naar een papierarm kantoor
DESCRIPTION
Presentatie op het congres “Document en Workflow management “ te Hoevelaken (NL) op 24 maart 2011 georganiseerd door HeliViewTRANSCRIPT
![Page 1: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/1.jpg)
Hoe bereik ik een papierloos kantoor?
Bruno JeurissenAfdelingshoofd Bedrijfsinformatie
Vlaamse Maatschappij voor WatervoorzieningVooruitgangstraat 189B-1030 BrusselBelgië
![Page 2: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/2.jpg)
Drivers for ECM
VMW = gekleurd gebied in Vlaanderen170 Gemeenten
WEST-VLAANDEREN
OOST-VLAANDEREN
VLAAMS-BRABANT
LIMBURG
![Page 3: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/3.jpg)
![Page 4: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/4.jpg)
Beweegredenen voor ECM – vroeger (1)
> 1998 invoering ISO 14001 – MILIEUZORGSYSTEEM> 1999 - 2000 Life-project ISO & EMAS> Noodzaak tot opmaken van procedures en
instructies voor milieuzorg> Versiebeheer en papierloos werken> Keuze voor Webiso (één workflow)
![Page 5: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/5.jpg)
Kwaliteit
Veiligheid/welzijn
Milieu
IKZIKZ
Info
![Page 6: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/6.jpg)
februari 2010Informatiebeheer en data omzetten in kennis!
Integraal zorgsysteem
BZN
![Page 7: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/7.jpg)
Beweegredenen voor ECM – vroeger (2)
> 2001 :wens tot invoering IKZ en ISO 9001> Noodzaak tot opmaken van procedures en
instructies voor het hele bedrijf (6 handboeken)> Keuze voor Webiso
![Page 8: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/8.jpg)
Beweegredenen voor ECM – vroeger (3)
> 2005 : intranet met DMS en CMS> Als “suggestie van een externe consultant”> Als “backup” voor Webiso> Belangrijke documentenstromen (RVB en DIG)> Keuze voor OpenIMS (onbeperkt aantal workflows)
![Page 9: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/9.jpg)
Beweegredenen voor ECM - vandaag
> zoeken> versiebeheer> nog meer gebruik van workflows bij DMS> kennisbeheer> anders werken (oa. telewerken)> papierarm werken> rapportering omtrent documenten in DMS> meer mailen met hyperlinks zonder bijlagen> anders en minder archiveren
![Page 10: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/10.jpg)
Uitdagingen voor de nabije toekomst
> Bedrijfswoordenboek> Digitale postkamer> Bedrijfsprocesbeheer – vereenvoudiging> Koppeling DMS aan andere
informaticatoepassingen (contractbeheer, adresbeheer, kwaliteitszorg, bedrijfsprocessen…)
> Continu change management ! !
![Page 11: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/11.jpg)
Slaagkansen voor papierarm werken vergroten door …
> Duidelijke visie> Dringende of dwingende behoefte> Continue begeleiding en opleiding> Geen kopie van bestaande
toestand> Vernieuwing pas gedragen als ze
voordelen voor gebruiker inhoudt
![Page 12: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/12.jpg)
Voordelen
• Samenwerken• Kennisdelen• Kennisbeheer• Papierarm werken• Kleiner kantoor nodig• Snelheid
• ROI nooit echt berekend
![Page 13: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/13.jpg)
Nadelen
• Change management• Langzaam veranderingsproces• Meer op computer werken• RSI-klachten• Snelheid
![Page 14: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/14.jpg)
![Page 15: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/15.jpg)
Life demonstratie OpenIMS
> Intranet op basis van CMS> Werkstromen in DMS> Vooruitblik digitale postkamer
![Page 16: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/16.jpg)
Concreet voorbeeld van stroomversnelling ….
![Page 17: Naar een papierarm kantoor](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022052621/55860974d8b42a81638b4bcd/html5/thumbnails/17.jpg)
Project informatiestromen : aanpak
> Bedrijfsprocessen in kaart brengen> Opruimen en afvoeren> Scannen en archiveren> Aanpak formulieren> Inkomende post verminderen> Beter werken met DMS en E-mail> opleiding – opleiding - opleiding> Digitale postkamer