Klinikka: Näin ostat intranetin30.9.2015 Intranet & digitaalinen työympäristö SUMMIT 2015Sami Kalanen / @samikalanenHanna P. Korhonen / @hannapkorhonen

2

North Patrol Oy tukee verkkopalvelun ostajaa internet-, intranet- extranet- ja verkkokauppa-projekteissa. Autamme asiakkaitamme hankkeiden suunnittelussa, vaatimusten määrittelyssä sekä teknologia- ja toimittajavalinnoissa. Toimimme myös projektien läpiviennin tukena ja lopputulosten arvioijana.

www.northpatrol.com / @NorthPatrol intranet-ostajanopas.fi / @intranetblogi

Verkkopalvelu-hankintojen neuvonantaja

3

Näin ostat intranetin

1.KIRKASTA IDEA JA KONSEPTI

2.VALITSE SOPIVA TEKNOLOGIA

3.TARKENNA VAATIMUKSET

4.PYYDÄ TARJOUKSET

5.VALITSE TOTEUTTAJA

4

1. Kirkasta idea ja konsepti• Ketkä ovat intranetimme käyttäjiä?• Mitä he hyötyvät siitä?• Mitä henkilöstömme odottaa?• Onko meillä useita henkilöstöryhmiä, joilla on erilaiset tarpeet?• Mitä tarpeet ovat?• Mitä intranetillä tehdään? Mitä sillä ei tehdä?• Mitä intranet sisältää? Mitä se ei sisällä?• Mitä organisaatiomme hyötyy intranetistä?• Mihin suuntaan olemme menossa? Mitkä ovat tavoitteemme?

• Millainen intranet-konsepti vastaa tarpeisiimme?• Mikä konseptissa on tärkeintä? Nyt? Entä kolmen vuoden päästä?• Miten intranet roolittuu suhteessa muihin digitaalisen työympäristön välineisiin?

1.KIRKASTA IDEA JA KONSEPTI

5

Intranetin konsepti?• Intranetin konsepti kuvaa palvelun tavoitetilan ja

palveluidean: merkittävimmät käyttötarkoitukset, hyödyt ja käyttäjät, tavoitteet, toiminnallisuudet, sisällöt sekä rakenteen punaisen langan.

• Lisäksi konsepti määrittää intranetin roolin, erityisesti suhteessa muihin digitaalisen työympäristön palveluihin sekä sisäisiin viestintäkanaviin.

• Konseptointityössä yhteinen näkemys kirkastuu ja uuden palvelun tavoite- ja tahtotila konkretisoituu!

North Patrolin vinkit

Intranetiä ei voi kopioida kaverilta! Intranetin rooli ja konsepti on organisaationsa tarpeiden mukainen ja siten uniikki.

Konsepti EI OLE kokoelma rautalankamalleja tai visuleiskoja!

6

2. Valitse sopiva teknologia• Mitä teknisiä vaatimuksia intranet-konseptimme asettaa?• Mitkä teknologiat voivat toteuttaa konseptiamme?• Mitä konseptin osia on helppo toteuttaa? Mitä vaikeaa?• Teemmekö kompromisseja, millaisia?• Onko meillä jo kokemusta ko. teknologiasta?• Millainen lisenssihinnoittelu teknologialla on?• Onko teknologialla toteuttajia Suomessa?• Millainen osaaminen heillä on?

2.VALITSE SOPIVA TEKNOLOGIA

Tunnista alustan kriittiset kyvykkyydet- luokittelu Gartnerin mukaan

7

“Social Software in the Workplace”• Ryhmätyö• Vertaistuki• Keskustelu ja kommentointi• Henkilöprofiilit

”Web Content Management”• Sisällön muokkaus• Sisältörakenteen hallinta• Sisältötyypit ja sivupohjat• Kieliversioiden hallinta

”Horizontal Portal”• Personointi• Portletit• Integraatiot• Räätälöidyt toiminnallisuudet

North Patrolin vinkit

8

3. Tarkenna vaatimukset• Kuinka intranetiin suunnitellut elementit toimivat?• Mitä sisältötyyppejä intranetissä on? Ohjeita, muistioita, artikkeleita,

lomakkeita, ...?• Miten sisällöt esitetään?• Mikä on sisältörakenteen punainen lanka?• Ketkä tuottavat sisältöä?• Mihin kaikki voivat osallistua?• Mistä elementeistä etusivu muodostuu?• Mitä muita sivupohjia tarvitaan?• Kuinka mobiilikäyttö huomioidaan? Toteutetaanko intranet responsiivisena?• Miten haku toimii?• Mitä pitäisi profiloida? Mitä personoida?• Mitä integraatioita tarvitaan? Miten ne toimivat?

3.TARKENNA VAATIMUKSET

9

Intranetin vaatimusmäärittely?• Vaatimusmäärittely kuvaa intranetin sillä

tarkkuustasolla, että intranetin toteutuksen kilpailuttaminen on mahdollista.

• Vaatimusmäärittely kirjoitetaan intranet-hankkeissa tyypillisesti valittua teknologiaa vasten.

• Hyvä vaatimusmäärittely on yksiselitteinen, mutta jättää tilaa tuoteominaisuuksille ja toteuttajan hyväksi kokemille ratkaisuille.

• Vaatimusmäärittely on tyypillisesti n. 30-sivuinen tekstidokumentti, joka voi sisältää havainnollistavia kuvia, jopa rautalankamalleja.

North Patrolin vinkit

Vaatimusmäärittely EI OLE kokoelma rautalankamalleja tai visuleiskoja!

Vaatimusmäärittely EI OLE luettelo yksittäisistä vaatimuksista!

10

4. Pyydä tarjouksetTarjouspyynnön sisältö:• Perustiedot organisaatiosta • Hankinnan kohteen kuvaus

• odotettujen lopputulosten kuvaus (esim. vaatimusmäärittely liitteeksi)

• toimittajalta edellytettävät tehtävät ja palvelut

• toimitusaikataulu / vaiheistus / sopimuksen kesto

• Tarjoajaa ja tarjouksen kohdetta koskevat erityiset soveltuvuusvaatimukset• Toimitukseen liittyvät sopimus- ja maksuehdot• Tarjoukselta edellytetty sisältö ja muoto• Kuvaus tarjousten vertailu- ja valintakriteereistä• Ohjeet tarjouksen jättämiseen• Yhteystiedot lisätietojen pyytämiselle

4.PYYDÄ TARJOUKSET

11

Hyvä tarjouspyyntö• Hyvä tarjouspyyntö luo tilaajalle ja toimittajalle yhteisen kokonaiskuvan siitä, mitä ollaan

ostamassa ja myymässä. – Tarjouspyynnöstä pitäisi siis tulla selvästi esille, mikä on odotettu lopputulos ja mitä tehtäviä

toimittajalta odotetaan.

– Muista, että olet ostamassa intranet-palvelua ja intranet-projektia, et vain alustatuotetta.

• Hyvä tarjouspyyntö tuottaa vertailukelpoisia tarjouksia.– Esitä tarjouksen “sisällysluettelo” tarjouspyynnössä

– Pyydä määrämuotoisia kuvauksia (esim. hintaliite, ratkaisukuvauslomake)

– Kuvaa vertailuperusteet

• Hyvään tarjouspyyntöön on helppo vastata.– Vältä turhia liitteitä, älä vaadi turhia todistuksia.

– Älä teetä turhaa työtä.

North Patrolin vinkit

Tarjoukset kannattaa pyytää 4-6 yritykseltä, jolla on osaamista ja referenssejä valitulla teknologialla.

Tarjouspyynnön merkitys korostuu erityisesti julkishallinnossa avoimissa kilpailutuksissa, joissa tarjoajia ei voi rajata eikä tarjousten sisällöstä voi neuvotella. .

12

5. Valitse toteuttaja• Vertaile tarjoukset– Laadulliset tekijät (ratkaisukuvaukset, projektimalli, tuki- ja

ylläpitopalvelujen sisältö ym.)

– Hinta (esim. 4 vuoden kokonaiskustannukset, TCO)

• Rajaa vaihtoehdot, valitse 2-4 finalistia• Haastattele referenssiasiakkaat• Tapaa finalistien projektiryhmät• Valitse toimittaja• Neuvottele sopimukset

5.VALITSE TOTEUTTAJA

13

Tarjousvertailusta toimittajavalintaan1. Pisteytä ja vertaile tarjoukset 2. Arvioi finalistien tapaamiset

– Kuka ymmärsi meidän tarpeemme parhaiten? – Ketä me ymmärsimme parhaiten? – Kuka vaikutti osaavimmalta? Kuka ehdotti

konkreettisia ratkaisumalleja?– Kenen referenssit vastasivat meidän tarpeitamme?– Kenen lähestymistapa sopii meidän

organisaatiollemme parhaiten?– Minkä tiimin kanssa olisi hauskin tehdä yhdessä

töitä? – Ketkä vaikuttivat innostuneimmilta? Kenelle

olisimme tärkeä?– Ärsyttikö jokin asia tai henkilö?– Keneen voisin luottaa?

North Patrolin vinkit

Valitse toimittaja tapaamisten pohjalta.Fiilis SAA vaikuttaa lopulliseen valintaan!

Analysoi tarjoukset systemaattisesti ja tasapuolisesti Valitse finalistit tarjousten perusteella.

14

Kokemukset & kysymykset

Keskustelkaa pöytäryhmittäin kokemuksistanne intranet-projekteissa Kerätkää väh. yksi hyvä käytäntö jaettavaksi muille (ja kirjatkaa se fläpille). Pohtikaa yksi kysymys, jota käsittelemme lopuksi yhdessä (ja kirjatkaa se

fläpille).

1.KIRKASTA IDEA JA KONSEPTI

2.VALITSE SOPIVA TEKNOLOGIA

3.TARKENNA VAATIMUKSET

4.PYYDÄ TARJOUKSET

5.VALITSE TOTEUTTAJA

Intranet-projektin onnistumisen tekijät

Tavoitteita vastaava teknologia

Yhteistyö-kumppaneiden osaaminen ja

työpanos

Tilaaja-organisaation

oma osaaminen ja työpanos

Selkeät tavoitteet ja konsepti

16

www.northpatrol.com / @NorthPatrol intranet-ostajanopas.fi / @intranetblogi

Lukemisto• Kuinka

paljon intranet maksaa? Intranetien hinnat • Intranetin konseptointi – 10 vinkkiä• Intranetin vaatimusmäärittely – 10 vinkkiä• Hyvä tarjouspyyntö intranet-projektille• Intranetin kilpailutus julkisena hankintana

17

intranet-ostajanopas.fi

Avaimet onnistuneen intranet-projektin läpivientiin