,
kesempatan untuk berkarir sebagai profesional organiser jadi terbatas karena sedikit karyawan
yang ada. Sebaliknya dalam event atau peristiwa yang besar, seperti purpose-built konvensi
dan pusat pameran atau hotel konvensi, dimana dalam struktur organisasi penuh, tugas dan
tanggung jawab semakin besar, dan kemajuan karir dapat berkembang dengan baik. Dismping
perbedaan dalam skala usaha dalam kompleksitas tugas dan tanggung jawab, sumber daya
manusia yang digunakan dalam dua jenis organsasi ini sangat menentukan suksesnya usaha
industri MICE.
Dalam industri MICE terdapat beberapa jenis pekerjaan yang semakin berkembang
dewasa ini. Jenis pekerjaan yang terdapat dalam usaha jasa konvensi dapat dibagi dalam
beberapa kelompok, sebagai berikut :
1. Conference Organisers
Pengelolah konferensi atau manajer suatu pertemuan memiliki tugas dan tanggung jawab
yang berbeda, tergantung pada jenis organisasi dimana mereka bekerja
27
Silvy T. Sambuaga
2. Asosiasi
Dalam konferensi asosiasi organiser dikenal dengan karyawan yang bekerja full-time
dalam asosiasi tersebut. Apabila ada karyawan yang berhalangan hadir maka tugasnya
dikerjakan oleh direktur eksekutif atau karyawan lainnya. Konferensi Asosiasi Organiser
bertanggung jawab dalam mengorganisir pertemuan organisasi keanggotaan dan konvensi
tahunan. Tugas dan tanggung jawab dalam asosiasi adalah mendistribusi hasil pertemuan
(meeting), reservasi dan pendaftaran peserta, tempat akomodasi dan tempat pertemuan,
penyediaan makan dan minuman, kebutuhan pembicara, dan menyambut anggota, tamu
dan pembicar.
3. Korporasi
Korporasi adalah suatu konferensi organiser yang memiliki karyawan korporasi tertentu,
dan spesifikasi karyawan adalah memiliki tanggung jawab untuk merencanakan dan
melaksanakan secara terperinci konvensi atau event untuk organisasi individu, termasuk
manajemen, tenaga kerja dan pemilik. Konferensi korporasi organiser mengkoordinir dan
mengatur pelaksanaan MICE untuk satu perusahaan dengan produk atau jasa yang
dimilikinya.
4. Professional Conference Organisers
PCO atau Professional Conference Organisers, spesialis dalam semua aspek manajemen
konferensi dan merupakan pusat kegiatan bisnis. Uraian kerja PCO adalah mengkoordinir
kegiatan MICE dan menjadi event manager, manajer keuangan dan supervisor.
5. Manajer Tempat dan Jasa Konvensi
Peluang karir didalam sektor konvensi atau tempat kegiatan MICE termasuk dalam area
jasa konvensi, penjualan konvensi, penjualan konvensi dan kegiatan perjamuan jenjang
jabatan dan karir berkembang mulai dari karir sekertaris konvensi dan koordinator
konferensi, pengawasan dan peran manajer dalam manajemen jasa konvensi. Sebagai
contoh di dalam area kegiatan perjamuan, peluang karir bagi karyawan yang bekerja di
dapur, seperti banquet kitchen, banquet waiting dan staf bar, teknisi audiovisual, banquet
captains atau supervisor dapat meningkat menjadi banquet manager.
6. Penjualan Konvensi
Jabatan atau posisi convention sales (tenaga penjualan jasa konvensi) dapat ditemukan
dalam organisasi tempat kegiatan dan PCO organisasi. Manajer penjualan jasa konvensi
atau eksekutif penjualan jasa konvensi mungkin mempunyai tanggung jawab spesifik
untuk suatu daerah tertentu atau pelanggan tertentu.
28
Silvy T. Sambuaga
7. Jenis Pekerjaan Lainnya
Peluang karir lainnya dalam usaha jasa konvensi dan usaha tour and travel memiliki
cakupan yang luas dengan berbagai posisi atau jabatan, antara lain konferensi organiser,
penjualan produk, dan jasa konferensi, eksekutif keuangan. Terdapat beberapa
organisasi/badan/perusahaan/perseroan yang bergerak dalam bidang usaha jasa konvensi,
oleh sebab itu banyak peluang karir yang terdapat dalam sektor bisnis jasa konvensi.
Peran dan Tanggung Jawab
Bagaimana peran dan tanggung jawab conference organiser atau manajer pengelolah
konferensi dalam organisasi yang berbeda yaitu dalam organisasi corporate dan asosiasi atau
PCO. Manajer jasa konvensi menangani satu event pada suatu tempat, sedangkan kegiatan
MICE memiliki cakupan yang lebih luas dengan spesifikasi yang berbeda, (contohnya :
peristiwa atau kegiatan peluncuran produk, konferensi penjualan, pertemuan – pertemuan,
pelatihan dan pameran). Manajer jasa konvensi : mengkoordinir beberapa departemen yang
berbeda untuk menyelenggarakan suatu peristiwa/kegiatan, misalnya untuk memastikan bahwa
dalam suatu pertemuan, kebutuhan makanan dan minuman, peralatan audiovisual dan
akomodasi telah di siapkan. Hal ini akan terlaksana dengan baik apabila ada kerjasama tim
kerja yang terbagi dalam departemen – departemen pada usaha jasa konvensi. Masing – masing
departemen memiliki tanggung jawab yang berbeda. Tanggung jawab manajer usaha jasa
konvensi adalah memastikan bahwa klient atau pengguna jasa konvensi mendapat kepuasan
dan kebutuhannya dapat terpenuhi.
Di dalam suatu perusahaan komersil, peristiwa atau kegiatan yang direncanakan oleh suatu
convener (organiser atau manajer pertemuan) manajer mungkin sama, misalnya : penjualan
konferensi, kursus/pelatihan dll. Oleh karena itu merupakan suatu kebutuhan untuk aktivitas
mereka dalam rangka memelihara dalam hubungan baik dengan delegasi. Suatu perusahaan
yang mengorganisir konferensi akan terbiasa dengan produk dan jasa yang ditawarkan oleh
perusahaan, baik organisasi dan kulturnya, lingkungan kerja dan berbagai variasi tenaga
kerja/orang yang dilibatkan. Meskipun demikian klien untuk masing – masing aktivitas
mungkin berbeda, misalnya : manajer penjualan, manajer pelatihan, suatu hal yang mendasar,
semua pekerjaan mereka adalah untuk mencapai tujuan perusahaan. Organiser konferensi perlu
membangun hubungan baik dengan suplier yang digunakan dalam industri MICE.
29
Silvy T. Sambuaga
Beberapa tantangan yang akan dihadapi PCO manajemen :
- Mengawasi batas waktu yang ditentukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
- Mengkoordinir orang – orang yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan
- Memimpin masing – masing kegiatan event yang berbeda dalam kaitanya dengan desain
dan manajemen untuk beberapa konvensi atau pertemuan (meeting) yang diorganisir.
- Mengelolah informasi, mengendalikan anggaran dan lain – lain.
PCO harus mengarahkan penjualan dan pemasaran produk dan jasa konvensi dan ia harus
mengetahui potensi bisnis perusahaannya. Untuk itu, PCO harus inovatif dan kreatif dalam
mengikuti perkembangan bisnis usaha jasa konvensi atau industri MICE.
Peran dan tanggung jawab manajer usaha jasa konvensi berbeda dengan PCO di asosiasi atau
korporasi, perbedaan tersebut antara lain :
a. Diversity (keanekaragaman)
Cakupan tugas manajer usaha jasa konvensi dalam menghadapi suatu event atau peristiwa
lebih beragam dibandingkan dengan perusahaan/usaha konferensi organiser.
b. Responsibility (tanggung jawab)
Dalam usaha jasa konvensi, manajer harus bertindak sebagai penghubung dengan
departemen yang berbeda dalam menangani suatu event, seperti makanan dan minuman,
ruang dan front-office, untuk meyakinkan bahwa segala sesuatu telah diatur dan
dilaksanakan.
c. Constraints (batasan)
Manajer jasa konvensi memiliki batasan operasional tertentu, sebagai contoh ukuran dan
fisik kemampuan konvensi, fasilitas tempat pertemuan, sumber daya staff dan
pengalaman, batasan anggaran yang diatur maanjemen senior untuk mencapai laba.
d. Relationship (hubungan)
Manajer usaha jasa konvensi menjalin hubungan baik dengan klient mereka, seperti
perusahaan konferensi organiser dan PCO. Harus dipastikan bahwa mereka memperoleh
kepuasan dari jasa yang diberikan oleh usaha jasa konvensi.
Efektifitas Manajemen Sumber Daya Manusia
Untuk memastikan kegiatan manajemen sumber daya manusia efisien dan efektif, suatu
organisasi harus menempuh suatu proses yang sistematis dan secara konsisten akan membantu
30
Silvy T. Sambuaga
untuk mengidentifikasi dan meneliti kebutuhannya dan dalam membuat keputusan.
Manajemen sumber daya manusia yang tidak efektif dan efisien akan berdampak pada
perencanaan bisnis dan tujuan yang hendak dicapai suatu organisasi.
Secara umum dalam proses pengembangan sumber daya manusianya, melakukan kegiatan
– kegiatan sebagai berikut :
Perencanaan sumber daya manusia
Analisis pekerjaan
Perekrutan dan pemilihan
Mengorganisir orientasi
Pelatihan dan pengembangan
Pertimbangan prestasi
Disiplin dan penghentian memproses
Penggajian dan ganti rugi
Isu hubungan industri
Perencanaan Sumber Daya Manusia
Tujuan perencanaan sumber daya manusia dalam manajemen MICE adalah efektivitas dan
efisiensi dalam melaksanakan kegiatan MICE. Perencanaan sumber daya manusia sangat
penting secara nasional, strategis dan dalam operasional industri MICE, karena adanya
kebutuhan untuk menetapkan program, dan adanya sistem dalam melaksanakan program
tersebut.
Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses untuk memastikan bhwa
perusahaan/organisasi dalam industri MICE memiliki sumber daya manusia yang cukup dan
berkualitas untuk melaksanakan pekerjaan sesuai waktu yang dibutuhkan.
Proses untuk menyiapkan suatu rencana sumber daya manusia yang sistematis, secara
umum dilaksanakan dalam empat langkah, yaitu :
Langkah satu : proyeksi kebutuhan tenaga kerja
Langkah dua : meneliti suplai tenaga kerja
Langkah tiga : pertimbangan permintaan dan penawaran tenaga kerja
Langkah empat : merumuskan strategi kepegawaian untuk kebutuhan organisasi
31
Silvy T. Sambuaga
Perencanaan sumber daya manusia dapat membantu manajer dalam industri MICE dalam
merekrut karyawan sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut. Sejalan dengan analis
pekerjaan, akan ditentukan berapa banyak karyawan dan posisi atau jabatan apa yang perlu
diisi. Program perekrutan merupakan upaya yang efektif untuk memilih karyawan yang
dibutuhkan, karena melalui suatu proses pemilihan sumber daya manusia yang berkualitas.
Perencanaan sumber daya manusia juga dapat membantu program pengembangan sumber daya
manusia melalui penyusunan program pengembangan sumber daya manusia melalui
penyusunan program pelatihan. Adalah penting bagi staf untuk diberi kesempatan
mengembangkan pengetahuan dan keterampilan kerja mereka melalui program pelatihan dan
pengembangan sumber daya manusia untuk mengurangi tingakt produktivitas kerja yang
rendah.
Analisis Pekerjaan
Analis pekerjaan adalah proses memperoleh informasi dan menentukan tugas – tugas dan
tanggung jawab suatu pekerjaan. Analis pekerjaan membantu persiapan uraian pekerjaan, jenis
pekerjaan atau spesifikasi orang. Hal ini akan membantu pemilihan dan perekrutan yang akurat
dan menetapkan standard untuk melakukan pertimbangan prestasi. Sebagai contoh, dalam
persiapan analisa pekerjaan, lingkup dan cakupan tugas yang dikerjakan oleh PCO meliputi :
Menetapkan sasaran hasil dan desain suatu kegiatan/peristiwa
Memilih fasilitas dan lokasi tempat kegiatan
Berunding dengan para penyalur tempat kegiatan yang lain
Penganggaran
Menangani pendaftaran delegasi
Memilih dan mengorganisir pengangkutan
Merencanakan program dan informasi pendukung
Mengorganisir kegiatan sebelum dan sesudah pelaksanaan suatu kegiatan
Menyediakan dan menetapkan prosedur pendaftaraan
Menyusun fasilitas pendukung kegiatan
Jenis informasi yang dikumpulkan ketika penganalisaan pekerjaan adalah dengan
menjawab pertanyaan berikut :
Apa yang dilakukan ?
32
Silvy T. Sambuaga
Dimana (itu) dilakukan ?
Bagaimana bisa dilakukan ?
Mengapa hal itu dilakukan ?
Kapan hal itu dilakukan ?
Uraian Tugas
Uraian tugas harus menjelaskan :
Mengapa ada tugas tersebut
Apa jabatan orang yang akan mengerjakan
Bagaimana mereka lakukan pekerjaan
Dalam kondisi – kondisi bagaiman pekerjaan itu dilakukan
Uraian tugas untuk manajer jasa konvensi meliputi hal – hal sebagai berikut :
Merencanakan dan melaksanakan konferensi
Mengembangkan prosedur operasi baku
Menetapkan standar capaian operasional
Menetapkan sasaran hasil, gol dan kebijakan yang berkenan dengan bisnis MICE
Menyelesaikan pelatihan staf dan mengatur pertemuan – pertemuan rombongan jasa
konvensi
Menyiapkan perkiraan anggaran
Membuat daftar peralatan yang terbaru
Membangun hubungan bisnis dan mendistribusikan informasi.
Hal – hal tersebut diatas terdapat dalam empat kategori sebagai berikut :
1. Tanggung jawab administratif
2. Hubungan kerja dengan departemen penjualan dan marketing, food and beverage
3. Hubungan antar departemen di dalam organisasi
4. Tanggung jawab melayani klien
33
Silvy T. Sambuaga
3. RANGKUMAN
Struktur industri MICE mencakup usaha kecil yang mempekerjakan sedikit karyawan dan
usaha yang besar engan jumlah karyawan yang besar. Isu sumber daya manusia dan kebutuhan
manajemen semakin luas sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dalam usaha yang kecil,
misalnya bisnis owner – operated, seperti konferensi profesional organiser (PCOs), masing –
masing anggota regu diharapkan dapat melakukan cakupan tugas yang luas, karena itu
memperoleh pengalaman kerja dalam beberapa jenis pekerjaan meskipun demikian,
kesempatan untuk berkarir sebagai profesional organiser jadi terbatas karena sedikit karyawan
yang ada. Sebaliknya dalam event atau peristiwa yang besar, seperti purpose-built konvensi
dan pusat pameran atau hotel konvensi, dimana dalam struktur organisasi penuh, tugas dan
tanggung jawab semakin besar, dan kemajuan karir dapat berkembang dengan baik. Dismping
perbedaan dalam skala usaha dalam kompleksitas tugas dan tanggung jawab, sumber daya
manusia yang digunakan dalam dua jenis organsasi ini sangat menentukan suksesnya usaha
industri MICE.
Di dalam suatu perusahaan komersil, peristiwa atau kegiatan yang direncanakan oleh suatu
convener (organiser atau manajer pertemuan) manajer mungkin sama, misalnya : penjualan
konferensi, kursus/pelatihan dll. Oleh karena itu merupakan suatu kebutuhan untuk aktivitas
mereka dalam rangka memelihara dalam hubungan baik dengan delegasi. Suatu perusahaan
yang mengorganisir konferensi akan terbiasa dengan produk dan jasa yang ditawarkan oleh
perusahaan, baik organisasi dan kulturnya, lingkungan kerja dan berbagai variasi tenaga
kerja/orang yang dilibatkan. Meskipun demikian klien untuk masing – masing aktivitas
mungkin berbeda, misalnya : manajer penjualan, manajer pelatihan, suatu hal yang mendasar,
semua pekerjaan mereka adalah untuk mencapai tujuan perusahaan. Organiser konferensi perlu
membangun hubungan baik dengan suplier yang digunakan dalam industri MICE.
Tujuan perencanaan sumber daya manusia dalam manajemen MICE adalah efektivitas dan
efisiensi dalam melaksanakan kegiatan MICE. Perencanaan sumber daya manusia sangat
penting secara nasional, strategis dan dalam operasional industri MICE, karena adanya
kebutuhan untuk menetapkan program, dan adanya sistem dalam melaksanakan program
tersebut.
Analis pekerjaan adalah proses memperoleh informasi dan menentukan tugas – tugas dan
tanggung jawab suatu pekerjaan. Analis pekerjaan membantu persiapan uraian pekerjaan, jenis
pekerjaan atau spesifikasi orang.
34
Silvy T. Sambuaga
4. TUGAS
- Studi kasus
- Latihan - latihan
5. TES
- Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf
S bila pernyataan di anggap Salah.
- Esay
SOAL
I. Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf
S bila pernyataan di anggap Salah.
1. B – S Struktur industri MICE mencakup usaha kecil maupun usaha yang besar
2. B – S Salah satu jenis pekerjaan yang terdapat dalam usaha jasakonveksi adalah
conference organiser.
3. B – S Analisa pekerjaan merupakan proses memperoleh informasi dan menentukan
tugas – tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan
4. B – S Bagian yang paling utama dari uraian tugas meliputi tanggung jawab dan tugas
yang nyata saja.
5. B – S Salah satu uraian tugas yang harus di jelaskan adalah bagaimana mereka
melakukan pekerjaan.
II. ESSAY
1. Sebutkan jenis – jenis pekerjaan yang saudara ketahui dalam usaha jasa konvensi ! bobot
20
2. Kegiatan – kegiatan apa saja yang lakukan industri MICE secara umum dalam proses
pengembagan sumber daya manusia ? bobot 20
35
Silvy T. Sambuaga
MODUL 5. MANAJEMEN PEMASARAN MICE
1. TUJUAN
Mahasiswa mampu menjelaskan arus lingkungan pemasaran
Mahasiswa mampu menjelaskan dan melakukan analisis SWOT dalam pemasaran
Mahasiswa mampu menjelaskan perspective pemasaran
2. URAIAN MATERI
Rencana Tindakan Pemasaran
Rencana tindakan pemasaran merupakan suatu dokumen kerja. Dokumen ini
memungkinkan para penyedia jasa untuk industri MICE merancangkan strategi – strategi
praktis dengan tujuan untuk mencapai sasaran – sasaran pemasaran yang telah
ditetapkan.sasaran – sasaran pemasaran dari suatu sarana peristirahatan/resor (contohnya untuk
meningkatkan bisnia insentifnya, yaitu penyediaan fasilitas pertemuan bagi pelanggan yang
mengadakan acara – acara pemberian insentif bagi karyawan – karyawannya) melalui
pemosisian ulang (respositioning) dan pencitraan ulang (rebranding) ditetapkan pada bagian
akhir dari proses perencanaan pemasaran. Proses ini melibatkan enam tahap :
1. Melakukan analis situasi/SWOT
2. Menghasilkan profil kelengkapan faktor dari destinasi/analisis fitur dan manfaat
3. Memilih pasar dan segmen yang ditargetkan
4. Melakukan riset pasar
5. Menghasilkan strategi pemosisian ulang dan bauran pemasaran (marketing mix)
6. Mendesain rencana tindakan pasar dan penjualan
Situasi : analis SWOT
Tim penjualan dan pemasaran dari sarana peristirahatan tersebut pertama – tama harus
menetapkan posisi dari sarana peristirahatan tersebut dalam lingkungan pemasaran eksternal
secara keseluruhan. Analis situasi ini bertujuan untuk mempelajari dimana dan bagaimana
posisi dari sarana peristirahatan ini dalam pasar, pangsa pasarnya, dan hubungannya dengan
pesaing – pesaingnya (Richardson 1996).
36
Silvy T. Sambuaga
Kekuatan
Sarana peristirahatan berbintang lima yang masih baru, namun mapan (5 tahun)
Area lahan 100 hektar
Akses yang mudah menuju Great Barrier Reef (terumbu karang great barrier)
Memiliki pangsa pasar liburan internasional yang besar di wilayah port douglas
Akomodasi rumah tradisional bure yang mewah
Fasilitas rekreasi
Fasilitas penitipan anak secara berkelompok
Kelemahan
Volume bisnis MICE yang kecil
Resort berjarak 500 meter dari pantai
Aktivitas berenang di laut terbatas karena ubur – ubur dan arus yang deras
Ruang konvensi terbatas pada satu ruangan besar dan hanya terdapat satu ruang diskusi
dengan ukuran yang kecil
Akses menuju sarana dikendalikan oleh maskapai – maskapai penerbangan
Keterbatasan fasilitas makanan dan minuman yang khusus untuk MICE
Ancaman
Pasar paket tour liburan domestik yang semakin menurun
Penurunan ekonomi di wilayah Asia dan efeknya terhadap pariwisata internasional
Meningkatnya persaingan, baik lokan maupun domestik
Peluang
Bisnis liburan domestik semakin meningkat
Peningkatan bisnis insentif dan konvensi domestik di sarana – sarana peristirahatan
Analisis SWOT memungkinkan tim pemasaran untuk menentukan sasaran – sasaran
pemasaran secara umum dari sarana tersebut untuk satu tahun ke depan. Sasaran – sasaran
tersebut berkaitan dengan peluang dan kekuatan yang didapatkan dari analisis situasi.
Pemahaman atas kelemahan dari dan ancaman terhadap sarana tersebut juga mempengaruhi
bagaimana cara mencapai sasaran – sasaran tersebut. Contohnya, tim pemasaran memutuskan
untuk memasuki pasar bisnis insentif domestik Australia (salah satu peluang yang
37
Silvy T. Sambuaga
diidentifikasikan) dalam satu tahun ke depan untuk memperluas bauran bisnis dari sarana
peristirahatan.
Profil : Kelengkapan Faktor Destinasi/Analisis Fitur dan Manfaat Produk
Berdasarkan sasaran – sasaran pemasaran di atas, tim pemasaran kemudian dapat
menyusun :
Profil kelengkapan faktor destinasi para pengambil keputusan industri MICE tidak hanya
harus mempertimbangkan faktor – faktor dari sarana atau lokasi peristirahatan tersebut, tetapi
juga daya tarik dari keseluruhan destinasi dalam proses pemilihan oleh pelanggan. Oleh karena
itu, akan lebih baik apabila tim pemasaran sarana peristirahatan mempelajari destinasi tersebut
secara keseluruhan termasuk kelengkapan faktor – faktornya dan menentukan faktor – faktor
mana yang menawarkan manfaat komparatif kepada pelanggan. Faktor – faktor yang
diidentifikasikan sebagai produk – produk MICE yang bermanfaat kemudian dapat disertakan
dalam rencana tindakan pemasaran dan penjualan dari sarana tersebut.
Analisis fitur dan manfaat produk analisis ini yang kemudian dikombinasikan dengan
profil kelengkapan faktor destinasi, akan menghasilkan suatu daftar manfaat – manfaat produk
yang dapat digunakan dalam strategi – strategi pemosisian pemasaran dan penjualan. Proses
penjualan yang efektif dari acara – acara insentif dan acara – acara MICE lainnya di istilahkan
oleh Hartley dan Witt sebagai suatu proses berbasiskan pengetahuan (1992). Para staf
penjualan dan pemasaran dari sarana teersebut harus memahami kebutuhan dari klien – klien
mereka dan juga manfaat – manfaat produk yang teersedia untuk memenuhi kebutuhan –
kebutuhan tersebut. Contohnya, beberapa sarana – sarana peristirahatan di Australia
menawarkan fasilitas dan pelayanan untuk penitipan anak pada pelanggan, yang
mengindikasikan pemahaman mereka atas adanya kebutuhan tersebut. Fasilitas penitipan anak
memungkinkan para pelanggan MICE untuk bersantai dan menikmati acara (Varey 1998).
Segmen Pasar yang Ditargetkan
Berdasarkan analisis atas fitur dan manfaat dari sarana peristirahatan/destinasi, Tropicana
Beach Resort menetapkan suatu sasaran yang lebih luas yaitu untuk menargetkan pasar insentif
domestik Australia dalam satu tahun ke depan.
38
Silvy T. Sambuaga
Pasar –pasar targeet dapat disegmentasi berdasarkan geografi, demografi, maksud
kunjungan, dan psikografik (Richardson 1996). Tim pemasaran memilih untuk mensegmentasi
pasar secara geografis, dengan menargetkan para pengambil keputusan tingkat II, seperti para
PCO dan agen – agen insentif di Sydney, Brisbane, dan Melbourne. Segmentasi ini dapat
dilakukan kareena, seperti di diskusikan pada bab 6, para PCO dan agen – agen insentif yang
ada di dalam pasar dapat di identifikasikan, diukur, dan akses. Selanjutnya, kriteria “maksud
dari kunjungan” dapat digunakan untuk menargetkan para PCO dan agen – agen insentif yang
mengontrol pangsa pasar yang cukup besar dalam bisnis perjalanan insentif. Setelah proses
segmentasi ini selesai, tim pemasaran kemudian dapat menggabungkan sasaran – sasaran ini
ke dalam suatu bauran pemasaran dan rencana tindakan penjualan langsung untuk tahun depan.
Riset Pasar
Riset pasar yang dapat diandalkan sangat penting bagi para penmasar penyedia jasa
peristirahatan dalam industri MICE pada saat ini. Riset yang demikian dapat dikumpulkan
dengan berbagai cara, termasuk survei pelanggan yang formal, grup fokus dan umpan balik
dari pertemuan penjualan. Riset ini dapat diarahkan untuk mengetahui kebutuhan pelanggan
dan dimana lokasi pelanggan.
Tujuan dari buku ini bukanlah untuk membahas mengenai metode – metode riset bisnis
dan sosial kontenporer, namun perlu ditekankan bahwa sangat penting bagi para pemasar untuk
melakukan bentuk riset untuk memastikan kebutuhan dari pelanggan – pelanggan yang
ditargetkan. Dalam kasus Tropicana Beach Resort, beberapa hal dapat dilakukan seperti
melakukan survei melalui pertemuan penjualan, membentuk grup – grup fokus dibeberapa kota
besar, atau melalui survei tertulis yang dapat diberikan kepada para PCO atau agen – agen
insentif yang telah di identifikasi.
Salah satu cara praktis yang dapat digunakan oleh suatu sarana peristirahatan untuk
menemukan pelanggan – pelanggan potensialnya adalah dengan menggunakan teknologi
terutama internet. Contohnya, untuk mengakses situs fasilitas dan pelayanan MICE dari
Sheraton Mirage, Port Douglas melalui internet. Mula – mula suatu menu informasi harus
dilengkapi. Setelah itu para PCO, agen – agen insentif, atau pengguna terakhir untuk
mengakses berbagai informasi mengenai fasilitas dan pelayanan MICE di Sheraton Mirage,
Port Douglas, demikian juga, Sheraton akan dapat menyimpan informasi tersebut kedalam
39
Silvy T. Sambuaga
sebuah pangkalan data, yang kemudiandapat ditinjau kembali oleh staf – staf penjualan
Sheraton.
Suatu cara praktis yang lain untuk mengidentifikasi pelanggan – pelanggan MICE
potensial adalah dengan mengunjungi lobi dari fasilitas milik pesaing. Hanya dengan membaca
papan pengumuman konvensi, anda akan dapat mengidentifikasi siapa tipe bisnis MICE apa
yang masuk ke dalam area pasar anda.
Strategi Pemosisian dan Bauran Pemasaran
Rencana tindakan ini, yang mencakup periode satu tahun menjabarkan secara bulanan
aktivitas – aktivitas komunikasi ini, seperti yang dibahas dalam bab 6, termasuk materi – materi
kolateral (pendukung) iklan, publisitas dan hubungan publik, pemasaran langsung, promosi
penjualan, dan penjualan langsung. Isu – isu seperti pencitraan produk yang konsisten dan
diferensiasi produk dapat juga dipertimbangkan.
Pada kasus Tropicana Beach Resort, berikut ini adalah contoh – contoh aktivitas
komunikasi dalam rencana tindakan yang dapat diberlakukan. Semua aktivitas berhubungan
dengan sasaran pemasaran secara umum, yaitu untuk meningkatkan jumlah grup insentif
berukuran kecil sampai menengah yang menggunakan jasa sarana peristirahatan tersebut.
Setiap aktivitas komunikasi digaris bawahi secara individual, bersama dengan bulan dimana
aktivitas tersebut harus dimulai atau direncanakan. Tindakan – tindakan pemasaran yang
spesifik dikategorikan berdasarkan area bauran komunikasi yang relevan (contohnya materi
kolateral/bahan pembantu).
Materi Kolateral
1. Menghasilkan suatu brosur promosi yang menampilkan fasilitas, pelayanan, dan manfaat –
manfaat yang di tawarkan oleh Tropicana Beach Resort sebagai sarana pertemuan untuk
grup – grup insentif berukuran kecil sampai menengah (Januari).
2. Menghasilkan berbagai materi promosi bisnis insentif untuk membantu para PCO dan agen
– agen insentif dalam melakukan kampanye – kampanye penyuratan langsung kepada
pelanggan (Februari).
40
Silvy T. Sambuaga
Iklan
1. Memulai produksi sebuah iklan cetak mengenai kerjasama dengan CVB/Ansett Australia,
yang akan ditampilkan secara tiga bulanan dalam majalah Convention & Incentive
Marketing (CIM) (Januari).
2. Menghasilkan sebuah iklan cetak mengenai fasilitas pertemuan yang akan ditampilkan
secara tiga bulanan dalam Convention & Incentive Marketing (CIM) (Februari).
Hubungan Publik dan Publisitas
1. Menulis artikel – artikel dalam media massa yang ditujukan untuk pelanggan dan industri
yang mengumumkan dibukanya fasilitas klub anak – anak yang baru untuk delegasi
konvensi (Januari). Yang akan ditampilkan pada bulan Februari.
2. Merencanakan acara resepsi/makan siang khusus untuk media industri di Sydney,
Melbourne, dan Brisbane pada bulan Maret untuk mempromosikan sarana tersebut sebagai
suatu lokasi destinasi insentif (melibatkan CVB dan wakil dari maskapai penerbangan lokal)
(Januari).
Pemasaran Langsung
1. Menyusun suatu pangkalan data yang berisi daftar semua PCO dan agen – ageen insentif di
pasar – pasar target (Januari)
2. Mengembangkan suatu selebaran promosi penyuratan langsung yang menekankan fasilitas
klub anak- anak yang baru (Maret)
3. Mengirimkan selebaran tersebut secara langsung kepada semua PCO dan agen insentif yang
telah di identifikasi (April).
Promosi Pemasaran
Mengembangkan sebuah paket permainan aktivitas anak – anak khusus dan
mendistribusikannya pada semua PCO dan agen insentif yang telah di identifikasi
(mematerialisasi produk tersebut) (Januari).
41
Silvy T. Sambuaga
Penjualan Langsung
1. Mengidentifikasi para PCO dan agen – agen insentif terpilih di kota – kota besar untuk
menargetkan pertmuan – pertemuan penjualan secara individual (Januari).
2. Melakukan panggilan – panggilan telepon penjualan untuk mengidentifikasi PCO dan agen
– agen insentif di Brisbane (Maret).
Contoh – contoh ini mengemukakan tipe – tipe aktivitas komunikasi pemasaran yang
dapat direncanakan untuk mencapai sasaran – sasaran pemasaran dan penyedia jasa untuk
memasuki bisnis – bisnis yang berkaitan dengan MICE. Untuk setiap sasaran pemasaran
yang telah ditetapkan dalam hal ini, meningkatkan bisnis insentifdan meningkatkan bisnis
liburan domestik harus direncanakan aktivitas – aktivitas bauran komunikasi tersendiri.
Aktivitas – aktivitas komunikasi pemasaran ini dimasukkan kedalam sebuah jadwal
bulanan. Bulan pelaksanaan dari setiap aktivitas komunikasi ini kemudian ditentukan.
Selain aktivitas – aktivitas tersebut, siapa saja anggota tim pemasaran yang bertanggung
jawab melaksanakannya dan perkiraan anggaran untuk setiap aktivitas juga disertakan.
Jadwal rencana tindakan yang demikian akan menjadi sebuah peta penentu arah yang
terfokus bagi semua anggota tim untuk tahun selanjutnya, selain memungkinkan terjadinya
variasi – variasi dalam anggaran dan aktivitas apabila di perlukan.
Diskusi kita mengenai proses pemasaran sekarang sudah selesai. Bagian selanjutnya
dalam bab ini akan berfokus pada penerapaan aktivitas bauran komunikasi yang terakhir
yaitu penjualan langsung. Isu – isu administrasi penjualan dan penerapan mereka dalam
industri MICE Australia juga akan didiskusikan.
42
Silvy T. Sambuaga
MODUL 6. PENJUALAN DAN PROMOSI MICE
1. TUJUAN
Mahasiswa mampu menjelaskan tempat tujuan pemasaran
Mahasiswa mampu menjelaskan rencana kerja pemasaran
Mahasiswa mampu menjelaskan tentang penjualan MICE
Mahasiswa mampu menjelaskan tentang promosi MICE
2. URAIAN MATEERI
Tempat Tujuan Pemasaran
Penjualan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari proses pemasaran. Suatu proses
pemasaran yang efektif akan menimbulkan kesadaran pelanggan atas produk dan
kecenderungan untuk membeli. Agar suatu proses pemasaran dapat menjadi efektif, penyedia
jasa harus menerapkannya melalui sebuah rencana tindakan penjualan yang tepat. Pencitraan
ulang, iklan, dan promosi saja tidak akan memastikan kesuksesan suatu penyedia jasa untuk
industri MICE. Industri MICE adalah sebuah industri manusia. Suatu penyedia jasa bukan
sekedar sebuah sarana peristirahatan, CVB, atau fasilitas pertemuan melainkan suatu solusi
atas masalah – masalah manusia (Hartley & Witt 1992).
Diskusi selanjutnya mengindikasikan bagaimana suatu administrasi penjualan yang efektif
dapat menjadi bagian yang penting dari suatu proses pemasaran secara keseluruhan. Sekali
lagi, bagian ini tidak dimaksudkan untuk meninjau dan mendiskusikan “dasar – dasar teori
penjualan”, namun lebih memahami bagaimana isu – isu penjualan yang spesifik dihubungkan
dengan aktivitas pemasaran dari sebuah penyedia jasa kontenporer untuk industri MICE.
Administrasi Penjualan
Para penyedia jasa primer dan sekunder untuk industri MICE harus mengoordinasikan
aktivitas penjualan mereka secara hati – hati dan terorganisir. Aktivitas ini harus konsisten
dengan segmen – segmen pasar yang ditargetkan dan dengan sasaran – sasaran komunikasi
pemasaran lainnya. Dengan demikian, penjualan dan administrasi penjualan merupakan suatu
43
Silvy T. Sambuaga
proses yang terkoordinir dan didukung oleh rencana tindakan pemasaran yang telah ditetapkan.
Contohnya, sebuah penyedia jasa dapat melakukan kegiatan pemasaran langsung kepada
sejumlah PCO yang ditargetkan di Melbourne. Hal ini dapat melibatkan pengiriman paket
informasi yang terperinci yang menjelaskan produk dari penyedia jasa. Kemudian setelah para
PCO menerima informasi pemasaran langsung tersebut, penyedia jasa dapat melanjutkan
dengan melakukan pertemuan penjualan langsung, dengan asumsi bahwa PCO tersebut telah
memiliki pengetahuan awal tentang produk yang ditawarkan. Dengan demikian, aktivitas
penjualan menjadi terhubung dengan aktivitas – aktivitas rencana tindakan pemasaran tertentu.
Administrasi penjualan melibatkan manajemen angkatan penjual dan manajemen
pelanggan. Para penyedia jasa secara historis mengelolah dan menyusun struktur tenaga
penjual mereka berdasarkan aktivitas staf penjual internal dan staf penjual eksternal. Staf
penjual internal mendukung aktivitas – aktivitas penjualan di luar sarana dan mengoordinasi
arah penjualan dalam kaitannya dengan rencana tindakan pemasaran secara keseluruhan.
Mereka juga :
Melakukan tindakan susulan atas semua petunjuk mengenai peluang – peluang penjualan
dan pertanyaan – pertanyaan mengenai penjualan
Menyusun pangkalan data pelanggan
Mengelolah penawaran harga (quote) dan kontrak penjualan
Menjalin hubungan yang efektif dengan divisi – divisi lain, seperti, makanan dan minuman,
pemesanan tempat, dan seterusnya, dan bertindak sebagai titik penghubug “tunggal” untuk
pelanggan
Membantu dalam merencanakan pertemuan penjualan/acara promosi industri
Menyusun materi – materi kolateral/pembantu
Membantu mengkoordinasi grup – grup eksternal dan internal
Mengkoordinasi aktivitas – aktivitas pemasaran internal
Menyelesaikan masalah
Menangani inspeksi – inspeksi lokasi
Menyelenggarakan inspeksi lokasi merupakan suatu aktivitas penjualan yang sangat
penting bagi para penyedia jasa primer untuk industri MICE. Inspeksi lokasi, yang di Australia
juga diistilahkan sebagai kunjungan – kunjungan “pembelajaran” atau “pengenalan”
merupakan bagian yang penting dari suatu proses “berbasiskan pengetahuan” yang bertujuan
meningkatkan pengtahuan para pengambil keputusan mengenai suatu produk. Sebuah riset
44
Silvy T. Sambuaga
oleh Meeting Planners International (dirujuk dalam Gatrell 1991) menemukan bahwa 90
persen dari perencanaan pertemuan yang disurvei lebih menyukai metode inspeksi lokasi untuk
mempelajari suatu lokasi MICE. Pandangan ini didukung oleh riset oleh Vogt dkk. (1994),
yang menemukan bahwa pengalaman sebelumnya merupakan sumber informasi yang
didapatkan secara pribadi ini.
Dengan demikian, sangat pentinga bagi para staf penjualan dan pemasaran internal dari
suatu penyedia jasa untuk menyelenggarakan kegiatan – kegiatan inspeksi lokasi yang
terkelolah dengan baik, efisien, dan ditargetkan dengan baik berarti cerdas dan kreatif efisien
berarti grup klien dilayani dengan cukup dan efisien dan ditargetkan dengan baik berarti
menyadari bahwa setiap PCO dan pengambil keputusan MICE itu berbeda dan memiliki
kebutuhan dan tipe bisnis yang juga berbeda – beda, sehingga inspeksi lokasi harus didesain
berdasarkan pertimbangan tersebut. Mendesain suatu inspeksi lokasi dengan tepat dapat
dilakukan dengan mempromosikan agar para pengambil keputusan MICE menginap atau
berkunjung ke sarana peristirahatan baik secara perorangan maupun dalam grup. Sebagai suatu
aktivitas promosi penjualan, penyedia jasa sarana peristirahatan mungkin dapat memberikan
penawaran paket – paket akomodasi dengan harga khusus atau FOC (free of charge/bebas
biaya) pada para pengambil keputusan MICE, yang dapat mereka gunakan kapan saja untuk
berkunjung ke fasilitas pertemuan/sarana peristirahatan dari penyedia jasa. Sekali lagi,
kunjungan – kunjungan inspeksi lokasi “individual” ini harus terkoordinir dengan baik untuk
memastikan kunjungan bermanfaat.
Staf penjualan eksternal umumnya beroprasi di lingkungan eksternal. Mereka :
Mengkoordinasi dan mengelolah aktivitas – aktivitas penjualan dan pemasaran yang
kooperatif dengan penyedia – penyedia jasa lainnya di detinasi mereka seperti CVB,
maskapai penerbangan, atau lokasi – lokasi hiburan
Mendapatkan umpan balik pasar mengenai peluang – peluang penjualan dan pemasaran,
aktivitas – aktivitas pesaing, dan kebutuhan klien
Bekerjasama dengan staf – staf penjualan internal saat penanganan grup pelanggan
berpindah dari aktivitas – aktivitas penjualan ke operasi internal
Mendukung aktivitas – aktivitas hubungan publik dan publisitas
Melakukan pertemuan – pertemuan penjualan langsung untuk meningkatkan pengetahuan
pelanggan, mengembangkan hubunhan – hubungan dengan pelanggan, dan melakukan
penjualan (penjualan langsung akan didiskusikan lebih jauh dalam bagian selanjutnya).
45
Silvy T. Sambuaga
Pertemuan Penjualan
Pertemuan - pertemuan penjualan secara langsung , atau tatap muka, sangat penting untuk
memungkinkan penyedia jasa :
Mendapatkan komitmen untuk membeli dari pelanggan
Mendapatkan informasi persaingan dalam pasar
Menerima informasi umpan balik produk/pelayanan
Menjalin hubungan dengan pelanggan
Suatu pendekatan penjualan yang profesional sangat penting dalam melakukan penjualan
langsung. Pendekatan ini didasarkan pada sebuah produk yang baik, dan pengetahuan
mengenai para pesaing dan klien. Penjualan sarana untuk insentif dan konferensi yang efektif
merupakan suatu proses yang “berbasiskan pengetahuan”. Seorang staf penjualan yang
profesional memilikipemahaman yang lengkap atas fitur dan manfaat dari produk yang
ditawarkannya dan kelebihan komparatif dari kelengkapan faktor destinasi. Pengetahuan tidak
hanya berarti kredibilitas (Morrison 1966) hal ini juga memungkinkan staf penjualan tersebut
untuk menjadi penyelesai masalah yang lebih efektif bagi klien. Dengan demikian, aktivitas
pemasaran yang menganalisis fitur dan analisis dari produk penyedia jasa ini berhubungan
langsung dengan aktivitas – aktivitas penjualan langsung.
Seorang staf penjualan harus memiliki wewnang dalam mengambil keputusan di lokasi di
hadapan para pengambul keputusan MICE. Hal ini akan memebrikan staf penjualan tersebut
kredibilitas yang lebih besar di mata para pengambil keputusan dan memungkinkan mereka
‘merampungkan’ penjualan klien.
Perencanaan merupakan bagian yang penting dari aktivitas penjualan langsung dan
melibatkan :
Mendapatkan sebanyak mungkin informasi mengenai pengambil keputusan MICE sebelum
melakukan pertemuan penjualan
Memahami bauran bisnis dari pengambil keputusan (contohnya insentif, pertemuan kecil,
asosiasi)
Mendapatkan semua informasi yang mungkin didapatkan mengenai pengambil keputusan
dari penyedia jasa lainnya dan dari pesaing
Mempelajari peluang – peluang penjualan potensial
46
Silvy T. Sambuaga
Mendapat janji temu penjualan – harus dipilih waktu yang paling sesuai bagi klien agar
mereka tidak merasa didesak dan lokasi yang dipilih harus tenang dan cocok untuk
menghindari gangguan
Dalam melakukan pertemuan penjualan, para staf penjualan harus tepat waktu. Ingatlah bagi
klien, seorang staf penjual adalah perusahaan yang diwakilinya (Morrison 1966). Bagaimana
staf penjual itu mempresentasikan dan membawa dirinya akan mencerminkan organisasi yang
mempekerjakannya. Apabila ia tidak tepat waktu maka para kliennya akan berpikir bahwa
perusahaannya akan menangani semua bisnis dengan cara yang sama.
Keahlian komunikasi yang baik merupakan suatu keharusan bagi seorang penjuala
profesional. Keahlian komunikasi utama yang digunakan adalah mendengar. Hal ini tidak
berarti abhwa staf penjual tidak berperan aktif dalam diskusi melainkan mengimplikasikan
bahwa seorang tenaga penjual tidak akan memahami kebutuhan para pelanggannya dan
seberapa pentingnya kebutuhan itu bagi mereka apabila mereka tidak bertindak sebagai seorang
pendengar yang aktif. Melalui mendengarkan secara aktif, staf penjual dapat mengungkap
kebutuhan – kebutuhan dari klien mereka,yang kemudian memungkinkan mereka memenuhi
kebutuhan tersebut melalui salah satu manfaat dari produk mereka. Mendengarkan secara aktif
juga memungkinkan staf penjual untuk memahami tingkat pengalaman dari pengambil
keputusan dalam mengorganisasi suatu acara. Taylor (dirujuk dalam Hartley & witt 1992)
menekankan pentingnya mengadaptasikan pendekatan penjualan dengan tingkat pengalaman
dari seorang organisator dalam mengelolah acara – acara sebelumnya.
Selain itu, bahasa tubuh yang sesuai juga akan memungkinkan seorang staf penjual untuk
merampungkan penjualan secara efektif setelah cukup banyak kebutuhan pelanggan yang dapat
dipenuhi. Apabila staf penjual tersebut telah mendeteksi suatu ‘sinyal membeli’dari pelanggan,
mungkin tiba saatnya untuk merampungkan penjualan. Disinilah dimana banyak staf penjual
gagal mencapai sasaran mereka. Banyak yang tidak ‘meminta klien untuk membeli’. Penjualan
jasa merupakan suatu aktivitas yang tidak berwujud, sehingga untuk merampungkan penjualan
seorang tenaga penjual mungkin hanya akan mendapatkan suatu ‘komitmen’ dari pengambil
keputusan untuk menggunakan produk mereka dalam jangka pendek atau jangka panjang. Jadi,
mereka harus meminta klien membeli produk mereka dan tidak pernah meninggalkan suatu
situasi penjualan hanya dengan berkata ‘hubungi saya jika anda membutuhkan saya’.
Pertemuan penjualan langsung juga merupakan peluang yang tepat untuk bekerjasama
penyedia – penyedia jasa lainnya dalam wilayah destinasi penjualan. Seorang staf penjual harus
47
Silvy T. Sambuaga
mempertimbangkan untuk bekerjasama dan melangsungkan pertemuan penjualan bersama –
sama dengan penyedia jasa CVB dan maskapai penerbangan lokal. Para penyedia jasa ini
bukan merupakan pesaing – pesaing dari staf penjualan tersebut dan bersama – sama mereka
dapat menjadi suatu tim yang efektif dan dapat dipercaya. Aktivitas – aktivitas kerjasama yang
demikian juga akan memungkinkan staf penjual untuk mengakses klien – klien potensial yang
baru melalui pangkalan data – data milik penyedia – penyedia jasa yang lain.
Bekerjasama penyedia jasa yang lain (contohnya suatu sarana peristirahatan sapat
bekerjasama dengan sebuah maskapai penerbangan) dalam menjual kepada seorang pengambil
keputusan MICE juga akan memungkinkan staf penjualan tersebut untuk menyelesaikan
masalah secara lebih efektif. Kemampuan menyelesaikan masalah ini merupakan bagian yang
penting dari proses penjualan. Bekerjasama dalam suatu pertemuan penjualan memungkinkan
penyedia jasa tersebut untuk menyelesaikan masalah – masalah transportasi dan kapasitas.
Selain itu, sebagai bagian dari suatu rangkaian penyedia jasa, staf penjual tersebut dapat
menawarkan penghematan melalui paket – paket tour sehingga dapat memenuhi kebutuhan
anggaran dari pengambil keputusan dan memperbesar kemungkinan merampungkan
penjualan.
Setelah melakukan pertemuan penjualan, sangat penting untuk selalu melakukan kontak
lanjut (Follow up). Sangat jarang seorang staf penjual akan meninggalkan sebuah pertemuan
penjualan tanpa adanya beberapa aktivitas yang perlu dilengkapi atau diselesaikan untuk klien.
Apabila memungkinkan, seorang staf penjual harus selalu memiliki alasan untuk mengontak
kliennya kembali. Hal ini mungkin sekedar berupa pengiriman informasi tambahan untuk
produk tersebut atau memberikan detail – detail kontak dari para penyedia jasa lainnya.
Aktivitas komunikasi lanjutan, apabila dilakukan secara efisien dan tepat waktu, akan
memperkuat lagi kredibilitas staf penjual tersebut sebagai seorang penyedia jasa. Proses kontak
lanjut ini juga memungkinkan seorang staf penjual untuk menentukan dengan pengambil
keputusan MICE yang mana ia akan menjalin ‘hubungan’ penjualan dan pemasaran dan apakah
ia bisa mendapatkan pasar penjualan dan peluang riset tambahan dengan berkembangnya
hubungan tersebut.
Isu Harga
Berbagai isu yang berkaitan dengan harga dapat berdampak terhadap efektivitas dari
administrasi penjualan. Negosiasi kontak dapat merupakan suatu aktivitas yang sulit bagi
48
Silvy T. Sambuaga
seorang staf penjual. Seringkali para tenaga penjual sangat berkeinginan untuk merampungkan
penjualan, namun mereka harus tetap mengingat untuk siapa mereka bekerja. Ini berarti bahwa
penjualan tidak hanya berarti menawarkan harga yang paling murah melainkan untuk
mendapatkan harga terbaik untuk suatu produk. Terkadang seorang staf penjual harus
mengambil keputusan mengenai apakah mereka ‘sanggup menerima’ bisnis dari pelanggan.
Saat memberikan penawaran harga kepada seorang pengambil keputusan MICE, sudah
cukup umum untuk menyediakan sedikit ruang untuk dinegosiasikan. Para organisator acara
MICE sering bekerja berdasarkan biaya per orang, yang harus mencakup biaya akomodasi,
makanan dan minuman, ruang pertemuan, dan rekreasi.
Salah satu tantangan utama bagi para penyedia jasa untuk industri MICE di Australia pada
saat ini adalah non-standarisasi dari kontak dan terutama, tidak adanya standar industri yang
diterima secara universal yang mengatur penggunaan biaya pembatalan dan uang jaminan
(Abbey & Link 1994). Situasi seperti ini dapat mengancam ‘hubungan’ yang telah terjalin
dengan seorang pengambil keputusan MICE. Akan selalu ada keinginan untuk ‘mereservasi’
(memesan tempat) untuk suatu bisnis, namun sulit untuk menentukan apa yang harus dilakukan
apabila klien harus membatalkan atau tidak mampu memberikan uang jaminan atas
reservasinya.
Riset yang dilakukan oleh Hartley dan Witt (1991) telah mengindikasikan alasan – alasan
yang mendasari bagaimana dan mengapa para penyedia jasa bereaksi terhadap situasi ini.
Mengenai alasan mengapa tidak memberlakukan suatu kebijakan pembatalan yang standar, 46
% dari pengusaha hotel yang disurvei mengindikasikan bahwa biaya pembatalan menimbulkan
perasaan yang kurang enak dan dapat menyebabkan kehilangan pelanggan. 35 % yang lain
percaya bahwa kebijakan yang demikian tidak diperlukan karena pembatalan jarang terjadi, 30
% sedang mempertimbangkan untuk memberlakukan kebijakan seperti itu, dan 14 % percaya
bahwa kebijakan – kebijakan yang demikian tidak akan berhasil. Di antara para pengusaha
hotel yang saat ini telah memberlakukan suatu kebijakan pembatalan yang standar, 65 %
mengindikasikan bahwa mereka tidak menerapkan kebijakan tersebut karena takut kehilangan
itikat baik dari pelanggan (terutama pelanggan yang sering berkunjung). Sekitar 26 % dari
responden mengindikasikan bahwa mereka akan meniadakan biaya pembatalan apabila
pelanggan mereservasi ulang acara MICE tersebut pada hari ayng lain (suatu pendekatan
penyelesaian masalah yang efektif).
49
Silvy T. Sambuaga
Isu harga lainnya yang cukup sering ditemui adalah seringkali terdapat lebih dari satu PCO
atau pengambil keputusan tingkat II yang meminta penawaran harga untuk suatu bisnis dari
pelanggan akhir yang sama. Sebuah perusahaan otomotf yang besar dapat saja memberikan
tender kepada satu atau lebih organisator konferensi yang kemudian berhubungan dengan
beberapa penyedia jasa yang bersaing. Jadi, sangat penting bagi penyedia jasa untuk tidak
menunjukkan sikap pilih kasih (kecuali apabila memang disengaja) dengan memberikan harga
yang lebih murah pada seorang PCO dibanding pada PCO saingannya. Penyedia jasa tersebut
mungkin tidak akan mendapatkan bisnis dari perusahaan otomotif tersebut, namun mereka juga
tidak mengecewakan para PCO yang terlibat yang mungkin mengendalikan sejumlah besar dari
bisnis – bisnis mereka di masa depan.
Dan terakhir, suatu peringatan bagi para staf penjual yang terlibat dalam penyusunan
kontrak dan negosiasi finansial yang berkaitan dengan para pengambil keputusan MICE.
Setelah kontrak dinegosiasikan dan detail – detailnya disetujui, staf penjual harus memulai
suatu fase transisi untuk mengalihkan tanggung jawab operasional kepada tim penjualan
internal dan operasi internal. Hal ini tidak berarti bahwa staf penjualan tersebut tidak lagi
terlibat dengan kliennya, melainkan bertujuan untuk memberikan lebih banyak waktu bagi staf
penjual tersebut untuk mencari bisnis yang baru sementara di saat yang tetap mempertahankan
hubungan pemasaran yang positif dan berkelanjutan dengan kliennya. Hubungan yang positif
ini akan dipertahankan dan diperkuat karena staf penjual tersebut kemudian tidak lagi terlibat
dengan fungsi – fungsi akunting dan transaksi yang spesifik yang berkenaan dengan pergerakan
grup pelanggan. Staf penjual tidak perlu lagi mengejar – ngejar pembayaran uang jaminan, dan
yang lainnya, untuk kepentingan divisi akunting. Aktivitas – aktivitas yang demikian dapat
memberikan dampak yang negatif dan menghambat efektivitas mereka di masa depan.
50
Silvy T. Sambuaga
3. RANGKUMAN
Penjualan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari proses pemasaran. Suatu proses
pemasaran yang efektif akan menimbulkan kesadaran pelanggan atas produk dan
kecenderungan untuk membeli. Agar suatu proses pemasaran dapat menjadi efektif, penyedia
jasa harus menerapkannya melalui sebuah rencana tindakan penjualan yang tepat. Pencitraan
ulang, iklan, dan promosi saja tidak akan memastikan kesuksesan suatu penyedia jasa untuk
industri MICE. Industri MICE adalah sebuah industri manusia. Suatu penyedia jasa bukan
sekedar sebuah sarana peristirahatan, CVB, atau fasilitas pertemuan melainkan suatu solusi
atas masalah – masalah manusia (Hartley & Witt 1992).
Administrasi penjualan melibatkan manajemen angkatan penjual dan manajemen
pelanggan. Para penyedia jasa secara historis mengelolah dan menyusun struktur tenaga
penjual mereka berdasarkan aktivitas staf penjual internal dan staf penjual eksternal. Staf
penjual internal mendukung aktivitas – aktivitas penjualan di luar sarana dan mengoordinasi
arah penjualan dalam kaitannya dengan rencana tindakan pemasaran secara keseluruhan.
Pertemuan penjualan langsung juga merupakan peluang yang tepat untuk bekerjasama
penyedia – penyedia jasa lainnya dalam wilayah destinasi penjualan. Seorang staf penjual harus
mempertimbangkan untuk bekerjasama dan melangsungkan pertemuan penjualan bersama –
sama dengan penyedia jasa CVB dan maskapai penerbangan lokal. Para penyedia jasa ini
bukan merupakan pesaing – pesaing dari staf penjualan tersebut dan bersama – sama mereka
dapat menjadi suatu tim yang efektif dan dapat dipercaya. Aktivitas – aktivitas kerjasama yang
demikian juga akan memungkinkan staf penjual untuk mengakses klien – klien potensial yang
baru melalui pangkalan data – data milik penyedia – penyedia jasa yang lain.
51
Silvy T. Sambuaga
4. TUGAS
- Latihan – latihan
- Studi kasus
TES
- Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf
S bila pernyataan di anggap Salah.
- Esay
SOAL
Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf S bila
pernyataan di anggap Salah.
1. B – S Penjualan MICE merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari proses
Pemasaran
2. B – S Suatu pendekatan penjualan yang profesional sangat penting dalam penjualan
tidak langsung.
3. B – S Dalam melakukan pertemuan penjualan staf penjual harus tepat waktu
4. B – S Berbagai isu yang berkaitan dengan harga dapat berdampak terhadap efektivitas
dari administrasi penjualan
5. B – S Staf penjual internal mendukung aktivitas – aktivitas di luar sarana – sarana
mengkoordinasi arah penjualan dalam kaitannya dengan rencana saja.
ESAY
1. Pertemuan – pertemuan penjualan secara langsung atau tatap muka sangat penting
untuk keinginan penyedia jasa. Sebutkan ! bobot 20
2. Apasaja yang dilibatkan perencanaan untuk bagian yang penting dari aktivitas
penjualan langsung ? bobot 20.
52
Silvy T. Sambuaga
MODUL 7. BIDDING : PENAWARAN PENYELENGGARAAN
MICE
1. TUJUAN
Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian tentang bidding
Mahasiswa mampu menjelaskan aspek – aspek bidding
Mahasiswa mampu membuat bidding
2. URAIAN MATERI
Pengertian Bidding
Setiap perusahaan, Asosiasi dan badan usaha lainnya yang hendak menyelenggarakan
kegiatan MICE, diharuskan melalui tahapan bidding sebagai persyaratan oleh pemerintah
Republik Indonesia. Pengertian bidding adalah penawaran penyelenggaraan MICE yang dibuat
oleh pihak penyelenggara sebagai tuan rumah.
Persyaratan Bidding
Dalam buku petunjuk penyelenggaraan Konvensi di Indonesia Tahun 1997 – 1998,
Direktur Jenderal Pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut :
1. Harus diketahui siapa pengambil keputusan (decision makers) dari penyelenggara MICE
dengan mengajukan suatu bidding
2. Dokumen bidding harus mengandung :
Surat pengantar sponsor
Pesan pejabat instansi terkait dengan kegiatan penyelenggaraan MICE tersebut
Keterangan perihal fasilitas penyelenggaraan MICE yang tersedia
Perkiraan biaya, program – program, kemudahan – kemudahan dalam penyelenggaraan
MICE
3. Bila bidding disetujui, maka bentuklah komite pengarah (stering commite), yang menerima
sasaran dan asistensi dari :
Perusahaan penerbangan (airlines)
Pejabat pariwisata (tourism authoities)
53
Silvy T. Sambuaga
Biro konvensi (convention bureau)
Konsultan profesional (profesional consultants)
4. Rincian maksud dan tujuan MICE untuk mengetahui :
Perkiraan jumlah peserta
Susunan acara keseluruhan (persidangan, pameran, events resmi maupun sosial, program
untuk para istri dan anak – anak serta tamu – tamu VIP)
Penentu lokasi
Penentu jadwal
Penyusunan anggaran sementara
5. Pembentukan komite pelaksana serta sekretariat dan subkomitenya.
Di Indonesia, peraruran teknis operasional penyelenggaraan MICE telah diatur pemerintah
Indonesia melalui instansi terkait, namun untuk kegiatan persidangan konvensi berskala
internasional, penawaran atau bidding bisa datang dari berbagai negara yang ingin menjadi
tuan rumah penyelenggara kegiatan.
Prosedur Pengajuan Bidding Adalah Sebagai Berikut :
- Langkah awal adalah dengan mengadakan penjajakkan terlebih dahulu, baik secara formal
maupun informal. Hal ini berarti, prosedur tersebut bisa melalui korespondensi, email dalam
bentuk perkenalan yang bersifat informatif, atau di dahului dengan pendekatan melobi
(lobbying) pemilik kegiatan MICE.
- Apabila ada tanda – tanda bahwa prosedur formal sudah bisa dimulai, maka surat penawaran
resmi dapat dilayangkan kepada convener dalam bentuk proposal. Dalam proposal disertai
lampiran – lampiran yang berisi dokumen penunjang dalam format sebagaimana syarat yang
diatur pada peraturan teknis operasional penyelenggaraan kegiatan konvensi, baik oleh
pemerintah Indonesia, maupun kaidah – kaidah atau peraturan – peraturan bidding
internasional. Dalam hal ini, organisasi – organisasi yang telah berpengalaman menangani
kegiatan – kegiatan bisnis persidangan konvensi sedunia, bisa dijadikan sebagai contoh
seperti, kegiatan World Tourism Organization (WTO), Pasific Asia Travel Assosiation
(PATA), International Assosiation of Professional Congres Organizer (IAPCO),
International Assosiation of Convention and Visitor Bureaus (IACVB), dll.
- Dokumen bidding ini ditujukan ke alamat pengambil keputusan convener yang ditanda
tangani penanggung jawab penyelenggara kegiatan konvensi (MICE). Dalam proposal
54
Silvy T. Sambuaga
penawaran ini harus dicantumkan perihal tanggung jawab, kemudahan, fasilitas, status
organisasi, peserta, kondisi persidangan, lokasi dan lingkungan, dukungan sponsor,
perusahaan transportasi, pemasok, komunitas setempat serta pengalaman penyelenggara.
Aspek – Aspek Bidding
Aspek – aspek bidding sebagai berikut :
Aspek Umum :
Bidding ditanda tangani oleh pimpinan tertinggi calon penyelenggara kegiatan persidangan
konvensi, didukung oleh pejabat pemerintah terkait dengan industri pariwisata, sponsor serta
perusahaan transportasi lokal maupun internasional
Aspek Teknis :
Lokasi (venues) persidangan memang patut dan mampu menampung berbagai kegiatan dengan
peralatan modern yang dilengkapi dengan ruang sidang umum, sidang komisi, press room
untuk media massa, kantor panitia, banquet room, ruang pertunjukan. Juga ada venues untuk
pameran, pesta dan resepsi, mudah dicapai dari dan ke bandar udara.
Aspek Transportasi :
Jaringan transportasi antara bandar udara, hotel, lokasi persidangan dan ojek – objek
darmawisata (ladies programs, official visits, technical tours).
Aspek Organisasi :
Memiliki perancang, manajer dan koordinator persidangan yang mempunyai akses dengan
perusahaan transportasi, properti akomodasi (hotel, motorinn, convention center), di dukung
oleh masyarakat seni budaya dan bisnis industri pariwisata.
Aspek Finansial :
Menyajikan harga –harga yang wajar (reasonable prices), transfer peserta (delegates), free
transport pass masuk objek – objek wisata, resepsi gala evening dan sponsor.
Hal – hal utama yang perlu diketahui PCO adalah tujuan dan sasaran konvensi yang bakal
ditangani. Hal – hal yang menyangkut tujuan dan sasaran, antara lain :
Ruang lingkup konvensi
55
Silvy T. Sambuaga
Pimpinan panitia
Asosiasi internasional
Para delegasi / peserta
Sektor ekonomi terkait
Kota, kawasan, negeri yang bersangkutan
Kala tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya, maka perlu ada prosedur dan
metode yang diletakkan atas dasar :
1. Maksud dan tujuan persidangan :
Tukar – menukar pengalaman
Mengatasi masalah mencari solusi
Mencari publisitas
Transfer pengetahuan dan keterampilan
Sosialisasi hubungan (komunikasi)
Berkumpul untuk permintaan dan penyediaan (demand & supply)
Menimba ilmu dan ahli (expert’s lecture)
Keputusan pedoman organisasi
2. Badan pemarkarsa nasional atau internasional
Yang bertanggung jawab
Keputusan – keputusan ilmiah
Keputusan – keputusan politik
Biaya tanggung jawab siapa
Bila defisit atau surplus bagaimana
3. Komposisi peserta
Peserta aktif / anggota delegasi
Yang menyertai delegasi
Non anggota
Peserta yang diundang
VIP
Pembicara ahli yang diundang
Press
Peserta teknis dan staf
Jumlah keseluruhannya
56
Silvy T. Sambuaga
4. Segmentasi peserta
Usia
Jenis kelamin
Status sosial
Sendiri / berdua
Asal kebangsaan
Profesi
Motivasi
5. Tata persidangan
Tata letak persidangan
Jumlah hari lama persidangan
Struktur persidangan
Jumlah kamar
Jumlah ruangan
Sidang pleno
Sidang komisi – komisi
Sidang waktu sama beda ruangan
Lokakarya / seminar
Komunikasi bebas
Fasilitas pameran
6. Bahasa resmi persidangan
Tercantum dalam statirinaly
Surat menyurat
Publikasi
Terjemahan simultan
Tanda – tanda dan marka
Staf
Bahasa resmi yang dipergunakan dalam persidangan bisa sampai beberapa atau semua bahasa
resmi yang di akui PBB.
7. Pembicara ahli yang diundang
Biaya perjalanan pergi – pulang
Akomodasi hotel
57
Silvy T. Sambuaga
Honor profesi
Biaya konvensi
8. Venue persidangan
Infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan tersebut
diatas.
9. Jenis pameran
Pameran ilmiah
Pameran teknik
Pameran komersial
Pameran khusus
10. Kegiatan
Kegiatan dalam anggaran atau diluar anggaran
Upacara pembukaan dan resepsi
Malam seni budaya
Pesta selamat berpisah
Santap siang dalam sesi persidangan
Darmawisata untuk para istri dan anak – anak
Darmawisata pra dan pasca persidangan
11. Press
Konferensi pers
Sewa wartawan yang diperbantukan
Newsletter
Trade press
Wawancara pembicara dan tokoh
12. Materi tercetak
Tanda dada / badges
Stationary
Pengumuman perdana
Program sementara
Program final
Note book
Katalog pameran
58
Silvy T. Sambuaga
Jurnal konvensi
Poster
Vouchers
Undangan
Menu
Sertifikat
13. Sekretariat
Bekerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan dikantor sekretariat PCO. Jadwal
dan volume kerja diteliti dengan cermat.
Anggaran MICE
Anggaran Kegiatan Persidangan
Semua kegiatan dan jasa pelayanan tersebut diatas satu persatu harus dianggarkan dan
di biayai. Sangat penting setiap pengeluaran dirinci untuk masing – masing seksi dengan
hati – hati. Sebab, tidak jarang anggaran berbagai kegiatan dalam penyelenggaraan
persidangan konvensi bisa membengkak atau disponsori oleh pihak lain. Misalnya, pesta
pembukaan atau penutupan dan gala dinner disponsori oleh perusahaan korporasi besar yang
menaruh perhatian dan simpati, atau darmawisata (tours) ditanggung oleh biro perjalanan
wisata, atau convener sendiri membiayai berbagai kegiatan atas namanya sendiri. Semua ini
harus disepakati oleh convener dan PCO dalam bentuk persetujuan (agreement) tertulis.
Anggaran Belanja Persidangan
Pengaruh dan Makna Anggaran
Anggaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan
sebagai anggaran belanja, uang tunai, tagihan, pendapatan pengeluaran, baik yang telah
ditetapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variabel.
Betapapun kecil atau besarnya anggaran belanja sebuah persidangan konvensi, program
kegiatan yang diselenggarakan harus selesai dengan sukses. Suatu asosiasi profesi,
walaupun cukup besar, namun dananya sangat terbatas.
Caranya adalah dengan mengupayakan lokasi yang tidak begitu jauh dan jaringan
transportasi, rekreasi dan atraksi yang sderhana tapi menarik, pembicara berbobot tetapi
tidak memasang tarif tinggi.
59
Silvy T. Sambuaga
Dalam perkembangan dan kemajuan bisnis wisata konvensi dewasa ini tampak bahwa pihak
– pihak perusahaan korporasi yang berukuran sedang maupun besar, sedang hangat –
hangatnya memanfaatkan kegiatan bisnis wisata konvensi ini. Hal yang sama juga terjadi
pada asosiasi profesi yang menginginkan kepuasan bagi anggota – anggota melalui wisata
konvensi ini. Dan sudut pandang wisata konvensi disadari bahwa akhir – akhir ini bisnis
wisata konvensi semakin dirasakan pengaruhnya terhadap perusahaan korporasi.
Dan sudut pandang wisata konvensi disadari bahwa akhir – akhir ini bisnis wisata konvensi
semakin dirasakan pengaruhnya terhadap perusahaan – korporasi. Kegiatan – kegiatan
persidangan pendidikan dan pelatihan para karyawan rupanya mampu meningkatkan kinerja
mereka lebih baik, dan lebih profesional. Hal itu berpengaruh langsung kepada kualitas dan
kuantitas produksi, baik berupa barang maupun jasa pelayanan.
Bagi properti hotel, resort, balai sidang dan kawasan wisata, kegiatan bisnis wisata konvensi
ini tentu saja membawa dampak positif. Dengan makin banyak frekuensi kegiatan
persidangan konvensi yang diselenggarakan di tempat mereka akan semakin menambah
pendapatan mereka.
Prosedur dan Pengadaan Anggaran
Beberapa bulan sebelum kegiatan persidangan konvensi dimulai, wakil – wakil properti
(hotel, balai sidang) dan pihak penyelenggara PCO yang ditugaskan oleh convener
mengadakan rapat untuk menentukan prosedur yang akan dipergunkan dalam perhitungan
dan penagihan rekeing pembayaran selanjutnya.
Biasanya, convener memberikan uang muka (deposit) sebagai tanda jadi sebelum kegiatan
dimulai. Tatkala acara kegiatan pertama dimulai, pembayaran lain juga ditambahkan yang
kemudian diikuti dengan pembayaran – pembayaran setelah semua acara rampung digelar.
Selanjutnya pembayaran terakhir dilakukan setelah semua persoalan diselesaikan secara
tuntas. Prosedur ini berlaku atas kepercayaan dan sejarah di masa – masa lalu dimana antara
properti dan convener (dalam hal ini PCO) telah terjalin hubungan kerjasama yang baik.
Perusahaan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan (menyuruh pihak
lain menyelenggarakannya) kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran
secara penuh dan tuntas dikemudian hari. Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling
mempercayai. Karena itu, masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting.
Biasanya dalam kgiatan penyelenggaraan persidangan konvensi besar, perusahaan-
korporasi membayar sewa kamar tamu dan makan untuk para peserta yang berada dibawah
naungan perusahaannya. Namun bagi asosiasi profesi yang menyelenggarakan kegiatan
60
Silvy T. Sambuaga
yang sama, para peserta wajib membayar sewa kamar tamu dan makan masing – masing,
sebab hal ini dipandang sebagai kegiatan milik bersama.
Dalam hal ini, biasanya timbul prosedur pembayaran yang harus dipilih – pilih. Apabila ada
pemasok (supplies) yang terlibat dalam kegiatan ini, pembayaran dilakukan atas persetujuan
pemasok, manajer properti dan perancang persidangan. Sedangkan pembayaran pribadi
(individual) dilakukan antara yang bersangkutan dengan manajer properti. Untuk itu pihak
properti harus memberi pengumuman (information) bahwa pihaknya menerima pembayaran
dengan kartu kredit (credit card) tertentu atau langsung dengan tunai.
Perihal penagihan induk (master account) harus dijelaskan secara rinci, tagihan mana dan
siapa saja yang berhak menandatangani tagihan yang menjadi bagian dan penagihan induk.
Disini harus jelas, penagihan mana yang harus dibayar oleh PCO dan mana oleh peserta
yang bersangkutan. Boleh jadi master account ini tidak hanya satu tetapi bisa dibagi oleh
convener menurut kebutuhan : satu untuk kegiatan pameran yang menyertai konvensi, yang
lain untuk banquet and cocktail party, dan yang lain untuk tamu – tamu penting (VIP)
dengan jasa pelayanan khusus.
Hal – hal yang sering muncul sebagai masalah adalah “tagihan yang diperbolehkan”
(allowable charges) untuk tamu – tamu VIP seperti telepon jarak jauh (long distant call) dan
pengeluaran insidentil bagi mereka yang ditanggung oleh convener tetapi apabila
diinformasikan terlebih dahulu di akntor depan (front desk) agar diketahui secara umum
maka hal itu tidak akan menjadi masalah.
Untuk jasa pelayanan (service charge), persenan ini secara otomatis dicantumkan dalam bon
tagihan (bil 1 yang di Indonesia ditetapkan sebesar 10 %. Di Amerika Serikat, secara umum
persenan diberikan kepada :
1. Pramusaji makanan 15 % dan jumlah tercantum dalam bon
2. Bellboy US$ per koli
3. Housekeeper US$ 1 per orang
4. Bartender minimal US$ 1 atau 15 % dan jumlah tercantum dalam bon
5. Valet dan parking US$ 2 atau lebih dengan pelayanan khusus untuk mobilnya.
Kepada staf yang tergolong penyelia (surveyor) oleh pihak properti (hotel dan balai sidang)
persenan ini tidak diperbolehkan, atas dasar pertimbangan mereka adalah karyawan tingkat
menengah. Biasanya, baik pihak properti (manajer persidangan) maupun pihak convener
(perancang persidangan) mengetahui siapa saja diantara karyawan yang betul – betul bekerja
keras secara ekstra dibandingkan dengan yang lain – lainya. Kepada mereka diberikan persenan
61
Silvy T. Sambuaga
jumlahnya diatur menurut nilai kerja yang dipersembahkan oleh karyawan bersangkutan dan
diberikan setelah usai semua kegiatan penyelenggaraan persidangan. Persenan tidak diberikan
sebelum acara selesai agar tidak ditafsirkan sebagai suap (bribery).
Disamping itu, tidak dilupakan pemberian penghargaan dan pengakuan (appreciation and
reegnitin) dan pihak enjener kepada pihak properti. Dalam hal ini, convener memberikan tanda
penghargaan dan pengakuan kepada general manajer properti (hotel, balai sidang) atas jasanya
dalam mensukseskan semua acara persidangan sampai selesai. Penghargaan dan pengakuan ini
diberikan dalam bentuk piagam atau karangan bunga
Spesifikasi Anggaran
Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang diterapkan
oleh International Assosiation of Professional Congress Organizers (IAPCO) yang mempunyai
pengalaman luas dalam soal – soal manajemen keuangan dan aspek – aspek persidangan
konvensi.
62
Silvy T. Sambuaga
3. RANGKUMAN
bidding adalah penawaran penyelenggaraan MICE yang dibuat oleh pihak
penyelenggara sebagai tuan rumah.
Langkah awal adalah dengan mengadakan penjajakkan terlebih dahulu, baik secara formal
maupun informal. Hal ini berarti, prosedur tersebut bisa melalui korespondensi, email dalam
bentuk perkenalan yang bersifat informatif, atau di dahului dengan pendekatan melobi
(lobbying) pemilik kegiatan MICE.
Semua kegiatan dan jasa pelayanan satu persatu harus dianggarkan dan di biayai. Sangat
penting setiap pengeluaran dirinci untuk masing – masing seksi dengan hati – hati. Sebab, tidak
jarang anggaran berbagai kegiatan dalam penyelenggaraan persidangan konvensi bisa
membengkak atau disponsori oleh pihak lain. Misalnya, pesta pembukaan atau penutupan dan
gala dinner disponsori oleh perusahaan korporasi besar yang menaruh perhatian dan simpati,
atau darmawisata (tours) ditanggung oleh biro perjalanan wisata, atau convener sendiri
membiayai berbagai kegiatan atas namanya sendiri. Semua ini harus disepakati oleh convener
dan PCO dalam bentuk persetujuan (agreement) tertulis.
63
Silvy T. Sambuaga
4. TUGAS
- Latihan membuat bidding
5. TES
- Memilih jawaban yang benar
- Esay
SOAL
Pililah jawaban yang benar dari pernyataan dibawahnya
1. Setiap perusahaan asuransi dan badan usaha lainnya yang hendak menyelenggarakan
kegiatan MICE, diharuskan melalui tahapan.......sebagai persyaratan oleh pemerintah
Republik Indonesia
a. Bidding b. PCO c. Surat
2. Salah satu dokumen bidding harus mengandung surat pengantar.........
a. Perusahaan b. Kantor c. Sponsor
3. Menyajikan harga – harga yang wajar (reasonible prices) transfer peserta (delegates) free
transport pass masuk objek – objek wisata, resepsi gala evening dan sponsor termasuk
pada objek..........
a. Financial b. Umum c. Transportasi
4. .........sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai
anggaran belanja, uang tunai, tagihan pendapatan pengeluaran, baik yang telah ditetapkan
maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variabel
a. Anggaran sementara b. Anggaran belanja c. Anggaran tetap
5. Untuk jasa pelayanan (service charge) persenan secara otomatis dicantumkan dalam bon
tagihan (bill) yang di Indonesia ditentukan sebesar
a. 5 % b. 10 % c. 15 %
II. ESAY
1. Berilah pengertian tentang bidding ! Bobot 15
2. Uraikan syarat – syarat bidding dari dirjen pariwisata ! Bobot 15
3. Sebutkan aspek – aspek bidding ! Bobot 15
64
Silvy T. Sambuaga
3. RANGKUMAN
Rencana tindakan pemasaran merupakan suatu dokumen kerja. Dokumen ini
memungkinkan para penyedia jasa untuk industri MICE merancangkan strategi – strategi
praktis dengan tujuan untuk mencapai sasaran – sasaran pemasaran yang telah
ditetapkan.sasaran – sasaran pemasaran dari suatu sarana peristirahatan/resor (contohnya untuk
meningkatkan bisnia insentifnya, yaitu penyediaan fasilitas pertemuan bagi pelanggan yang
mengadakan acara – acara pemberian insentif bagi karyawan – karyawannya) melalui
pemosisian ulang (respositioning) dan pencitraan ulang (rebranding) ditetapkan pada bagian
akhir dari proses perencanaan pemasaran.
Analisis SWOT memungkinkan tim pemasaran untuk menentukan sasaran – sasaran
pemasaran secara umum dari sarana tersebut untuk satu tahun ke depan. Sasaran – sasaran
tersebut berkaitan dengan peluang dan kekuatan yang didapatkan dari analisis situasi.
Pemahaman atas kelemahan dari dan ancaman terhadap sarana tersebut juga mempengaruhi
bagaimana cara mencapai sasaran – sasaran tersebut.
Suatu cara praktis yang lain untuk mengidentifikasi pelanggan – pelanggan MICE
potensial adalah dengan mengunjungi lobi dari fasilitas milik pesaing. Hanya dengan membaca
papan pengumuman konvensi, anda akan dapat mengidentifikasi siapa tipe bisnis MICE apa
yang masuk ke dalam area pasar anda.
65
Silvy T. Sambuaga
4. TUGAS
- Studi kasus
- Observasi untuk mengenal faktor
TES - Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf
S bila pernyataan di anggap Salah.
- Esay
SOAL
Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf S bila
pernyataan di anggap Salah.
1. B – S Rencana tindakan pemasaran merupakan suatu gambaran pemasaran
2. B – S Tim penjualan dan pemasaran dari sarana peristirahatan tersebut pertama –
tama harus menetapkan posisi dari sarana peristirahatan tersebut dalam
lingkungan pemasaran eksternal secara menyeluruh.
3. B – S Peningkatan bisnis insentif dan konvensi domestik di sarana – sarana
peristirahatan termasuk pada ancaman (treath).
4. B – S Penjualan langsung antara lain melakukan panggilan – panggilan telepon
penjualan untuk mengidentifikasi para PCO dan agen – agen insentif.
5. B – S Pasar – pasar target dapat disegmentasi berdasarkan geografis, demografi,
maksud kunjungan dan psikografi.
ESAY
1. Tahap – tahap proses perencanaan pemasaran MICE dapat melibatkan 6 tahap
sebutkan ! bobot 15
2. Berikan contoh analisis SWOT ! bobot 15
- Kekuatan (streinght)
- Kelemahan (weakness)
- Peluang (opportunity)
- Ancaman (treath)
3. Sebutkan tindakan – tindakan pemasaran yang spesifik dikategorikan berdasarkan
dalam bentuk komunikasi yang relevan ! bobot 15
66
Silvy T. Sambuaga
DAFTAR PUSTAKA
Commonwealth Departement of Tourism, A National Strategy for The Meetings, Incentive,
Conventions and Exhibition Industri, Cambera, 1995
Deparsenibud, Direktorat Jenderal Pariwisata, Undang – undang RI No. 9 Tahun 1990,
Tentang Kepariwisataan dan Peraturan Pelaksanaannya, Jakarta, 1998
Mc. Cabe, dkk, The Business And Management of Convention, Jhon Wiley & Sons
Australia, Ltd. Australia, 2000.
Pendit, Nyoman. S., Wisata Konvensi, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1995
67
Silvy T. Sambuaga