modul permohonan pengajaran sambilan , …ihris.um.edu.my/hrisdokumen/pengajaran_sambilan/manual...
TRANSCRIPT
MODUL PERMOHONAN PENGAJARAN SAMBILAN , KATEGORI PENTADBIR SISTEM
A. Log Masuk
1. Sebelum menggunakan sistem Permohonan Pengajaran Sambilan & Kelulusan Ketua Jabatan/Dekan, pentadbir sistem setiap Ptj perlu melakukan persediaan seperti penetapan tarikh mula diiklankan , memasukkan maklumat kod kursus pengajaran sambilan ditawarkan dan lain‐lain melalui Sistem iHRIS di http://ihris.um.edu.my .
2. Log masuk adalah menggunakan akaun emel rasmi UM iaitu Ummail. Masukkan Id Pengguna dan Katalaluan. Pentadbir sistem juga boleh log masuk melalui laman portal rasmi iaitu http://portal.um.edu.my .
Rajah 1 : Laman Utama Sistem Portal
3. Pentadbir Sistem perlu tekan butang “Staff Login” seperti rajah 1 diatas.
Rajah 2 : Laman Log Masuk Portal
4. Rajah 2 menunjukkan laman log masuk dengan menggunakan akaun emel rasmi iaitu UMMAIL.
Sekiranya log masuk tidak Berjaya, ini mungkin disebabkan oleh ketidaktepatan id pengguna atau kata
laluan . Setelah Berjaya menu utama akan dipaparkan. Sila Pilih Modul “Staff E-Services (New)”. Seperti
Rajah 3 di bawah :
Rajah 3 : Menu Utama Sistem Portal
5. Menu utama bagi sistem iHRIS akan dipaparkan dan sila pilih modul “Perkhidmatan dan Saraan”. Sila
rujuk rajah 4 dibawah :
Rajah 4 : Menu Utama Sistem iHRIS
6. Seterusnya pengguna perlu pilih modul “Pengajaran Sambilan” seperti rajah 5 dibawah :
Rajah 5 : Skrin Utama Sistem iHRIS
7. Skrin utama akan memaparkan beberapa kategori yang terdiri daripada Pengguna , Pelulus dan
Pentadbir. Namun , Paparan bagi kategori Pentadbir dan Pelulus hanya dipaparkan sekiranya pengguna
tersebut ada kebenaran capaian diberikan. Rajah 6 adalah merupakan contoh kategori kebenaran
capaian yang diberikan.
Rajah 6 : Skrin Utama Bagi Modul Pengajaran Sambilan
8. Bagi kategori Pentadbir, ada 4 modul yang akan dipaparkan ,iaitu :
Iklan Pengajaran Sambilan
Kemaskini Maklumat Ketua PTj staf berkhidmat
Maklumat Penyelaras
Laporan
Manual Pengguna
Kategori Pentadbir
B. Iklan Pengajaran Sambilan
- Sila klik ikon untuk masuk skrin di bawah
* IKLAN - Maklumat Iklan Pengajaran Sambilan
1. Pentadbir sistem perlu masukkan segala maklumat iklan pengajaran sambilan supaya proses
permohonan pengajaran sambilan boleh dilakukan. Maklumat ini wajib di isi bagi memenuhi
syarat-syarat yang ditetapkan untuk pemohon-pemohon melakukan sebarang permohonan
mengikut prosedur dan syarat kelayakan yang ditetapkan.
Rajah 7(a) : Skrin Maklumat Iklan Pengajaran Sambilan
2. Pentadbir sistem juga boleh memasukkan segala maklumat iklan dalam satu kod kursus yang
sama tetapi menawarkan lebih dari satu kategori jawatan sama ada Pensyarah, Pengajar atau
Demonstrator dengan tandakan kotak ‘checkbox’ mana yang perlu sebelum tekan butang
‘simpan’ . Rajah 7(b) merupakan contoh tandakan kotak ‘checkbox’ sebagai rujukan :
Rajah 7(b) : Contoh Maklumat Iklan Pengajaran Sambilan
3. Selepas semua maklumat iklan telah disimpan, maklumat iklan tersebut akan dipaparkan dalam
satu jadual yang dinamakan ‘SENARAI MAKLUMAT IKLAN PENGAJARAN SAMBILAN’. Sila lihat
Rajah 7(c).
Tandakan kotak ‘checkbox’ untuk
pilih kategori jawatan yang
ditawarkan dalam satu kod kursus
yang sama
Klik untuk ‘Simpan’
Klik sama ada ‘iklan’ perlu
dipaparkan atau tidak
Taip ‘Kod Kursus’ yang ingin
ditawarkan dan tajuk kursus akan
dipaparkan secara automatik
Pilih Tarikh Mula dan Tarikh Tutup
Iklan (Pastikan segala maklumat tepat
sebelum membuat sebarang iklan)
Rajah 7(c) : Senarai maklumat Iklan Pengajaran Sambilan
4. Sekiranya setiap jawatan mempunyai maklumat yang mungkin berbeza atau salah masuk data
dari segi kekosongan jawatan, kelayakan akademik, sebab tawaran dan sebagainya , sila klik ikon
‘pensil’ untuk mengemaskini semula maklumat tersebut.
5. Untuk menghapuskan rekod , sila klik ikon ‘tong sampah’. Secara automatik segala maklumat
telah dihapus dari senarai maklumat iklan pengajaran sambilan.
6. Sila pastikan Nama KJ dan Nama KPTj dalam setiap maklumat iklan mempunyai paparan nama
yang betul, sekiranya nama KJ dan Nama KPTj tiada dipaparkan atau ada masalah lain contohnya
seperti KJ/KPTj tiada atas urusan pergi bercuti ke luar negara,cuti belajar , cuti haji dan
seumpamanya , sila klik ikon untuk masukkan rekod Nama KPTj dan sila
klik ikon untuk masukkan nama Ketua Jabatan. Maklumat nama KJ dan KPTj
adalah wajib di isi supaya tiada masalah dalam melakukan peringkat perakuan dan kelulusan
permohonan pengajaran sambilan. Maklumat tawaran iklan juga tidak akan dipaparkan
sekiranya maklumat tersebut tidak lengkap. Pastikan segala maklumat iklan adalah lengkap
sebelum memaparkan sebarang iklan.
Rajah 7(d) : Skrin Carian Ketua
7. Pada rajah 7(d) berikut sila masukkan sebahagian nama yang hendak dicari, kemudian klik
butang ‘Cari’. Senarai nama Ketua berkenaan akan dipaparkan seperti rajah 7(e).
Klik untuk kemaskini
Klik untuk hapus rekod
Klik untuk
kemaskini KPTj
Klik untuk
kemaskini KJ
Klik untuk Cari
Rajah 7 (e) : Skrin Keputusan Paparan Carian Ketua
8. Pada Rajah 7(e) kotak pilihan, disertakan dua fungsi untuk pentadbir PTj simpan. Iaitu :
a) Simpan By Jabatan
- Apabila pentadbir pilih simpan by jabatan, maklumat Ketua yang terpilih akan
dikemaskini atau disimpan secara serentak mengikut jabatan .Maka Pentadbir PTj tidak
perlu kemaskini satu-satu nama KJ/KPTj sekiranya ia merupakan pelulus yang sama
untuk peringkat proses kelulusan.
b) Simpan By Kod Kursus
- Apabila Pentadbir pilih simpan by kod kursus,maklumat Ketua yang terpilih akan
dikemasini atau disimpan hanya mengikut kod kursus yang ditawarkan sahaja. Maka
nama Ketua akan dipaparkan mengikut kod kursus sahaja.Contohnya sekiranya
maklumat yang ditawarkan merupakan kod kursus ‘FAAB0175’ maka nama Ketua
tersebut hanya dipaparkan pada kod kursus tersebut sahaja. Kod kursus yang lain perlu
dikemaskini semula oleh Ketua yang lain.Ini kerana ada maklumat pelulus berbeza
mengikut kod kursus yang ditawarkan untuk peringkat proses kelulusan.
Klik untuk
Simpan
nama
Ketua yang
baru by
Jabatan
Klik untuk
Simpan
nama
Ketua yang
baru by Kod
Kursus
* LULUS – Nama-Nama Staf Yang Telah Diluluskan Oleh Dekan/Ketua PTj Yang Menawarkan
Pengajaran Sambilan
1. Senarai nama-nama staf yang Berjaya diluluskan oleh peringkat kelulusan dekan pengajaran
sambilan akan dipaparkan bagi tujuan supaya setiap pentadbir sistem tahu bahawa staf tersebut
telah diluluskan oleh ketua.
Rajah 8(a) : Skrin Utama Calon Diluluskan Oleh KPTj Pengajaran Sambilan
2. Sila pilih jabatan , Sesi dan Semester dan klik ikon ‘pilih ’ untuk paparan maklumat staf yang
diluluskan oleh KPTj pengajaran sambilan.
Sila klik ikon ‘pilih’
Klik untuk paparan Calon Berjaya(Bukan staf)
Rajah 8(b) : Skrin Calon Berjaya Bagi Staf UM
3. Tugas pentadbir adalah menghantar surat tawaran kepada calon dengan hanya menekan ikon
‘E-Mail’ tersebut sebagai makluman. Maka setelah email tersebut dihantar kepada calon,
tarikh hantar email akan terlampir secara automatik, dan adalah tugas calon tersebut untuk
membuat keputusan sama ada menerima tawaran atau tidak menerima tawaran yang diberikan.
4. Pentadbir juga boleh print surat tawaran tersebut dengan klik ikon ‘print’ untuk proses
tandatangan Ketua bagi setiap fakulti/Pengarah Pusat.
5. Apabila calon telah memberi tindak balas dalam melakukan proses ‘penerimaan tawaran’
tersebut , status akan dipaparkan ‘Menerima Tawaran’ atau ‘Tidak Menerima Tawaran’ beserta
tarikh lapor diri. Sila lihat rajah 8(b) sebagai rujukan.
Klik ikon ‘print’ untuk
cetak Surat Tawaran
Klik ikon ‘E-Mail’ untuk
email surat tawaran
kepada calon
* MANUAL – Lantikan Manual (Staf)
1. Setiap Pentadbir Sistem PTj perlu masukkan semua maklumat lantikan staf yang dilantik dalam
tempoh 3 sesi kebelakang iaitu sesi 2008/2009 , 2009/2010 dan 2010/2011 sahaja sebagai simpanan
rekod setiap Ptj.
Rajah 9(a) : Skrin Input Pengajaran Sambilan Manual (Staf)
2. Sila klik butang ‘Carian Staf’ untuk memaparkan butiran staf. Sila lihat rajah 9(b) sebagai contoh :
Klik butang ‘Carian Staf’
untuk memaparkan butiran
staf terlebih dahulu sebelum
memasukkan butiran
maklumat tawaran
Sila klik butang ‘Simpan’
Sila klik
‘Lantikan
Manual
(Staf)’
Rajah 9(b) : Skrin Cari Nama Staf
3. Masukkan sebahagian nama staf yang ingin dicari dan klik butang ‘Cari’. Keputusan carian akan
dipaparkan .Klik pada nama staf untuk melihat butiran pada skrin seperti dalam rajah 9(c).
Rajah 9(c) : Skrin Input Pengajaran Sambilan Manual (Staf)
4. Sila masukkan butiran maklumat tawaran dan klik butang ‘Simpan’.
Sila klik butang ‘Simpan’
Butiran staf akan dipaparkan
setelah membuat ‘Carian Staf’
* MANUAL – Lantikan Manual (Bukan Staf)
1. Setiap Pentabir di PTj perlu memasukkan nama lantikan individu dari luar UM dari sesi 2008/2009 ,
2009/2010 dan 2010/2011 iaitu nama lantikan yang pernah mengajar semasa dalam tempoh sesi
tersebut
Rajah 10 : Skrin Input Pengajaran Sambilan Manual (Bukan Staf)
Masukkan maklumat
peribadi pemohon
Masukkan butiran
maklumat tawaran
Klik Butang ‘Simpan’
Sila klik ‘Lantikan Manual
(Bukan Staf)’
* MANUAL – Senarai Nama Lantikan Manual
1. Senarai nama lantikan manual akan dipaparkan sekiranya Pentadbir di setiap PTj memasukkan
maklumat lantikan pengajaran sambilan manual staf atau bukan staf dalam tempoh 3 sesi
kebelakang iaitu 2008/2009, 2009/2010 dan 2010/2011. Sila lihat contoh pada rajah 11.
Rajah 11 : Senarai Nama Lantikan Manual
2. Senarai nama staf um dan bukan staf um akan dipaparkan pada skrin yang sama. Status akan
membezakan sama ada pemohon tersebut ‘Staf UM’ atau ‘Bukan Staf UM’. Selain itu juga,
perbezaan dapat di nilai dari segi No.gaji atau No.Kad Pengenalan. Sekiranya Staf UM ,maklumat
no.gaji akan dipaparkan dan sekiranya Bukan Staf UM maklumat No.Kad Pengenalan pula
dipaparkan.
3. Sila tekan ikon untuk mengemaskini semula setiap maklumat sekiranya ada berlaku sebarang
perubahan dari maklumat asal.
4. Sila tekan ikon untuk hapuskan rekod. Maklumat akan dihapuskan secara automatik dari
senarai nama yang dipaparkan tersebut.
Sila klik butang ‘Cari’ untuk membuat carian
Sila klik Senarai Nama Lantikan Manual
5. Sekiranya maklumat yang diisi terlalu banyak, dan pihak pentadbir sukar untuk mencari nama
pemohon untuk mengemaskini semula maklumat atau ingin hapuskan rekod atau ingin tambah
maklumat butiran tawaran, pihak pentadbir boleh buat carian dengan memasukkan sebahagian
daripada No. gaji atau No. kad pengenalan atau No. Passport. Sila lihat contoh rajah 11(a)
dibawah :-
Rajah 11 (a) : Skrin Senarai Nama Lantikan Manual (Carian)
6. Sila klik butang ‘Cari’ selepas sebahagian daripada nombor dimasukkan. Keputusan carian yang
berkaitan dengan nombor tersebut akan dipaparkan.
7. Sila tekan ikon untuk tambah butiran maklumat tawaran sekiranya pemohon tersebut
merupakan pemohon yang sama tetapi mempunyai butiran maklumat tawaran lebih dari satu.
Proses ini bagi tujuan untuk mempermudahkan pentadbir PTj mengisi maklumat tawaran sahaja
tanpa mengisi semula butiran peribadi pemohon. Sila lihat skrin ‘tambah maklumat tawaran ’
pada rajah 11(b) di bawah :-
Rajah 11(b) : Skrin Tambah Maklumat Tawaran (Staf)
8. Sekiranya pentadbir sistem inginkan maklumat berikut dalam bentuk format laporan sebagai
rujukan. Sila klik ‘Laporan Lantikan Manual’ . Sila lihat rajah 12 sebagai rujukan.
Sila klik butang ‘Tambah’ untuk
menambah maklumat tawaran
Rajah 12 : Skrin Laporan Senarai Nama Lantikan Manual
9. Sila Pilih Sesi dan Semester dan tekan butang ‘Pilih’ untuk memaparkan senarai nama lantikan
manual.
10. Maklumat tersebut akan memaparkan lantikan untuk staf UM dan Bukan Staf UM, dalam skrin
yang sama.
Sila klik ‘Laporan
Lantikan Manual’
C. Kemaskini Maklumat Ketua PTj staf berkhidmat
- Sila klik ikon untuk masuk skrin di bawah.
1. Pihak Pentadbir hendaklah mengemaskini maklumat Ketua Staf di tempat staf tersebut
berkhidmat. Ini bererti, sekiranya ada staf di PTj sendiri ingin memohon pengajaran sambilan di
PTj lain, pentadbir setiap PTj perlu mengemaskini maklumat Ketua Jabatan dan KPTj untuk
memastikan staf yang ingin memohon mendapat kebenaran KJ dan Perakuan KPTj ditempat staf
itu berkhidmat sebelum permohonan tersebut di hantar kepada peringkat KJ Pengajaran
Sambilan dan KPTj pengajaran Sambilan yang ditawarkan.
2. Peranan ini amat penting untuk setiap PTj masing-masing kerana, sekiranya staf tersebut tiada
maklumat Ketua, staf tersebut tidak boleh memohon pengajaran sambilan kerana maklumat
tidak lengkap. Staf tersebut perlu maklum kepada pentadbir PTj untuk mengemaskini nama
Ketua mereka.
Rajah 13 : Skrin Carian Nama Ketua
3. Pada Rajah 13 , sila pilih sama ada ingin membuat carian melalui No.Gaji atau Nama Staf.
Sekiranya ingin membuat carian melalui No.Gaji,sila klik butang pada ‘No.Gaji Staf’ dan
masukkan No.Gaji Staf tersebut dan sila klik butang ‘Cari’. Begitu juga sebaliknya, sekiranya ingin
membuat carian melalui ‘Nama Staf’, sila masukkan hanya sebahagian dari nama tersebut dan
sila klik ‘Cari’.
Sila klik salah
satu butang
samada
membuat
carian melalui
No.gaji Staf
atau Nama
Staf.
Sila klik butang
‘Cari’
Rajah 13 (a) : Skrin Senarai Nama Pengajar Sambilan
4. Keputusan carian melalui No.gaji atau Nama Staf akan dipaparkan mengikut kriteria yang di cari.
Sila klik ‘pilih’ pada nama staf yang dicari.
Rajah 13 (b) : Skrin Maklumat Pelulus Pengajaran Sambilan
5. Selepas pentadbir klik ‘Pilih’ pada kotak tindakan, skrin akan memaparkan maklumat pelulus
pertama dan pelulus kedua.Peranan yang memainkan pada skrin ini adalah sekiranya staf yang
dipilih ingin membuat pengajaran sambilan di PTj pengajaran sambilan yang ditawarkan, maka
pelulus pertama akan mengambil tindakan untuk membenarkan atau tidak membenarkan staf
tersebut melakukan pengajaran sambilan dan seterusnya akan berlaku kepada peringkat pelulus
kedua dimana pelulus kedua tersebut perlu memperaku kan staf tersebut untuk membuat
pengajaran sambilan pada PTj yang dipohon.
6. Sekiranya ada perubahan pada maklumat asal, sila tekan ikon untuk mengemaskini
maklumat pelulus.
Sila klik ‘Pilih’
Sila klik untuk
kemaskini
maklumat pelulus
Rajah 13 (c) : Skrin Kemaskini Maklumat Pelulus Pengajaran Sambilan
7. Sila klik butang ‘Tukar Pelulus 1’ atau ‘Tukar Pelulus 2’ sekiranya pada perubahan pada nama
pelulus yang dinyatakan. Sekiranya staf tersebut hanya mempunyai seorang pelulus sahaja, sila
klik butang ‘Padam Pelulus 2’ untuk hapuskan rekod tersebut.
8. Setiap pentadbir Ptj perlu memberi perhatian kepada beberapa perkara, sekiranya staf tersebut
merupakan ‘Staf Akademik’ maka wajib meletakkan nama pelulus 1 dan juga pelulus 2. Tetapi
sekiranya staf tersebut merupakan ‘Bukan Staf Akademik’ tidak menjadi satu masalah sekiranya
tiada pelulus 2.
Rajah 13 (d) : Skrin Kemaskini Maklumat Pelulus
9. Sila taip sebahagian dari nama dan klik pada butang ‘Cari’ .Maklumat carian akan dipaparkan
dan sila klik ‘Pilih’ untuk kemaskini nama Ketua yang baru. Sila rujuk rajah 13(d) sebagai rujukan.
Sila klik butang ‘Tukar Pelulus 1’
untuk kemaskini pelulus baru
Sila klik butang ‘Tukar Pelulus 2’
untuk kemaskini pelulus baru
Klik ‘Padam Pelulus 2’
untuk hapuskan rekod
Sila klik ‘Pilih’
untuk kemaskini
rekod.
* Kemaskini Secara Serentak
1. Kemaskini secara serentak merupakan kemaskini maklumat pelulus 1 atau pelulus 2 kepada staf
yang terlibat secara serentak, tidak perlu kemaskini satu-satu staf sekiranya maklumat pelulus
tersebut merupakan pelulus yang sama.
Rajah 14 : Skrin Kemaskini Secara Serentak
2. Sila klik ‘Tukar Pelulus 1’ untuk menukar maklumat pelulus 1 dan sila klik butang ‘Tukar Pelulus
2’ sekiranya ingin menukar maklumat pelulus 2.
Rajah 14(a) : Skrin Kemaskini Maklumat Pelulus Secara Serentak
3. Sila taip sebahagian nama yang hendak dicari,kemudian klik butang ‘Cari’. Senarai nama staf
yang berkenaan akan dipaparkan. Sila klik ‘Pilih’ untuk dapatkan maklumat pelulus yang baru.
Sila klik ‘Kemaskini Secara Serentak’
Sila klik ‘Tukar Pelulus 1’ untuk tukar pelulus 1
Sila klik ‘Tukar Pelulus 2’ untuk tukar pelulus 2
Rajah 14(b) : Skrin Pilih Maklumat Pelulus Pengajaran Sambilan Secara Serentak
4. Sila ‘tick’ pada kotak untuk staf yang terlibat sekiranya ada maklumat pelulus yang perlu diubah
dan tekan butang ‘Simpan’ untuk memastikan segala rekod baru dapat disimpan dengan
selamat. Sila rujuk rajah 14(b) sebagai rujukan.
Sila ‘tick’ pada
kotak checkbox
untuk staf terlibat
Nama Pelulus Baru Dipaparkan
Klik untuk Simpan
C. Maklumat Penyelaras
- Sila klik ikon untuk masuk skrin di bawah.
1. Pentadbir Sistem perlu masukkan maklumat Ketua Penyelaras/Program tujuan rekod. Rekod ini amat
penting kerana sekiranya staf tersebut merupakan Ketua penyelaras/program yang memegang jawatan
pentadbiran beban tugas beliau merupakan 7.5 jam bukan 10 jam bagi yang bukan memegang sebarang
jawatan pentadbiran. Proses ini akan diambil kira sekiranya ada Ketua penyelaras/Program ingin
membuat permohonan di PTj lain dan tiada masalah semasa membuat sebarang tuntutan bayaran.
Rajah 15 : Skrin Input Penyelaras Kursus/Program
2. Sila masukkan maklumat Penyelaras/Program tersebut dan klik butang ‘Simpan’ untuk memastikan
segala maklumat tersebut di simpan.
Klik untuk Simpan
Rajah 15(a) : Skrin Senarai Nama Penyelaras Kursus/Program
3. Silah Pilih Jabatan Untuk Papar Rekod yang di simpan.
4. Sila klik ikon untuk mengemaskini semula maklumat yang disimpan.
5. Sila klik ikon untuk hapuskan rekod. Secara automatik maklumat akan terhapus dari senarai
tersebut.
Klik Untuk Kemaskini Klik Untuk Hapus Rekod
Klik untuk paparkan maklumat