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Módulo Practice Management
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FOCUS FIVE
Cinco passos para o sucesso do escritório Acountia:
1. Crescimento
2. Produção Pontual
3. Recebimentos
4. Contacto Mensal Significativo com os Clientes
5. Relatórios Mensais de acompanhamento da unidade Fiducial
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1. Crescimento
Mínimo:
2 novos clientes/mês -> 1º e 2º Ano
1,5 novos clientes/mês -> 3º e 4º Ano
1 novo cliente/mês -> 5º em diante
Ou, em alternativa, um objetivo em termos de valor
500€/mês -> 1º e 2º Ano
350€/mês -> 3º e 4º Ano
250€/mês -> 5º em diante
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2. Produção Pontual
Uma vez vendido o nosso serviço, o próximo passo é produzir o trabalho
A regra é:
“No mínimo 90% dos clientes deverão receber os relatórios de gestão até ao
dia 25 do mês seguinte aquele que os relatórios digam respeito”
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2. Produção Pontual
6 passos a seguir para que os nossos clientes tenham direito a um serviço de
elevado profissionalismo:
1. Após a venda, realizar a instalação num prazo máximo de 48 horas
2. Fazer compreender aos RH a importância da entrega pontual da informação
aos clientes
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3. Agendar reuniões semanais com os Supervisores e/ou Administrativos de
Contabilidade para discutir os problemas que possam ter sentido na recolha dos
dados a tempo para serem processados
4. Frequentemente a reinstalação é necessária
5. Acompanhar a “ Folha de Trabalho Mensal”
6. Perguntar a si próprio “Eu sei o nível de produção de cada administrativo de
contabilidade no dia X?”
2. Produção Pontual
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3. Recebimentos
A regra é:
Deverá ter-se no mínimo 85% dos clientes a pagar via transferência bancária
A Meta é 100%
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4. Contacto Mensal Significativo com o Cliente
A regra é :
Deverá contactar-se no mínimo 85% dos clientes de forma
significativa uma vez por mês
A Meta é 100%
Estes contactos são registados no “Relatório Mensal de Contactos
com Clientes”
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5. Relatórios Mensais
Relatórios de Gestão Mensais de Acompanhamento da Própria Unidade Fiducial
Orçamento e Plano de Negócios Vs RealizadoRelatório Focus Five
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Qual é o meu resultado ?
Confira mensalmente o seu resultado nos Focus Five
Se atingirem os resultados mínimos em cada área, o sucesso do seu negócio está
garantido
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Focus Five Mensal Objct. Realizado
1. Novos clientes mês/fact. 2/500 € _______
2. % clientes com RG entregue 90% ______
3. % clientes a pagar TB 85% _______
4. % clientes contactados 85% _______
5. Relatório Financeiros
5.1 Orçamento vs Realizado Revisto _______
5.2 Relatórios Focus Five Enviado _______
até dia 10
Qual é o meu resultado ?
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Douglas Mcgregor (1906-1964), Abraham Maslow (1908 -1970)
Recursos Humanos
N. siais
n. criativas ou de valores ou ideais
n. ciência e prestigio social
n. ciência e prestigio social
n. segurança económica
n. saúde
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Recursos HumanosJ.A. PÉREZ LÓPEZ (1934-1996)
Motivação Extrínseca
Vinculo de Interesse
Incentivos Políticas de Retribuição
Motivação Intrínseca
Vinculo de atracão
Oportunidades Políticas de Promoção
(Desenvolvimento Profissional)
Motivação Transcendente
Vinculo de lealdade
Apelo a Valores Políticas de participação:
trabalho em equipa, etc
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Recursos Humanos
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Tipo de Empregado N.º de Clientes
1º Administrativo 5
2º Administrativo 20
1º Comercial 20
1º Supervisor 30/40
Administrativo Exp. Geral 30/40
3º Administrativo 60
2º Supervisor 60
Dinâmica de Contratação
Recursos Humanos
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Qualidades num colaborador
Existem certas qualidades que são comuns a todos os colaboradores. Na decisão de contratar um novo
empregado, existem vários fatores a considerar, tais como:
– Responsabilidade– Proatividade– Rigor– Disponibilidade– Capacidade para trabalhar em equipa– Espirito de serviço
Recursos Humanos
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Responsabilidades do Cargo
Partner
Administrativo de Contabilidade
Administrativo Expediente Geral
Supervisor
Consultor
Comercial
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Partner
1. Gestão Comercial Captação de clientes Manutenção de Clientes
2. Gestão de Recursos Humanos Mediação e controlo da actividade produtiva Avaliação, motivação e formação de colaboradores
3. Gestão administrativa e financeira do seu próprio negócio Plano de negócios, Orçamento e Desvios Pagamentos e recebimentos Manutenção e melhoria do sistema de gestão da qualidade
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Administrativos de Contabilidade
Quando se contrata um administrativo de contabilidade, um dos principais objectivos será
encontrar indivíduos que possam permanecer na empresa por um longo período de tempo
Perfil ideal: Jovem e formação média (12º ano) com curso profissional de contabilidade
Introduzir os dados no software da forma mais eficiente e rápida possível
Obter todos os elementos e dados do cliente
Preencher a “Folha de Trabalho Mensal” na parte que diz respeito aos elementos recebidos
dos clientes
Processar toda a contabilidade e inerentes obrigações fiscais dos clientes ( IVA, S. Social,
etc.)
Ser capaz de responder às questões dos clientes
Ser capaz de lidar com 20 clientes em média, completando todas as obrigações acima
descritas
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Administrativo Expediente Geral
Não lida diretamente com o processo produtivo nem com o cliente
Atender o telefone
Escrever cartas
Organização e Arquivo
Serviços externos
Ajudar na introdução de dados, quando necessário
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Supervisor
Perfil ideal: Ser TOC, a experiência é importante, Sentido de responsabilidade
1. Ser responsável por todas as questões contabilisticas e fiscais de + de 30 clientes em média
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Supervisor
Administrativos
Contratar, formar e supervisionar os Administrativos
Acompanhar todo o processo produtivo
Responder a todas as questões técnicas de contabilidade e do seu
respetivo processamento
Rever toda a informação para o cliente
Rever a “Folha de trabalho mensal” e a “Folha de controlo da
avença mensal/tempo gasto”
Preparar e rever os incentivos mensais aos administrativos
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Supervisor
B. Cliente atuais
Contactar mensalmente com os clientes
Rever todos os relatórios de gestão antes de os apresentar ao cliente
Lidar e resolver questões dos clientes
C. Novos clientes
Instalar novos clientes
Completar e processar o trabalho em atraso
Processar dois meses de trabalho para clientes novos e rever a
contabilidade com o administrativo
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D. Referências Ativamente solicitar referências aos clientes
2. Preparar os impostos e o trabalho de final de ano
3. Correspondência do clienteA. Inquéritos do cliente
B. Inquéritos das Autoridades Fiscais
Supervisor
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4. Manter semanalmente uma reunião com o
Gestor/Franchisado para revisão de todas as
questões: produção, contabilidade, problemas de
clientes, staff, etc
Supervisor
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Consultor
Perfil ideal: Formação em Gestão/Economia, experiencial profissional relevante
em análise financeira
Planos de negócio e orçamento
Estudos de Viabilidade
Projetos de Investimento
Avaliações de Empresas
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Incentivos
Administrativo de Contabilidade:
Deve existir um incentivo de 25% do total da faturação dos clientes sob alçada do
administrativo, cujo trabalho tenha sido acabado até final de cada mês
Exemplo:
O Administrativo é pago a €5/hora para um horário de trabalho de 40h semanais.
O valor base será de €800
No final do mês o administrativo completou o trabalho para 20 clientes, com um
total de faturação de €4.000
O incentivo é calculado: €4.000*25%=1000
Menos a base de =800
Incentivo do mês=200
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Comercial
Perfil ideal: Espírito comercial/consultor, pessoa que inspire confiança e credibilidade,
de preferência com alguns conhecimentos nesta área
Trabalhar por objetivos
“Beber” a filosofia Acountia
Trabalhar ativamente na prospeção de clientes
Trabalhar sistematicamente de forma a atingir os níveis de vendas estabelecidos:
Assinar acordos de prestação de serviços
Entregar relatórios de forma regular como requisitados pelo Gestor/Franchisado
Inserir todos os dados no CRM
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IncentivosComercial:
Nos primeiros 3 meses de atividade, deve-se pagar um valor fixo de por exemplo €1.000.
Após esse período devemos ter o seguinte esquema de retribuição:
Retribuição de 2 x o valor da avença mensal, para contactos gerados por nós
Retribuição de 4 x o valor da avença mensal, para contactos gerados pelo comercial
O valor de 2 avenças inclui todos os custos relacionado com deslocações, embaixador
andante, telemarketing, etc.
Exemplo:
Supondo que o comercial angaria 2 novos clientes por mês, com uma avença média de
€200. Se esses contactos tiverem sido gerados por ele, terá direito a uma retribuição de
= 2*200*4= €1.600
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Medição e Controlo
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Relatórios Controlo da Atividade
São instrumentos de medição para avaliar a perfomance e controlar a atividade
O objetivo é o maior crescimento e produtividade possível
Todos os escritórios necessitam de registar o seu crescimento e a sua atividade
usando sistemas que possam ser duplicados e delegados
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Relatórios de Controlo Interno
Folha de controlo da avença mensal/tempo gasto
É um relatório usado pelo staff para documentar o tempo despendido diariamente com
o processamento do cliente
No final de cada mês o relatório está completo
O responsável revê se a informação está a ser processada a X ( 75 €/ hora )
Por ex. Cobra-se 150 €/mês ao cliente, todo o processo não deverá demorar mais de
duas horas a processar e a rever toda a informação do cliente
Se o processo demorar mais que duas horas em média, está-se a perder € com o
cliente
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Relatórios de Controlo da Atividade
Relatório de Contactos Mensais com Clientes:
É um relatório onde deverão ser registadas o nº de chamadas mensais para cada
cliente, e sempre que possível o respetivo tempo gasto
Relatório de Trabalho Administrativo:
Este relatório serve como uma comparação interna do trabalho dos administrativos.
Este relatório poderá servir como fator de motivação para si e para a sua equipa
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Relatórios de Controlo Interno
Folha de Trabalho Mensal
Reflete por administrativo o estado (produtivo) do trabalho com cada cliente a cada
momento. O relatório deve ser preenchido por cada individuo que tiver clientes na
sua alçada
Fecho e Apresentação de Contas
Fecho de Contas: Dossier Fiscal