moduli b publik për vendet përfituese nga...

BModuli

Organizimi në nivelin e autoriteteve kontraktueseB1 RRegullat e BRendshMe

të autoRiteteve kontRaktuese 1

B2 Cikli i pRokuRiMit 38

B3 Roli i zyRtaRit

të pRokuRiMeve 68

B4 Roli i koMisionit të vleRësiMit të

tendeRit 144

B5 kontRiButi i konsulentëve

dhe ekspeRtëve të jashtëM

182

B6 Matja e peRfoRManCës 195

Trajnim në prokurimin publik për vendeT përfiTuese nga ipa

Moduli

B

Organizimi në nivelin e autoriteteve kontraktuese

Rregullat e brendshme të autoriteteve kontraktuese

pjesa

1

1 B-

Seksioni 1: Hyrje 2

Seksioni 2: Përshkrimi 4

Seksioni 3: Ushtrime 30

Seksioni 4: Përmbledhja e kapitullit 36

Shtojca 1: Kodi CIPS i etikës 37

Shtojca 2: Një shembull i dokumentacionit ligjor të qeverisjes dhe deklaratave të politikës dhe ndershmërisë 38

2 B-

SEKSIONI

1


MOdulI

B

PJESA

1Rregullat e brendshme të autoriteteve kontraktuese

1.1 OBjektivat

objektivi i këtij moduli është ndërgjegjësimi i pjesëmarrësve mbi mënyrën sesi njësia e

prokurimit dhe autoriteti kontraktues ku ata punojnë, mbajnë përgjegjësi për veprimet e

tyre, ku përfshihen:

n praktikën më të mirë në organizimin e shërbimeve të prokurimit për të

përmbushur nevojat e palëve të interesuara

n Meritat e opsioneve të ndryshme për organizimin e shërbimeve të prokurimit për

të përmbushur nevojat e palëve të interesuara

n përbërësit kryesorë të proceseve të brendshme ligjore të qeverisjes në lidhje me

njësinë qendrore të prokurimit (rregullat e përhershme), palët e tjera të interesuara

dhe operatorët ekonomikë

n nevojën për të ruajtur gjurmët e auditimit dhe fazat kyçe të prokurimit të lidhura

me të dhënat e auditimit

n praktikën më të mirë në ruajtjen e dokumentacionit ligjor të qeverisjes

n një kod etike të përshtatshëm për personelin e prokurimit dhe palët e interesuara

n një shembull të dokumentacionit ligjor të qeverisjes

1.2 Çështje të rëndësishme

prokurimi si sistem i organizuar, personat e përfshirë në të dhe proceset duhet të jenë të

përgjegjshme.

në këtë aspekt, prokurimi duhet të qëndrojë "mbi dyshimin”.

Çështjet thelbësore brenda këtij moduli përfshijnë:

n opsionet e strukturës organizative për funksionimin e shërbimeve të prokurimit

n dokumentacionin ligjor të qeverisjes (një kuadër ligjor të brendshëm të procesit të

prokurimit ku përfshihen manualet dhe udhëzimet)

n udhëzimet për përgatitjen e dokumentacionit ligjor të qeverisjes

n Mirëmbajtjen e dokumentacionit të përshtatshëm ligjor të qeverisjes

n identifikimin e gjurmëve të auditimit

n përgjegjshmërinë e autoritetit kontraktues

1.3 Lidhjet

lidhjet me modulet e tjera shfaqen gjatë gjithë tekstit të këtij dokumenti. sidoqoftë ky

modul përmban lidhje kryesore me modulet:

n B2 Cikli i prokurimit

n B3 Roli i zyrtarit të prokurimit

n B4 Roli i palëve të interesuara

seksiOni 1 hYrje

3 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

1


Hyrje

1.4 rëndësia

zyrtarët e prokurimit duhet:

n të kuptojnë konceptin e përgjegjshmërisë në të gjithë organizatën e tyre

n të kuptojnë opsionet e praktikës së mirë që disponohen kur planifikojnë

strukturën organizative për prokurimin dhe të kuptojnë problemet

që lidhen me çdo opsion

n të zbatojnë kodin e etikës

n të mund të zhvillojnë, përmirësojnë dhe mirëmbajnë dokumentacionin ligjor të

qeverisjes, të përforcojnë praktikën më të mirë të prokurimit në organizatën e tyre

n të kuptojnë konceptin e transparencës dhe nevojën për auditim të veprimeve të

tyre

n të mund të lidhin konceptet e këtij moduli me modulin B2, ku diskutohen

proceset e prokurimit dhe me modulet B3 dhe B4, ku diskutohen rolet e zyrtarëve

të prokurimeve dhe palët e interesuara

1.5 infOrmaciOni LigjOr i dOBishëm për t'u pasur në dispOziciOn

ky seksion do të lidhet me fusha të tjera që i referohen më nga afër informacionit ligjor.

n ligji për prokurim publik në kosovë, nr. 04/l-042;

n pjesa a - Rregullorja për prokurimin publik, (http://krpp.rks-gov.net//);

n pjesa B - Rregullat mbi procedurat e prokurimit të lëshuara nga kRpp;

n Rregullorja e punës e organit shqyrtues të prokurimit dhe paneleve shqyrtuese,

(http://oshp.rks-gov.net/)

n ligji mbi menaxhimin e financave publike dhe përgjegjësitë;

n ligji mbi shërbimin civil;

4 B-

SEKSIONI

2


MOdulI

B

PJESA


2.1 hYrje

seksioni i parë përshkruan konceptin e përgjegjshmërisë në kuptimin e përgjegjësisë që

kanë vetë autoriteti kontraktues, njësia e prokurimit dhe individët që punojnë për autoritetin

kontraktues për veprimet e tyre. seksioni trajton çështjet që lidhen me delegimin dhe më

pas përshkruan opsionet për strukturimin e një njësie prokurimi.

2.2 LLOgaridhënia

Llogaridhënia përkufizohet si: "cilësia ose gjendja e të qenit i përgjegjshëm, veçanërisht një detyrim ose gatishmëri për të

pranuar përgjegjësinë ose për të dhënë llogari për veprimet e dikujt."

në pajtim me këtë përkufizim, thuhet se zyrtarët publik kanë detyrim dhe duhet të jenë të

gatshëm të pranojnë përgjegjësinë për veprimet e tyre. llogaridhënia ka një kuptim të parë

që lidhet me dhënien dhe llogarinë për artikujt me vlerë monetare, por si koncept, kuptimi

i gjerë mbulon etikën dhe përgjegjësinë sociale të korporatave. zyrtarët e prokurimit dhe

autoritetet kontraktuese duhet të demonstrojnë:

n Qeverisje të mirë dhe një strukturë që përkrah qeverisjen e mirë

n zbatimin e rregulloreve ligjore të brendshme dhe të jashtme

n Mungesën e praktikave korruptive

n llogaridhënien për veprimet e tyre

autoritetet kontraktuese shpenzojnë para. në këtë kontekst autoritetet kontraktuese

shpenzojnë paratë e publikut, në përgjithësi me prejardhje nga taksat e vendosura

ndaj qytetarëve të qytezës, qytetit dhe shtetit në tërësi. si rrjedhim është thelbësore

që autoritetet kontraktuese të bëhen përgjegjës para elektoratit dhe përfaqësuesve të

zgjedhur të qytezës,qytetit dhe shtetit për paratë e shpenzuara për llogari të tyre. për këto

arsye autoritetet kontraktuese duhet të kenë strukturat dhe proceset që i mundësojnë të

"shpjegojnë":

n shpenzimet reale

n vlerën për paratë e shpenzuara

n proceset efektive të përdorura për të arritur vlerën për paratë e shpenzuara

n një strukturë që i organizon burimet e saj me efikasitet

veprimet, vendimet dhe proceset e autoritetit kontraktues duhet të jenë transparente në

mënyrë që të kuptohet qartë arsyeja pse merren këto vendime dhe që këto vendime të

pasqyrojnë atë që konsiderohet si mundësia me vlerë më të mirë në një kohë të caktuar.

gjithmonë mund të bëhen gabime dhe rrjedhimisht për shkak të rrethanave mund të duket

sikur vendimi i marrë ka qenë vendimi i gabuar. për këtë arsye është thelbësore që të gjithë të

mund ta shikojnë, duke parë informacionin e disponueshëm të asaj kohe, se u mor vendimi

seksiOni 2 përshkrimi

5 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

i duhur.

Me transparencën vjen edhe aftësia për të pasur një strukturë të auditueshme dhe

procese të auditueshme. Moduli B2 përmban me detaje proceset e prokurimit dhe pikat e

kontrollueshme nga auditimi.

zyrtarët e prokurimit duhet të plotësojnë një numër kërkesash. ata duhet:

n të qëndrojnë në kontroll;

n të sillen në mënyrë etike;

n të ofrojnë shërbimet që u nevojiten palëve të interesuara;

n të ofrojnë vlerë për paratë;

n të minimizojnë burokracitë;

n të ruajnë konkurrencën e ndershme të tregut të ofertës.

llogaridhënia e zyrtarëve publikë duhet të vërtitet rreth ushtrimit të kontrollit përkatës

menaxhues, administrativ dhe financiar mbi burimet që u besohen atyre si pjesë e rolit të

tyre. si rrjedhim zyrtarët e prokurimeve duhet:

n të menaxhojnë me efikasitet kohën e tyre dhe kohën e atyre që punojnë për ta,

për të mundësuar vlerën për para;

n t'i përdorin burimet e tjera me sa më shumë efikasitet që të jetë e mundur, duke

përfshirë proceset dhe pajisjet e nevojshme, sikurse edhe ndërtesat në të cilat

kryhen këto operacione;

n ta administrojnë dhe ta menaxhojnë prokurimin në pajtim me ligjet lokale dhe

kombëtare dhe me Acquis të Be-së (aty ku zbatohet);

n të garantojnë se ka kontroll që shton vlerën, me sa më pak burokraci që të jetë e

mundur në mënyrë që të pakësohen kostot e shtuara;

n të mund të japin llogari për shpenzimin e çdo cent të çdo euroje;

n të garantojnë që proceset të jenë transparente;

n t'i marrin vendimet në mënyrë të paanshme;

n të ruajnë sjelljen etike.

shënim nga praktika e mirë – përdorimi i operatorëve ekonomikë lokalë një fushë ku "llogaridhënia" mund t'i vendosë zyrtarët e prokurimeve në konflikt është fakti

se llogaridhënia nuk nënkupton përdorimin e operatorëve ekonomikë lokalë ose kombëtarë

si preferencë ndaj të tjerëve. zyrtarët e prokurimeve duhet të nxisin konkurrencën ndërmjet

operatorëve ekonomikë, qofshin këta lokalë, kombëtarë, nga një shtet fqinj ose nga kudo

tjetër në botë.

llogaridhënia mund të përmblidhet duke përmendur dy koncepte:

1. pushtetin e miratimit gjatë vendimmarrjes:

zyrtarët publikë punojnë me procese që kërkojnë miratimin e hapave në procesin e

prokurimit gjatë shumë fazave. në mënyrë tipike, miratimi kërkohet për:

n përcaktimin e një buxheti;

n përgatitjen e planeve vjetore të prokurimit;

n përgatitjen e planeve individuale të prokurimit, të specifikuara me kontratë;

n kërkimin e ofertave duke përdorur procedura ligjore;

6 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

n kryerjen e hapave specifike në procesin e prokurimit;

n të vendosur se cilit operator ekonomik do t'i caktohet kontrata;

n të plotësuar dhe për të nënshkruar dokumentet e kontratës;

n të pranuar mallra dhe shërbime si "të përshtatshme për qëllimin";

n të paguar një operator ekonomik.

Menaxherët e linjës dhe zyrtarët e prokurimeve që ndjekin hapat në procesin e

prokurimit dhe marrin autorizim nga zyrtarët më të lartë, sipas përshkrimit të proceseve

të brendshme ligjore, kanë më shumë mundësi të marrin vendime që tregojnë qartë

përgjegjshmërinë e tyre.

2. përgjegjësinë për t'iu përgjigjur pyetjeve:

zyrtarët publikë kanë për detyrë të jenë të disponueshëm për zyrtarët e tjerë publikë,

zyrtarët e zgjedhur ose për publikun e gjerë, nëpërmjet kanaleve të përcaktuara.

zyrtarët publikë kanë detyrë t'u përgjigjen pyetjeve të zyrtarëve të tjerë publikë,

zyrtarëve të zgjedhur ose publikut të gjerë në lidhje me arsyet për marrjen e një

vendimi të dhënë gjatë cilësdo fazë të procesit të prokurimit në të cilën e kanë marrë

vendimin, në varësi të rregullave kombëtare specifike sipas të cilave funksionojnë.

sipas legjislacionit të kosovës llogaridhënia në menaxhim të parasë publike përbëhet

nga një zinxhir i pjesëmarrësve, secili prej tyre përgjegjës për arritjen e qëllimeve të

caktuara dhe secili llogaridhënës tek autoriteti i nivelit më të lartë për arritjen e këtyre

qëllimeve.

autoriteti më i lartë në këtë zinxhir mbahet nga qytetarët të cilët përfaqësohen nga

anëtarët e zgjedhur të kuvendit dhe qeverive komunale. Qeveria e zgjedhur nga

kuvendi pastaj u cakton përgjegjësitë ministrave për të zbatuar politikat e qeverisë,

të cilët mëtej brenda fushëveprimit të lejuar nga legjislacioni, u caktojnë pushtetet

dhe përgjegjësitë përmes rregulloreve, politikave dhe organizimeve administrative,

menaxherëve të lartë të organizatave buxhetore dhe shfrytëzuesve tjerë të pasurisë

publike.

kuadri ligjor i cili përcakton përgjegjësitë në shfrytëzimin e fondeve publike është i

gjerë, por 5 ligje kryesore përbëjnë boshtin legjislativ të sistemit:

n ligji mbi Menaxhimin e financave publike dhe përgjegjësitë;

n ligji mbi Buxhetin

n ligji mbi prokurimin publik

n ligji mbi ndërmarrjet publike

n ligji mbi shërbimin Civil;

zyrtarët publikë në një autoritet kontraktues janë shërbyes civilë, përgjegjësitë e të

cilëve definohen me ligjin mbi shërbimin Civil (ligji nr.03/l-149, Maj 2010 ), por edhe

zyrtar të tjerë në ndërmarrje publike, të cilët nuk e kanë statusin e shërbyesit civil,

por japin llogari për menaxhimin e pasurisë publike. në këtë mes duhet të veçohet

funksioni dhe përgjegjësia e zyrtarit të prokurimit, i cili vepron brenda autoritetit

kontraktues në kuptim të lpp-s, si autoritet përgjegjës i caktuar nga zka: ” zka i

autoritetit kontraktues përcakton një person të shërbej si zyrtar përgjegjës i prokurimit

për autoritetin kontraktues. nëse punëtorët tjerë të autoritetit kontraktues janë

7 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

nëpunës civil, zyrtari i prokurimit gjithashtu është nëpunës civil. ” (neni 23.1 i lpp)

poashtu, ky ligj i cakton edhe përgjegjësitë kryesore të tij dhe korelacionin me bartësit

tjerë të autorizuar, si:

inicimi i rregullt i një aktiviteti të prokurimit është përgjegjësi e zka, zkf dhe zyrtarit

autorizues të autoritetit kontraktues siç është përcaktuar në nenet 9 dhe 22 të këtij ligji.

l pas inicimit të aktivitetit të prokurimit nga zka, ushtrimi i rregullt i aktivitetit të

prokurimit është përgjegjësi e zyrtarit të prokurimit të autoritetit kontraktues,

përveç rasteve kur aQp merr ose i jepet përgjegjësia për ushtrimin e aktivitetit të

prokurimit sipas këtij ligji, atëherë aQp është përgjegjës e për ushtrimin e rregullt

të aktivitetit të prokurimit.( neni 24.1. i lpp).

Cilat janë format më tipike të llogaridhënies?

l Meqenëse llogaridhënia në prokurim është e definuar me legjislacion primar, kjo

ndikon qenësisht në kompetencat, sjelljen dhe veprimet e zyrtarëve të prokurimit

brenda autoritetit kontraktues. prokurimi në ak ndjek objektivat kryesore të

organizatës, planifikimin dhe koordinimin intern të aktiviteteve, prioritetet e

veprimit, e elemente tjera të organizimit në pajtim me rregulloret e brendshme,

por në asnjë rast nuk i lejohet t’u shmanget procedurave të paracaktuara të

sistemit të prokurimit publik. secila fazë e kaluar e procesit të prokurimit përcillet

me dokumenta standarde të zhvillimit të procedurës, që nga inicimi i kërkesës

e deri në pranim të mallit, shërbimit ose punëve, duke u evidencuar e raportuar

në nivelet respektive në pajtim me rregullat e instaluara të menaxhimit dhe

llogaridhënies.

l Raportet në planin e brendshëm zakonisht u vihen në dispozicion palëve të

interesuara në ak, si menaxhmentit, financave, zyrës ligjore, projekt menaxherit e

auditorit të brendshëm. sa më e lartë të jetë pjesëmarrja në vendimmarrje aq më

efektive është puna e prokurimit.

l ndërkaq, format tjera të llogaridhënies kanë të bëjnë me organet Qendrore të

prokurimit, të tilla si,

n dorëzimi i planit të prokurimit në agjencinë Qendror të prokurimit,

n publikimi i shpalljeve të prokurimit në kRpp,

n Raportimi vjetor i kontratave të prokurimit në kRpp,

n deponimi i deklaratës nën Betim të zyrtarëve të prokurimit në kRpp,

n Monitorimi , mbikqyrja dhe vëzhgimi i prokurimeve të ak nga ana e kRpp,

n përgjegjshmëria ndaj vendimeve të oshp-s,

n trajnimi dhe licencimi i zyrtarëve të prokurimit nga ikap

n auditimi i lëndëve të prokurimit nga ana e organeve audituese e inspektuese.

l një formë specifike e llogaridhënies është ofrimi i qasjes në dokumentat e

prokurimit në bazë të ligjit mbi Qasjen në dokumenta zyrtare. kjo paraqet një

mundësi të promovimit të transparencës ndaj publikut, ngase kushdo që shfaq

interes mund të ketë qasje në dokumentacion, qytetarët, mediat, shoqëria civile

e të interesuar të tjerë.

8 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

një pyetje nga një zyrtar i zgjedhur, i cili kërkon të dijë "pse blemë 50 kompjutera

laptopë nga operatori ekonomik X", të cilës i jep përgjigje një zyrtar i prokurimit publik

me arsyen se "vëllai im drejton operatorin ekonomik X, i besoj dhe dua ta mbaj brenda

familjes", duhet të çojë në shkarkimin e zyrtarit publik.

një përgjigje e përshtatshme do të ishte: "patëm pesë kritere për dhënien e kontratës

dhe operatori X arriti pikët më të larta në katër nga pesë kriteret. kur komisioni llogariti

përgjigjet nga të gjithë operatorët ekonomikë që paraqitën oferta, gjetëm se operatori

ekonomik X arriti pikët më të larta dhe si rrjedhim paraqiti tenderin ekonomikisht më

të favorshëm. si pasojë, rekomanduam dhënien e kontratës operatorit ekonomik X dhe

drejtuesi i lartë i prokurimit ra dakord me ne dhe si rrjedhim nënshkruam miratimin e

prokurimit".

vini re aspektet vijuese të përgjigjes së dytë:

n pati shumë operatorë ekonomikë.

n u përdorën pesë kritere vlerësimi.

n operatori ekonomik X doli i pari në katër nga pesë kriteret.

n në përgjithësi, operatori ekonomik X doli në krye.

n pati një komision vlerësimi – kjo do të thotë specialistë nga departamente të

ndryshme.

n komisioni i bëri një rekomandim një drejtuesi të lartë për blerjet dhe ai nënshkroi

miratimin.

n informacioni do të jetë i disponueshëm për rishikim nga auditorët në vitet e

ardhshme.

shënim nga praktika e mirë - korrupsioni korrupsioni ka më shumë mundësi të ndodhë nëse një person i merr vetë vendimet. këtu

shumë njerëz nga departamente të ndryshme do të duhej të binin dakord për të marrë një

vendim të korruptuar dhe pastaj do t'ju duhej të bindnin edhe zyrtarin e lartë të prokurimit

për t'i mbështetur. në disa raste kjo mund të ndodhë, por në fakt është një seri ngjarjesh që

nuk kanë shumë gjasa.

autoritetet kontraktuese blerëse të sektorit publik duhet të kenë procese që insistojnë

për llogaridhënie. aftësia e zyrtarëve të prokurimeve për t'i marrë vendimet vetë mund

të ekzistojë nëpërmjet autoritetit të deleguar për blerjet me vlera të vogla dhe me risk të

ulët. sidoqoftë, ndërsa rritet kostoja e blerjes dhe risku për autoritetin kontraktues, rritet

edhe nevoja për të përfshirë kolegët, palët e interesuara, menaxherët e lartë dhe zyrtarët e

zgjedhur në ndonjë mënyrë dhe gjatë fazave të ndryshme të procesit.

9 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.3 strukturat e administrimit

gjatë viteve të fundit zyrtarët e prokurimeve e kanë pranuar gjithmonë e më shumë

rëndësinë e garantimit të pajtueshmërisë së sjelljes me standardet etike nëpërmjet një

strukture të administrimit. një strukturë administrimi përkufizohet si:

"një infrastrukturë etike që përmban mjetet, sistemet dhe kushtet për të motivuar

dhe për të zbatuar standarde të larta të sjelljes në një grup pune.” përshtatur

nga një artikull rreth encyclopaedia of public administration and public policy

(enciklopedisë së administrimit publik dhe politikës publike), botimi i dytë në http://www.informaworld.com

strukturat e administrimit mund të marrin shumë forma, por të gjitha përfshijnë politikat dhe

procedurat për të monitoruar pajtueshmërinë me kodin etik, misionin etik ose forma të tjera

të standardeve të qarta të sjelljes që mendohen si thelbësore për autoritetin kontraktues në

fjalë.

2.4 kOrrupsiOni

korrupsioni përkufizohet si:

“dëmtim i integritetit, virtytit ose parimit moral, shthurje, rënie, degradim, nxitje

për vepra të gabuara nëpërmjet mjeteve të paligjshme (si ryshfeti), një largim nga

origjinalja ose nga ajo që është e pastër ose e drejtë".

zyrtarët e prokurimit duhet t'i refuzojnë praktikat korruptive, të cilat janë në kundërshtim

me praktikën e mirë në profesionin e prokurimit. një kod i etikës i ngjashëm me atë të

bashkangjitur në shtojcën a duhet të jetë norma për zyrtarët e prokurimeve.

2.5 deLegimi i kOmpetencave

delegimi përkufizohet si:

"dhënia e kompetencave për të vepruar për llogari të një tjetri".

si rrjedhim, delegimi i kompetencave është që të lejohet dikush ose një autoritet kontraktor

që të veprojë për llogarinë tuaj për të kryer detyra dhe të konsumojë burimet që janë të

disponueshme për ju. delegimi fillestar mund të jetë te departamenti i financës dhe pastaj

te njësia e prokurimit, në varësi të legjislacionit specifik kombëtar.

sipas legjislacionit të financave publike në kosovë delegimi i autorizimeve për menaxhim

financiar definohet si ”dhënie e

autoritetit personave të tjerë, për të kryer funksione, detyra dhe për të marrë vendime

specifike. sistemet për delegim ashtu siç janë krijuar nga zyrtari llogaridhënës i organizatës

Buxhetore, duhet të dizajnohen që të sigurojnë kalim efektiv të përgjegjësive, që ju

mundëson menaxherëve të fushave të ndara funksionale, të menaxhojnë aktivitetet e tyre

dhe buxhetet në atë mënyrë që siguron transparencë dhe përgjegjësi për veprimet e tyre.”

Burimi: Rregullat e Menaxhimit financiar dhe kontrollit, nr.2

delegimi i autorizimeve në prokurim lidhet për 4 pozita kryesore brenda autoritetit

kontraktues të cilat njëkohësisht i marrin edhe përgjegjësitë:

n zyrtarin kryesor administrativ (zka)

n zyrtarin autorizues(za)

10 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

n zyrtarin e prokurimit(zp)

n zyrtarin kryesor financiar(zkf)

të gjitha këto pozita kanë autorizime të veçanta në procesin e menaxhimit financiar, por

rolin udhëheqës të procesit të prokurimit e ka zyrtari i prokurimit. delegimi i autorizimit

faktikisht zë fill me ndarjet buxhetore , të cilat u vihen në dispozicion organizatave buxhetore

(autoritetit kontraktues , sipas lpp), ku bashkë me buxhetin e planifikuar delegohen edhe

autorizimet për shpenzimin e tyre. delegimi i autorizimeve bëhet për pozita të caktuara e

jo për individ.

Me ligjin aktual të prokurimit , delegimi i autorizimeve është i definuar qartë në kreun 5

(neni 22-26), ku formalizohen kompetencat e zyrtarëve vendimmarrës brenda autoritetit

kontraktues (zka, za, zp, dhe zkf, të përmendur më lartë) si dhe të ekipit të prokurimit, të

përkufizuar si njësia e prokurimit posaçërisht, do të veçonim autorizimin për nënshkrimin

e kontratave në emër të ak, që është e drejtë dhe obligim ekskluziv i zp për të gjitha

kontratat publike(neni 26.1), dhe bashkënënshkrues në kontratat me vlera të mëdha me zka

dhe Ministrin ose autoritetin tjetër përkatës publik (neni 26.2 dhe 26.3).

ndërkaq, delegimi i detyrave dhe përgjegjësive tek zyrtarët dhe nivelet organizative brenda

ak, kuptohet që nuk është kaq i formalizuar. Rregulloret e brendshme dhe përshkrimi i

punës pë çdo zyrtar brenda ekipit janë instrumentet që e përcaktojnë ndarjen e punës dhe

përgjegjësive, respektivisht finalizojnë transmetimin e përgjegjësive tek secili nivel ekzekutiv.

dokumentacioni ligjor i qeverisjes së autoritetit kontraktues do të ndajë rolet dhe përgjegjësitë

mes specialistëve, për t'u mundësuar atyre të marrin vendime dhe për të miratuar aktivitete.

për shembull, në mënyrë që të dërgohet një njoftim kontrate për botim te Gazeta Zyrtare

e Bashkimit Europian procesi mund të funksionojë në këtë mënyrë (duke paraqitur se në

prokurimin publik vendimet kyçe nuk merren nga një person i vetëm por bashkërisht nga

një numër palësh të interesuara):

n drejtorët e departamentit duhet të shpenzojnë para gjatë vitit pasues dhe

kërkojnë buxhete nga kontrolli financiar.

n Buxhetet mund të miratohen ose jo.

n Buxheti i miratuar pasqyrohet si një plan prokurimi nga njësia e prokurimit që

punon me palët e interesuara.

n plani i prokurimit miratohet ose jo.

n palët e interesuara miratojnë prokurimin individual brenda planit në një kohë të

përshtatshme gjatë vitit.

n personeli i prokurimit harton një plan prokurimi dhe një studim biznesi dhe

propozon një proces në pajtim me politikën dhe procedurat e autoritetit

kontraktues.

n plani i prokurimit dhe studimi i biznesit miratohen nga zyrtarë të lartë të

prokurimit dhe palë të interesuara me pozitë.

n njoftimi i kontratës dërgohet për botim te Gazeta Zyrtare e Bashkimit Europian dhe

procesi i prokurimit vazhdon me përfshirjen e një numri palësh të interesuara.

11 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

procesi i prokurimit përshkruhet në modulin B2, rolet e zyrtarëve të prokurimit përshkruhen

në modulin B3 dhe rolet e palëve të interesuara përshkruhen në modulin B4.

2.6 Organizimi Brenda një autOriteti kOntraktues për të përmBushur nevOjat e paLëve të interesuara

një palë e interesuar për prokurimin përkufizohet si "kushdo që ka pjesë ose interes në

procesin e prokurimit". individët me role brenda termit të përdoruesit të fundit, punonjësit e

departamentit të financave, atij ligjor dhe të it-së dhe punonjësit e zgjedhur kanë të gjithë

një "interes" në prokurim.

prokurimi ka shumë palë të interesuara dhe identifikimi e menaxhimi i personave të interesuar

diskutohen me detaje në modulin B3. një pikëpamje thelbësore që duhet të kenë zyrtarët

e prokurimeve është të kuptojnë se palët e tyre të interesuara janë klientë dhe se këtyre

klientëve duhet t'u ofrojnë një shërbim. duke qenë se të gjitha autoritetet kontraktuese

ndryshojnë dhe palët e interesuara nëpër këshilla qytetesh të ndryshme mund të variojnë,

nuk ekziston një model unik i autoritetit kontraktues që është "i duhuri" për prokurimin

brenda sektorit publik.

zyrtarët e prokurimit që punojnë me prokurimet mund të raportojnë sipas hierarkisë së

autoritetit kontraktues nëpërmjet drejtorisë së financës, nga zyra e drejtorisë së prokurimit

te drejtori ekzekutiv, ose nëpërmjet një nëpunësi të punëve publike; nuk ekziston një

strukturë e vetme. sidoqoftë, një koncept është thelbësor dhe ky është që prokurimi duhet

të funksionojë më vete brenda rregullave të parashikuara për të nga autoriteti kontraktues

dhe nuk i nënshtrohet ndikimit të gabuar nga palët e interesuara.

ekzistojnë katër modele themelore për prokurimin brenda një autoriteti kontraktuese të

vetëm:

n Modeli i prokurimit të centralizuar brenda një autoriteti kontraktues

n Modeli i prokurimit të decentralizuar brenda një autoriteti kontraktues

n Modeli i rrjetit me veprim të drejtuar nga qendra (Clan) brenda një autoriteti

kontraktues

n Modeli i menaxhimit matricë të prokurimit brenda një autoriteti kontraktues

shënim nga praktika e mirë – zgjedhja e modelit është e rëndësishme të vihet në dukje se asnjë nga opsionet e mësipërme nuk konsiderohet

si “i duhuri” në krahasim me të tjerët, megjithëse ka mundësi që më pak autoritete

kontraktuese të zgjedhin modelin e decentralizuar. këto modele janë opsionet për

organizimin e prokurimit brenda një autoriteti kontraktues dhe nuk duhet të dallohen nga

strukturat që kanë lidhje me organet qendrore blerëse dhe format e tjera të bashkëpunimit

ndërmjet disa autoritetesh kontraktuese, të cilat shqyrtohen në modulin B2.

12 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.7 mOdeLi i prOkurimit të centraLizuar Brenda një autOriteti kOntraktues

prokurimi i centralizuar është një koncept ku të gjitha kërkesat për mallra, punë, materiale dhe

shërbime kalojnë nëpër një njësi qendrore brenda autoritetit kontraktues. njësia qendrore

përgatit dhe kryen prokurimin dhe pas kësaj mund të menaxhojë kontratën.

2.7.1 avantazhet e një modeli të centralizuar

avantazhet e një funksioni të centralizuar përfshijnë:

n ekzistojnë ekonomitë e shkallës:

brenda njësive blerëse, pasi e gjithë njësia ndodhet në një vend të vetëm;

sepse mund të punësohen më shumë burime profesionale dhe të afta;

kur i qaseni tregut të ofertës, sepse mund të bëhen blerje me vëllim

shumë të madh;

bërja e komunikimit më të lehtë brenda njësisë qendrore;

mundësia që të gjitha burimet njerëzore të përqendrohen te blerja në

mënyrë që të përmbushen kërkesat e palëve të interesuara;

aty ku mund të bëhet një kontratë e vetme brenda autoritetit kontraktues

në vend që të lidhen disa kontrata më të vogla.

n proceset mund të bëhen të qarta dhe të standardizuara, sepse të gjitha blerjet

duhet të kryhen nëpërmjet një autoriteti të vetëm kontraktor të brendshëm.

n një njësi e vetme mund t'i komunikojë vendimet rreth blerjeve me më shumë

efikasitet.

n Qasja, si ndaj autoritetit kontraktues ashtu edhe ndaj tregut të ofertës, mund të

jetë konsistente për rrjedhim, të gjithë e dinë se ku ndodhen.

n njësia qendrore mund të ushtrojë kontroll më të ngushtë mbi shpenzimet.

n një njësi qendrore do të ketë burimet për të punësuar zyrtarë të prokurimit për të

kryer blerjet, për shembull të karburantit.

n përmirësohet cilësia dhe shpejtësia e vendimmarrjes.

2.7.2 disavantazhet e një modeli të centralizuar

disavantazhet e një funksioni të centralizuar përfshijnë:

n largësinë nga palët e interesuara: një njësi qendrore që ndodhet 400 kilometra

larg mund të mos i vlerësojë nevojat e palëve lokale të interesuara.

n Burokracinë: proceset e zbatuara nga qendra mund të mos lejojnë fleksibilitetin

lokal.

n kontrata qendrore mund të mos vlerësohet nga të gjitha palët e interesuara, me

rezultatin që disa mund të kërkojnë ta anashkalojnë.

n njësia qendrore mund të përbëjë një shtresë tjetër të administrimit.

n vendimmarrja mund të jetë më e ngadaltë, pasi kërkesat duhet të kalojnë nëpër

njësinë qendrore.

13 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

n proceset mund të kërkojnë më shumë kohë nëse funksionon faza qendrore shtesë.

n vendasit mund të ndiejnë se operatorët ekonomikë lokalë nuk kanë asnjë shans.

2.8 mOdeLi i prOkurimit të decentraLizuar Brenda një autOriteti kOntraktues

prokurimi i decentralizuar është një koncept nëpërmjet të cilit blerja kryhet në nivel lokal nga

punonjësit që kanë nevojë për mallra, punë, materiale dhe/ose shërbime në nivel lokal, pa iu

referuar askujt tjetër brenda një autoriteti kontraktues.

2.8.1 avantazhet e një modeli të decentralizuar

avantazhet e prokurimit të decentralizuar përfshijnë:

n afërsinë me palët e interesuara: një njësi lokale i kupton nevojat e palëve lokale të

interesuara.

n Më pak burokraci: njësia lokale mund të lejojë fleksibilitet lokal.

n kontrata qendrore mund të mos vlerësohet nga të gjitha palët e interesuara, me

rezultatin që disa mund të kërkojnë ta anashkalojnë.

n nuk ka një shtresë tjetër administrimi në formën e një njësie qendrore.

n vendimmarrja mund të jetë më e shpejtë pasi kërkesat mund të përmbushen

lokalisht.

2.8.2 disavantazhet e një modeli të decentralizuar

disavantazhet e një funksioni të decentralizuar përfshijnë:

n nuk ka ekonomi të shkallës:

sepse e gjithë njësia e blerjes nuk ndodhet në një vend të vetëm;

sepse nuk mund të punësohen më shumë burime profesionale dhe të

afta për çdo blerje lokale;

duke rezultuar në kosto më të larta gjatë qasjes në tregun e ofertës, sepse

vëllimet janë të vogla;

që do të thotë se komunikimi ndërmjet njësive të blerjes mund të jenë të

shkëputura ose joekzistente;

aty ku kërkesat e palëve të interesuara nuk janë të bashkuara;

ku janë krijuar shumë kontrata të vogla brenda

autoritetit kontraktues.

n proceset mund të prishen ose të bëhen joefektive pa një fuqi qendrore, e cila

drejton standardizimin.

n vendimet për blerje mund të mos bëhen publike gjerësisht dhe mund të zbulohet

se një operator ekonomik i tarifon pjesë të ndryshme të autoritetit kontraktues me

çmime të ndryshme për të njëjtin artikull.

n Qasja ndaj autoritetit kontraktues në tërësi dhe tregut të ofertës mund të jetë

inkonsistente.

n nuk ka pamje qendrore të “shpenzimit” dhe kontrolli i asaj që shpenzohet

mund të mos jetë i mjaftueshëm.

14 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

n njësitë lokale mund të mos kenë njohuri të specializuara për blerjet.

n Mund të ekzistojë favorizimi lokal.

n Cilësia e vendimmarrjes mund të jetë e dobët.

2.9 mOdeLi i rrjetit të veprimit me drejtim nga qendra (cLan) Brenda një autOriteti kOntraktues

Me një qasje të prokurimit sipas rrjetit të veprimit me drejtim nga qendra (Clan), zyrtarët

me përvojë në fushën e prokurimit vihen fizikisht përkrah palëve kryesore të interesuara.

ky model lehtëson përfshirjen lokale në prokurim gjatë organizimit dhe bashkërendimit të

përpjekjeve totale të njësisë së prokurimit nëpërmjet rrjetit dhe si rrjedhim krijon ndikimin

maksimal për autoritetin kontraktues blerës.

2.9.1 koncepti cLan

koncepti Clan përfshin:

n një njësi qendrore të vogël me zyrtarë prokurimi që përcaktojnë politikën,

monitorojnë statistikat, bashkërendojnë përpjekjet dhe menaxhojnë sistemet dhe

proceset e përbashkëta

n zyrtarë me eksperiencë të prokurimit, që ulen përkrah palëve të interesuara që

përdorin mallrat dhe shërbimet e prokuruara prej tyre dhe integrohen në njësinë

lokale

n Bashkëpunimin ndërmjet njësive qendrore dhe lokale mbi prokurimet që kanë

ndikim mbi një ose më shumë zona të palëve të interesuara

n zyrtarët lokalë të prokurimit përgjegjës për blerjet, të cilët përcaktojnë një drejtim

global për autoritetin kontraktues për disa blerje dhe rol dytësor për disa të tjera.

2.9.2 avantazhet e një modeli cLan

Clan-i mundëson përgjegjshmërinë lokale dhe qendrore, epërsinë funksionale nga burimet

e drejtuara nga qendra dhe veprimin e bashkërenduar në formën e planeve të prokurimit

me përfshirjen e palës së interesuar. Clan-i mund të arrijë:

n Blerjet më të mira të centralizuara, pa shtuar kostot dhe shpenzimet e

përgjithshme të një njësie qendrore

n përfshirjen lokale të palëve të interesuara që kanë opinione dhe burime për të

punuar me Clan-in për të bashkuar shpenzimet dhe për të ofruar ekonomitë e

shkallës

për një autoritet kontraktues me shumë vende blerjeje, për shembull një hekurudhë

kombëtare, ose një autoritet kontraktues në një shesh të madh, të vetëm, qasja Clan mund

të funksionojë mirë.

2.9.3 disavantazhet e një modeli cLan

një Clan mund të shndërrohet në një funksion të decentralizuar sa herë që njësia qendrore

nuk bashkërendohet mirë, kur palët e interesuara e përdorin burimin e tyre lokal të prokurimit

për të nxitur pozitën e tyre në kurriz të të tjerëve dhe ku komunikimi është i dobët.

15 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.10 përdOrimi i mOdeLit të menaxhimit matricë Brenda një autOriteti kOntraktues

në mënyrë të ngjashme me Clan-in, modeli i matricës përpiqet të marrë më të mirën

e të dyja fushave, duke e organizuar veten për të trajtuar nevojat specifike. autoritetet

kontraktuese që përdorin modelin e matricës mund të kenë disa specialistë qendrorë dhe

disa burime lokale. Me rritjen e nevojave për prokurim, njësia qendrore përpiqet të përfitojë

nga ekspertiza e specialistëve dhe ekspertëve të tjerë në të gjitha fushat, për të siguruar të

dhëna dhe për të menaxhuar prokurimin.

koncepti i matricës mund të përfshijë:

n një njësi të mbledhur nga fusha të ndryshme për një projekt të vetëm

n një njësi të mbledhur nga fusha të ndryshme që takohen çdo muaj për të trajtuar

kërkesat tërësore të autoritetit kontraktues blerës për një fushë produkti

n specialistë të marrë nga funksione të tjera

n pjesëmarrjen e disa specialistëve dhe ekspertëve për pjesë specifike të procesit

2.10.1 avantazhet e një modeli matricë

Metoda e matricës mund:

n të garantojë që kushdo me interes në një projekt të caktuar ose kërkesë në

vazhdim të jetë i përfshirë;

n të përfitojë nga burimet aq as dhe kur t'i nevojitet, duke i lënë individët përsëri në

punët normale të tyre kur nuk nevojiten;

n të sjellë avantazhet e prokurimit qendror, të fokusuar në kërkesat specifike me

përfshirjen lokale.

2.10.2 disavantazhet e modelit të matricës

Metoda e matricës mund:

n të duket sikur i detyron specialistët të kryejnë takime të panevojshme;

n ta ketë suksesin të varur nga cilësia e specialistëve që marrin pjesë në të;

n të dështojë nëse zyrtarët nuk e konsiderojnë detyrën si të rëndësishme.

16 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

sjeLLja etike dhe dOkumentet e prOcesit të prOkurimit

2.1 hYrje

ky seksion i dytë përmban temat e llogaridhënies dhe strukturës për të marrë në konsideratë

problemet e sjelljes etike dhe dokumentacionit të procesit të prokurimit si dhe për të

shqyrtuar dokumentet përkatëse që përshkruajnë politikat dhe procedurat e nevojshme për

të përdorur proceset e prokurimit. llogaridhënia dhe qeverisja e mirë e këtyre proceseve

vërtetohet më pas brenda njërës nga strukturat e mësipërme.

shënim nga praktika e mirë – dokumentet e procesit të prokurimit është ofruar informacion gjithëpërfshirës mbi atë që mund të përfshihet në dokumentacionin

ligjor të qeverisjes. lexuesit që kërkojnë të hartojnë dokumentacionin e tyre duhet të

zgjedhin se çfarë mendojnë se është e përshtatshme për nevojat e tyre dhe çfarë pasqyron

situatën e tyre dhe ligjet e tyre kombëtare.

"praktika e mirë" ka si synim të përmbushë nevojat e situatës tuaj dhe si rrjedhim vendoset

midis dy zjarreve, ndërmjet kompleksitetit dhe rregullave të rënda nga njëra anë dhe

mungesës së udhëzimeve të përshtatshme nga ana tjetër.

2.2 kOdi i etikës

2.2.1 përkufizimi

etika përkufizohet si "rregullat e sjelljes të pranuara si të përshtatshme në një profesion të

veçantë ose në një fushë të veçantë".

2.2.2 kodi i etikës i cips-së

në të gjithë botën, një nga mbrojtësit më të shquar të standardeve të etikës në prokurim

është instituti i akredituar i Blerjeve dhe ofertave (Cips). i ndodhur në MB, Cips-i e përditësoi

kodin e tij të etikës në vitin 2009. të gjithë anëtarët e Cips-it e nënshkruajnë kodin e etikës

kur anëtarësohen në Cips. shtojca 1 përfshin një kopje të plotë të kodit të etikës së Cips-së).

në kosovë ekziston kodi etik i prokurimit, i nxjerr nga kRpp më 1 janar 2008. duket qartë

se parimet themelore të këtij kodi kanë ngjashmëri me kodin etik të Cips, por ka edhe disa

specifika dalluese.

Rregullat e këtij kodi kërkohet të respektohen nga të gjithë nëpunësit publik, shërbyesit civil

dhe personat e tjerë të punësuar nga autoritetet kontraktuese.

parimet dhe vlerat themelore në të cilat mbështetet kodi etik i prokurimit në kosovë janë:

l integriteti moral i zyrtarëve të prokurimit dhe zyrtarëve tjerë publikë

l Mospranimi i praktikave korruptive

l shmangia e konfliktit të interesit

l promovimi i sjelljes profesionale

17 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

l konkurrenca e drejtë

l shfrytëzimi racional dhe ekonomik i burimeve

l konfidencialiteti afarist

l promovimi i mirëbesimit dhe partneritetit afarist

l Mikëpritja afariste( brenda suazave etike që definohen në këtë kod)

specifikë e këtij kodi është kërkesa për qasjen këshilluese dhe kooperative ndaj operatorëve

ekonomikë, veçanërisht kërkesa për nxitjen dhe inkurajimin e ndërmarrjeve afariste

minoritare(neni 9). Megjithatë, sipas kësaj rregulle, precizohet se ky komunitet afarist nuk

mund të pret ndonjë trajtim të veçantë favorizues, por vetëm qasje të barabartë në treg.

sipas këtij kodi, zyrtarët e prokurimit dhe pjesëmarrësit tjerë në proces janë të obliguar t’i

plotësojnë dhe nënshkruajnë 3 lloje të deklaratës nën Betim, varësisht nga pozita dhe niveli

i pjesëmarrjes në proces:

l deklarata nën betim për zyrtarët e prokurimit

l deklarata nën betim për anëtarët e komisionit për vlerësimin e tenderëve të caktuar

nga autoriteti kontraktues.

l deklarata nën betim për punonjësit e kRpp-së, aQp-së dhe oshp-së

deklarimi i pavërtetë dhe mashtrues tërheq përgjegjësi penale personale për nënshkruesin.

shënim nga praktika e mirë

Megjithëse kodi i etikës i Cips-së njihet ndërkombëtarisht, ai është vetëm një nga kodet e

shumta që janë të disponueshme. Mund të gjeni kode të tjerë duke kërkuar në internet.

2.3 shemBuLL i një dekLarate të pOLitikës dhe ndershmërisë

shtojca 2, e cila jep një shembull të një deklarate të politikës dhe ndershmërisë, është marrë

nga faqja e internetit të qytetit salisbury në australi. Megjithëse ky qytet nuk pritet të jetë në

pajtim me direktivat e Be-së, deklarata e tij e politikës dhe ndershmërisë shërben si shembull

për mënyrën sesi prokurimi publik ka vlera të ngjashme në të gjithë botën.

18 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.4 dOkumentaciOni LigjOr i qeverisjes

të gjitha autoritetet kontraktuese duhet të kenë deklarata me shkrim që drejtojnë procesin

e prokurimit. këto deklarata mund të quhen manuale të administrimit, ose të politikës dhe

procedurave dhe mund të ofrohen në mënyrë elektronike në një faqe interneti. shumë

autoritete kontraktuese i bëjnë të disponueshme për publikun deklaratat e tyre të politikës

dhe procedurës në internet.

2.4.1 Objektivat e dokumentacionit ligjor të qeverisjes

objektivat e deklaratave të administrimit/politikës dhe procedurës dhe dokumentacionit

mbështetës janë që të garantojnë se kushdo brenda autoritetit kontraktues dhe të gjithë

ata që e furnizojnë me mallra dhe shërbime të jenë në dijeni të standardeve sipas të cilave

autoriteti kontraktor dëshiron të funksionojë në botën e biznesit. në mënyrë specifike,

dokumentacioni duhet t'i ndihmojë lexuesit të kuptojnë:

n nevojën për politikat, rregullat dhe kontrollet e praktikës më të mirë

n si të përfitojnë më të mirën nga politikat dhe proceset e prokurimit dhe të

garantojnë përshtatshmërinë e tyre

n si politikat, praktikat dhe proceset joefikase ose joetike e pengojnë suksesin e

një autoriteti kontraktues ose parandalojnë arritjen e rezultateve më të mira nga

burimet dhe operatorët e tij ekonomikë

n faktorët që rregullojnë politikën dhe proceset

n si rishikimi ose hartimi i politikave, praktikave dhe proceseve dhe zhvillimi

i zgjidhjeve bashkëkohore për të përmbushur nevojat aktuale të autoritetit

kontraktues janë pjesë e një procesi të vazhdueshëm

2.4.2 avantazhet e dokumentacionit të saktë ligjor të qeverisjes

dokumentacioni i saktë ligjor i qeverisjes do të lehtësojë:

n Qartësinë e qëllimit brenda prokurimit dhe përmes autoritetit kontraktues

n një kalim të fokusit nga zgjidhja e problemeve të prokurimit në ofrimin e

zgjidhjeve për autoritetin kontraktues, nëpërmjet përshtatjes së përmirësuar me

objektivat strategjike të autoritetit kontraktues

n procese të drejta, të paanshme dhe transparente që mund të provohen

n administrimin e duhur të korporatave dhe pajtueshmërinë

n Certifikimin sipas standardeve të caktuara

n zhvillimin profesional të vazhdueshëm për personelin e prokurimit

n arritjen e objektivave të biznesit në mënyrë

n shërbimin e vazhdueshëm për palët e interesuara

19 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.4.3 risqet e ndërmarra kur mungon dokumentacioni efikas ligjor i qeverisjes

autoritetet kontraktore që punojnë pa politika dhe procedura efektive për të administruar

aktivitetet e tyre të prokurimit e ekspozojnë veten e tyre ndaj riskut në fushat që vijojnë:

n kontroll i dobët i kostos

n pak ose aspak informacion mbi faktin se kush po shpenzon burimet blerëse të

autoritetit kontraktues, ku po i shpenzojnë dhe me cilët operatorë ekonomikë

n kundërshtime të mundshme nga operatorët ekonomikë që besojnë se ligji për

prokurimin publik mund të mos jetë zbatuar

n ankesa nga operatorët ekonomikë drejtuar komisionit europian

n proces i dobët ose i anshëm i vendimmarrjes

n pagesa të kryera për mallra dhe shërbime që nuk janë marrë

n ekspozim ndaj mashtrimit nëpërmjet mungesës së kontrollit të përgjegjshmërisë,

përgjegjësive, regjistrimeve dhe gjurmëve të auditimit, dhuratave, mikpritjes dhe

interesave të caktuara

n Reputacion i dobët nëpërmjet pagesave të vonuara, sjellje të pafavorshme,

mungesë kujdesi ndaj përgjegjësive për mjedisin dhe përgjegjësive sociale të

korporatave, mungesë kujdesi ndaj praktikave famëkeqe, joetike ose të paligjshme

n zinxhirë furnizimi të pasigurt nëpërmjet:

njohurive të pakta të operatorëve ekonomikë dhe tregjeve të ofertës ku

ata operojnë

Menaxhimit të papërshtatshëm të operatorëve ekonomikë

Mungesës së njohurive mbi kërkesën dhe ofertën

pamjaftueshmërisë së njohjes së ritmit të ndryshimeve teknike dhe

tregtare

2.4.4 përmbledhja e përmbajtjes së dokumentacionit ligjor të qeverisjes

"dokumentacioni" mund të jetë i bazuar në internet dhe mund të përfaqësohet nga një sërë

dokumentesh ose nga një manual i vetëm gjithëpërfshirës. përmbajtja duhet të përfshijë:

n një deklaratë ku përcaktohet shtrirja e zbatimit të dokumentacionit

n një deklaratë nga titullari i autoritetit kontraktues që mandaton dokumentacionin

dhe kërkon që të gjithë personat e ndikuar prej tij të pajtohen me të

n deklaratën e misionit të autoritetit kontraktues

n një deklaratë misioni për prokurimin

n deklaratat e politikës ku reflektohen politikat e përgjithshme të autoritetit

kontraktues

n një tregues të roleve dhe përgjegjësive të personelit të prokurimit dhe palëve të

interesuara në lidhje me procesin e prokurimit

n përshkrime specifike të proceseve dhe procedurave që duhet të kryejë njësia e

prokurimit dhe palët e interesuara, duke përfshirë përdorimin e sistemeve manuale

dhe kompjuterike

n një lidhje me manualet operative, ku sistemet kompjuterike përdoren për të kryer

aktivitetet e prokurimit

20 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

n një deklaratë mbi etikën

n një deklaratë në lidhje me mënyrën si menaxhohen marrëdhëniet me operatorët

ekonomikë

n një pikë referencë ku lexuesit mund të bëjnë pyetje

n kontrollin e versionit dhe/ose datën e vlefshmërisë për dokumentacionin

n deklaratat e lidhura me proceset që tregojnë sesi duhet të ruhen të dhënat

n deklaratat e rolit të auditorëve të brendshëm dhe të jashtëm

n një tregues të ndërprerjes nga auditi i brendshëm

n Miratimin nga një komitet i auditimit të brendshëm (nëse ekziston)

2.4.5 kontrollet

dokumentacioni ligjor i qeverisjes duhet të përfshijë deklarata specifike mbi kontrollet

vijuese, të cilat mund të renditen me drejtim nga lart, nga zyrtari i prokurimeve deri te

drejtuesi i autoritetit kontraktues:

n autorizimi i shpenzimeve (kontrolli i buxhetit)

n autoriteti për të miratuar zgjidhjen e pretendimeve

n autoriteti për të miratuar procedurën e prokurimit me një operator ekonomik

n autoriteti për të miratuar variantet

n autoriteti për të kontraktuar (angazhimi)

n autoriteti për të bërë pagesa (llogarit e pagueshme)

n autoriteti për të paguar shuma ex gratia

n pajtueshmëria dhe përmirësimi

n kompetencat e deleguara sipas kontratave të prokurimit

n Miratimet ekzekutive ose të bordit

n vetë-auditimi

n ndarja e detyrave

nB: asnjë nga kontrollet e renditura më sipër nuk përsëritet në listën e kontrollit më poshtë.

2.4.6 auditimi dhe ndarja e detyrave

shënim nga praktika e mirë – ndarja e detyrave proceset e prokurimit duhet të auditohen. koncepti i "ndarjes së detyrave" është një koncept

thelbësor, i cili zvogëlon mundësinë e mashtrimit duke kërkuar që brenda procesit të

prokurimit të marrin pjesë shumë persona të përshtatshëm në një autoritet kontraktues.

skenari i rastit më të keq, kur ky koncept mungon është që një person i vetëm vendos nëse

një blerje është e nevojshme, bën marrëveshje me një operator ekonomik, e konfirmon

marrjen në dorëzim dhe pranimin e blerjes dhe e miraton pagesën. procedura e mësipërme përfaqëson një praktikë të keqe. ka pasur raste ku mallrat dhe shërbimet janë marrë në shtëpitë e punonjësve dhe si rrjedhim janë paguar nga punëdhënësi i tyre!

21 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

në një proces prokurimi, zyrtarët e ndryshëm brenda autoritetit kontraktues duhet:

n të bien dakord që buxheti i tyre mund të përdoret për ta bërë këtë blerje

(roli i një pale të interesuar);

n ta kryejnë procesin e prokurimit për llogari të palës së interesuar

(ky është roli i prokurimit dhe rezulton në nënshkrimin e kontratës);

n të kryejnë marrjen në dorëzim të mallrave ose shërbimeve (idealisht ky duhet të

jetë një person i tretë në një dyqan ose magazinë por gjithashtu mund të jetë

dikush nga pala e interesuar);

n të vlerësojnë pranimin e mallrave ose shërbimeve (idealisht ky duhet të jetë një

person i katërt, por mund të jetë edhe dikush nga pala e interesuar, veçanërisht në

rastin e disa shërbimeve; më shumë detaje mbi këtë aspekt jepen në modulin B2);

n të marrin dhe të përpunojnë faturën (ky duhet të jetë një person jo nga

pala e interesuar ose person i prokurimit dhe, në mënyrë tipike, është dikush që

punon me llogaritë e pagueshme);

n të autorizojnë pagesën (në varësi të politikave dhe procedurave të autoritetit

kontraktues, ky mund të jetë një person nga llogaritë e pagueshme ose specialisti

fillestar i buxhetit).

kjo ndarje e detyrave nuk është një garancion absolut që tregon se nuk do të ndodhin

praktika të gabuara, por ka më pak mundësi që shumë punonjës që punojnë së bashku të

dëshirojnë të kryejnë mashtrim.

njësitë e prokurimit kanë për detyrë të kujdesen për ndershmërinë gjatë gjithë aktiviteteve

të tyre dhe pjesë e kësaj ndershmërie është që të garantojnë vënien e vërtetimeve të

vendimeve dhe transaksioneve në dispozicion të auditorëve për inspektim, në çdo kohë.

personeli i prokurimit duhet të mbajë dosje të rregullta, në mënyrë që ardhja e një auditori të

brendshëm të mos bëhet një burim shqetësimi dhe që çdo prokurim i zgjedhur në mënyrë

të rastësishme nga auditori i brendshëm të tregojë përputhshmërinë dhe ndershmërinë e

nevojshme.

auditorët e brendshëm dhe/ose komiteti i auditimit duhet të verifikojnë që:

n miratimi për fillimin e një procesi prokurimi është dhënë nga një specialist i

buxhetit që nuk është pjesë e njësisë së prokurimit;

n u zbatuan proceset për të lëshuar një shpallje nga njësia e prokurimit që është e

ndarë nga specialisti i buxhetit/pala e interesuar, aty ku ekziston një njësi e tillë e

ndarë;

n tregu i ofertës nuk ka pasur arsye për shqetësim gjatë procesit të përzgjedhjes dhe

dhënies së kontratës;

n mund të vërtetohen marrja dhe proceset e hapjes së ofertave – këtu mund të

kërkohet regjistrimi dhe hyrja e personave që nuk janë pjesëtarë të njësisë së

prokurimit;

pranimi i tenderëve sipas legjislacionit të prokurimit bëhet nga zyra e prokurimit.

Çdo tender i pranuar regjistrohet në Regjistrin e tenderëve të pranuar (formulari

B14), ku regjistrohet koha e pranimit dhe nënshkruhet nga të dyja palët, dorëzuesi

dhe pranuesi. pra, në këtë fazë të procesit të prokurimit nuk parashihet përfshirja e

ndonjë zyrtari tjetër jashtë njësisë së prokurimit.

22 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

po ashtu, edhe hapja e tenderëve bëhet në mënyrë publike me pjesëmarrje të

përfaqësuesve të operatorëve ekonomikë konkurrentë, anëtarëve të komisionit

për hapje dhe një zyrtari të prokurimit. procesi i hapjes evidentohet me përpikëri

në formularin e hapjes së tenderit ( formulari B12) dhe i nënshkruar nga të tria

palët pjesëmarrëse u jepet secilit nga një kopje. pra, procesi i hapjes kryhet me

bashkëpjesëmarrje të zyrtarëve tjerë të autoritetit kontraktues, pjesëmarrës në

komision.

ndërkaq, pjesëmarrjen e personave tjerë vëzhgues ligji nuk e përcakton, por as

nuk e ndalon. ka raste kur në hapje ftohen mediat, por edhe të interesuar të tjerë

nga publiku.

ligji i ri (pjesa Xi) mundëson përdorimin e prokurimit elektronik, sipas vullnetit të

autoriteteve kontraktuese.

Megjithatë, ky sistem kërkon nxjerrjen e rregullave dytësore nga Qeveria e kRpp-ja

për ta bërë të mundur zbatimin e tij në praktikë.

n vlerësimi është kryer sipas kritereve të përzgjedhjes dhe kualifikimit dhe se u

përfshinë palët e nevojshme të interesuara;

n u mor dhe u miratua një vendim në pajtim me delegimin e autoritetit;

n u krye dhënia e kontratës;

n janë zbatuar proceset përkatëse në rastet ku operatori(ët) ekonomik/ë e kanë

kundërshtuar kualifikimin;

n transaksioneve e marrjes në dorëzim të mallrave dhe shërbimeve janë kryer nga

një person jo nga njësia e prokurimit dhe pala e interesuar dhe se marrja është

verifikuar me urdhrin e prokurimit, kontratën ose urdhrin e furnizimit;

n kontrollet e cilësisë së mallrave dhe shërbimeve janë kryer nga një person

kompetent;

n janë dërguar kërkesa pagese vetëm për mallra dhe shërbime të pranueshme;

n faturat janë vërtetuar me dëftesat dhe transaksionet e urdhëruara;

n miratimi për pagesë është autorizuar nga një person i duhur në bazë të

një fature të vërtetuar;

n pagesa është kryer në një mënyrë të miratuar.

ndarja e detyrave është një koncept bazë i prokurimit.

2.5 udhëzime mBi hartimin e dOkumentaciOnit LigjOr të qeveresisjes

shënimet vijuese udhëzuese janë bazuar mbi vrojtime të lidhura me politikën e zbatuar

të blerjeve dhe kornizat procedurale. ato u drejtohen aspekteve bazë të qasjes ndaj këtyre

kuadrove, në vend të detajeve të përmbajtjes së tyre.

2.5.1 gjuha

gjuha e përdorur për të përshkruar dokumentacionin nuk duhet të jetë e paqartë,

kundërshtuese ose të ketë mundësi për keqinterpretim. sidoqoftë, të gjitha gjuhët

përmbajnë ngjyrime dhe paqartësi dhe do të ishte shumë e vështirë të shkruhet një tekst që

nuk ka aspak mundësi për keqinterpretime në të ardhmen. pikat vijuese do të ndihmojnë:

n përdorini termat në mënyrë konsistente – për shembull, "blerja" dhe "prokurimi".

n Mbani një fjalor termash – përcaktoni çfarë nënkuptoni kur përdorni një term.

23 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

n shmangni përdorimin e zhargonit, akronimeve dhe shprehjeve që e bëjnë të

paqartë kuptueshmërinë dhe qartësinë e asaj që dëshironi të kuptohet nga

lexuesi.

n përdorni gjuhë të qartë.

n tregohuni të saktë.

n përkufizoni termat që përdorni – kjo do ta ndihmojë lexuesin për t'i kuptuar.

n vendosini numër dokumenteve në mënyrë konsistente.

n vendosini numër tekstit brenda dokumenteve në mënyrë konsistente.

n përfshini referenca në dokumentet e tjera.

n paraqitni një referencë në vend që të përsëritni të njëjtin tekst.

n jepni një hartë të nivelit të lartë, diagram ose imazh të mënyrës se si bashkohen

dokumentacionet ligjore të qeverisjes.

n si pjesë e procesit të zhvillimit dhe hartimit, kërkojini dikujt që ka njohuri mbi

prokurimin ta lexojë dokumentacionin e krijuar –

kjo do të testojë nëse dokumentacioni është kuptuar si duhet.

n si pjesë e procesit të zhvillimit dhe hartimit kërkojini dikujt që nuk ka njohuri mbi

prokurimin ta lexojë dokumentacionin e krijuar – kjo do të testojë nëse dikush që

është i ri me prokurimin mund ta kuptojë dokumentacionin.

n kini kujdes nga praktikat e reja dhe mënyrat e reja. arrini ekuilibrin

ndërmjet pragmatizmit dhe novacionit, por ruani fleksibilitetin për të mbështetur

përmirësimin e vazhdueshëm.

n shmangni tundimin për të minimizuar përmbajtjen duke u përqendruar mbi "atë

që funksionon sot". në vend të kësaj, merrni një qëndrim që mbështet zhvillimin e

kompetencave dhe mësimet e nxjerra.

n Mbajini gjërat të thjeshta.

2.5.2 qartësia e qëllimit

Qartësia e qëllimit është thelbësore kur përgatisni dokumentacionin ligjor të qeverisjes që

duhet të kuptohet nga lexuesit e tij. hartuesit duhet të shpjegojnë pse administrimi, politikat

dhe proceset janë të domosdoshme dhe cilët janë faktorët që i drejtojnë ato. konsideroni

rekomandimet vijuese:

n deklaroni domosdoshmërinë për kontroll në mënyrë të qartë, me gjuhë të

thjeshtë.

n përfshini njohuritë dhe kontrollet e administrimit korporatave brenda politikave

dhe proceseve për të lehtësuar parandalimin e mashtrimit, për të zbutur riskun

dhe për të zbatuar delegimin e kompetencave dhe autoritetit.

n përfshini vetëm ato elemente që kanë lidhje me ndikimet e jashtme (për shembull,

standardet ndërkombëtare, direktivat e Be-së, legjislacioni, kërkesat e klientëve,

kodet e industrisë dhe përgjegjësitë sociale të korporatave) që kanë një impakt

direkt mbi prokurimin dhe mund të jenë në pronësi të autoritetit kontraktues.

24 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.5.3 përgjegjësia dhe rolet

përgjegjësia për politikat dhe procesin duhet të jetë në nivelin më të lartë të autoritetit

kontraktues, gjë që do të ndihmojë në garantimin e pajtueshmërisë dhe qartësimin e

roleve, si brenda, ashtu edhe jashtë prokurimit. konsideroni rekomandimet vijuese:

n tregohuni të qartë në lidhje me faktin kush i zotëron politikat dhe procedurat e

prokurimit. Mund të ndodhë që drejtori i prokurimit të jetë përgjegjës për to, por

lexuesi duhet të dijë se kë të kontaktojë për këshillë dhe mbështetje.

n identifikoni ata që kanë nevojë për më shumë njohuri dhe informacion të

detajuar rreth politikave dhe procedurave të autoritetit kontraktues; përdorini

këto për t'u familjarizuar dhe për të rritur ndërgjegjësimin në një publik të

zgjeruar.

n Mundësoni llogaridhënien lokale për politikën dhe proceset ku ekzistojnë

modelet e prokurimit të decentralizuar ose ku njësitë kombëtare kërkojnë

zgjidhje të ndryshme.

n shmangni dublikimin dhe paqartësitë sikurse edhe kontrollin qendror autoritar

kurdoherë që kjo mund të pengojë praktikat lokale efikase dhe në fuqi.

n Bëni menaxhimin e ndryshimit dhe kontrollin e versionit. është thelbësore që t'i

përcillen ndryshimet kujtdo që përdor dokumentacionin dhe të garantohet që

çdo ndryshim i paraqitur te lexuesi të ketë një numër të ndryshëm dhe në rritje

të versionit.

2.5.4 hartuar për të pasur akses dhe disponueshmëri

njësia e prokurimit duhet të menaxhojë planifikimin, zhvillimin, konsultimin, lëshimin,

përhapjen dhe marketingun e politikave e proceseve të autoritetit kontraktues për

të garantuar aksesin e tyre efikas dhe përdorimin e vazhdueshëm. përdorimi i këtij

informacioni duhet të jetë i shpejtë dhe i lehtë nëse duhet të jetë efikas për ata që kanë

nevojë për të, në të kundërt punonjësit mund ta përdorin si një justifikim për të shmangur

zbatimin e procedurave. konsideroni komentet dhe rekomandimet që vijojnë:

n përdorni një mënyrë lokale, konsistente për të përforcuar rolin e prokurimit në

autoritetin kontraktues.

n konsideroni një burim të vetëm të së vërtetës. zbatoni kontroll efektiv të

versionit.

n zgjidhni mjetin më të përshtatshëm për të pasur lehtësim të vazhdueshëm të

aksesit:

l hartoni për përdorim, jo abuzim – pra mbajeni informacionin të

shkurtër dhe të saktë.

l vendosni se kur dhe ku mund të shikohet informacioni.

l shabllonet mundësojnë njëtrajtshmërinë e stilit, por mund të kufizojnë

fleksibilitetin.

l dokumentet e printuara mund të përmbushin nevojat e menjëhershme,

por janë më të vështira për t'u kontrolluar sesa versionet elektronike.

l dokumentet elektronike mund të jenë më të lehta për t'u kontrolluar

dhe shpërndarë, por mund të mos jenë lehtësisht të aksesueshme nga

kushdo.

25 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

l Mos e nënvlerësoni vështirësinë e përjetuar nga përdoruesit gjatë

kërkimit të informacionit; krijoni mjete të thjeshta por efektive të navigimit

(përmbajtja, treguesi ose menytë).

l planifikoni kohën për kryerjen e përditësimeve të mëdha në mënyrë që

të shmangni periudhat e pushimeve dhe datat e aktiviteteve të tjera të

rëndësishme të korporatave.

2.5.5 hartimi dhe përmbajtja

kushti paraprak më themelor për hartimin e suksesshëm të përmbajtjes është të dini se çfarë

synohet të lehtësohet nga përmbajtja. Mund të zgjidhni të mbështeteni te:

n Manualet përshkrues që i vendosin proceset dhe praktikat si mjete për arritjen e

pajtueshmërisë, ose

n shënimet udhëzuese, me vështirësi minimale për të lehtësuar krijimtarinë, ose

n diçka të ndërmjetme midis dy opsioneve të mësipërme

opsioni i zgjedhur duhet të pasqyrojë nevojat e autoritetit kontraktues dhe nivelin e

maturimit të prokurimit të tij. Me kujdes, ekuilibri i kontrollit dhe lirisë për t'u shprehur në

mënyrë individuale do të nxisë si pajtueshmërinë, ashtu edhe suksesin në përballje me

rrethanat në ndryshim, sikurse edhe aftësinë për të shfrytëzuar mundësitë. ndajini përbërësit

në segmente:

n Rregullat – çfarë duhet bërë

n udhëzimet – çfarë duhet marrë në konsideratë kur angazhoheni në x/y/z

n listat e kontrollit – si kujtesë

n dokumentet shabllon fizike dhe elektronike – për të përmirësuar konsistencën dhe

për të përshpejtuar proceset,

2.5.6 zhvillimi i vazhdueshëm

një seri e zhvilluar mirë e politikave dhe proceseve nuk do të garantojë në vetvete

përputhshmërinë me administrimin, vazhdimësinë e praktikës së mirë ose ecurinë e

përmirësuar, por do të ndihmojë. Regjimet e suksesshme të politikave dhe procesit

monitorojnë sukseset dhe dështimet e tyre në mënyrë të vazhdueshme; sfida me të cilën

përballen është përshtatja e vazhdueshme ndaj ndryshimit dhe drejtimi i ndryshimit drejt

përmirësimeve. konsideroni çështjet e zhvillimit që vijojnë:

n Matja dhe zhvillimi i kompetencave të zyrtarëve të prokurimit

n trajnimi prezantues për fillestarët

n auditimi i pajtueshmërisë dhe protokollet e vetë-auditimit për të nxitur sjelljen e

profesionistëve në vend të procesit

n krahasimi me standardet ose krahasimi i kolegëve

n akreditimi ose certifikimi nga një organ profesional

n vetë-vlerësimi - a po e bëjmë mirë, a po përdoret?

n si të identifikojmë ose të zhvillojmë një praktikë më të mirë

n si të menaxhojmë ndryshimin e autoritetit kontraktues

n si të menaxhojmë kontrollin e versionit, dokumentet e vjetruar dhe të dhënat

historike

26 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.5.7 pengesat për dokumentacionin ligjor të qeverisjes

pengesat për dokumentacionin e suksesshëm ligjor të qeverisjes mund të përfshijnë:

n Mungesën e drejtimit nga zyrtarët e lartë gjatë zhvillimit, zbatimit dhe

përmirësimit të vazhdueshëm të një burimi profesional të prokurimit

n Mungesën e financimit për dokumentacionin; koha dhe burimet mund të

mos bëhen të disponueshme

n Mentalitetin e mbyllur që pengon zhvillimin dhe novacionin; si shembull,

specialistët mund të thonë:

"këtu nuk e bëjmë kështu".

"nëse nuk është e prishur, atëherë mos e ndreq".

"jam i kënaqur me shërbimin që marr sot, prandaj mos e trazo".

" ju (prokurimi) jeni një departament shërbimi – thjesht merruni me

shkresurinat e mia".

"Më lini mua të shqetësohem për ndikimin te biznesi".

n kulturat e mospërmbushjes në të cilat shkelësit nuk mbajnë përgjegjësi

2.5.8 mundësuesit e dokumentacionit të suksesshëm ligjor të qeverisjes

Mundësuesit e politikës dhe procesit të suksesshëm përfaqësojnë të kundërtën e

pengesave të mësipërme, por gjithashtu përfshijnë:

n një kulturë “pa fajësim”

n gatishmërinë për kërkuar praktikën e mirë dhe për të mësuar nga:

autoriteti kontraktues i tij

autoritetet e tjera kontraktuese

sektorët e tjerë

profesionet e tjera

n nxjerrjen e mësimeve nga gabimet:

duke zbatuar atë që funksionon mirë

duke mos përsëritur atë që nuk funksionon mirë

n kombinimin e proceseve dhe praktikave më të mira të efikasitetit, me një

qasje të përshtatshme ndaj ndryshimeve

2.6 mirëmBajtja e dOkumentaciOnit LigjOr të qeverisjes

dokumentacioni ligjor i qeverisjes duhet të mbahet nëse i shërben nevojave të

autoritetit kontraktues që përfaqëson. Rrethanat vijuese mund të kërkojnë një

ndryshim ose përditësim:

n ndryshimi i strukturës së autoritetit kontraktues

n përditësimi i direktivave të Be-së

n praktika gjyqësore

n sistemi i ri kompjuterik

n fusha e re e palës së interesuar

n zyrtarët që largohen, mbërrijnë dhe/ose u ndryshohen përgjegjësitë

n shkrirja ose ndarja e një autoriteti kontraktues

n përcaktimi i një sheshi të ri

n kalimi i kohës

27 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

të gjitha këto rrethana dhe të tjera do të ndikojnë te politika dhe procedurat e autoritetit

kontraktues.

ndryshimet e mëdha në autoritetin kontraktues duhet të pasqyrohen nga një ndryshim

i menjëhershëm në dokumentacion. në vazhdim, është praktikë e mirë për personin

përgjegjës që ta mirëmbajë dokumentacionin për të kryer një shqyrtim vjetor. ky

shqyrtim do të përfshijë edhe personel tjetër nga prokurimi dhe palët e interesuara

sipas nevojës për të diskutuar dhe për të bërë rishikime.

dokumentacioni duhet të ketë një numër versioni që duhet të rritet kur bëhet përditësimi.

përditësimet duhet të komunikohen te të gjithë personat e prekur prej tyre.

aty ku përdoret një përditësim i bazuar në letër, është praktikë e mirë t'i kërkohet

marrësit të nënshkruajë dhe të kthejë një dokument që konfirmon se e ka lexuar

dhe se i ka rishikuar proceset dhe procedurat në përputhje me rrethanat dhe i

ka informuar të tjerët sipas nevojës.

aty ku përdoren sisteme elektronike të bazuara në intranet, është praktikë e

mirë të përfshihet një testim online që ka lidhje me përditësimin e ri dhe një

përgjigje me email që tregon se e kanë lexuar përditësimin dhe i kanë rishikuar

proceset sipas rrethanave dhe i kanë informuar të tjerët sipas nevojës.

2.7 dOkumentaciOni LigjOr i qeverisjes – Lista e kOntrOLLit e detajuar

Më poshtë vijon një listë kontrolli e detajuar për fushat që duhen përfshirë në

dokumentacionin ligjor të qeverisjes, e paraqitur në renditje alfabetike. Lista është e gjatë; një autoritet kontraktues nuk duhet të presë me çdo kusht që ta përfshijë çdo zë në dokumentacionin e tij.

n saktësia dhe plotësia e informacionit

n pagesat paraprake

n koordinimi i prokurimit me objektivat e autoritetit kontraktues

n planifikimi vjetor i prokurimit

n sjellja anti-konkurruese

n kriteret e vlerësimit dhe dhënies së kontratës

n Rekomandimet për dhënien e kontratës

n informimi i operatorëve ekonomikë të pasuksesshëm

n kundërshtimet e operatorëve ekonomikë të pasuksesshëm

n Marrëveshjet e fshehtësisë

n njoftimi i dhënies së kontratës

n dokumentet e kontratës

n Rregullimet e çmimit të kontratës

n përfaqësimi skematik i strukturës së miratimit

n përfaqësimi skematik i strukturës së autoritetit kontraktues

n Masat disiplinore nëse dokumentacioni nuk zbatohet

n shitja e pasurive

n direktivat e Be-së dhe acquis i Be-së

n garancioni i operatorit ekonomik

n zhvillimi i operatorit ekonomik

28 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

n ndershmëria financiare e operatorit ekonomik

n Menaxhimi i performancës së operatorit ekonomik

n para-kualifikimi/përzgjedhja e operatorit ekonomik

n Referencat e operatorit ekonomik

n Regjistrimi i operatorit ekonomik

n vizitat e operatorit ekonomik – operatorët ekonomikë që vizitojnë autoritetin

kontraktues

n vizitat e operatorit ekonomik – vizitat tek operatorët ekonomikë nga

specialistët e autoritetit kontraktues

n angazhimi me palët e interesuara

n kodi etik i sjelljes

n përshtatshmëria për qëllimin

n pagesat në valutë të huaj

n kontratat kornizë

n parandalimi i mashtrimit

n shëndeti dhe siguria – kontraktori

n shëndeti dhe siguria – materialet e rrezikshme

n shëndeti dhe siguria – në shesh

n inspektimi gjatë marrjes në dorëzim

n inspektimi përpara marrjes në dorëzim

n sigurimet

n të drejtat e pronësisë intelektuale

n ftesa dhe marrja e ofertave

n pagesa e faturave

n Mbajtja e të dhënave

n pagesa e vonuar

n ligji për kontratat

n letrat e synimit

n kufizimi i përgjegjësive

n dëmet e likuidueshme

n planifikimi afatgjatë i prokurimit

n Matja e ecurisë së prokurimit

n negocimi

n garancionet e kompanisë mëmë

n pagesa

n garancionet bankare për zbatimin e detyrimit

n zhvillimi i politikës dhe procesi i politikës

n negocimi pas ofertës

n hartat e procesit

n kartat e prokurimit

n strategjitë e prokurimit

n vlerësimi i produktit

29 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

2


Përshkrimi

n shumat provizore

n Blerjet e bëra jashtë prokurimit

n kualifikimi i operatorëve ekonomikë

n tregtia reciproke

n Marrëdhëniet me operatorët ekonomikë

n kërkesat për informacion

n sistemet e kërkesës me shkrim dhe porositjes

n Ruajtja e garancioneve dhe obligacionet

n të drejtat e palëve të treta

n vlerësimi i riskut

n Menaxhimi i riskut

n përshkrimet e roleve me përgjegjësitë

n tender njëburimor

n pirateria e programeve kompjuterike

n pagesat me faza

n pajtueshmëria statutore dhe praktika gjyqësore

n kontrolli i stokut

n Menaxhimi i bazuar te oferta

n zhvillimi i njësisë

n dokumentet e ofertës

n përfundimi dhe pezullimi

n kushtet e kontratës

n kontrolli në tre drejtime

n tregtimi me sipërmarrjet e përbashkëta dhe konsorciumet

n politikat e udhëtimit dhe zbavitjes

n sjelljet e papranueshme të personelit

n sjelljet e papranueshme të operatorit ekonomik

n Menaxhimi i mbetjeve

n paditja nga punonjësit

30 B-

SEKSIONI

3


MOdulI

B

PJESA


ushtrimi 1 përkufizimet

ju lutemi plotësoni tabelën duke dhënë një shembull përgjigjeje/përkufizim në kolonën e

djathtë.

seksiOni 3 ushtrimet dhe rasti studimOr

1 etika

2 administrimi

3 llogaridhënia

4 delegimi

nr. fjala përgjigjja/përkufizimi

5 prokurimi i centralizuar

6 prokurimi i decentralizuar

7 ndershmëria

8 mashtrimi

9 Transparenca

10 ndarja e detyrave

11 struktura e administrimit

12 korrupsioni

31 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

3


Ushtrimet dhe rasti studimor

ushtrimi 2 strukturat Organizative

ju do të ndaheni në katër grupe të barabarta. Çdo grup do të marrë një përshkrim të një prej

katër strukturave organizative. detyra e grupit tuaj do të jetë përgatitja e argumenteve në

mbështetje të strukturës tuaj të prokurimit dhe më pas të bëni një prezantim përpara pjesës

tjetër të grupit për t'i bindur se struktura juaj është më e mira.

32 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

3



seksiOni i infOrmaciOnit

rast studimOr – zBatimi i një strukture prOkurimi cLan

Rasti studimor që vijon tregon sesi zbatimi i një strukture Clan mund të përmirësojë

marrëdhëniet ndërmjet njësisë së prokurimit dhe departamenteve të palës së interesuar.

të dhënat bazë rreth institucionit

institucioni është këshilli i një konteje kryesore në Mbretërinë e Bashkuara; ai shpenzon 2

miliardë euro në vit.

hyrje

kultura brenda këshillit ishte tipike si të gjitha organizatat e mëdha, ku nxjerrja e urdhrit të

blerjes dhe proceset kanë qenë manualisht intensive dhe të bazuara në dokumentacion

shkresor, ku miratimi i shpenzimeve, në mënyrë tipike, ndodhte gjatë fazës së faturimit. një njësi

qendrore prokurimi ndodhej në një ndërtesë të ndarë tre kilometra larg nga zyrat e kontesë,

ku punonin shumica e njerëzve. tetëdhjetë e pesë për qind e prokurimit kalonte nëpërmjet

kësaj njësie. personat në departamentet kryesore e ndien se njësia e prokurimit ndodhej larg

dhe nuk u përgjigjej nevojave të tyre. u konsiderua e rëndësishme të garantohej vendosja e një

menaxhimi efikas për ndryshim për të hequr pengesat midis prokurimit dhe palëve të tyre të

interesuara.

rrjedha e ngjarjes(ve)

u ndërmor një analizë e prokurimit të shpenzuar sipas departamentit dhe filloi procesi i

konsultimit me drejtues të lartë në disa departamente. u morën në konsideratë madhësia,

kompleksiteti dhe ngjashmëria e shpenzimeve nëpër departamente.

analiza e ngjarjes(ve)

1 analiza tregoi se një pjesë e njësisë së prokurimit punonte gati krejtësisht për një departament

të caktuar për blerjet e specializuara. gjatë fazës së parë, këta persona u ricaktuan të bënin

pjesë fizikisht brenda palës së tyre të interesuar, gjë që solli përfitimet e komunikimit të

menjëhershëm dhe një ndjenjë më të mirë të punës në grup. kjo bëri të mundur që 60% e

njësisë së prokurimit të zhvendosej për të punuar me palët e interesuara.

2 faza e dytë mori në konsideratë shpenzimin më të madh për artikujt e zakonshëm në

këshill. anëtarët e njësisë së prokurimit u zhvendosën për të punuar bashkë me personelin

në fushat në departamentin që mbante elementin më të madh të shpenzimit në këshill në

këtë zonë. sigurisht që roli i tyre ishte marrja parasysh e nevojave të të tjerëve sikurse edhe

të shpenzuesit kryesor.

3 një bërthamë e vogël me personel mbeti me drejtorin e prokurimit me përgjegjësitë për

sistemet, proceset dhe trajnimin dhe zhvillimin e njësisë së prokurimit.

4 personeli që u ricaktua u transferua në fakt në buxhetin e departamenteve të palës së

interesuar.

përfundime

Marrëdhëniet ndërmjet departamenteve të palës së interesuar dhe njësisë së prokurimit u

përmirësuan shumë, ndërsa njësia e prokurimit tashmë shikohej si pjesë e grupit “tonë”.

33 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

3



ushtrimi 3 dOkumentaciOni LigjOr i qeverisjes

jepuni përgjigje dy pyetjeve më poshtë.

1. Cilat janë avantazhet e dokumentacionit të saktë ligjor të qeverisjes?

2. Me çfarë rreziqesh përballem nëse dokumentacioni ligjor i qeverisjes është i dobët?

34 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

3



ushtrimi 4 administrimi

rast studimOr – inkjet aLisOn

alisoni ishte një vajzë e zgjuar. ajo ishte e martuar, kishte një vajzë të vogël dhe bashkë me

burrin e saj kishin një apartament të këndshëm.

puna e saj në këshillin e qytetit ishte pjesë e ekipit të prokurimit për blerjen e materialit të zyrës,

aty ku ishte rritur në detyrë si mbikëqyrëse kryesore. alisoni ishte përgjegjëse për një grup me

katërmbëdhjetë persona që blinin artikuj zyre; megjithatë produkti i saj i preferuar ishte toneri

për printer dhe kishte arritur një kursim të mirë nga fishekët që përdoreshin duke rritur volumet.

alisoni i konsideronte tonerat e printerit si territorin e saj privat; ajo kontrollonte gjendjen e

stoqeve çdo ditë, porosiste nga operatorët ekonomikë një herë në javë dhe i dërgonte tonerat

nga vendndodhja qendrore në 120 departamentet që i përdornin, shpeshherë me postë të

shpejtë.

piteri bënte punën e alisonit përpara se të ngrihej në detyrë dhe ishte krenar që kishte ngritur

në detyrë alisonin. ai i miratonte blerjet dhe faturat e verifikuara nga alisoni dhe grupi i saj.

gjithçka ishte në rregull – ose kështu mendonte ai.

Robi ishte një inspektor auditi dhe ai kontrolloi dokumentet dhe gjendjet e inventarit, ku vuri re

se kërkesa ishte rritur me 15% në krahasim me vitin e kaluar. gjithçka dukej në rregull kështu që

Robi i dha "dritën jeshile" departamentit.

1. a ishte me të vërtet gjithçka në rregull? Cili do të ishte skenari i rastit më të keq?

2. si do ta përmirësonit strukturën organizative të departamentit të prokurimit në mënyrë

që të shmangni skenarin e rastit më të keq?

35 B-


Moduli

B

PJESA

1

SEKSioNi

3



ushtrimi 5 një test etike

Më poshtë jepet një listë me pika që formojnë kodin Cips të etikës. pRoBleMi QëndRon

se ne e keMi ndRyshuaR tekstin, kështu Që pesë nga pikat ka janë kRejtësisht të

gaBuaRa. detyra juaj është të gjeni se cilat janë pesë pikat e pasakta.

kodi Cips i etikës pohon që si pjesëtarë të prokurimit Cips, zyrtarët duhet:

n të ruajnë standardin më të lartë të integritetit në marrëdhëniet e tyre të biznesit

n të qëndrojnë të paanshëm në të gjitha marrëveshjet tregtare dhe të ndikohen

nga ata me interesa të caktuara.

n të deklarojnë çdo interes personal që mund të ndikojë ose që shihet nga të tjerët

se ndikon në paanshmërinë ose vendimmarrjen e tyre

n të përmirësojnë aftësinë dhe lartësinë e profesionit duke i marrë dhe duke i

zbatuar njohuritë në mënyrën më të përshtatshme

n të mos e përdorin autoritetin ose pozicionin e tyre për përfitime personale

n të kujdesen për standardet më të larta të kompetencave profesionale ndërmjet

atyre për të cilët janë përgjegjës

n të garantojnë se informacioni që japin në rrjedhën e punës së tyre i drejton

operatorët ekonomikë në pozicionin ku dëshirojnë të jenë

n të optimizojnë përdorimin e burimeve mbi të cilat kanë ndikim për përfitim të

organizatës së tyre

n u konstatua më lartë tek B.1.2. se rregullat e kodit të Cips nuk i obligojnë zyrtarët

publik në kosovë, por në këtë pikë ( pika 9) gjejmë një analogji me përkufizimin

që bëhet në nenin 4.3, paragrafi 2, të kodit etik të prokurimit në kosovë, ku

trajtohet saktësia e informacionit: “po ashtu, çdo informacion i dhënë gjatë

detyrës duhet të jetë i vërtetë dhe i drejtë dhe asnjëherë të mos jepet me qëllim

të hutimit apo keq-udhëzimit të pjesëmarrësve ose kolegëve, në asnjë pjesë të

procesit të prokurimit.”

n të garantojnë që informacioni që japin në rrjedhën e punës së tyre është i saktë

n të respektojnë fshehtësinë e informacionit që marrin dhe të mos e përdorin kurrë

për përfitime personale

n të pranojnë praktikat e biznesit që në mënyrë të arsyeshme mund të duken të

papërshtatshme

n të mos pranojnë nxitje ose dhurata, të ndryshme nga artikujt me vlerë të vogël si

ditarë biznesi ose kalendarë

n gjithmonë të deklarojë ofrimin ose pranimin e mirëpritjes dhe të mos lejojë

asnjëherë që mirëpritja të ndikojë në marrjen e një vendimi

36 B-

seksioni

4


moduli

b

pjesa


pYetje vetë-testimi

1. si do ta përkufizonit llogaridhënien?

2. korrupsioni ka më shumë mundësi të ndodhë nëse janë përfshirë shumë njerëz në

marrjen e një vendimi për prokurimin.

a jeni dakord me këtë pohim?

jepni arsyet tuaja.

3. zyrtarët lokalë të prokurimeve duhet të përdorin operatorët ekonomikë lokalë. e vërtetë

apo e gabuar?

4. katër modelet për organizimin e prokurimit brenda një autoriteti kontraktues diskutohen

në këtë modul. “Matrica” është një model, cilat janë modelet e tjera?

5. pika në vijim është një disavantazh i një modeli të prokurimit të centralizuar apo i një

modeli të prokurimit të decentralizuar?

n largësia nga palët e interesuara.

6. Cili model prokurimi i përdorur nga autoritetet kontraktuese ka një njësi qendrore të vogël

me persona që vendosin politikën, monitorojnë statistikat, bashkërendojnë përpjekjet

dhe menaxhojnë sistemet dhe proceset e zakonshme, me zyrtarë prokurimesh me

eksperiencë, e cila ndodhet në krah të palëve të interesuara?

7. kodi Cips i etikës përdoret si një standard etike i njohur ndërkombëtarisht

në këtë modul.

ka një gabim në pohimin që vijon. a mund ta korrigjoni?

të ruajnë standardin më të ulët të integritetit në marrëdhëniet e tyre të biznesit.

8. dokumentacioni ligjor i qeverisjes duhet të ruhet nëse i shërben nevojave të organizatës

që përfaqëson. në cilat rrethana “mirëmbajtja” mund të jetë e përshtatshme?

9. një kulturë “pa fajësim” dhe një gatishmëri për të kërkuar praktikën e mirë dhe

për të mësuar ishin dy mundësues të një procesi dhe politike të suksesshme në

dokumentacionin ligjor të qeverisjes. a mund t'i përmendni dy mundësuesit e tjerë?

10. në punën tuaj, kujt i jepni llogari? Mos mendoni thjesht për shefin tuaj, por deri lart

në zinxhirin e komandës.

Burime të tjera

faqet vijuese të internetit kanë informacion mbi strukturat organizative dhe dokumentacionin

ligjor të qeverisjes:

www.cips.org

http://www.pasa.nhs.uk/pasaWeb/guidance/

www.ogc.gov.uk

http://cweb.salisbury.sa.gov.au

seksiOni 4 përmBLedhja e kapituLLit

37 B-

SHTOJCA

1


MOduli

B

PJESA


shtOjca 1 kOdi cips i etikës

kodi Cips i etikës pohon që si pjesëtarë të prokurimit Cips, zyrtarët duhet:

ntë ruajnë standardin më të lartë të integritetit në marrëdhëniet e tyre të biznesit

n të refuzojnë çdo praktikë biznesi që në mënyrë të arsyeshme mund të duket e

papërshtatshme

n të mos e përdorin kurrë autoritetin ose pozicionin e tyre për përfitime personale

n të përmirësojnë aftësinë dhe lartësinë e profesionit duke i marrë dhe duke i zbatuar

njohuritë në mënyrën më të përshtatshme

n të kujdesen për standardet më të larta të kompetencave profesionale ndërmjet

atyre për të cilët janë përgjegjës

n të optimizojnë përdorimin e burimeve mbi të cilat kanë ndikim për përfitim

të organizatës së tyre

n të veprojnë në përputhje me dokumentet dhe me qëllimin e:

ligjit të shteteve ku ushtrojnë detyrën

detyrimeve të pranuara me kontratë

udhëzimeve të Cips-së mbi praktikën profesionale

n të deklarojnë çdo interes personal që mund të ndikojë ose që duket nga të tjerët se

ndikon në paanshmërinë e tyre gjatë vendimmarrjes

n të sigurojnë që informacioni që japin në rrjedhën e punës së tyre është i saktë

n të respektojnë fshehtësinë e informacionit që marrin dhe të mos e përdorin kurrë

për përfitime personale

n të përpiqen për konkurrencë të vërtetë, të ndershme dhe transparente

n të mos pranojnë nxitje ose dhurata, të ndryshme nga artikujt me vlerë të vogël si

ditarë biznesi ose kalendarë

n gjithmonë të deklarojë ofrimin ose pranimin e mirëpritjes dhe të mos lejojë

asnjëherë që mirëpritja të ndikojë në marrjen e një vendimi

n të qëndrojnë të paanshëm në të gjitha marrëveshjet tregtare dhe të mos ndikohen

nga ata me interesa të caktuara

përdorimi i kodit

anëtarëve të Cips-së u kërkohet ta zbatojnë këtë kod dhe të kërkojnë përkushtim ndaj tij nga të

gjithë ata që angazhohen së bashku me ta në praktikën e tyre profesionale.

prej anëtarëve pritet të inkurajojnë organizatën e tyre për të pranuar një politikë etike të blerjes

të bazuar në parimet e këtij kodi dhe të ngrenë për diskutim çështjet e lidhura me etikën e

biznesit në nivelin e përshtatshëm.

karta Mbretërore e institutit përcakton një procedurë disiplinore që i mundëson këshillit të

Cips-së të hetojë ankesat ndaj ndonjë prej anëtarëve të tij dhe nëse zbulohet se e kanë shkelur

kodin e etikës, të ndërmarrë veprimet e duhura. në Cips disponohet këshillim mbi çdo aspekt

të kodit të etikës.

Ky kod u miratua nga këshilli i CIPS-së më 11 mars 2009

38 B-

sHTojCa

2


moduli

b

pjesa


shtOjca 2 një shemBuLL i dOkumentaciOnit LigjOr të qeverisjes dhe dekLaratave të pOLitikës dhe ndershmërisë

http://cweb.salisbury.sa.gov.au/manifest/servlet/page?pg=12145

1. parathënie

prokurimi modern në australi përfshin përdorimin e praktikës më të mirë në kontraktimin dhe

blerjen dhe mundëson një themel për të ndihmuar organizatat të arrijnë misionin, synimet

dhe objektivat e tyre.

elementet e praktikës më të mirë të zbatueshme gjatë prokurimit të pushtetit vendor

përmbajnë:

n parime të gjera që mbulojë etikën, vlerën për paratë, përgjegjshmërinë dhe

përgjegjësitë;

n udhëzimet që i japin efekt këtyre parimeve;

n një sistem delegimesh (d.m.th. autorizimi i zyrtarëve për të miratuar një sërë

funksionesh në procesin e prokurimit);

n proceset e prokurimit, me procedurat përkatëse që mbulojnë prokurimin e

thjeshtë e deri te prokurimi kompleks me vlera të mëdha; dhe

n një qasje profesionale ndaj të gjitha prokurimeve kryesore.

kontraktimi dhe blerjet e këshillit duhet të vërtetojnë se paratë publike janë shpenzuar mirë

dhe se procesi i prokurimit është kryer dhe është garantuar që në fillim në një mënyrë që krijon

biznes në komunitet dhe se ishte i paanshëm, i drejtë dhe etik.

si pjesë e synimit të bashkisë për të përqafuar përparimet novatore dhe teknologjike, blerjet

elektronike dhe proceset e ofertës do të bëhen të disponueshme dhe do të përdoren sa

herë që të jetë e përshtatshme.

në pajtim me legjislacionin, seksioni 49 i ligjit për pushtetin vendor 1999 kërkon:

"një këshill duhet të përgatitet dhe të miratojë politikat mbi kontratat dhe ofertat, duke

përfshirë politikat mbi sa vijon:

n kontraktimin e shërbimeve; dhe

n ofertimin konkurrues dhe përdorimin e masave të tjera për të garantuar që

shërbimet ofrohen me efikasitet në kosto; dhe

n përdorimin e mallrave dhe shërbimeve lokale; dhe

n shitjen e tokës ose pronave të tjera.

kjo politikë lidhet me të gjitha aktivitetet e prokurimit në këshill.

39 B-


moduli

b

pjesa

1

sHTojCa

2


Një shembull i dokumentacionit ligjor të qeverisjes dhe deklaratave të politikës dhe ndershmërisë

2. synimi/objektivat e politikës

në pajtim me parimet e praktikës më të mirë dhe përpjekjet konstante për përmirësimin e

vazhdueshëm, synimi i kësaj politike është:

n të ofrojë politikën dhe udhëzimet për punonjësit e këshillit për të mundësuar

konsistencë dhe kontroll të aktiviteteve të prokurimit;

n t'u tregojë taksapaguesve përgjegjshmërinë;

n të ofrojë udhëzime mbi sjelljen etike në blerjet e sektorit publik;

n të vërtetojë zbatimin e elementeve të praktikës më të mirë gjatë blerjes; dhe

n të rrisë probabilitetin e marrjes së rezultatit të duhur gjatë blerjes së

mallrave dhe shërbimeve.

3. deklarata e politikës

Metoda e prokurimit për marrjen e mallrave dhe shërbimeve do të përcaktohet sipas

kostove të llogaritura të mallrave ose shërbimeve të kërkuara. në varësi të kostove të

llogaritura, metoda e prokurimit mund të jetë me oferta të dhëna me gojë, me shkrim ose

me një proces ofertash. niveli i këtyre kufijve do të përcaktohet herë pas here nga grupi

ekzekutiv drejtues i këshillit. autoriteti për të bërë një përjashtim nga përdorimi i metodës

së kërkuar të prokurimit do të delegohet te zyrtarët e këshillit, në varësi të nivelit dhe natyrës

së përjashtimit.

4. parimet kyçe

personat e angazhuar në aktivitete prokurimi në emër të këshillit, gjatë gjithë kohës do të

ndjekin gjashtë parimet kyçe të bashkisë për prokurimin. këto janë:

1. vlera për paratë

2. konkurrenca e hapur dhe efikase

3. sjellja etike dhe marrëveshjet e drejta

4. llogaridhënia dhe transparenca

5. preferencat mjedisore

6. zhvillimi ekonomik në rajonin verior

4.1 vlera për paratë

vlera për paratë përfshin përftimin e mallrave, punëve dhe shërbimeve për këshillin, të cilat

përmbushin më së miri nevojat e përdoruesit të fundit me koston totale më të ulët dhe

nivelin minimal të riskut kontraktor.

vlera për paratë mund të mos nënkuptojë gjithmonë pranimin e çmimit më të ulët. faktorët

që duhen marrë në konsideratë si pjesë e vlerësimit të ofertave përfshijnë përshtatshmërinë

për synimin, çmimet e drejta të tregut dhe kostot për jetëgjatësinë. "jetëgjatësia" përfshin

çmimin, koston e pjesëve rezervë, kostot e përdorimit, mbështetjen pas dorëzimit,

garancionet efikase, kostot e zëvendësimit, kostot e instalimit etj.

të gjithë vendimmarrësit në procesin e prokurimit duhet të jenë të binden se shpenzimet e

propozuara do t'i përdorin në mënyrë efikase dhe të dobishme fondet e taksapaguesve.

40 B-


moduli

b

pjesa

1

sHTojCa

2



4.2 konkurrenca e hapur dhe efikase

konkurrenca e hapur dhe efikase është parimi qendror i funksionimit në ndjekje të rezultatit

më të mirë. transparenca kërkon veprime prokurimi që janë të qarta për këshillin, taksapaguesit

dhe operatorët/kontraktorët ekonomikë. probabiliteti i arritjes së rezultatit më të mirë rritet në

një mjedis konkurrues.

këshilli do të krijojë një konkurrencë efikase duke shtuar në maksimum mundësitë që

kompanitë të kryejnë biznes me këshillin nëpërmjet një përzgjedhjeje të metodave të

prokurimit që i përshtaten kushteve të tregut. këto metoda duhet të përfshijnë kërkesën e

ofertave nga një numër operatorësh ekonomikë, duke ofruar informacion në kohë dhe të

mjaftueshëm dhe duke mundësuar lehtësinë e hyrjes së operatorëve ekonomikë të rinj ose

të vegjël.

këshilli do t'u japë reagime ofertuesve të pasuksesshëm, nëse kërkohet.

4.3 sjellja etike dhe marrëveshjet e drejta

këshilli nuk do të përdorë ose zbulojë informacion që i sjell avantazh të padrejtë, përfitime

financiare ose dëmtim një operatori ekonomik.

punonjësit kanë një përgjegjësi të veprojnë me ndershmëri dhe paanësi dhe të jenë të

përgjegjshëm për veprimet e prokurimit. përdorimi i një qasjeje etike dhe të drejtë është i

rëndësishëm pasi konceptet e ndershmërisë, integritetit, drejtësisë dhe përgjegjshmërisë në

pushtetin vendor janë pritshmëritë bazë të prokurimit të sektorit publik.

punonjësit dhe zyrtarët e këshillit nuk do të angazhohen në biznese private ose aktivitete

profesionale që mund të krijojnë ose krijojnë konflikt mes interesit personal dhe interesit të

organizatës.

në ndjekje të sjelljes etike dhe marrëveshjeve të ndershme, punonjësit:

n do t'i trajtojnë operatorët ekonomikë të mundshëm dhe ekzistues me barazi dhe

paanësi;

n nuk do të kërkojnë ose marrin përfitime personale;

n do të ruajnë sekretin e çmimeve të kontratës dhe informacionet e tjera të fshehta;

n do të paraqesin standardet më të larta të profesionalizimit dhe ndershmërisë;

n do të bëjnë marrëveshje me operatorët ekonomikë në një mënyrë të ndershme

dhe të paanshme që nuk lejon krijimin e konflikteve të interesit;

n do t'i pajisin të gjithë operatorët ekonomikë dhe ofertuesit me të njëjtin

informacion dhe mundësi të barabarta;

n do të mund të japin llogari për të gjitha vendimet dhe do të japin shpjegim për to.

41 B-


moduli

b

pjesa

1

sHTojCa

2



4.4 Llogaridhënia dhe transparenca

llogaridhënie në prokurim do të thotë mundësia për të shpjeguar dhe vërtetuar atë që ka

ndodhur. një palë e tretë e pavarur duhet të jetë në gjendje të shikojë qartë se një proces

është ndjekur dhe se procesi është i ndershëm dhe i arsyeshëm.

proceset sipas të cilave kryhen të gjitha aktivitetet e prokurimit duhet të jenë në pajtim me

politikën dhe procedurat e prokurimit të këshillit.

delegimet përkufizojnë kufizimet brenda të cilave punonjësit e këshillit janë të lejuar të

punojnë. ato garantojnë përgjegjshmërinë dhe i ofrojnë siguri këshillit dhe publikut në lidhje

me faktin që aktivitetet e blerjes trajtohen në nivelin e përshtatshëm. si të tilla, këshilli i ka

deleguar punonjësve përgjegjësi që kanë lidhje me shpenzimin e fondeve për blerjen e

mallrave dhe shërbimeve dhe pranimin e ofertave.

punonjësit duhet të japin llogari për të gjitha vendimet dhe të japin shpjegim për to.

në vazhdim, të gjitha aktivitetet e prokurimit do të lënë një gjurmë auditimi për qëllime

monitorimi dhe raportimi.

4.5 preferencat mjedisore

si pjesë e procesit të prokurimit, operatorëve ekonomikë mund t'u kërkohet nëse mund të

ofrojnë produkte dhe shërbime që i ruajnë burimet, kursejnë energji, ulin mbetjet dhe/ose

përmbajnë produkte të ricikluara dhe/ose janë të qëndrueshme për mjedisin.

operatorëve ekonomikë të mundshëm për këshillin mund t'u kërkohet t'i komunikojnë

praktikat e tyre mjedisore si pjesë e specifikimit të ofertës.

4.6 zhvillimi ekonomik në rajonin verior

kur të gjithë faktorët e tjerë konsiderohen të barabartë, metodat e prokurimit do të

konsiderojnë si zgjedhje përfundimtare mundësinë e rajonit për të furnizuar produktet dhe

shërbimet e kërkuara.

aty ku ofertat rezultojnë se kanë vlerë të barabartë, do t'u jepet preferencë atyre operatorëve

ekonomikë aktivitetet e të cilëve kontribuojnë në zhvillimin ekonomik të rajonit.

Moduli

B


Cikli i prokurimit

pjesa

2

38 B-

Seksioni 1: Hyrje 39




39 B-

SEKSIONI

1


MOdulI

B

PJESA

2Cikli i prokurimit

1.1 OBjektivat

objektivi i këtij moduli është ndërgjegjësimi i pjesëmarrësve për:

1. një praktikë të mirë tipike të procesit të prokurimit, që nga fillimi deri në fund

2. pikat thelbësore të kontrollueshme nga auditimi brenda praktikës së mirë të

proceseve të prokurimit

3. Rastet kur proceset e prokurimit kërkojnë ndërveprim me departamentet e palës

së interesuar

4. Rrethanat kur autoritetet të ndryshme kontraktuese do të bashkëpunojnë me

njëri-tjetrin


Çështjet që vijojnë kanë rëndësi:

l Cikli i prokurimit determinohet nga “itinerary” i formalizuar me ligj e rregullore për

çdo aktivitet (procedurat standarde, vendimmarrja e autorizuar me ligj, formularët

standard, evidencat, komunikimi,afatet kohore, vlerësimi i tenderëve, ankesat etj.).

l procedurat e hapura kompetitive janë praktikat dominuese të prokurimit në kosovë.

l autoritetet kontraktuese janë përgjegjëse për shpenzimet e buxhetit sipas ligjit , por

Rregullatorët ( agjencite qendrore te prokurimit – kRpp,oshp e aQp) kane rol shumë

proaktiv ne monitorimin dhe mbikqyrjen e procesit të çdo prokurimi.

l karakteristikë dalluese e procesit është llogaridhënia e autorizuar brenda ak-s,

gjegjësisht e përgjegjësive të ndara të zyrtareve të përfshirë në vendimmarrje

brenda ak-s.

l udheheqja e mbikqyrja e procesit të prokurimit i atribuohet zyrtarit të prokurimit si

nënshkrues i kontrates, por me ligjin e ri kjo përgjegjësi bartet edhe tek niveli me i

larte ekzekutiv(zka) dhe Ministri (niveli politik), si bashknënshkrues të kontratave me

vlerë të madhe.

l Menaxhimi i kontratave kalon nëpër disa rreziqe e hallka delikate si, moskoordinimi

në pranim të mallit , hapsira tejet e kufizuar negociuese, mosharmonizimi i

legjislacionit, kapacitetet e kufizuara të njohurive teknike, sistemi jo mjaft i zhvilluar i

pagesave etj.

l zbatimi i kontratave, poashtu është shume i lidhur me planifikimin financiar po

edhe me rregullat e thesarit në ekzekutimin e pagesave (alokimi e zotimi i mjeteve,

garancionet e performancës, faturimi, kushtet e pagesave, paradhëniet , tatimet )

l procedurat e ankesave detyrimisht kalojnë përmes oshp-s para nënshkrimit të

kontratës, kurse në fazën tjetër kontestet në zbatim të kontratës zgjidhen kryesisht

nga gjykatat e shumë rrallë edhe në forma tjera alternative.

l procedurat e prokurimit për operatorët e shërbimeve publike(pjesa v e lpp), kanë

ndryshime esenciale pozitive(mundësi më të mëdha të zgjedhjes së metodave të

prokurimit);

l Risi në sistem të prokurimit paraqet mundësia e përdorimit të metodave elektronike

të prokurimit;

seksiOni 1 hYrje

40 B-

SEKSIONI

1


MOdulI

B

PJESA

2Cikli i prokurimit

1. pranimi që proceset e prokurimit duhet të zbatohen

2. pranimi që fleksibiliteti është i domosdoshëm: nuk do të përdoret

domosdoshmërish i njëjti proces për të bërë çdo blerje

3. pranimi që prokurimi i shton vlerë autoritetit kontraktues dhe nuk është thjesht

një funksion zyrtar administrativ

4. kuptueshmëria që ndjekja e procedurave dhe zhvillimi i proceseve efikase nga

zyrtarët e prokurimeve shton vlerë në përfitim të autoriteteve kontraktuese

5. njohuritë rreth mundësive, avantazheve dhe disavantazheve të bashkëpunimit

me autoritetet e tjera kontraktuese

1.3 Lidhjet

lidhjet me modulet e tjera shfaqen gjatë gjithë tekstit të këtij dokumenti; nga vetë karakteri

i tij, ky modul i mbulon pothuajse të gjitha modulet e tjera në programin e trajnimit.

Megjithatë, lidhjet kryesore janë me modulet:

B1 administrimi, rregullorja e brendshme dhe organizimi i prokurimit publik

B3 Roli i zyrtarit të prokurimeve

B4 Roli i palëve të interesuara

1.4 rëndësia

zyrtarët e prokurimeve duhet:

n të kenë një njohuri të plota të të gjithë ciklit të prokurimit dhe tre pjesëve të tij,

për të funksionuar me efikasitet

n të kuptojnë kompetencat që u kërkohen

n të kuptojnë mundësitë, avantazhet dhe disavantazhet e bashkëpunimit me

autoritetet e tjera kontraktuese


ky seksion do të lidhet me fusha të tjera që i referohen më nga afër informacionit ligjor.

ligji për prokurim publik në kosovë, nr. 04/l-042

legjislacioni dytësor dhe udhëzimet administrative të lëshuara nga kRpp

pjesa a - Rregullorja për prokurimin publik (http://krpp.rks-gov.net//)

41 B-

SEKSIONI

2


MOdulI

B

PJESA

2Cikli i prokurimit

2.1 hYrje

procesi i prokurimit shpesh konsiderohet si një cikël. Cikli fillon nga: identifikimi i asaj që

nevojitet dhe kush mund ta ofrojë atë, duke përcaktuar dhe duke përzgjedhur opsionin

e ofertës "më të mirë" dhe pastaj duke e menaxhuar ofertën me operatorin ekonomik të

përzgjedhur gjatë gjithë kohëzgjatjes së kontratës.

një fakt i sigurt për t'u vërejtur që në fillim është se jo çdo fazë e ciklit të prokurimit të

përshkruar më poshtë do të nevojitet për çdo kërkesë të prokuruar. procesi do të ndryshojë

sipas:

n natyrës së prokurimit

n Riskut që ekziston në blerjen e kërkesës

n Riskut që ekziston në ofrimin e kërkesës te palët e interesuara

n kostos së prokurimit

n kompleksitetit të kërkesës

n Çështjeve ligjore që lidhen me kërkesën

n tregut të ofertës

n procedurës së zgjedhur në përputhje me legjislacionin kombëtar për prokurimin

publik

n ligjeve përkatëse të vendit

l ligji për prokurim publik në kosovë, nr. 04/l-042

llegjislacioni dytësor dhe udhëzimet administrative të lëshuara nga kRpp

lpjesa a - Rregullorja për prokurimin publik (link:http://krpp.rks-gov.net//)

lligji mbi financat publike dhe përgjegjësitë

lligji mbi ndërmarrjet publike

lligji mbi auditimin (link: http://www.kuvendikosoves.org//)

Cikli i prokurimit i përgatitur më poshtë ka 39 hapa individualë, të cilët ndahen në tre ndarje.

tre ndarjet janë:

n përgatitja për prokurimin

n kryerja e procesit të prokurimit

n Menaxhimi i kontratës

tre ndarjet përshkruhen më poshtë.

“përgatitja për prokurimin” merr në konsideratë hapat që janë të nevojshme për

zyrtarët e prokurimeve dhe palët e tjera të interesuara brenda autoritetit kontraktues,

në mënyrë që të arrihet në një fazë ku një prokurim i caktuar është planifikuar,

miratuar dhe përgatitur në mënyrë të tillë që operatorëve ekonomikë të mund t'u

kërkohet të paraqesin ofertat e tyre.


42 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

"kryerja e procesit të prokurimit” merr në konsideratë hapat e nevojshëm për të

përcaktuar cilët nga operatorët ekonomikë janë më të përshtatshëm për të furnizuar

mallrat, shërbimet ose punët për autoritetin kontraktues.

"Menaxhimi i kontratës” merr në konsideratë hapat që u mundësojnë si autoritetit

kontraktues ashtu edhe operatorëve ekonomikë të përmbushin detyrimet e tyre

brenda kontratës, në mënyrë që të përmbushin objektivat e kontratës.

2.2 kOncepti gjithëpërfshirës

përpara shqyrtimit të procesit me hollësi, ekziston një koncept gjithëpërfshirës që njihet

si koncepti përpara/pas lidhjes së kontratës. ky koncept merr parasysh hapat në ciklin e

prokurimit deri në dhe duke përfshirë shpalljen e kontratës si "përpara lidhjes" dhe hapat që

ndodhin pasi kontrata është caktuar si "pas lidhjes" së saj. kjo do të thotë se dy ndarjet e para

të përshkruara më sipër, të cilat përgatitin dhe drejtojnë procesin e prokurimit janë përpara

lidhjes së kontratës dhe aktivitetet e menaxhimit të kontratës janë pas lidhjes së saj.

koncepti i pasqyron aktivitetet përpara lidhjes së kontratës si "shtim vlere":

sepse fokusi është kryerja "e saktë" e prokurimit gjatë proceseve që ndodhin deri

në kohën kur jepet kontrata.

koncepti i pasqyron aktivitetet pas lidhjes së kontratës si "shtim kostoje":

sepse për rastet ku mallrat, punët, materialet dhe shërbimet që përdoren që nuk

janë "të sakta", mund të rezultojë në kosto shtesë në lidhje me kohën dhe burimet

për t'i rregulluar ato.

shënim nga praktika e mirë – koncepti gjithëpërfshirës zyrtarët e prokurimeve që konsiderojnë mënyrën sesi ta caktojnë kohën e tyre duhet të

përpiqen ta shpenzojnë shumicën e kohës duke punuar përpara lidhjes së kontratës, duke i

shtuar vlerë organizatës që i punëson (duke e bërë mirë që herën e parë) dhe nuk duhet të

ngecin në aktivitete pas lidhjes së kontratës që shtojnë koston (duke harxhuar kohë për të

rregulluar).

aktivitetet që janë pjesë e proceseve përpara lidhjes së kontratës brenda autoriteteve

kontraktuese përfshijnë:

n kryerjen e analizës së nevojave të klientit të brendshëm

n vlerësimin e procesit të operatorëve ekonomikë dhe kapacitetit të cilësisë

n studimin e tregut

n vendosjen e kritereve të performancës

n shqyrtimin me kujdes të kushteve të kontratës

n Marrjen e ofertave

n planifikimin

n analizimin dhe vlerësimin e ofertave

n përzgjedhjen e operatorit ekonomik dhe dhënien e kontratës

43 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

aktivitetet që përbëjnë pjesë të proceseve pas lidhjes së kontratës përfshijnë:

n kontrollimin e pranimeve

n furnizimin

n përputhjen e mallrave me urdhër blerjet

n kërkimin e shkresave të operatorit ekonomik

n Renditjen e problemeve të cilësisë

n kthimin e artikujve nën standardin

n Renditjen e paqartësive për faturën

n dërgimin e faturës në rrugën më të gjatë

n përpunimin e notës së kreditit

n ndryshimin e specifikimeve të kërkesës

aktivitetet e etapës së pas nënshkrimit të kontratës shënojnë fazën e ndërlikuar të

menaxhimit të kontratës, të cilat kanë të bëjnë me bashkërenditjen e veprimeve që

e bëjnë të zbatueshme kontratën. të gjitha këto aktivitete të cilësuara si “rrjedhë e

poshtme” e harkut në kuptim të këtij teksti, në legjislacionin tonë trajtohen në klauzolat

e kontratës si pjesë e dosjes së tenderit, por edhe në planin e Menaxhimit të kontratës,

si pjesë e aktivitetit të prokurimit.

ky proces kërkon komunikimin ne dy drejtime:

a) komunikimin me kontraktorin, dhe

b) komunikimi i brendshëm i palëve të interesuara në organizatë.

kjo fazë e aktivitetit përfshinë hapat që duhet ndërmarrë në zbatimin më efektiv të

kontratës. këto veprime determinohen në dosje tek kushtet e kontratës, e cila është

pjesë e dosjes së tenderit. forma dhe përmbajtja e kontratës është e standardizuar

brenda dosjes, kështuqë nuk ka mundësi të ndryshohet shumë. pjesët e paplotësuara

në kontratë kanë të bëjnë më tepër me të dhënat e fituesit, afatet e liferimit e garantimit

në përputhje me ofertën e dhënë.

aktivitetet që lidhen me pranimin e mallit,ambalazhin, transportin, kualitetin,

reklamimin, pagesat, përpilimin e dokumentacionit e veprime tjera të kësaj natyre janë

objekt i kontratës po edhe i rregulloreve të brendshme të organizatës.

shtjellojeni këtë koncept më tej dhe është e vërtetë të thuhet se nëse kryhen mirë aktivitetet

përpara lidhjes së kontratës, duke rezultuar në një kontratë të plotë që i përmbush nevojat

e palëve të interesuara dhe është e qartë për operatorët ekonomikë, aktivitetet pas lidhjes

së kontratës që shtojnë koston do të kryhen ose më lehtësisht ose në disa raste nuk do të

nevojiten fare.

ky dokument tashmë i trajton të 39 hapat individualë në ciklin e prokurimit brenda tre

ndarjeve:

n përgatitja për procesin e prokurimit

n kryerja e procesit të prokurimit

n Menaxhimi i kontratës

44 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

2.3 cikLi i prOkurimit – përgatitja për prOcesin e prOkurimit

ky seksion trajton aktivitetet e nevojshme për t'u përgatitur për prokurimin (hapat nga 1

në 11 në të gjithë procesin e prokurimit). një citim i dobishëm për t'u kujtuar në këtë pikë, i

thënë nga harvey Mackay, është:

“dështakët nuk planifikojnë të dështojnë; ata dështojnë të planifikojnë.”

Megjithëse vetëm një nga hapat e këtij seksioni quhet "planifikimi", një pjesë e madhe e

ndarjes së përgatitjes në të gjithë procesin e prokurimit ka të bëjë me planifikimin, sa ia vlen

të kujtohet ky citim. 11 hapat e procesit brenda kësaj ndarjeje janë:

1. planifikimi paraprak dhe plani vjetor i prokurimit

2. përcaktimi i nevojave

3. planifikimi i prokurimit

4. shqyrtimi i tregut

5. specifikimi

6. Matja e performancës

7. kushtet e kontratës

8. krijimi i një studimi biznesi

9. Miratimi

10. përgatitja e një njoftimi për prokurim

11. përgatitja e një ftese për ofertë (itt)

Çdo hap tashmë do të trajtohet me më shumë detaje dhe vëmendje e veçantë do t'i

kushtohet:

n fazave të vendimmarrjes

n punës me palët e interesuara

n pikave të kontrollueshme nga auditimi

n efikasitetit

përgatitja për nisjen e një prokurimi, nuk dallon shumë nga praktikat standarde ndërkombëtare.

ky proces zë fill me identifikimin e nevojës për blerje, analizën e kërkesës dhe planifikimin e

përgjithshëm e operacional të projektit. angazhimi i zyrtarit të prokurimit në këtë fazë nuk

vërehet shumë, por veprimi interaktiv ndërmjet palëve të interesuara është i nevojshëm.

shpesh ndodhë që njësia e kërkesës nuk ka njohuri se një furnizim parcial planifikohet

edhe nga të tjerët, është i kontraktuar apo edhe është në depo; në këtë fazë koordinimi

dhe komunikimi ndërsektorial është krucial, sidomos ndërmjet sektorit financiar, buxhetit,

prokurimit, auditimit e administratës.

“para se të fillohet me ushtrimin e çfarëdo aktiviteti të prokurimit zka i autoritetit kontraktues

duhet të sigurojë që të bëhet një vlerësim formal i nevojave dhe që rezultatet e këtij vlerësimi

të regjistrohen formalisht me shkrim dhe të ruhen në dokumentacionin e autoritetit

kontraktues (neni 9.1. i ligjit).

për rastet kur temat në fjalë trajtohen gjerësisht në modulet e tjera, teksti në këtë seksion

do të jetë i kufizuar dhe do të bëhen referenca të kryqëzuara me seksionet ose modulet e

përkatëse ku mund të gjenden informacione të tjera.

45 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi


në mënyrë ideale, ky proces bëhet gjatë vitit, përpara se të kryhen nevojat e prokurimit.

personat e prokurimit do të diskutojnë me departamentet e përdoruesit dhe palët kryesore

të interesuara mbi kërkesat e tyre të prokurimit dhe buxhetet për vitin pasardhës, duke u

këshilluar mbi kostot e mundshme në bazë të njohurive të tyre të tregut dhe duke vendosur

se cilët artikuj do të përfshihen në njoftimin e informacionit paraprak (pin). Modulet C4 dhe

e2 përshkruajnë veprimet e nevojshme për të shpallur një pin.

sipas legjislacionit të prokurimit në kosovë, përgatitja dhe publikimit i njoftimit paraprak (np)

lidhet me procesin e planifikimit financiar e planifikimit të përgjithshëm të ak për periudhën

12 mujore, aq sa zgjatë viti fiskal.

Qëllimi i publikimit të np është krijimi e mundësisë së shkurtimit të afatit të tenderimit për

kontratat e furnizimit, shërbimeve ose punëve që ndaras ose bashkërisht arrijnë vlerën deri

në 500 000 euro për secilën kategori(neni 39 i lpp), i cili shkurtohet në 24 ditë kalendarike

nga 40 sa është afati i rregullt minimal.

sipas nenit 42 të ligjit të gjitha versionet gjuhësore(shqip, serbisht e anglisht) të njoftimit

paraprak duhet të dorëzohen menjëherë në kRpp dhe, në pajtim me pikën 2 të këtij neni,

kRpp-ja duhet t`i përfshijë ato në Regjistrin e prokurimit publik dhe t`i publikojë në ueb-faqen

e tij brenda 2 ditëve.

publikimi kërkohet të bëhet me të filluar viti fiskal, sapo të jetë miratuar buxheti.

veçori tjetër paraqet kërkesa për ruajtje të fshehtësisë. sipas nenit 42.4 të ligjit, asnjë

informacion në njoftimin paraprak nuk mund të bëhet publike ose nuk mund t’i zbulohet

askujt para se të bëhet publikimi i njoftimit në fjalë sipas paragrafit 2 të po këtij neni.

pavarësisht nëse përdoret një pin, ky proces është thelbësor për informimin e zyrtarëve të

prokurimeve rreth asaj që pritet që ata të blejnë gjatë vitit vijues dhe duhet të jetë pjesë e

procesit vjetor të angazhimit ndërmjet palëve të interesuara dhe prokurimit.

pasi zyrtarët e prokurimeve të kenë marrë informacion për atë që pritet të blejnë gjatë vitit

pasardhës, ata mund të lajmërohen se çfarë po ndodh në tregjet përkatëse të ofertës dhe

kjo njohuri mund të përcillet në proceset vijuese.

ndërsa planifikimi paraprak njihet kudo si "praktikë e mirë", pranohet se në disa shtete plani

i prokurimit që rezulton nga procesi i përshkruar më sipër mund të jetë:

n plani që ka qenë ose që duhet të miratohet nga autoriteti kontraktues

n një dokument që duhet të botohet

n një dokument i lidhur ngushtë me buxhetet dhe planet financiare

n plani vjetor që formon bazën e vetme mbi të cilin prokurimi mund të kryhet në

vitin në fjalë

një nga proceset e rëndësishme në sistemin e prokurimit është planifikimi vjetor i prokurimit.

Me planifikim realizohen 2 qëllime kryesore:

e para, planifikimi në nivel të ak orienton dhe operacionalizon nevojat e organizatës për

prokurime në një periudhë të ardhshme njëvjeçare, të mbështetur në vlerësimin formal të

nevojave;

e dyta, dorëzimi i planeve të prokurimit nga autoritetet kontraktuese në agjencinë

46 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

Qendrore të prokurimit mundëson identifikimin e kërkesave të përbashkëta për prokurime

të centralizuara në nivelin qendror, të cilat aQp i agregon dhe konsolidon me qëllim

të prokurimit më efikas të tyre në shkallë vendi. neni 95.2. i ligjit e rregullon çështjen e

prokurimeve të përbashkëta: ” Qeveria sipas propozimit të Ministrisë për financa vendos

një listë të mallrave ose artikujve të përdorimit të përbashkët, prokurimi i të cilëve i është

caktuar aQp. kjo listë miratohet në formën e një udhëzimi administrativ. kjo listë dhe çdo

ndryshim i saj duhet të publikohen në media dhe të shpallen në faqen e internetit të kRpp-

së, të përcaktuar në nën-paragrafin 2.11 të paragrafit 2. të nenit 87 të këtij ligji.”

planifikimi i prokurimit mbështetet në objektivat zhvillimore të ak, planifikimin buxhetor e

financiar e procese tjera zhvillimore të cilat kërkojnë bashkëpunim e koordinim të sektorëve

kyç brenda ak-s për nxjerrjen e planit të prokurimit.

planifkimi i prokurimit në kosovë realizohet në 2 faza,

n së pari, përgatitet dhe dorëzohet plani paraprak i ak-s tek aQp për jo më pak se 60

ditë para fillimi të vitit fiskal. ky plan ka karakter më të përgjithshëm, por saktëson disa

parametra të vlerave e llojeve të kontratave që mendohet të prokurohen për periudhën

njëvjeçare.

n ndërkaq, brenda pesëmbëdhjetë (15) ditëve pas shpalljes së ligjit mbi ndarjet buxhetore

për një vit fiskal, çdo autoritet kontraktues që është autoritet publik ose ndërmarrje

publike do të përgatisë dhe dorëzojë në aQp, një plan përfundimtar me shkrim që i

identifikon me detale të arsyeshme të gjitha furnizimet, shërbimet dhe punët që

autoriteti kontraktues që synon t’i prokurojë gjatë vitit të tillë fiskal. ky plan precizon

dhe korrekton kërkesat e planit paraprak, parametrat e të cilit kanë lidhshmëri më të

ngushtë me planifikimin përfundimtar të buxhetit të organizatës. planifikimi i prokurimit

plotësohet dhe dorëzohet me formularin B02 planifikimi i prokurimit.

n plani i prokurimit sado objektiv të jetë, parimisht nuk ka mundësi t’i parasheh me

saktësi të gjitha prokurimet për një periudhë relativisht të gjatë 12 mujore. gjithnjë

ekziston rreziku i gabimit. prandaj, sipas ligjit korrigjimi bëhet me kërkesë paraprake e

cila i drejtohet aQp-s për miratim të blerjes së paparashikuar. ak kërkohet të plotësoj

formularin B04 deklarata e nevojave dhe përcaktimit të disponueshmërisë së fondeve,

të cilin e dorëzon minimum 5 ditë para inicimit të prokurimit.

gjithashtu, plani vjetor i prokurimit mund të tregojë ato raste ku një autoritet kontraktues ka

për qëllim të bashkëpunojë me autoritetet e tjera kontraktuese.


kjo është faza e parë në procesin real të prokurimit. këtu eksplorohet nevoja themelore e

palës(ëve) së interesuar, konsiderohen opsionet dhe përshkruhen shkurtimisht kërkesat si

baza për një plan dhe një specifikim. zyrtarët e prokurimeve nuk duhet ta marrin nevojën

fillestare si të mirëqenë, por duhet të angazhohen në një proces që vlerëson nevojat dhe

konsideron zgjidhjet alternative dhe kosto efektive. disa "nevoja" mund të jenë përmbushur

tashmë nga një kontratë e mëparshme dhe/ose nga një kontratë aktuale, artikulli i kërkuar

mund të jetë në gjendje nga një operator ekonomik alternativ, ose një blerje e mundshme

mund të bashkohet me blerje të tjera të ardhshme, në mënyrë që të paraqesë një ofertë më

tërheqëse në tregun e ofertës.

47 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

shënim nga praktika e mirë – të sigurohemi se ekziston nevoja një zyrtar prokurimesh nuk duhet të jetë thjesht sipërfaqësor! auditorët do të duan të

kuptojnë se ekziston një nevojë e qartë.

3. planifikimi i prokurimit – niveli individual i prokurimit

Brenda kuadrit të planit vjetor të prokurimit, kjo është një fazë gjatë procesit kur objektivat e

kryerjes së një prokurimi individual konsiderohen në lidhje me nevojat e palës së interesuar

dhe kur përcaktohet një qasje e planifikuar e prokurimit. ky proces është thelbësor për

suksesin e prokurimit, megjithëse mund të zbatohet paralelisht ose menjëherë pas

specifikimit. planifikimi i prokurimit trajtohet me më shumë hollësi në modulin C1, ku jepet

një shembull i planit të prokurimit. auditorët do të dëshirojnë të shikojnë një plan prokurimi

të miratuar nga palët kryesore të interesuara, pasi ai përfaqëson një vendim për të vazhduar.

një plan individual i prokurimit mund të përfshijë gjithashtu një bashkëpunim me autoritetet

e tjera kontraktuese.


kjo fazë përfshin shqyrtimin e gamës së ofertuesve të mundshëm për kërkesën dhe mund

të jetë një proces përsëritës me planifikimin dhe specifikimin.

natyra e tregut e identifikuar në këtë shqyrtim mund të ndikojë në procedurën e zgjedhur

për këtë prokurim, në mënyrë që të arrihet vlera më e madhe për paratë për organizatën

blerëse. shqyrtimi mund të çojë në një vendim për mënyrën sesi duhet të krijohet kërkesa

dhe nëse duhet të përfshihen ose të përjashtohen artikujt nga paketa që përbën ftesën për

ofertë. për shembull, mund të jetë e mundur të jepet një kontratë shërbimi ose të nxirret

puna jashtë. gjithashtu mund të jetë e mundur të nxirret puna jashtë ose të ruhet një pjesë

e ofrimit të shërbimit brenda organizatës.

gjithashtu, shqyrtimi i tregut mund të zbulojë se cilat autoritete kontraktuese të tjera:

n kanë blerë një kërkesë të ngjashme dhe mund të ofrojnë mundësi për

të nxjerrë mësime;

n kanë një nevojë të ngjashme dhe mund të ofrojnë mundësi bashkëpunimi.

5. specifikimi

Me kërkesa të thjeshta një përshkrim mund të jetë i përshtatshëm; sidoqoftë, një "specifikim" i

detajuar është i domosdoshëm për të gjitha kërkesat, përveç atyre më të thjeshta. specifikimi

përshkruan, sqaron dhe përkufizon kërkesën në hollësi të mjaftueshme për t'u mundësuar

operatorëve ekonomikë të mundshëm të bëjnë një ofertë të qartë tek autoriteti kontraktues

që duhet të përmbushë nevojat e tij. ky proces përfshin palët e interesuara në shkallë të

madhe, sikurse edhe zyrtarët e prokurimeve. llojet e ndryshme të specifikimit diskutohen

me më shumë hollësi në modulin e1.

6. matja e performancës

ky hap përfshin marrjen në konsideratë nga autoriteti kontraktues të mënyrës në të cilën do

të masë suksesin e mallrave, punëve, materialeve dhe shërbimeve të ofruara si përgjigje ndaj

kërkesës specifike. ky konsiderim mund:

48 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

n të nënkuptojë një ndryshim në specifikim për të qartësuar nëse është konsideruar

vështirësia e matjes së performancës;

n të ndikojë në formulimin e njoftimit dhe ftesës për ofertë (itt);

n të ndikojë në mekanizmat e vlerësimit dhe vlerësimit me pikë që përdoren në

prokurim;

n të formojë bazën e matjes së performancës që do të përdoret kur operatorët ekonomikë

ta dorëzojnë realisht kërkesën.

shënim nga praktika e mirë – matja e performancës ky hap është i lidhur ngushtë me hapin 36 dhe moduli g3 përmban më shumë hollësi mbi

matjen e performancës. gjithashtu, ky hap mund të caktojë kriteret e vlerësimit që përdoren

për të vlerësuar ofertat e një operatori ekonomik dhe të propozojë fazat e kryerjes së pagesës.

në thelb, nëse nuk e dimë ne se çfarë pamje ka një punë e mirë, atëherë si mund të presim

ta dinë operatorët ekonomikë!


ky hap përmban marrjen në konsideratë nga autoriteti kontraktues të kushteve specifike

të kontratës që do të preferonte t'i zbatonte për furnizimin me mallra, materiale, punë dhe

shërbime. është thelbësore të bëhet kjo përpara se të përgatitet dhe të shpallet ftesa për

ofertë.

kushtet e kontratës mund të nxirren nga kushtet e kontratës standarde të organizatës blerëse.

sidoqoftë, zyrtarët e prokurimeve:

n duhet të garantojnë që kushtet standarde të kontratës të përdorura janë të

përshtatshme për kërkesën;

n duhet të përdorin forma kontratash të njohura ndërkombëtarisht, kurdoherë

që kjo do të nxisë konkurrencën nga një bazë ndërkombëtare furnizimi (p.sh.

international federation of Consulting engineers – fidiC);

n i shtojnë, i zhvillojnë ose i modifikojnë kushtet standarde të kontratës për të

përmbushur kërkesat specifike;

n i shtojnë, i zhvillojnë ose i modifikojnë kushtet standarde të kontratës për të

paraqitur vlerën më të mirë;

n duhet të garantojnë që kushtet e kontratës të përmbushin standardet ligjore.

këtu vendimet mund të ndikojnë në koston e operatorëve ekonomikë, veçanërisht nëse

kushtet e kontratës i ngarkojnë me barra të panevojshme. këto kosto mund t'i kalohen

organizatës blerëse.

8. krijimi i një studimi biznesi

hapi fillestar i inicimit të rastit të biznesit lidhet me nënshkrimin e deklaratës së nevojave dhe përcaktimit të disponueshmërisë së fondeve.

procedura e identifikimit të nevojave dhe paraplanifikimi, qartësojnë në vija të trasha kërkesën për furnizim, por inicimi i procesit konkret të prokurimeve të veçanta kërkon një trajtim më operacional të tij. Menaxhimi i procesit u nënshtrohet disa vendimeve e

49 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

procedurave ligjore-administrative të autorizuara në secilën etapë të prokurimit. gjithçka rishikohet, saktësohet e transponohet në aktivitete të veçanta ekzekutive që kërkojnë të miratohen nga zyrtarët e autorizuar brenda ak-s, të cilët janë përgjegjës për të siguruar arritjen e vlerës për para më të mirë në procesin e prokurimit. Megjithatë, në këtë proces gjithnjë ka hapsirë që të të rikonsiderohen prokurimet joprioritare që mund të mos inicohen

apo të shtyhen.

një studim biznesi teston realizueshmërinë e një projekti ose blerjeje dhe vërteton që

blerja e kryer nga autoriteti kontraktues ia vlen.

në nivelin më të thjeshtë studimi i biznesit, kap arsyetimin përtej blerjes dhe i mbledh të

gjitha kostot dhe i krahason me përfitimet e mundshme që vijnë si rezultat. kur kjo të ketë

mbaruar, është e mundur të shqyrtohet nëse blerja duhet të vazhdojë.

për blerjet e mëdha, duhet të ndërtohet një studim biznesi ku tregohet se ka një përfitim

të qartë në bërjen e këtij prokurimi. ky studim duhet të pasqyrojë kostot dhe përfitimet e

prokurimit dhe të të gjitha opsioneve të marra në konsideratë. studimi i biznesit duhet të

rishikohet në fund të procesit - gjatë shqyrtimit të performancës dhe hapave të përmirësimit

të vazhdueshëm - për të garantuar që projekti t'i ketë përmbushur pritshmëritë e tij.

ky dokument është një mjet vendimmarrës kyç. plotësimi i një studimi biznesi mund t'i japë

fund një prokurimi të panevojshëm ose të pamatur që nuk do të japë përfitime. gjithashtu,

studimi i biznesit është një dokument kyç për auditimin e përmbushjes së kontratës.

9. miratimi

në disa rrethana, personelit të prokurimit mund t'i delegohen formalisht kompetencat për të

kaluar në fazën pasardhëse pa pasur nevojë për miratim zyrtar; sidoqoftë, në rrethana të tjera

do të jetë e nevojshme të kërkohet miratimi i personelit më të lartë, për shembull, i një ministri,

para se të vazhdohet me prokurimin. aty ku nevojitet miratimi, auditorët do ta konsiderojnë

nënshkrimin e personit të duhur si një autorizim thelbësor për të vazhduar dhe vazhdimi pa

miratimin e nevojshëm do të përbëjë shkelje të procedurave të brendshme ligjore.

10. përgatitja e një njoftimi për prokurim

duhet të përgatitet një njoftim për botim në mënyrë që t'i lejojë gjithë operatorët ekonomikë

të mundshëm të kenë një mundësi për të dhënë oferta për kërkesën në fjalë. ky proces

përshkruhet në hollësi në modulin e2. ky dokument dhe/ose transaksion është një pjesë

kyçe e gjurmës së auditimit.

11. përgatitja e një ftese për ofertë (itt)

është e domosdoshme të krijohet një itt që do të jetë e disponueshme për shpërndarje te

operatorët ekonomikë të mundshëm, duke përdorur formatet që janë miratuar nga autoriteti

kontraktues dhe që në disa raste janë të detyruara me ligj. Brenda shabllonit standard të

miratuar, teksti që përshkruan kërkesën aktuale mund të jetë:

n një dokument i thjeshtë dhe relativisht i shkurtër (p.sh. për furnizimin e artikujve të

zyrës)

n një dokument i gjatë (p.sh. për ndërtimin e një ure të re) ku përfshihen një seri

skicash, grafikë të performancës, imazhe etj.

50 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

pavarësisht nga përmasat e saj, itt-ja duhet të përmbajë një numër veçorish që

pasqyrojnë praktikën e mirë dhe ligjin e vendit; këto veçori përshkruhen në modulin

e1. gjithashtu, ky hap do të garantojë që kriteret e vlerësimit që përdoren për ofertat e

operatorëve ekonomikë janë të përfshira në informacionin që i dërgohet operatorëve

ekonomikë.

2.4 cikLi i prOkurimit – krYerja e prOcesit të prOkurimit

ky seksion trajton aktivitetet e nevojshme për të kryer procesin e prokurimit (hapat nga 12 në

23 në të gjithë procesin e prokurimit). hapat e procesit brenda kësaj ndarjeje janë:

12. shpallja e njoftimit

13. paraqitja e itt-së

14. trajtimi i pyetjeve/kërkesave

15. Marrja e ofertave

16. kualifikimi i operatorëve ekonomikë

17. vlerësimi

18. sqarimi

19. Miratimi i kontratës fituese

20. afati kohor për paraqitjen e ankesave

21. ankesat për procedurën e prokurimit/rishqyrtimi i kontratës

22. shpallja e kontratës fituese

23. shpallja e njoftimit të fituesit

duke iu referuar në mënyrë të veçantë vlerësimit të ofertave, por me referim të përgjithshëm

diku tjetër, lexoni këtë citim nga oscar Wilde: “Çfarë është një cinik? një njeri që njeh çmimin

e çdo gjëje dhe vlerën e asgjëje". (nga adhuruesi i zonjës Windermere, akti iii, 1892).


kushtohet:




n efikasitetit

për rastet kur temat në fjalë trajtohen gjerësisht në modulet e tjera, teksti në këtë seksion

do të jetë i kufizuar dhe do të bëhen referenca të kryqëzuara me seksionet ose modulet e

përkatëse ku mund të gjenden informacione të tjera.

51 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

12. shpallja e njoftimit

ky proces, gjatë të cilit operatorët ekonomikë të mundshëm njoftohen se ekziston një kërkesë,

përshkruhet në modulin e2. është thelbësore që zyrtari i prokurimeve të mund të tregojë

që është bërë një njoftim dhe se të gjithë operatorët ekonomikë të mundshëm kanë pasur

mundësi për të marrë informacionin që përmban ky njoftim rreth kërkesës. inkurajohet edhe

publikimi i profilit të blerësit. profili i blerësit mund të përfshijë njoftime të informacionit

paraprak, informacion mbi ftesat për oferta në vijim, programet e blerjeve, kontratat e lidhura,

procedurat e anuluara dhe çdo informacion të përgjithshëm të dobishëm, si për shembull një

pikë kontakti, numër telefoni, numër faksi, adresë postare dhe adresë email.

publikimi i njoftimit të prokurimit, përmbajtja dhe format e tij janë të parapara me ligj dhe me

Rregullat e prokurimit.

ligji aktual e lejon vetëm njoftimin elektronik në web faqen e kRpp-s. format tjera të publikimit

nuk aplikohen në kosovë. ligji i mëparshëm i ka obligua ak-t t’i shpallin njoftimet në gazeta,

por tani nuk lejohet më. ndërkaq, publikimi i profilit të Blerësit nuk aplikohet në kosovë,

sikundër njihet në sistemet evropiane të prokurimit.

njoftimi elektronik bëhet në web-faqen e kRpp-s .këto njoftime përfshijnë,

n njoftimin paraprak (formulari B02)

n njoftimin për kontratë (formulari B05 )

n njoftimin për konkursin e projektimit (formulari B06)

njoftimi për kontratë e format tjera të njoftimit në procesin e prokurimit janë të një rëndësie

kruciale. njoftimi prezanton para operatorëve natyrën e furnizimit, sasinë, afatet, kriteret e

përzgjedhjes, mënyrën e furnizimit e kushte tjera teknike, ligjore e financiare. Qëllimi kryesor i

njoftimit është që të nxis konkurrencën, ulë koston e furnizimit dhe të promovojë transparencën.

format standarde të njoftimit janë dizajnuar nga kRpp, në bazë të ligjit dhe Rregulloreve të

prokurimit. njoftimi për kontratë p.sh. përmban informacionet e nevojshme për,

n autoritetin kontraktues si, emri, adresa, kontakti etj. ,

n lëndën e kontratëse e cila përshkruan titullin, llojin e kontratës,lokacionin e pranimit të

furnizimit ose kryerjes së punëve, marrëveshjen kornizë, klasifikimin e fjalorit të prokurimit,

variantet dhe informatat pë ndarjen në pjesë;

n sasinë apo fushëveprimin e kontratës;

n kohëzgjatjen e kontratës;

n publikohen kërkesat për kushtet teknike, ekonomike dhe ligjore të pjesëmarrësve në

tender;

n përcaktohet procedura e prokurimit;

n informatat administrative per tërheqjen e dosjes, afati i pranimit, vlefshmerine e tenderit,

garancionin,koha e hapjes;

n informacionet plotësuese ku sqarohen mundësitë e ankesës;

specifika e këtij njoftimi është se sipas ligjit nuk lejohet publikimi i vlerës së parashikuar të

tenderit.

52 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

13. paraqitja e itt-së

ky proces përfshin dërgimin në mënyrë manuale ose elektronike ose vënien në dispozicion

të dokumenteve që përshkruajnë kërkesën e prokurimit tek operatorët ekonomikë të

mundshëm që i kërkojnë ato. dokumentet do të ndryshojnë në varësi të procesit të zgjedhur.

proceset përshkruhen në modulin C4. është thelbësore që të gjithë operatorët ekonomikë të

marrin të njëjtin informacion rreth kërkesës.


Me gjithë përgatitjen e kujdesshme në emër të njësisë së prokurimit, operatorët ekonomikë

që përpiqen t'i përgjigjen itt-së mund të kenë pyetje dhe procesi duhet të përmbajë

pranimin dhe përgjigjen e këtyre pyetjeve. procesi përshkruhet plotësisht në modulin e1.

pyetjet mund të lidhen me shumë fusha të itt-së, duke përfshirë:

n procesin e vlerësimit

n shtrirjen e prokurimit

n kushtet e pagesës

n standardin e cilësisë që kërkohet

n proceset e kthimit

n kushtet e kontratës

n koordinimin e dorëzimit

n kuptimin e kërkesës sipas përshkrimit

shënim nga praktika e mirë – trajtimi i pyetjeve/kërkesave praktikë e mirë është të regjistrohen të gjitha pyetjet dhe përgjigjet në kohën e duhur.

përgjigjet për të gjitha pyetjet duhet t'u dërgohen të gjithë ofertuesve.

kjo temë trajtohet më gjerësisht në modulin e1. gjithashtu mund të lindin pyetje në fazat më

të vona gjatë procesit të prokurimit.

trajtimi i pyetjeve të oe në procesin e prokurimit është mjaft i formalizuar dhe transparent.

Qëllimi i trajtimit të pyetjeve është që procesi të korrigjohet e konsolidohet, në mënyrë që të

shmangen zbrazëtitë eventuale në kërkesat e dosjes së tenderit.

neni 53 i lpp-se i përcakton kushtet dhe afatet e parashtrimit të pyetjeve nga pjesëmarrësit

në një tender:

n pyetjet bëhen vetëm me shkrim dhe përgjegjjet kthehen poashtu me shkrim. ato i

dorëzohen ak-s me postë elektronike, me shkrim ose me faks.

53 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

n pyetja e një operatori merr përgjegjjen e cila detyrimisht u shpërndahet të gjithë

konkurrentëve njëkohshëm. nuk zbulohet identiteti i parashtruesit të pyetjes.

n sipas kësaj dispozite, informatat shtesë mund të merren , varësisht nga procedura dhe

vlera, në afatet:

l jo më pak se njëzet (20) ditë para datës së caktuar për pranimin e tenderëve, nëse

afati i caktuar kohor për pranimin e tenderëve është dyzet (40) ditë ose më gjatë;

l jo më pak se pesëmbëdhjetë (15) ditë para datës së caktuar për pranimin e

tenderëve, nëse afati i caktuar kohor për pranimin e tenderëve është 30 ditë apo

më gjatë por jo më pak se dyzet (40) ditë;

l jo më pak se dhjetë (10) ditë para datës së caktuar për pranimin e tenderëve, nëse

afati i caktuar kohor për pranimin e tenderëve është njëzet (20) ditë apo më gjatë

por më pak se tridhjetë (30) ditë, ose

l jo më pak se tri (3) ditë para datës së caktuar për pranimin e tenderëve, nëse afati i

caktuar kohor për pranimin e tenderëve është pesë (5) ditë ose më gjatë por jo më

pak se njëzet (20) ditë.

n Minimumi i afatit për cilëndo procedurë, përjashtuar kuotimin e çmimeve, është 10

ditë. në rastet kur afati është më i shkurtër, autoriteti kontraktues do të zgjasë afatin

kohor për pranimin e tenderëve në përputhje me paragrafin 7. ose 8. të këtij neni,

cilado që të jetë e aplikueshme

n autoriteti kontraktues do të përcaktojë afatin deri te cila datë do të pranojë kërkesën

nga dosjet tenderuese.

n ak vlerëson nëse ndonjë pyetje është irelevante, të cilën nuk e konsideron të

dobishme pë procesin e prokurimit. poashtu, është e rëndësishme të fokusohet kanali

i komunikimit me oe në këto raste tek personat përgjegjës, veçaënërisht kur kemi të

bëjmë me specifikime delikate teknike ose edhe të drejta ekskluzive që lidhen me

licenca e standarde specifike ndërkombëtare.

15. marrja e ofertave

ky është procesi gjatë të cilit zyrtari i prokurimeve merr oferta për të dorëzuar/kryer kërkesën

specifike nga operatorët ekonomikë. ofertat duhet të ruhen në një vend të sigurt pasi të

jenë marrë dhe, në varësi të procesit të përdorur, ofertat nuk duhet të hapen deri në kohën

e përshkruar si data përfundimtare për marrjen e një oferte.

procesi i hapjes së ofertave në disa raste mund të jetë një ngjarje publike, ku ofertuesit

mund ta vizitojnë autoritetin kontraktues dhe të shikojnë se fillimisht të gjitha ofertat janë

të pahapura dhe që të gjitha të hapen në të njëjtën mënyrë, në të njëjtën kohë. një zyrtari

të lartë në autoritetin kontraktues mund t'i kërkohet t'i hapë ofertat dhe si rrjedhim zyrtari

i prokurimeve duhet të garantojë që kësaj t'i kushtohet kohë në rendin e ditës së zyrtarit të

lartë dhe që një vend i përshtatshëm të rezervohet paraprakisht.

pasi të jenë hapur, ofertat duhet të ruhen në një vend të sigurt dhe të transmetohen

nëpërmjet një rruge të sigurt te personat që do t'i vlerësojnë ato.

në disa raste, secilit operator ekonomik mund t'i kërkohen dy zarfe të veçantë. një zarf do

të përmbajë përgjigjen e operatorit ekonomik me kostot e përfshira dhe zarfi tjetër do të

përmbajë përgjigjen e operatorit ekonomik pa kosto. objektivi i kësaj metode është që të

54 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

lejohet specialisti teknik i palëve të interesuara të vlerësojë përgjigjen pa konsideruar kostot.

në këto rrethana përgjigjet me kostot e përfshira mbeten te zyrtari i prokurimeve dhe

përgjigjet pa kosto i kalohen palës teknike të interesuar. veprimi që kërkohet nga zyrtarët e

prokurimeve në këtë fazë diskutohet më tej në modulin B3.

ofertat e vonuara nuk duhet të pranohen dhe duhet të kthehen të pahapura tek operatorët

ekonomikë përkatës.

16. kualifikimi i operatorëve ekonomikë

ky hap në procesin e prokurimit kërkon të konfirmojë nëse operatorët ekonomikë janë të

kualifikuar të zbatojnë kontratën që do të jepet. ky kualifikim do t'i referohet kritereve të

paracaktuara të vendosura në fazën e gjashtë më sipër dhe mund të përfshijë një shqyrtim

të llogarive dhe performancës së operatorit ekonomik me klientët e tjerë. nëse përdoret

procedura e kufizuar, procedura me negociim ose procedura me dialog konkurrues, ky hap i

kualifikimit është pjesë e procesit të përzgjedhjes së operatorëve ekonomikë që do të marrin

itt-në e plotë. kualifikimi i operatorëve ekonomikë diskutohet me më shumë hollësi në

modulin e3. kualifikimi mund të konfirmohet në bazë të vlerësimeve financiare, ligjore dhe

teknike (eksperiencës).

17. vlerësimi

ky është procesi i shqyrtimit të ofertave të bëra nga operatorët ekonomikë dhe krahasimit të

tyre, me qëllim përcaktimin e ofertës(ave) që ka më shumë mundësi të përmbushë nevojat

e autoritetit kontraktues. procesi përdor kriteret e rëndësisë dhe vlerësimit me pikë që

përcaktohen në hapin gjashtë më sipër. në disa raste vlerësimi mund të kërkojë shqyrtimin

në vend të një ngjarjeje ose një vizitë në terren. Rolet e zyrtarëve të prokurimeve dhe palëve

të interesuara gjatë vlerësimit përshkruhen me hollësi përkatësisht në modulet B3 dhe B4.

vlerësimi trajtohet edhe në modulin e5.

vlerësimi mund të marrë formën e përcaktimit të çmimit më të ulët të ofruar nga

ofertuesit ose vlerësimit të tenderit ekonomikisht më të favorshëm (Meat).

në rastin e mëparshëm, ku tre ofertuesit ofruan 170 000 euro, 155 000 euro dhe 160

000 euro për një kërkesë të shpallur nga një autoritet kontraktues, ofertuesi që ofroi

155 000 euro do të shpallet fitues, duke i pasur të gjitha kriteret e tjera të barabarta.

në rastin e fundit, kriteret e matura që pasqyrojnë çështjet me rëndësi thelbësore për

blerjen specifikohen dhe i komunikohen ofertuesve, të cilët më pas paraqesin një ofertë

duke pasur parasysh këtë informacion. në rastin ku tre ofertuesit kanë ofruar 640 000 euro,

665 000 euro dhe 649 000 euro për një trolejbus, autoriteti kontraktues mund të

zgjedhë ofertuesin që ka treguar se oferta e tij përfaqëson tenderin ekonomikisht

më të favorshëm, kur krahasohen të gjitha kriteret e tjera.

për shembull, mund të ndodhë që ofertuesi që ofron 665 000 euro të mund të

vërtetojë që trolejbusi i tij:

n përdor më pak elektricitet se dy opsionet e tjera; dhe/ose

n do të funksionojë me bateri më gjatë se dy opsionet e tjera.

kostoja e çmimit më të lartë të blerjes me 65 000 euro, me kalimin e kohës së

përdorimit të trolejbusit do të rezultojë në një blerje me avantazh ekonomik më të

madh.

55 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

nevoja për të marrë përgjigje për pyetjet mund ta bëjë procesin e vlerësimit përsëritës,

duke kaluar shumë ditë përpara se të merret një vendim përfundim. gjatë kësaj kohe është

thelbësore që asnjë nga komisioni i vlerësimit të ofertave të mos nxjerrë informacion tek

asnjë person tjetër në autoritetin kontraktues ose operatorët ekonomikë.

shënim nga praktika e mirë – përfitimi maksimal nga meat përfitoni sa më shumë nga Meat. ky parim ju mundëson të merrni zgjidhjen më të mirë.

autoriteti i një qyteti e përshkruan Meat si "kriteret, të cilat autoriteti mund t'i përdorë për

të përcaktuar se një tender është ekonomikisht më i favorshëm përfshirë datën e dorëzimit,

kostot e përdorimit, efikasitetin e kostos, cilësinë, karakteristikat estetike dhe funksionale,

meritën teknike, shërbimin pas shitjes, asistencën teknike dhe çmimin".

18. sqarimi

sqarimi është procesi i ndërmarrë nga specialisti blerës dhe palët e interesuara në mënyrë që

të kuptojnë më saktësisht detajet dhe pasojat e ofertës(ave) të operatorit ekonomik në lidhje

me kërkesën specifike. ky hap mund të mos jetë i nevojshëm nëse oferta është plotësisht e

qartë. ashtu siç mund të jetë i paqartë për personelin që punon për operatorët ekonomikë

specifikimi i përgatitur nga zyrtari i prokurimeve, ashtu edhe oferta e dhënë nga operatorët

ekonomikë mund të mos jetë e qartë për vlerësuesit e autoritetit kontraktues. në mënyrë

tipike pyetjet mund të lidhen me:

n zbulimin e gabimeve aritmetike

n kërkesat që duket se nuk janë mbuluar plotësisht

n standardin e cilësisë që ofrohet

n ndryshimet në kushtet e kontratës

n koordinimin e dorëzimit

n kuptueshmërinë e përshkrimit të ofertës së ofertuesit

n konfliktet ndërmjet të njëjtave statistika që tregohen në faqe të ndryshme të

ofertës

n ofertën e paplotë

për ta kuptuar plotësisht ofertën e bërë nga një operator ekonomik, autoriteti kontraktues,

nëpërmjet zyrtarit të prokurimeve, mund të kontaktojë me operatorin ekonomik dhe të

kërkojë përgjigje për pyetjet e tij. duhet të jetë e qartë që ky proces është një seancë e

thjeshtë pyetjesh e përgjigjesh dhe jo një seancë negocimi. është praktikë e mirë regjistrimi

i të gjitha pyetjeve dhe përgjigjeve. nevoja për të marrë përgjigje për pyetjet mund ta bëjë

procesin e vlerësimit përsëritës, duke kaluar shumë ditë përpara se të merret një vendim

përfundimtar. gjatë kësaj kohe, njësoj si me procesin e vlerësimit, është thelbësore që asnjë

nga komisioni i vlerësimit të ofertave të mos nxjerrë informacion tek asnjë person tjetër

në autoritetin kontraktues ose operatorët ekonomikë. sqarimi trajtohet më hollësisht në

modulin e5.

19. miratimi i kontratës fituese

në disa rrethana personelit të prokurimit mund t'i delegohen formalisht kompetencat për

të kaluar në fazën pasardhëse pa pasur nevojë për miratim zyrtar; sidoqoftë, në rrethana të

tjera do të jetë e nevojshme të kërkohet miratimi i personelit më të lartë, për shembull, i një

ministri, përpara se të vazhdohet me prokurimin. aty ku nevojitet miratimi, auditorët do ta

56 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

konsiderojnë nënshkrimin e personit të duhur si një autorizim thelbësor për të vazhduar dhe

vazhdimi pa miratimin e nevojshëm do të përbëjë shkelje të procedurave të brendshme

ligjore.


pas një çështjeje gjyqësore me kompaninë alcatel, është bërë tashmë e detyrueshme që

i gjithë prokurimi i kryer sipas direktivave të Be-së duhet të përfshijë një afat kohor për

paraqitjen e ankesave, prej një minimumi prej dhjetë (10) ditësh kalendarike midis njoftimit

të ofertuesve me faks, email ose postë (cilado qoftë metoda më e shpejtë) për vendimin e

shpalljes së fituesit të kontratës dhe lidhjes së një marrëveshjeje detyruese me ofertuesin e

suksesshëm.

kjo periudhë u mundëson ofertuesve të pasuksesshëm një mundësi për të kundërshtuar

shpalljen e fituesit të kontratës dhe, nëse vendosin ta bëjnë këtë, të ngrenë një padi gjyqësore

për pezullimin dhe anulimin e vendimit.

Brenda dy ditëve të para pas njoftimit të shpalljes së fituesit, ofertuesit mund të kërkojnë

komente, të cilat mund të jepen nga autoriteti kontraktues që nga dita e shtatë pas

shpalljes së fituesit. kjo i jep ofertuesit tre ditë për të konsideruar kundërshtimin e vendimit

për shpalljen e fituesit, nëse e mendon se një veprim i tillë është i nevojshëm. komentet

e dhëna duhet të jenë të mjaftueshme që ofertuesi i pasuksesshëm për të kuptuar ku ka

mbetur prapa ofertuesit të suksesshëm dhe duhet të lidhet me kriteret e përzgjedhjes dhe

të kualifikimit. afati për paraqitjen e ankesave dhe kundërshtimet diskutohen me më shumë

hollësi në modulin f1.

21. ankesat për procedurën e prokurimit/rishqyrtimi i kontratës

si çdo sistem i prokurimit publik, edhe prokurimi në kosovë e njeh institucionin e ankesës.

këtë problematikë e rregullon ligji i pp (pjesa iX), ku përcaktohen të drejtat themelore e

procedurale dhe mjetet juridike të palëve të interesuara në ankesë. ankesat parashtrohen

nga operatorët ekonomikë konkurentë. organi shqyrtues i prokurimit(oshp) është autoriteti

publik i cili ka mandat për shqyrtimin e ankesave. neni 99 i lpp përcakton funksionin dhe

kompetencat e oshp –s si :

1. oshp është përgjegjëse për zbatimin e procedurave për shqyrtimin e prokurimit sipas

pjesës iX të këtij ligji dhe kanë autoritetin dhe përgjegjësitë e parashikuara në atë pjesë.

2. në bazë të një kërkese me shkrim nga autoriteti kontraktues në lidhje me paraqitjen e

të dhënave të rreme ose të një dokumenti të falsifikuar nga operatori ekonomik, oshp

është e obliguar dhe ka autoritetin që të shqyrtojë dhe të diskualifikojë operatorin

ekonomik nga pjesëmarrja në prokurim publik për një periudhë deri në një (1) vjeçare.

3. të gjitha vendimet e nxjerra nga oshp mund të shqyrtohen nga gjykata kompetente

në pajtim me ligjin për shqyrtimin gjyqësor të çështjeve administrative.

shikuar nga këndvështrimi i autoritetit kontraktues, ankesa vë në lëvizje palët e interesuara

brenda organizatës, në radhë të parë zyrtarin e prokurimit, pastaj njësinë e kërkesës dhe

përgjegjësit tjerë të angazhuar në proces. zyra e prokurimit angazhohet të mobilizojë

potencialin e brendshëm për mbrojtjen e procesit, i cili kryesisht konsiston në:

n njoftimin e palëve të interesuara për pezullimin e aktivitetit të prokurimit si pasojë e

ankesës;

57 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

n Rishqyrtimin analitik të dosjes por edhe të ecurisë së procedurave të zhvilluara për t’i

qartësuar lëshimet eventuale në process;

n autoriteti kontraktues vë në dispozicion gjithë dokumentet dhe të dhënat lidhur me

ankesën në organin shqyrtues të prokurimit, ashtu siç përcaktohet me ligj;

n njofton zyrën ligjore për ankesën, me qëllim të përgatitjes së mbrojtjes juridike sa më

profesionale ndaj ankesës;

n njofton menaxhmentin e njësinë e kërkesës për situatën e krijuar, me qëllim të

gjetjes së zgjidhjeve alternative, qoftë edhe të përkohshme për tejkalimin e gjendjeve

emergjente;

n Bashkëpunon dhe komunikon me oshp-n, ekspertin shqyrtues e panelin në rast se

kjo i kërkohet;

organi shqyrtues i prokurimit ka kompetencë dhe autoritet që,

n të shqyrtojë ankesën lidhur me shkeljet e pretenduara;

n hetojë dhe përcaktojë faktet që kanë shkaktuar ankesën ;

n të jap urdhër ndaj çdo pale të interesuar, të përfshirë në aktivitetin e prokurimit, që

të mundësoj qasje në dokumente, informata, shënime e prova tjera relevante për

shqyrtim dhe hetim të rastit;

n të urdhëroj revokimin e vendimit të ak, duke e kthyer procesin në rivlerësim ose ta

anulojë atë.

n urdhëron ak që t’i korrigjojnë specifikimet e kërkesat tjera diskriminuese në çdo faze

të aktivitetit të prokurimit.

n urdhëron palët që të paraqiten në procedure e shqyrtimit për të dhënë dëshmi, nëse

këtë e sheh të nevojshme.

n jep edhe urdhëresa të tjera si urdhëri pë kompensim të demit pales ankuese, pezullimi

i kontratave të paligjshme, shqiptimi i gjobave e masa të tjera( detajet në nenin 105 të

ligjit).

procedurat e ankimimit, poashtu rregullohen me ligj dhe me Rregulloret e procedurave të

oshp-s, ku përcaktohen,

l kushtet dhe afatet e deponimit të ankesës;

l emërimi i panelit shqyrtues për procedim të ankesës;

l autorizimi i ekspertit shqyrtues për lëndën;

l përcaktimi i të drejtave të palëve në ankesë e procedura tjera;

vendimet e panelit shqyrtues të oshp-s mund të atakohen vetëm në gjykatën supreme të

kosovës.

kur një ofertues regjistron një ankesë në lidhje me shpalljen e fituesit të një kontrate brenda

afatit për paraqitjen e ankesave, zyrtarët e prokurimeve duhet të vënë menjëherë në

dijeni njësitë e tyre ligjore dhe të tjerët (sipas nevojës) mbi situatën. gjithashtu, ofertuesi

58 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

"i suksesshëm" duhet të vihet në dijeni të situatës dhe të kuptojë se furnizimi nuk mund të

fillojë menjëherë.

natyra e ankesës mund të ndryshojë rrjedhën e përpiktë të veprimeve, për shembull, aty

ku pretendohet për mashtrim zyrtarit të prokurimeve do t'i duhet të përfshijë një auditim

të brendshëm. në të gjitha rastet, zyrtarët e prokurimeve duhet të shqyrtojnë dosjen që

përmban informacion mbi procesin e vendimmarrjes dhe të sigurohen nga kolegët që

morën vendimin nëse mendojnë që ka baza për një ankimim. kur ky shqyrtim çon në një

përfundim se vendimi nuk u mor në mënyrën e duhur, autoriteti kontraktues mund të zgjedhë

ta ri-kryejë marrjen e ofertave, ta çojë çështjen në gjykatë ose të kërkojë metoda alternative

për zgjidhjen e mosmarrëveshjes. Metodat alternative për zgjidhjen e mosmarrëveshjeve

shqyrtohen në modulin g2. afati për paraqitjen e ankesave dhe kundërshtimet diskutohen

me më shumë hollësi në modulin f1.

kur një kundërshtim vendimi çohet në gjykatë, autoriteti kontraktues dhe ofertuesi i zgjedhur

nuk mund të vazhdojnë me nënshkrimin e kontratave ose të përgatiten për të filluar punë

në asnjë mënyrë pasi gjykata mund ta anulojë kontratën. në modulin e5 jepen hollësi të

mëtejshme mbi procedurat që duhen ndjekur në këto rrethana.


ky hap është procesi i njoftimit zyrtar të një operatori ekonomik se është zgjedhur si ofruesi

i mallrave dhe shërbimeve të kërkuara dhe të specifikuara nga autoriteti kontraktues. ky

proces do të përfshijë plotësimin dhe nënshkrimin e kontratave - dokumenteve detyruese

me ligj. operatori ekonomik i suksesshëm mund të duhet t'i japë autoritetit kontraktues një

garancion përmbushjeje përpara nënshkrimit të kontratës.

Rolet e zyrtarëve të prokurimeve dhe palëve të interesuara janë përshkruar më në hollësi

përkatësisht modulet B3 dhe B4. aty ku marrëveshja e lidhur me një operator ekonomik

është në formën e një urdhër shitjeje të vetme ky urdhër do të formojë tre transaksionet

e para, të cilave auditorët do t'u referohen si kontrolli në tre drejtime. për çdo transaksion

auditorët do të kërkojnë të përcaktojnë ekzistencën e:

n një udhëzimi vlefshmërie te një operator ekonomik që vërteton se do të

vazhdohet me një kërkesë – hapi 22 (shihni gjithashtu urdhër furnizimin e lidhur

me një kontratë, hapi 26)

n një dëftese të vlefshme të autorizuar që vërteton marrjen në dorëzim të asaj që u

porosit (zakonisht në ambientet e autoritetit kontraktues) – hapi 29 ose 31

n një pagese të autorizuar që vërteton se autoriteti kontraktues po paguan vetëm

atë që ka porositur dhe ka marrë – hapi 35

23. shpallja e njoftimit të fituesit

njoftimi i kontratës së fituar duhet të shpallet në zbatim të legjislacionit kombëtar. ky proces

përshkruhet në modulin e2.

2.5 cikLi i prOkurimit – menaxhimi i kOntratës

lexojeni këtë citim: “për të menaxhuar me efikasitet një sistem, mund të përqendroheni

te ndërveprimet e pjesëve sesa te veprimi i tyre në mënyrë të veçuar”. (Russell l. ackoff)

Menaxhimi efikas i kontratës mbështetet në proceset që ndërveprojnë me efikasitet dhe

efektshmëri dhe te njerëzit që kanë pikëpamje gjithëpërfshirëse rreth subjektit, jo një

pikëpamje të nisur nga interesi personal.

59 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

ky modul trajton aktivitetet e nevojshme për të vazhduar procesin e prokurimit (hapat nga

24 në 39 në të gjithë procesin e prokurimit). hapat e procesit brenda kësaj ndarjeje janë:

24. komunikimi i brendshëm

25. angazhimi i operatorit ekonomik

26. aktivizimi i mekanizmave të porositjes

27. pranimi

28. furnizimi

29. kontrolli i cilësisë

30. transporti i posaçëm

31. Marrja në dorëzim

32. inspektimi

33. Magazinimi dhe kontrolli

34. dorëzimi te palët e interesuara

35. pagesa

36. shqyrtimi i performancës

37. përmirësimi i vazhdueshëm

38. hedhja/asgjësimi

39. faza përmbyllëse

procesi i menaxhimit të kontratave është çështje e implementimit të dispozitave ligjore,

organizimit të brendshëm të ak-s por edhe kulturës afariste të palëve. procedurat

e zbatimit të kontratave në kosovë nuk kanë specifika dalluese nga standardet

ndërkombëtare (të gjithe hapat e listuar në këtë material me dallime të vogla janë të

aplikueshëm edhe në kontekstin kosovar).

ligji i ri i prokurimit publik në kosove sjellë risi në menaxhimin e kontratave, duke

obliguar që të përgatitet plani për Menaxhimin e kontratës si pjesë e aktivitetit të

prokurimit.

neni 81 i lpp ( pika 1.1) përcakton përmbajtjen e planit dhe aktivitetet që duhet të

aplikohen si,

n ekipet e menaxhimit të projekteve;

n rishikime të shpeshta të kontratës;

n protokollet për dorëzimin e pajisjeve të autorizuara;

n dialogun e rregullt me kontraktuesit;

n përdorimin e standardeve korrekte të cilësisë;

n menaxhimit të pagesave / kërkesave;

n procedurat e ankesave;

n mjetet e kontrollit të specifikuar në kontratë, dhe

n sigurimi i ekzekutimit mbahet për defekte / korrigjim ;

poashtu përcakton edhe procedurat (pika 1.2.),

60 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

n inspektimin e vendit të punimeve, materialeve dhe të objekteve të prodhimit;

n sigurimin e dorëzimit efektiv, ruajtjen dhe sigurinë e artikujve të përfshira në

kontratë;

n caktimi i afatit të dorëzimit;

n variacionet / ndryshimet.

ndërkaq, pika 2 e nenit 86 përcakton që plani i Menaxhimit duhet të jetë i rënë dakord

midis palëve të kontratës dhe të nënshkruhet nga ana e tyre para inicimit të zbatimit

të kontratës. kRpp-ja është e autorizuar të nxjerrë një formular standard për planin e

menaxhimit të kontratës dhe rregullat e më tejme që detajojnë dhe plotësojnë temat e

përmendura më sipër në lidhje me menaxhimin e kontratave.


kushtohet:




n efikasitetit


ky hap përfshin anëtarët e njësisë së prokurimit që komunikojnë me palët përkatëse të

interesuara në autoritetin kontraktues në lidhje me natyrën specifike të marrëveshjeve

kontraktuale të pranuara me operatorin(ët) ekonomik. ky hap është veçanërisht i rëndësishëm

kur një grup në autoritetin kontraktues "prokuron" dhe një tjetër "menaxhon kontratën".

në rastet kur ky hap nuk kryhet në mënyrën e duhur, palët e interesuara mund të mos e dinë

se kush është operatori i ri ekonomik, kur fillon operatori i ri ekonomik dhe ndalon i vjetri, kë

të kontaktojnë për nevojat e tyre dhe cilat procese të përdorin. është një proces thelbësor

që zyrtarët e prokurimeve nuk duhet ta lënë si punë të mbetur pezull. hapat kyçe përfshijnë

komunikimin me:

n personat që menaxhojnë kontratën

n personat që do të kërkojnë shërbimin - për t'i informuar mbi proceset që do të

përdoren dhe për t'u dhënë pika kontakti dhe numra

n personat që do ta përdorin shërbimin - për t'i vënë në dijeni mbi emrin e kontraktorit

të ri ose të ndryshuar

n departamentin e it-së - për të konfiguruar, për të ndryshuar dhe për të hequr

regjistrimet nga sistemet e tyre kompjuterike

n departamentin e financës – për t'u siguruar se pagesat shkojnë në vendet e duhura

n departamentet e lidhura me organizimin e aksesit të kontraktorëve në terren sipas

rastit dhe aty ku nevojitet - për të parandaluar hyrjen e kontraktorëve të mëparshëm

n personat e angazhuar në marrjen ose inspektimin e ngarkesave

n operatorët ekonomikë të përfshirë, nëse nevojitet kalim i kontratës te një operator

tjetër

n personat e tjerë të përfshirë në veprime sipas nevojës - për të garantuar një zbatim

efikas të kontratës

61 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

25. angazhimi i operatorit ekonomik

ky hap mbikëqyr angazhimin fillestar të organizatave blerëse dhe shitëse, të cilat tashmë

punojnë së bashku brenda kuadrit kontraktual të pranuar. ky hap përfshin:

n planifikimin e zhvendosjes së marrëdhënies nga kontraktori ekzistues (nëse është e

përshtatshme)

n planifikimin e prezantimit të kërkesës nëpërmjet një kontraktori të ri

n organizimin e takimeve ndërmjet personelit të prokurimit, palëve të interesuara

dhe personelit të kontraktorëve

n Marrjen në konsideratë të integrimit të sistemeve

n Marrjen në konsideratë të mekanizmave të porositjes

n organizimin e akomodimit, lejekalimet etj.

n teste eksperimentale, nëse është e nevojshme

n dorëzimin e stoqeve ose pajisjeve të tjera nga ofruesit e brendshëm të shërbimit

ose operatorët ekonomikë ekzistues

n njoftimet për shtyp, nëse nevojitet

n veprimet e personave të tjerë, sipas nevojës, për të garantuar një zbatim efikas të

kontratës

në këtë fazë duhet të kryhet një ndryshim tjetër thelbësor. derisa në nënshkrimin e kontratës,

ekzistonte një ndjenjë konkurrence ndërmjet autoritetit kontraktues dhe organizatës shitëse

në lidhje me faktin se kush do të bënte ose jo atë ose këtë dhe kush to të paguante koston

e këtij ose atij aspekti të kontratës. në këtë fazë, brenda kuadrit të kontratës, dy organizatat

duhet të kalojnë tashmë nga "konkurrenca" në "bashkëpunim", gjë që do të thotë të punojnë

së bashku për të dhënë një rezultat të suksesshëm për të dyja palët. zyrtarët e prokurimeve

duhet të garantojnë shmangien e aktiviteteve korruptive ose aktivitetet që mund të duken

korruptive, kur punojnë me operatorët ekonomikë.


në shumë raste duhet bërë më shumë sesa thjesht lidhja e një kontrate ose bërja e një

porosie!

në mënyrë specifike, personeli nga një sërë departamentesh të palës së interesuar, it-së

dhe operatorit ekonomik duhet të përfshihet për të garantuar që proceset dhe procedurat

ndërmjet palëve të përfshira realisht janë funksionale. gjithashtu, ata duhet të garantojnë se

informacioni i kërkuar për të përmbushur kontratën rrjedh në mënyrë të përpiktë, të sigurt

dhe të plotë në të dyja drejtimet ndërmjet organizatave në fjalë. departamentet e palës së

interesuar mund të përfshijnë:

n përdoruesit e fundit

n financën

n Marrësit

n inspektorët

n Menaxherët e projektit

n prokurimin

n inxhinierët

62 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

në rastet kur me operatorin ekonomik janë lidhur marrëveshje për urdhra furnizimi ose

marrëveshje të ngjashme, ky hap aktivizon ato marrëveshje që përfshijnë palët e brendshme

të interesuara dhe operatorët ekonomikë. ofrimi i vazhdueshëm i mallrave dhe shërbimeve

i mundësuar nga operatorët ekonomikë si rrjedhim quhet “i furnizuar” direkt nga palët e

interesuara, pa përfshirë njësinë e prokurimit në çdo "furnizim".

një urdhër furnizimi i lidhur me një kontratë ose urdhër blerjeje përbën të parin e tre

transaksioneve që auditorët i referohen si kontrolli në tre drejtime. Moduli ## i trajton kontratat

kornizë me më shumë hollësi. për çdo transaksion auditorët do të kërkojnë të përcaktojnë

ekzistencën e:

n një udhëzimi të autorizuar të vlefshëm te një operator ekonomik për të vazhduar

(një urdhër furnizimi të lidhur me një kontratë) – hapi 26

n një dëftese të vlefshme të autorizuar që vërteton marrjen në dorëzim të asaj që u

porosit (zakonisht në ambientet e autoritetit kontraktues) – hapi 29 ose 31

n një pagese të autorizuar që vërteton se autoriteti kontraktues po paguan vetëm

atë që ka porositur dhe ka marrë – hapi 35

27. njoftimet/mirënjohja

ky proces është marrja nga autoriteti kontraktues i një komunikimi nga operatori ekonomik

ku pranohet furnizimi me mallra dhe/ose kryerja e shërbimeve të kërkuara nga autoriteti

kontraktues. nënshkrimi i kontratës së bashku normalisht e bën të tepërt këtë; sidoqoftë,

operatorët ekonomikë mund ta japin pranimin në mënyrë të shkujdesur dhe kjo mund të

ketë pasoja ligjore.

ky lloj i njoftimit nuk trajtohet në lpp, por është përdorur në praktikë.

këto njoftime konsiderohen si komunikim i ndërsjellë në mes të ak dhe oe si palë kontraktuese, i cili burimin e ka në kushtet e definuara të kontratës tashmë të nënshkruar. Megjithatë, autoritetet kontraktuese janë ato që këto kushte i formalizojnë me dokumentin e urdhërblerjes (po, angl.) si sasinë, pozicionet, shërbimet e kërkuara, të cilat rrjedhin nga kontrata.

autoritet zgjedhin njësinë se cila do të jetë pikë referimi me oe për këtë aktivitet, por kjo kryesisht bëhet nga projekt menaxheri ose nga ekipi i caktuar për menaxhim të kontratës, i cili kërkon konfirmimin e pranimit të këtyre kushteve. pikërisht ky konfirmim nga oe paraqet hapin analog me atë që trajtohet si hapi 27 i ciklit të prokurimit, siç identifikohet në këtë material trajnimi.

ndërkaq, sa u përket konotacioneve etike të këtij komunikimi, në rast se kemi të bëjmë me ndonjë falenderim apo shprehje të mirënjohjes për bashkëpunim, këto aspekte i trajton kodi etik i prokurimit . sjellja e zyrtarëve përgjegjës të cilëve u drejtohet falenderimi duhet të jetë në kuadrin e normave të mirësjelljes afariste, pa rrezikuar të bie ndesh me normat ligjore e etike.

28. furnizimi

ky është procesi i caktimit të statusit aktual të lëvrimit të kërkesës së specifikuar. personeli i

63 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

prokurimit kontakton me operatorin ekonomik kur mallrat dhe shërbimet furnizohen dhe/

ose përditëson planin e projektit me informacion mbi progresin e një operatori ekonomik

kur prokurohen kërkesa më të ndërlikuara.

në mënyrë ideale, operatorët ekonomikë gjithmonë duhet të dorëzojnë sipas marrëveshjes –

domethënë në kohë. sidoqoftë, zyrtarët e prokurimeve jetojnë në botën reale dhe dorëzimi

në kohë mund të ndryshojë nga "shpeshherë" për disa operatorë ekonomikë në "gati

kurrë" për disa operatorë ekonomikë të tjerë. ky hap është kosto e mirëfilltë për autoritetin

kontraktues, megjithëse mund të ketë një kosto akoma më të madhe nëse dorëzimi nuk

bëhet dhe si rrjedhim mund të ketë më pak pasoja nëse zyrtarët e prokurimeve i telefonojnë

operatorëve ekonomikë për të kontrolluar dhe për të ndjekur dorëzimin. performanca e

dobët mund të pasqyrohet në shqyrtimin e performancës (hapi 36) dhe në përmirësimin e

vazhdueshëm (hapi 37). koha e dorëzimit mund të jetë thelbi i kontratës dhe si e tillë është

e rëndësishme.


ky është procesi i monitorimit të progresit të punës së kryer nga operatori ekonomik për

llogari të një autoriteti kontraktues, kur është e nevojshme, për shembull në projektimin

dhe ndërtimin e një ndërtese. personelit të prokurimit nuk i duhet që domosdoshmërish

"ta bëjë" vetë inspektimin ose raportin e ecurisë, por duhet të sigurojnë që ai bëhet. është

e mundur të përdoren operatorë ekonomikë të tjerë që janë specialistë në matje dhe/ose

certifikim për ta kryer këtë punë në emër të autoritetit kontraktues.

si shembull, një kontrollori cilësie mund t'i kërkohet të vizitojë një projekt ndërtimi për të

përcaktuar nëse ecuria ka qenë e kënaqshme dhe nëse mund të bëhen pagesat e fazës pasi

themelet e ndërtesës ishin vendosur si duhet. një shembull tjetër mund të jetë vlerësimi

i zhvillimit të programit kompjuterik, ku një analist sistemesh teston programin e zhvilluar

deri në atë kohë dhe vendosë nëse i përshtatet qëllimit. Më pas mund të bëhet një pagesë

e fazës. përdorimi i profesionistëve të kualifikuar për të kryer një vlerësim është një kontroll

shumë i rëndësishëm në këtë pjesë të procesit të prokurimit dhe auditorët duan të sigurohen

që personat e kualifikuar ta kenë përfunduar këtë hap para se të lëvrohet pagesa.

në këto raste, inspektimi ose kontrolli i cilësisë në vend shndërrohet në marrje dhe një

inspektim mund të aktivizojë pagesën. këto transaksione mund të formojnë pjesë të

kontrollit në tre drejtime që kërkohet nga auditorët – referojuni hapave 22 ose 26, 29 ose 31

dhe 35.

30. transporti special

normalisht, dorëzimi i kërkesës nuk përbën problem; sidoqoftë, mund të përbëjë problem

kur artikulli i dorëzuar:

n është tepër i madh dhe kërkon transport special;

n është i rrezikshëm;

n kërkon një leje;

n është i rëndë dhe kërkon pajisje shtesë për ta shkarkuar ose instaluar.

64 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

në këto rrethana, njësia e prokurimit duhet të organizojë lejet, burimet dhe/

ose mjetet e duhura. në një shembull, një drejtuesi francez kamioni iu desh të

priste 24 orë për të shkarkuar mjetin e tij, sepse autoriteti kontraktor nuk kishte

organizuar shërbimin e një vinçi për të shkarkuar kompresorët në terren. ky

gabim i shtoi koston prokurimit dhe pakësoi efikasitetin e autoritetit kontraktues.

transporti special i mallrave të rrezikshëm rregullohet me ligjin nR.04/2006 , data e hyrjes në

fuqi 05.06.2004, Rregulloren e unMik-ut nr.2004/17.

përkufizimet elementare të trajtuara në këtë ligj përfshijnë:

n Mallrat e rrezikshme sipas këtij ligji janë substancat dhe objektet, të cilët rrezikojnë

sigurinë publike ose rendin publik, posaçërisht publikun, jetën dhe shëndetin e njerëzve

si edhe të kafshëve, bimëve, dhe objekteve në sajë të natyrës së tyre, karakteristikave

ose kushteve të tyre gjatë transportimit, bartja e të cilave është e ndaluar nga adR, ose

lejohen të transportohen në kushte të posaçme.

n objekt i këtij ligji është transporti i Mallrave të Rrezikshme në rrugë tokësore (konform

rregullave të adR-it) dhe hekurudhore (Cotif dhe Rid).

n kompanitë që merren me këtë lloj transporti obligohen të pajisen me licencë të

posaçme nga Ministria e transportit(Mtpt).

(Burimi: http://www.kuvendikosoves.org//)

31. pranimi i mallit

Marrja në dorëzim është një proces sipas të cilit autoriteti kontraktues merr mallrat, punët,

materialet dhe shërbimet nga operatori ekonomik, duke kontrolluar që sasia e porositur

të jetë marrë. ky proces ndryshon në varësi të natyrës së kërkesës. në rastin e marrjes së

mallrave është e lehtë të numërohen dhe llogariten për dorëzim, për shembull gjashtë kuti

me artikuj zyre. gjithashtu, autoriteti kontraktues duhet të pajtohet me legjislacionin për

heqjen dhe asgjësimin e paketimeve.

ligji i prokurimit problematikën e pranimit të mallit ose shërbimeve e punëve e trajton në

pjesë iv, në kuadër të aktiviteteve për menaxhim të kontratës.

ligji i prokurimit nuk e trajton veçanërisht problematikën e operimit me mallra që trajtohen

nga legjislacioni mbi Weee (Waste of electrical and electronic equipment). Mallrat që

praqesin burim të ndotjes së ambientit trajtohen nga ligjet që u referohen çështjeve të

mbrojtjes së mjedisit.

Megjithatë, në nenin 31, pikat 2 e 3, përmenden kushtet e mjedisit si elemente të performances

së kontratës:

neni 31.2. autoritetet kontraktuese mund të referohen në kushtet e performancës së

kontratës në veçanti atyre të cilat kanë të bëjnë me mbrojtjen e mjedisit, mbrojtjen e

punëtorëve dhe kushteve të punës të cilat janë në fuqi me ligj apo rregullore në kosovë,

me kusht që këto kushte të përfshihen në shpalljen e kontratës dhe në specifikimet teknike.

neni 31.3. një autoritet kontraktues mund të theksoi në dokumentacionin e kontratës

organin apo organet nga të cilat një kandidat apo tenderues mund të marrë informatat

e duhura për obligimet që kanë të bëjnë me tatimet, mbrojtjen e mjedisit, dispozitave të

mbrojtjes së punëtorëve dhe për kushtet të cilat janë në fuqi me ligj apo rregullore në

kosovë. “

65 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

shënim nga praktika e mirë – marrja në dorëzim

Marrja në dorëzim është një proces i rëndësishëm dhe është fokusi i auditorëve, të cilët

dëshirojnë të kontrollojnë që ajo që u porosit është marrë. Mos i lejoni njerëzit të largohen

pa dhënë një faturë për marrjen në dorëzim të mallrave ose shërbimeve.

shërbimet, nga vetë karakteri i tyre, janë më të paprekshme se mallrat. do të ishte e vështirë

t'u jepej përgjigje pyetjeve të mëposhtme: a ka qenë konsulenti në vend gjatë gjithë

ditës? si e matim dorëzimin e një programi trajnimi? si e matim rezultatin e konsulentëve

dhe kontraktorëve që punojnë në ambientet e tyre dhe jo në vendin tonë të punës? si e

marrim vesh që pastruesi i dritareve i ka pastruar të gjitha dritaret në vendin që duhet të

pastrohet?

Marrja e shërbimeve është më e vështirë se marrja e mallrave, por është një proces që nuk

duhet të shmanget. shembuj të marrjes në dorëzim së shërbimeve janë:

n Regjistrimi në hyrje/dalje për personat që kryejnë një shërbim në vend

n pranimi i testimit të programeve kompjuterike

n kontrollet kampion të punës së kryer, p.sh. nëse janë pastruar të gjitha dritaret

ose nëse janë pastruar dhe vendosur të gjithë çarqet e minjve

n produktet përfundimtare, të tilla si rezultatet me shkrim ose raportet mbi

gjatësinë dhe cilësinë e duhur, që vërtetojnë se një konsulent ka kaluar kohë,

sipas marrëveshjes, në një projekt për autoritetin kontraktues

n sondazhet e performancës, p.sh. të një programi trajnimi ose restoranti, ku

konfirmohet marrja dhe përshtatshmëria për qëllimin

n pasqyrat e mungesave të dhëna për punë, sa herë që zbatohet përdorimi i tyre

në disa raste, transaksionet e mësipërme të "marrjes në dorëzim" e kalojnë kufirin për të

regjistruar "pranimin" sikurse edhe marrjen. duhet të ndiqet një pikëpamje pragmatike

dhe nëse një hap i vetëm përmbush dy nevoja atëherë ai duhet të përdoret. proceset

efikase të marrjes në dorëzim mund të përdorin teknologjinë dhe nuk duhet të jenë tepër

burokratike.

Marrja në dorëzim e punëve dhe shërbimeve të tjera jo të prekshme, si programet

kompjuterike, u diskutua më sipër në hapin 29 (kontrolli i cilësisë). ky transaksion është

një pjesë shumë e rëndësishme e kontrollit në tre drejtime që kërkohet nga auditorët –

referojuni hapave 22 ose 26, 29 ose 31 dhe 35.

32. inspektimi

ky është procesi sipas të cilit përcaktohet përshtatshmëria për qëllimin për mallrat, punët,

materialet dhe shërbimet e marra nga autoriteti kontraktues. ky proces ndryshon në varësi

të natyrës së kërkesës. zyrtarët e prokurimeve duhet të garantojnë që:

n të kryhen me shpejtësi testimet e duhura;

n të kryhen testimet e pranimit (p.sh. testimi i pajisjeve, si makinat me rreze x);

66 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

n personat që e kryejnë testimin janë "të kualifikuar";

n zbatohet legjislacioni për shëndetin dhe sigurinë;

n ka komunikim të shpejtë të pranimit ose refuzimit brenda

palëve përkatëse të interesuara;

n mallrat dhe shërbimet e refuzuara nuk paguhen derisa të zëvendësohen;

n mallrat e refuzuara kthehen dhe zëvendësohen;

n shërbimet e refuzuara kryhen përsëri, në një nivel cilësor në pajtim me

kontratën.

ky proces është shumë i rëndësishëm, pasi teston përshtatshmërinë për qëllimin e

dorëzimit. për shembull, do të ishte e mundur të porositen dhe të merren 12 shishe me

vodka, por pa një testim të një kampioni nuk do të ishte e mundur të përcaktohet nëse

shishet janë plot me ujë apo me vodka. testimet për mallrat mund të përfshijnë:

n testet e përmasave

n testet e peshës

n analizën spektrale

n Certifikimin

n testimin e trysnisë së ajrit

n testet e dridhjeve

n testet e tendosjes

disa nga testet janë jo-shkatërruese dhe disa të tjera e marrin një artikull dhe e

testojnë deri në shkatërrim. në disa raste kontrollohen vetëm kampionët dhe në disa

raste të tjera kontrollohet e gjithë paketa.

testimet për punët, shërbimet dhe mallrat u diskutuan në hapin 29.

pavarësisht nga natyra e kërkesës, i takon autoritetit kontraktues të sigurohet

që ka marrë atë për të cilën ka paguar. si rrjedhim, nevojitet një lloj "inspektimi",

megjithëse ky inspektim duhet të marrë parasysh koston dhe riskun e

kërkesës.

33. magazinimi dhe kontrolli (i mallrave të rrezikshme)

ky hap është procesi i ruajtjes dhe kontrollit të mallrave dhe materialeve në mënyrë të

tillë që të mund të përdoren lehtësisht nga palët e interesuara sipas nevojës dhe kur

të kërkohet. nuk zbatohet për punët dhe shërbimet. pasi ka paguar për mallrat dhe

shërbimet, autoriteti kontraktues duhet t'i ruajë ato për të garantuar se janë në kushte të

mira dhe të disponueshme për palët e interesuara kur ata t'i përdorin ato.

Magazinimi dhe kontrolli i mallrave të rrezikshme nuk rregullohet me ndonjë ligj të

veçantë, por kjo është objekt i disa ligjeve si,

1. ligji për mbrojtjen e mjedisit 2009/03-l-025 i miratuar në kuvend më 26.02.

2009, kurse është shpallur me dekretin e presidentit të Republikës së kosovës nr.

dl-007-2009, datë 19.03.2009.

2. ligji për mbeturina nr.2005/02-l30 , ligji është i aplikueshëm së bashku me

Rregulloren e unMik-ut për shpalljen e tij nr. 2006/31 të datës 05.05.2006.

67 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

3. ligji mbi transportin e mallrave të rrezikshme nr.04/2006 , data e hyrjes në fuqi

05.06.2004, Rregulloren e unMik-ut nr.2004/17.

(Burimi: http://www.kuvendikosoves.org//)


ky hap pasqyron procesin e vënies në dispozicion të palëve të interesuara të

autorizuara brenda organizatës të mallrave dhe shërbimeve. ky proces ka një rëndësi

jetike, sepse "mallrat kanë tendencë të nxjerrin këmbë dhe të ecin". Mungesa e artikujve

të kërkuara nga palët e interesuara mund të pengojë kryerjen e një procesi biznesi

kyç dhe çdo artikull i vjedhur, qoftë nga personat e jashtëm ose të brendshëm, duhet

të zëvendësohet me një kosto. dikush që punon në autoritetin kontraktues duhet të

ketë për detyrë procesin e çështjeve të kontrollit. përsëri, në varësi të vlerës së mallrave

dhe rëndësisë së tyre, auditorët mund të interesohen për këto transaksione. proceset

efikase të dorëzimit mund të përdorin teknologjinë, por nuk duhet të jenë burokratike.

35. pagesa

ky hap pasqyron procesin e bërjes së pagesave tek operatorët ekonomikë për mallrat,

punët, materialet dhe shërbimet që i kanë ofruar autoritetit kontraktues. në mënyrë

tipike, auditorët do të jenë të interesuar për këtë proces, i cili përbën pjesën e fundit

përbërëse të kontrollit në tre drejtime. kontrolli në tre drejtime përshkruhet në hapin

22 dhe gjithashtu lidhet me hapat 26, 29 dhe 31.

departamentet e financës në autoritetin kontraktues duhet të kërkojnë të bëjnë një

verifikim në tre drejtime me të gjitha faturat e marra, duke pritur të pyeten nga auditorët

sa herë që nuk e bëjnë këtë. në varësi të sistemeve të disponueshme për autoritetin

kontraktues, mund të jetë ose të mos jetë e mundur që autorizimi i pagesës të bëhet

përpara se fatura e operatorit ekonomik të ketë dalë nga departamenti i financës.

disa autoritete kontraktuese e mendojnë si të pranueshme që fatura e një operatori

ekonomik të jetë pjesë e një kontrolli në tre drejtime të kryer nga departamenti

i financës, i cili mund të konfirmojë nëpërmjet dokumenteve ose një sistemi

kompjuterik, që të dy pjesët e tjera të kontrollit janë plotësuar.

autoritetet e tjera kontraktuese e mendojnë si të domosdoshme që ta dërgojnë një

faturë të operatorit ekonomik te palët e tjera të interesuara për miratim, madje edhe

në rastet kur departamenti i financës mund ta shikojë nga dokumentet ose sistemi

kompjuterik që të dy pjesët e tjera të kontrollit janë plotësuar.

organizatat e sektorit publik në disa shtete anëtare të Be-së po përpiqen të arrijnë

shembullin e parë më sipër, ndërsa disa të tjera e ndiejnë se duhet të ruajnë procesin e

fundit. informacioni minimal i nevojshëm në një dokument fature përmban:

n numrin e faturës

n numrin e tvsh-së

n kontratat dhe pikat e referencës në operatorin ekonomik

n emrin dhe adresën e organizatës marrëse (autoriteti kontraktues)

n përshkrimin e mallrave, punëve ose shërbimeve për të cilat është krijuar

fatura

n datat dhe kohën e ofrimit të shërbimeve

68 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

n datën e faturës ose të fillimit të tatimit

n shumën e faturuar

faturat, fletëdërgesat, situacionet, e dokumentat tjera janë kryesisht të standardizuara.

ato përmbajnë elementet bazë që e pasqyrojnë kërkesën për pagesë si, të dhënat

identifikuese të oe, referencat për qëllime tatimi , përshkrimin, vlerën, afatin e pagesës

e detajet tjera.

në praktikën tonë, mënyra dhe forma e pagesës së tvsh përcaktohet me ligjin mbi

tvsh-n. në çdo faturë oe është i obliguar ta shënojë numrin e vet të tvsh-s dhe numrin

fiskal, përmes të cilëve identifikohet në atk. përmbajtja e faturës tatimore rregullohet

me ligjin mbi tvsh-n nr.03/l-146,d.01.01.2010. neni 45 , pikat në vijim, ndër të tjera

përcaktojnë edhe këto elemente të faturës:

1.3. numrin e regjistrimit të tvsh-së si dhe numrin fiskal të personit të tatueshëm me të

cilin ai furnizon mallra ose shërbime;

1.4. numrin e regjistrimit të tvsh-së si dhe numrin fiskal të klientit apo të blerësit, nëse

klienti apo blerësi është i obligueshëm të paguaj tvsh-në në mallrat apo shërbimet e

furnizuara për të;

ndërkaq, ata që nuk janë deklarues të tvsh-s obligohen të lëshojnë një deklaratë me

shkrim që nuk i nënshtrohen tvsh-s.

shënim shtesë

sipas lpp, kushtet e pagesës parashihen në kontratë. zakonisht pagesa kryhet pas

pranimit final të furnizimit apo shërbimit, në afatin prej 30 ditësh. Megjithatë, pagesa

mund të kryhet edhe në pjesë, sipas kushteve dhe afateve të përcaktuara në kushtet e

veçanta të kontratës (kvk).

sipas ligjit për Buxhet 2011, neni 12, avansi mund të paguhet deri në 15 % te vlerës së

kontratës për çdo prokurim mbi 10000 euro, nëse përcaktohet në kontratë(paragrafi 1),

kurse me vendim të Qeverisë e miratim të komisionit parlamentar për Buxhet e financa

për projektet kapitale lejohet pagesa e avansit deri ne 30% të vlerës së kontratës

(paragrafi 2).

poashtu, afati i pagesës prej 30 ditësh, po edhe vonesat e paarsyeshme të pagesës,

shpesh i dekurajojnë oe-t të marrin pjesë në tendere, veçanërisht kur kjo është si rezultat

i burokracive e prirjeve neglizhente të disa zyrtarëve përgjegjës për pagesa.


ky proces krahason përputhjen e mallrave, punëve, materialeve dhe shërbimeve që i

janë ofruar autoritetit kontraktues me kriteret e kuotuara, të specifikuara dhe të pranuara.

Moduli g3 përfshin më shumë detaje mbi matjen e performancës.

Matja është një pjesë jetike e procesit të prokurimit, por shpesh harrohet kur zyrtarët

e prokurimeve janë të përqendruar në një projekt vijues. për një prokurim të madh,

shqyrtimi pas zbatimit është një mjet i përshtatshëm.

69 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi


ky hap ka të bëjë me shqyrtimin e procesit të prokurimit dhe mallrave, punëve,

materialeve dhe shërbimeve të blera dhe identifikimin e zonave për përmirësim, të cilat

mund të zbatohen për prokurimet në të ardhmen.

shënim nga praktika e mirë – përmirësimi i vazhdueshëm si gjitarët që qëndrojnë më lart në hierarki, eksperimentet e pavlovit treguan se ne

mësojmë nga eksperiencat tona. personat e prokurimit dhe autoritetet kontraktuese nuk

duhet të jenë të paprekshëm nga kjo. Mësoni nga eksperiencat tuaja dhe përmirësohuni

herën tjetër.

në fund të procesit të prokurimit është e përshtatshme të bëhen pyetjet:

n Çfarë shkoi vërtet mirë me këtë prokurim? a mund t'i zbatojmë këto veçori

diku tjetër?

n Çfarë ka nevojë për përmirësim? si mund ta bëjmë këtë? kush do të na ndihmojë?

për sa i përket mallrave, punëve, materialeve dhe shërbimeve të prokuruara, mund të

shtrojmë pyetjet:

n a e specifikuam si duhet? a lindën probleme gjatë dorëzimit që tregojnë se

specifikimi mund të kishte qenë më i mirë?

n a ishte operatori ekonomik i pabesueshëm në dorëzimin e asaj që kishte

premtuar? si mund të kërkojmë të jetë më i qartë në të ardhmen?

n a ishin të rregullta të gjitha kontrollet dhe verifikimet e nevojshme gjatë

procesit? Çfarë mund të bëhet më mirë me një procedurë të ngjashme herën

tjetër?

38. dispozicioni

ky proces përfshin hapat e nevojshme për të shitur mallrat, punët dhe materialet në një

mënyrë etike dhe që mbron mjedisin, duke garantuar vlerën për paratë për autoritetin

kontraktues. ndonjëherë ky hap është përgjegjësi e prokurimit. shpërndarja te "miqtë"

ose nën vlerën e tregut normalisht konsiderohet si aktivite korruptiv. gjithashtu prokurimi

duhet të garantojë që organizata pajtohet me direktivat e Be-së mbi shitjen.

legjislacioni i prokurimit problemin e dispozicionit nuk e trajton fare. aty ku trajtohet ka

të bëjë me shitjen e aseteve e jo për blerjet si funksion themelor i prokurimit .

Megjithatë, është kuadri tjetë ligjor që merret me disa aspekte të aseteve të dala

nga përdorimi po edhe të deponimit të tyre si mbeturina. Rregulloret dytësore të

prokurimit, gjegjësisht dosja e tenderit tek kpk përmban disa udhëzime që orientojnë

dhe ndihmojnë oe-t të konsultojnë rregulloret tjera ndihmëse për çështjet që nuk

rregullohen me ligjin e prokurimit, si në, nenin 8.1 të kpk - ndihma lidhur me rregulloret

vendore –“kontraktuesi mund të kërkojë ndihmën e autoritetit kontraktues për marrjen

e kopjeve të ligjeve, rregulloreve dhe informatave mbi zakonet, urdhërat apo ligjet

anësore të vendit ku do të jepen furnizimet dhe të cilat mund të ndikojnë te kontraktuesi

gjatë realizimit të obligimeve të tij me kontratë. autoriteti kontraktues mund ta japë

ndihmën e kërkuar nga kontraktuesi me shpenzime të kontraktuesit.”

korniza ligjore dhe institucionale e lidhur me administrimin e mbeturinave, riciklimin

70 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

dhe ndikimin e tyre në mjedis nuk është e zhvilluar sa duhet në kosovë.

ndëkaq, aktualisht në kosovë nuk mund të flitet për një trajtim ekonomik të mirëfilltë të

kostos së hudhjes së mbeturinave të dëmshme, marrëveshjeve eventuale për riciklimin

dhe neutralizimin e tyre, pranueshmërinë e shkallës së ndotjes e elemente tjera ekologjike

që do të mund të kompensoheshin në çmim të produkteve.

kuadri ligjor që e trajton çështjen e trajtimit të mbeturinave përbëhet nga,

n ligji për mbeturina nr.2005/02-l30;

n ligji për mbrojtjen e mjedisit 2009/03-l-025;

n ligji mbi transportin e mallrave të rrezikshme nr.04/2006;

Mungesa e politikave nacionale por edhe pamundësia e aderimit në asociacionet

ndërkombëtare relevante për çështje të produkteve me efekte negative në ambient,

kosovën e kthejnë në një treg të përshtatshëm për plasimin e prodhimeve pa kritere

ekologjike.


faza përmbyllëse arrihet kur autoriteti kontraktues dhe operatori ekonomik kanë

përfunduar të gjitha hapat e prokurimit dhe veprimet administrative. faza përmbyllëse

ndodh kur janë zgjidhur të gjitha mosmarrëveshjet dhe është kryer pagesa finale. lista

vijuese e veprimeve mund të kontribuojë në fazën përmbyllëse të një kontrate, aty ku

zbatohet:

n përmbyllja e shqyrtimeve të çdo çmimi

n auditimi i plotë i kontratës

n deklarata finale e plotë e mbylljes së kontraktorit

n paraqitja dhe marrja e pranimit të faturës përfundimtare të kontraktorit

n garantimi që janë zgjidhur të gjitha kostot indirekte

n garantimi që të gjitha nënkontratat janë zgjidhur nga kontraktori kryesor

n garantimi që nuk ka propozime ndryshimi të papaguara

n identifikimi i fondeve të tepërta për rishpërndarje

n Rishikimi i të dhënave të kontratës dhe konfirmimi se janë pranuar të gjitha

dorëzimet

ky hap mbulohet më gjerësisht në modulin g1.

2.6 Bashkëpunimi me autOritetet e tjera kOntraktuese

Çfarë nënkuptohet me bashkëpunim?

Bashkëpunimi me autoritetet e tjera kontraktuese synon "bashkëpunimin me të tjerët

për të arritur vlerën më të mirë". kjo mund të arrihet duke nxitur ekonomi më të mëdha

të shkallës nëpërmjet bazës së ofertës për shkak të porosive më të mëdha. ekzistojnë të

paktën dy modele për arritjen e këtij bashkëpunimi:

sipas një modeli, një organizatë e veçantë është caktuar për të vepruar, për

shembull, në emër të autoriteteve lokale brenda një zone gjeografike, duke bërë

të gjitha blerjet kryesore të tyre. autoritetet mund të jenë ose të mos jenë të lira të

blejnë jashtë organizatës dhe organizata merr një përqindje të vogël në çdo blerje

71 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

që bën për të mbuluar kostot e saj operative.

një tjetër model përfshin ndarjen e blerjeve ndërmjet organizatave të lidhura

dhe që drejtojnë aktivitetin e përbashkët të prokurimit si një organizatë virtuale.

zakonisht, për këtë model nuk mblidhen tarifa.

Bashkëpunimi jo zyrtar

organizatat e sektorit publik mund të bashkëpunojnë në mënyrë informale:

n ndërmjet tyre;

n me organizata të sektorit privat;

n mbi projekte specifike;

n për blerje specifike.

shembulli i një organizate të caktuar për të vepruar në emër të autoriteteve

ekstrakt nga faqja e internetit e espo-së (organizata e Blerjeve të konteve lindore në

MB) http://www.espo.org:

“espo-ja është një komitet i përbashkët i autoriteteve lokale dhe funksionon brenda

ligjit për pushtetin vendor (mallrat dhe shërbimet) të vitit 1970. ajo vepron si

një agjent blerës për autoritetet anëtare dhe klientët e saj dhe ofron një shërbim

prokurimi dhe furnizimi profesional dhe kosto efektiv. përdorimi i produkteve dhe

shërbimeve tona nga autoritetet tona anëtare dhe klientët e tjerë, i matur sipas

vlerës së aktiviteteve të tyre të kombinuara të prokurimit, arrin afërsisht deri në

700 milion £ dhe shërbimet e prokurimit të ofruara mund të grupohen në katër kategori

si vijon:

n një rol strategjik që mundëson praktikë të mirë në lidhje me funksionin e prokurimit

në tërësi. espo-ja ofron këshilla të dobishme mbi çështjet kryesore të ndërlikuara

të prokurimit dhe kontraktimit, konkurrencën dhe shërbimet, shqyrtimeve më të

mira të ofrimit të drejtuara nga vlera dhe prokurimet me bazë projekti që ndodhin

vetëm njëherë. në veçanti gjatë dy viteve të kaluara, ky aspekt i aktivitetit tonë të

prokurimit dhe ekspertizës është rritur në mënyrë të dukshme.

n Roli i prokurimit për mallrat dhe shërbimet e përdorura zakonisht nga një numër

klientësh në një zonë konsorciumi. ky lloj aktiviteti përfshin kontratë porositë

kuadër dhe disa kontraktime lokale ku problemet lokale janë për t'u marrë në

konsideratë.

n një ofertë e bazuar në katalog ku espo-ja mund të blejë produkte me vëllime të

mëdha (zakonisht produkte me vlerë të ulët dhe vëllim të lartë) nga prodhuesit

në ekonomitë kryesore dhe rezultuese të shkallës do të thotë se mund të blejmë

në magazinën tonë qendrore këtu në grove park dhe t'u dorëzojmë klientëve

duke përdorur një ndërthurje të transportit tonë dhe atij të kontraktuar. një mjet i

porositjes online është i disponueshëm për ata që dëshirojnë ta përdorin.

n një shërbim prokurimi për mallra dhe shërbime "ad hoc" të kërkuara nga klientët

ku motoja janë këshilla, udhëzimi dhe praktika e mirë. shpesh klientët kanë nevojë

për zgjidhje tregtare për të përmbushur një nevojë ose kërkesë specifike në këtë

fushë.

ne jemi një organizatë vetë-financuese që funksionon për qëllime jofitimprurëse, duke

72 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

përdorur vëllimet e bashkuara të blerjes të autoriteteve tona anëtare dhe klientëve të tjerë

për të rritur në maksimum kursimet e mundshme për të gjithë klientët në çdo fushë të

aktivitetit tonë të prokurimit”.

avantazhet e bashkëpunimit

avantazhet e prokurimit përfshijnë:

n kosto më e ulët për njësi nëpërmjet bashkimit të shpenzimeve;

n organizatat e vogla mund të përdorin kontratat e mëdha dhe përfitimet që

vijnë bashkë me to;

n përdorimi i aftësive të prokurimit të specialistëve të tjerë;

n duhet të garantohet pajtueshmëria me direktivat e Be-së;

n një autoritet kontraktues individual mund të mos ketë nevojë për njësinë e tij të

prokurimit ose mund të menaxhojë një njësi prokurimi më të vogël;

n Cilësia e përmirësuar;

n zvogëlimi i barrës së operatorëve ekonomikë; një operator ekonomik i

përgjigjet vetëm një itt-je dhe jo pesë prej tyre nga autoritete kontraktuese të

ndryshme, duke pakësuar kështu kostot;

n praktika e mirë mund të ndahet ndërmjet organizatave.

disavantazhet e bashkëpunimit

disavantazhet e bashkëpunimit përfshijnë:

n zgjedhja mund të jetë e kufizuar nga kërkesat e përzgjedhjes së autoriteteve të

tjera kontraktuese brenda grupit – mund të jetë një vendim shumice;

n koordinimi mund të mos i përshtatet plotësisht autoritetit kontraktues;

n nëse konsorciumi bën një gabim dhe një vendim kundërshtohet, edhe

autoritetet kontraktuese individuale janë përgjegjëse;

n kur organizata e konsorciumit mbështetet te autoritetet e tjera kontraktuese

duke i futur burimet e tyre në një qasje të përbashkët, disa organizata mund të

duan të marrin më shumë sesa janë të gatshme të japin;

n organizatat me shpenzime më të mëdha mund të përpiqen të zotërojnë

konsorciumin;

n kur përcaktohet një kontratë kornizë në emër të konsorciumit, operatorët

ekonomikë mund të mos e shikojnë këtë marrëveshje si biznes "real".

Çështjet ligjore që duhen marrë në konsideratë

gjatë bashkëpunimit me autoritetet e tjera kontraktuese, duhet të merren në konsideratë

çështjet ligjore që vijojnë:

n Bashkimi i kontratave kornizë ekzistuese me autoritetet e tjera kontraktuese;

n Blerja nga një autoritet kontraktues tjetër (çështja gjed hamburg);

n nënkuptimet e ligjit për konkurrencën, që zbatohet sa herë që fuqia blerëse e

kontratës tejkalon 15% të tregut për një kërkesë të dhënë. një shembull do të

ishte prokurimi i pajisjeve të frymëmarrjes për zjarrfikësit.

73 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

2

Cikli i prokurimit

Përshkrimi

përfundimi

për autoritetet kontraktuese të vogla ose lokale, bashkimi me një konsorcium mund

të jetë një mënyrë për të arritur përfitimet që në të kundërt nuk do të mund t'i kishin.

organizatat e konsorciumit shpesh e arrijnë suksesin kur të gjithë pjesëmarrësit e

mbështesin dhe marrin pjesë aktive në sipërmarrjen e përbashkët

2.7 përmBLedhje në këtë modul janë përshkruar 39 hapat brenda ciklit të prokurimit, duke e pranuar

që jo çdo hap do të jetë i nevojshëm në çdo prokurim dhe në disa shtete ligji i vendit

mund të detyrojë zbatimin e praktikave specifike.

teksti i referohet konceptit gjithëpërfshirës që njihet si koncepti përpara/pas lidhjes

së kontratës. ky koncept merr parasysh hapat në ciklin e prokurimit deri në dhe duke

përfshirë shpalljen e fituesit të kontratës si "përpara lidhjes" dhe hapat që ndodhin

pasi kontrata është caktuar si "pas lidhjes" së saj.

74 B-

SEKSIONI

3


MOdulI

B

PJESA

2Cikli i prokurimit

ushtrimi 1

dëshirojmë të merrni 39 kartat që do t'ju jepen, lexoni përshkrimin e hapave të procesit

dhe pastaj:

1. vendosini në një nga tre ndarjet e procesit të prokurimit

2. vendosini kartat sipas radhës nga hapi i parë në hapin e tridhjetë e nëntë

problemi është se kartat nuk kanë numër mbi to!

seksiOni 3 ushtrime

75 B-


Moduli

B

PJESA

2

SEKSioNi

3

Cikli i prokurimit



rasti studimOr – prOkurimi në Bashkëpunim


këshilli lokal i qytetit shpenzon vetëm 20 milionë euro. ka një popullsi prej 169 000 banorësh në

qarkun e tij.

hyrje

këshilli i qytetit ka një zyrtar prokurimesh, i cili ka edhe detyra të tjera dhe për këtë arsye nuk është

në rolin e prokurimit "me kohë të plotë". sidoqoftë, këshilli dëshiron të ketë avantazhin e praktikës

më të mirë të prokurimit për banorët brenda qarkut të tij.


këshilli u bashkua me organizatën e Blerjeve të konteve lindore www.espo.org dhe paguan një

tarifë fikse çdo vit për të pasur avantazhin e marrëveshjeve të prokurimeve të organizuara nga

espo-ja.


kur këshilli ka një kërkesë specifike, mund të zgjedhë ose:

1. të përfitojë nga kontrata kuadër ekzistues e dhënë nga espo-ja për mallrat, punët ose

shërbimet, ose

2. t'i kërkojë zyrtarit të prokurimit të espo-së ta bëjë blerjen për llogari të tij.

në këtë mënyrë këshilli i vogël lokal fiton mundësi hyrjeje në aktivitetin e prokurimit të një blerësi

të madh brenda shtetit.

76 B-

seksioni

4


moduli

b

pjesa

2Cikli i prokurimit

pYetje të shpejta

pyetje të shpejta pjesa 1: përgatitja për prokurimin

1. planifikimi paraprak i kërkesave të prokurimit nuk sjell ndonjë avantazh të madh. e vërtetë

apo e gabuar?

2. një zyrtar prokurimesh nuk duhet të jetë sipërfaqësor për të marrë kërkesat e palëve të

interesuara. e vërtetë apo e gabuar?

3. specifikimet janë një aktivitet i përbashkët ku përfshihen palët e interesuara dhe zyrtarët e

prokurimeve.

e vërtetë apo e gabuar?

4. specifikimet janë një mjet i rëndësishëm për të pasqyruar transparencën. e vërtetë apo e

gabuar?

5. Mund të ketë përsëritje ndërmjet shqyrtimit të matjes së performancës dhe specifikimit. Cila

është ajo?

6. përdorimi i kushteve të kontratës të operatorit ekonomik është një ide e mirë. e vërtetë apo

e gabuar?

7. Çfarë teston një studim biznesi?

8. kush vjen i pari, itt-ja apo specifikimi?

9. Çfarë mund të ndikojë shqyrtimi i tregut?

10. Çfarë do të thotë procesi "përpara lidhjes së kontratës"?

pyetje të shpejta pjesa 2: kryerja e procesit të prokurimit

11. Çfarë është "jetike" në shpalljen e një njoftimi?

12. pse është thelbësore që të gjithë operatorët ekonomikë të mundshëm të marrin të njëjtin

informacion rreth kërkesës?

13. jepni tre shembuj pyetjesh që një zyrtar prokurimesh mund të marrë rreth

një itt-je që është shpërndarë.

14. “unë ua dërgoj përgjigjet vetëm njerëzve që bëjnë pyetje”, tha Marie. a ka të drejtë ajo?

15. yvette tha, “unë i hap të gjitha ofertat kur më vijnë. unë nuk kam pse të pres derisa të vijnë

të gjitha ofertat përpara se t'i hap”. Çfarë këshille do t'i jepnit yvette-ës?

16. “ofertat e vonuara shpeshherë kanë çmime vërtet të ulëta”, tha Marian. Cili është skenari i

rastit më të keq?

17. kur po shikonte ofertat e dy operatorëve ekonomikë, një zyrtar prokurimesh me shumë

eksperiencë u dëgjua të thoshte, “kjo është si të krahasosh një mollë me një banane!”

Çfarë donte të thoshte ai?

18. është e nevojshme të sqarohet oferta që na kanë bërë operatorët ekonomikë.

jepni tre shembuj të aspekteve që dëshironi t'i sqaroni.


77 B-


moduli

b

pjesa

2

seksioni

4

Cikli i prokurimit

Përmbledhja e kapitullit

19. shpallja e fituesit mund të jetë pjesa e parë e një verifikimi në tre drejtime. Cilat janë pjesët e

tjera?

20. Çfarë mund të bëjnë operatorët ekonomikë që nuk patën sukses kur ndiejnë se u

trajtuan padrejtësisht?

pyetje të shpejta pjesa 3: menaxhimi i kontratës

21. “gjithë puna e vështirë mbaron pasi të shpallet fituesi i kontratës”. komentoni mbi këtë

pohim.

22. identifikoni tre gjërat që mund të jenë të nevojshme gjatë hapit "të komunikimit të

brendshëm".

23. “nuk i porosis gjërat vonë dhe kështu që nuk përshpejtoj”, tha jacques, zyrtari i prokurimeve.

a ka ndonjë risk në qasjen e jacques?

24. në cilat rrethana mund të kryhet një marrje nga një burim i specializuar larg nga vendi i

organizatës blerëse?

25. jepni shembuj të marrjes së shërbimit.

26. inspektimi është pjesë e kontrollit në tre drejtime. e vërtetë apo e gabuar?

27. në cilën pjesë të gjithë ciklit të prokurimit konsiderohen për herë të parë kriteret e matjes?

28. “një pagesë duhet të bëhet vetëm nëse kryhet kontrolli në tre drejtime”. Çfarë do të thotë

kjo? jepni një shembull.

29. kur konsiderojmë “përmirësimin e vazhdueshëm”, ne i referohemi si _______ ashtu edhe

________. plotësoni vendet bosh.

30. identifikoni tre shembuj të asaj që mund të ndodhë gjatë fazës përmbyllëse.

Moduli

B


pjesa

68 B-

Seksioni 1: hyrje 69

Seksioni 2: përshkrimi 71

Seksioni 3: ushtrime 118

Seksioni 4: përmbledhja e kapitullit 145

Roli i zyrtarit të prokurimeve

3

68 -

69 B-

SEKSIONI

1


MOdulI

B

PJESA

3Roli i zyrtarit të prokurimeve

1.1 OBjektivat

objektivat e këtij moduli janë të ndërgjegjësohen pjesëmarrësit rreth asaj që kërkohet prej

tyre në lidhje me:

1. kuptimin e kërkesave të palëve të interesuara

2. elementet e profilit të aftësive të zyrtarëve profesionistë të prokurimeve, të cilat

lidhen me praktikën e mirë dhe funksionimin brenda kuadrit të direktivave të

Be-së. kjo përfshin grupin e aftësive të nevojshme për të përgatitur, drejtuar dhe

menaxhuar në mënyrë efikase procesin e prokurimeve

3. Menaxhimin e palëve të interesuara

4. ofrimin e këshillimit dhe konsulencës për palët e interesuara për çështje kryesore

që lidhen me prokurimin

5. Menaxhimin e procesit të prokurimeve si një i tërë

6. nevojën për të komunikuar në katër drejtime

7. Menaxhimin e marrëdhënieve me operatorët ekonomikë

8. hartimin e raportit për aktivitetin e prokurimeve

për të ndihmuar në shpjegimin e këtyre çështjeve, përshkrimi kryesor ndahet në tre seksione:

n një diskutim për palët e interesuara në procesin e prokurimit dhe ku pushteti për

të influencuar në procesin e prokurimit dhe vendimet është brenda autoritetit

kontraktues.

n Roli i zyrtarit të prokurimeve, aty ku ky rol nuk lidhet në mënyrë të veçantë me

procesin e prokurimit: kjo përfshin një prezantim të aftësive kryesore të zyrtarit të

prokurimeve dhe të kërkesave të komunikimit dhe të raportimit.

n Roli i zyrtarit të prokurimeve gjatë 39 hapave të ciklit të prokurimit: 39 hapat

trajtohen në mënyrë të detajuar në modulin B2.


një çështje kryesore është të kuptohet se zyrtari i prokurimeve dhe njësia e prokurimit janë

ofrues shërbimi dhe se prokurimi është një shërbim që i ofrohet palëve të interesuara brenda

autoritetit kontraktues. nëse nuk do të kishte mallra ose shërbime për të blerë, atëherë nuk

do të ekzistonte nevoja për një njësi prokurimi.

për ofrimin me sukses të shërbimeve për palët e interesuara, zyrtari i prokurimeve duhet të

ketë një gamë të gjerë aftësish dhe kompetencash. këto aftësi evidentohen në këtë modul.

1.3 Lidhjet

lidhjet me modulet e tjera shfaqen në të gjithë tekstin e këtij dokumenti, në mënyrë të

veçantë me modulin B2 dhe B4.

seksiOni 1 hYrje

70 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

1


Hyrje

1.4 rëndësia


n të kuptojnë dhe të demonstrojnë aftësitë që u nevojiten për përmbushjen e rolit

të tyre

n të trajnohen për të kuptuar plotësisht politikën dhe proceset, dhe të jenë të aftë të

përcaktojnë çfarë është e përshtatshme për autoritetin kontraktues

n të kenë një tërësi njohurish për praktikën më të mirë

n të kuptojnë plotësisht rregullat, rregulloret, ligjet dhe udhëzimet, të cilat prekin

politikën dhe procesin e tyre

n të sigurojnë që politika dhe procesi zvogëlojnë riskun e biznesit dhe të

menaxhojnë kostot

n të sigurojnë që politika dhe procesi zhvillohen në funksion të arritjes së

objektivave, të vizionit dhe/ose të misionit të autoritetit kontraktues

n të sigurojnë pajtueshmërinë ose përputhshmërinë me procesin dhe politikat e

miratuara, nëpërmjet vlerësimit të operatorëve ekonomikë

n të zyrtarizojnë zhvillimin e politikave dhe të procesit


ky seksion do të lidhet me fusha të tjera që i referohen më specifikisht informacionit ligjor.

71 B-


moduli

b

pjesa


seksioni

2

1. vështrim i përgjithshëm

ky përshkrim ndahet në tre seksione:

n një diskutim për palët e interesuara në procesin e prokurimit dhe ku pushteti për

të influencuar në procesin e prokurimit dhe vendimet është brenda autoritetit

kontraktues

n Roli i zyrtarit të prokurimeve, aty ku ky rol nuk lidhet në mënyrë të veçantë me

procesin e prokurimit, duke përfshirë një prezantim të aftësive kryesore të zyrtarit

të prokurimeve dhe të kërkesave të komunikimit dhe të raportimit

n Roli i zyrtarit të prokurimeve gjatë 39 hapave të ciklit të prokurimit: 39 hapat

trajtohen në mënyrë të detajuar në modulin B2.

2. paLët e interesuara

2.1 palët e interesuara - hyrje

palë e interesuar përkufizohet "kushdo që ka interes në procesin e prokurimit". sipas këtij

përkufizimi, këtu mund të përfshihen:

n personat që kanë një rol në departamentet e përdoruesve të fundit, të cilët

përdorin artikujt e blerë nga zyrtari i prokurimit, njësia e prokurimit dhe procesi i

prokurimit. pra, në një lloj kuptimi, ata janë klientë të prokurimit;

n personat që punojnë në fusha të tjera të autoritetit kontraktues, të cilët kanë

"interes" për prokurimet. këtu mund të përfshihen punonjësit e departamentit të

financës, departamentit ligjor, ti dhe të auditimit, si dhe zyrtarët e zgjedhur, në

varësi të autoritetit kontraktues.

nuk ekziston asnjë listë unike "e saktë" e palëve të interesuara; megjithatë zyrtarët e

prokurimeve nuk i marrin parasysh grupet e tyre të interesit duke marrë përsipër përgjegjësinë.

shënim nga praktika e mirë – palët e interesuara

identifikimi i palëve të interesuara në një proces prokurimi dhe kuptimi i kërkesave dhe i

nevojave të tyre është një informacion jetik për zyrtarët e prokurimeve që kërkojnë t'i

sigurojnë autoritetit të tyre kontraktues një zgjidhje me kosto efikase. supozimi se "e di

se çfarë duan palët e interesuara" mund të jetë një lojë e rrezikshme, edhe për zyrtarëte

prokurimeve me eksperiencë.

palët e interesuara mund të ushtrojnë influencë dhe pushtetin e tyre në procesin e

prokurimeve, dhe njësitë e kujdesshme të prokurimit analizojnë palët e interesuara të

projekteve të mëdha dhe më pas i trajtojnë nevojat e tyre sipas rëndësisë së tyre.


72 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.2 paLët tipike të interesuara

"palë të interesuara" janë ata individë, grupe dhe organizata - të brendshme dhe të jashtme - të

cilat kanë interes ose influencë në veprimet, proceset ose rezultatet e një organizate. kur bëni

blerje të mëdha, kur nisni projekte ose provoni të bëni një ndryshim, do të ishte me vend të

merrni në konsideratë palët e interesuara që mund të ndikojnë mbi rezultatin dhe të përcaktoni

se cili mund të jetë qëndrimi i tyre dhe çfarë mund të kërkojnë ata në situatën ekzistuese ose

në të ardhmen.

shumë blerje dhe projekte sjellin ndryshimin, dhe për menaxhimin e suksesshëm të

ndryshimit duhet që në një mënyrë të identifikohen dhe të merren në konsideratë të gjitha

palët e interesuara. një komponent kryesor në strategjinë e ndryshimit do të ishte menaxhimi

i marrëdhënieve me palët e interesuara në mënyrë që ata të sillen në atë mënyrë që garanton

suksesin e ndryshimit. në mënyrë të veçantë, kjo do të thotë mobilizim i mbështetjes aty ku

nevojitet dhe kapërcim ose heqje e rezistencës aty ku mund të pritet. gjërat shkojnë keq kur

palët e interesuara nuk merren në konsideratë dhe nuk përfshihen në procesin e ndryshimit

ose distancohen në mënyrë të panevojshme. pikat që duhen mbajtur parasysh përfshijnë:

n përfshirjen e palëve të brendshme dhe të jashtme të interesuara.

n është thelbësore zgjedhja e nivelit të duhur të detajeve. një kategori unike

e "personelit" rrallë herë është e përshtatshme, sepse grupe të ndryshme

punonjësish preken në mënyra të ndryshme (dhe në një farë mase kërkojnë

përgjigje të ndryshme). zakonisht ndarja e niveleve/ funksioneve/ specializimeve/

vendndodhjeve, etj. është mjaft e vlefshme.

n pa dyshim kjo nuk është më shumë se një tablo e çastit; palët e interesuara dhe

interesi i tyre aktual do të ndryshojnë me kalimin e kohës.

n Marrjen në konsideratë të lidhjeve midis palëve të interesuara. duhet të skicohet

një diagram në mënyrën e duhur, ku të tregohen këto lidhje si një rrjet.

n analiza duhet të identifikojë aleancat dhe konfliktet e mundshme midis të gjitha

palëve të interesuara.

titullaRi i autoRitetit

dRejtoRi i depaRtaMentit

dRejtoRi i finanCës

klientët

fuRniziMi i shëRBiMit

dRejtoRët Rajonalë

pRokuRiMi

punonjësit e zyRës dhe stafi MBështetës

opeRatoRët ekonoMikë

autoRitetet RRegullatoRe

njësia e pRojektit

Ndryshimi

73 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

figura 1 (më poshtë) tregon palët tipike të interesuara në një projekt ndryshimi. lista e palës

së interesuar do të pasqyrojë projektin në fjalë, ndryshimin ose blerjen.

figura 2 tregon hartën e palëve të interesuara të një autoriteti vendor (këshilli i kontesë) në

MB.

nB: Radha hierarkike e funksioneve të biznesit në këtë diagram nuk ka për qëllim t'i japë më shumë rëndësi një funksioni sesa një funksioni tjetër, por është thjesht një mënyrë e përshtatshme për grupimin e palëve të interesuara së bashku në këtë mjedis. autori dëshiron të falënderojë fiona holbourn të këshillit të kontesë së leicestershire dhe ken May të espo-së për asistencën e tyre në përpunimin e këtij diagrami.

Mfv176 v3

2.3 ndarja e paLëve të interesuara

vlerësimi i rëndësisë së pritshmërive të palës së interesuar është pjesë e rëndësishme e çdo

analize strategjike. ajo konsiston në vlerësimin dhe pozicionimin e palëve të interesuara në

këto çështje:

n sa mundësi ka që secila palë e interesuar të imponojë pritshmëritë e saj në

strategjinë e blerjes;

n sa të interesuar janë palët e interesuar që të përfshihen; ne të gjithë kemi pasur

eksperienca me palë të interesuara që nuk tregojnë asnjë interes në fazat e para,

por që kanë qenë në ballë të kritikave kur "gjërat" nuk kanë shkuar mirë;

n nëse palët e interesuara kanë mjete dhe/ose pushtet për të paraqitur

këndvështrimet dhe pritshmëritë e tyre; kjo është ndoshta në kurriz të të tjerëve që

kanë më pak pushtet, por me nevoja më të rëndësishme.

Taksapaguesit dhe votuesit e këshillit

Qendra rajonale e ekselencës

Furnizuesit e jashtëm

Grupet e veçanta të interesit

Këshilltarët e zgjedhur

Auditi i jashtëm

Qeveria qendrore p.sh., (Zyra e zv. Kryeministrit)

Konsorciumet e blerjeve

Sindikatat

Bizneset lokaleAutoritetet të tjera vendore

Njësia e blerjeve

Dhoma e Tregtisë

Agjencitë e Zhvillimit Rajonal

Bashkimi Europian

Furnizuesit e brendshëm

Përdoruesit e shërbimeve në komunitet, p.sh.,nFëmijë dhe

prindërnPronarë shtëpishnQytetarë të

moshuarnPërdoruesit e

bibliotekavenDrejtuesit e

automjetevenPersonat që

praktikojnë sporte dhe aktivitete në kohën e lirë

Office of Government Commerce (Dega e Thesarit)

Nëpunës të qeverisjes vendore, p.sh., TI, financa, auditi i brendshëm

Partneriteti Strategjik Vendor, p.sh.,nShëndetësianPolicianInteresa biznesinSektori vullnetar

Partneritete të tjera vendore, p.sh.,nMbetjetnFëmijët dhe të

rinjtë

Anëtari i kabinetit dhe përkrahësi i prokurimit. (Shqyrtimi i imtësishëm i shpenzimeve)

procesi i blerjes dhe palët e interesuara (një këshill konteje në mB)

74 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.3.1 matrica pushtet / parashikueshmëri

Matrica pushtet / parashikueshmëri është një mënyrë e dobishme për të vlerësuar se

ku duhen kanalizuar përpjekjet për angazhimin e palëve të interesuara gjatë zhvillimit

të strategjisë së blerjes. grupi më i vështirë për t'u përballur janë ata që bëjnë pjesë në

segmentin d, meqenëse ata janë në një pozicion të fuqishëm për të bllokuar ose për të

mbështetur strategjinë, por qëndrimi i tyre është i vështirë për t'u parashikuar. kuptimi është

shumë i qartë: duhen gjetur mjete dhe mënyra të paktën "për t'u marrë mendim", nëse nuk

janë pjesë e grupit të punës, përpara vendosjes së një pozicioni të parevokueshëm.

në ndryshim nga sa më lart, palët e interesuara në segmentin C kanë mundësi të ndikojnë

mbi procesin e strategjisë së blerjes të atyre drejtuesve që parashikojnë qëndrimin e tyre

dhe hartojnë strategji, të cilat do të përmbushin pritshmëritë e tyre. kjo nuk do të thotë që

palët e interesuara nuk duhet të merren në konsideratë, por puna për të siguruar që atyre t'u

merret mendimi duhet të jetë më e drejtpërdrejtë.

Megjithëse palët e interesuara në segmentet a dhe B kanë më pak pushtet, kjo nuk do të

thotë se nuk janë të rëndësishëm. në fakt, mbështetja aktive e këtyre palëve të interesuara

në vetvete mund të ndikojë në qëndrimin e grupeve më të fuqishme të interesit.

2.3.2 matrica pushtet / interes

Matrica pushtet / interes i klasifikon palët e interesuara sipas pushtetit që ata kanë dhe

shtrirjes në të cilën ka mundësi që ata të tregojnë interes për strategjitë e blerjes së autoritetit

kontraktues. Matrica tregon llojin e marrëdhënies që autoriteti kontraktues duhet të

vendosë me secilin grup të palëve të interesuara. në mënyrë të qartë, pranimi i strategjive

nga aktorët kryesorë (segmenti C) duhet të jetë një konsideratë e rëndësishme gjatë hartimit

dhe vlerësimit të strategjive të reja.

shpesh, palët më të vështira të interesuara janë ato në segmentin C. Megjithëse këto palë

të interesuara në përgjithësi mund të jenë relativisht pasive, lexuesit rikujtohen se këto

palë të interesuara priren të shfaqen dhe të ndikojnë strategjinë si rezultat i ngjarjeve të

caktuara. prandaj, është shumë e rëndësishme që t'i kushtohet vëmendje e plotë reagimit të

mundshëm të palëve të interesuara në drejtim të mbarëvajtjes dhe ecurisë në të ardhmen.

një situatë katastrofike do të lindte nëse niveli i interesit të palëve të interesuara do të

nënvlerësohej dhe ata papritur do ta ripoziciononin veten në segmentin d, gjë e cila do të

ndikonte mbi strategjinë dhe pritshmëritë e operatorit ekonomik, si dhe te kontrata.

d

RRezik ose Mundësi e Madhe

c

të fuQishëM, poR të paRashikueshëM

B

të papaRashikueshëM, poR të MenaXhueshëM

a

pRoBleMe të pakta

pushteti

i lartë

i lartëparashikueshmëriai ulët

Burimi: a Mendalow

75 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

d

kënaQini

c

aktoRët kyÇë

B a

pushteti

i lartë

i lartëniveLi i interesiti ulët

Burimi: a Mendalow

në mënyrë të ngjashme, nevojat e palëve të interesuara në segmentin B duhet të trajtohen

siç duhet, kryesisht përmes informimit. ata mund të jenë "aleatë" shumë të rëndësishëm për

të influencuar në qëndrimin e palëve më të fuqishme të interesuara.

ky lloj pozicionimi i palës së interesuar është me vlerë kur vlerësohet:

n nëse situata ka mundësi të rrezikojë miratimin e një strategjie të caktuar blerje. Me

fjalë të tjera, ndarja në grupe është një mënyrë e vlerësimit të

përshtatjes kulturore dhe shërben si një formë e vlerësimit të riskut. ne po

përpiqemi të garantojmë që i gjithë autoriteti kontraktues të mendojë si një i

vetëm përpara se të vendosim se cila mund të jetë një kontratë shumë strategjike.

n Cilët mund të jenë personat që bllokojnë dhe lehtësojnë ndryshimin, dhe për

rrjedhojë, nëse nevojitet veprimi për ripozicionimin e palëve të interesuara të

përzgjedhura.

ky veprim mund të ketë si synim zvogëlimin e ndikimit dhe influencës së aktorëve

kryesorë ose t'i bindë ata që të krijojnë një pikëpamje tjetër.

n niveli në të cilin do të nevojiten aktivitetet e mirëmbajtjes për të dekurajuar palët

e interesuara nga ripozicionimi i tyre nëse "gjërat nuk shkojnë mirë" ose nëse ata

mendojnë se shërbimi që ata marrin nuk përmbush pritshmëritë e tyre. kjo është

ajo që nënkuptohet nëpërmjet fjalës "kënaqini" lidhur me palët e interesuara në

segmentin C, dhe në një shtrirje më të ulët "informoni" në segmentin B.

76 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.3.3 Çfarë është pushteti?

seksioni i mëparshëm u përqendrua në analizën e pritshmërive të palëve të interesuara dhe

evidentoi nevojën për të vlerësuar pushetin e palëve të ndryshme të interesuara. pushteti

është mekanizmi nëpërmjet të cilit pritshmëritë kanë mundësi të influencojnë strategjitë.

në shumë autoritete kontraktuese, pushteti ndahet në mënyrë jo të barabartë midis palëve

të ndryshme të interesuara.

përpara se të veprohet, është e nevojshme të kuptohet se çfarë nënkupton këtu fjala "pushtet".

në veçanti, duhet të bëhet një dallim midis pushtetit që personat ose grupet kanë si rezultat

i pozicionit të tyre në një autoritet kontraktues dhe pushtetit që ata aktualisht gëzojnë nga

mënyra të tjera. për qëllime të analizës strategjike, pushteti perceptohet më së miri si niveli

deri në të cilin individët ose grupet janë në gjendje të bindin, të nxisin ose të detyrojnë të

tjerët të ndjekin mënyra të caktuara veprimi. ky është mekanizmi nëpërmjet të cilit një grup

pritshmërish do të dominojë zhvillimin strategjik ose do të kërkojë kompromis me të tjerët.

prandaj, analiza e pushtetit duhet të fillojë me një vlerësim të burimeve të pushtetit.

2.3.4 Burimet e pushtetit në organizata

pushteti në organizata mund të burojë në mënyra të ndryshme, ku secila prej tyre mund

të sigurojë një rrugë nëpërmjet së cilës pritshmëritë e një individi ose të një grupi mund të

influencojnë mbi rezultatet.

Burime të pushtetit brenda organizatës mund të jenë:

n hierarkia…….struktura zyrtare

n Rrjeti…….struktura jozyrtare

n kontrollorët e burimeve

n zotëruesit e dijeve dhe njohurive

n zotëruesit e aftësive (të rralla)

n vendimmarrësit

2.4 këshiLLimi dhe drejtimi që zYrtarët e prOkurimeve u OfrOjnë paLëve të interesuara

zyrtarët e prokurimeve duhet të jenë një burim këshillimi dhe drejtimi për palët e interesuara

në lidhje me:

n praktikat më të mira të prokurimit

n opsionet për një prokurim të veçantë:

përzgjedhja e procesit të duhur

përcaktimi i afateve kohore/sinkronizimi

grupimi i kërkesave në mënyrën e duhur

n konceptet e vlerës më të mirë, për shembull:

kostoja totale e pronësisë (kostoja për të gjithë jetëgjatësinë)

planifikimi i prokurimit

specifikimet e përgjithshme

kushtëzimi i operatorit ekonomik

77 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

përcaktimi i kritereve të vlerësimit dhe peshimi i tyre

ndarja e ofertave me çmim dhe pa çmim (oferta financiare dhe ajo

teknike)

parimi Meat (tenderi ekonomikisht më i favorshëm)

vlerësimi i ofertave

komunikimi midis operatorëve ekonomikë dhe

autoritetit kontraktues

ndarja e detyrave

verifikimi në tre drejtime

nevoja për gjurmën e auditimit

shtimi i vlerës përpara lidhjes së kontratës dhe zvogëlimi i kostove pas

lidhjes së kontratës (për ndjekjen e saj)

n sjelljen etike

n politikat e prokurimit

n përdorimin e procedurave të prokurimit

n pajtueshmërinë me direktivat e ke-së

n Marrëdhëniet me operatorët ekonomikë

n opsionet e specifikimit

n këshillimin për ata që hartojnë specifikimin

n Menaxhimin e performancës

78 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3. rOLi i zYrtarit të prOkurimeve – jO i Lidhur në mënYrë të veÇantë me prOcesin e prOkurimit

shënim nga praktika e mirë – roli i zyrtarit të prokurimeve

prokurimi ka lidhje me procesin dhe zbatimin e rregullave dhe ligjeve. Megjithatë, roli i zyrtarit

të prokurimeve përfshin edhe gjëra të tjera, të cilat përfshijnë perceptimin e një tabloje të

madhe brenda autoritetit kontraktues, identifikimin dhe menaxhimin e riskut, shërbimin si

burim njohurish për të tjerët, dhe promovimin në mënyrë aktive të praktikës së mirë në

autoritetin kontraktues. lista është e gjatë dhe duhet të ruhet një standard!

3.1 rOLi dhe aktivitetet që nuk Lidhen në mënYrë të veÇantë me prOcesin

Roli i zyrtarit të prokurimeve mund të shprehet shkurtimisht nëpërmjet aktiviteteve të gjera

që vijojnë më poshtë:

n lidhja e strategjisë së autoritetit kontraktues - nëpërmjet planifikimit të

prokurimit dhe përzgjedhjes së strategjive individuale të prokurimit - me

prokurimin operacional të punëve, mallrave dhe shërbimeve, të cilat do të lejojnë

përmbushjen e objektivave strategjike të autoritetit kontraktues;

n puna efikase brenda kuadrit ligjor të brendshëm dhe të jashtëm për të përcaktuar

metodën më të përshtatshme dhe më efikase të prokurimit për çdo kërkesë;

n përpjekja për të siguruar vlerën për paratë në emër të autoritetit kontraktues për të

gjithë artikujt e prokuruar;

n veprimi në përputhje me kodin e etikës së autoritetit kontraktues;

n fitimi i njohurive gjithëpërfshirëse mbi tregun e ofertës që lidhet me punët,

mallrat dhe shërbimet që i nevojiten autoritetit kontraktues;

n veprimi në lidhje të ngushtë me palët e interesuara për çështje të prokurimit, sipas

nevojës;

n komunikimi në mënyrë efikase me palët e interesuara;

n inkurajimi i prokurimit real konkurrues duke përmbushur në të njëjtën nevojat e

autoritetit kontraktues;

n kryerja e të gjitha komunikimeve zyrtare me operatorët ekonomikë në lidhje me

blerjet;

n zhvillimi dhe ruajtja e informacionit aktual mbi burimet e furnizimit;

n Mbajtja e të dhënave të sakta të procesit të prokurimit të të gjithë kërkesave;

n Raportimi i menjëhershëm pranë autoriteteve përkatëse i çdo praktike të gabuar;

n zhvillimi i sistemeve manuale dhe elektronike, si dhe i procedurave që synojnë

eliminimin e burokracisë dhe rritjen e efikasitetit;

n Ruajtja e dokumentacionit ligjor të qeverisjes, duke përfshirë një manual politikash

dhe procedurash;

n puna me zyrtarët e prokurimeve të autoriteteve të tjera në funksion të zhvillimit

të metodave të bashkëpunimit të ligjshëm për tregun e ofertës, ku është e

përshtatshme;

n identifikimi dhe menaxhimi i risqeve themelore të procesit të prokurimit.

79 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3.2 aftësitë dhe kOmpetencat e zYrtarit të prOkurimeve

shënim nga praktika e mirë – kompetencat

nëse nuk jeni kompetent, atëherë nuk duhet të jeni në pozicionin që ndodheni! natyra

precize dhe niveli i aftësive të nevojshme për çdo pozicion të caktuar varet nga organizata,

nga ato që ajo blen dhe nga niveli i punonjësit. në këtë seksion trajtohet grupi i aftësive të

pranuara në nivel ndërkombëtar, të cilat janë testuar në më shumë se 5500 zyrtarë prokurimi

në disa vende.

3.2.1 hyrja dhe përkufizimet

zyrtarët e prokurimit duhet të jenë kompetentë. por çfarë do të thotë kompetent? sipas

përkufizimit të fjalorit do të thotë:

“i duhur ose ka lidhjen e duhur me diçka; zotërimi i aftësive ose i cilësive të nevojshme

ose të përshtatshme; zotërimi i aftësisë për të funksionuar ose për t'u zhvilluar në një

mënyrë të caktuar; dhe zotërimi i aftësisë për t'u përgjigjur/reaguar”.

Burimi: Merriam Webster dictionary

i njëjti fjalor e përkufizon kompetencën si “njohuria që i mundëson një personi të flasë dhe

të kuptojë një gjuhë”.

zyrtarët e prokurimeve duhet të kenë aftësi, cilësi dhe kapacitete të caktuara: ata duhet të

jenë të aftë të kuptojnë dhe të flasin gjuhën e prokurimit. zyrtarët e prokurimeve duhet

të vazhdojnë të zhvillojnë dhe ripërtërijnë kompetencat e tyre nëpërmjet një programi të

vazhdueshëm të zhvillimit profesional.

3.2.2 kompetencat në prokurim

diagrami i mëposhtëm identifikon nëntë kompetenca në prokurim që duhen përdorur si

pikë referimi për identifikimin e nevojave të zyrtarëve profesionistë të prokurimeve në të

gjithë botën. kompetencat përqendrohen në atributet kryesore që zyrtarët e prokurimeve

duhet të zotërojnë.

secila nga kompetencat shqyrtohet më poshtë.

përzgjedhja e kontratës dhe aspekti ligjor

analiza e zinxhirit të

ofertës

identifikimi dhe menaxhimi i

riskut

aftësitë e komunikimit

Menaxhimi i procesit

Menaxhimi i kontratës

analiza e bazuar te furnizimi

Menaxhimi ipalës së

interesuar

njohuritë financiare

kompetencat në prokurim

80 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3.2.3 menaxhimi i procesit të prokurimit

aftësia për të menaxhuar me efikasitet të gjithë procesin e prokurimit është jetike. Çdokush i

përfshirë në këtë proces mund të kontribuojë në krijimin e vlerave, dhe zyrtarët e prokurimeve

duhet të jenë të aftë ta nxjerrin këtë nga palët e tjera të interesuara. krijimi, zhvillimi, pajtueshmëria

dhe ruajtja e proceseve bazë të prokurimit, e strategjive dhe e procedurave të kontrollit vijnë si

rezultat i shqyrtimit dhe i oponencës konstruktive në secilën fazë të procesit të prokurimit. procesi

i prokurimit duhet të ketë kontekstin e duhur strategjik dhe elementet kryesore, duke përfshirë

edhe:

n veprimi në pajtim me ligjet dhe rregullat

n njohuritë procedurale

n Menaxhimi i kërkesave

n procesi i gjetjes së furnizuesve

n Matja dhe vlerësimi i operatorit ekonomik

n Menaxhimi i vlerësimit

n Menaxhimi i njohurive

3.2.4 përzgjedhja e kontratës dhe aspekti ligjor

zyrtarët e prokurimeve duhet të jenë të aftë të hartojnë, të negociojnë dhe të bien dakord për

dokumentacionin e qartë, konciz dhe të plotë kontraktor, në të cilin identifikohen rolet dhe

përgjegjësitë dhe bëhet parashikimi për të gjitha aspektet e planit të pranuar të prokurimeve

duke iu referuar hapave të procesit dhe modeleve të përshtatshme.

kuptimi i ligjit për kontratat, përdorimin tregtar dhe faktorët e tij vendimtar për suksesin,

aftësitë negociuese dhe mundësia për të hyrë dhe aplikuar konsulencën ligjore dhe teknike,

janë të gjitha të nevojshme për të mbrojtur pozicionin komercial të autoritetit kontraktues

në fusha të tilla, si detyrimet, zhdëmtimi financiar ndaj dëmeve, sigurimi dhe garancionet.

zyrtarët e prokurimeve duhet të jenë të aftë të krijojnë një fleksibilitet në kontrata në mënyrë

që ndryshimi i biznesit dhe kërkesat e lidhura me të, të mund të pasqyrohen gjatë gjithë

kohëzgjatjes së kontratës. këto elemente përfshijnë:

n zbatimin e kontratës

n Matjen e performancës së operatorit ekonomik

n vlerësimin e riskut

n zvogëlimin e riskut

n strategjitë e rrugëdaljeve

n përzgjedhjen e kushteve të duhura të kontratës

81 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3.2.5 analiza e zinxhirit të ofertës

zyrtarët e prokurimeve duhet të jenë të aftë të përdorin njohuritë dhe dijet lidhur me proceset

e zinxhirit të ofertës dhe rrjetet e furnizimit, në mënyrë që të kontrollojnë dhe të optimizojnë

performancën e autoritetit kontraktues dhe të operatorëve ekonomikë. zbatimi i strategjisë

së zinxhirit të ofertës, kuptimi i mënyrës së integrimit të elementëve dhe risqet/përfitimet që

shoqërojnë integrimin e tyre, përbëjnë një element të rëndësishëm gjatë përgatitjes për të

kërkuar në treg. gjithashtu, është i rëndësishëm kuptimi i konceptit të modeleve të kostos të

bazuara sipas aktivitetit dhe i faktorëve parësorë që ndikojnë në kompleksitetin e zinxhirit të

ofertës, si dhe i mënyrës që këta faktorë ndikojnë në kostot e zinxhirit të ofertës.

3.2.6 identifikimi dhe menaxhimi i riskut

zyrtarët e prokurimeve duhet të jenë të aftë të menaxhojnë risqet tregtare, të reputacionit,

të pajtueshmërisë, risqet e etikës dhe të tjera, të cilat lidhen me procesin e prokurimit, në

mënyrë që të sigurohet zvogëlimi i pasojave të padëshirueshme të risqeve të identifikuara.

krahas njohurive për tregun dhe zgjuarsisë në tregti, është i vlefshëm edhe kuptimi i

pritshmërive të autoritetit për sigurinë dhe shëndetin lidhur me prokurimin. elementët e

administrimit të riskut përfshijnë:

n vlerësimin e sigurisë dhe shëndetit

n vlerësimin financiar

n analizën e tregut

n vazhdimësinë operacionale

n ndikimin strategjik mbi autoritetin kontraktues

n sjelljen etike

3.2.7 aftësitë e komunikimit

aftësitë e komunikimit janë një pasuri jetësore për një zyrtar prokurimesh. komunikimi duhet

të zhvillohet midis zyrtarit të prokurimeve dhe palëve të interesuara, operatorëve ekonomikë,

homologëve dhe kolegëve, duke përdorur një shumëllojshmëri mjetesh komunikimi. në

mënyrë ideale, zyrtarët e prokurimeve duhet të jenë të aftë të komunikojnë në më shumë se

një gjuhë.

3.2.8 njohuritë financiare

zyrtarët e prokurimeve duhet të jenë të aftë të kryejnë një vlerësim të plotë financiar të

operatorëve ekonomikë, duke bërë një vlerësim të çdo risku të marrë përsipër nga zgjedhja e

atij operatori ekonomik dhe duke e përdorur këtë informacion në procesin e vendimmarrjes

dhe të menaxhimit të kontratës. zyrtarët e prokurimeve duhet të interpretojnë raportet

financiare dhe ndërlidhjet midis pasqyrave financiare (bilanci, llogaritë e të ardhurave

dhe shpenzimeve, informacioni për rrjedhjen e parave, etj.) për të ndihmuar në arritjen e

përfundimeve të duhura.

nevojitet gjithashtu edhe aftësia për të kuptuar metodat e llogaritjes së kostove dhe për të

analizuar informacionin financiare për të arritur në nxjerrjen e një kostoje të mundshme të

ofertës së një operatori ekonomik.

82 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

kryerja e analizës ekonomike dhe financiare përpara shpalljes së fituesit mund të rezultojë

në eliminimin e operatorëve ekonomikë që përbëjnë një risk të mundshëm. zyrtarët

e prokurimeve duhet gjithashtu të sigurohen që operatorët ekonomikë kanë vepruar në

përputhje me rregulloret ligjore, financiare dhe rregullat statutore të korporatës, të cilat

lidhen financën.

3.2.9 menaxhimi i kontratës

zyrtarët e prokurimeve duhet të krijojnë dhe të menaxhojnë një sistem të fortë për

menaxhimin e kontratave. Menaxhimi i suksesshëm i kontratës do t'i shtojë vlerë lëvrimit

të kontratës nëpërmjet rishikimit dhe reagimeve, nëpërmjet vlerësimit të pajtueshmërisë

kontraktuale nga të dyja palët, përcaktimit dhe vendosjes së treguesve kryesorë të

përshtatshëm dhe efikas për performancën, nëpërmjet menaxhimit të mosmarrëveshjeve

në kohën e duhur dhe në mënyrë efikase, si dhe identifikimit të mundësive të vazhdueshme

për përmirësim dhe bashkëpunimit me palët e interesuara për të siguruar përmbushjen dhe

zhvillimin e nevojave të aktivitetit të tyre.

3.2.10 analiza e bazuar te furnizimi

zyrtarët e prokurimeve duhet të jenë të aftë të vlerësojnë operatorët ekonomikë dhe tregjet

e ofertës që janë pjesë e fushës së përgjegjësisë së tyre për blerjen e mallrave, punëve,

materialeve dhe të shërbimeve. Menaxhimi i proceseve të analizës së duhur të bazuar te

furnizimi, si dhe identifikimi dhe zbatimi i proceseve optimale të përzgjedhjes së operatorit

ekonomik në përputhje me direktivat e ke-së janë thelbësore.

për të kuptuar trysninë mbi autoritetin kontraktues dhe bazën e furnizimit është i nevojshëm

përdorimi i mjeteve dhe teknologjisë, aty ku është e përshtatshme. pjesë përbërëse e kësaj

kompetence është aftësia për të punuar me drejtorët përgjegjës të linjës dhe palët e tjera të

interesuara (duke përfshirë specialistët e ligjeve, të çështjeve financiare, teknike, të integritetit,

si dhe ata të shëndetit dhe të sigurisë) për të bërë një vlerësim gjithëpërfshirës të kërkesës

dhe të operatorëve ekonomikë në shqyrtim. kjo kompetencë përfshin aftësinë për të:

n zhvilluar kriteret e kualifikimit;

n kryer analizën e plotë dhe të thellë të tregut të jashtëm;

n kryer analizën financiare;

n përfshirë analizën në hapat e përzgjedhjes së operatorit ekonomik;

n kuptuar segmentimin e operatorit ekonomik;

n zhvilluar strategjitë për zvogëlimin e riskut.

3.2.11 menaxhimi i palëve të interesuara

zyrtarët e prokurimeve duhet të jenë të aftë të përcaktojnë dhe zbatojnë menaxhimin

e përshtatshëm të marrëdhënieve të brendshme, duke përdorur ndarjen e palëve të

interesuara. ata duhet të jenë të ndërgjegjshëm për rëndësinë e punës në grupe me

funksione të ndryshme si një ndihmë në vendimmarrje, si dhe duhet të dinë sesi prokurimi

mund të krijojë profilin e tij nëpërmjet një strategjie të marketingut të brendshëm të

prokurimit, si dhe komunikimeve më të mira dhe efektive. aftësia për të krijuar marrëdhënie

me palët e interesuara është thelbësore për t'i mundësuar njësisë së prokurimit parashikimin,

identifikimin, kuptimin dhe përmbushjen e kërkesave gjithmonë në zhvillim të palëve të

interesuara, si dhe përfshirjen e këtij informacioni në proceset kyçe, si p.sh. plani vjetor i

prokurimit.

83 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3.3 nevOja për të kOmunikuar

"të komunikosh" do të thotë të japësh, të marrësh pjesë, të transmetosh njohuri ose

informacion rreth diçkaje, të zbulosh ose të shfaqësh nëpërmjet shenjave të qarta. zyrtarët

e prokurimeve duhet të komunikojnë me drejtuesit e tyre dhe palët kryesore të interesuara,

me kolegët në grupet e tyre, me homologët në departamente të tjera të palës së interesuar

dhe me personat që punojnë për operatorët ekonomikë. diagrami i mëposhtëm paraqet

konceptin e komunikimit në katër drejtime.

pavarësisht se me cilin po përpiqemi të komunikojmë, komunikimi duhet të jetë i

përshtatshëm, në kohë dhe relevant, dhe ai duhet të merret dhe të kuptohet nga marrësi.

shënim nga praktika e mirë – komunikimi

zyrtarët e prokurimeve duhet të komunikojnë për të qenë efikas. Megjithatë, ekziston një

ekuilibër midis metodave të përzgjedhura të komunikimit dhe frekuencës, përmbajtjes dhe

gjuhës së përdorur në komunikim. arritja e këtij ekuilibri është me rëndësi vendimtare.

po aq vendimtar është edhe pranimi i faktit që komunikimi është një proces me dy drejtime.

njerëzit do ta marrin komunikimin e autoritetit kontraktor dhe ata mund ta kuptojnë ose

mund të mos e kuptojnë atë, ata mund të përgjigjen ose jo, si dhe përgjigjja e tyre mund të

jetë ose mund të mos jetë ajo që autoriteti kontraktor dëshiron të dëgjojë.

komunikimi efikas në prokurim është thelbësor.

hoMologët kolegët

dRejtuesit


KomuNiKimi

84 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3.3.1 komunikimi me drejtuesit

"drejtues" është një term që mund të përdoret për të përshkruar grupin e stafit drejtues

që është përgjegjës për performancën e përgjithshme të autoritetit kontraktues. ky grup

mund të klasifikohet në kategorinë e palëve të fuqishme të interesuara, të parashikueshme

ose të paparashikueshme, dhe nisur nga axhenda e zënë që mund të kenë anëtarët e tij,

komunikimi me ta duhet të jetë:

n i lidhur me çështjet kryesore;

n drejt e në temë;

n ndoshta komunikim i njëanshëm (nga zyrtari i prokurimit për grupin e drejtuesve),

duke u dhënë mundësinë që të kërkojnë informacion shtesë nëse u nevojitet;

n i paraqitur nëpërmjet një kanali të pranuar – p.sh. një raport i aktivitetit mujor;

n i thjeshtë dhe i drejtpërdrejtë;

n i atillë që mund të paraqitet edhe nëpërmjet një pale të tretë (nga shefi i zyrtarit

të prokurimeve për një drejtues të një niveli më të lartë).

Çdo përpjekje për të organizuar një takim për të diskutuar çështjet të vogla kontraktuale me

titullarin e autoritetit do të jetë e pasuksesshme. sigurimi i një takimi që titullari i autoritetit

e konsideron si humbje kohe do të jetë kufizuese në aspektin e karrierës. një raport

përmbledhës mujor ose një raport përmbledhës për fazat e projektit duhet të paraqesë

informacionin e nevojshëm dhe që lejon anëtarët e grupit drejtues të bëjnë pyetje nëse dhe

kur e gjykojnë të nevojshme.

3.3.2 komunikimi me kolegët

"kolegë" janë personat e tjerë në njësinë e prokurimit ose të projektit aktual të prokurimit,

dhe komunikimi me ata duhet të jetë i njëanshëm dhe i dyanshëm. zyrtarët e prokurimeve

duhet të shkëmbejnë ide dhe informacion me kolegët dhe të diskutojnë për të zgjidhur

problemet. problemet lindin kur kolegët nuk diskutojnë midis tyre:

n çfarë propozojnë të bëjnë;

n situatat problematike;

n mundësitë;

n vendimet që duhen marrë;

n vështirësitë që hasin me sistemet, proceset, palët e interesuara dhe personat që

punojnë me operatorët ekonomikë.

njësia e prokurimit dhe ajo e projektit duhet të zhvillojnë takime sistematike ballë për

ballë me njëri-tjetrin për të diskutuar në lidhje me ecurinë e proceseve të prokurimit që

po zhvillojnë dhe në fusha të tjera. e-maili mund të jetë një mënyrë komunikimi shumë e

përdorur dhe vendosja e panevojshme e personave në Cc në e-mail mund të çojë gjithashtu

në "lodhje nga emailet", gjë e cila ndodh kur personat marrin shumë komunikime dhe për

këtë arsye nuk arrijnë të evidentojnë dhe veprojnë në bazë të mesazheve prioritare.

85 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3.3.3 komunikimi me personat që punojnë për operatorët ekonomikë

personat që punojnë për operatorët ekonomikë duhet të marrin dhe të japin komunikime

me autoritetin kontraktues, dhe ka raste kur çështjet diskutohen së bashku. për këtë arsye,

komunikimi është i njëanshëm dhe i dyanshëm. seksioni në vijim trajton rolin e zyrtarit të

prokurimeve në procesin e prokurimit; meqenëse shumë aktivitete lidhur me komunikimin

përshkruhen në atë seksion, ato nuk përmenden këtu. Megjithatë, vlen të përmendet se

komunikimi që autoriteti kontraktues zhvillon me personat që punojnë për operatorët

ekonomikë duhet të jetë i përshtatshëm, në kohë dhe relevant, dhe duhet të merret dhe të

kuptohet nga marrësi. nëse nuk ndodh kështu, autoriteti inkurajon performancën e dobët

nga personat që punojnë për operatorin ekonomik.

3.3.4 komunikimi me homologët

‘homologë’ janë palët e interesuara që punojnë në departamente të tjera, dhe

punojnë me ose kundër zyrtarëve të prokurimeve dhe proceseve të prokurimit. sërish,

komunikimi duhet të jetë i njëanshëm dhe i dyanshëm, me emaile ose dokumente që

përdoren për paraqitur përmbledhje të përditësuara ose komunikim ballë për ballë

për diskutime. duhet të tregohet kujdes për të ruajtur ekuilibrin midis komunikimit të

tepërt dhe komunikimit të pakët. Midis shembujve të komunikimit të njëanshëm me

homologët përmendim:

n përditësimet lidhur me ecurinë e procesit ose projektit të prokurimit

n të dhënat dhe informacioni i paraqitur nga operatorët ekonomikë

n këshillat për veprim

n shembujt e modeleve dhe të dokumenteve që janë përdorur në prokurime të

mëparshme

Midis shembujve të komunikimit të dyanshëm me homologët përmendim:

n diskutimet për planin vjetor të prokurimeve

n diskutimet për afatet kohore

n takimi për përcaktimin e kritereve të vlerësimit

n kërkesa për diskutimin e specifikimeve

n kërkesa për diskutimin e një çështjeje të ngritur nga një operator ekonomik në

plotësimin e ftesës për ofertë

në këto rrethana nuk ekziston vetëm një kanal i saktë komunikimi. përzgjedhja e kanalit të

komunikimit mund të varet nga faktorët e mëposhtëm:

n afërsia fizike me personin

n Rëndësia e komunikimit

n preferenca e homologut

n koha në dispozicion

n Mjeti në dispozicion për komunikimin

n niveli me të cilin janë të familjarizuar homologët

86 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3.4 marrëdhëniet me OperatOrët ekOnOmikë

është e nevojshme që të vendosen marrëdhënie me operatorët ekonomikë, megjithëse

mund të argumentohet se zyrtarët e prokurimeve nuk kanë lidhje me operatorët ekonomikë,

por me personat që punojnë për ta!

shënim nga praktika e mirë – korrupsioni

zyrtarët e prokurimeve duhet të shmangin përshtypjen se "marrëdhënia" e tyre me

operatorin ekonomik shkon përtej kufijve të sjelljes etike.

prandaj, autoriteti kontraktues duhet të përgatisë dokumentet ligjore të qeverisjes ku

përcaktohet qartë:

n qasja konsistente e autoritetit kontraktues kundrejt personave që punojnë për

operatorët ekonomikë në lidhje me mënyrën sesi do të zhvillohet biznesi në tërësi

dhe si do të plotësohen kërkesat e veçanta;

n kush mund dhe kush nuk mund t'i kontaktojë personat që punojnë për operatorët

ekonomikë dhe çfarë mund të diskutojnë ose jo.

dokumentacioni ligjor i qeverisjes (përshkruar në modulin B1) dhe ndikimi i tij, i cili buron

nga fakti se zyrtarët e prokurimeve shpenzojnë fondet publike, përbëjnë një shtytës kryesor

për këto marrëdhënie, të cilat materializohen në kodin e etikës. Marrëdhëniet me personat

që punojnë për operatorët ekonomikë mund të karakterizohen nga:

n Cilësia e shkëmbimit të informacionit

n Besimi në marrëdhënie

n sinqeriteti në marrëdhënie

n angazhimi ndaj njëri-tjetrit në marrëdhënie

n kohëzgjatja e marrëdhënies

n vlerësimi i riskut i kryer nga palët

n Menaxhimi i riskut i kryer nga palët

3.4.1 cilësia e shkëmbimit të informacionit

zyrtarët e prokurimeve duhet t'u japin personave që punojnë për operatorët ekonomikë

informacion të një cilësie të lartë dhe duhet të respektojnë detyrimet ligjore. ofrimi i

informacionit përkatës, të saktë, të plotë, në kohë dhe të organizuar mirë lidhet ngushtë

me furnizimin e suksesshëm të mallrave dhe shërbimeve nga personat që punojnë për

operatorët ekonomikë. zyrtarët e prokurimeve kanë të drejtën të presin një marrëveshje

reciproke.

Megjithatë, informacioni që jep zyrtari i prokurimit duhet të lidhet me kërkesën në fjalë. disa

persona që punojnë për operatorët ekonomikë përpiqen të shfrytëzojnë specialistët e blerjes

dhe të marrin informacion lidhur me fusha që janë konfidenciale nga pikëpamja komerciale.

një shembull mund të jetë një menaxher shitjesh, i cili pyet për çmimet e konkurrentit të tij/

saj.

87 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3.4.2 Besimi

shkalla në të cilën personat që punojnë për të dyja organizatat ndiejnë se mund t'i besojnë

njëri-tjetrit influencon mbi marrëdhënien. këtu ekziston një element i qartë i "ndjesisë", por

niveli në të cilin të dyja palët mbajnë premtimet e tyre, ofrojnë informacionin dhe trajtojnë

njëri-tjetrin kur takohen, influencon mbi këtë aspekt të marrëdhënies. zyrtarët e prokurimeve

duhet të jenë të aftë t'u besojnë personave që punojnë me operatorët ekonomikë dhe këta

persona duhet t'u besojnë zyrtarëve të prokurimeve. për shembull, personat që punojnë me

operatorët ekonomikë duhet t'u besojnë zyrtarëve të prokurimeve që ata nuk u tregojnë

konkurrentëve të tjerë informacionin e pronësisë intelektuale të operatorit ekonomik.

3.4.3 sinqeriteti

zyrtarët e prokurimeve duhet të jenë të hapur dhe të sinqertë në lidhje me atë që u nevojitet.

për shembull, fshehja e kushteve të kontratës ose e kërkesave të zbatimit nuk u mundëson

personave që punojnë me operatorët ekonomikë t'i ofrojnë autoritetit kontraktues mallrat

dhe shërbimet më të mira. personat që punojnë me operatorët ekonomikë duhet të

jenë gjithashtu të sinqertë dhe të ndershëm në lidhje me faktin nëse zgjidhja e tyre do

të përmbushë nevojat e autoritetit kontraktues. Besueshmëria e një zyrtari prokurimi, i cili

përpiqet të ngatërrojë një operator ekonomik duke i vendosur një kusht të ri më vonë gjatë

procesit të prokurimit, do të bjerë. në të njëjtën mënyrë, besueshmëria e personave që

punojnë për operatorët ekonomikë do të bjerë shumë shpejt në rast se ata propozojnë një

zgjidhje që duket qartë se nuk përmbush kërkesat e autoritetit kontraktues.

3.4.4 angazhimi ndaj njëri-tjetrit

shkalla në të cilën palët angazhohen ndaj njëri-tjetrit pasi ato kanë hyrë në një marrëdhënie

kontraktuese, përbën një faktor kyç në suksesin e marrëdhënies. të dyja palët duhet të

lëvizin nga situata para nënshkrimit të kontratës ku ekziston konkurrenca, në situatën pas

nënshkrimit të kontratës, ku ata bashkëpunojnë për të përmbushur kërkesat e autoritetit

kontraktues brenda kuadrit të kontratës. përpara nënshkrimit të kontratës, angazhimi duhet

të karakterizohet nga elementet e mëposhtme:

n zyrtari i prokurimeve që jep të gjithë informacionin e nevojshëm në mënyrë që

operatorët ekonomikë të kenë mundësi të paraqesin një ofertë të klasit të parë;

n personat që punojnë për operatorin ekonomik përpiqen në mënyrë të ndershme

të plotësojnë nevojat e shprehura të autoritetit kontraktues duke bërë përpjekjet

më të mira. të ofrosh më pak sesa më e mira, tregon mungesë angazhimi.

pas nënshkrimit të kontratës, fokusi për të dyja palët duhet të jetë furnizimi i suksesshëm i

mallrave, punëve, materialeve ose i shërbimeve për personat në autoritetin kontraktues, të

cilët i kërkojnë këto.

3.4.5 kohëzgjatja

kohëzgjatja e marrëdhënies kufizohet në një farë mënyre nga kohëzgjatja e kontratës.

Megjithatë, në një mënyrë tjetër, personat që punojnë për të dyja organizatat do të mbajnë

lidhje me njëri-tjetrin përpara dhe pas kontratës, sepse:

n të dy e dinë që personi tjetër ekziston;

n shitësit do të jenë të ndërgjegjshëm për llojet e nevojave që ka autoriteti

kontraktues;

n zyrtarët e prokurimeve do të jenë në dijeni të shërbimeve që ofron

operatori ekonomik.

88 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3.4.6 vlerësimi i riskut

të dyja palët bëjnë një vlerësim të riskut përpara se të bëjnë biznes me njëri-tjetrin:

n autoriteti kontraktues do të analizojë riskun e bërjes biznes me një

operator ekonomik (a mund t'i përmbushë nevojat tona ky operator? a është

i qëndrueshëm nga pikëpamja financiare?).

n operatori ekonomik do të analizojë riskun e bërjes biznes me autoritetin

kontraktues (a do të paguajë autoriteti? a do të paguajë në kohë? a do të përfitojë

nga ne?).

3.4.7 menaxhimi i riskut

të dyja palët do të kryejnë një menaxhim të riskut gjatë kohës që bëjnë biznes së bashku.

Menaxhimi i riskut përfshin:

n autoritetin kontraktues që do të përpiqet të sigurojë vlerën për paratë dhe që do

të kryejë inspektime dhe kontrolle gjatë fazës së përzgjedhjes dhe menaxhimit të

kontratës.

n operatorin ekonomik që do të analizojë riskun e tejkalimit të kostos dhe që do të

përpiqet të kufizojë furnizimin sipas dispozitave të kontratës, nëse nuk i

vihen në dispozicion fonde shtesë.

3.5 rapOrtimi për aktivitetin e prOkurimit

sipas nenit 43 të direktivës së ke-së, autoritetet kontraktuese janë të detyruara të përgatisin

raporte vjetore për aktivitetin e tyre të prokurimit dhe t'ia paraqesin informacionin komisionit

europian në rast se kërkohet. në praktikë, qeveritë i detyrojnë autoritetet kontraktuese

të sektorit publik ta paraqesin informacionin ligjor pranë një departamenti të qeverisjes

qendrore, si dhe të sigurojnë informacion shtesë, për shembull në lidhje me shpalljen e

kontratave fituese, të cilat janë nën kufijtë monetarë të Be-së. është një praktikë e mirë t'i

paraqesësh një raport për aktivitetin e prokurimit organit drejtues të autoritetit kontraktues.

paragrafi 3.5.1 rendit kërkesat e detyrueshme të raportimit sipas nenit 43 të direktivës, dhe

paragrafët 3.5.2, 3.6 dhe 3.7 paraqesin shembuj të informacionit që mund të përfshihet në

një raport të aktivitetit të prokurimit, i cili i paraqitet organit drejtues të autoritetit kontraktues.

shënim nga praktika e mirë – raportimi

teksti që vijon më poshtë paraqet një listë gjithëpërfshirëse të opsioneve të raportimit.

zyrtarët e prokurimeve mund të mos i plotësojnë të gjitha ato, dhe duhet të punojnë me

drejtuesit e tyre dhe palët e interesuara për të përcaktuar një bazë të përshtatshme për

raportimin e duhur, të bazuar në listën e mëposhtme.

3.5.1 raportimi i detyrueshëm sipas nenit 43

autoriteti kontraktues duhet të hartojë një raport me shkrim për çdo kontratë dhe kontratë

kornizë, si dhe për ngritjen e një sistemi dinamik të blerjes. autoriteti kontraktues duhet

ta dërgojë raportin me shkrim në komisionin europian nëse i kërkohet të veprojë kështu.

Raporti me shkrim duhet të përfshijë (minimalisht) sa më poshtë vijon:

n emrin dhe adresën e autoritetit kontraktues

n objektin e kontratës, të kontratës kornizë ose të sistemit

dinamik të blerjes

89 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

n vlerën e kontratës, të kontratës kornizë ose të sistemit dinamik të blerjes

n emrat e operatorëve ekonomikë të suksesshëm (kandidatët ose ofertuesit) dhe

arsyet për përzgjedhjen e tyre

n emrat e operatorëve ekonomikë që janë skualifikuar (kandidatët ose ofertuesit)

dhe arsyet për skualifikimin e tyre

n arsyet për refuzimin e ofertave anomalisht të ulëta

n emrin e operatorit ekonomik të suksesshëm dhe arsyen për përzgjedhjen e tij.

nëse dihet, pjesën e kontratës ose të kontratës kornizë që operatori ekonomik i

suksesshëm synon të nënkontraktojë me palët e treta

n për procedurat me negocim dhe procedura konkurrimi me dialog, rrethanat e

parashikuara në direktivën e ke-së që justifikojnë përdorimin e këtyre procedurave

n nëse autoriteti kontraktues ka vendosur të mos japë një kontratë ose kontratë

kornizë ose të mos krijojë një sistem dinamik blerjeje, arsyen(t) përse ka vendosur

kështu.

3.5.2 shembuj të raportimit të aktivitetit të prokurimit

drejtuesit e lartë të autoritetit kontraktues mund të:

n duan të mbajnë vetëm një pasqyrë informacioni dhe asgjë tjetër;

n duan të ruajnë një pasqyrë informacioni dhe të informacioneve të tjera që t'i

shqyrtojnë kur të jetë e nevojshme;

n preferojnë një raport gjithëpërfshirës për aktivitetin.

informacioni i mëposhtëm ndahet në:

n informacion që lidhet me një prokurim të vetëm;

n informacion që duhet të përfshihet në raportin vjetor të aktivitetit.

informacioni në raportin vjetor mund të përshtatet për raporte më të vogla tremujore ose

mujore

3.6 rapOrtimi për një prOkurim të caktuar

një fjali e shkurtër në hyrje për prokurimin e caktuar do të ndihmojë për ta lidhur me

kontekstin listën e mëposhtme të opsioneve të raportimit:

n krahasimet me planin dhe buxhetin e prokurimit

ecuria në lidhje me afatin dhe buxhetin e një projekti të përfunduar

pjesërisht

Rezultati në lidhje me afatin dhe buxhetin e një projekti të përfunduar

Mësimet kryesore të nxjerra, të cilat ndikojnë aktivitetin e prokurimit në të

ardhmen

kursimet

3.7 rapOrtimi vjetOr

Raportet vjetore duhet të përfshijnë, nëse është e nevojshme, gjashtë zërat kryesore të

shpenzimeve si më poshtë:

1. shpenzimin total

2. shpenzimet sipas fushës së palës së interesuar

3. shpenzimet sipas operatorit ekonomik

90 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

4. shpenzimet sipas llojit të mallrave, punëve, materialeve ose shërbimeve

5. shpenzimet sipas madhësisë së porosisë

6. tendenca e shpenzimeve të zërave të mësipërm, e paraqitur me diagram

dhe me shifra

Raportet mund të përfshijnë edhe informacionin e mëposhtëm:

n numrin e urdhrave të blerjes, të ftesave për ofertë dhe ofertat e operatorëve

ekonomikë që korrespondojnë me zërat e mësipërm të shpenzimeve 1-6

n analizën e shpenzimeve sipas ndarjeve të mëposhtme:

shpenzimet mesatare për operator ekonomik

shpenzimet mesatare për anëtar të njësisë së prokurimit

shpenzimet mesatare për punonjës

n kursimet e realizuara gjatë proceseve të prokurimit, të analizuara sipas zërave

kryesorë të shpenzimeve1-6 më sipër

n pajtueshmërinë me proceset e brendshme ligjore

numri i rasteve të papajtueshmërisë brenda periudhës

veprimet e ndërmarra për zgjidhjen e aktivitetit të papajtueshmërisë

n pajtueshmërinë me proceset e jashtme ligjore

numri i rasteve të papajtueshmërisë brenda periudhës

veprimet e ndërmarra për zgjidhjen e aktivitetit të papajtueshmërisë

kontratat e dhëna pa një proces konkurrimi – në numra absolutë dhe me

justifikimin për këtë veprim

kontratat e dhëna pa një proces konkurrimi – si përqindje e numrit total të

urdhrave

kontratat e dhëna pa një proces konkurrimi – si përqindje e totalit të

shpenzimeve

n numrin e transaksioneve të procesuara nga njësia e prokurimit:

kërkesat

planet e prokurimit

dërgimin e ftesave për ofertë

ofertat e marra

njoftimet e bëra

faturat e procesuara

pyetjet për faturën

ndryshimet e kontratës

kundërshtimet e vendimeve

n analizën e operatorëve ekonomikë

vlera e shpenzimeve me një operator ekonomik

operatorët ekonomikë të analizuar sipas vendit

operatorët ekonomikë të analizuar sipas zonës së vendit

numri i ofertave të pranuara, si përqindje e numrit të ofertave të dorëzuara

numri i përmirësimeve të procesit të kryera gjatë periudhës, të cilat kanë

rezultuar në ulje të kostos, saktësi më të madhe ose kohë të fituar

n numrin e përmirësimeve të procesit, të cilat janë identifikuar, por nuk janë zbatuar

akoma

n vlerën mesatare të porosisë

n numrin e porosive elektronike të bëra

91 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

n vlerën e stokut, të ardhurat nga mallrat dhe humbjet (sipas zërave kryesorë të

shpenzimeve 1-6 më sipër)

n ditët e humbura si rezultat i sëmundjes

n përqindjen e punonjësve që kanë kaluar provimet e kualifikimit për zyrtarë

prokurimi

n koston e departamentit të prokurimit si përqindje e totalit të shpenzimeve

4. rOLi i zYrtarit të prOkurimeve – i Lidhur me prOcesin e prOkurimit

në këtë seksion do të trajtohet çdo hap i procesit që është identifikuar në modelin

e procesit të prokurimit në Modulin B2 dhe paraqitet një objektiv i procesit, një listë e

veprimeve të zyrtarit të prokurimeve, një shënim për mjetet dhe/ose modelet e përdorur,

si dhe rezultati që kërkohet për procesin.

4.1 rOLi dhe aktivitetet gjatë përgatitjes së prOkurimit

hapat e procesit në përgatitjen për prokurim janë:



3. planifikimi i prokurimit


5. specifikimi

6. Matja e performancës


8. ndërtimi i studimit të biznesit

9. Miratimi

10. përgatitja e njoftimeve për prokurim, përfshi njoftimet e kontratës

11. përgatitja e ftesës për ofertë (itt)

92 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 1 - planifikimi paraprak dhe plani vjetor i prokurimit

Objektivi(at) e hapit

të propozohet një plan për aktivitetin e prokurimit që do të

ndërmerret për vitin tjetër financiar

veprimet e zyrtarit të prokurimeve


1. të fillojnë tre ose katër muaj përpara fillimit të vitit

2. të punojnë me palët e interesuara për të identifikuar se

çfarë duhet të blejnë gjatë periudhës

3. të testojnë buxhetin në dispozicion me kostot e

mundshme të tregut

4. të marrin në konsideratë grupimin dhe/ose ndarjen e

kërkesave që të mund të tërheqin operatorët ekonomikë

(shikoni diskutimin në a4 për lotet dhe grupimin)

5. të japin këshilla për strategjinë në ndarjen në lote dhe

strategjinë e kontratës (këto aspekte trajtohen në modulet

a4, C1 dhe C2)

mjetet dhe modelet e përdorura

përdorni modele nga vitet e kaluara

rezultatet një listë e kërkesave për prokurim fondesh të marra në konsideratë,

e ndarë në afate kohore dhe zëra specifikë mbi të cilën mund

të bazohen planifikimet për prokurime të veçanta. informacioni

fillestar për shpalljen paraprake të njoftimit të kontratës (referojuni

moduleve

C4 dhe e2)

hapi 2 – përcaktimi i nevojave


të shqyrtohen nevojat bazë të palëve të interesuara, të merren në

konsideratë opsionet dhe të krijohet baza për një plan individual

dhe

specifikimet



1. të marrin një përshkrim të përgjithshëm të kërkesës nga

palët e interesuara

2. të diskutojnë opsionet e disponueshme

3. të eksplorojnë zgjidhjet që kanë në dispozicion

4. të eksplorojnë çfarë kanë bërë autoritetet e tjera


kërkime në internet, krijimi i lidhjeve

rezultatet një seri opsionesh për furnizimin e mallrave ose të shërbimeve

93 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 3 – planifikimi i prokurimit – niveli i prokurimit individual


të hartohet një plan për prokurimin e mallrave, punëve,

materialeve ose të shërbimeve specifike



1. të hartojnë me palët e interesuara një plan të ndarë në

afate kohore për prokurimin dhe ta paraqesin për miratim

nëse është e nevojshme

2. të evidentojnë kërkesat specifike për

kohën dhe procesin e administrimit të brendshëm

dhe kërkesat e jashtme ligjore


një model i planit të prokurimit (referojuni modelit që jepet në

modulin C1)

rezultatet një plan i ndarë në afate kohore dhe i miratuar ku mund të

bazohen të gjithë

hapi 4 – analiza e tregut


të shqyrtohet tregu i ofertës nga i cili do të dalin operatorët

ekonomikë të mundshëm



1. të studiojnë gjendjen e tregut dhe kompleksitetin e tij

2. të sigurojnë informacion për zgjidhjet e mundshme


kërkime në internet dhe krijimi i lidhjeve

rezultatet një informacion i plotë rreth tregut

94 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 5 - specifikimet


të arrihet në krijimin e një pasqyre të përgjithshme të mallrave,

punëve, materialeve ose shërbimeve të kërkuara nga palët e

interesuara


zyrtari i prokurimit duhet të ofrojë konsulencë në lidhje me:

1. gjendjen e tregut të ofertës

2. alternativat e furnizimit

3. aspektet e praktikës më të mirë për hartimin e

specifikimeve

4. Mënyrën sesi direktivat e ke-së mbështesin praktikën

më të mirë duke insistuar në inkurajimin dhe nxitjen e

konkurrencës


1. Modelet e specifikimeve që lidhen me

mallrat ose shërbimet

2. lista e kontrollit të gjërave që duhet të përfshihen/

shmangen

rezultatet një përshkrim i përgjithshëm i cilësive të nevojshme thelbësore

për nevojat e përdoruesit kryesor të kërkesës, e cila përfshin një

tregues sesi do të vlerësohet përshtatshmëria me qëllimin

hapi 6 - matja e performancës


të përcaktohet performanca, e cila nëse arrihet nga një operator

ekonomik, përmbush objektivat e prokurimit



1. të kuptojnë cilat opsione të performancës janë të

mundshme

2. të kuptojnë si kanë vepruar autoritetet e tjera

për një prokurim të ngjashëm

3. të këshillojnë palët e interesuara lidhur me opsionet e

performancës

4. të sigurojnë vënien në dispozicion të një grupi pune me

specialistë nga disa fusha me persona kompetentë për

përcaktimin e kritereve të performancës. për projekte

komplekse, mund të mblidhen së bashku specialistë

teknikë të ndryshëm për të vlerësuar pjesët e ndryshme të

kërkesës


Modelet për blerje të ngjashme

95 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

rezultatet një specifikim i vlefshëm. një pasqyrë e qartë e mënyrës si do të

duket performanca e mirë në momentin e ofrimit të saj. Moduli g3

e trajton këtë çështje në mënyrë më të detajuar

hapi 7 – kushtet e kontratës


të identifikohen kushtet e kontratës që do të zbatojë autoriteti

kontraktues për prokurimin



1. të kuptojnë risqet në prokurim

2. të përzgjedhin kushtet e duhura të kontratës nga kushtet

e autorizuara të kontratës

3. të përgatisin ndryshimet e kushteve të kontratës nga

versioni i autorizuar (aty ku lejohet ta bëjnë këtë)

4. të përdorin kushte kontratash të njohura në nivel

ndërkombëtar për të nxitur konkurrencën, aty ku nevojitet

5. të marrin autorizimin për ndryshimet


Modelet standarde të kushteve të kontratës, me opsionet në varësi

të prokurimit

rezultatet një grup i qartë i kushteve të kontratës për këtë prokurim që

plotëson nevojat e palëve të interesuara dhe të autoritetit

hapi 8 – krijimi i studimit të biznesit


të garantohet se ekziston një studim i mirë biznesi për fondet që

do të shpenzohen



1. të punojnë me palët e interesuara dhe kolegët e financës

për të krijuar një studim biznesi, i cili tregon

një përfitim

2. të kuptojnë, të dokumentojnë dhe të llogarisin të

gjitha kostot dhe përfitimet që lidhen me një prokurim

të caktuar dhe të sigurojnë se ekziston një nivel i

përshtatshëm përfitimi


Modelet e studimit të biznesit

rezultatet një studim biznesi i shëndoshë, i cili tregon një përfitim

96 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 9 - miratimi


të merret miratimi i nevojshëm për vazhdimin e

procedurës së prokurimit



1. të paraqesin ose të kontribuojnë në paraqitjen e provave

të kërkuara për personat e ngarkuar për aprovimin e

procedurës së prokurimit. këtu mund të përfshihet:

n një studim biznesi

n Mbledhja e dokumenteve

n prezantimi

n një transaksion elektronik


dokumentet dhe proceset e brendshme ligjore

rezultatet Miratimi, kërkesa për më shumë informacion ose refuzimi

hapi 10 – përgatitja e njoftimit për kontratën e prokurimit


të përgatitet për publikim njoftimi i kontratës së prokurimit


zyrtarët e prokurimeve duhet të kenë specifikimet, planin e

prokurimit, kriteret e performancës dhe kushtet e kontratës për

përgatitjen e njoftimit të kontratës së prokurimit. në modulin e2

kjo çështje përshkruhet në mënyrë të detajuar


dokumentet standarde të tenderit - referojuni modulit e2

rezultatet një njoftim gati për publikim

97 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 11 - përgatitja e ftesës për ofertë (itt)


të përgatitet një ftesë për ofertë për t'ua dërguar operatorëve

ekonomikë



1. të përdorin specifikimet, planin e prokurimit, kriteret e

performancës dhe kushtet e kontratës në përgatitjen e një

ftese të përshtatshme për ofertë

2. të sigurojnë përfshirjen e kritereve të vlerësimit në

paketën e ftesës për ofertë (itt)

3. të sigurojnë që informacioni i paketës që do t'u dërgohet

operatorëve ekonomikë është:

n i saktë

n i plotë me të gjitha bashkëlidhjet e nevojshme

n i paanshëm (të mos shihet se favorizon një operator

ekonomik)

n Mjaft i detajuar

n i qartë

n tërheqës për operatorët ekonomikë që duan të kryejnë

biznes

n i kontrolluar për gabime

n i qartë për sa u përket pyetjeve si, kur dhe ku duhet të

rikthehet informacioni

n në pajtim me kërkesat e direktivës (shikoni modulin

C4 në lidhje me informacionin për përmbajtjen e

ftesës për ofertë (itt)


12. Modelet standarde të ftesave për ofertë

13. lista e kontrollit se çfarë duhet përfshirë

rezultatet një itt e gatshme për t'iu dërguar operatorëve ekonomikë

98 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

4.2 rOLet dhe aktivitetet gjatë zhviLLimit të prOcesit të prOkurimit

në këtë seksion trajtohen aktivitetet e nevojshme për zhvillimin e procesit të prokurimit (hapat

12 deri në 23 të procesit të përgjithshëm të prokurimit). hapat e procesit në këtë ndarje janë:

12. publikimi i njoftimit të kontratës së prokurimit

13. shpërndarja e itt-së


15. Marrja e ofertave

16. përzgjedhja (kualifikimi) i operatorëve ekonomikë

17. vlerësimi

18. sqarimi

19. Miratimi i kontratës fituese


21. ankimi për procedurën e prokurimit dhe rishikimi i kontratës


23. publikimi i njoftimit për dhënien e kontratës

hapi 12 – publikimi i njoftimit të kontratës së prokurimit


të bëhen të njohura kërkesat për tregun e ofertës nëpërmjet

Gazetës Zyrtare të BE-së (OJEU)


zyrtarët e prokurimeve duhet të dërgojnë për publikim

njoftimin e kontratës. inkurajohet edhe publikimi i profilit të

blerësit.

profili i blerësit mund të përfshijë njoftimet paraprake të

informacionit, informacionin për ftesat për ofertë që janë në

zhvillim, planet e blerjes, kontratat e përfunduara, procedurat e

anuluara dhe çdo informacion të përgjithshëm të dobishëm, si

personi i kontaktit, numri i telefonit

dhe faksit, adresa postare dhe një adresë e-maili

ky proces dhe afatet ligjore kohore përshkruhen në

modulin e2 dhe C4


proceset standarde elektronike

rezultatet një kërkesë e dukshme për tregun e ofertës

99 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 13 – shpërndarja e itt-së


t'u dërgohet dorazi ose në mënyrë elektronike operatorëve

ekonomikë të mundshëm që e kërkojnë, informacioni i duhur rreth

kërkesave



1. të veprojnë si një pikë kontakti midis autoritetit kontraktues

dhe tregut të ofertës për itt-në

2. të garantojnë që të gjithë operatorët ekonomikë të marrin

të njëjtin informacion. proceset përshkruhen në modulin C4

NB: ky hap nuk vjen pas hapit 12 në procedurën e kufizuar ose

në atë me negocim, ku operatorët ekonomikë zgjidhen fillimisht

në bazë të kërkesës fillestare për pjesëmarrje.


e-maili ose shërbimet postare

rezultatet një numër operatorësh ekonomikë që shqyrtojnë kërkesën sipas

specifikimit dhe publikimit të bërë në tregun e ofertës

hapi 14 – trajtimi i pyetjeve/kërkesave


të sigurohet që të gjithë operatorët ekonomikë t'i kuptojnë

kërkesat e autoritetit kontraktues sa më mirë të jetë e mundur



1. të sigurojnë një kanal komunikimi për operatorët

ekonomikë ku mund të parashtrojnë pyetjet teknike dhe

ekonomike lidhur me kërkesat e autoritetit kontraktues

2. të pranojnë pyetjet e operatorëve ekonomikë lidhur me

kërkesën

3. t'u japin menjëherë përgjigje pyetjeve teknike dhe

ekonomike të operatorëve ekonomikë lidhur me kërkesën

4. t'i shpërndajnë të gjitha pyetjet dhe përgjigjet drejt të

gjithë operatorëve ekonomikë

5. të sigurojnë që ekziston vetëm një kanal komunikimi

6. të respektojnë të gjitha kërkesat dhe afatet e përcaktuara

ligjore

(shikoni modulin C4)

procesi përshkruhet i plotë në modulin e1


e-maili dhe sistemet e përpunimit të tekstit

100 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

rezultatet një grup operatorësh ekonomikë që janë plotësisht të vetëdijshëm

për kërkesat e autoritetit kontraktues dhe në gjendje të paraqesin

një ofertë të klasit të parë

hapi 15 - marrja e ofertave


të sigurohet një mënyrë e sigurt e marrjes dhe e ruajtjes së ofertave

të operatorëve ekonomikë deri në momentin e hapjes së tyre dhe të

zhvillohet një proces qartësisht transparent të hapjes së ofertave


veprimet këtu janë të ndryshme në varësi të faktit nëse marrja

është në mënyrë elektronike, nëpërmjet internetit ose dorazi.


1. të garantojnë që procesi ofron mundësi për hyrjen

dhe regjistrimin e ofertave më vete nga prokurimi në rast

se është e nevojshme

2. të sigurojnë që askush nuk ka akses tek ofertat ose që

është e mundur të kuptohet kush ka paraqitur dhe kush

nuk ka paraqitur ofertë

3. të sigurojnë një vend të mbyllur për ofertat e marra në

formë fizike, i cili mund të jetë në një departament tjetër

4. të sigurojnë një vend të sigurt elektronik për ofertat që

dërgohen me e-mail (nevojitet bashkëpunimi me kolegët

e ti-së)

5. të garantojnë që ofertat e dërguara nëpërmjet internetit

janë të sigurta

(nevojitet bashkëpunimi me kolegët e ti-së)

6. të organizojnë procedurat e duhura të hapjes aty

ku drejtuesit e lartë dëshirojnë të përfshihen në

ceremoninë zyrtare të hapjes. kjo do të përfshijë

rezervimin e një

salle dhe sigurimin e një hapësire në axhendën e

drejtuesit të lartë të autoritetit kontraktues

7. të njoftojnë operatorët ekonomikë për vendndodhjen e

ceremonisë publike të hapjes

8. të kontrollojnë nëse mungon ndonjë dokument

9. të refuzojnë ofertat e dorëzuara pas afatit, të informojnë

operatorët ekonomikë dhe t'i kthejnë ofertat të pahapura

10. të refuzojnë ofertat që nuk janë dorëzuar në mënyrën e

duhur dhe të informojnë

operatorët ekonomikë

11. të sigurojnë që të mos ketë rrjedhje informacioni për



sistemet e ti-së

101 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

rezultatet Marrja e sigurt dhe hapja e ofertave që nuk janë

parë nga askush që nga momenti i dërgimit të tyre nga operatorët

ekonomikë

hapi 16 - përzgjedhja (kualifikimi) i operatorëve ekonomikë


të konfirmohet nëse operatorët ekonomikë kualifikohen për të

zbatuar kontratën që do të akordohet dhe të përzgjidhen ofertat

më të mira të kualifikuara, nëse është kjo metoda që përdoret



1. të vlerësojnë informacionin e paraqitur nga operatorët

ekonomikë

2. të sigurojnë që një person kompetent kontrollon

ndershmërinë financiare të autoritetit kontraktues

furnizues

3. të kontrollojnë nëse operatori ekonomik përmbush

standardet e aftësive të vendosura nga autoriteti

kontraktues

4. të kontrollojnë se personat kryesorë të operatorit

ekonomik janë të aftë dhe kompetentë dhe nuk kanë

qenë të dënuar më parë ose që nuk ndodhen në rrethana

të tjera që i ndalojnë ata të punojnë me autoritetin

kontraktues

5. të diskutojnë me operatorët ekonomikë për çdo çështje

që lind



kualifikimi i operatorëve ekonomikë diskutohet në mënyrë më

të detajuar në modulin e3


analiza e raportit financiar, pyetësorët për ndershmërinë

rezultatet një tablo e plotë e një organizimi që është i përshtatshëm për

furnizimin e autoritetit kontraktues sipas kërkesave të tij

102 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 17 – vlerësimi


të shqyrtohen ofertat e paraqitura nga operatorët ekonomikë dhe

të krahasohen ato për të kuptuar se cila nga ofertat ka mundësinë

më të mirë për të plotësuar nevojat e autoritetit kontraktues



1. të sigurojnë disponueshmërinë e një grupi pune

me specialistë nga disa fusha, i përbërë nga persona

kompetentë për të shqyrtuar aspekte të ndryshme

të ofertave të operatorëve ekonomikë. për projekte

komplekse, mund të mblidhen së bashku specialistë

teknikë të ndryshëm për të vlerësuar pjesët e ndryshme të

ofertës

2. të sigurojnë që oferta e çdo operatori ekonomik të

vlerësohet me drejtësi dhe në mënyrë të paanshme mbi

bazën e çmimit më të ulët ose të Meat, në përputhje me

kriteret e paracaktuara

3. të sigurojnë që përdoret i njëjti mekanizëm vlerësimi për

të gjitha ofertat

4. të regjistrojnë pikët e vlerësimit dhe vendimet

5. të vlerësojnë aspektet ekonomike të ofertave të

operatorëve ekonomikë



7. të kontrollojnë nëse ka gabime aritmetike


tabelat e llogaritjeve dhe modelet të bazuara në vlerësimin dhe

mekanizmin e vënies së pikëve dhe kërkesat specifike

rezultatet një grup ofertash të klasifikuara ku është përdorur një proces i

paanshëm për të identifikuar tenderin(at) që përmbushin më së

miri nevojat e autoritetit kontraktues.

një rekomandim se cila ofertë mund të pranohet ose një vendim

se cila ofertë duhet pranuar

103 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 18 – sqarimi


të sqarohen pjesët e ofertës së operatorit ekonomik që nuk janë të

qarta për personat në autoritetin kontraktues. ky hap mund të mos

jetë i nevojshëm nëse oferta është plotësisht e qartë.



1. të marrin komentet nga anëtarët e grupit të vlerësimit

me specialistë nga disa fusha dhe të kontaktojnë me

operatorët ekonomikë për të sqaruar pikat e paqarta

2. t'u kërkojnë operatorëve ekonomikë të rishikojnë gabimet

aritmetike

3. të shmangin hyrjen në negociata

4. t'i komunikojnë informacionin për pikat e sqaruara grupit

ose komisionit të vlerësimit


e-maili dhe softuerët e përpunimit të tekstit

rezultatet një tablo e qartë e asaj që ofrohet. një rekomandim se cila ofertë

mund të pranohet ose një vendim se cila ofertë duhet pranuar.

Referojuni gjithashtu modulit e5

hapi 19 - miratimi i kontratës fituese


të sigurohen miratimet e nevojshme brenda autoritetit

kontraktues përpara se procesi të avancojë më tej



1. t'u paraqesin informacion drejtuesve të lartë të autoritetit

kontraktues lidhur me ofertat e paraqitura nga operatorët

ekonomikë dhe arsyet për vendimin ose rekomandimin e

paraqitur.

2. ta mbajnë të fshehtë rekomandimin dhe/ose vendimin

deri në miratimin përfundimtar të tij




Modelet e rekomandimit

rezultatet Miratimi për blerje

104 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 20 – afati kohor për paraqitjen e ankesave


të administrohet zyrtarisht afati ligjor kohor për paraqitjen e

ankesave



1. të nxjerrin njoftimin e vendimit për shpalljen e kontratës

fituese në formatin e duhur

2. të menaxhojnë afatin kohor 10-15 ditor për paraqitjen e

ankesave

3. të veprojnë në përputhje me dispozitat ligjore


Modelet standarde duhen përgatitur, por përgjigjja duhet të jetë

specifike për kërkesat që po prokurohen dhe ofertën e operatorit

ekonomik

rezultatet Rezultati i këtij hapi në proces është përtej kontrollit të specialistit

të autoritetit kontraktues. Mund të ketë një kundërshtim ose mund

të jetë një shpallje zyrtare e kontratës fituese. kundërshtimet

trajtohen në modulin f1

hapi 21 - ankimi për procedurën e prokurimit dhe rishikimi i kontratës


të kontribuohet në menaxhimin e kundërshtimeve dhe në

rishikimin e kontratës



1. të informojnë palët e interesuara dhe kolegët e

departamentit juridik për ankesën (modulet e5 dhe f1

trajtojnë këtë çështje në mënyrë të detajuar)

2. të informojnë auditin në rastin kur ankesa lidhet me një

rast mashtrimi

3. të njoftojnë operatorin ekonomik të suksesshëm për

ankesën në mënyrë që të kuptohet se furnizimi nuk mund

të fillojë menjëherë

4. të rishikojnë vendimin me komisionin e tenderit dhe/ose

të tjerë sipas nevojës. nëse shqyrtimi çon në konkluzionin

se vendimi nuk është marrë siç duhet, autoriteti

kontraktues mund të zgjedhë ritenderimin e kërkesave

5. të përgatiten për çështjen gjyqësore nëse ndodh

6. të përgatiten për një zgjidhje alternative të

mosmarrëveshjeve në rast se ndodh një problem

(referojuni modulit g2)


asnjë

105 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

rezultatet Rezultati i këtij hapi të procesit është përtej kontrollit të specialistit

të autoritetit kontraktues. Mund të ketë një shpallje zyrtare të

kontratës fituese, kontrata mund të anulohet ose gjykata mund

t'ua njohë dëmet operatorëve të tjerë ekonomikë

hapi 22 - shpallja e kontratës fituese


të njoftohet zyrtarisht operatori ekonomik që është përzgjedhur si

furnizues i mallrave, punëve, materialve ose i shërbimeve sipas kërkesës

dhe specifikimeve të autoritetit kontraktues



1. të përgatisin dokumentet e kontratës, mundësisht me

kolegët e sektorit juridik

2. të organizojnë nënshkrimin e dokumenteve të kontratës

nga të dyja palët

3. të kërkojnë dhe të marrin garancionin e kontratës ose

forma të tjera sigurimi nga operatorët ekonomikë


dokumentet standarde të kontratës, shkresat standarde dhe

formatet e njoftimit

rezultatet një marrëveshje kontraktuale me një operator ekonomik

hapi 23 – publikimi i njoftimit për dhënien e kontratës


të publikohet njoftimi i kontratës



1. të përdorin formularët standardë të njoftimit të kontratës

për përgatitjen e njoftimit

ky proces përshkruhet në modulin e2


formularët standardë të njoftimit të kontratës

rezultatet njoftimi i publikuar në përputhje me direktivat e ke-së dhe

legjislacionin kombëtar

106 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

4.3 rOLi dhe aktivitetet gjatë menaxhimit të kOntratës

në këtë seksion trajtohen aktivitetet e nevojshme për zhvillimin e procesit të prokurimit (hapat

24 deri në 39 të procesit të përgjithshëm të prokurimit). hapat e procesit në këtë fazë janë:


25. angazhimi me kontraktorin


27. pranimi

28. furnizimi


30. transporti i posaçëm

31. Marrja në dorëzim

32. inspektimi

33. Magazinimi dhe kontrolli


35. pagesa



38. hedhja/asgjësimi


107 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 24 – komunikimi i brendshëm


t'u komunikohet palëve përkatëse të interesuara në autoritetin

kontraktues natyra specifike e marrëveshjeve kontraktuale të

arritura me operatorin(ët) ekonomik(ë).

ky hap është i rëndësishëm në rastin kur një grup i autoritetit

kontraktues prokuron kontratën dhe një tjetër e menaxhon atë.

thelbësore është

marrja në dorëzim.


1. zyrtarët e prokurimeve duhet t'u komunikojnë informacionin

për kontratën e re:

n personave që menaxhojnë kontratën

n personave që do ta kërkojnë shërbimin

n personave që do ta përdorin shërbimin

n departamentit të ti-së - për të konfiguruar, ndryshuar

dhe hequr të dhënat nga sistemet kompjuterike

n departamentit e financës - për të siguruar që pagesat

shkojnë në vendet e duhura

n departamenteve të përfshira në organizimin e aksesit në

sajt

n personave të angazhuar për pranimin ose inspektimin e

dërgesave

n operatorëve ekonomikë të përfshirë, nëse nevojitet

marrja në dorëzim

n personave të tjerë të përfshirë në veprime për sigurimin

e zbatimit efektiv të kontratës, sipas nevojës


sistemet e ti-së dhe e-maili

rezultatet Çdokush në autoritetin kontraktues që duhet të dijë diçka rreth

kontratës, di në fakt atë që i duhet të dijë, duke përfshirë edhe

kohën kur fillon kontrata e re

108 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 25 – angazhimi me kontraktorin


të kalohet nga stadi i konkurrimit me personat që punojnë për operatorin ekonomik në bashkëpunimin e ligjshëm me ta



1. të takojnë personat që punojnë për operatorin ekonomik. kjo mund të jetë hera e parë që këta persona, të cilët janë të ngarkuar aktualisht me lëvrimin e mallrave ose shërbimeve, takohen me zyrtarët e prokurimeve dhe stafin e palëve të interesuara.

2. të përfshijnë palët e interesuara në takimet e nevojshme dhe të ngrenë kanalet e komunikimit midis palëve kryesore të interesuara dhe personave kyçë që punojnë me operatorin ekonomik. nuk ekziston një listë unike e caktuar e palëve të interesuara që duhet të përfshihen - kjo do të varet nga kontrata. një listë tipike mund të përfshijë:

n personat që do ta kërkojnë shërbimin n personat që do ta përdorin shërbimin n departamentin e ti-së - për të konfiguruar, ndryshuar

dhe hequr të dhënat nga sistemet kompjuterike n departamentin e financës - për të siguruar që pagesat

shkojnë në vendet e duhura n departamentet e përfshira në organizimin e aksesit në sajt n personat e angazhuar për pranimin ose inspektimin e

dërgesave n të tjerë sipas nevojës

3. të ndërmarrin veprime specifike, të cilat mund të përfshijnë:

n planifikimin e shkëputjes së marrëdhënies nga operatori ekonomik ekzistues (nëse nevojitet)

n planifikimin e prezantimit të kërkesave nëpërmjet një kontraktori të ri

n marrjen në konsideratë të integrimit të sistemeve n marrjen në konsideratë të mekanizmave të porositjes n organizimin e akomodimit, lejekalimet etj. n teste eksperimentale, nëse është e nevojshme n marrjen në dorëzim të mallrave ose të pajisjeve të tjera nga

ofruesit e brendshëm të shërbimeve ose nga operatorët ekonomikë ekzistues

n njoftimet për shtyp, nëse nevojitet n veprime të tjera për të siguruar zbatimin efektiv të

kontratës, sipas nevojës

4. të kryejnë në mënyrë progresive aktivitetin e dorëzimit nga personeli i prokurimit/menaxhimit të kontratës te palët e interesuara, nëse nevojitet

5. të kontrollojnë ecurinë e dorëzimit


sistemet e ditarëve duhet të përdoren për kontrolle të menjëhershme

109 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

rezultatet një marrëdhënie e mirë pune midis personave nga operatori ekonomik dhe personave të prokurimit dhe menaxhimit të kontratës së autoritetit kontraktues

hapi 26 – aktivizimi i mekanizmave të porositjes


të sigurohet që mekanizmat që do të përdoren për komunikimin

me operatorët ekonomikë në bazë të

kontratës janë në dispozicion për përdorim kur të jetë e nevojshme

për prokurimin dhe palët e interesuara

kjo është veçanërisht e rëndësishme nëse është hartuar një

kontratë kornizë dhe palët e tjera të interesuara do të bëjnë urdhër

furnizimi brenda këtij kuadri, meqë bën pjesë e verifikimit në tre

drejtime.



1. të sigurojnë që ti-ja, palët e interesuara dhe operatorët

ekonomikë të diskutojnë dhe të bien dakord për mënyrat

e komunikimit për të gjitha transaksionet në një kontratë

kornizë

2. të sigurojnë që format e sistemeve të bazuara në

dokumentacion shkresor të plotësohen me informacionin e

duhur

3. të sigurojnë që aksesi në sistemet elektronike të ofrohet në

kohë për përdoruesit e mundshëm të sistemit

4. të testojnë ose të sigurojnë që proceset elektronike

testohen me urdhra model ose testimi

5. të sigurojnë shkëmbimin e numrave të kontaktit dhe

të adresave të e-mailit

6. të organizojnë takimin e fillimit nëse është i nevojshëm


sistemet e ti-së, modelet kompjuterike dhe modelet e printuara

rezultatet një mekanizëm i porositjes së furnizimit që është testuar dhe gati

për përdorim

110 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 27 - pranimi


të sigurohet që ky dokument nuk bie në kundërshtim me

kontratën e pranuar ose nuk parashikon kushte të reja



1. të kontrollojnë imtësisht dokumentin

2. të kërkojnë konsulencë ligjore nëse është e nevojshme

3. ta diskutojnë dokumentin me operatorin ekonomik

nëse është e nevojshme


kontrata e nënshkruar

rezultatet një situatë e bashkërenduar, ku pranimi përpiqet të prezantojë

kushte të reja

111 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 28 – furnizimi


të garantohet furnizimi në kohë i punëve, mallrave dhe

shërbimeve


zyrtarët e prokurimeve duhet të sigurojnë që të arrihet një nivel

i përshtatshëm furnizimi (nga menaxherët e kontratës, palët

e interesuara ose nga vetë zyrtarët e prokurimeve). personi

përgjegjës për furnizimin duhet:

1. të dijë kë të kontaktojë tek operatori ekonomik në lidhje

me lëvrimin dhe të diskutojë me ta në lidhje me mënyrat e

furnizimit. kjo mund të përfshijë:

n raportet e progresit të dorëzuara në datat e rëna

dakord

n thirrjet konferencë të planifikuara

n raportet e veçanta nga operatorët ekonomikë (raportim

ku supozohet se lëvrimi do të jetë në kohë me përjashtim

të rastit kur operatori ekonomik informon autoritetin

kontraktues në mënyrat e përcaktuara ligjërisht)

2. të krijojë një mënyrë për mbajtjen e regjistrimit të

veprimeve nëse është e nevojshme dhe për rrjedhojë të

jetë aktiv në emër të palëve të interesuara

3. të mbledhë fakte rreth situatës përpara se t'i largojë


4. të kontaktojë me pikën e kontaktit të operatorit ekonomik

me e-mail, faks ose telefon

5. të jetë këmbëngulës

6. të jetë i sigurt

7. t'i përshkallëzojë problemet në organizatën e operatorit

ekonomik

nëse nevojitet

8. të raportojë te palët e interesuara rezultatet e veprimeve.

9. të përpiqet të identifikojë problemet sistematike dhe t'i

trajtojë ato me operatorët ekonomikë


Modelet e shpërndarjes

rezultatet 1. lëvrimi më i mirë i mundshëm

2. Rregullimi i një situate të keqe

3. Mësime të nxjerra për kërkesat e ardhshme

112 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 29 – kontrolli i cilësisë


të sigurohet, aty ky hap është i nevojshëm, që një person i kualifikuar

konfirmon se kërkesat po ecin në rrugën dhe hapin e duhur



1. të kuptojnë kur ky hap është i nevojshëm dhe kur nuk

është

2. të sigurojnë se plani për këtë blerje e përfshin këtë hap

3. të sigurojnë që një person me aftësitë e duhura të kryejë

vlerësimin

4. të mbajnë një regjistër të kohës së vlerësimit dhe të

kontrollojnë nëse është kryer

5. të regjistrojnë rezultatin e vlerësimit

6. të trajtojnë ndonjë çështje nga vlerësimi me operatorin

ekonomik dhe me palët e brendshme të interesuara

7. të sigurojnë që të jenë bërë lidhjet me aktivizuesit e

pagesës, nëse është e nevojshme


ditari

rezultatet ecuria monitorohet në mënyrë të mjaftueshme

hapi 30 – transporti i posaçëm


të organizohet transporti i posaçëm dhe shërbimet e shkarkimit,

nëse nevojitet



1. të kuptojnë se cilat prokurime kanë nevojë për këtë hap

2. të mbajnë një ditar të veprimeve aty ku nevojitet

3. të lidhen me operatorët ekonomikë dhe palët e tjera të

interesuara, të cilët mund të jenë në gjendje të organizojnë

kërkesat

4. të lidhin kontrata me operatorin ekonomik për transportin

ose shkarkimin, nëse është e nevojshme


ditari

rezultatet lëvrimi realizohet sipas planit pa probleme

113 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 31 - marrja në dorëzim


të sigurohet kryerja pa vonesë e marrjes zyrtare në dorëzim nga

personi i autorizuar për çdo kërkesë të marrë



1. të mos kryejnë asnjë veprim nëse marrjet në dorëzim

kryhen nëpërmjet një magazine që ka një procedurë

formale për marrjen në dorëzim të mallrave

2. të sigurojnë që palët e interesuara të bëjnë veprimet e

marrjes në dorëzim, të cilat lidhen me urdhrin e

blerjes dhe sistemin e pagesave, veçanërisht për shërbimet

3. të kontaktojnë operatorët ekonomikë nëse sasia e lëvrimit

është më e madhe ose më e vogël se sasia e parashikuar


asnjë

rezultatet përfundon faza e dytë e verifikimit në tre drejtime

hapi 32 – inspektimi


të sigurohet që mallrat dhe shërbimet e marra përputhen

me qëllimin



1. të mos kryejnë asnjë veprim nëse inspektimi realizohet

nëpërmjet departamenteve të tjera kompetente ose ku

përdoren operatorë ekonomikë të specializuar

2. të sigurojnë që palët e interesuara të shpjegojnë që

veprimet e pranimit kanë lidhje me urdhrin e blerjes dhe

me sistemin e pagesave, veçanërisht për shërbimet

3. të kontaktojnë operatorët ekonomikë aty ku cilësia e

furnizimit është më e dobët nga ajo që pritej

4. të organizojnë kthimin e mallrave me defekte tek


5. të përshpejtojnë furnizimin e mallrave zëvendësuese nga


6. të mbyllin urdhrin


sistemet e prokurimit

rezultatet vetëm mallrat që përmbushin qëllimin shënohen si të pranueshëm

dhe kalojnë për pagesë

114 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 33 – magazinimi dhe kontrolli


Mallrat dhe materialet të magazinohen dhe kontrollohen

në një mënyrë të tillë që të jenë gati për përdorim

nga pala e interesuar në mënyrën dhe atëherë kur është e

nevojshme



1. të mos të kryejnë asnjë veprim aty ku objekti i

magazinimit drejtohet nga profesionistë

2. të ndihmojnë palët e interesuara duke ofruar ose duke

marrë këshilla për mënyrat e përshtatshme të magazinimit


asnjë

rezultatet Mallrat dhe materialet janë në kushte të mira kur u nevojiten

palëve të interesuara

hapi 34 – dorëzimi te palët e interesuara


të vihen në dispozicion të palëve të interesuara të autorizuara

brenda autoritetit kontraktues mallrat dhe materialet, kur u

nevojiten



1. të mos të kryejnë asnjë veprim aty ku objekti i

magazinimit drejtohet nga profesionistë


marrë këshilla për procedurat e përshtatshme të dorëzimit


asnjë

rezultatet Mallrat dhe materialet i dorëzohen palëve të interesuara të

autorizuara dhe kostot transferohen në buxhetin e tyre

115 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 35 – pagesa


të kryhen pagesat e autorizuara për operatorët ekonomikë



1. të mos kryejnë asnjë veprim aty ku sistemi i llogarive të

pagueshme administrohet nga profesionistë


marrë këshilla për procedurat e përshtatshme të pagesave

3. të marrin të dhëna për dyshimet për llogaritë ku

operatorët ekonomikë kanë faturuar jo saktë

4. të kontaktojnë me operatorët ekonomikë për të zgjidhur

paqartësitë dhe pyetjet në lidhje me faturën


asnjë

rezultatet pagesa e autorizuar kryhet për artikujt që janë porositur dhe që

janë pranuar

hapi 36 - shqyrtimi i performancës


të rishikohet performanca e punëve, mallrave dhe shërbimeve

në autoritetin kontraktues kundrejt kritereve të kuotuara, të

specifikuara dhe të aprovuara



1. të organizojnë një takim me palët e interesuara për të

analizuar performancën, me qëllimin për të kuptuar sa i

mirë ka qenë furnizimi i mallrave, punëve ose i shërbimeve

2. të përpiqen të përfshijnë ata që kanë bërë

vlerësimin fillestar

3. të përfshijnë operatorët ekonomikë aty ku nevojitet

4. të regjistrojnë rezultatet e vlerësimit

5. të diskutojnë mes tyre mësimet e nxjerra për herën tjetër

6. të diskutojnë ndryshimet me operatorët ekonomikë

Modulet a4, B7 dhe g3 përfshijnë më shumë detaje për

matjen e performancës


studimi fillestar i biznesit dhe dokumentacioni i përdorur për

marrjen e vendimeve gjatë procesit të prokurimit duhet të

shqyrtohet kundrejt performancës aktuale

rezultatet një vlerësim i krahasimit të performancës së propozuar dhe asaj

aktuale, së bashku me mësimet e nxjerra për

herën tjetër

116 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi 37 – përmirësimi i vazhdueshëm


të shqyrtohet procesi i prokurimit dhe mallrat, punët, materialet

dhe shërbimet e blera, duke identifikuar fushat për përmirësim, të

cilat mund të aplikohen për prokurimin e ardhshëm



1. të organizojnë një takim me palët e interesuara dhe

kolegët e prokurimit

2. të përpiqen të përfshijnë ata që kanë bërë vlerësimin

fillestar

3. të regjistrojnë rezultatet e shqyrtimit

4. të propozojnë ndryshime për proceset si rezultat i

shqyrtimit


lista e kontrollit për përmirësimin e vazhdueshëm të procesit të

prokurimit

rezultatet përmirësimet në procesin e prokurimit bazuar në

përvojën me prokurimin aktual

hapi 38 - hedhja/asgjësimi


të hidhen/asgjësohen mallrat, punët dhe materialet në mënyrë

etike

dhe pa dëmtuar mjedisin, dhe duke siguruar në të njëjtë kohë

vlerën për paratë për autoritetin kontraktor



1. të mos bëjnë asnjë veprim aty ku proces administrohet

nga departamente të tjera kompetente

2. të sigurojnë që nuk është bërë publike asnjë

e dhënë konfidenciale

3. të organizojnë një konkurrim për klientë potencialë

për blerjen e artikujve

4. të kryejnë një proces për sigurimin e ndershmërisë

së klientëve

5. ta drejtojnë procesin në mënyrë të drejtë për të gjithë

klientët

6. të kërkojnë vlerën për paratë

7. të sigurojnë marrjen e pagesës përpara se çdo gjë t'u

dorëzohet klientëve


format dhe modelet standarde

117 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

2


Përshkrimi

rezultatet hedhja/asgjësimi, me vlerën për paratë

hapi 39 - faza përmbyllëse


të përfundohen të gjithë hapat e prokurimit dhe veprimet

administrative që lidhen me kontratën, të zgjidhen të gjitha

mosmarrëveshjet dhe të kryhen pagesat përfundimtare



1. të përfundojnë çdo rishikim çmimi

2. të marrin deklaratën përfundimtare të kontraktorit për

mbylljen

3. të sigurojnë likuidimin e të gjitha kostove indirekte

4. të sigurojnë që të gjitha nënkontratat janë likuiduar nga

kontraktori parësor (nëse është e nevojshme)

5. të sigurojnë që nuk ka propozime të vonuara për

ndryshim

6. të identifikojnë fondet e tepërta për rishpërndarje

7. të shqyrtojnë të dhënat e kontratës dhe të konfirmojnë që

të gjitha lëvrimet janë pranuar

Referojuni modulit g1


lista e kontrollit të fazës përmbyllëse

rezultatet procesi i përfunduar i prokurimit

118 B-

SEKSIONI

3


MOdulI

B

PJESA


ushtrimi 1 atriButet e zYrtarit të prOkurimeve

"atributi" përkufizohet si "një cilësi ose tipar karakteristik ose pjesë e brendshme e dikujt ose

diçkaje". Cilat janë atributet e një zyrtari prokurimesh? Renditini sipas rëndësisë.

seksiOni 3 ushtrime

119 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

ushtrimi 2 aftësitë dhe kOmpetencat e zYrtarit të prOkurimeve

përdorni informacionin nga ushtrimi i mëparshëm dhe dokumentin që përbën seksionin tre të modulit

B2, dhe mbani shënim ato që ju mendoni se janë kompetencat kyçe të një zyrtari prokurimesh.

menaxHimi i proCesiT

njoHuriTë finanCiare

menaxHimi i konTraTës

përzgjedHja e konTraTës dHe aspekTi ligjor

analiza e zinxHiriT Të oferTës

analiza e bazuar Te furnizimi

idenTifikimi dHe menaxHimi i riskuT

afTësiTë e komunikimiT

menaxHimi i palëve Të inTeresuara

120 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

ushtrimi 3 paLët e interesuara

palë e interesuar mund të përkufizohet si “çdokush që ka një interes në diçka”. në kontekstin tonë

ne jemi të interesuar të identifikojmë palët e interesuara në procesin e prokurimeve. a mundeni

ju:

1. të identifikoni se cili në organizatën tuaj është i “interesuar” për procesin

e prokurimeve

2. të identifikoni se çfarë mund të duan palët e interesuara nga procesi

dhe nga personat si ju që jeni thellësisht të përfshirë në këtë proces.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

nr. emri i palës së interesuar dëshira e palës së interesuar

121 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

seksiOni i infOrmimit shemBuj të paLëve të interesuara

kjo kategori e grupeve të interesit mund të përfshihet në një projekt ndryshimi. Mund të jetë një

projekt që prezanton legjislacionin e Be-së për prokurimin pranë një autoriteti kontraktues.

titullaRi i autoRitetit

dRejtoRi i depaRtaMentit

dRejtoRi i finanCës

klientët

fuRniziMi i shëRBiMit

dRejtoRët Rajonalë

pRokuRiMi

punonjësit e zyRës dhe stafi MBështetës


autoRitetet RRegullatoRe

njësia e pRojektit

Ndryshimi

122 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

seksiOni i infOrmimit shemBuj të paLëve të interesuara

kjo është një kategori reale e palëve të interesuara nga këshilli i një konteje në angli.

nB: Radha hierarkike e funksioneve të biznesit në këtë diagram nuk ka për qëllim t'i japë më shumë rëndësi një funksioni sesa një funksioni tjetër, por është thjesht një mënyrë e përshtatshme për grupimin e palëve të interesuara së bashku në këtë mjedis. autori dëshiron të falënderojë fiona holbourn të këshillit të kontesë së leicestershire dhe ken May të espo-së për asistencën e tyre në përpunimin e këtij diagrami.

Mfv176 v3

Taksapaguesit dhe votuesit e këshillit

Qendra rajonale e ekselencës

Furnizuesit e jashtëm

Grupet e veçanta të interesit

Këshilltarët e zgjedhur

Auditi i jashtëm

Qeveria qendrore p.sh., (Zyra e zv. Kryeministrit)

Konsorciumet e blerjeve

Sindikatat

Bizneset lokale

Autoritetet të tjera vendore

Njësia e blerjeve

Dhoma e Tregtisë

Agjencitë e Zhvillimit Rajonal

Bashkimi Europian

Furnizuesit e brendshëm

Përdoruesit e shërbimeve në komunitet, p.sh.,nFëmijë dhe

prindërnPronarë shtëpishnQytetarë të

moshuarnPërdoruesit e

bibliotekavenDrejtuesit e

automjetevenPersonat që

praktikojnë sporte dhe aktivitete në kohën e lirë

Office of Government Commerce (Dega e Thesarit)

Nëpunës të qeverisjes vendore, p.sh., TI, financa, auditi i brendshëm

Partneriteti Strategjik Vendor, p.sh.,nShëndetësianPolicianInteresa biznesinSektori vullnetar

Partneritete të tjera vendore, p.sh.,nMbetjetnFëmijët dhe të

rinjtë

Anëtari i kabinetit dhe përkrahësi i prokurimit. (Analizë e kujdesshme e shpenzimeve)

procesi i blerjes dhe palët e interesuara (një këshill konteje në mB)

123 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

ushtrimi 4 pushteti

kush e ka pushtetin në organizatën tuaj? trajnuesi do t'ju kërkojë të punoni në grupe për t'iu

përgjigjur disa pyetjeve specifike dhe të hartoni një listë.

124 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

ushtrimi 5 ndarja e paLëve të interesuara

supozoni se po bëni një prokurim të rëndësishëm në organizatën tuaj. zgjidhni një kërkesë që

e njihni mirë ose supozoni se duhet të prokurohet një sistem i ri kompjuterik. identifikoni palët

e interesuara dhe ndajini ato në dy matricat e mëposhtme. Nuk ka një shembull përgjigjesh të

caktuara për këtë ushtrim, pasi varet nga organizimi i pjesëmarrësit.

matrica një – pushteti dhe parashikueshmëria

matrica dy – pushteti dhe interesi

pusHTeTi

i lartë

i lartëparasHikuesHmëriai ulët

d c

B a

pusHTeTi

i lartë

i lartëniveli i inTeresiTi ulët

d c

B a

125 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime


rast studimOr - njerëzit e aftë japin rezuLtate


ky rast ka lidhje me një grup prej shtatë spitalesh publikë, të cilët shpenzojnë disa qindra miliona

euro.

hyrje

Brenda grupit të spitaleve publikë kishte vështirësi dhe probleme me kirurgët ekspertë dhe stafin

tjetër mjekësor kryesor. një shembull i vështirësisë ishte kur ekspertët identifikuan aparaturën e

rrezeve X nga një operator i caktuar ekonomik dhe e udhëzuan njësinë e prokurimit të blejnë

"atë" aparaturë.


personeli i prokurimit theksoi se ajo aparaturë mund të kushtonte 300 000 euro dhe kjo shumë

ishte mbi kufirin e lartë monetar dhe kërkonte publikimin në gazetën zyrtare të Be-së. pikëpamja

e ekspertit ishte, "Bëni si të dëshironi, por mua më sillini atë aparaturë".

njësia e prokurimit kreu një analizë të palës së interesuar dhe zbuloi se palë të tjera të interesuara

e vlerësonin procesin e prokurimit dhe kuptoi nevojën për transparencë, drejtësi dhe vlerën për

paratë.

këto palë të interesuara shprehën interes të veçantë kur njësia e prokurimit shpjegoi proceset,

risqet dhe pasojat e akordimit aq thjesht të një kontrate prej 300 000 euro një operatori ekonomik

të caktuar. duke qenë se disa nga palët e interesuara ishin drejtues të lartë në organizatë, ata

patën mundësinë të takoheshin me ekspertët dhe t'i këshillonin që zgjidhja e propozuar nga

ekspertët nuk ishte e këshillueshme dhe nuk do të ndodhte.

Më pas u organizua një seancë e shkurtër me një trajnues të pavarur për të siguruar që ekspertët

ta kuptonin si duhej të kryhej prokurimi për të arritur vlerën për paratë dhe për të ndjekur praktikat

e mira.

Që prej asaj kohe ekspertët i kanë pranuar proceset e prokurimit si metoda e "duhur" dhe që

funksionon midis tyre. disa prej tyre janë bërë avokatë prokurimi brenda grupit të spitaleve.


Mjeti i analizës së palëve të interesuara bëri që zyrtarët e prokurimeve të siguronin mbështetjen

e vendimmarrësve, të cilët kishin pushtetin t'i bindnin ekspertët.

përfundimi

analiza e palëve të interesuara është jetike në fillim të procesit të prokurimit.

126 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

ushtrimi 6 aspektet e marrëdhënieve të mira

ne duhet të kemi marrëdhënie me personat që punojnë për operatorët ekonomikë. Cilët faktorë

do të përmendnit si elementet që ndërtojnë një marrëdhënie "të mirë"?

127 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

ushtrimi 7 rapOrtimi

supozoni se ju jeni drejtori i prokurimeve në një departament qeveritar. jeni i ndërgjegjshëm

se sipas direktivave, kërkohen raportet e veprimtarisë; megjithatë, ju dëshironi të tregoni se ju

dhe grupi juaj i punës po bëni një punë të shkëlqyer. identifikoni informacionin që ju duhet ta

paraqisni në bordin drejtues të organizatës tuaj për ta demonstruar këtë.

128 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

ushtrimi 8 rOLi i zYrtarit të prOkurimeve në prOcesin e prOkurimit

detyra juaj…

sipas udhëzimit nga trajnuesi juaj, merrni hapat e procesit të prokurimit që ju janë caktuar juve dhe

identifikoni:

n objektivin e hapit

n veprimet që duhet të kryejnë zyrtarët e prokurimeve

n mjetet dhe modelet që do të përdornit

n rezultatet e procesit.

hapi numër 2 – përcaktimi i nevojave




rezultatet

129 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

hapi numër 05 – specifikimet




rezultatet

130 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

hapi numër 06 – matja e performancës




rezultatet

131 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

hapi numër 07 – kushtet e kontratës




rezultatet

132 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

hapi numër 11 – përgatitja e ftesës për ofertë (itt)




rezultatet

133 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

hapi numër 14 – trajtimi i pyetjeve/kërkesave




rezultatet

134 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

hapi numër 15 - marrja e ofertave




rezultatet

135 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

hapi numër 17 – vlerësimi




rezultatet

136 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

hapi numër 18 – sqarimi




rezultatet

137 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

hapi numër 19 – miratimi i kontratës fituese




rezultatet

138 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

hapi numër 20 – shpallja e kontratës fituese




rezultatet

139 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

hapi numër 22 – komunikimi i brendshëm




rezultatet

140 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

hapi numër 23 – angazhimi me kontraktorin




rezultatet

141 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

hapi numër 26 – furnizimi




rezultatet

142 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

hapi numër 27 – kontrolli i cilësisë




rezultatet

143 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

hapi numër 34 - shqyrtimi i performancës




rezultatet

144 B-


Moduli

B

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

hapi numër 35 – përmirësimi i vazhdueshëm




rezultatet

145 B-

moduli

b

seksioni

4


pjesa

3


145 B-


1. si do ta përshkruanit termin "palë e interesuar" në një kontekst prokurimi?

2. ky modul kishte një listë të gjatë çështjesh për të cilat zyrtari i prokurimeve duhet të jetë një

burim këshilli për palët e interesuara. a mund të kujtoni pesë prej tyre?

3. në këtë modul u identifikuan kompetencat e zyrtarit të prokurimeve. Menaxhimi i procesit

ishte një prej nëntë kompetencave të identifikuara. sa të tjera mund të kujtoni?

4. aftësia e menaxhimit të procesit kishte shtatë pika. Cilat nga këto pika ju kujtohen?

5. "të komunikosh" do të thotë të japësh, të marrësh pjesë, të transmetosh njohuri ose

informacion rreth diçkaje, të bësh të njohur ose të shfaqësh nëpërmjet shenjave të qarta.

Me kë duhet të komunikojë zyrtari i prokurimeve? (ekzistonin katër drejtime)

6. plotësoni fjalinë:

“pavarësisht se me cilin po përpiqemi të komunikojmë, komunikimi duhet të jetë…”

7. Marrëdhëniet me personat që punojnë për operatorët ekonomikë mund të karakterizohen

nga shtatë pika. këtu janë pesë prej tyre; cilat janë ato të dyja që mungojnë?

n Cilësia e shkëmbimit të informacionit

n sinqeriteti në marrëdhënie

n angazhimi ndaj njëri-tjetrit në marrëdhënie

n vlerësimi i riskut i kryer nga palët

n Menaxhimi i riskut i kryer nga palët

8. kombësia e operatorit ekonomik me të cilin është lidhur kontrata ose kontrata kornizë është

një nga gjërat e detyrueshme që autoriteti kontraktues duhet të raportojë çdo vit kalendarik

në një datë të caktuar. e vërtetë apo e gabuar?

9. pyetja 8 më sipër aplikohet vetëm për kontratat kornizë. e vërtetë apo e gabuar?

10. teksti më poshtë lidhet me veprimet e zyrtarëve të prokurimeve gjatë një hapi të procesit të

prokurimit. Cili është ai hap?

"zyrtarët e prokurimeve duhet:

1. të kuptojnë cilat opsione të performancës janë të mundshme.

2. të kuptojnë si kanë vepruar autoritetet e tjera për një prokurim të ngjashëm.

3. të këshillojnë palët e interesuara lidhur me opsionet e performancës.

4. të sigurojnë vënien në dispozicion të një grupi pune me specialistë nga disa fusha

me persona kompetentë për përcaktimin e kritereve të performancës. për projekte

komplekse, mund të mblidhen së bashku specialistë teknikë të ndryshëm për të

vlerësuar pjesët e ndryshme të kërkesës".


Moduli

B

Roli i komisionit të vlerësimit të tenderit

pjesa

4

144 B-





Shtojca 1: Model i raportit për vlerësimin e ofertave nga UK Office of Government Commerce (Dega e Thesarit në MB) 183


144 -

145 B-

SEKSIONI

1


MOdulI

B

PJESA

4Roli i komisionit të vlerësimit të tenderit

1.1 OBjektivat

objektivat e këtij moduli janë që të ndërgjegjësohen pjesëmarrësit në lidhje me:

1. Rolin e palëve të interesuara në procesin e prokurimit

2. Rolin specifik të komisionit të vlerësimit në vlerësimin e ofertave të operatorëve

ekonomikë

3. informacionin që mund të formojë bazën e udhëzimit të tyre për palët e

interesuara për rolin e tyre në procesin e prokurimit


palët e interesuara janë edhe klientë, dhe kontribues në suksesin e procesit të prokurimit.

Mprehtësia dhe përfshirja e tyre janë jetike për procesin. sidoqoftë, përfshirja e tyre duhet të

kanalizohet në mënyrën e duhur.

1.3 Lidhjet

lidhjet me modulet e tjera shfaqen përgjatë gjithë tekstit të këtij dokumenti, veçanërisht me modulet

B2 dhe B3; në një farë mase ky i fundit është një ekuivalente e këtij moduli.

1.4 rëndësia

ky modul është i rëndësishëm për të gjithë zyrtarët e prokurimeve, sepse ata të gjithë duhet të

punojnë me palët e interesuara.


ky seksion do të lidhet me fusha të tjera që i referohen më specifikisht informacionit ligjor.

n ligji i prokurimit publik nr.04/l-042

n legjislacioni dytësor, (http://krpp.rks-gov.net/)

n formularët standard për vlerësimin e tenderëve B36, B37, B38 dhe B39

seksiOni 1 hYrje

146 B-


moduli

b

pjesa


seksioni

2

vështrim i përgjithshëm

ky modul B4 shqyrton rolin e palëve të interesuara në vlerësimin e ofertave, duke përfshirë

rolin dhe sjelljen e komisioneve të vlerësimit.

2.1 hYrje

palë e interesuar mund të përkufizohet "kushdo që ka interes në procesin e prokurimit".

personat të cilëve u janë caktuar role në departamentet e përdoruesve të fundit dhe të

financës, të departamentit juridik dhe të ti-së, si edhe zyrtarët e zgjedhur, do të kenë një

"interes" në prokurim.

për ta bërë këtë modul sa më kuptimplotë të jetë e mundur, më poshtë janë përfshirë ekstrakte

të informacioneve të ofruara nga autoritetet kontraktuese ekzistuese që veprojnë brenda Be-së.

Modulet e4 dhe e5 trajtojnë më në hollësi vendosjen e kritereve të vlerësimit, vlerësimin e ofertave

dhe pajtueshmërinë ligjore.

2.2 OBjektivat e vLerësimit

objektivat e vlerësimit përfshijnë sigurimin që:

n zgjidhja përmbush (ose tejkalon) qëllimet e biznesit, politikat e qeverisë dhe

kërkesat teknike;

n operatorët e mundshëm ekonomikë janë në gjendje të tregojnë kapacitetin dhe

fleksibilitetin për të përmbushur nevojat në ndryshim të biznesit;

n kostoja e zgjidhjes është brenda buxhetit;

n zgjidhja ofron kursime të rëndësishme nëse është e mundur;

n operatorët e mundshëm ekonomikë përmbushin të gjitha kërkesat ekonomike

dhe/ose ligjore;

n operatorët e mundshëm ekonomikë janë në gjendje të bëjnë me sukses lëvrimet

sipas objektivave të përcaktuara të shërbimit.

2.3 përzgjedhja e kOmisiOnit të vLerësimit

komisioni i vlerësimit duhet të përbëhet nga një numër personash brenda autoritetit

kontraktor, të cilët kanë një interes në prokurim dhe/ose një interes në procesin e prokurimit.

në disa shtete, kërkesat rregullohen nga ligji kombëtar. edhe nëse ndodh kështu, informacioni

vijues do të shërbejë si ndihmë praktike.

Caktimi i profilit të pjesëmarrësve në komision të vlerësimit nuk është e caktuar me ligj. ligji kërkon që anëtarët të jenë të kualifikuar si dhe të jenë reprezentativ me qëllim të kryerjes me sukses të punës së vlerësimit, pa u lëshuar në detaje tjera. propozimi për komision rrjedh nga zyrtari i prokurimit, i cili duhet të përkujdeset që komisioni të ketë përbërje kualitative profesionale e etike. Mëtej, propozimi miratohet me procedurë nga zyrtari kryesor administrativ, i cili nxjerr vendim mbi caktimin e komisionit. përbërja e komisionit synohet të zgjedhet nga njësitë e përfshira në procesin e prokurimit, por ka edhe përjashtime. zakonisht zyrtari i prokurimit është personi që e vlerëson se kush mundet të përfshihet ne komision, çfarë profili e niveli organizativ i përket, përkatësisht nga cila njësi mund të vijë anëtari i panelit, varësisht nga natyra dhe kompleksiteti i procesit.


147 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

për më tepër shih:

legjislacioni dytësor, (http://krpp.rks-gov.net/)

pjesa a Rregulloret e prokurimit publik

pjesa a udhëzuesi operativ i prokurimit publik

pjesa d kodi etik i prokurimit

d03 deklarata nen Betim për anëtaret e komisionit të vlerësimit

2.3.1 një shembull i udhëzimit qeverisës për palët e interesuara

një autoritet kontraktues ka një udhëzim në rregullat e tij të brendshme që thotë:

“ngrihet një komision për vlerësimin e ofertave. përbërja e tij përcaktohet nga

vlera e prokurimit.

përbërja e komisionit të vlerësimit përcaktohet nga vlera dhe kompleksiteti

i prokurimit. për tenderat me vlerë të ulët me prokurim të drejtpërdrejtë,

komisioni duhet të përbëhet nga dy ose më shumë specialistë nga

departamenti fillestar, të cilët punojnë me një specialist prokurimesh. kur

tenderat më kompleksë kërkojnë një gamë ekspertizash, kjo gjë duhet të

reflektohet në përbërjen e komisionit."

2.3.2 komisioni tipik i vlerësimit

sipas legjislacionit tonë nuk mund të flasim për tipizim të strukturës përbërëse të komisionit.

komisionet formohen ad-hoc, pra nuk janë të përhershëm e as nuk kanë përbërje të unifikuar

në numër anëtarësh apo kualifikim. zakonisht përbëhet nga 3 anëtar, por nuk kufizohet me

kaq, mund të ketë edhe më tepër, por gjithnjë në numër tek.

anëtarët e komisionit mund të merren nga radhët e personelit të autoritetit kontraktues (si

nga njësia e prokurimit ashtu edhe nga departamentet tjerë). Mund të ftohen edhe ekspertë

të jashtëm (të cilët nuk janë punëtorë të autoritetit kontraktues). autoriteti kontraktues

emëron një kryesues nga radhët e anëtarëve të komisionit.

nuk ka një listë të vetme të saktë të personave që duhet ose nuk duhet të përfshihen. një

listë tipike mund të përfshijë si më poshtë:

n zyrtarin e prokurimeve që drejton prokurimin: ky person mund të ketë mundësinë

për të vlerësuar me pikë ofertat ose thjesht të shërbejë si lehtësuesi ose menaxheri

i procesit;

n specialistin e buxhetit ose palën më kryesore të interesuar në prokurim ose të

caktuarin e tyre: ky person (ose persona) është klienti kyç dhe si i tillë duhet të ketë

një rol në vlerësimin e përmbajtjes teknike të ofertave të operatorëve ekonomikë;

n një specialist teknik: ky person është një punonjës i autoritetit kontraktues, i cili ka

aftësinë e thellë teknike për të kuptuar, komentuar dhe për të ngritur pyetje mbi

propozimet e operatorëve ekonomikë;

n një konsulent që përmbush rolin e specialistit teknik;

n një specialist ekonomist: ky person do të vlerësojë aspektet ekonomike të ofertave

148 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

të operatorëve ekonomikë. ky mund të jetë roli i një anëtari të njësisë së prokurimit

ose mund të jetë një person tjetër, i cili ka qenë i pavarur

nga procesi;

n një specialist finance: ky person është përgjegjës për vlerësimin e

qëndrueshmërisë financiare të operatorëve ekonomikë dhe mundësisht të

aspekteve financiare dhe ekonomike të ofertave të operatorëve ekonomikë;

n një specialist jurist: ky person është përgjegjës për vlerësimin e çështjeve ligjore

lidhur me ofertat e operatorëve ekonomikë;

n një person që ushtron një funksion, i cili nuk ka lidhje me prokurimin: ky person ka

rolin e krijimit të një ideje të pavarur të prokurimit në emër të të gjithë autoritetit

kontraktues;

n një person nga organi drejtues i autoritetit kontraktues: ky person ka rolin e krijimit

të një ideje strategjike dhe të pavarur të prokurimit në emër të të gjithë autoritetit

kontraktues.

2.3.3 përfshirja e organit drejtues

një autoritet kontraktues u kërkoi anëtarëve të organit të tij drejtues (komitetit ekzekutiv)

të caktonin personat që do të marrin pjesë në komisionin e vlerësimit dy muaj përpara.

kërkesa e tij ishte si më poshtë:

“ anëtarëve u kërkohet të emërojnë dy përfaqësues nga komiteti ekzekutiv për të

shërbyer në komisionin e vlerësimit të ofertave. angazhimi nga anëtarët kërkon:

n leximin e dokumentacionit të dorëzimit të ofertës për çdo operator ekonomik

(për të ndihmuar këtë proces do të ndërmerret një analizë e këtij informacioni

nga zyrtari i prokurimeve)

n familjarizimin me metodologjinë e vlerësimit të ofertave

n pjesëmarrjen në prezantimet e operatorëve ekonomikë në (adresa e fshirë) më

[data] dhe në komisionin e vlerësimit të ofertave më [data]. ka mundësi që këto

të jenë ditë pune të plota, d.m.th nga ora 9:00 deri në 17:00, në varësi të numrit

të operatorëve ekonomikë që dorëzojnë oferta."

ky autoritet kontraktues po përcakton kohën e nevojshme nga drejtuesit e lartë për

të marrë pjesë në komisionin e tenderit.

2.3.4 shembulli i tretë i udhëzimit

një tjetër autoritet kontraktues ofron udhëzimin e mëposhtëm për vlerësim:

n “si parim i përgjithshëm, vlerësimi do të kryhet gjithmonë nga më shumë se një

person.

n për tenderat e thjeshtë, drejtori i [autoritetit kontraktues] ose një anëtar i lartë i

deleguar i stafit dhe specialisti i financës i [autoritetit kontratues] do të vlerësojnë

normalisht ofertat.

n tenderat kompleksë dhe/ose me vlera të larta do të vlerësohen nga një komision

me dy ose më shumë [anëtarë], drejtori i [autoritetit kontraktues], specialisti i

financës dhe ndonjë anëtar tjetër i lartë i stafit. një përfaqësues dhe/ose vëzhgues

nga një organ i jashtëm mund të ftohet për t'u bashkuar me komisionin nëse

është e zbatueshme. përfaqësuesit veprojnë si anëtarë komisioni me të drejta të

plota. vëzhguesit nuk do të marrin pjesë në procesin e vendimmarrjes.

n të gjithë anëtarët e komisionit të vlerësimit do të jenë plotësisht në dijeni për

149 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

procedurat dhe kriteret që do të përdoren gjatë procesit të përzgjedhjes.

n të gjithë anëtarët e komisionit të vlerësimit do të përdorin të njëjtit formularë për

vënien e pikëve/vlerësimin.

n kryetari i komisionit do të drejtojë anëtarët sipas procedurës që do të zbatohet.”

2.3.5 shembulli i katërt i udhëzimit

Më poshtë jepet një shembull i fundit:

“komisioni i vlerësimit përbëhet nga individët e mëposhtëm:

n një ndërmjetës. (zakonisht personi përgjegjës për procesin e tenderit)

n Mbajtësi i pikëve 1. (zakonisht nga departamenti që do të menaxhojë kontratën)


n Mbajtësi i pikëve 3. (zakonisht nga përdoruesi kryesor i blerjes)

n Mbajtësi i pikëve 4. (një përdorues i dytë, i cili mund të jetë një përfaqësues i

sindikatave)”

2.3.6 koha, një element jetik

komisioni i vlerësimit duhet të ketë kohë të mjaftueshme për vlerësimin. nëse nuk ndiqen të

gjithë hapat, atëherë ekziston rreziku:

n të mos kuptohet se çfarë po tenderohet;

n i vendimmarrjes së painformuar;

n i ofrimit të shërbimit që nuk përmbush nevojat e kërkuara;

n i vlerës së ulët për paratë gjatë kohëzgjatjes së kontratës.

zyrtarët e prokurimeve duhet të përcaktojnë kompleksitetin e vlerësimit, numrin e fazave,

numrin e operatorëve ekonomikë, përbërjen e komisionit të vlerësimit dhe kriteret e vlerësimit.

personat e rinj në procesin e vlerësimit kanë nevojë për kohë për të kuptuar procesin dhe

tenderat.

2.3.7 një shembull i pasqyruar në tabelë

tabela e mëposhtme është një shembull i anëtarësimit të një komision vlerësimi i publikuar në

internet nga një autoritet kontraktor (në këtë kontekst "komisionimi" është ekuivalent me blerjen).

emri pozicioni i punës roli statusi në projekt

të gjithë emrat janë hequr

Menaxher komisionimi i shërbimeve universale

kryetar dhe sponsor/drejtues i projektit kryetar i bordit

specialist komisionimi për kujdesin në shtëpi

zëvendëskryetar dhe sponsor/drejtues i projektit dhe ofrim i mbështetjes teknike për kujdesin në shtëpi

anëtar i përhershëm i komisionit

zyrtar prokurimi Menaxhon projektin e tenderit (i rekrutuar specifikisht për të menaxhuar këtë tender)

komisioni i përhershëm

Menaxheri i cilësisë

garantimi i cilësisë anëtar i përhershëm i komisionit

150 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

specialist i ndjekjes së kontratës, menaxher për kujdesin në shtëpi

Mbështetje për projektin dhe mbështetje teknike për ofrimin e kujdesit në shtëpi


specialist mbështetës për kujdesin në shtëpi

administrimi i projektit anëtar i përhershëm i komisionit

specialist komisionimi për fëmijët

Mbështetje për projektin dhe mbështetje teknike për projektin lidhur me fushat me nevoja për specialist në fazën e parakualifikimit dhe të vlerësimit të ofertave për kërkesat e kujdesit në shtëpi për të rriturit me probleme të shëndetit mendor


nëpunës specialist për komisionimin

Mbështetje teknike për projektin lidhur me fushat me nevoja për specialist në fazën e parakualifikimit dhe të vlerësimit të ofertave për kujdesin shtesë të kujdesit urgjent të strehimit, demencës, neurologjik dhe të rehabilimit nga alkooli dhe për format e tjera të shërbimeve speciale për personat e moshuar dhe për personat me aftësi të kufizuara fizike

anëtar me raste, sipas nevojës

komisioner për shëndetin mendor

Mbështetje teknike për projektin lidhur me fushat me nevoja për specialist në fazën e parakualifikimit dhe të vlerësimit të ofertave për kërkesat e kujdesit në shtëpi për të rriturit me probleme të shëndetit mendor anëtar me raste, sipas nevojës


komisioner për kujdesin social

Mbështetje teknike për projektin lidhur me fushat me nevoja për specialist në fazën e parakualifikimit dhe të vlerësimit të ofertave


jurist për kontratat

Mbështetje teknike ligjore për projektin anëtar me raste, sipas nevojës

151 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.4 arsYet për përjashtimin e persOnave nga kOmisiOni i vLerësimit

personat mund të përjashtohen nga pjesëmarrja në komisionin e vlerësimit nëse:

n ata kanë një konflikt interesi, që do të thotë se p.sh. ata kanë:

një interes të madh në një prej operatorëve ekonomikë që marrin pjesë

në tender;

punuar më parë me një nga operatorët ekonomikë;

një mik apo një të afërm që punon për një nga operatorët ekonomikë;

deklaruar një preferencë për një nga operatorët ekonomikë;

n nuk kanë përvojë të mjaftueshme për të marrë pjesë në vlerësim. sidoqoftë,

avantazhi i vlerësuesit të pavarur mund të jetë mungesa e përvojës së tij/saj;

n ndarja e detyrave është një problem dhe në këtë rast përdoruesit e fundit

ose hartuesit të specifikimeve mund t'i kërkohet të dorëhiqet nga komisioni i

vlerësimit.

Rregullat mbi përshtatshmërinë e anëtarëve të komisionit janë të definuara në lpp dhe në kodin etik të prokurimit. sipas këtyre rregullave kërkohet që:

n anëtarët e komisionit duhet t`i plotësojnë të gjitha kriteret e përshtatshmërisë të përkufizuara në paragrafin 3 te nenit 65 të ligjit për prokurimin publik. prandaj personat që nuk plotësojnë ndonjërin nga kushtet e përcaktuara në paragrafin 65.3 të përmendura më poshtë, nuk janë të pranueshëm:

3.1. është shpallur fajtor nga një gjykatë kompetente për kryerjen e një vepre penale ose civile duke përfshirë praktikat e korrupsionit, larjen e parave, dhënien e mitos, avantazhe ose aktivitetet e ngjashme me ato të përshkruara në paragrafin 1. të nenit 130 të këtij ligji sipas ligjeve dhe rregulloreve në fuqi në kosovë ose në cilindo shtet, ose në çfarëdo marrëveshje ose konvente ndërkombëtare;

3.2. është deklaruar i papërshtatshëm, kur autoriteti kontraktues zbulon se kjo është një shkelje e rëndë profesionale;

3.3. është shpallur fajtor nga një gjykatë kompetente për kryerjen e një vepre penale serioze të pjesëmarrjes në aktivitetet e një organizate kriminale, që përkufizohet si asociacion i strukturuar dhe i krijuar gjatë një periudhe kohore dhe që vepron në mënyrë të organizuar me qëllim të përfitimit financiar përmes veprimeve që konsiderohen si kriminale ose të kundërligjshme në vendin ku ndodhin ato; ose

3.4. është shpallur fajtor për mashtrim apo një akt të ngjashëm me mashtrim nga një gjykatë kompetente;

3.5. është konstatuar nga një gjykatë kompetente, agjenci administrative ose organizatë për zbatimin e standardeve të sjelljes profesionale, se është sjellë në mënyrë joprofesionale; ose

3.6. është konstatuar nga një gjykate kompetente se ka bërë keqinterpretime para autoriteteve publike në kosovë ose diku tjetër.

n të gjithë anëtarët e komisionit duhet të nënshkruajnë deklaratën me shkrim nën betim duke deklaruar se ai/ajo do t`i kryejë me ndershmëri e besnikëri aktivitetet e prokurimit të autoritetit kontraktues në pajtim me këtë ligj .

n të gjithë anëtarët e komisionit u nënshtrohen rreptësisht dispozitave të nenit 11 të lpp përkitazi me ruajtjen e informacioneve sekrete afariste. numri minimal i anëtarëve të komisionit vlerësues të tenderëve është tre, por numri mund të jetë më i lartë (treshi nuk është kufiri).por, gjithnjë, numri duhet të jetë tek.

152 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.5 detYrat e kOmisiOnit të vLerësimit – kuptimi theLBësOr

anëtarët e komisionit të vlerësimit duhet të kuptojnë historinë e prokurimit, duke përfshirë

njohuritë për procesin që po përdoret për të realizuar prokurimin dhe ata duhet të kuptojnë

qartë mekanizmin e vlerësimit me pikë që do të përdoret. ata gjithashtu duhet të njohin

çështjet ligjore dhe kërkesat statutore.

anëtarët e komisionit të vlerësimit duhet të kuptojnë kontekstin duke përfshirë:

n objektivat e përgjithshëm të biznesit të autoritetit kontraktues

n objektivin(at) e këtij prokurimi

n përfitimet që ky prokurim pritet t'i sjellë autoritetit kontraktues

n kostot që janë të përfshira në realizimin e këtij prokurimi

n parimet e prokurimit publik, siç përcaktohen në legjislacionin kombëtar të

prokurimit

në lidhje me procesin e prokurimit, anëtarët e komisionit të vlerësimit duhet të kuptojnë:

n procesin e përdorur për të përzgjedhur operatorët e mundshëm ekonomikë

n specifikimet, të paktën në terma të përgjithshëm

n lëvrimet kyçe bazuar në specifikime, siç shprehet në kriteret e vlerësimit dhe

klasifikimit

n faktin që kriteret e vlerësimit dhe klasifikimit nuk mund të ndryshohen

n faktin që komunikimi me operatorët ekonomikë duhet të kanalizohet nëpërmjet

njësisë së prokurimit

anëtarët e komisionit të vlerësimit duhet të kuptojnë vlerësimin me pikë:

n procesin që do të përdoret për të vlerësuar me pikë ofertat nga operatorët

ekonomikë

n faktin se i njëjti proces dhe e njëjta metodologji vlerësimi duhet të përdoret për të

gjithë operatorët ekonomikë

n nevojën për ta përjashtuar veten e tyre nga procesi i vendimmarrjes nëse kanë

konflikt interesi ose nëse ndihen të pakualifikuar ose të paaftë për t'u angazhuar

në proces

një autoritet kontraktues përfshiu deklaratën e mëposhtme në dokumentacionin e tij ligjor

të qeverisjes:

“i gjithë qëllimi (i vlerësimit) është të sigurojë se këshilli të caktojë një firmë/disa firma

të afta për të punuar me ne për të:

n arritur objektivat tona siç përcaktohet në ftesën për ofertë.

n kontribuuar në një përmirësim të vazhdueshëm të shërbimit për përdoruesit e

fundit.

n zhvilluar një proces transparent dhe të dokumentuar mirë, i cili është i drejtë

dhe i barabartë.”

www.eastrenfrewshire.gov.uk

153 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.6 detYrat e kOmisiOnit të vLerësimit – detYra specifike që "duhen zBatuar"

një qasje e strukturuar për vlerësimin, e cila mbështetet në kriteret e vlerësimit dhe klasifikimit,

është një pjesë jetike e një qasjeje me vlerën më të mirë për prokurimin.

procesi i vlerësimit përqendrohet në mënyrën sesi çdo operator ekonomik propozon të

përmbushë kërkesat e autoritetit kontraktues (çështjet e cilësisë) dhe koston totale të

përmbushjes së asaj kërkese (çështjet e kostove).

secili anëtar i komisionit të vlerësimit duhet:

n të kuptojë procesin dhe historinë e prokurimit

n të ketë kohë të luajë rolin e tij plotësisht

n të lexojë plotësisht dokumentet që përbëjnë specifikimet dhe kërkesat

n ta lexojë plotësisht ofertën e secilit operator ekonomik

n të respektojë konfidencialitetin e informacionit në të cilin i është dhënë akses

n të jetë i përgatitur të marrë pjesë në prezantimet e operatorëve ekonomikë dhe/

ose në takimet sqaruese, aty ku nevojitet

n të jetë i përgatitur të kryejë vizita në kantieret e operatorëve ekonomikë ose në

sheshet e referencës, aty ku nevojtitet

n të mbajë shënime për pyetje rreth ofertës që duhet të sqarohen me kolegët e

tjerë dhe/ose operatorët ekonomikë

n të bindë veten se ka aftësinë të kryejë vlerësimin që kërkohet prej tij. kjo vendos

një kërkesë për nivelin e përshtatshëm të aftësive teknike dhe të kompetencave

të tjera për disa nga anëtarët e komisionit. anëtarët e tjerë të komisionit mund t'i

shtohen kompetencës teknike të këtyre specialistëve.

n ta vlerësojë ofertën e çdo operatori ekonomik kundrejt kritereve të vlerësimit

dhe klasifikimit në përputhje me metodologjinë e vënies së pikëve. në disa raste,

anëtarëve të komisionit do t'u kërkohet të:

vlerësojnë në mënyrë të pavarur dhe më pas të takohen me të gjithë

komisionin për të dalë në një vlerësim të përbashkët

vlerësojnë atë pjesë të ofertës që lidhet vetëm me specialitetin e tyre

lexojnë dokumentet dhe të marrin pjesë në një takim për vlerësimin me

anëtarët e tjerë të komisionit

vlerësojnë një pjesë teknike të ofertës pa shqyrtuar elementet tregtare të

ofertës (në varësi të specialitetit të tyre)

vlerësojnë një pjesë ekonomike të ofertës pa parë elementet teknike të

ofertës (në varësi të specialitetit të tyre)

n ta vlerësojë çdo ofertë bazuar në meritën e saj dhe jo në krahasim me ofertat e

tjera. ndërkohë që pranohet se moderimi do të përfshijë krahasimin e pikëve të

vlerësimit ndërmjet ofertave, vlerësuesit duhet të mbajnë në nivelin minimal çdo

krahasim të tillë.

n të japë deklarata të qarta, koncize, por të kuptueshme, në mbështetje të pikëve

të dhëna gjatë procesit të vlerësimit. arsyeja logjike për zgjedhjen e një operatori

ekonomik që do të rekomandohet për t'u shpallur fitues duhet të jetë transparente

dhe e mbështetur në të gjithë vlerësimin mbështetës.

154 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

n të përdorë vetëm informacionin që përfshihet në ofertat e operatorëve

ekonomikë. vlerësuesit nuk duhet të marrin në konsideratë informacionin e

siguruar nga burime të tjera jashtë procesit të tenderit. asnjë pikëpamje, supozim

ose hamendje e huaj nuk duhet të ndikojë në vlerësim.

n t'i ruajë dokumentet dhe/ose shënimet dhe materialet e vlerësimit elektronik për

qëllimet e auditit

n të veprojë në përputhje me legjislacionin acquis të Be-së

n të marrë një vendim për shpalljen e fituesit mbi bazën e kostos më të ulët ose të

kriterit Meat (tenderi ekonomikisht më i favorshëm)

2.7 vLerësimi me pikë

komisionet e vlerësimit duhet të vlerësojnë dhe t'i vendosin pikët për oferta në përputhje

me kriteret dhe mënyrën e klasifikimit të shpallur paraprakisht, si dhe duke përdorur

metodologjinë e miratuar. Modulet e4 dhe e5 trajtojnë më hollësisht vendosjen e kritereve

të vlerësimit dhe vlerësimin e ofertave.

2.8 përgjegjshmëria e kOmisiOnit të vLerësimit

anëtarët e komisionit të vlerësimit janë përgjegjës ndaj autoritetit të tyre kontraktues,

autoriteti kontraktues është përgjegjës ndaj zyrtarëve të zgjedhur (në rastin kur autoriteti

është një organ i zgjedhur) dhe zyrtarët e zgjedhur janë përgjegjës përpara publikut të gjerë.

sipas ligjit të prokurimit përgjegjësia kryesore në procesin e prokurimit bie mbi zyrtarin e

prokurimit, por edhe përgjegjësia e anëtarëve të komisionit është e madhe, edhe pse kanë

vetëm rol këshillues e jo vendimmarrës. anëtarët e komisionit obligohen të nënshkruajnë

deklaratën nën Betim, me të cilën marrin përgjegjësi administrative e penale në rast të

shkeljeve të qëllimshme të ligjit, zbulimit të konfidencialitetit apo ndonjë forme tjetër të

deklarimit të rrejshëm apo mashtrimit.

sipas legjislacionit tonë, prania e të zgjedhurve politik në autoritete kontraktuese është

gjithnjë prezente, e cila shfaqet në 2 forma, kushtimisht të cilësuara si direkte e indirekte.

në këtë kontekst anëtarët e komisionit përgjigjen direkt në radhë të parë ndaj autoritetit

kontraktues, kurse ak mëtej përgjigjet para strukturës politike udhëheqëse të autoritetit

publik si aksionar - Ministrit në nivel qendror apo kryetarit të komunës në nivelin lokal.

ndërkaq, autoritetet tjera kontraktuese si ndërmarrjet publike e agjencitë e pavarura,

poashtu japin llogari indirekte tek këto autoritete përmes Bordit të drejtorëve, i cili zgjidhet

me miratim nga kuvendi i kosovës në nivelin qendror ose nga asambleja komunale për

nivelin lokal.

ky zingjir i llogaridhënies natyrisht që mbyllet tek përgjegjësia e vazhdueshme ndaj

qytetarëve.

Moduli B1 trajtoi faktin se llogaridhënia mund të ndahet në përgjegjësi për vendimet dhe

përgjegjësi për t'iu përgjigjur pyetjeve. shpallja e një kontrate fituese në fund të një procesi

vlerësimi të tenderit është një vendim madhor dhe rreth tij mund të ngrihen pyetje. zyrtarët

e prokurimeve dhe palët e interesuara duhet të sigurojnë që aktiviteti i vlerësimit të mbyllet

me një raport.

një shembull i një modeli raporti të marrë nga faqja e internetit e zyrës së Qeverisë tregti në

MB (ogC) është bashkëngjitur në këtë dokument si shtojca a.

155 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

Raporti përfshin titujt e mëposhtëm, të cilët mund të përshtaten për të përmbushur

kërkesat individuale:

n përmbledhje ekzekutive: kjo përmbledhje përshkruan procesin e ndjekur për të

arritur te vendimi

n Qëllimi: qëllimi i këtij dokumenti është të paraqesë një rekomandim

n hyrje: hyrja përshkruan përmbajtjen e dokumentit dhe

personin që e ka hartuar atë

n historiku: ky seksion përshkruan mënyrën e publikimit të kërkesave, numrin e

marrë të shprehjeve të interesit, numrin e ofertave të paraqitura dhe mënyrën e

realizimit të listës së shkurtër

n procesi i vlerësimit: ky seksion përshkruan mënyrën e marrjes dhe hapjes së

ofertave, kontrollin e pajtueshmërisë, vlerësimin cilësor dhe ekonomik, sqarimet,

takimet e ndërmjetësimit, prezantimet e operatorit ekonomik, auditimet në terren

dhe përdorimin e ankandeve elektronike, nëse është kjo mënyra

n Rezultatet e vlerësimit: ky seksion përshkruan vlerësimin cilësor dhe ekonomik të

ofertave

n pikët totale: ky seksion përmbledh pikët e përgjithshme të operatorëve ekonomikë

n Rekomandimi: ky seksion tregon se cili operator/cilët operatorë ekonomikë

propozohet për kontratën mbi bazën e vlerësimit dhe cilët operatorë ekonomikë

kanë qenë të pasuksesshëm

n Miratimi: këtu grupi i vlerësimit kërkon miratimin e vendimit të tyre nga një

drejtues i lartë në autoritetin kontraktues

n shtojcat: shtojcat mund të ofrojnë të dhënat e nevojshme mbështetëse

2.9 përmBLedhje

palët e interesuara kanë një rol jetik në procesin e prokurimit. gjatë vlerësimit të ofertave palët

e interesuara duhet të jenë objektive dhe të punojnë shumë në emër të të gjithë autoritetit

kontraktues, duke siguruar se ata e kuptojnë historinë e prokurimit dhe se ata janë të

ndërgjegjshëm për parimet e prokurimit publik siç parashtrohen në legjislacionin kombëtar

të prokurimit. aty ku ka një konflikt interesi, palët e interesuara duhet ta përjashtojnë veten

e tyre nga komisioni i vlerësimit të ofertave. vendosja e pikëve duhet të zhvillohet në një

mënyrë të drejtë dhe transparente dhe palët e interesuara duhet të kuptojnë se ata janë

përgjegjës për veprimet e tyre për aq kohë sa janë anëtare të komisionit të vlerësimit.

156 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3. rOLet e paLëve të interesuara gjatë prOcesit të prOkurimit

3.1 hYrje

palët e interesuara japin kontribut në procesin e prokurimit, si dhe kanë kërkesa nga

procesi.

palët tipike të interesuara në prokurimin publik përfshijnë personat në rolet e mëposhtme:

n organi drejtues i autoritetit kontraktues

n përfaqësuesit e zgjedhur

n organet rregullatore

n operatorët ekonomikë

n specialistët teknikë

n klientët e brendshëm (përdoruesit e mallrave dhe shërbimeve)

n auditin e brendshëm dhe të jashtëm

n financën

n ekspertët ligjorë

palët e ndryshme të interesuara brenda autoritetit kontraktues do të kërkojnë:

n të përfshihen në faza të ndryshme të prokurimit;

n të përshihen në çështjet që lidhen me interesin specifik të vetë sektorit të tyre.

zyrtarët e prokurimeve duhet ta planifikojnë qasjen në ushtrimin e një prokurimi

të caktuar në mënyrë të tillë që të përfshijnë kohën dhe komunikimin me palët e

interesuara, të cilët janë të rëndësishëm për prokurimin në fjalë.

Mund të vini re se zyrtarët e prokurimeve nuk janë të përfshirë në listën e mësipërme të

palëve të interesuara. në këtë modul nuk ka tekst që i referohet interesit të tyre në proces

për shkak se kjo temë u trajtua në modulin B3. gjithashtu, ju mund t'i referoheni disa prej

këtyre palëve të interesuara me emra të ndryshëm dhe mund të përfshini palë të tjera të

interesuara.

ky seksion shqyrton këto palë të interesuara dhe mënyrën dhe kohën kur duhet të

përfshihen në procesin e prokurimit. hapat në modelin e ciklit të prokurimit të prezantuar

në modulin B2 dhe referuar në modulin B3 përmenden përsëri në këtë seksion.

3.2 paLët individuaLe të interesuara

3.2.1 Organi drejtues i autoritetit kontraktues

organi drejtues i autoritetit kontraktues ka një interes në praktikën më të mirë të prokurimit,

sepse ai është përgjegjës për procesin e prokurimit. ai nuk dëshiron që vendimet e tij të

raportohen negativisht në shtyp ose të kontestohen nga organet e rishqyrtimit. do të ishte

mirë të sigurohej se:

n planifikimi vjetor zhvillohet

n raportimi mbështetet në vendimet e marra dhe në procesin e ndjekur, kështu që

organi drejtues mund të sigurohet se autoriteti kontraktues për të cilin ai është

përgjegjës po funksionon siç duhet

n anëtarët kanë një përfshirje të vogël çdo ditë në procesin e prokurimit,

megjithëse ata mund të kenë një rol në hapjen e ofertave (hapi 15) dhe në

miratimin e aktiviteteve (hapat 1, 8, 9, 19, 33 dhe 37)

n gjatë aktiviteteve që çojnë në publikimin e një njoftimi për prokurim, personat që

157 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

punojnë në fushën e prokurimit dhe në atë të palëve të interesuara ndjekin praktikën

më të mirë duke:

përdorur specifikimet e përgjithshme

përcaktuar kriteret e vlerësimit dhe klasifikimit

marrë në konsideratë kushtet e kontratës

marrë në konsideratë matjen e performancës

ndjekur proceset e përshkruara për publikimin e njoftimit

n gjatë procesit të prokurimit:

ndiqen proceset ligjore të brendshme dhe të jashtme

vendimet e vlerësimit bëhen në bazë të meritës dhe duke ndjekur

kriteret dhe mënyrën e vlerësimit të vendosur paraprakisht nga autoriteti

kontraktues

n gjatë menaxhimit të kontratës, anëtarët e organit drejtues do të përfshihen vetëm

në raste të jashtëzakonshme - zakonisht kur një çështje e menaxhimit të kontratës

ndikon në autoritetin kontraktor. në thelb ata janë të kënaqur kur shohin raportet

periodike dhe kur bëjnë pyetje kur është e nevojshme, megjithëse në disa raste ata

mund të përfshihen në kontratat e profilit të lartë.

3.2.2 përfaqësuesit e zgjedhur

përfaqësuesit e zgjedhur do të kërkojnë më pak përfshirje sesa anëtarët e organit drejtues

të autoritetit kontraktues. sidoqoftë, ata do të duan të shohin raporte ose ekstrakte që i

dërgohen organit drejtues. ata gjithashtu mund të jenë objektiv i operatorëve ekonomikë

që kërkojnë informacion dhe mund të kenë nevojë të jenë të informuar rreth proceseve dhe

procedurave. përfaqësuesit e zgjedhur mund të marrin pjesë gjithashtu në komisionet e

vlerësimit.

3.2.3 rregullatorët

secili shtet do të ketë një organ kombëtar që rregullon funksionimin e prokurimit publik

dhe/ose është përgjegjës për implementimin e politikave të prokurimit publik. kjo rregullore

vihet në lëvizje nëpërmjet raportimit të përshkruar në modulin B3 dhe rregullatorët presin

të informohen rreth aktivitetit të prokurimit të autoritetit kontraktues. sipas lpp autoriteti

përgjegjës rregullator i prokurimit publik në kosovë është komisioni Rregullativ i prokurimit

publik. ligji i pp, pjesa vi, neni 86.1, përcakton funksionin dhe pozitën e tij : “kRpp është

agjenci e pavarur rregullatore, që do të thotë se asnjë zyrtar publik nuk mund të ushtrojë ose

të përpiqet të ushtrojë ndikim në kRpp në lidhje me ndonjë veprim ose vendim të caktuar

operacional apo rregullativ të kRpp-së.”

kRpp është përgjegjëse për zhvillimin, funksionimin dhe mbikëqyrjen e përgjithshme të

sistemit të prokurimit publik në kosovë, dhe i ushtron funksionet që i jepen nga ky ligj.

kRpp, bashkë me organet tjera qendrore të prokurimit, organin shqyrtues të prokurimit dhe

agjencinë Qendrore të prokurimit janë bartëse të politikave të rregullimit dhe funksionimit

të gjithmbarshëm të sistemit të prokurimit publik në kosovë. funksioni, roli, fushëveprimi

dhe kompetencat e tyre janë të përcaktuara me lpp (pjesa vi, vii e viii). këto agjenci kanë

funksione të ndara në krijimin dhe implementimin e politikave të prokurimit.

158 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

duhet sqaruar se përgjegjësinë për implementimin e politikave të trajnimit dhe certifikimit të

zyrtarëve të prokurimit publik në kosovë e bartë instituti i kosovës për administratë publike

në bashkëveprim me kRpp-n.

ndërkaq, autoritetete kontraktuese kanë përgjegjësinë dhe detyrimet që t’i zbatojnë këto

rregulla e procedura si dhe të raportojnë për punën e tyre tek organet qendrore të prokurimit.

3.2.4 Operatorët ekonomikë

operatorët ekonomikë kanë interes në procesin e prokurimit. ata janë gjithashtu një burim

për autoritetet kontraktuese dhe operatorët ekonomikë, normalisht dëshirojnë të veprojnë

brenda kuadrit të legjislacionit të prokurimit publik dhe acquis së Be-së.

fokusi i operatorëve ekonomikë është të kuptojnë çfarë kërkohet prej tyre dhe në dorëzimin

e një oferte që përmbush më së miri nevojat e autoritetit kontraktues, ndërkohë që i lejon ata

të kenë një përfitim. personat që punojnë me disa operatorë ekonomikë do të përpiqen të

ndikojnë hapat 1, 2, 3 dhe 5 të procesit, duke rezultuar në një specifikim që lidhet më ngushtë

me vetë ofertën(at) e tyre. zyrtarët e prokurimeve dhe palët e tjera të interesuara duhet ta

mënjanojnë këtë shteg, sepse ajo pengon konkurrencën e drejtë, nuk është transparente

dhe rrallë ofron vlerë për paratë.

disa persona që punojnë për operatorët ekonomikë gjithashtu do të përpiqen të marrin

trajtim favorizues gjatë procesit të tenderimit dhe ata madje mund të kërkojnë të negociojnë

nga pozicioni i fillimit të ofruar nga oferta e tyre. zyrtarët e prokurimeve dhe palët e tjera të

interesuara duhet të punojnë brenda kuadrit të rregullave të parashtruara në legjislacionin e

prokurimit publik dhe në acquis të Be-së.

Menaxhimi i kontratës mund të ofrojë gjithashtu një mundësi për operatorët ekonomikë për

të kërkuar ndryshime në pjesë të kërkesave, të cilat duhet të merren në konsideratë brenda

qëllimit fillestar të prokurimit.

komentet e mësipërme mund të duken se japin një imazh të keq për operatorët ekonomikë.

tre paragrafët e mësipërm duhet të shihen si skenari i rastit më të keq. shumë operatorë

ekonomikë punojnë në përputhje me legjislacionin e prokurimit publik dhe acquis të Be-së.

3.2.5 specialistët teknikë

specialistët teknikë kanë një rol kryesor për të luajtur në një sërë hapash gjatë procesit të

prokurimit. këto hapa janë të specifikuara më poshtë:

hapi emri i hapit përfshirja e specialistëve teknikë

1 planet vjetore të prokurimit

specialistët teknikë mund të japin këshilla mbi opsionet dhe kërkesat për të përmbushur nevojat e biznesit të përcaktuara në planin vjetor të prokurimit.

2 përcaktimi i nevojave zyrtarët teknikë duhet të përfshihen në debatin rreth kërkesave me përdoruesit, zyrtarët e prokurimeve dhe të tjerë në autoritetin kontraktues. opsionet dhe zgjidhjet vijnë nga këto diskutime dhe çojnë te specifikimet.

159 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

5 specifikimi specialistët teknikë duhet të hartojnë specifikimet e përgjithshme me palët e tjera të interesuara.

6 Matja e performancës specialistët teknikë duhet të kontribuojnë në përcaktimin e kërkesave të performancës me palët e tjera të interesuara.

8 ndërtimi i studimit të biznesit

specialistët teknikë mund të japin ndihmën e tyre në këtë hap të procesit.

14 trajtimi i pyetjeve/kërkesave

specialistët teknikë duhet të merren me pyetjet teknike nga operatorët ekonomikë (nëpërmjet prokurimit).

16 përzgjedhja (kualifikimi) i operatorëve ekonomikë

specialistët teknikë mund të luajnë një rol kyç në vlerësimin e kompetencës teknike të operatorëve ekonomikë.

17 vlerësimi specialistët teknikë duhet të vlerësojnë elementet teknike të ofertës së operatorit ekonomik.

25 angazhimi me kontraktorin

specialistët teknik mund të kenë një rol të vogël në këtë hap të procesit, nëse nevojitet.

29 kontrolli i cilësisë aty ku është e nevojshme, specialistët teknikë kryejnë kontrollet e duhura të cilësisë për autoritetin kontraktues në kantierin(et) e operatorit ekonomik ose në sheshin ku po ndërtohet një objekt.

32 inspektimi aty ku është e nevojshme, specialistët teknikë kryejnë kontrollet e duhura të cilësisë për mallrat, punët, materialet dhe shërbimet e marra.

36 shqyrtimi i performancës specialistët teknikë duhet të përshihen në shqyrtimin e performancës së mallrave dhe shërbimeve për të garantuar se ato përmbushin kriteret e parashtruara më parë në proces.

37 përmirësimi i vazhdueshëm

specialistët teknikë mund të luajnë rol në punën me palët e tjera të interesuara për përmirësimin e vazhdueshëm të mallrave dhe shërbimeve.

3.2.6 klientët e brendshëm (përdoruesit/marrësit e mallrave, punëve, materialeve dhe shërbimeve)

aty ku prokurimi praktikohet keq, personat nga fushat e autoritetit kontraktues, të cilët

përdorin mallrat, punët, materialet dhe shërbimet e blera për ta, nuk përfshihen në procesin

e prokurimit.

praktika më e mirë është të përfshihet staf nga departamentet e përdoruesve si "klientë të

brendshëm", si në nivelin e menaxherit, ashtu edhe në nivelin e "zbatuesit" në një numër

hapash gjatë procesit. këto hapa janë të specifikuara më poshtë:

160 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi emri i hapit përfshirja e klientëve të brendshëm


klientët e brendshëm mund të japin këshilla mbi specifikat e kërkesave të tyre për vitin e ardhshëm dhe punojnë me specialistët teknikë për të përcaktuar planin vjetor.

2 përcaktimi i nevojave klientët e brendshëm duhet të jenë në krye të debatin rreth kërkesave me zyrtarët e prokurimeve dhe të tjerët në autoritetin kontraktues. opsionet dhe zgjidhjet vijnë nga këto diskutime dhe çojnë te specifikimet.

5 specifikimi klientët e brendshëm duhet t'i shqyrtojnë pjesët e specifikimeve të përgjithshme bashkë me specialistët teknikë.

6 Matja e performancës klientët e brendshëm duhet të kontribuojnë në përcaktimin e kërkesave të performancës me palët e tjera të interesuara dhe specialistët teknikë.


klientët e brendshëm duhet të jenë aktorët kyçë në këtë hap të procesit.

9 Miratimi klientëve të brendshëm mund t'u bëhen pyetje rreth studimit të biznesit dhe nevojës për blerje gjatë procesit të miratimit.

14 trajtimi i pyetjeve/kërkesave

klientëve të brendshëm mund t'u duhet të merren me pyetjet/kërkesat nga operatorët ekonomikë (nëpërmjet zyrtarëve të prokurimeve).


klientët e brendshëm mund të luajnë një rol në vlerësimin e kompetencës teknike të operatorëve ekonomikë në disa raste.

17 vlerësimi klientët e brendshëm duhet të kenë një rol në vlerësimin e ofertave të operatorëve ekonomikë.

161 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi


25 angazhimi me kontraktorin

klientët e brendshëm duhet të kenë një rol në këtë hap të procesit.

29 kontrolli i cilësisë aty ku është e nevojshme, klientët e brendshëm mund të përfshihen në kontrollet e cilësisë.

32 inspektimi aty ku është e nevojshme, klientët e brendshëm mund të përfshihen në kontrollet e cilësisë për mallrat, punët, materialet dhe shërbimet e marra.

36 shqyrtimi i performancës klientët e brendshëm duhet të përfshihen në shqyrtimin e performancës për mallrat dhe shërbimet për të siguruar që ato përmbushin kriteret e përcaktuara në fillim të procesit.

37 përmirësimi i vazhdueshëm

klientët e brendshëm mund të luajnë një rol në punën me palët e tjera të interesuara për përmirësimin e vazhdueshëm të mallrave dhe shërbimeve.

38 hedhja/asgjësimi klientët e brendshëm mund të luajnë një rol në hedhjen/asgjësimin në kohë të mallrave dhe materialeve që nuk nevojiten më.

3.2.7 auditi i brendshëm dhe i jashtëm

përdorimi i termit "audit" i referohet punës së një funksioni të auditit profesional

brenda kompanisë dhe çdo auditi të jashtëm të punësuar nga kompania.

auditi do të ishte i interesuar të kontrollonte se proceset dhe procedurat janë

ndjekur qartë. ekzistojnë standarde ndërkombëtare kontabiliteti http://www.iasb.

org/ifRs+summaries dhe standarde kontabiliteti kombëtare dhe të dyja këto

ndikojnë në proceset e prokurimit, për shembull në vlerësimin e stoqeve.

162 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi emri i hapit përfshirja e auditit


në disa shtete plani vjetor i prokurimit do të vendosë një kufi për prokurimet që do të kryhen në vitin vijues dhe, nëse është ky rasti, auditi do të dojë të kontrollojë se prokurimi nuk kalon përtej këtij kufiri. auditimi i brendshëm dhe i jashtëm në sistemin e pp në kosovë kanë funksionin kontrollues, verifikues, korrektues, po edhe këshillues për ecurinë e procesit, shmangiet, dhe dështimet në përmbushjen e kërkesave ligjore në menaxhimin e fondeve publike. procesi i prokurimit në çdo fazë të tij mund të jetë objekt i auditimit të brendshëm, por rëndom kjo ndodh tek pasiqë proceset kanë përfunduar, kështuqë impakti i auditimit ka efekt kryesisht korrektues e rrallëherë preventiv ( kjo ndodh kur auditimi kërkohet gjatë ndonjë faze të procesit). në këtë kontekst, planifikimi i prokurimit nuk bën përjashtim. gjetjet eventuale të shmangieve nga plani vjetor i prokurimit, evidentohen dhe procedohen tek organet vendimmarrëse për korrigjim, por të njëjtat mund të jenë objekt i sanksioneve ligjore.(info: kuadri institucional i auditimit në kosovë .docx)


auditi mund të dojë të shqyrtojë studimin e biznesit, në rast se është bërë një i tillë.

9 Miratimi auditi do të dëshirojë të kontrollojë nëse janë dhënë miratimet e nevojshme.

12 publikimi i njoftimit të kontratës së prokurimit

auditi do të dëshirojë të sigurohet se njoftimi i prokurimit është publikuar sipas procedurave të përcaktuara.

15 Marrja e ofertave auditi do të dëshirojë të kontrollojë nëse janë ndjekur proceset e miratimit të ofertave.


auditi do të dëshirojë të shqyrtojë kontrollet dhe rezultatet e procesit të kualifikimit.

17 vlerësimi auditi do të dëshirojë të shqyrtojë vlerësimin me pikë dhe procesin e raportimit të përdorur për të regjistruar vlerësimin e ofertave.

163 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi


19 aprovimi i kontratës auditi do të dëshirojë të kontrollojë marrjen e miratimeve të nevojshme dhe konfirmimin nëpërmjet nënshkrimit për kontratën e shpallur fituese. auditi gjithashtu do të dëshirojë të shqyrtojë këtu ndarjen e detyrave. aty ku plani vjetor i prokurimit vendos një kufi të prokurimeve për t'u kryer vitin e ardhshëm, auditi do të dojë të kontrollojë se prokurimi është brenda kufijve të planit vjetor. sipas legjislacionit tonë, auditimet brenda autoritetit kontraktues kryhen sipas një plani të auditimit, çka nënkupton se aktivitetet e prokurimit mund të jenë objekt auditimi herë pas here, ose edhe vetëm në ndonjë fazë të procesit. kështu ngjan edhe në rast të kontrollit të procedurave të propozimit për shpërblim me kontratë. për këtë fazë të procesit auditori kërkon të sigurohet se,

n si është krijuar komisioni i vlerësimit, çfarë përfaqësimi e kualifikimi kanë anëtarët e komisionit, a mos ka pas ndonjë konflikt interesi, etj;

n kontrollon ecurinë e zotimit dhe aprovimit të mjeteve për atë projekt.

n shikon përshtatshmënë formale të ofertave e të oe-ve;

n kontrollon dhe analizon rrjedhën e objektivitetit në vlerësim, respektivisht krahasimin e ofertave sipas kritereve të kërkuara;

n kontrollon raportin e vlerësimit në mos ka pas ndonjë paqartësi, vërejtje apo edhe kundërshti në mes të anëtarëve të komisionit në marrjen e vendimit,

n ekzaminon edhe aspektet tjera formale të udhëheqjes së procedurës si, aplikimi i formularëve standardë të vlerësimit, nënshkrimet, korespondencat e zhvillimet tjera deri në nënshkrim të kontratës.

22 shpallja e kontratës fituese

auditi do të dëshirojë të sigurohet se njoftimi për shpalljen e kontratës fituese është publikuar sipas procedurave të përcaktuara. kjo mund të jetë pjesa e parë e verifikimit në tre drejtime.

26 aktivizimi i mekanizmave të porositjes

auditi do të dëshirojë të kontrollojë nëse procesi i aktivizimit të porositjes është i vlefshëm dhe nëse është kryer ndarja e detyrave. kjo mund të jetë gjithashtu pjesa e parë e verifikimit në tre drejtime nëse përdoret një urdhër furnizimi.

164 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi


31 Marrja në dorëzim auditi do të dëshirojë të sigurohet se marrja në dorëzim është bërë kundrejt një urdhri të vlefshëm dhe se është kryer ndarja e detyrave, veçanërisht nëse marrja në dorëzim rezulton në një aktivizim për pagesë.

32 inspektimi auditi do të dëshirojë të sigurohet që personat e kualifikuar verifikojnë përputhshmërinë me qëllimin e mallrave dhe shërbimeve të marra.

34 dorëzimi te palët e interesuara

auditi do të dojë të kontrollojë autorizimin për të furnizuar palët e interesuara me mallra stoku.

35 pagesa auditi do të dëshirojë të sigurohet se është kryer verifikimi në tre drejtime përpara ekzekutimit të pagesës.

38 hedhja/asgjësimi auditi do të dëshirojë të sigurohet se është arritur vlera për paratë për artikujt e shitur nëpërmjet procesit të eliminimit dhe se është kryer ndarja e detyrave.

3.2.8 financa

financa do të kërkojë ndershmërinë e procesit të prokurimit dhe të personave që e drejtojnë

atë. ata do të duan të kontrollojnë proceset dhe procedurat për të siguruar, brenda mundësive

që u lejohet, që ata të mos marrin komente negative gjatë rishikimit të proceseve nga auditi.

ekzistojnë standarde ndërkombëtare kontabiliteti http://www.iasb.org/ifrs+summaries

dhe standarde kontabiliteti kombëtare dhe të dyja këto ndikojnë në proceset e prokurimit,

për shembull në vlerësimin e stoqeve.

sipas legjislacionit të prokurimit procesi i planifikimit të prokurimit mbështetet në planifikimin

financiar dhe buxhetor të autoritetit kontraktues.

harmonizimi i planifikimit financiar me planin e prokurimit është detyrë e disa palëve të

interesuara në organizatë, por bartës të procesit janë departamentet e financave dhe të

prokurimit, si prodhues final të këtyre dokumentave.

pershtatja e dinamikës së shpenzimeve me dinamikën e ecurive buxhetore, kërkon qasje

operacionale për çdo rast të prokurimit. këtë korelacion të financave me prokurimin në

planifikim e gjejmë të trajtohet në nenin 9 të lpp. për më tepër detaje shih linkun: deklarata

mbi disponueshmerine e fondeve.docx.

në mënyrë të veçantë, financa do të ndikojë në hapat e mëposhtëm.

165 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi emri i hapit përfshirja e financës


në disa shtete plani vjetori i prokurimit do të kufizojë prokurimet për t'u kryer vitin e ardhshëm dhe punonjësit e financës do të duan të përfshihen në hartimin e buxheteve për të pasqyruar planin ose do të insistojnë që fushat e klientëve të brendshëm të hartojnë një plan që pasqyron buxhetet e tyre. përveç kësaj, financa, ashtu si auditi, do të dojë të kontrollojë që prokurimi të mos kalojë përtej këtij kufiri, nëse është ky rasti.


financa mund të jetë pjesë e grupit të punës që përgatit studimin e biznesit dhe/ose shqyrtimin e tij.

9 Miratimi financa mund të jetë pjesë e procesit të miratimit ose do të dëshirojë të kontrollojë nëse janë dhënë miratimet e nevojshme.


financa do të dëshirojë të shqyrtojë gjendjen financiare të operatorëve të mundshëm ekonomikë dhe mund të ngrejë pyetje, të cilat mund të kërkojnë sqarime nga operatorët ekonomikë.

17 vlerësimi financa mund të dojë të luajë një rol në vlerësimin e ofertave.

19 Miratimi i kontratës fituese

financa mund të jetë pjesë e procesit të miratimit ose do të dëshirojë të kontrollojë nëse janë dhënë miratimet e nevojshme.

31 Marrja në dorëzim financa do të dojë të sigurohet nëse është kryer ndarja e detyrave, veçanërisht nëse marrja në dorëzim rezulton në një aktivizim për pagesë.

34 dorëzimi te palët e interesuara

ndërkohë që asetet aktuale dorëzohen nga magazina për palët e interesuara, financa do të dojë të sigurohet se ekziston një proces autorizimi praktik.

35 pagesa financa ka një rol parësor për të siguruar që fatura e marrë është e saktë dhe e miratuar, nëse duhet, si dhe që është kryer verifikimi në tre drejtime përpara ekzekutimit të pagesës.

38 hedhja/asgjësimi financa do të dojë të sigurohet se është arritur vlera për paratë për artikujt e shitur nëpërmjet procesit të eliminimit, dhe se është kryer ndarja e detyrave. ata do të insistojë që pagesa për mallrat ose pajisjet të jetë konfirmuar përpara dorëzimit të artikujve.

166 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3.2.9 ekspertët ligjorë

personat që punojnë në grupin e juristëve të autoritetit kontraktues do të duan të

sigurohen që proceset dhe procedurat e autoritetit kontraktor janë sipas kërkesave ligjore

të brendshme dhe të jashtme. në veçanti kjo do të ndikojë në hapat e mëposhtëm:

angazhimi i ekspertëve ligjor në procesin e prokurimit nuk është shumë i specifikuar. sistemi

ynë i prokurimit menaxhimin e procesit të prokurimit e ka definuar si detyrë ekskluzive të

departamentit të prokurimit brenda autoritetit kontraktues, në krye të të cilës është zyrtari

përgjegjës i prokurimit.

koncepti i krijimit të departamentit, nënkupton përfshirjen e zyrtarëve të profileve teknike,

ekonomike e ligjore me qëllim të kompletimit të ekipit i cili është bartës i autorizuar t’i kryej

detyrat komplekse të prokurimeve.

prandaj, në këtë kontekst impakti i zyrtarëve ligjor jashtë departamentit të prokurimit është

i pavërejtur. përfshirja e tyre në proces ndodh vetëm në rastet kur u kërkohet ndihma nga

zyrtari i prokurimit

167 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi

hapi emri i hapit përfshirja e ekspertëve ligjorë


në disa shtete plani vjetor i prokurimit do të kufizojë prokurimet për t'u kryer vitin e ardhshëm dhe specialistët e departamenteve juridike do të dëshirojnë të sigurohen që proceset janë sipas ligjeve kombëtare. angazhimi i ekspertëve ligjor në këtë fazë mund të jetë vetëm në identifikimin e disa kontratave/projekteve që mund të jenë objekt i përjashtimeve nga prokurimi, siç trajtohen në nenin 3 të lpp, në veçanti pikat:1. pavarësisht nga dispozitat e tjera të këtij ligji, autoriteti kontraktues nuk do të kërkohet që të veprojë në përputhje me ndonjë procedurë të veçantë të prokurimit apo të respektoj dispozitat e këtij ligji mbi transparencën gjer në shkallën kur, përputhshmëria dhe respektimi do të kompromitonin sekretin e ligjshëm ose interesat e sigurisë gjatë kryerjes së aktiviteteve të prokurimit të rëndësishme për dhënien e një kontrate publike për të cilën Qeveria është pajtuar që ta përjashtojë nga fushëveprimi i këtij ligji sepse (i) ekzekutimi i kontratës në fjalë, sipas ligjit të aplikueshëm në kosovë, kërkon përdorimin e masave të veçanta të sigurisë, ose (ii) Qeveria është pajtuar që ta klasifikojë lëndën e kontratës në fjalë si sekret. përjashtimet sipas këtij neni lidhur me çështjet e rezervuara do të lejohen në pajtim me ligjin për Qasjen në dokumentet publike.

2. ky ligj nuk zbatohet për aktivitetet e prokurimit që çojnë në dhënien e një kontrate publike që bie në fushën e veprimit të një marrëveshje që parashikon zbatimin e rregullave dhe/ose procedurave të tjera të prokurimit ku (i) kjo marrëveshje e kushtëzon disponueshmërinë e financimit të kontratës në fjalë me zbatimin e rregullave dhe/ose procedurave të tjera, dhe (ii) marrëveshja është lidhur ndërmjet Qeverisë dhe një institucioni financiar ndërqeveritar, dypalësh, shumëpalësh ose ndërkombëtar.

këtu mund të hyjnë edhe kontratat e shërbimeve të ndryshme që ofrohen me të drejtën e patentës, know-how-it e licencave tjera, të cilat kanë të bëjnë me telekomunikimin, përpunimin e të dhënave, ofrimin e publikimeve e informatave, pastaj furnizimeve e mirëmbajtjeve specifike, të cilat mund të jenë objekt i traktateve ndërkombëtare, të cilat nuk bijnë në fushën e prokurimit, por janë objekt i marrëveshjeve ndërkombëtare të tregtimit. në këtë rast impakti i ekspertëve ligjor është i domosdoshëm.

168 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi


6 Matja e performancës në disa raste, vlerësimi i performancës i marrë në konsideratë nga zyrtarët e prokurimeve duhet të pasqyrojë traditën dhe praktikën që lidhet me kërkesat dhe ligjin për kontratat brenda shtetit, p.sh. disa vende nuk lejojnë "vendosjen e penaliteteve". ka raste kur paraprakisht duhet t’u bëhet me dije oe të huaj se duhet të respektojnë ligjet tatimore të vendit si p.sh.obligimi për mbajtjen e tatimit në burim për personat jorezidentë; respektimi i rregullave të doganës, importeve, mjedisit etj, të cilat ndikojnë në çmimin përfundimtar të furnizimit.

7 kushtet e kontratës dhe afatet

Burimet ligjore në një autoritet kontraktues do të ndihmojnë në hartimin dhe ruajtjen e kushteve të kontratës dhe do të jenë një burim kyç këshillimi për zhvillimin ose ndryshimin e tyre. këshillimi jepet gjithashtu për klauzolat specifike në lidhje me vendosjen e kushteve mbi blerje specifike. sipas lpp dhe rregulloreve kontratat kanë formë standarde, të cilat janë pjesë e dosjes së tenderit. kontrata përfshinjë kushtet e përgjithshme(kpk), korniza e të cilave zakonisht nuk ndryshohet, e përmbajtjet plotësohen sipas nevojës/kërkesave të secilit prokurim si dhe kushtet e veçanta të kontratës(kvk), të cilat më tepër i ekspozohen ridefinimit të ndonjë kushti kontraktual. vetëm në këtë aspekt, mund të kenë impakt ekspertët ligjor, gjithnjë në cilësinë e këshilluesit.

16 selektimi i operatorëve ekonomikë

juristët mund të përfshihen në këtë proces dhe mund të ngrenë pyetje që mund të kërkojnë përgjigje nga operatorët ekonomikë. ekspertët ligjor mund të konsultohen për vërtetësinë e ndonjë prove dokumentare apo ndonjë autorizimi ligjor të operatorëve ekonomikë pjesëmarrës në tender si obligimi për regjistrim të oe të huaj para nënshkrimit të kontratës apo ndonjë parakusht i pjesëmarrjes në tender si përfaqësimi në konzorcium, marrëveshjet e risigurimit etj.

29 kontrolli i cilësisë ekspertëve ligjorë mund t'u duhet të japin këshilla se kur duhet të ndodhë ose duhej të kishte ndodhur pranimi i zhvillimit ose fazave sipas ligjeve kombëtare. kjo mund të ndikojë te pagesa. ekspertët ligjor mund të konsultohen për vërtetësinë e ndonjë prove dokumentare si licenca, ateste e autorizime të ndryshme.

32 inspektimi ekspertëve ligjorë mund t'u duhet të japin këshilla se kur duhet të ndodhë ose duhej të kishte ndodhur saktësisht pranimi i inspektimit sipas ligjeve kombëtare. kjo mund të ndikojë te pagesa. inspektimi është detyrë operative e komisionit të pranimit, i cili zakonisht themelohet në bazë të kriterit profesional. prandaj, angazhimi i ekspertëve ligjor mund të kërkohert vetëm në raste specifike.

169 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

2


Përshkrimi


38 hedhja/asgjësimi ekspertëve ligjorë mund t'u duhet të ofrojnë konsulencë në lidhje me kushtet specifike ligjore dhe proceset për eliminimin e pajisjeve, të të dhënave sensitive ose të substancave të rrezikshme. ekspertët ligjor ndodh të konsultohen për rregullativën e operimit , transportit e deponimit të mallrave të rrezikshme ose me ndikim ndotës në mjedis.ligjet të cilat e mbulojnë këtë problematikë janë përmendur në këtë modul në pikat që kanë të bëjnë me mallrat e rrezikshme(ruajtjen, transportin, ndikimin në mjedis).

170 B-

SEKSIONI

3


MOdulI

B

PJESA


seksiOni 3 ushtrime

ushtrimi 1 përgatitja për situatën e imprOvizuar

trajnuesi juaj do të drejtojë këtë seancë dhe do të bëjë disa pyetje.

171 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

3


Ushtrime

ushtrimi 2, pjesa 1 diskutim – shemBuj të udhëzimeve për kOmisiOnet e tenderit

shembulli 1

një autoritet kontraktues ka një udhëzim i cili thotë:

“ngrihet një komision për vlerësimin e ofertave. përbërja e tij përcaktohet nga vlera e

prokurimit.

përbërja e komisionit të vlerësimit përcaktohet nga vlera dhe kompleksiteti i

prokurimit.

për tenderat me vlerë të ulët me prokurim të drejtpërdrejtë, komisioni duhet të

përbëhet nga dy ose më shumë specialistë nga departamenti fillestar, të cilët

punojnë me një specialist prokurimesh.

kur tenderat më kompleksë kërkojnë një gamë ekspertizash, kjo gjë duhet të

reflektohet në përbërjen e komisionit."

shembulli 2 përfshirja e komitetit ekzekutiv

këtu konsiderojeni komitetin ekzekutiv si grupin kryesor të personave në organizatë. ata janë

organi i tij drejtues.

organizata i kërkoi anëtarëve të organit të saj drejtues (komitetit ekzekutiv) të caktonin personat

që do të marrin pjesë në vlerësim, dy muaj përpara se të programohej vlerësimi. kërkesa e saj

ishte si më poshtë:

“anëtarëve u kërkohet të emërojnë dy përfaqësues nga komiteti ekzekutiv për të

shërbyer në komisionin e vlerësimit të ofertave. angazhimi nga anëtarët kërkon:

n leximin e dokumentacionit të dorëzimit të ofertës për çdo operator ekonomik

(për të ndihmuar këtë proces do të ndërmerret një analizë e këtij informacioni

nga zyrtari i prokurimeve)

n familjarizimin me metodologjinë e vlerësimit të ofertave.

pjesëmarrjen në prezantimet e operatorëve ekonomikë në (adresa e fshirë) më 27

prill 2010 dhe në komisionin e vlerësimit të ofertave më 29 prill 2010. ka mundësi që

këto të jenë ditë pune të plota, d.m.th. nga ora 9:00 deri në 17:00, në varësi të numrit

të operatorëve ekonomikë që dorëzojnë oferta.”

kjo organizatë po përcakton kohën e nevojshme nga drejtuesit e lartë për të marrë pjesë në

komisionin e vlerësimit të ofertave.

172 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

3


Ushtrime

shembulli 3

një tjetër organizatë ofron udhëzimin e mëposhtëm për vlerësim:

n “si parim i përgjithshëm, vlerësimi do të kryhet gjithmonë nga më shumë se një

person.

n për tendera të thjeshtë drejtuesi i trustit ose një anëtar i lartë i deleguar i stafit dhe

specialisti i financës i trustit do të vlerësojnë normalisht ofertat.

n tenderat kompleksë dhe/ose me vlera të larta do të vlerësohen nga një komision me

dy ose më shumë administratorë, drejtori i trustit, specialisti i financës dhe ndonjë

drejtues tjetër i lartë i stafit. një përfaqësues dhe/ose vëzhgues nga një organ i

jashtëm mund të ftohet për t'u bashkuar me komisionin nëse është e zbatueshme.

përfaqësuesit veprojnë si anëtarë komisioni me të drejta të plota. vëzhguesit nuk do

të marrin pjesë në procesin e vendimmarrjes.

n të gjithë anëtarët e komisionit të tenderit do të jenë plotësisht në dijeni për

procedurat dhe kriteret që do të përdoren. kryetari i komisionit do të drejtojë

anëtarët gjatë procesit të përzgjedhjes.

n të gjithë anëtarët e komisionit të tenderit do të përdorin të njëjtit formularë për

vënien e pikëve/vlerësimin.

shembulli 4

Më poshtë jepet një shembull i fundit:

“komisioni i tenderit përbëhet nga individët e mëposhtëm:

n një ndërmjetës. (zakonisht personi përgjegjës për procesin e tenderit)



n Mbajtësi i pikëve 3. (zakonisht nga përdoruesi kryesor i blerjes)

n Mbajtësi i pikëve 4. (një përdorues i dytë, i cili mund të jetë një përfaqësues i

sindikatave)”

173 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

3


Ushtrime

ushtrimi 2, pjesa 2 rasti studimOr – sistemi i ri i ti-së

skenari

ju punoni për këshillin e një qyteti dhe organizata juaj ka vendosur të blejë një sistem të ri të

ti-së për ta përditësuar me risitë e shekullit 21. njoftimi i kontratës është publikuar në gazetën

zyrtare të Bashkimit europian (ojeu) dhe nga dita e nesërme ftesat për ofertë do t'u dërgohen

operatorëve ekonomikë të mundshëm.

sistemi i ri do të menaxhojë administratën e zyrave të këshillit, listëpagesën, mbledhjen dhe

arkëtimin e taksave vendore, bibliotekat dhe publicitetin e aktiviteteve të këshillit për komunitetin.

do të ketë akses në internet, duke mundësuar marrjen nga dhe dërgimin e mesazheve elektronike

për këshilltarët, bizneset dhe banorët.

kryetari i bashkisë është një mbështetës i fuqishëm i projektit dhe ka miratuar buxhetin, drejtori

i financës është më pak i sigurt për cilësitë e projektit, dhe gazeta lokale sapo ka evidentuar se

vëllai i kryetarit të bashkisë menaxhon një kompani programesh kompjuterike që krijon sisteme

të ngjashme me këtë sistem.

drejtori i ti-së në këshill i ka nxitur të gjithë të implementojnë një sistem plotësisht të integruar që

bën shumë më tepër se ky sistem. ajo ka përdorur një sistem si ky në këshillin e mëparshëm dhe

tashmë i ka kostot e buxhetit nga operatori ekonomik si një zgjidhje alternative.

këshilli juaj duhet të hartojë procedurën për të përcaktuar se kush do të jetë në komisionin e

vlerësimit; si drejtor i prokurimit, ju e ndieni se vlerësimi i drejtë dhe realist i itt-së aktuale është

thelbësor.

detyrat tuaja

1. përcaktoni personat që do të propozonit të ishin në komisionin e vlerësimit të tenderit.

jepni pozicionet e tyre të punës

2. përcaktoni ata që ju sugjeroni që nuk duhet të jenë në komisionin e vlerësimit të

tenderit

3. për çdo person që keni zgjedhur në pikën një më sipër, përcaktoni se çfarë prisni që të

vlerësojnë ata

përdorni faqen tjetër për përgjigjet tuaja.

174 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

3


Ushtrime

Nuk duhet të jetë në komision

1 Shembull: Kryetari i

bashkisë

Jo në komisionin e vlerësimit – konflikt interesi.

2

Komisioni mund të përfshijë

pala e interesuar Çfarë do të doja unë që të vlerësonin ata

1 Shembull: Drejtori i

Burimeve Njerëzore

Të vlerësojë listëpagesën që ofron programi

2

3

4

5

6

7

8

9

10

175 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

3


Ushtrime

ushtrimi 3 kërkesat e paLës së interesuar

detyrat tuaja

1. për këtë ushtrim do të ndaheni në grupe. në faqet që vijojnë më poshtë ndodhen disa

tabela të cilat përmbajnë kolona për:

hapin e procesit të prokurimit

emrin e hapit të procesit të prokurimit

përfshirjen e një pale të interesuar të caktuar

2. detyra juaj është të punoni me të tjerët për të identifikuar hapat ku ju mendoni se do të

përfshihen palët e interesuara që ju janë caktuar dhe si do të jetë përfshirja e tyre.

3. palët e interesuara të përzgjedhura për këtë ushtrim tregohen më poshtë. ju mund

të keni palë të tjera interesuara brenda organizatës suaj që dëshironi t'i merrni në

konsideratë.

1. specialistët teknikë

2. klientët e brendshëm (përdoruesit e mallrave dhe shërbimeve)

3. auditi i brendshëm dhe i jashtëm

4. financa

5. zyra juridike

NB1: “përfshirja” u referohet edhe veprimeve që ne mund të presim të kryejë pala e

interesuar, edhe rezultateve që ata mund të duan nga procesi i prokurimit.

NB2: për t'ju ardhur në ndihmë, modeli i ciklit të prokurimit paraqitet më poshtë.

1. plani vjetor i prokurimit2. përcaktimi i nevojave3. planifikimi i prokurimit4. shqyrtimi i tregut

5. specifikimi6. Matja e performancës

7. kushtet e kontratës 8. ndërtimi i studimit të biznesit

9. Miratimi10. përgatitja e lajmërimit për prokurim11. përgatitja e itt-së12. publikimi i njoftimit

13. shpërndarja e itt-së14. trajtimi i pyetjeve/kërkesave

15. Marrja e ofertave16. kualifikimi i nëpunësve ekzekutivë

17. vlerësimi18. sqarimi19. Miratimi i kontratës fituese20. afati kohor për paraqitjen e ankesave21. ankesat për procedurën e prokurimit / rishqyrtimi i kontratës22. dhënia e kontratës

23. publikimi i njoftimit për shpalljen e fituesit

Faza përmbyllëse 39.

asgjësimi 38.

përmirësimi i vazhdueshëm 37.

shqyrtimi i performancës 36.

pagesa 35.

lëshimi ndaj palëve të interesuara 34.

Ruajtja dhe kontrolli 33.

inspektimi 32.

Marrja në dorëzim 31.

transportimi special 30.

kontrolli i cilësisë 29.

furnizimi 28.

falënderimet 27.

Bërja e mundur e mekanizmave të renditjes 26.

angazhimi me operatorin ekonomik 25.

komunikimi i brendshëm 24.

hapat në prOcesin e prOkurimit

176 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

3


Ushtrime

1. speciaListët teknikë

ekspertët teknikë kanë një rol jetik në procesin e prokurimit

hapi emri i hapit përfshirja e specialistëve teknikë

177 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

3


Ushtrime

2. kLientët e Brendshëm (përdOruesit e maLLrave, punëve dhe shërBimeve)

në rastet kur prokurimi praktikohet keq, personat nga fushat e autoritetit kontraktues, të

cilët përdorin mallrat dhe shërbimet e blera për ta, nuk përfshihen në procesin e prokurimit.

praktika më e mirë është përfshirja e "klientëve të brendshëm", në nivelin e menaxherit dhe

në nivelin e "zbatuesit", në një numër hapash gjatë gjithë procesit.


178 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

3


Ushtrime

3. auditi i Brendshëm dhe i jashtëm

auditi do të kontrollojë nëse proceset dhe procedurat janë ndjekur me përpikmëri.


179 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

3


Ushtrime

4. financa

financa do të kërkojë ndershmëri nga procesi i prokurimit dhe nga personat që janë

përfshirë në të. ata do të duan të kontrollojnë proceset dhe procedurat për të siguruar,

brenda mundësive që u lejohet, që ata të mos marrin komente negative kur auditi të

shqyrtojë proceset.


180 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

3


Ushtrime

5. zYra juridike

personat që punojnë në grupin e juristëve të organizatës blerëse do të duan të

sigurohen që proceset dhe procedurat e organizatës janë sipas kërkesave ligjore

të brendshme dhe të jashtme.


181 B-


Moduli

B

PJESA

4

SEKSioNi

3


Ushtrime

seksiOni i infOrmaciOnit rasti studimOr – një mësim i mësuar mirë


një spital lokal që shpenzon 550 milion euro

hyrje

specialistët në spital e dinin se ata duhet të zëvendësonin një grup ambulancash dhe se i kishin

paratë në buxhet, por nuk e planifikuan përpara.


1. Buxheti 1 340 000 euro për ambulancat u miratua në fund të vitit të mëparshëm dhe u

vendos në planin e prokurimit.

2. departamenti përgjegjës për drejtimin e grupit të ambulancave ishte shumë i zënë për

ta diskutuar në detaje kërkesën me prokurimin dhe vetëm gjatë muajit të kaluar të vitit

financiar ai iu afrua njësisë së prokurimit për të bërë blerjen.

3. njësia e prokurimit këshilloi shefin e departamentit se duhej kohë për të hartuar specifikimet,

për të publikuar njoftimin dhe për të kaluar nëpër procedurat normale të praktikës së mirë.

nuk do të ishte e mundur që ky biznes të zhvillohej gjatë këtij viti financiar.

4. financa u përpoq të "tërhiqte" 1 340 000 eurot për të mbuluar shpenzimet e tepërta në

fushat e tjera.

5. pas një lobimi të gjatë, u ra dakord që buxheti të mbartej për vitin tjetër.

6. shefi ekzekutiv i spitalit lëshoi një lajmërim për të gjithë shefat e departamenteve duke

treguar se kjo ishte hera e parë dhe e fundit që ndodhte diçka e këtij lloji.

7. në fillim të vitit vijues financiar, shefat e departamenteve kontaktuan me prokurimin për të

planifikuar kërkesat e tyre.


Mungesa e planifikimit ose e përfshirjes së palëve të interesuara për pak shkaktoi që prokurimi

të mos zhvillohej.

përfundime

është jetike që zyrtarët e prokurimeve dhe palët e interesuara të punojnë së bashku për të

planifikuar afatet e prokurimeve për të përmbushur nevojat e personave që do të përdorin

mallrat, punët ose shërbimet që do të prokurohen.

182 B-

SEKSIONI

4


MOdulI

B

PJESA


pYetje vetë-testimi dhe përmBLedhje

1. në këtë modul u prezantuan gjashtë pika si objektiva për vlerësimin e ofertave. dy prej

tyre tregohen më poshtë. a mund t'i kujtoni katër të tjerat?

n operatorët e mundshëm ekonomikë mund të tregojnë kapacitetin dhe

fleksibilitetin për të përmbushur nevojat në ndryshim të biznesit

n operatorët e mundshëm ekonomikë mund të bëjnë me sukses

lëvrimet sipas objektivave të përcaktuara të shërbimit

2. kush mund të jetë në një komision tipik vlerësimi për tenderin?

nëse legjislacioni në vendin tuaj parashikon se kush duhet të jetë në një komision, atëherë

paraqisni rolet e tyre për përgjigjen.

3. pse koha është shumë e rëndësishme në analizën e ofertës?

4. nëse dikush ka një konflikt interesi, ata duhet të përjashtohen nga komisioni i vlerësimit të

ofertave. Çfarë nënkuptohet me "konflikt interesi"?

5. Moduli tregoi veprimet që duhet të kryejnë anëtarët e komisionit të vlerësimit të

ofertave dhe një prej tyre paraqitet më poshtë; megjithatë, në thënie është futur një fjalë

ngatërruese. a mund ta gjeni dhe ta fshini fjalën?

“Çdo anëtar i komisionit të vlerësimit të ofertave nuk duhet të respektojë konfidencialitetin

e informacionit në të cilin ata kanë akses.”

6. teksti i mëposhtëm është nga e njëjta listë në dokumentacion, por kësaj radhe mungon

një fjalë. a mund të identifikoni cila është fjala dhe ku duhet vendosur?

“për vlerësimin përdorni vetëm informacionin që përmban oferta e operatorit ekonomik.

vlerësuesit mund të marrin në konsideratë informacionin e siguruar nga burime të tjera

jashtë procesit të tenderit."

7. Cili është roli i specialistëve teknikë kur u përgjigjen pyetjeve nga operatorët ekonomikë?

8. Cili është roli i klientëve të brendshëm në përcaktimin e nevojës për prokurim?

9. Çfarë dëshiron të kontrollojë auditi në fazën e marrjes në dorëzim në procesin e

prokurimit?

10. ndonjëherë një person që punon për autoritetin kontraktues, por i cili nuk ka lidhje me

prokurimin, do të jetë në komisionin e vlerësimit të ofertave. Cili është qëllimi i kësaj?

Burimet

në këtë modul janë përdorur faqet e mëposhtme të internetit:

http://www.eastrenfrewshire.gov.uk

http://www.iasb.org/ifrs+summaries

http://www.ogc.gov.uk/


183 B-

SHTOJCA

A


MOduli

B

PJESA


ftesë për ofertë:modeli i raportit të vlerësimit të ofertësversioni 0.1

tabela e përmbajtjes

1. përmbledhje ekzekutive . . . . . . . . . . . . . 35

2. Qëllimi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

3. hyrja 36

4. historiku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

5. procesi i vlerësimit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

6. Rezultatet e vlerësimit. . . . . . . . . . . . . . . . 37

7. pikët totale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

8. Rekomandimi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

9. Miratimi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

shënim udhëzues: Raporti i vlerësimit përmbledh procesin e vlerësimit, duke ofruar një analizë të

detajuar të rezultatit. normalisht ky raport përfshin rekomandimet për [zyrtarët e lartë përgjegjës,

bordin e projektit, autoritetin kontraktues, drejtorin e Cpd-së] dhe ofron sigurinë se vlerësimi

është kryer në përputhje me procesin dhe metodologjinë e vlerësimit të miratuar paraprakisht

dhe paraqet arsyetimin për akordimin e një kontrate kornizë për ofertuesit e përzgjedhur.

Megjithëse [zyrtari i lartë përgjegjës, bordi i projektit, autoriteti kontraktues, drejtori i Cpd-së]

mund të japin miratimin e tyre për rekomandimet mbështetur në një shqyrtim të kopjes së

printuar ose elektronike të raportit, ju duhet (nëse kërkohet) të jeni të përgatitur t'ia paraqisni

raportin e vlerësimit të ofertave personit(ave) ose bordit nga të cilët kërkoni miratimin.

ky dokument nuk është hartuar të jetë përshkrues, por më shumë që të ofrojë drejtim të

dobishëm për hartimin e raportit tuaj të vlerësimit të ofertave. formulimet e sugjeruara dhe

shtojcat duhet të përdoren vetëm nëse konsiderohen të përshtatshme për projektin specifik të

prokurimit. veçanërisht seksioni 6 e më tej, mund të ketë nevojë për ndryshim nëse përdoret një

ankand elektronik si pjesë e procesit të vlerësimit ekonomik.

vini re se shënimet e udhëzimeve janë me shkrim blu, formulimet e shembujve janë me shkronja

të zeza dhe pjesët ku duhet futur teksti janë me [shkronja kursive të kuqe].

shtOjca a mOdeL i rapOrtit të vLerësimit të Ofertave nga zYra e qeverisë tregti në mB

184 B-


Moduli

B

PJESA

4

ShtoJcA

A


Modeli i raportit për vlerësimin e ofertave nga Zyra e Qeverisë Tregti në MB

1. përmbledhje ekzekutive

1.1. strategjia e prokurimit për projektin ishte të sigurohej që në tender të ftoheshin

mjatueshëm ofrues potencialë të kualifikuar për të përmbushur kërkesat

e [vendosni detajet e emrave të autoritetit kontraktues dhe autoriteteve të tjera

kontraktuese bashkëpunuese]. ishte parashikuar që një numër maksimal prej

[vendosni numrin] kontratash kornizë do të jepeshin duke u bazuar te [vendosni

procedura me negociim, një ofrues i vetëm / disa ofrues ose rihapja e konkurrencës për

ofruesit e shumëfishtë] .

1.2. në përfundim të procesit të parakualifikimit, [vendosni numrin] ofruesi potencial

u përzgjodhën për të marrë një ftesë për ofertë. ftesa për ofertë u dërgua më

[vendosni datën] drejtuar: [vendosni emrat e ofruesve potencial].

1.3. Më [vendosni datën] u zhvillua një takim me ofertuesit për t'u mundësuar atyre

kërkimin e sqarimeve në lidhje me kërkesat dhe dokumentacionin e ftesës për

ofertë.

1.4. [vendosni numrin, të ndarë në lote nëse aplikohet] përgjigje ofertash u morën në

[vendosni kohën] më [vendosni datën].

1.5. nga ato të marra [vendosni numrin, të ndarë në lote nëse aplikohet] ofrues

potencialë dorëzuan një përgjigje oferte të pranueshme. [Vendosni numrin]

përgjigje u konsideruan të papajtueshme për arsyet e mëposhtme - [vendosni

emrin e ofruesit potencial dhe arsyen për papajtueshmërinë, si p.sh. mospranimi i

kushteve të kontratës kornizë].

1.6. përgjigje për ofertën nuk u morën nga [vendosni numrin] prej [vendosni numrin]

ofruesve potencialë për arsyet e mëposhtme: [vendosni emrin e ofruesit potencial

dhe arsyen e dhënë për mosdorëzimin e një përgjigjeje për ofertën].

1.7. ofertat u vlerësuan në përputhje me metodologjinë dhe procesin e miratuar të

vlerësimit. [Vlerësimi u bë duke përdorur një vlerësim tradicional të bazuar në shkresa

OSE vlerësimi u bë përdorur një mjet vlerësimi elektronik [vendosni emrin e mjetit p.sh.

'AWARD']]. një kopje e dokumenteve të metodologjisë dhe procesit të vlerësimit

mund të vihet në dispozicion duke drejtuar një kërkesë te [vendosni titullin p.sh.

Menaxher i projektit, Menaxher i vlerësimit], [vendosni emrin, detajet e kontaktit me

telefon dhe email].

1.8. Rezultatet e vlerësimit janë si më poshtë: [vendosni emrat dhe pikët e ofertuesve]

1.9. Mbështetur në rezultatet në pikën 1.8 grupi i vlerësimit të ofertave rekomandon

që kontrata kornizë t'i jepet [vendosni emrin e ofertuesit], objekt i çdo ankese të

paraqitur gjatë periudhës për paraqitjen e ankesave.

1.10. komisioni i vlerësimit të ofertave kërkon të marrë miratimin nga [zyrtari i lartë

përgjegjës, bordi i projektit, autoriteti kontraktues, drejtori i CPD-së] për të shpallur

fitues të kontratës kornizë ofertuesit e identifikuar në pikën 1.9.

1.11. duke iu nënshtruar miratimit, një njoftim standard i fituesit, i cili përfshin

periudhën për paraqitjen e ankesave, do t'u dërgohet ofertuesve të suksesshëm

dhe një njoftim skualifikimi, i cili përfshin periudhën për paraqitjen e ankesave, do

t'u dërgohet ofertuesve të pasuksesshëm.

185 B-


Moduli

B

PJESA

4

ShtoJcA

A



1.12. si ofertuesit e suksesshëm, edhe ata të pasuksesshëm do të kenë mundësinë të

marrin një dokument përmbledhës në përputhje me udhëzuesin përmbledhës të

ftesës për ofertë

2. qëllimi

2.1. Qëllimi i këtij dokumenti është t'i paraqesë një rekomandim [zyrtarit të lartë

përgjegjës, bordit të projektit, autoritetit kontraktues, drejtorit të CPD-së] për shqyrtim

dhe miratim. Rekomandimi bazohet në rezultatet e vlerësimit të ofertave të kryera

nga grupi i vlerësimit të ofertave në përgjigje të ftesës për ofertë për [shërbimet /

mallrat / mallrat dhe shërbimet xxx].

3. hyrje

3.1. ky raport është hartuar në emër të grupit të vlerësimit të ofertave për [fusni titullin e

projektit], në vijim të përfundimit të vlerësimit të përgjigjeve të ftesës për ofertë (itt) për

[shërbimet / mallrat / mallrat dhe shërbimet xxx].

3.2. ky dokument përmban informacion që konsiderohet konfidencial në aspektin

ekonomik dhe nuk është dispozicion të publikut. përmbajtja e këtij dokumenti nuk

duhet të bëhet publike ose të diskutohet me ndonjë palë të tretë.

3.3. është hartuar një përmbledhje ekzekutive e plotësuar me [vendosni të dhëna

informacioni, prova] mbështetës. Çdo informacion tjetër ose pika për sqarim duhet t'i

drejtohen [vendosni detajet e personit në pikën 2.7].

4. historiku

4.1. projekti [vendosni titullin e projektit] i publikuar sipas procedurës [vendosni procedurën

p.sh. E kufizuar] në gazetën zyrtare të Bashkimit europian më [vendosni datën] mbulon

[vendosni qëllimin e kërkesave duke përfshirë lotet, nëse aplikohen].

4.2. njoftimi i kontratës solli [XX] shprehje interesi nga një gamë e gjerë ofruesish të

mundshëm.

4.3. pas vlerësimit të shprehjeve të interesit, [XX] ofruesit e mundshëm më poshtë u

përzgjodhën në listën e shkurtër për të marrë dokumentet e ftesës për ofertë (itt):

[vendosni listën e shkurtër të ofruesve të mundshëm].

5. procesi i vlerësimit

shënim udhëzues: duhet të ofrohet një vështrim i përgjithshëm i secilës fazë, në varësi të

fazave që janë ndjekur gjatë procesit të vlerësimit.

5.1. Marrja dhe hapja e ofertave

5.2. verifikimi i pajtueshmërisë

5.3. vlerësimi cilësor dhe ekonomik

5.4. sqarimi i ofertës

5.5. takim/e ndërmjetësimi

5.6. prezantimi i ofertuesve / takim sqarimi

5.7. auditim në terren

5.8. ankand elektronik

186 B-


Moduli

B

PJESA

4

ShtoJcA

A



6. rezultatet e vlerësimit

shënim udhëzues: duhet të jepet një vështrim i përgjithshëm i rezultatit të vlerësimit

cilësor (p.sh. teknik, të furnizimit, cilësisë) dhe i vlerësimit ekonomik (p.sh. çmimi, kostoja,

risku, aspekti ligjor), duke iu referuar shtojcave sipas mënyrës së duhur.

6.1. Rezultatet e vlerësimit cilësor

6.2. Rezultatet e vlerësimit ekonomik

shënim udhëzues: personat ose bordi përgjegjës për miratimin e rekomandimeve

të grupit të vlerësimit duhet të ketë akses në një përmbledhje të secilës përgjigje të

ofertuesit. kjo mund të përfshijë, por nuk kufizohet me:

n emrin e ofertuesit

n përmbledhje e përgjigjes së tyre cilësore

n pikat kyçe në lidhje me auditimin në terren

n pikat kyçe lidhur me prezantimin e ofertuesit / takimin sqarues

n përmbledhjen e përgjigjes së tyre ekonomike duke përfshirë aspektet

financiare (referojuni rezultatit të ankandit elektronik nëse zbatohet) dhe

identifikimin e çdo çështjeje ose risku.

n konfirmimin ose pranimin/mospranimin e kushteve të kontratës

n protë dhe kundrat e përgjigjes së përgjithshme

n Rekomandimin e shpalljes së fituesit

ky informacion duhet të jetë i mjatueshëm për të siguruar një përmbledhje informuese

gjithëpërfshirëse me kërkesë të një ofertuesi të suksesshëm ose të pasuksesshëm.

nëse projekti ka tërhequr një numër të konsiderueshëm përgjigjesh për oferta, ju

mund të zgjidhni të mos e përfshini këtë seksion brenda trupit kryesor të raportit

të vlerësimit, por ta bashkëngjitni atë si një shtojcë ose madje mund të krijoni edhe

një dokument të veçantë që i vihet në dispozicion [zyrtarit të lartë përgjegjës,

bordit të projektit, autoritetit kontraktues, drejtorit të Cpd-së].

7. pikët totale

7.1. pas rënies dakord për pikët totale për secilin ofertues dhe marrjes në konsideratë

të të gjitha elementeve cilësore dhe ekonomike të përgjigjeve, u plotësua një

dokument përmbledhës i nivelit të lartë. ky mund të gjendet në [vendosni numrin

/ shkronjën e shtojcës]. Matrica e plotë e vlerësimit mund të vihet në dispozicion

duke drejtuar një kërkesë te [vendosni detajet e personit nga 2.7].

187 B-


Moduli

B

PJESA

4

ShtoJcA

A



8. rekomandimi

8.1. Rekomandimi i grupit të vlerësimit të ofertave është se kontrata kornizë duhet t'i

jepet: [vendosni emrin e ofertuesit/ofertuesve], objekt i çdo ankese të paraqitur gjatë

periudhës për paraqitjen e ankesave.

8.2. duke iu nënshtruar miratimit, një njoftim standard i fituesit, i cili përfshin

periudhën për paraqitjen e ankesave, do t'u dërgohet ofertuesve të suksesshëm

dhe një njoftim skualifikimi, i cili përfshin periudhën për paraqitjen e ankesave, do

t'u dërgohet ofertuesve të pasuksesshëm.

8.3. edhe ofertuesve të suksesshëm, edhe atyre të pasuksesshëm do t'u jepet

mundësia të marrin një dokument përmbledhës në përputhje me udhëzuesin

përmbledhës të ftesës për ofertë (itt)

9. miratimi

9.1. grupi i vlerësimit të ofertave kërkon miratimin nga [zyrtari i lartë përgjegjës, bordi

i projektit, autoriteti kontraktues, drejtori i CPD-së] për të shpallur fitues të kontratës

kornizë ofertuesin(t) e identifikuar në pikën 9.1.

rekomandimi i mbështetur:

nënshkrimi: emri:

data: Titulli:

Moduli

B


pjesa

5

182 B-

Seksioni 1: hyrje 183

Seksioni 2: përshkrimi 184

Seksioni 3: ushtrime dhe rasti studimor 192

Seksioni 4: përmbledhja e kapitullit 194

Kontributi i konsulentëve dhe ekspertëve të jashtëm

183 B-

SEKSIONI

1


MOdulI

B

PJESA

5Kontributi i konsulentëve dhe ekspertëve të jashtëm

1.1 OBjektivat

objektivat e këtij moduli janë që pjesëmarrësit të ndërgjegjësohen për:

1. arsyet e vlefshme për të përdorur konsulentë të jashtëm në procesin e prokurimit

2. R olin(et) e konsulentëve në këshillimin e autoritetit kontraktues dhe pastaj

tërheqjen e tyre për t'i lejuar autoritetit kontraktues marrjen e vendimit

3. avantazhet dhe disavantazhet e përdorimit të konsulentëve në procesin e

prokurimit

4. Çfarë të kërkohet kur përdorim me sukses konsulentët në procesin e prokurimit

5. arritjen e më të mirës nga një konsulent që është burim ekspertize


ndërkohë që konsulentët mund të shtojnë një vlerë të madhe, disa organizata të sektorit

publik i përdorin ata më shumë seç duhet në procesin e prokurimit dhe ndrydhin njohuritë

dhe rritjen e burimeve të tyre njerëzore.

1.3 Lidhjet

lidhjet me modulet e tjera shfaqen në të gjithë tekstin e këtij dokumenti.

1.4 rëndësia

zyrtarët e prokurimeve duhet të kërkojnë asistencën e konsulentëve vetëm në rast se ju

nevojitet, për shkak të arsyeve që paraqiten më poshtë.

seksiOni 1 hYrje

184 B-


moduli

b

pjesa


seksioni

2

1. vështrim i përgjithshëm

2.1 Çfarë është një kOnsuLent?

një konsulent mund të përkufizohet si “një njeri që jep këshilla ose shërbime profesionale:

një ekspert".

një ekspert mund të përkufizohet si “një njeri me aftësi ose njohuri të veçanta që ka aftësi në

një temë të caktuar".

ka momente kur autoriteti kontraktues ka nevojë për këshilla dhe ekspertizë profesionale në

procesin e prokurimit.

shënim nga praktika e mirë – konsulentët

konsulentët janë operatorë ekonomikë që ofrojnë një shërbim. ata zakonisht janë të

pranishëm për të ofruar këshilla për procesin e prokurimit. disa konsulentë mendojnë se ata

"dinë më shumë" dhe mund të përpiqen të marrin vendime. kujtojuni me mirësjellje se ata

janë "këshilltarë të besuar".

2.2 pse duhet të marrim kOnsuLentë të jashtëm?

konsulentët e jashtëm mund të jenë një mallkim ose një bekim. konsulentët duhet të

përdoren vetëm kur autoriteti kontraktues nuk mund të punojë pa ata. kjo mund të jetë për

shkak se:

n personat që punojnë me autoritetin kontraktues janë shumë të ngarkuar dhe kanë

nevojë për fuqi punëtore shtesë

n personat që punojnë me autoritetin kontraktues nuk kanë ekspertizën e duhur për

detyrat që u janë ngarkuar

n afatet e ngushta kohore kërkojnë burime shtesë

n nevojitet këshillim i pavarur

disa autoritete bëhen shumë të varur nga konsulentët. është e mundur që katër pikat e

mësipërme të zgjerohen, pasi mund të jetë me vend që të punësoni konsulentë që:

n të japin një përmbledhje strategjike të pozicionit të autoritetit kontraktues në

tregun ose mjedisin e vet, dhe nëpërmjet kësaj të rekomandojnë udhëzime

strategjike afatmesme dhe afatgjata;

n të japin një përmbledhje të pavarur të:

një situate ose një veprimi të propozuar

zgjedhjes ndërmjet dy ose më shumë vendimeve tipike taktike, bazuar

mbi njohurinë e tyre sesi vendime të tilla kanë qenë të suksesshme në

autoritete kontraktuese të tjera;

n të shpejtoni ndryshimin duke rekomanduar ndryshime në proceset e menaxhimit

dhe në autoritetin kontraktues. shpesh kjo do të jetë në rastin kur autoriteti

kontraktues ka një ide të qartë të problemeve dhe zgjidhjeve (ndoshta jo

domosdo si rezultat i konsulencave të mëparshme), por nuk është i sigurt "si të

kalojë nga a-ja te B-ja";


185 B-


Moduli

B

PJESA

5

SEKSioNi

2


Përshkrimi

n të forcojnë një grup pune. autoriteti kontraktues dhe konsulenca mund të krijojnë

një grup pune të përbashkët për të zhvilluar aftësitë brenda organizatës, për

shembull, për menaxhimin e një procesi të ri. Qëllimi këtu është që pasi të jetë

forcuar, grupi i brendshëm i punës mund të vazhdojë pa ndihmën e konsulentëve;

n arritur implementimin dhe zbatimin e një sistemi ose një procesi të ri. ndonjëherë

zbatimi dhe implementimi i një sistemi të ri mund të jetë përtej kapacitetit të

autoritetit kontraktues, jo për shkak të mungesës së aftësive, por për arsye se këto

aftësi janë pozicionuar dhe angazhuar në detyra të tjera. në rast se nuk ka një

justifikim afat-gjatë për forcimin e grupit të brendshëm, atëherë është e arsyeshme

për t'ja kaluar projektin e zbatimit konsulentëve;

n të përfshihen në operacionet afatgjata të autoritetit kontraktues. Mund të ndodhë,

veçanërisht në situatat e lidhura me teknologjinë e informacionit, që zgjidhja e

dëshiruar më tepër nga drejtuesit të jetë punësimi i konsulentëve me anë të një

kontrate afatgjatë për të menaxhuar proceset ose sistemet e veçanta.

2.3 dY rOLe të ndrYshme

në thelb, konsulentët mund të kenë një nga dy rolet në lidhje me prokurimin:

1 nëse konsulenti punësohet për të kryer një rol në linjë në autoritetin kontraktues,

ai/ajo ka përgjegjësitë e këtij roli (p.sh. menaxher projekti) dhe supozohet ta kryejë

këtë detyrë për periudhën që do ta kryente një punonjës. kjo përfshin marrjen e

vendimeve të nevojshme, të cilat janë pjesë e autoritetit të deleguar të rolit.

2 Megjithatë, konsulenti mund të punësohet për të ofruar konsulencë specifike

bazuar mbi përvojën e tij/saj dhe ndoshta për të kontribuar si pjesë e një grupi

pune me specialistë nga disa fusha. në këtë rast, konsulenti nuk ka asnjë autoritet

të deleguar, dhe roli e tij/saj është të këshillojë punonjësit e autoritetit kontraktues

rreth drejtimeve të përshtatshme të veprimit dhe të lejojë ata t'i marrin vendimet,

pavarësisht nëse konsulenti është dakord ose jo me ato vendime.

kur konsulenti përdoret për rolin e dytë të përshkruar më sipër dhe fillon të marrë vendime

ose të sabotojë vendimet e marra nga stafi i autoritetit kontraktues, ai/ajo e tejkalon rolin e

konsulentit dhe për këtë duhet të paralajmërohet dhe nëse nevojitet duhet të largohet nga

detyra.

kur konsulenti përdoret për rolin e parë që përshkruhet më sipër dhe nuk merr vendime, ai/

ajo duhet të largohet nga detyra.

2.4 avantazhet e përdOrimit të kOnsuLentëve

avantazhet e përdorimit të konsulentëve duhet të përfshijnë:

n aftësinë për t'i trajtuar situatat dhe për të dhënë zgjidhje unike, të cilat pasqyrojnë

rrethanat e veçanta dhe aspiratat e autoritetit kontraktues

n shpejtësinë e veprimit (sepse ekipi i konsulentëve, ndryshe nga drejtuesit e

brendshëm, nuk shpërqendrohet vazhdimisht nga detyra të tjera)

n dhënia e njohurive të “praktikës më të mirë” dhe zgjidhjeve efikase

n ekspozimin ndaj ekspertizës që vjen nga industri, sektorë ose vende të tjera

n ofrimin e aftësive specifike teknike, të cilat nuk ekzistojnë ose janë të pakta brenda

organizatës

186 B-


Moduli

B

PJESA

5

SEKSioNi

2


Përshkrimi

n transferimin e aftësive te stafi i brendshëm

n liria nga paragjykimet. konsulentët duhet të ofrojnë këshilla të pavarura. një

përjashtim mund të jetë rasti kur ekspertiza e konsulentëve nevojitet vetëm për

zgjidhjen e përzgjedhur

n ndryshimin e aftësive të menaxhimit, të cilat përmirësohen falë pozicionit të

konsulentëve si të pavarur, objektivë dhe që qëndrojnë "mbi debatet"

n kontrata e konsulentit mund të përfundohet më shpejt sesa kontrata e një

punonjësi

të gjitha avantazhet e renditura më sipër duhet të çojnë tek "vlera për paratë" nga detyra e

konsulencës, e cila demonstrohet nga performanca e përmirësuar e autoritetit kontraktues.

2.5 disavantazhet e përdOrimit të kOnsuLentëve

konsulentët mund të shtojnë vlerë; megjithatë, përdorimi i tyre mund të ketë edhe disavantazhe.

këtu përfshihet:

n kostoja: konsulentët do të kushtojnë më shumë se një punonjës.

n konsulentët mund të thonë se kanë njohuritë, por pasi i merrni nuk janë në

gjendje të japin rezultate.

n konsulentët mund të përpiqen t'i “detyrojnë” autoritetet kontraktore të veprojnë

sipas mënyrës së tyre (mënyrës së konsulentëve).

n njohuritë dhe/ose eksperienca nga puna që kanë bërë më parë diku tjetër mund

të mos ketë lidhje me këtë autoritet kontraktues.

n transferimi i aftësive për stafin e brendshëm mund të mos ndodhë. disa

konsulentë përpiqen shumë për të shmangur këtë transferim.

n autoritetet kontraktuese mund të bëhen shumë të varura nga konsulentët.

n konsulentët mund të anohen nga njëra zgjidhje. Mund të ndodhë që ata ta kenë

implementuar zgjidhjen më parë dhe ajo ka funksionuar; megjithatë, ndërkohë

që një zgjidhje mund të jetë e përshtatshme diku tjetër, ajo mund të mos jetë e

papërshtatshme për këtë autoritet kontraktues.

shënim nga praktika e mirë – përzgjedhja e konsulentëve

duhet të bëhet një zgjedhje midis faktit nëse do të përdoret një konsulent "që e ka bërë këtë

punë më parë" ose do të përdoret dikush që ju besoni se ka "mundësi" të bëjë një punë të

mirë. pikërisht për shkak se konsulenti e ka "bërë atë dhe më parë", ai/ajo mund të ofrojë të

njëjtën zgjidhje që ka dhënë dhe më parë, e cila mund të përmbushë ose jo nevojat tuaja.

në të njëjtën mënyrë, personi që nuk e ka bërë këtë më parë mund të mos i përmbushë

nevojat tuaja; megjithatë ai/ajo mund të sjellë një vizion të ri që mund të rezultojë i artë. Bëni

një vlerësim rast pas rasti.

187 B-


Moduli

B

PJESA

5

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.6 Çka duhet të dihet kur kërkOjmë kOnsuLent

kur kërkojnë të caktojnë konsulentë, autoritetet kontraktuese duhet:

n t'u kërkojnë konsulentëve të deklarojnë me shkrim çdo marrëveshje tregtare që

mund të kenë me palë të tjera me të cilat ata mund të kontaktojnë për shkak të

detyrës. kjo është veçanërisht e rëndësishme nëse konsulentëve u kërkohet të

rekomandojnë mallra dhe shërbime që do të përdoren nga autoriteti kontraktues;

n të këmbëngulin për të takuar grupin e vërtetë që do të ofrojë konsulencën

përpara se t'i caktojnë ata;

n të kontrollojnë njohuritë teknike të konsulentëve; referencat telefonike;

n t'u paraqesin një përmbledhje të qartë konsulentëve dhe të konfirmojnë që

konsulentët i kuptojnë kërkesat tuaja;

n të sigurohen se shpenzimi i nevojshëm është kuptuar dhe është autorizuar për të

gjithë ciklin e plotë të kohëzgjatjes së shpenzimeve për konsulencën;

n të sigurohen që autoriteti kontraktues dhe konsulentët kanë pritshmëri të qarta

për rolet, përgjegjësitë, kostot dhe përfitimet përpara se të nisë caktimi në detyrë;

n të konfirmojnë pavarësinë e personave të konsulencës nëse nevojitet një vlerësim i

pavarur për një treg oferte ose për një zgjidhje;

n të konfirmojnë ekspertizën e konsulentëve nëse nevojitet puna vetëm për një

zgjidhje të caktuar;

n të sigurojnë që konsulentët respektojnë rregullat e angazhimit të përcaktuara në

procesin e tenderit;

n të sigurojnë që konsulentët kanë njohuri për:

të gjitha aspektet e punës ndërmjet praktikës së tyre të konsulencës dhe

autoritetit kontraktues - këtë duhet ta komunikojnë me efikasitet brenda

praktikës së tyre

aspektet e punës ndërmjet praktikave të tjera të konsulencës dhe

autoritetit kontraktues - këtë duhet ta komunikojnë me efikasitet brenda

praktikës së tyre

aspektet dhe fushat që janë jashtë objektit të tyre;

n t'u kërkojnë konsulentëve:

të përdorin një qasje gjithëpërfshirëse për detyrat me një autoritet

kontraktues për të ndihmuar ekonomitë e shkallës

t'i vendosin interesat e autoritetit kontraktues përpara mundësive të tyre

për fitime

ta mbajnë objektivin e projektit në përputhje me kompleksitetin e tij real

dhe jo ta ndërlikojnë atë më shumë

t'i diskutojnë nevojat praktike të autoritetit kontraktues pa përdorur

zhargon ose ekzagjerim

të tregohen të sinqertë për pikat e tyre të forta dhe të japin vlerësime në

përputhje me ato kapacitete;

n ta drejtojnë procesin e prokurimit për caktimin e konsulentëve në përputhje me

kërkesat e direktivës së ke-së dhe me ligjet kombëtare ose lokale;

n të jenë të informuar për praktikën gjyqësore aktuale të gjykatës europiane të

drejtësisë (gjed) për kriteret e vlerësimit të ofertave që mund të përdoren, në

mënyrë të veçantë shërbimet e konsulencës dhe ato profesionale (shikoni modulet

e3 dhe e4).

188 B-


Moduli

B

PJESA

5

SEKSioNi

2


Përshkrimi

angazhimi i konsulentëve në proces të prokurimit në kosovë ka frekuencë të ulët. Mundësitë

e angazhimit të tyre nga autoritetet kontraktuese dallojnë shumë, varësisht nga statusi juridik

i konsulentëve. kur konsulentët janë operatorë ekonomikë (oe), procedurat e angazhimit

të tyre janë të definuara me lpp, pra janë më lehtë të zbatueshme, sepse u nënshtrohen

rregullave të prokurimit, por kur konsulentët janë individë (persona fizikë) atëherë paraqiten

probleme të mëdha jo tek kontraktimi, por në pagesën e tyre.

pse paraqitet problem pagesa, e jo kontraktimi?

kontraktimi i konsulentit është çështje e negocimit dhe vendimmarrjes brenda autoritetit

kontraktues, kurse pagesa autorizohet nga autoriteti kontraktues, por miratohet nga

departamenti i thesarit, i cili është autoriteti i vetëm i ekzekutimit të pagesave.

n sipas legjislacionit tonë, angazhimi i ekspertëve të jashtëm është mjaft i vështirë. kjo

ndodh për shkak të politikave tejet restriktive të menaxhimit të financave publike në

këtë sferë, ku puna e ekspertëve të jashtëm trajtohet si e ardhur shtesë e individit

(personit fizik) e cila detyrimisht kërkohet të paguhet përmes sistemit të pagesave

(payroll-it qendror), në bazë të rregullave e procedurave të paracaktuara nga Ministria

e ekonomisë e financave dhe Ministria e administratës publike.

nQeveria,megjithatë, e ndodhur para kërkesave praktike të disa agjensive shpenzuese

(përjashtohen kompanitë publike), ka nxjerr rregullore e udhëzime partikulare për

institucione të caktuara publike , ku nevoja e angazhimit të ekspertëve të jashtëm (jo

vetëm në prokurim) ka qenë e domosdoshme.

n Rregullat financiare dhe udhëzimet e thesarit – nr.02, pjesa 6 dhe 10.2, paraqesin

kuadrin ligjor i cili lejon pagesën e këtij lloji të kontratave, por me disa kritere kufizuese

si,

d) Regjistrimi i kontraktorit në thesar si furnitor në cilësinë e subjektit juridik ,

e) zbatimi i testit të punësimit, në të cilin kontraktori deklarohet se nuk merrë pagë

tjetër nga buxheti.

f) pagesa duhet të kryhet përmes Modulit të aprovimeve, pra jo Modulit të Blerjeve,

që nënkupton mundësinë e mosaprovimit të pagesës nga zyrtari i thesarit nëse

e vlerëson të papërshtatshme.

nkonsulentët kryesisht angazhohen në cilësinë e këshilltarit, pa fuqinë e vendimmarrjes.

veçanërisht dominojnë ekspertizat teknike në fazën e përgatitjes së specifikimit , por

edhe në fazën e vlerësimit; pastaj, kërkohen ekspert ligjor, financiar, konsulent në

burime njerëzore e fusha të tjera më specifike si, sigurimet, auditimet, projektet e

urbanizmit , planifikimi hapsinor e tjera.

n kredibiliteti i ekspertizave shpeshherë shihet me skepticizëm, ngase angazhimet

ad-hoc shpeshherë e humbin “shikimin” mbi problematikën, janë të kufizuara në

ndërtimin e kontekstit. p.sh. njohja e pamjaftueshme e kuadrit ligjor e institucional

rrezikon procesin në cilën do fazë të prokurimit; ose përgjegjshmëria partikulare për

gabimet individuale në grup, p.sh. në përgatitjen e dosjes ose në komisionin vlerësues;

kjo përgjegjësi është impersonale dhe nuk mund t’i atribuohet vetëm konsulentit

individualisht, por tërë ekipit.

189 B-


Moduli

B

PJESA

5

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.7 përdOrimi me sukses i kOnsuLentëve

2.7.1 konsulenti si një ekspert

Brenda një procesi të caktuar prokurimi, konsulentët mund të përdoren me sukses si një

burim ekspert për të:

n këshilluar në fazat më të hershme për opsionet e mundshme në tregun e ofertës

dhe planifikimin kohor të një blerjeje për të marrë përfitimet maksimale;

n këshilluar mbi proceset e Be-së;

n hetuar dhe raportuar mbi përshtatshmërinë teknike të një zgjidhjeje të caktuar në

mjedisin e aktivitetit të një autoriteti kontraktues;

n ndërmarrë rolin e ekspertit teknik të një projekti në një sferë ku autoriteti

kontraktues nuk ka ekspertizë;

n përdorur përvojën e tyre në këshillimin për mënyrën më të mirë për të grupuar një

kërkesë ose grup kërkesash në mënyrë të tillë që të tërheqë tregun e ofertës;

n vlerësuar kërkesat bazë të autoritetit kontraktues dhe për të zhvilluar një specifikim

të përgjithshëm të pavarur;

n hetuar dhe komentuar për autoritetin kontraktues zbatueshmërinë e zgjidhjeve të

ndryshme për specifikimin;

n vlerësuar prezantimet e operatorit ekonomik dhe për të raportuar për

përshtatshmërinë e tyre nga pikëpamja e nevojave të autoritetit kontraktues;

n shqyrtuar operacionet aktuale të autoritetit kontraktues dhe për të këshilluar nëse

një blerje është ose jo e nevojshme;

n ndihmuar në zhvillimin e kritereve të vlerësimit dhe klasifikimit;

n ndihmuar në vlerësimin e ofertave të operatorëve ekonomikë;

n ndihmuar/drejtuar përgatitjen e studimit të biznesit;

n ndihmuar/udhëhequr zhvillimin e planeve të implementimit për llogari të

autoritetit kontraktues;

n ndihmuar/udhëhequr implementimin për llogari të autoritetit kontraktues;

n vlerësuar për llogari të autoritetit kontraktues atë që merret ose lëvrohet nga

operatorët ekonomikë;

n marrë pjesë në shqyrtimin e performancës me stafin nga autoriteti kontraktues.

në këto role konsulentët mund të jenë me "kohë pune të plotë" për periudhën që nevojiten

ose të përdoren për periudha të shkurtra kur nevojitet ekspertiza gjatë procesit. në çdo rast

është e qartë se detyra e tyre në secilin nga këta skenarë është të këshillojnë dhe jo të marrin

vendime.

2.7.2 konsulenti si pjesë e njësisë së prokurimit

në kuadrin e një procesi të caktuar prokurimi, konsulentët mund të përdoren me sukses si

anëtarë të njësisë së prokurimit për të kryer çdo aktivitet që njësia e prokurimit kryen me

palët e saj të interesuara.

190 B-


Moduli

B

PJESA

5

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.8 përfundimi

Blerja e shërbimeve të konsulentëve duhet të trajtohet në të njëjtën mënyrë si blerja e çdo

shërbimi tjetër. shpesh palët e interesuara kërkojnë të takohen ose ta prezantojnë individin

ose firmën e tyre "të preferuar" të konsulentëve dhe në disa raste ata mund të kenë pushtetin

në autoritetin kontraktues për ta bërë këtë. Megjithatë, shpesh konsulentët që përmbushin

më së miri nevojat e një autoriteti kontraktues dalin nga një proces përzgjedhjeje. këtu idetë

e tyre, e kaluara dhe qasja kundrejt autoritetit kontraktues kombinohen për ta vendosur

grupin e përzgjedhjes në pozicion më të qetë me ta.

informacion: kodi i sjelljes i një konsulenti

nëpërmjet një kërkimi në internet do të shfaqen disa kode të sjelljes së konsulentëve. kodi

që vijon më poshtë është nga iCon, një rrjet konsulentësh të pavarur në nju jork, shBa.

deklarata e misionit të icOn është:

iCon, Rrjeti i konsulentëve të pavarur, është një organizatë e përkushtuar për përmirësimin e

aksesit të autoriteteve kontraktuese te konsulentët e rajonit të itakës nëpërmjet promovimit

të aftësive dhe ekspertizës së konsulentëve, nëpërmjet programeve të iCon dhe faqes së

internetit të iCon, www.iconconnect.org. për këtë qëllim, iCon u ofron bizneseve vendore

dhe rajonale, si dhe autoriteteve kontraktuese, mundësinë për gjetjen e konsulentëve të

duhur, tani dhe këtu.

iCon është gjithashtu e angazhuar në promovimin e profesionalizmit, etikës dhe ekselencës

midis konsulentëve anëtarë dhe i arrin objektivat e veta duke u ofruar mundësi anëtarëve të

vet që të krijojnë lidhje me konsulentët e tjerë. iCon organizon takime dhe evente të tjera

çdo muaj, ku konsulentë të pavarur mund të shkëmbejnë ide, ekspertizë dhe kontakte pune.

kodi i sjelljes së konsulentëve të icOn

si anëtarë të Rrjetit të konsulentëve të pavarur (iCon) me seli në ithaca, ny, ne udhëhiqemi

dhe jemi dakord të respektojmë “kodin e etikës” që vijon më poshtë.

1. ne i trajtomë interesat e klientit tonë si përparësinë tonë më të madhe dhe u

përgjigjemi këtyre interesave në mënyrë të menjëhershme dhe të paanshme.

2. ne ofrojmë konsulencë në mënyrë konfidenciale dhe sipas kushteve që

kemi rënë dakord me klientët tanë. ne mbrojmë dhe nuk do të nxjerrim

informacionin e asnjë shoqërie pa miratimin e klientit tonë dhe nuk do të

përfitojmë financiarisht ose ndonjë avantazh tjetër bazuar në këtë informacion.

3. ne diskutojmë me klientët tanë në mënyrë mjaft të detajuar për të kuptuar çdo

shqetësim dhe nevojë dhe përshtatim shërbimin tonë me nevojën e klientit.

4. ne ofrojmë këshillimin tonë dhe pranojmë vetëm ato detyra për të cilat jemi

vërtetë të kualifikuar për t'i realizuar. ne përpiqemi të japim rezultate që ofrojnë

përfitime reale dhe afatgjata për klientët tanë.

5. ne llogarisim dhe aplikojmë tarifa të arsyeshme dhe të qëndrueshme. ne biem

dakord paraprakisht me klientët tanë për tarifat ose bazën e tarifave.

191 B-


Moduli

B

PJESA

5

SEKSioNi

2


Përshkrimi

6. ne hartojmë publikime, kontrata, garancione dhe deklarata të tjera, të

cilat janë të ndershme, të vërteta dhe kuptohen lehtë.

7. ne refuzojmë të gjitha detyrat ku kemi konflikt interesi ose të cilat

mund të komprometojnë pavarësinë tonë objektive ose profesionale.

ne tregojmë menjëherë çdo interes që mund të prekë klientët tanë,

të influencojë në gjykimin tonë ose të dëmtojë karakterin e paanshëm

të shërbimeve tona. ne nuk lejojmë asnjë interes të jashtëm të ndikojë

negativisht në cilësinë ose në rezultatet e punës sonë.

8. ne konkurrojmë me ndershmëri dhe vlerësojmë siç duhet punën e të

tjerëve.

9. ne njohim të drejtat e pronësisë intelektuale dhe zbatojmë ligjet që janë

hartuar për mbrojtjen e tyre.

10. ne marrim përgjegjësinë për pajtueshmërinë e veprimeve të punonjësve

dhe nënkontraktorëve tanë me këtë kod.

11. ne respektojmë dhe ruajmë standardet profesionale të kërkuara nga

disiplinat tona të veçanta ose fushat e ekspertizës, duke përfshirë kodet

tona përkatëse të etikës profesionale.

12. ne respektojmë të gjitha ligjet dhe marrim përgjegjësi të plotë për

veprimet tona dhe i trajtojmë të gjitha kontaktet me drejtësi pavarësisht

nga raca, besimi, gjinia, orientimi seksual, mosha ose origjina kombëtare.

13. ne pranojmë vetëm ato projekte që janë të ligjshme dhe nuk dëmtojnë

profesionin tonë.

14. ne e kuptojmë se Rrjeti i konsulentëve të pavarur (iCon) do të analizojë

dhe rishikojë ankesat ose shkeljet e këtij kodi të kryera nga klientët ose

nga konsulentët anëtarë dhe se iCon gëzon autoritetin të vendosë

sanksionet e duhura në lidhje me anëtarësinë në iCon dhe privilegjet e

saj.

Rishikuar më 25 tetor 2005

192 B-

SEKSIONI

3


MOdulI

B

PJESA


ushtrimi 1 pse të përdOrim kOnsuLentë?

a mund të jepni pesë arsye të forta pse duhen përdorur shërbimet e një konsulenti?


1

2

3

4

5

mund të jetë me vend që të punësohen konsulentë që:

193 B-


Moduli

B

PJESA

5

SEKSioNi

3


Ushtrime dhe rasti studimor

seksiOni infOrmativ rasti studimOr - kOnsuLenti i ndershëm


autoriteti rajonal shpenzoi një vlerë prej 125 milion euro për blerjen e mallrave dhe të shërbimeve

duke përdorur një gamë procesesh të ndryshme në një fushë krejt të ndryshme.

hyrje

autoriteti kërkoi ekspertizë të jashtme për konfigurimin e proceseve dhe më pas mori vendime

për të bërë përmirësime.


një autoritet rajonal kërkoi propozime për ndarjen e proceseve të prokurimit dhe marrjen e

rekomandimeve për përmirësime. shtatë organizata konsulence shprehën interes dhe morën

dokumentacionin për tenderin e plotë.

gjashtë nga organizatat e konsulencës paraqitën ofertat duke ofruar zgjidhje komplekse të

çështjes, duke përfshirë modelet e tyre dhe në disa raste programe kompjuterike. këto zgjidhje

nuk plotësonin kërkesën e shprehur nga autoriteti.

organizata e shtatë tregoi se ajo kishte aftësinë për t'i paraqitur të ndara proceset e punës dhe

më pas t'i prezantonte autoritetit rajonal opsionet për zhvillim. problemi qëndronte se burimet e

tyre ishin tërësisht të zëna me projekte të tjera, dhe autoriteti donte të "fillonte menjëherë".

autoriteti zgjodhi sipërmarrësin e shtatë dhe filloi "menjëherë", por i la sipërmarrësit një dritare që

të punonte njëkohësisht për projektet e tjera dhe për projektin e tyre.


Mjeti i analizës së palëve të interesuara bëri që zyrtarët e prokurimeve të siguronin mbështetjen

e vendimmarrësve, të cilët kishin pushtetin t'i bindnin ekspertët.

përfundimi

analiza e palëve të interesuara është jetike në fillim të procesit të prokurimit.

194 B-

SEKSIONI

4


MOdulI

B

PJESA


194 B-


1. si do ta përkufizonit termin "konsulent"?

2. a mund ta plotësoni këtë fjali?

konsulentët duhet të përdoren...

3. një arsye e vlefshme për përdorimin e konsulentëve është se:

n "personat e brendshëm të autoritetit kontraktues nuk kanë ekspertizën e duhur për

detyrat që u janë ngarkuar"

Cilat janë tre arsyet që janë dhënë?

4. në thelb, konsulentët mund të kenë një nga dy rolet në lidhje me prokurimin.

Cilat janë ato?

5. si avantazhe të përdorimit të konsulentëve janë dhënë nëntë arsye - këtu jepen katër prej

tyre.

a mund t'i kujtoni pesë arsyet e tjera?

1. aftësia për t'i trajtuar situatat dhe për të dhënë zgjidhje unike që pasqyrojnë

rrethanat e veçanta dhe aspiratat e organizatës blerëse

2. shpejtësia e veprimit (sepse ekipi i konsulencës, ndryshe nga drejtuesit e

brendshëm, nuk shpërqendrohet vazhdimisht nga detyra të tjera)

3. dhënia e njohurive të “praktikës më të mirë” dhe zgjidhjeve efikase

4. ekspozimi ndaj ekspertizës që vjen nga industri, sektorë ose vende të tjera

6. lexoni këtë fjali dhe më pas përgjigjuni pyetjes që vijon:

"ekziston një ekuilibër ndërmjet përdorimit të një konsulenti "që e ka bërë këtë punë më

parë" dhe përdorimit të dikujt që ju besoni se ka "mundësi" për të bërë një punë të mirë."

jepni një shembull se kur do të donit "dikë që e ka bërë këtë punë më parë" në vend të një

"mundësie".

7. konsulentët mund të shtojnë vlerë; megjithatë, përdorimi i tyre mund të ketë edhe

disavantazhe. në tekst u përmendën shtatë pika. tre prej tyre jepen më poshtë. a mund t'i

kujtoni të tjerat?

1. kostoja. konsulentët kushtojnë më shumë se një punonjës

2. konsulentët mund të thonë se kanë njohuritë, por pasi i merrni nuk janë në gjendje

të japin rezultate

3. konsulentët mund të përpiqen dhe t'i “detyrojnë” autoritetet kontraktuese të

veprojnë sipas mënyrës së tyre (mënyrës së konsulentëve).


195 B-


Moduli

B

PJESA

5

SEKSioNi

4


Përmbledhja e kapitullit

8. kur kërkojnë të caktojnë konsulentë, autoritetet kontraktuese duhet:

n të sigurohen që, si autoriteti kontraktues, ashtu edhe konsulenca, kanë pritshmëri

të qarta për rolet, përgjegjësitë, kostot dhe përfitimet përpara

se të nisë caktimi në detyrë


9. kur kërkojnë të caktojnë konsulentë, autoritetet kontraktuese duhet të këmbëngulin

që të takojnë....

a mund ta plotësoni fjalinë e mësipërme?

10. kur kërkojnë të caktojnë konsulentë, autoritetet kontraktuese duhet të bien dakord

paraprakisht që ta bëjnë pagesën mujore.


Burimet

http://iconconnect.org/members/?q=node/35

Moduli

B


Matja e performancës

pjesa

6

195 B-





195 -

196 B-

SEKSIONI

1


MOdulI

B

PJESA

6Matja e performancës

1.1 OBjektivat

objektivat e këtij moduli janë që të shqyrtohen, të shpjegohen dhe të kuptohen:

1. pse matja e performancës në nivele të ndryshme brenda sistemit të prokurimit

publik është një veprimtari e rëndësishme dhe madje e domosdoshme

2. si mund të ushtrohet matja e performancës, veçanërisht metodologjia e përdorur,

në nivelin e entit kontraktor brenda një organizate prokurimi, por gjithashtu edhe

në nivel kombëtar

3. kushtet paraprake për krijimin dhe implementimin e një mjedisi mbështetës për

matjen e performancës

4. kontributet që mund të japë një sistem i projektuar dhe i menaxhuar mirë për

matjen e performancës në funksion të përmirësimit të operacioneve të prokurimit

dhe, në kuptim më të gjerë, të efikasitetit të ofrimit të shërbimeve publike


Çështjet më të rëndësishme janë të kuptohet:

n se matja e performancës është element kyç në përmirësimin e sistemit të

prokurimit dhe duhet të jetë një fushë prioritare në reformën për prokurimin

publik

n nevoja për një metodë sistematike dhe bashkëpunimi për krijimin dhe zbatimin e

kuadrit të matjes së performancës në nivele të ndryshme të sistemit të prokurimit

n ndërvarësia e standardeve dhe matjeve të prokurimit midis niveleve të ndryshme

të sistemit kombëtar të prokurimit publik

1.3 Lidhjet

ekziston një lidhje veçanërisht e fortë midis këtij moduli, dhe

n Modulit a4 për aspektet ekonomike të prokurimit publik

n Modulit B2 për përgjegjësitë e entit kontraktor

n Modulit e1 për përgatitjen e dokumenteve të tenderit

n Modulit g1 për menaxhimin e kontratës

1.4 rëndësia

ky modul është i rëndësishëm për të gjithë zyrtarët e prokurimeve të përfshirë në

prokurimin publik, por veçanërisht për ata që drejtojnë entet kontraktore dhe drejtorët e

organizatave prokuruese.


ky modul nuk rregullohet nga ndonjë kërkesë e veçantë ligjore. Megjithatë, në mënyrë

indirekte, parimet dhe objektivat e përcaktuara në direktivat e ke-së dhe në traktat për

rolin dhe zhvillimin e prokurimit publik ofrojnë argumente të forta për ta bërë matjen e

performancës një fushë prioritare.

seksiOni 1 hYrje

197 B-

SEKSIONI

2


MOdulI

B

PJESA


2.1 hYrje

në këtë përshkrim do të diskutojmë çështjen e matjes së performancës në operacionet e

prokurimit publik, në veçanti për autoritetet kontraktore, por edhe në nivel kombëtar. duhet

theksuar se legjislacioni acquis i Be-së nuk trajton mënyrën e matjes së performancës së

veprimeve të prokurimit publik (megjithëse ekzistojnë kërkesat për raportimin e aktivitetit të

prokurimit - shikoni modulin e6).

pra, marrja e iniciativave për përcaktimin e politikave dhe metodologjive për matjen e

performancës së prokurimit publik është tërësisht një çështje e çdo shteti anëtar të Be-së.

Metodologjitë për vlerësimin e standardit ose të performancës së sistemeve të prokurimit

publik janë zhvilluar gjithashtu dhe janë vënë në praktikë nga një numër organizatash

ndërkombëtare, përfshi Bankën Botërore dhe oeCd/sigMa. ky modul paraqet në mënyrë

të përmbledhur disa nga këto eksperienca dhe njohuri, të cilat mund të konsiderohen si

"praktika të mira".

tre nivele të ndryshme të matjes së performancës identifikohen gjerësisht:

1. niveli kombëtar – vlerësimi i performancës së sistemit kombëtar të prokurimit publik

2. niveli i autoritetit kontraktues – vlerësimi i performancës së organizatës prokuruese dhe veprimeve të saj

3. niveli i menaxhimit të kontratës – vlerësimi i performancës së zbatimit të një kontrate individuale (ky nivel trajtohet në modulet g1 dhe g3)

ekzistojnë lidhje të ngushta midis këtyre tre niveleve të matjes së performancës në lidhje

me ndërvarësinë e performancës. Megjithatë, objektivat dhe metodologjitë për matjen e

performancës mund të ndryshojnë shumë. Modeli i kuadrit rregullator në nivel kombëtar do

të ndikojë mbi mjedisin operacional në nivelin e autoritetit kontraktues, si dhe në të gjitha

aktivitetet vijuese.

analizat tregojnë se tregu për kontratat e prokurimit në Bashkimin europian e tejkalon

vlerën prej 1,5 miliard euro ose vlerën ekuivalente të më shumë se 16% të prodhimit të

Brendshëm Bruto (pBB) të shteteve anëtare të Be-së. përqindja e lartë e prokurimeve publik

në pBB - megjithëse bazohet vetëm në llogaritje të përafërta - sugjeron më tej se një sasi e

konsiderueshme, ndoshta më shumë se 30% e buxhetit të shpenzimeve publike të shteteve

anëtare, alokohet për blerjen e mallrave, shërbimeve dhe të punimeve. potenciali për

kursime është i madh, por edhe potenciali për humbje dhe inefikasitet është gjithashtu i

konsiderueshëm.

direktivat e fundit të ke-së pasqyrojnë nevojën për modernizim, më shumë fleksibilitet

dhe thjeshtim të kuadrit ligjor për t'u përshtatur me një dekadë të zhvillimeve të mëdha

teknologjike dhe komerciale, si dhe me evoluimin e vazhdueshëm në fushën e ofrimit dhe

organizimit të shërbimeve publike.


198 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

objektivi parësor i sistemit të prokurimit publik të një shteti anëtar është të sigurojë efikasitet

dhe "vlerë për paratë" në përdorimin e fondeve publike, ndërkohë që duhet të jetë në

përputhje me legjislacionin acquis të Be-së, si dhe me ligjet dhe politikat kombëtare. Matja

e performancës ka të bëjë me përpjekjet për t'iu përgjigjur pyetjes themelore nëse sistemi

dhe operacionet e prokurimit sigurojnë, në fund të fundit, efikasitetin ose "vlerën për paratë"

(shikoni në veçanti modulet a1 dhe e4 për diskutimin e mëtejshëm të konceptit të "vlerës

për paratë").

2.2 disa Çështje krYesOre

është e lehtë të pajtohesh me idenë se efiçenca/efikasiteti ose "vlera për paratë" është

objektivi bazë i sistemit të prokurimit publik. Megjithatë, në të njëjtën kohë ekzistojnë një

numër vështirësish të konsiderueshme që lidhen me aplikimin e konceptit të efikasitetit në

prokurimin publik, ku përfshihen:

n problemet me matjen e efikasitetit: së pari, është e vështirë të arrish në një

përfundim objektiv nëse një sistem prokurimi publik ka ose jo aktualisht efikasitet.

efikasiteti shpesh shprehet në lidhje me buxhetin ose kursimin e kostove, por baza

për llogaritjen e këtyre kursimeve bazohet në kushte jo të zakonshme, p.sh. një

standard kontabiliteti. autoritetit kontraktues i mungojnë instrumentet e duhura

që firmat private kanë në dispozicionin e tyre për matjen e efikasitetit në lidhje

me rezultatin ekonomik. fitimi i një firme private tregohet në rreshtin e fundit të

bilancit, i cili paraqet treguesin e fundit për saktësinë e të gjitha operacioneve të

firmës, përfshirë efikasitetin e veprimeve të saj në blerje.

autoriteti kontraktues, në kuptimin tradicional, nuk ka anën e "të ardhurave" në

lidhje me totalin e faturuar për shërbimet e ofruara (me përjashtim të rastit kur

është një kompani e sektorit publik, por edhe në atë rast tarifat dhe komisionet

shpesh vendosen dhe përcaktohen nga qeveria).

në nivelin e zbatimit të kontratës, efikasiteti zakonisht vlerësohet në lidhje me

faktin nëse rezultati është "brenda buxhetit dhe afatit", për të përcaktuar nëse

janë përmbushur objektivat e projektit. Megjithatë, nëse supozimet mbështetëse

të objektivave janë të gabuara (për shembull, nëse këto supozime nuk pasqyrojnë

shpejtësinë optimale dhe zbatimin e projektit me koston më efektive), ekziston

problemi i vlerësimit.

n mungesa e një përkufizimi të pranuar për fjalën "efikasitet": së dyti,

komuniteti ndërkombëtar nuk ka rënë dakord për një përkufizim unik për fjalën

"efikasitet" në prokurimin publik. termi "efikasitet" përdoret gjerësisht në këto

kontekste për të përcaktuar qëllimin parësor të prokurimit publik, por aplikohet

pa iu referuar një përkufizimi që kuptohet ose pranohet përgjithësisht. për

shembull, koncepti i "efikasitetit" nuk mund të ketë të njëjtin kuptim edhe për

një ligjvënës në nivelin e Bashkimit europian, edhe për hartuesit e politikave

në nivelin e qeverisjes kombëtare ose për blerësin në nivelin e autoritetit

kontraktues. koncepti i efikasitetit në prokurimin publik mund të interpretohet në

mënyra të ndryshme dhe të praktikohet në nivele të ndryshme brenda sistemit

të prokurimit publik. prandaj, vendimmarrësit mund të operojnë me grupe të

ndryshme prioritetesh dhe objektivash të politikave.

199 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

n qëllimet dhe objektivat kontradiktore që veprojnë si pengesa: së treti,

gama e gjerë e qëllimeve dhe objektivave kontradiktore në prokurimin publik

mund të përbëjnë një pengesë për maksimizimin e rezultatit ekonomik dhe

të efikasitetit të veprimeve të prokurimit publik. parime të tjera të rëndësishme

që rregullojnë sistemet e prokurimit publik mund të luajnë gjithashtu një rol

të rëndësishëm në përcaktimin e saktësisë së sistemit, si p.sh. transparenca,

mos-diskriminimi, trajtimi i barabartë dhe integriteti, si dhe nevoja, nëse lejohet,

për të marrë në konsideratë objektivat e politikave sociale dhe mjedisore.

për rrjedhojë, çdo përpjekje për të matur "efikasitetin" e një sistemi të prokurimit publik

përballet me një kombinim vështirësish. vendimmarrësit e sektorit publik në nivele të

ndryshme dhe në pozicione të ndryshme duhet të përfitojnë gjithsesi nga sistemi i matjes

së performancës, i cili është projektuar për të vlerësuar standardin e veprimeve të prokurimit

publik.

pyetja në fjalë që kërkon një përgjigje është: “a e ofron sistemi ynë i prokurimit publik ose

operacionet e tij "vlerën për paratë" në përputhje me objektivat dhe synimet e vendosura

dhe si dhe kur ta kuptojmë nëse ky është ose nuk është rasti?” Matja e performancës është

një aktivitet jetik, jo vetëm në fushën e prokurimit publik, por në të gjithë sektorët publikë.

pa matjen e performancës dhe sigurimin e rezultateve të këtyre matjeve, nuk ka asnjë bazë

për rritjen e efikasitetit, dhe, më e rëndësishmja, për sigurimin e përgjegjshmërisë.

2.3 karakteristikat e një sistemi të shëndOshë dhe efikas të prOkurimit puBLik

prokurimi publik është aktualisht pjesë e një procesi madhor transformimi në të gjitha

shtetet anëtare të Be-së, por jo vetëm për shkak të futjes së instrumenteve të reja ligjore

dhe përdorimit në masë të teknikave elektronike. prokurimi publik po rritet në lidhje me

rëndësinë e përmbushjes dhe arritjes së qëllimeve politike dhe objektivave të politikës në

planin afatshkurtër dhe afatgjatë. prokurimi ka një funksion kyç në sigurimin e një spektri të

gjerë të prioriteteve të qeverisë në sektorë të ndryshëm publikë, si p.sh. shëndetësia, arsimi,

transporti dhe e gjithë gama e infrastrukturës publike. prokurimi është një mënyrë për arritjen

e vlerës për paratë në ofrimin e shërbimeve publike në mënyrë të qëndrueshme. koncepti

i përkufizimit të "vlerës për paratë" shkon përtej faktorëve të mirëfilltë ekonomikë, si p.sh.

çmimi dhe faktorët e tjerë që lidhen me koston, dhe lidhet njëlloj me cilësinë e shërbimeve

dhe të produkteve të furnizuara dhe nivelin e përmbushjes së qëllimeve dhe objektivave, si

p.sh. objektivat sociale dhe mjedisore, nëse lejohet.

performanca në operacionet e prokurimit vlerësohet në nivelin e veprimit - ndërveprimi

i tregut midis blerësve dhe furnitorëve - ku rezultati i procesit të blerjes përcaktohet nga

pikëpamja ekonomike ose ndryshe. kuadrot institucionale ligjore dhe qendrore, duke

përfshirë faktorë të tjerë influencues, përcaktojnë kushtet bazë për mënyrën ku prokurimi

mund të kryhet sipas procedurave, rezultatet që mund të priten dhe përfitimet e mundshme

të efikasitetit që mund të arrihen. Brenda këtij mjedisi, profesionalizmi dhe eksperienca e

zyrtarëve të prokurimeve në menaxhimin e procesit të prokurimit dhe shfrytëzimin e plotë

të konkurrencës në treg janë vendimtare për rezultatin lidhur me "vlerën për paratë".

200 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

Treguesit kryesorë të një sistemi të shëndoshë dhe efikas në prokurimin publik mund të përkufizohen si:

n legjislacion kombëtar në përputhje me direktivat e ke-së, si dhe politika dhe

rregulla prokurimi të përshtatshme në lidhje me përdorimin efektiv, efikas dhe

me vend të burimeve publike, pavarësisht nëse direktivat aplikohen ose jo;

n strategji dhe politika të qarta për shpërndarjen e përgjegjësisë dhe struktura për

vendimet e prokurimit publik, për përgjegjësinë për shpenzimet publike, dhe për

rritjen e efikasitetit dhe garantimin e integritetit në proceset e prokurimit;

n strukturat institucionale qendrore të zhvilluara mirë dhe kapacitete administrative

të mjaftueshme për zbatimin efikas të ligjeve dhe politikave të tjera kombëtare,

duke përfshirë përgatitjen dhe shpërndarjen e informacionit dhe ofrimin e

udhëzimeve dhe trajnimeve për palët e interesuara në sistem, si p.sh. blerësit,

operatorët ekonomikë, organet e shqyrtimit dhe kontrollorët;

n Mjete të përshtatshme për të monitoruar efikasitetin e politikave dhe kuadrove

ligjore, duke marrë në konsideratë nevojën për të ruajtur ekuilibrin e duhur midis

kontrollit dhe autoritetit të lirisë së veprimit në mënyrë që vendimmarrësi të

mbajë përgjegjësi për vendimet që merr;

n profesionalizëm i funksionimit të prokurimit në të gjitha nivelet e sektorit publik,

i cili nuk duhet të mbulojë vetëm blerësit individë dhe anën operacionale të

prokurimit. Me po të njëjtën rëndësi, koncepti i profesionalizmit duhet ta drejtojë

qeverinë në të gjitha vendimet dhe veprimet e saj në lidhje me organizmin dhe

menaxhimin e proceseve të prokurimit, si p.sh. procedurat për vendimmarrjen,

koordinimi dhe bashkëpunimi brenda administratës në nivele të ndryshme,

kontrolli dhe auditi, shqyrtimi i ankesave, planifikimi dhe zbatimi i buxhetit, si dhe

menaxhimi i kontratës.

treguesit kryesorë të një sistemi të shëndoshë dhe efikas në prokurimin publik, siç përshkruhet

dhe më sipër, mund të shërbejnë si standarde kryesore për krijimin e sistemit të matjes

së performancës, me objektivin për të përcaktuar nëse këto standarde janë përmbushur.

pas përcaktimit të këtyre standardeve të krahasimit, është padyshim e rëndësishme që

vendimmarrësit në nivele të ndryshme të konsiderojnë gjithashtu teknikat për vlerësimin e

arritjeve në lidhje me qëllimet dhe objektivat e politikave, për të cilat është rënë dakord.

përfitimet e një sistemi për matjen e performancës ndryshojnë në varësi të nivelit në

sistemin e prokurimit. siç u përmend dhe më sipër, tre nivele të ndryshme janë lehtësisht

të identifikueshme, përkatësisht niveli kombëtar, niveli i autoritetit kontraktues dhe niveli i

zbatimit të kontratës. vlerësimi i zbatimit të kontratës aktualisht është pjesë e përgjegjësive

të autoritetit kontraktues, por për arsye pedagogjike ky nivel diskutohet më vete në modulin

g3.

201 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.4 përfitimet nga matja e perfOrmancës

përfitimet nga matja e performancës mund të ndryshojnë midis të tria niveleve, dhe ata

varen shumë nga ndryshimet në objektiva dhe përgjegjësi. Më poshtë paraqitet një

përmbledhje e arsyetimeve kryesore për zhvillimin dhe implementimin e sistemeve për

matjen e performancës.

2.4.1 niveli kombëtar

përfitimi kryesor nga një sistem i vlerësimit të performancës në nivel kombëtar është se

rezultati i përgjithshëm që rezulton nga aplikimi i sistemit gjeneron një platformë më solide

të informacionit ku mund të bazohen vendimet për politikat. nëpërmjet këtij informacioni

qeveritë kanë mundësi të përmirësojnë cilësinë e vendimmarrjes dhe të ndërmarrin veprime

konstruktive afatgjata që do të zhvillojnë më shumë sistemet e tyre të prokurimit publik në

mënyrë efikase (p.sh. në lidhje me politikën e prokurimit dhe reformën rregullatore, zhvillimin

institucional dhe forcimin e kapaciteteve). gjithashtu, është e rëndësishme që politikëbërësit

të kuptojnë mirë mënyrën sesi objektivat e politikave të ndryshme mund të ndërlidhen, si

dhe të kuptojnë mënyrën sesi performanca e përgjithshme e sistemit të prokurimit mund

të ndikohet - pozitivisht ose negativisht - nga zbatimi i disa masave, në varësi të objektivave

dhe prioriteteve.

Përfitime të tjera të sistemit të matjes së performancës në nivelin kombëtar:

n Qeveritë mund të kenë stimuj të fortë për të përmirësuar sistemet e tyre

të prokurimit publik.

n Matja e performancës mund të ndihmojë për të përcaktuar prioritetet për veprime

reformatore në fushën e prokurimit publik dhe për të monitoruar progresin me

objektivat e vendosura.

n Matja e performancës mund t'u ofrojë mbështetësve të reformës argumente të

qarta për ndryshimin dhe ndihmon për të fokusuar vëmendjen dhe angazhimin

politik.

n Rezultati i sistemit të matjes së performancës për prokurimin publik, si pjesë

integrale e sistemit financiar publik, do të siguronte gjithashtu informacion të

vlefshëm për vlerësimin e sistemit të shpenzimeve publike.

koment: matja e performancës në nivelin kombëtar

vlerësimet nga kolegët të kryera nga sigMa tregojnë se shtetet anëtare të Be-së në përgjithësi

i kushtojnë vëmendje të kufizuar iniciativave që kanë si qëllim matjen e performancës së

sistemeve të prokurimeve publike në nivelin kombëtar lidhur me rezultatet e përgjithshme

dhe efikasitetin. në vend të tyre, matja e performancës së sistemeve të prokurimit publik

fokusohet në çështjet e inputeve (shpërndarjet e burimeve) dhe në pajtueshmërinë e kuadrit

rregullator dhe të marrëveshjeve institucionale me legjislacionin acquis të Be-së dhe kërkesat

e tjera kombëtare.

Matja e performancës në termat e efikasitetit shpesh kryhet më shpesh në nivelin e

autoriteteve kontraktuese, e shtyrë nga veprimet e kontrollit dhe të monitorimit që vendosen

nga parlamenti, qeveria ose nga vetë autoritetet kontraktuese. kontrolli i performancës së

autoriteteve kontraktore shpesh ushtrohet nga institucionet e auditit të jashtëm ose nga

ministritë e financave, por pak përpjekje bëhen për t'i dhënë përgjigje pyetjes kryesore:

Cila është cilësia ose standardi i përgjithshëm i sistemit tonë kombëtar të prokurimeve publike?

202 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

ndoshta është e pamundur që t'i japim një përgjigje të saktë kësaj pyetjeje, por në çdo rast

ekzistojnë kontekste ku bëhet i nevojshëm vlerësimi i sistemit kombëtar të prokurimit, me

synimin për t'iu përgjigjur asaj pyetje, të paktën në mënyrë indikative.

në atë kontekst, sigMa ndërmerr, për llogari të komisionit europian, vlerësime sistematike të

sistemeve të prokurimit publik në vendet kandidate dhe vendet e mundshme kandidate dhe

kryen vlerësime nga kolegët të sistemeve të prokurimit dhe të koncesioneve në këto vende.

gjithashtu i rëndësishëm në këtë aspekt është edhe projekti që po zhvillohet nga oeCd/

daC (drejtoria e Bashkëpunimit për zhvillim) dhe tryeza e rrumbullakët e Bankës Botërore,

e cila vitet e fundit ka zhvilluar një sistem për matjen e performancës, i cili përbëhet nga

niveli bazë dhe treguesit e performancës. ky sistem ka si qëllim të mundësojë vlerësimet e

jashtme dhe vetëvlerësimet ose një kombinim të të dyjave, dhe synon të nxjerrë udhëzime

në lidhje me standardet e nevojshme për një sistem kombëtar prokurimi. ky sistem i matjes

së performancës mund të shërbejë si bazë për vendimmarrjen nga komuniteti i donatorëve

për shtrirjen dhe kushtet për financimin nga donatorët të një sistem kombëtar prokurimi,

qoftë ky financim i kanalizuar si mbështetje për buxhetin, qoftë i caktuar direkt për projekte

dhe programe të veçanta. përveç kësaj, sistemi i vlerësimit mund të paraqesë dhe një hartë

orientuese për punën reformatore në prokurimin publik në një shtet të caktuar.

përkufizimi i sistemit kombëtar të prokurimit publik

detyra e parë e rëndësishme për krijimin e një sistemi të matjes së performancës në nivelin

kombëtar është të përkufizohet sistemi dhe mbulimi i kryesor i tij.

në parim, sistemi i prokurimit publik mund të përkufizohet si tërësia e të gjitha atyre

elementeve që ndikojnë në rezultatin përfundimtar dhe efikasitetin e një veprimi të

prokurimit individual. një analizë e plotë e sistemit të prokurimit publik, nisur nga nevoja, do

të mbulonte një numër të madh aspektesh me një nivel të ndryshueshëm ndërvarësie dhe

do të ndikonte në zbatimin e prokurimit publik.

për ta bërë të menaxhueshëm vlerësimin e një sistemi të prokurimit publik në nivelin kombëtar,

është e nevojshme të identifikohen dhe të përfshihen fushat që lidhen direkt me prokurimin

publik dhe të përjashtohen me qëllim ato fusha që kanë më pak influencë direkte në proceset

e prokurimit publik. përveç kësaj, vlerësimi duhet të përqendrohet te faktorët që perceptohen

se luajnë një rol të rëndësishëm në lidhje me cilësinë dhe efikasitetin e sistemit kombëtar të

prokurimit publik, dhe ai duhet të përfshijë vetëm treguesit që janë disi të lehtë për t'i vëzhguar

dhe për t'i matur.

një vlerësim i tillë bazohet kryesisht te makro variablet, të cilat jo patjetër pasqyrojnë

standardin në nivelin e enteve kontraktore. fushat që janë objekt i vlerësimit kanë tendencë

të përkojnë me fushën normale të zbatimit të ligjit për prokurimin publik. kjo çon në një

përqendrim krahasimisht të fortë te procesi i tenderimit dhe në një përqendrim më të ulët

tek elementet e tjera të rëndësishme të procesit të prokurimit, si p.sh. planifikimi i prokurimit

dhe përgatitja, sistemet e brendshme të administrimit dhe të vendimmarrjes, menaxhimi i

kontratës, si dhe kontrolli financiar dhe auditi ex post.

203 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

përkufizimi i fushave të performancës

katër fushat (shtyllat) kyçe të mëposhtme janë identifikuar, të paktën në kuptimin e gjerë,

si ato që përbëjnë komponentët themelorë të sistemit kombëtar të prokurimit publik. nën

këto shtylla janë identifikuar një sërë treguesish bazë.

shtylla i. kuadri ligjor dhe rregullator

1. kuadri ligjor dhe rregullator i shtetit për prokurimin përputhet

me detyrimet e zbatueshme, të cilat vijnë si rezultat i kërkesave

kombëtare dhe ndërkombëtare (si p.sh. legjislacioni i Be-së).

2. shteti ka rregullat, dokumentacionin dhe mjetet e nevojshme për të

mbështetur zbatimin e kuadrit të tij ligjor dhe rregullator.

shtylla ii. kuadri institucional dhe kapaciteti menaxhues

3. sistemi i prokurimit publik është përfshirë dhe integruar më së miri

në sistemin e qeverisjes së sektorit publik.

4. shteti ka një organ funksional qendror normativ/rregullator/

këshillues.

5. shteti ka kapacitete të zhvillimit institucional.

shtylla iii. Operacionet e prokurimit dhe praktikat e tregut

6. operacionet dhe praktikat e prokurimit të shtetit janë efikase.

7. tregu i prokurimit publik të shtetit funksionon mirë.

8. shteti ka dispozita për administrimin e kontratave dhe

për zgjidhjen e mosmarrëveshjeve.

shtylla iv. integriteti i sistemit të prokurimit publik

9. shteti ka sisteme efektive kontrolli dhe auditimi.

10. shteti ka mekanizma apelimi efikase.

11. publiku ka akses të gjerë në informacion.

12. shteti ka vendosur masa për etikën dhe kundër korrupsionit.

treguesit kryesorë të renditur më sipër, të cilat përfshijnë gjithashtu një numër të madh

nën-treguesish, janë menduar që të shërbejnë në vlerësimin e sistemeve të prokurimit

publik në një nivel mjaft të lartë, d.m.th. ata nuk hyjnë shumë thellë në detaje, por janë

krijuar për të dhënë një tablo të gjerë të përgjithshme, global të pikave të forta dhe

të dobësive të sistemit në fjalë. një karakteristikë tjetër e rëndësishme e treguesve

është që një "po" ose "jo" e thjeshtë nuk mund t'i përgjigjet shumicës së pyetjeve.

në përgjithësi, pyetjet janë komplekse dhe kërkohet gjykim profesional për të dhënë një

përgjigje, e cila vlerëson performancën në mënyrë të drejtë dhe objektive, p.sh. cilësia e

sistemit kombëtar të trajnimit për prokurimin kundrejt shkallës së klasifikimit me pikë, e cila

është propozuar si matëse e performancës. aplikimi i suksesshëm i disa treguesve kërkon

pasjen e aksesit në informacion statistikor të saktë dhe të besueshëm, si dhe në të dhëna

të tjera, madje edhe aty ku vetë treguesit nuk bazohen te numrat. për këtë arsye, cilësia e

sistemit të informacionit ku mbështetet një sistem prokurimi është me rëndësi primare dhe

duhet të jetë vetë pjesë e procesit të vlerësimit.

204 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

metodologjia e vlerësimit të Oecd/dac (drejtoria e Bashkëpunimit për zhvillim)

një aktivitet kryesor është përgatitja e një niveli bazë kundrejt të cilit performanca do të matet

në secilën fushë kryesore të treguesve të performancës, si dhe për të gjithë nëntreguesit.

niveli bazë përfaqëson një "standard cilësie" të dëshirueshëm për secilin tregues kundrejt

të cilit do të bëhet vlerësimi. përveç kësaj, për secilin nëntregues një "çelës vlerësimi" jep

udhëzime për nivelin e arritjeve që duhet të arrihen për t'u kualifikuar për një nivel specifik

pranueshmërie. vlerësimi kryhet nga një grup vlerësimi, i cili përbëhet nga ekspertë të lartë

të prokurimit (të jashtëm dhe të brendshëm), të cilët përgatisin një raport për rishikim dhe

miratim nga institucionet përkatëse. vlerësimi bazohet tek intervistat, rishikimi i dokumenteve

dhe analizimi i statistikave të prokurimit. për më shumë informacion mbi modelin e oeCd/

daC, vizitoni faqen e internetit www.oecd.org/dac/effectiveness/procurement.

mjete të tjera për matjen e performancës së prokurimit në nivelin kombëtar

Metodologjia gjithëpërfshirëse e vlerësimit që përshkruhet më lart, zakonisht nuk është e

realizueshme për zbatim në nivel kombëtar po të mos ketë garancione të qarta të pavarësisë

së plotë të grupit të vlerësimit dhe konsensus për sa i përket modelit të treguesve të

performancës dhe të nivelit bazë për përcaktimin e pranueshmërisë. Megjithatë, për një

qeveri ka mjete dhe metoda të tjera në dispozicion për vlerësimin e funksionalitetit të

sistemit të prokurimit publik në nivelin kombëtar. disa nga këto metoda përshkruhen më

poshtë.

1. vlerësimi i ndikimit rregullator (ria)

Roli i vlerësimit të ndikimit rregullator (Ria) është të sigurojë një vlerësim të

hollësishëm dhe sistematik të ndikimeve të mundshme të një ligji ose të një

rregulloreje të re për të vlerësuar nëse rregullorja ka mundësi të arrijë objektivat

e synuara. në fushën e prokurimit publik, një shtet anëtar i Be-së është i detyruar

t'i implementojë direktivat e ke-së, aty ku ato aplikohen, në ligjin për prokurimin

publik dhe të sigurojë që të gjitha dispozitat e tjera të veçanta kombëtare janë në

përputhje me parimet themelore të traktatit të ke-së. Megjithatë, brenda këtyre

kufizimeve, një shtet anëtar është i lirë të hartojë kuadrin e tij rregullator, dhe në

praktikë një pjesë e madhe e të gjitha kontratave do të akordohen në bazë të

politikave dhe rregullave kombëtare. për rrjedhojë, këto rregulla dhe procedura kanë

një ndikim të konsiderueshëm në zbatimin e prokurimit publik në vend. nevoja për

Ria-n lind nga fakti se rregullimi zakonisht ka një numër ndikimesh, të cilat shpesh

janë të vështira për t'u parashikuar pa një studim të detajuar dhe pa u konsultuar

me palët që preken. përqasjet ekonomike ndaj çështjes së rregullimit theksojnë

gjithashtu riskun e lartë që kostot rregullatore mund të tejkalojnë përfitimet. para së

gjithash Ria është konceptuar si një veprim që duhet të kryhet përpara miratimit të

legjislacionit të ri, por nuk ka asnjë pengesë për përdorimin e Ria-s në legjislacionin

ekzistues si një mjet për fillimin e reformës rregullatore. komisioni europian dhe

oeCd kanë publikuar dokumentacion udhëzues për përdorimin e Ria-s.

205 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2. vlerësimet nga kolegët

vlerësimi nga kolegët është një instrument për diagnostikimin e operacioneve të

sektorit publik, duke përfshirë prokurimin publik, i cili është zhvilluar dhe përdorur

nga oeCd-ja për një kohë të gjatë. ajo ka disa ngjashmëri me metodologjinë

e vlerësimit të përshkruar më lart, por ekziston një ndryshim madhor në lidhje

me objektivat dhe çështjen e pronësisë. një vlerësim nga kolegët gjithmonë

vendoset dhe zbatohet në bashkëpunim me shtetin tjetër partner. grupi i

vlerësimit nga kolegët përbëhet nga ekspertë të lartë ndërkombëtar me një

eksperiencë dhe ekspertizë të gjerë në fushën që do të vlerësohet. Qëllimi

është të identifikohen pikat e forta dhe dobësitë (shqyrtimi i performancës) e

sistemit të prokurimit, duke u fokusuar në mënyrë të veçantë te komponentët

kryesorë, si kuadrot ligjore dhe institucionale, organizatat e prokurimit në lidhje

me kapacitetet, aftësitë dhe tregjet. në bazë të analizës dhe konkluzioneve, grupi

i vlerësimit nga kolegët jep rekomandimet për përmirësimet e nevojshme, por

është tërësisht çështje e shtetit të vendosë për veprimet që do të ndërmerren në

vijim të rekomandimeve.

3. sondazhet e palëve të interesuara

një tjetër masë shtesë për mbledhjen e informacionit për statusin e sistemit

të prokurimit mund të jetë realizimi i sondazheve sistematike, të cilat trajtojnë

fusha dhe çështje të rëndësishme që kanë lidhje me performancën e sistemit

të prokurimit publik. sondazhi duhet t'i shpërndahet një grupi të përzgjedhur

të autoriteteve kontraktuese, shoqatave të biznesit dhe operatorëve ekonomikë

të veçantë, institucioneve të auditit, universiteteve dhe palëve të tjera të

rëndësishme të interesuara që janë të interesuar për prokurimin publik. sondazhi

mund të përgatitet dhe menaxhohet nga agjencia e prokurimit publik të shtetit.

nëse sondazhi zhvillohet rregullisht, ekziston një mundësi për evidentimin

e opinioneve të ndryshme nga viti në vit. Rezultatet e sondazheve duhet

të përdoren nga qeveria si bazë për shqyrtimin e ndryshimeve në sistemin e

prokurimit në fushat ku janë identifikuar probleme.

4. ngritja e një forumi konsultimi

një forum konsultimi, i përbërë nga përfaqësues të palëve kryesore të interesuara

të komunitetit kombëtar të prokurimit, është gjithashtu një mënyrë nëpërmjet

së cilës qeveria mund të sigurojë informacion dhe tregues për karakteristikat

kritike (funksionim dhe mosfunksionim) të sistemit të prokurimit. Rezultatet e

sondazheve të mësipërme, si shembull, mund të jenë objekt diskutimi në forum.

një zyrtar i agjencisë së prokurimit publik mund të drejtojë forumin.

206 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

5. institucionet e auditit të jashtëm

institucionet e auditit të jashtëm kanë detyra të rëndësishme, më pas, për

identifikimin e pikave të forta dhe dobësive në kryerjen e operacioneve të

prokurimit publik në nivelin e autoriteteve kontraktuese. këto audite kanë si

qëllim të përcaktojnë nivelin e pajtueshmërisë ose të mospajtueshmërisë me

ligjet dhe rregulloret, si dhe performancën dhe arritjet e arritura në lidhje me

objektivat dhe synimet e vendosura për aktivitetin e prokurimit.

6. institucionet akademike

universitetet dhe institucionet e tjera kërkimore mund të luajnë një rol të

rëndësishëm për zhvillimin e njohurive të reja për funksionimin e sistemit të

prokurimit publik.

2.4.2 niveli i autoritetit kontraktues

përfitimi kryesor i përshtatjes së sistemit të matjes së performancës sipas nevojave të

autoriteteve kontraktuese individuale është se ato do të ishin në një pozicion më të mirë

për të përcaktuar nivelin e efikasitetit dhe efiçencës së operacioneve të prokurimit të tyre në

tërësi, por gjithashtu edhe në nivelin e projekteve të veçanta, si p.sh. projektet madhore në

infrastrukturë.

Përfitime të tjera të sistemit të matjes së performancës në nivelin e autoritetit kontraktor:

n autoriteti kontraktues mund të identifikojë më lehtë pikat e forta dhe dobësitë e

operacioneve të tij të prokurimit.

n informacioni mund të përdoret për të monitoruar progresin në kohë, si dhe për

të ndihmuar në përcaktimin e prioriteteve të duhura dhe kryerjen e veprimeve të

nevojshme për të përmirësuar fushat që kanë dobësi.

n sistemi i matjes së performancës do të ishte pjesë integrale e planifikimit

strategjik afatgjatë dhe të operacioneve, duke përfshirë procesin e buxhetit

vjetor, menaxhimin dhe zhvillimin e punonjësve, duke siguruar kështu një bazë të

përsosur për implementimin efikas të objektivave dhe strategjive operacionale të

autoritetit kontraktues.

n procesi i vlerësimit të performancës do të përbënte një "ushtrim edukativ" të

rëndësishëm në organizatën e prokurimit për të gjithë ata që marrin pjesë

në operacionet e blerjeve. ky proces do të ofronte një mundësi për të dhënë

udhëzime konstruktive në lidhje me faktin se ku dhe si mund të bëhen

përmirësime për të arritur objektivat e ndryshme të autoritetit kontraktues.

n në përfundim, me një perceptim më të mirë të mekanizmave që ndikojnë në

performancën e prokurimit publik, me identifikimin e faktorëve kryesorë të

suksesit dhe dështimeve, dhe me njohuri më të thella për pikat e forta dhe

dobësitë krahasuese të autoritetit kontraktues, vendimmarrësit do të ishin në

një pozicion më të mirë për të marrë vendimet dhe veprimet e duhura për

përmirësimin e sistemeve dhe operacioneve të prokurimit publik.

207 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

2.4.3 matja e performancës së operacioneve të prokurimit në autoritetin kontraktues

Modeli që paraqitet në këtë seksion është përgatitur me synimin për të ofruar një bazë të

"praktikës së mirë" për autoritetet kontraktuese për mënyrën e matjes së performancës

së operacioneve të tyre të prokurimit. Qeveritë mund t'i përdorin gjithashtu të dhënat që

rezultojnë nga vlerësimi i performancës në këtë nivel, për qëllimin e monitorimit dhe të

vlerësimit të operacioneve të prokurimit publik, dhe në aspektin e nxjerrjes së konkluzioneve

për ndikimet e kuadrove ligjore dhe institucionale. Rezultatet e sistemit të matjes së

performancës në nivelin e autoritetit kontraktues mund të sigurojnë informacion të vlefshëm

për arritjet e përgjithshme kombëtare, si p.sh. kursimet në buxhet dhe përmirësimet e

përgjithshme të cilësisë në ofrimin e shërbimeve publike.

3.1 struktura e sistemit të matjes së perfOrmancës për autOritetet kOntraktuese

3.1.1 hyrje

sistemi i matjes së performancës është krijuar për të vlerësuar performancën e organizatës/departamentit të prokurimit të një autoriteti kontraktues kundrejt objektivave dhe

synimeve që janë vendosur dhe nivelit bazë që është përcaktuar për operacionet e

prokurimit për perspektivën afatshkurtër dhe afatgjatë.

sistemi i matjes së performancës mund të përfshijë elementet kyçe që vijojnë:

n përcaktimi i fushave të performancës

n përzgjedhja e treguesve të performancës

n përcaktimi i niveleve bazë

n Matja e performancës

n përcaktimi i objektivave të performancës

n Raportimi i arritjeve/rezultateve

n organizimi i matjes së performancës

ky seksion analizon si fillim secilin nga elementet kryesore të mësipërm dhe më pas, në seksionin

3.2, vazhdon me trajtimin e mënyrës se si sistemi i matjes së performancës funksionon në

praktikë.

208 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3.1.2 përzgjedhja e fushave dhe treguesve të performancës

fushat e performancës

në këtë model identifikohen gjashtë fusha kryesore të performancës dhe propozohet që

ato të përfshihen në sistemin e matjes së performancës. këto gjashtë fusha të performancës

renditen më poshtë në seksionin 3.2. fushat e performancës janë përzgjedhur me qëllim

përfshirjen e komponentëve kritikë të sistemit të brendshëm të prokurimit të autoritetit

kontraktues. gjithmonë është i diskutueshëm fakti nëse fushat e performancës së renditura

pasqyrojnë me të vërtetë thelbin e operacioneve të prokurimit dhe nëse janë të përshtatshme

për autoritetin e veçantë kontraktues. gjithmonë do të jetë e nevojshme që autoritetet

kontraktuese t'i përshtatin fushat e performancës duke marrë në konsideratë rrethanat

e tyre specifike dhe kushtet operacionale, por në të njëjtën kohë, për qëllime krahasimi,

është thelbësore ruajtja e një niveli të lartë uniformiteti. fushat (dhe treguesit) që vijojnë më

poshtë në përgjithësi konsiderohen se kanë lidhje me operacionet tipike të prokurimit të një

autoriteti kontraktues.

treguesit e performancës

Brenda gjashtë fushave kryesore të performancës janë identifikuar një numër treguesish

për performancën. në përgjithësi, përzgjedhja e treguesve të performancës shoqërohet

me treguesit e rezultateve, ku faktorët përcaktues sasiorë përdoren në një masë të madhe

për të vlerësuar performancën e një sistemi. treguesit e rezultateve tregojnë nëse një

sistem funksionon në përputhje me një grup standard të përcaktuar faktorësh, por ato nuk

përpiqen të shpjegojnë arsyen e arritjes së një rezultati. për këtë qëllim, nevojitet një studim

analizues. shembuj tipikë të treguesve të rezultateve gjenden në fushën e ekonomisë, si p.sh. ndryshimet në PBB, statistikat për papunësinë dhe raportet e borxhit publik. Një shembull në fushën e prokurimit është vlera e treguesve monetarë, si p.sh. kursimet dhe përmirësimi i efikasitetit.

Megjithatë, mbështetja vetëm tek treguesit e rezultateve nuk është një metodë e mjaftueshme

për të vlerësuar standardin dhe ecurinë e sistemit të prokurimit publik. në fakt, ka rezultuar

njësoj e rëndësishme përfshirja e treguesve të inputeve ose procesit duke qenë se përbëjnë

themelin për arritjen e një rezultati ekonomik në sistemin e prokurimit publik. është shumë

e rëndësishme që të kontrollohet dhe/ose të kuptohet mënyra sesi është arritur ky rezultat

për të përfshirë objektiva të tjera shtesë me prioritet të lartë në prokurimin publik, si p.sh.

transparenca, mos-diskriminimi, trajtimi i barabartë dhe llogaridhënia. instrumentet për

arritjen e këtyre objektivave tradicionalisht lidhen me hartimin e kuadrit ligjor dhe rregullator,

ngritjen institucionale dhe mekanizmat për kontrollin dhe trajtimin e ankesave. treguesit e

inputeve mund të vlerësohen nëpërmjet "kritereve subjektive" të bazuara në gjykimet e

kualifikuara nga zyrtarët profesionistë të pavarur të prokurimit. shembuj tipikë të treguesve të inputeve janë statistikat e ndryshme të prokurimit (p.sh. raporti proporcional i përdorimit të procedurës së hapur dhe numri vjetor i ankesave) dhe indekset e perceptimit (p.sh. indeksi i përmbushjes së pritshmërive të përdoruesve).

në lidhje me gjashtë fushat e performancës, do të jetë gjithmonë e nevojshme që autoritetet

kontraktuese t'i përshtatin treguesit e performancës duke marrë në konsideratë rrethanat e

tyre specifike dhe kushtet operacionale, por në të njëjtën kohë, për qëllime krahasimi, është

thelbësore ruajtja e një niveli të lartë uniformiteti.

209 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3.1.3 përcaktimi i niveleve bazë

një aktivitet kryesor është përgatitja e nivelit bazë kundrejt të cilit do të matet performanca në

lidhje me fushat kryesore të performancës dhe treguesit e veçantë. Niveli bazë përfaqëson

një standard të zgjedhur për çdo tregues, kundrejt të cilit do të kryhet vlerësimi dhe krahasimi.

në parim, niveli bazë përfaqëson nivelin e performancës (pranueshmërinë ose rezultatin) që

duhet të arrihet në një pikë të caktuar në kohë. gjithashtu ai përbën dhe pikënisjen për

matjen e shkallës së progresit për një periudhë të caktuar, p.sh. një vit kalendarik.

nëse niveli bazë konsiderohet si kufiri i dëshirueshëm për pranueshmërinë, është gjithashtu

e nevojshme të përcaktohet niveli minimal , nën të cilin performanca konsiderohet e

papranueshme.

3.1.4 matja e performancës

performanca mund të matet me mënyra të ndryshme, në varësi të natyrës së treguesit

të përdorur. treguesit e rezultateve zakonisht mund të vlerësohen nëpërmjet një sistemi

numerik (p.sh. kursimet e realizuara në euro), ndërkohë që treguesit e inputeve (burimeve),

si për shembull cilësia e kuadrit procedural, zakonisht kërkojnë një vlerësim sistematik nga

vlerësues të kualifikuar, të cilat mund të plotësohet me sondazhe ose me mjete të ngjashme

për mbledhjen e të dhënave. sfida kryesore është përcaktimi i nivelit bazë dhe i çelësit të

vlerësimit për treguesin e zgjedhur (çfarë është e mirë dhe çfarë është e keqe).

Shembull

secili tregues vlerësohet kundrejt një sistemi vlerësimi numerik me katër pikë.

VLERËSIMI ME PIKË

niveli bazë i arritur plotësisht (fa) (4)*

niveli bazë i arritur kryesisht (sa) (3)*

niveli bazë i arritur pjesërisht (pa) (2)*

niveli bazë nuk është arritur (na) (1)*

*për përcaktimin e performancës nuk ka rëndësi nëse sistemi që do të

përdoret është alfabetik ose numerik. Megjithatë, sistemi numerik është më i

lehtë për t'u përdorur për krijimin e një indeksi të përbërë.

210 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3.1.5 Objektivat e performancës

komponenti i fundit i sistemit të vlerësimit është përcaktimi i objektivave të performancës

për secilën fushë të performancës, si dhe përcaktimi i treguesve të performancës me fjalë

ose shifra dhe/ose një kombinim i të dyjave. Qeveria do t'i vendosë disa nga këto objektiva

si pjesë të objektivave të përgjithshme për zhvillimin e sektorit publik dhe implementimin

e buxhetit, për shembull për kursimet financiare dhe përmirësimet e efikasitetit në ofrimin

e shërbimeve publike. këto objektiva kombëtare duhet të zbatohen nga autoritetet

kontraktuese, ndërkohë që objektivat operacionale që janë ekskluzive për autoritetin

kontraktues do të vendosen nga drejtuesit e lartë të atij autoriteti.

objektivat e performancës që përdoren duhet të kenë cilësitë e mëposhtme:

n të kenë lidhje me atë që synon të arrijë organizata;

n të atribueshme – aktiviteti që vlerësohet duhet të jetë në gjendje të preken

nga veprimet që mund t'i atribuohen organizatës, dhe duhet të jetë e qartë

ndarja e përgjegjësive;

n të mirë përcaktuara – me një përkufizim të qartë dhe të kuptueshëm, kështu

që të dhënat do të mblidhen në mënyrë konsistente dhe vlerësimi do të jetë i

lehtë për t'u kuptuar dhe përdorur;

n në kohën e duhur, duke prodhuar rregullisht të dhëna, të cilat janë të

mjaftueshme për të evidentuar progresin, dhe aq të shpejta sa të dhënat të jenë

ende të dobishme;

n të besueshme – mjaft të sakta për qëllimin e përdorimit të tyre dhe reaguese

ndaj ndryshimit;

n të krahasueshme me periudhat e kaluara ose me programe të ngjashme në

vend tjetër;

n të verifikueshme, me dokumentacion të qartë mbështetës, kështu që proceset

që bëjnë vlerësimin mund të verifikohen.

shënim për krahasimin me standardet

krahasimi me standardet - nëpërmjet studimeve ose analizave krahasuese të sistemeve të

suksesshme të prokurimit të të gjitha ose të një pjese të autoriteteve kontraktuese - mund

të jetë një metodë e shkëlqyer e ndihmës në përcaktimin e objektivave të performancës.

të dhënat e krahasimit me standardet mund të vihen gjithashtu në dispozicion në rang

kombëtar për të garantuar përdorimin e një sistemi uniform të vlerësimit të performancës

në të gjithë vendin, gjë e cila mund të lehtësojë gjithashtu krahasimet në nivel kombëtar.

krahasimi me standardet është gjithashtu një metodë nëpërmjet së cilës autoriteti

kontraktues mund të krahasojë operacionet e veta në aspekte të ndryshme me sipërmarrjet

e jashtme të krahasueshme, si për shembull me një autoritet kontraktues të ngjashëm, i cili

është i njohur për përsosmëri. krahasimi me standardet mund të përdoret për krahasime

të tjera të ndryshme, si p.sh. për çmimet ose nivelet e shërbimit.

211 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3.1.6 Organizimi i matjes së performancës

organizimi i aktiviteteve të matjes së performancës është një nga faktorët kritikë për

implementimin e suksesshëm të sistemit. gjithashtu, prezantimi i sistemit do të ketë nevojë për

mbështetje të madhe qendrore dhe udhëzime në nivel kombëtar, si dhe do të ketë nevojë për

përfshirjen e dokumentacionit udhëzues dhe një fushatë të gjerë informimi të drejtuar nga një

organizatë me një mandat të qartë.

Brenda autoriteteve kontraktuese, prezantimi i sistemit duhet të vendoset nga drejtuesit e

nivelit më të lartë dhe duhet të mbështetet plotësisht. ka shumë mundësi që ky vendim

do të duhet të përgatitet nga organizata e prokurimit nëpërmjet ngritjes së një grupi të

posaçëm pune, të cilit do t'i ngarkohet detyra për të propozuar një sistem funksional për

matjen e performancës, duke përfshirë treguesit e performancës, objektivat e performancës,

matjet, nivelet bazë dhe organizimin e vlerësimit të brendshëm. Meqenëse vlerësimi i shumë

prej fushave të performancës kërkon një "metodologji gjykimi", është e këshillueshme që për

qëllimet e objektivitetit dhe të pavarësisë të caktohet një grup i jashtëm vlerësimi.

3.2 zBatimi në praktikë i sistemit të matjes së perfOrmancës

sikundër përmendet më sipër, implementimi i sistemit të matjes së performancës në një

shkallë më të gjerë ka mundësi të kërkojë një vendim politik nga qeveria me qëllimin që

performance në prokurimin publik të vlerësohet nga autoritetet kontraktuese. një vendim

i tillë do të duhet të ndiqet nga detyrime konkrete nga ana e autoriteteve kontraktuese në

mënyrë që të arrihet performanca dhe mënyra sesi do të vlerësohet. ka gjithashtu mundësi

që vlerësimi i performancës të mos jetë i kufizuar vetëm në fushën e prokurimit, por të jetë

një element i zakonshëm i qeverisjes së administratës publike.

në bazë të fushave të performancës dhe treguesve të zgjedhur më lart, më poshtë paraqitet një metodologji vlerësimi si një bazë për diskutim në programin e trajnimit

për prokurimet, së bashku me shembujt e niveleve bazë të mundshme dhe matjet e

performancës. prezantimi praktik i metodologjisë tek autoritetet kontraktuese kërkon një

angazhim të qëndrueshëm nga drejtuesit e këtyre enteve. Rekomandohet një përqasje hap

pas hapi, duke prezantuar disa tregues si fillim, në vend të implementimit që nga fillimi të një

sistemi shumë të zhvilluar.

212 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

sistemi mOdeL i matjes së perfOrmancës për një autOritet kOntraktues

fusha 1 e performancës. procesi i prokurimit

vlerësimi duhet për të pasqyruar standardin e procesit të prokurimit që nga faza e planifikimit

dhe e përgatitjes deri në fazën e përfundimit të aktivitetit të prokurimit me mbylljen e dosjes

së një operacioni specifik.

Treguesi 1.1 Planifikimi dhe përgatitja e procedurave të tenderit

autoriteti kontraktues duhet të ketë përcaktuar procedura dhe rregulla efikase për planifikimin

dhe përgatitjen e procedurave të tenderit. performanca e përgjithshme e operacioneve të

prokurimit mbështetet fort në standardin e fazave përgatitore.

niveli bazë: a) periudha mesatare për planifikimin dhe përgatitjen nuk duhet të jetë më

shumë se X ditë.

b) kostoja mesatare për planifikimin dhe përgatitjen e tenderave nuk duhet

të kalojë vlerën X euro).

c) ndryshimet në dokumentet e tenderit duhet të jenë në minimum dhe

në asnjë rast nuk duhet të kalojnë X% të numrit total të tenderave të

organizuar nga një autoritet kontraktues gjatë një viti kalendarik.

Treguesi 1.2 Zgjedhja e procedurave të tenderit dhe marrëveshjeve kontraktuale

zgjedhja e procedurave konkurruese të tenderimit, të cilat pasqyrojnë me saktësi madhësinë,

natyrën dhe kompleksitetin e kontratës është jetike për sa i përket pajtueshmërisë dhe

efikasitetit.

niveli bazë: a) procedurat konkurruese, si procedura e hapur dhe e kufizuar, përfshirë

procedurat konkurruese nën kufijtë monetarë të ke-së, duhen përdorur

në jo më pak se X% të numrit total të procedurave (dhe X% në rastet kur

kufiri/kufijtë kalojnë vlerën X euro).

b) procedurat jo-konkurruese, si procedura me negocim pa shpallje

paraprake të njoftimit të kontratës (dhe prokurimet e drejtpërdrejta),

duhet të jenë në minimum dhe nuk duhet të kalojnë X% të numrit total të

procedurave.

c) përdorimi i kontratës kornizë nuk duhet të kalojë X% të vlerës totale

të kontratave të nënshkruara nga autoriteti kontraktues.

Treguesi 1.3 Pjesëmarrja në procedurat e tenderit dhe të dhënat për shpalljen e fituesit

autoriteti kontraktues duhet të sigurojë konkurrencë të mjaftueshme dhe reale në lidhje me

ftesat për ofertë, duke përfshirë marrjen në konsideratë të nevojave të caktuara të ndërmarrjeve

të vogla dhe të mesme (sMe), në rastet kur është e përshtatshme. publikimi i njoftimeve të

kontratave është metoda e rekomanduar e njoftimeve për tender.

niveli bazë: a) përqindja mesatare e pjesëmarrjes në lidhje me ftesat e hapura gjatë një

viti kalendarik nuk duhet të jetë më e ulët se X ofertues ose aplikantë.

b) numri i kontratave që u akordohen sMe-ve zakonisht nuk duhet të jetë më i

vogël se X% e numrit total të kontratave të dhëna gjatë një viti kalendarik.

213 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

Treguesi 1.4 Niveli i ankesave

ankesat mund të jenë një sinjal serioz i performancës së dobët të autoritetit kontraktues

për sa i përket administrimit të procesit të prokurimit, në veçanti lidhur me hartimin e

dokumenteve të tenderit dhe përcaktimit dhe aplikimit të kritereve të përzgjedhjes dhe

kualifikimit. numri i ankesave duhet të jetë sa më i vogël i mundshëm.

niveli bazë: a) numri i ankesave gjatë një viti kalendarik nuk duhet të kalojë X% të numrit

total të procedurave të tenderave të zhvilluar

Treguesi 1.5 Niveli i pretendimeve dhe mosmarrëveshjeve gjatë zbatimit të kontratës

zgjedhja e duhur e strategjisë së kontraktimit dhe e kushteve të kontratës si pjesë e

përgatitjes së procedurave të tenderit dhe menaxhimit efikas të kontratës janë thelbësore

për performancën e suksesshme dhe rezultatin e procesit të prokurimit.

niveli bazë: a) numri i pretendimeve duhet të jetë në minimum dhe në asnjë rast nuk

duhet të kalojë X% të numrit total të kontratave të nënshkruara.

b) numri i mosmarrëveshjeve që çojnë në zgjidhje zyrtare të

mosmarrëveshjeve (arbitrazhi, dënimi, etj.) nuk duhet të kalojë numrin X.

fusha 2 e performancës. kapaciteti dhe aftësia organizative

në këtë seksion paraqitet kapaciteti dhe aftësia bazë e organizatës së prokurimit për të

ndërmarrë detyrat dhe përgjegjësitë e saj në mënyrë efikase në lidhje me kapacitetin

menaxhues, qartësinë organizative, burimet e buxhetit, numrin e punonjësve dhe aftësitë dhe

kompetencat e punonjësve.

Treguesi 2.1 Qartësia organizative

niveli bazë: a) funksioni i prokurimit duhet përshkruar qartë në lidhje me objektivat,

strukturën organizative, përshkrimet e pozicioneve të punës dhe pushtetin

vendimmarrës.

Treguesi 2.2 Kapaciteti dhe burimet operacionale

niveli bazë: a) numri i zyrtarëve të prokurimit dhe kostot e funksionimit të njësisë së

prokurimit duhet të pasqyrojnë numrin dhe vlerën vjetore të kontratave

të dhëna gjatë vitit kalendarik, dhe ato duhet të jenë të krahasueshme me

autoritetet kontraktuese me operacione dhe struktura të ngjashme.

Treguesi 2.3 Aftësitë e zyrtarëve të prokurimit

niveli bazë: a) përqindja e zyrtarëve të prokurimeve me kualifikimin e nevojshëm për

prokurimet nuk duhet të jetë më e vogël se X% e numrit total të punonjësve

të prokurimit.

214 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

fusha 3 e performancës. sistemet dhe metodologjia

në këtë seksion vlerësohet standardi dhe sofistifikimi i sistemeve dhe rregullave

administrative, duke përfshirë shtrirjen e ti-së dhe përdorimet e prokurimit elektronik, si

dhe disponueshmëria dhe standardi i dokumentacionit mbështetës, si p.sh. modelet e

dokumenteve të tenderit, format e vlerësimit, modeli i kontratës së tenderit dhe njoftimet e

fituesit, si dhe modeli i kushteve të kontratës për punët, mallrat dhe shërbimet.

Treguesi 3.1 disponueshmëria e sistemeve të Ti-së dhe me bazë internetin për tenderimin, menaxhimin e kontratës dhe ruajtjen e të dhënave

niveli bazë: a) proceset kryesore administrative janë të bazuara në ti, si p.sh. publikimi i

njoftimeve të kontratave, nxjerrja e dokumenteve të tenderit, inspektimi i

lëvrimeve, pagesa e faturave dhe arkivimi.

Treguesi 3.2 Niveli i përdorimit të prokurimit elektronik

niveli bazë: a) përqindja e prokurimit elektronik nuk duhet të jetë më e vogël se X% e

numrit total të tenderave gjatë një viti kalendarik, duke filluar nga viti X.

fusha 4 e performancës. marrëdhëniet e jashtme dhe të brendshme dhe bashkëpunimi

kjo fushë e performancës demonstron standardin e marrëdhënieve të jashtme dhe të

brendshme që ndjek organizata e prokurimit, siç perceptohet në veçanti nga furnitorët

dhe klientët e brendshëm të autoritetit kontraktues, por gjithashtu përpiqet të vlerësojë

marrëdhëniet me autoritete të tjera kontraktore.

Treguesi 4.1 marrëdhëniet me furnitorët

niveli bazë: a) një sondazh i përmbushjes së pritshmërive të furnitorëve, i cili

zhvillohet çdo vit, ka për qëllim të sigurojë nëse shumica e furnitorëve janë

të kënaqur me bashkëpunimin nga ana e autoritetit kontraktues.

Treguesi 4.2 marrëdhëniet me klientët e brendshëm

niveli Bazë: a) një sondazh për klientët e brendshëm, i cili zhvillohet çdo vit, ka për

qëllim të sigurojë nëse klientëve të brendshëm janë të kënaqur me

shërbimet e organizatës së prokurimit.

Treguesi 4.3 Bashkëpunimi i jashtëm

niveli bazë: a) shpenzimet e prokurimit që kanalizohen nëpërmjet një kontrate/

marrëveshjeje kornizë bashkëpunimi të lëshuar nga autoriteti kontraktues

nuk duhet të jenë më pak se X% të volumit total të prokurimit.

Treguesi 4.4 Pajtueshmëria e brendshme (për të identifikuar shpenzimet jo sipas parashikimeve)

niveli bazë: a) shpenzimet e prokurimit që kryhen me anë të "shpenzimeve maverick"

(duke kontraktuar furnitorë që nuk janë mbulohen në kontratën kuadër/

marrëveshjen kornizë) nuk duhet të kalojnë X% të volumit total

të kontratës kornizë.

215 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

fusha 5 e performancës. efikasiteti dhe "vlera për paratë"

kjo fushë kryesore pasqyron efikasitetin dhe efiçencën e organizatës së prokurimit, të cilat

vlerësohet në lidhje me aftësinë e saj për të përmbushur qëllimet e performancës lidhur

me objektivat ekonomikë, respektimin e afateve të zbatimit, çmimet e favorshme, blerjet

me kosto efektive nga pikëpamja kontraktuale dhe logjistike, si dhe forcat novatore dhe të

zhvillimit të autoritetit kontraktues. kjo fushë e performancës, në mënyrë të përmbledhur

mund të konsiderohet si konceptimi i "vlerës më të mirë për paratë".

Treguesi 5.1 Kursimet vjetore të arkëtueshme

niveli bazë: a) Bazuar në një shportë përfaqësuese të kontratave me një përbërje

identike (produkte ose shërbime dhe në numër) që siguron një llogaritje

konsistente në kohë dhe që nuk u nënshtrohet ndryshimeve të shpejta

të specifikimeve, zhvillimi i çmimeve dhe kostove përcaktohet duke iu

referuar vitit të 1-rë. Rezultati duhet të aplikohet për të gjithë volumin e

prokurimit për mallrat dhe shërbimet, të cilat nuk ndryshojnë me tregun.

b) për mallrat dhe shërbimet që u nënshtrohen ndryshimeve të shpejta të

çmimeve dhe ndryshimeve të specifikimeve, si p.sh. ti-ja dhe shërbimet,

analiza individuale e çmimit duhet të kryhet për ato kontrata, duke iu

referuar vitit bazë, për të përcaktuar nivelin e kursimeve ose të humbjeve.

Treguesi 5.2 rendimentet vjetore të arkëtueshme në funksionin e prokurimit (të ndryshme nga çmimi)

niveli bazë: a) funksioni i prokurimit jep të njëjtat rezultate ose të përmirësuara me

më pak burime, duke i transformuar fitimet e efikasitetit, nëpërmjet

përmirësimeve ose në rezultat (p.sh. përmirësimet teknologjike), ose në

inpute (p.sh. bashkëpunim, logjistikë, procese), në kursime të verifikueshme

dhe të arkëtueshme, nëpërmjet kryerjes së analizave krahasuese kosto/

fitim nga viti X në vitin y.

Treguesi 5.3 Efikasiteti i zbatimit të projektit/kontratës

niveli bazë: a) për projektet që kryhen vetëm një herë, si p.sh. investimet kapitale dhe

projektet e infrastrukturës, studimi i fizibilitetit (studimi i biznesit), së

bashku me një grup të detajuar të objektivave të performancës duke

përfshirë kostot dhe afatet e zbatimit, përbën nivelin bazë kundrejt të cilit

do të vlerësohet performanca e projektit.

b) numri i kontratave me tejkalim të kostos nuk duhet të kalojë X.

c) numri i kontratave me kalime të afateve kohore nuk duhet të kalojë X.

216 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

fusha 6 e performancës. Llogaridhënia - kontrolli i brendshëm dhe i jashtëm

ky tregues mat cilësinë dhe besueshmërinë e procedurave të kontrollit të jashtëm dhe të

brendshëm dhe të sistemeve shoqëruese të informacionit, midis të tjerash me qëllimin për

të siguruar përgjegjshmërinë financiare.

Treguesi 6.1 Cilësia e bazës statistikore të autoritetit kontraktues

niveli bazë: a) sistemi i informacionit të menaxhimit, duke përfshirë sistemin e raportimit

dhe arkivimit të prokurimit dhe sistemin e kontabilitetit që lidhet me

funksionin e prokurimit, duhet të sigurojë informacionin dhe të dhënat e

nevojshme, të cilat janë mjaft të plota për të përpunuar të dhënat kryesore

statistikore dhe ekonomike për statusin e operacioneve të prokurimit.

Treguesi 6.2 Cilësia e auditit të brendshëm dhe të jashtëm

niveli bazë: vlerësimi i standardit të kontrollit dhe auditimit në prokurimin publik bazohet

në faktorët e mëposhtëm dhe i referohet kontrollit të ushtruar nga qeveria në

përputhje me legjislacionin përkatës.

a) duhet të ngrihet një bazë ligjore dhe rregullatore e pranueshme për kontrollin

financiar dhe auditimin e operacioneve të prokurimit, në përputhje me

standardet ndërkombëtare.

b) organizimi dhe procedurat për kontrollin e brendshëm dhe të jashtëm

dhe auditimin e operacioneve të prokurimit publik në të gjitha nivelet e

administratës publike duhet të ndjekin praktikat dhe kërkesat ndërkombëtare

të pranueshme.

c) kontrolli i lartë i shtetit duhet të kryejë auditimin e jashtëm, duke i kushtuar

vëmendje të ekuilibruar nevojave të auditimit të pajtueshmërisë dhe të

auditimit të performancës.

Treguesi 6.3 Kërkesa për përgjegjshmëri financiare

niveli bazë: a) në anën financiare, auditi i jashtëm duhet të vërtetojë çdo vit besueshmërinë

e informacionit që paraqitet në raportet financiare të autoritetit kontraktues

dhe cilësinë e sistemeve të përgjithshme të kontrollit të brendshëm

(përfshirë cilësinë e auditit të brendshëm), me qëllim dhënien e sigurisë

së nevojshme që fondet që i janë besuar organizatës janë shpenzuar në

përputhje me rregulloret në fuqi. në anën e performancës, auditi i jashtëm

duhet të përqendrohet në efikasitetin dhe efiçencën e sistemit të prokurimet

si një i tërë, me qëllim zhvillimin e operacioneve të prokurimit në harmoni

me praktikat më të mira.

217 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

2


Përshkrimi

3.2.1 raportimi i arritjeve dhe rezultateve

fushat ose treguesit e performancës nuk kanë të gjithë të njëjtën rëndësi për menaxhimin e

autoritetit kontraktues në vlerësimin e sistemit të prokurimit publik. aty ku ka një interes për

të zhvilluar një indeks të përbërë, me një rezultat të përmbledhur të matjeve të kryera për

fusha të ndryshme të performancës, mund të lihet në gjykimin e vetë autoritetit kontraktor

për të prezantuar një klasifikim të rëndësisë së treguesve, me qëllim që të pasqyrojë më

mirë prioritetet e tij në lidhje me kërkesat e politikës së prokurimit. indeksi i përbërë mund të

ofrojë disa avantazhe meqenëse mund të japë një mesazh të qartë dhe të menjëhershëm

për standardin ose statusin e sistemit të prokurimit, duke përfshirë fushat dhe treguesit

individualë të performancës, i cili është më i lehtë lidhur me mënyrën si duhen interpretuar

rezultatet, duke e bërë kështu më të lehtë matjen e progresit ose mungesën e progresit në

kohë. Megjithatë, elementi i subjektivitetit të procesit, në veçanti për treguesit që duan një

vlerësim të gjykuar, do të shkaktonte një problem serioz për vlefshmërinë.

Rezultatet dhe gjetjet duhet të paraqiten në një raport vjetor dhe duhet të jenë të

aksesueshme nga administrata publike për qëllime krahasimi me standardet, si dhe nga

publiku i gjerë. në lidhje me objektivat themelore të vendosura për operacionet dhe sistemin

e vlerësimit të prokurimit, raporti duhet (i) të përshkruajë gjetjet kryesore në lidhje me pikat e forta dhe dobësitë e operacioneve të prokurimit publik, dhe (ii) të përcaktojë një listë të

veprimeve të rekomanduara për përmirësimin e sistemit. Rezultatet duhet të jenë pjesë

e planifikimit strategjik të menaxhimit në planin afatshkurtër dhe afatmesëm.

218 B-

SEKSIONI

3


MOdulI

B

PJESA



ushtrimi 1 rasti studimOr në kLasë

stafi i lartë drejtues i ka kërkuar departamentit tuaj që të analizojë performancën lidhur me

kursimet në kosto dhe në çmim për disa artikuj kryesorë që autoriteti juaj kontraktues ka blerë

gjatë një periudhe tre vjeçare kundrejt nivelit bazë prej 1 viti.

departamentet përdoruese kanë ngritur shqetësime të forta për saktësinë e çmimeve që iu

është dashur të paguajnë për produktet dhe shërbimet e ofruara nga autoriteti kontraktues.

ata po mendojnë që t'i kryejnë vetë proceset e ardhshme të prokurimit.

detyra juaj do të jetë si më poshtë:

(a) të përgatisni një shportë me produktet përfaqësuese të organizatës suaj mbi bazën e

së cilës do të përcaktoni zhvillimet e çmimeve në terma nominalë dhe në terma realë

(duke marrë në konsideratë inflacionin). Cilët do të ishin artikujt më të përshtatshëm

për t'u përfshirë në një analizë të tillë?

(b) Më tej, ju duhet t'i krahasoni rezultatet tuaja kundrejt zhvillimit të tregut për të njëjtat

produkte duke ndërmarrë kështu një analizë të thjeshtë të tregut. si mund të kryhet

një analizë e tillë e tregut?

(c) ju duhet të përgatitni një raport të shkurtër (1-2 faqe) me gjetjet tuaja dhe t'ia dërgoni

stafit të lartë drejtues. Cila do të ishte përmbajtja kryesore për një raport të tillë?

219 B-


Moduli

B

PJESA

6

SEKSioNi

3


Ushtrime dhe rasti studimor

ushtrimi 2: rasti studimOr i veÇantë

juve ju është kërkuar nga drejtuesi juaj që të përgatitni një sondazh për klientët e brendshëm.

atij/asaj i intereson që të marrë informacione dhe reagime nga përdoruesit për shërbimet

e departamentit, të cilat mund të shërbejnë si platformë për përmirësimin e cilësisë dhe të

performancës së organizatës së prokurimit. drejtuesit e lartë nuk janë të kënaqur me efikasitetin

e përgjithshëm të të gjithë organizatës dhe kanë nisur një "program për përmirësimin e

performancës 2011".

detyra juaj do të jetë që:

a) të përgatitni një draft sondazh me objektivat, përmbajtjen dhe pyetjet kyçe

b) të përgatitni një plan veprimi për implementimin e këtij sondazhi

c) të prezantoni rezultatet e sondazhit përpara klasës (10 minuta)

220 B-

SEKSIONI

4


MOdulI

B

PJESA



1. Çfarë është niveli bazë?

2. përmendni arsyet kryesore pse matja e performancës së veprimeve të prokurimit është një

aktivitet kaq i rëndësishëm.

3. Çfarë është një tregues performance?

4. Cilat janë ndryshimet ndërmjet një treguesi të performancës për rezultatet dhe inputet?

5. Cilat janë fushat kryesore të performancës që duhen matur?

6. Çfarë është krahasimi me standardet?


moduli b publik për vendet përfituese nga...

Documents