Romy Jarik Mejía VillegasMÓDULO DE EXCEL

Es una tabla distribuida en filas y columnas. Cada uno de los datos se encuentra en una celda (intersección entre una fila y una columna) que puede contener números o texto, así como fórmulas que permiten calcular un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la misma hoja de cálculo o librosPermiten al usuario emplear cualquier información y administrarla de acuerdo a sus necesidades empresariales.

HOJA DE CÁLCULO

Haga clic en el botón Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007

ENTRAR A EXCEL

La descripción del ambiente de trabajo de Excel está orientada a 3 objetos: Fichas, grupos, botones de comando

FICHAS

Ficha inicio: Se encuentran los grupos del portapapeles, grupo fuente ,grupo alineación, grupo número, grupo estilos, grupo celdas, grupo modificar.

Ficha insertar: Encuentra los siguientes grupos: Grupo de tablas, grupo de ilustraciones, grupo de gráficos, grupo de vínculos (hipervínculos) y los grupos de texto.

AMBIENTE DE TRABAJO DE EXCEL

Ficha diseño de página: Encuentra los siguientes grupos: Grupo de temas (hace referencia a colores, fuentes y efectos), grupo de configuración de página, grupo de Ajustar Área de impresión, grupo opciones de la hoja, grupo organizar (hace referencia al manejo de objetos)

Ficha datos: Esta ficha contiene los grupos y botones del manejo y administración de bases de datos, Grupo Conexiones, grupo ordenar y filtrar, grupo herramientas de datos (hace referencia al manejo de la información texto a columnas, quitar duplicados validación, consolidación y análisis), grupo Esquema (hace referencia al manejo de subtotalizar datos y agrupar) Ficha revisar

Ficha revisar: Esta ficha contiene los grupos y botones de verificación, variaciones y notas. Grupo revisión, grupo comentarios, grupo cambios.

Ficha vistaGrupo vistas del libro, grupo Zoom, grupo ventana, grupo de Macros.

GRUPOS

Grupo fórmulasEsta ficha categoriza las funciones y contiene algunas herramientas complemento:Grupo biblioteca de funciones: (hace referencia a las funciones lógicas, financieras, texto entre otras) Grupo nombres definidos (hace referencia a la administración de nombres de rango y selección)

Si se desea manejar algunas opciones de teclado en Excel 2007 este es la excepción.Oprimir la tecla <ALT> y dirigir el puntero del Mouse hacia una de las fichas y aparecerán pequeños cuadros de letras con el método abreviado que se podrá utilizar para cada uno de los botones.

MÉTODOS ABREVIADOS DE TECLADO

La nueva interfaz de usuario de Excel 2007 desplaza las barras de herramientas expuesta en anteriores versiones, esta nueva versión, orientada a tareas que contienen grupos lógicos de comandos, muchos cuadros de diálogo fueron reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles, además se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo.

INTERFAZ DE USUARIO

FILASSe reconocen de forma horizontal en la hoja de cálculo, se identifican con números que van desde 1 hasta 1.048.576 filas.

COLUMNASSe reconocen de forma vertical en la hoja de cálculo, se identifican con letras que van desde A hasta XFD, para un total de 16384 columnas.

Excel 2007 admite cierta cantidad, ofreciéndole mayor capacidad de manejo en bases de datos y volumen de información. Ubicado en la celda A1Oprima las teclas <CTRL> + <↓> Oprima las teclas <CTRL> + <→>

FILAS Y COLUMNAS

Celda: Es la intersección entre una columna y una fila para registrar información. Cada celda tiene una identificación dada por combinación de la letra de columna y el número de fila en donde se encuentra.Rango: Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas horizontal o verticalmente. Con frecuencia, se escogen rangos de información cuando se desea aplicar una operación (por ejemplo, cambiar el tipo de letra, obtener un resultado mediante una función: suma, promedio), la cual afecta el conjunto de celdas seleccionadasLibro: Los Archivos de Excel se denominan libros, el cual se guarda en un espacio del disco duro, estos nuevos archivos tendrán una extensión .xlsx, a diferencia de las versiones anteriores, esta nueva versión soporta las extensiones de los archivos anteriores y sus formatos, mas no en forma viceversa; un libro está compuesto por hojas, se pueden trabajar los libros de forma simultánea siempre y cuando no exceda la memoria disponible

CONCEPTOS BÁSICOS

Hojas: Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro. La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, para ubicarse en cada una de ellas, de forma predeterminada Excel maneja 3 pero, se puede manejar las hojas que se necesiten siempre y cuando no exceda la memoria que esté disponible los cuales pueden contener modelos matemáticos, gráficos y macros, se pueden insertar dando un clic sobre el botón que se encuentra al lado derecho de la hoja 3.

Cursor: Mover el cursor dentro de la hoja de cálculo a sitios estratégicos de la misma, es posible si se utiliza el método correcto.

Teclado: Se puede desplazar entre celdas, a la última columna de la fila actual, a la primera columna de la fila actual, a la última fila de la columna actual y entre otros.

DESPLAZAMIENTO EN EXCEL

Celdas: Puede seleccionar varias celdas oprimiendo el botón principal del Ratón y arrastrándolo seleccionar así el conjunto de celdas que necesite.

Columnas: Puede seleccionar una o más columnas haciendo clic en el encabezado de la columna que necesita seleccionar o clic sostenido si son varias columnas.

Filas: Puede seleccionar una o más filas haciendo clic en el encabezado de la fila que necesita seleccionar o clic sostenido si son varias filas.

SELECCIÓN EN EXCEL

Cortar y pegar 1. Seleccionar el rango de celdas que desea cortar2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic

en cortar. 3. Ubicarse en la celda. 4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles,

hacer clic en pegar.

OPERACIONES DE EDICIÓN: PASOS

Copiar y pegar 1. Seleccionar el rango de celdas que se deseen

copiar.2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic

en copiar.3. Ubicarse en la celda. 4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles,

hacer clic en pegar. 5. Ubicarse en otra celda y de nuevo hacer clic en

pegar

Copiar formato: Con esta operación se copian los formatos de una o más celdas a otras que no lo tienen. El proceso a seguir es: Ubicarse en la celda que tiene el formato a copiar. Hacer clic al botón Copiar formato El puntero del Mouse queda con la brocha indicando

que trae un formato, se debe entonces hacer clic sostenido sobre las celdas o clic sobre la celda a la cual se le quiere pegar el formato.

Pegado especial: Cuando se ha copiado un rango de celdas en el portapapeles, puede pegarse directamente con el botón Pegar, o establecer opciones adicionales con el comando Pegado especial del menú contextual sobre una celda, o del menú Edición.

Opciones de rellenar: Se puede utilizar el comando Rellenar, para rellenar datos en las celdas de una hoja de cálculo. También se puede configurar Excel para que continúe automáticamente una serie de números, combinaciones de números y texto, fechas o períodos de tiempo, en función de un modelo establecido.

Rellenar días: Auto rellena según días laborales y no laborales

Rellenar días de la semana: Auto rellena solo días laborales

Rellenar meses: Auto-rellena en meses del año Rellenar-años: Auto-rellena en años

Insertar hojas1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic

derecho del Mouse, hacer clic en insertar. 2. En la pestaña general, hacer clic en hoja de cálculo

y a continuación hacer clic en aceptar.

Eliminar hojas 3. Hacer clic derecho del Mouse sobre la etiqueta

(hoja) que se desee eliminar. 4. Seleccionar la opción eliminar, de esta forma

eliminará la hoja de cálculo.

ORGANIZAR UN LIBRO DE EXCEL

Cambiar nombre a la hoja: Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la etiqueta y escribir el nuevo nombre.

Mover hojas: Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo basta arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. • Clic derecho del Mouse sobre la etiqueta y

seleccionar mover o copiar.• Seleccionar del menú mover o copiar haciendo clic a

donde se desee mover. • Hacer clic sobre el botón aceptar.

Ocultar hojas: Se pueden ocultar una o varias hojas de la siguiente forma: 1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la etiqueta de la

hoja que se desee ocultar.2. En el menú contextual, seleccionar ocultar hojas.

Mostrar hojas: Se pueden mostrar todas las hojas de un libro, mas no de forma simultanea. 3. Hacer clic en el botón de inicio. 4. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha

desplegable del botón formato. 5. Del Menú desplegable seleccionar ocultar y mostrar, él

mostrará un submenú, hacer clic sobre mostrar hoja. 6. Seleccionar la hoja y hacer clic en Aceptar.

Selección hojas de cálculo: A la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila numero 1, se encuentra un objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto hacer clic.

Color de etiqueta: Se pueden aplicar color de etiqueta a una o varias hojas utilizando la tecla <CTRL>1. Hacer clic en la ficha de inicio.2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha

desplegable del botón formato. 3. Del Menú desplegable seleccionar color de etiqueta,

el mostrará un submenú, hacer clic sobre un color de ellos.

Alto de fila: Se pueden modificar el ancho de una fila bien sea con el puntero del Mouse o por el grupo celdas. 1. Seleccionar las filas de la 1 a la 5.2. En la ficha de inicio, grupo celdas, hacer clic sobre

el botón formato, aparecerá un menú desplegable, seleccionar alto de la fila.

Ancho de columna: 3. Seleccionar las columnas de la A hasta la E 4. En la ficha de inicio, grupo celdas, hacer clic sobre

el botón formato, aparecerá un menú desplegable, seleccionar ancho de la columna.

Abrir: Dispone de varias opciones para abrir un archivo. Se puede abrir el archivo original para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de sólo lectura, que impide guardarlo a menos que se haga con otro nombre.

Buscar en: Al hacer clic en esta opción, se podrá elegir la unidad en donde se encuentra el archivo a recuperar o abrir. En este momento, Excel presenta la lista de carpetas o de archivos de la unidad elegida para seleccionarlas. Cuando es una carpeta, se debe hacer clic sobre ella para mirar el contenido y así recuperar el archivo deseado.

MANEJO DE ARCHIVOS

Nombre de archivo: Aquí se puede escribir el nombre del archivo, después de indicar su ubicación en la unidad de disco.

Tipo de archivo: Esta opción despliega una lista de los tipos de archivos que Excel puede leer, se debe seleccionar el deseado y automáticamente mostrará los archivos que existen de ese tipo.

Subir un Nivel: Con este botón se puede ir a la carpeta de un nivel anterior al de la carpeta actual.

Eliminar: Con este botón se borran todos los archivos seleccionados.

Crear nueva carpeta: Crea una carpeta o un directorio nuevo en el lugar en el que se está ubicado.

Vistas: Con este botón se despliega un menú que contiene las siguientes opciones: o Vistas en miniatura: Este botón muestra los archivos en

apariencia de iconos.o Iconos: Este botón muestra en forma organizada los archivos.o Lista: Es el botón activo, y muestra el nombre de los archivos

o de las carpetas únicamente. o Detalles: Este botón despliega todos los detalles de los

archivos, como son: nombre, tamaño, tipo de archivo y la fecha de la última modificación.

o Propiedades: Con este botón se podrán ver las propiedades del archivo seleccionado.

o Vista previa: Con este botón se podrá visualizar una muestra del documento que se está trabajando.

Cerrar: Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por última vez y no se desea volver a utilizar, este puede cerrarse sin ningún contratiempo. Es recomendable siempre cerrar un archivo que no se vaya a utilizar más, ya que si permanece abierto se puede desaprovechar. (Memoria innecesaria).

Guardar: Si se guarda un libro con otro formato de archivo, no se conservarán los formatos y las características exclusivas de Microsoft Office Excel; De forma predeterminada, algunos formatos de archivo guardan únicamente la hoja activa y algunos formatos de archivo (como el formato de página Web) guardan todas las hojas de cálculo del libro. Si se desea guardar sólo hojas de cálculo específicas, se puede ocultar las hojas de cálculo que no se desean guardar.

FORMATOS

Color de fuente : El color de la fuente en Excel 2007 al igual que el color de relleno basta con pasar el puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de colores, y automáticamente actualiza en la selección.

Negrilla, Cursiva y Subrayado

Tamaño de la fuente

Aplica el formato negrita, cursiva y subrayado, a las celdas o textos seleccionados.

Aumentar el tamaño de la fuente se realiza de 2 puntos en 2 puntos, mostrando el tamaño que se desea.

ALINEACIÓN DE TEXTO

Ajuste de texto Bordes

Cuando se ajusta el texto, Excel adapta el contenido de la celda al ancho de columna y al alto de la celda.

Algunos de los formatos de celda nuevos en Excel 2007 se encuentran el de dibujar los bordes, esto permite al usuario la rapidez de aplicar bordes en un rango de celdas.

Color de relleno Combinar y centrar

El color de relleno en Excel 2007 a diferencia de las versiones anteriores, aplicaba el color después de dar un clic en aceptar, ahora basta con pasar el puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de colores.

Es un botón de Excel que permite unir varias celdas seleccionadas formando una sola celda con mayor tamaño y centrando el contenido.

Formato moneda: 1. Seleccionar el rango de celdas que

corresponden a total. 2. En la ficha de inicio, grupo

número, hacer clic sobre el botón formato número, seleccionar moneda.

Permite mostrar los valores de una celda en formatos de porcentaje, moneda, fecha y hora ETC.

FORMATO GRUPO

NÚMERO

OrtográficaEsta herramienta comprueba la escritura, sintaxis de un texto sobre celdas.1. Ubicarse en una hoja.2. En la ficha revisar, grupo

revisión, hacer clic sobre el botón ortografía.

Cambiar: Reemplaza por nuevas palabras o frases que se encuentre en el catálogo principal al documento.

Omitir: Pasa por alto palabras o textos dentro de la hoja de cálculo.

Agregar al diccionario: Permite agregar nuevas palabras al catalogo, enriqueciendo el índice y la relación con nuevos documentos.

Sinónimos: Sugiere otras palabras con un significado parecido a las que ha seleccionado, este elemento permite insertar, copiar o buscar la palabra.

REVISIÓN

Notas que se pueden agregar a celdas, modificando eliminando y editando el contenido de las mismas.

Diseño de página: Muestra el documento tal y como aparecerá de forma impresa, Excel proporciona una regla horizontal y vertical para que pueda tomar medidas precisas de celdas, rangos, objetos y márgenes de página. Las reglas ayudan a colocar objetos, así como a ver o modificar los márgenes de página directamente en la hoja de cálculo

Vista previa del salto de página: Esta vista permite observar la interrupción de las páginas en el momento de la impresión.Separando las líneas para abarcar mejor espacio de impresión para informes.

VISTAS DEL LIBRO

DISEÑO DE PÁGINA

Márgenes : Se pueden establecer tres tipos de márgenes, normal, ancho o estrecho, cada uno de estos ya tiene márgenes verticales y horizontales ya predeterminadas, o se pueden también personalizar.

Configurar

Dar clic en: “márgenes personalizados”Horizontalment

e: Centra el contenido de la hoja de cálculo a lo ancho ajustando las columnas.

Verticalmente: Centra el contenido de la hoja de cálculo a lo alto ajustando las filas.

Imprimir: Permite seleccionar la impresora local o de red, número de copias, la selección y el número de copias.

Vista preliminar: Permite observar el documento antes de imprimir.

Encabezado y pie de página

Permite predeterminar en todas las páginas del libro textos Si se desea elegir alguno de los encabezados o pies ya existentes, se presiona clic sobre la flecha descendente de la opción respectiva (encabezado, pie de página).Si se va a crear un nuevo encabezado o un nuevo pie de página, se presiona clic sobre la opción Personalizar encabezado o sobre la opción Personalizar pie de página.

Orientación

Permite seleccionar la forma de impresión siendo horizontal o vertical de la hoja, permitiendo en una orientación horizontal un mayor cubrimiento de campos, y en una orientación vertical un mayor cubrimiento de registros

Área de impresión El área de impresión es la que permanece definida en el momento de enviar un trabajo de impresión al dispositivo seleccionado, y es única para cada hoja del libro sobre el cual se esté trabajando.

Imprimir títulosSi se desea imprimir los títulos en todas las páginas, filas y/o columnas fijas para todas las hojas, se debe escribir en el cuadro repetir fi las en parte superior las referencias de dichos títulos (rango). Si los títulos se encuentran en la parte izquierda de la hoja, entonces en la opción repetir columnas a la izquierda se marca la columna que se tomará como título o se introduce la referencia de celda.

IMPRESIONES

Si se va a imprimir todo el libro, con todas las hojas seleccionadas se activa la opción Todo el Libro. Para definir el número de copias de las páginas de la hoja(s) que van a ser impresas, se debe presionar clic en la flecha descendente o ascendente o teclear el número en la línea de Copias.Si se desea definir un intervalo de páginas, con el fin de determinar las páginas que se van a imprimir de las hojas de cálculo seleccionadas, se utiliza entonces la sección Intervalo de páginas.

Una fórmula permite operar matemáticamente entre dos o más celdas. Para crear una fórmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a continuación: 1. Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el

resultado.2. Digitar el signo igual. 3. Hacer clic al primer valor o componente de la

fórmula, Excel insertará la dirección de la celda.4. Ejemplo: B11. Escribir el signo del operador que se

va a usar (+, -, /, *, ^). 5. Hacer clic al segundo valor o componente de la

fórmula y pulsar <ENTER>.

FÓRMULAS

Para Editar Fórmulas o el contenido de una celda en especial se puede Recurrir a varias Opciones: 1. Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de

función <F2>. 2. Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecerá

el cursor o puntero de texto dentro de la celda. 3. Hacer clic en la barra de fórmulas y realizar el

cambio correspondiente. 4. Hacer clic al botón modificar fórmula de la barra de

fórmulas.

Copiar fórmula Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que contenga una fórmula, un valor o texto, se presenta una pequeña cruz, que permite copiar la información que contiene la celda. El proceso se hace desplazando el puntero del Mouse en la dirección de copiado que se desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera llenar.

Eliminar fórmula Una fórmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido de una celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se pulsa la tecla <SUPR>.

Una función consiste en el desarrollo de fórmulas abreviadas que posee Excel para solucionar aplicaciones de orden estadístico, financiero, matemático, etc. La función permite al usuario obtener resultados con tan sólo definir parámetros en la misma. Estas funciones pueden escribirse directamente en la celda

Categoría de la función: Permite seleccionar los subconjuntos de todas las funciones disponibles. Si se selecciona "Todas" en el cuadro "Categorías de funciones", se presentará una lista de todas las funciones disponibles. Si se selecciona cualquier otra categoría, se presentarán sólo aquellas que pertenecen a la misma.

FUNCIONES

Nombre de la función: Enumera todas las funciones incorporadas y personalizadas que están disponibles en la categoría seleccionada. Así mismo, enumera las funciones de macros incorporadas y personalizadas si una hoja de macros está activa. El área de presentación describe la función seleccionada

Escribir funciones directamente en la celda: Para escribir una función en Excel, el cursor se debe ubicar en la celda donde se desea obtener el resultado, a continuación se escribe el nombre de la función anteponiendo el carácter “=“, y entre paréntesis se escriben los parámetros respectivos separados por coma.

Funciones matemáticas y estadísticas =SUMA(Rango_de_valores): Retorna la sumatoria de los

valores del rango. =PROMEDIO(Rango_de_valores): Retorna el promedio de los

valores del rango. =CONTAR(Rango_de_Conteo): Cuenta el número de celdas que

contienen números y los números en la lista de argumentos. =CONTARA(Rango_de_Conteo): Retorna el número de datos del

rango. =MAX(Rango_de_valores): Retorna el máximo valor de un

rango. =MIN(Rango_de_valores): Retorna el mínimo valor de un

rango. =ENTERO(número): Redondea un número hasta el entero

inferior más próximo. =PRODUCTO(número1,número2...): Multiplica todos los

números que son argumentos y devuelve el producto.

SÍ sencillo: Con esta función se evalúa una condición y se asigna valor verdadero o valor falso. Sintaxis: =SI(Prueba Lógica, Valor_sí Verdadero, Valor_sí_falso) E s u n a d e l a s m á s

p o t e n t e s q u e t i e n e E x c e l . E s t a f u n c i ó n c o m p r u e b a s i s e c u m p l e u n a c o n d i c i ó n ( u n a c o n d i c i ó n , g e n e r a l m e n t e e s u n a c o m p a r a c i ó n e n t r e 2 v a l o r e s ) . S i é s t a s e c u m p l e , d a c o m o r e s u l t a d o u n v a l o r “X” , y s i l a c o n d i c i ó n n o s e c u m p l e , d a c o m o r e s u l t a d o u n v a l o r “ Y ” . L o s v a l o r e s d e “X” y “ Y ” , l o s d e t e r m i n a l a p e r s o n a q u e r e a l i z a l a f u n c i ó n .

FUNCIÓN SÍ

Prueba Lógica: Es una pregunta que se hace acerca del valor de verdad de una operación o celda determinada de la misma hoja electrónica o de otra del mismo libro

Uso de los operadores lógicos: y / o / no Cada vez que se desean evaluar más condiciones, la creación de las funciones condicionales anidadas se torna mucho más difícil de crear y entender. Esto puede simplificarse un poco, utilizando operadores lógicos.

Operador lógico Y Y(Condición1;Condición2;....;Condición30) Su resultado es VERDADERO, cuando todas las condiciones son VERDADERAS. La función si con el operador Y quedaría así: =SI(Y(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)Operador lógico O

O(Condición1;Condición2;....;Condición30) Su resultado es VERDADERO, cuando al menos una condición es VERDADERA. La función si con el operador O quedaría así: =SI(O(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)

Funciones de texto

Función Mayúsc: Permite cambiar a mayúscula el texto existente en determinada celda.

Función Minús.: Permite cambiar a minúscula el texto existente en determinada celda.

Función Concatenar: Permite unir el contenido de varias celdas en una sola.

OrdenarPara ordenar la base de datos primero debemos tener seleccionada cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la herramienta Ordenar y filtrar que se encuentra seleccionando la pestaña o etiqueta Inicio.

En Excel también podemos trabajar con bases de datos. Las bases de datos contienen tablas; las filas son los registros; las columnas se corresponden con los campos de los registros. Las tablas normalmente se interpretan como listas. Las filas de la tabla se corresponden con los elementos de la lista. La lista tiene tantos elementos como filas tenga la tabla (sin contar la fila superior de títulos). Cada elemento de la lista se denomina registro.

BASE DE DATOS

FiltradoLos fi ltros permiten seleccionar los registros de una tabla que cumplan con ciertas condiciones. Cuando el f i ltro se aplica sólo se verán en la tabla esos registros.

AutofiltroLos fi ltros automáticos se aplican dando clic en la herramienta fi ltro de la pestaña o etiqueta datos (botón correspondiente de la barra de herramientas).

GráficosLos gráficos, son una herramienta que permite transformar y representar la información y mostrarlo a manera de informes, patrones, y comparaciones.

¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN!