mt zuid andré plat programma: diskis in gebruik •scannen (indexeren, distribueren) •afhandelen...
TRANSCRIPT
![Page 1: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/1.jpg)
MT Zuid
André Plat
![Page 2: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/2.jpg)
Programma:
DisKis in gebruik• Scannen (indexeren, distribueren)• Afhandelen• Uitgaande brieven, ondertekenen, printen• Terugzoeken (eigen brief, back-scan, geconverteerd
Square document)
• Implementatie DisKis• Scope in Zuid• Opleiding• Communicatie nav vandaag
![Page 3: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/3.jpg)
Informatievoorziening
Gericht op onze (continue) dienstverlening
Onafhankelijk maken van:
• Plaats
• Tijd
• Persoon
Het archief wordt digitaal: papier ‘waardeloos’
Informatiesystemen KA, Primair Systeem en DIS koppelen / integreren
Tijdswinst papier/documentbehandeling 15-40%
![Page 4: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/4.jpg)
Inzichten• Archieftechnische inrichting:
– Gekoppeld met andere databases– Vestia brede indeling en wijzigingsbeleid
• Procedures:– Vestiging specifiek in te richten– Voorbeelden PAZ, Verhuur, Facturatie, Incasso
beschikbaar voor (her)gebruik
• Rechten:– Centraal gebaseerd op Exchange met lokale
activiteiten
![Page 5: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/5.jpg)
DisKismet Pilot in Zuid
Makkelijker, beterergoedkoper en
Mogelijk maken
![Page 6: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/6.jpg)
Beslisboom / Archiefstructuur
![Page 7: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/7.jpg)
ToewijzenPost
![Page 8: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/8.jpg)
Rechten
• GroepsrechtenO.a. symbolische rollen
of personen
• Documentrechten
• Rechtenschema’s• Beveiliging
(breed/vestiging)• Vertrouwelijk (P&O)
Binnen het systeem wordt onderscheid gemaakt tussen het beheer van:
a. Objecten zoals archieftypes, zoekschermen, sjablonen en werkplekken; en
b. Adressenboek, werkstromen, standaard ondertekenaar en standaardinstellingen.
![Page 9: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/9.jpg)
Werkwijze• Plan van Aanpak vestiging /
communicatieplan/MT scope• Vooronderzoek / installatie-configuratie /
opleiding beheer/admin• Kiezen/besluiten scope DIS-inhoud incl
werkstromen• Installatie en Configuratie Zuid incl.
backscan en conversie• Acceptatietest / Oplevering• Opleiding (Outlook, Dis en Kis)• Afronding overdracht beheerorganisatie
Week 1-3
Week 4
Week 5
Week 6
Week 7-9
Week 12
![Page 10: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/10.jpg)
Kiezen Scope (Post/Archief)Back-scan ?
Intern /Werkstroom?
Uit
In
Kis
DIS
Onderhoud
Personeel
Incasso
VerhuurFacturen
Projecten
Organisatie Facilitair
![Page 11: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/11.jpg)
Kiezen Scope (KA)Onderhoud
Personeel
Incasso
VerhuurFacturen
Projecten
Organisatie Facilitair
Image
KA word
KA overig
Web
![Page 12: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/12.jpg)
Kiezen Scope (belangrijk)Risico
Opdrachten
Contracten
Distributie
Kis
Dis
Onderhoud
Personeel
Incasso
VerhuurFacturen
Projecten
Organisatie Facilitair
![Page 13: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/13.jpg)
Voorbereiding• Projectorganisatie en toekomstige
Beheerorganisatie inrichten• Processen op orde• Dossiers op orde (back-scan / conversie)• Gegevens op orde
– Wocas / NCCW– Brieven en ondertekeningen – PIMS / Exchange– Relaties en projecten bijgewerkt op Ursula
• Kijken op Ursula/links/DIS en• Meekijken op je eigen Test-account
![Page 14: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/14.jpg)
Stevige en LenigeBeheerorganisatie
• Management / besturing DIV/DIS
• Functioneel Applicatiebeheer DIS
• Postdistributeurs / e-mail managers
• Scan-operator
• Print-operator
• Systeembeheer
• DIV/DIS beleidsteam Vestia Breed?
![Page 15: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/15.jpg)
Testen en accepterenmedio maart GO
Ontwikkeling Pakket:
1. Rechten op 1 database en meerdere bedrijven
2. Document / spooler brieven
3. Import (word) bestanden
Overigens volop bezig door implementatieteam Zuid en PG-Dis
![Page 16: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/16.jpg)
Opleiding
Voorbereiding met assistentie van DataBalk
Door MT-leden en Opleider in cursusruimte• Februari DIS opleiding scan-operatoren• Vanaf 31 maart 3 x 3,5 uur basiscursus• Thematisch voor doelgroepen MT, beheer admin ca.
Aangevuld met werkbegeleiding
Vanaf 1 april in productie
![Page 17: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/17.jpg)
Communicatieplan
• Doelen:– Kennis, houding, gedrag
• Doelgroepen:– MT, managers, beheerders, gebruikers
• Vormen:– Intranet, brochure, muismat, documenten
![Page 18: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/18.jpg)
Planning Zuid
![Page 19: MT Zuid André Plat Programma: DisKis in gebruik •Scannen (indexeren, distribueren) •Afhandelen •Uitgaande brieven, ondertekenen, printen •Terugzoeken](https://reader035.vdocuments.net/reader035/viewer/2022070315/5551a0ee4979591f3c8b7f40/html5/thumbnails/19.jpg)
DisKis in Zuid
Makkelijker, beter,goedkoper en
Mogelijk !