municipio de piÚma estado do espÍrito santo...

MUNICIPIO DE PIÚMA – ESTADO DO ESPÍRITO SANTO

CONTROLADORIA GERAL MUNICIPAL

Avenida Aníbal de Souza Gonçalves, n.º 18, Acaiaca, 3º andar, Ed. Millar Piúma-ES – CEP. 29.285-000

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INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 31, DE 20 DE ABRIL DE 2015

Dispõe sobre procedimentos a serem

observados no Pedido de Aquisição de Bens ou

Contratação de Serviços comuns por meio de

Adesão a Ata Externa proveniente de Sistema

de Registro de Preços.

A Controladoria Geral do Município de Piúma, Estado do Espírito Santo, no uso de

suas atribuições que lhe são conferidas pela Constituição Federal e Estadual, pela Lei

Federal 101/2000, Lei 8666/1993, Lei Orgânica do TCE/ES e a Lei Municipal nº

1.807/2011, pela Resolução TCE/ES nº 227/2011 e pela IN-CGM 001/2013, alterada pela

IN-CGM 009/2013;

Considerando a necessidade de dar forma e celeridade aos processos

administrativos de Pedido de Aquisição de Bens ou Contratação de Serviços comuns por

meio de Adesão a Ata Externa proveniente de Sistema de Registro de Preços;

Considerando a necessidade de orientar o fiscal de contrato e demais servidores,

RESOLVE:

Art. 1º - O processo de Pedido de Aquisição de Bens ou Contratação de Serviços

comuns por meio de Adesão a Ata Externa proveniente de Sistema de Registro de Preços

deve ser protocolizado depois de instruído com os seguintes documentos:

I – Documentos da Administração Municipal

a) Requerimento padrão Pedido Inicial de Aquisição de Produtos ou de

Contratação de Serviços comuns preenchido corretamente

(Formulário_0113_PI-V.2.0);

b) Tabela de itens a serem adquiridos ou contratados (Anexo I);

c) Cotação de preços (Modelo Anexo I – IN-CGM 024/2014);

d) Termo de Justificativa da Urgência/Emergência (Anexo II);

e) Portaria de designação do responsável pela Instrução Processual;

f) Portaria de designação do Fiscal de Contrato;

g) Cópia da ATA/SRP a aderir assinada.

§ 1º – É facultado o atendimento da alínea “c”, por decisão do Secretário

Requerente, observando a conveniência e a oportunidade, para fins de verificação do

princípio da economicidade, devendo constar da Justificativa (alínea “d”) quando decidir

pelo não atendimento da referida alínea.

§ 2º – Formalizado o processo será encaminhado ao Protocolo para autuação.

Art. 2º - O setor de PROTOCOLO só receberá o processo verificando se (Anexo

III):

I – No Pedido Inicial se todos os quadros estão preenchidos, especialmente se

contém assinaturas com identificação;

II – Na Tabela de Itens constam todas as informações requeridas;

III – Consta Termo de Justificativa da urgência/emergência;




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IV – Se há cópia da ATA/SRP;

V – Se há cópia da portaria que designou o Fiscal do Contrato, se for o caso;

VI – Se há cópia da portaria que designou o responsável pela instrução

processual.

Parágrafo único – Se não atendidos os requisitos dos incisos acima, o

procedimento será rejeitado e devolvido à Secretaria de origem.

Art. 3º - Autuado o processo seguirá ao Gabinete do Prefeito, quando o chefe do

executivo, observando os valores e demais informações do processo, poderá autorizar ou

não o prosseguimento pelo princípio da conveniência e da oportunidade (Anexo IV).

§ 1º - Não autorizada a contratação o presente seguirá à Secretaria Requerente

para as providência que melhor lhe aprouver.

§ 2º - Autorizada a contratação ou aquisição, o Gabinete do Prefeito enviará

oficio ao responsável pelo Órgão gestor da ATA/SRP, requerendo autorização de adesão

nos quantitativos indicados no Anexo I.

Art.4º - O Gabinete do Prefeito juntará aos autos, cópia do oficio enviado e cópia

do oficio resposta, que se não autorizada a Adesão o feito será remetido a Secretaria

Requerente para arquivamento ou outras medidas que aprouver (Anexo V).

Art. 5º - Autorizada contratação ou aquisição, pelo órgão gestor da ATA/SRP, o

processo seguirá à SEMAD/CPL para solicitação, certificação e juntada dos seguintes

documentos:

I – Documentos do órgão gestor da ATA/SRP:

a) Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) do Aviso de Licitação;

b) Cópia do Parecer Jurídico emitido pela Procuradoria Geral;

c) Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) do resultado da Licitação;

d) Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) da homologação;

e) Cópia do email ou documento que requereu os documentos elencados

acima, bem como, da resposta enviada.

II – Documentos da Empresa fornecedora.

a) Contrato Social;

b) CNPJ;

c) Certidões de Regularidade Fiscal;

d) Certidão de Juntada e Verificação (Anexo VI).

Art. 6º - Certificado o processo seguirá à SEMFA para ratificação da Dotação

Orçamentária, que se correta o procedimento será enviado a SEMAD, caso contrário será

devolvido para o saneamento.

Art. 7º - A SEMAD emitirá a Certidão de Verificação (Anexo VII) e elaborará o

Contrato e colherá as assinaturas. Posteriormente seguir-se-á a IN-CGM 018/2014.

Parágrafo único - Não sendo necessária a elaboração do contrato, por análise da

SEMAD, esta enviará, por memorando (Anexo VIII), todas as informações necessárias

ao cumprimento da IN-CGM 018/2014, devendo constar no procedimento de contratação

a respectiva cópia do memorando.




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Art. 8º – Cumprida a IN-CGM 018/2014, a SEMAD encaminhará o procedimento à

SEMFA para as providências quanto ao arquivamento, e esta informará ao protocolo e

arquivará o feito junto ao Setor de Contabilidade, cumpridos os procedimentos para o

Empenho prévio, se for o caso.

Art. 9º - Esta IN-CGM não se aplica aos casos de SRP onde o município é

participante da ATA, como nos casos dos consórcios públicos entre municípios ou com o

Estado.

Art. 10º - O descumprimento desta IN-CGM implica na apuração de

responsabilidade, pela Comissão de Sindicância ou pela própria Controladoria, a critério

da auditoria, com sanções previstas no Estatuto do Servidor Municipal ou nas legislações

correlatas.

Art. 11 - Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir de sua publicação,

revogando-se as disposições em contrário.

Piúma/ES, 20 de Abril de 2015. 51º Aniversário da Emancipação Política

Samuel Zuqui

Prefeito Municipal

Ricardo Rios do Sacramento

Controlador Geral Municipal

Anexos:

1 – Anexo I – Tabela de Itens

2 – Anexo II – Termo de Justificativa da Urgência/Emergência

3 – Anexo III – Certidão de Autuação

4 – Anexo IV – Análise para Autorização

5 – Anexo V – Certidão de Juntada I

6 – Anexo VI – Certidão de Juntada II

7 – Anexo VIII - Memorando




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8 – Fluxograma




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ANEXO I TABELA DE ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAL/SERVIÇOS

Dotação Orçamentária: Data: _____/_____/_____

Tabela I – Especificação: Material Permanente/Material de Consumo

ORD MATERIAL/SERVIÇO (Especificação Técnica) OU PROFISSIONAIS UND QUANT VALOR

UNITÁRIO

VALOR

TOTAL

1

2

3

4

5

6

7




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ANEXO II

TERMO DE JUSTIFICATIVA DE URGÊNCIA/EMERGÊNCIA PARA AQUISIÇÃO POR ATA DE EXTERNA DO SRP

Objeto: No da ATA/SRP: No da Licitação: No do Processo Administrativo: Valor total da ATA/SRP: Valor da Contratação:

Considerando que esta Secretaria ............................ Pelo exposto, justifico a urgência/emergência dessa aquisição/contratação

quando requeiro a autorização para tanto.

E por ser a expressão da verdade firmo o presente.

Piúma/ES, _______ de ___________ de 2015.

_________________________________________________ Nome do Secretário/Assinatura




IN-CGM – 031/2015_Anexo_III - Página 1

ANEXO III

SECRETARIA MUNICIPAL ADMINISTRAÇÃO PROTOCOLO GERAL MUNICIPAL

CERTIDÃO DE AUTUAÇÃO

E ENCAMINHAMENTO

Ao Gabinete do Prefeito

Certifico que autuei o presente, após verificação do que se estabelece no art. 2º da IN-CGM 031/2015. Portanto, em atendimento ao Art. 3º, da referida IN, remeto os autos ao Gabinete do Prefeito.


Piúma/ES, _______ de ___________ de 2015.

_________________________________________________ Nome do Servidor do protocolo/Assinatura/ nº matrícula

CHEKLIST Art.2º, IN-CGM 031/2015

[ ] No Pedido Inicial todos os quadros estão preenchidos, especialmente o que contém

assinatura com identificação [ ] Há Tabela de itens a ser adquiridos ou contratados [ ] Há Termo de Justificativa da Urgência/Emergência [ ] Há cópia da portaria que designou o Fiscal do Contrato, se for o caso [ ] Há cópia da portaria que designou o responsável pela instrução processual [ ] Há cópia da ATA/SRP e está assinada




IN-CGM – 031/2015_Anexo_IV - Página 1

ANEXO IV

GABINETE DO PREFEITO

ANÁLISE QUANTO À CONTRATAÇÃO

A Secretaria Requisitante ou, A CPL – Comissão Permanente de Licitação

Depois de analisar os autos, em respeito ao Principio da Conveniência e Oportunidade, AUTORIZO/NÃO AUTORIZO a contratação requerida.

Assim, encaminho o presente feito à SECRETARIA REQUERENTE/CPL para as

demais providências. E por ser a expressão da verdade firmo o presente.

Piúma/ES, _______ de ___________ de 2015.

_________________________________________________ Samuel Zuqui

Prefeito




IN-CGM – 031/2015_Anexo_V - Página 1

ANEXO V

GABINETE DO PREFEITO

CERTIDÃO DE JUNTADA E ENCAMINHAMENTO

A SEMAD/CPL A SECRETARIA MUNICIPAL DE ........................

Em atendimento a IN-CGM 031/2015, em seu artigo 4º, CERTIFICO que juntei o Oficio de número _______, encaminhado à _____________________________________, bem como, o oficio resposta de número ___________, que AUTORIZOU/NÃO AUTORIZOU a adesão a ATA/SRP. Assim, encaminho o presente procedimento para as providências seguintes.


Piúma/ES, _______ de ___________ de 2015.

_________________________________________________ Nome do Servidor da SEMFA/Assinatura/ nº matrícula




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ANEXO VI

SECRETARIA MUNICIPAL ADMINISTRAÇÃO COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÃO/PREGÃO

CERTIDÃO DE VERIFICAÇÃO, JUNTADA E ENCAMINHAMENTO - I

A SEMFA – Secretaria Municipal de Fazenda

Certifico, na forma do que se estabelece no art. 5º da IN-CGM 031/2015, que: I – Verifiquei o procedimento conforme indicado abaixo:

a) [ ] Há autorização da despesa exarada pelo chefe do executivo, fls_______; b) [ ] Há cópia do oficio enviado ao órgão gestor da ATA/SRP, fls________; c) [ ] Há cópia do oficio resposta autorizando a Adesão, expedido pelo órgão gestor da ATA/SRP, fls______;

II - Juntei os seguintes documentos, enviados do órgão gestor da ATA/SRP:

a) [ ] Cópia do Edital de Licitação; b) [ ] Cópia do Parecer Jurídico emitido pela Procuradoria Geral; c) [ ] Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) do Aviso de Licitação; d) [ ] Cópia da Ata da Sessão de julgamento das propostas; e) [ ] Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) do resultado da Licitação; f) [ ] Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) da homologação; g) [ ] Contrato Social da empresa fornecedora; h) [ ] CNPJ da empresa fornecedora; i) [ ] Certidões de Regularidade Fiscal da empresa fornecedora; j) [ ]Cópia do email ou documento que requereu os documentos elencados acima, bem

como, da resposta enviada. III – [ ] Ante a verificação e juntada dos documentos acima, encaminho o presente procedimento para Ratificação da Dotação Orçamentária, e prosseguimento. IV – [ ] Ante a verificação e juntada dos documentos acima, encaminho o presente ao Gabinete do Prefeito para saneamento do feito na forma da IN-CGM 031/2015.


Piúma/ES, _______ de ___________ de 2015.

_________________________________________________ Nome do Servidor do protocolo/Assinatura/ nº matrícula

MUNICIPIO DE PIÚMA ESTADO DO ESPÍRITO SANTO


IN-CGM_031-2015_Anexo_VII Página 1

Fls.: __________ Rúbrica:

ANEXO VII

CERTIDÃO DE VERIFICAÇÃO - II

1 Cópia do Edital de Licitação fls.

2

Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) do Aviso de Licitação

fls.

3 Cópia da Ata da Sessão de julgamento das propostas; fls.

4

Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) do resultado da Licitação

fls.

5

Cópia da Publicação no DIO (ou correspondente) da homologação

fls.

6

Cópia do email ou documento que requereu os documentos, bem como, da resposta enviada

fls.

7

Consta nos autos a Certidão de Verificação, juntada e encaminhamento emitida pela CPL/PREGÃO (Anexo VI)

fls.

A

Secretaria Requisitante

Em atendimento ao art.7º, da IN-CGM 031/2015, certifico que nesta data verifiquei, no presente processo, os dados acima enumerados e

que os mesmos estão corretos, portanto, encaminho o feito para as providências ulteriores.

Piuma/ES, ___ de Abril de 2015.

SEMFA/SECONT




IN-CGM – 031/2015_Anexo_VIII - Página 1 de 1

ANEXO VIII

Piuma-ES, _______ de ________________de 2015.

Memorando Nº _______/2015 DA: SEMAD - Secretaria Municipal de Administração PARA: SEMPLA – Secretaria Municipal de Planejamento Assunto: Remessa de informações sobre a finalização do Processo Administrativo No: 000/2015 Ilmo. Senhor Secretário,

Atendendo o que expressa o art. 7º, da IN-CGM 031/2015, encaminho a V.Sa.

informações sobre a finalização do Processo Administrativo No 000/2015, desta Administração

Municipal, para as providências seguintes quanto a emissão e expedição da OF/OS.

---------------------------- DO PROCESSO ADMINISTRATIVO -----------------------

Licitação na Modalidade:

Data da Finalização: ____/____/____

Objeto: . A descrição ou detalhamento do objeto segue em anexo.

Valor Mensal/ou.....: - Valor Total:

Vigência Estipulada:

---------------------------- DA EMPRESA DA ATA/SRP ADERIDA -----------------------

Identificação:

CNPJ: Representante:

Endereço:

Email: Tel: ( )

Aproveito a oportunidade e renovo minhas altas e sinceras considerações.

Respeitosamente,

............................................................... Secretário Municipal de Administração

SECRETARIA - REQUERENTE SEMAD/PROTOCOLO GABINETE DO PREFEITO SEMAD/CPL/PREGÃO/GECCON SEMFA

AQUISIÇÃO OU CONTRATAÇÃO POR ADESÃO EXTERNA A ATA PELO SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS

FLUXOGRAMA

INSTRUÇÃO PROCESSUALArt 1o

ELABORAÇÃO DO CONTRATO E IN-CGM 018/2014

PROTOCOLOAUTUAÇÃO E

CERTIFICAÇÃO DA INSTRUÇÃO

EMPENHO E ARQUIVAMENTO CUMPRIDA A IN-CGM 018/2014

ANÁLISE DA CONVENIÊNCIA E OPORTUNIDADE -PROCEDIMENTOS

CERTIFICAÇÃO E VERIFICAÇÃO

RATIFICAÇÃO DA DOTAÇÃO

ORÇAMENTÁRIA

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