1DAFTARISI

DAFTAR ISI..................................................................................................... 1MODUL 1 MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN ......................... 2

A. Administrasi.................................................................................................2B. Kantor..........................................................................................................3C. Pengertian Administrasi Perkantoran..........................................................3D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran....................................................4

MODUL 2 MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR............................ 6

A. Pengertian Organisasi..................................................................................6B. Prinsip-Prinsip Organisasi............................................................................6C. Bentuk-Bentuk Organisasi...........................................................................7D. Pengertian Pekerjaan Kantor.....................................................................10E. Fungsi Pekerjaan Kantor............................................................................10

MODUL 3 MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR........................................10

A. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor......................................................................10B. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor...........................................................................11C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor...................................................11

MODUL 4 MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN................................................................

2..............................15A. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor...................................................15B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor................................................20

MODUL 5 MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN..............................................................................................25

A. Pengertian Personil Kantor........................................................................25B. Macam-Macam Personil Kantor................................................................25C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor..............................................26D. Perangkat Kerja Personil Kantor................................................................26E. Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor..........................................27F. Syarat-syarat personil kantor.....................................................................34G. Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor.........................................35H. Mutasi Personil Kantor..............................................................................38I. Pemberhentian Personil Kantor................................................................43

DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................45

MODUL1

MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASIPERKANTORAN

A. Administrasi1. Pengertian Administrasi

a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Adartinya intensif dan ministrare artinya melayani,membantu, atau memenuhi

b. Dalam bahasa inggrisadministrationc. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan

tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraanpembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yangberkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan;kegiatan kantor dan tata usaha

d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan danpencatatan data dan informasi secara sistematisdengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihakyang membutuhkan serta memudahkan memperolehkembali informasi secara keseluruhan dalam hubungansatu sama lain, atau dengan kata lain disebut tatausaha

e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yangdilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkanpembagian kerja yang telah ditentukan dalam strukturorganisasi dengan mendayagunakan sumber dayayang ada untuk mencapai tujuan secara efektif danefisien.

2. Unsur-Unsur AdministrasiMenurut The Liang Gie dalam bukuAdminitrasi PerkantoranModernterdiri dari delapanunsur:a. Pengorganisasianb. Manajemenc. Tata hubungan d.

Kepegawaiane.Keuanganf.Perbekalang. Tatausaha h.perwakilan

3. Fungsi AdminitrasiMenurut Quible ada limayaitu:a. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan

membutuhkan pemikiran minimal mencakuppengarsipan dan penggandaan

b. Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkanpendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoranyang memadai

c. Fungsi analisis: fungsi administrasi yangmembutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatifdisertai kemampuan mengambil keputusan, sepertimembuat keputusan pembelian

d. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan

penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilankeputusan serta ketrampilan yang berhubungandengan orang lain seperti mengoordinasikan tim

e. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yangmembutuhkan perencanaan, pengorganisasian,pengukuran dan pemotivasian

B. Kantor1. Pengertian

a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja

b. Kantor merupakan suatu unit organisasi yangterdiri dari tempat

personil dan operasi ketatausahaan.2. Tujuan kantor

Memberikan pelayanan komunikasi danperekaman

3. Fungsi kantora. Menerimainformasib. Merekaminformasi c.Mengatur informasid. Memberiinformasie. Melindungiaset/harta

C. Pengertian AdministrasiPerkantoran

1. William Spriegel dan Ernest DaviesDalam buku Principles of Business Organizationand Operation,manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh

terhadap kegiatan- kegiatan seperti transportasi,manufakturing, pergudangan, dan penjualan

2. George R. TerryDalam bukuOfce Management and Control, manajemenkantor adalah perencanaan, pengorganisasian,pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor danpelaksanaannya untuk mencapai tujuan

3. Arthur Granger

Dalam buku National Ofce Management AssociationReport, manajemen kantor adalah fungsi dari tatapenyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekamandari suatu organisasi.

4. William Lefngwell dan Edwin RobinsonDalam bukuTextbook of Ofice Management, manajemenkantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dariseni dan ilmu manajemen yang berkaitan denganpelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pundan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.

5. W. H EvansDalam buku Administrasi Perkantoran Modern,administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitandengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasiperusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasidan memori organisasi

6. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semuakegiatan yang

bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yangmempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadappelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keteranganbagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaranperkembangan organisasi

D. Ruang Lingkup AdministrasiPerkantoran

1. Kegiatan Kantora. Perencanaan perkantoran (oficeplanning)

1) Perencanaan gedung2) Tata ruang kantor3) Penerangan/cahaya4) Ventilasi5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor7) Anggaran (budgeting) perkantoran8) Standar kualitas kerja9) Sistem informasi dan telekomunikasi

b. Pengorganisasian perkantoran (oficeorganizing)

1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan

2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat,sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkankaryawan dalam melakukan pekerjaan

c. Pengarahan perkantoran (ofice actuating)1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan

pengawasan terhadap bawahan2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan

motivasi terhadap bawahan3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan

masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan

karyawan, agar komunikasi antara atasan denganbawahan dapat berjalan lancar

6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada

karyawand. Pengawasan perkantoran (ofice controlling)

1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor3) Kualitas pekerjaan kantor4) Pelayanan kantor5) Waktu6) Biaya perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran a. Lokasi kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:1) Faktor keamanan2) Faktor lingkungan3) Faktor harga

b. GedungFaktor yang perlu diperhatikan:1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan2) Memiliki fasilitas yang memadai3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan

biaya dan keuntungan)

c. Peralatan

1) Perabotan kantor (ofice furniture): meja, kursi,rak, laci-laci, dll2) Perbekalan kantor (ofice supplies): kertas, pena,

tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya

d.Interior

Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yangmenunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, danhiasan kantor

e. Mesin-mesinkantor

Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerjadan kebutuhankantor

MODUL2

MENDESKRIPSIKAN FUNGSIPEKERJAAN KANTOR

A. Pengertian Organisasi1. Asal kata dari bahasa yunani, Organon. Dalam bahasa latin

Organumartinya alat, bagian, anggotaatau badan

2. KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang)

dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles ofOrganization) adalah setiap bentuk perserikatan manusiauntuk mencapai suatu tujuan bersama.

4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive)adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja samayang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

5. J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari

orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segalasesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalamhubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatutujuan yang diinginkan.

6. Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama darisekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasisebagai berikut:1. Terdapat sekelompok orang (duaatau lebih)2. Ada kerjasama3. Ada tujuanbersama

B. Prinsip-PrinsipOrganisasi

1. Prinsip perumusan tujuan

13

2. Pembagian kerja3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang4. Tingkat pengawasan5. Rentang manajemen6. Kesatuan perintah7. Koordinasi

C. Bentuk-BentukOrganisasi

Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3 macam:

1. Organisasi Garis/LiniCiri-ciri:- Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat

pada tingkat- tingkat jenjang yang diperlukan- Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung

kepada para pemimpin unit pada tata jenjangorganisasi

- Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab

penuh

- Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuklangsung dari pimpinan unit

- Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalantegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal

Kelebihan:- Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan

berada pada satu tangan- Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat- Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi

karena lebih saling kenalKekurangan:- Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang

sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu makaakan terancam jatuh organisasi tersebut.

- Pimpinan lebih cenderung otoriter- Karyawan lebih sulit berkembang

14

Pimpinan

Pimpinan Pimpinan Pimpinan

Kepala Kepala Kepala Kepala Kepala KepalaSeksi Seksi Seksi Seksi Seksi Seksi

2. Organisasi Garis dan StafCiri-ciri:-- Pimpinan mengangkat tenaga staf- Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurusKelebihan:- Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang

tepat karena adanya staf ahli- Cocok digunakan pada organisasi besar yang

memiliki tugas dan tujuan yang luas- Lebih mudah untuk menerapkan The Right man on theright placeKekurangan:- Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena

luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yangbanyak sehingga karyawan tidak saling mengenal

- Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunanorganisasi

Pimpinan

Akuntan publik

Penasehat hukum

Bagian

pemasaran

Bagian

keuangan

BagianSDM

Bagianproduksi

Kepala seksi

Kepala seksi

Kepala seksi

Kepala seksi

Kepala seksi

Kepala seksi

Kepala seksi

Kepala seksi

3. Organisasi fungsionalCiri-ciri:- Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas- Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah- Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan

dimanfaatkan semaksimal mungkinKelebihan:- Pembagian tugas lebih jelas- Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan

dimanfaatkan semaksimal mungkinKekurangan:- Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)- Karyawan merasa ahli sehingga sulit

bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya

- Tidak ada kesatuan perintah

pimpinan

Kepala bagian Kepala bagian Kepala bagian Kepala bagian

Kepala seksi

Kepala seksi Kepala seksi

D. Pengertian Pekerjaan Kantor1. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi

penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatanwarkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai carauntuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, gunamenyediakan suatu landasan fakta bagi tindakanpengawasan pimpinan

2. Willian Lefngwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-

warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, danpemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan dikemudian hari

3. Geofrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi

kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenaikomunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat,mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi hartakekayaan.

E. Fungsi Pekerjaan Kantor1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan

pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuanorganisasi

2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk

membuatkeputusan.

3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

MODUL3

MENGIDENTIFIKASIPEKERJAAN KANTOR

A. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor a. Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi,membuat kliping, sertamengumpulkan berita dan

menyusunnya. b. MencatatContoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, danmembuat tulisan di berbagai media

c. Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph d. Mengirim

Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi e. Menyimpan

Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan

f. Melakukan komunikasiContoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan

teleconference g. MenghitungContoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana

h. Pekerjaan lainnyaContoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

Menurut George R. Terry, , persentase pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah :1. Typing : 24,6%2. Calculating : 19,5%3. Checking : 12,3%4. Filling : 10,2%5. Telephoning : 8,8%6. Duplicating : 6,4%7. Mailing : 5,5%8. Other :

12,7% Total : 100%

B. Ciri-Ciri PekerjaanKantor

1. Bersifat pelayanan2. Terbuka dan luas3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor1. Surat

Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. Kegunaan surat:- Sebagai alat komunikasi secara tertulis- Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan- Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik- Dapat menjadi nilai historis

- Sebagai dutaorganisasi- Sebagai dasar dalam pengambilankeputusan pimpinanHal yang perlu diperhatikan dalammembuat surat- Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk

perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan

- Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih

- Bahasa harus dibuat dengan baeik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele

- Gunakan bahasa indonesia yang baikdan benar

2. LaporanAdalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atauberita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporanterdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan,pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.1) Fungsilaporan:

- Sebagai bahan pertanggungjawaban- Alat menyampaikan informasi- Alat pengawasan- Bahan penilaian- Bahan pengambilan keputusan

2) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalammembuat laporan:

- Harus jelas dan cermat- Mengandung kebenaran dan objektifitas- Lengkap- Tegas dan konsisten- Langsung mengenai sasaran- Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat- Disertai dengan saran-saran- Tepat waktu

3) Jenis-jenislaporan:

a. Laporan berdasarkan waktu- Laporan berkala laporan yang dibuat secara

periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu

(laporan harian, mingguan, bulanan, atautahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawansetiap bulan.

- Laporan insidental laporan yang dibuat apabila diperlukan b. Laporan berdasarkan bentuk

- Laporan berbentuk surat laporan yangdibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinyaantara satu sampai empat halaman. Contoh:laporan jumlah siswa yang keluar dari suatusekolah

- Laporan berbentuk naskah laporandisampaikan dalam bentuk naskah, baik naskahpendek maupun panjang. Contoh: laporankegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

- Laporan berbentuk memo laporanyang ditulis menggunakan memo. Umumnya isilaporan pendek, untuk keperluan intern dandilakukan antar pejabat/pimpinan.

c. Laporan berdasarkan penyampaian- Laporan lisan laporan yang disampaikan secaralangsung- Laporan tertulis contoh: surat, naskah dan memo- Laporan visual laporan yang

disampaikan melalui penglihatan. Contoh:disampaikan melalui media presentasi (powerpoint)

d. Laporan berdasarkan sifat- Laporan biasa laporan yang isinya bersifat

biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporanterbaca orang lain tidak menimbulkan dampaknegatif

- Laporan penting laporan yang isinya bersifatpenting dan rahasia, sehingga hanya orangtertentu saja yang boleh mengetahuinya.

e. Laporan berdasarkan isinya- Laporan informatif laporan yang isinya

hanya berisi informasi saja- Laporan rekomendasi laporan yang isinya

bersifat penilaian sekilas tanpa adanyapembahasan lebih lanjut

- Laporan analisa laporan yang isinya berupahasil analisa secara mendalam

- Laporan kelayakan laporan yang isinya berisitentang hasil penentuan kelayakan ataupemilihan mana yang terbaik

- Laporan pertanggungjawaban laporan yang berisi

pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

4) Langkah-langkah membuatlaporan

- Menentukan masalah yang akan dilaporkan

- Mengumpulkan bahan, data dan fakta- Mengklasifikasi data- Mengevaluasi dan mengolah data- Membuat kerangka laporanKerangka laporan terdiri dari:a. Pendahuluan

- Maksud dan tujuan penulisan laporan- Masalah pokok yang dilaporkan- Sistematika laporan

b. Batang tubuh- Data dan fakta pelaksanaan kegiatan- Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan- Masalah yang terjadi- Pembahasan

masalah c. Penutup- Kesimpulan, dan- Saran

3. FormulirAdalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yangdidalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetapa. Keuntungan membuat formulir

1) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas

2) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan3) Adanya keseragaman4) Mengurangi kegiatan

foto kopi b. Fungsi formulir1) Mencari suatu keterangan2) Menghimpun data yang sama3) Menyampaikan informasi yang sama4) Sebagai bukti fisik5) Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

1) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas2) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir3) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis5) Dibuat secara sederhana6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu

disediakan ruang kosong yang cukup7) Harus ada judul nama formulir8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik

mungkin dan direncanakan secara matang4. Berbagai macam dokumen tertulis

Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar,buku atau paperHasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu ataukegiatan memberikan informasi secara langsung

5. ArsipMerupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetakatau terekam berupa informasi yang telah terjadi atauberkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatucara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakandengan lebih baik dan lebih lama.

MODUL4

MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANAADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana KantorPengertian sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alatPrasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utamaterselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek)1. Peralatan/Perlengkapan Kantor (Ofece Supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yangdigunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaankantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yangdiharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.a. Peralatan/perlengkapan dilihat dari bentuknya

1) Berbentuk lembaran

2) Berbentuk non lembaran3) Berbentuk buku

b. Peralatan/perlengkapan dilihat daripenggunaannya

1) Barang habis pakai

2) Barang tidak habis pakai2. Mesin-Mesin Kantor (Ofce Machine)3. Mesin Komunikasi Kantor4. Perabot Kantor (Ofice Furniture)5. Interior Kantor (Office Arrangement)6. Tata Ruang Kantor (Ofce

Lay Out) Definisi ruang kantor:1. Drs. The Liang Gie, dalam buku administrasi

perkantoran modern, adalah penyusunan alat-alat padaletak yang tepat serta pengaturan kerja yangmemberikan kepuasan bekerja bagi para karyawan

2. Littlefield dan Peterson, dalam buku Modern OfceManagement, tata ruang kantor dapat dirumuskansebagai penyusunan alat perlengkapan [ada luas ruangyang tersedia

a. Tujuan tata ruang1) Memberikan kenyamanan kepada karyawan2) Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal,

sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja4) Memudahkan dalam pengawasan5) Memudahkan dalam pemberian pelayanan6) Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi8) Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi9) Memberikan pencitraan yang baik kepada

pelanggan maupun tamu perusahaanb. Bentuk-bentuk tata ruang kantor

1) Ruang kantor terbukaAdalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukanbersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu

a)Keuntungan

- Mudah merubahruangan

- Mudah dalamberkomunikasi

- Mudah dalampengawasan

- Menghemat

penggunaan- Memudahkan penempatan, penggunaan dan

perawatan peralatan kerja

- Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar, sehingga suasana lebih segar

b) Kerugian- Sulit melakukan pekerjaan rahasia- Kebisingan akan membuat konsentrasi kerja terganggu- Karyawan kurang leluasa dalam hal menyangkut pribadi

2) Ruang kantor tertutupRuangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayua) Keuntungan

- Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga- Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja

lebih tenang, karena terhindar dari kebisingan- Karyawan lebih leluasa dalam bekerja

b) Kerugian- Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat- Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit

beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

- Perubahan tempat lebih sulit dilakukan3) Ruang kantor semi tertutup

Ruangan yang disekat hanya setinggi 1,5 meter. a) Keuntungan: menjaga privasi kerjab) Kerugian: perubahan tempat lebih sulit

dilakukan c. Pedoman pembuatan tata ruang kantor

1) Asas-asas tata ruang kantor a) Asas jarak terpendekb) Asas rangkaian kerjac) Asas penggunaan seluruh ruangand) Asas integrasi kegiatane) Asas perubahan susunan tempat kerjaf) Asas keamanan dan kepuasan karyawan

2) Prinsip-prinsip tata ruang kantora) Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan

ditempatkan berdekatanb) Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan

dalam garis lurusc) Alur kerja harus sederhana

d) Perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya

e) Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama

f) Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung

g) Jika pekerjaannya banyak berhubungan denganmasyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan

h) Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkankebisingan,

sebaiknya dijauhkan dari bagian-bagian yang lain dan ditempatkan dekat jendela

3) Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor a) Sistem pencahayaan/penerangan

Ada empat jenispencahayaan: Natural lighting= sinarmatahari Tasklighting Ambient lighting= lampu-lampulangit-langit Accent lighting=daerah-daerahtertentuSistem pencahayaan/peneranganada empat: Penerangandirect Penerangan semidirect Peneranganindirect Penerangan semi

indirect b) Sistem warnaMenurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yanglembut akan cocok dengan suasana kerja,diantaranya: abu-abu cerah, krem, warna gading(broken white), dan warna lainnya yang memilikitingkat pantul cahaya yang dianjurkan.Macam-macam

warna: Warna primer: merah, biru, kuning Warna sekunder: warna yang

dihasilkan dari campuran warna primer Warna tersier: campuran dari warna

primer dan sekunderArti warna dan efek psikologis: Merah:berani, sensual, merah Kuning: kehangatan, bercahaya dan cerah

Hijau: alami Biru: harmonis, tenang, lapang Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram,

nyaman, terang Merah muda: ceria, romantis Oranye: bersahabat, hampir sama dengan merah, dllPertimbangan dalam memilih warna ruang: Ukuran ruang Lokasi bangunan Lokasi ruangan Tipe ruang Bentuk ruang Tinggi ruangKeuntungan penggunaan warna yang sesuai Kantor lebih menarik dan menyenangkan Ruangan tidak terlalu silau akibat

cahaya yang berlebihan Karyawan dapat bekerja lebih semangat,

tenang, dan gembira Produktivitas kerja karyawan akan meningkat Karyawan merasa lebih lega dan rasa

tertekan dapat berkurang Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan

c) Sistem pengaturan udararuangan

Prof. Sutarman, seorang Guru Besar FisiologiFakultas Kedoktera UI menyatakan beban panasyang berlebihan dapat menurunkan prestasikerja. Suhu udara untuk kondisi bekerj dengannyaman adalah 25,60C.Cara mengatasi udara yang panas danlembab, yaitu:- Ruangan kantor menggunakan AC yang

dapat mengatur suhu secara otomatis- Membuat ventilasi (lubang udara)yang cukup

- Memakai pakaian kerja yang sesuai dengankondisi ruangKeuntungan pengaturan udara yangtepat dan baik:

- Karyawan lebih nyamandalam bekerja- Semangat kerja karyawan dapatmeningkat- Kesehatan karyawan lebihterpelihara- Produktivitas kerja lebihmeningkat- Kualitas kerja menjadilebih baik- Memberi kesan yang baik

kepada tamu d) Sistem penataan suara

Suasana yang diperlukan dalam bekerja adalahtenang terutama yang membutuhkankonsentrasi. Tapi jika gaduh dapat menimbulkanproduktivitas menurun.Berikut hal yang ditimbulkan akibatsuara gaduh:- Konsentrasi karyawanterganggu- Semangat kerja karyawanmenuru- Dapat terjadi gangguan mental/sarafkaryawan- Karyawan tambahlelah- Kesalahan kerja banyakterjadi- Produktivitas kerjarendahCara mengurangi tingkatkebisingan:- Ruangan diberipenyadap suara- Di bawah mesin tik diberi alas karet.

Sehingga suaranya dapat diredam- Pengadaan printer usahakan tidak terlalubersuara (laser)- Gerakan disiplin karyawan harusmendapat perhatian- Tempat pesawat telepon usahakan ditempat khusus

B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana KantorKegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi: pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi, dan laporan sarana dan prasarana.1. Pengadaan

Adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas.Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor: Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana dan

prasarana yang dibutuhkan Sediakan dan gunaka sarana dan prasarana dalam kegiatanoperasional Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana

Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlakuSpesifikasi barang yang perlu direncanakan:a. Barang habis pakai

Kegiatan perencanaan barang habis pakai:1) Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang3) Menyusun rencana

pengadaan barang b. Barang tak habis pakai

1) Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada

2) Memperkirakan biaya perlengkapan3) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia4) Menyusun rencana pengadaan

tahunan c. Barang tidak bergerak1) Tanah

Perencanaan tanah sebagai berikut;a) Menyusun rencana pengadaan tanahb) Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah c) Mengadakan survei terhadap adanya sarana jaland) Mengadakan survei harga dilokasie) Mengajukan rencana anggaran kepada satuan

organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupunpusat, dengan melampirkan data yang disusun darihasil survey

2) BangunanPerencanaan bangunan meliputi:a) Mengadakan survei tentang keperluanbangunan b) Mengadakan perhitungan luas bangunanc) Menyusun rencana anggaran biayad) Menyusun tahapan rencana anggaran yang

disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaansecara teknis, serta memperkirakan anggaran yangdisediakan dengan memperhatikan skala prioritas

Langkah-langkah dalam pengadaan barang atau bahan kantor;a. Bagian yang membutuhkan barang membuat surat

permohonan atau daftar permintaan barang kebagian gudang

b. Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di

gudang

c. Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian, bendahara akan memeriksa kebutuhan barang/bahan kantor

d. Selanjutnya meminta persetujuan kepada pimpinan/kepalae. Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji

(kuantitas dankualitasnya)

f. Sesudah dicatat barang-barang disimpa di gudang untuk didistribusikan ke unit yang membutuhkan

2. PenyimpananAdalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untukmenampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuana. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor:

1) Agar barang tidak cepat rusak2) Agar tidak terjadi kehilangan barang3) Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan

apabila barang tersebut dicari4) Memudahkan dalam pengawasan5) Memudahkan dalam analisa

b. Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:

1) Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan2) Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentuka3) Sifat barang yang disimpan4) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan5) Prosedur dan tata kerja6) Biaya yang disediakan7) Tenaga yang diperlukan8) Jangka waktu penyimpanan

c. Cara penyimpanan barang/bahan kantor:1) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis,

berat, merek dan satuan barang)2) Barang disimpan dalam keadaan bersih3) Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi4) Barang disimpan ditempat yang memadai5) Barang disimpan rapi dengan kode yang telah

ditentukan agar mudah dicari6) Barang disimpan harus terhindar dari sengatan

matahari atau siraman air

7) Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci8) Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan

dicatat dalam buku persediaan9) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di

bagian terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam

3. PemeliharaanAdalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakaiTujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor; Agar barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca Agar barang tidak mudah hilang Agar barang tidak kadaluarsa Agar barang tidak mudah susut Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersihKegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai cara:a. Pemeliharaan berdasarkan waktu

1) Pemeliharaansehari-hari

2) Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll)

b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang1) Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto,

mesin kantor dan alat elektronik2) Pemeliharaan barang tidak bergerak: membersihkan

debu-debu yang menempel pada alat, sebaiknya dilakukan setiap hari

Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana: Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama

atau lakukan penyemprotan Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu Sediakan alat pemadam kebakaran Jangan menyimpan bahan bakar Pasang pengumuman dilarang merokok Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating

Procedure) Pisahkan barang-barang yang rusak dan tidak rusak

Perbaiki barang-barang yang rusak

Simpan barang-barang dengan baik dan benar Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula Matikan listrik dan AC sebelum pulang kera Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudahmasuk Tutup jendela ruangan sebelum pulang kerja

4. InventarisasiTujuan inventarisasi sarana dan prasarana; Agar peralatan tidak mudah hilang Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan

pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan

Memudahkan dalam pengecekan barang Memudahkan dalam pengawasan Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format pencatatana. Buku induk inventaris

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semuabarang inventarisyang sudah/pernah dimiliki oleh

suatu kantor. b. Buku golongan baranginventaris

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatatbarang-barang inventaris menurut golongan yang telahditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kodebarang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untukmencatat barang yang tidak habis pakai.

c. Buku catatan barang noninventarisAdalah buku yang digunakan untuk mencatat semuabarang noninventari(barang yang belum diketahui statusnya) yang dimilikioleh suatu kantor.

5. Laporan sarana dan prasaranaAdalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkankeadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan,mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasaranatersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanyadibuat dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan atau satu

tahun.a. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana

1) Sebagai bahanpertanggungjawaban2) Sebagai pengendalipersediaan3) Memberikan informasi tentang barang yang

tersedia dan mutasi barang4) Sebagai dasar/bahan dalam pengambilankeputusan pimpinan

b. Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepadapimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti ataucatatan pendukung, diantaranya:1) Bukti penerimaan barang2) Bukti pembelian barang3) Bukti pengeluaran barang4) Kartu barang5) Kartu persediaan6) Daftar inventaris7) Daftar rekapitulasi barang inventaris

c. Teknik pembuatan laporan dapat disusunsebagai berikut;

1) Memeriksa barang2) Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran3) Menghitung penerimaan dan pengadaan barang4) Menghitung pengeluaran barang5) Menghitung sisa persediaan6) Mencatat mutasi barang7) Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

MODUL5

MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONILADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Personil KantorMenurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah;awak. Tentunya kita sering mendengarnya dengan istilahkaryawan.1. Pegawai negeri: pegawai yang bekerja pada instansi

pemerintah dan digaji oleh pemerintah2. Pegawai swasta: pegawai yang bekerja pada perusahaan

swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji olehperusahaan swasta tersebut

3. Pegawai tetap: pegawai yang sudah diangkat resmimemiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap,baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta

Jadi dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan ataumelayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantorpemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuantertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dantunjangan.

B. Macam-Macam PersonilKantor

1. Administrator atau petugas pelaksanaadministrasi

Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakandan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagaipedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapaitujuan yang telah ditetapkan

2.Manajer

Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja,menggerakan orang lain/para staf, mengelola danmendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasaranakantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

3. Staf ataupembantu ahli

Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dankemampuan dalambidangnya, bertugas membantu administrator dan manajerdalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

4. Worker ataupegawai/pekerja

Adalah para karyawan yang langsung digerakan olehmanajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil KantorBesar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil,tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor. Secaraumum tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagaiberikut;1. Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas

memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaranaktivitas kantor secara keseluruhan

2. Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tanggakantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpansemua warkat atau surat keluar dan masuk

3. Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadappengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kasmasuk

4. Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda danjadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan dibagian lainnya, serta membuat surat keluar

5. Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayananterhadap tamu atau orang-orang yang mempunyaikepentingan terhadap kantor

D. Perangkat Kerja Personil KantorUmumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa

meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertastulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lainsebagainya.

Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu prosestugas-tugas admistrasi adalah komputer. Berikut beberapakemudahan penggunaan komputer;1. Dengan microsoft word tidak perlu lagi repot-repotberulang kali mengetik

surat

2. Aplikasi spreedsheet pada microsoft exceel dapat memudahkan pengerjaan laporan keuangan

3. Aplikasi database4. Alatscanner5. Lokal areanetworking6.EmailE. Tahapan-Tahapan Pengadaan

Personil Kantor1. Analisisjabatan

Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatuperistiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahuikeadaan yang sebenarnya (sebab musabab, duduk perkaraManfaat analisa jabatan adalah untuk memberikaninformasi mengenaihal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (jobdescription), spesifikasi pekerjaan (job specification), danevaluasi pekerjaa (job evaluation)Analisis jabatan bergunauntuk:a. Perekrutan dan seleksi karyawan b. Kompensasi gaji karyawanc. Evaluasijabatand. Penilaian prestasi kerja karyawan e. Pelatihan (training)f. Promosi dan pemindahan karyawan g. Organisasih. Memperkaya

pekerjaani. Penyederhanaan pekerjaan j. Penempatan karyawan

2.Rekrutmen

Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalahtenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha untukmencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar maumelamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatuperusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupunpemerintah. a. Penentuan dasar rekrutmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasipekerjaan yang telah ditentukan unuk mengisi jabatantersebut. Spesifikasi harus diuraikan secara jelas agarpelamar mengetahui kualifikasi apa saja yangdibutuhkan.

b. Penentuan sumber-sumberrekrutmen

1) Sumberinternal

Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akanmengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalamperusahaan tersebut, dengan cara mutasi ataupemindahan karyawan yang memenui spesifikasi kesuatu bagian tertentu yang kosong atau untukmengisi tugas baruKeunggulan sumberinternal:a) Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan

karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi

b) Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan

c) Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidakperlu biaya untuk iklan

d) Waktu perekrutan relatifsingkatKelemahan sumberinternal:a) Kurang membuka kesempatan untuk

angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan

b) Kurang ada wibawa bagi karyawan yangdimutasikan

2) Sumbereksternal

Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akanmengisi mengisi kerja yang diambil dari luarperusahaan, antara lain sebagai berikut:a) Pelamar datangsendirib) Kantor dinastenaga kerjac) Lembaga-lembaga

pendidikan d) Pemuatan iklan/advertisinge) Referensi seseorang/rekanan karyawan f) Mengambil dari perusahaan laing)NepotismeKeunggulan sumbereksternala) Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik b) Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru

Kelemahan sumbereksternala) Kurang ada kesempatan bagi karyawanuntuk promosib) Biaya rekrutmen relatif besar karena ada biaya

iklan dan biaya tahapan seleksic) Waktu rekrutmenakan lamad) Loyalitas terhadap perusahaan belum

bisa diketahui c. Metode-metode rekrutmen1) Metode tertutup

Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas,hanya untukkaryawan atau orang-orang tertentu saja, sehinggalamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikianakan sulit memperoleh karyawan yang baik

2) Metode terbukaYaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkanmelalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untukmendapatkan banyak lamaran, sehinggakesempatan memperoleh karyawan yang baik danandal menjadi lebih besar

d. Kendala-kendala rekrutmen1) Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut gaji2) Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan

yang dipenuhi semakin sedikit minat.3) Soliditas perusahaan. Besar kecilnya perusahaan dan soliditasnya4) Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka

dan tertutup mempengaruhi minat pelamar5) Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya

tingkat penawaran tenaga kerja6) Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi

perekonomian dan banyak pesaing3. Seleksi

Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan (untukmendapatkan yang terbaik); metode prosedur yangdipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untukmengisi lowongan pekerjaanDalam melakukan seleksi harus memperhatikanhal-hal berikut: Seleksi harus efisien dan

efektif Harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintahyang berlaku Petugas seleksi harus cerdasdan jujur

Pengertian orang yang tepat pada tempat yang tepat harus

diperhatikan dan diartikan secara dinamis a. Proses seleksi

Penyaringpelamar

Tes

Wawancaraawal

Evaluasi latar belakang danreferensi

Wawancaramendalam

Teskesehatan/fisik

Pengambilan keputusan b. Langkah-langkah seleksi personil kantor

1) Seleksi administratifBiasanya dilihat dari kebenaran informasi

surat lamaran2) Penarikan tenaga kerja3) Klasifikasi jabatan4) Tes dan

wawancara a) Tes

Tujuan diadakan tes untuk mengetahui tingkat kepandaian,kecakapan dan kepribadian pelamar/calon

karyawanTes terdiri dari sebagai berikut: Tes individutes kemampuan yang

dilakukan secara perorangan, biasa dilakukandengan praktik

Tes kelompoktes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasa dilakukan

dengan praktek atau tertulis Tes intelegensites untuk

mengetahui tingkat kecerdasan Tes minattes untuk mengetahui minat

pelamar Tes kepribadianuntuk mengetahui kepribadian pelamar Tes bakatuntuk mengukur bakat pelamar Tes kesehatantes untuk mengetahui

kesehatan pelamar

b) WawancaraTujuan wawancara: Memastikan bahwa pelamar benar-benar

berminat untuk bekerja Memastikan kebenaran data tertulis pelamar Memastikan pelamar yang dipilih adalah orangyang tepat Memberikan informasi kepada

pelamar tentang perusahaan Ajang promosi bagi perusahaanUmumnya ada dua jenis wawancara Wawancara subjektif

Dalam wawancara ini terkadang masihterjadi unsursubjektivitas. Walau bagaimanapunpewawancara juga manusia biasa, kadangpewawancara cenderung melihat hal-halnegatif pada diri pelamar, ada rasa suka tidaksuka, sehingga wawancara tidak berjalansecara objektif.

Wawancara objektifAgar wawancara berlangsung secara objektif,harus memperhatikan hal-hal berikut:- Pewawancara bersikap netral, tidakberpihak pada

salah satu pelamar, tidak membedakan suku bangsa dan agama pelamar.

- Pewawancara adalah seorang ahli danmempunyai

pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan yang luas tentang perusahaan.

- Pewawancara sebaiknya menyimakdengan baik setiap jawaban pelamar dantidak bersikap acuh tak acuh

- Pewawancara sebaiknya mencatatsemua hasil wawancara secara singkat,jelas dan sistematis.

- Tempat wawancara sebaiknya di ruangtertutup dan diusahakan menciptakansuasana bersahabat, sehingga diharapkanpelamar bisa bebas mengemukakan

pendapatnya.5) Penempatan personil kantor

Apabila proses seleksi telah selesai, pelamar yang diterima ditempatkan di suatu bagian tertentu.

Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru tetapi berlaku pula bagi karyawan lama yang mengalami mutasi.

c. Tujuan seleksiUntuk memperoleh karyawan yang:1) Qualified dan profesional2) Jujur dan disiplin3) Inovatif dan bertanggung jawab4) Cakap dengan penempatan yang tepat5) Kreatif dan dinamis6) Berdedikasi tinggi7) Memenuhi syarat Undang-undang perburuhan8) Dapat bekerja sama9) Dapat bekerja mandiri10) Mudah berkembang11) Mempunyai budaya dan perilaku malu

d. Cara-cara seleksi1) Nonilmiah

Yaitu seleksi yang dilakukan tidak berdasarkankepada standar-standar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akanpekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkankepada perkiraan atau berdasarkan pengalamansaja.Unsur-unsur yangdiseleksi:a) Surat lamaran bermateraiatau tidakb) Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus c) Surat keterangan pengalaman pekerjaand) Surat referensi dari seseorang atau instansi

sebagai bahan pertimbangane) Wawancara tatapmuka/langsungf) Penampilan secara fisik si pelamar(appearance)g) Garis keturunan si pelamar h) Bentuk tulisan si pelamar

2) IlmiahYaitu seleksi yang didasarkan kepada job

specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatanyang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteriatertentu.Unsur-unsur seleksiilmiah:

a) Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru b) Berorientasi kepada prestasi kerjac) Berpedoman pada metode kerja yang jelas dan sistematis d) Berdasarkan pada job analysisdan ilmu sosial lainnyae) Berpedoman pada undang-undang

perburuhan e. Kualifikasi seleksiKualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi:1) Umur2) Keahlian3) Pendidikan4) Kesehatan fisik5) Jenis kelamin6) Bakat7) Tampang/wajah8) Karakter9) Pengalaman kerja10) Kejujuran11) Kerja sama12) Kedisiplinan13) Inisiatif dan

kreatif f. Tingkatan seleksi

Ada 3, yaitu:1) Seleksi tingkat pertama: mencakup semua tahapan

seleksi sejak pembuatan surat lamaran sampaipelamar dinyatakan diterima

2) Seleksi tingkat kedua: dilakukan pada karyawandengan status masa percobaan, lama masapercobaan sekitar 3 bulan, 6 bulan atau 1 tahun

3) Seleksi tingkat ketiga: dengan mengikuti tahapan pra jabatan,

kemudian mereka akan dipromosikan menjadi karyawan tetap. Secara umum langkah-langkah pengadaan personil kantor:1) Menetapkan perencanaan kepegawaian2) Menentukan penarikan karyawan dari sumber-suber

tenaga kerja, baik intern maupun ekstern3) Membuat iklan lowongan kerja4) Menerima surat lamaran dari calon tenaga kerja5) Mengadakan seleksi atau penyaringan administratif6) Menentukan diterima atau tidaknya lamaran kerja

yang masuk

7) Menyiapkan segala perangkat seleksi ( seperti soal-soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)

8) Melakukan pemanggilan bagi calon karyawan yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes/ujian

9) Mengadakan seleksi karyawan, berupa tes lisan, tertulis, intelegensi, psikotes dan tes kesehatan jasmani.

10) Memeriksa hasil tes dan menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus.

11) Memanggil calon karyawan yang lulus untukmengikuti masa

percobaan.12) Mengangangkat karyawan dengan surat keputusan,

dalam status masa percobaan.13) Calon karyawan mengikuti orientasi masa percobaan14) Melakukan penilaian selama calon karyawan

mengikuti masa orientasi15) Menentukan lulus tidaknya masa orientasi16) Membuat surat keputusan pengangkatan

karyawan berstatus karyawan tetap17) Menempatkan karyawan pada jenjang jabatan

tertentu dengantugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai

karyawan tetap18) Melakukan pembinaan dan pemeliharaan

terhadap karyawan, agar para karyawan berkembang dan dapat bertahan bekerja

F. Syarat-syarat personilkantor

1. Persyaratan pengetahuanBiasanya diukur dengan tingkatpendidikan formal

2. Persyaratan ketrampilanMenurut The Liang Gie, dalam buku administrasiperkantoran modern, seorang personil kantor dinyatakanterampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebuttelah mampu dengan baik melaksanakan tugas- tugaspelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:a. Menghimpun b. Mencatat

c.Mengolahd. Menggandakan e. Mengirimf.menyimpan

3. Persyaratan kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.ciri-ciri yang menyangku kepribadian: Cara berbicara dan cara berjalan Sikap badan pada saat duduk Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi

disesuaikan dengan waktu dan acaranya Sifat bersih dan rapi Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari

ketrampilan dalam bekerja Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanianSyarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:a. Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga

tercipta sense of belonging atau rasa memiliki dansaling menjaga

b. Tekun dan rajin c. Kesabarand. Kerapiane. Dapat menyimpan rahasia

G. Pelatihan dan pengembanganPersonil Kantor

1. Pengertian pelatihan danpengembangan

a. Menurut KBBI, pelatihan adalah proses, cara, perbuatan melatih.b. Adalah suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan

pengetahuan dan ketrampilan personil karyawan kantoruntuk melaksanakan pekerjaan tertentu

c. Adalah kegiatan yang dilaksanakan olehperusahaan/instansi pemerintah atau swasta yangbertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian,ketrampilan dan mental personil kantor.

d. Menurut intruksi presiden no. 15 tahun 1974 pelatihan adalah bagian

pendidikan yang menyangkut proses belajar untukmemperoleh dan meningkatkan ketrampilan di luarsistem pendidikan yang berlaku dalam waktu relatifsingkat dengan metode yang lebih mengutamakanpraktik daripada teori.

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan

bawah pelatihanadalah kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaan.Menurut Wexley dan Yukl dalam buku Perilaku organisasi dan psikologi personali, pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam

pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas.

2. Manfaat pelatihanUntuk meningkatkan kualitas pengetahuan, bakat, danketrampila para personil kanor baik yang lama maupunyang baru. Manfaat pelatihan lainnya:a. Dapat meningkatkan kinerja personil/karyawan kantor b. Karyawan dapat berkembang dengan lebih cepatc. Memperbaiki cara kerja karyawan, sehingga dapatmenyesuaikan

dengan perkembanganorganisasi

d. Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif

e. Karyawan diberi kesempatan untukmengembangkan potensi dirif. Diharapkan mampu meningkatkan etos kerja

karyawan dan meningkatkan produktivitas

3. Jenis dan tujuan pelatihan a. Supervisory training

Adalah pelatihan yang bertujuan membantuperusahaan untukmembimbing para karyawan, dimana para pesertapelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatihkaryawan

b. Administrativetraining

Adalah pelatihan yang bertujuan memberikanpengetahuan tentang bagaimana mempraktikkanteknik-teknik kerja yang berhubungan denganpekerjaan kantor

c. Ofce methodtraining

Adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawantentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaanrutin, khususnya bidang kesekretariatan

d. Refreshingtraining

Adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan

tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawansebelumnya

Tujuanpelatihan:1) Meningkatkan pengetahuan danketrampilan karyawan2) Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat

bekerja secara efisien dan efektif3) Mengubah dan membentuk sikapkaryawan

4) Mengembangkan semangat, kesenangan, dan kemauan kerja karyawan

5) Memudahkan pengawasan terhadap karyawan4. Prinsip-prinsip pelatihan

a. Prinsip perbedaan individu (setiap individu memilikikemampuan, tingkat pendidikan, minat dan pengalaman

b. Prinsip pengembangan karyawan5. Komponen pelatihan dan pengembangan

a. Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan

dengan sasaran dan tujuan yangakan dicapai

b. Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan

c. Metode pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan d. Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi

syarat6. Prinsip-prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan

Mc. Gehee (1979), merumuskan prinsip-prinsip pelatihan dan pengembangan sebagai berikut:a. Materi harus diberikan secara sistematis dan bertahapb. Tahapan-tahapan tersebut harus disesuaikan

dengan tujuan yang hendak dicapai.c. Trainers/ pelatih harus mampu memotivasi dan

menyebarkan respon yang berhubungan dengan serangkaian materi pelajaran

d. Adanya penguat untuk membangkitkan respon positif dari pesertae. Menggunakan konsep shaping (pembentukan) perilaku

7. Tahapan-tahapan penyusunan pelatihan dan pengembangan

a. Menetapkan sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan b. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembanganc. Menetapkan metode pelatihan dan pengembangand. Menetapkan kriteria keberhasilan beserta alat ukurnya e. Melakukan percobaan (try out) dan melakukan revisif. Mengevaluasi hasil pelatihan dan pengembangan

8. Tujuan pelatihan dan pengembangana. Meningkatkan produktivitas dan

kualitas kerja b. Meningkatkan ketetapan sumber daya manusia c. Meningkatkan sikap moral dan semangat kerjad. Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat berprestasi maksimal

e. Meningkatkan penghayatan jiwadan ideologif. Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja g. Meningkatkan perkembangan karyawanh. Menghindarkankeusangan

9. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangana. Perbedaan masing-masing karyawan b. Hubungan dengananalisis jabatanc.Motivasid. Partisipasiaktife. Seleksi pesertapelatihanf. Metode pelatihan danpengembangan

10. Kebutuhan pelatihan dan pengembanganErnest J. Mc. Cormick dalam buku industri dan organisasipsikologi, kebutuhan terhadap program pelatihan danpengembangan adalah bawah organisasi/perusahaanperlu melibatkan sumber daya (karyawannya) padaaktivitas pelatihan.

H. Mutasi PersonilKantor

1. Pengertian mutasiMenurut KBBI, mutasi adalah pemindahan karyawan darisatu jabatan ke jabatan lain. Mutasi dapat dilakukan secarahorizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosidan demosi)Mutasi dilakukankarena:a. Atas keinginanperusahaan

Alasannya:1) Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin

kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut daningin menunjukkan bahwa karyawan tersebut

dimutasi bukan karena hukuman2) Perusahaan ingin meyakinkan bawah

karyawan tidak diberhentikan3) Dilakukan untuk penyegaran

suasana kerja b. Atas keinginan sendiriAlasan mutasi:1) Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan

keinginan dan kondisi fisiknya

2) Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya atau bahkan dengan atasannya

2. Cara mutasia. Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)

Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi / jabatan / tempat / pekerjaan ke posisi / jabatan / tempat / pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikutidengan kenaikan atau penurunan jabatan. Manfaat rotasi/mutasi biasa:1) Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga

tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar.2) Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan

dengan minat, keahlian, dan bidang tugas dan kemampuannya

3) Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan, jabatan dan suasanatempat kerja

4) Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan kemampuannya

b. Vertikal (promosi dan demosi)1) Promosi

a) Pengertian promosiAdalah pemindahan karyawan dari satu jabatanke jabatan lain yang lebih tinggi disertai denganwewenang dan tanggung jawa yang lebih besar.Promosi dapat juga diartikansebagai: Promosi adalah perubahan dalam kekuasaan,

derajat, dan pangkat Promosi adalah perubahan jabatan lama ke

jabatan baru yang lebih tinggi tanggungjawab dan kekuasaannya

Promosi adalah kenaikan pangkat/jabatan/yang disertai dengan kekuasaan dantanggung jawab yang lebih besar daripadakekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya

Promosi adalah kemajuan seorangkaryawan dalam melaksanakan tugas,sehingga diberi tugas dan tanggung jawab

yang lebih besar lagi dengan gaji yang lebihbesar pula.

b) Manfaat promosi Untuk meningkatkan semangat dan gairahkerja karyawan

Untuk menciptakan persaingan yangsehat antar karyawan dalam melaksanakantugas pekerjaan

Untuk membina jenjang karir karyawan Untuk mengembangkan kemampuan karyawan Untuk mengisi formasi jabatan

tertentu dengan memanfaatkan sumberdaya manusia dari dalam/internal perusahaan

Sebagai jaminan bagi karyawan, bahwasetiap karyawan akan diberi kesempatanuntuk maju

c) Syarat-syarat promosi Ada formasi/lowongan jabatan, biasanya

karena ada karyawan yang mengundurkandiri, pindah, pensiun, atau meninggal dunia

Karyawan yang bersangkutan sudahmemenuhi syarat yang telah ditetapkandalam analisis jabatan

Karyawan tersebut telah lulus seleksi Karyawan mempunyai

kemampuan/kecakapan untuk mengisiposisi/jabatan tersebut

Promosi harus dilakukan berdasarkanmetode penilaian objektif

Kebijakan pelaksanaan program promosiharus terbuka dan disampaikan kepadaseluruh karyawan

d) Evaluasi promosiEvaluasi dilakukan dengan membuat kuesioner (daftar pertanyaan) dan menjawabnya. Hal-hal yang perlu di evaluasi: Apakah promosi juga diikuti kenaikan pangkat/jabatan? Apakah promosi dibatasi hanya pada bagian

yang ada lowongan jabatan atau padalowongan jabatan di semua bagian?

Bagian/bidang apa saja yang akan menjadi persaingan? Apakah promosi diperuntukkan bagi

karyawan di bagian tertentu ssaja, atau di

bagian-bagian lain dalam suatuperusahaan?

Apakah karyawan di luar perusahaandiperkenankan ikut bersaing dalam promosijabatan?

Bagaimana sistem penilaian untukmenentukan kemampuan karyawan yangberhak mendapatkan promosi?

e) Senioritas dalam promosiAdalah kenaikan jabatan atau promosi yangdiberikan atas dasar masa kerja karyawan.Artinya dalam pelaksanaan promosi, masa kerjaatau lamanya karyawan bekerja lebihdiutamakan atau karyawan yang telahlama bekerja mendapat prioritas utama dalammemperoleh promosi jabatan.Sistem senioritas ini bertujuan agar karyawantidak pindah dan tetap bekerja pada suatuperusahaan

f) Mempersiapkan calon yang akan dipromosikanSebelum promosi jabatan, sebaiknya pihakmanajemen mempersiapkan terlebih dahuludengan melakukan pengaderan karyawan,karena melalui pengaderan: Karyawan diberi kesempatan untuk

mempersiapkan diri dalam hal kemampuan,kecakapan maupun mental dengan sebaik-baiknya

Diharapkan dapat membentuk watak dansikap karyawan, sebelum karyawan tersebutmenduduki jabatan yang baru

Dapat menciptakan loyalitas yang tinggi,disiplin, dan semangat kerja bagi karyawanyang akan dipromosikan

Diharapkan karyawan yang dipromosikandapat meraih keberhasilan dalammelaksanakan tugasnya

g) Pengaruh-pengaruh dalam melaksanakan promosi

Berpengaruh positif, apabila dilaksanakansecara objektif melalui persaingan yangsehat.

Berpengaruh negatif, apabila dilakukansecara tidak objektif, sehinggamengakibatkan hal-hal berikut:- Pertentangan antarsesama karyawan- Pertentangan antara atasan dan bawahan

- Sikap saling curiga antar karyawan danantara atasan dan bawahan sehinggasuasana kerja tidak harmonis lagi

2) Demosi

- Rendahnya semangat kerja, disiplin, dan loyalitas karyawan

Terdapat karyawan yang ambisius dalammengejar jabatan, sehingga karyawantersebut menghalalkan segala cara

Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatanke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatuorganisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab,pendapatan, dan statusnya pun tidak lebihrendah. Hal ini terjadi karena karyawan tidakmampu melaksanakan pekerjaanPenurunan terjadi karena beberapahal, antara lain:a. Karyawan melakukan tindakan yang

merugikan perusahaan, sehingga perludiberikan hukuman

b. Membangkang, contoh: menolak jabatanbaru, ingin tetap di jabatan lama. Terjadikarena jabatan baru tidak cocok(misal: secarafisik tidak sanggup, beban tanggung jawabterlalu besar, atau gaji tidak sesuai)

c. Perusahaan tengah mengalami krisikeuangan sehingga

perusahaan melakukan reorganisasi atauperampingan karyawan, untukpenghematan, beberapa karyawan diberijabatan lebih rendah

d. Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja,dimana supply

(penawaran) melebihi demand(permintaan)

e. Karyawan tidak mampu mengerjakantugas dan pekerjaannya.

3. Macam-macam mutasia. Ditinjau dari tempat kerja karyawan

1) Mutasi antarurusan2) Mutasi antarseksi

3) Mutasi antarbagian4) Mutasi antarbiro5) Mutasi antarinstansi

b. Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi1) Production transfer, yaitu mutasi pada jabatan

yang sama, karena produksi di tempat yang lamamenurun

2) Replacement transfer, yaitu mutasi dari jabatanyang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama dibagian lain, untuk menggantikan karyawan yangbelum lama bekerja atau karyawan yangdiberhentikan

3) Versatility transfer, yaitu mutasi dari jabatan yangsatu ke jabatan lain untuk menambah pengetahuankaryawan yang bersangkutan

4) Shift transfer, yaitu mutasi dalam jabatan yangsama. Misalnya, shift A (malam) pindah ke shift B(pagi)

5) Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja

untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama antarkaryawan c. Ditinjau dari masa kerja karyawan

1) Temporary transfer, yaitu mutasi yang bersifatsementara untuk mengganti karyawan yang cutiatau berhalangan

2) Permanent transfer, yaitu mutasi yang bersifat tetap

I. Pemberhentian PersonilKantor

1. Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja a. Pemberhentian atas kehendak perusahaan

Karena karyawan tersebut melakukan kesalahan fatal (misal:korupsi/tindak pidana penipuan)

b. Dalam rangka melaksanakanperampingan/pengurangan karyawan

(karena perusahaan mengalami kerugian terus menerus)

c. Karena permintaan sendiri/inisiatif sendiri d. Karena sudah mencapai usia pensiune. Karena sakit, sehingga tidak dapatmelaksanakan tugas lagif. Tidak cakap jasmani danrohanig. Melakukan pelanggaran peraturandisiplin karyawanh. Meninggal

duniai. Terkena wajibmiliterj. Tersangkut partaiterlarangTingkatan pemberhentian dari pihak perusahaan adadua macam:1. pemberhentian dengan hormat(misal:pensiun)2. pemberhentian dengan tidak hormat (misal: karenakesalahan fatal)

2. Hak dan kewajiban personil kantor yangdiberhentikan

Pemberhentian karyawan swasta dikenal istilah PHK,pemberhentian karyawan negeri, dikenal istilah pensiun,akan menimbulkan hak bagi karyawandan kewajiban bagiperusahaan/instansi.

Diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. PRE-04/MEN/1986, yaitu:a. Uang pesangon

1) Masa kerja kurang dari 1 tahun: 1 bulan upah bruto/kotor2) 1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 tahun: 2 bulan upah bruto3) 2 tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 tahun: 3 bulan upah bruto4) 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 tahun: 4 bulan upah bruto5) 4 tahun atau lebih: 5 bulan upah brutoUntuk pensiun pegawai negeri ditetapkan sebagai berikut1) Apabila yang bersangkutan masih hidup, pembayarannya sebesar

75% dari gaji pokok2) Untuk istri atau suami yang ditinggal sebesar 40%

x 75% dari gaji pokok3) Untuk anak yang ditinggal, sebesar 255 x 75% dari gaji pokok

b. Uang jasa1) Masa kerja 5 tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun adalah

2 bulan upah bruto2) Masa kerja 10 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15tahun adalah

3 bulan upah bruto3) Masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi kurang dari 20tahun adalah

4 bulan upah bruto4) Masa kerja 20 tahun atau lebih tetapi kurang dari 25tahun adalah

5 bulan upah bruto5) Masa kerja 25 tahun atau lebih adalah 6

bulan upah bruto c. Uang ganti rugi1) Menurut pasal 10 ayat 4 UU No. 24 tahun

1969, ketentuan pemberian uang ganti rugi adalah kepada tenaga kerja yang mendapat kecelakaan dan atau menderita penyakit akibat pekerjaan, berhak atas ganti rugi perawatan

dan rehabilitasi. Dalam hal ini seorang tenaga kerja meninggal dunia akibat kecelakaan atau penyakit akibat pekerjaan, ahli warisna berhak menerima ganti rugi dan besar kecilnya ganti kerugian diatur oleh undang-undang

2) Menurut UU kecelakaan tahun 1951:a) Sementara tidak mampu bekerja, uang

tunjangan besarnya sama degan upa tiap ari, terhitung mulai pada hari buruh tidak

menerima upah lagi, baik penuh maupunsebagian dibayar paling lambat 120 hari. Jikalaulewat 120 hari buruh itu belum mampu bekerja,maka uang tersebut menjadi 50% dari upahsehari untuk tiap-tiap hari dan dibayar selamaburuh tidak mampu bekerja

b) Tidak mampu bekerja selama-lamanya, sebagianuang tunjangan, karena itu ditetapkan sekian %dari upah sehari untuk tiap-tiap hari

DAFTARPUSTAKA

Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-PrinsipPenyelenggaraan

Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga