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Modulo 2: tecniche e strumenti di progettazione e gestionEProject Cycle Management e Logical framework Approach
Elena Grilli
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Il BUDGET di progetto
Premessa: l’ente di finanziamento deve vedere nel progetto un modo efficiente di spendere le proprie risorse
Il budget ha un ruolo fondamentale nel convincere i valutatori, alcune regole:
1. Rispettare i riferimenti del bando
2. Mostrare le risorse in modo dettagliato
3. Evitare sbilanciamenti su un partner o un paese
4. Proporre costi realistici (attenzione, costi non prezzi!)
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Il BUDGET di progetto
Gli esempi che seguono sono tratti dai programmi di cooperazione internazionale, ma i principi si applicano a (quasi) tutti i programmi ovviamente, attenzione al bando specifico! Ricordatevi che le risorse devono corrispondere ad attività
e che dovrete eseguirle se il progetto è approvato Mantenete coerenza tra attività e costi (evitate somme
forfettarie) Per es. Quanto costa una vostra ora di lavoro, quante ore
produttive in un anno, etc. Piano di lavoro chiaro budget chiaro
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INFATTI:Ecco come pensare mentre decriviamo le attività, in modo da
legarle subito al budget:
Activity 1: analysis of the state of the art and existing needsDescription (what): When:How long:How (approach, steps necessary): Where:Partner responsible:Experts involved: Target group:Deliverables/Milestones (events and products): Costs (Risorse umane, costi diretti e costi indiretti)
Il BUDGET di progetto
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Il BUDGET di progetto (regole generali)
La Commissione co-finanzia una parte dei costi progettuali sulla base di un piano finanziario dettagliato, nel quale devono comparire le stime di tutti i costi . La percentuale di finanziamento varia a seconda dei Bandi e va da un minimo del 50% ad un massimo del 90 %.
Le spese non coperte dal contributo comunitario debbono essere finanziate da altre fonti non comunitarie (private, pubbliche, risorse proprie del partenariato, combinazione di diverse fonti) e il soggetto proponente deve garantire la reperibilità di questo co-finanziamento.
Il doppio finanziamento non è consentito!!!
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nessuna organizzazione del partenariato ricavi un profitto dalla sovvenzione concessa dalla Comunità europea;
ogni voce di spesa sia inclusa in una sola voce di budget di qualsiasi rendiconto finanziario presentato. (Doppio finanziamento non è chiaramente ammesso).
il controllo delle spese deve essere fornito dal soggetto proponente al momento del report finanziario finale.
Importante: i costi inseriti nel budget sono sempre costi reali, la Commissione finanzia solo a fronte di rendicontazione delle spese reali sostenute
Il BUDGET di progetto (regole generali)
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Il co-finanziamento si gestisce tipicamente attraverso 2 voci di costo:
Co-finanziamento degli overheads: costi generali che non vanno rendicontati nel dettaglio, ma solo elencati
Co-finanziamento attraverso lo staff: il costo del lavoro imputato al progetto che non viene rimborsato dalla Commissione. (Parole chiave: tempo lavoro/costo/time sheet; busta paga/imputazione)
Oppure, se previsto dal bando e se nelle nostre possibilità,attraverso contributi esterni (es. fondazioni) o finanziamenti con fondi propri Co-finanziamento con altri fondi pubblici , fondi comunitari.
Il cofinanziamento delle risorse
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Il budget è formato da: Tabella di budget Sezione nella parte B del progetto “Risorse” (circa 2
pagine)/ Giustificazione del budget
E’ nel vostro interesse calcolare I costi dettaglatamente e dare quindi un sufficiente livello di dettaglio anche se non richiesto dalle guidelinee del programma, ma non troppo per non complicare la gestione: EQUILIBRIO!
Il BUDGET di progetto
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Altro esempio di budget possibile
Voce di costo Spesa stimata
A Staff 256.590,08
B Viaggi 70.240,00
C Attrezzature 12.700,00
D Consumables 3.500,00
E Altri costi diretti 67.088,00
Totale A+B+C+D+E 410.118,08
F Costi indiretti(max 7%) 24.500,00
Totale Costi eligibili 434.618,08
G Contributo in kind 0,00
Totale costi 434.618,08
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Entrate del progetto
Names Estimated Income
H Interessi sul pre-finanziamento 0,00
I Cofinanziamento 63.379,00
Contributo della CE 371.239,08
Totale costi 434.618,08
G Contributo in Kind 0,00
Totale entrate 434.618,08
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Come calcolare il pagamento
A (Totale eligibili % Com) 90%
B (Max contributo CE) 371.239,08
C (Spese riconosciute e co-finanziamento) 365.200,00
Base per il pagamento finale (importi più bassi riconosciuti) 365.200,00
Pre-finanziamento 0,00Recupero degli interessi sul pre-finanziamento 0,00
Pagamento finale 0,00
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Costi Eleggibili
Costi Diretti:1. Personale2. Viaggi e sussistenza3. Materiali e Attrezzature4. Altri costi (organizzazione eventi,
pubblicazioni)5. Subappalto
Costi Indiretti: 6. OVERHEADS (7%)
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Costi non eleggibili
Costi sostenuti fuori dalla durata del progetto (inclusi i costi di preparazione)
IVA Interessi passivi
Occorre dedurre l’IVA “visibile” da ricevute, fatture, etc.
Altri tipi di tasse, interessi passivi, etc. Costi NON DIRETTAMENTE legati al progetto
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Costi di personale
In base alla prassi dell’organizzazione partecipante e sue regole di accounting (time-sheet)
Nella proposta: Media mensile per categoria:
Salario lordo + benefici/ 12M E.g. Dirigente 10%, Tecnico 70%, Ammin. 20%
I costi devono poi essere dimostrati nella rendicontazione (TS e buste paga)
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Person-months
Calcolati in mesi di lavoro effettivo 1 mese = 20 giorni * 8 ore
0.25 p-m = 1 settimana 0.50 p-m = 2 settimane
e.g. 2 p-m = 1 persona full time per 2 mesi 1 persona part time per 4 mesi 4 persone part time per 1 mese
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Costi di personale
ATTENZIONE: TRASPARENZA E RIGIDITA’ NEL PROCESSO, IN PARTICOLARE SE SI HA PIU’ DI UN PROGETTO!!!!
Esempio:
Se il Comune di Roma ha 3 progetti, e imputa la stessa tipologia di co-finanziamento su tutti e 3 i progetti, dovrà fare attenzione che:
Il totale giorni/ore uomo per mese nei 3 progetti non superi il totale dei giorni lavorati (inclusi ferie, permessi, malattia…)
Il co-finanziamento non venga dichiarato in uno dei progetti attraverso una giornata finanziata da un altro progetto (doppio finanziamento)
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Costi di viaggio
Spese di viaggio :I costi di viaggio si basano sulle spese effettivamente sostenute.
Si dovranno utilizzare le tariffe più economiche:
•distanze inferiori a 400 km - viaggi in treno
•distanze superiori a 400 km - viaggi aerei
•per gli spostamenti in automobile privata o taxi, l’importo ammissibile sarà limitato al costo di un biglietto ferroviario di prima classe (indipendentemente dal numero di persone che viaggiano in automobile);
•per le automobili noleggiate – costi effettivi
Spese di vitto e alloggio:
•Le spese di vitto e alloggio sono ammissibili a condizione che siano necessarie e ragionevoli, tenuto conto del luogo di soggiorno e direttamente correlate con l’attuazione del progetto
In generale, non devono superare i massimali delle tabelle approvate annualmente dalla Commissione;
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Materiali e attrezzature
Durevoli Uso nel progetto (%) Tasso di deprezzamento (durata/deprezzamento)
E.g. 2000 EUR su un periodo di deprezzamento di 4 anni, usato al 50% su un progetto di due anni
2000 * 2/4 * 50% = 500 EUR Consumabili
Totalmente consumati nel corso del progetto
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Altri costi
Pubblicazioni e disseminazioneIl tipo di pubblicazione, il numero di pagine e il numero di copie deve essere indicato nei limiti del possibile.Una copia di tutte le pubblicazioni e materiale divulgativo devono essere fornite alla Commissione al più tardi al momento della relazione finale.
Conferenze e seminaricosti relativi a conferenze e seminari organizzati nell'ambito della realizzazione del progetto dovrebbe essere incluso in questa rubrica. Non dovrebbero essere inclusi viaggio e indennità per il personale del progetto (da inserire sotto voce B). Calcoli dettagliati per i costi relativi devono essere forniti, ad esempio, per l'affitto della sala, per il numero di partecipanti e numero di giorni / ore, il costo per l'interpretazione deve essere calcolato per costo giornata / interprete al giorno.
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Costi indiretti / OVERHEADS
Percentuale fissa di tutti gli altri costi tranne il subcontracting, di solito il 7%
Non vanno rendicontati al dettaglio !
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Sub-appalto
Non è mai incoraggiato• Non deve rigurardare parti essenziali del
lavoro (e.g. R&D)• Su porzioni limitate di budget• Pagato al 100% dal consorzio ma non
finanziato al 100%
In molti programmi dovrete dimostrare di scegliere il miglior value for money su almeno tre offerte
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Preparazione budget
Partner Indicazioni sui loro costi: p-m per attività e altri costi Costo della Person Month Metodo di determinazione dei costi indiretti
Coordinatore Dirige, consolida e aggiusta Ha la visione globale del budget Deve proporre il budget agli altri partner per accettazione
prima della presentazione della proposta
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Preparazione budget
Il co-finanziamento: come fare? Cash Human resources Diarie Altro....
Attenzione: il Co-finanziamento da parte della Commissione di un progetto nell'ambito di
un programma non può essere combinato con altri co-finanziamento da un altro programma dell'Unione europea (NO AL DOPPIO FINANZIAMENTO!!)
I contributi “in natura” non possono essere presi in considerazione nel calcolo del co-finanziamento e non sono considerati costi ammissibili.
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LAST BUT NOT LEAST....
Il budget dev’essere chiaro
Deve riflettere il piano di lavoro
Esprimete le risorse per partner e per categoria di costo e di attività
La Commissione paga costi, non prezzi: rendicontazione al dettaglio!!!
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Piano economico e piano finanziario
Il piano economico è la distribuzione nel tempo dei costi e dei finanziamenti del progetto, coerentemente con la durata delle attività del progetto stesso e la data di incidenza delle richieste di erogazione dei finanziamenti. Ha l’obiettivo di porre il necessario punto di riferimento per il confronto tra preventivo e consuntivo di periodo e progressivo creare le premesse necessarie del piano finanziario che alloca nel tempo gli esborsi e gli incassi. L’obiettivo del piano finanziario del progetto è quello di ottenere, per i progetti finanziati, un cash-flow positivo o almeno in equilibrio, tra gli uscite e gli incassi effettivi.Il cash-flow e’ uno strumento fondamentale per il project management, soprattutto se usato in stretto coordinamento con l’amministrazione.
OASI - Introduzione alla progettazione europea - maggio 2012
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I tre ambiti di pianificazione: economico, finanziario ed operativo
L’ambito economico, finanziario ed operativoIl ciclo di un progetto si struttura in tre ambiti di pianificazione:economico, finanziario ed operativo
L’ambito economico, finanziario ed operativoIl ciclo di un progetto si struttura in tre ambiti di pianificazione:economico, finanziario ed operativo
TIPOLOGIA OPERATIVO ECONOMICO FINANZIARIOOBIETTIVI Distribuisce nel
tempo le attività necessarie alla realizzazione del progetto garantendo:·la sincronia delle attività svolte·il raggiungimento degli obiettivi temporali del progetto·la compatibilità delle risorse necessarie (carico di lavoro) con quelle disponibili (capacità produttiva)
Controlla proventi e costi, interni ed esterni, garantendo:·la compatibilità tra proventi e costi esterni
Distribuisce nel tempo incassi e pagamenti garantendo l’equilibrio relativo, nel tempo, del flusso di cassa del progetto.
STRUMENTI · Grafico di Gantt del progetto(1),
· Conto economico preventivo e consuntivo di progetto
· Flusso di cassa di periodo e progressivo
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Diagramma di Gantt
GENNAIO FEBBRAIO MARZO APRILE
PROGETTAZIONE
RICERCA
VALUTAZIONE
Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali che mette in evidenza le relazioni temporali delle fasi di un progetto
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PROSPETTO DI CONTROLLO DEL BUDGET
____________ Budget preventivo--------------- Costi effettivi
1lug 15lug 31lug 15ago 31ago 15sett
13.500,00
12.000,00
10.500,00
9.000,00
7.500,00
6.000,00
4.500,00
3.000,00
1.500,00
0
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Prospetto di controllo generale