5 ª Parada: Planificación y Gestión del Tiempo

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“El valor del tiempo está en la boca de todos pero en la práctica de pocos"

Lord Chesterfield

El tiempo escasea más y más. Con frecuencia nos olvidamos de que una base importante de nuestro trabajo es la gestión del tiempo. “Tempus fugit”, decían los antiguos, y esto es lo más cierto sobre el tiempo: huye, pasa volando. Antes de realizar un plan para la gestión del tiempo debemos empezar por conocernos mejor a nosotros mismos, a los demás y al entorno.

Si se pregunta a un grupo de emprendedores cuál es su problema más apremiante en el trabajo, habrán de decir "El día no tiene suficientes horas" o "Hay demasiado que hacer y no hay suficiente tiempo para hacerlo todo".

No sorprende entonces, dadas las presiones de la vida en las empresas, que muchos dejen que sus días se les escurran de las manos y pierdan de vista el panorama más extenso bajo la presión de las demandas cotidianas y las constantes interrupciones.

El tiempo es un recurso muy diferente a los que estamos acostumbrados a tratar; no lo podemos comprar, rentar, vender, prestar, pedir prestado, guardar, ahorrar, multiplicar, manufacturar, modificar o cambiar. No hay forma de ahorrar tiempo; lo único que podemos hacer es: USARLO.

Todos hablan de ahorrar tiempo. Cuando decimos que estamos ahorrando tiempo, queremos decir que usaremos menos tiempo en alguna tarea en particular; pero este tiempo ahorrado no se puede guardar para gastarlo en el futuro.

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Todo tiempo es tiempo real, se debe gastar o utilizar en éste momento; la Ley de Parkinson dice que el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su logro. Esto significa que los beneficios deseados para ahorrar tiempo pueden desaparecer antes de que uno se dé cuenta. Debemos dejar de pensar en cómo ahorrar tiempo y pensar en cómo usarlo de forma más productiva.

En la sociedad actual, el ritmo de vida requiere que se realicen malabarismos para poder llegar a todo. El precio que se paga por ejercitar esta habilidad es demasiado elevado: cansancio, tensión, estrés, déficit de atención, dificultades para priorizar, falta de tiempo para uno mismo,...

Es necesario analizar las causas de esta sobrecarga de actividades e introducir técnicas y herramientas para aprender a priorizar y organizarse de manera efectiva. En definitiva, se trata de disponer de nuevos recursos para mejorar el rendimiento profesional y reapropiarse de su propio tiempo, consiguiendo un mayor equilibrio entre vida privada y vida profesional.

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Análisis en el Uso del Tiempo - ¿El tiempo nos impide hacer lo que queremos hacer? - ¿Tenemos la sensación de que el tiempo nos limita? - ¿Percibimos que no tenemos tiempo para nada de lo que nosotros, en el

fondo, queremos hacer? - ¿Sentimos que no rendimos todo lo que nuestro potencial es capaz a causa

del tiempo? - ¿Tenemos la sensación de que el tiempo se nos escapa de las manos y de

que no gozamos de la vida? Si hay respuestas afirmativas a alguna de estas preguntas, es señal de que el tiempo es más un enemigo que un amigo nuestro. El tiempo es neutro, y es la forma como lo utilizamos lo que lo convierte en amigo o enemigo. El tiempo se mide por la eficacia con la que alcanzamos nuestros objetivos, tanto los profesionales como los personales. El principal impedimento que encuentra un emprendedor para gestionar efectivamente el tiempo somos nosotros mismos, por la gran cantidad de trabas que ponemos a nuestra propia eficacia: nos gusta más la actividad que la eficacia. Veamos una situación: “Si tuvieras en tu mano cien billetes, noventa y seis de los cuales fueran de 5 € y los cuatro restantes de 500 € y un remolino de aire los desparramara por toda la habitación, ¿qué estrategia seguirías para recuperarlos teniendo en cuenta que hay otra persona contigo en la habitación? Si piensas en ser activo, te dirías: “iré recogiendo los billetes que están más cerca de mí y así me iré acercando a los billetes de 500 €” Si piensas en ser eficaz, te preguntarías: ¿Dónde están los billetes de 500 €? E irías a por ellos aunque estuvieran al otro lado de la habitación. Puede ser que consiguieras coger solo los billetes de 500 € y que la otra persona cogiera el resto; no obstante, en el mejor de los casos, tú tendrías 2.000 €, mientras que la otra persona tendría 480 €. Conoce cuál es tu objetivo y ve tras él.

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¿A qué dedicamos nuestro tiempo? Es muy fácil, podemos hacer un recuento que nos sirva para aproximarnos a nuestra realidad: A las necesidades fisiológicas se dedican 10 horas, el 40%: dormir (7 horas), comer (2 horas), vestirse y mantener el cuerpo (1 hora). A la necesidad de ganar dinero dedicamos 9 horas: Trabajo (8 horas), transporte (1 hora). El tiempo de las necesidades es hoy de 19 horas, que se puede alargar a 20 ó 21 si hay gestiones y trabajos domésticos. Quedan, por tanto, de 3 a 4 horas de vida familiar, distracción, deportes, adquisición de conocimientos, etc. Si se sacrifica el 10% a la televisión, la disponibilidad es muy baja, y muy alta si la comparamos con los obreros de principios de siglo, que trabajaban doce horas y dormían un poco más para poder recuperarse, con lo cual dedicaban todo el día al trabajo, sin días de fiesta ni vacaciones. Comparativamente, nosotros hemos recuperado mucho tiempo libre que utilizamos en función de nuestras necesidades. Aquí nos concentraremos en el tiempo dedicado al trabajo, a ser más productivos. ¿Cuáles son las tendencias que habitualmente se observan en el trabajo? He aquí algunos comportamientos que vale la pena comentar:

Solemos hacer lo que nos agrada antes que lo que nos desagrada.

Tendemos a dejarnos interrumpir, dejando de lado nuestras propias prioridades.

Cuando tenemos varias cosas por atender, empezamos por las que hacen más “ruido”.

Lo que es fácil antes que lo más difícil. Lo más urgente antes que lo más importante.

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Identificar los “Ladrones del Tiempo”

Factores externos y personales de la pérdida de tiempo

Se han realizado distintos estudios sobre las pérdidas de tiempo. Quizás el más espectacular fue el de MacKenzie, que investigó a coroneles del ejército canadiense, presidentes de universidad americanos, a empresarios mexicanos, a agentes de seguros europeos, a pastores negros y a ejecutivos alemanes, inquiriendo por las causas principales de las pérdidas de tiempo. Descubrió, con gran asombro por su parte, que las listas eran prácticamente intercambiables. Es muy cierto que malgastamos nuestro tiempo y que es necesario conocer no solamente lo que hacemos, sino cómo lo hacemos. Por esto vamos a ver con más detalle los distintos factores que contribuyen a la pérdida de tiempo. Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que nos resta minutos e incluso horas de trabajo efectivo. Detectarlos nos ayudará a combatirlos.

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Como ejemplos tenemos:

Visitas inesperadas. Si las hace una persona con la que se tiene confianza se le puede emplazar a solucionar el tema a tratar en otro momento.

Reuniones. Hay que entrar en ellas con un orden del día y procurar ceñirse a él para evitar divagaciones. Si algunos de los temas no nos incumben podemos pedir permiso para salir de la reunión cuando se llegue a ellos.

Papeleo y lectura. Mejor redactar lo imprescindible y tener preparado un mismo texto para contestar a peticiones similares. La lectura, sólo para los documentos necesarios y haciéndola con cierta rapidez.

Desorden. Si destinamos unos pocos minutos cada día a archivar nos evitaremos perder horas buscando un papel por la mesa. Cuesta, pero vale la pena.

Comunicación ineficaz. Debemos comunicar con claridad y comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos transmitirle. De la misma forma, hay que escuchar con atención y preguntar si algo no nos queda claro.

Escasa disciplina personal. La única forma de cambiar es con voluntad.

Podemos hacer listas como las que encontrarás a continuación, pero la que sirve es “tu lista de causas de pérdida de tiempo” porque es con la que tendrás que trabajar y la que deberás superar.

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Mi lista de ladrones del tiempo

Causas externas-internas que hacen malgastar el tiempo

Marca con una X las tres causas internas y las tres causas externas que más te hacen perder el tiempo.

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CAUSAS INTERNAS

CAUSAS EXTERNAS

Objetivos y prioridades confusos y

cambiantes Ausencia de un plan de trabajo diario Falta de organización Ausencia de método y control Trabajos no terminados, todavía “en

curso” No delegar Decisiones inadecuadas Dilación en la toma de decisión Perfeccionismo Querer abarcar demasiado Atención excesiva a los detalles Desconocimiento de uno mismo Somnolencia y poca relajación Indecisión o demasiada rapidez Poca rapidez en lecturas y otros

quehaceres Fatiga, baja forma

Burocracia Tecnología pasada y recursos

escasos Política de puertas abiertas Teléfono Desplazamientos Interrupciones y visitas inesperadas Reuniones imprevistas o sin

preparar Deficiencias en la comunicación Falta de interés del personal Incompetencia de los superiores Falta de formación de los

colaboradores Gestiones administrativas

personales Interrupciones de la familia

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Para un emprendedor uno de los bienes más importantes y escasos es el tiempo. La correcta gestión de éste, junto a otros factores, puede suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso. Pero ¿cómo podemos hacer un buen uso del tiempo?:

Establece plazos para tus proyectos y actúa como si tuvieras un jefe al que responder. Trabajar para uno mismo hace que nos relajemos con los plazos y los proyectos se alargan indefinidamente.

No cambies de tarea constantemente. Reserva parte de tu tiempo para trabajar y establece horarios de

atención para tus clientes. Las mejores horas para trabajar son las primeras de la mañana, más o menos hasta las diez.

Ponte un horario y respétalo, no trabajes en exceso. Levántate temprano. Las primeras horas de la mañana, aparte de

que no hay nadie para distraerte, son las que la mente está más despierta y el trabajo se hace mucho más rápido.

Descansa algún día a la semana y despeja la mente. Haz las llamadas cuando tengas un rato libre, no en los momentos

en que estás más activo. Intenta hacer todas las llamadas pendientes a la vez.

No consultes el correo electrónico cada 10 minutos.

Un emprendedor prioriza sus objetivos, programando sus actividades de manera adecuada y ejecutándolas en el tiempo previsto.

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Actividad: ¿Cómo administras tu tiempo?

Frecuentemente A veces

Rara vez

1. ¿Preparas todos los días una lista de cosas para hacer?

2. ¿Estableces prioridades dentro de la lista de cosas por hacer, en función del provecho que te reportan?

3. ¿Realizas todos los asuntos de la lista?

4. ¿Actualizas por escrito tus metas profesionales y personales?

5. ¿Está limpia y ordenada tu mesa?

6. ¿Pones cada cosa en su sitio?

7. ¿Resuelves eficazmente las interrupciones?

8. ¿Te resulta fácil encontrar lo que buscas en los archivos?

9. ¿Actúas con decisión?

10. ¿Te reservas algo de tiempo cada día durante el cual poder trabajar tranquilo sin que te “molesten”?

11. ¿Tratas adecuadamente a las personas que "se enrollan"?

12. ¿Procuras evitar los problemas antes de que surjan, en vez de tener que resolverlos una vez que aparecen?

13. ¿Haces el mejor uso posible del tiempo?

14. ¿Cumples las fechas límite con tiempo sobrado?

15. ¿Llegas a tiempo al trabajo, a las reuniones y a los demás actos a que acudes?

16. ¿Delegas bien?

17. ¿Tus subordinados cooperan con entusiasmo en las tareas que les asignas?

18. Tras haber sido interrumpido, ¿puedes volver al trabajo sin perder el ritmo?

19. ¿Haces cada día algo que te acerque a tus metas a largo plazo?

20. ¿Puedes relajarte durante tu tiempo libre, olvidándote del trabajo?

21. ¿Sabe la gente cuál es el mejor momento para conversar contigo?

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22. ¿Realizas el trabajo más importante durante las horas de máxima energía?

23. ¿Pueden otros hacerse cargo de la mayoría de las tareas que realizas si te ausentas del trabajo?

24. ¿Comienzas y finalizas tus proyectos en las fechas previstas?

25. ¿Despachas los papeles con sólo manejarlos una vez?

Puntuación Anótate 4 puntos por cada frecuentemente que hayas marcado. Anótate 2 puntos por cada a veces. Anótate 0 puntos por cada rara vez. Suma el total de puntos de tus respuestas y compáralo con la siguiente escala:

81-100: Administras muy bien el tiempo y controlas la mayoría de las situaciones. 61-80: Administras bien el tiempo a veces. Deberías aplicar mejor las estrategias

de ahorro de tiempo que utilizas actualmente. 41-60: Estás patinando. No permitas que las circunstancias consuman lo mejor

de ti. 21-40: Estás perdiendo el control. Probablemente estés demasiado

desorganizado para disfrutar de tiempo de calidad. 0-20: Estás abrumado, descentrado, frustrado y probablemente bajo una gran tensión.

A raíz de lo que has analizado, ¿cuáles son tus conclusiones?

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Herramientas y soluciones para la mejora de la gestión del tiempo

Primero, lo primero Tus documentos o tu PC están llenos de cosas que te dificultan el trabajo porque no encuentras las cosas con la rapidez de antes, o bien tienes la sensación de un desorden que supera tus propios límites. Además, tu lista de temas pendientes es cada vez mayor, por lo que tienes que llevarte el trabajo a casa. Respira hondo y empieza por retirar todo lo que hay encima de la mesa, ordenándolo todo por temas y por importancia. Empieza a trabajar como si fuera el primer día, con la mesa despejada, aunque detrás haya una silla con montones de papeles. ¿Qué harás? Puedes elegir entre continuar tu trabajo centrándote en tus objetivos importantes e ir poniéndote al día con todo el montón de papeles o bien ponerte al día con todo lo atrasado y retrasar la consecución de tus objetivos. Sea cual sea tu decisión, ya has tomado la principal: retirar todos los papeles de encima de la mesa. Convierte en un hábito cotidiano limpiar la mesa o el ordenador de temas pendientes. Todo ello te permitirá trabajar muchísimo mejor.

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El consejo del millón de dólares Se comenta que Alfred Sloan, presidente de la General Motors, hizo acudir a su despacho a un consultor de Igy Lee, le pidió que le ayudara a administrar mejor su tiempo y le dijo: “le pagaré los honorarios que merezca”. Lee le tendió una hoja de papel y le sugirió: “Anote en esta hoja las tareas más importantes que deba hacer mañana y numérelas en función de su importancia. Cuando llegue a su despacho empiece por la tarea número uno y no pase a la segunda hasta que haya completado la primera, aunque esto le lleve toda la jornada. Cuando haya adquirido cierto hábito, intente inculcarlo a sus subordinados. Entonces podrá enviarme un cheque cuyo importe fijará usted mismo…”. Al cabo de unos días recibió un cheque por valor de 100.000 $, que en moneda actual equivale al millón, junto con una nota que decía que jamás había recibido sugerencias tan provechosas de un consultor. Aplícate el consejo:

Haz una lista de todas las tareas que tienes que hacer en el día siguiente. Asígnales un número en función de su importancia. Empieza por la número 1 y no la dejes hasta que la hayas terminado. Después, por la 2, y así sucesivamente hasta donde llegues. Toma el hábito de hacer la lista todos los días.

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Gestión del tiempo controlable y no controlable Distribuimos el tiempo en diversos apartados y una buena forma de hacerlo es tener a mano este gráfico, que nos ilustra sobre cómo tenemos que organizar nuestras prioridades en el tiempo.

Lo cual significa:

1- Alta importancia y Alta urgencia 2- Alta importancia y Baja urgencia 3- Alta Urgencia y Baja importancia 4- Baja Urgencia y Baja importancia

Las principales actividades deben desarrollarse idealmente en el “2”, pues significa que hemos organizado de tal forma el trabajo que no tenemos urgencias y que podemos dedicar nuestro tiempo a las tareas importantes. Haz una lista de

IMPORTANCIA

URGENCIA

1 3 2 4

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actividades y clasifícalas en función de su importancia y de su urgencia. Para una mayor clarificación, puedes indicar el tiempo que dedicarás a cada una de ellas.

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Tratamiento del papeleo: el modelo STAR Hay varios elementos que tenemos que tener en cuenta. En primer lugar, se trata de utilizar un sistema de clasificación práctico, accesible, ordenado alfabéticamente o por actividades, que permita la ubicación rápida de documentos y, sobre todo, conocida por los colaboradores. Periódicamente hay que poner orden en las carpetas y archivadores y tirar lo obsoleto. Aprovecha días de baja actividad: Semana Santa, antes de las vacaciones, la guardia de un puente, etc. Para la documentación entrante, utiliza el sistema STAR, con una gran papelera al lado S eguir, enviar a otro indicándole lo que quieres que haga T irar a la papelera, no conserves “por si acaso…” A rchivar lo imprescindible R esolver personalmente, y cuanto antes, mejor Ten presente siempre estas siglas cuando trates la documentación. Utiliza el sistema más rápido para la contestación de la correspondencia. Por ejemplo, responder por teléfono o e-mail, responder con fórmulas establecidas.

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Ponerse al día en la tecnología Hoy existen una gran cantidad de herramientas, tanto de hardware como de software, que nos ayudan a mejorar nuestra gestión del tiempo sin caer en la “tecnicitis”, es decir, comprar todo aquello que sale nuevo. Si es necesario, habrá que investigar en el mercado aquello que nos pueda ser útil e incorporarlo a nuestro quehacer cotidiano. Comprar siempre lo adecuado a nuestras necesidades, que muchas veces no es ni muchísimo menos lo más caro ni lo más sofisticado. Por tanto, primero hay que estudiar para qué vamos a utilizar el invento en cuestión. Esto es un poco lo que está pasando con las cámaras digitales en su afán por ofrecer cada vez más píxeles: si no vamos a hacer una gran ampliación de fotografías no vale la pena apostar por los 7 millones, cuando con 3 hay más que suficiente. Si quiero la cámara para fotografiar a mis nietos buscaré un buen zoom con una buena luminosidad que me permita hacer fotos imprevistas a gran distancia. Es muy parecido a lo que sucede con el Word, ¿cuántos le sacan todo el rendimiento a este procesador de textos? Muy pocos conocen todas las posibilidades del Word; no obstante, lo utilizamos a diario para lo que necesitamos. Una pregunta muy útil antes de incorporar cualquier elemento nuevo es: ¿Cómo me puede ayudar a ganar más tiempo? Con lo cual tendríamos una buena base para incorporar nuevas tecnologías. ¿Cuáles son las últimas tecnologías que has incorporado y qué beneficios has obtenido de ellas?

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Ganar tiempo al sueño y al estrés

Una persona que, con el actual ritmo frenético del trabajo, es capaz de estar relajada, significa que cuenta con más capacidad para realizar su trabajo con calidad y para asumir sus objetivos.

Hay varios frentes que tienes que atender, aunque los principales los podríamos concretar en los siguientes:

Respeta los biorritmos personales y de los otros, cada uno tiene el biorritmo que la naturaleza le ha dado, respetemos a la naturaleza.

Duerme lo adecuado en cantidad y calidad para el descanso del cuerpo. Lo normal, según los expertos, está entre las 7 y 8 horas, y con las mínimas interrupciones posibles.

Consigue rutinas que aminoren el estrés. Cuando somos capaces de conseguir establecer rutinas en el trabajo, en nuestro modo de vida baja nuestro estrés, ya que nuestro cuerpo y pensamiento se adaptan a ellas.

Haz deporte. Se recomienda un mínimo de 3 horas a la semana repartido entre 5 ó 6 días. Elige el deporte que más te convenga.

Haz estiramientos. En momentos de tensión, conviene realizar algún estiramiento; aunque sea sentado en la silla del despacho, ayuda a controlar la tensión.

Come lo adecuado. Huir de las comidas copiosas, principalmente en el almuerzo, pues el rendimiento intelectual no es el mismo.

Aprende a relajarte en los momentos de tensión. Es un buen instrumento para evitar el estrés y controlar las funciones vitales del cuerpo y la mente.

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Ausencia de puntualidad, método, disciplina horaria

Todo ello gira alrededor de la disciplina, y eso que parece que tenga connotaciones negativas y que se requiera la disciplina ciega del fanático. Nos referimos a la disciplina ligada al orden, a las normas, al buen hacer empresarial. Esta disciplina va ligada al orden económico, pues una persona indisciplinada afecta a la economía y a la gestión del tiempo. La disciplina entendida así tiene que ver con la impuntualidad, el desorden, la falta de método y la informalidad, que tienen costes para la empresa. Además, se actúa con poco respeto hacia los demás. Hay que empezar por dar ejemplo uno mismo si queremos que los demás actúen de manera coherente. Consecuencia de todo ello es la “táctica del mañana”. Aplicada a una tarea no pasa nada, pero empieza a ser preocupante cuando se aplaza una y otra vez la misma, o bien cuando se empiezan a acumular muchas tareas, lo cual demuestra, por un lado, que hay tareas que no gustan y, por otro, la falta de organización y método. Es necesario establecer la lista de tareas a realizar durante el día e irlas tachando a medida que se van resolviendo; de esta forma, uno se siente mejor. La impuntualidad es, frecuentemente, síntoma de una mala organización o distribución del tiempo. Cuando no hay sentido del tiempo, se planean demasiadas actividades, por lo que no se puede abarcar todo. El coste de todo ello forma parte de los “costes ocultos o fantasmas” que tienen las empresas, y es, junto con las reuniones, lo que más incide en la pérdida de tiempo. Calculemos aproximadamente el coste que puede tener un retraso de 5 minutos, 15 minutos y 30 minutos, respectivamente, en una reunión de dirección o de administración o de ventas o técnica. Personas implicadas Coste aproximado por hora de estas personas Coste del retraso de 5’___________, de 15’__________, de 30’__________ Multiplícalo por el número de reuniones del año Coste total ___________________

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Estimular la memoria con un archivo "recordatorio" Tener todo en la memoria es un atraso. La memoria la tenemos que mantener ocupada en cosas importantes. Por tanto, tenemos que utilizar pequeños trucos para ser efectivos y no dejar de hacer cosas por olvido. Hay varias áreas en las que podemos mejorar nuestra memoria y ser más efectivos en la gestión del tiempo. He aquí las grandes áreas problemáticas y las soluciones inherentes a las mismas:

• Recordar acontecimientos y fechas importantes: – Lleva una libreta, agenda o post it grande como recordatorio. – Organiza con precisión la jornada de trabajo. – Usa recordatorios “infalibles”.

• Recordar dónde se dejan las cosas: – Coloca las cosas siempre en el sitio establecido previamente. – Realiza asociaciones visuales. – Une las cosas para recordarlas.

• Evita las “distracciones”: – No defiendas el ser “distraído”. – Mantén un compromiso contigo mismo de estar más atento en las

ocasiones que importan. – Vive en el presente. – Haz listas de comprobación cuando haya cosas repetitivas. – Los post it son muy adecuados para recordarnos las cosas que

tenemos que realizar. – Motívate para recordar.

¿Cuáles de todas estas sugerencias te pueden ayudar a tener más memoria?

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Interrupciones Estamos de acuerdo en que las interrupciones son inevitables y forman parte del trabajo. Las interrupciones representan una de las principales fuentes de pérdida de tiempo, pues inciden directamente en la organización propia del tiempo ¿Por qué? Porque limitan el grado y la duración de concentración de nuestra energía. He aquí algunas soluciones útiles:

• Concédete momentos de tranquilidad. • Elige el medio más adecuado para obtenerlo (cerrar la puerta, irse a un lugar

no conocido, reservar una sala, etc.). • Saber decir no ahora. • Saber decir sí, concretando la importancia del asunto y el tiempo que se le ha

de dedicar. • No dejes que la gente se enrolle. • Cómprate un reloj de arena de tres minutos. • Ponte de pie cuando alguien te interrumpa. • Filtra las visitas y el teléfono.

¿Qué parte de tu tiempo, habitualmente, tiene su causa en interrupciones?

¿Qué haces habitualmente con las interrupciones?

De las soluciones expresadas más arriba ¿cuáles te pueden ser más útiles?

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Registro del tiempo Muchas veces terminamos el día con la sensación de: ¿dónde se me ha ido el tiempo? ¡He estado trabajando a fondo todo el rato y parece como si no hubiera hecho nada! De esta forma tomamos conciencia de que estamos malgastando el tiempo en cosas de poca importancia y que nos dejamos por el camino las tareas que realmente hacen que nuestro trabajo sea rentable. Muchas veces no somos concientes de la pérdida de tiempo, por lo que cuando pensemos que podemos mejorar, hagamos un registro del tiempo, que aunque sea sencillo nos indicará cómo vamos en este aspecto. Al principio de las auditorias, todo el mundo las temía; no obstante, con el tiempo, no solamente han sido aceptadas, sino deseadas. El por qué de este cambio viene dado por la tranquilidad de que cuando ha pasado la auditoria te dicen lo que has estado haciendo bien, que es la mayoría de cosas, y algo en lo que puedes mejorar. Con el registro del tiempo pasa exactamente lo mismo. Si determinas llevar el registro del tiempo tres semanas al año, seguramente las enseñanzas que obtendrás serán muchísimo mayores que el esfuerzo de anotarlo todo durante una semana. Si se toma como un hábito, podrás corregir aquellas pérdidas de tiempo que inevitablemente se producen y de las cuales no somos del todo conscientes. Un registro del tiempo no tiene por qué ser sofisticado, puede ser tan sencillo como el que proponemos: Semana del ____ al ____ Horario Tiempo dedicado Descripción de las

actividades cumplidas Actividades de Alto Rendimiento

¿En qué medida crees que te puede ayudar el llevar periódicamente un “Registro del Tiempo”?

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Test de trabajo para cada tarea Una forma sencilla de ganar tiempo es mediante la realización de un pequeño test para cada tarea. El funcionamiento es muy sencillo. Ante la tarea que vas a iniciar, pregúntate: ¿Es esto lo mejor y más rentable que puedo hacer en este momento? ¿Hay alguna otra tarea que me dé más rentabilidad? ¿Qué pasa si no hago esto ahora?

Si se adquiere como hábito en todas las tareas, a buen seguro que en poco tiempo habremos iniciado un buen camino para mejorar la gestión de nuestro tiempo. A continuación, elige una tarea que tengas que hacer el próximo día y aplica el test de trabajo

A la vista de los resultados, ¿cuál es tu opinión?

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Diez claves para incrementar la rentabilidad En la cotidianidad a veces nos olvidamos de la importancia de tener recordatorios que nos ayuden a reflexionar para incrementar nuestra efectividad. Aquí tenemos diez claves que en parte ya son conocidas y que nos pueden ayudar a incrementar nuestro tiempo rentable o a minimizar nuestro tiempo no rentable. Las diez claves propuestas son: 1. Concreta bien tus objetivos y tus ARC 2. Cuida de tu tiempo como una actividad rara 3. Conoce a tus ladrones del tiempo 4. No llenes tu escritorio de papeles pensando que se resolverán por sí solos 5. Concreta el tiempo que quieres dedicar a cada tarea 6. Respeta las grandes leyes sociológicas: Parkinson, Pareto, Murphy, Douglas, etc. 7. Haz reuniones eficaces 8. Busca todo aquello que te puede hacer ganar tiempo 9. Lleva periódicamente un registro del tiempo 10. Haz una vida sana, controlando tu tiempo Seguramente puedes añadir claves interesantes a esta lista o borrar otras. ¡¡¡Hazlo!!! Pon tus claves en el orden que consideres. Si están bien para ti, pon el número que le corresponda a cada frase, y si consideras que tiene que ser otra, escríbela: 1. __________________________________________________________ 2. __________________________________________________________ 3. __________________________________________________________ 4. __________________________________________________________ 5. __________________________________________________________ 6. __________________________________________________________ 7. __________________________________________________________ 8. __________________________________________________________ 9. __________________________________________________________ 10. _________________________________________________________

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Para incorporar hábitos positivos a la gestión del tiempo

Muchas veces se dice que la gestión del tiempo es un problema de actitud. Si uno es consciente de sus pérdidas de tiempo, ya da un primer gran paso; el otro es empezar a incorporar hábitos positivos en la mejora de la gestión del tiempo. Debes tener en cuenta el siguiente proceso si quieres tener éxito en la erradicación de la pérdida de tiempo:

• Tendrás que luchar contigo mismo en primer lugar. • Los hábitos son comportamientos muy arraigados y que se hacen

automáticamente. • Tienes que ser consciente de los malos hábitos. • Elije uno. • Estudia las formas de minimizarlo. • Escríbelo en forma de objetivo. • Relaciona todas las consecuencias negativas de este hábito. • Relaciona todas las consecuencias positivas de eliminarlo. • Empieza a eliminarlo y recompénsate por los pequeños logros. • Sé positivo en todo momento. • Mide tu grado de satisfacción por los logros obtenidos. • Lucha continuamente para eliminar hábitos negativos e incorporar hábitos

positivos.

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Actividad: El Gerente de Marca Eres gerente de marca de la Compañía J & E, la cual se dedica a la manufactura de productos domésticos y está localizada en Londres. Tienes que realizar un viaje urgente a la ciudad de Washington D.C. por un lapso de un mes; Tu avión sale a las 9 p.m. En este momento son las 9 de la mañana, y tienes que administrar tu tiempo de tal manera que puedas desempeñar las actividades que a continuación se detallan, antes de partir a tu destino. Si se considera necesario, algunas de las actividades que se señalan pueden ser suspendidas o delegadas. Asimismo, te recordamos que cuentas con el soporte de una secretaria para el desempeño de tus funciones. LISTA DE ACTIVIDADES DURACIÓN 1. Junta para evaluar rediseño de empaqueta- Miento con el Departamento de Ingeniería In- dustrial. (60 minutos) 2. Analizar resultados de la marca durante el último mes y dictar acciones correctivas si es necesario. (120 minutos) 3. Llamada del Gerente General solicitando informes sobre la marca. (10 minutos) 4. Reunión con el Gerente de Grupo para eva- luar proyectos en proceso. (60 minutos) 5. Reunión con el Consejo Directivo para tratar últimos detalles de tu visita a Washington. (90 minutos)

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6. Salir a comer con el Ejecutivo de Cuenta de la Agencia de Publicidad, para discutir una nue- va estrategia de comunicación. (120 minutos) 7. Llamar al proveedor “X” para darle unos cambios en el diseño del exhibidor que se está fabricando. (10 minutos) 8. Pagar tarjeta de crédito en el banco. (30 minutos) 9. Elaborar documento en el que se señale la nueva política de exhibición de la marca en el canal de autoservicios. (30 minutos) 10. Despedirte de tu familia. (10 minutos) 11. Ir a la planta para comprobar problemas de producción. (40 minutos) 12. Durante el día tendrás que realizar dis- tintas llamadas personales. (60 minutos) 13. El Gerente de Ventas de tu Compañía te informa que se encuentra con él el Gerente de Compras de Edimburgo y que se llevará a cabo una junta de trabajo en la que se discutirán distintos aspectos sobre la exhibición y material punto de venta que afecta a tu marca. (120 minutos) 14. Debes llevar, hoy mismo, documentos ur- gentes al Departamento de Finanzas. (20 minutos)

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15. Te recordamos que necesitas llegar al aeropuerto 1:30 horas antes de que salga tu avión para registrarte. El trayecto desde tu Compañía al aeropuerto dura 30 minutos. HOJA DE RESPUESTAS 1: AGENDA (INDIVIDUAL)

ACTIVIDADES A REALIZAR HORARIO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. HOJA DE RESPUESTAS 2: AGENDA (DISCUSIÓN EN GRUPO)

ACTIVIDADES A REALIZAR HORARIO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

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12. 13. 14. 15.

NOTA: No existe ninguna restricción en cuanto al orden de las actividades. Si alguna actividad aparece en esta hoja de instrucción y es omitida en la “Agenda” deberá especificarse por qué se omitió.

Está en tu mano... El Bote de Vidrio y El Café Un profesor, delante de sus alumnos de la clase de filosofía, sin decir ni una palabra, cogió un bote grande de vidrio y procedió a llenarlo con pelotas de golf. Después preguntó a los estudiantes si el bote estaba lleno. Los estudiantes estuvieron de acuerdo en decir que sí. El profesor cogió una caja llena de perdigones y los vació dentro del bote. Estos llenaron los espacios vacíos que quedaban entre las pelotas de golf. El profesor volvió a preguntar de nuevo a los estudiantes si el bote estaba lleno, y ellos volvieron a contestar que sí. Después el profesor cogió una caja con arena y la vació dentro del bote. Por supuesto que la arena llenó todos los espacios vacíos y el profesor volvió a preguntar de nuevo si el bote estaba lleno. En esta ocasión los estudiantes le respondieron con un sí unánime. El profesor, rápidamente añadió dos tazas de café al contenido del bote y efectivamente, llenó todos los espacios vacíos entre la arena. Los estudiantes reían. Cuando la risa se fue apagando, el profesor les dijo: “Quiero que os fijéis que este bote representa la vida. Las pelotas de golf son las cosas importantes como la familia, los hijos, la salud, los amigos, el amor, cosas que te apasionan. Son cosas que, aunque perdiéramos el resto y nada más nos quedase, éstas, vuestras vidas, aún estarían llenas. Los perdigones son las otras cosas que nos importan, como el trabajo, la casa, el coche... La arena es el resto de las pequeñas cosas. Si primero pusiéramos la arena en el bote, no habría espacio para los perdigones, ni para las pelotas de golf. Lo mismo sucede con la vida. Si utilizáramos todo nuestro tiempo y energía en las cosas pequeñas, no tendríamos nunca lugar para las cosas realmente importantes. Presta atención a las cosas que

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son cruciales para tu felicidad. Juega con tus hijos, concédete tiempo para ir al médico, ve con tu pareja a cenar, practica tu deporte o tu afición favorita. Siempre habrá tiempo para limpiar la casa o reparar la llave del agua. Ocúpate primero de las pelotas de golf, de las cosas que realmente te importan. Establece tus prioridades, el resto sólo es arena". Uno de los estudiantes levantó la mano y le preguntó qué representaba el café. El profesor sonrió y le dijo: “¡Me encanta que me hagas esta pregunta! El café es para demostrar que aunque tu vida te parezca llena, siempre hay un lugar para tomar dos tazas de café con un amigo."

La planificación

“Si no sé a dónde voy cualquier camino es bueno”

(Alicia en el país de las maravillas)

La planificación es el proceso formal por medio del cual se fijan objetivos concretos y se establecen procedimientos detallados para alcanzar esos objetivos. La planificación puede ser a corto y a largo plazo. Generalmente, los planes a largo plazo derivan de los objetivos a corto y medio plazo de las actividades cotidianas. Hay que elaborar planes y manejar problemas que se repiten, para evitar la necesidad de discurrir una solución cada vez que se presentan. Otros planes tienen un propósito unitario, es decir, cubren una situación que puede ocurrir sólo una vez. Dentro de una organización deben establecerse, a todos los niveles, cientos de objetivos secundarios y de planes derivados, para garantizar el cumplimiento con éxito de los objetivos principales que se fijaron.

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Planificar supone desarrollar un abanico de posibles soluciones a los problemas de modo que la dirección tenga varias alternativas. Los emprendedores altamente efectivos planifican, planifican y planifican. Constantemente se preguntan como van a enfocar sus esfuerzos y traducen esas preguntas en acciones planificadas. Esta planificación tiene diferentes formas, ya que éstas pueden ser detalladas, basadas en objetivos estratégicos, o algo tan simple como perseguir dos o tres acciones; pero lo importante es que todos ellos planifican. La inexistencia de un plan de negocios y la planificación inadecuada trae consigo una falta de previsión e impide hacer una correcta inversión del dinero que entra a la organización

Cómo Planificar Planificar consiste en determinar qué tiene que hacerse, quién debe hacerlo, cómo debe hacerlo y cuándo debe hacerse. Básicamente la planificación se realiza en tres pasos: Identificación de las áreas clave de resultado. Fijación de objetivos. Elaborar un plan de acción (incluye determinar procedimientos y asignación de

responsabilidades). El plan de acción implica:

- Determinar los procedimientos. - Asignar responsabilidades. - Establecer los estándares de control.

Planificar consiste fundamentalmente en responder a las siguientes cuestiones:

¿Qué hay que hacer? ¿Cuándo debe hacerse?

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¿Dónde debe hacerse? ¿Quién debe hacerlo? ¿Cómo debe hacerlo?

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Proceso de Planificación

1. Identificación de las Áreas de Resultado Clave

1ª FASE Identificación de los sectores de resultado clave ......... ¿qué nos interesa? 2ª FASE Fijación de objetivos ......... ¿dónde estamos? ......... ¿qué queremos?

3ª FASE Desarrollo de procedimientos ......... ¿qué hacer? ......... ¿cómo? ......... ¿dónde? ......... ¿cuándo?

......... ¿en qué tiempo? Asignación de responsabilidades ......... ¿quién lo hará? Establecer estándares de control ......... ¿cuándo se habrá alcanzado? ......... ¿hemos tenido éxito? ......... ¿por qué?

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Las áreas de resultado clave, son cada uno de los sectores en que un rendimiento positivo es vital para el éxito general del emprendedor. Son áreas o categorías esenciales para el rendimiento efectivo en la institución o empresa. Estos sectores se denominan SECTORES DE RESULTADOS CLAVE. Un rendimiento positivo incide directamente en los sectores clave. Y por tanto, contribuye al buen rendimiento total. Los Sectores de Resultado Clave son tareas que influyen de manera realmente importante sobre los beneficios, no son tareas relacionadas con actividades marginales. Deben ser identificadas como paso previo a la determinación de los objetivos Las tareas relacionadas con actividades marginales tienen poca influencia en lo que se refiere al crecimiento y resultados generales. Los Sectores de Resultados Clave influyen sobre la eficacia de cada una de las siguientes áreas: Aumentan los beneficios. Amplían los mercados. Aumentan el movimiento de capital. Añaden valor al producto. Mejoran la calidad. Reducen costos. Aumentan la satisfacción del consumidor. Mejoran el rendimiento de los trabajadores.

Cada emprendedor debería preguntarse cómo dirigir su empresa para que sus tareas incidan en los resultados clave. ¿Cuáles son los sectores esenciales en mi

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puesto de trabajo? Responder a esta pregunta eficazmente incide directamente en la rentabilidad del trabajo del emprendedor. No todas las tareas que se realizan inciden o corresponden a los Sectores de Resultados Clave. Hay que analizar las responsabilidades y seleccionarlas en función de su incidencia en los Sectores de Resultado Clave. Cada uno de los Sectores de Resultado Clave de un trabajador debe derivarse de los Sectores de Resultado Clave de la organización. Cuando un emprendedor planifica el trabajo de su equipo, identifica los aspectos o sectores de rendimiento que son de importancia vital y dentro de esos sectores establece metas tales como plazos que hay que cumplir, porcentajes de producción que deben alcanzarse, mejoras de calidad, reducción de costos, etc.

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2. Fijación de Objetivos Los objetivos marcados usualmente hacen referencia a cantidad, calidad y coste. Sin embargo, no se limitan a estos tres temas. Podrían referirse a la redistribución de un equipo, a la mejora de las condiciones de trabajo, a la introducción de nuevos productos o nuevos proyectos... etc. Los objetivos deben ser siempre concretos, coherentes y alcanzables.

Para que un objetivo sea concreto debe decir en su enunciado qué es lo que hay que realizar y cómo podrá medirse.

Para ser coherente, un objetivo debe estar de acuerdo con las políticas y objetivos generales de la organización. Tiene que estar de acuerdo en cuanto al objeto, y en cuanto a la prioridad.

Objetivos alcanzables significa objetivos realistas. Los objetivos quizá no se cumplan siempre, pero el emprendedor debe saber que es posible realizarlos. Si un objetivo es imposible de realizar, pronto nos desanimaremos y el resultado será peor que si no hubiera objetivo alguno. Pero al mismo tiempo que son alcanzables, los objetivos deben suponer un reto, y por lo tanto debemos estar dispuestos a pagar algo para conseguirlos. Deben suponer un esfuerzo.

Por último los objetivos deben tener una fecha de finalización y periodos de control en caso de objetivos a largo plazo, de esta manera se está más cerca de alcanzarlos y poder modificar acciones en caso necesario.

Características de los Objetivos

Medibles. Realistas y coherentes. Que supongan un reto. Con fecha límite. Que impliquen acción.

Objetivo: Una meta o fin a alcanzar dentro de un determinado plazo.

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Tipos de objetivos: Cuantitativos. Cualitativos.

Los objetivos deben ser en lo posible verificables, se debería medir su resultado.

Los objetivos cuantitativos no presentan mayor dificultad al establecer el sistema de medición, ya que se verifican cantidades, números, etc. Pero los objetivos cualitativos son de difícil medición, ya que median cualidades de una meta

Fijación de Objetivos Si careces de objetivos generales, reaccionarás ante los problemas según la impresión del momento, haciendo lo que parece apropiado en ese instante, pero no verás los caminos que podrían llevar, a largo plazo, a beneficios importantes. Robert H. Schaffer hablaba de la potencia que tienen unos objetivos inspiradores, claramente establecidos e imaginativos, para obtener un rendimiento extraordinario de las personas, y del poder de esos objetivos para contribuir a que los grupos combinen sus esfuerzos y produzcan resultados de conjunto que vayan mucho más allá de la simple suma de sus capacidades aisladas.

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3. Desarrollo de Procedimientos Realizar El Plan de Acción Una vez hemos definido los objetivos y los sectores de resultado clave debemos elaborar un plan de acción siguiendo los siguientes pasos: Determinar procedimientos. Determinar responsables. Establecer estándares de control. El proceso de determinar los procedimientos equivale a decir cómo será cumplido el objetivo del plan. Esencialmente, es un proceso en cuatro etapas: Definición de actividades. Establecimiento de tiempos. Revisión de los recursos. Determinación de los lugares.

En cuanto a la asignación de responsabilidades, debe elegirse al personal mejor cualificado para la tarea. Y por último, es esencial que tu plan contemple unos estándares de control, en tiempos y resultados esperados.

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Orientaciones en planificación

Asegúrate de que tus planes tienen por base los objetivos de la organización que quieres emprender y están de acuerdo con ellos. Como los actos tienen más peso que las palabras, demuestra tus pensamientos actuando.

Todo plan debe relacionarse con el rendimiento de cada puesto de trabajo. Sé tan concreto como sea posible. No te olvides de demostrar que el rendimiento de cada puesto individual está en relación con el plan general de trabajo. Muestra que el esfuerzo total lleva al cumplimiento de las metas individuales y de grupo. El plan debe utilizarse para crear una acción concreta en el lugar de trabajo.

Siempre que sea posible, formula los planes en términos concretos, precisando unidades de producción, cifra de ventas, unidades de producto, cartas escritas a máquina, reducción del porcentaje de unidades rechazadas por la inspección, etc. Cuanto más específicas y concretas sean tus metas, mejor.

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Actividad: Gestión de tareas

La oficina donde debes pagar los impuestos cierra a las 10 horas. Los comercios y el correo cierran a las 12 horas y la papelería abre después de las 11 horas. El recorrido debe hacerse a pie. Las tareas son las siguientes: 1.- Llevar un certificado a la Notaría 2.- Recoger una impresora en el taller 3.- Ingresar dinero en el Banco 4.- Enviar un paquete de 10 kg. por correo 5.- Pagar los impuestos en la oficina 6.- Comprar material de papelería 7.- Visitar a un nuevo proveedor 8.- Esperar unos clientes que llegan a la estación a las 12.30 9.- Comprar un libro de Gestión de Organizaciones 10.- Comprar portátiles para el negocio

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Hoja de Tareas:

ESTACIÓN

NOTARÍA

BANCO

LIBRERÍA

TALLER

PAPELERÍA

OFICINA

CORREOS

PROVEEDOR TIENDA INFORMÁTICA

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Está en tu mano... El Hachero Esforzado

Había una vez un hachero que se presentó a trabajar en una maderera. El sueldo era bueno y las condiciones de trabajo mejores aún y así, el hachero se decidió a hacer un buen papel. El primer día se presentó el capataz, quien le dio un hacha y le designó una zona. El hombre, entusiasmado, salió al bosque a talar. En un solo día cortó 18 árboles. -Te felicito -dijo el capataz- Sigue así. Animado por las palabras del capataz, el hachero se decidió a mejorar su propio desempeño al día siguiente, así que esa noche se acostó bien temprano. A la mañana se levantó antes que nadie y se fue al bosque. A pesar de todo el empeño no consiguió cortar más que quince árboles. Me debo haber cansado, pensó, y decidió acostarse con la puesta del sol. Al amanecer se levantó y decidió batir su marca de dieciocho árboles. Sin embargo no llegó ni a la mitad. Al día siguiente fueron siete, luego cinco, y el último día estuvo toda la tarde tratando de derribar el segundo árbol. Inquieto por el pensamiento del capataz, el hachero se acercó a contarle lo que le estaba pasando y a jurarle y perjurarle que se esforzaba al límite de desfallecer. El capataz le preguntó: -¿Cuándo afilaste tu hacha por última vez? -¿Afilar? No tuve tiempo de afilar, estuve muy ocupado cortando árboles.

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Fin del Trayecto... Para finalizar este módulo y reflexionar sobre lo que hemos trabajado en él, veremos un video que resume el espíritu emprendedor.

El viaje continúa....