municipalidad de quinta normal

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INFORME FINAL -

DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES ÁREA AUDITORÍA 2

Municipalidad de Quinta Normal

Número de Informe: 1.00812015 26 de enero de 2016

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES

SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN ÁREA DE AUDITORÍA 2

PMET N°: 16.010/2015 REF. N°: 243.009/2015 DMSAI N°: 2.494/2015

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.

SANTIAGO, 2 6.911 6 *O 8.6 4 5 3

Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe Final N° 1.008, de 2015, debidamente aprobado, sobre auditoría al macroproceso de adquisiciones y abastecimiento, en la Municipalidad de Quinta Normal.

Sobre el particular, corresponde que esa autoridad adopte las medidas pertinentes, e implemente las acciones que en cada caso se señalan, tendientes a subsanar las situaciones observadas. Aspectos que se verificarán en una próxima visita que practique en esa Entidad este Organismo de Control.

Saluda atentamente a Ud.,

POR ORDEN DEI, CVIVLOR GENERAL

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Jefa Divislón IvlunizOaild'ades

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A LA SEÑORA ALCALDESA DE LA MUNICIPALIDAD DE QUINTA NORMAL

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SANTIAGO, 2 6. ENE.1 € * 0 O 6 5 j



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u A LA SEÑORA DIRECTORA DE CONTROL MUNICIPALIDAD DE QUINTA NORMAL PRESENTE

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SANTIAGO, 2 6. EN 1 *O O 6 5 5

Adjunto, remito a Ud., Informe Final N° 1.008, de 2015, debidamente aprobado, con el fin de que, en la primera sesión que celebre el concejo municipal, desde la fecha de su recepción, se sirva ponerlo en conocimiento de ese órgano colegiado entregándole copia del mismo.

Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta Contraloría General, en su calidad de secretaria del concejo y ministro de fe, el cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez días de efectuada esa sesión.


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ALA SEÑORA SECRETARIA MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE QUINTA NORMAL PRESENTE

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CONTRALORL GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES

SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA E INSPECCIÓN ÁREA DE AUDITORÍA 2

PMET N°: 16.010/2015 REF. Na: 243.009/2015 DMSAI N°: 2.494/2015


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DIVISIÓN DE lilUNICIPALIDADES

A LA SEÑORITA JEFA DE LA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES PRESENTE

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SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA E INSPECCIÓN ÁREA DE AUDITORIA 2



SANTIAGO, 2 6.ENE1 6*016 4 5 7



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PAOLA ARRIAZA BOZO Jefe de Unido de Seguimiento (S) División de Municipalidades

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AL SEÑOR JEFE UNIDAD DE SEGUIMIENTO DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES PRESENTE

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PMET. N°: 16.010/2015 REF N°: 243.009/2015 DMSAI. N°: 2.494/2015

INFORME FINAL N° 1.008, DE 2015, SOBRE AUDITORÍA AL MACROPROCESO DE ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTO, EN LA MUNICIPALIDAD DE QUINTA NORMAL.

SANTIAGO, 2 6 ENE. 2016

ANTECEDENTES GENERALES

En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Contraloría General para el año 2015, y en conformidad con lo establecido en los artículos 95 y siguientes de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, y el artículo 54 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, se efectuó una auditoría al macroproceso de adquisiciones y abastecimiento, en la Municipalidad de Quinta Normal. El equipo que ejecutó la fiscalización fue integrado por el señor Adrián Briones Escobar, la señorita María Isabel Flores Barra, y la señora Jacqueline Airaldi Correa, auditores y supervisora, respectivamente.

La Municipalidad de Quinta Normal es una corporación autónoma de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, cuya finalidad es satisfacer las necesidades de la comunidad local y asegurar su participación en el progreso económico, social y cultural de la comuna, según dispone el artículo 1° de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades.

Dicha entidad está constituida por la Alcaldesa, que es su máxima autoridad, quien ejerce la dirección y administración superior y la supervigilancia de su funcionamiento, y por el concejo municipal, órgano de carácter normativo, resolutivo y fiscalizador, encargado de hacer efectiva la participación de la comunidad local y de ejercer las atribuciones que señala la precitada ley.

Sobre la materia auditada, cabe recordar que los contratos que celebra la Administración del Estado, a título oneroso, para el suministro de bienes muebles, y de los servicios que se requieren para el desarrollo de sus funciones, se encuentran regulados por la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, y por el decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que Aprueba Reglamento de la Ley N° 19.886 de Bases Sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.

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EPÚBLICA

AL SEÑOR JORGE BERMÚDEZ SOTOt.xp CONTRALOR GENERAL Dt 891

RESENTE



Enseguida, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la mencionada ley N° 19.886, los organismos públicos deben utilizar los sistemas electrónicos o digitales establecidos por la Dirección de Compras y Contratación Pública para desarrollar todos sus procesos de adquisición y contratación de bienes, servicios y obras a que alude el citado cuerpo legal, con las excepciones y exclusiones que la misma norma y su reglamento establecen.

Cabe indicar que, con carácter confidencial, el 23 de octubre de 2015, fue puesto en conocimiento de la autoridad comunal, el preinforme de observaciones N° 1.008, del año 2015, con la finalidad de que formulara los alcances y precisiones que, a su juicio procedieran, lo que se concretó extemporáneamente mediante el oficio ordinario N° 614, sin fecha, de la Alcaldesa de la Municipalidad de Quinta Normal, atendido que el plazo de respuesta venció el 13 de noviembre de ese año; el que recepcionado por esta Entidad Fiscalizadora el 25 de igual mes y año; sin embargo, dicha respuesta se consideró para la elaboración del presente informe.

OBJETIVO

La fiscalización tuvo por objeto verificar que la entidad comunal efectúe sus adquisiciones según lo previsto en la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, y su reglamento contenido en el decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, así como la procedencia de los gastos, todo lo anterior, en relación con la compra identificada con el ID N° 2453-202-SE15 y la contratación de los servicios asignados con los códigos ID Nos 2453-341-LE14, 2453-110-L115, 2453-9-L115, 2453-557-SE14 y, 2453-224-SE15, en la Municipalidad de Quinta Normal, en el período comprendido entre el 1 de enero de 2014 y el 30 de junio de 2015.

La finalidad de la auditoría fue determinar si las transacciones cumplen con las disposiciones legales y reglamentarias, se encuentran debidamente documentadas, sus cálculos son exactos y están adecuadamente registradas, en concordancia con la Ley de Organización y Atribuciones de este Ente de Control.

METODOLOGÍA

El examen se practicó de acuerdo a las normas que regulan las auditorías efectuadas por este Organismo Superior de Control, contenidas en la resolución N° 20, de 2015, que Fija Normas que Regulan las Auditorías Efectuadas por la Contraloría General de la República, y en los procedimientos de control dispuestos en la resolución exenta N° 1.485, de 1996, que Aprueba Normas de Control Interno de esta Entidad Fiscalizadora, considerando los resultados de evaluaciones de control interno en relación con las materias examinadas y,

n determinándose la realización de pruebas de auditoría en la medida que se estimaron necesarias. Asimismo, se practicó un examen de cuentas de gastos relacionadas con la materia en revisión.

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Las observaciones que la Contraloría General formula con ocasión de las fiscalizaciones que realiza se clasifican en diversas

categorías, de acuerdo con su grado de complejidad. En efecto, se entiende por Altamente complejas/Complejas, aquellas observaciones que, de acuerdo a su

magnitud, reiteración, detrimento patrimonial, eventuales responsabilidades funcionarias, son consideradas de especial relevancia por este Organismo Contralor; en tanto, se clasifican como Medianamente complejas/Levemente complejas, aquellas que tienen menor impacto en esos criterios.

UNIVERSO Y MUESTRA

De acuerdo con los antecedentes proporcionados por la entidad fiscalizada, entre el 1 de enero de 2014 y el 30 de junio

de 2015, el monto total de gastos por concepto de adquisiciones y contratación de

servicios, cursados en el marco de las operaciones individualizadas en el objetivo, ascendió a $ 18.963.420.-.

Las partidas de gastos sujetas a examen se determinaron analíticamente, efectuándose la revisión del total de los desembolsos antes identificados. El detalle se presenta a continuación:

MATERIA ESPECÍFICA UNIVERSO MUESTRA TOTAL

EXAMINADO $ N° $ N° $ N°

ID N° 2453-202-5E15, compra de 6 lienzos, con instalación y retiro.

428.400 1 428.400 1 428.400 1

ID N° 2453-341-LE14, arriendo de recinto recreativo, con desayuno, almuerzo y once para 310 personas.

7.285.037 1 7.285.037 1 7.285.037 1

ID N° 2453-110-L115, servicio de cóctel para 400 personas.

2.000.000 1 2.000.000 1 2.000.000 1

ID N° 2453-9-L115, contratación de productora Evento "Disfruta el Verano en tu Barrio 2015".

3.894.983 1 3.894.983 1 3.894.983 1

ID N° 2453-557-5E14, contratación de productora EHA Producciones Ltda., por la presentación de la Escuela de Carnaval Pitamba.

2.975.000 1 2.975.000 1 2.975.000 1

ID N° 2453-224-5E15, contratación de servicio de audio, iluminación y traslado de piano.

2.380.000 1 2.380.000 1 2.380.000 1

Total 18.963.420 6 18.963.420 6 18.963.420 6 Fuente de información: Elaboración propia sobre la base de información proporcionada por la Municipalidad de Quinta Normal.

La información utilizada fue proporcionada por la Directora de Administración y Finanzas, y puesta a disposición de esta Entidad

iscalizadora, el 7 de septiembre de 2015.

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RESULTADO DE LA AUDITORÍA

Del examen practicado, y considerando los argumentos y antecedentes aportados por la autoridad en su respuesta, respecto de las situaciones observadas en este informe, se determinó lo siguiente:

I. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

El estudio de la estructura de control interno y sus factores de riesgo permitió obtener una comprensión del entorno en que se ejecutan las operaciones, del cual se desprende lo siguiente:

1.- La Municipalidad de Quinta Normal cuenta con un reglamento de organización interna, aprobado por el decreto alcaldicio N° 1.054, de 13 de diciembre de 2004, que regula tanto la estructura como las funciones de las distintas unidades involucradas en la gestión municipal, entre las que se encuentra el Departamento de Aprovisionamiento, conforme lo prescribe el artículo 31 de la enunciada ley N° 18.695, no determinándose situaciones que representar.

2.- Por otra parte, se estableció el incumplimiento del artículo 4°, inciso cuarto del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que reglamenta la ley N° 19.886, toda vez que, si bien la entidad dispone de un manual de procedimientos de compras públicas, formalizado por el decreto alcaldicio N° 1.206, de 30 de diciembre de 2005, complementado por el N° 775, de 27 de julio de 2010, tal documento no se encuentra publicado en el portal de compras públicas.

En su oficio de respuesta, la Alcaldesa acompaña copia del memorándum N° 741, de 3 de noviembre de 2015, a través del cual, la Secretaria Comunal de Planificación informa que el referido instrumento se encuentra publicado en el aludido portal, lo que se confirmó mediante la validación practicada en el sitio web Mercado Público, en virtud de lo cual, se da por subsanada la objeción planteada.

Además, el citado artículo 4° prescribe los aspectos a los que, a lo menos, deberá referirse el manual, verificándose en la especie que no regula la formulación de bases y términos de referencia, criterios y mecanismos de evaluación, procedimientos de pago y política de inventarios.

Sobre este acápite, la edil reconoce la situación representada y expone que la Secretaria Comunal de Planificación se encuentra elaborando un nuevo manual operativo, el que, indica, contendrá las materias previstas en la mencionada norma legal.

Sin perjuicio de lo informado por esa autoridad comunal, corresponde mantener la observación formulada, hasta que esa municipalidad incluya en el aludido documento, los aspectos omitidos antes señalados, situación que

ü será comprobada en una futura visita de seguimiento.

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3.- A su vez, se constató que ese municipio no acató lo previsto en el artículo 12 de la mencionada ley N° 19.886, en orden a elaborar el plan anual de compras para el año 2014.

En este sentido, cabe recordar que, el artículo 98 del citado decreto N° 250 de 2004, prevé que cada entidad deberá elaborar y evaluar un plan anual de compras que contendrá una lista de los bienes y/o servicios que se contratarán durante cada mes del año, con indicación de su especificación, número y valor estimado, la naturaleza del proceso por el cual se adquirirán o se contratarán y la fecha aproximada en la que se publicará el llamado a participar.

La autoridad municipal, en su respuesta, confirma la falta advertida e indica que se compromete a adoptar los procedimientos administrativos necesarios para que el enunciado plan anual de compras se publique en tiempo y forma, según lo prescribe el reseñado texto legal.

Pese a lo informado por esa jefatura y atendido que la irregularidad detectada se trata de un hecho consolidado, debe mantenerse lo objetado, debiendo efectuar esa entidad las acciones pertinentes a fin de evitar su reiteración, como asimismo, asegurar, en lo sucesivo, la elaboración y publicación del plan de anual de compras en el Sistema de Información de Compras y Contrataciones Públicas, todo lo cual será validado en una futura auditoría.

Por otra parte, corresponde precisar que el municipio aprobó el plan anual para el año 2015, sancionado por el decreto alcaldicio N° 411, de ese mismo año, el que se encuentra elaborado y publicado en la plataforma www.mercadopublico.cl, conforme lo dispuesto en el indicado cuerpo normativo.

4.- Referente a la publicación de las ordenanzas municipales en el portal web de ese municipio, se verificó que los instrumentos edilicios que se individualizan en el Anexo N° 1, no fueron publicados en el aludido sitio, incumpliendo con ello lo dispuesto en el inciso final del artículo 12 de la citada ley N° 18.695, que establece que todas las resoluciones a que se refiere dicho precepto estarán a disposición del público y deberán ser divulgadas en los sistemas electrónicos o digitales de que disponga la municipalidad.

En su oficio de respuesta, la Alcaldesa adjunta copia del memorándum N° 1, de 6 de noviembre de 2015, emitido por la Encargada de la Oficina de Transparencia, quien precisa que las ordenanzas cuestionadas se encuentran publicadas en el portal de transparencia del municipio, adjuntando como prueba de ello, impresiones de pantalla de la referida página web, cuyas validaciones efectuadas, ratificaron lo manifestado por esa jefatura comunal, en virtud de lo cual la omisión detectada debe entenderse subsanada.

5.- Por otra parte, se constató que esa repartición comunal cuenta con una Dirección de Control, conforme a lo prescrito en los artículos 15 y 29 del antedicho texto normativo, encargada, en términos generales, de realizar la auditoría operativa interna de la entidad, controlar la ejecución financiera y

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presupuestaria municipal, informar trimestralmente acerca del estado de avance del ejercicio programático presupuestario al concejo, y representar al Alcalde los actos sometidos a su consideración, que estime ilegales, entre otras funciones.

Asimismo, se estableció que esa dirección, durante el período sujeto a fiscalización, no efectuó programas de control deliberado sobre el macroproceso de adquisiciones y abastecimiento, hecho corroborado por el Director de Control (S), a través del memorándum N° 306, de 10 de septiembre de 2015.

Sobre la materia, procede anotar que la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control, contenida en el dictamen N° 46.618, de 2000, ha manifestado que es responsabilidad de los municipios definir la forma como acometer su proceso de control, obedeciendo esa responsabilidad esencialmente a las necesidades propias de cada entidad y a las características de su control interno.

Al respecto, la edil remite el memorándum N° 390, de 3 de noviembre de 2015, de la Directora de Control (S), quien informa, por una parte, que durante la citada anualidad, esa unidad efectuó fiscalización al proceso de licitación pública y revisión a una serie de decretos de pagos, y por otra, que en el programa de auditoría del año 2016, se incorporará un programa de control sobre el macroproceso de adquisiciones y abastecimiento.

En relación con este punto, es dable manifestar que la situación expuesta no constituye una observación en sí, sino la constatación de un hecho, sin perjuicio de que resulte recomendable que ese municipio incluya en su planificación de control interno, auditorías sobre la materia revisada en esta auditoría, considerando las situaciones constatadas en el presente informe.

6.- Además, se comprobó que la precitada Dirección de Control cuenta con un manual de funciones y de procedimientos, regulando el primero, las tareas y obligaciones del director, y describiendo, el segundo, los principales procedimientos administrativos, procesos y rutinas esenciales de esa unidad, instrumentos respecto de los cuales no consta su aprobación por decreto alcaldicio.

Acerca de este aspecto, es dable señalar que los actos que manifiesten la voluntad de la autoridad edilicia, deben aprobarse por el respectivo decreto alcaldicio, según lo dispuesto en el artículo 12 de la referida ley N° 18.695, en relación con el artículo 3° de la ley N° 19.880, de Bases del Procedimiento Administrativo que rige los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.

La jefatura comunal, en su oficio de respuesta proporciona copia del decreto alcaldicio N° 1.464, de 10 de noviembre de 2015, que sanciona los manuales de funciones y procedimientos de la Dirección de Control, documento que una vez analizado, permite subsanar la omisión detectada.

7.- En cuanto a los sistemas informáticos, se constató que ese municipio, a través del decreto alcaldicio N° 78, de 26 de enero de 2010, adjudicó la propuesta pública ID N° 2455-116-LP09 a la empresa CAS Chile S.A,

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para la provisión de sistemas computacionales, por un monto de $ 3.900.000.-, mensuales, I.V.A. incluido. El respectivo contrato fue suscrito el 9 de febrero de 2010, aprobado por el decreto alcaldicio N° 238, sin fecha, con una vigencia de cuatro años a contar del 10 de febrero de 2010, siendo su objeto la mantención de los sistemas de gestión municipal, entre los cuales se encuentran los relativos a adquisiciones y bodega, sin que al efecto se derivaran observaciones que formular, no obstante, cabe precisar que las prórrogas del precitado contrato, se abordaran en el capítulo IV, numeral 5, del presente informe.

8.- Tratándose de los usuarios del sistema de información de compras y contratación pública, se determinó que el señor l

RUT 11.231 , no ha sido designado formalmente como usuario licitante de esa entidad edilicia, no dando cumplimiento a lo dispuesto en el inciso final del artículo 5° bis del referido decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, en relación con lo señalado en los artículos 12 y 3°, de las indicadas leyes N" 18.695 y, 19.880, respectivamente.

En su oficio de respuesta, la edil adjunta el memorándum N° 741, de 3 de noviembre de 2015, de la Secretaria Comunal de Planificación, quien señala que a esta última data, el perfil de don

z, no se encontraba activo en el Sistema de Información de Compras y Contrataciones Públicas. Enseguida, la autoridad edilicia informa que la acreditación de competencias del individualizado funcionario, fue tramitada ante la Dirección de Compras y Contratación Pública. Además, remite decreto alcaldicio N° 317, de 29 de septiembre de la referida anualidad, a través del cual sanciona la designación de los usuarios del anotado sistema de información, en el que no se encuentra incluido el señor

Al respecto, es preciso aclarar previamente que la omisión advertida por esta Contraloría General, dice relación con el período 2014 y no con la fecha anotada por esa jefatura edilicia. Enseguida, corresponde indicar que, sin perjuicio de la medida informada por la Alcaldesa, la falta determinada debe ser mantenida, atendido que se trata de una situación consolidada, no susceptible de ser regularizada, debiendo esa entidad comunal, en lo sucesivo, formalizar mediante la dictación del decreto alcaldicio respectivo, la designación de los usuarios del sistema de información de compras y contratación pública, conforme lo establecido por la normativa antes apuntada, con el fin de evitar que hechos como el advertido se repitan, lo que será verificado en una posterior auditoría.

9.- Sobre la cuenta corriente N° 65455986, del Banco Santander, habilitada por esa entidad comunal para los efectos de disponer los pagos derivados de las adquisiciones y contrataciones de servicios, se comprobó que esta Entidad Fiscalizadora otorgó autorización para su apertura, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 54 de la ley N° 10.336, no determinándose situaciones que observar.

10.- Referente a la tarea de confeccionar la conciliación bancaria de la precitada cuenta corriente, se estableció que ésta es preparada en forma mensual, por las funcionarias Angélica Fuentes Muñoz y Rosario

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SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA E INSPECCIÓN ÁREA DE AUDITORIA 2

Retamal Norambuena, dependientes del Departamento de Presupuesto y Contabilidad, y Tesorería Municipal, respectivamente, hecho ratificado por la Jefa del Departamento de Presupuesto y Contabilidad, señora mediante memorándum N° 93, de 4 de septiembre de 2015.

Acerca de la señora , cabe observar que su participación en la elaboración del citado análisis

bancario-contable, se contrapone con lo instruido por este Organismo Fiscalizador mediante el oficio circular N° 11.629, de 1982, el cual imparte instrucciones al sector municipal sobre manejo de cuentas corrientes, cuyo punto 3, letra e), puntualiza que las conciliaciones de los saldos contables con los saldos certificados por las instituciones bancarias, deben ser practicadas por funcionarios que no participen directamente en el manejo y/o custodia de fondos, a lo menos, una vez al mes.

En relación a este punto, la Alcaldesa adjunta copia del memorándum N° 117, de 11 de noviembre de 2015, mediante el cual, la Jefa del Departamento de Presupuesto y Contabilidad informa que la participación de la Subtesorera señora en el proceso de la conciliación bancaria, se circunscribe a la revisión de las cartolas bancarias y de los cheques caducados, los que, posteriormente remite al Departamento de Contabilidad. Agrega, que la señora funcionaria dependiente de esa unidad, es quien realiza la referida cuadratura.

Al respecto, es dable indicar que la respuesta emitida en esta ocasión, por la aludida jefatura comunal, difiere de lo comunicado por ella durante el proceso de auditoría, a través del memorándum N° 93, de 4 de septiembre de 2015, documento que, por lo demás, sirvió de sustento para formular la observación de que se trata.

Dado que la autoridad edilicia no remitió antecedentes que respalden lo informado, se mantiene la irregularidad descrita, debiendo esa entidad disponer las acciones necesarias para que la conciliación bancaria sea confeccionada por un funcionario que no participe directamente en el manejo y/o custodia de fondos, acatando lo instruido por este Órgano de Control, lo que será corroborado en una futura visita de auditoría.

11.- Asimismo, se observó que la señalada cuadratura, presenta errores en su confección, por cuanto no verifica la igualdad entre las anotaciones contables y los resúmenes bancarios, limitándose a cotejar el saldo del libro banco con las cartolas bancarias, lo que devela incumplimiento de las instrucciones impartidas por esta Contraloría General sobre el tema, a través del referido oficio circular N° 11.629, de 1982.

Referente a esta materia, la edil acompaña un informe de la Jefa del Departamento de Presupuesto y Contabilidad, quien indica, por el enunciado memorándum N° 117, de 2015, que la conciliación bancaria se realiza n\ comparando la información consignada en las cartolas bancarias, con los registros del sistema de contabilidad y el listado de cheques caducados.

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Considerando que la autoridad comunal, en su oficio de respuesta, no adjuntó documento que desvirtúe el aspecto advertido, debe mantenerse la situación objetada, por lo que procede que la Alcaldesa adopte las acciones necesarias para que el análisis bancario-contable de los meses de enero a junio de 2015, se preparen cotejando las anotaciones contables y los resúmenes bancarios, lo que será verificado en una próxima visita de seguimiento.

12.- De igual modo, se constató que el análisis de los movimientos de fondos en referencia, no cuenta con la firma de un funcionario responsable de su aprobación, lo que no se condice con lo estipulado en los numerales 57 y 58 de la citada resolución exenta N° 1.485, de 1996, de este origen, los que disponen — en síntesis y en lo que interesa- que debe existir una supervisión competente para garantizar el logro de los objetivos del control interno, debiendo las personas que ejerzan tal rol, examinar y aprobar, cuando proceda, el trabajo encomendado.

Sobre lo expuesto, la edil señala que mediante el aludido memorándum N° 117, de 2015, cuya copia adjunta, la Jefa del Departamento de Presupuesto y Contabilidad informó que, a contar de esa data, las conciliaciones bancarias serán firmadas por la respectiva jefatura.

No obstante lo informado por la aludida jefatura, debe mantenerse lo observado, debiendo la autoridad edilicia implementar la medida informada en esta ocasión, respecto de las cuadraturas de los meses de enero a junio de 2015, aspecto que será comprobado en una futura acción de seguimiento.

13.- En cuanto al cumplimiento de la obligación prevista en el artículo 54 de la aludida ley N° 10.336, se estableció que los funcionarios que se individualizan a continuación, durante el período fiscalizado, contaron con la autorización de este Organismo de Control para desempeñarse como giradores de la citada cuenta corriente N° 65455986, del Banco Santander, no detectándose situaciones que representar.

NOMBRE RUT 3.003.

5.128 5.225

6.820 9.721

Fuente n: a _._ 8.340

— • oracion propia sobre la base del oficio N° 78.046, de 14 de diciembre de 2011, de esta Contraloría General, que autoriza los giradores de la cuenta bancaria en comento.

14.- A su vez, en relación con las pólizas de fianza, las validaciones efectuadas en el Sistema de Información y Control del Personal de la Administración del Estado de esta Entidad Fiscalizadora, respecto de los giradores

tindividualizados en el numeral anterior, permitieron advertir que todos aquellos

( contaban con dicha garantía, conforme lo establecido en el artículo 68 de la mencionada ley N° 10.336, no verificándose situaciones que observar.

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. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES


II. EXAMEN DE LA MATERIA AUDITADA

1.- Licitaciones públicas.

1.1.- Licitación ID N° 2453-341-LE14, "Arriendo de recinto recreativo con desayuno, almuerzo y once para 310 personas".

Según la ficha del portal www.mercadopublico.cl, correspondiente al ID N° 2453-341-LE14, la aludida municipalidad convocó el día 7 de noviembre de 2014, a licitación pública para contratar el servicio de "Arriendo de recinto recreativo, con desayuno, almuerzo y once para 310 personas", en el marco de la celebración del día del funcionario municipal.

También, se comprobó que al mencionado proceso concursal se presentó un solo oferente, la empresa Sociedad Explotadora de Establecimientos Recreativos Aquabuin Limitada, RUT 76.227.279-2, al que se le adjudicó la propuesta por la resolución de compra N° 2453-341-LE14, de 19 de noviembre de 2014, asociada al pedido de materiales N° 880, de igual data, por un total de $ 7.285.037.-, I.V.A. incluido.

De la revisión se detectó lo que a continuación se expone:

a) Incumplimiento de la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.

Al respecto, se comprobó que para el anotado certamen ese ente edilicio omitió elaborar bases administrativas, limitándose, en su defecto, a completar la ficha de licitación habilitada en el portal www.mercadopublico.cl, vulnerando lo establecido en los artículos 10, inciso tercero, de la referida ley N° 19.886 y 20 de su reglamento, las que debieron establecer las condiciones que permitieran alcanzar la combinación más ventajosa entre todos los beneficios del bien o servicio por adquirir y todos sus costos asociados, presentes y futuros (aplica dictamen N° 31.412, de 2013, de este origen).

Es pertinente agregar, que las bases de las licitaciones públicas deben contener un mínimo de materias contenidas en el artículo 22 del reglamento y publicarse en el sistema de información de compras y contrataciones públicas, según lo dispone el artículo 57, letra b), N° 2, del mismo, condiciones que no concurrieron en la mencionada propuesta.

Sin perjuicio de lo anterior, cabe consignar, en todo caso, que las condiciones fijadas en la precitada ficha de licitación, son las que se tomaron en consideración para efectos de la evaluación de los oferentes.

En torno a este acápite, la Alcaldesa acompaña copia del memorándum N° 216, de 6 de noviembre de 2015, emitido por la Jefa del Departamento de Aprovisionamiento, quien señala, en síntesis, que el referido departamento publicó en el Sistema de Información de Compras Públicas, el pedido de materiales N° 880, de 6 de noviembre de 2014, el cual indicaba que los oferentes

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~NERAL



entregaran las condiciones que permitieran alcanzar la combinación más ventajosa entre todos los beneficios del servicio requerido. Indica, además, que en las próximas licitaciones se corregirá la omisión advertida por esta Contraloría General.

Pese a lo informado por esa jefatura, y atendido que la irregularidad detectada se trata de un hecho consolidado, debe mantenerse lo observado, debiendo esa entidad comunal, en lo sucesivo, dar cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 10, inciso tercero, de la ley N° 19.886 y 20 de su reglamento, con el fin de evitar que situaciones como la advertida se repitan, lo que será verificado en futuras auditorías.

b) Falta de suscripción de contrato.

Sobre este tópico, el examen efectuado constató que la entidad comunal omitió formalizar la contratación de que se trata mediante la suscripción de contrato. En tal sentido, es dable precisar que según el artículo 63 del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, los contratos menores a 100 UTM se formalizarán mediante la emisión de la orden de compra y la aceptación de ésta por parte del proveedor, condición primera que no concurre en el caso en estudio, atendido el monto de la contratación (aplica dictamen N° 38.931, de 2013, de este origen).

Por la misma razón, tal acto no se encuentra debidamente publicado, infringiendo el artículo 57, letra b), N° 8, del mismo decreto.

Al igual que en el literal anterior, la edil adjunta informe de la Jefa del Departamento de Aprovisionamiento, quien señala mediante el citado memorándum N° 216, de 2015, que el manual de procedimientos de compras públicas de ese municipio no establece la obligación de suscribir contrato para las compras de que se trata, aspecto que será corregido.

Atendido lo expuesto, y dada la circunstancia de que la falta advertida se trata de una situación consolidada, corresponde mantener lo objetado, por lo que procede que la autoridad municipal disponga las gestiones necesarias para ajustar su manual de procedimientos de compras públicas a lo dispuesto en los artículos 57, letra b), N° 8 y, 63, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y evitar la reiteración de la irregularidad descrita, implementando las medidas informadas en esta ocasión, en orden a formalizar las contrataciones administrativas superiores a 100 UTM a través de la celebración de un convenio, el que, por lo demás, deberá publicarse en el sistema de información de compras públicas, lo que será comprobado en posteriores auditorías.

c) Inobservancia del decreto N° 2.118, de 1997, del entonces Ministerio del Interior, que instituyó el "Día de los Funcionarios Municipales".

De los antecedentes tenidos a la vista, se verificó que, con fecha 21 de noviembre de 2014, ese municipio celebró el día del funcionario municipal, en circunstancia que el mencionado decreto N° 2.118, en su artículo único, instauró como fecha para la señalada conmemoración el día 28 de octubre de cada año, hecho que evidencia inobservancia de lo dispuesto en el precitado

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acto administrativo, pues la celebración de que se trata se llevó a cabo en un día distinto a aquél oficialmente establecido (aplica dictamen N° 56.305, de 2009, de este origen).

Con motivo de su respuesta, la jefatura comunal remitió el referido memorándum N° 216, de 6 de noviembre de 2015, emitido por la Jefa del Departamento de Aprovisionamiento, quien señala, en lo que interesa, que la celebración del día del funcionario municipal no pudo desarrollarse en el día y mes instaurado por el mencionado decreto, debido a que octubre es el mes del aniversario de la comuna, lo que conlleva el desarrollo de una multiplicidad de actividades, en las que, indica, participa todo el personal edilicio. Además, manifiesta que el dictamen aplicado por este Organismo de Control, se refiere a un evento efectuado siete meses después del día del funcionario municipal, lo que no ocurrió en la especie.

Al respecto, es preciso aclarar previamente, que lo reprochado en el enunciado dictamen N° 56.305, de 2009, de esta Contraloría General, dice relación —entre otros— con la circunstancia de que la celebración de que se trata se llevó a cabo en un día distinto a aquél establecido en el aludido decreto N° 2.118, de 1997, y no con el período transcurrido entre el fijado oficialmente por ese texto legal y, la data en que aconteció la celebración en comento.

Sin perjuicio de lo anterior, la observación detectada debe ser mantenida, debido a que ésta corresponde a un hecho consolidado, no susceptible de ser regularizado, debiendo esa entidad comunal, en lo sucesivo, dar cumplimiento a lo dispuesto en el referido decreto N° 2.118, de 1997, del entonces Ministerio del Interior, con el fin de evitar que situaciones como la advertida se repitan, lo que será verificado en futuras auditorías.

1.2.- Licitación ID N° 2453-110-L115, "Servicio de cóctel para 400 personas para el día 28 de abril en Teatro Municipal de Quinta Normal."

Examinada la información registrada en el portal www.mercadopúblico.cl, se advirtió que la entidad comunal, el 15 de abril de 2015, publicó el llamado a licitación pública para la contratación del servicio de cóctel para 400 personas, con el ID N° 2453-110-L115, con motivo de la cuenta pública 2014. Asimismo, se determinó que las empresas competidoras en el proceso en comento ascendieron a 5.

Enseguida, consta que en virtud de la resolución de compra N° 2453-110-L115, de 23 de abril de 2015, vinculada al pedido de materiales N° 368, de esa misma fecha, de la Municipalidad de Quinta Normal, se adjudicó la aludida convocatoria a la empresa Eventos y Preparación de Alimentos, por la suma de $ 2.000.000.-, I.V.A. incluido.

Sobre la materia, al igual que en el numeral 1.1, letra a), del presente acápite, debe objetarse que esa entidad no elaboró las bases de la propuesta en cuestión, solo consignando en la ficha del portal

ir\ www.mercadopublico.cl, las condiciones generales del procedimiento concursal, lo cual ! \ contraviene lo dispuesto por el artículo 10, inciso tercero, de la anotada ley N° 19.886 y 5\ ' por los artículos 20 y 57, letra b), N° 2, de su reglamento.

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En relación a este punto, la edil adjunta informe emitido por la Jefa del Departamento de Aprovisionamiento, quien mediante el referido memorándum N° 216, de 2015, reitera lo informado para el numeral 1.1, letra a), de este capítulo, en el sentido de que ese municipio adoptará los procedimientos administrativos necesarios para corregir la falta advertida por esta Entidad de Control, señalando además, que se modificará el Manual de Procedimientos de Compras y Contrataciones Públicas de que dispone esa municipalidad, por lo que, procede confirmar lo allí concluido, en cuanto a que se mantiene la omisión detectada, por corresponder a una situación consolidada, debiendo esa entidad comunal adoptar las acciones necesarias para que, en lo sucesivo, no se repita lo objetado y se ciña a lo previsto en los artículos 10, inciso tercero, de la ley N° 19.886, y 20 de su reglamento, en el sentido de confeccionar los pliegos de condiciones generales que regirán las propuestas respectivas, materia que será validada en próximas auditorías.

1.3.- Licitación ID N° 2453-9-L115, "Contratación de productora evento Disfruta el Verano en tu Barrio 2015".

La Municipalidad de Quinta Normal, con fecha 15 de enero de 2015, bajo el ID N° 2453-9-L115, convocó la propuesta pública denominada Contratación de productora evento "Disfruta el Verano en tu Barrio 2015." En el enunciado proceso licitatorio participó solo la empresa

, RUT N° 14.162 , adjudicándose la licitación de que se trata, según consta de la resolución de compra N° 2453-9-L115, de 23 de enero de 2015, asociada al pedido de materiales N° 63, de igual data, por la suma de $ 3.894.983.-, I.V.A. incluido.

En torno a este punto, el examen realizado detectó análoga falta a la planteada en el numeral 1.1, letra a), del presente capítulo, pues se estableció un incumplimiento a lo exigido en el artículo 10, inciso tercero, de la referida ley N° 19.886 y en los artículos 20 y 57, letra b), N° 2, de su reglamento, habida cuenta que esa entidad comunal no elaboró las pautas concursales para la propuesta de que se trata, sino que solo registró la información relativa a ésta, en la ficha de licitación publicada en el portal www.mercadopublico.cl.

La edil proporciona en su respuesta una copia del citado memorándum N° 216, de 2015, de la Jefa del Departamento de Aprovisionamiento, quien se refiere en los mismos términos expuestos en el numeral 1.1, letra a), de este apartado, en orden a que el aludido departamento publicó en el portal de compras públicas el pedido de materiales N° 63, de 14 de enero de 2015, emitido por la Dirección de Desarrollo Comunitario, el que informaba a los oferentes las condiciones de la propuesta pública en comento.

Al tenor de lo expuesto, debe entenderse reproducida la conclusión planteada en el numeral 1.1, letra a), de este capítulo, manteniéndose lo observado, considerando que el aspecto representado se trata de un hecho consolidado, por lo que, ese municipio deberá dar cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 10, inciso tercero, de la ley N° 19.886 y 20 de su reglamento, con el fin

"-\de evitar que situaciones como la advertida se repitan, elaborando las bases que rijan los procesos concursales que se efectúen en ese municipio, lo que será verificado en uturas auditorías.

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2.- Tratos directos.

2.1.- ID N° 2453-202-SE15, "Compra de 6 lienzos, con instalación y retiro".

Mediante la resolución de compra y pedido de materiales N° 279, de 17 de marzo de 2015, la Municipalidad de Quinta Normal adjudicó al proveedor RUT N° 11.807 , la contratación directa relativa a la compra de seis lienzos tamaño 7 por 1,5 metros, en tela PVC, incluido el servicio de instalación y retiro de los mismos, para la difusión del "Concierto de Roberto Bravo para Quinta Normal", conforme al programa N° 38, de esa entidad, por la suma de $ 428.400.-, I.V.A. incluido, utilizando como sustento para ello, el artículo 10, N° 8, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que dispone que procederá el trato directo "si las contrataciones son iguales o inferiores a 10 Unidades Tributarias Mensuales", condición que se cumple en la especie.

Ahora bien, de la validación realizada en el portal www.mercadopúblico.cl, se advirtió que en el proceso de cotización previo, solo participaron dos empresas, incumpliendo lo previsto en el artículo 51 de ese texto legal, según el cual, los tratos directos que se realicen en virtud de lo señalado en el artículo 10 del reglamento, requerirán un mínimo de tres cotizaciones, salvo aquellas contrataciones contenidas en los numerales 3, 4, 6 y, 7, excepciones que no se dan en el caso en estudio.

En lo que concierne a esta materia, la Alcaldesa indica que a través de mencionado memorándum N° 216, de 2015, cuya copia acompaña, la Jefa del Departamento de Aprovisionamiento, informa que con fecha 17 de marzo de 2015, se publicaron en el Sistema de Información de Compras y Contrataciones, las cotizaciones de los siguientes 3 proveedores, a saber:

Color Print SPA y, Editora e Imprenta Mayal Ltda.

Los argumentos esgrimidos por ese municipio deben ser desestimados por esta Contraloría General, dado que el producto cotizado por la empresa Editora e Imprenta Mayal Ltda., esto es, "afiches tamaño 50x34.5", no se relaciona con el bien requerido y adquirido en el proceso de compra en examen, correspondiente a 6 lienzos de 7x1, 15 metros.

En virtud de lo anterior, y dado que se trata de un hecho consolidado, no susceptible de ser regularizado, debe mantenerse lo objetado, debiendo esa entidad adoptar las providencias conducentes a evitar en lo sucesivo, su reiteración, comprobándose en próximas auditorías el cumplimiento de lo establecido en el artículo 51, del aludido decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, en orden a que las contrataciones directas no excepcionadas por la ley N° 19.886, cuenten con las tres cotizaciones previas.

2.2.- ID N° 2453-224-SE15, "Contratación de servicio de audio, iluminación y traslado de piano".

Por la resolución de compra N° 2453-224-SE15, de 25 de marzo de 2015, asociada al pedido de materiales N° 285, de igual data, de esa entidad edilicia, se resolvió la contratación directa con la empresa

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At



Piano Service Limitada, RUT 76.293.331-4, por el servicio de audio, iluminación y traslado de piano para la presentación del pianista Roberto Bravo, por un monto de $ 2.380.000.-, I.V.A incluido, fundando su decisión en el artículo 10, N° 4, del anotado decreto N° 250, de 2004, el cual prescribe que procederá el trato directo "si sólo existe un proveedor del bien o servicio", lo que fue debidamente acreditado, no determinándose situaciones que representar.

2.3.- ID N° 2453-557-SE14, "Contratación de productora EHA Producciones Ltda., por la presentación de la Escuela de Carnaval Pitamba".

La Municipalidad de Quinta Normal, a través de la resolución de compra y pedido de materiales N° 830, de 22 de octubre de 2014, contrató directamente a la empresa EHA Producciones Limitada, RUT 76.177.478-6, con la finalidad de llevar a cabo la presentación de la "Escuela de Carnaval Pitamba", el día sábado 25 de octubre del 2014, en el marco de la actividad denominada "Carnaval de Aniversario Camino al Centenario", aprobada por el decreto alcaldicio N° 1.413, de 16 de octubre de ese mismo año, por la cantidad de $ 2.975.000.-, I.V.A. incluido, invocando para estos efectos, la causal establecida en el numeral 4, del artículo 10 del referido decreto N° 250, de 2004, relativa a la existencia de proveedor único del bien o servicio, condición que no se cumple en la especie, pues no consta la inexistencia de otros proveedores que otorguen el bien o servicio contratado.

Al respecto, la edil adjunta informe de la Jefa del Departamento de Aprovisionamiento, quien a través del citado memorándum N° 216, de 2015, cuya copia acompaña, señala que efectuada la consulta a la mesa de ayuda de la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas, ésta le informó que la condición en comento, solo puede certificarla la empresa que provee el bien o servicio que se requiere adquirir o contratar. Asimismo, manifiesta que adoptará las medidas correctivas para regularizar la objeción planteada por este Organismo de Control.

Complementa lo anterior, remitiendo certificado emitido por la empresa EHA Producciones Ltda., RUT N° 76.177.478-6, en el que informa contar con los derechos de la presentación "Escuela de Carnaval Pitamba".

Considerando que esa jefatura no proporcionó antecedentes que acrediten la concurrencia simultánea de todos los elementos que configuran la hipótesis contemplada en la normativa legal pertinente, y dada la circunstancia de que se trata de un hecho consumado, se debe mantener la observación formulada, debiendo ese municipio, a futuro, demostrar efectiva y documentadamente las causales invocadas para las adquisiciones directas, atendido el carácter excepcional de esta modalidad de compra, con el objeto de evitar que situaciones como la advertida se repitan, lo que será comprobado en futuras auditorías (aplica dictamen N° 43.291, de 2014, de este origen).

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III. EXAMEN DE CUENTAS

1.- Licitaciones.

1.1.- Licitación ID N° 2453-341-LE14, "Arriendo de recinto recreativo con desayuno, almuerzo y once para 310 personas".

De la resolución de compra N° 2453-341-LE14, de 19 de noviembre de 2014, asociada al pedido de materiales N° 880, de igual data, del ente edilicio, consta que el municipio adjudicó el proceso licitatorio en comento, a la empresa Sociedad Explotadora de Establecimientos Recreativos Aquabuin Limitada, en virtud de lo cual, mediante el decreto alcaldicio N° 3.581, de 2 de diciembre de 2014, autorizó el pago de $ 7.285.037.-, I.V.A. incluido, no determinándose hechos que objetar respecto del respaldo y del registro contable.

1.2.- Licitación ID N° 2453-110-L115, "Servicio de cóctel para 400 personas para el día 28 de abril en Teatro Municipal de Quinta Normal."

En el marco de la adjudicación de la propuesta pública, ID N° 2453-110-L115, relativa a la contratación del servicio de cóctel para 400 personas, con ocasión de la cuenta pública 2014, la repartición comunal pagó a la empresa Eventos y Preparación de Alimentos, la cantidad de $ 2.000.000.-, I.V.A. incluido, según consta del decreto de pago N° 1.797, de 4 de junio de 2015.

Al respecto, se observó que el precitado gasto fue contabilizado en la cuenta contable 22.08.011, Servicios de Producción y Desarrollo de Eventos, lo que resultó improcedente, por cuanto el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que Determina Clasificaciones Presupuestarias, establece como tales aquellos derivados de la contratación de personas jurídicas, para la producción y desarrollo integral de eventos sociales, culturales y deportivos, que realizan en beneficio de la comunidad las municipalidades, condición última que no concurre en la situación planteada.

La Alcaldesa, en su oficio de respuesta, acompaña el anotado memorándum N° 117, de 2015, de la Jefa del Departamento de Presupuesto y Contabilidad, quien informa que se ajustó la contabilización del aludido hecho económico, a la cuenta contable 215.22.01.001, acompañando como prueba de ello, copia del comprobante de traspaso N° 1.323, de 10 de noviembre de ese mismo año.

Atendido que la situación representada, no resulta susceptible de regularización, por tratarse de un ejercicio presupuestario fenecido, la objeción planteada debe ser mantenida, debiendo la autoridad comunal arbitrar las medidas que resulten pertinentes para que en lo sucesivo, los egresos de similar naturaleza, sean imputados a la cuenta contable 22.12.003, referida a gastos de representación, protocolo y ceremonial, en la medida que se cumplan los requisitos previstos al efecto en el puntualizado decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, con el objeto de evitar que hechos como el advertido se repitan, lo que será erificado en futuras auditorías.

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En este sentido, resulta necesario hacer presente que el ajuste contable que evidencia el comprobante de traspaso N° 1.323, de 10 de noviembre de 2015, remitido en esta oportunidad por esa autoridad edilicia, deberá ser regularizado por las razones antes expuestas.

1.3.- Licitación ID N° 2453-9-L115, "Contratación de productora evento Disfruta el Verano en tu Barrio 2015".

Referente a este proceso concursal, se estableció que la Municipalidad de Quinta Normal, por resolución de compra N° 2453-9-L115, de 23 de enero de 2015, asociada al pedido de materiales N° 63, de igual fecha, adjudicó la indicada convocatoria a la empresa

, por un monto de $ 3.894.983.-, I.V.A. incluido, constatándose que el pago de los servicios revisados, se hizo efectivo por medio del decreto alcaldicio N° 765, de 16 de marzo de 2015, no advirtiéndose deficiencias en torno a los antecedentes que lo respaldan y a su registro contable.

2.- Tratos directos.

2.1.- ID N° 2453-202-SE15, "Compra de 6 lienzos, con instalación y retiro".

Acerca de la indicada contratación directa, se determinó que ese ente comunal a través del decreto alcaldicio N° 1.043, de 9 de abril de 2015, pagó al proveedor la cantidad de $ 428.400.-, I.V.A. incluido, al amparo de la resolución de compra y pedido de materiales N° 279, de 17 de marzo de 2015, de ese mismo ente edilicio, que aprobó el trato directo para la adquisición de 6 lienzos, con instalación y retiro, no comprobándose hechos que representar sobre la documentación de sustento ni de la contabilización del egreso de que se trata.

2.2.- ID N°2453-224-SE15, "Contratación de servicio de audio, iluminación y traslado de piano".

Con ocasión de la resolución de compra N° 2453-224-SE15, de 25 de marzo de 2015, asociada al pedido de materiales N° 285, de igual data, que adjudicó por trato directo los servicios en comento, esa municipalidad por el decreto de pago N° 1.158, de 21 de abril de ese mismo año, pagó a la empresa Piano Service Limitada, la suma de $ 2.380.000.-, I.V.A incluido, no estableciéndose situaciones que objetar respecto del respaldo y registro contable.

2.3.- ID N° 2453-557-SE14, "Contratación de productora EHA Producciones Ltda., por la presentación de la Escuela de Carnaval Pitamba".

De la revisión efectuada se comprobó que mediante el decreto alcaldicio N° 3.291, de 11 de noviembre de 2014, ese municipio pagó a la empresa EHA Producciones Ltda., un monto de $ 2.975.000.-, I.V.A incluido, por los servicios contratados vía trato directo, conforme resolución de compra y pedido de materiales N° 830, de 22 de octubre de 2014, no detectándose irregularidad acerca de los antecedentes que avalan el desembolso, y su imputación contable.

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IV. OTRAS OBSERVACIONES

El examen practicado ha determinado otras objeciones, entre las que ameritan citarse las siguientes:

1.- Conciliación bancaria.

Sobre la materia, cabe señalar que, para efectos del presente examen se efectuó, para el mes de junio de 2015, la conciliación de la cuenta corriente N° 65455986, del Banco Santander, citada en el numeral 9, del capítulo I, cuyos movimientos fueron cotejados con el libro mayor analítico, listado de cheques girados y no cobrados y la cartola bancaria respectiva, obteniéndose como resultado una diferencia de $ 215.323.803.-, situación que no guarda armonía con las normas de control establecidas en el oficio circular N° 11.629, de 1982, de la Contraloría General, que Imparte Instrucciones al Sector Municipal sobre Manejo de Cuentas Corrientes Bancarias, según consta en el Anexo N° 2.

La autoridad comunal, en su oficio de respuesta, adjunta copia del enunciado memorándum N° 117, de 2015, de la Jefa del Departamento de Presupuesto y Contabilidad, quien informa que no ha sido posible cuadrar el saldo bancario con el sistema contable, debido a que, por una parte, las desigualdades determinadas provienen de años anteriores y, por otra, que en tales períodos no se efectuaba el análisis bancario-contable de que se trata.

Considerando lo expuesto, se mantiene la situación advertida, en tanto no sea aclarada la diferencia observada y se realicen los ajustes contables que procedan al efecto, lo que será constatado en la visita de seguimiento que efectúe este Organismo de Control.

2.- Documentos caducados.

Al respecto, se constató la existencia de cheques girados y no cobrados, con una data superior a 3 meses, al 30 de junio de 2015, los cuales no se encontraban registrados contablemente por esa entidad municipal, por un monto de $ 6.659.748.-. En el Anexo N° 3, se detallan los documentos bancarios que evidencian dicha situación.

En este contexto, es dable anotar que el oficio circular N° 60.820, de 2005, de esta Contraloría General en materia de acreedores por cheques caducados, indica que los cheques girados y no cobrados dentro de los plazos legales establecidos para dicho efecto, deben contabilizarse en la cuenta Documentos Caducados, sin afectar las cuentas de Acreedores Presupuestarios, reconociéndose simultáneamente el incremento de las disponibilidades de fondos, empleando para aquello, el procedimiento K-03, sobre cheques caducados por vencimiento de plazo legal de cobro, consignado en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal, incluido en el oficio circular C.G.R. N° 36.640, de 2007, de esta Entidad de

p Control.

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Enseguida, conforme lo establece la citada normativa, en el evento que no se hagan efectivas la totalidad o parte de dichas obligaciones de pago y se produzca su prescripción, los valores deben reconocerse en las cuentas de Deudores Presupuestarios, hecho que en la especie no ocurrió.

Referente a este punto, la Alcaldesa acompaña informe de la Jefa del Departamento de Presupuesto y Contabilidad, quien a través del reseñado memorándum N° 117, de 2015, informa que la irregularidad detectada por este Organismo de Control, fue regularizada, según consta del libro mayor de la cuenta contable 216.01.03.001.001, denominada Cheques Caducados de Fondos Ordinarios y, comprobante de traspaso N° 1.353, de 17 de diciembre de 2014, cuyas copias adjunta, los cuales, previamente analizados, permiten subsanar la situación advertida.

3.- Determinación de Saldo Inicial de Caja.

Como cuestión previa, es del caso recordar que acorde el decreto N° 854, del Ministerio de Hacienda, ya aludido, el saldo inicial de caja corresponde a las disponibilidades netas en cuenta corriente bancaria y en efectivo de los organismos públicos, además de los fondos anticipados y no rendidos, excluyendo los depósitos de terceros, tanto en moneda nacional o extranjera, al 1 de enero de cada año.

Ahora bien, el cálculo del referido saldo, al 1 de enero de 2014, conforme a la metodología impartida por esta Contraloría General a través del oficio N° 46.211, de 21 de julio de 2011, y la información registrada en el Balance de Comprobación y de Saldos, al 31 de diciembre de 2013, dio como resultado la cifra de $ 485.893.873.-, monto que difiere de la registrada por esa entidad edilicia en el Estado Analítico de Situación Presupuestaria al 31 de diciembre de 2014, subtítulo 15, "saldo inicial de caja", que ascendió a $ 283.558.000.-, determinándose una diferencia de $ 202.335.873.-. El detalle consta en el Anexo N° 4.

La edil, en su oficio de respuesta, proporciona copia del nominado memorándum N° 117, de 2015, mediante el cual, la Jefa del Departamento de Presupuesto y Contabilidad, informa que el hecho objetado por esta Entidad Fiscalizadora se ajustó a través de la modificación presupuestaria N° 4, de 30 de septiembre de 2014, la que consigna una disminución del saldo inicial de caja ascendente a $ 300.665.000.-, cuya copia remite.

Cabe precisar que, en el entendido que la corrección presupuestaria aportada por esa jefatura en esta ocasión, no se encuentra incluida en el Estado Analítico de Situación Presupuestaria, del año 2014, la desigualdad comprobada por esta Institución Contralora, quedaría ajustada a la cantidad de $ 503.000.873.-.

Atendido lo anterior, y que el hecho advertido se trata de una situación consolidada, no susceptible de ser regularizada, por tratarse de un ejercicio presupuestario fenecido, se mantiene la irregularidad detectada, debiendo la autoridad arbitrar las medidas pertinentes para evitar lo objetado, de manera que, en lo sucesivo, el saldo inicial de caja se determine de conformidad con lo

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establecido en el dictamen N° 11.450, de 2014, de esta Entidad Fiscalizadora, materia que será verificada en futuras auditorías.

4.- Deuda flotante.

4.1.- Diferencia entre los compromisos pendientes de pago y reconocidos por esa entidad edilicia con los establecidos por esta Contraloría General.

La verificación de la deuda flotante del año 2014, que corresponde a la deuda exigible al término del ejercicio del año 2013, constató que la obligación devengada y no pagada, al 31 de diciembre de este último año presupuestario, ascendente a $ 1.759.028.526.-, difiere de la contabilizada en el año 2014, en la cuenta contable 215.34.07, deuda flotante, por $ 1.759.046.526.-, observándose al efecto, una diferencia de $ 18.000.-.

La autoridad comunal, en su oficio de respuesta manifiesta que según lo expresado por la Jefa del Departamento de Presupuesto y Contabilidad, mediante el anotado memorándum N° 117, de 2015, la diferencia observada por esta Contraloría General se debió a que, por error, se devengó una nota de débito en la cuenta 215-34-07, en mérito de lo informado y del actual documento, se levanta la desigualdad objetada.

4.2.- Omisión de modificación presupuestaria.

De acuerdo a la información contenida en el Estado Analítico de Situación Presupuestaria del año 2014, registrado en este Organismo de Control, se detectó que esa repartición comunal omitió realizar el ajuste presupuestario a la cuenta contable 215.34.07, deuda flotante, antes citada, toda vez que, para el año 2014, presenta un presupuesto actualizado al 31 de diciembre de ese año de $ 752.547.000.-, debiendo alcanzar la cifra de $ 1.759.028.526.-, según se expone en el numeral anterior.

Sobre el particular, cumple con hacer presente que, en conformidad con el criterio contenido en los dictámenes NOS 47.619 y 62.690, ambos de 2012, de esta Institución Contralora, resulta obligatorio que tanto el Alcalde como el respectivo Concejo Municipal, efectúen todas las modificaciones presupuestarias necesarias para introducir las correcciones que se requieran con la finalidad de evitar un déficit durante el ejercicio pertinente.

Acerca de este acápite, la Alcaldesa mediante el antedicho memorándum N° 117, de 2015, informa que la desigualdad determinada por esta Entidad de Control corresponde a decretos de pago girados a la empresa DEMARCO, por concepto de incumplimiento de convenio de pago por parte de la municipalidad, materia que sería objeto de un litigio actualmente en tramitación.

Añade, que el referido pasivo se encuentra registrado en una cuenta acreedores, debido a que el individualizado proceso judicial

(_..

no ha culminado, agregando que, una vez finalizado, se incorporará al presupuesto solo el monto que se acuerde pagar en el año que ocurra. Además, indica que, contabilizar la precitada deuda hubiese significado sobregirar la cuenta de que se trata.

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Dado que esa autoridad municipal no remitió documentos que respalden lo informado, la omisión advertida debe ser mantenida, por lo que, corresponde que el ente edilicio remita el comprobante contable que acredite el registro del mencionado pasivo en la cuenta acreedores, cuyo monto deberá coincidir con la desigualdad determinada en la cuenta contable 215.34.07, deuda flotante, lo que será verificado en una futura visita de seguimiento.

5.- Irregularidad en la suscripción de prórrogas del contrato suscrito con la empresa CAS Chile S.A.

En relación con la materia, el artículo 12 del reglamento de la ley N° 19.886, aprobado por el decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda -vigente a la fecha de la publicación del llamado a licitación-, prevé que las entidades no podrán suscribir contratos de suministro y servicio que contengan cláusulas de renovación automática u opciones de renovación para alguna de las partes, cuyos montos excedan las 1.000 UTM, a menos que existan motivos fundados para establecerlas y así se hubiese indicado en las bases.

Del examen practicado, se estableció que el municipio efectuó sucesivas prórrogas del contrato suscrito con la empresa CAS Chile S.A. por los servicios de mantención de los sistemas de gestión municipal, según consta de los decretos alcaldicios Nos 372, 1.130, 233 y 937, de 2014, los dos primeros, y de 2015, los dos restantes, situación que no se ajustó a lo previsto en la señalada norma legal, toda vez que las bases de la licitación de que se trata, como el contrato original, no contemplaron esa posibilidad (aplica dictámenes NOS 59.197, de 2006, 9.023, de 2008, 68.473, de 2012 y, 89.543, de 2014, todos de esta Contraloría General).

Respecto de lo anterior, la edil confirma lo observado por esta Institución Contralora y señala que las continuas prorrogas realizadas al convenio celebrado con la empresa CAS Chile S.A., se resolvieron en atención a que el servicio entregado por ese proveedor, es indispensable para la continuidad del municipio, habida cuenta que aquel sostiene toda la plataforma electrónica del mismo.

Además, manifiesta que la Secretaría Comunal de Planificación, se encuentra revisando en conjunto con las unidades correspondientes, las bases administrativas y técnicas con la finalidad de regularizar la situación objetada.

Sin perjuicio de lo informado, la observación formulada debe ser mantenida, debido a que la actual contratación de la empresa CAS Chile S.A. se encuentra al margen de la normativa que rige los procesos de compras públicas, por lo que esa autoridad comunal deberá contratar los servicios de que se trata, conforme los procedimientos que la ley N° 19.886 y su reglamento prevén, materia que será constatada en una próxima acción de seguimiento.

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SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA E INSPECCIÓN ÁREA DE AUDITORÍA 2

CONCLUSIONES

Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del presente trabajo, la Municipalidad de Quinta Normal, ha aportado antecedentes e iniciado acciones que han permitido salvar alguna de las situaciones planteadas en el Preinforme de Observaciones N° 1.008, de 2015.

En efecto, las observaciones señaladas en el capítulo I, aspectos de control interno, numerales 2, referido a la publicación del manual de procedimientos de compras públicas; 4, sobre ausencia de publicación de las ordenanzas municipales en el portal web de ese municipio; 6, relativo a la inexistencia de decreto alcaldicio que formalice el manual de funciones y procedimientos de la Dirección de Control; y, capítulo IV, otras observaciones, numerales 2, documentos caducados; 4.1, diferencia entre los compromisos pendientes de pago y reconocidos por esa entidad edilicia con los establecidos por esta Contraloría General, se dan por subsanadas o levantadas según el caso, considerando las explicaciones y antecedentes aportados por la citada entidad comunal.

Luego, acerca de lo mencionado en el numeral 5, del capítulo I, aspectos de control interno, relativo a la falta de auditorías de parte de la Dirección de Control, se recomienda al municipio, realizar fiscalizaciones al macroproceso de adquisiciones y abastecimiento, para un mejor control.

Respecto de aquellas observaciones que se mantienen, se deberán adoptar medidas con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que las rigen, entre las cuales se estima necesario atender, a lo menos, las siguientes:

1.- Sobre lo objetado en el capítulo I, aspectos de control interno, numeral 2, atingente al manual de procedimientos de compras públicas, (MC), corresponde que la edil incluya en dicho instrumento las materias relativas a la formulación de bases y términos de referencia, criterios y mecanismos de evaluación, procedimientos de pago y política de inventarios, acorde lo previsto en el artículo 4°, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, lo que será constatado en una próxima visita de seguimiento.

2.- Asimismo, referente a lo planteado en el numeral 3, alusivo a la falta de elaboración del plan anual de compras para el año 2014, del mismo acápite, (MC), ese municipio deberá elaborar, en lo sucesivo, un plan anual de compras que contenga una lista de los bienes y/o servicios que se contratarán durante cada mes del año, tal como lo exige el artículo 98 del decreto N° 250, de 2004,

(r\ del Ministerio de Hacienda, hecho que será validado en futuras auditorías.

AC: Altamente compleja C: Compleja MC: Medianamente compleja LC: Levemente compleja

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3.- Acerca del numeral 8, del precitado apartado, relativo a la omisión en la designación formal de los usuarios del sistema de información de compras y contratación pública, (MC), procede que esa repartición edilicia dicte los actos administrativos que sancionan la designación de los usuarios, materia que será corroborada en una posterior auditoría.

4.- En cuanto a lo observado en el numeral 10, concerniente a la participación de un funcionario del Departamento de Tesorería, en la confección de las conciliaciones bancarias, del indicado capítulo, (AC), la municipalidad deberá acatar lo instruido por este Ente de Control, a través del oficio circular N° 11.629, de 1982, en orden a que el análisis bancario-contable de que se trata, debe ser elaborado por un funcionario que no intervenga directamente en el manejo y/o custodia de fondos, situación que será verificada en una ulterior auditoría.

5.- Referente a lo indicado en el acápite I, aspectos de control interno, numerales 11 y 12, relacionados con el procedimiento de elaboración, (MC) y, con la visación, (MC), de la conciliación bancaria de la cuenta corriente N° 65455986, del Banco Santander, procede que ese municipio confeccione los análisis bancario-contable de los meses de enero a junio de 2015, cotejando las anotaciones contables y los resúmenes bancarios, con el fin de resguardar los recursos financieros municipales, y cuenten con la firma de un funcionario responsable de su aprobación, lo que será constatado en una próxima acción de seguimiento.

6.- Acerca de lo mencionado en el apartado II, examen de la materia auditada, numerales 1.1, letra a), 1.2, y 1.3, relativos al incumplimiento de la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, (AC), la entidad comunal deberá proceder, en lo sucesivo, a la elaboración de las respectivas bases de licitación, con los contenidos mínimos que establece el artículo 22 del reglamento de la ley N° 19.886 y publicarlas en el portal mercadopublico.cl, según lo define el artículo 57, letra b), N° 2 del mismo reglamento y sancionar las pertinentes bases de licitación mediante decreto alcaldicio, materia que será comprobada en futuras auditorías.

7.- De igual modo, sobre lo consignado en el numeral 1.1, letra b), falta de suscripción de contrato, del señalado capítulo, (C), la municipalidad deberá ajustar su manual de procedimientos de compras públicas a lo dispuesto en los artículos 57, letra b), N° 8 y, 63, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, a fin de que las adquisiciones y contrataciones mayores a 100 UTM, se formalicen a través de la suscripción de un contrato, el que, deberá ser aprobado mediante un acto administrativo, instrumentos ambos, que procede sean publicados en el sistema de información de compras públicas, aspectos que serán objeto de validación en una posterior auditoría.

8.- A su vez, en lo que atañe a la letra c), del i antedicho numeral, del acápite II, alusiva a la inobservancia del decreto N° 2.118, de

1997, del entonces Ministerio del Interior, que instituyó el "Día de los Funcionarios Municipales", (LC), corresponde que ese ente edilicio celebre el día de los funcionarios


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municipales, conforme lo previsto en el artículo único del decreto N° 2.118, de 1997, lo que será corroborado en una ulterior auditoría.

9.- Seguidamente, acerca del numeral 2.1, relacionado con la falta de cotización en el trato directo ID N° 2453-202-SE15, del mencionado apartado, (MC), esa autoridad deberá ordenar que las contrataciones directas no excepcionadas por la ley N° 19.886 y su reglamento, cuenten con las tres cotizaciones previas, conforme a lo establecido en el artículo 51, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, hecho que será verificado en una próxima auditoría.

10.- Sobre lo advertido en el capítulo II, examen de la materia auditada, numeral 2.3, ID N° 2453-557-SE14, "Contratación de productora EHA Producciones Ltda., por la presentación de la Escuela de Carnaval Pitamba", (C), esa repartición edilicia deberá, en lo sucesivo, demostrar efectiva y documentadamente las causales invocadas para las adquisiciones directas, atendido el carácter excepcional de esta modalidad de compra, situación que será constatada en futuras auditorías.

11.- En cuanto a lo planteado en el acápite III, examen de cuentas, numeral 1.2, licitación ID N° 2453-110-L115, "Servicio de cóctel para 400 personas para el día 28 de abril en Teatro Municipal de Quinta Normal", (MC), la Municipalidad de Quinta Normal deberá, en el futuro, imputar el gasto por la contratación de servicio de que se trata, en la cuenta contable 22.12.003, referida a gastos de representación, protocolo y ceremonial, en la medida que se cumplan los requisitos previstos al efecto en el Clasificador Presupuestario vigente, aprobado mediante el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, aspecto que será objeto de validación en una posterior auditoría.

12.- Respecto de lo objetado en el apartado IV, otras observaciones, numeral 1, conciliación bancaria, (AC), la entidad comunal deberá efectuar el análisis de la desigualdad informada por esta Contraloría General y realizar los ajustes contables que procedan, lo cual será fiscalizado en una ulterior visita de seguimiento.

13.- A su turno, acerca del numeral 3, atingente al saldo inicial de caja, del anotado capítulo, (AC), procede que ese municipio determine el referido saldo, de conformidad con lo establecido en el dictamen N° 11.450, 2014, de esta Entidad de Control, materia que será corroborada en próximas auditorías.

14.- Además, referente a lo indicado en el numeral 4.2, omisión de modificación presupuestaria, del citado acápite, (AC), corresponde que la Alcaldesa acredite mediante el comprobante contable respectivo, el registro del pasivo a que alude en su respuesta, cuyo monto deberá ser coincidente con la cifra observada por esta Contraloría General, el que será revisado en una futura acción de seguimiento.


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GENERAL



15.- Acerca del numeral 5, irregularidad en la suscripción de prórrogas del contrato suscrito con la empresa CAS Chile S.A., del aludido apartado, (MC), la edil deberá ordenar que se contraten los servicios de mantención de los sistemas de gestión municipal, de conformidad con los procedimientos que la ley N° 19.886 y su reglamento prevén, hecho que será comprobado en una posterior visita de seguimiento.

Finalmente, en relación a las conclusiones Nos 1, 5, 12, 14 y, 15, se deberá remitir el "Informe de Estado de Observaciones", de acuerdo al formato adjunto en Anexo N° 5, en un plazo máximo de 60 días hábiles, a partir del día siguiente de la recepción del presente informe, comunicando las medidas adoptadas y acompañando antecedentes de respaldo respectivo.

Transcríbase a la Alcaldesa, a la Dirección de Control y al Concejo Municipal de Quinta Normal, y a las Unidades Técnica de Control Externo y de Seguimiento, ambas de la División de Municipalidades, todas de esta Contraloría General.


GÉANIN REZ VALENCIA J FA ÁREA AUDITORIA

SUBDIVISIÓN AUDITORIA E INSPECCIÓN DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES


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ANEXO N° 1

ORDENANZAS NO PUBLICADAS EN LA PÁGINA DE TRANSPARENCIA DE LA MUNICIPALIDAD DE QUINTA NORMAL.

DECRETO N° FECHA MATERIA

663 29/09/1978 Para la defensa de áreas verdes y árboles de esta comuna.

316 01/06/1979 Las obras de defensa y regularización de la ribera y cauce del río Mapocho dentro de la jurisdicción de esta comuna.

729 25/11/1980 De los tipos de propaganda.

1.186 04/10/1983 Sobre conservación de las vías públicas, parques y jardines.

1.206 06/10/1983 Sobre aseo de la comuna de Quinta Normal.

1.347 30/12/1985 Sobre prevención y control de ruidos molestos en la comuna.

258 31/03/1988 Sobre extracción de áridos en el río Mapocho de Quinta Normal.

933 22/12/1997

Sobre cobro de derechos de aseo que corresponde pagar a cada vivienda o unidad habitacional, local, oficina, quiosco y sitio eriazo y de las condiciones necesarias para su exención parcial o total.

733 16/09/2004 Sobre funcionamiento de fondas y ramadas por motivo de fiestas patrias en la comuna de Quinta Normal.

309 25/03/2008 Sobre terminales de locomoción colectiva no urbana, comuna de Quinta Normal.

461 19/04/2012 Sobre notificaciones y publicaciones de resoluciones alcaldicias que produzcan efectos para el municipio.

401 21/03/2013 Modifica decreto alcaldicio N° 551 de 2010, sobre ferias persas.

278 25/02/2014 Modifica la Ordenanza de Subvenciones. Fuente de n ormac ón: Elaboración propia sobre la base de las ordenanzas publicadas en la página de transparencia activa, y certificadas por la Secretaria Municipal de la Municipalidad de Quinta Normal.

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ANEXO N° 2

CONCILIACIÓN BANCARIA AL 30 DE JUNIO DE 2015.

Cuenta Corriente N° 65455986, del Banco Santander.

$ $ $ Saldo Anterior s/ libro mayor 1.273.657.861 (+) Depósitos 1.014.577.267 S u btotal 2.288.235.128 (-) Giros 1.673.262.349 Saldo Real Contable 614.972.779

Conciliación Bancaria Saldo Real Contable 614.972.779 (+) Cheques girados y no cobrados 71.238.401 Saldo Cartola Bancaria 470.887.377

Sumas 686.211.180 470.887.377

Diferencia $ -215.323.803

Fuente de información: Elaboración propia sobre la base del libro mayor analítico, listado de cheques girados y no cobrados y, la cartola bancaria respectiva, todos proporcionados por la Municipalidad de Quinta Normal.

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SUBDIVISIÓN DE AUDITORíA E INSPECCIÓN ÁREA DE AUDITORíA 2

ANEXO N° 3

DOCUMENTOS CADUCADOS

DOCUMENTO BENEFECIARIO MONTO

$ FECHA N°

22/08/2014 6.528 Socofar S.A. 408.122 30/09/2014 1.358 Valparaíso 61.471 30/09/2014 6.884 300.000 30/09/2014 6.990 200.000 03/12/2014 7.448 Cementerio General 293.253 06/02/2015 7.822 3.564 18/02/2015 7.896 11.909 11/03/2015 8.026 Soc. Comercial Oficinta Ltda. 5.351.430 18/03/2015 8.065 29.999

Total ,.__.,_ _._ •-: • r : 6.659.748

information: a oracion propia sobre la base de los antecedentes proporcionados por la Municipalidad de Quinta Normal

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ANEXO N° 4

DETERMINACIÓN DE SALDO INICIAL DE CAJA

METODOLOGÍA CONTRALORÍA

SALDOS AL 31.12.2013 $

Disponibilidades

Cuentas subgrupo 111, disponibilidades en moneda nacional.

1.195.501.061

Más:

Cuentas deudoras representativas de movimientos financieros no presupuestarios.

i. Cuenta 11301, inversiones temporales

ii. Cuentas subgrupo 114, anticipos y aplicación de fondos.

iii. Cuentas subgrupo 116, ajustes a disponibilidades.

131.270.405

5.328.420.158

61.704.440

Menos:

Cuentas acreedoras representativas de movimientos financieros no presupuestarios.

i. Cuentas subgrupo 214, depósitos de terceros. 5.946.949.588

ii. Cuentas subgrupo 216, ajustes a disponibilidades. 284.052.603

Saldo inicial de caja determinado 485.893.873 Fuente de información: Elaboración propia sobre la base del Balance de Comprobación y de Saldos al 31 de diciembre de 2013 y, Estado Analítico de Situación Presupuestaria al 31 de diciembre de 2014, ambos proporcionados por la División de Análisis Contable de esta Contraloría General.

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ANEXO N° 5

Estado de Observaciones de Informe Final N° 1.008, de 2015.

N° DE OBSERVACIÓN MATERIA DE LA OBSERVACIÓN NIVEL DE

COMPLEJIDAD

REQUERIMIENTO PARA SUBSANAR LA OBSERVACIÓN SOLICITADA POR CONTRALORÍA

GENERAL EN INFORME FINAL

MEDIDA IMPLEMENTADA Y

SU DOCUMENTACIÓN

DE RESPALDO

FOLIO O NUMERACIÓN DOCUMENTO

DE RESPALDO

OBSERVACION ES Y/0

COMENTARIOS DE LA ENTIDAD

Capítulo I, Aspectos de control interno Numeral 2 Atingente al Manual de procedimientos de compras públicas.

Manual de procedimientos de compras públicas no se refiere a las materias prescritas en el artículo 4°, del decreto N° 250, de , del Ministerio

2004 de

Hacienda.

MC: Medianamente

Compleja

Corresponde que la edil incluya en dicho instrumento las materias relativas a la formulación de bases y términos de referencia, criterios y mecanismos de evaluación, procedimientos de pago y política de inventarios, acorde lo previsto en el artículo 4°, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, aspectos que corresponden ser acreditados en un plazo de 60 días hábiles, contados desde el día siguiente de la recepción de este informe.

Capítulo I, Aspectos de control interno Numerales 11 y 12 [Sobre los análisis bancarios-contables.

Error en el procedimiento de elaboración y falta de visación de conciliación bancaria.

MC: Medianamente

compleja.

Procede que ese municipio confeccione los análisis bancario-contable de los meses de enero a junio de 2015, cotejando las anotaciones contables y los resúmenes bancarios, con el fin de resguardar los recursos financieros municipales, y cuenten con la firma de un funcionario responsable de su aprobación, situación que deberá ser acreditada en un plazo de 60 días hábiles, contados desde el día siguiente a la recepción del presente informe.

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N° DE OBSERVACIÓN MATERIA DE LA OBSERVACIÓN NIVEL DE

COMPLEJIDAD

REQUERIMIENTO PARA SUBSANAR LA OBSERVACIÓN SOLICITADA POR CONTRALORÍA

GENERAL EN INFORME FINAL

MEDIDA IMPLEMENTADA Y

SU DOCUMENTACIÓN

DE RESPALDO

FOLIO O NUMERACIÓN DOCUMENTO

DE RESPALDO

OBSERVACION ES Y/0

COMENTARIOS DE LA ENTIDAD

Capítulo IV, Otras observaciones Numeral 1 Acerca de desigualdad comprobada en conciliación bancaria.

Determinación de diferencia en el análisis de los movimientos de fondos.

AC: Altamente compleja.

La entidad comunal deberá efectuar el análisis de la desigualdad informada por esta Contraloría General y realizar los ajustes contables que procedan, hecho que deberá ser acreditado a este Ente Fiscalizador, en el término de 60 días hábiles, contados desde el día siguiente de la recepción del presente documento.

Capítulo IV, Otras observaciones Numeral 4.2 Omisión de modificación presupuestaria.

Desigualdad determinada en deuda flotante.

AC: Altamente compleja.

Corresponde que la Alcaldesa acredite mediante el comprobante contable respectivo, el registro del pasivo a que alude en su respuesta, cuyo monto deberá ser coincidente con la desigualdad determinada por esta Institución Contralora, al término de 60 días hábiles, contados desde el día siguiente de la recepción de este informe.

Capítulo IV, Otras observaciones Numeral 5 Irregularidad en la suscripción de -1 prórrogas del contrato suscrito con la empresa

iCAS Chile S.A.

Prórroga de contrato suscrito con proveedor.

MC: Medianamente

compleja.

La edil deberá ordenar que se contraten los servicios de mantención de los sistemas de gestión municipal, de conformidad con los procedimientos que la ley N° 19.886 y su reglamento prevén, lo que será constatado al término de 60 días hábiles, contados desde el día siguiente de la recepción de este informe.

31

G tIERAL

O

cc co

26,111.1927

www.contraloria.c1

municipalidad de quinta normal

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