myy.haaga-helia.fimyy.haaga-helia.fi/.../virtuaalialmo/word/word2013ohje.docx · web viewword...

MS Word 2013

HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje

RN 12.5.2023

Sisällys

1 Asiakirjan asetukset..............................................................................................................1

1.1 Reunukset.....................................................................................................................1

1.2 Tulostussuunta..............................................................................................................1

1.3 Viivain............................................................................................................................2

1.4 Sarkaimet......................................................................................................................2

1.5 Riviväli...........................................................................................................................2

1.6 Tyhjä rivi tekstin ylä- ja alapuolella...............................................................................2

1.7 Vasen sisennys.............................................................................................................2

1.8 Riippuva sisennys.........................................................................................................2

1.9 Kirjasin..........................................................................................................................2

1.10 Ylä- ja alaindeksi...........................................................................................................2

1.11 Ajatusviiva.....................................................................................................................2

1.12 Ohjausmerkit.................................................................................................................3

1.13 Tilapalkki.......................................................................................................................3

2 File-valintanauha...................................................................................................................3

2.1 Tallenna eri nimellä tai tiedostomuodossa....................................................................3

2.2 Tallennusasetukset.......................................................................................................3

3 Tunnisteet..............................................................................................................................3

3.1 Ylätunniste....................................................................................................................3

3.2 Alatunniste....................................................................................................................4

3.3 Tiedoston lisääminen asiakirjaan..................................................................................4

4 Rakenneosat.........................................................................................................................4

4.1 Ylätunnisteen tallennus rakenneosaksi.........................................................................4

5 Tekstin kopiointi ja siirtäminen..............................................................................................4

6 Asiakirjan kieliasu..................................................................................................................5

6.1 Tavutus.........................................................................................................................5

6.2 Oikeinkirjoitus ja kielioppi..............................................................................................5

6.3 Automaattinen korjaus..................................................................................................5

7 Liikkuminen asiakirjassa........................................................................................................5

7.1 Siirry-toiminto................................................................................................................6

7.2 Näppäinkomentoja siirtymiseen....................................................................................6

7.3 Etsi/korvaa....................................................................................................................6

8 Palstat...................................................................................................................................6

8.1 Palstojen tasaus............................................................................................................6

9 Taulukot.................................................................................................................................6

9.1 Taulukon lisääminen.....................................................................................................6

HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje

RN 12.5.20239.2 Taulukon muotoilut........................................................................................................6

10 Kuvat.....................................................................................................................................6

11 Kuviot....................................................................................................................................7

12 Valmiit kuviot, kaaviot, WordArt, SmartArt, Anfangi ja symbolit............................................7

13 Tyylit......................................................................................................................................7

13.1 Tyylin käyttö..................................................................................................................7

13.2 Tyylillä muotoiltujen tekstien valinta ja tyylin korvaaminen...........................................8

13.3 Tyylin muokkaaminen...................................................................................................8

13.4 Kuvaotsikot....................................................................................................................8

14 Sisällysluettelo.......................................................................................................................9

14.1 Osan vaihto...................................................................................................................9

14.2 Sivun vaihto...................................................................................................................9

14.3 Erilainen ylä- tai alatunniste........................................................................................10

14.4 Sivunumerointi alkaen tietyltä sivulta..........................................................................10

14.5 Otsikoiden numerointi.................................................................................................11

14.6 Numeroimaton otsikko................................................................................................11

14.7 Sisällysluettelon lisääminen........................................................................................11

14.8 Sisällysluettelon päivitys.............................................................................................12

15 Ristiviitteet...........................................................................................................................12

HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 1 (12)

RN 12.5.2023

Word 2013-ohjelmaikkunan osia

1 Asiakirjan asetuksetSuomen Standardisoimisliiton julkaisema Standardi SFS 2487 sisältää ohjeet asiakirjan tunnistetiedoista ja tekstin vakioasettelusta.

Hyvä tapa on tehdä asiakirjat voimassa olevan standardin mukaisesti. HAAGA-HELIAssa on laadittu ohjeet harjoitustöiden kirjoittamiseen (ohje perustuu standardiin), raportin laatimiseen sekä opinnäytetyön kirjoittamiseen. Tämän ohjeen tiedot perustuvat SFS 2487 -standardiin.

1.1 Reunukset

Asiakirjan marginaalit ovat seuraavat: ylämarginaali 1 cm, vasen 2 cm, ala vähintään 1 cm ja oikea 1 - 1,5 cm. Marginaalit laitetaan Page Layout –valintanauhasta > Margins > Custom Margins. Oletusmarginaalit asetetaan kohdasta Set As Default.

1.2 Tulostussuunta

Page Layout >Orientation > Portrait (pysty) tai Landscape (vaaka).

1.3 Viivain

Viivaimen saa esille View-valintanauhan Ruler-painikkeesta.


RN 12.5.20231.4 Sarkaimet

Sarkaimet näkyvät viivaimessa. Sarkaimet voi asettaa suoraan hiirellä napsauttamalla viivaimen päällä tai Page Layout > Paragraph-ryhmän avainpainikkeesta (oikeasta alanurkasta) > Tabs.

1.5 Riviväli

Home > Paragraph-ryhmän avainpainike > Line Spacing tai Page Layout > Paragraph-ryhmän oikeasta alanurkasta > Line Spacing.

1.6 Tyhjä rivi tekstin ylä- ja alapuolella

Home > Paragraph-ryhmän avainpainike > Spacing > Before- ja After- kohdissa voidaan määritellä tekstin ylä- ja alapuolelle tyhjäksi jätettävä tila. Kun käytetään riviväliä 1, kohdissa tulee olla 0 pt.

1.7 Vasen sisennys

Vasen sisennys sisentää koko kappaleen vasemmalta Ctrl + M. Sisennyksen poisto tapahtuu Ctrl + Vaihto + M tai Home > Paragraph-ryhmän avainpainike > Indentation > Left 4,6 cm. Asiakirjoissa teksti sisennetään kohtaan 4,6 cm.

1.8 Riippuva sisennys

Riippuvassa sisennyksessä teksti sisentyy niin, että Enter-näppäimellä kursori palaa takaisin vasempaan reunaan. Jokaisen kappaleen alussa teksti sisennetään sisennettävään kohtaan sarkainnäppäimellä.

Riippuva sisennys laitetaan Ctrl + T tai Home > Paragraph-ryhmän avainpainike > Special > Hanging By 4,6 cm. Asiakirjoissa teksti sisennetään kohtaan 4,6 cm. Riippuva sisennys poistetaan Ctrl + Vaihto + T.

1.9 KirjasinOletuskirjasin laitetaan Home > Font-ryhmän avainpainike > Valitaan kirjasin ja määritellään oletuskirjasimeksi Set As Default.

1.10 Ylä- ja alaindeksi

Kirjoita teksti ja valitse ennen indeksiä Home > Font-ryhmästä joko Superscript tai Subscript.

1.11 Ajatusviiva

Ajatusviivaa käytetään virkkeissä välimerkkinä, rajakohtia ilmaistaessa (2–5 metriä) tai osoittamaan poisjätettyä tekstinosaa. Ajatusviiva lisätään tekstiin joko näppäinyhdistelmällä Ctrl+- tai Alt +0150 (molemmissa käytetään numeronäppäimistöä). Yhdysmerkkiä käytetään puolestaan tavuviivana ja yhdyssanoissa.

1.12 Ohjausmerkit

Ohjausmerkit saa näkyviin Home > Show /Hide. Ohjausmerkit eivät näy tulostettaessa.


RN 12.5.2023

1.13 Tilapalkki

Kuvaruudun alareunan tilapalkissa näkyy tietoja esillä olevasta asiakirjasta (sivujen määrä, sanojen määrä, etäisyys yläreunasta jne.). Näkyvät tiedot voi itse valita tilapalkin päällä hiiren oikealla painikkeella.

2 File-valintanauha

Ensimmäisenä valintanauhana on File, jonka alta löytyvät monet perustoiminnot: tallennus, asiakirjan avaaminen uusi asiakirja, asiakirjan sulkeminen, tietoa asiakirjasta, aiemmin tehtyjä asiakirjoja, uusi asiakirja, tulostus ja lähetys sähköpostiin tai internetiin.

2.1 Tallenna eri nimellä tai tiedostomuodossa

File > Save as tai Save as. Kohdasta Save as type voi valita tallennusversion.

2.2 Tallennusasetukset

File-valintanauhasta Options-kohdasta Save-välilehden alta löytyvät tallentamiseen liittyvät asetukset, kuten oletustallennusmuoto sekä kuinka usein suoritetaan automaattinen tallennus. Options-kohdasta löytyy monia muitakin asetuksia esim. Quick Access Toolbar -kohdasta voi muokata pikatyökaluja.

3 Tunnisteet

3.1 Ylätunniste

Insert > Header > Edit Header > Poista ylätunnisteesta ylimääräiset sarkaimet (vedä hiirellä alaspäin ja pudota) ja kirjoita ylätunnistetiedot (asiakirjan nimi kohtaan 9,2 cm). Juokseva sivunumero (sarkainkohtaan 16,1 cm) laitetaan kohdasta Header & Footer Tools/Insert > Page Number > Current Position > Plain Number. Juoksevan sivunumeron jälkeen laitetaan välilyönti ja sulkuihin kokonaissivumäärä. Kokonaissivumäärä löytyy Header & Footer Tools /Insert > Quick Parts > Field > NumPages. Päiväys tulee riville 4 sarkainkohtaan 9,2 cm (Header & Footer Tools/Insert > Date and Time) ja sen jälkeen laitetaan ylätunnisteeseen kolme tyhjää riviä, jolloin vastaanottajatiedot tai varsinainen teksti (myös seuraavilla sivuilla) alkavat aina oikeasta kohdasta.


RN 12.5.2023

Kuva 1. Ylätunniste

3.2 Alatunniste

Insert > Footer > Edit Footer, poista tarvittaessa ylimääräiset sarkaimet (vedä hiirellä ala ja ”pudota”) ja laita alkuun kolme tyhjää riviä. Kirjoita osoite ja muut tiedot sarkainkohtiin. Alatunnisteen kirjainkoko voi olla 1 - 2 pistettä pienempi kuin asiakirjan tekstin. Viiva tekstin ja alatunnisteen väliin saadaan Home > Paragraph-ryhmästä Borders > Bottom/Top Border.

3.3 Tiedoston lisääminen asiakirjaan

Insert > Object > Text from File.

4 Rakenneosat

Rakenneosat ovat valmiita asiakirjan osia, joita voidaan käyttää tavallisissa asiakirjoissa ja malleissa. Esim. ylä- ja alatunnisteet ovat tyypillisiä rakenneosia.

4.1 Ylätunnisteen tallennus rakenneosaksi

Kirjoita ylätunnisteen tiedot ja aktivoi teksti > Insert > Quick Parts > Save Selection to Quick Part Gallery. Kirjoita rakenneosan nimi Name-ruutuun. Valitse valikoimaksi Headers ja luokaksi General. Hyväksy oletustallennussijainti.

Kun ylätunnistetta tarvitaan, valitaan Insert > Header > oma malli on valmiiden mallien lopussa.

5 Tekstin kopiointi ja siirtäminen

Kopioinnissa teksti aktivoidaan > Copy (Ctrl + C) > Paste (Ctrl + V). Kun teksti halutaan siirtää, aktivoidaan teksti > Cut (Ctrl + X)> Paste (Ctrl + V).

6 Asiakirjan kieliasu

6.1 Tavutus


RN 12.5.2023Oletuksena tavutus ei ole käytössä. Tavutus otetaan käyttöön Page Layout-välilehdeltä > Page Setup > Hyphenation > Automatic tai Hyphenation Options > rastita kohta ”Automatically hyphenate document”.

Kun tekstiin laitetaan molempien reunojen tasaus, on tärkeää, että teksti on tavutettu hyvin. Usein on tarpeellista lisätä itse tavuviivoja, jotta sanojen väleihin ei jää suuria välejä. Valitse seuraavan rivin ensimmäisen sanan ta-vutuskohta ja lisää siihen itse tavuviiva Ctrl + tavuviiva. Tavuviiva poistuu automaattisesti, jos tekstiä muokataan ja tavuviiva on tarpeeton.

6.2 Oikeinkirjoitus ja kielioppi

Oletuksena Word näyttää virheellisesti kirjoitetut sanat punaisella alleviivauksella, jonka kohdalla avattavasta (hiiren oikea puoli) pikavalikosta voi tarkistaa ohjelman korjausehdotukset. Jos sopiva korjaus löytyy, valitaan se, jolloin virhe korjataan tekstiin.

Kieliasu voidaan tarkistaa myös, kun koko asiakirja on valmis. Tarkistuksen voi aloittaa mistä kohtaa tekstiä tahansa F7-painikkeella tai Review > Spelling and Grammar > Not in Dictionary-kohdassa ovat punaiset sanat, jotka eivät ole sanastossa, Suggestions-luettelossa tarjotaan vaihtoehtoja sanalle. Jos vaihtoehtoja ei ole, kirjoitetaan uusi sana vanhan päälle ja valitaan Change. Change All korjaa tekstissä olevat kaikki samat sanat. Ignore-painikkeella ohitetaan korjausehdotus ja Ignore All -panikkeella ohitetaan tekstissä olevat kaikki vastaavat kohdat.

Kielioppivirheet näkyvät vihreällä alleviivauksella. Myös kieliopin korjausehdotukset näkee pikavalikossa.

Asiakirjan oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheitä voidaan käsitellä myös napsauttamalla tilarivillä näkyvää kieliasun tarkistuksen kuvaketta, mikäli se on näkyvissä. Tällöin avataan pikavalikko, jossa on korjausehdotus tai selitys tekstikohdistinta lähinnä olevalle virheelle. Kuvakkeen uusi napsautus tuo näkyviin korjausehdotuksen seuraavalle virheelle jne.

Kieliasuun liittyvät korjausasetukset löytyvät File > Options > Proofing-työkalut.

6.3 Automaattinen korjaus

Automaattisia korjauksia voidaan määritellä File > Options > Proofing > AutoCorrect Options.

7 Liikkuminen asiakirjassa

7.1 Siirry-toiminto

Home-valintanauha > Editing-ryhmässä Find > Go To > Go To –välilehti > valitse esim. Page ja anna sivun numero.

7.2 Näppäinkomentoja siirtymiseen

Ctrl + Home – asiakirjan alkuunCtrl + End – asiakirjan loppuun


RN 12.5.2023Ctrl + Page Up – edellisen sivun alkuunCtrl + Page Down – seuraavan sivun alkuunVaihto + F5 – edelliseen tekstin muokkauskohtaan.

7.3 Etsi/korvaa

Etsi ja korvaa -toiminnon avulla voidaan etsiä merkkijono tai korvata se tarvittaessa toisella.

Home-valintanauha Find tai Replace > Find What, kirjoita etsittävä merkkijono Find What -ruutuun. Kirjoita Replace with –kohtaan korvaava ilmaus. More-painikkeesta saat lisävalintoja.

8 Palstat

Valitse tekstin kohdalla Page Layout-valintanauha > Columns > valitse palstojen määrä.

8.1 Palstojen tasaus

Palstat voidaan tasata niin, että siirretään tekstiä toiseen palstaan. Kohdistin laitetaan kohtaan, mikä halutaan siirtää seuraavalle palstalle > Ctrl + Vaihto + Enter tai Page Layout > Breaks > Column.

9 Taulukot

9.1 Taulukon lisääminen

Insert-välilehti > Table. Aktivoi tarvittava määrä rivejä ja sarakkeita.

9.2 Taulukon muotoilut

Kun taulukko on tehty ja kohdistin on taulukon sisäpuolella, tulee valintanauhariville Table Tools > Design ja Layout. Layout-valintalehdeltä lisätään, poistetaan, yhdistetään ja jaetaan rivejä ja sarakkeita.

Design-välilehdellä on taulukon muotoiluun tarvittavia työkaluja.

Taulukossa liikutaan joko nuolinäppäimillä tai sarkain (Tab)-näppäimellä.

10 Kuvat

Kuvat lisätään Insert-välilehdeltä > Picture > haetaan kuva tietokoneelta tai Officen Online-sivuilta Insert > Online Pictures > Insert Pictures > kirjoitetaan hakusana.

Kun kuva on aktiivinen, valintanauhoihin tulee Picture Tools -työkalut. Wrap Text -kohdasta valitaan sopiva tekstin rivitys, jolloin kuva pysyy paikallaan tai sen voi helposti siirtää tekstiin oikeaan paikkaan.

Kuvan väritys voidaan vaihtaa Picture Tools > Color. Valinnoista löytyy mm. vesileima eli Washout.


RN 12.5.202311 Kuviot

Erilaisia valmiita kuvioita löytyy kohdasta Insert > Shapes. Valitaan kuvio ja piirretään se hiirellä oikeaan kohtaan.

Kun kuvio halutaan kopioida samalle kohdalle vertikaalisesti tai horisontaalisesti, vedetään se hiirellä Ctrl + Vaihto -näppäimet alhaalla.

Kuvioon voi kirjoittaa tekstiä.

Useita kuvioita saa aktiiviseksi valitsemalla ne Vaihto-näppäintä alhaalla pitäen.

Kuvioiden värejä voi muuttaa Drawing Tools > Shape Styles -työkalut.

Kuvioiden sijaintia tai paikkoja voi tasata tai siirtää kohdasta Drawing Tools > Arrange-ryhmä > Align.

12 Valmiit kuviot, kaaviot, WordArt, SmartArt, Anfangi ja symbolit

Insert-valintanauha> Shapes, SmartArt, Chart, WordArt, DropCap (anfangi eli kappaleen alussa oleva iso kirjain) tai Symbol

Lisää elementtejä SmartArt-kuvioihin saa SmartArt Tools > Design > Add Shape.

13 Tyylit

13.1 Tyylin käyttö

Tekstin muotoilussa voidaan käyttää valmiita tyylejä. Tyylejä voi myös muokata itse omaan käyttöön sopiviksi. Sisällysluettelon tekeminen edellyttää otsikkotyylien käyttöä.

Haluttu tyyli valitaan otsikkoon tai tekstiin klikkaamalla tekstin alkuun > Home-valintanauha > valitaan Styles-vaihtoehdoista esim. Heading 1 tai Heading 2.

Mikäli sama tyyli valitaan peräjälkeen useampaan paikkaan, valinnan voi tehdä F4-painikkeella.

13.2 Tyylillä muotoiltujen tekstien valinta ja tyylin korvaaminen

Avataan pikavalikko (hiiren oikea puoli) tyylin päällä Styles-ryhmässä. > Select All (valitaan kaikki esiintymät). Kaikki samalla tyylillä tehdyt tekstit on nyt valittu. Valitaan tyylivaihtoehdoista uusi tyyli.

13.3 Tyylin muokkaaminen

Tyylejä voi muokata. Avaa pikavalikko Styles-pikatyylivaihtoehdoista oikean tyylin päällä > Modify > Format > muutoksia voi tehdä mm. kirjasimeen, kappale-, sarkain-, reunus- ja numerointimäärityksiin.


RN 12.5.2023

Kuva 2. Tyylin muokkaaminen

Tyylejä voi muokata myös seuraavasti: Laita kohdistin sellaisen tekstin päälle, jossa on muutettava tyylin malli jo voimassa. Home > mene Styles –ryhmän oikean vaihtoehdon päälle > hiiren vasen puoli >Update xxx to Match Selection.

13.4 Kuvaotsikot

Taulukoille, kuvioille ja kuville lisätään kuvaotsikot. Taulukon otsikko tulee taulukon yläpuolelle ja kuvioiden ja kuvien otsikot niiden alapuolelle.

References-valintanauha > Insert Caption > Label-kohdasta valitaan oikea vaihtoehto tai New Label -kohdasta kirjoitetaan uusi vaihtoehto > Ok. Ohjelma numeroi taulukot, kuviot ja kuvat omiksi numerosarjoiksi. Numeron jälkeen tulee piste ja kirjoitetaan otsikko. Jos kuva/taulukko jne. on aktivoitu ennen otsikon lisäämistä, voi otsikon sijainnin valita kohdasta Position.

Kuva 3. Tyylin muokkaaminen


RN 12.5.2023

Kansilehti

Osa 1

Sisällys-luettelo

Varsinai-nen teksti alkaaOsa 2

Teksti jat-kuu

Sivun vaihto Osan vaihto Osan vaihto

Liitteet

Osa 3

Kuva 4. Kuvaotsikko

14 Sisällysluettelo

14.1 Osan vaihto

Sisällysluetteloa varten lisätään uusi sivu tekstin alkuun Page Layout > Breaks > Section Breaks: Next Page.

Opinnäytetyöt ja muut raportit voivat jakautua osiin esimerkiksi seuraavasti:

Kuvio 1. Raportin osajakoesimerkki

14.2 Sivun vaihto

Ctrl + Enter tai Page Layout > Breaks > Page

14.3 Erilainen ylä- tai alatunniste

Asiakirjaan voidaan laittaa erilainen ylä- tai alatunniste eri sivuille. Asiakirja jaetaan osiin käyttämällä osan vaihtoa Page Layout > Breaks > Next Page.

Lisätään tunniste esim. asiakirjan toiselle sivulle. Ylä- tai alatunnisteessa valitaan Header and Footer Tools -työkaluista Link To Previous -kohdasta yhteys edelliseen tunnisteeseen pois. Sen jälkeen voidaan tehdä erilainen tunniste.

Kuva 5. Yhteys edellisiin tunnisteisiin


RN 12.5.2023

14.4 Sivunumerointi alkaen tietyltä sivulta

Lisätään sivunumerointi alatunnisteeseen Header & Footer Tools > Page Number > Current Position > Plain Number. Numerointi saadaan alkamaan halutusta numerosta Page Number > Format Page Numbers > Start at.

Kuva 6. Sivunumeroinnin alkaminen

14.5 Otsikoiden numerointi

Määritellään tekstin otsikot otsikkotyyleillä Heading 1, Heading 2 jne. Otsikoiden numeronniksi valitaan Home > Paragraph-ryhmästä Multilevel List -työkalusta oikea numerointivaihtoehto.


RN 12.5.2023

Kuva 7. Otsikkotyylien numerointi

Tarvittaessa otsikkotyylejä muokataan.

14.6 Numeroimaton otsikko

Raporteissa ja opinnäytetöissä sekä Lähteet- että Liitteet-otsikot ovat mukana sisällysluettelossa, mutta niissä ei ole otsikkonumerointia. Lähteet- ja Liitteet-otsikot saadaan sisällysluetteloon laittamalla niille otsikkotyyli Heading 1. Liite 1, Liite 2 jne. saadaan sisällysluetteloon laittamalla niille otsikkotyyli Heading 2. Numeroinnit otetaan pois Home > Paragraph-ryhmä > Multilevel List -kohdasta.

14.7 Sisällysluettelon lisääminen

Lisätään sisällysluettelo References > Table of Contents> valitaan valmis malli tai Insert Table of Contents.

Sisällysluettelo koostuu useasta tyylistä TOC1, TOC 2 jne. Jos halutaan muutoksia asetteluihin, ne tehdään tyyleihin.

14.8 Sisällysluettelon päivitys

Sisällysluettelon yläpuolelta tai hiiren oikealta puolelta valitaan Update Table. Voidaan päivittää sivunumerot tai koko sisällysluettelo.

15 Ristiviitteet


RN 12.5.2023Ristiviitteellä voidaan tekstissä viitata dokumentin eri kohtiin, kuten otsikoihin, kuviin, taulukoihin ja kuvioihin sekä muihin numeroituihin kohtiin. Ristiviitteellä viitataan sen sivun numeroon, jolla viittauksen kohde sijaitsee, kuvan, taulukon tai kuvion numeroon tai kuvaotsikkoon.

Sivunumero tai kuvan, taulukon tai kuvion numero voi muuttua tekstin muokkauksen yhteydessä, mutta ristiviite päivittää tekstiin oikein numeroinnin.

Mennään tekstin kohtaan, johon viittaus halutaan laittaa. Insert > Cross-reference. Valitse asiakirjan kohta, johon viittaat eli viittauksen tyyppi ja viittaus, esimerkiksi sivunumero.

Kuva 8. Ristiviite

myy.haaga-helia.fimyy.haaga-helia.fi/.../virtuaalialmo/word/word2013ohje.docx · web viewword...

Documents