nabavka - vps.ns.ac.rs · pojam i znaČaj nabavke u proizvodnom preduzeću, nabavka predstavlja...
TRANSCRIPT
Pojam i značaj nabavke
Ciljevi i zadaci nabavke
Organizacija nabavne službe
Unutrašnja organizacija nabavke
Odnos nabavke i drugih funkcija
Poslovna politika nabavke
Troškovi nabavke
Planiranje nabavke
Kadrovi u nabavci
Metode i kanali nabavke
Evidencija nabavke
Analiza nabavke
Elektronske reverzne aukcije
2
Teme
obrađene
u delu
Nabavka 1.
POJAM I ZNAČAJ NABAVKE
Tokom poslednje četiri decenije nabavka doživljava transformaciju
od administrativne, preko taktičke, do veoma važne strateške
funkcije u razvoju preduzeća
Rastuću ulogu nabavke uslovili su brojni faktori (naftna kriza,
inflacija, rast cena sirovina, manjak retkih resursa...)
80-ih godina XX veka, troškovi nabavke su činili 40% ukupnih
troškova, a danas skoro 60%
Tradicionalno shvatanje nabavke (koncentrisano na jeftine
dobavljače) zamenjeno strategijom koja je zasnovana na kvalitetu i
razvijanju dugoročnih odnosa sa dobavljačima i usmerena na
neprestano poboljšanje kvaliteta proizvoda i snižavanje troškova
3
POJAM I ZNAČAJ NABAVKE
U proizvodnom preduzeću, nabavka predstavlja skup
aktivnosti, mere i zadatke koji se obavljaju radi
kupovanja (nabavke) materijala za reprodukciju,
mašina, uređaja, pribora i alata, kako bi se
nesmetano odvijao proces rada (prva metamorfoza
novca u robu, početna robna faza procesa reprodukcije)
U trgovačkom preduzeću, nabavka predstavlja
početnu fazu razmene i podrazumeva kupovinu
(nabavku) proizvoda koji uglavnom služe za dalju
prodaju
4
POJAM I ZNAČAJ NABAVKE
Nabavka obezbeđuje kontinuitet procesa reprodukcije
Povezuje proizvodnju i tržište
Često mora na tržištu da odluči o izboru adekvatnih zamena u
odnosu na zahteve (nabavka supstituta)
Da bi nabavka bila rentabilna mora voditi računa o optimalnim
količinama i zalihama; ekonomičnost postiže iznalaženjem jeftinijih
dobavljača i materijala i pokrivanjem troškova nabavke rabatom
Doprinosi boljem imidžu preduzeća ako ima dobar odnos sa
dobavljačima, korektno prima i predaje nabavljenu robu, redovno
komunicira sa tržištem nabavke, vodi računa da se obaveze prema
dobavljačima uredno izmiruju
5
CILJEVI I ZADACI NABAVKE
Ciljevi nabavke moraju biti usklađeni sa ciljevima
preduzeća
Osnovni cilj nabavke je redovno snabdevanje
proizvodnje uz što niže troškove - pravi materijal u
pravoj količini, pod pravim uslovima, u pravo vreme, iz
pravih izvora, sa pravom uslugom, na pravom mestu
Izvedeni (derivatni) ciljevi nabavke:
1. Rentabilne i ekonomične nabavke
2. Držanje zaliha na optimumu
3. Minimalni troškovi nabavke
6
CILJEVI I ZADACI NABAVKE
Zadaci koje nabavka treba da izvrši:
1. Prikupljanje i analiza informacija internog i eksternog karaktera
2. Permanentno istraživanje tržišta nabavki
3. Prosleđivanje informacija sa tržišta drugim službama u preduzeću
4. Izbor najpovoljnijih dobavljača
5. Formulisanje dugoročne strategije nabavki
6. Podizanje stepena likvidnosti preduzeća
7
ORGANIZACIJA NABAVNE SLUŽBE
Treba da bude kompatibilna organizaciji preduzeća
Model organizacije traje dok traju okolnosti koje su bile premisa za njegovo postavljanje (menja se u cilju adaptiranja novim okolnostima)
Osnovne grupe faktora koji utiču na organizaciju nabavne službe:
1. interni (na njih projektanti organizacije uglavnom mogu uticati)
2. eksterni (su složeniji i na njih projektanti organizacije uglavnom ne mogu uticati)
8
ORGANIZACIJA NABAVNE SLUŽBE
Faktori koji utiču na organizaciju nabavne službe:
Interni faktori
vrsta delatnosti preduzeća
obim i struktura nabavki
asortiman nabavki
oblici, putevi i način nabavki
poslovna politika preduzeća
kadrovi koji će raditi u nabavci
Eksterni faktori
tržišna konjuktura
mogućnost pristupa informacijama van preduzeća
kreditno-monetarna politika
inflacija
poreska politika
politika cena
9
ORGANIZACIJA NABAVNE SLUŽBE
Unutar proizvodnog preduzeća, nabavka može biti:
1. Neposredno vezana za proizvodnju
2. U sastavu komercijale
3. Kao samostalno odeljenje/sektor/služba itd.
Organizacija same nabavke može biti u nekom od sledećih oblika:
1. Centralizovani oblik nabavke (nabavku za različite poslovne jedinice u kompaniji izvršava jedna centralna funkcija)
2. Decentralizovani oblik nabavke (svaka poslovna jedinica odgovorna je za svoje odluke o nabavci)
3. Kombinovani oblik nabavke (deo nabavke obavlja centralna nabavna služba a deo pojedine službe u poslovnim jedinicama)
10
ORGANIZACIJA NABAVNE SLUŽBE
Kriterijumi koji su značajni prilikom donošenja
odluke o obliku organizovanja nabavke:
1. Veličina preduzeća
2. Organizacija preduzeća
3. Struktura asortimana
4. Geografska struktura delova preduzeća
11
ORGANIZACIJA NABAVNE SLUŽBE
1. Centralizovani oblik nabavke
Objedinjuje sve zahteve za
nabavkama od svih delova
preduzeća, bez obzira da li je
preduzeće na jednoj lokaciji ili ima
dislocirane delove
Informatička mreža na centralnom
mestu prikuplja sve zahteve za
nabavkama svih vrsta materijala ili
usluga
I - V marketing tok
zahtevi za nabavku
isporuka nabavki
NABAVNA SLUŽBA
I
II
III IV
V
12
ORGANIZACIJA NABAVNE SLUŽBE
1. Centralizovani oblik nabavke
Prednosti centralizovanog oblika nabavke:
Koncentracija materijala po količinama
Pravilna raspodela istog materijala
Racionalizacija nabavne dokumentacije
Niži troškovi transporta i skladištenja
Bolja kontrola nabavki i trošenja materijala
Moguća tipizacija i standardizacija
Smanjuje se administrativno poslovanje, vreme i personal se racionalnije koriste
Efikasnija primena integralnog marketinga, naročito istraživanja tržišta nabavke
Dobavljači rađe prihvataju jednog velikog kupca
Odobrenje većeg rabata (količinski rabat)
13
ORGANIZACIJA NABAVNE SLUŽBE
1. Centralizovani oblik nabavke
Nedostaci centralizovanog oblika nabavke:
Nije pogodan kada delovi preduzeća primenjuju različite tehnologije i koriste različit repromaterijal
Nije poželjan kada su delovi preduzeća dislocirani i na velikim udaljenostima
Nije pogodan kada deo preduzeća neki materijal može nabaviti u neposrednoj blizini ali to ne čini jer je nabavka centralizovana (gubici u vremenu i povećani troškovi transporta)
Ne isplati se kad se radi o robi koja se nabavlja retko ali se mora hitno nabaviti
14
ORGANIZACIJA NABAVNE SLUŽBE
2. Decentralizovani oblik nabavke
Decentralizovani oblik nabavke primenjuju velike kompanije, holding i franšizing sistemi
Modifikacije decentralizacije:
1. Stroga decentralizacija (svaki deo preduzeća sam za sebe obavlja sve potrebne nabavke)
2. Dvostepena decentralizacija (omogućena koordinacija centralne sa isturenim nabavkama i isturenih nabavki međusobno)
3. Trostepena decentralizacija (najsloženija i prihvatljiva u slučaju grupisanja dislociranih delova preduzeća)
15
ORGANIZACIJA NABAVNE SLUŽBE
3. Kombinovani oblik nabavke
Totalna centralizacija ili totalna decentralizacija su ekstremni slučajevi u organizaciji nabavke
Kod velikog broja kompanija organizacija nabavke je negde izmedju ova dva ekstrema – kombinuju se prednosti oba modela
U takvim ,,hibridnim“ (kombinovanim) strukturama odgovornost i kontrola izmedju centralne nabavke i lokalnih službi nabavke su podeljene u odnosu na poslovno okruženje
Kompanije u ovom slučaju neku robu ili usluge kupuju centralno, a drugu lokalno
Ova filozofija se uglavnom temelji na ekonomiji obima
Centralno se kupuju uglavnom energenti, repromaterijal, automobili za kompaniju, informacioni sistemi, usluge vezane za putovanja, ...
Manje važni artikli ili usluge kupuju se lokalno.
16
UNUTRAŠNJA ORGANIZACIJA NABAVKE
Osnovni tipovi unutrašnje organizacije
nabavne službe:
1. predmetni
2. funkcionalni
3. teritorijalni
4. kombinovani
17
UNUTRAŠNJA ORGANIZACIJA NABAVKE 1. Predmetni oblik unutrašnje organizacije nabavke
Podrazumeva podelu nabavke na referade prema materijalu ili grupama sličnog materijala koji se nabavlja (npr. referada za nabavku čelika i lima, za alat i pribor, za maziva i ulja...)
Prednosti:
referenti postaju specijalizovani stručnjaci i dobri poznavaoci tehnologije, donose kvalitetnije odluke o eventualnim supstitutima
duže vreme rada na istim poslovima i sa istim dobavljačima stvara međusobno poverenje i poštovanje u odnosima između firmi
Problemi:
referade rade samo svoj posao, gubi se kolektivan rad i saradnja među njima
ako neka referada ne nabavi potreban materijal, dopuna ili zamena od strane drugih referada je veoma teška
18
UNUTRAŠNJA ORGANIZACIJA NABAVKE 2. Funkcionalni oblik unutrašnje organizacije nabavke
Podrazumeva mikroorganizaciju prema određenim
funkcijama (služba za nabavku repromaterijala, služba
za istraživanje tržišta nabavke, služba za informacije,
služba za nabavku iz uvoza, služba za nabavku
osnovnih sredstava, alata i pribora itd)
Prednost – moguće izvršiti usku specijalizaciju kadrova
19
UNUTRAŠNJA ORGANIZACIJA NABAVKE 3. Teritorijalni oblik unutrašnje organizacije nabavke
Uglavnom orijentisan na podelu rada prema
specifičnim područjima
Odeljenja ili referade dele se po geografskim
područjima
Prednosti – naročito izražene u slučaju kada se
nabavke vrše na više stranih tržišta
Problem – jedan referent obavlja nabavku svih
potrebnih materijala pa mora poznavati sav materijal
koji se nabavlja sa tog tržišta
20
UNUTRAŠNJA ORGANIZACIJA NABAVKE 4. Kombinovani oblik unutrašnje organizacije nabavke
Kombinacija svih oblika organizacije (predmetnog,
funkcionalnog i/ili teritorijalnog)
Potreba za kombinovanjem proistekla iz
nedostataka i problema pojedinačnih oblika – npr.
kombinacijom teritorijalnog (za jedno jezičko
područje) i predmetnog (za određene sirovine na
tom području) dolazi se do optimalnog modela itd.
21
ODNOS NABAVKE I DRUGIH FUNKCIJA
Nabavka svoj osnovni zadatak (u proizvodnom preduzeću to je kontinuirano snabdevanje svim potrebnim materijalima, a u trgovačkom redovna dopuna zaliha) može obaviti na pravi način samo ako uspešno sarađuje sa drugim funkcijama u preduzeću:
1. sa proizvodno-tehničkom funkcijom
2. sa prodajom
3. sa finansijama
4. sa kadrovskim odeljenjem
5. sa opštim sektorom
22
ODNOS NABAVKE I DRUGIH FUNKCIJA 1.Saradnja nabavke i proizvodno-tehničke funkcije
Osnovna polja međusobne saradnje:
Sastavljanje plana nabavki (po količinama, vrstama materijala i dinamici nabavke) - neophodna saradnja sa proizvodnjom i tehničkim sektorom
Standardizacija i unifikacija (repromaterijala, uređaja i opreme) u cilju olakšane nabavke i sticanja bonifikacija
Priprema i ugovaranje nabavki (pomoć kod pripreme nabavke postrojenja, uređaja i opreme)
Kvalitativno i kvantitativno preuzimanje materijala (uz pomoć stručnjaka iz proizvodno-tehničkog sektora, u slučaju potrebe zajedničko sastavljanje zapisnika o reklamaciji)
23
ODNOS NABAVKE I DRUGIH FUNKCIJA 1.Saradnja nabavke i proizvodno-tehničke funkcije
Pored navedenih aktivnosti, saradnja nabavke i proizvodnje podrazumeva i:
Razmenu informacija o pojavi novih materijala i o mogućnosti zamene (supstitucije) postojećih materijala
Sastavljanje nomenklatura za razne materijale potrebne proizvodno-tehničkom sektoru
Usklađivanje stvarnih potreba materijala
Izrada postupka za trebovanje materijala
Utvrđivanje postupaka i uslova za skladištenje materijala
24
ODNOS NABAVKE I DRUGIH FUNKCIJA 2. Saradnja nabavke i prodaje
Nabavka i prodaja posluju sa istim resursima (novac i roba) ali se nalaze na suprotnim krajevima toka reprodukcije
Osnovna polja međusobne saradnje:
Konsultacije u vezi sa planom nabavke (da li bi kupci prihvatili promenu materijala, nabavne cene materijala...)
Saradnja u vezi sa reklamacijama (kvalitet materijala u gotovim proizvodima)
Informativni tokovi (razmena relevantnih informacija)
Odluka “proizvoditi ili kupovati”
Zalihe (koordinacija i zajedničko upravljanje nivoom zaliha)
25
ODNOS NABAVKE I DRUGIH FUNKCIJA 2. Saradnja nabavke i prodaje
Ostali oblici saradnje nabavke i prodaje:
Utvrđivanje optimalne kombinacije elemenata
marketing MIX-a
Zajedničko praćenje tržišta
Praćenje konjukture
Praćenje i primena zakonskih propisa
26
ODNOS NABAVKE I DRUGIH FUNKCIJA 3. Saradnja nabavke i finansija
Planiranje nabavki (moguća odstupanja od plana zbog nedostataka finansijskih sredstava; neophodna koordinacija nabavke i finansija)
Saradnja prilikom ugovaranja nabavki (preporuka o načinu plaćanja)
Zajednička kontrola dokumentacije nabavke i obračun bonifikacija pri nabavci
Obračun troškova nabavke i drugih rashoda; usaglašavanje sa finansijskim mogućnostima preduzeća
Analiza zaliha materijala; usklađivanje sa mogućnostima finansiranja
Nivelacija cena zaliha
Informacije o izmirenim i neizmirenim obavezama prema dobavljačima
Saradnja prilikom inventara zaliha; sravnjivanje popisanog stanja sa knjigovodstvenim; priprema odluka o manjkovima i viškovima u magacinima i skladištima
27
ODNOS NABAVKE I DRUGIH FUNKCIJA 4. Saradnja nabavke i kadrovskog odeljenja
Zajedničko planiranje kadrova nabavke
Obuka zaposlenih u nabavci, inoviranje znanja
Upoznavanje sa savremenim informacionim
tehnologijama i uređajima
Učenje stranih jezika...
28
ODNOS NABAVKE I DRUGIH FUNKCIJA 5. Saradnja nabavke i opšteg sektora
Stručnjaci iz opšteg i pravnog sektora vrše pripremu i
sastavljanje ugovora koji će biti sklopljeni sa
dobavljačima
Pomoć pri tumačenju zvaničnih uputstava o cenama,
porezima, obavezama; pomoć u tumačenju nove
zakonske regulative
Pomoć u slučaju isporuke materijala koji ne odgovara
ugovorenim uslovima; sastavljanje zapisnika o
reklamacijama; priprema materijalnih dokaza za
arbitražu i sudski proces
29