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MONITORAMENTO E CONTROLE
O Monitoramento e controle é muito importante na Gerencia de Projetos, pois com o mesmo passamos a ter a visão real de como está o projeto e assim, caso necessário, tomarmos as ações cabíveis para que a meta inicial (linha de base) seja cumprida.
O foco do controle deve ser as atividades do caminho crítico, pois nelas conseguiremos, se possível, criar planos de ação para recuperação do prazo do projeto, como por exemplo aumento de equipe e de carga horária.
O CICLO PDCA PERFEITO
Para termos um bom controle e futuro replanejamento de nossos projetos deveremos ter certeza que o planejamento foi bem executado focando em detalhes que talvez não façam diferença na hora de planejar, porém são de primeiríssima necessidade na hora de controlarmos um projeto.
1- Verificação de restrições desnecessárias:
O MS-PROJECT permite, na minha opinião desnecessariamente, que você digite datas nas colunas de inicio e término, e ao entrarmos com datas nestas colunas criamos restrições nas atividades e em consequência não obedecendo a rede de precedência.
SOLUÇÃO : Remova todas as restrições colocadas indevidamente nas atividades, uma das formas de fazer isso é pela coluna “TIPO DE RESTRIÇÃO” corrigindo as atividades para “O MAIS BREVE POSSÍVEL”
Repare que ao retirar as restrições desnecessárias as datas irão obedecer a sua predecessora ou ir para o inicio do projeto quando não houver predecessora (problema que será visto mais adiante)
2- Todas as atividades devem ter predecessoras, com exceção da primeira, geralmente um marco denominado “início”:
3- Todas as atividades devem ter sucessoras de Término, com exceção da última, geralmente um marco denominado “Término”:
UM PROJETO PRONTO PARA SER CONTROLADO
O PROJETO COMEÇOU...
O primeiro passo para um bom controle é termos a comparação da produtividade inicial com a produtividade atual. Uma maneira de obtermos o índice de produtividade atual do projeto é por meio de informações advindas da produção.
VAMOS A UM EXEMPLO DE UMA ATIVIDADE:
Alvenaria - 1000 m²
Índice de Produtividade previsto: 0,7 h/m²
Número de equipes : 2
Horas trabalhadas por dia : 9
Duração : 1000 * 0,7 / 2 = 350 horas ou 350 / 9 = 39 dias
FICHA DE APROPRIAÇÃO
Todos os projetos precisam fazer suas medições, que normalmente são calculadas em função da produção efetuada de acordo com o contratual período de faturamento previsto, que normalmente é mensal.
Essas medições servem para medir o valor econômico que foi executado no empreendimento por atividade da estrutura que compõem a planilha orçamentária de venda do mesmo.
Naturalmente de forma resumida, essa medição caso o critério de preço de venda seja o fator sumarizador do projeto, servirá para medir o progresso físico do projeto.
Mas a informação da produção x faturamento atende a necessidade natural de toda empresa de receber pelo trabalho efetuado. Isso não basta.
Qual a performance da mão de obra ou equipamento do projeto de forma geral e por atividade?
Existe alguma atividade em que o consumo médio de material está muito além do previsto no orçamento?
Como poderemos calcular a tendência do custo final do projeto, se não possuímos capacidade de atualizar, pelo menos na média, os custos unitários do nosso orçamento?
Essas perguntas possuem uma única resposta: Controle de Produção do Projeto
Mas como facilitar a obtenção dessas informações no campo, para que consigamos efetivamente avaliar a performance de cada atividade que definimos importante no projeto? A resposta: Ficha de Apropriação de Produção.
Essas fichas possuem um nível de importância muito grande na história da performance do projeto, principalmente informando:
Taxa de eficiência média da mão de obra direta e dos equipamentos para as atividades acordadas de terem sua produção monitorada.
Taxa média de consumo dos materiais para as atividades acordadas de terem sua produção monitorada.
Atualização média dos preços unitários reais do empreendimento.Projeção de custo final das atividades em curso do empreendimento.Existem diversos critérios para execução dessa ficha de apropriação, e
historicamente o custo de sua utilização é infinitamente inferior a qualidade que ela gera, quer para o controle de produção e até para um pedido de aditivo contratual, por exemplo.
A Ficha de Apropriação é muito importante e deve ser aplicada desde o primeiro dia do projeto. Ela é preenchida por um apropriador de campo diariamente onde teremos a produtividade real de cada atividade do projeto
Com o apoio da Ficha de apropriação preenchida podemos calcular a duração restante do projeto, multiplicando o saldo da atividade pela produtividade e dividindo pelo número de equipes.
Essas informações podem ser organizadas em tabelas (RIP – registro de índice de produtividade ) que gerarão gráficos para analisarmos os índices de produtividade por equipe.
Após a análise do RIP identificamos que :
Alvenaria - 1000 m²
Executado no periodo – 80 m²
Saldo – 920 m²
Índice de Produtividade atual: 1,13 h/m²
Número de equipes : 2
Horas trabalhadas por dia : 9
Duração Real : 1 semana = 5 dias
Duração restante: 920 * 1,13 / 2 = 519,8 horas ou 519,8 / 9 = 58 dias
No Cronograma - ANTES :
No Cronograma - DEPOIS :
CONCLUSÃO : PROJETO ATRASADO 24 dias (63 dias – 39 dias)
LEGENDA:
REGRAS PARA SE ATUALIZAR UMA ATIVIDADE COM BASE NA DATA DE STATUS :
REPLANEJAMENTO DE ATIVIDADE NÃO INICIADA: Atualizar a data de início alterando a antecipação ou atrasos da predecessora
ATUALIZAÇÃO DE ATIVIDADE INICIADA E NÃO CONCLUIDA:
1- Digitar o Inicio Real no campo “INICIO REAL”2- Atualizar a coluna “DURAÇÃO REAL” (DATA DE STATUS – INICIO REAL)3- Atualizar a coluna “DURAÇÃO RESTANTE” até atingir o término desejado 4 - Digitar o percentual físico concluído na coluna “% FÍSICO CONCLUÍDO”
ATUALIZAÇÃO DE ATIVIDADE INICIADA EM ANDAMENTO OU CONCLUIDA MANTENDO INÍCIO E TÉRMINO PREVISTO:
1- Atualizar como agendado 2- Digitar o percentual físico concluído na coluna “% FÍSICO CONCLUÍDO”
ATUALIZAÇÃO DE ATIVIDADES CONCLUIDA COM DATAS DIFERENTES DO PREVISTO
1- Digitar o Inicio Real no campo “INICIO REAL”2- Digitar o Término Real no campo “TÉRMINO REAL” 3- Digitar o percentual físico concluído na coluna “% FÍSICO CONCLUÍDO”
ATUALIZAÇÃO DE ATIVIDADES COM INÍCIO ANTECIPADO
1 - Digitar o Inicio Real no campo “INICIO REAL”2- Digitar o Inicio Real no campo “INICIO REAL”3- Atualizar a coluna “DURAÇÃO REAL” (DATA DE STATUS – INICIO REAL)4- Atualizar a coluna “DURAÇÃO RESTANTE” até atingir o término desejado 5 - Digitar o percentual físico concluído na coluna “% FÍSICO CONCLUÍDO”
OBS.: CASO OCORRA “CONFLITO DE AGENDAMENTO ” – NÃO PERMITIR E ALTERAR A ANTECIPAÇÃO OU ATRASOS DA PREDECESSORA
