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Présentation de la formation
MS Project 2013,
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MS Project 2013,Planification
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Vincent ISOZFormateur et Consultant indépendant Ingénierie statistique et financière
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Plan• Introduction
• Commandes de base du logiciel
• Premières étapes
• Création et manipulation des tâches
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• Propriétés de base des tâches
• Manipulations particulières avec les tâches
• Préparation du fichier pour envoi aux responsables d'équipes
• Clôture de la formation
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Présentation du formateur• Vincent ISOZ
• Consultant scientifique
• Mission conseil, migration et formation
• Bsc. Physique
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• Mes références :
� Mon profil Alphorm : http://www.alphorm.com/auteur/vincent-isoz
� Mon site perso: http://www.sciences.ch
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Remarques• Objectifs (pourquoi cette formation?)
• Prérequis (matériel et connaissances)
• Audience (public cible)
• Références bibliographiques + Liens Internet
• Hypothèses
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• Hypothèses
• Validation des acquis (certifications)
• Support post formation
• Avertissements
• Et après…?
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Are you ready?
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Nouvelle interface
Commandes de base du logiciel
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Nouvelle interface
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Plan• Changer la couleur de l'interface
• Reconnaître la version Standard de la version Pro
• Découverte de la nouvelle interface pour ceux venant de la version 2007(menu fichier (coulisses), barre d'accès rapide, ruban, onglets, onglets contextuels, boutons avec légendes, options avancées des groupes)
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• Raccourcis clavier
• Gagner de la place à l'écran (réduction ruban, désactivation d'éléments peu critiques)
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Ce qu’on a couvertLes différences entre l'interface 2007 et 2013 et le vocabulaire officiel des éléments visibles à l'écran.
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Commandes de base du logiciel
Menu contextuel
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Menu contextuel
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PlanLes X manières de faire une action identique dans les logiciels de la gamme Microsoft Office (exemple avec la création d'une tâche) dont le menu contextuel.
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Ce qu’on a couvertDifférentes approches pour effectuer des actions dans le logiciel.
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Commandes de base du logiciel
En arrière des coulisses :
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En arrière des coulisses : l'onglet Fichier
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Plan• Enregistrer le fichier et respect des normes de nommages
• Compatibilité descendante
• Convention de versionning dans le nom des fichiers
• Activer la copie de sauvegarde lors de l'enregistrement
• Protection du fichier par mot de passe/Suppression du mot de passe
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• Protection du fichier par mot de passe/Suppression du mot de passe
• Fermer/Ouvrir un fichier existant
• Fichiers et dossiers récents (punaises) et purger la liste
• Métadonnées du fichier
• Création d'un nouveau projet vide à partir du modèle d'entreprise
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Ce qu’on a couvert• Les éléments majeurs disponibles dans le menu fichier lors d'une
utilisation en standalone (pas de SharePoint/pas de ProjectServer).
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Commandes de base du logiciel
Options de configuration
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Options de configuration de base importantes
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Plan• Choisir son format de dates
• Choisir son format monétaire
• Activation de la Barre de saisie
• Début/Fin et durées des unités temporelles par défaut
Type de tâche
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• Type de tâche
• Activer l'enregistrement automatique
• Désactiver les assistants
• Définir le chemin critique
• Activer l'export des fichiers hérités
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Ce qu’on a couvertOptions de configuration considérées comme fondamentales dans le cadre de la planification pure d'un projet (sans ressources et sans coûts).
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Nouveau projet
Premières étapes
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Nouveau projet
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Plan• Création d'un nouveau projet
• Définir les métadonnées
• Définir les informations du projet et choix ASAP/ALAP
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Ce qu’on a couvert• Comment bien commencer à partir d'un modèle vide ou d'entreprise ou
de poursuivre depuis un fichier reçu.
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Création et personnalisation
Premières étapes
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Création et personnalisation du calendrier de projet
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Plan• Création d'un calendrier de projet
• Convention de nommage pour projet internationaux
• Définition des jours ouvrés
• Définition des heures ouvrées
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• Définition d'exceptions et piège des exceptions périodiques
• Définition de semaines de travail
• "Organiser" le calendrier
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Ce qu’on a couvertLes minimum syndical quant à la création d'un calendrier de projet unique.
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Associer un calendrier à
Premières étapes
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Associer un calendrier à des vues particulières
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Plan• Associer un calendrier à un affichage de son choix
• Biais de zoom
• Couleurs des jours chômés?
• Superposition de calendriers?
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• Fuseaux horaires multiples?
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Ce qu’on a couvertL'affectation d'une calendrier à un affichage et limites fréquemment rencontrées par les utilisateurs
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Associer un calendrier à
Premières étapes
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Associer un calendrier à des tâches particulières
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Plan• Comprendre quel est le calendrier assigné par défaut aux tâches
• Associer un calendrier particulier à une tâche particulière
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Ce qu’on a couvertL'association d'un calendrier à une tâche.
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Création de tâches
Création et manipulation des tâches
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Création de tâches
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Plan• Activer la tâche récapitulative
• Activer les codes hiérarchiques
• Créer des jalons tampons (jalonnement)
• Bonne pratique concernant les noms de tâches
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• Création de phases (phasage)
• Création et hiérarchisation de jalons et de tâches dans les phases (ordonnancement)
• Création et personnalisation de tâches périodiques
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Ce qu’on a couvertLe jalonnement, le phasage et l'ordonnancement des tâches d'un planning de projet.
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Saisir les différents
Création et manipulation des tâches
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Saisir les différents types de durées
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Plan• Rappel sur la durée sous-jacente aux unités temporelles
• Différencier les durées estimées de non estimées
• Durées travaillés versus durées écoulées
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Ce qu’on a couvertLes différents types de durées disponibles dans le logiciel.
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Changement de la structure
Création et manipulation des tâches
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Changement de la structure et formatage dynamique
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Plan• Formater le texte
• Formater les cellules
• Ajout de lignes vides
• Formater les barres de tâches
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Ce qu’on a couvertQuelques techniques de formatages triviales suffisantes pour la planification de petits projets.
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Rappels théoriques sur les
Création et manipulation des tâches
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Rappels théoriques sur les liaisons
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Plan• Utilité des liaisons!?
• Connexité?
• Liaisons FD, DD, FF, DF
• Comprendre la dynamique maître/esclave (prédécesseur/sucesseur)
• Piège à éviter avec les phases
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• Piège à éviter avec les phases
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Types de liaisons
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Ce qu’on a couvertUn rappel théorique pour bien comprendre les tenants et aboutissants des liaisons (en absence de contrainte et sans avancement!!!).
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Création de liaisons
Création et manipulation des tâches
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Création de liaisons
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Plan• Mettre toutes les tâches et nouvelles tâches en mode planifié
automatique
• Création de liaisons FD, DD, FF, DF de différentes manières
• Masquer les liaisons
• Mettre en évidence les prédécesseurs ou successeurs
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• Mettre en évidence les prédécesseurs ou successeurs
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Ce qu’on a couvertLes différentes manières de créer des liaisons dans MS Project.
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Création de délais
Création et manipulation des tâches
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Création de délais
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Plan• Définition de délais en durées ouvrées, écoulées ou en %... et estimés
• Bonne pratique: Délai dans liaison ou délai en tâche?
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Ce qu’on a couvertLes différentes manières de définir des délais et des conseils de bonne pratique.
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Opérations diverses
Création et manipulation des tâches
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Opérations diverses élémentaires
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Plan• Copier/Coller des tâches
• Glisser/Déplacer des tâches
• Changer une propriété de plusieurs tâches simultanément
• Effectuer une recherche de tâche
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• Déplacement rapidement à une tâche donnée ou une date donnée
• Changer l'arrondi visuel des tâches
• Changer la hauteur des tâches
• Masquer des lignes ou colonnes?
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Ce qu’on a couvertDes manipulations triviales esthétiques et opérationnelles concernant les tâches et fréquemment utilisées avec quelques pièges/limitations mis régulièrement en évidence par les utilisateurs.
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Propriétés de base des tâches
Exemple d'utilisation du mode
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Exemple d'utilisation du mode manuel ou automatique
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Plan• Rappel sur les conflits de versions de Project
• Mode manuel vs automatique pour les dates et durées
• Mode manuel vs automatique pour la dynamique de la mise à jour en cascade des liaisons
• Forcer le respect des liaisons
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• Forcer le respect des liaisons
• Absurdités actuelles du logiciel…
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Ce qu’on a couvertUne clarification d'une option souvent déroutante pour les débutants utilisateurs du logiciel et nouvelle depuis MS Project 2010.
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Définir les contraintes strictes,
Propriétés de base des tâches
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Définir les contraintes strictes, fortes ou faibles sur les tâches
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Plan• Utilisation des contraintes faibles
• Utilisation des contraintes fortes
• Utilisation des contraintes strictes
• En cas de violation de contrainte que faire?
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• Et les doubles contraintes?
• Option de respect des contraintes?
• Rendre les contraintes visibles sur le Gantt
• Visualiser l'impact sur la marge totale
• Un mot sur les contraintes et le chemin critique dans MS Project
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Ce qu’on a couvertL'utilisation des contraintes qui sont indispensables à tout projet réél et aussi les limites inhérentes au logiciel relativement à celles-ci.
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Propriétés de base des tâches
Définir les échéances
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Définir les échéances (deadline)
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Plan• Rappel sur la définition d'usage d'une Échéance vs Contrainte
• Application d'une deadline
• Comportement d'une tâche au dépassement d'une échéance et comparaisons avec le dépassement d'une contrainte
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Ce qu’on a couvertLa définition d'échéances et leur différenciation par rapport aux contraintes.
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Propriétés de base des tâches
Analyser le chemin
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Analyser le chemin critique
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Plan• Rappel de la définition du chemin critique
• Rappel sur l'activation du calcul des chemins critiques multiples
• Afficher le chemin critique
• Rappel sur l'affichage des marges totales
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• Ajouter les colonnes de marge libre et marge total
• Rappel sur l'influence des contraintes et échéances!
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Ce qu’on a couvertLe concept majeur de chemin critique pour ceux qui veulent optimiser ou inversement éviter les goulets d'étranglement de leurs projets.
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Manipulations particulières des tâches
Fractionnement
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Fractionnement des tâches
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Plan• Pourquoi fractionner une tâche?
• Bonne pratique?
• Pourquoi est-ce délicat?
• Utilisation de l'outil fractionnement
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• Masquer les fractionnements
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Ce qu’on a couvertToutes les notions relatives au fractionnement de tâches.
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Manipulations particulières des tâches
Tâches de hammock
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Tâches de hammock
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Plan• Définition d'une tâche (de) hammock
• Danger avec MS Project
• Comment se rappeler de l'élément maître
• Création d'un exemple typique de tâche (de) hammock
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• Suppression de la liaison (de) hammock
• Message à l'ouverture d'un fichier incluant une tâche (de) hammock
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Ce qu’on a couvertTout ce qu'il faut savoir sur le "bricolage"des tâches de hammock avec MS Project.
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Manipulations particulières des tâches
Liaison avec MS Excel
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Liaison avec MS Excel
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Plan• Pourquoi lier avec MS Excel?
• Est-ce une pratique conseillée?
• Création/Suppression d'une liaison de Project à Excel
• Création/Suppression d'une liaison de Excel à Project
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• Message à l'ouverture d'une fichier comportant des liaisons externes
• Gestion de liaisons
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Ce qu’on a couvertUn bricolage fréquent et malheureux… mais souvent demandé d'où cette petite présentation.
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Manipulations particulières des tâches
Utilisation de tâches
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Utilisation de tâches "fantômes" et masquage
de tâche
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Plan• Définition de l'utilité des tâches fantômes
• Danger de l'utilisation des tâches fantômes
• Problématiques de l'utilisation des tâches fantômes
• Exemple de l'utilisation d'une tâche fantôme
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Ce qu’on a couvertUn bricolage parfois obligatoire et désolant pour faire commencer dynamiquement des tâches un jour particulier des semaines ou des mois (cette fonctionnalité devrait être nativement intégrée!).
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Manipulations particulières des tâches
Marquer une tâche en tant
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Marquer une tâche en tant que jalon et désactivation
d'une tâche
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Plan• Marquer une tâche en tant que jalon
• Désactivation d'une tâche (version Pro seulement)
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Ce qu’on a couvertDeux petites options accessoires relativement aux tâches mais toutefois parfois très utiles.
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Report de tâches
Manipulations particulières des tâches
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Report de tâches
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Plan• Utilité du report de tâches
• Exemple d'utilisation de l'option de report
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Ce qu’on a couvertUne petite option fréquemment utilisée par les petits hôtels ou centres de congrès.
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Définir la W.B.S.
Préparation du planning pour envoi
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Définir la W.B.S.
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Plan• Définition théorique de la W.B.S.
• Utilité de la W.B.S.
• Construction de la W.B.S. (avec ou sans MS Visio?)
• Renumérotation de la W.B.S.
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• Bugs et problèmes relatifs à la W.B.S. dans MS Project
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Ce qu’on a couvertDéfinition dans MS Project de la W.B.S. et problèmes y relatifs
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Préparation du planning pour envoi
Insertion de notes et pièces
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Insertion de notes et pièces jointes dans les tâches
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Plan• Objectif de la centralisation de l'information
• Limite de capacité des fichiers *.mpp
• Création d'une note de texte simple
• Ajout d'un hyperlien dans une note
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• Insertion d'une ou plusieurs pièces jointes non liées
• Insertion d'une ou plusieurs pièces jointes avec liaison
• Supprimer toutes les notes d'un coup
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Ce qu’on a couvertUne fonctionnalité accessoire mais infiniment utile pour faciliter et rationaliser la gestion des fichier d'un projet en l'absence de Project Server ou de SharePoint/Office 365.
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Activation de la grille et des
Préparation du planning pour envoi
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Activation de la grille et des références utiles dans le Gantt
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Plan• Activation de la grille du Gantt pour faciliter la lecture à l'écran ou à
l'impression
• Activation de certaines lignes de référence dans le Gantt pour avoir de meilleurs repères
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Ce qu’on a couvertL'activation de certains éléments visuels très demandés par les utilisateurs expérimentés pour améliorer le confort de lecture.
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Préparation du zoom ou
Préparation du planning pour envoi
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Préparation du zoom ou de l'échelle de temps
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Plan• Découverte des différentes options de zoom
• Personnalisation typiques de l'échelle de temps avec trois tiers
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Ce qu’on a couvertLa maîtrise des techniques de zoom qui sont aussi utiles dans le cadre du reporting et pas seulement dans le cadre de la planification pure.
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Création d'une colonne
Préparation du planning pour envoi
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Création d'une colonne calculée simple avec
la durée cumulée
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Plan• Prétexte à la présentation du concept de formules dans les champs
personnalisés du logiciel
• Ajout d'une colonne du différentiel de temps ouvrable, du temps cumulé pour les phases ou du temps travaillé (en l'absence d'utilisation de ressources)
• Consulter les champs personnalisés dans les propriétés des tâches
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• Consulter les champs personnalisés dans les propriétés des tâches
• Organisation des champs sur plusieurs fichiers projets
• À propose de la synchro automatique des champs?
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Ce qu’on a couvertQuelques exemples de formules triviales simplifiées à l'extrême juste pour présenter le concept des formules qui sont normalement étudiées en détails lors des techniques de suivi de projets et du reporting.
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Création d'une colonne avec
Préparation du planning pour envoi
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Création d'une colonne avec le nom des responsables
d'équipes
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Plan• Prétexte à la présentation du concept de liste déroulante dans les
champs personnalisés du logiciel
• Exemple d'une liste déroulante avec une erreur fréquente relative aux responsable des tâches (non exécutants mais juste superviseurs) sans Project Server
• Consulter les champs personnalisés dans les propriétés des tâches
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• Consulter les champs personnalisés dans les propriétés des tâches
• Organisation des champs sur plusieurs fichiers projets
• À propos de la synchro automatique des champs?
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Ce qu’on a couvertUn exemple ultra classique de champ personnalisé avec une liste déroulante.
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Création d'une colonne avec
Préparation du planning pour envoi
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Création d'une colonne avec un code hiérarchique VBS
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Plan• Utilité des codes hiérarchiques (WBS, RBS, OBS, LBS, VBS)
• Codes hiérarchiques préexistants dans MS Project
• Création et utilisation d'une code hiérarchique
• Organisation des champs sur plusieurs fichiers projets
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• À propos de la synchro automatique des champs?
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Ce qu’on a couvertL'ajout d'un code hiérarchique particulier aux tâches du projet (le concept étant exactement le même pour les ressources).
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Notions élémentaires de
Préparation du planning pour envoi
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Notions élémentaires de filtrage et regroupement
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Plan• Utilisation des filtres dans les colonnes
• Création et utilisation d'un groupement à un niveau
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Ce qu’on a couvertUne mise en bouche des filtres et groupements qui bien que rarement mis en pratique dans le cadre de la planification pure sont intensément utilisés lors du suivi de projets et du reporting.
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Conclusion
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Ce qu’on a couvert• Comment faire une planification "pure" d'un projet avec rigueur
• Présentations de bonnes pratiques et d'astuces
• Les nombreuses limites problématiques à ce jour du logiciel
• Tout ce qu'il faut pour apprendre la suite (gestion des ressources, gestion des coûts, suivi de projets, gestion de portefeuilles, audit &
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gestion des coûts, suivi de projets, gestion de portefeuilles, audit & reporting, macros & VBA)