165 Naturaleza de las organizaciones165 CAPTULO VIII NATURALEZA DE LAS ORGANIZACIONES 1. Principios de organizacin ( 9 ) Laorganizacinpuededefinirsecomoelprocesoparaidentificaryagruparel trabajoquehadehacerse,definirydelegarlasobligacionesylaautoridad,as comoestablecerrelacionesafindehacerposiblequelaspersonastrabajen juntas del modo ms efectivo. Los principios pueden expresarse como sigue: 1.1.Principio de unidad de objetivos: La organizacin, en general, y todas y cada una de sus partes tienen que contribuir a que se alcancen los objetivos de la empresa. 1.2.Principio de eficiencia: Todaorganizacindeberalcanzarsusobjetivosconelmnimode consecuencia o costos no buscados. 1.3.Principio de alcance de la direccin: Hayunlmitealnmerodepersonasqueunindividuopuededirigirde modo efectivo. 1.4.Principio de escalonamiento: Entodaorganizacinlaautoridadfinaltienequeencontrarseenalgn punto,ascomoentresteytodasycadaunadelasposiciones subordinadasdelaorganizacintienequehaberunalneaclaramente establecida. 1.5.Principio de delegacin: La autoridad habr de delegarse en el grado y el modo necesarios para que se alcancen los resultados esperados. 9 Programa de adiestramiento para analistas de sistemas, Mdulo II: Organizacin. Mtodos y Direccin. Pginas 108 a 112. 2 Impresin, agosto de 1975. Editorial Diana. 166 ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DE CENTROS DE CMPUTO166 1.6.Principio de obligacin: La obligacin del subordinado es absoluta respecto a su superior, de quien harecibidolaautoridadpormediodeladelegacin,ningnsuperior puedeconsiderarserelevadodesuobligacinporlasactividadesdesu subordinado. 1.7.Principio de paridad de la autoridad y la obligacin: La obligacin y la autoridad para llevar a cabo una tarea tienen que estar delegadas de modo claro y en igual medida. 1.8.Principio de la unidad de mando: Cada subordinado deber tener nicamente un superior. 1.9.Principio del nivel de autoridad: En algn nivel de la organizacin radica la autoridad para tomar cualquier decisinquequededentrodelacompetenciadelaorganizacin. Solamentelasdecisionesquenopuedantomarseaunniveldadosern las que habrn que someterse a otro nivel ms alto de la organizacin. 1.10.Principio de la organizacin del trabajo: Laestructuradelaorganizacindeberdividiryagruparlasactividades de la empresa para que contribuyan de modo ms efectivo a los objetivos de sta. 1.11.Principio de la definicin funcional: Elcontenidodecadacargoycadadepartamentotendrqueestar claramentedefinidorespectoa:actividadesesperadas;delegacionesde autoridad;relacionesdeautoridadimplicadasdentrodelcargoy departamento,yentreelcargoyeldepartamento,ylosdemsdela organizacin. 167 Naturaleza de las organizaciones167 1.12.Principio de separacin: Cualquieractividaddestinadaaqueseacomprobacindelasactividades de un departamento no deber asignarse a ste ltimo. 1.13.Principio de equilibrio: La aplicacin de principios y tcnicas tiene que estar equilibrada desde el punto de vista de la efectividad general de la organizacin. 1.14.Principio de flexibilidad: Para que alcance sus objetivos frente a medios circundantes cambiantes, la organizacin tiene que ser flexible. 1.15.Principio de facilitacin de la funcin dirigente: Laestructuraylasdelegacionesdeautoridaddelaorganizacinhande estar dispuestas de tal modo que faciliten el cargo de jefatura del director. 2. Clases de trabajo en una organizacin Otromediodeexpresarlosprincipiosydefinicionesdelaorganizacinesla descripcindelastresclasesdetrabajoquedebendellevarseacabosiempre quetienelugarunaorganizacin.Estasclasesdetrabajoson:divisindel trabajo,identificacindelasfuentesdeautoridadyestablecimientode relaciones. 2.1.Divisin del trabajo Si el grupo ha de mancomunar sus esfuerzos de modo efectivo, tiene que haber una divisin del esfuerzo total, de modo que todos hagan un trabajo necesarioytilquecontribuyaaquesealcancenlosobjetivosyqueel trabajodeunmiembrodelgruponorepitanisesobrepongaaltrabajo hecho por otros. 168 ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DE CENTROS DE CMPUTO168 2.2.Fuente de autoridad Tiene que haber algn medio que asegure que los distintos integrantes del grupocumplirn,haciendolaaportacindesusesfuerzosalameta comn.Amenosquehayaunaautoridaddirigente,cadaquienharlo queleparezcaycuandoleparezca,conloqueserimposibletodo esfuerzo integrado y todo logro congruente. 2.3.Relaciones Cmohandetrabajarjuntoslosindividuospertenecientesalgrupo organizado? Si dos individuos no estn en una relacin de autoridad uno conotroysehadetomarunadecisincrtica,quinlatomar?El individuoquegozadeautoridaddebemayorlealtadalosquedirigeoa quien goza de autoridad sobre l? Estas relaciones son, en realidad, reglas para el trabajo de equipo. 3. Factores para la direccin Ladireccinserealizamediantelaplaneacin,organizacin,direcciny controldesereshumanosytecnologa,conbaseenlosobjetivos,polticas, funciones,factoresyestructuras,quesonafectadosporelcomportamiento personal,tomandodebidamenteencuentalascondicioneseconmicas, polticas y sociales conforme al tiempo y el lugar. La direccin lleva a cabo un esfuerzo coordinado de grupo que da resultados paralaempresa,laspersonasylacomunidad,tomandodebidamenteen cuenta las condiciones econmicas, polticas y sociales conforme al tiempo y el lugar. La direccin lleva a cabo un esfuerzo coordinado de grupo con base en asignar lastareascorrectas,eneltiempocorrecto,enellugarcorrectoydemodo correcto,tomandodebidamenteencuentalascondicioneseconmicas, polticas y sociales conforme al tiempo y el lugar. Elesquemamostradoenlasiguientepgina,ilustralosfactoresparala direccin. 169 Naturaleza de las organizaciones169 LA DIRECCIN LLEVA A UN ESFUERZO QUE RESULTADOS CABO DA MEDIANTE A BASE DE PARA PLANEACIN ORGANIZACIN DIRECCIN CONTROL TAREAS CORRECTAS TIEMPO CORRECTO LUGAR CORRECTO MODO CORRECTO LA EMPRESA LAS PERSONAS LA COMUNIDAD DE SERES HUMANOS Y TECNOLOGA CON BASE EN OBJETIVOS FUNCIONES POLTICAS FACTORES ESTRUCTURAS AFECTADOS POR EL COMPORTAMIENTO PERSONAL TOMANDO DEBIDAMENTE EN CUENTA LAS CONDICIONES ECONMICAS, POLTICAS Y SOCIALES CONFORME ALTIEMPO Y EL LUGAR Figura 1.Factores para la direccin 170 ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DE CENTROS DE CMPUTO170 4. Conceptos de organizacin Laorganizacinessimplementeunaestructuraoincluyetambinalas personas que hay en ella? La respuesta es que la organizacin no la constituyen personas,delmismomodoquelacoordinacindelcontroltampocola constituyen personas. Sin embargo, al igual que la planeacin, la coordinacin y elcontroldeladireccinsonalgoquesiempreseaplicaaltrabajodelas personas y para que ste se ejecute, lo mismo ocurre con la organizacin. Laorganizacinsecreaparapersonas,pero,paraculespersonas?Las personas que levantan una organizacin en torno de s mismas la conforman a suspropiosactoscotidianos.Encajanenelmoldeporqueelmoldesonellas mismas.Peroelajustejamsesbuenoparaelocupantesiguiente.Elarreglo efectivoesqueeltrabajoquehadehacerseestagrupadodetalmodoque cualquiera,entreungrannmerodepersonas,concapacidad,formaciny experiencia apropiadas, pueda llevarlo a cabo de modo efectivo. La distincin entre el concepto relacionado con las personas o humanizado y el concepto relacionado estructuralmente o mecanizado de la organizacin puede aclararse,estableciendoqueenlaexistenciadetodaorganizacinefectivahay una estructura tanto formal como informal de la organizacin. 4.1.Organizacin formal Sistema de labores bien definidas en el que cada quien tiene autoridad y obligaciones definidas. Estructura arbitraria a la que el individuo tiene que ajustarse. Lmites definidos de las actividades de las personas. El trabajador no puede ver ni el comienzo ni el final del trabajo que realiza. El trabajador no puede determinar cul es su parte de la actividad general. La coordinacin se establece de acuerdo con una pauta prescrita. 171 Naturaleza de las organizaciones171 4.2.Organizacin informal Laspersonastrabajanjuntasdebidoasusgustosydesagrados personales. Los agrupamientos informales pueden salvar los lmites de las unidades de la organizacin. Las organizaciones y los grupos informales existirn, cualquiera que sea la pautaformaldelaorganizacin.Laorganizacinformalquedejade reconocer y disponer lo necesario para el funcionamiento efectivo de estos grupos pierde efectividad. 5. Importancia de la organizacin Laorganizacinesalgomsqueunorganigrama:eselmecanismopormediodel cual la direccin orienta, coordina y controla. Constituye, en verdad, los cimientos de la direccin. Si el plan de la organizacin est mal trazado, si es puramente un arregloimprovisado,ladireccinsehacedifcileinefectiva.Porotraparte,sies lgico,biendefinidoydinmicoparaqueatiendalasnecesidadesdelmomento presente, entonces se ha logrado el primer requisito para una buena direccin. La buenaorganizacinrealizaespecficamenteparalaempresaoinstitucinlo siguiente: 5.1.Facilita la administracin Deber disminuir la tendencia de los directivos para dirigir por instinto. La buena organizacin les orientar y canalizar de modo ms constructivo. Impidelaineficaciademuchaslaboresquenoguardanrelacinconlas personas. Deber alentarla delegacin de autoridad y elcompartirla responsabilidad en las cuestiones de rutina. Deber evitar la repeticin de esfuerzo. 5.2.Promueve el crecimiento y la diversificacin La organizacin deber cambiar a medida que se produce la expansin. La organizacin es dinmica y no esttica. 5.3.Dispone el aprovechamiento de las novedades tecnolgicas Loscontrolesautomticosfuncionanmejorconunaorganizacinbien definida. Tratamiento de la informacin. 172 ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DE CENTROS DE CMPUTO172 5.4.Alienta el desarrollo y la efectividad de los seres humanos Puede poner coto a la especializacin exagerada. Puede alentar la formacin personal; pueden establecerse puestos que den experiencia en capacitacin. 5.5.Estimula el esfuerzo creador Deber disponer ramas bien definidas de trabajo. Delega los trabajos rutinarios y repetitivos a puestos de apoyo. El trabajo creativo se deja a cargo de personas creativas. ( 9 ) Alfinaldelcaptulo2,Planificacin,seestableceuncuadro-resumen,encuatro pginas, denominado Gua general para el diagnstico de una organizacin. Este cuadro-resumen, por s mismo, nos proporciona todos los elementos que debemos tenerpresentesparaelestablecimientoyfuncionamientodeunabuena organizacin.